Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp 2 - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội

nam hiện nay đang trong giai đoạn tiến hành công nghiệp hoá, hiện đại hoá, từng bước xây dựng cơ sở vật chất để tiến hành sự nghiệp quan trọng đó. Vì vậy, nhu cầu về xây dựng cơ bản là một vấn đề tất yếu. Do những đặc thù của ngành xây dựng là chi phí về nguyên vật liệu chiếm đến hơn 70% giá thành công trình và vấn đề quản lý nguyên vật liệu trong ngành xây dựng gặp rất nhiều khó khăn, yêu cầu quản lý vật liệu luôn được Xí nghiệp quan tâm đúng mức. Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu quan trọng nhằm sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm, tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp và cũng là tăng sức cạnh tranh cho Xí nghiệp trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường hiện nay. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Xây lắp số II - Công ty KD - PT nhà Hà Nội, em thấy rõ vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong công tác kế toán nói riêng và trong công tác quản lý doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, em chọn chuyên đề: “ Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp II – Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội ” để hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp. Qua đó, em cũng mạnh dạn đưa ra vài nhận xét và kiến nghị với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương I:Các vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây lắp. Chương II: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp số II - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp số II - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội. Hà Nội, ngày 23 tháng 7 năm 2005 Học Sinh Chu Lê Thị Tuyền Chương I Tổng quan về công tác kế toán Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây lắp 1.1.Khái niệm,vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Xây lắp. Nói đến nguyên vật liệu, hẳn chúng ta đều biết, đó chính là thực thể cấu thành nên sản phẩm. Hay nói cách khác, đó chính là một loai đối tượng lao động. Đối tượng lao động - Theo Mác - đó chính là tất cả mọi vật trong thiên nhiên mà lao động con người tác động vào nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của con người. Từ cách hiểu trên, đối tượng lao động được chia làm hai loại. Loại thứ nhất là loại sẵn có trong tự nhiên, con người khai thác chúng để chế biến, sử dụng cho các ngành công nghiệp. Đây là đối tượng của ngành công nghiệp khai thác, nó không tạo ra thực thể sản phẩm. Do đó, nó không phải là nguyên vật liệu. Loại thứ hai đã qua chế biến, con người tác động vào nó để tạo ra sản phẩm theo mục đích của mình. Đối tượng lao động này là nguyên liệu của ngành công ngiệp chế biến. Đó chính là nguyên vật liệu. Vậy, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã qua chế biến, nó dùng để chế tạo ra các sản phẩm phục vụ cho mọi mặt đời sống của con người, đồng thời nó cũng có thể là nguyên liệu cho ngành sản xuất vật chất khác. Đối với ngành xây lắp, nguyên vật liệu là tất cả các thực thể vật chất tạo nên công trình xây lắp như gạch, xi măng, sắt thép... Từ cách hiểu về nguyên vật liệu như vậy, ta thấy nguyên vật liệu trong ngành xây lắp nói riêng và trong các ngành sản xuất vật chất nói chung đều có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của chúng bị tiêu hao toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Như chúng ta đã biết, sản xuất vật chất là ngành tạo ra của cải vật chất cho xã hội, thiếu nó thì xã hội không thể tồn tại và phát triển được. Để sản xuất ra các sản phẩm phục vụ cho lợi ích của con người, ba nhân tố không thể thiếu được là lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Đối tượng lao động chính là nguyển vật liệu, thiếu nguyên vật liệu thì không ngành sản xuất vật chất nào có thể hoạt động được. Trong ngành xây lắp, nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại, quy cách và đặc tính rất khác nhau. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng rất lớn trong toàn bộ giá thành công trình. Do đó, công tác kế toán Nguyên vật liệu giữ một vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu đối với ngành sản xuất là rất quan trọng, đặc biệt là đối với ngành sản xuất xây lắp. Trong điều kiện hiện nay, khi mà các nguồn tài nguyên ngày càng trở nên khan hiếm, cạnh tranh trên thị trường càng trở nên gay gắt thì yêu cầu đặt ra là phải quản lý nguyên vật liệu thế nào để vừa đảm bảo thi công công trình đúng tiến độ, vừa đảm bảo tránh ứ đọng vốn vì giá trị nguyên vật liệu chiếm một giá trị rất lớn trong toàn bộ giá trị công trình, nó phải sử dụng một lượng vốn rất lớn. Ngoài ra, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có thể hạ giá thành công trình, tạo nên sức cạnh tranh lớn trên thị trường. Đối với từng khâu, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là khác nhau. ở khâu lập kế hoạch, bộ phận kế hoạch phải dự toán được số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu cho từng kết cấu công trình để đưa cho phòng vật tư tiến hành thu mua, đảm bảo nguyên vật liệu mua về đủ, tránh tồn đọng nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn. ở khâu thu mua, bảo quản, thủ kho và phòng vật tư phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thu mua vật liệu để đảm bảo giá cả và chi phí thu mua là nhỏ nhất. Thủ kho phải có các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu để tránh hỏng hóc, mất mát. Bộ phận kế toán phải theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo dõi từng quy cách, chủng loại nguyên vật liệu, đồng thời phải thường xuyên đối chiếu với sổ sách của thủ kho Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu giữ một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp về tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế của doanh nghiệp, từ đó so sánh với dự toán đặt ra, nếu có chênh lệch sẽ tìm ra nguyên nhân để từ đó phát huy hoặc tìm ra nguyên nhân khắc phục. Ngoài ra, kế toán nguyên vật liệu cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để xem xét tình hình tài chính doanh nghiệp. Từ vai trò quan trọng như vậy, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu được đặt ra là: Thứ nhất, thường xuyên tiến hành đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp Thứ hai, tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho đang được doanh nghiệp áp dụng Thứ ba, hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đầy đủ việc ghi chép ban đầu sao cho đúng, đủ và luân chuyển đúng quy trình hạch toán nguyên vật liệu áp dụng tại doanh nghiệp (theo phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng tại doanh nghiệp như phương pháp thẻ song song hay phương pháp sổ số dư...) Thứ tư, tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liêu. Tiến hành kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu theo đúng quy định của nhà nước. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh, vật liệu bao gồm rất nhiều loại có quy cách, phẩm chất khác nhau. Để có thể quản lý một cách chi tiết từng thứ, từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu chính bao gồm các đối tượng cấu thành nên thực thể sản phẩm như xi măng, gạch, sắt, thép, nửa thành phẩm mua ngoài như bê tông, dầm đúc... - Nguyên vật liệu phụ: là những sản phẩm có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm... - Nhiên liệu: là các loại ở thể lỏng, khí, rắn phục vụ cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong ngành xây lắp, đó là xăng, dầu Diezen,...phục vụ cho máy thi công. - Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phương tiện sử dụng cho xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản) - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... - Vật liệu khác: là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm, chế tạo sản phẩm như sắt thép vụ hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Căn cứ vào mục đích và công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liêụ trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành: + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản doanh nghiệp Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu chia thành : vật liệu do mua ngoài, vật liệu do tự gia công chế biến, vật liệu do nhận vốn góp... Theo yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng thứ vật liêụ được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách sản phẩm. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, cả khi nhập kho và khi xuất kho nguyên vật liệu. Khi đánh giá nguyên vật liệu, phải bảo đảm được nguyên tắc giá gốc (CM số 02) và nguyên tắc nhất quán trong kế toán. Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Theo chuẩn mực kế toán số 02 ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, theo đó quy định, hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phí mua, chế biến và các chi phí liên quan khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Không tính vào giá trị của chúng những chi phí bất hợp lý, không theo chế độ của nhà nước. Nguyên tắc nhất quán trong kế toán được quy định trong chuẩn mực kế toán số 01-Chuẩn mực chung, ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002, nêu rõ: “Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải trình bày lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh Luận văn tài chính”. Đối với việc đánh giá nguyên vật liệu thì phải đảm bảo thống nhất và phương pháp đánh giá ít nhất trong một niên độ kế toán (trong một kỳ hạch toán). Giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Giá gốc Nguyên Giá mua ghi trên Các loại thuế CP có Liệu, Vật Liệu = hoá đơn sau khi trừ + không được + lq TT nhập kho đi các khoản chiết khấu, hoàn lại đến việc giảm giá mua hàng Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến. Trị giá vốn thực tế nhập kho= Giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến + Chi phí chế biến (chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung...) Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp thuê ngoài gia công chế biến. Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho gia công chế biến + Số tiền phải trả cho người gia công chế biến + chi phí khác có liên quan trực tiếp. Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: trị giá vốn thực tế do hội đồng định giá đánh giá lại và đã được chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Đối với phế liệu nhập kho: trị giá vốn thực tế được đánh giá theo ước tính. Giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn và nhập kho trong những khoảng thời gian khác nhau. Do đó giá thực tế của những lần nhập khác nhau. Khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho mà doanh nghiệp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất trong một niên độ kế toán. Để tính toán xác định giá trị của vật liệu xuất dùng, kế toán có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: Tính theo giá thực tế bình quân Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân. Giá thực tế xuất kho = Số lượng x Đơn giá thực tế bình quân Có 2 phương pháp tính giá thực tế bình quân là giá thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ và giá thực tế bình quân liên hoàn. Theo phương pháp bình quân liên hoàn, đơn giá thực tế bình quân được tính cho mỗi lần xuất trên cơ sở giá và số lượng nhập thực tế tới thời điểm xuất. Đơn giá Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tới thời điểm xuất thực tế = bình quân Số lượng thực tế của nguyên vật liệu tới thời điểm xuất Theo phương pháp bình quân gia quyền cố định, đơn giá thực tế bình quân chỉ tính khi hết kỳ trên cơ sở giá và số lượng nhập trong kỳ Đơn giá Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ thực tế = bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần cuối kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trước. Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, loại tài sản cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà còn theo từng thứ, từng loại, nhóm và phải tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp với doanh nghiệp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Chứng từ sử dụng và sổ kế toán chi tiết. Theo các quyết định hiện hành của Bộ trưởng Bộ tài chính, chứng từ sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03XK-3LL) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08-VT) Hoá đơn cước phí vận chuyển Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng ... Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc, phải lập đầy đủ kịp thời theo đúng mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân liên quan. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp áp dụng, sổ thẻ kế toán chi tiết được sử dụng bao gồm: Sổ (thẻ) kho Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sổ số dư Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp chi tiết ... Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp thẻ song song. Có thể khái quát phương pháp này bằng sơ đồ sau Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp Nhập- Xuất-Tồn nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối kỳ Các sổ kế toán sử dụng: Sổ kho: do kế toán lập và giao cho thủ kho ghi chép số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn được mở và theo dõi tại phòng kế toán. Nội dung: + ở kho: việc ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng vật liệu tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống nhận) các chứng từ nhập xuất đã được phân loại từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán Kế toán sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu sản phẩm hàng hoá để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Đánh giá phương pháp thẻ song song + Ưu điểm: việc ghi chép đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra đối chiêu. Do đó có thể phát hiện sai sót trong quá trình nhập-xuất-tồn đơn giản hơn. +Nhược điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng Phương pháp này chỉ thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ ít và không thường xuyên. Số lượng cán bộ kế toán nhiều và trình độ chuyên môn còn hạn chế. b.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Có thể khái quát phương pháp này bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu Ghi hàng ngày Ghi chú: Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ Nội dung: + ở kho: kế toán mở thẻ kho cho từng loại, từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ rồi giao cho thủ kho tiến hành ghi chép số lượng nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số thực tế nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số vật liệu tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Nói chung quy trình của thủ kho theo phương pháp này giống phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: kế toán mở bảng kê nhập, xuất cho từng loại nguyên vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại, kế toán tiến hành ghi chép vào bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán cộng số vật liệu trên bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo từng thứ, loại. Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm và được ghi chép 1 lần vào cuối tháng. Cuối tháng, tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và và số liệu kế toán tổng hợp. Đánh giá phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán vẫn trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng như phương pháp thẻ song song, việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng và hạn chế tác dụng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Được sử dụng trong các doanh nghiệp không bố trí riêng nhân viên kế toán nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp này có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N-X-T Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi chú: Ghi cuối kỳ Nội dung: + ở kho: giống 2 phương pháp trên, thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, cuối tháng phải ghi số tồn kho của từng thứ vật liệu ở thẻ kho vào sổ số dư ở cột chỉ tiêu số lượng. + ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng (quý), chuyển cho thủ kho. Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào bảng kê nhập, xuất, sau đó ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất kho nguyên vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất nguyên vật liệu từ bảng kê luỹ kế để lập bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn. Sau đó, nhận lại sổ số dư từ thủ kho để đối chiếu với giá trị ghi trên bảng tổng hợp N-X-T. Đánh giá phương pháp sổ số dư: + Ưu điểm: tránh được việc gi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng + Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn theo dõi về mặt hiện vật phải xem trên thẻ kho, do đó việc kiểm tra sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp nhiều khó khăn. Do kế toán ghi chép tình hình nhập xuất kho hàng ngày nên nhiều khi việc xác định giá trị nguyên vật liệu không dễ dàng. Điều kiện áp dụng. Phương pháp này chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất tồn nhiều, diễn ra thường xuyên, chủng loại nguyên vật liệu nhiều, trình độ nghiệp vụ của kế toán cao. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng hợp để phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập-xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau. Về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho việc quản lýcủa doanh nghiệp nói chung và quản lý tình hình mua sắm, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. Về mặt ghi chép, chúng đều dựa trên một cơ sở chung là hệ thống chứng từ thống nhất. Do đó nó đảm bảo cho sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Theo quy định hiện hành của Bộ tài chính, trong một doanh nghiệp áp dụng một trong 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho nguyên vật liệu là phương pháp kiểm kê thường xuyên và phương pháp kê khai định kỳ. Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu 2 phương pháp trên. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Do tính thường xuyên liên tục như vậy nên giá trị của nguyên vật liệu cũng như số lượng của chúng có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. a. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: + TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu . Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu và nội dung TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận vốn góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác. Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh; Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá; Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê; Số dư bên Nợ: - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này có thể mở thành nhiều tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý lại có thể mỏ các tài khoản cấp 2 chi tiết thành các tài khoản cấp 3, 4... + TK 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này dùng để phản ánh trường hợp nguyên vật liệu đã mua, có hoá đơn nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. Kết cấu và nội dung Tk 151- Hàng mua đang đi trên đường Bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua đang đi trên đường Bên Có: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các bộ phận sử dụng, cho khách hàng. Số dư bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho(hàng đi đường). + TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Phản ánh trị giá hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ trong kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung Tk 153 – Công cụ, dụng cụ. Bên Nợ: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài , tự chế, thuê ngoài chế biến, nhận góp vốn liên doanh; Giá trị công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho; Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh,cho thuê hoặc góp vốn liên doanh; Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; Trị giá công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho. TK 153 có 3 tài khoản cáp 2: TK 1531- Công cụ, dụng cụ TK 1532- Bao bì luân chuyển TK 1533- Đồ dùng cho thuê. + TK 331: Phải trả cho người bán. Phản ánh khoản phải trả cho người bán về số tiền hàng đã mua nhưng chưa trả tiền. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán. Kết cấu và nội dung TK 331- Phải trả cho người bán Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vu, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả ; Số kết chuyển về giá trị vật tư , hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm tra và trả lại người bán . Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư Nợ (Nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. TK 331- Phải trả cho người bán : cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như tăng do mua ngoài, tăng do tự gia công chế biến, tăng do được góp vốn liên doanh, do phát hiện thừa khi kiểm kê nguyên vật liệu trong kho... Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp phải làm đầy đủ các thủ tục nhập kho, lập đủ các loại chứng từ theo quy định. Trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho vào các tài khoản kế toán theo nguyên tắc giá gốc hay giá trị thuần có thể thực hiện được. Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhập trực tiếp cho kho công trình, kế toán và thủ kho sau khi làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu, làm thủ tục nhập kho công trình, đồng thời làm luôn thủ tục xuất kho phục vụ thi công xây lắp tại công trình. Khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho hoạt động xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp và các nhu cầu khác, căn cứ vào giá thực tế xuất kho tính cho từng đối tượng sử dụng, theo phương pháp kế toán xác định, kế toán phản ánh vào các Tài khoản liên quan. Có thể hệ thống hoá các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp bằng sơ đồ sau: Kế toán nguyên liệu, vật liệu TK 152 TK 151 Trị giá nguyên vật liệu đang đi đường thực nhập(chưa gồm thuế GTGT-PP khấu trừ, gồm thuế GTGT-PP trực tiếp) SD:xxx TK 111,112,141,331 Mua NVL, chi phí thu mua, bốc xếp...(chưa gồm thuế GTGT-PP khấu trừ, gồm thuế GTGT-PP trực tiếp TK 133 Thuế GTGT đầu vào (PP khấu trừ) TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có) đối với NVL nhập khẩu TK 33312 TK 133 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu tính vào giá hàng nhập khẩu TK 154 NVL tự chế tiến hành nhập kho TK 411 Tăng do nhận góp vốn liên doanh TK 128,222 Thu hồi vốn góp liên doanh TK 338 Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê SD Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ Trị giá NVL thuê ngoài gia công chế biến SD:xxx Trị giá nhập kho NVL thuê ngoài gia công hoàn thành TK 154 TK 111,112,131,141 TK 133 CP thuê ngoài gia công chế biến Thuế GTGT đầu vào (nếu có) TK 241,242,335, 621,623,627,642 Trị giá NVL xuất vào sản xuất, kinh doanh, đầu tư XDCB TK 128,222 Xuất kho NVL để góp vốn liên doanh TK 412 Nếu trị giá vốn góp < trị giá thực tế xuất kho Nếu trị giá vốn góp > trị giá thực tế xuất kho TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản TK 111,112,331 Trị giá xuất kho trả lại cho người bán hoặc nhận được khoản giảm giá mua hàng (chưa gồm thuế GTGT-PP khấu trừ, gồm thuế GTGT-PP trực tiếp) TK 133 Ghi giảm thuế GTGT đầu vào TK 1388 Trị giá NVL xuất cho vay, cho mượn TK 1381 Trị giá NVL hao hụt, thiếu chưa xác định được n._.guyên nhân khi kiểm kê 1.3.3.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản sử dụng. Ngoài các TK sử dụng bằng phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng TK 611 “mua hàng”. Đối với nguyên vật liệu, sử dụng TK cấp 2: 6111 “mua nguyên vật liệu”. TK 611 không có số dư cuối kỳ. TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho. Phương pháp kế toán. Kế toán nguyên liệu, vật liệu TK 611 TK 152 SD:xxx Cuối kỳ, xác định trị giá NVL tồn kho theo kết quả kiểm kê Đầu kỳ, kết chuyển trị giá NVL tồn kho đầu kỳ Trị giá NVL mua trong kỳ( chưa gồm thuế GTGT-PP khấu trừ, gồm thuế GTGT-PP trực tiếp TK 133 Thuế GTGT (nếu có-PP khấu trừ Trị giá NVL nhận góp vốn liên doanh TK412 Chênh lệch tăng giá trị NVL khi đánh giá lại TS TK 621,627, 632,641,642 Giá trị NVL xuất kho (tính toán vào cuối kỳ) TK 1381,111,334 Giá trị NVL mất mát, thiếu hụt và quyết định xử lý ( bồi thường bằng tiền mặt hoặc trừ vào lương) SD Nợ: Trị giá thực tế của tồn kho cuối kỳ Chênh lệch giảm giá trị NVL khi đánh giá lại TS TK 412 TK 411 TK 111,112, 141,,311,331 1.3.4.Hệ thống sổ kế toán áp dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Hình thức Nhật ký chung. Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh các quan hệ đối ứng TK để phục vụ việc ghi sổ cái. Sổ nhật ký đặc biệt: Gồm sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký bán hàng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các Tài khoản phù hợp trên sổ Cái. Sổ cái TK 152: Dùng để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu tại đơn vị theo trình tự thời gian, căn cứ vào các chứng từ liên quan. Ngoài ra, nó còn phản ánh tình hình tồn kho nguyên vật liệu tại đơn vị vào thời điểm đầu và cuối kỳ. Sổ cái TK 331: Phản ánh tình hình thanh toán của đơn vị đối với các khoản nợ của doanh nghiệp khi mua hàng nhưng chưa trả tiền người bán, trong đó có khoản nợ của doanh nghiệp khi tiến hành mua nguyên vật liệu. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán. Sổ cái TK 111: dùng để phản ánh tình hình chi tiêu của đơn vị, trong đó có phản ánh khoản tiền đơn vị chi ra để tiến hành thu mua nguyên vật liệu cho xí nghiệp (Nếu đơn vị trả ngay bằng tiền mặt) hoặc chi trả các khoản nợ trước đây đơn vị mua nguyên vật liệu nhưng chưa trả tiền). Sổ cái TK 133, TK 621,... Bảng cân đối số phát sinh: căn cứ vào sổ Cái các Tài khoản để ghi vào bảng tại thời điểm cuối kỳ. Hàng ngày, các chứng từ sau khi được kiểm tra thì được ghi vào Nhật ký chung (đối với các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên thì được ghi vào sổ Nhật ký chuyên dùng hoặc sổ Nhật ký đặc biệt), cuối tháng được cộng dồn để ghi vào sổ Cái). Sau đó, từ Nhật ký chung phải tiến hành ghi sổ cái các Tài khoản liên quan. Số liệu từ Bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập luận văn tài chính. Hình thức Nhật ký sổ cái. Sổ kế toán: Nhật ký sổ cái dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Sổ Nhật ký-Sổ cái là sổ duy nhất, gồm 2 phần: Phần nhật ký và phần Sổ Cái. Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Phần Sổ Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Nó bao gồm nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột: Cột Nợ và cột Có, số lượng cột phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng tại đơn vị. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp này sử dụng duy nhất sổ Nhật ký-Sổ Cái. Hình thức nhật ký chứng từ. Sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ số 1: Ghi Có tài khoản 111-Tiền mặt Nhật ký chứng từ số 2: Ghi Có tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng Nhật ký chứng từ số 5: Ghi Có tài khoản 331-Phải trả cho người bán Nhật ký chứng từ số 6: Ghi có TK 151-Hàng mua đang đi trên đường Nhật ký chứng từ số 10 ..... Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, CP bán hàng và CP quản lý doanh nghiệp Sổ Cái các TK 151, 152, 331, 111, 112, ... Bảng phân bổ Trình tự kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ và các bảng phân bổ để ghi vào nhật ký chứng từ liên quan (hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào nhật ký chứng từ). Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong nhật ký chứng từ, bảng kê thì được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu tiền mặt được ghi vào sổ quỹ sau mới ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu từ bảng kê, các thẻ và sổ kế toán chi tiết để ghi vào nhật ký chứng từ. Sau đó, từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái các tài khoản. Số liệu từ các Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ Cái các tài khoản, Bảng tổng hợp chi tiết là căn cứ để lập Luận văn tài chính định kỳ. Hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán áp dụng: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái các Tài khoản: 152, 111, 331, 133, 3331, 621,... Sổ Cái có hai loại là Sổ Cái ít cột và sổ Cái nhiều cột Sổ Cái ít cột áp dụng cho những Tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản. Sổ Cái nhiều cột: áp dụng cho những Tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp, cần phải theo dõi chi tiết , có thể kết hợp mở riêng cho một trang trên sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng Chương II Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp số II Công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội. Đặc điểm tình hình chung tại xí nghiệp xây lắp số II. Quá trình hình thành phát triển và đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp : Xí ngiệp xây lắp số II trước đây là đội xây lắp số 2 thuộc Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội, trực thuộc tổng Công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội. Xí nghiệp được thành lập theo quyết đinh số 271-B QĐ/GĐLĐ ngày 07 tháng 11 năm 2003 của Giám đốc Công ty. Tuy được thành lập chưa lâu nhưng do trước đây đã hoạt động, có bộ máy quản lý là các tổ, đội sản xuất nên Xí nghiệp không lâm vào tình trạng như các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thông thường là bộ máy tổ chức chưa ổn định và doanh nghiệp chưa có doanh thu vào cuối năm tài chính. Tuy mới thành lập nhưng cơ sở vật chất ban đầu của Xí nghiệp đã tương đối khang trang. Xí nghiệp nằm trong khuôn viên của công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội, đóng tại xã Tứ Hiệp, huyện Thanh Trì, Hà Nội. Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và đầy kinh nghiệm. Họ đã góp một phần công sức không nhỏ trong quá trình xây dựng Xí nghiệp. Xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo quy chế tổ chức quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty đã ban hành và quy chế tổ chức quản lý, điều hành sản xuất do Xí nghiệp xác lập, được Giám đốc Công ty phê chuẩn theo sự phân cấp của tổng Công ty. Xí nghiệp thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng trong quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước. Theo kế hoạch của Công ty giao phó, Xí nghiệp có các nhiệm vụ cụ thể sau: Xây dựng và lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiệp, bưu điện, thể thao, vui chơi giải trí. Xây dựng, lắp đặt các công trình thuỷ lợi, giao thông, hạ tầng kỹ thuật đô thị Thi công các công trình về cấp thoát nước, điện chiếu sáng. Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ tiên tiến mới vào xây dựng. Tổ chức, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, sửa chữa nhà cửa, trang trí nội ngoại thất. Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc Công ty giao: + Thực hiện đầy đủ chính sách đối với người lao động theo luật lao động. + Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với công ty. Ngoài ra, Xí nghiệp có quyền chủ động tổ chức các bộ phận sản xuất kinh doanh theo phân cấp của Công ty, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, chủ động trong việc khai thác, tìm nguồn vật tư thiết bị và phải chịu trách nhiệm về chất lượng, giá cả, các hoá đơn, chứng từ phải được ghi chép và luân chuyển theo đúng quy định của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Xí nghiệp xây lắp số II là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội, Xí nghiệp tổ chức quản lý một cấp. Giám đốc Xí nghiệp lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng đội sản xuất và các phòng ban của Xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc là hai phó Giám đốc và các phòng ban chức năng, gồm có ban tổ chức hành chính, ban tài chính kế toán, ban kế hoạch kỹ thuât, mỗi phòng ban thực hiện quản lý chức năng nhất định. Các đội có đội trưởng điều hành sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc Xí nghiệp. Hiện nay Xí nghiệp có ba đội xây dựng trực thuộc xí nghiệp là đội XD số I, đội XD số II, đội XD số III. Các đội nhận khoán từ Xí nghiệp và tổ chức hạch toán phụ thuộc. Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và chịu trách nhiệm pháp lý trước nhà nước, định kỳ tổ chức luận văn lên Giám đốc Công ty về tình hình hoạt động, tình hình tài chính và các vấn đề phát sinh của Xí nghiệp. Mô hình xí nghiệp trực thuộc công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Ban tổ chức-Hành chính Ban tài chính kế toán Ban kế hoach kỹ thuật Đội XD số I Đội XD số II Đội xd số iii Chức năng, nhiệm vu, quyền hạn của các phòng ban, đội sản xuất: Giám đốc: Giám đốc Xí nghiệp do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Công ty và tổng Công ty về công tác tổ chức, hoạt động tài chính và công tác đấu thầu của Xí nghiệp. Giám đốc có quyền quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh để cụ thể hoá các chỉ tiêu do Công ty giao, điều động các loại tài sản, vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh,... Các phó giám đốc xí nghiệp: Do Giám đốc Xí nghiệp trực tiếp phân công công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp như : Giúp việc cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Xí nghiệp và Giám đốc Công ty về việc được phân công phụ trách. Chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đúng, tăng cường hiệu quả các hợp đồng kinh tế được phân công. Chịu trách nhiệm về quản lý chất lượng, tiến độ, kỹ thuật, an toàn lao động các công trình xây lắp được phân công. Ban tài chính-kế toán Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về tập hợp và thực hiện kịp thời mọi số liệu quản lý, hạch toán kinh tế và chủ động hoàn thiện biện pháp tổ chức thực hiện. Chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính kế toán của Xí nghiệp theo phân cấp quản lý. Kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động của đơn vị xây lắp... Ban tổ chức-hành chính Bộ phận này cần nắm các quy định, quy chế của nhà nước và Công ty liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ. Ngoài ra, ban này tham mưu cho lãnh đạo Xí nghiệp về quản lý nhân sự, đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh và cán bộ cụ thể trong Xí nghiệp. Nhiệm vụ trước mắt là theo dõi, quản lý nhân sự của toàn Xí nghiệp, lưu trữ các văn bản, tài liệu, theo dõi ngày công của các cán bộ CNV làm việc tại văn phòng, kiểm tra bảng lương hàng tháng của các công trường trước khi trình Giám đốc ký duyệt... Ban kế hoạch kỹ thuật Là một bộ phận trọng yếu, chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Xí nghiệp tổ chức thực hiện công tác lập kế hoạch sản xuất, xây dựng quy trình mở rộng sản xuất và quản lý sản xuất. Kiểm tra, quản lý chất lượng sản phẩm, tiến độ thi công và biện pháp bảo đảm an toàn lao động. Bộ phận này bao gồm: Bộ phận kế hoạch và bộ phận Kỹ thuật-An toàn lao động. Các đội sản xuất và các công trường trực thuộc Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm, quy mô và tính chất của từng công trình xây dựng và năng lực thực hiện của đơn vị và khả năng thực hiện để xí nghiệp lựa chọn hình thức quản lý thực hiện. Các đội của Xí nghiệp bao gồm đội tự quản và đội sản xuất trực thuộc. Các đội có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức thi công hạng mục công trình được giao, lập và trình duyệt các biện pháp thi công, tiếp cận chủ đầu tư giải quyết các biên bản công trường, lập hồ sơ hoàn công... Tình hình chung về công tác kế toán tại Xí nghiệp xây lắp số II. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức công tác sản xuất và quản lý, Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán tập chung. Xí nghiệp tổ chức một phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Do là đơn vị hạch toán phụ thuộc, Xí nghiệp không lập luận văn tài chính riêng, không có các bộ phận kế toán như kế toán TSCĐ, kế toán tiền gửi ngân hàng...Các bộ phận kế toán khác được bố trí các nhân viên kế toán đảm trách. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp. Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tiền lương, BHXH BP kế toán vốn bằng tiền và công nợ BP kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ BP kế toán chi phí, giá thành Các nhân viên kế toán đội Bộ máy kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác kế toán trong phạm vi toàn đơn vị, giúp Giám đốc tổ chức phân tích tình hình và đề ra các biện pháp tài chính kịp thời phục vụ cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Hiện nay, ở Xí nghiệp đang sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH tiến hành theo dõi, tính toán tiền lương cho cán bộ CNV và tình hình thanh toán tiền lương. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ theo dõi tình hình thu chi các khoản vốn bằng tiền, tình hình thanh toán với khách hàng, khả năng huy động vốn. Bộ phận kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực hiện việc theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiến hành phân bổ chúng cho các đối tượng sử dụng. Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tiến hành tập chi phí về tiền lương, chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ cho từng bộ phận sản xuất và tính giá thành cho từng công trình hoàn thành. Hình thức kế toán và sổ kế toán vận dụng tại Xí nghiệp. Do là một đơn vị sản xuất nhỏ nên Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hạch toán theo quý, theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp gồm có: Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái các tài khoản 111, 152, 133, 331, 621, 623, 627... Sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn nguyên vật liệu Bảng cân đối số phát sinh. Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Bảng kê tổng hợp các hoá đơn hàng hoá mua vào trong kỳ. Quy trình ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số PS Luận văn tài chính Nội dung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ được phân loại để ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ Sổ Nhật ký chung, ghi vào sổ Cái các tài khoản liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành so sánh đối chiếu giữa Bảng tổng hợp chi tiết (Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, Sổ chi tiết phải trả người bán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào...) với sổ Cái các tài khoản liên quan như TK 111, TK 152, TK 331.... Căn cứ vào sổ Cái các tài khoản để lập Luận văn tài chính cuối kỳ. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp số II. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu sử dụng. Tại Xí nghiệp, sản phẩm chính là các công trình xây dựng cơ bản nên các loại nguyên vật liệu sử dụng tại Xí nghiệp có nét đặc thù riêng, khác với các Xí nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường. Nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất là một lượng lượng lớn sản phẩm của ngành khai thác như cát, đá, sỏi...hoặc sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, gạch, thép, ống gang, tê, cút, bích đặc,... Việc thu mua, bảo quản, vận chuyển nguyên vật liệu cũng khác nhau, có những loại có thể mua ngay trong cửa hàng đại lý như sắt, thép, xi, măng...có những loại phải thu mua từ nơi xa như cát, đá, sỏi... Đơn vị tính của nguyên vật liệu sử dụng cũng rất khác nhau. Ví dụ: như xi măng, sắt, thép tính bằng tấn, Kg...cát, đá, sỏi tính bằng m3. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm, vì vậy, sự thay đổi nhỏ về chi phí nguyên vật liệu có thể thay đổi đến chất lượng, chi phí của công trình. Để quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, Xí nghiệp tiến hành phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính như : sắt thép, đá sỏi, cát, gạch, gỗ, ống gang, ống nhựa... Vật liệu phụ như : đà, giáo, ván, khuôn, tê, cút, măng sông, phụ gia bê tông... Nhiên liệu như : xăng, dầu... Phụ tùng thay thế như : xéc măng, xăm lốp dùng để thay thế máy móc... Phế liệu thu hồi : gồm các loại thừa của thép, tôn, gỗ, gạch vỡ, vỏ bao xi măng... Kế toán nguyên vật liệu phải đáp ứng được yêu cầu sau: + Nguyên vật liệu thi công của công trình nào thì phải tính cho công trình đó trên cơ sở chứng từ gốc, theo giá thực tế và số lượng thực tế sử dụng. + Cuối kỳ hạch toán, sau khi hoàn thành hạng mục công trình, phải kiểm tra số còn lại tại nơi sản xuất để ghi giảm trừ chi phí nguyên vật liệu đã tính cho từng đối tượng hạch toán chi phí. + Hạch toán chi phí nguyên vật liệu thực tế theo từng nơi phát sinh cho từng đối tượng chịu chi phí. Thường xuyên đối chiếu kiểm tra với định mức dự toán để phát hiện kịp thời những lãng phí, mất mát hoặc khả năng tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Đánh giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán, ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo giá thực tế, do vậy việc hach toán chính xác, lại giảm được khối lượng ghi chép như dùng giá hạch toán, lại xác định được đúng đắn chi phí đầu vào. Hiện nay, do việc thu mua nguyên vật liệu không gặp nhiều khó khăn nên Xí nghiệp dùng nguyên vật liệu đến đâu, tiến hành thu mua đến đó, chỉ dự trữ một lượng tối thiểu. * Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Là giá trên hoá đơn của người bán, không gồm thuế GTGT. Thuế GTGT được hạch toán vào TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ (giá ghi trên hoá đơn của nguời bán thường bao gồm cả chi phí vận chuyển). Giá thực tế Giá mua Chi phí Các khoản chiết khấu nguyên vật liệu = theo hoá + thu mua - thương mại, giảm giá nhập kho đơn mua hàng được hưởng Dựa vào biểu 1, Xí nghiệp mua nguyên vật liệu của công ty TNHH Nam Vang. Ta có thể tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho như sau: (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Giá thực tế NVL nhập kho =7.862.550 (đồng) * Giá thực tế xuất kho: Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp thực tế đích danh. Khi xuất lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó vì như đã trình bày ở trên, hiện nay do nguyên vật liệu trong ngành xây dựng cơ bản rất sẵn trên thị trường nên khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho thi công xây lắp, Xí nghiệp không thu mua quá nhiều, khi gần hết mới tiến hành thu mua. Phương pháp này có độ chính xác tin cậy cao, nhưng muốn thực hiện phương pháp này đòi hỏi vật liệu tồn kho, nhập kho phải có kế hoạch chặt chẽ. Trong tháng, khi xuất kho vật liệu phải theo dõi cả về số lượng và giá trị. Do đó, trên phiếu kho cũng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp XL số II. Hạch toán ban đầu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu đó. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cung cấp thông tin tổng quát về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp, đồng thời tính toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng chiu chi phí để tính giá thành công trình. Để thực hiên được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng, phải dựa trên các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Hiện nay, các chứng từ được sử dụng trong công tác kế toán gồm: + Hoá đơn GTGT (gồm cả loại do Bộ tài chính phát hành và loại do doanh nghiệp đăng ký với Bộ tài chính). + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) + Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT) + Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá + Bảng kê nhập-xuất-tồn vật tư Thủ tục nhập kho, xuất kho vật tư. Thủ tục nhập kho. Tại xí nghiệp, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán như sau: Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập-xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho do kế toán mở để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ theo chỉ tiêu số lượng, định kỳ sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập-xuất kho cho kế toán nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Sau khi đã nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi chép vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái bảng cân đối số phát sinh và làm luận văn tài chính. Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp là việc nhập xuất kho diễn ra ngay tại chân công trình xây dựng, tất cả vật liệu mua ngoài chủ yếu là số lượng, quy cách, phẩm chất đã có trong dự toán công trình. Vì vậy, khi có nhu cầu về vật tư nào đó, cần làm hợp đồng giao nhận thầu xây lắp với bên bán cả về số lượng, quy cách, phẩm chất. Căn cứ vào hợp đồng nhận thầu đã được ký kết, dự toán kinh phí để phục vụ thi công công trình. Từ đó có thể căn cứ để quyết toán công trình. Ví dụ một hợp đồng giao nhận thầu giữa UBND xã Yên Mỹ và Xí nghiệp xây lắp số II-công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội có bảng Tổng hợp kinh phí dự toán sau: Bảng tổng hợp kinh phí dự toán Công trình: Cải tạo phòng họp xóm 4 – Xã Yên Mỹ TT Chi phí Giá trị I Chi phí trực tiếp 41.212.080 1 Chi phí vật liệu 16.087.545 2 Chi phí nhân công 13.390.688 3 Chi phí máy xây dựng 1.733.847 II Chi phí chung 8.837.854 III Thu nhập chịu thuế tính trước 3.002.996 Giá trị dự toán XL trước thuế 53.052.930 IV Thuế GTGT đầu ra 2.652.646 Giá trị dự toán xây lắp sau thuế 55.705.576 Phòng kế hoạch kỹ thuật dựa vào dự toán các phương tiện thi công công trình cùng tiến độ thi công để lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất để tính toán lượng vật tư cần phục vụ cho việc thi công. Khi có nhu cầu thi công thì các đội hoặc các tổ lập tờ yêu cầu cung ứng vật tư, có xác nhận của đội trưởng công trình và kỹ thuật viên gửi lên phòng kế hoach kỹ thuật. Phòng kế hoạch sẽ xem xét xác nhận, sau đó trình lên Giám đốc Xí nghiệp. Giám đốc sau khi xem xét sẽ ký vào phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu của phòng kế hoạch. Sau khi có sự đồng ý của Giám đốc, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ lập hợp đồng mua hàng và tiến hành ký hợp đồng với đơn vị bán. Những đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp thường là đối tác làm ăn từ lâu nên đơn đặt hàng của đơn vị thường chỉ tương đối đơn giản, không cần nhất thiết phải giám đốc hai bên ký hợp đồng mà chỉ cần người được uỷ thác tiến hành ký hợp đồng (Ví dụ: Đơn đặt hàng-Biểu 2). Đồng thời, hợp đồng được chuyển cho kế toán để ứng tiền mua nguyên vật liệu. Sau khi đơn vị bán giao hàng cho thủ kho, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra, nhận hàng và căn cứ vào hoá đơn (GTKT hoặc GTTT) để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, một liên gốc, một liên cho thủ kho vào sổ (thẻ) kho, định kỳ bàn giao lại cho kế toán (có biên bản bàn giao chứng từ), một liên dùng để thanh toán (làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản). Việc nhập xuất kho nhất thiết phải có hoá đơn bán hàng có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành (Hoá đơn đỏ), nếu nguyên vật liệu nhập khẩu, chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính phát hành. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 002569 (Biểu 3) và hoá đơn số 016905 (Biểu 4), tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản nghiệm thu vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua tiến hành lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu được lập thành hai liên. Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết. Thông thường, mỗi loại vật liệu được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể một phiếu nhập kho dùng để nhập cho nhiều loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 004655, Hoá đơn GTGT số 002569, Hoá đơn GTTT số 016905, ta tiến hành nhập kho: Phiếu nhập kho (Biểu 5,6,7). Thủ tục xuất kho. Trong ngành xây dựng, khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho thi công xây lắp, nguyên vật liệu được chuyển thẳng tới kho của của công trình mà không qua kho của Xí nghiệp. Vì vậy, khi xuất vật tư cho công trình, thủ kho vẫn làm các thủ tục xuất kho theo quy định của nhà nước Nếu nguyên vật liệu mua về nhập kho của Xí nghiệp thì các đội sẽ căn cứ vào tiến độ thi công công trình và phiếu giao việc, sẽ làm thủ tục xin lĩnh vật tư cho công trình. Phòng vật tư sẽ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại phòng vật tư + Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho. + Một liên giao cho kế toán nguyên vật liệu để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, thủ kho và người nhận hàng. Do doanh nghiệp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh nên trên phiếu xuất kho có ghi rõ giá xuất kho theo từng lần xuất theo giá của từng lần nhập. Mỗi lần xuất kho lập một phiếu xuất kho. Thủ kho chỉ tiến hành xuất vật tư khi có đủ chữ ký của các thành phần như : thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, người nhận hàng. Có thể đưa ra đây hai ví dụ về trường hợp xuất kho nguyên vật liệu dùng cho công trình Trung tâm thương mại Văn Điển : Phiếu xuất kho: Biểu 9 Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Nợ TK 621 Số 181 Có TK 152 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Ngọc Thanh Địa chỉ (bộ phận) : Lý do xuất kho : Xuất làm dầm Xuất tại kho : Công trình TTTM Chợ Văn Điển STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (SP, HH) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 2 3 4 Đá 1x2 Dây thép 1 ly Thép Φ14A2 Thép Φ22A2 M2 Kg Kg Kg 01 300 2265 7802.7 01 300 2265 7802.7 110.000 8.000 6095 6095 110.000 2.400.000 13.805.175 47.557.456 Cộng 63.872.631 Cộng thành tiền (bằng chữ): sáu ba triệu tám trăm bảy mười hai ngàn sáu trăm ba mươi mốt đồng. T\trưởng đơn vị P\trách BP sử dụng P\trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nếu xuất kho trong nội bộ, tức là chuyển nguyên vật liệu từ kho của công trình này sang kho của công trình khác hay từ kho của Xí nghiệp sang kho công trình thì Xí nghiệp dùng phiết xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03XK-3LL), loại hoá đơn này do Bộ tài chính phát hành (Biểu 10). Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) do phòng kế toán lập thành 4 liên: + Liên 1: Lưu lại cuống + Liên 2: Giao cho bên nhận để đi đường + Liên 3, 4: Dùng để thanh toán nội bộ Căn cứ vào lệnh điều động của phòng kế hoạch và đã được Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt, kế toán viết hoá đơn theo các chỉ tiêu trong phiếu, 1 liên lưu lại gốc, 1 liên giao cho người vận chuyển, hai liên còn lại dùng để thanh toán nội bộ. Khi xuất kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất và ký vào các liên của phiếu, người nhận hàng ký vào các liên của phiếu theo số thực nhận Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Hiện nay, Xí nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, được tiến hành trên các chứng từ : Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Theo đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau : Tại kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Các số liệu để ghi vào thẻ kho dựa vào các phiếu nhập kho và xuất kho hàng ngày. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu, phục vụ yêu cầu quản lý. Mỗi trang được đánh số trang và được ghi danh mục ở ngoài cho tiện việc đối chiếu hàng ngày. Khi có chứng từ nhập, xuất kho phát sinh, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, số lượng thực nhập, thực xuất, cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó để ghi số lượng nguyên vật liệu nhập xuất vào thẻ kho (Biểu 11, Biểu 12), kết hợp với số lượng tồn đầu kỳ để tổng hợp và đối chiếu số liệu tồn kho cuối kỳ. Sau khi ghi thẻ, thủ kho sắp xếp các chứng từ, lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán, định kỳ, kế toán nguyên vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. Biểu 11: Đơn vị: XNXL II Tên kho: Công trình TTTM Chợ Văn Điển Thẻ kho (Trích tháng 11 năm 2003) Tên vật liệu: Thép Φ14A2 Số danh điểm Đơn vị tính: Kg Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N, X Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.200 1 140 2/11 Nhập của cửa hàng bà Loan 2/11 1.235 2 145 3/11 Nhập của Thắng-Thanh trì 3/11 850 3 163 7/11 Xuất cho công trình TTTM VĐ 7/11 2.500 4 0015623 13/11 Chuyển từ kho xí nghiệp sang ._.