Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May XK thuộc Công ty cổ phần XNK 3/2 hoà Bình

tế. Việc thực hiện tốt hay không tốt đều ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý. Công tác kế toán ở doanh nghiệp có nhiều khâu, nhiều phần hành, giữa chúng có mối liên hệ, gắn bó với nhau tạo thành một hệ thống quản lý có hiệu quả. Mặt khác, tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là một trong những cơ sở quan trọng cho việc điều hành, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Vì vậy, việc quản lý các chi phí thực chất là quản lý chi phí về nguyên vật liệu. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng đến giá thành. Mặt khác, một trong những điều kiện để chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trường là chính sách giá cả. Do đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm để chi phí nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán và quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu trên. Qua quá trình học tập môn Kế toán tài chính, Tổ chức hạch toán kế toán và được trực tiếp tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình, đồng thời được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan cùng các cô chú quản lí, kế toán trong Công ty và Xí nghiệp May xuất khẩu, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình” Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận gồm 3 phần: Phần I : Khái quát chung về Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình và Xí nghiệp May xuất khẩu . Phần II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hoà Bình. Phần III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất- Nhập khẩu 3-2 Hoà Bình. Do thời gian thực tập còn ít và khả năng của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi có nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH VÀ XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU 1.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Xuất-Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình tiền thân là Công ty May xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình được chuyển đổi theo Quyết định số 2469/QĐ-UBND ngày 05 tháng 12 năm 2006 của UBND tỉnh Hoà Bình về việc phê duyệt phương án cổ phần hoá và chuyển Công ty May xuất khẩu 3-2 Hoà Bình thành Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hoà Bình. 1- Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập- Khẩu 3-2 Hoà Bình - Tên tiếng Anh: Hoa Binh 3-2 Import - Export joint stock Company - Tên giao dịch: HOGAMEX 2- Giám đốc hiện tại của Công ty: Ông Vũ Văn Lai 3- Trụ sở chính: Số 14, đường An Dương Vương, phường Chăm Mát, Thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình. - Điện thoại: +84.2183.858.165; 2183.858003 - Fax: +84.2183.858.915. - Email: Hogamex@yahoo.com.vn 4- Vốn điều lệ: 11.000.000.000 đ. - Tài khoản giao dịch tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Hoà Bình (TK VNĐ: 421101000012 ,TK USD : 422101000012). 5- Hình thức hoạt động: Công ty dùng nguồn vốn tự có, vốn ngân sách nhà nước, vốn vay và vốn huy động. Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình là một đơn vị vừa trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất, vừa tiến hành tổ chức kinh doanh đồng thời công ty cũng tham gia kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trải qua quá trình mở rộng và phát triển đến nay công ty đã có 6 đơn vị thành viên: - Xí nghiệp Xây lắp điện và sản xuất cơ khí. - Xí nghiệp May xuất khẩu. - Trung tâm Cung ứng lao động quốc tế. - Chi nhánh công ty May XNK 3-2 Hòa Bình tại Hà Nội. - Chi nhánh công ty May XNK 3-2 Hòa Bình tại Hải Phòng. - Chi nhánh công ty May XNK 3-2 Hòa Bình tại TP Hồ Chí Minh. Về cơ sở vật chất kỹ thuật: - Xí nghiệp xây lắp điện và sản xuất cơ khí với diện tích 3.800m2 gồm có các xưởng chính, xưởng chế tạo, xưởng ra công, xưởng rèn, xưởng đúc và các loại máy móc rất đa dạng phục vụ cho sản xuất, chế tạo thiết bị, gia công sản phẩm. - Xí nghiệp may xuất khẩu có diện tích 10.124m2 gồm xưởng sản xuất chính, phòng cắt, kho nguyên vật liệu và thành phẩm và các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất mới 100% được nhập từ Nhật Bản, Hàn Quốc,… Gồm 2 phân xưởng với các tổ cắt may, chuyên may, xưởng chuyên dùng để đóng gói và các trang thiết bị may công nghiệp, may vắt sổ, may cắt vòng, ép mex. - Trung tâm cung ứng lao động quốc tế có diện tích 1.400m2 trong đó có khu lớp học, xưởng thực hành và các trang thiết bị như máy may công nghiệp, các thiết bị phục vụ đào tạo nghề may, đào tạo giáo dục định hướng cho chuyên gia và lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. - Chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh ngoài việc đào tạo cho lao động đi làm việc nước ngoài, chi nhánh còn có chức năng nhập khẩu nguyên vật liệu nghành may, xuất khẩu hàng may mặc đến các thị trường EU, Đài Loan, Hàn Quốc,… 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình 1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình Là một Công ty cổ phần với chức năng của một doanh nghiệp vừa trực tiếp sản xuất vừa tiến hành hoạt động kinh doanh, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty Cổ phần XNK 3-2 Hoà Bình được áp dụng theo mô hình sau: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Xí nghiệp May xuất khẩu Văn phòng Công ty Xí nghiệp Xây lắp điện Chi nhánh Thành phố HCM Trung tâm DN và XKLĐ Chi nhánh Hà Nội Ghi chú : Điều hành theo trực tuyến. Điều hành theo chức năng Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo kiểu trực tuyến chức năng nên mức độ tập trung hoá của cơ cấu này rất cao mọi quyền lực quản lý tập trung vào cơ quan cao nhất là hội đồng quản trị, công tác quản lý được phân cấp rõ ràng, sự phối kết hợp giữa các phòng ban rất chặt chẽ mô hình này gọn nhẹ năng động thích nghi với môi trường. 1.2.2. Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 2503000104 do phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hoà Bình cấp ngày 23/6/2006, Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình được phép hoạt động trong các lĩnh vực sau: + Sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu các loại máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ nông nghiệp, công nghiệp, thuỷ lợi. + Xây dựng các công trình dân dụng. + Xây dựng các công trình kỹ thuật (công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước sinh hoạt, điện: đường dây dẫn điện cấp điện áp từ 35kv trở xuống, trạm biến áp có dung lượng từ 560KVA trở xuống). + Sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu hàng may mặc. + Nhập khẩu nguyên liệu phục vụ ngành may. + Giới thiệu việc làm trong và ngoài nước. + Đào tạo, giáo dục định hướng, đưa lao động và chuyên gia Việt Nam đi lao động có thời hạn ở nước ngoài. + Gia công, chế tạo, sửa chữa máy móc thiết bị phụ tùng ngành công nghiệp, giao thông, vận tải, xây dựng. + Lắp ráp, sửa chữa, trung đại tu ôtô... Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình, em đã được giới thiệu trực tiếp tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình. 1.3. Tổ chức quản lí và sản xuất tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất- Nhập khẩu 3-2 Hoà Bình 1.3.1. Tổ chức quản lí tại Xí nghiệp May xuất khẩu Xí nghiệp May xuất khẩu 3-2 Hòa Bình hoạt động chủ yếu thiên về sản xuất, bộ máy tổ chức, quản lí của Xí nghiệp được áp dụng theo mô hình sau: Ban giám đốc Xí nghiệp Phòng tổ chức- y tế Phòng tài chính &vật tư Phòng Kế hoạch- Kĩ thuật &SX Phòng kinh doanh Phân xưởng I Phân xưởng II Vật tư Kế toán Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lí tại Xí nghiệp May xuất khẩu Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận - Ban giám đốc gồm 3 thành viên: Ông Nguyễn Văn Thảo - Giám đốc, Ông Nguyễn Xuân Hoàn và Bà Đặng Thị Thu ( Phó giám đốc). Giám đốc Xí nghiệp được Giám đốc Công ty – HĐQT giao quyền điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về kết quả tổ chức sản xuất kinh doanh và điều hành của mình. + Chỉ đạo xây dựng thực hiện kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm của Xí nghiệp. + Tổ chức thực hiện đề án sản xuất kinh doanh đảm bảo tiến độ và có hiệu quả. + Chủ động khai thác tìm các đơn hàng, các công trình xây dựng, đàm phán với khách hàng sau đó báo cáo công ty để tiến hành ký kết hợp đồng. + Đảm bảo đủ việc làm, tiền lương và các chế độ cho toàn thể CBCNV-LĐ trong Xí nghiệp. Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc, thực hiện chức năng theo nhiệm vụ trong các lĩnh vực được phân công và cũng có thể thực hiện những công việc của giám đốc nói riêng và của ban giám đốc nói chung khi có sự uỷ quyền của giám đốc. - Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật và Sản xuất: có nhiệm vụ xây dựng hệ thống định mức nguyên vật liệu sản xuất từ các đơn hàng hay từ xây dựng từ các sản phẩm thiết kế. Đồng thời, kiểm soát quá trình hoạt động, sản xuất của các phân xưởng. - Phòng tài chính và vật tư: bao gồm bộ phận kế toán và bộ phận vật tư. + Bộ phận kế toán có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Xí nghiệp. Định kì hàng tháng, quý lập báo cáo kế toán gửi về công ty để phòng tài chính kế toán công ty tập hợp, làm báo cáo tổng hợp. + Bộ phận vật tư: có nhiệm vụ quản lí vật tư nhập, xuất theo đúng quy định của Xí nghiệp. - Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm các khách hàng mới cũng như các nguồn nguyên vật liệu mới, sau đó trình lên ban giám đốc. - Phòng tổ chức và y tế: thực hiện công tác quản lí lao động, vệ sinh phân xưởng, khám chữa bệnh cho công nhân theo quy định của Xí nghiệp. 1.3.2. Các sản phẩm sản xuất của Xí nghiệp May xuất khẩu Trong cơ chế thị trường Xí nghiệp May xuất khẩu đã có những bước tiến đáng khích lệ, đã đổi mới được phương thức quản lý, tạo lập mô hình tổ chức hoạt động năng động và hiệu quả. Với nghành nghề chính là gia công hàng may mặc xuất khẩu, sản phẩm chủ yếu là áo Jắc két, quần 2 lớp, áo sơ mi, comple bộ, váy, áo ma chiến sỹ, găng tay....Trong đó sản phẩm Jắc két chiếm tỷ trọng lớn nhất mang lại lợi nhuận cao cho công ty và đã xuất khẩu đi các nước như Tây ban nha, Mêxicô, Đài Loan….v.v. Đây cũng là mũi nhọn trong phương hướng nhiệm vụ đề ra của Xí nghiệp. Sản lượng một số các mặt hàng tiêu biểu 5 năm gần đây được thể hiện qua bảng sau: Biểu 1.1: MỘT SỐ SẢN PHẨM CHỦ YẾU CỦA XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU Đơn vị tính: cái 2004 2005 2006 2007 2008 So sánh 08/07 +/- % I. Hàng xuất khẩu 104.800 110.000 114.700 141.970 197.887 55.917 39,4 1 Áo Jacket 5 lớp 56.800 77.000 53.450 75.485 122.587 47.102 62,4 2 Áo Jacket 3 lớp 48.000 33.000 61.250 66.485 75.300 8.815 13,3 II Hàng nội địa 7.808 8.752 9.912 10.871 11.390 519 4,8 1 Áo ma chiến sỹ 4.026 4.628 4.634 5.228 6.264 1.036 19,8 2 Quần áo bảo hộ 3.782 4.124 5.278 5.643 5.126 -517 -9,2 (Nguồn cung cấp số liệu: Phòng Tài chính và vật tư) 1.3.3. Quy trình sản xuất sản phẩm tại Xí nghiệp May xuất khẩu Sơ đồ dây chuyền sản xuất Hoàn thiện Cắt Là May KCS Giác Thuyết minh sơ đồ dây chuyền sản xuất: * Giác mẫu: Trên cơ sở khách hàng thuê gia công, cán bộ kỹ thuật giác mẫu có nhịêm vụ nghiên cứu thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, sau đó lắp giáp lên bảng giác mẫu bằng bìa hoặc giấy cứng. * Cắt: Bộ phận này nhận sơ đồ mẫu về nghiên cứu, trải vải cắt theo yêu cầu của phiếu xuất. * May: May chi tiết các bộ phận đã cắt, lắp giáp các chi tiết thành phẩm, bộ phận may bao gồm nhiều công đoạn nên được chia thành nhiều bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận nhỏ chuyên may một vài chi tiết của sản phẩm. * Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): Nhiệm vụ của bộ phận này là kiểm tra chất lượng sản phẩm, hướng dẫn công nhân làm đúng quy trình kỹ thuật để đảm bảo tất cả các sản phẩm sản xuất ra đạt yêu cầu chất lượng và được khách hàng chấp nhận. * Là: Sau khi may, để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng, bộ phận là có nhiệm vụ là theo yêu cầu của từng loại sản phẩm theo quy trình kỹ thuật. * Hoàn thiện: Là công đoạn cuối cùng của dây chuyền sản xuất, sản phẩm phải được gấp gói hoặc đóng gói bao bì để giao nhập vào kho thành phẩm hoặc giao cho khách hàng. * Công đoạn cắt: Trải vải May Đóng gói Đánh số Cắt hoàn chỉnh * Công đoạn may: Kiểm tra bán thành phẩm May Đóng gói Đánh số Cắt hoàn chỉnh Đặc điểm về phương pháp sản xuất : Sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp là các loại quần áo, âu phục, phục vụ cho xuất khẩu, cho các đơn vị, cá nhân, tập thể hay nói cách khác là sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và theo công nghệ khép kín từ khâu cắt - may - hoàn thiện bằng các loại máy móc chuyên dùng và số lượng sản xuất ra nhiều so với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xí nghiệp sử dụng nguyên vật liệu chính là vải để tạo thành một sản phẩm hoàn thiện. 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu Ban kế toán của Xí nghiệp May xuất khẩu được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ và khá chặt chẽ. Dựa trên quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức quản lý của Xí nghiệp cùng mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, bộ phận kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu được biên chế 4 người và được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau: Kế toán trưởng-kế toán CP> Bộ phận kế toán TT, TL-BHXH Kế toán vật tư và bán hàng Kiêm Kế toán CP> Kế toán TSCĐ và công nợ -Kiêm thủ quỹ Sơ dồ 1.3: Sơ đồ tổ chức kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu * Kế toán vật tư và bán hàng: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, phụ trách tài khoản 152, 153. Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý, lập biên bản kiểm kê. Tổng hợp toàn bộ các đơn vị sử dụng vật tư trình lãnh đạo. Đồng thời cũng hạch toán quá trính bán hàng, theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, ghi sổ chi tiết tài khoản 155, sổ chi tiết cho từng đối tượng sản phẩm và các sổ, chứng từ liên quan. * Kế toán TSCĐ và công nợ - kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình tăng giảm và tính khấu hao TSCĐ của Xí nghiệp, sử dụng các tài khoản 211, 212, 411, … hàng tháng và quý lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với công ty và với các khách hàng, nhà cung cấp; đồng thời quản lý các tài khoản 131, 136, 138, 141, 331, 333, 336; kế toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng. Đồng thời, đảm nhiệm vai trò thủ quỹ của Xí nghiệp, quản lí tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt, thường xuyên báo cáo tình hình biến động của tiền mặt. * Kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, các khoản phải trích theo lương: kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ gốc rồi viết Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, tính lương và các khoản trích theo lương cho các cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp, theo dõi quản lí các TK111, TK112, TK 334, 3382, 3383, 3384. Hàng tháng lập bảng kê, sổ quỹ, bảng tính lương, BHXH và chứng từ ghi sổ. * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành đồng thời cũng là trưởng ban tài chính vật tư: căn cứ vào bảng tổng hợp từng loại chi phí của các bộ phận kế toán nguyên vật liệu, tiền lương chuyển sang tiến hành tổng hợp lại, tính giá thành cho từng mã hàng. Đồng thời, phân công, kiểm tra, đôn đốc công việc của từng kế toán viên trong Xí nghiệp. Bộ phận kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Xí nghiệp. Kế toán Xí nghiệp chịu trách nhiệm lưu giữ chứng từ của Xí nghiệp mình theo đúng chế độ kế toán hiện hành. 1.4.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình - Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Xí nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. - Kỳ lập báo cáo: Xí nghiệp lập báo cáo theo quý, năm. - Đồng tiền hạch toán: đơn vị sử dụng trong hạch toán kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc, phù hợp với quy định của chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành tại Quyết Định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng VNĐ theo tỉ giá do Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỉ giá phát sinh trong kì được phản ánh vào Báo cáo Kết quả kinh doanh. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được đánh giá theo giá trị thuần. + Phương pháp tính giá hàng hàng tồn kho: giá đích danh. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho: là bình quân gia quyền. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: TSCĐ của Xí nghiệp được phản ánh theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại. Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Xí nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Mức thuế suất 0% áp dụng với hoạt động gia công hàng may xuất khẩu đi nước ngoài và 10% đối với hoạt động cung cấp hàng hóa. - Hệ thống tài khoản sử dụng: Xí nghiệp May xuất khẩu đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Xí nghiệp đã sử dụng các tài khoản cấp 1 theo chế độ và xây dựng các tài khoản cấp 2, cấp 3 có liên quan để thực hiện quá trình hạch toán. PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP MAY THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 2.1. Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình 2.1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu 2.1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Vào năm 2003 ,Việt Nam bắt đầu tiến hành từng bước xoá bỏ hàng rào thuế quan một số mặt hàng theo như hiệp định ký với AFTA. Điều này cho phép một số mặt hàng của Việt Nam có thể xuất khẩu sang thị trường nước ngoài mà không phải chịu thuế Nhập khẩu, nhưng đồng thời có các mặt hàng nhập khẩu vào nước ta cũng được miễn thuế hoặc giảm thuế. Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh tranh và khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng hàng của mình, nhưng cũng là sự đe dọa đối với các doanh nghiệp Việt Nam, sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của họ không đứng vững trên thị trường . Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình là một xí nghiệp có quy mô sản xuất tương đối lớn. Sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là các loại sản phẩm gia công phục vụ cho xuất khẩu như áo Jắc két, quần 2 lớp, áo sơ mi nam–nữ, comple bộ, váy,... Ngoài ra, Xí nghiệp còn sản xuất các loại sản phẩm khác theo hợp đồng và cho tiêu thụ nội địa như áo mưa chiến sỹ, găng tay, áo bạt, … Do đặc điểm sản phẩm của Xí nghiệp đa dạng, phong phú chủng loại, kích cỡ nên Xí nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng, nhiều chủng loại và quy cách khác nhau ví dụ như các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, …để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau. Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Do vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của Xí nghiệp. Đặc thù nguyên vật liệu của Xí nghiệp không gây khó khăn trong quá trình vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển, bảo quản không tốt thì chất lượng của nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. Do vậy Xí nghiệp cần phải có biện pháp quản lý, vận chuyển, dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Xí nghiệp đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. Ví dụ: vải, chỉ nên để trong kho trong một thời gian nhất định, phải được bảo quản, độ ẩm phù hợp - tránh đề quá lâu vải sẽ bị mốc, ố, bục, mủn … Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư cũng được Xí nghiệp rất coi trọng. Để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu vây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật đã ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với một số đơn vị bán hàng. Ngoài ra, Xí nghiệp còn tổ chức bộ phận thu mua vật liệu thông qua cán bộ tiếp liệu, có nhiệm vụ liên hệ mua vật tư và cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc thuê ngoài vận chuyển. Hiện nay, nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Xí nghiệp không chỉ may hàng gia công theo hợp đồng đã ký kết với các bạn hàng nước ngoài mà còn mở rộng quan hệ hợp tác, ký kết hợp đồng sản xuất với các đối tác trong nước. Sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng trong và ngoài nước. Đối với một số mặt hàng gia công theo hợp đồng riêng, nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu cung cấp, Xí nghiệp chỉ theo dõi phần số lượng. Đối với hàng may hợp đồng ngoài thì Xí nghiệp phải tự lo tất cả khâu đầu vào, trong đó việc thu mua nguyên vật liệu để phục vụ kế hoạch sản xuất sản phẩm được thực hiện trên cơ sở kế hoạch mua vật tư do phòng kế hoạch - vật tư lập và hợp đồng mua bán vật tư ký kết với khách hàng. Chính vì vậy hiện nay trong việc nhập, xuất vật liệu phải được phân vùng quản lý. Vật liệu gia công được theo dõi quản lý riêng, hạch toán trên một sổ riêng. Còn vật liệu do Xí nghiệp mua ngoài để cung cấp cho sản xuất sản phẩm đã ký kết với bên ngoài được quản lý riêng theo thứ, loại đã được phân ra. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của Xí nghiệp May xuất khẩu có những nét riêng biệt và khó khăn hạ thấp chi phí vật liệu, sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất - đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu cuả Xí nghiệp. Vì vậy, cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ, vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính. 2.1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Trong Xí nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp, chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động. Do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý, hạch toán phù hợp Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Xí nghiệp được phân thành các loại sau: Vật liệu chính Là đối tượng lao động chủ yếu của Xí nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bảo gồm: vải, chỉ, khuy, chun, tanh, nút, lông sơ bốp … Trong mỗi loại, vật liệu chính lại được chia thành nhiều thứ khác nhau. Ví dụ: + Vải gồm: vải kaki, skavi (blue, black, white,...), vải cotton (100%, 60%,...), satank,..., vải chéo, vải bay, vải tropical be vàng. + Chỉ cũng nhiều loại : chỉ 50C2 (black, white,..), chỉ 60C3, chỉ 30C3, chỉ mạ non, chỉ mầu cỏ úa, chỉ mầu ghi … + Khuy cũng gồm nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly bay, khuy 12 ly đen, khuy 15 ly mạ non … Vật liệu phụ Tuy không là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý như: đầu máy khâu, phấn may, giấy gói hàng, sơn trắng, vải mành dứa, phấn thỏi, phấn bột, nẹp sắt… Văn phòng phẩm Là loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý ở các phòng và phục vụ bảo vệ sức khoẻ cán bộ công nhân viên. Văn phòng phẩm gồm: bút bi, bút chì, hồ dán, giấy các loại, sổ công tác, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ quỹ, tổ TGNH, hợp đồng tài chính. Phụ tùng thay thế Là những chi tiết phụ tùng máy móc; thiết bị mà Xí nghiệp mua sắm, dự trữ, phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại, vít bắt chân vịt, bàn là treo, răng cưa mặt nguyệt, ắc quy, trụ tự động máy. Nguyên vật liệu khác và thiết bị xây dựng cơ bản + Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh xăng, dầu, than, dầu Diezen,... + Thiết bị XDCB như: gạch, cót ép, sắt, đá, đui đèn, bóng tròn, bóng tuýp, phanel. + Vật liệu khác : băng dính, chổi … 2.1.2. Công tác quản lí nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp là sản xuất theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng, nên ngoài một số vật liệu đặc biệt phải nhập phục vụ cho xuất khẩu và các vật liệu chính mua ngoài, một số vật liệu phụ sẽ được xây dựng kế hoạch mua sau khi kí kết hợp đồng. Khi đó, Xí nghiệp tính ra số nguyên vật liệu cần dùng để tiến hành mua. Nhà cung cấp thường xuyên cho Xí nghiệp là Công ty vải Mêcô, Công ty Thread Fabric Phong Phú, Công ty Hưng Thái, Công ty Dệt 8-3, Công ty Việt Tiến và Công ty Wadoo – Đài Loan,... Ngoài ra, Xí nghiệp còn tổ chức mua nguyên vật liệu thông qua bộ phận tiếp liệu. Cán bộ tiếp liệu có nhiệm vụ mua nguyên vật liệu cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho, nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu dự trữ của xí nghiệp là rất ít. Vì vậy, số nguyên vật liệu cần mua là số nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất, còn phần nguyên vật liệu dự trữ là không đáng kể. Để đáp ứng nhu cầu đối với những sản phẩm chưa xây dựng được định mức, dựa trên cơ sở định mức sản phẩm tương tự để tính ra số nguyên vật liệu cần mua để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Nếu không có sản phẩm tương tự phòng Kế hoạch - Kỹ thuật & Sản xuất có nhiệm vụ xây dựng định mức rồi lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của Xí nghiệp khá thuận lợi do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý. Hơn nữa, nguyên vật liệu Xí nghiệp cần mua có sẵn trên thị trường không trong tình trạng khan hiếm, giá cả không ổn định. Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Xí nghiệp thường xuyên quan tâm đến công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhiều chủng loại các sản phẩm chủ yếu là phục vụ xuất khẩu, ngoài ra còn nhận hợp đồng sản xuất cho các đơn vị trong nước, tiêu thụ nội địa. Do vậy hệ thống định mức của Xi nghiệp đã được xây dựng và đưa vào sử dụng nhiều loại định mức khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêu dùng trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng Kế hoạch - Kĩ thuật& Sản xuất Xí nghiệp xây dựng cho từng loại sản phẩm khác nhau dựa trên cơ sở nghiên cứu thị trường. Trên cơ sở định mức, các cán bộ thiết kế, sản xuất tại phân xưởng sẽ thiết kế sản phẩm sao cho giảm bớt định mức nhằm đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định . Ví dụ: - Đối với các hợp đồng Xí nghiệp nhận gia công thì định mức sẽ do khách hàng quy định. Nhưng Xí nghiệp cũng phải xây dựng sao cho hợp lý, đảm bảo lượng nguyên vật liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sản phẩm như đã ký kết trong hợp đồng. Nếu trường hợp khách hàng đưa ra định mức là quá thấp so với định mức của xí nghiệp thì Xí nghiệp sẽ thương lượng với khách hàng để tăng định mức ở mức độ phù hợp. Nếu không được chấp nhận thì hợp đồng sẽ không được ký kết. - Đối với các hợp đồng sản xuất các sản phẩm mà Xí nghiệp phải lo tất cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định mức sẽ do phòng kế hoạch chịu trách nhiệm. Trên cơ sở đặc điểm quy cách, phòng kỹ thuật xây dựng định mức sao cho sản xuất đạt hiệu quả, giảm chi phí nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng như hợp đồng đã quy định. Nhìn chung, công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Xí nghiệp có những nét đặc biệt so với một số công ty khác do đặc thù sản xuất. Song Xí nghiệp đã tự xây dựng cho mình một hệ thống định mức thích hợp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Công tác bảo quản và kiểm tra Xí nghiệp quản lý nguyên vật liệu ở một kho chung gọi là kho xí nghiệp. Kho là điểm xuất phát cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất, do đó việc tổ chức bảo quản kho nguyên vật liệu của Xí nghiệp tuân theo quy định trong quy chế hoạt động quản lý kho chung. Đó là sắp xếp khoa học nguyên vật liệu theo ngăn, theo thứ tự, đảm bảo cách mặt đất và tường 20 ¸ 30 cm để chống ẩm thấp, dễ gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải. Người chịu trách nhiệm bảo quản và sắp xếp nhập kho nguyên vật liệu là thủ kho và chỉ có một người theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế. Theo định kỳ thủ kho phải sắp xếp lại nguyên vật liệu để phát hiện các trường hợp nguyên vật liệu có được bảo quản tốt hay không, thứ tự sắp xếp đã hợp lý chưa, nguyên vật liệu có bị ẩm mốc hay không. Do điều kiện nguyên vật liệu trong kho nhiều chủng loại nhưng lượng nguyên vật liệu tồn kho ít nên cũng có khó khăn cho thủ kho. Ngoài ra một khó khăn lớn trong việc bảo quản nguyên vật liệu của Xí nghiệp là diện tích kho quá ._.hẹp dẫn đến nguyên vật liệu trong kho để rất nhiều chủng loại như vậy ảnh hưởng tới chất lượng một số nguyên vật liệu dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông,… gây khó khăn trong việc xuất, nhập nguyên vật liệu. Mỗi năm, đến ngày 31-12, Xí nghiệp tiến hành kiểm kê số nguyên vật liệu tồn kho. Công tác kiểm kê do cán bộ Phòng kinh doanh, kế toán và thủ kho kết hợp tiến hành. Mục đích của cuộc kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu hiện có, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và cán bộ sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý nguyên vật liệu. 2.1.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Ở Xí nghiệp May xuất khẩu các nghiệp vụ nhập – xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, mỗi lần nhập giá cả của nguyên vật liệu lại có sự thay đổi. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần thiết. Trên thực tế, Xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu để gia công cho cho một số đơn hàng đặc biệt đó là trang phục công sở (theo HĐ giữa Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình và đơn vị kết nghĩa Công ty Thương mại Xuất Nhập khẩu Hòa Bình), đồng phục quản lí và quần áo phạm (theo HĐ giữa Công ty Cổ phần Xuất - Nhập Khẩu Hòa Bình và Trung tâm chữa bệnh - giáo dục Lao động xã hội Hòa Bình) chỉ được theo dõi số lượng. Còn đối với nguyên vật liệu Xí nghiệp nhập từ bên ngoài thì chủ yếu là mua ngoài, không có vật liệu nhập từ các nguồn như tự chế hoặc thuê ngoài gia công hoặc đơn vị khác góp vốn liên doanh thì để đánh giá chính xác, trung thực và hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất, việc đánh giá nguyên vật liệu ở Xí nghiệp được thực hiện như sau: 2.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Đối với vật liệu nhập kho từ mua ngoài: xí nghiệp mua nguyên vật liệu với cả 2 phương thức là nhận tại kho của Xí nghiệp và nhận tại kho của bên bán. + Trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT phương pháp khấu trừ. - Với nguyên vật liệu nhập tại kho của Xí nghiệp: Chi phí mua do bên bán chịu, do đó giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của xí nghiệp là giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT. (không bao gồm thuế GTGT) - Với nguyên vật liệu nhận tại kho của bên bán thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho gồm giá mua theo hoá đơn chưa có thuế GTGT và chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi …) (không bao gồm thuế GTGT) + Trường hợp mua nguyên vật liệu của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT và chi phí thu mua thực tế. (bao gồm cả thuế GTGT) Giá trị thực của Nguyên vật liệu tiết kiệm nhập kho Xí nghiệp Nguyên vật liệu tiết kiệm là phần chênh lệch giữa định mức vật liệu của Xí nghiệp giao và định mức của các phân xưởng. Khi Xí nghiệp giao định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm xuống từng phân xưởng thì bộ phận kỹ thuật của phân xưởng nghiên cứu các sơ đồ làm thế nào để tiết kiệm vật liệu mà không ảnh hưởng đến kích cỡ, chất lượng sản phẩn. Kết quả nghiên cứu là định mức vật liệu của phân xưởng sẽ nhỏ hơn định mức vật liệu Xí nghiệp giao. Phần vật liệu tiết kiệm này phân xưởng được hưởng, khi có nhu cầu sử dụng, phân xưởng sẽ bán lại cho Xí nghiệp theo đơn giá thực tế trên thị trường hoặc nếu không có nhu cầu sử dụng Xí nghiệp sẽ làm thủ tục thanh lý phần nguyên vật liệu trên. Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do Giám đốc Xí nghiệp quyết định. 2.1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Khi xuất vật liệu, kế toán tính toán giá thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân liên hoàn. Theo phương pháp này kế toán tiến hành thực hiện như sau: Trước mỗi lần xuất, kế toán tính tổng số tiền của nguyên vật liệu dư đầu kỳ (nếu có) và những lần nhập trước lần xuất đó rồi lấy tổng đó chia cho tổng số lượng cuả dư đầu kỳ (nếu có) và số lượng của những lần nhập trước lần xuất đó ta được đơn giá cho lần xuất đó. Nếu lần xuất đó chưa xuất hết số tồn và số nhập đó thì còn lại được hoặc coi như số tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau. Những lần xuất sau tính tương tự như lần xuất trước. Do vậy mà khi xuất vật liệu để sản xuất là tính được giá trị thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán mới có thể tính giá. Như vậy khi xuất vật liệu kế toán có thể theo dõi được cả 2 chỉ tiêu: số lượng và số tiền. Việc tính toán giá thực tế vật liệu xuất kho được thực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ, từng loại. Trị giá thực tế NVL xuất kho = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập x Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ tính đến ngày xuất + Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ tính đến ngày xuất Đơn giá bình quân = liên hoàn Với phương pháp này, kế toán sẽ phải tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nhiều lần trong một kỳ kế toán do việc xuất nguyên vật liệu diễn ra nhiều lần trong kỳ. Có thể minh hoạ phương pháp trên bằng tài liệu thực tế tại Xí nghiệp như sau: Ví dụ: Tính giá thực tế của nguyên vật liệu “Vải skavi” trong tháng 02 năm 2009: Tồn đầu tháng số lượng 700 m Đơn giá 96.500đ/m Ngày 09/02, xuất số lượng 400 m Ngày 13/02, nhập số lượng 5.000 m Đơn giá 95.000đ/m Ngày 16/02, xuất số lượng 1.000 m Ngày 21/02, xuất số lượng 2.000 m Ngày 27/02, xuất số lượng 1.000 m Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: - Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 09/02 là: + Đơn giá bình quân gia quyền: 96.500 đ. + Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong ngày 09/02 là: 96.500 x 400 = 38.600.000 đ. - Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 16/02 là: + Trị giá nguyên vật liệu còn lại từ lần xuất ngày 09/02 chưa xuất hết là: (700 - 400 ) x 96.500 = 28.950.000 đ. + Đơn giá thực tế bình quân gia quyền: (H) H = 28.950.000 + 5.000 x 95.000 = 95.085 đ. 300 + 5.000 + Trị giá xuất kho thực tế ngày 16/02 là: 95.085 x 1.000 = 95.085.000 đ. - Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 21/02 và 27/02 là: 95.085 x ( 2000 + 1000) = 285.255.000 đ. 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu 2.2.1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu 2.2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm, Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp) … Bộ phận kế hoạch vật tư dựa vào kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của Xí nghiệp để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp. Cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về Xí nghiệp kèm theo Hóa đơn GTGT. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, ban kiểm nghiệm vật tư của xí nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra số lượng thực tế, chủng loại hàng hóa thực tế so với yêu cầu và hóa đơn. Sau khi kiểm nghiệm thì ban kiểm nghiệm cho phép nhập kho hay không số nguyên vật liệu đó. Ví dụ: Ngày 13/02/2009, Xí nghiệp mua của Công ty TNHH - Sản xuất Hưng Thái 50 cây vải (100m/cây) với đơn giá 95.000đ/m, thuế GTGT 10%, Xí nghiệp thanh toán bằng TGNH. Theo hóa đơn này thì Xí nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá trị của số NVL đã bao gồm chi phí thu mua mà Công ty Hưng Thái đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên Hóa đơn. Khi nhập hàng, có Hóa đơn GTGT (Biểu 2.1), “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” được lập như sau: Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BR/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0010431 Ngày 13 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH SẢN XUẤT HƯNG THÁI Địa chỉ : Số 23- La Thành. Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0102156688 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Xi nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình Địa chỉ: Số 14- Đường An Dương Vương-TP Hòa Bình Số Tài khoản: Hình thức thanh toán: …chuyển khoản….. MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Vải skavi m 5.000 95.000 475.000.000 Cộng tiền hàng: 475.000.000 Thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT: 47.500.000 Tổng cộng thanh toán: 522.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai mươi hai triệu, năm trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên) ( Kí đóng dấu và ghi, rõ họ tên) Biểu 2.2: Mấu Biên bản kiểm nghiệm Xí nghiệp Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình Mẫu số: 03- VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 13 tháng 02 năm 2009. Số:……….. - Căn cứ HĐ số 0010431 ngày…tháng…năm … của…… - Ban kiểm nghiệm vật tư gồm: +Bà: Nguyễn Thị Hạnh Trưởng ban + Ông : Nguyễn Văn Thịnh Uỷ viên + Bà Trần Thu Nga Uỷ viên STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F 1 Vải skavi m 5.000 5.000 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải skavi, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho. Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Sau đó ban kế hoạch vật tư căn cứ vào Hóa đơn bán hàng của người bán hay Hợp đồng (nếu có) và Biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập kho và ghi số lượng nhập. Trưởng phòng kế hoạch vật tư kí vào phiếu nhập kho, phiếu được lập thành 2 liên: Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư giữ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho sau đó chuyển cho bộ phận kế toán cùng Hóa đơn GTGT. Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và số lượng thực nhập và cùng người giao hàng kí vào phiếu. Kế toán vật liệu sau khi nhận được chứng từ sẽ kiểm tra và ghi đơn giá, tính tổng tiền trên phiếu, định khoản và ghi vào sổ kế toán, bảo quản chứng từ. Với nghiệp vụ nhập vật tư trên, phiếu nhập kho được lập như sau: Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho Xí nghiệp Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình Mẫu số: 01-VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 13 tháng 02 năm 2009 Nợ : 152 Số 38 Có : 112 Họ tên người giao: …... -Theo HĐ số 0010431 ngày 13 tháng 01 năm 2009 của:……. -Nhập tại kho: kho Vải STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải skavi M 5.000 5.000 95.000 475.000.000 Cộng 475.000.000 Cộng tiền hàng: 475.000.000 Thuế VAT: 10% 47.500.000 Tổng cộng thanh toán: 522.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai muơi hai triệu, năm trăm ngàn đồng chẵn. Nhập ngày 13 tháng 02 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Nguyễn Việt Cường Nguyễn Quang Hải 2.2.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Phiếu báo vật tư tồn cuối kì, Biên bản kiểm kê,… Hàng tháng hay khi có nhu cầu, bộ phận kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất và dựa trên nhu cầu về vật liệu để ra lệnh xuất kho. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị kí duyệt lệnh xuất vật tư. Bộ phận kế hoạch lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Phiếu xuất được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng kí xong chuyển cho giám đốc hay người được ủy quyền kí duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho, xuất vật tư và ghi số thực xuất, ghi ngày, tháng, năm vào phiếu. Thủ kho cùng người nhận kí vào phiếu, thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán. Theo ví dụ nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất tại kho vải vào ngày 09 tháng 02 năm 2009, thì Phiếu xuất kho được lập như sau: Biểu 2.4: Mẫu Phiếu xuất kho Xí nghiệp Đơn vị: Xí nghiệp may Xuất khẩu Mẫu số: 02-VT Bộ phận: Phòng KH-VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 09 tháng 02 năm 2009 Nợ 621 Số: 61 Có 152 -Họ tên người nhận hàng: ..Sinh..Địa chỉ( Bộ phận):. PXI.. -Lí do xuất kho: xuất cho sản xuất Xuất tại kho: kho vải STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư,sản phẩm, dụng cụ, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải skavi(30% polieste ) M 400 400 Cộng Xuất ngày 09 tháng 02 năm 2009. Thủ trưởng đơn vị Người lập biểu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi kết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. Hiện nay, Xí nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sót trong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp thẻ song song, kế toán thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho sổ chi tiết vật tư, bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư, sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu được tiến hành theo trình tự sau: Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp N-X-T Chứng từ xuất Bảng kê xuất Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu 2.2.2.1. Kế toán chi tiết tại kho Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập - xuất kho vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập, thực tế xuất kho rồi ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho xuất nhiều hay ít sắp xếp riêng cho từng loại vật liệu. Từ 5 - 10 ngày, tuỳ theo tính chất đặc thù (khối lượng nhập, xuất) thủ kho chuyển chứng từ đó lên cho kế toán. Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3) ngày 13/02/2009 và phiếu xuất kho số 61 ngày 09/02/2009 cùng các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật tư “Vải skavi” như sau : Biểu 2.5: Mẫu thẻ kho Xí nghiệp Công ty CP XNK 3-2 Hòa Bình Xí nghiệp May XK Mẫu số 01-VT Tên kho: Đ/c Hải Tờ số : 10 THẺ KHO Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Người lập thẻ kho: Đ/c Hải Tờ số : 3 Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: vải skavi STT Số hiệu Ngày Diễn giải Ngày Nhập-Xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu kì 700 Tháng 02/2009 61 09/02 Xuất Sinh PX I 09/02 400 300 38 13/02 Công ty Hưng Thái–nhập 13/02 5.000 5.300 72 16/02 Xuất PX I sản xuất sản phẩm - Sinh 14/02 1.000 4.300 87 21/02 Xuất PX I sản xuất sản phẩm – Dự 21/02 2.000 2.300 106 27/02 Xuất Sinh- PX I sản xuất sản phẩm 27/02 1.000 1.300 Cộng phát sinh 5.000 4.400 Dư cuối kì 1.300 Đơn vị tính : m Lập ngày… tháng… năm… Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.2. Kế toán chi tiết tại phòng kế toán Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên (từ 5 - 10 ngày/1 lần), kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó. Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán (nếu là chứng từ nhập). Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Nếu chính xác và hợp lý thì ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết vật tư gồm 5 quyển, theo dõi các nhóm, loại vật tư sau : Quyển 1: Theo dõi thẻ kho 152.1 – nguyên vật liệu chính Quyển 2: Theo dõi thẻ kho 152.2 – nguyên vật liệu phụ Quyển 3: Theo dõi thẻ kho 152.3 – Văn phòng phẩm Quyển 4: Theo dõi thẻ kho 152.4 – Phụ tùng thay thế Quyển 5: Theo dõi thẻ kho 152.5 – nguyên vật liệu khác. Trên sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả 2 chỉ tiêu số lượng và số tiền. Tuỳ thuộc vào tính chất của nguyên vật liệu (khối lượng công việc nhập xuất nhiều hay ít) mà mỗi thứ vật liệu được mở 1 hay vài tờ. Với ví dụ phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3) và phiếu xuất kho số 61 (Biểu 2.4) cùng các chứng từ nhập xuất khác, kế toán sẽ vào Sổ chi tiết đối với loại vật tư “Vải skavi” như sau : Cách ghi: + Tồn đầu tháng : chính là số tồn tháng 01/2009 chuyển sang. + Cột nhập, xuất: căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, kế toán ghi số lượng và số tiền vào từng cột tương ứng. + Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất trong tháng. Cuối tháng, kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết phải khớp nhau. Nếu không khớp nhau thì chắc chắn đã xẩy ra sai sót hoặc nhầm lẫn – sẽ tìm biện pháp xử lý kịp thời. Biểu 2.6: Mẫu sổ chi tiết TK 152 Xí nghiệp may xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT THÁNG 02/2009 Tên vật tư: Vải skavi Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu tháng 700 67.550.000 09/02 61 Xuất Sinh PX I- Sản xuất sản phẩm 400 96.500 38.600.000 300 28.950.000 13/02 38 Công ty Hưng Thái- nhập 5.000 95.000 475.000.000 5.300 503.950.000 16/02 72 Xuất PX I sản xuất sản phẩm - Sinh 1.000 95.085 95.085.000 4.300 408.865.000 21/02 87 Xuất PX I sản xuất sản phẩm – Dự 2.000 95.085 190.170.500 2.300 218.695.500 27/02 106 Xuất Sinh- PX I sản xuất sản phẩm 1.000 95.085 95.085.000 1.300 123.610.500 Cộng phát sinh 5.000 475.000.000 4.400 418.939.500 Tồn cuối tháng 1.300 123.610.500 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với Sổ cái, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết để vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư theo từng nhóm, loại vật tư. Biểu 2.7: Mẫu bảng tông hợp Nhập –Xuất – Tồn Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN VẬT LIỆU THÁNG 02/2009 Đơn vị tính: đồng TT Tên, quy cách vật liệu Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK 1 Vải cotton 100% 65.250.000 507.500.000 444.850.000 127.900.000 2 Vải cotton 60% 75.300.000 376.800.000 389.360.000 62.740.000 3 Vải skavi (30% polieste) 67.550.000 475.000.000 418.939.500 123.610.500 … …. …. …. …. …. 11 Chỉ 60C3 5.370.800 52.400.800 51.780.500 5.991.100 12 Chỉ 50C3 8.935.600 43.905.700 47.333.300 5.508.000 … …. …. …. …. …. Tổng cộng 478.189.400 2.774.490.300 2.213.057.400 1.039.622.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Cùng với công tác kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL là không thể thiếu được. Ở Xí nghiệp May xuất khẩu, kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Vì vậy, kế toán tổng hợp gắn liền với kế toán thanh toán, tức là mọi trường hợp nhập vật liệu đều phải đuợc hạch toán chặt chẽ, thông qua các tài khoản đối ứng liên quan. Mặt khác do nguyên vật liệu gia công chủ yếu nhập từ phía các bạn hàng lâu năm, ổn định, cùng đó là sự năng động của cán bộ thu mua vật tư nên nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu luôn được đáp ứng kịp thời và hầu như không khi nào có chuyện thiếu vật tư trong sản xuất. Vì lẽ đó mà công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp là tương đối dễ dàng. Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức ghi sổ Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. 2.3.1. Tài khoản sử dụng Đối với các nghiệp vụ nhập kho, vật liệu nhập ở Xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp tăng vật liệu do góp vốn liên doanh, gia công chế biến. Thu mua nguyên vật liệu do bộ phận tiếp liệu Xí nghiệp tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên: Xí nghiệp và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc Xí nghiệp trả tiền chậm (nếu người cung cấp đã giao dịch thường xuyên với xí nghiệp). Kế toán tổng hợp nhập vật liệu sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu - vật liệu - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 141: Tạm ứng. - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Đối với nghiệp vụ xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm đó. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng. Đối với những phiếu xuất kho tuỳ từng trường hợp xuất cho bộ phận nào mà hạch toán theo đúng đối tượng đó. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu - vật liệu. - TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. - TK 627: Chi phí sản xuất chung. - TK 642: Chi phí quản lý. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, các nghiệp vụ kế toán liên quan đến nhập vật liệu tại Xí nghiệp sẽ được kế toán định khoản và ghi vào các sổ sau: - Bảng kê nhập vật liệu. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tạm ứng,... Bảng kê nhập vật liệu được lập cho từng tập chứng từ nhập đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng cung cấp. Nếu cơ sở cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì được lập bảng kê riêng. Đối với những cơ sở cung cấp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Với những chứng từ này lại tiếp tục được phân loại theo hình thức thanh toán như thanh toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng, hoặc mua vật liệu nhưng chưa thanh toán. Đối với hàng may hợp đồng gia công cho Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình, những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp thì chỉ lập bảng kê theo dõi số lượng. Còn những mặt hàng do đơn vị mua về để may hàng Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình cho được lập bảng kê theo dõi riêng. Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp từ bảng kê. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được mở trên một trang sổ (hoặc vài trang) tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Số dư đầu tháng 02 năm 2009 là số dư cuối tháng 01 năm 2009 chuyển sang. Trong tháng, các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào bên Có TK 331. Khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK 331. Cuối tháng, kế toán tính cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối kì. Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết TGNH được dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, TGNH phát sinh trong tháng. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt, TGNH mua vật liệu được ghi vào cột ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111, TK 112. Cuối tháng, kế toán tổng hợp sổ phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư. Sổ chi tiết tạm ứng đuợc dùng để theo dõi các nghiệp vụ tạm ứng cho công nhân viên trong Xí nghiệp. Các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng mua vật liệu đuợc tập hợp theo bảng kê riêng và ghi vào bên Nợ TK 152, ghi Có TK 141. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư. Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế một số nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong tháng 02 năm 2009 của Xí nghiệp May xuất khẩu như sau: Ví dụ: Ngày 13-02-2009 phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3), nhập vải Skavi của Công ty Hưng Thái theo hoá đơn số 0010431 (Biểu 2.1) với số lượng 5.000m, số tiền 475.000.000đ, tiền thuế GTGT: 47.500.000 đồng, tổng số tiền thanh toán: 522.5.000.000 đồng. Kế toán sẽ định khoản và ghi vào Bảng kê nhập vật tư (Biểu 2.8) và Sổ chi tiết các tài khoản liên quan (Sổ chi tiết thanh toán với nguời bán – Biểu 2.11) , Sổ chi tiết Thuế GTGT đầu vào) như sau: Nợ TK 152: 475.000.000 Nợ TK 133: 47.500.000 Có 331: 522.500.000 Biểu 2.8: Mẫu bảng kê nhập vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Nợ TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi có các TK NT SH TK 152 TK 133 TK 331 08/02 PN 31 Nhập-Công ty chỉ Phong Phú 5.430.000 543.000 5.973.000 …… ……….. ... ... ..... 13/02 PN 38 Nhập– Công ty vải Hưng Thái 475.000.000 47.500.000 522.500.000 14/02 PN 40 Nhập vải - Công ty MêCô 382.800.000 38.280.000 421.080.000 Cộng bảng 935.800.000 93.580.000 1.029.380.000 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.9: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số CT: 17 Kèm theo 01 bảng kê Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Mua vật tư 152 935.800.000 Chưa thanh toán 133 93.580.000 331 1.029.380.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.10: Mấu sổ chi tiết thanh toán với nguời bán Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT TK 331- THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02/2009 Đơn vị : Công ty Thread Fabric Phong Phú Chứng từ Diễn giải Số tiền Ngày tháng Số Hiệu Nợ Có Dư đầu tháng 25.530.000 Phát sinh trong tháng 08/02 PN 31 Mua chỉ 50C3 5.973.000 09/02 PC 115 Hùng phòng KD thanh toán tiền hàng 15.500.000 ... .... ........... ..... 20/02 PN 33 Thân nhập chỉ 4.184.400 22/02 PN 40 Dư mua chỉ 60C3 8.275.900 28/02 PN 51 Hùng thanh toán tiền hàng 11.850.000 Cộng số phát sinh 27.350.000 37.737.700 Dư cuối tháng 35.917.700 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.11: Mẫu sổ thanh toán với người bán Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT TK 331- THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02/2009 Đơn vị: Công ty Hưng Thái Chứng từ Diễn giải Số tiền Ngày tháng Số Hiệu Nợ Có Dư đầu tháng 1.055.470.000 Phát sinh trong tháng 02-02 PN 25 Nhập vải Công ty Hưng Thái 98.610.000 05-02 UNC 38 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 200.000.000 08-02 UNC 41 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 60.000.000 12-02 UNC 50 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 200.000.000 13-02 PN 38 Nhập vải Hưng Thái 522.500.000 17-02 UNC 59 Trả tiền vải Hưng Thái T/séc 300.000.000 ... .... ....... ..... ..... Cộng số phát sinh 960.000.000 750.250.000 Dư cuối tháng 845.720.000 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.12: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời bán BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02/2009 Đơn vị tính: đồng STT Tên nhà cung cấp Số dư ĐK Số PS Số dư CK Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty Thread Fabric Phong Phú 25.530.000 27.350.000 37.737.700 35.917.700 2 Công ty Hưng Thái 1.055.470.000 960.000.000 750.250.000 845.720.000 … …. …. …. ….. ….. … …. …. …. ….. ….. 8 Công ty MêCô 678.180.000 874.300.000 936.790.000 740.580.000 Cộng 2.178.480.000 2.208.750.000 2.439.642.700 2.409.372.700 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Phiếu nhập kho số 31 ngày 09/02/2009. Hoá đơn số 033357 nhập vật liệu để gia công sản phẩm HĐ TMXNK thanh toán bằng tiền tạm ứng. Số tiền vật liệu: 73.886.000 đ, tiền thuế GTGT: 7.388.600 đ. Tổng số tiền thanh toán: 81.274.600 đ, kế toán định khoản và ghi vào Bảng kê nhập vật tư (Biẻu 2.13), Sổ chi tiết các tài khoản liên quan (Sổ chi tiết TK 141 – Biểu 2.15, Sổ chi tiết Thuế GTGT đầu vào) như sau: Nợ TK 152: 73.886.000 Nợ TK 133: 7.388.600 Có TK 141: 81.274.600 Biểu 2.13: Mẫu bảng kê nhập vật tư Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 08/02 đến ngày 15/02 Nợ TK 152 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi nợ các TK Ghi có các TK Ngày tháng Số hiệu 152 133 141 … 09-2 PN 31 Dư nhập VLSX HĐ TMXNK 73.886.000 7.388.600 81.274.600 11-02 PN 37 Luật lái xe 0224 nhập xăng 947.000 97.541 1.044.541 14-02 PN 43 Dư nhập VTSX áo ma chiến sĩ 84.500.000 8.450.000 92.950.000 14-02 PN 44 Dư nhập chỉ 23.443.600 2.344.360 25.787.960 14-02 PN 45 Truyền nhập xăng dầu 1.832.200 108.716 2.020.916 Cộng 184.608.800 18.389.217 203.078.017 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.14: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Số : 18 Kèm theo 01 bảng kê Trích yếu Số liệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư 152 184.608.800 thanh toán tạm ứng ._.