Công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Xây lắp điện

m đến việc chi phí tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất trên cơ sở đảm bảo chất lượng sản phẩm. Vì vậy kế toán nói chung và phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công cụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu dựa vào sản xuất là yếu tố quan trọng giúp cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành được chính xác. Đồng thời là căn cứ để đề ra các biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp xí nghiệp Xây Lắp Điện với đặc thù là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nên nguyên vật liệu mua về không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm. Nhưng các chi phí về nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản xuất. Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp cũng được cải tiến và hoàn thiện. Sau một thời gian đi thực tập tại xí nghiệp Xây Lắp Điện, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán. Với sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản cùng các bác, các cô, các chú ở xí nghiệp với những lý luận trong thực tế và bẵng những kiến thức của mình trong quá trình học tập rèn luyện. Em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: "Công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện". Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài viết này được chia thành ba phần như sau: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện. Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện . Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất I. Vai trò, đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niêm, vai trò của nguyên vật liệu. Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2. Đặc điểm của vật liệu. – Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. – Việc tổ chức bến bãi, kho tàng phải được thực hiện tốt để độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát hao hụt. Đảm bảo là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu. – Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí. – Trong khâu dự trữ, đòi hỏi phải xác định được mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu sử dụng ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một số điểm sau: – Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ những thông tin tổng hợp vật liệu cũng như từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị về tình hình nhập, xuất, tồn kho. – Từng kho, từng người bảo quản đảm bảo an toàn cho vật tư. Phát hiện ngăn ngừa những vi phạm làm thất thoát vật tư, tài sản. – Cần phải quản lý vật liệu cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. – Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư, ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh. II. Nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu. – Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và của doanh nghiệp. – Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. – Tiến hành việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. 2. Phân loại vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vật liệu được chia thành các loại sau: – Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu khi sử dụng vào quá trình sản xuất thì nó tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. – Nguyên vật liệu phụ: là khi tham vào quá trình sản xuất thì nó kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng để góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã phong phú... – Nhiên liệu: là những thứ tạo ra nhiệt năng như: than đá, củi, xăng, dầu... Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. – Bao bì đóng gói: là những thứ vật liệu dùng để đóng gói những sản phẩm đã làm ra. – Phụ tùng thay thế: là phụ tùng thay thế một số bộ phận của dụng cụ, máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải và tài sản cố định như: săm lốp... – Thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị dùng để đầu tư cho xây dựng cơ bản, bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ... – Phế liệu: là những thứ loại ra trong quá trình sản xuất, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Phế liệu còn có thể thu hồi được khi thanh lý tài sản cố định hay công cụ dụng cụ khi có sản phẩm hỏng không thể thay thế được. 3. Nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu. 3.1. Cách tính giá thành thực tế vật liệu. a) Giá thành thực tế nhập kho. – Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thành thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu( Nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc rỡ, bảo quản, phân loại...) từ khi mua về đến kho của doanh nghiệp. – Đối với nguyên vật liệu, công cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí vận chuyển và số tiền phải trả cho bên nhận gia công chế biến. – Đối với nguyên vật liệu tự chế thì giá thực tế là giá xuất kho cộng với các chi phí về chế biến. – Đối với nguyên vật liệu đơn vị khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu là giá do hội đồng liên doanh quyết định. b) Giá thực tế xuất kho Để tính giá thực tế xuất kho kế toán áp dụng các phương pháp sau: Rhướng pháp Giá thực tế bình quân gia quyền: = Rhương pháp Giá thực tế nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó, căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước xuất trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu thuộc lần mua sau cùng. Rhương pháp Giá thực tế nhập sau xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập. Nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. Rhương pháp Giá thực tế bình quân kỳ trước: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất H Đơn giá đầu kỳ. Đơn giá đầu kỳ = Rhướng pháp Giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức: = x =  3.2. Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu. Kế toán sử dụng TK 152: hạch toán nguyên vật liệu. Bên Nợ TK 152: – Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, gia công, nhận góp hoặc được cấp. – Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. – Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có TK 152: – Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn. – Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc giảm giá. – Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê. – Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ TK 152: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. 3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. a) Chứng từ sử dụng. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐTC/ QĐ ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ bao gồm: – Phiếu nhập kho: Mẫu 01- VT. – Phiếu xuất kho: Mẫu 02- VT. – Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm- hàng hoá: Mẫu 08- VT. – Hoá đơn kiểm kê phiếu xuất kho: Mẫu 02- BH. – Hoá đơn cước vận chuyển: Mẫu 03- BH. – Hoá đơn giá trị gia tăng. Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: – Phiếu xuất vật tư hạn mức: Mẫu 04- VT. – Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Mẫu 05- VT. – Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu 07- VT. b) Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay trong các doanh nghiệp, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo ba phương pháp: – Phương pháp ghi thẻ song song. – Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. – Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp hạch toán đều có ưu, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán trong việc phát huy vai trò trong công tác quản lý vật liệu. Phương pháp ghi thẻ song song: – ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, tiến hành nhập xuất kho vật liệu, ghi số lượng thực tế vật liệu nhập xuất kho vào chứng từ. Phân loại chứng từ: cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ nhập xuất vật liệu ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. – ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ kho hay ghi sổ chi tiết vật liệu ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Khi nhận được chứng từ nhập xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán thực hiện kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Sau đó tiến hành ghi thẻ hoặc ghi sổ chi tiết vật liệu, tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu. + Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho nhằm quản lý vật liệu chặt chẽ hơn. Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để lập bảng kê nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại để có số liệu đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra đối chiếu. – Ưu điểm: Ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ sự biến động về số liệu hiện có của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị. – Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế về chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp ghi thẻ song song thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các chủng loại nhập xuất ít, không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: – ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song. – ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng, tổng hợp số nhập, tổng hợp số xuất trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. + Sổ đối chiếu luân chuyển được mở dùng cho cả năm theo từng thứ vật liệu, từng người chịu trách nhiệm, vật chất được ghi vào một dòng trong sổ. + Số liệu để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển là các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên. + Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ, thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra đối chiếu. – Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. – Nhược điểm: Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra số liệu giữa kho và phòng kế toán không tiến hành được do trong tháng kế toán không tiến hành ghi sổ, việc ghi sổ của kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất trong ngày. Phương pháp sổ số dư: – ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã được tính trên thẻ kho (số lượng) vào sổ số dư trên cột số lượng. – ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho và dùng cho cả năm để ghi chép số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Trước hết căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, kế toán lập bảng kê nhập xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. + Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm từng loại và theo chỉ tiêu giá trị. + Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số dư tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.Nội dung, trình tự hạch toán của phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Kiểm tra đối chiếu. – Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. – Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị, nên qua số liệu kế toán không thể biết được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ gặp khó khăn. Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, yêu cầu về trình độ của cán bộ kế toán cao. c. Sổ sách kế toán: Để kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( thẻ) kế toán chi tiết sau: – Sổ(Thẻ) kho. – Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. – Sổ đối chiếu luân chuyển. – Sổ số dư. 4. Kế toán tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. 4.1. Sơ đồ kế toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 311,111,112 TK 152 TK 621 Mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm TK 151 TK 641, 642, 627 Hàng mua đang đi Xuất vào sản xuất trên đường kỳ trước TK 338, 621,627 TK 128, 222 Thừa phát hiện Góp vốn liên doanh khi kiểm kê TK 228,128 TK 154 Nhận lại vốn góp Xuất thuê gia công TK 154 TK 1381, 621,627 Gia công chế biến Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 621 TK 632 Dùng không hết Xuất bán nhập lại kho TK 411 TK 412 Cấp phát, tặng thưởng Đánh giá giảm góp vốn liên doanh TK 412 Đánh giá tăng 4.2. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ. tồn kho cuối kỳ. TK 111, 112, 311 TK 111, 112 Giá trị vật liệu Chiết khấu giảm giá nhập kho trong kỳ. được hưởng và giá trị hàng hoá trả lại. TK 411 TK 138, 334, 821 Nhận góp vốn Giá trị thiếu hụt, liên doanh. mất mát. TK 331, 341, 336, 338 TK 621, 627, 642 Vay cá nhân, đơn vị Giá trị vật liệu xuất dùng và các đối tượng khác. TK 412 TK 412 Đánh giá tăng vật liệu. Đánh giá giảm vật liệu. 5. Vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện và yêu cầu quản lý. – Xí nghiệp Xây Lắp Điện là một trong những xí nghiệp thành viên thuộc Tổng Công Ty Điện Lực Việt Nam., với những sản phẩm dịch vụ mang tính chất cung cấp, phục vụ nhu cầu của xã hội như: cung cấp điện năng, truyền tải... – Nó có đặc điểm cơ bản giống như các doanh nghiệp quốc doanh khác, là đơn vị sản xuất kinh doanh có kế hoạch phục vụ có kế hoạch phục vụ cho công tác quản lý và vận hành lưới điện cho các đơn vị trong công ty Điện Lực . – Có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh tế nội bộ trong sự phân cấp của công ty Điện Lực . – Xí nghiệp Xây Lắp Điện là nơi tập thể lao động thực hiện quyền làm chủ của mình trong quản lý xí nghiệp. Thực hiện và kiểm tra thực hiện các chủ trương chính sách kinh tế của Đảng và Nhà Nước. Đây là một trong những ngành trọng điểm của Đất Nước, vì vậy chúng ta cần quản lý chặt chẽ, hợp lý tránh gây ra tình trạng cung cấp chỗ thừa, chỗ thiếu. Từ những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán kế toán về vật liệu trong doanh nghiệp công nghiệp. Từ sự khác biệt trong cách hạch toán ở mỗi doanh nghiệp, do đặc thù riêng của từng ngành. Nên em đã chọn đề tài: "Hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện ", và đây là nội dung của phần II. Phần II Tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Xây Lắp Điện I. Đặc điểm tình hình chung của doanh nghiệp. 1. Quá trình hình thành và phát triển. Xí nghiệp Xây Lắp Điện là một xí nghiệp trực thuộc Công Ty Điện Lực . Căn cứ vào nghị định 47 - HĐBT ngày 5/ 3/ 1987 của Hội Đồng Bộ Trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy năng lượng. Thực hiện QĐ - 315/ HĐBT ngày 1/ 9/ 1990 của Hội Đồng Bộ Trưởng về chấn chỉnh tổ chức lại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh. Xét đề nghị của giám đốc công ty Điện Lực trong văn bản 1989 - HL/ ĐL 1 -3 ngày 10/ 7/ 1992 và Vụ Trưởng Vụ Tổ Chức Cán Bộ Lao Động, nên đã có quyết định sát nhập hai xí nghiệp Xây Lắp Điện và xí nghiệp Lắp Đặt Điện Hạ Thế trực thuộc Sở Điện Lực Hà Nội(Công ty Điện Lực ) để thành lập xí nghiệp Xây Lắp Điện trực thuộc Công Ty Điện Lực . Để phục vụ cho công cuộc Công Nghiệp Hoá - Hiện Đaị Hoá Đất Nước, xí nghiệp Xây Lắp Điện ra đời, góp một phần không nhỏ nhằm phục vụ cho ngành điện cũng như cho quốc gia: – Xây lắp đường dây, trạm điện 35KW trở xuống. – Đại tu, sửa chữa lưới điện theo kế hoạch của Công Ty Điện Lực giao. – Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng trong phạm vi công ty. Thực hiện luật doanh nghiệp nhà nước, xí nghiệp Xây Lắp Điện tiến hành đăng ký nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo luật định, xí nghiệp có các nhiệm vụ sau: – Xây dựng và thực hiện kế hoạch, pháp lệnh công ty giao. Không ngừng phát triển sản xuất kinh doanh ngày càng tăng và có hiệu quả. Làm tròn nghĩa vụ với công ty và với nhà nước. – Thực hiện tốt kế hoạch xây dựng lưới điện cao, trung và hạ áp. – Thực hiện tốt kế hoạch cải tạo và hoàn thiện lưới điện theo kế hoạch của công ty và các yêu cầu của sở điện. – Phân phối theo lao động, tổ chức tốt đời sống, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá, trình độ nghề nghiệp, nghiệp vụ cho công nhân viên chức. Bảo vệ an toàn sản xuất, giữ gìn an ninh trật tự xã hội, làm nghĩa vụ quốc phòng, tuân thủ pháp luật và các quy định của Thành Phố Hà Nội. 2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp. 2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh. Tổ chức sản xuất của doanh nghiệp được chuyên hoá theo từng mặt hàng, từng khu vực nhằm khai thác triệt để và phát huy tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. Tổ chức theo khu vực của xí nghiệp gồm hai khu vực chính, đó là: tại số 1 An Dương Tây Hồ Hà Nội và khu vực phụ tại các tỉnh khác. Nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính, các đơn vị phải tiến hành thực hiện nhiệm vụ cho sản xuất chính bao gồm các đơn vị sửa chữa cơ khí, sửa chữa các hạng mục công trình. Tình hình sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các đơn vị sau: – Đội xây lắp điện I. – Đội xây lắp điện II. – Đội xây lắp điện III. – Đội xây lắp điện IV. – Đội xây lắp điện V. – Đội xây lắp điện VI. – Đội xây lắp điện VII. – Đội xây lắp điện VIII. – Đội xây lắp điện IX. – Đội xây lắp điện X. – Đội xây lắp điện XI. – Đội xây lắp điện XII. – Đội xây dựng. – Xưởng cơ khí. 2.2. Tổ chức bộ máy quản lý. Tổ chức sản xuất của xí nghiệp mang đặc điểm đa dạng hoá đa phương thức sản xuất, đa dạng hoá khu vực làm việc. Đặc điểm này làm cho doanh nghiệp xí nghiệp Xây Lắp Điện phải tiến hành công tác theo từng khu vực, tiến hành công tác kiểm tra theo từng nghiệp vụ kinh tế rồi mới tập hợp trên báo biểu kế toán chung của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý quản lý hiện nay của xí nghiệp Xây Lắp Điện bao gồm giám đốc, các phó giám đốc theo chức danh, 6 phòng ban và 14 đơn vị sản xuất thể hiện ở sơ đồ sau: ( Sơ đồ 4) Nhiệm vụ chức năng cơ bản của bộ máy quản lý như sau: Phòng tài chính- kế toán: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về quản lý kinh tế tài chính và tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán của xí nghiệp và có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính kế toán trong xí nghiệp. – Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của xí nghiệp, thực hiện các biện pháp đảm bảo yêu cầu cân bằng thu chi, ổn định nguồn tài chính cho hoạt động của xí nghiệp. – Tham mưu giúp giám đốc giải quyết việc cấp kinh phí cho các đơn vị theo quy chế của xí nghiệp, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện sử dụng kinh phí đó theo nguyên tắc tài chính hiện hành. – Phân phối các loại quỹ từ lợi nhuận, lập kế hoạch sử dụng các loại quỹ đó một cách hợp lý. Riêng quỹ khen thưởng, phúc lợi và các khuyến khích vật chất phối hợp với phòng tổ chức lao động và có sự tham gia của công đoàn để thực hiện. – Kiểm tra trình giám đốc duyệt và chi trả các chế độ lương thưởng cho người lao động. – Có kế hoạch kiểm tra tài chính định kỳ và đột xuất ở các đơn vị theo đúng chức năng phân phối và giám đốc đông thời tiến hành. – Hướng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp thực hiện các yêu cầu, nguyên tắc tài chính, kiểm tra các chứng từ, tham mưu giúp giám đốc giải quyết các thanh quyết toán với khách hàng và cho các đơn vị trong xí nghiệp đảm bảo nhanh chóng kịp thời. – Thực hiện chế độ quản lý tài sản, tập hợp chi phí sản xuất để hạch toán đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính hiện hành. – Nghiên cứu áp dụng các phương pháp hạch toán tiên tiến, áp dụng công nghệ tin học nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hạch toán ở xí nghiệp. Phòng hành chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác tổng hợp hành chính, quản trị, văn thư bảo mật, tuyên truyền, lưu trữ trong xí nghiệp. Phòng hành chính có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc trong xí nghiệp theo pháp chế hành chính và quy định của xí nghiệp. – Phục vụ lễ tân, tiếp khách, giao dịch đối nội , đối ngoại của xí nghiệp. – Tổ chức trang trí các hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, tuyên truyền... – Xem xét tham gia ý kiến các văn bản liên quan trước khi gửi ra ngoài xí nghiệp cho đúng pháp chế hành chính, luật pháp hiện hành. – Tổ chức, quản lý bảo dưỡng sửa chữa và điều động xe con phục vụ công tác chung trong xí nghiệp. – Quản lý toàn bộ tài sản công cộng của xí nghiệp: đất đai, nhà xưởng, các văn phòng và thiết bị văn phòng trong xí nghiệp. – Quản lý công tác trật tự trị an, thường trực bảo vệ trong xí nghiệp 24/ 24 giờ. Lập và thực hiện phương án bảo vệ, phương án phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương bảo vệ xí nghiệp trong những ngày lễ tết. – Xây dựng kế hoạch mua sắm, sử dụng, bảo quản, xây dựng kiến trúc đáp ứng nhu cầu làm việc của xí nghiệp. – Quản lý, huấn luyện lực lượng quân nhân dự bị, lực lượng dân quân tự vệ, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quan tâm các gia đình chính sách thương binh liệt sỹ, tai nạn lao động. Phòng kế hoạch: có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: kế hoach sản xuất kinh doanh, công tác chuẩn bị đầu tư, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và thực hiện thanh quyết toán các công trình. Phòng có các nhiệm vụ cơ bản sau: – Là đầu mối giải quyết công tác kế hoạch của xí nghiệp. – Lập kế hoạch sản xuất, tài chính, tiền lương ngắn hạn trung hạn và dài hạn của xí nghiệp. – Triển khai kế hoạch sản xuất của Công Ty Điện giao. – Chủ trì việc ký các hợp đồng kinh tế giữa xí nghiệp với khách hàng và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết. – Là đầu mối tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác đấu thầu trong xây dựng của xí nghiệp. – Tổ chức thanh quyết toán công trình với khách hàng. Phòng tổ chức lao động tiền lương: có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý công tác tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương. Phòng có các nhiệm vụ sau: ã Công tác tổ chức bộ máy: – Nghiên cứu xây dựng công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp phù hợp với trình độ phát triển của xí nghiệp và yêu cầu của công ty. – Theo dõi, nghiên cứu, phân tích các hoạt động quản lý của các đơn vị nhằm phát hiện những ưu khuyết điểm và đề xuất phương án trình giám đốc điều chỉnh, sửa đổi kịp thời. – Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp. ã Về công tác cán bộ: – Xây dựng quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ đủ về số lượng, phù hợp với cơ cấu có đủ phẩm chất chính trị và năng lực công tác. – Xây dựng, quản lý quy hoạch cán bộ của xí nghiệp và cán bộ thuộc công ty quản lý theo tiêu chuẩn của đảng. – Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật hồ sơ cán bộ. ã Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật: – Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen thưởng ở xí nghiệp. – Phát hiện bồi dưỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thưởng vật chất và tinh thần kịp thời. – Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật. ã Công tác lao động tiền lương: – Xây dựng các hình thức, phương pháp quản lý lao động khoa học, xây dựng các hình thức phương pháp trả lương, thưởng theo đúng nguyên tắc. – Là đầu mối giải quyết công tác cấp và thực hiện đơn giá tiền lương, thực hiện chính sách của người lao động. – Lập kế hoạch hàng năm và dài hạn nhu cầu lao động và chất lượng lao động. – Soạn thảo nội quy lao động, ký kết hợp đồng lao động, hướng dẫn, duyệt và bảo quản sổ lao động sổ bảo hiểm xã hội theo quy định. – Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi. – Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của xí nghiệp. ã Công tác thanh tra: – Là đầu mối thanh tra thực hiện các chế độ chính sách, pháp luật, nội quy, quy định của công ty và xí nghiệp. – Xem xét đề xuất với giám đốc các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong xí nghiệp và bên ngoài liên quan đế xí nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của giám đốc. Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lý, xây dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế được duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lượng, hiệu quả kinh tế. Phòng có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng của xí nghiệp. – Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch. – Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào các mặt quản lý công tác ở xí nghi._.