Công tác Kế toán quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp - Công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng

nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó.” Như vậy kế toán là khoa học và nghệ thuật thu nhận, xử lý cung cấp thông tin ở doanh nghiệp. Thông tin không chỉ cần thiết cho những người ra quyết định bên trong đơn vị như: ông chủ, nhà quản trị… mà còn cần thiết cho các đối tượng bên ngoài như: ngân hàng, nhà đầu tư…Do đó thông tin phải đa dạng về mọi khía cạnh: nội dung, thời gian, mức độ…Chính vì lý do này mà kế toán doanh nghiệp được chia thành Kế toán Tài chính và Kế toán Quản trị. Kế toán quản trị: là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống kế toán nhằm thực hiện quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp và truyền đạt thông tin hữu ích giúp các nhà doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, điều chỉnh, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong nội bộ doanh nghiệp. Bản chất của kế toán quản trị: Kế toán quản trị không chỉ thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự hoàn thành mà còn xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản trị. Để có những thông tin này kế toán phải sử dụng các phương pháp khoa học để phân tích, xử lý sao cho phù hợp với nhu cầu thông tin quản trị. Kế toán quản trị chỉ cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp. Những thông tin đó chỉ có ý nghĩa với những bộ phận, những người điều hành, quản lý doanh nghiệp, không có ý nghĩa đối với các đối tượng bên ngoài. Vì vậy người ta nói rằng kế toán quản trị là loại kế toán dành cho những người làm công tác quản lý. Kế toán quản trị đặt trọng tâm cho tương lai, nghĩa là cung cấp thông tin cho những dự đoán để đạt được mục tiêu tương lai. Kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một bộ phận không thể thiếu được để kế toán trở thành một công cụ quản lý. Vai trò và chức năng của kế toán quản trị * Vai trò Khác với cơ chế kinh tế kế hoạch, vì hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên các doanh nghiệp luôn đứng trước nhiều thời cơ và vận hội. Điều đó đồng nghĩa với thách thức và rủi ro. Các doanh nghiệp luôn đứng trong tình trạng phải cạnh tranh lẫn nhau và ngày càng trở nên khốc liệt hơn để theo kịp xu thế toàn cầu hóa. Quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải luôn tiếp cận, cập nhật, xử lý và ra quyết định kịp thời cho hoạt động hàng ngày, các chiến lược để thực hiện những mục tiêu dài hạn. Ngày nay vai trò của kế toán quản trị rất khác so với thập niên trước. Trước đây nhân viên kế toán quản trị làm việc trong một đội ngũ gián tiếp hoàn toàn tách rời với các nhà quản trị mà họ cung cấp thông tin và các báo cáo. Ngày nay, nhân viên kế toán quản trị có vai trò như những nhà tư vấn nội bộ doanh nghiệp, cùng làm việc trong các nhóm đa chức năng, cận kề với các nhà quản trị ở tất cả các lĩnh vực của tổ chức. Thay vì tách rời nhân viên kế toán quản trị trong phòng kế toán, ngày nay các công ty thường bố trí họ trong các bộ phận hoạt động kinh doanh để cùng với các nhà quản lý khác ra quyết định và giải quyết các vấn đề kinh doanh. * Chức năng - Kế toán quản trị cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch: giai đoạn này các nhà quản lý vạch ra những việc phải làm để đưa hoạt động của doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã xác định trước. Các kế hoạch mà nhà quản trị lập thường là các dự toán tổng thể và chi tiết. Để kế hoạch có chất lượng, có tính khả thi cao phải dựa trên thông tin đảm bảo, có cơ sở do kế toán quản trị cung cấp. - Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: là việc nhà quản lý phải làm sao phân công công việc phù hợp với nguồn nhân lực, vật lực tại đơn vị. Muốn đạt được điều đó, nhà quản lý phải cần thông tin từ kế toán quản trị nội bộ trong doanh nghiệp. - Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát, kiểm tra: cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc bằng cách so sánh giữa các chỉ tiêu kỳ phân tích và tình hình thực hiện, qua đó phát hiện những điểm chưa đạt được, những chỉ tiêu chưa hợp lý để từ đó điều chỉnh cho phù hợp. - Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: để ra một quyết định cần có những thông tin thật cụ thể, thật chi tiết, thật đầy đủ, thật kịp thời không chỉ trong quá khứ mà còn cả ở hiện tại và tương lai. Những thông tin này phần lớn được cung cấp từ kế toán quản trị. II. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, CHỨC NĂNG, CHU TRÌNH VÀ YÊU CẦU QUẢN LÝ VỀ HÀNG TỒN KHO. Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi giá công chế biến và đã mua đang đi trên đường, - Chi phí dịch vụ dở dang. 2. Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất. Thông thường, chúng bao gồm những loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa. Hàng tồn kho thường có những đặc điểm sau: - Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị và thường là khoản mục rất lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất. - Số lượng và chủng loại hàng tồn kho rất phong phú, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ rất nhiều với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ. - Hàng tồn kho có khả năng bị giảm giá so với giá trị sổ sách rất nhiều do hao mòn hữu hình và vô hình, nên dễ bị mất giá, hư hỏng hay lỗi thời. - Hàng tồn kho thường thược bố trí ở các địa điểm khác nhau, thậm chí có thể phân tán ở nhiều bộ phận, và do rất nhiều người ở những bộ phận khác nhau quản lý. - Có nhiều phương pháp khác nhau để tính giá hàng tồn kho, vì thế sẽ dẫn đến kết quả khác nhau về lợi nhuận, về giá trị hàng tồn kho… Chức năng của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 3.1 Chức năng liên kết - Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại là liên kết giữa mua vào và bán hàng hóa ra. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng hàng hóa tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một công việc rất quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần phải làm tốt. - Khi doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng liên kết này thì việc mua vào và bán hàng hóa diễn ra một cách thường xuyên, liên tục. Điều này có thể làm cho doanh nghiệp mở rộng được thị trường tiêu thụ, uy tín của mình, mặt khác doanh nghiệp có thể tìm được những nhà cung cấp hàng hóa có uy tín hơn về chất lượng, số lượng và được đảm bảo với giá mua vào rẻ hơn. 3.2. Chức năng ổn định giá cả của hàng hóa trên thị trường Khi một doanh nghiệp phân tích, đánh giá thị trường giá cả của hàng hóa cần mua vào trong kỳ kế hoạch, nếu giá cả của hàng hóa mua vào trong kỳ kế hoạch tăng so với giá của hàng hóa hiện nay thì doanh nghiệp cần phải mua hàng hóa dự trữ. Đến kỳ kế hoạch nếu giá của hàng hóa đó tăng lên đúng như phân tích thì doanh nghiệp bán hàng hóa đó ra thu được một khoản lợi nhuận lớn đồng thời khi đó doanh nghiệp cũng góp phần ổn định giá cả của hàng hóa đó trên thị trường. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, tuy vậy khi các doanh nghiệp muốn dự trữ hàng hóa thì cần phải tiến hành xem xét đến các chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành dự trữ hàng hóa như: hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng… Ngoài ra đối với những hàng hóa có tính thời vụ cao thì các doanh nghiệp cần phải tính toán thời gian nhập hàng về để dự trữ phục vụ cho thời vụ sao cho hợp lý để giảm bớt các chi phí, tăng lợi nhuận. 3.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng Một chức năng khá quan trọng của quản trị hàng tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Trước đây và hiện nay có rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn thì có thể đưa đến việc giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn như vậy sẽ làm cho chi phí tồn trữ của hàng hóa đó tăng lên cao và có thể sẽ bị rủi ro lớn. Do đó trong công tác quản trị hàng tồn kho người ta phải xác định một lượng hàng hóa mua vào tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ thấp. 4. Chu trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 4.1. Mua hàng Mỗi khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ soạn thảo phiếu đề nghị mua hàng gởi cho bộ phận mua hàng. Sau khi phê chuẩn, bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng và gởi cho người bán hoặc tổ chức đấu thầu- tùy theo phương thức mua hàng đã được xác định. Các chứng từ mua hàng cần thiết là: - Phiếu đề nghị mua hàng: là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hóa của bộ phận có trách nhiệm. Phiếu này có thể lập được khi có nhu cầu đột xuất hay thường xuyên- thí dụ sẽ do thủ kho lập khi mà lượng tồn kho đã giảm xuống bằng một định mức đã được ấn định. - Đơn đặt hàng: căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê chuẩn hành vi mua, và lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán. 4.2. Nhận hàng Bộ phận nhận hàng cần phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Bộ phận này sẽ lập báo cáo nhận hàng, đó là bằng chứng nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện liên quan khác. Sau đó, báo cáo nhận hàng thường được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả. 4.3. Tồn trữ hàng Từ khi nhận về, chúng được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất ra để bán. Cần chú ý xác lập quy trình bảo quản, tồn trữ để hàng hoá giảm hao hụt, không bị giảm phẩm chất... Chứng từ cần thiết là: - Phiếu xin lĩnh vật tư: căn cứ nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại những bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, trong đó nêu số lượng, chất lượng của loại nguyên vật liệu cần thiết. Phiếu này được dùng để ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang. 4.4. Tiêu thụ Khâu cuối cùng của một hàng hoá là tiêu thụ. Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, tức là chuyển vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Trong quá trình tiêu thụ, người kế toán phải theo dõi hàng hóa xuất bán và thanh toán với người mua, tính chính xác các khoản giảm trừ. Các chứng từ cần thiết là: - Đơn đặt hàng và quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Chứng từ vận chuyển - Hoá đơn bán hàng 5. Yêu cầu quản lý về hàng tồn kho Tuỳ theo điều kiện quản lý và mức độ yêu cầu của những nhà quản lý ở từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp cần phải đạt những yêu cầu sau: - Theo dõi cả số lượng và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, hàng nhập xuất, hàng tồn cuối kỳ đối với từng mặt hàng hoặc từng lô hàng. - Hàng tồn kho cần phải theo dõi cho từng kho hàng, từng nơi bảo quản, từng người phụ vật chất (thủ kho, mậu dịch viên...). - Cần theo dõi những thông tin về giá cả, tiến độ cung cấp, tình hình tôn trọng định mức tồn kho, chất lượng hàng tồn kho... để cung cấp kịp thời cho người điều hành quản lý kinh doanh chỉ đạo kịp thời để tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm hàng tồn kho, ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo quan hệ đối chiếu phù hợp giữa hiện vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu tồn kho và sổ sách kế toán. - Ngoài ra doanh nghiệp có những biện pháp quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ, đặc biệt là có các hình thức báo động trường hợp thoát ly giới hạn trên và dưới của hàng tồn kho theo thứ tự vật tư, hàng hoá, thành phẩm, công cụ dụng cụ... để kịp thời điều chỉnh cho hợp lý. III. NỘI DUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Kế toán cung cấp thông tin cho công tác quản lý hàng tồn kho Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho Tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp để tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Nhưng trước hết là phải xác định đối tượng và tiêu thức cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho như từng đơn vị (bộ phận) phụ thuộc, từng kho hoặc từng quầy, từng mặt hàng, theo dõi cả số lượng và giá trị… Trên cơ sở đó, kế toán thiết kế tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản chi tiết, sổ chi tiết để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. - Tổ chức chứng từ: Vẫn dựa vào các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ của kế toán tài chính quy định để vận dụng. Tuy nhiên trên các chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý chi tiết như: mặt hàng, kho hàng, đơn vị nhập, xuất… những thông tin này là cơ sở để ghi sổ chi tiết chính xác và đầy đủ. - Tổ chức tài khoản chi tiết: các tài khoản hàng tồn kho cần được mở chi tiết theo các cấp như cấu trúc tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho ở doanh nghiệp. - Tổ chức sổ kế toán chi tiết: tùy theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn kho để thiết kế mẫu sổ chi tiết cho phù hợp. Thí dụ: chỉ có sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng thì mới thiết kế mẫu sổ theo dõi cả số lượng, đơn giá và số tiền, còn sổ chi tiết hàng tồn kho theo đơn vị, bộ phận hoặc kho thì chỉ thiết kế mẫu theo dõi số tiền. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho là phải theo dõi cả số lượng và giá trị, theo dõi chi tiết từng thứ, từng chủng loại, theo từng địa điểm quản lý và sử dụng. Luôn đảm bảo sự khớp đúng về giá trị và hiện vật giữa sổ sách và thực tế. Do đó tổ chức hạch toán hàng tồn kho phải đảm bảo những yêu cầu trên. Thông thường, việc hạch toán hàng tồn kho được tổ chức như sau: Tại kho Hạch toán nghiệp vụ ở kho đối với nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… do thủ kho thực hiện dưới sự hướng dẫn nghiệp vụ của bộ phận kế toán kho hàng. Việc hạch toán nghiệp vụ hàng tồn kho được tiến hành ghi chép trên các thẻ kho. Tùy theo từng điều kiện cụ thể và phương thức quản lý hàng tồn kho ở kho theo lô hàng hay theo mặt hàng, thẻ kho của thủ kho có thể mở theo lô hàng hay mặt hàng. Nếu hàng nhập xuất kho theo nguyên đai, nguyên kiện, số lần nhập xuất ít, khối lượng mỗi lần nhập xuất lớn thì có thể mở thẻ kho theo lô hàng để chi phí hạch toán được tiết kiệm, đơn giản. Ngược lại thì mở thẻ kho theo từng mặt hàng. Mỗi mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng đều được quy định mã số nhất định để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Thẻ kho ghi chép sự biến động, nhập, xuất, tồn thì dựa trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho). Thẻ kho có thể thiết kế theo mẫu sau: THẺ KHO Tên hàng:…………….Kho:…………..……. Mã số:…………………………………….….. Quy cách:………………………………….…. Đơn vị tính:……………………………….….. STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Säú hiãûu Ngaìy thaïng Nháûp Xuáút Täön ... ... ... ... ... ... .... ... Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn trong kho. Định kỳ (từ 3 đến 5 ngày) thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. 1.1.2. Tại phòng kế toán Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán kho kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển…, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào các thẻ kế toán chi tiết có liên quan như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU (HÀNG HÓA) Số thẻ:............................................................... Tên vật tư:........................................................ Số danh điểm:................................................... Đơn vị tính:......................... Kho:..................... Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày SL TT SL TT SL TT Cuối tháng, kế toán cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, tính ra tổng số nhập- xuất- tồn kho của từng mặt hàng. Số liệu này được đối chiếu với số liệu tồn kho trên thẻ kho do thủ kho giữ. Sau đó, kế toán căn cứ sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn. Số liệu trên bảng nhập- xuất- tồn được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO VẬT LIỆU (HÀNG HÓA) Quý…… Năm….... Số danh điểm vật tư Tên vật liệu Tồn đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý SL TT SL TT SL TT SL TT Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho Để hạch toán hàng tồn kho, kế toán có thể áp dụng hai phương pháp: phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào phải được nhất quán trong suốt kỳ kế toán. 1.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp theo dõi và phản ảnh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. Khi sử dụng phương pháp này thì tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hóa, sản phẩm dở dang, thành phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, giá trị vật tư (hàng hóa) tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu, hàng hóa tồn kho đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Phương pháp này thường được áp dụng ở các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. 1.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp này không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục trên sổ kế toán tính hình nhập- xuất- tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Khi áp dụng phương pháp này thì toàn bộ các khoản mua hàng hóa, vật liệu được phản ánh vào tài khoản mua hàng. Trong kỳ, các khoản xuất kho không được phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê thực tế số lượng tồn kho còn lại, xác định giá trị thực tế tồn kho cuối kỳ để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời xác định giá trị xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào tài khoản mua hàng. Như vậy: Trị giá hàng xuất trong kỳ = Trị giá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập - Trị giá tồn kho cuối kỳ Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế tồn kho cuối kỳ). Phương pháp này áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với mẫu mã rất khác nhau, có giá trị thấp. Để áp dụng phương pháp này đòi hỏi phải tăng cường quản lý vật tư, hàng hóa tại kho bãi. 1.3. Phương pháp tính giá hàng tồn kho Tính giá hàng tồn kho là dùng tiền để biểu thị giá trị của tồn kho theo những nguyên tắc nhất định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán tồn kho là phải ghi sổ vật liệu, hàng hóa theo giá gốc, bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Tính giá hàng nhập kho Giá gốc của vật tư, hàng hóa = Chi phí mua + Các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được vật tư, hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại * Trong đó: Chi phí mua bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các loại chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hàng mua. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được vật tư, hàng hóa ở địa điểm và trạng thái hiện tại bao gồm chi phí thu mua và các khoản thuế không được hoàn lại. 1.3.2. Tính giá hàng xuất kho Đối với giá của vật tư, hàng hóa xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: a. Phương pháp giá đơn vị bình quân: Có hai phương pháp giá đơn vị bình quân đó là: phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. - Nếu tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, ta dùng công thức sau: Giá thực tế bình quân đơn vị vật tư, hàng hóa trong kỳ = Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá ĐK + Trị giá thực tế vật tư hàng hoá nhập trong kỳ Số lượng vật tư, hàng hoá ĐK + Số lượng vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Do đó: Giá thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho = Giá thực tế bình quân vật tư, hàng hoá * Số lượng vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ Nếu tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: sau mỗi lần nhập phải tính lại đơn giá bình quân. Phương pháp này có độ chính xác cao, tuy nhiên nó khá tốn kém công sức tính toán. Công thức tính giá đơn vị bình quân như sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế hàng tồn trước lần nhập N và nhập lần N Số lượng hàng tồn trước lần nhập N và nhập lần N b. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này giả định vật tư, hàng hóa nhập trước sẽ được xuất dùng trước. Trên cơ sở đó phải tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào trước cho đến hết mới tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào sau. c. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định vật tư, hàng hóa nhập sau sẽ được xuất dùng trước. Trên cơ sở đó phải tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào sau cho đến hết mới tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào trước đó. d. Phương pháp thực tế đích danh Với phương pháp này đòi hỏi kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập, từng loại vật tư, hàng hóa thì mới có thể xác định được. Giá vật tư, hàng hóa sẽ được tính đúng với thực tế từng loại vật tư, hàng hóa khi nhập. Mỗi phương pháp tính giá xuất kho đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy thuộc vào điều kiện, đặc điểm hàng tồn kho của từng doanh nghiệp, mà doanh nghiệp đó lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho cho hợp lý. Việc sử dụng phương pháp nào cũng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ kế toán. Hàng tồn kho thường xuyên biến động do nhập vào xuất ra hằng ngày. Do đó để tính được giá thực tế của tồn kho hằng ngày là một vấn đề đôi khi khá phức tạp (có khi vật tư, hàng hóa về nhưng hóa đơn chưa về, chi phí thu mua chưa tập hợp được và chi phí này lại liên quan đến nhiều loại vật tư, hàng hóa…). Để đơn giản cho việc tính toán hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá có tính chất ổn định gọi là giá hạch toán. Nếu sử dụng giá hạch toán để hạch toán sự biến động hằng ngày của vật tư, hàng hóa thì trên các chứng từ nhập, xuất, tồn kho và các sổ kế toán chi tiết phải sử dụng giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán thành giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách: Giá thực tế của vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ = Giá hạch toán của vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ * Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư, hàng hoá * Trong đó: Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư, hàng hoá = Giá thực tế của vật tư, hàng hoá đầu kỳ + Giá thực tế của vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Giá hạch toán của vật tư, hàng hoá đầu kỳ + Giá hạch toán của vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch này có thể được tính cho từng thứ vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. 2. Dự toán hàng tồn kho Nếu kế toán tài chính phản ánh, ghi chép những nghiệp vụ, sự kiện kinh tế xảy ra trong quá khứ thì kế toán quản trị không chỉ vậy mà còn tiến đến việc thu thập, cung cấp những thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý và chủ yếu là định hướng cho tương lai. Điều này được thể hiện qua việc kế toán quản trị thiết lập các dự toán cũng như các báo cáo để nhà quản lý thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán sản xuất kinh doanh có một ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu tài chính và hoạt động của mình. Thông qua dự toán, các doanh nghiệp sẽ lượng hóa các mục tiêu đó nhằm đề ra những kế hoạch hoạt động cụ thể. Dự toán hàng tồn kho là một bộ phận của hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó hướng đến dự kiến mức tồn kho cuối kỳ và lập dự toán mua hàng. Dự toán tồn kho giúp doanh nghiệp dự kiến được trước nhu cầu về vốn, giá trị vốn nằm trong tồn kho để có phương án huy động, sử dụng vốn hiệu quả. Dự toán tồn kho bao gồm: dự toán hàng hóa và dự toán nguyên vật liệu. 2.1. Dự toán hàng hóa 2.1.1. Dự toán hàng hóa tồn kho cuối kỳ Dự toán hàng hóa tồn kho cuối kỳ được lập nhằm đảm bảo một lượng hàng hóa dự trữ cuối kỳ tối thiểu, vừa đủ cho nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau. Đồng thời việc xác định lượng hàng tồn kho hợp lý cũng có ý nghĩa đối với việc luân chuyển vốn, không gây tình trạng ứ đọng vốn. Lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ thường được xác định như sau: Lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ = Nhu cầu hàng hoá dự kiến tiêu thụ kỳ sau * Tỷ lệ % tồn kho ước tính. * Trong đó: - Nhu cầu hàng hóa dự kiến tiêu thụ kỳ sau được lấy từ dự toán tiêu thụ Dự toán tiêu thụ là dự toán được xây dựng đầu tiên trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh, nó là căn cứ để xác định các dự toán khác. Nó được lập dựa trên việc xem xét mức tiêu thụ thực tế đã thực hiện của kỳ qua và nghiên cứu, tìm hiểu về nhu cầu khả năng chiếm lĩnh thị trường trong kỳ kế hoạch. Biểu mẫu dự toán tiêu thụ như sau: DỰ TOÁN TIÊU THỤ NĂM… Chỉ tiêu Quý Cả năm I II III IV - Khối lượng tiêu thụ dự kiến - Đơn giá bán dự kiến - Doanh thu dự kiến - Tỷ lệ % tồn kho ước tính: Đây là điều mà các nhà quản lý quan tâm nhằm tính toán để đưa ra được một tỷ lệ tồn kho ước tính hợp lý. Việc đưa ra tỷ lệ này đòi hỏi phải có sự thống nhất giữa các bộ phận của doanh nghiệp bởi lẽ từng bộ phận có các mục tiêu khác nhau. Bộ phận tiêu thụ mong muốn có dự trữ hàng hóa nhiều nhằm luôn thỏa mãn yêu cầu của khách hàng trong mọi tình huống. Bộ phận tài chính muốn giảm thiểu dự trữ để giảm chi phí lưu kho, tránh tình trạnh ứ đọng vốn… Thông thường, các doanh nghiệp căn cứ vào những cơ sở sau để đưa ra một tỷ lệ tồn kho hợp lý: Mức tồn kho tối thiểu quy định trong kho (Itt) Thời gian đặt hàng Nhu cầu sản phẩm Năng lực kho tàng Khả năng tài chính… Khi đã xác định được lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, giá trị tồn kho cuối kỳ được tính bằng tích số giữa lượng hàng hóa tồn cuối kỳ và định mức đơn giá. Dự toán hàng hóa tồn kho cuối kỳ được thể hiện qua bảng sau: DỰ TOÁN HÀNG HÓA CUỐI KỲ Chỉ tiêu Quý I II III IV 1. Khối lượng tiêu thụ dự kiến 2. Dự kiến hàng hoá tồn kho cuối kỳ = (1) * X % (tỷ lệ tồn kho ước tính) 3. Định mức đơn giá mua 4. Dự kiến giá trị hàng hoá tồn cuối kỳ = (2)*(3) 2.1.2. Dự toán hàng hóa mua vào Sau khi xác định lượng tồn kho cuối kỳ, ta tiến hành lập dự toán hàng hóa mua vào. Dự toán hàng hóa mua vào là kế hoạch mua hàng trong kỳ. Nó dự tính số lượng và giá trị từng mặt hàng cần phải mua vào nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tiêu thụ dự kiến trong kỳ. Dự toán này được lập căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ, tồn kho cuối kỳ dự kiến, tồn kho đầu kỳ và định mức đơn giá. Lượng hàng hoá cần mua vào = Lượng hàng tiêu thụ dự kiến + Lượng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến - Lượng hàng tồn đầu kỳ Giá trị hàng hoá mua vào dự kiến = Lượng hàng hoá cần mua vào * Định mức đơn giá Khi đã lập dự toán này, bộ phận cung ứng của doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để tiến hành mua hàng theo kế hoạch, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc quá ít gây dư thừa hoặc thiếu hụt hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Biểu mẫu của dự toán này như sau: DỰ TOÁN HÀNG HOÁ MUA VÀO Hàng hóa A. Năm…… Chỉ tiêu Quý Cả năm I II III IV - Số lượng hàng hóa tiêu thụ dự kiến - Số lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ dự kiến - Tổng nhu cầu hàng hóa - Số lượng hàng hóa tồn kho đầu kỳ - Số lượng hàng hóa cần mua - Định mức đơn giá mua - Giá trị hàng hóa cần mua dự kiến 2.2. Dự toán nguyên vật liệu (NVL) Dự toán nguyên vật liệu là dự toán nhằm xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và cần mua vào để phục vụ cho kế hoạch sản xuất. Nếu thành phẩm, hàng hoá thuộc loại tồn kho độc lập- phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ bên ngoài thì nguyên vật liệu thuộc loại tồn kho phụ thuộc- dùng để đáp ứng nhu cầu sản xuất bên trong của doanh nghiệp. Do đó, một khi nhu cầu tiêu thụ, nhu cầu sản xuất đã được xác định thì nhu cầu nguyên vật liệu được dự đoán khá chính xác theo một định mức hoặc một tỷ lệ nhất định so với số sản phẩm cần sản xuất. 2.2.1. Dự toán nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Lượng vật liệu tồn cuối kỳ được xác định như sau: Lượng NVL tồn cuối kỳ dự kiến = Lượng NVL cần cho sản xuất kỳ sau * Tỷ lệ tồn kho ước tính Giá trị NVL tồn cuối kỳ dự kiến = Lượng NVL tồn cuối kỳ dự kiến * Đơn giá định mức * Trong đó: + Tỷ lệ tồn kho ước tính: tỷ lệ này được xác định tương tự như của tồn kho hàng hoá cuối kỳ. Nó cũng được các nhà quản trị tính toán để đưa ra tỷ lệ hợp lý trên cơ sở thống nhất các mục tiêu của bộ phận sản xuất, tiêu thụ và bộ phận tài chính. Lượng NVL cần cho sản xuất kỳ sau = Số lượng sản phẩm sản xuất dự kiến kỳ sau * Định mức nguyên vật liệu Dự toán nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được lập như sau: DỰ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO CUỐI KỲ Chỉ tiêu Quý I II III IV 1. Khối lượng sản phẩm sản xuất dự kiến 2. Lượng NVL cần cho sản xuất= (1)* định mức NVL 3. Lượng NVL tồn kho cuối kỳ dự kiến = Lượng NVL cần cho sản xuất quý sau * Tỷ lệ tồn kho ước tính 4. Định mức đơn giá 5. Dự kiến giá._. trị NVL tồn cuối kỳ = (3) * (4) 2.2.2. Dự toán nguyên vật liệu mua vào Trên cơ sở đã xác định tồn kho NVL cuối kỳ, nhu cầu NVL cần cho sản xuất và tồn kho đầu kỳ NVL, kế toán phải lập dự toán mua vào NVL nhằm đảm bảo đáp ứng đủ NVL phục vụ cho kế hoạch sản xuất. Lượng NVL cần mua vào = Lượng NVL cần cho sản xuất + Lượng NVL tồn kho cuối kỳ dự kiến - Lượng NVL tồn đầu kỳ Giá trị NVL mua vào = Lượng NVL cần mua vào * Đơn giá định mức Dự toán NVL mua vào có thể được lập như sau: DỰ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU MUA VÀO Chỉ tiêu Quý I II III IV 1. Khối lượng sản phẩm sản xuất dự kiến 2. Lượng NVL cần cho sản xuất= (1) * định mức NVL 3. Lượng NVL tồn kho cuối kỳ dự kiến 4. Lượng NVL tồn kho đầu kỳ 5. Lượng NVL cần mua vào 6. Đơn giá mua vào 7. Dự kiến giá trị NVL mua vào Có thể thấy khi lập dự toán nguyên vật liệu, hai vấn đề được quan tâm đó là xây dựng định mức vật liệu tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và định mức về giá. + Định mức vật liệu tiêu hao cho một sản phẩm là dự kiến số lượng vật liệu tiêu hao trực tiếp dùng để tạo ra một đơn vị sản phẩm, có tính đến định mức hao hụt, định mức sản phẩm hỏng theo tỷ lệ cho phép. Việc xây dựng định mức vật liệu nhằm quản lý chi phí sản xuất, khuyến khích tiết kiệm và cải tiến kỹ thuật ở các phân xưởng. + Định mức về giá là dự kiến đơn giá mua của vật liệu. Nó được xây dựng căn cứ vào việc khảo sát thị trường, nguồn hàng cung cấp, phương thức mua hàng... từ đó, dự tính đơn giá mua thực tế, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Nếu trong quá trình mua hàng dự tính có chiết khấu thì sẽ trừ khỏi giá mua. Định mức về giá áp dụng cho cả dự toán vật liệu và hàng hoá. Đặc điểm chung của các dự toán hàng tồn kho nói trên là dự đoán lượng thành phẩm, hàng hoá, nguyên vât liệu tồn kho cuối kỳ, cũng như xác định lượng thành phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào trong kỳ; để từ đó tính ra giá trị của chúng. Như vậy, bên cạnh việc tính toán về mặt lượng, kế toán quản trị hàng tồn kho còn phải dự kiến được đơn giá hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào cũng như đơn giá thành phẩm sản xuất. Việc dự kiến đơn giá chính xác góp phần dự kiến trước nhu cầu về vốn, giá trị vốn nằm trong tồn kho để có phương án huy động, sử dụng vốn hợp lý, tránh ứ đọng vốn trong tồn kho. Hơn nữa dự kiến đơn giá giúp cho việc quản lý giá trị hàng mua (sản xuất) hợp lý, tránh tình trạng lãng phí hoặc lợi dụng việc thu mua để kiếm lời của nhân viên mua hàng. Do đó, cũng có thể coi đơn giá dự kiến này là thước đo đánh giá công tác mua hàng thực hiện trong kỳ. 3. Báo cáo kế toán về hàng tồn kho Bên cạnh các dự toán thì các báo cáo về hàng tồn kho là một bộ phận không thể thiếu trong kế toán quản trị hàng tồn kho. Các báo cáo thường được lập theo yêu cầu của nhà quản lý với nhiều cấp độ khác nhau, do đó nó thường khá linh hoạt, đa dạng và không có những biểu mẫu nhất định. Nhưng nhìn chung, nội dung của các báo cáo này nhằm cung cấp các thông tin cho quá trình tổ chức điều hành hoạt động, quá trình kiểm soát cũng như ra các quyết định. 3.1. Các báo cáo phục vụ cho quá trình kiểm soát Tiêu biểu cho loại báo cáo này là báo cáo Nhập-xuất-tồn. Thông qua báo cáo Nhập-xuất-tồn các thông tin chi tiết về tình hình nhập kho, xuất kho và tồn cuối kỳ của vật tư, hàng hoá được cung cấp. Báo cáo này thường được lập cho từng đối tượng hàng tồn kho, từng đơn vị hoặc từng bộ phận... Cơ sở để lập báo cáo này là các sổ chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng hoặc có thể dựa vào thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã được kế toán kiểm tra và đối chiếu. Mẫu của báo cáo nhập- xuất- tồn thường được thiết kế như sau: BÁO CÁO NHẬP-XUẤT-TỒN Tài khoản: ............ Đơn vị: ................. Kho quản lý: ................ Quý .... Năm ..... STT Mặt hàng ĐVT Mã số Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn SL ĐG SL ĐG SL ĐG SL ĐG 1. Hàng A Dựa vào báo cáo nhập-xuất-tồn và dự toán mua hàng, dự toán tồn kho cuối kỳ cùng các tài liệu liên quan khác, kế toán quản trị có thể tiến hành phân tích tình hình hàng tồn kho của từng đối tượng (nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá...) theo các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn kho, về các thông tin khả năng đáp ứng nhu cầu, tiến độ nhập hàng, định mức tồn kho, giá cả... Bên cạnh báo cáo nhập-xuất-tồn, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, yêu cầu của nhà quản lý mà các báo cáo phục vụ cho quá trình kiểm soát có thể có các báo cáo như: báo cáo xuất nội bộ, báo cáo tổng hợp hàng hoá, báo cáo hàng xuất trả... 3.2. Các báo cáo phục vụ cho việc đánh giá Loại báo cáo này thường được trình bày dưới hình thức so sánh giữa số liệu cần đánh giá với số liệu gốc (kỳ trước, số kế hoạch... ). Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra kết luận đánh giá về tình hình thực hiện trong kỳ. Liên quan đến hàng tồn kho, thường có các báo cáo như: Tình hình dự trữ hàng hoá cuối kỳ, tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho, tính kịp thời của việc cung ứng hàng hoá, vật liệu... 3.3. Các báo cáo phục vụ cho việc ra các quyết định Quá trình ra quyết định của nhà quản trị là việc lựa chọn từ nhiều phương án kinh doanh khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế toán. Để có thông tin cho việc ra quyết định, kế toán quản trị sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu. Các thông tin này có thể diễn đạt dưới nhiều hình thức như: mô hình toán học, đồ thị, biểu đồ... để nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng. Liên quan đến hàng tồn kho, nhà quản trị thường phải quyết định những vấn đề sau: Lượng đặt hàng tối ưu là bao nhiêu? Thời điểm nào thì đặt hàng? Và mức dự trữ an toàn trong kho là bao nhiêu? Và Kế toán quản trị không chỉ là người giúp nhà quản trong việc cung cấp các thông tin về nhu cầu, chi phí tồn kho, chi phí đặt hàng, thời gian giao nhận hàng... mà còn phải biết vận dụng các kỹ thuật phân tích vào trong các tình huống khác nhau, để tạo cơ sở cho nhà quản trị ra quyết định chính xác, kịp thời. IV. CÁC CHI PHÍ LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng tính theo đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. - Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài thì chi phí đặt hàng bao gồm chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí lập một đơn hàng (gọi điện thoại xa, các thư giao dịch theo sau đó...), chi phí nhận và kiểm tra hàng hoá, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán. - Khi đơn đặt hàng được cung cấp từ trong nội bộ thì chi phí đặt hàng bao gồm cơ bản là chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng. 2. Chi phí tồn trữ + Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu giữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Chi phí tồn trữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ. + Chi phí tồn trữ bao gồm các chi phí: chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho. - Chi phí lưu trữ và chi phí bảo quản bao gồm trong đó có chi phí kho hàng. Nếu như một doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với chi phí tiền thuê kho phải trả, nếu nhà kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí này bằng với chi phí cơ hội sử dụng kho này. Chi phí tồn trữ còn bao gồm tiền lương trả cho nhân viên coi kho và nhân viên điều hành. - Hàng tồn kho có giá trị khi nó còn có thể bán được. Chi phí lỗi thời thể hiện sự giảm sút giá trị hàng tồn kho do tiến bộ khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng. - Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị của hàng tồn kho do tác nhân lý hoá như là chất lượng hàng hoá bị biến đổi hoặc bị gãy vỡ. - Chi phí bảo hiểm trước các hiểm hoạ như mất cắp, hoả hoạn và các hiểm hoạ tự nhiên khác. 3. Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết - Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết sẽ xảy ra khi doanh ngiệp không có khả năng giao hàng vì nhu cầu lớn hơn số lượng hàng sẵn có trong kho. Khi hàng tồn kho hết thì chi phí thiệt hại bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do không có hàng bán. - Khi hàng tồn kho hết thì sẽ dẫn đến hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn vì khách hàng quyết định mua sản phẩm của các doanh nghiệp khác đồng thời cũng gây nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tương lai vì doanh nghiệp không phục vụ khách hàng một cách liên tục. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP - CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP (XN KDTH)-CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG (CP VTB ĐN) I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP Khi nói về sự hình thành và phát triển của XN KDTH-Công ty CP Vận tải biển, sẽ đầy đủ hơn nếu chúng ta tìm hiểu sơ lược về công ty Cổ phần vận tải biển ĐN. Công ty CP VTB ĐN là một doanh nghiệp chuyển đổi từ một doanh nghiệp nhà nước hoạt động độc lập sang công ty cổ phần, được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp được Quốc Hội nước CHXHCNVN thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005. Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển các ngành nghề sản xuất kinh doanh đã đăng ký để thu lợi nhuận tối đa, phát triển lợi tức cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định cho người lao động đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển công ty. Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp là một trong những chi nhánh của công ty CP vận tải biển. Trụ sở chính của XN KDTH đóng tại 152 lô 17 đường 2/9, TP Đà Nẵng. Ngoài ra XN còn có 1 kho lớn là kho Bắc Mỹ An và 2 cửa hàng ngay tại trụ sở. XN cung cấp các dịch vụ vận tải đường thủy, bốc xếp hàng hóa, đóng gói, gia công cơ khí, buôn bán hàng tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng,sửa chữa máy móc thiết bị và kinh doanh mua bán tổng hợp thiết bị máy móc, phụ tùng và các loại hóa chất.Ngoài ra, XN còn có dịch vụ sữa chữa nhỏ tàu biển, phương tiện thủy và dịch vụ đưa đón thuyền viên tại vịnh Đà Nẵng. Khi mới được thành lập để thay đổi cho phù hợp với cơ chế quản lý cũng như hình thức kinh doanh mới, XN đã gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn trong quá trình tiêu thụ trên thị trường. Nhưng đến nay XN nhanh chóng tìm cho mình một chỗ đứng tương đối vững chắc trên thị trường và doanh thu đều tăng dần qua các năm . Ngoài ra, XN đã tạo được uy tín lớn đối với khách hàng, góp phần giải quyết việc làm cho lao động, và luôn tạo điều kiện khuyến khích cán bộ học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Chính sự lãnh đạo của Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên đoàn kết nhất trí trong tất cả các hoạt động, XN luôn hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh mà công ty giao phó. XN KDTH là đơn vị trực thuộc công ty Cổ phần Vận tải biển Đà Nẵng, kinh doanh độc lập và nộp phí quản lý cho công ty, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP 1. Tổ chức bộ máy quản lý tại XN Để điều hành công việc hoạt động sản xuất kinh doanh của XN một cách hiệu quả thì phải xây dựng bộ máy quản lý để điều hành đơn vị hoạt động, việc hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn đến khâu quản lý. Do đó các nhà quản lý phải nâng cao năng lực quản lý của mình. Cơ cấu tổ chức của đơn vị dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh hoạt động cũng như quy mô hoạt động sao cho đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành triển khai cũng như giám sát thực hiện các quyết định trong xí nghiệp. Bộ phận kế toán * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại XN KDTH: Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận bán hàng Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận - Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm chung, là người trực tiếp chỉ đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp. Ngoài ra giám đốc còn là người đề ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh và phát triển của Xí nghiệp. - Bộ phận kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và trực tiếp thực hiện kế hoạch Giám đốc Xí nghiệp giao trong việc thực hiện các hợp đồng mua bán, tổ chức điều hành các cửa hàng, kho hàng, đội vận tải. -Bộ phận kế toán: tổ chức công tác kế toán thống kê theo quy định của chế độ hiện hành, phản ánh tình hình tài chính và phân tích kết quả kinh doanh. Cuối kỳ lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc, cơ quan Nhà nước và đối tác bên ngoài. - Bộ phận bán hàng: là những đơn vị trực thuộc bộ phận kinh doanh, có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện các hợp đồng mua bán, thực hiện công tác lưu chuyển hàng hóa đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA XÍ NGHIỆP 1. Chức năng Xí nghiệp chủ yếu kinh doanh vận tải đường biển, kinh doanh vận tải hàng, vận tải khách theo hợp đồng, bốc xếp hàng hóa, dịch vụ đóng gói, gia công cơ khí, kinh doanh hóa chất, tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, sửa chữa máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác. 2. Nhiệm vụ - Đảm bảo việc cung ứng đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. - Thực hiện mua bán trực tiếp với các đơn vị - Kinh doanh và khai thác mảng đại lý bán hàng và mảng dịch vụ, sữa chữa, mảng cầu cảng. IV. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XN KDTH- CÔNG TY CP VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG Tổ chức bộ máy kế toán Bộ phận kế toán của Xí nghiệp có quan hệ rất chặt chẽ với các bộ phận khác. Bộ phận kế toán không chỉ làm nhiệm vụ hạch toán kế toán của mình mà còn tham mưu cùng Ban giám đốc về công việc kinh doanh, theo dõi kho hàng hóa cùng bộ phận thủ kho quản lý công việc mua và bán hàng trong Xí nghiệp. Tuy đảm nhận nhiều chức năng nhưng bộ máy kế toán lại được tổ chức rất gọn nhẹ, chỉ gồm 4 người: 01 kế toán tổng hợp, 01 kế toán công nợ, 01 kế toán tiền mặt và 01 thủ quỹ. * Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp: Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ * Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ 2. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên - Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động của bộ phận kế toán, tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Định kỳ kế toán tổng hợp phải lập các báo cáo tài chính, tổng hợp thông tin phục vụ Giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của Xí nghiệp. - Kế toán công nợ: tập hợp các hóa đơn, chứng từ ghi vào sổ sách, theo dõi các khoản công nợ của Xí nghiệp. Định kỳ cung cấp thông tin cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền mặt: theo dõi sự biến động về các luồng tiền trong Xí nghiệp, tập hợp chứng từ về việc tiêu thụ, ghi chép và báo cáo định kỳ. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của Xí nghiệp, thu ngân, kiểm tra lượng tiền vào ra của Xí nghiệp. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại Xí nghiệp - Niên độ kế toán: niên độ kế toán của xí nghiệp bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: Quý - Đơn vị tiền tệ: VNĐ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Để phù hợp với quy trình tổ chức của Xí nghiệp cũng như biên chế của phòng kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ”. Với hình thức kế toán này kế toán dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. *Säø quyî Chæïng tæì ghi säø Säø caïi Bảng cân đối tài khoản Baïo caïo kãú toaïn Säø theí kãú toaïn chi tiãút Baíng täøng håüp chi tiãút Bảng kê chi tiết TK Chæïng tæì gäúc Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Xí nghiệp : *Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu * Trình tự luân chuyển chứng từ: Tại XN không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Hằng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc sau khi được lập và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ thì kế toán các phần hành lập các bảng kê chi tiết theo tháng. Vì do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế trong tháng, do đó đa số các chứng từ gốc không được định khoản trực tiếp vào chứng từ ghi sổ mà phải qua tờ khai trung gian là bảng kê chi tiết tài khoản. Đối với những tài khoản cần phải theo dõi chi tiết để phục vụ nhu cầu quản lý thì các chứng từ gốc khi phát sinh sẽ được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết, còn đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền cũng sẽ được ghi vào sổ quỹ. Cuối kỳ, các phần hành kế toán chuyển lên kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ gốc, các bảng kê chi tiết tài khoản, các sổ thẻ kế toán chi tiết, căn cứ vào đó, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong sẽ kèm với chứng từ gốc ghi vào sổ cái. Kế toán tổng hợp sau đó sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái rồi lập bảng cân đối tài khoản, báo cáo kế toán. Tại thời điểm em bắt đầu thực tập thì Xí nghiệp vẫn chưa áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán của mình. Tuy nhiên, một tháng sau đó, dưới sự chỉ đạo của công ty mẹ, Xí nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán Fast vào công tác kế toán. Và bước đầu áp dụng phần mềm kế toán vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, tuy nhiên có thể khái quát quy trình thực hiện như sau: Sổ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc - Báo cáo tài chính - Báo cáo Kế toán quản trị Phần mềm kế toán FAST Chứng từ kế toán Hằng ngày, từ các chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn bán hàng…) đã được kiểm tra tính hợp lệ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Các chứng từ liên quan đến thu chi sẽ được nhập để theo dõi ở Sổ quỹ. Cuối tháng, quý (khi cần thiết) kế toán chỉ cần thực hiện thao tác khóa sổ, các Bảng tổng hợp, Sổ tổng hợp, Sổ cái, Bảng cân đối … đều được tính toán tự động, việc đối chiếu giữa các sổ cũng được tự động và đảm bảo chính xác. B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP- CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG. I. ĐẶC ĐIỂM VÀ YÊU CẦU QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP Xí nghiệp KDTH là một Xí nghiệp vừa hoạt động thương mại vừa sản xuất kinh doanh, nhưng trong đó hoạt động thương mại đóng vai trò chủ đạo. Mặt hàng mà Xí nghiệp kinh doanh là các loại hóa chất, sơn tàu biển, que hàn… Với đặc điểm kinh doanh như vậy, hàng tồn kho của Xí nghiệp có một số đặc điểm đặc trưng như sau: Đa dạng, nhiều chủng loại. Mặt hàng kinh doanh của công ty không chỉ là hóa chất các loại, đá mài, đá cắt, sơn,que hàn, dây hàn mà còn cung cấp các loại vật tư sửa chữa tàu biển. Trong hàng tồn kho có hóa chất, đây là mặt hàng cần đặt ra yêu cầu quản lý và bảo đảm an toàn khá cao. Quy mô hàng tồn kho lớn, được phân bố tại nhiều kho và cửa hàng. Từ những đặc điểm trên của hàng tồn kho, tại XN đã đặt ra những yêu cầu đối với kế toán trong công tác quản lý hàng tồn kho: - Theo dõi tình hình biến động hàng tồn kho về mặt giá trị, số lượng tại từng kho, theo từng mặt hàng. - Định kỳ phải luôn kiểm kê hàng tồn kho để xác định mức dự trữ trong kho về số lượng, giá trị để có những quyết định mua hàng, dự trữ hợp lý. - Phải lập kế hoạch về dự trữ hàng tồn kho trên cơ sở mức tồn kho bình quân cho phép để luôn có mức tồn kho hợp lý. - Cuối kỳ phải lập các báo cáo về tình hình biến động của hàng tồn kho. II. KẾ TOÁN CUNG CẤP THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP 1. Phân loại hàng tồn kho tại XN Tồn kho tại XN có thể chia làm các nhóm chính sau: Que hàn : có: + Que hàn Nam Triệu + Que hàn Hà Việt + Que hàn Kim Tín + Que hàn ngoài Dây hàn, có: + Dây hàn Nam Triệu + Dây hàn ngoài Thuốc hàn, có: + Thuốc hàn Nam Triệu + Thuốc hàn ngoài + Thuốc hàn Công ty Cổ phần Công nghiệp Bạch Đằng Đá mài, có: + Đá mài Công ty Cổ phần Công nghiệp Bạch Đằng + Đá mài Tân Liên Minh Đá cắt, có: + Đá cắt Công ty Cổ phần Công nghiệp Bạch Đằng + Đá cắt Tân Liên Minh Hóa chất công ty INCHEMCO Sơn Cửa hàng KDTH số 1 Vật tư làm tàu Chu Lai … Xí nghiệp sử dụng định mức để quản lý tồn kho tối thiểu. Vì tất cả hàng tồn kho đều mua trong nước nên vận chuyển, thủ tục tương đối dễ dàng nên thời gian đặt hàng ngắn, Xí nghiệp quy định khi lượng tồn kho còn khoảng 20-25% nhu cầu thì sẽ tiến hành đặt hàng. Đối với mức tồn kho tối đa thì Xí nghiệp không áp dụng, chỉ khi có đơn đặt hàng của khách hàng thì Xí nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng tại các nhà cung cấp và sẽ chuyển thẳng đến nơi yêu cầu của khách hàng.Việc này nhằm đảm bảo việc kinh doanh không bị ứ đọng vốn. 2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá hàng tồn kho 2.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Tại Xí nghiệp kinh doanh mặt hàng với nhiều chủng loại, giá trị vừa. Hằng ngày, các nghiệp vụ xuất bán xảy ra thường xuyên, lúc này khó có thể xác định được giá trị của từng loại hàng để ghi sổ kế toán tại đúng thời điểm bán. Chính vì vậy mà XN đã áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. 2.2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho Đối với hàng nhập kho: Gí trị hàng hoá, NVL nhập kho = Giá mua + Chi phí mua (chi phí vận chuyển bốc dỡ) Đối với hàng xuất kho: Tại Xí nghiệp giá trị hàng tồn kho được tính theo giá trung bình tháng (bình quân gia quyền). Tại XN áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, do vậy cuối kỳ bộ phận kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho và tính ra tổng số lượng hàng xuất bán trong kỳ: Số lượng xuất trong kỳ = Số lượng tồn ĐK + SL nhập trong kỳ - SL tồn CK Căn cứ vào các Phiếu nhập kho trong kỳ, kế toán tính tổng số lượng hàng nhập trong kỳ, đơn giá nhập trong kỳ được tính dựa trên các Hóa đơn bán hàng hoặc các Hợp đồng báo giá của các nhà cung cấp. Từ đó tính được đơn giá bình quân cho cả kỳ để làm cơ sở tính giá hàng xuất kho. Đơn giá thực tế bình quân vật tư, hàng hoá cả kỳ = Số lượng vật tư * Đơn giá hàng hóa tồn tồn ĐK đầu kỳ + Số lượng vật tư * Đơn giá hàng hóa nhập nhập trong kỳ trong kỳ Số lượng thực tế vật tư, hàng hoá tồn ĐK + Số lượng thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ = Đơn giá thực tế bình quân vật tư, hàng hoá cả kỳ * Số lượng vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ Tiếp theo, căn cứ vào các Hóa đơn bán hàng, kế toán tính ra được tổng số lượng và giá trị hàng xuất bán thực tế trong kỳ, so sánh số liệu này với số liệu kiểm kê thực tế cuối kỳ tại kho.Nếu phát hiện chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh. Tất cả hàng hoá mua về đều được xây dựng thành một danh mục hàng hoá. Mỗi loại hàng hóa đều được kí hiệu một mã hàng theo từng loại hàng và từng đợt nhập về. Trong bảng danh mục kèm theo đơn giá thực tế của từng mặt hàng lúc mua về. Bảng danh mục hàng hoá tại XN như sau: BẢNG DANH MỤC HÀNG HÓA STT MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐƠN GIÁ MUA(đồng) Que hàn Nam Triệu 1 NT 5.0 Que hàn NT 6013 loại 5.0 11,689 2 NT 4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 10,794 3 NA 70S 1.6 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.6 16,000 4 NA 70S 1.2 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.2 16,650 5 NA 70S 0.9 Dây hàn CO2 NA 70S loại 0.9 16,500 6 EH14 4.0 Dây hàn NA EH14 loại 4.0 18,700 7 EH14 3.2 Dây hàn NA EH14 loại 3.2 18,000 8 EH14 2.4 Dây hàn NA EH14 loại 2.4 18,300 9 H 400 Thuốc hàn H400 19,000 10 CA 502 Thuốc hàn CA 502 21,000 … … Que hàn Hà Việt 1 HV 421 3.2 Que hàn HV J421 loại 3.2 9,045.5 2 HV 421 4.0 Que hàn HV J421 loại 4.0 11,455 3 CR13-3.2 Que hàn CR 13 loại 3.2 16,864 4 C35 Cáp hàn loại 3.5 62,273 … … Công ty Tân Liên Minh 1 M1006 Đá mài 1006 HYLOY H/Quốc 4,000 2 C100 Đá cắt 100 HYLOY H/Quốc 3,636 … … CP CN Bạch Đằng 1 MA100 Đá mài A 100*6*16 3,500 2 CA100 Đá cắt A 100*2*16 4,400 3 MHD100 Đá mài HD 100*6*16 3,619 4 MHD180 Đá mài HD 180*6*22 10,285 5 SJ 301 Thuốc hàn SJ 301 8,637 6 F7-VA Thuốc hàn F7-VA 8,182 … … Cửa hàng KDTH số 1 1 T M100 Sơn trắng M 100 41,364 2 G M236 Sơn ghi M 236 36,637 3 DM Dung môi 23,364 … … Công ty hóa chất INCHEMCO 1 IC 01 ACC Chất tẩy sinh hàn gió AT 5400 SH 16,000 2 IC 03 DOL Chất tẩy dầu mỡ dạng lỏng AT 2000DL 16,000 3 IC 12 EMC Chất tẩy rửa động cơ AT 32000 CD 55,000 4 IC 13 RSR Hợp chất tẩy rỉ kim loại AT 607 RL 33,000 5 IC 35 ECL Chất tươi mát bôi trơn cắt gọn kim loại AT009 28,000 … … Vật tư làm tàu Chu Lai 1 ML Mỏ lết 40,000 2 T42 Ống thép loại 42 50,000 3 S20 Sắt loại 20 45,000 4 BI16 Bulon Inox 16x16 28,000 … … Hàng ngoài … … Đến cuối kỳ, tại từng kho, từng cửa hàng, cửa hàng trưởng cùng với thủ kho và một đại diện của bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm kê hàng hoá tồn cuối kỳ. Kết quả kiểm kê được lập thông qua “Biên bản kiểm kê hàng hóa”. Trong Biên bản kiểm kê hàng hóa thì : Số lượng sổ sách = Số lượng thực tế + Hàng gửi bán + Hàng chưa hóa đơn Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế sẽ được đối chiếu và giải thích ở cột ghi chú. CTY CP VẬN TẢI BIỂN ĐN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÍ NGHIỆP KDTH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----o0o---- BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA “V/v kiểm kê hàng tồn kho tháng 02/2008” Hôm nay, ngày 01/03 năm 2008 tại Cửa hàng Que hàn thuộc Xí nghiệp KDTH-Cty CP Vận tải biển Đà Nẵng, chúng tôi gồm có: Bà : Trần Thị Tú Vinh Chức vụ : Thủ kho Bà : Lê Thị Trà My Chức vụ: Kế toán Sau khi kiểm tra, chúng tôi là biên bản thống nhất về hàng tồn kho tại cửa hàng thuộc Xí nghiệp KDTH như sau: S TT CHỦNG LOẠI Đ V T SỐ LƯỢNG Ghi chú Sổ sách Thực tế Hàng gửi bán Hàng chưa hóa đơn CTY NAM TRIỆU 32,838 30,190 2,420 48 180 1 Que hàn NT 6013 loại 5.0 Kg 48 48 2 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg 12,630 12,342 240 48 3 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.6 Kg 2,790 1,785 1,005 4 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.2 Kg 3,990 3,990 5 Dây hàn CO2 NA 70S loại 0.9 Kg 870 540 150 180đổi hàng 6 Dây hàn NA EH14 loại 4.0 Kg 1,100 1,100 7 Dây hàn NA EH14 loại 3.2 Kg 1,300 1,300 8 Dây hàn NA EH14 loại 2.4 Kg 375 375 9 Thuốc hàn H400 Kg 8,150 7,325 825 10 Thuốc hàn CA 502 Kg 20 20 CTY HÀ VIỆT 500 500 1 Que hàn HV J421 loại 4.0 Kg 500 500 CTY TÂN LIÊN MINH 146 146 1 Đá mài 125 HYLOY H/Quốc viên 15 15 2 Đá cắt 125 HYLOY H/Quốc viên 45 45 … … CP CN BẠC ĐẰNG 9,330 8,875 155 300 1 Đá mài A 100*6*16 viên 1,026 1,026 2 Đá cắt A 100*2*16 viên 30 19 11 3 Đá mài HD 100*6*16 viên 1,696 1,596 100 4 Đá mài HD 180*6*22 viên 200 100 100 5 Thuốc hàn SJ 301 kg - - 6 Thuốc hàn F7-VA kg 900 900 … … CỬA HÀNG KDTH SỐ 1 700 700 1 Sơn trắng M 100 Lít 80 80 2 Sơn ghi M 236 Lít 115 115 3 Dung môi Lít 10 10 … … CÔNG TY HÓA CHẤT INCHEMCO 936 936 1 Chất tẩy sinh hàn gió AT 5400 SH Lít 140 140 2 Chất tẩy dầu mỡ dạng lỏng AT2000DL Lít 200 200 3 Chất tẩy rửa động cơ AT 32000 CD Lít 100 100 4 Hợp chất tẩy rỉ kim loại AT607RL Lít 40 40 5 Chất tươi mát bôi trơn cắt gọn kim loại AT009 Lít 40 40 … … CÔNG TY KIM TÍN 124 124.46 1 Kẽm thỏi Kg 124.46 124.46 HÀNG NGOÀI 560 524 1 Que hàn NT 6013 loại 3.2 500 500 2 Búa gò rỉ 60 24 36 làm tàu … Biên bản này được làm 02 bản, lưu mỗi bộ phận một bản. Kế toán Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) Lê Thị Trà My Trần Thị Tú Vinh 3. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho 3.1. Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết Tuỳ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của Xí nghiệp để tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Đối tượng cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho tại Xí nghiệp đó là theo dõi tồn kho tại từng kho hàng, từng mặt hàng, theo dõi cả số lượng , số tiền; trên cơ sở đó, Xí nghiệp thực hiện tổ chức chứng từ kế toán, sổ chi tiết để hạch toán chi tiết hàng tồn kho như sau: - Tổ chức chứng từ: Hệ thống các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho mà Xí nghiệp hiện sử dụng phần lớn là bộ chứng từ của kế toán tài chính, bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, hóa đơn GTGT... bên cạnh đó, còn có các chứng từ do Xí nghiệp tự thiết kế để phục vụ cho việc cung cấp thông tin như: Bảng kê hoá đơn, chứng ._.