Công tác kế toán tập hợp chi phi (chi phí sản xuất) và tính giá thành (giá thành sản phẩm) tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà (nhật ký chung - Ko lý luận)

hị trường luôn cạnh tranh khốc liệt nên công tác hạch toán kinh tế tại các doanh nghiệp nói chung, các Công ty xây lắp nói riêng là hết sức quan trọng. Đặc biệt công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết định tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển lâu dài, ứng dụng của các Công ty. Tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà, công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành luôn được Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty quan tâm, vì đây là nhiệm vụ hết sức quan trọng và rất khó khăn, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của Công ty. Quy mô Công ty ngày càng lớn, số lượng công trình tăng nhanh (cả về quy mô, thời gian thực hiện, độ phức tạp,…) là những vấn đề lớn đặt ra đối với nhiệm vụ của những người làm công tác kế toán tại đây. Vì vậy, trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà, em quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà” để hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp, cũng như có một số đóng góp cho sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty. Chuyên đề có 3 phần cơ bản sau: Chương I: Tổng quan về Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà và công tác kế toán tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà Chương II: Quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà Chương III: Một số kiến nghị Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc đã cho em thực tập tại quý Công ty, xin cảm ơn Kế toán trưởng và các anh chị trong phòng kế toán – tài chính của Công ty đã cung cấp tài liệu và nhiệt tình chỉ bảo.Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Đặng Thúy Hằng đã hướng dẫn cho em thực tập tốt đề tài này. Tuy có nhiều cố gắng nhưng chuyên đề vẫn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PCCC VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PCCC VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ 1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà Tiền thân của Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà là Công ty cổ phần thiết bị kỹ thuật và đầu tư Hùng Vương. Trong tình hình mới, nhằm tăng cường quy mô, đầu tư tốt hơn cho Công ty, theo Quyết định số 33/TCT-HĐQT ngày 28 tháng 9 năm 2007 của Tổng giám đốc Tổng Công ty Sông Đà Công ty Cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà (PCCC & ĐTXD Sông Đà) được thành lập, là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Sông Đà. Hoạt động theo mô hình Công ty mẹ, Công ty con. Tổng Công ty Sông Đà nắm giữ cổ phần chi phối (51%). Một số thông tin cơ bản về Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà. Tên tiếng Anh : SONG DA INVESTMENT CONSTRUCTION AND FIRE PREVENTION JOINT STOCK COMPANY (SONG DA ICF ) -Văn phòng giao dịch: P506, Toà nhà CT1-VIMECO, Đường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội. Điện thoại: 04.22250104; Fax : 04.22250105. Website: www.songdaicf.vn -Xí nghiệp Phòng cháy chữa cháy: P803, Nhà N9-Trung Kính quận Cầu Giấy, Hà Nội. Điện thoại: 04.32413958; 04.32413959; Fax: 04.37821800. Tuy mới được thành lập và kiện toàn được hơn 2 năm nhưng Công ty đã có những thành tựu vượt bậc, đóng góp vào sự phát triển chung của Tổng Công ty Sông Đà. - Doanh thu của Công ty trong 3 năm 2005, 2006, 2007 tăng liên tục và ổn định. - Hoàn thành những công trình phức tạp đúng tiến độ, an toàn và hiệu quả. Công ty tiếp tục ký thêm được nhiều hợp đồng trên mọi miền của đất nước và cả ở nước ngoài. Đó là những tín hiệu đáng mừng, tiền đề vững chắc cho doanh nghiệp tiến nhanh, tiến mạnh tới những mục tiêu và kế hoạch trong thời gian tới. 1.1.2. Những đặc điểm cơ bản của Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà. Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà là một Công ty cổ phần, có đầy đủ tư cách pháp nhân: Có con dấu riêng, độc lập về tài sản Có điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, được hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tài chính. Bảng cân đối kế toán riêng, lập theo quy định của pháp luật Tổng Giám đốc là đại diện theo pháp luật của Công ty Công ty là một đơn vị thành viên của Tổng Công ty Sông Đà. Tổng Công ty Sông Đà là đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước đầu tư vào Công ty. Quan hệ của Tổng Công ty Sông Đà với Công ty và ngược lại thể hiện trong việc xác định các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cổ đông giữ cổ phần chi phối của doanh nghiệp. 1.1.2.1. Đặc điểm ngành nghề và sản phẩm kinh doanh Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà(Song Da ICF) là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Sông Đà, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ, Công ty con. Ngành nghề kinh doanh chính: Thiết kế, thi công lắp đặt, cung cấp thiết bị, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì, hệ thống Phòng cháy Chữa cháy, thiết bị an ninh, bảo vệ, hệ thống camera giám sát, hệ thống thang máy, điều hoà không khí. Cung cấp lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì các hệ thống thiết bị tin học, viễn thông, điện tử, điện lạnh, điện công nghiệp, điện dân dụng, điện chiếu sáng Xây dựng, quản lý và vận hành các công trình năng lượng. Khai thác tài nguyên khoáng sản. Kinh doanh bất động sản. Đầu tư các dự án sản xuất công nghiệp. Song Da ICF là một trong những đơn vị có kinh nghiệm và uy tín tại Việt Nam trong lĩnh vực thiết kế, thi công lắp đặt, bảo trì hệ thống Phòng cháy Chữa cháy, thiết kế an ninh, bảo vệ, hệ thống camera giám sát; Hệ thống thang máy, điều hoà không khí và giải pháp hệ thống quản lý toà nhà thông minh IBMS. Phương châm hoạt động của Song Da ICF là : uy tín - chất lượng – trung thực Định hướng phát triển của Công ty: Xây dựng và phát triển Công ty Cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đâù tư Xây dựng Sông Đà trở thành đơn vị mạnh của Tổng Công ty Sông Đà, là nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chuyên ngành Phòng cháy Chữa cháy, thiết bị an ninh, bảo vệ hàng đầu Việt Nam, đủ khả năng cạnh tranh với các đơn vị trong và ngoài nước. 1.1.2.2. Kết quả kinh doanh của Công ty một vài năm gần đây. Bảng 01: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2005, 2006 và năm 2007 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng giá trị tài sản 81.878.799.802 213.574.515.647 253.455.232.980 Doanh thu thuần 62.793.050.847 93.729.544.277 86.524.352.894 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.703.676.019 2.950.960.330 3.089.630.077 Lợi nhuận khác (149.585.345) 217.500.210 72.950.000 Lợi nhuận trước thuế 1.554.090.674 3.168.460.540 3.319.427.462 Lợi nhuận sau thuế 1.554.090.674 3.168.460.540 3.319.427.460 Từ báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, ta thấy được sự tăng lên qua các năm của cả doanh thu là lợi nhuận. Về cơ bản, đây là dấu hiệu đáng mừng, chứng tỏ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Doanh thu thuần năm 2006 tăng 49% so với năm 2005, đó là một mức tăng rất lớn. Tuy nhiên, so với mức tăng 161% của tổng giá trị tài sản thì mức tăng doanh thu thuần không tương ứng. Doanh thu thuần năm 2007 giảm so với năm 2006 trong điều kiện tổng giá trị tài sản tăng tới 15%. Như vậy, giá trị tổng giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ của Công ty tăng nhưng chưa ổn định và chưa tương ứng với tiềm năng của Công ty. - Lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2006 tăng đột biến (104%) so với năm 2005. Tuy nhiên, lợi nhuận năm 2007 chỉ tăng 5% so với năm 2006. Như vậy, lợi nhuận của Công ty cũng có xu hướng biến động tương ứng như doanh thu. Qua quá trình này, chúng ta thấy được sự tăng nhanh kết quả kinh doanh của Công ty năm 2006 là do Công ty đã cổ phần hóa. Nguồn vốn kinh doanh tăng đột biến nên Công ty có điều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh, gia tăng doanh thu và lợi nhuận. Trong những năm sau, tình hình của Công ty đã đi vào ổn định. Vì vây, phải thực hiện đồng bộ các giải pháp cơ bản nâng cao hơn nữa giá trị sản xuất kinh doanh của Công ty: - Tìm kiếm thêm những hợp đồng có giá trị cao, hiệu quả kinh doanh lớn. - Rà soát, kiểm tra để hạn chế những tổn thất trong sản xuất, cắt giảm chi phí tới mức tối đa. - Thực hiện đồng bộ các giải pháp cả trong quản lý, sản xuất ở từng chi nhánh, từng công trình, đẩy nhanh tốc độ xây lắp so với kế hoạch. - Tăng năng suất lao động của công nhân. Bảng 02: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của Công ty năm 2005, 2006 và 9 tháng đầu năm 2007. Các chỉ tiêu Đơn vị Năm 2005 Năm 2006 Lũy kế Quý III 2007 1. Khả năng thanh toán + Hệ số thanh toán hiện hành + Hệ số thanh toán ngắn hạn + Hệ số thanh toán nhanh Lần Lần Lần 1,08 0,88 0,14 1,05 1,00 0,05 1,10 1,04 0,11 2. Cơ cấu tài sản nguồn vốn Cơ cấu tài sản + Tài sản ngắn hạn / Tổng tài sản + Tài sản dài hạn / Tổng tài sản Cơ cấu nguồn vốn + Nợ phải trả / Tổng nguồn vốn + Nguốn vốn chủ sở hữu / Tổng nguồn vốn % % % % 74,31 25,69 92,19 7,81 86,17 13,83 95,12 4,88 86,28 13,72 95,33 4,67 3. Chỉ tiêu hoạt động + Vòng quay hàng tồn kho + Kỳ thu tiền bình quân Lần Ngày 2,00 110,3 0,81 70,4 0,21 156,7 4. Tỷ suất sinh lời + Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Doanh thu thuần + Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Tổng tài sản + Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / Vốn chủ sở hữu % % % 2,47 1,90 24,30 3,37 1,48 30,37 3,28 0,63 13,41 5. Chỉ tiêu thu nhập trên cổ phần (EPS) Nghìn đồng - - 1.549 6. Chỉ tiêu giá trên thu nhập cổ phần (P/E) Lần - - 7,39 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2005, 2006 và Quý 3/ 2007 của Công ty Qua bảng chỉ tiêu trên, chúng ta thấy được một số vấn đề sau: - Hệ số khả năng thanh toán không có dấu hiệu biến động mạnh qua các kỳ kế toán, chứng tỏ sự đảm bảo của Công ty trong các nghĩa vụ tài chính. Tuy nhiên, năm 2005, khả năng thanh toán nhanh xuống thấp. Nguyên nhân do tổng giá trị tài sản tăng quá nhanh (161%) nhưng lượng tiền mặt giảm (do chủ yếu đầu tư vào TSCĐ). - Qua cơ cấu tài sản, nguồn vốn, chúng ta thấy được cơ cấu nợ phải trả/tổng nguồn vốn và tài sản ngắn hạn/tổng tài sản có xu hướng tăng mạnh. Nguồn vốn chủ sở hữu giảm nhanh về tỷ trọng. Điều này sẽ đem lại hiệu quả lớn trong sản xuất kinh doanh nhưng nếu doanh nghiệp gặp phải rủi ro, đó lại trở thành một mối nguy hại tiềm tàng. - Các chỉ tiêu lợi nhuận như: ROA, ROE, EPS và P/E đều có dấu hiệu tích cực. Tuy nhiên, ROA và ROE năm 2006 bị giảm mạnh so với năm 2005. Qua việc phân tích bảng chỉ tiêu tài chính, chúng ta một lần nữa khẳng định tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty là rất tốt. Tuy nhiên, sự phát triển trên vẫn còn thiếu sự ổn định, cần tiếp tục củng cố, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hướng tới sự phát triển bền vững của Công ty. 1.1.3. Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà. 1.1.3.1. Bộ máy quản lý Mô hình tổ chức của Công ty là mô hình tổ chức phù hợp với đặc điểm hiện có của Công ty: Công ty cổ phần Hoạt động đa dạng ngành nghề, lĩnh vực Địa bàn hoạt động rộng. Hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau: Thông qua định hướng phát triển Công ty Quyết định lại cổ phần, tổng số cổ phần từng loại chào bán; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị và Ban kiểm soát. Thông qua báo cáo tài chính hàng năm Một số quyền và nghĩa vụ khác Hội đồng Quản trị do Hội đồng cổ đông bầu ra gồm 04 thành viên. Đây là cơ quan quản lý Công ty, có quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ không thuộc thẩm quyền của Hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát do Hội đồng cổ đông bầu ra gồm 03 thành viên, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông và trước pháp luật. Ban Giám đốc gồm Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm. Ban Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau: Tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xây dựng và trình Hội đồng Quản trị các quy chế, kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính. Báo cáo Hội đồng Quản trị tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh. Thực hiện các kế hoạch kinh doanh, đầu tư, tài chính của Công ty. Sơ đồ 01: Mô hình tổ chức của Công ty Sơ đồ tổ chức CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH XÍ NGHIỆP PHÒNG CHÁY, CHỮA CHÁY PHÒNG KỸ THUẬT CHẤT LƯỢNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH TẾ ĐẦU TƯ XƯỞNG SẢN XUẤT, BẢO TRÌ THIẾT BỊ CÁC SHOWROOM BÁN HÀNG CÁC ĐỘI XẬY LẮP Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức của Xí nghiệp SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC Xí nghiệp phòng cháy chữa cháy (PCCC) BAN GIÁM ĐỐC CÁC ĐỘI THI CÔNG, XÂY LẮP, SỬA CHỮA, BẢO TRÌ THIẾT BỊ TỔ CHỨC KINH DOANH DỊCH VỤ KỸ THUẬT TỔ KẾ HOẠCH, VẬT TƯ, THIẾT BỊ TỔ HÀNH CHÍNH, TỔNG HỢP, TÀI VỤ Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp: Xí nghiệp Phòng cháy, Chữa cháy(PCCC) được thành lập trên cơ sở phòng Phòng cháy, Chữa cháy và Cơ điện; Là đơn vị trực thuộc Công ty CP PCCC&ĐTXD Sông Đà; không tổ chức hạch toán toán kế toán. Xí nghiệp có các nhiệm vụ sau: - Chủ trì phối hợp với các phòng chức năng của Công ty trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu, tư vấn, thiết kế, thẩm định các dự án chuyên ngành PCCC. - Chủ trì tổ chức hoạt động kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm, thiết bị PCCC. - Quản lý và tổ chức hoạt động của xưởng sản xuất, bảo trì thiết bị PCCC và showroom bán hàng - Chủ trì tổ chức triển khai thi công các dự án PCCC. Giám đốc Xí nghiệp chiu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. 1.1.3.2. Nguồn nhân lực của Công ty Bảng 03: Cơ cấu theo trình độ lao động STT Trình độ lao động Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Trình độ Đại học và Cao đẳng 25 36,23% 2 Trình độ Trung cấp 17 24,64% 3 Trình độ Sơ cấp 27 39,13% Công ty luôn xác định nguồn nhân lực là yếu tố quyết định hàng đầu trong tiến trình phát triển của Doanh nghiệp trong thời gian tới đây. Vì vậy, chiến lược phát triển nguồn nhân lực của Công ty luôn được quan tâm, thể hiện ở các mặt sau: - Tạo điều kiện tối đa cho cán bộ, kỹ sư, công nhân viên phát huy tối đa mức sáng tạo, khả năng chuyên môn, nhằm nâng cao hơn nữa năng suất và chất lượng công việc. - Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ, kỹ sư, công nhân viên thông qua đào tạo tại chỗ, các khóa học ngắn ngày, tự đào tạo,…các cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân,… - Tuyển chọn những sinh viên, cán bộ mới ưu tú bổ sung cho nguồn nhân lực của Công ty. - Chăm lo tới đời sống của cán bộ, công nhân viên Công ty cả vật chất và tinh thần, tăng thu nhập người lao động. 1.2. Những vấn đề cơ bản về tổ chức bộ phận kế toán của Công ty 1.2.1. Bộ máy kế toán của Công ty Việc tổ chức bộ máy kế toán của bất kỳ Công ty nào cũng phụ thuộc vào tình hình hoạt động, đặc điểm kinh doanh, quy mô, tổ chức,…của Công ty đó. Đối với Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà., căn cứ vào những điều kiện cụ thể đó, Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc đã tổ chức một bộ máy kế toán hoàn thiện, đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của Công ty đề ra. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ 03: bộ máy kế toán của Công ty Kế toán nhật ký và thanh toán Kế toán thuế và tài sản cố định Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trưởng Tương ứng với sơ đồ tổ chức trên có sự phân công, phân nhiệm phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng kế toán – tài chính. 1. Kế toán trưởng - Chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính – kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng Luật kế toán, điều lệ Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán và cán bộ kế toán toàn Công ty cũng như công tác các bộ phận của phòng kế toán của Công ty. - Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc ký kết các hợp đồng kinh tế của Công ty, quản lý và cấp phát vốn cho các công trình theo hợp đồng. Kế toán trưởng còn có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị trực thuộc của Công ty giải quyết những vấn đề thanh toán, công nợ, cấp phát – thu hồi vốn. - Lập báo cáo phân tích hoạt động tài chính, chỉ đạo công tác lập báo cáo quyết toán theo kỳ, nhanh chóng, đảm bảo số lượng, quy định. - Thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, chính sách, chế độ đối với người lao động toàn Công ty. - Kiểm tra, kiểm soát và giám sát công tác kế toán toàn Công ty. 2. Kế toán tổng hợp - Đôn đốc các đơn vị lập và nộp báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm đảm bảo số lượng, chất lượng, thời hạn, kiểm tra báo cáo các đơn vị trước khi tổng hợp. - Lập báo cáo định kỳ tháng, quý, năm của toàn Công ty đảm bảo số lượng, chất lượng và thời hạn. - Lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của Tổng Công ty - Lập báo cáo quản trị Công ty - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Kế toán trưởng 3. Kế toán nhật ký chung và kế toán thanh toán - Kế toán nhật ký chung: thu thập chứng từ từ các bộ phận kế toán hàng ngày và kiểm tra, cập nhật chứng từ hàng ngày. Lập các chứng từ báo nợ các đơn vị nội bộ, các chứng từ phân bổ, chứng từ hạch toán, chứng từ kết chuyển. - Kế toán tổng hợp cơ quan Công ty - Kế toán thanh toán vốn bằng tiền, công nợ: lập phiếu thu, chi hàng ngày trình ký duyệt; đôn đốc thanh toán dứt điểm các khoản nợ tạm ứng, nợ phải thu khác; theo dõi thanh toán với người bán, người cung cấp hàng hóa theo từng hợp đồng kinh tế, từng lần mua bán. Từ đó lập bảng kê thanh toán, bảng kê các khoản phải trả, các biên bản đối chiếu, quyết toán công nợ với người bán. 4. Kế toán thuế và tài sản cố định - Kế toán thuế: thanh toán các khoản phải nộp ngân sách; lập kế hoạch chi trả ngân sách và các khoản thuế, kê khai thuế hàng tháng, làm hồ sơ quyết toán thuế, thủ tục hoàn thuế. - Làm lương hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên khối cơ quan Công ty, tạm ứng lương và lập danh sách nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi tình hình biến động tài sản cố định của Công ty, theo dõi khấu hao tài sản cố định và tình hình thanh lý tài sản cố định, tình hình thực hiện sửa chữa lớn tài sản cố định và quyết toán chi phí sửa chữa tài sản cố định. - Lập báo cáo quản trị Công ty 5. Thủ quỹ - Kiểm tra chứng từ đầy đủ mới được cấp phát tiền - Cập nhật chứng từ vào sổ quỹ và cuối ngày giao cho kế toán nhật ký chung vào sổ. - Báo cáo số dư vào đầu giờ hàng ngày với Kế toán trưởng 1.2.2. Quá trình vận dụng chế độ kế toán và thực hiện công tác kế toán 1.2.2.1. Quá trình vận dụng chế độ kế toán hiện hành vào tình hình thực tế của Công ty Từ năm 2005 trở về trước, Công ty là đơn vị hạch toán phụ thuộc của Tổng Công ty Sông Đà. Từ năm 2006 tới nay, Công ty là đơn vị hạch toán độc lập. Quá trình chuyển đổi này phù hợp với tình hình phát triển chung của cả Tổng Công ty Sông Đà và Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà đang mở rộng quy mô và phát triển theo hướng trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh của Việt Nam. Các thành viên trực thuộc được nâng cao tính độc lập trong hạch toán kinh tế, trong khi Tổng Công ty Sông Đà chỉ quản lý chung về những vấn đề cơ bản của Tổng Công ty và các Công ty thành viên. - Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà từ khi chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần quy mô và tính chất hoạt động của Công ty đã có những bước tiến vượt bậc. Vì vậy, việc Công ty tổ chức hạch toán độc lập là sự phù hợp với tình hình hiện nay. Hiện tại Công ty đang vận dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính; Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” ; Thông tư số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 “Hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế TNDN”; Thông tư số 180/1998/TT-BTC ngày 26/12/1998 “Hướng dẫn bổ sung kế toán thuế GTGT”; Thông tư số 186/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 “Hướng dẫn kế toán thuế xuất, nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt”; Thông tư số 107/1999/TT-BTC ngày 01/9/1999 “Hướng dẫn kế toán thuế GTGT đối với hoạt động thuê tài chính”; Thông tư số 120/1999/TT-BTC ngày 7/10/1999 “Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp”... Cụ thể như sau: – Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. – Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam. Chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá Ngân hàng nhà nước công bố. – Thuế GTGT được kê khai theo phương pháp khấu trừ. – Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao Tài sản cố định thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định của Bộ Tài Chính. – Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế đích danh. – Tình hình trích lập dự phòng: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào tình tồn kho đầu năm, tình hình xuất nhập kho trong năm và tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hóa để xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho và trích lập dự phòng. – Phương pháp xác định doanh thu và phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng: Doanh thu xác định theo giá trị khối lượng thực hiện từng công trình, hạng mục công trình, được nhà thầu xác nhận. Phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng sử dụng phương pháp đánh giá. 1.2.2.2. Hệ thống chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty đang áp dụng là hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 15 của Bộ Tài chính ngày 20-3-2006, gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Với hình thức khoán trong xây lắp các chứng từ chủ yếu được tập hợp ở dưới đội, định kỳ kế toán đội tiến hành chuyển chứng từ đã tập hợp về Công ty cho các kế toán phần hành tương ứng. Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của những chứng từ kế toán đó, sau đấy mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: – Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; – Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; – Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; – Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. – Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; – Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; – Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Một số chứng từ mà Công ty sử dụng Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Bảng kê trích nộp các khoản lương, Bảng kê phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản Kế toán hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ sản phẩm hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư công cụ sản phẩm hang hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng bổ vật liệu công cụ dụng cụ, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nôi bộ. Kế toán bán hàng : Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi, Thẻ quầy hàng, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường, Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kê vàng bạc kim loại đá quý, Bảng kê chi tiền, Bảng kiểm kê quỹ… Kế toán tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. 1.2.2.3. Hệ thống tài khoản áp dụng. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản có chọn lọc phù hợp với tình hình hạch toán của mình, đáp ứng đầy đủ yêu cầu kế toán tại Công ty. Trong cùng một thời gian Công ty thi công rất nhiều công trình vì vậy mà có rất nhiều sản phẩm dở dang, các sản phẩm dở dang được theo dõi qua tài khoản 154. Tài khoản này được chi tiết theo mã của từng công trình. Đây là một hệ thống mã tài khoản đặc thù của Công ty. Qua đó ta thấy mặc dù khối lượng công việc lớn, Công ty có nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau nên Công ty đã sáng tạo hệ thống mã tài khoản sáng tạo và có nhiều ưu theo từng công trình, hạng mục công trình, một tài khoản lớn được chi tiết thành nhiều tài khoản nhỏ khác nhau. 2.4. Hình thức sổ kế toán áp dụng. Hiện nay xu hướng phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý ngày càng mở rộng. Các đơn vị hạch toán kế toán cũng dần sử dụng các phần mềm kế toán máy. Việc áp dụng kế toán máy giảm tải rất nhiều những công việc kế toán thủ công và đem lại nhiều lợi ích khác như: - Công tác kế toán được thực hiện một cách có hệ thống, đồng bộ ở cả các chi nhánh và phòng kế toán của Công ty. - Số lượng nghiệp vụ kinh tế cuối kỳ được kết chuyển tự động, số lượng các nghiệp vụ xử lý tự động tăng lên, số lượng các nghiệp vụ thủ công giảm xuống. - Số lượng nhân viên kế toán được tinh giảm - Việc kiểm tra, kiểm soát cuối kỳ được diễn ra thuận lợi Hiện nay Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà đang sử dụng phần mềm kế toán Songda Accounting System. Đây là phần mềm kế toán do Tổng Công ty Sông Đà phát triển, được sử dụng cho các Công ty thành viên của Tổng Công ty. Đây là một phần mềm kế toán chuyên nghiệp dùng cho đơn vị xây lắp nói chung và cho Tổng Công ty Sông Đà nói riêng. Vì vậy, việc áp dụng một phần mềm kế toán như vậy là một lợi thế rất phù hợp với Công ty. Tuy nhiên, do còn một số hạn chế nhất định, một phần công việc kế toán phải thực hiện thủ công, nhất là khi cần lập một số biểu, bảng.Đặc biệt, công cụ Excel vẫn được sử dụng rất phổ biến và hiệu quả, đặc biệt là lập các bảng báo cáo. Như vậy, hình thức sổ kế toán của Công ty là sổ kế toán máy.Tuy nhiên, Công ty vẫn cần phải sử dụng một số phần mềm văn phòng khác cũng như công tác kế toán thủ công. Về bản chất, tuy là hình thức sổ kế toán máy (như theo hướng dẫn tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC) nhưng doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Hình thức sổ nhật ký chung là một hình thức phổ biến hiện nay và đã được vận dụng tốt ở Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà do: - Hình thức trên có kết cấu đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với phấn mềm kế toán máy. - Dễ dàng kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian phát sinh và tính chất nghiệp vụ. - Dễ dàng phân công nhiệm vụ kế toán cho từng cá nhân trong phòng kế toán: kế toán nhật ký chung , kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết từng phần hành. Quá trình ghi sổ kế toán và luân chuyển hóa đơn, chứng từ Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty có thể được mô tả bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Quá trình ghi sổ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ nhật ký chung Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Tuy nhiên, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy nên quá trình ghi sổ có một số khác biệt nhất định, giảm tải khá lớn những công việc thủ công . - Nhân viên kế toán có nhiệm vụ tập hợp các hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lý, chính xác và nhập số liệu vào nhật ký chung trong phần mềm kế toán. - Phần mềm kế toán máy sẽ tự động điều chuyển các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ cái của từng tài khoản. - Cuối kỳ kế toán, các nghiệp vụ kết chuyển tự động được máy tính thực hiện, các số liệu tổng hợp từ các sổ cái sẽ được chuyển tới hình thành bản báo cáo tài chính từng kỳ. Như vậy, quá trình ghi sổ ở Công ty thực chất chỉ thực hiện hai quá trình: - Quá trình nhập dữ liệu từ các hóa đơn chứng từ vào phần mềm kế toán - Quá trình in các bảng báo cáo tài chính cuối kỳ Còn quá trình xử lý thông tin kế toán đã được máy tính tự động thực hiện thông qua phần mềm kế toán . 1.2.2.4. Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty tuân thủ theo quyết Quyết định số 15 ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm 4 báo cáo cơ bản và bắt buộc: Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN); Báo cáo Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Mẫu số B02-DN); Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN); Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN). Để thuận lợi cho việc quản lý việc lập báo cáo của Công ty được thực hiện và gửi vào cuối quý đến: Cục thuế thành phố Hà Nội, Chi cục thống kê doanh nghiệp, Cục thống kê thành phố Hà Nội, Phòng Tài chính kế toán Tổng công ty, lưu phòng Tài chính kế toán. Cá._.c báo cáo tài chính cuối kỳ được lập và tập hợp lại thành sổ quyết toán cuối kỳ (thường là cuối năm và cuối quý). Các báo cáo này được thành lập theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC. Hệ thống các bản báo cáo tài chính của Công ty tập hợp trong sổ kế toán phản ánh đầy đủ toàn bộ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Bảng cân đối kế toán: chi tiết tài sản, nguồn vốn và tổng tài sản, phản ánh mức độ cân đối giữa các loại tài sản, cơ cấu nguồn hình thành tài sản. - Báo cáo kết quả kinh doanh: tình hình doanh thu – chi phí – lợi nhuận toàn Công ty trong kỳ kế toán; hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và các hoạt động khác của Công ty; lợi nhuận đạt được của Công ty trong thời gian qua. - Báo cáo luân chuyển tiền tệ: luồng tiền vào ra quỹ của Công ty trong một kỳ kế toán và lượng tiền hiện còn trong tài khoản của Công ty. Tiền là một loại tài sản đặc biệt của Công ty, đảm bảo quá trình hoạt động của Công ty: Báo cáo công nợ phải thu, phải trả cuối kỳ Báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ và khấu hao TSCĐ trong kỳ Báo cáo chi phí – giá thành các công trình của Công ty cuối kỳ Các bản báo cáo này phục vụ cho hoạt động chủ yếu của Công ty, cho Hội động Quản trị và Ban Gíam đốc hoạch định những chính sách quan trọng của Công ty. Vì vậy, việc minh bạch hóa các báo cáo tài chính cuối kỳ là rất quan trọng, đáp ứng được nhu cầu thông tin của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, các ngân hàng cũng như các nhà đầu tư. Bên cạnh các báo cáo tài chính phải lập theo yêu cầu chung của Bộ Tài chính đối với các doanh nghiệp, theo xu hướng hiện nay, Công ty cũng lập một số lượng báo cáo khác, nhằm mục đích phân tích tình hình và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. - Báo cáo kế toán quản trị: được các nhân viên kế toán có trách nhiệm thực hiện. Việc lập các báo cáo kế toán quản trị là một công việc thường xuyên, định kỳ phục vụ thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty. Báo cáo kế toán quản trị phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại các chi nhánh, các công trình, các ngành nghề kinh doanh khác nhau. Từ các thông tin đó, Hội đồng Quản trị và Ban giám đốc có được những chính sách cụ thể: - Điều chỉnh quy mô của từng ngành nghề, từng chi nhánh để tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Tăng cường đầu tư, đầu tư có hiệu quả hơn nữa cho các chi nhánh và các công trình, kể cả đầu tư nguồn vốn, nguồn nhân lực,… - Mở rộng các ngành nghề kinh doanh mới có hiệu quả cao, tiềm năng lớn. 1.2.2.5. Các phần hành kế toán của Công ty Số lượng các phần hành kế toán phụ thuộc vào đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đối với Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà có các phần hành cụ thể sau: Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền và công nợ Kế toán các dự án đầu tư Kế toán thuế Kế toán tài sản cố định Do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan của doanh nghiệp, nhân viên phòng kế toán phải kiêm nhiệm các nghiệp vụ kinh tế và các phần hành kế toán như: Kế toán vốn bằng tiền + Kế toán công nợ Kế toán thuế + Kế toán tài sản cố định Bộ phận kế toán tại văn phòng Công ty có 2 nhiệm vụ sau: - Tập hợp số liệu từ các Ban tài chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc để lên các bảng báo cáo chi phí – giá thành và lợi nhuận. - Làm công tác kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng Công ty. Bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ chính trong hạch toán các phần hành kế toán cơ bản của toàn Công ty. - Xác định chi phí giá thành của các công trình Công ty đang thực hiện tại các địa bàn khác nhau. - Kế toán tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, kế toán hàng tồn kho sử dụng cho việc xây lắp từng công trình. - Kế toán các khoản lương và phụ cấp theo lương, các khoản chế độ tình theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ. - Kế toán tổng hợp và xác định kết quả kinh doanh tại từng công trình, từng đội sản xuất, từng chi nhánh của từng Công ty. Từ các số liệu chi tiết, tới cuối kỳ, bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc tập hợp và chuyển về kế toán tổng hợp toàn Công ty để xác định kết quả kinh doanh toàn Công ty. 1.2.2.6. Quá trình kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán Kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán của toàn Công ty là một nhiệm vụ rất quan trọng, được thực hiện liên tục và định kỳ qua nhiều bước, nhiều giai đoạn kế toán. - Những người làm công tác kế toán tại phòng kế toán Công ty, phòng kế toán các đơn vị hạch toán, phụ thuộc liên tục phải kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ và các sổ sách kế toán. Đó là quá trình tự kiểm tra của phòng kế toán. - Kế toán trưởng của Công ty có trách nhiệm đôn đốc, thực hiện công tác kế toán toàn Công ty và kiểm tra, kiểm soát hoạt động hạch toán, tránh những sai sót, gian lận có thể xảy ra trong kỳ kế toán, gây ảnh hưởng tới hoạt động tài chính của Công ty. - Ở cấp quản lý cao hơn của Công ty (Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc) có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc tất cả các hoạt động nói chung, hoạt động kế toán nói riêng. Ban Kiểm soát và Phó Giám đốc tài chính là những người trực tiếp giám sát quá trình này. - Cuối kỳ kế toán, theo quy định của Luật Kế toán năm 2003 và các Nghị định quy định đối với các doanh nghiệp tham gia giao dịch trên thị trường chứng khoán, cuối năm, báo cáo tài chính Công ty phải được kiểm toán. Trong thời gian gần đây, Công ty đã ký hợp đồng kiểm toán với Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn (A&C). Theo kết quả kiểm toán của Công ty A&C, báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Phòng cháy Chữa cháy và Đầu tư Xây dựng Sông Đà luôn được lập trung thực và hợp lý. Đó là dấu hiệu tốt phản ánh tình hình tài chính hiệu quả và lành mạnh của Công ty. CHƯƠNG II: QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PCCC VÀ ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ 2.1. Tầm quan trọng của kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà 2.1.1. Đặc điểm riêng hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Công ty là một đơn vị xây lắp điển hình nên đặc điểm của sản xuất xây lắp ảnh hưởng rất lớn đến công tác hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành, nhất là nội dung, phương pháp, trình tự hạch toán chi phí sản xuất, phân loại chi phí, cơ cấu giá thành xây lắp. Đối tượng hạch toán chi phí là các hạng mục công trình, các giai đoạn của từng hạng mục hay nhóm công trình. Trong khi đó, Công ty là một Công ty chuyên lắp đặt máy móc thiết bị cho các công trình thủy điện lớn, các nhà máy xi măng… Vì vậy, khối lượng công việc là rất lớn, thời gian thi công dài. Mỗi công trình được chia nhỏ thành rất nhiều hạng mục công trình và nhóm hạng mục công trình. Cho nên công tác kế toán luôn phải “căng sức ra” để đảm bảo có thể theo dõi chi tiết, kịp thời toàn bộ từng hạng mục đó. Vì vậy, bộ phận kế toán của Công ty cũng như từng chi nhánh, xí nghiệp phải tìm những phương pháp hạch toán chi phí thích hợp và hiệu quả, đảm bảo yêu cầu thông tin đặt ra. Đối tượng tính giá thành vì vậy cũng chính là các hạng mục công trình đã hoàn thành, các giai đoạn công việc đã hoàn thành. Quá trình xác định mức độ hoàn thành, thời gian hoàn thành để tập hợp chi phí và tính giá thành là tương đối khó khăn. Có nhiều căn cứ xác định như dựa vào dự toán, định mức, nghiệm thu của chủ đầu tư… Bên cạnh đó, chúng ta còn phải xác định phương pháp tính giá hợp lý nhất, đảm bảo những yêu cầu của Công ty cũng như chủ đầu tư. Có rất nhiều phương pháp như phương pháp trực tiếp, phương pháp tổng cộng chi phí, phương pháp hệ số hay tỷ lệ… Hiện nay, Công ty tổ chức hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại từng chi nhánh. Các chi nhánh có nhiệm vụ hạch toán chi tiết theo công trình và hạng mục công trình mà mình đang đảm nhận. 2.1.2. Tầm quan trọng của công tác hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành Công ty nói chung, phòng Tài chính – kế toán nói riêng luôn xác định công tác hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty luôn là nhiệm vụ hết sức khó khăn, phức tạp và rất quan trọng của Công ty. Từ thông tin kế toán, việc hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành một cách hợp lý, chính xác là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời sẽ giúp cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các chi nhánh nắm bắt đầy đủ, trung thực về tình hình hiện nay của từng công trình, hạng mục công trình đang thi công. Nếu xảy ra sự lãng phí hay bất hợp lý, chúng ta sẽ có đầy đủ căn cứ để cắt giảm những khoản chi phí bất hợp lý nhằm hạ giá thành. Mặt khác, khi có những quy định mới về điều chỉnh giá của Bộ Xây dựng, Công ty sẽ có phản ứng kịp thời, chính xác, phù hợp nhất. Công tác hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành còn là căn cứ để xây dựng dự toán, định mức kinh tế - kỹ thuật và giá thành kế hoạch của công trình, hạng mục công trình tiếp tục thi công ở các kỳ kế toán tiếp theo cũng như các gói thầu mới và các công trình chuẩn bị thi công. Số liệu về chi phí, giá thành kỳ trước luôn là những tài liệu tham khảo quan trọng nhằm xây dựng các kế hoạch xây lắp cho kỳ sau của Công ty. Mặt khác, việc hạch toán chi phí giá thành ảnh hưởng lớn tới uy tín của Công ty đối với chủ đầu tư. Thông tin kế toán chính xác, phù hợp, kịp thời là căn cứ xây dựng lòng tin đối với khách hàng, với cơ quan thuế và các ngân hàng. Điều này thực sự rất quan trọng, đảm bảo cho sự phát triển bền vững của Công ty, cũng như uy tín của Công ty trong thương trường.Và quan trọng nhất, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ảnh hưởng rất lớn tới doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Nếu quá trình sản xuất xây lắp tuân thủ chặt chẽ những định mức, kế toán giá thành, tiết kiệm chi phí, giá thành công trình sẽ giảm. Lợi nhuận thu được chắc chắn vì thế luôn được cải thiện. Mặt khác, do tiết kiệm chi phí và có giá thành hợp lý, số lượng công trình thắng thầu và được chỉ định thầu sẽ tăng nhanh. Đây là điều hết sức quan trọng để từng bước tăng nhanh doanh thu, chiếm lĩnh thị trường và có thị phần ngày càng lớn trong lĩnh vực xây lắp, không chỉ là các công trình thủy điện. Qua đây, chúng ta thấy được mức độ khó khăn, phức tạp của công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành và tầm quan trọng của nó đối với quá trình sản xuất, xây lắp và sự phát triển của Công ty. Vì vậy, có thể khẳng định rằng kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành là nhiệm vụ hàng đầu của những người làm công tác kế toán tại chi nhánh và toàn Công ty. 2.2. Quy trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành của công ty 2.2.1. Lập dự toán và xác định giá thành dự toán của các công trình xây lắp 2.2.1.1. Vai trò quan trọng của dự toán Quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà có những điểm khác nhau rất lớn so với các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa và kinh doanh dịch vụ. Đó là sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước từ ngay những khâu đầu tiên trong quá trình xây lắp. Khi lập các dự án công trình, chuẩn bị hồ sơ thầu tới các bước xét thầu, các công trình chuẩn bị xây dựng đã phải hình thành một dự toán chi tiết tương đối chi tiết, phục vụ thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau, trong và ngoài Công ty. Dự toán chính là bảng tính những chi phí cơ bản phát sinh trong quá trình thi công và hoàn thành một công trình. Nhà đầu tư căn cứ vào dự toán của đơn vị xây lắp để đánh giá phần việc cần phải thực hiện có chi phí bao nhiêu. Đây là căn cứ xây dựng có tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp và từ đó xác định giá trúng thầu hay chỉ định nhà thầu. Đối với Công ty, việc xây dựng dự toán công trình có vai trò rất quan trọng. Thứ nhất, Hội Đồng quản trị và Ban giám đốc xác định được khối lượng và chi phí phát sinh. Từ đó, Công ty sẽ có kế hoạch cung cấp đầy đủ máy móc, nhân công, nguyên vật liệu, nguồn vốn,…cho công trình. Thứ hai, từ dự toán, Công ty xác định được mức giá thầu phù hợp nhất, đảm bảo khả năng trúng thầu và thi công có hiệu quả. Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý nhà nước có chức năng (cơ quan thuế, kiểm toán, nhà nước…) và ngân hàng cũng có những căn cứ để thẩm định tính hiệu quả của công trình cũng như tính sự tham ô, lãng phí các công trình trọng điểm quốc gia. Vì vậy, tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà, khâu lập dự toán có ý nghĩa quan trọng, là những bước khởi động cho quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành công trình, hạng mục công trình. Một điều đặc biệt nữa, không chỉ riêng tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà mà tại rất nhiều Công ty xây lắp khác, khâu lập dự toán thường do phòng kinh tế - kế hoạch thực hiện chứ không phải những người làm công tác kế toán. Bởi vì, để có thể lên được dự toán, đòi hỏi những người này cần có chuyên môn về kỹ thuật và kinh tế xây dựng nhất định. 2.2.1.2. Quá trình lập dự toán công trình tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà Những quy định chung về lập dự toán được hướng dần chi tiết trong các thông tư của Bộ Xây dựng. Ví dụ như Thông tư số 01/1999/TT – BXD ban hành ngày 16 tháng 1 năm 1999 hướng dẫn về lập dự toán công trình xây dựng cơ bản theo luật thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Một số thông tư hướng dẫn khác liên tục được ban hành khi có điều chỉnh giá nguyên vật liệu xây dựng, tiền lương. Căn cứ vào những quy định trên và thiết kế chi tiết của từng công trình, hạng mục công trình cụ thể, phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ lập dự toán sao cho phù hợp nhất. Ví dụ: công trình Thủy điện Tuyên Quang là một công trình thủy điện loại vừa được khởi công xây dựng tại tỉnh Tuyên Quang từ năm 2003 với công suất thiết kế 108MW. Công ty Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà là đơn vị có nhiệm vụ lắp đặt toàn bộ 17.000 tấn thiết bị cho toàn bộ nhà máy. Tới năm 2007, công trình đã hoàn thành, đi vào vận hành. Với khối lượng xây lắp rất lớn như vậy, việc lập dự toán chi tiết cho công trình và từng hạng mục nhỏ của công trình là hết sức quan trọng. Bảng 04: Dự toán chi phí lắp đặt các máy thi công tại công trình thủy điện Tuyên Quang (thi công tháng 1/2007, lập dự toán tháng 1/2003) Đơn vị: đồng TT Chỉ tiêu Ký hiệu Cách tính Số tiền I 1 2 3 4 Chi phí trực tiếp Chi phí vật liệu Chi phí nhân công Chi phí máy thi công Chi phí trực tiếp khác T VL NC M TT T = VL + NC + M + TT TT = 1,5% * (VL + NC + M) 258.317.500 250.000.000 3.000.000 1.500.000 3.817.500 II Chi phí chung C C = T * Tỷ lệ CP chung (71%) 183.405.425 Giá thành dự toán xây lắp Z Z = T + C 441.722.925 III Thu nhập chịu thuế tính trước TL T =(T+C)* Tỷ lệ quy định (5,5%) 24.294.760 Giá trị dự toán xây dựng trước thuế G G = T + C + TL 466.017.685 IV Thuế GTGT đầu ra GTGT GTGT = G * Thuế suất thuế GTGT (10%) 46.601.768 Gía trị dự toán xây dựng sau thuế GXD 512.619.453 Như vậy, theo dự toán lắp đặt máy phát công trình Thủy điện Tuyên Quang (thi công tháng 1/2007), chi nhánh Thành phố Hà Nội của Công ty sẽ có những căn cứ nhất định để theo dõi tình hình thi công cũng như tập hợp chi phí và tính giá thành Đây cũng chính là căn cứ quản lý của chủ đầu tư cũng như cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Khi lập dự toán vì thế cũng có một điểm khá đặc biệt, đó là phản ánh tính khoản mục “thu nhập chịu thuế trước” cho từng công trình. TL = (T + C) * Tỷ lệ quy định Tại hạng mục công trình này, TL = 24.294.760VNĐ. Khoản này dùng để nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và một số khoản phải nộp, phải trả khác. Phần còn lại được trích lập các quỹ của đơn vị. Thực tế đặt ra là các hạng mục công trình, các công trình thực hiện trong thời gian dài nên Nhà nước cần quản lý chặt chẽ, cũng như luôn phải đảm bảo các công ty thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời. Vì vậy, đây có thể xem là một khoản tiền trích trước của các Công ty xây lắp. 2.2.1.3. Điều chỉnh dự toán khi có biến động tăng giá theo quy định của Bộ Xây dựng. Các công trình xây lắp luôn chịu ảnh hưởng rất to lớn từ những biến động giá nguyên vật liệu và tiền lương vì thời gian thi công dài, số lượng nguyên vật liệu, nhân công sử dụng lại lớn. Đặc biệt trong tình hình hiện nay, giá một số nguyên vật liệu chính sử dụng trong xây lắp (xi măng, sắt thép, kim loại, giá xăng dầu…) luôn tăng nhanh. Lạm phát Việt Nam thời gian gần đây tăng nhanh làm cho Chính phủ phải điều chỉnh lương liên tục. Vì vậy, việc điều chỉnh dự toán liên tục diễn ra. Ví dụ: công trình Thủy điện Tuyên Quang. Hạng mục “lắp đặt máy phát” được lập dự toán từ năm 2003 nhưng tới tận năm 2007 mới tiền hành thi công. Vì thế, phải trải qua nhiều lần điều chỉnh dự toán. Ba khoản mục phải điều chỉnh dự toán là chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí máy thi công. Khi điều chỉnh, chúng ta phải tiến hành xác định các hệ số điều chỉnh. KNVL = 1,5 (điều chỉnh 2007 so với năm 2003) KNC = 2,14 (điều chỉnh 2007 so với năm 2003) Kmáy = 1,35 (điều chỉnh 2007 so với năm 2003) Chi phí mới sẽ được tính như sau: VL(mới) = VL(cũ) * KNVL NC(mới) = NC(cũ) * KNC M(mới) = M(cũ) * KM Khi đó, toàn bộ giá trị dự toán xây dựng trước, sau thuế, thuế giá trị gia tăng và thu nhập chịu thuế tính trước đều thay đổi. Điều này làm hoàn toàn hợp lý, vì nó đã phản ánh chính xác hơn giá trị hiện tại của công trình chuẩn bị thi công hay đang thi công. Tuy nhiên, chi phí và giá thành công trình vì vậy sẽ liên tục tăng cao. Đây là điều mà Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà cũng như rất nhiều Công ty xây lắp, các chủ đầu tư thực sự không muốn. Bảng 05: Dự toán chi phí lắp đặt máy phát tại công trình Thủy điện Tuyên Quang (Lập dự toán tháng 1/2003, thi công tháng 1/2007) Đơn vị: đồng TT Chỉ tiêu Ký hiệu Cách tính Số tiền I 1 2 3 4 Chi phí trực tiếp Chi phí vật liệu Chi phí nhân công Chi phí máy thi công Chi phí trực tiếp khác T VL NC M TT T = VL + NC + M + TT TT = 1,5% * (VL + NC + M) 389.196.675 375.000.000 6.420.000 2.025.000 5.751.675 II Chi phí chung C C = T * Tỷ lệ CP chung (71%) 276.329.639 Gía thành dự toán xây lắp Z Z = T + C 665.526.314 III Thu nhập chịu thuế tính trước TL T =(T+C)* Tỷ lệ quy định (5,5%) 36.603.947 Giá trị dự toán xây dựng trước thuế G G = T + C + TL 702.130.261 IV Thuế GTGT đầu ra GTGT GTGT = G * Thuế suất thuế GTGT (10%) 70.213.026 Gía trị dự toán xây dựng sau thuế GXD 772.343.287 Như vậy, giá thành dự toán xây lắp tăng thêm 223.803.389 đồng. Chủ đầu tư và công ty phải thỏa thuận điều chỉnh lại giá hợp đồng (nều hợp đồng có thể điều chỉnh) nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thi công được công trình. Nếu hợp đồng không có điều khoản điều chỉnh, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thi công (chắc chắn sẽ lỗ vốn) hay từ bỏ công trình (sẽ bị phạt theo quy định hợp đồng). 2.2.2. Xác định giá thành kế hoạch 2.2.2.1. Quá trình lập giá thành kế hoạch của công trình, hạng mục công trình của Công ty Khi chuẩn bị thi công một số công trình, một hạng mục công trình, theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp phải lập dự toán và xác định giá thành dự toán. Quá trình lập dự toán và xác định giá thành dự toán phải tuân thủ những quy định của Bộ Xây dựng bên cạnh những đặc điểm riêng có của từng công trình, hạng mục công trình và Công ty. Vì vậy, giá thành dự toán đôi khi không phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời về chi phí, giá thành của công trình xây lắp. Đặc biệt, trong thời gian gần đây, giá một số nguyên vật liệu liên tục tăng, lương công nhân viên tăng và thời gian thi công rất dài. Vì vậy, việc Công ty phải xây dựng một hệ thống tính giá thành sát thực tế hơn nữa là rất quan trọng. Tại Công ty cổ phần PCCC và đầu tư xây dựng Sông Đà, giá thành kế hoạch của các công trình, hạng mục công trình do phòng Kinh tế - Kế hoạch thực hiện. Điều kiện để lập được giá thành kế hoạch xuất phát từ mỗi điều kiện cụ thể ở mỗi chi nhánh tham gia các công trình, hạng mục công trình. Đặc biệt, giá thành kế hoạch được áp dụng các định mức đơn, đơn giá phù hợp do công ty đã quy định, phù hợp với tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật đã đưa ra. Thông thường, đầu kỳ(đầu năm và đầu quý), phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ lập giá thành kế hoạch cho từng công trình, hạng mục công trình sẽ thực hiện trong quý (năm đó). Như vậy, giá thành kế hoạch sát với thực tế hơn so với giá thành dự toán. Do vậy, doanh nghiệp dù chưa thi công công trình, Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc vẫn có thể theo dõi, đánh giá tình hình chi phí, giá thành của từng công trình phù hợp với điều kiện vốn có. Bảng 06: Giá thành kế hoạch hạng mục công trình lắp đặt máy phát điện tại công trình Thủy điện Tuyên Quang Đơn vị: đồng TT Chỉ tiêu Ký hiệu Số tiền I 1 2 3 Chi phí trực tiếp T 409.500.000 Chi phí vật liệu Chi phí nhân công Chi phí máy thi công VL NC M 390.000.000 7.000.000 12.500.000 II Chi phí chung C 200.000.000 Giá thành kế hoạch Z 609.500.000 Giá thành kế hoạch = Giá thành dự toán – Mức hạ giá thành dự toán => Mức hạ giá thành dự toán = 665.526.314 – 609.500.000 = 56.026.314 Trong khi lập giá thành kế hoạch của hạng mục trên, phòng Kinh tế - Kế hoạch có một số điều chỉnh hợp lý sau: - Do giá nguyên vật liệu năm 2007 có xu hướng tăng nhanh nên chi phí vật liệu tăng thêm so với dự toán. Bên cạnh đó, chi phí nhân công và chi phí máy thi công cũng tăng do tiến lương tối thiểu có thể tăng, tiền ăn ca tăng (do giá cả lương thực, thực phẩm tăng) và tiền xăng dầu dùng cho máy thi công cũng tăng. - Chi phí chung cắt giảm vì đây là khoản đơn vị thi công có thể tiết kiệm được một số khoản phát sinh trong quá trình thi công. Đặc biệt là khi thi công tại công trình Tuyên Quang. Bởi vì, hạng mục này là một trong số những hạng mục thi công cuối cùng, cơ sở vật chất (điện, nước, đường giao thông, nhà phục vụ bộ phận quản lý công trường, nhà ở cho công nhân viên,..) đã khá hoàn thiện. Một số khoản mục chi phí có thể cắt giảm được. 2.2.2.2. Mối quan hệ giữa giá thành kế hoạch dự toán và giá thành thực tế. Dự toán luôn được lập từ khi có kế hoạch thi công một công trình hay hạng mục công trình. Đây có thể xem là quá trình Công ty lên một kế hoạch chung nhất để chuẩn bị các điều kiện thi công sau này. Các cơ quan quản lý nhà nước từ đó có được cơ sở quản lý chặt chẽ quá trình xây dựng cơ bản, tránh lãng phí, tham ô. Đặc biệt, dự toán có thể giúp cơ quan giám sát thuế giám sát quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế của Công ty cũng như chủ đầu tư. Tuy nhiên, Công ty phải lập giá thành kế hoạch chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình. Dự toán không thể phản ánh hết được những biến động của thị trường, nhất là trong thời gian dài, khi giá thành một số yếu tố đầu vào tăng cao (sắt, thép, xi măng, xăng dầu, tiền lương,…). Điều này sẽ làm cho Công ty luôn sôi động, đối phó dù dự toán có được Bộ Xây dựng cho phép điều chỉnh. Vì vậy, việc lập giá thành kế hoạch là rất quan trọng. Dựa vào các định mức kinh tế - kỹ thuật (do Bộ Xây dựng và Công ty quy định) theo từng kỳ kế toán (kỳ thực hiện thi công công trình), giá thành kế hoạch phản ánh tương đối chính xác giá thành của công trình sẽ thi công. Điều này là hết sức quan trọng vì nó sẽ trở thành cơ sở để Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty và Ban Giám đốc các chi nhánh lên kế hoạch tổ chức thi công tiến độ, đảm bảo kỹ thuật,…Đó là kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch điều chuyển máy móc thiết bị cần dùng, kế hoạch nhân lực phục vụ công trình. Trên cơ sở giá thành kế hoạch, đội kế toán chi nhánh và phòng Kế toán Công ty giám sát thực hiện quá trình tập hợp chi phí và giám sát việc thực hiện đúng, đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong khi thi công. 2.2.3. Quá trình tập hợp chi phí sản xuất 2.2.3.1. Quá trình tập hợp chi phí sản xuất theo từng công trình, hạng mục công trình. Công ty tổ chức hạch toán chi tiết tập hợp chi phí và tính giá thành tại các chi nhánh của Công ty. Chi nhánh trực tiếp theo dõi quá trình thi công tại từng công trình, hạng mục công trình và tổng hợp các số liệu có được. Công ty cuối kỳ tập hợp toàn bộ số liệu chi phí – giá thành từ các chi nhánh để lên báo cáo chi phí – giá thành chung cho toàn Công ty. Vì vậy, nhiệm vụ hạch toán chi tiết được tiến hành trực tiếp ngay tại các công trình đang thi công. Tại các chi nhánh, các tài khoản kế toán cũng được mở như phòng Kế toán của Công ty. Tuy là hạch toán phụ thuộc nhưng các chi nhánh cũng được hạch toán chi phí – giá thành độc lập như một doanh nghiệp bình thường. Ví dụ: các hạng mục công trình của công trình Thủy điện Tuyên Quang do chi nhánh Hà Nội của Công ty thực hiện. Vì vậy, đội kế toán chi nhánh Hà Nội mở sổ, sử dụng các tài khoản kế toán tập hợp số liệu liên tục từ công trình. Quá trình tập hợp chi phí của hạng mục công trình “lắp đặt máy phát nhà máy Thủy điện Tuyên Quang” Quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Các loại nguyên vật liệu mua tại chân công trình, dùng bao nhiêu thì nhà cung cấp chuyển tới bấy nhiêu, Vì vậy, các nguyên vật liệu này không qua kho nên không có thủ tục nhập, xuất kho. Tổng CT Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội Biểu 01: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 3 tháng 1 năm 2007 Nợ TK 621(6211): 320.000.000 Có TK 152: 320.000.000 Họ tên người nhận hàng: Lê Hoàng Minh . Địa chỉ: Chi nhánh Hà Nội – Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Lý do xuất kho: dùng để lắp đặt máy phát cho công trình thuỷ điện Tuyên Quang Xuất kho tại: chi nhánh Hà Nội. Địa điểm: Tuyên Quang STT Tên, nhãn hiệu Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực tính A B C D 1 2 3 4 1 Máy phát nguyên chiếc, nhãn hiệu MITSHUBISHI MP Cái 1 1 320.000.000 320.000.000 Tổng số tiền: ba trăm hai mươi triệu Người lập phiếu Nguyễn Văn Hùng Người nhận hàng Lê Hoàng Minh Thủ kho Nguyễn Thị Dung Kế toán trưởng Lưu Đức Hoàng Giám đốc Hoàng Dương Tổng CT Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội Biểu 02: BẢNG KÊ MUA HÀNG Họ và tên người mua: Lê Hoàng Minh Chi nhánh : Hà Nội Nợ TK 6212: 10.000.000 Nợ TK 6213: 15.000.000 Nợ TK 133 : 2.500.000 Có TK 112: 27.500.000 ĐV: đồng STT Tên sản phẩm Địa chỉ mua Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (cả VAT) Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Sắt cuộn 5 Chi nhánh Tuyên Quang, Công ty gang thép Thái Nguyên Tấn 2 5.500.000 11.000.000 2 Xi măng Chi nhánh Tuyên Quang, Công ty Xi măng Bỉm Sơn Tấn 25 660.000 16.500.000 Cộng 27.500.000 Tổng số tiền: hai mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng Ghi chú: Giá bao gồm cả thuế GTGT Ngày 04 tháng 01 năm 2007 Người mua Lê Hoàng Minh Kế toán trưởng Lưu Đức Hoàng Giám đốc Hoàng Dương Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Công ty sử dụng cả nhân công của Công ty và thuê lao động thời vụ. Tuy nhiên, khi hạch toán chi phí lao động trực tiếp, vẫn sử dụng một bảng chấm công dùng chung khi hạch toán tại hạng mục công trình này. Tổng CT Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội Biểu 03: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 2007 STT Họ tên Ngày trong tháng Giờ làm thêm 1 2 3 … 10 11 … 20 … 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Trần Văn Anh Lê Đình Mạnh Lê Văn Cường Phùng Thế Dũng Đinh Văn Giang Trần Trung Thành Lê Văn Trường Hoàng Đình Linh Vũ Thị Yến × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × Cộng 9 9 9 9 9 9 9 0 Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Người chấm công Lê Hoàng Minh Giám đốc chi nhánh Lê Đình Hinh Ghi chú: 2 nhân công Hoàng Đình Linh và Vũ Thị Yến là công nhân vận hành máy móc, được chấm công cùng với công nhân lao động trực tiếp Cuối tháng, chi nhánh Công ty tại Hà Nội tổ chức tập hợp số liệu lao động, tiền lương để thanh toán cho công nhân viên và lao động thuê ngoài Biểu 04: Tổng CT Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2007 Đơn vị: đồng STT Họ tên Tiền lương Các khoản khấu trừ Tổng tiền được lĩnh BHXH BHYT KPCĐ 1 2 3 4 Trần Văn Anh Lê Đình Mạnh Nguyễn Văn Cường Phùng Thế Dũng 1.500.000 1.500.000 1.000.000 1.000.000 90.000 90.000 60.000 60.000 15.000 15.000 10.000 10.000 0 0 0 0 1.395.000 1.395.000 930.000 930.000 5.000.000 300.000 50.000 4.650.000 Ngày 04 tháng 01 năm 2007 Kế toán trưởng Lưu Đức Hoàng Giám đốc Hoàng Dương Biểu 0Tổng CT Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội 5: BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THUÊ NGOÀI Họ và tên người mua: Lê Hoàng Minh Chi nhánh: Hà Nội – Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Thuê công nhân san lấp mặt bằng tại công trình thuỷ điện Tuyên Quang, từ ngày 1/1/2007 tới 31/1/2007 STT Họ tên Địa chỉ ND công việc KL đã thực hiện (m2) Đơn giá (đồng/m3) Thành tiền Khấu trừ Còn lại 1 2 3 Đinh Văn Giang Trần Trung Thành Lê Văn Trường Tuyên Quang San lấp mặt bằng 155 150 160 5.200 5.200 5.200 806.000 780.000 832.000 0 0 0 806.000 780.000 832.000 Tổng 465 2.418.000 2.418.000 Để nghị chi nhánh Hà Nội cho thanh toán số tiền: 2.418.000 đồng Số tiền (viết bằng chữ): hai triệu bốn trăm mười tám ngàn đồng Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Người đề nghị thanh toán Lê Hoàng Minh Kế toán trưởng Lưu Đức Hoàng Người duyệt Hoàng Dương Tập hợp chi phí máy thi công: Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà , công trình được thực hiện thi công theo phương thức thi công hỗn hợp, vừa có thủ công, vừa kết hợp bằng máy. - Tập hợp tiền lương cho công nhân vận hành máy Biểu 0Tổng Công ty Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội 6: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 1 năm 2007 Đơn vị: đồng STT Họ tên Tiền lương Các khoản phải trừ Tổng tiền được lĩnh BHXH BHYT KPCĐ 1 2 Hoàng Đình Linh Vũ Thị Yến 3.200.000 2.500.000 160.000 150.000 32.000 25.000 0 0 3.008.000 2.325.000 Cộng 5.700.000 310.000 57.000 5.333.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Người lập biểu Lê Hoàng Minh Kế toán trưởng Lưu Đức Hoàng Người duyệt Hoàng Dương - Công ty thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp và cuối tháng BiểuTổng Công ty Sông Đà Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Chi nhánh Hà Nội 07: BẢNG KÊ MUA HÀNG Họ và tên người mua: Lê Hoàng Minh Chi nhánh : Hà Nội - Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà Nợ TK 6232: 3.425.000 Nợ TK 6237: 967.000 Nợ TK 133 : 439.200 Có TK 111: 4.831.200 ._.y. Xét một cách tổng thế, mối quan hệ đối chiếu, so sánh, điều chỉnh giữa dự toán, giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là chưa chặt chẽ. Bởi vì, đây phải trở thành một quá trình liên tục. Nhưng tại Công ty, cũng như tại các đơn vị xây lắp khác, khoảng thời gian lập giá thành kế hoạch và giá thành thực tế là khác nhau, đôi khi rất xa về thời gian. Thông thường, dự toán được lập khi công trình chưa đưa vào thi công. Giá thành kế hoạch lập khi công trình chuẩn bị tiến hành thi công và giá thành thực tế tiến hành thực hiện khi công trình đã hoàn thành. Khoảng cách thời gian đối với các công trình, hạng mục công trình lớn ở đây có thể là vài năm (thậm chí là từ 5 đến 10 năm). Vì vậy, khi tổ chức so sánh các khoản mục chỉ tiêu giữa các bảng, có sự chênh lệch rất lớn, nhất là khi số liệu do hai phòng ban khác nhau của Công ty thiết lập. Vì vậy, đôi khi, quá trình lập dự toán và giá thành kế hoạch chỉ thực hiện cho đủ theo quy định của Bộ Xây dựng chứ chưa hẳn là một quá trình tất yếu phải thực hiện do đòi hỏi của nhiệm vụ kế toán. 3.1.1.2. Những khó khăn trong quá trình tập hợp chi phí cho từng công trình. Tại các Công ty xây lắp nói chung, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà, quá trình tập hợp chi phí công trình, hạng mục công trình là hết sức khó khăn và phức tạp. Điều này xuất phát từ những điều kiện chủ quan và khách quan. Thứ nhất, quy mô của Công ty hiện nay rất lớn và đang ngày càng mở rộng. Công ty đang tổ chức thi công gần 30 công trình lớn trên ba miền đất nước, những nơi có điều kiện thi công rất khó khăn. Vì vậy, tổ chức công tác hạch toán là rất khó khăn. Các chi nhánh phục trách các công trình cụ thể phải tổ chức cán bộ tới tận công trình, thu thập chứng từ, ghi sổ và chuyển thông tin. Thứ hai, thời gian thi công một công trình thường rất dài, chịu ảnh hưởng của những yếu tố điều kiện ngoại cảnh. Vì vậy, rất nhiều khoản mục chi phí biến động tăng và phát sinh nhiều khoản chi phí khác. Điều này gây khá nhiều khó khăn cho những người làm công tác kế toán, ảnh hưởng tới quá trình theo dõi, kiểm soát chi phí xây lắp. Thứ ba¸hiện nay, ngành nghề kinh doanh của Công ty là khá đa dạng và ngày càng đa dạng hơn (lắp máy, gia công máy, sản xuất một số mặt hàng dùng cho xây lắp,…). Vì vậy, tính chất hoạt động của bộ máy kế toán Công ty cũng ngày càng phức tạp và đa dạng hơn. Quá trình hạch toán sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh. Ví dụ: sản phẩm lắp ráp, chế tạo hạch toán như tại doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, các công trình hạch toán theo mô hình các Công ty xây lắp,…Đây là một trở ngại lớn nếu bộ máy kế toán tổ chức tập hợp chi phí cuối kỳ. Đánh giá một cách tổng quát, công tác kế toán tập hợp chi phí tại Công ty là nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng Kế toán. Nhiệm vụ của công tác này là hết sức nặng nề, ảnh hưởng quyết định tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. Tuy vậy, công tác kế toán tập hợp chi phí luôn là khâu rất khó khăn, phức tạp, nhất là đối với các Công ty xây lắp lớn như Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà. Những người làm công tác kế toán của Công ty phải tỏa đi khắp miền đất nước, khắc phục những khó khăn của điều kiện tự nhiên, điều kiện cơ sở vật chất khó khăn để hoàn thành công tác kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Quá trình tập hợp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình rất khó khăn nhưng quá trình tổng hợp chi phí toàn Công ty cuỗi mỗi kỳ kế toán thực sự còn khó khăn và phức tạp hơn nữa. Nguyên nhân là do quá trình cân đối,bù trừ các khoản chi phí giữa các chi nhánh để lên được một báo cáo chi phí, giá thành phù hợp với tình hình, phản ánh đúng nhất với những biến động, phát sinh trong quá trình thi công các công trình. Mặt khác, đây là nguồn thông tin rất quan trọng, ảnh hưởng tới quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc Công ty. 3.1.1.3. Ảnh hưởng của sự thay đổi biến động các loại chi phí trong quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành . Công trình xây lắp chịu ảnh hưởng biến động của giá các loại nguyên vật liệu đầu vào, của việc tăng lương, tăng giá xăng dầu,…Vì vậy, trong điều kiện kinh tế Việt Nam như hiện nay, tốc độ tăng giá tiêu dùng và tốc độ lạm phát là rất cao, sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chi phí, giá thành các công trình đang thi công. Nhất là đối với các công trình thi công trong thời gian dài, sử dụng nhiều nguyên vật liệu, nhân công, vấn đề này càng trở lên quan trọng hơn. Năm 2007, lạm phát tăng tới 12,6%. Giá các loại xi măng, sắt thép, gạch xây dựng, xăng dầu,..tăng nhanh. Đây thực sự là một thách thức lớn đối với quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành . Bởi vì, Công ty phải liên tục điều chỉnh dự toán, giá thành kế hoạch, giá thành thực tế cho phù hợp với những quy định của Bộ Xây dựng và tình hình thực tế. Bên cạnh đó, Công ty phải áp dụng một loạt các biện pháp cắt giảm chi phí, thực hành tiết kiệm trong quá trình thi công. Thứ nhất, chi phí nguyên vật liệu tăng quá nhanh. Từ năm 2007 tới nay, giá sắt thép, xi măng tăng từ 20 - 30%, giá gạch xây dựng tăng gấp 3 lần. Trong thi công, chi phí nguyên vật liệu lại chiếm tới hơn 60% chi phí thi công. Vì vậy, biến động giá nguyên vật liệu đầu vào làm cho tổng chi phí tăng lên rất nhanh. Giá thành thực tế cũng vì thế mà phải điều chỉnh liên tục cho phù hợp với tình hình thực tế. Thứ hai, tiền lương liên tục được Chính phủ điều chỉnh qua các năm. Mới đây nhất, cuối năm 2007, lương cơ bản tăng từ 450.000 đồng lên tới 540.000 đồng. Vì vậy, tổng mức chi phí lương (lương, các khoản trích lập theo lương, thưởng, phụ cấp,…) đồng loạt tăng lên, trung bình tăng 15 – 20%. Thứ ba, các khoản chi phí máy thi công cũng tăng nhanh do giá xăng dầu liên tục tăng và hiện tại đang ở mức cao. Giá lương thực, thực phẩm cũng tăng liên tục, trunh bình 20 – 30% nên ảnh hưởng lớn tới bữa ăn ca của công nhân viên, cán bộ kỹ sư đang thi công trên công trường. Do biến động giá liên tục trong năm 2007 và quý I/2008, Bộ Xây dựng vừa ban hành Thông tư số 05/2008/TT - BXD ngày 22 tháng 2 năm 2008 hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình xây dựng khi có biến động giá nguyên vật liệu. Tuy nhiên, bên cạnh những tác dụng của công việc này, Công ty vẫn phải chịu những thiệt hại lớn, ảnh hưởng tới quá trình thi công. Dự toán các công trình xây lắp của Công ty đều được điều chỉnh. Tuy nhiên, mức độ điều chỉnh không thể đủ bù đắp những thiệt hại của Công ty, nhất là những công trình đã lập dự toán trong thời gian dài và thi công có những phát sinh không nằm trong dự toán. Bên cạnh đó, giá thành kế hoạch liên tục phải thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy, quá tình tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty phải đối mặt với những khó khăn tương đối lớn. Điều này là không thể lường trước được. Bởi vì giá cả trong nước và thế giới của cá mặt hàng trên vẫn biến động rất mạnh trong năm 2008 và trong thời gian kế tiếp. Cho nên, nững người làm công tác kế toán phải đối mặt với những thách thức lớn đặt ra hiện nay như: Thứ nhất, lên được kế hoạch chi phí – giá thành cho các công trình, nhất là những công trình có khối lượng thi công lớn, thời gian dài và phức tạp. Thứ hai, dự báo được phần nào xu hướng biến động giá, giúp Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc có những quyết định phù hợp. Thứ ba, bằng những biện pháp kịp thời, phải rà soát kiểm tra nhằm cắt giảm những khoản chi phí không hợp lý, tránh độn giá công trình. 3.1.2. Những khó khăn trong thời gian tới trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành . Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà trong thời gian qua đã có những bước tiến vượt bậc trong nhiều lĩnh vực xây lắp. Những yếu tố như doanh thu, thị phần, khối lượng xây lắp,…đều tăng nhanh. Tiềm lực và uy tín của Công ty vì vậy cũng có những phát triển. Dự kiến trong thời gian tới của Công ty với những kế hoạch táo bạo sẽ trở thành một đơn vị xây lắp hàng đầu Việt Nam. Vì vậy, công tác tập hợp chi phí và tính giá thành đang đứng trước rất nhiều khó khăn, phức tạp mới trong tương lai, phải nhanh chóng nâng cao chất lượng thông tin trước đòi hỏi ngày càng cao của Công ty cũng như môi trường cạnh tranh bên ngoài ngày càng quyết liệt. Sản phẩm xây lắp của Công ty ngày càng đa dạng hơn. Trước đây, Công ty chủ yếu thực hiện lắp máy cho các công trình thủy điện nhỏ và vừa thì tới nay ngày càng tham gia vào nhiều lĩnh vực như gia công chế tạo, lắp máy thủy điện, lắp máy xi măng, xây dựng chung cư, nhà cao tầng và nhiều lĩnh vực khác. Quy mô của các công trình ngày càng lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài…Vì vậy, việc quản lý các yếu tố chi phí thực sự ngày càng trở thành một vấn đề lớn hết sức phức tạp, khó khăn. Quá trình lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công) và trong quá trình xây lắp phải liên tục so sánh với dự toán là một đặc điểm riêng mà những người làm kế toán tại Công ty xây lắp phải chú ý. Mặt khác, trong điều kiện hiện nay, dự toán phải liên tục điều chỉnh, gây ảnh hưởng tới việc theo dõi, đối chiếu các khoản chi phí phát sinh, nhất là khi rủi ro thi công lớn, có nhiều khoản chi phí ngoài dự toán để khắc phục hậu quả. Trong các công trình Công ty đang thi công, có rất nhiều các xác định giá thành tiêu thụ nên cũng phát sinh nhiều phương pháp thanh toán công trình. Bởi vì, tính chất hàng hóa của công trình xây lắp không thể hiện rõ (giá cả, người mua, người bán có trước khi xây dựng thông qua hợp đồng giao thầu). Đây ngày càng trở thành vấn đề lớn khi hạch toán tính giá thành tiêu thụ công trình, hạng mục công trình đang thi công. Những người làm công tác kế toán phải xác định được phương pháp tính giá thành hợp lý cho từng công trình, phản ánh được đầy đủ những chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình thi công. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà 3.2.1. Một số kiến nghị với Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Muốn quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành công trình của các doanh nghiệp xây lắp ngày càng hoàn thiện, ngoài sự nỗ lực của bộ máy kế toán của Công ty, rất cần một hành lang pháp lý phù hợp, thông thoáng của cơ quan quản lý nhà nước có chức năng. Đó sẽ trở thành cơ sở đầu tiên, giúp các doanh nghiệp quản lý thật tốt các yếu tố chi phí, giá thành trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Vì vậy, rất cần sự hỗ trợ, giúp đỡ về chính sách, pháp luật từ phía Bộ Tài chính và Bộ Xây dựng nhằm tạo dựng một hệ thống văn bản pháp luật đầy đủ, chi tiết, dễ vận dụng cũng như một môi trường kinh tế vĩ mô ổn định. 3.2.1.1 Kiến nghị với Bộ Tài chính. Bộ Tài chính là cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cao nhất trong việc quản lý công tác kế toán của doanh nghiệp. Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, các Công ty xây lắp nói riêng đang tổ chức hạch toán theo chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Chế độ kế toán này nhìn chung là hợp lý, đảm bảo quá trình hạch toán tại doanh nghiệp vì nó phù hợp với Luật Kế toán 2003, Luật Đầu tư 2003, Luật Doanh Nghiệp 2005, Luật Thuế GTGT,…Tuy nhiên, khi áp dụng tại các doanh nghiệp xây lắp nói chung tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà nói riêng vẫn xuất hiện một số bất cập nhất định. Việc này xảy ra do những nguyên nhân chủ quan và khách quan. Vì các doanh nghiệp xây lắp có đặc thù sản xuất kinh doanh, khác hẳn những loại hình kinh doanh khác. Đối tượng hạch toán chi phí tại các Công ty xây lắp là công trình, hạng mục công trình, các giai đoạn công việc đã hoàn thành, khối lượng xây lắp có tính dự toán riêng đã hoàn thành…Tức là đối tượng hạch toán chi phí ở đây không phải là những sản phẩm đã hoàn thành và đem ra tiêu thụ. Bởi vì, sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, phức tạp về kỹ thuật, thời gian thi công dài…nên phải tiến hành chia nhỏ thành các khối lượng công việc riêng biệt. Quá trình tập hợp chi phí cũng rất khác các loại hình doanh nghiệp khác. Các công trình thi công ở nhiều vùng khác nhau. Máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, công nhân viên,…phải di chuyển tới nơi đang thi công công trình. Quy trình thi công chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn chia thành nhiều công việc. Thời gian thi công dài nên dễ bị ảnh hưởng bởi các điều kiện tự nhiên như nắng, mưa…Điều này gây khó khăn và sự khác biệt rất lớn khi tập hợp chi phí tại công trình, hạng mục công trình. Vì vậy, công tác tính giá thành cuối kỳ cũng rất phức tạp. Công ty phải áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để phù hợp với đặc điểm từng công trình. Bộ Tài chính có thể ban hành một chế độ kế toán riêng cho doanh nghiệp xây lắp, đáp ứng những đặc điểm riêng trong quá trình hạch toán. Điều này sẽ giúp Công ty gặp nhiều thuận lợi. Nhất là công tác tập hợp chi phí và tính giá thành. Bởi vì, ngay cả trong hệ thống tài khoản kế toán tập hợp chi phí cũng khác những loại hình doanh nghiệp còn lại. 3.2.1.2. Kiến nghị với Bộ Xây dựng Bộ Xây dựng là đơn vị quản lý chi phí, giá thành hợp lý các công trình xây dựng cơ bản thông qua các văn bản quy phạm pháp luật như các Thông tư hướng dẫn lập dự toán, điều chỉnh dự toán, các định mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực xây lắp. Vì vậy, quá trình ban hành văn bản của Bộ Xây dựng ảnh hưởng lớn tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành tại các công trình, hạng mục công trình. Trước khi thực hiện thi công, doanh nghiệp phải lên dự toán chi phí (dự toán thiết kế, dự toán thi công) chi tiết cho khối lượng công việc xây lắp. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền làm căn cứ quản lý chặt chẽ quá trình thi công, nhất là công trình có sử dụng Ngân sách Nhà nước, tránh trường hợp tham ô, lãng phí. Tuy nhiên, hiện nay doanh nghiệp xây lắp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn khi giá cả tất cả các yếu tố đầu vào tăng mạnh như giá xi măng, sắt thép, xăng dầu, chi phí nhân công…Cho nên dự toán công trình lập từ trước khi thi công sẽ không phản ánh được giá trị của công trình xây lắp đó. Bộ Xây dựng thường ban hành Thông tư hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình khi có những yếu tố đầu vào tăng giá. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này thường rất chậm, ảnh hưởng nhiều tới tiến độ thi công gây thiệt hại lớn cho cả chủ đầu tư và doanh nghiệp thi công. Vì vậy, Bộ Xây dựng cần có những quy định linh động hơn trong quá trình quản lý chi phí xây dựng, giá thành xây dựng thông qua dự toán công trình. Đặc biệt là những Thông tư hướng dẫn điều chỉnh dự toán khi có biến động giá các yếu tổ đầu vào, vì nó ảnh hưởng rất lớn tới doanh nghiệp thi công. Các Thông tư này phải được ban hành kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn. Nếu yếu tố đầu vào là chi phí nhân công tăng, do tiền lương tối thiểu được Chính phủ quy định tăng thì Bộ Xây dựng phải kịp thời hướng dẫn các doanh nghiệp điều chỉnh. Tuy nhiên, mối lo ngại nhất hiện nay là sự tăng giá nhanh, liên tục và khó lường trước của chi phí nguyên vật liệu. Bộ Xây dựng lại hết sức bị động, không có những chính sách kịp thời đối phó với biến động giá. Ví dụ như năm 2007 và quý I/2008, giá nguyên vật liệu đầu vào tăng liên tục nhanh. Bộ Xây dựng phản ứng chậm chạp do không lường trước những khó khăn có thể xảy ra đối với doanh nghiệp. Tới khi tình thế cấp bách, rất nhiều doanh nghiệp xây lắp phá sản, bỏ công trình đang thi công dở,…thì mới thông qua Thông tư số 05/2008/TT – BXD ngày 22 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn điều chỉnh dự toán công trình. Công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong thi công cũng như khi tập hợp chi phí và tính giá thành nếu Bộ Xây dựng không có những dự báo vĩ mô chính xác, kịp thời tình hình. Vì vậy, bên cạnh sự điều chỉnh dự toán, đối phó với tình hình mới, Bộ Xây dựng cần có những dự báo đi trước, kế toán xây dựng trong thời gian dài hạn để làm cơ sở cho các doanh nghiệp xây lắp thực hiện. Đó là những biện pháp cấp thiết trong tình hình hiện nay. 3.2.1.3. Những biện pháp ổn định kinh tế vĩ mô của Chính phủ. Doanh nghiệp xây lắp rất cần những biện pháp nhằm ổn định kinh tế vĩ mô của Chính phủ, nhất là trong thời điểm hiện nay. Trong năm 2006, 2007, 2008 tiến tới là năm 2009, chỉ số giá tiêu dùng (CPI) và chỉ số lạm phát liên tục tăng cao. Kéo theo đó, tất cả các yếu tố đầu vào phục vụ trong xây lắp cũng đồng loạt tăng giá. Các khoản chi phí xây lắp vì thế cũng tăng chóng mặt. Vì vậy, giá thành công trình vượt xa giá thành dự toán, giá thành kế hoạch cũng như giá thầu. Doanh nghiệp xây lắp gặp vô vàn khó khăn trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành cũng như ảnh hưởng lớn tới kết quả kinh doanh. Nhiều Công ty đã phá sản hay bỏ dở công trình, chấp nhận chịu phạt vi phạm hợp đồng. Thêm vào đó, từ cuối năm 2007, lãi suất vay vốn bằng tiền đồng tăng chóng mặt, có lúc lên tới trung bình 18%/năm. Tuy nhiên, việc vay vốn gặp rất nhiều khó khăn do lượng tiền của Ngân hàng dải ngân thấp. Chi phí tài chính của các Công ty đột ngột tăng cao. Nguồn vốn bị ảnh hưởng nặng nề. Doanh nghiệp như bị “trói tay” trong quá trình huy động vốn phục vụ thi công. Chính phủ nên là người chủ động có những biện pháp phù hợp ổn định kinh tế vĩ mô, ổn định hệ thống pháp luật có liên quan. Vì đây là cơ sở tạo dựng một môi trường ổn định cho hoạt động của các Công ty xây lắp. Ảnh hưởng của những biến động kinh tế tới quá trình thi công, tập hợp chi phí và tính giá thành các công trình, hạng mục công trình là rất lớn. Môi trường vĩ mô ổn định mới giúp các Công ty xây lắp làm ăn có hiệu quả, đóng góp nhiều hơn cho Ngân sách cũng như nhanh chóng đưa các công trình đang thi công vào hoạt động đúng tiến độ. 3.2.2. Những kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán hạch toán chi phí và tính giá thành tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà 3.2.2.1. Kiến nghị đối với công tác lập, luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lên bảng báo cáo. Trong Công ty, vị trí của hệ thống chứng từ là hết sức quan trọng. Đây là cơ sở để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong kỳ kế toán. Chứng từ sau khi luân chuyển sẽ được lưu trữ, trở thành tài liệu quan trọng hàng đầu phục vụ cho hạch toán cuối kỳ và công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kế toán. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, công tác kế toán gặp rất nhiều khó khăn cần khắc phục, trong đó có quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Chứng từ được lập tại các chi nhánh nếu là chứng từ liên quan tới những chi phí trực tiếp phát sinh tại công trường. Ví dụ như chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, mua các yếu tố đầu vào, bảng chấm công, chấm lương,…Những chứng từ này do cán bộ kế toán chi nhánh lập, ghi sổ rồi đưa vào lưu trữ. Cuối mỗi kỳ kế toán, toàn bộ lượng chứng từ này sẽ được chuyển về phòng kế toán của Công ty. Như vậy, quá trình này chưa hợp lý. Vì cuối mỗi kỳ kế toán, toàn bộ chứng từ được chuyển đồng loạt từ hơn 30 công trình, chi nhánh sẽ rất nhiều. Quá trình luân chuyển chứng từ không thể tránh khỏi sai sót, dẫn đến lẫn lộn, mất mát. Khi chuyển về phòng Kế toán, nhân viên kế toán không thể theo dõi, phân loại, kiểm tra được hết những chứng từ này. Nguy cơ sai phạm rủi ro, gian lận là khó tránh khỏi. Thiết nghĩ, Công ty có thể liên tục cử các đoàn kiểm tra định kỳ và đột xuất tới các chi nhánh, các công trình đang thi công để kiểm tra quá trình lập, ghi sổ và luân chuyển chứng từ so với thực tế nhằm đánh giá đúng những khoản chi phí phát sinh, tránh trường hợp công trình bị rút ruột hay khai khống chi phí, giá thành. Quá trình ghi sổ ở Công ty cũng chia thành hai giai đoạn khá rõ ràng. Giai đoạn 1, những chứng từ phát sinh sẽ được tổ chức ghi sổ kế toán tại các chi nhánh. Cuối kỳ kế toán, thường là quý, số liệu kế toán được chuyển về phòng Kế toán. Tại đây sẽ lập các bảng báo cáo, trong đó có báo cáo về chi phí, giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình. Việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ như vậy sẽ tạo điều kiện cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành. Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát sẽ gặp nhiều khó khăn. Nhiệm vụ ghi sổ và lên báo cáo về bản chất là có quan hệ rất logic với nhau. Nếu tách ra làm hai nhiệm vụ cụ thể, khả năng so sánh, đối chiều không còn nữa. Điều này là không tốt, nếu xét trong điều kiện Công ty có quy mô lớn, tính chất ngành nghề đặc thù và nhiều yếu tố khác. 3.2.2.2. Kiến nghị với quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Khác với những loại hình doanh nghiệp khác, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà, quá trình hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chia thành 4 khâu: lập dự toán, lập giá thành kế hoạch, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế. Quá trình lập dự toán và giá thành kế hoạch do phòng Kinh tế - Kế hoạch thực hiện vào đầu kỳ hay trước khi thi công một hạng mục công trình nào đó. Tập hợp chi phí và tính giá thành được phòng Kế toán phân về các chi nhánh hạch toán trực tiếp. Điều này là hợp lý, phản ánh đúng khả năng chuyên môn phù hợp của từng phòng chức năng tại Công ty. Tuy nhiên, sự phối hợp trong hoạt động nghiệp vụ giữa phòng Kế toán và phòng Kinh tế - Kế hoạch cần tốt hơn nữa, đảm bảo thực hiện có chất lượng nhiệm vụ được giao. Bởi vì, giá thành dự toán và giá thành kế hoạch là cơ sở so sánh, đối chiếu những khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công cũng như khối lượng công tác xây lắp đã hoàn thành để tính giá thành thực hiện thực tế công trình. Mặt khác, giá thành thực tế trong kỳ lại là cơ sở điều chỉnh dự toán và giá thành kế hoạch cho kỳ sau. Như vậy, quan hệ giữa bốn khâu này là hết sức chặt chẽ, đảm bảo cho quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Vì vậy, nếu các phòng chức năng này không có khả năng phối kết hợp với nhau sẽ ảnh hưởng rất lớn tới công tác kế toán chung toàn Công ty. Trong khi hạch toán chi tiết tại các công trình, hạng mục công trình, hệ thống tài khoản kế toán được mở riêng cho công trình, hạng mục công trình đó. Vì vậy, hệ thống các tài khoản con được mở theo yêu cầu hạch toán chi tiết tại đó. Đây là điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi phí, tính giá thành. Bởi vì mỗi phần việc có đặc thù riêng, cần một hệ thống tài khoản riêng. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ra bất hợp lý khi chúng ta tập hợp thông tin, số liệu toàn bộ Công ty. Bởi vì, hệ thống tài khoản con được lập theo ý chủ quan của những người làm công tác kế toán tại bộ phận cụ thể, khi tập hợp lại, sẽ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau (dù có thể cùng tên tài khoản), gây lên rất nhiều khó khăn. Cho nên, phòng Kế toán nên có một hệ thống tài khoản con thường sử dụng, dùng chung cho tất cả các chi nhánh và toàn bộ Công ty. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công tác quản lý chung của Công ty, hỗ trợ cho chi nhánh hoàn thành tốt công tác của mình, cũng như phù hợp với quy định của chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán. 3.2.2.3. Kiến nghị với công tác kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. Trong xu hướng phát triển hiện nay, vai trò của công tác kế toán quản trị và phân tích kinh doanh tại các doanh nghiệp là hết sức quan trọng, nhất là khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Công tác kế toán tài chính nói chung, phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành nói riêng sẽ ngày càng bộc lộ những điểm yếu của mình ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán cung cấp cho Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị. Thông tin kế toán tài chính tập hợp số liệu về những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá khứ. Vì vậy , chỉ có thể phản ánh một cách khá trung thực những gì đã xảy ra chứ không thể dự toán được xu thế phát triển cho tương lai .Trong khi đó, nhu cầu dự báo sớm thông tin tại các doanh nghiệp ngày càng quan trọng, quyết định tới chiến lược phát triển trong tương lai. Kế toán quản trị có khả năng làm được điều này. Đó là một điểm mạnh mà kế toán tài chính không thể có được. Dựa vào những thông tin kế toán, kế toán quản trị có thể phân tích, đánh giá được hiệu quả, mức độ tiết kiệm chi phí của từng công trình, hạng mục công trình cũng như các chi nhánh của Công ty với nhau. Bên cạnh đó, kế toán quản trị có thể đưa ra những thông tin kế toán trong tương lai, tạo cơ sở cho những quyết định của Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc. Điều này thực sự cần thiết và quan trọng. Xu hướng sử dụng kế toán quản trị trong quản lý chi phí hiện nay là rất lớn, thường được gọi là “Kế toán chi phí”. Bởi vì, tại các doanh nghiệp nói chung, tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà nói riêng, quản lý chi phí là nhiệm vụ hàng đầu của bộ máy kế toán, quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Hiện nay, có một phương pháp kế toán chi phí mới, thường được gọi là “kế toán chi phí mục tiêu”. Tức là Công ty phải lên kế hoạch cho công trình một cách chi tiết trước khi thực hiện công trình đó. Đây sẽ là cơ sở để quyết định có thực hiện công trình đó không, thực hiện với giá thầu là bao nhiêu. Tuy nhiên, để có thông tin kế toán quản trị và chi phí, giá thành một cách chính xác, Công ty phải tổ chức tốt hơn nữa công tác phân tích hoạt động kinh doanh. Qua quá trình phân tích chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, ta có được thông tin chính xác về tình hình thi công, khả năng thực hiện những khối lượng xây lắp theo dự toán và kế hoạch đã đề ra. Đây là cơ sở điều chỉnh tăng hay giảm khối lượng thi công trong kỳ kế tiếp, cũng như đánh giá được khả năng xây lắp từng đội sản xuất, từng chi nhánh. Từ đó, chúng ta sẽ có điều kiện phân công nhiệm vụ, điều chuyển lực lượng thi công cho phù hợp với tình hình thực tế, độ phức tạp, quy mô,…của từng công trình nhận thầu. 3.2.2.4. Kiến nghị đối với công tác tổ chức hạch toán, kiểm tra, kiểm soát quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Kế toán trưởng Công ty có toàn quyền quyết định tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp của Công ty. Những người có nhiệm vụ trực tiếp hạch toán phân theo chi nhánh, từ chi nhánh được điều về tận công trình đang thi công để thực hiện nhiệm vụ hạch toán, kế toán. Số liệu, thông tin kế toán sẽ được chuyển về đội kế toán tại chi nhánh và phòng Kế toán Công ty. Như vậy, số liệu tổng hợp chỉ phải thực hiện ở cuối kỳ kế toán. Nhiệm vụ hạch toán như vậy thực sự chưa phù hợp. Bởi vì, tại phòng Kế toán cuối kỳ, thường có lượng số liệu rất nhiều. Công tác kế toán thường căng thẳng, Công ty nên tổ chức tiếp nhận chứng từ liên tục, giảm tải công tác kế toán cuối kỳ, cũng như tránh những sai sót cuối kỳ. Như vậy, công tác kế toán được thực hiện liên tục, hiệu quả chắc chắn sẽ cao hơn. Vai trò theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình hạch toán và tập hợp chi phí và tính giá thành là nhiệm vụ của Kế toán trưởng, đại diện cao nhất cho công tác kế toán của Công ty. Bên cạnh đó là vai trò của Ban kiểm soát, đại diện cho Đại Hội đồng Cổ đông. Ban Kiểm soát cũng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán của Công ty, nhất là những số liệu liên quan tới chi phí giá thành. Tuy nhiên, Ban Kiểm soát thường kiểm tra, giám sát thông qua số liệu kế toán cuối kỳ. Điều này chưa hợp lý, ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán cung cấp cho cổ đông, những ông chủ thực sự của Công ty. Hiện nay tại Công ty, thành viên Ban Kiểm soát lại có cả Kế toán trưởng, sẽ ảnh hưởng tới tính độc lập của thông tin kế toán cung cấp. Vì vậy, Công ty nên tổ chức Ban Kiểm soát là những thành viên có kinh nghiệm, không tham gia vào công tác quản lý Công ty. Như vậy, tính độc lập sẽ được nâng cao, mức độ tin cậy của thông tin kế toán do Ban Kiểm soát cung cấp cũng vì vậy mà tăng lên. KẾT LUẬN Tuy là một doanh nghiệp còn khá non trẻ (thành lập năm 2004 và chuyển đổi thành Công ty cổ phần năm 2006) nhưng tới nay, Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà đã có những bước tiến vượt bậc, trở thành một trong những Công ty cơ khí, lắp máy hàng đầu ở Việt Nam. Để đạt được những thành quả to lớn ấy, có sự đóng góp hết mình từ công sức, trí tuệ của những cán bộ, kỹ sư toàn Công ty cũng như những người làm công tác kế toán nói riêng. Hiện nay, các công trình của Công ty đang trải dài trên khắp mọi miền đất nước, sang cả nước bạn CHDCND Lào, tất cả vì mục tiêu phát triển vững mạnh của Tổng Công ty Sông Đà, đem đến dòng điện ngày mai cho đất nước. Trước tình hình hiện nay, công tác tập hợp chi phí và tính giá thành các Công ty tuy đã hoàn thành nhiệm vụ được giao nhưng do những khó khăn chủ quan và khách quan, vẫn bộc lộ những thiết sót cần khắc phục liên tục. Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty PCCC & ĐTXD Sông Đà” đã cố gắng phản ánh một cách trung thực nhất quy trình hạch toán chi tiết chi phí, giá thành tại Công ty, đưa ra một số nhận định và kiến nghị nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu thông tin ngày càng cao của thực tiễn. Một số giải pháp đưa ra có thể là cơ sở cho việc đổi mới quy trình hạch toán tại Công ty, nâng cao hiệu quả hạch toán. Bởi vì, trong tình hình hiện nay, yếu tố quản lý chi phí và tính giá thành ngày càng giữ một vị trí chiến lược trong quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng to lớn tới kết quả kinh doanh. Nếu Công ty quản lý tốt chi phí, nó sẽ trở thành chìa khóa mở ra những cánh cửa mới, cơ hội mới cho sự phát triển lớn mạnh của Công ty trong tương lai. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.) Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán. Quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ đồ kế toán. 2. Giáo trình kế toán tài chính – Trường ĐH Kinh tế Quốc dân. 3. Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 2. 4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 2. 5. Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 về hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001. 6. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. 7. Tài liệu Công ty cung cấp 8. Website: MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1. BHXH : Bảo hiểm xã hội 2. BHYT : Bảo hiểm y tế 3. CCDC : Công cụ dụng cụ 4. CPSX : Chi phí sản xuất 5. CPSD : Chi phí sử dụng 6. GTGT : Giá trị gia tăng 7. KPCĐ: Kinh phí công đoàn 8. KH : Khấu hao 9. NC : Nhân công 10. NVL : Nguyên vật liệu 11. PCCC: Phòng cháy chữa cháy 12. SXC : Sản xuất chung 13.TSCĐ : Tài sản cố định 14. TK : Tài khoản DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Mô hình tổ chức của Công ty 11 Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức của Xí nghiệp 12 Sơ đồ 03: Bộ máy kế toán của Công ty 14 Sơ đồ 04: Quá trình ghi sổ kế toán 23 Sơ đồ 05:Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí và giá thành tại Công ty 69 ._.