Công tác Kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy thiết bị bưu điện Hà nội (83tr)

trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm, là bộ phận dự trữ quan trọng của Doanh nghiệp. Do vậy có thể nói vật liệu không chỉ quyết định mặt số lượng của sản phẩm mà còn quyết định chất lượng của sản phẩm. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao,đúng qui cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu về mặt chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. 1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu 1.1.2.1 Đặc điểm của vật liệu: Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật . Trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá , biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. - Về mặt hiện vật : Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. -Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển dịch hết một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vật liệu là những tài sản vật chất, tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng số tài sản lưu động chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi phí sản xuất vật liệu cũng thường chiếm một tỷ trọng lớn. 1.1.2.2 Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất : Trên cơ sở vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu như vậy, một vấn đề đặt ra là phải quản lý vật liệu như thế nào để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được thường xuyên, liên tục , vừa có hiệu quả cao vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm? Như đã trình bày, vật liệu xuất hiện ở mọi khâu của quá trình sản xuất , muốn thực hiện được yêu cầu đặt ra thì phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu kể từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.Cụ thể như sau: + Đối với khâu mua : Cần quản lý về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách , phẩm chất, giá cả … Sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu, vừa tiết kiệm chi phí . + Đối với khâu bảo quản : Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại vật tư . + Đối với khâu dự trữ : Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời và nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất phẩm chất của vật liệu, bảo đảm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đọng vốn. + Đối với khâu sử dụng :Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu khi xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao trong sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hìng thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu, sao cho sử dụng hợp lý và tiết kiệm nhất. 1.1.3 Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất: 1.1.3.1 Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Từ yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu, nhiệm vụ của kế toán vật liệu được đặt ra như sau: Một là: Tổ chức nghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chất lượng , chủng loại, giá cả, thời hạn…nhằm dảm bảo choquá trình sản xuất kinh doanh áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu , kiểm tra các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các bộ phận. Thực hiện đầy đủ các bộ phận ghi chép ban đầu về vật liệu, mở các sổ (thẻ) kế toán vật liệu để thực hiện việc hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác hạch toán, tạo điều kiện cho công tác chỉ đạo trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Hai là : Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu ,kiểm tra tình hình nhập xuất vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý các hiện tượng thừa thiếu,ứ đọng mất mát, kém phẩm chất của nguyên vật liệu. Tính toán chính xác số lượng,giá trị thực tế của nguyên vật liệu đưa vào sử dụng và số đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. Ba là : Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu , đánh giá vật liệu theo chế độ của Nhà Nước đã quy định, lập báo cáo về vật tư , tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua, dụ trữ , bảo quản và sử dụng vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm và hạ thấp chi phí nguyên vật liệu . 1.1.3.2-Nội dung tổ chức kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất . Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải gồm những nội dung sau: Thứ nhất là : Phân loại và lập danh điểm vật liệu. Thứ hai là : Xây dựng các nội quy chế độ bảo quản sử dụng vật tư. Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu. trong kho phải trang bị đầy đủ phương tiện, các dụng cụ cân, đong, đo, đếm vật tư. Vật tư trong kho phải được xếp gọn gàng, đúng kỹ thuật và thuận lợi trong việc nhập, xuất kho vật tư, về nhân sự cần phải có nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu ở kho. Thứ ba là : Xây dựng các định mức vật tư cần thiết: đó là các định mức dự trữ vật tư tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển,bảo quản. Thứ tư là : Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ cho hợp lý khoa học. Thứ năm là: Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách thích hợp và khoa học. Thứ sáu là: Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu, cũng như các báo cáo về tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu Thứ bảy là :Tổ chức phân tích về tình hình vật liệu và những thông tin cần thiết. 1.2 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.2.1 Phân loại nguyên liệu: Để tiến hành sản xuất kinh doanh , doanh nghiệp thường phải sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại và mỗi loại có vai trò,công dụng kinh tế, đặc điểm khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cũng như để tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, từng loại vật liệu đòi hỏi kế toán cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp những thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Với các tiêu thức khác nhau ta có các cách phân loại nguyên vật liệu như sau: Cách 1: Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, ngoài mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cũng được coi như nguyên vật liêụ chính. - Nguyên vật liệu phụ : Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong qúa trình sản xuất tạo ra sản phẩm, không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng có tác dụng nhất định nhằm kết hợp với nguyên vât liệu chính, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phúc vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật cho việc bảo quản bao gói sản phẩm. - Nhiên liệu : Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than, củi, ga…để phục vụ cho công nghệ sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình hoạt dộng sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế : Bao gồm các phụ tùng, các chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ vụn, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành nhóm, từng thứ quy cách. Cách 2 : Căn cứ vào mục đích, công dụng và yêu cầu của kế toán quản trị thì vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp: Dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm. Nguyên vật liệu chính trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp… Cách 3: Căn cứ vào nguồn hình thành thì vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất được chia thành: - Nguyên vật liệu do mua ngoài. - Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến. - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác… - Vật liệu được quyên tặng, được cấp phát. Trong doanh nghiệp việc phân loại nguyên vật liệu còn có thể chi tiết, tỷ mỉ hơn nữa theo yêu cầu quản lý riêng. Để đáp ứng yêu cầu ấy việc hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp cần phải mở sổ danh điểm vật tư. Nội dung kết cấu của sổ danh điểm vật tư theo mẫu sau: Bảng danh điểm vật tư Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quycách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 152.1 152.2 152.9 1521.01 1521.02 … 1522.01 1522.02 … 1529.01 1529.02 … 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo đúng giá của vật tư mua sắm , gia công chế biến. Tức là giá trị của vật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên các bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá trị thực tế. Song do đặc điểm của của vật liệu có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kip thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 1.2.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế; a. Giá thực tế vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá vật liệu được xác định như sau : - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm các khoản thuế phải nộp (nếu có) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, … nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức nếu có). Thuế phải nộp ở đây có thể là thuế nhập khẩu hoặc các loại thuế khác, chẳng hạn thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp trực tiếp. Đối với nguyên liệu, vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá thực tế xuất kho gia công chế biến cộng (+) các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Trị giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến tận nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến theo hợp đồng. - Đối với nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh : Giá vốn thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá . - Đối với phế liệu thu hồi giá thực tế được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). b. Tính giá thực tế (giá vốn) vật liệu xuất kho: Để tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh trong trường hợp kế toán doanh nghiệp chỉ sử dụng giá trị thực tế của vật liệu kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho sau: Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi vật tư theo từng lô hàng; khi xuất kho vật tư thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (hoặc đơn giá mua) thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này giá thực tế của vật tư xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân trong kỳ. Đơn giá = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ bình quân Số lượng tồn kho đầu kỳ + Số lượng nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế vật tư = Đơn giá x Số lượng vật tư xuất kho trong kỳ bình quân xuất kho trong kỳ Việc tính đơn giá bình quân có thể tính cho cả kỳ (tháng, quý …), hoặc có thể tính sau mỗi lần nhập kho (gọi là bình quân liên hoàn hay bình quân di động) Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 1.2.2.2- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán : Giá hạch toán là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài. Giá hạch toán của nguyên vật liệu có thể là giá mua vật liệu tại một thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch được xây dựng. Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải đánh giá tình hình xuất nhập nguyên vật liệu theo giá hạch toán, cuối kỳ tính đổi giá thực tế thông qua hệ số giá. Hệ số giá nguyên vật liệu được xác định như sau :  Trị giá thực tế vật liệu Trị giá thực tế vật liệu Hệ số giá tồn kho đầu kỳ + xuất kho trong kỳ = Vật liệu Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Từ đó xác định trị giá thực tế của vật liệu xuất kho : Trị giá thực tế của Trị giá hạch toán vật liệu xuất kho = vật liệu xuất kho x Hệ số giá vật liệu trong kỳ trong kỳ Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất tồn kho vật liệu nhiều, thường xuyên, gía mua biến động lớn, thông tin về giá không kịp thời. Hệ số giá vật liệu có thể tính được cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu. Việc tính hệ số giá và chuyển đổi giá vật liệu được thực hiện trên bảng kê số 3. 1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.3.1 Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về nhập kho, xuất vật liệu được bao gồm : - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà Nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT) , biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 - VT) ; phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT) … 1.3.2 Hạch toán chi tiết vật liệu : Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của doanh nghiêp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. 1.3.2.1- Các sổ chi tiết vật liệu sử dụng : Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau : - Sổ ( Thẻ ) kho - Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể sử dụng các Bảng kê nhập – xuất – tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời . 1.3.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà kế toán có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. a. Phương pháp ghi “Thẻ song song” Nội dung của phương pháp này như sau : +/ Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập xuất, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, thực hiện việc nhập xuất; cuối ngày phân loại chứng từ và ghi vào thẻ kho, tính ra số tồn kho cuối ngày để ghi vào thẻ kho, lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. +/ Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để hàng ngày ghi chép tình hình nhập - xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song được mô tả bằng sơ đồ sau : Kế toán chi tiết vật liệu ( Theo phương pháp ghi thẻ song song )Ghi hàng ngày Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu b. Phương pháp “Sổ đối chiếu luân chuyển” Nội dung của phương pháp này như sau : +/ Ở kho : Được thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song. +/ Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh, tổng hợp số vật tư luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu số lượng và số tiền. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm, được mở cho từng kho mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trong sổ và được ghi một lần trong tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này như sau : Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển ) Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Chứng từ xuất Chứng từ nhập Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu c. Phương pháp “Sổ số dư” Nội dung của phương pháp này như sau : +/ Ở kho : Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho (về mặt số lượng ) vào sổ số dư. +/ Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu cho cuối tháng theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập-xuất kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, các bảng kê xuất, lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng kê luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho theo từng nhóm,từng loại vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) . Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị ) để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn của kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết theo phương pháp này được mô tả qua sơ đồ sau: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Theo phương pháp Sổ số dư ) Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi chú: Kiểm tra đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : 1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Sự biến động của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp phản ánh trên các chứng từ kế toán sẽ được theo dõi trên các tài khoản kế toán. Đây là phương pháp mà kế toán phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và biến động của vật tư trong doanh nghiệp. Để kế toán tổng hợp các trường hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng một số tài khoản sau : TK 152 - “Nguyên vật liệu” : Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế . Tài khoản 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ : -Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu . - Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên Có: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho . - Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng bán và hàng mua trả lại . - Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị nguyên vật liệu . - Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ ). Dư nợ : - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi kế toán chi tiết theo từng loại ,từng thứ nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của doanh nghiệp . Chẳng hạn mở các tài khoản cấp 2 như sau: TK152.1: Nguyên vật liệu chính. TK152.2: Nguyên vật liệu phụ. TK152.3: Nhiên liệu. TK152.4: Phụ tùng thay thế. TK152.5: Thiết bị xây dựng cơ bản . TK152.8: Vật liệu khác. TK151 “ Hàng mua đang đi trên đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán , nhưng chưa về nhập kho. Kết cấu của tài khoản 151 như sau: Bên Nợ : - giá trị hàng đang đi đường. - Kết chuyển giá trị hàng đang đi đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ ) Bên Có : - Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. - Kết chuyển giá trị hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư Nợ : - Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho lúc cuối kỳ. TK 331 - “ Phải trả cho người bán” Tài khoản này được sử dụng để phản ánh theo quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Số tiền đã thanh toán cho người bán , người nhận thầu. - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng. - Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp được giảm trừ số nợ phải trả. - Số tiền doanh nghiệp ứng trả trước cho người bán nhưng chưa nhận đươc vật tư , hàng hoá, lao vụ . Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán người nhận thầu. - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo chính thức. Dư Có : Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu . Dư Nợ : Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả trước cho người bán. Ngoài ra , kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn sử dụng một số tài khoản như TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 111 – Tiền mặt. TK 112 – Tiền gửi ngân hàng . TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627 – Chi phí sản xuất chung. TK 641 – Chi phí bán hàng. TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 141 – Tạm ứng. TK133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ….. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong một doanh nghiệp bao gồm: kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu . Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận góp của các đơn vị, cá nhân khác. Còn giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất , chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với các đơn vị khác, nhượng bán lại một số nhu cầu khác. Toàn bộ các nghiệp vụ tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ có thể mô tả qua sơ đồ hạch toán (biểu số1.1). 1.4.2 Kế toán định kỳ tổng hợp nguyên vật liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, công cụ, hàng hoá, thành phẩm trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp này trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản kế toán sau : + Theo phương pháp này, các tài khoản 152, 151 không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu,hàng mua đi đường đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611- “Mua hàng”. +Tài khoản 611 – “Mua hàng” dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số vật tư, hàng hoá mua và xuất dùng trong kỳ. Kết cấu của tài khoản này như sau : Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho, hàng đang đi đường, hàng gửi bán đầu kỳ. - Trị giá vật tư, hàng hoá tăng trong kỳ . Bên Có : - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. - Chiết khấu hàng mua, hàng mua giảm giá, hàng trả lại cho người bán. Tài khoản 611 – “Mua hàng” không có số dư và mở thành 2 tài khoản cấp 2 là Tài khoản 611.1 – Mua nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản 611.2 – Mua hàng hoá. Ngoài ra kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp này cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, trị giá xuất kho của vật liệu được tính như sau : Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá xuất kho = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – tồn cuối kỳ. Có thể khái quát phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ trên biểu số 1.2 Chương 2 Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy thiết bị bưu điện Hà nội 2.1 Đặc điểm, tình hình chung của nhà máy thiết bị bưu điện Hà Nội 2.1.1 Nhà máy thiết bị bưu điện hiện nay có trụ sở chính ở Hà Nội tên giao dịch quốc tế là post and telecomunications equipment factory (POSTEF) Là một doanh nghiệp nhà nước, Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện là đơn vị hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty được phê chuẩn tại Nghị định số 51/CP ngày 1/8/1995 của Chính Phủ. Nhà máy là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng công ty trong các lĩnh vực khác nhau nhằm tăng cường tích tụ tập trung phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất để thực hiện những mục tiêu kế hoạch của Nhà nước do Tổng công ty giao cho. Ngày 10/10/1954 ngay sau khi tiếp quản thủ đô, Hà Nội được giải phóng đã mở ra một trang sử mới đối với Cơ xưởng Bưu điện (Nhà máy thiết bị bưu điện hiện nay). Trong những năm đầu thành lập, sản phẩm của nhà máy chủ yếu phục vụ cho nhiệm vụ kháng chiến của đất nước bao gồm: + Các loại thiết bị chuyên dùng về hữu tuyến, vô tuyến. + Thiết bị truyền thanh, thu thanh. + Một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ sở sản xuất chuyên nghành. + Ngoài ra còn một số sản phẩm dân dụng khác. Bước vào thập kỷ 90, do sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt trong lĩnh vực thông tin nên nhu cầu thị trường ngày càng cao, nhất là các đòi hỏi về chất lượng sản phẩm. Điều đó đã đóng vai trò quyết định khối lượng sản xuất, tác động trực tiếp đến quy mô doanh nghiệp. Một số yếu tố khác không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của Nhà máy, đó chính là sự chuyển đổi từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường, đánh dấu cột mốc của sự chuyển đổi nền kinh tế đất nước nói chung và của Nhà máy nói riêng. Trước yêu cầu bức thiết của tình hình mới, để tăng cường năng lực sản xuất cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế. Tháng 3 năm 1993 Tổng cục Bưu điện tiến hành sáp nhập 2 nhà máy (trước đó vốn hoạt động độc lập) thành một nhà máy tiến hành ở cả 2 khu vực: + Khu vực 1: 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội + Khu vực 2: 63 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Đến năm 1996, Nhà máy được thành lập lại theo quyết định số 42 - TCKB ngày 9/91996 của Tổng công ty Tổng cục Bưu điện. Phương hướng sản xuất kinh doanh của Nhà máy được xây dựng trên nền tảng các chức năng và nghĩa vụ được nêu trong điều lệ tổ chức hoạt động kinh doanh của Nhà máy Thiết bị Bưu điện. Hiện nay Nhà máy Thiết bị Bưu điện có 2 cơ sở sản xuất chính tại Hà Nội: cơ sở 1 đặt tại Trần Phú, cơ sở 2 đặt tại Thượng Đình. Đến năm 1997 Nhà máy tiếp nhận thêm khu kho đổi Lim A02 Bắc Ninh đưa vào hoạt động và trở thành cơ sở thứ 3 của nhà máy. Ngoài trụ sở chính ở Hà Nội, nhà máy còn có 2 chi nhánh ở 2 thành phố lớn là Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh, đây là 2 thành phố chính mà lượng tiêu thụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của nhà máy. Trải qua 48 năm xây dựng phấn đấu và trưởng thành Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện đã tự khẳng định mình bằng những bước đi vững vàng, tự tin và luôn luôn giữ vững được uy tín trên thị trường. Nhà máy đã phát triển về cơ sở vật chất, kỹ thuật, trình dộ sản xuất v._.à quản lý với một đội ngũ công nhân lành nghề đáp ứng được nhu cầu sản xuất trong toàn nhà máy. Sản phẩm của nhà máy ngày càng đa dạng hoá và phong phú, có chất lượng cao, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, cạnh tranh được với hàng ngoại nhập. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Nhà máy Thiết bị Bưu điện trong giai đoạn này bao gồm: - Quản lý vốn hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của Nhà máy được Tổng công ty giao cho bao gồm cả phần vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác nhằm phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời trả các khoản nợ mà Nhà máy trực tiếp vay hoặc các khoản tín dụng được Tổng công ty bảo lãnh vay theo quy định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất và cung ứng sản phẩm phục vụ quốc phòng an ninh, phòng chống thiên tai, các hoạt động công ích do Tổng công ty giao cho. - Xây dựng quy hoạch phát triển nhà máy phù hợp với chiến lược quy hoạch của Tổng công ty. - Đổi mới và hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý trong quá trình xây dựng và phát triển của nhà máy. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi đối với người lao động theo quy định của pháp luật về lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý nhà máy. - Thực hiện chế độ báo cáo kế toán thống kê, báo cáo định kỳ, bất thường, chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo. - … Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng nhà máy đã và đang cố gắng hết sức để phát huy lợi thế của mình trong những năm tới nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Mục tiêu trước mắt cần đặt ra cho nhà máy hiện nay là phấn đấu trong năm 2003 tổng doanh thu sẽ là 170 tỷ VND và lợi nhuận sẽ là 11 tỷ VND. Thu nhập lao động bình quân sẽ là 1,6 triệu đồng/1người/1tháng. Đây là con số mà toàn thể nhà máy cần phải nỗ lực phấn đấu rất nhiều. Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu về lao động, tài sản, vốn hoạt động của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Về lao động năm 2001 gồm có 601 người, năm 2002 là 586 người. Về cơ cấu tài sản vốn của nhà máy được biểu hiện qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Tài sản cố định Tài sản lưu động 21.060.771 97.208.689 35.483.657 105.398.907 Tổng tài sản 118.269.460 140.771.564 Tổng nguồn vốn 118.269.460 140.771.564 Trong hai năm 2001 - 2002 tình hình hoạt động của nhà máy vẫn còn gặp nhiều khó khăn do sản phẩm của nhà máy bị cạnh tranh khốc liệt với hàng Trung Quốc, Thái Lan, sản phẩm làm ra chưa đáp ứng được yêu cầu đa dạng và “khó tính” của thị trường. Tuy vậy với sự nỗ lực của Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên nên toàn bộ lao động trong nhà máy đều có việc làm ổn định, doanh thu, thu nhập tăng đều qua các năm. Trên thực tế nhà máy đã không ngừng đào tạo nguồn lực, có các biện pháp khuyến khích người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần nên chất lượng lao động ngày càng tăng. Thêm vào đó nhờ đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ, cải tiến sản phẩm nên nhà máy đã đóng góp một số lượng đáng kể vào ngân sách nhà nước. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các năm qua thể hiện ở một số chỉ tiêu sau: Đơn vị tính: 1.000 đ Stt Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 1 Tổng doanh thu 149.714.552 153.395.310 2 Lợi nhuận trước thuế 8.846.971 9.646.992 3 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3.053.605 3.536.394 4 Lợi nhuận sau thuế 5.793.366 6.110.598 5 Số lao động (người) 601 586 6 Thu nhập bình quân 2.231 1.452 Hàng năm nhà máy luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Cụ thể là: Năm Số còn phải nộp năm trước Số phải nộp Số đã nộp Số còn phải nộp cuối năm 2001 6.030.910 28.892.586 323553667 2.567.828 2002 2.567.828 21.538.908 43.530.302 2.573.434 2003 2.573.434 2.1.2 Đặc điểm chung về mặt tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất của nhà máy. 2.1.2.1 Đặc điểm quy trình công nghệ. Nhà máy thiết bị Bưu điện là nhà máy sản xuất và lắp ráp cơ khí, sản phẩm của nhà máy rất đa dạng phong phú, do đó nhà máy tổ chức sản xuất và quản lý theo đối tợng sản phẩm và tổ chức sản xuất theo công nghệ. Đặc trưng của hình thức sản xuất theo đối tượng sản phẩm là quy trình chế biến sản phẩm được gói gọn trong một bộ phận sản xuất. Mỗi phân xưởng chỉ nhận chế tạo một loại sản phẩm hoặc một chi tiết sản phẩm nhất định dẫn đến trình độ chuyên môn cao. Sản phẩm của nhà máy bao gồm nhiều loại khác nhau ảnh hưởng tới quy trình công nghệ phức tạp qua nhiều bước công việc. Từ khi đưa NVL vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục khép kín, sản phẩm được sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng. Chu kỳ sản xuất sản phẩm khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm nhưng đều tuân theo các bước sau: Vật tư Bán thành phẩm mua ngoài Sản xuất BTP Lắp ráp Thành phẩm Sơ đồ 2.1: Đặc điểm quy trình công nghệ. Do quy trình khép kín nên nhà máy có thể tiết kiệm thời gian, NVL, nhanh chóng chuyển bán thành phẩm ở các tổ sản xuất ra thành phẩm phục vụ công tác tiêu thụ. 2.1.2.2 Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và sản xuất của Nhà máy. Trong nhiều năm qua Nhà nước luôn coi trọng việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu của quản lý doanh nghiệp. Đối với Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện cũng vậy, để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của nhà máy đã được sắp xếp, bố trí thành các phòng ban, phân xưởng, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của nhà máy có thể phác họa qua sơ đồ sau. * Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. + Giám đốc : là người đại điện cho nhà máy chiụ trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, có nhiệm vụ điều hành quản lý toàn bộ nhà máy. + Phó giám đốc: Một phó giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh và một phó giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật. * Các phòng ban chức năng: Có trách nhiệm quản lý và thực thi bộ phận của mình được ban giám đốc giao. + Phòng tổ chức: Tổ chức lao động sản xuất nhân sự , điều hoà bố trí tuyển dụng lao động, lập các kế hoạch về bảo hộ lao động. + Phòng lao động tiền lơng : Xây dựng định mức tiền lơng và kế hoạch đơn giá tiền lơng, duyệt đơn giá tiền lơng cho các đơn vị sản xuất. + Phòng đầu t phát triển: Xây dựng các chiến lược, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, nghiên cứu bổ sung dây chuyền công nghệ. + Phòng kế toán thống kê: Ghi chép, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, quản lý toàn bộ tài sản của Nhà máy, quan hệ với các cơ quan tài chính, cơ quan thuế để cung cấp vốn liếng cho mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, theo dõi cơ cấu nguồn vốn và nguồn hình thành nên tài sản này. + Phòng vật tư: Tổ chức quản lý vật tư, tìm nguồn vật tư và cung cấp vật tư cho bộ phận sản xuất theo định mức đã lập. + Phòng điều độ sản xuất : Phối hợp sản xuất giữa các phân xưởng, phòng ban, điều độ sản xuất kịp tiến độ kế hoạch đề ra. + Phòng công nghệ: Theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thuật đa vào sản xuất chế tạo sản phẩm. + Phòng kế hoạch kinh doanh : Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch cho các phân xưởng, giám sát tiến độ cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, xác định các mất cân đối phát sinh trong sản xuất để có những đề xuất khôi phục kịp thời. + Phòng KCS : Chuyên kiểm tra, theo dõi chất lượng sản phẩm. + Phòng hành chính bảo vệ: Quản lý các con dấu, tiếp khách, bảo vệ an ninh trật tự về chính trị, kinh tế – xã hội của nhà máy. Quan sát tình hình thực hiện và chấp hành nội dung kỷ luật của nhà máy đề ra. Mọi sản phẩm xuất đi tiêu thụ đều được sự kiểm tra của bảo vệ về số lượng, phương tiện và người vận chuyển. * Bộ phận bán hàng + Ban nguồn: Chuyên chế tạo những loại nguồn ( ổn áp) một chiều có công suất lớn, hoạt động liên tục 24/ 24giờ có tác dụng nuôi mạng Bưu điện. + Chi nhánh 1 (KV Miền Bắc) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở các tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc đến tỉnh Quảng Bình. + Chi nhánh 2 (KV Miền Trung) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở các tỉnh thuộc khu vực Miền Trung từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Ninh Thuận. + Chi nhánh 3 (KV Miền Nam) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở các tỉnh thuộc khu vực Miền Nam từ tỉnh Bình Thuận trở vào. + Trung tâm bảo hành: Bảo hành các sản phẩm của nhà máy bán ra thị trường. + Phòng marketing (trọng tâm tiếp thị) : Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc khách hàng, thăm dò thị trường, theo dõi về chất lượng sản phẩm, định kỳ ra kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu của thị trường. * Bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm: + Phân xưởng 1 (phân xưởng chế tạo khuôn mẫu): Là phân xưởng cơ khí có nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu của các sản phẩm phục vụ cho việc sản xuất của các phân xưởng khác. + Phân xưởng 2: Chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí như cắt kim loại,hàn, đột các chi tiết sản phẩm. + Phân xưởng 3: Sản xuất nam châm ngoài ra còn lắp ráp các sản phẩm khác + Phân xưởng 4: Là phân xưởng cơ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm cơ khí. Phân xưởng này tiến hành hầu hết các khâu từ đầu đến cuối quy trình sản xuất sản phẩm. + Phân xưởng 5: là phân xưởng cơ khí và lắp ráp cơ khí. +Phân xưởng 6: Sản xuất các sản phẩm nhựa như dây bưu chính, vỏ tủ nhựa, vỏ máy điện thoại. + Phân xưởng 7: Sản xuất, kiểm tra, lắp ráp, các sản phẩm điện thoại. + Phân xưởng 8: Sản xuất lắp ráp loa, tăng âm.. + Phân xưởng 9: Lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sản xuất khác. + Phân xưởng bưu chính: Sản xuất các sản phẩm bưu chính như dấu bưu điện, kìm bưu chính, phôi niêm phong... + Phân xưởng PVC cứng, mềm: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng, ống nhựa phục vụ dân dụng. 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của nhà máy có nhiệm vụ là thu nhận, hệ thống hoá các thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp các thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho cho công tác quản lý giúp lãnh đạo đề ra các quyết định sáng suốt để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nhà máy tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán thống kê của nhà máy đợc biên chế 07 ngời đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau. Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở bộ phận các phân xưởng, khối văn phòng cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn nhà máy, lập các báo cáo kế toán định kỳ, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhà máy. - Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán ): Chỉ đạo các bộ phận kế toán về nghiệp vụ và ghi chép các chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho giám đốc và chịu trách nhiệm về sự chính xác của các thông tin đó. - Kế toán tổng hợp kiêm thanh toán với ngời bán, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, ... : Mở sổ theo dõi thanh toán với ngời bán, thanh toán nội bộ với các đơn vị phụ thuộc, mở sổ chi tiết thanh toán các khoản với ngân sách như thuế, BHXH, BHYT, KFCĐ. Tổng hợp toàn bộ số liệu kế toán phát sinh tại khu vực văn phòng và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh trên toàn Nhà máy để đa ra báo cáo tài chính đồng thời đảm nhiệm công tác hạch toán chi phí sản xuất. - Kế toán thu chi kiêm kế toán TSCĐ và vay ngắn hạn của CBCNV: Thanh toán thu chi các khoản bằng tiền mặt, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ. Hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị phụ thuộc quản lý TSCĐ, làm thủ tục vay và trả nợ vay ngắn hạn của CBCNV trong Nhà máy, mở số theo dõi chi tiết từng món vay. - Kế toán NLVL, CCDC, kiêm kế toán thanh toán tạm ứng, thanh toán lương: Theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ, tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất, cung cấp số liệu cho phòng điều độ sản xuất, hớng dẫn thủ kho mở thẻ kho ghi chép và quy định phương pháp đối chiếu luân chuyển chứng từ giữa kho và kế toán. Theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng. Thanh toán lương sản phẩm và lương thời gian phát sinh hàng kỳ, thu các khoản theo lương của CBCNV. - Kế toán thành phẩm, tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm và hàng gửi bán, tính giá thực tế xuất kho thành phẩm, phản ánh giá trị, số lượng hàng xuất bán, hàng đã tiêu thụ và hàng bị trả lại, ghi chép, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán, xác định thuế GTGT đầu ra. - Kế toán ngân hàng kiêm vay ngắn hạn, vay trung hạn của các ngân hàng: Ghi chép theo dõi và phản ánh thường xuyên thu chi bằng tiền gửi ngân hàng, các khoản nợ, vay ngắn hạn và dài hạn, phụ trách việc mở L/C nhập khẩu. - Thống kê: Thống kê sản lượng toàn nhà máy (cả 4 khu vực sản xuất). Lập báo cáo gửi các cơ quan cấp trên như Cục Thống kê Hà Nội, Tổng công ty Bưu chính VTVN, Bộ Tài chính. - Còn ở các phân xưởng có các nhân viên kinh tế thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của các phân xưởng sản xuất và gởi những chứng từ đó về phòng kế toán trung tâm của nhà máy. - ở các đơn vị phụ thuộc( CN1, CN2, CN3,...) có tổ kế toán thực hiện công tác kế toán ở đơn vị, định kỳ tổng hợp số liệu, lên biểu kết quả HĐ SXKD, bảng cân đối phát sinh các tài khoản gửi về phòng kế toán nhà máy để kế toán văn phòng Nhà máy tổng hợp lại lên báo cáo quyết toán hợp nhất. - Cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy được thể hiện qua sơ đồ sau Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng) Kế toán thành phẩm tiêu thụ Kế toán thu chi, TSCĐ, vay CBCNV K.toán ngân hàng, vay NH và TH Kế toán vật t, tạm ứng, tiền lơng Nhân viên thống kê Các nhân viên kinh tế phân xưởng K.toán TH kiêm th.toán với ngời bán Kế toán các chi nhánh Sơ đồ 2.2 : 2.1.3.2 Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ kế toán Nhà máy áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1411- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông tư hướng dẫn bổ sung của Bộ Tài Chính. Hệ thống chứng từ của nhà máy Thiết bị bưu điện bao gồm những chứng từ bắt buộc và những chứng từ nội bộ theo hướng dẫn của bộ Tài Chính. Các chứng từ thường được sử dụng: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm. - Hoá đơn GTGT. - Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng. - Thẻ TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ.. - Danh mục tài khoản của nhà máy sử dụng hầu hết các tài khoản theo QĐ 1141. Nhà máy cũng sử dụng thêm các tài khoản cấp 2 để ứng yêu cầu quản lý. - Hình thức kế toán nhà máy áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ . - Trình tự ghi sổ tuân theo các bước được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ ở nhà máy thiết bị bưu điện. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Các nhật ký Sổ (thẻ) chi tiết Bảng kê và NKCT Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra Hệ thống báo cáo bao gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc gồm: + Bảng cân đối kế toán ( mẫu sổ 01- DN). + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( B02- DN). + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( B03- DN ). + Thuyết minh báo cáo tài chính ( B09- DN ). + Và các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý nội bộ nhà máy như: Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo sản lượng doanh thu... Công tác kế toán ở nhà máy mang tính chất thủ công. Việc ứng dụng tin học chỉ là ứng dụng chương trình Excel hỗ trợ cho việc tính toán và lập bảng biểu. Kỳ kế toán của nhà máy là quý, nhà máy kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, đánh giá hàng tồn kho theo giá hạch toán, cuối kỳ tính giá thực tế theo phương pháp hệ số giá, hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thực hiện khấu hao tài sản theo phương pháp tuyến tính. 2.2 Tình hình thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Hà Nội . 2.2.1 Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu của nhà máy Kể từ khi bước sang cơ chế thị trường, với nhiệm vụ tự hạch toán, tự quản lý kinh doanh, Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện đã không ngừng đổi mới qui mô sản xuất, đầu tư mới nhiều qui trình công nghệ tiên tiến hiện đại, từng bước đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ trong cả nước… Có thể nói rằng song hành cùng với sự phát triển lớn mạnh của toàn ngành bưu điện, chúng ta không thể không nhắc đến những nỗ lực phấn đấu của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện, một trong những con chim đầu đàn của ngành bưu chính viễn thông Việt Nam. Chính xuất phát từ mục tiêu đa dạng hoá sản phẩm, đáp ứng những yêu cầu “khó tính” của thị trường thì yếu tố đầu vào cho Nhà máy (là các loại nguyên vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú cả về số lượng, chất lượng, qui cách và chủng loại. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, khi nhu cầu về nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần được giải quyết từ những nguồn trong nước mà chúng còn được nhập từ các nhà sản xuất nước ngoài để đáp ứng những tính năng kỹ thuật cao cho sản phẩm ( thông thường là những loại nguyên vật liệu thuộc về lĩnh vực điện tử viễn thông mang tính chất khoa học kỹ thuật cao) Hiện nay, Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện sử dụng tới gần 3000 chủng loại nguyên vật liệu khác nhau. Trong đó có những nhà cung cấp trong nước như: Công ty kim khí tổng hợp, Công ty thiết bị văn phòng, Viện máy công cụ, v.v… Các thiết bị điện tử, linh kiện máy điện thoại, đồng hồ, bột nhựa … được nhập từ những nhà cung cấp lớn trên thế giới như: Công ty Siemen của Đức, Tập đoàn Motorola AT & T của Mỹ và một số Công ty của Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản… Ngoài ra để quản lý vật tư không những đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận nhanh chóng, chính xác cả về số lượng, chất lượng, chủng loại cũng như việc xuất dùng vật liệu được kịp thời, đầu đủ, Nhà máy đã cho lập 7 kho vật tư để lưu trữ vật liệu gồm : kho vô tuyến dụng cụ, kho kim khí, kho tạp phẩm (Trần phú), kho Thượng Đình, kho PVC, kho Lim, kho bán thành phẩm. Mỗi kho đều có thủ kho riêng với trách nhiệm theo dõi vật liệu về số lượng cũng như các điều kiện đảm bảo về mặt chất lượng. Trong trường hợp xảy ra thiếu hụt mất mát, Nhà máy sẽ có những hình thức kỷ luật phù hợp nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các thủ kho trong việc bảo vệ tài sản chung của nhà máy. Chi phí nguyên vật liệu được Nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu được xác định cho từng loại sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm. Tất cả mọi nhu cầu về nguyên vật liệu đều phải được xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất. Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu đều được phản ánh trên một tài khoản riêng, các qui định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ luôn được bộ phận kế toán Nhà máy thực hiện và kiểm tra nghiêm túc, đầy đủ. 2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu ở nhà máy Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chính xác, đầy đủ và kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh đa sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: Vật liệu chính: gồm sắt, thép, nhựa, linh kiện điện tử, bán thành phẩm mua ngoài… Vật liệu phụ: gồm hoá chất, băng dính, bút viết … Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất: xăng, dầu nhờn Phụ tùng thay thế các loại : gồm mũi khoan, đá mài … Với gần 3000 loại nguyên vật liệu khác nhau được sử dụng thì việc phân loại như trên có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ các bộ phận liên quan như: phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kế toán thống kê, các kho, các phân xưởng sản xuất… thống nhất trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Tuy nhiên việc phân loại trên đây chỉ mang tính tương đối bởi có thể đối với nhóm sản phẩm này thì nguyên vật liệu A là nguyên vật liệu chính song ở nhóm sản phẩm khác thì vẫn nguyên vật liệu A lại chỉ đóng vai trò là nguyên liệu phụ. Do đó khi hạch toán, đòi hỏi kế toán vật liệu phải có một trình độ hiểu biết nhất định về vai trò của từng loại nguyên vật liệu đối với từng loại sản phẩm để tránh sự nhầm lẫn. 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu ở nhà máy thiết bị bưu điện: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu trên cơ sở các chứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách thống nhất, hợp lý. 2.2.3.1 Đánh giá vật liệu nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, xảy ra một số trường hợp cơ bản sau đây: Trường hợp 1: Thông thường nguyên vật liệu nhập về được giao tận nơi (tại nhà máy) thì khi đó giá vật liệu nhập kho là giá bán ghi trên hoá đơn cộng với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng Nhà máy phải chịu. Ví dụ ta có phiếu nhập kho sau: Tổng công ty bc-vt việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Phiếu nhập kho Số: 65 Ngày 15 tháng 11 năm 2002 Người nhập hàng: Trần Hùng Theo hợp đồng số: 28 ngày 10 tháng 11 năm 2002 Nhà cung ứng: Đinh Minh Châu - 11 Đường La Thành - Hà Nội Nhập tại kho: Kim khí STT Tên hàng, qui cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Thép ống 70 x 8 ly Kg 120 120 9000 1.080.000đ Vận chuyển 56.000đ Cộng 1.136.000đ Thuế VAT (10%) 113.600đ Cộng: 1.249.600đ Trị giá thành tiền: Một triệu hai trăm bốn chín nghìn sáu trăm đồng Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Như vậy theo phiếu nhập kho trên thì giá nhập kho của loại vật liệu thép ống 70 x 8 ly là 1.080.000 + 56.000 =1.136.000 đ Trường hợp 2: Nguyên vật liệu có thể không được nhà cung cấp giao tận nơi mà phòng cung ứng vật tư của nhà máy phải trực tiếp tới tận cơ sở để xem xét chất lượng, qui cách, chủng loại, giá cả vật tư để liên hệ mua và vận chuyển về kho. Khi đó kế toán vật liệu hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) chi phí thu mua (công tác phí, chi phí vận chuyển) Trường hợp 3: Do đặc thù nhà máy phải nhập một số nguyên vật liệu từ nước ngoài như: Kính hiển vi điện tử, máy xoá tem…nên việc hạch toán những nguyên liệu này có một số đặc trưng cơ bản sau: Vật liệu được giao nhận tại cầu cảng, nên trong trường hợp này kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển vật liệu về kho . Ví dụ: ta có phiếu nhập kho đối với mặt hàng Thiếc hàn dây của Công ty TNHH Huyn đai như sau: Tổng công ty bc-vt việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Phiếu nhập kho Số: 33 Ngày 20 tháng 10 năm 2002 Nhập của: Hyun đai Coporation., Ltd Theo chứng từ: Hợp đồng số 06 ngày 13 tháng 10 năm 2002 Của: Anh Sơn Nhập tại kho: Kim khí STT Tên hàng, qui cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Thiếc hàn dây Kg 1700 1700 1,50USD 2550USD =39.083.850đ Thuế nhập khẩu 1.172.515đ Cộng 40.256.365đ Thuế VAT (10%) 4.025.636đ Cộng: 44.282.001đ Trị giá thành tiền : Bốn bốn triệu hai trăm tám hai nghìn không trăm linh một Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Theo phiếu nhập kho này thì vật liệu Thiếc hàn dây nhập kho được ghi theo giá 40.256.365đ bao gồm cả thuế nhập khẩu. Như đã giới thiệu ở phần đầu, vì nhà máy áp dụng luật thuế theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho vật liệu thì trị giá thực tế đuực ghi theo giá hoá đơn chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT ( 10% giá hoá đơn) sẽ được hạch toán riêng vào tài khoản 133 – “Thuế GTGT được khấu trừ” ( TK 13312-“Thuế GTGT được khấu trừ đối với hàng hoá nhập khẩu”. Như vậy theo phiếu nhập kho số 33 ngày 20 tháng 10 năm 2002, giá vật liệu nhập kho sẽ là 40.256.365đ được ghi vào bên Nợ TK 152-“Nguyên liệu, vật liệu”, số thuế GTGT 10% = 4.025.636đ được ghi vào bên Nợ TK13312-“ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá nhập khẩu”, tổng giá thanh toán là 42.828.001đ . Trường hợp 4: Trên thực tế Nhà máy có thể quan hệ với những đơn vị bán hàng áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khi đó đơn vị bán sẽ sử dụng một loại hoá đơn riêng (hoá đơn bán hàng).Ví dụ: Hoá đơn bán hàng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 15 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán: Lê Xuân Phương Địa chỉ: 44 – Trần Cao Vân Số tài khoản: Điện thoại : Mã số: 010044170-4 Họ tên người mua hàng: Trần Hùng - Phòng vật tư Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Địa chỉ: 61 Trần Phú Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Vòng bi 608 Vòng 5000 5300 26.500.000đ Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ: 26.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu năm trăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trong trường hợp này, giá vật liệu ghi trên hoá đơn là giá đã bao gồm cả thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán. Vì đơn vị bán không ghi rõ số thuế GTGT trên hoá đơn bán hàng cho nhà máy nên số thuế này nhà máy không được khấu trừ khi hạch toán vật liệu (Vòng bi 608) nhập kho. Trường hợp 5: Đối với một số loại vật liệu do nhà máy tự gia công chế biến như: Hộp điện thoại, vỏ hộp đấu dây, vỏ thùng thư… thì giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: Trị giá thực tế = Giá thực tế vật liệu + Chi phí vật liệu nhập kho xuất chế biến chế biến Trường hợp 6: Đối với loại vật liệu phải thuê ngoài gia công thì: Trị giá thực tế = Giá thực tế vật liệu Chi phí vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn + chế biến xuất chế biến 2.2.3.2 Đánh giá vật liệu xuất kho Với đặc điểm sản xuất của nhà máy là thường xuyên yêu cầu xuất những khối lượng lớn các loại nguyên vật liệu khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích sản xuất, nên để giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản vật liệu cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu xuất kho, nhà máy sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán sử dụng trong xuất kho nguyên vật liệu thường được xác định là giá từ cuối năm trước. Giá hạch toán được sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày. Đến cuối kỳ, căn cứ vào giá trị của khối lượng nguyên vật liệu xuất ra tính theo giá hạch toán để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho phục vụ cho công tác ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc điều chỉnh đó được thực hiện thông qua hệ số giá (H) H = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Trên thực tế, giá hạch toán của nguyên vật liệu được xác định là khá gần sát với giá thực tế của chúng vì khối lượng nguyên vật liệu của nhà máy tồn kho ít do xác định được định mức dự trữ hợp lý, quay vòng nhanh và lớn nên nguyên vật liệu được nhập vào liên tục đồng thời cũng được sử dụng ngay cho sản xuất. Mặt khác thị trường vật liệu hiện nay cũng rất đa dạng do đó khi nhu cầu sản xuất đòi hỏi, bộ phận cung ứng có thể đáp ứng ngay, không cần tích trữ trong kho cho nên giá thực tế vật liệu xuất kho thường xấp xỉ gần bằng với giá thực tế của vật liệu nhập kho (trừ những loại vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài) 2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở nhà máy thiết bị bưu điện 2.2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tình hình Nhập – Xuất - Tồn của nguyên vật liệu tại nhà máy, kế toán vật liệu sử dụng các tài khoản sau: +/ TK 152 – “Nguyên liệu vật liệu” +/ Trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp, nhà máy sử dụng các tài khoản sau: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, …. +/ Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho quá trình sản xuất, hay các mục đích khác nhau: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642… +/ Nhà máy không sử dụng TK 151- “Hàng mua đang đi trên đường” Nội dung và kết cấu của các tài khoản trên đã được trình bày ở Chương 1 - “Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất”. Trong phần này chỉ xin đề cập tới những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu đang được áp dụng thực tế tại Nhà máy. 2.2.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp tăng giảm vật liệu tại nhà máy đều phải được xác nhận bằng một hệ thống đầy đủ thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Các chứng từ đươc sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư Biên bản kiểm kê vật tư Hoá đơn GTGT … Để hạch toán chi tiết vật liệu, phòng kế toán của nhà máy hiện đang áp dụng phương pháp “Ghi thẻ song song”. Theo phương pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau: Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lượng. Định kỳ (nửa tháng) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất lên cho kế toán vật liệu. Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên , kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ chi tiết nhập kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền; cuối quý kế toán chi tiết còn phải lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp và làm cơ sở lập bảng phân bổ cũng như bảng kê tính giá vật liệu, cuối cùng chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp vào sổ Cái và lập Báo cáo tài chính. 2.2.4.2.1 Kế toán chi tiết nhập vật liệu Để nghiên cứu vấn đề này, chúng ta sẽ xem xét quá trình nhập vật liệu ở hai khía cạnh: Thủ tục nhập vật liệu và Kế toán chi tiết nhập vật liệu. Phần 1: Thủ tục nhập vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, cụ thể là dựa trên những hợp đồng đã được ký kết, các đơn đặt hàng, khả năng tiêu thụ của thị trường… căn cứ vào định mức nguyên vật liệu tiêu hao, phòng vật tư sẽ xác định được mức độ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính cho kỳ tới. Tiếp đó, phòng vật tư mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với sự đồng ý (ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phòng vật tư cử người đi ._.