Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm dịch vụ khách hàng - Bưu điện Hà Nội

ính là cơ hội thuận lợi nhất để các doanh nghiệp bộc lộ tài năng nhưng cũng là thách thức lớn mà các doanh nghiệp phải vượt qua. Muốn vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra đến khi danh nghiệp thu hồi về. Làm thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất luôn là câu hỏi đặt ra đối với các doanh nghiệp. Có như vậy doanh nghiệp mới đảm bảo có lãi, cải thiện đời sống người lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Để thực hiện điều đó yêu cầu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp là phải quản lý chặt chẽ các yếu tố chi phí đầu vào bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó chi phí nguyên vật liệu được coi là yếu tố đầu vào không thể thiếu. Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả có ý nghĩa quan trọng trên con đường phát triển của các doanh nghiệp hiện nay. Hỗ trợ đắc lực cho công tác này, kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động và cung cấp thông tin cần thiết về nguyên vật liệu cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp và với mong muốn tiếp cận học hỏi kinh nghiệm thực tế, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy giáo - thạc sỹ Nguyễn Văn Dậu, lãnh đạo, cán bộ phòng Tài chính kế toán Trung tâm Dịch vụ Khách hàng Bưu Điện Hà Nội, em đã đi vào nghiên cứu đề tài :” Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bưu điện Hà Nội”. Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm DVKH Chương III: Nhận xét đánh giá về tình hình công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm DVKH Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Thuý Hà CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I. SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Xét về mặt hiện vật,vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh.Và khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu bị tiêu hao toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh. Thông thường, vật liệu trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp rất phong phú về chủng loại, đa dạng về số lượng và thường xuyên biến động. Nguyên vật liệu chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong việc sản xuất ra sản phẩm có chất lượng tốt, đảm bảo về số lượng, đúng yêu cầu kỹ thuật. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Chính vì vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời được hay không, có đảm bảo chất lượng, đúng yêu cầu kỹ thuật hay không, sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của doanh nghiệp điều đó có nghĩa là ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2. Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm. Nguyên vật liệu được nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính dễ thấy lớn nhất của cái gì đã sản xuất. Do vậy muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về qui cách, phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng mới tồn tại được. Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên sẽ là một thiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắc tới tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu. Nguyên nhân có thể tóm tắt như sau: Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sản phẩm so với các khoản mục chi phí sản xuất khác( lao động trực tiếp và sản xuất chung); - Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thường xuyên phản ánh để xác định khi nào cần đặt mua tiếp với người bán vì nếu không sẽ làm gián đoạn sản xuất; - Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất. Điều này đòi hỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấp nhịp nhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu cho sản xuất. Tất cả lý do này đòi hỏi sổ sách phải được lập một cách chính xác vì nếu không công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúc nào mua. Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cả nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ và đúng cho phân xưởng sản xuất khi cần thiết. Công tác kiểm tra nội bộ qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảo các nguồn vốn của công ty được sử dụng theo đúng kế hoạch. 1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh như đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chủ yếu được chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính là cung ứng, dự trữ và sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, với các yêu cầu như sau: - Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu: Đây là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt: Đây là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động. Bên cạnh đó việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiếtkiệm, dự trữ đầy đủ sẽ ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. 1.4. Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu. Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch và thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: (+) Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp ; (+) Tính toán và phẩn bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí; (+) Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại (+) Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dùng vật liệu. (+) Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dùng vật liệu. II. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU. 2.1. Phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc phân chia vật liệu của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định. Tuỳ thuộc yêu cầu quản lý để sắp xếp trong thứ loại vật liệu vào cùng một tiêu thức. Mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụng lại có tính năng lý hoá riêng. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định. * Căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ) : Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như: sắt, thép trong DN chế tạo máy; xi măng, gạch ngói trong DN xây dựng - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của NVL chính hay tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong DN dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong DN cơ khí sữa chữa; bao bì và vật liệu đóng gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.Ví dụ: xăng dầu, than củi; hơi đốt cung cấp nhiệt lượng cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động. - Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của DN. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong DN. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài. Ví dụ: gỗ, sắt vụn, phoi bào. * Căn cứ vào nguồn gốc của NVL thì NVL được chia thành: - NVL mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được DN mua ở ngoài thị trường. - NVL tự sản xuất: Là vật liệu DN tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công - NVL có từ nguồn khác, chẳng hạn được Nhà nước hoặc cấp trên cấp, nhận vốn liên doanh bằng vật liệu, vay bằng vật liệu… * Căn cứ vào mục đích sử dụng NVL trong DN được chia thành các loại: - NVL trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm. - NVL dùng cho quản lý phân xưởng. - NVL dùng cho khâu bán hàng. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán, do đó nó có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. * Nguyên tắc kế toán sử dụng trong đánh giá NVL: + Nguyên tắc giá gốc + Nguyên tắc nhất quán + Nguyên tắc thận trọng Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu là phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. - Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ Trị giá vật liệu hiện còn đầu kỳ Trị giá vật liệu nhập trong kỳ = + - Trị giá vật liệu xuất trong kỳ 2.2.1. Tính giá nhập nguyên vật liệu: - Vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua = + - Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn: . Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì đó chính là giá chưa tính VAT . Đối với các đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp khi tính thuế giá trị gia tăng hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi, hành chính sự nghiệp đó là giá có tính VAT. Ngoài ra đối với vật liệu mua từ nước ngoài thì thuế nhập khẩu được tính vào giá thực tế vật liệu nhập. Chi phí thu mua bao gồm : Chi phí vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi; chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua; hao hụt trong định mức khi mua vật liệu; tiền công tác phí của người đi mua Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng : Khi DN mua nguyên vật liệu một lần với số lượng lớn hoặc mua hàng nhiều lần trong khoảng thời gian nhất định hoặc vật liệu đã mua nhưng không đảm bảo qui cách phẩm chất nên người bán đồng ý giảm giá. - Vật liệu được cấp hoặc nhận vốn liên doanh bằng vật liệu hay các cá nhân cổ đông góp vốn bằng vật liệu: Giá thực tế vật liệu là giá ghi trên biên bản bàn giao hoặc giá do hội đồng định giá thẩm đình cộng thêm các chi phí khác (nếu có). - Vật liệu được biếu tặng, được thưởng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vật liệu được biếu, tặng, thưởng hoặc tham khảo giá trị của loại vật liệu tương đương trên thị trường. - Vật liệu là phế liệu: Có hai cách tính gía: Tính theo giá kế hoạch hoặc giá ước tính không điều chỉnh, có ưu điểm là đơn giản nhưng không chính xác. Hoặc tính giá thực tế bán trên thị trường, có ưu điểm là tính đúng giá phế liệu nhưng nhược điểm là phức tạp. 2.2.2. Tính giá xuất vật liệu Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau. Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. * Tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau: (+) Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tương đối chính xác nhưng nhược điểm là công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. (+) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. (+) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, thường chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lần nhập vật liệu trong tháng ít. * Tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp đặc điểm riêng. Ưu điểm của phương pháp là vật liệu được tính chính xác theo giá nhập nhưng nhược điểm là không phù hợp với giá thực tế thị trường, sổ sách theo dõi vất vả. III. HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép , phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho và toàn doanh nghiệp. Công việc hạch toán chi tiết vật liệu được theo dõi ở cả hai nơi: ở kho và phòng kế toán và thường là công việc tốn nhiều công sức nhất. Chứng từ hạch toán: Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thường liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất buộc lẫn những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên dù là loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán. Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm các loại sau: - Các chứng từ gốc: + Chứng từ phản ánh nguồn nhập như do thu mua, tự sản xuất, nhận vốn góp hoặc cấp phát..., chẳng hạn như hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ) hay hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp ) trong trường hợp doanh nghiệp tự thu mua. + Chứng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng từ mệnh lệnh ( lệnh xuất) và chứng từ thực hiện. - Biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT): Đây là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp , người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý về số lượng, chủng loại, chất lượng. - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT): là chứng từ phản ánh lượng hàng được nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán. Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập . Thường được lập 3 liên:   Liên 1: để lưu   Liên 2: người nhập hàng giữ   Liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ. - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): được dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất hoặc tiêu thụ. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, định mức tiêu hao, giá vốn hàng tiêu thụ. Ngoài ra còn có một số chứng từ sau: Ø Thẻ kho ( Mẫu số 06-VT) Ø Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) Ø Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu số 04-VT) Ø Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 07-VT) Ø Bảng phân bổ vật liệu sử dụng 1. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu có thể được thực hiện theo ba phương pháp sau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp 1.1. Phương pháp thẻ song song: * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng trên Thẻ kho - Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu . Có bao nhiêu loại vật liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết vật liệu. * Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, tài sản, hàng hoá, giá trị hàng hoá lớn cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi và áp dụng với kế toán được chuyên môn hoá * Ưu, nhược điểm của phương pháp: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra. Cung cấp thông tin thường xuyên về tình hình biến động từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị và hiện vật. Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và có áp dụng kế toán máy. - Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu và công tác kế toán thủ công. 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển *Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lượng - Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị trên Sổ đối chiếu luân chuyển. * Ưu nhược điểm của phương pháp: - Ưu điểm : Đơn giản, dễ thực hiện - Nhược điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán quá nhiều vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau 2.3. Phương pháp sổ số dư * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho : Thủ kho ghi chép giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối kỳ trên cơ sở số liệu tồn kho trên thẻ kho thủ kho vào sổ số dư (phần theo dõi về số lượng). Sổ này do kế toán lập và chuyển cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. - Ở phòng kế toán : Kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu về giá trị trên Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn * Ưu, nhược điểm của phương pháp: - Ưu điểm : Tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về tình hình biến động của nguyên vật liệu. - Nhược điểm : Khó kiểm tra đối với các sai sót, nhầm lẫn. IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị. Nhờ đó quá trình theo dõi mang tính khái quát hoá cao hơn và có thể so sánh được. Có hai phương pháp thường được dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là: - Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê đình kỳ Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4.1. Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin thường xuyên biến động hàng tồn kho do kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là nếu doanh nghiệp sử dụng quá nhiều vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản xuất ra quá nhiều loại thành phẩm hay kinh doanh quá nhiều hàng hoá thì việc ghi chép tốn nhiều công sức. 4.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu a.Thủ tục và chứng từ: Căn cứ vào yêu cầu của quá trình kinh doanh, công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Tuỳ theo hình thức hợp đồng kinh tế đã được ký kết, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đến kho của nhà cung cấp để nhận. Nhà cung cấp sẽ giao nhận cho doanh nghiệp hoá đơn giao hàng là Hoá đơn giá trị gia tăng hay Hoá đơn bán hàng. Đối với những vật tư quan trọng thì doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định số vật tư thừa thiếu, đúng hay sai quy cách vật chất để nhập kho và trách nhiệm vật chất của những người liên quan. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. b.Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu nhập kho Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất kho Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) - Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường”: Tài khoản này phản ánh sự biến động tăng, giảm vật liệu đã mua có hoá đơn nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho hoặc đã về kho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường Bên Có: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đường đã về nhập kho Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đường (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 133, 331, 311, 111, 112, phản ánh tình hình thanh toán với nhà cung cấp và số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương khấu trừ). c. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu : (Sơ đồ số 1) Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (vật liệu tăng) thì nguyên tắc -chung để hạch toán là ghi Nợ TK 152 và đối ứng với nó sẽ là Có các TK có liên quan khác nhau tuỳ theo nguồn gốc của vật liệu nhập kho. Đối với vật liệu tăng do mua ngoài thì khi vật liệu về nhập kho có chứng từ kèm theo, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,311 Trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu sử dụng để sản xuất mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc sử dụng cho hành chính phúc lợi sự nghiệp thì giá mua nguyên vật liệu nhập là có tính cả thuế giá trị gia tăng. - Trường hợp vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo, doanh nghiệp vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu nhưng chưa ghi sổ kế toán mà đợi đến cuối tháng nếu chứng từ về ghi sổ giống trường hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo. Nếu chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính và sang tháng sau nếu chứng từ về kế toán so sánh giữa giá thực tế và giá tạm tính để điều chỉnh. Chứng từ về trước, vật liệu chưa về thì kế toán chưa ghi sổ mà đợi đến cuối tháng nếu vật liệu về thì làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và ghi giống trường hợp vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo, còn nếu cuối tháng vật liệu vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,331 Sang tháng sau nếu vật liệu về thì doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp doanh nghiệp mua hàng được hưởng chiết khấu do trả tiền trước thời gian qui định thì chiết khấu thu được coi là thu nhập hoạt đông tài chính và được hạch toán như sau: Nợ TK 111,112,331 Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” - Trường hợp khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện vật liệu sai qui cách phẩm chất được người bán giảm giá hoặc trả lại cho người bán thì kế toán ghi giảm vật liệu, đồng thời giảm thuế giá trị gia tăng được chiết khấu (nếu là doanh nghiệp tính thuế giá tri gia tăng theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 111,112,331 Có TK 152 Có TK 133 4.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu a. Thủ tục và chứng từ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lập chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho các mục đích khác nhau: - Sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức - Sử dụng để liên doanh: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng liên doanh - Thuê ngoài chế biến: Phiếu xuât kho kèm theo Hợp đồng gia công chế biến - Xuất từ kho này sang kho khác: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ b.Tài khoản sử dụng: -TK 621 “ Chí phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp” -TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” -TK 641 “ Chi phí bán hàng” -TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” -TK 241 “ Xây dựng cơ bản” c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 1) Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu (vật liệu giảm) thì nguyên tắc chung để hạch toán tổng hợp là ghi Có TK 152 đối ứng Nợ với các tài khoản khác có liên quan tuỳ theo mục đích xuất kho và đối tượng sử dụng vật liệu - Căn cứ vào chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và nơi sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 621,627,641,642,241 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu để thuê ngoài chế biến, hoặc tự chế biến, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khi xuất vật liệu để góp vốn liên doanh, nếu xảy ra một trong các trường hợp sau thì kế toán sẽ ghi sổ như sau: + Số vốn góp liên doanh là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán, kế toán ghi: Nợ TK 222,228,128 Có TK 152 + Số vốn góp liên doanh là vật liệu khác giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán, kế toán ghi: Nợ TK 222,228,128 Có TK 412 Có TK 152 - Nếu kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 1381 Có TK 152 Khi có quyết định xử lý số vật liệu thiếu, tuỳ theo nội dung quyết định, kế toán ghi: Nợ TK 111,334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Giá trị phần hao hụt mất mát sau khi đã trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân Có TK 1381 - Nếu đánh giá lại vật liệu mà giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 412: Phần giá trị chênh lệch giảm Có TK 152: Phần giá trị chênh lệch giảm (sơ đồ 1 trang bên) Sơ đồ 1: TK111,112 TK 133 TK 152 TK 621,623,627 151,331… 641,642,241… Xuất kho NVL dùng cho Nhập kho NVL mua ngoài SXKD và XDCB TK 154 TK 154 NVL thuê ngoài gia công NVL xuất thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho TK 133 TK 331,111,112,.. TK333 ( Nếu có) Thuế nhập khẩu NVL phải nộp NSNN -Giảm giá hàng mua -Trả lại NVL cho người bán TK3332 -Chiết khấu thương mại Thuế tiêu thụ đặc biệt NVL TK 632 nhập khẩu phải nộp NSNN TK33312 NVL xuất bán Thuế GTGT hàng NK phải nộp NSNN(nếu được khấu trừ) TK 142,242 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh NVL xuất dùng SXKD phải Bằng NVL phân bổ dần TK 621,623,627 641,642,241… TK 128,222 NVL xuất dùng cho SXKD hoặc NVL xuất kho để góp vốn XDCB không sử dụng hết nhập liên doanh Lại kho TK 128,222 TK 1381 Thu hồi vốn góp liên doanh bằng NVL phát hiện thiếu khi NVL nhập kho kiểm kê chờ xử lý TK 3381 NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chờ xử lý V. KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO 1. Khái niệm Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trước một khoản tiền tính vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xẩy ra cho kỳ kế toán sau do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu. 2. Điều kiện áp dụng: Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầu sau: - Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng trên thị trường; - Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính; - Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn ._.