Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Bất cứ một quá trình sản xuất nào cũng phải có sự tham gia của ba yếu tố ĐTLĐ, TLLĐ và SLĐ. Vật liệu chính là ĐTLĐ, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất thì nhất thiết phải có vật liệu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu để hạ giá thành tăng lợi nhuận của doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp. Công ty Rượu Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cồn và rượu các loại nên vật liệu chủ yếu là gạo, sắn, ngô và các loại hoa quả. Các loại vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn có mà phải theo mùa, mặt khác nó lại rất dễ hư hỏng ẩm mốc, và nó chiếm 60 - 70% giá thành sản phẩm. Vì vậy Công ty phải chú trọng vào việc thu mua, dự trữ, bảo quản và hạch toán nguyên vật liệu để không lãng phí, mất mát nó, đồng thời giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm nhằm làm tăng lợi nhuận cho Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Rượu Hà Nội, nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu, với sự hướng dẫn tận tình của các cô chú ở phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán và thầy giáo, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội". Ngoài lời mở đầu, kết luận của em có kết cấu như sau: Chương I. Các vấn đề chung kế toán về nguyên liêu, vật liệu Chương II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty rượu Hà Nội Chương III. Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội Với những hạn chế và kiến thức và kinh nghiệm, chắc chắn báo cáo này còn có nhiều thiếu sót. Vậy em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để báo cáo của em được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng 6 năm 2005 Sinh viên Phan Thị Diệu Hằng CHƯƠNG I. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG KẾ TOÁN VỀ NGUYÊN LIÊU, VẬT LIỆU 1.1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA NGUYÊN LIÊU, VẬT LIỆU TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH. 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liêu, vật liệu. * Khái niệm: Một quá trình sản xuất luôn phải đủ ba yếu tố: tư liệu sản xuất, đối tượng lao động và lao động sống. Ba yếu tố này kết hợp với nhau tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới. Đối tượng lao động được hiểu là tất cả mọi vật có trong thiên nhiên mà lao động của con người có thể tác động vào biến đổi chúng thành những vật có ích phục vụ cho đời sống của con người. Bất cứ một nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên liệu, vật liệu, mà chỉ có trong điều kiện nhất định, lao động của con người có thể tác động vào, biến đổi chúng phục vụ cho sản xuất hay tái sản xuất sản phẩm mới được gọi là nguyên liệu vật liệu. Ví dụ như quặng nằm trong lòng đất thì không phải là nguyên vật liệu nhưng than đá, sắt thiếc… khai thác trong quặng đó thì lại là nguyên vật liệu cho các ngành công nghiệp chế tạo cơ khí… Như vậy, nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. * Đặc điểm: Trong quá trình sản xuất sản phẩm mới, nguyên vật liệu tham gia ngay từ giai đoạn đầu của quá trình sản xuất và thường là phân bỏ một lần (100%) vào giá trị của sản phẩm mới. Về mặt hình thái vật chất, thì nguyên vật liệu được sử dụng toàn bộ và bị biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu để cấu tạo nên hình thái vật chất mới của sản phẩm cần làm ra, nó tạo nên giá trị sử dụng hay công cụ, dụng cụ của sản phẩm. Về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu dịch chuyển toàn bộ, một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra, nó hình thành nên giá trị của chính sản phẩm hay giá thành xuất xưởng của sản phẩm. Như vậy, nguyên vật liệu tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới, do vậy nó là yếu tố quan trọng chủ chốt của mọi quá trình sản xuất. Tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có loại hình nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu. Đối với dn sản xuất thì nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lới trong tài sản, nó tạo nên phần lớn giá thành của sản phẩm. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới được hạ thấp, định mức tiêu hao về nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất giảm, khi đó sản phẩm mới tạo ra đạt yêu cầu chất lượng và đảm bảo giá thành phù hợp với người tiêu dùng mà vẫn đảm bảo cho doanh nghiệp có lãi. Trong một chừng mực nhất định, việc tiết kiệm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở cho việc tăng thêm sản phẩm vì nó giúp làm ra nhiều sản phẩm hơn trong cùng một định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Hơn nữa, nguyên vật liệu được sử dụng hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được chỉ tiêu như doanh thu lợi nhuận, chất lượng… 1.2. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU. 1.2.1. Phân loại: Trong mỗi doanh nghiệp do tính đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hóa học khác nhau. Do đó để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả thì cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu. · Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất, kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại nguyên liệu, vật liệu, khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. - Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. · Căn cứ vào công dụng, vật liệu phụ được chia thành các nhóm: + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu, vật liệu chính. + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm. + Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất. - Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng các tác dụng cung cấp nhiệt lượng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng, thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình. - Vật liệu và thiết bị XDCB là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tắc xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ. - Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu chưa được phản ánh ở các loại vật liệu trên. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.2.1. Sự cần thiết phải đánh giá nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại nguyên vật liệu này lại được tạo ra từ nhiều nguồn khác nhau như tự sản xuất, đi mua, hay được biếu tặng… và nó cũng được sử dụng cho những mục đích khác nhau theo những phương pháp khác nhau. Mà nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, đó là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm. Nên việc đánh giá nó là việc rất cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất, để nhằm tính toán được một cách chi tiết số lượng nguyên vật liệu sử dụng cho một quy trình sản xuất, từ đó làm cơ sở cho việc xác định chi phí, giá thành của sản phẩm, tạo điều kiện để doanh nghiệp giảm chi phí, tăng ln của mình. 1.2.2.2. Nguyên tắc đánh giá: Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau: · Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Đó là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. · Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. · Nguyên tắc nhất quán: Các chi phí kế toán áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. 1.2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu theo nguyên tắc giá gốc. => Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: Nhập do mua ngoài Giá gốc nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn sau khi trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Nhập kho tự sản xuất: = + Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho = Giá gốc NL, VL xuất kho thuê ngoài chế biến + Tiền công phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác Nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp: Được ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng thẩm định đánh giá và đã được chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Nhận do được cấp: Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho = Giá ghi trên sổ của đơn vị cấp trên hoặc giá lại theo giá trị thuần + Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác Nhận do được biếu tặng viện trợ: Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho = Giá trị hợp lý ban đầu của NLVL tương đương + Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận => Các phương pháp tính giá gốc thức tế nguyên vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định tiền vốn thức tế của nguyên vật liệu xuất kho: · Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. · Phương pháp bình quân gia quyền: Giá của loại hàng tồn kho được tính giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập) Giá trị thực tế NL, VL = Số lượng NL, VL xuất kho x Đơn giá bình quân · Phương pháp nhập trước xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Từ phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối cuối kỳ còn tồn kho. · Phương pháp nhập sau xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất thì xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn hàng tồn kho. 1.2.2.4. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu theo giá hạch toán. Áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thường sử dụng nhiều loại, nhóm thứ nguyên liệu, vật liệu hoạt động nhập xuất nguyên liệu, vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch, hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng tương đối ổn định, lâu dài. Trường hợp có sẹ biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) nguyên liệu, vật liệu để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyên liệu, vật liệu được tính theo công thức sau: Hệ số chênh lệch giá = Giá trị thực tế NL, VL tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NLVL nhập kho trong kỳ Giá trị hạch toán NL, VL tồn kho đầu kỳ + Giá trị hạch toán NL, VL nhập kho trong kỳ Giá trị thực tế NLVL xuất kho = Giá trị hạch toán NLVL xuất kho Hệ số chênh lệch giá 1.3. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: ° Thực hiện việc phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. ° Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá trị vốn hàng bán. ° Kiểm tra tính hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu. 1.4. THỦ TỤC QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT KHO NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LIÊN QUAN. 1.4.1. Thủ tục nhập kho nguyên liệu vật liệu. Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng, chất lượng và quy cách, căn cứ vào kq kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập "Phiếu nhập kho" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau khi cân, đo, đong, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho, trượng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao Phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 1.4.2. Thủ tục xuất nguyên liệu, vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết Phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào Thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ Thủ kho chuyển Phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá thành hoàn chỉnh Phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. 1.4.3. Các chứng từ kế toán có liên quan. - Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc. ° Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) ° Phiếu nhập kho (Mẫu 02- VT) ° Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (Mẫu 02- vật tư- 3LL) ° Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 -VT) ° Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02- BH) - Chứng từ kế toán hướng dẫn. ° Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (Mẫu 04- VT) ° Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05- VT) ° Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07- VT) 1.5. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU. Hiện nay, chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: + Phương pháp thẻ song song. + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. + Phương pháp sổ dư. Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu để lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. 1.5.1. Phương pháp ghi thẻ song song. Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn trên Thẻ kho9 về mặt số lượng. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Ghi hàng tháng Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Thẻ kho Sổ chi tiết NLVL Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ tổng hợp Trình tự kế toán: (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập - Xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào Thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ Nhập - Xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập - xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ (Thẻ) kế toán chi tiết. (3) Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa Thẻ kho với Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết. (4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng kế toán. 1.5.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển; Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trình tự kế toán: Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phương pháp thẻ song song. 1. Định kỳ, kế toán mở Bảng tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên vật liệu luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. 2. Căn cứ vào sổ tổng hợp trên Bảng kê để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng. Số đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. 3. Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất tồn của từng thứ vật liệu trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển. 4. Đối chiếu giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. 1.5.3. Phương pháp sổ số dư. Nguyên tắc kế toán: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập - xuất - tồn và cuối kỳ phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng thứ nguyên liệu, vật liệu vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán lập Bảng tổng hợp giá trị Nhập - Xuất - Tồn kho của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và cột số tiền trên sổ số dự để có số liệu đối chiếu với Bảng tổng hợp giá trị Nhập - Xuất - Tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Số sổ dư Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Bản giao nhận chứng từ nhập Bản giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ nhập Trình tự kế toán: 1. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ xong thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm nguyên liệu, vật liệu đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. 2. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. 3. Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của cả chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho. 4. Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho). 5. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. 6. Khi nhận sổ số dự, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn với Sổ số dư. 1.6. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán quy định hiện hành (Theo QĐ số 1141/TC/QĐCĐKT ngày 01/11/1995) trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). 1.6.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX. 1.6.2. Nội dung của phương pháp, Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Tài khoản kế toán sử dụng. Để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau: => Tài khoản 151: Hàng mua đang đi trên đường. Phản ánh: Giá trị vật tư, hàng mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu và nội dung: Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua đang đi trên đường. Bên có: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các bộ phận sử dụng, cho khách hàng. Số dự bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho (hàng đi đường). => Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. Phản ánh: Giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung: Bên nợ: - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế thuê ngoài gia công chế biến, nhập góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: - Trị giá thực tế no, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. => Tài khoản 331: Phải trả cho người bán. Phản ánh: Tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Kết cấu và nội dung: Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng. - Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. - Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên có: số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư Nợ (Nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc đã trả tiền nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng. 6.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA ĐỊNH KỲ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên và liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm, trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị VL xuất trong kỳ = Giá trị Vl tồn đầu kỳ + Tổng giá trị VL tăng trong kỳ - Giá trị VL tồn cuối kỳ 6.3.1. Các tài khoản chủ yếu sử dụng: TK611, TK151, TK152, TK153. => TK 611 - Mua hàng. Công dụng: Để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ Kết cấu, nội dung: Bên nợ: + Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tồn kho đầu kỳ. + Trị giá thực tế của NLVL mua vào trong kỳ, đã bị trả lại. Bên có: + Kết chuyển trị giá thực tế VL xuất dùng trong kỳ hoặc trị giá thực tế hàng hoá xuất bán (chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ) + Trị giá VL mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. TK 611 cuối kỳ không có số dư. => TK 152 - Nguyên liệu vật liệu. Công dụng: Phản ánh số kết chuyển giá trị của loại NVL tồn kho đầu và cuối kỳ. Kết cấu và nội dung: Bên nợ: Kết chuyển trị giá thực tế NVL đầu kỳ. Số dư bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. => TK 151 - Hàng mua đang đi đường. Công dụng: Phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của loại hàng đang đi trên đường. Kết cấu, nội dung: Bên nợ: Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua đang đi trên đường cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ. Số dư bên Nợ: Giá trị hàng đang đi đường cuối kỳ. Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số TK có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 113, TK 331… 6.3.2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. - Đầu kỳ kinh doanh kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 611-Mua hàng Có TK 152, 153 Có TK 151-Hàng mua đang đi đường. - Trong kỳ kinh doanh khi mua nguyên liệu, vật liệu. Nợ TK 611: Giá thực tế VL thu mua (Chi phí thu mua chưa tính thuế) Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 111, TK 112, TK 331… Tổng giá thanh toán. + Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng được ghi tăng Doanh Thu HĐTC. Nợ TK 111, 112, 331,138(1388) Có TK 515 - Doanh thu HĐTC - Các nghiệp vụ khác làm tăng VL trong kỳ. Nợ TK 611: Trị giá thực tế VL tăng. Có TK 411: Nhận vốn cổ phần, vốn cấp phát Có TK 311, 338, 336: Tăng do đi vay. Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh. - Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra trị giá NVK tồn cuối kỳ, biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt. Nợ TK 152, 153: Giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138, 334; Mất mát thiếu hụt cá nhân phải đền. Nợ TK 632: Số thiếu hụt trong định mức. Có TK 611: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. - Giá trị nguyên liệu vật liệu tính vào chi phí sản xuất Nợ TK 627, 641, 642, 621 Có TK 611 (6111-Mua nguyên liệu, vật liệu) CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI 2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Tên dn: Công ty Rượu Hà Nội Tên giao dịch: HALICO (Hanoi Liquor Company) Trụ sở chính: 94 - Lò Đúc, Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 9713249 - 9719163 - 8213147 Fax: (84.4) 8212662 Công ty rượu Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản mở rộng tại ngân hàng được sử dụng con dấu riêng theo thể thức của Nhà nước quy định. Công ty có số đăng ký kinh doanh 108213 cấp ngày 24/5/1993 Hiện nay chức năng chính của Công ty Rượu Hà Nội là sản xuất rượu các loại với mục đích phục vụ nhu cầu trên toàn quốc. Hoạt động của Công ty được mở rộng trên phạm vi cả nước thông qua hệ thống đại lý bán buôn và bán lẻ các sản phẩm của Công ty (khoảng trên dưới 85 đại lý). Công ty đang từng bước mở rộng và nâng cấp cơ sở vật chất để tăng thêm nguồn hàng, mặt hàng kinh doanh đảm bảo nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu, từng bước nâng cao ưu thế của mình trên thị trường trong nước và xuất khẩu, từng bước nâng cao ưu thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là: - Cồn: bao gồm cồn tinh chế và cồn xanh. Cồn tinh chế vừa là nguyên vật liệu chính để sản xuất rượu, vừa dùng để bán ra ngoài. Cồn xanh được sản xuất ra để bán trên thị trường. - Các loại rượu: như rượu Vodka, rượu lúa mới, rượu nếp mới, chamgne, whisky, rượu táo, rượu dâu, rượu chanh… Nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm này là các loại ngũ cốc như ngô, khoai, sắn… và một số loại hoa quả như chanh, táo, dâu… để dùng cho sản xuất rượu mùi các loại, rượu vang. Ngoài ra, còn sử dụng các loại vật liệu phụ như hương liệu, đường, enzim, cao hoa… Đặc tính của các loại thực phẩm uống là trải qua quá trình lên men chưng cất nên có độ tinh khiết cao đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm. 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển. · Lịch sử hình thành và phát triển. Tiền thân của Công ty Rượu Hà Nội là nhà máy rượu Fontain của thực dân Pháp ở Đông Dương. Nhà máy được xây dựng từ năm 1892 và chính thức đi vào hoạt động từ năm 1898. Năm 1945 đến năm 1954, nhà máy ngừng sản xuất do chiến xảy ra. Năm 1954 với sự kiện giải phóng thủ đô, nhà máy thuộc về nhân dân nhưng phải hai năm sau tức là năm 1956 nhà máy mới được khôi phục trở lại. ở thời kỳ này đất nước còn có chiến tranh nên cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu mà việc sản xuất rượu được thực hiện theo phương pháp sử dụng nguyên liệu chủ yếu là gạo, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới đời sống nhân dân vì gạo là lương thực chủ yếu, còn nền nông nghiệp thì quá nghèo nàn, lạc hậu. Năm 1957, nhân chuyến đi thăm hỏi động viên cán bộ của công nhân nhà máy, Bác Hồ đã chỉ thị việc sản xuất rượu, phải được tiếp tục phát tri._.ển nhưng phải thay bằng nguyên liệu khác. Qua quá trình nghiên cứu cán bộ công nhân viên Nhà máy đã đưa ra phương pháp mới - phương pháp Mycomtle - với nguyên liệu là ngô, khoai, sắn. Năm 1990, do tác động của khoa học kỹ thuật tiên tiến trên tg, nhà máy đã áp dụng phương pháp lên men trực tiếp thay thế cho phương pháp Mycomtle. Với phương pháp này, nhà máy đã giảm được lao động nặng nhọc cho người lao động, tiết kiệm chi phí, tăng khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu dùng. Vì thế, năm 1990 các chỉ tiêu tài chính về doanh thu, lợi nhuận nộp Ngân sách Nhà nước tăng 1,3 lần so với năm 1989. Đến năm 1991, theo quy định của Nhà nước đối với các loại rượu của nhà máy đều phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Do thuế tiêu thụ đặc biệt quá cao, làm cho giá cả đột biến tăng 1,5 đến 2 lần, thị trường không chấp nhận sức mua giảm xuống đột ngột dẫn đến sản phẩm không tiêu thụ được, công nhân phải ngừng sản xuất. Đứng trước tình trạng đó, toàn thể cán bộ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên nhà máy đã đoàn kết cùng nhau nghiên cứu tìm ra những biện pháp nhằm củng cố hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy như giảm độ rượu để giảm thuế, từ đó có thể giám giá bán sản phẩm. Do vậy năm 1992, nhà máy dần dần đi vào xu thế ổn định, phát triển và đứng vững trên thị trường. Năm 1993, do yêu cầu của công tác quản lý sản xuất phù hợp với những vấn đề do thị trường đặt ra như cl sản phẩm, khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, giá thành sản phẩm, giá bán sản phẩm… Được sự đồng ý của Bộ Công nghiệp nhẹ và Chính phủ, Nhà máy Rượu Hà Nội đã chủ động cải tiến bộ máy quản lý, từ mô hình xí nghiệp với các phân xưởng chuyển thành mô hình Công ty với các xí nghiệp thành viên với tên gọi là Công ty Rượu Hà Nội trực thuộc Tổng Công ty Rượu Bia Nước giải khát Việt Nam (theo QĐ443 - CNn/TCLĐ ngày 7/5/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ). Trước đây, nhà máy chỉ sản xuất mà không kinh doanh, đến nay thành lập Công ty thì Công ty vừa sản xuất, vừa xuất khẩu, vừa kinh doanh tổng hợp. Từ năm 1993 đến cuối năm 2003, Công ty Rượu Hà Nội vẫn tiếp tục sản xuất kinh doanh cồn, rượu các loại, và ngày càng nghiên cứu, chế tạo để cho ra nhiều loại rượu với chất lượng ngày càng cao hơn. Và hiện nay Công ty trực thuộc Tổng Công ty Bia Rượu Nước giải khát Hà Nội (theo QĐ số 68 ngày 9/4/2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp). · Quy mô và địa bàn hoạt động của Công ty Công ty được xây dựng ở trung tâm thành phố, có ba mặt phố bao quanh với tổng diện tích là 33.000m2, trong đó diện tích nhà xưởng khoảng 18.000,2. Với địa điểm như vậy, Công ty rất thuận lợi trong việc tìm nguồn cung cấp vật tư, nguyên liệu đầu vào và việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá bán ra, cũng như việc nắm bắt các thông tin kinh tế thị trường. Sản phẩm của Công ty không chỉ được tiêu thụ ở thị trường trong nước mà còn được tiêu thụ ở nước ngoài. · Những khó khăn và thuận lợi của Công ty Như chúng ta biết, rượu, cồn là một trong những loại mặt hàng bị đánh thuế rất nặng, và lại không được quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Bên cạnh đó, khi nền kinh tế thị trường phát triển thì có nhiều loại rượu của các nước vào với chất lượng tốt hơn nên nó cũng ảnh hưởng đến việc tiêu thụ rượu của Công ty rất nhiều. Tuy nhiên, với sự nỗ lực cao và cố gắng phấn đấu đã giúp Công ty đứng vững, nhanh chóng ổn định và liên tục phát triển, điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế sau: (ĐVT: đồng) Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng DT 61.155.612.874 67.734.042.019 111.305.104.862 2. DTT 46.172.946.725 51.017.142.982 78.895.899.679 3. GVHB 36.188.295.848 39.805.212.078 60.166.903.059 4. Tổng LN trước thuế 1.944.848.004 1.823.906.796 2.528.612.784 5. Nộp Ngân sách 16.759.000.000 20.809.633.968 30.346.174.848 6. Thu nhập bình quân 1.212.000 1.252.869 1.800.000 Mặt khác, tính đến cuối năm 2003, tổng vốn kinh doanh của Công ty là 17.543.906.776đ trong đó: Vốn NSNN cấp là 9.461.089.399đ (VCĐ: 2.384.156.080đ, VLĐ: 6.629.548.602đ, VKH: 447.384.717đ), vốn tự bổ sung là 8.082.817.377đ (VCĐ: 5.106.306.776đ, VLĐ: 2.467.934.592đ, VKH: 508.576.009đ). Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty tính đến ngày 31/12/2003 là: 610 người, trong đó: nam: 302 người, nữ: 308 người, lao động trực tiếp: 532 người, lao động gián tiếp: 78 người). Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của Công ty ổn định, có chiều hướng phát triển thuận lợi vì từ năm 2001, 2002, 2003 thì các chỉ tiêu kinh tế của Công ty đều tăng mạnh. Mặt khác, trong những năm tới, Công ty sẽ mở nhiều hình thức kinh doanh trong cả ba lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh và dịch vụ, tìm tòi đối tác đầu tư và bạn hàng lớn cả trong và ngoài nước, không ngừng cải tiến mẫu mã và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây là chiến lược cơ bản, lâu dài quy định sự sống còn của Công ty trong tương lai để nhằm làm tăng lợi nhuận của mình. 2.1.3. Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất Tổ chức sản xuất của Công ty được thực hiện theo mô hình Công ty với 4 xí nghiệp thành viên (3 xí nghiệp chính và 1 xí nghiệp phụ trợ). Mỗi xí nghiệp sản xuất chính đảm nhận 1 quy trình sản xuất và công nghệ nhất định đảm bảo cho quá trình sản xuất của Công ty tiến hành thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Cụ thể; · Xí nghiệp cồn là xí nghiệp sản xuất chính có nhiệm vụ sản xuất cồn. Nó được chia thành nhiều tổ sản xuất như tổ nấu, tổ vận chuyển, tổ chưng cất, tổ lò hơi… Xí nghiệp gồm 91 người, giám đốc là chú Phạm Dũng, năng lực sản xuất 10 triệu lít/năm. · Xí nghiệp rượu mùi là xí nghiệp sản xuất chính có nhiệm vụ sản xuất các loại rượu mùi như rượu dâu, rượu nho, rượu chanh… Nó được chia thành nhiều tổ sản xuất như tổ pha chế, tổ đóng chai, tổ bao bì, tổ chọn rượu… Trong xí nghiệp rượu mùi bao gồm sản xuất rượu vang. xí nghiệp có 112 người, giám đốc là cô trịnh thị Hoà. Năng lực sản xuất 12 triệu lít/năm. · Xí nghiệp bao bì là xí nghiệp sản xuất chính, có tổ in, tổ đóng, tổ cắt… xí nghiệp có 65 người, giám đốc là chú Trần Đình Dân. Năng lực sản xuất 1,2 triệu hộp cattông/năm. · Xí nghiệp cơ điện là xí nghiệp phụ trợ có nhiệm vụ chính là phục vụ cho các xí nghiệp chính như sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị…. đảm bảo cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng cân đối liên tục và có hiệu quả. Nó được chia thành các tổ như tổ điện, tổ nề mộc, tổ nguội… Xí nghiệp có 50 cán bộ và giám đốc là chú Thái Hồng Sơn. 2.1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của đơn vị là quy trình công nghệ chế biến liên tục, bao gồm nhiều giai đoạn công nghệ khác nhau. Sản phẩm của Công ty có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ chế biến riêng. Đó là: · Quy trình công nghệ sản xuất cồn (sơ đồ 1) · Quy trình công nghệ sản xuất rượu mùi (sơ đồ 2) · Quy trình công nghệ sản xuất rượu vang (sơ đồ 3) 2.1.3.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng rượu, cồn phục vụ cho nhu cầu toàn quốc như cồn 960, rượu Vodka, rượu Whisky, rượu lúa mới, rượu nếp mới, rượu chanh, rượu dâu, rượu táo, Hoàng Mai, Thanh mai… Công ty có khoảng 85 đại lý nằm rải rác trên phạm vi toàn quốc. Ngoài ra Công ty còn kinh doanh tổng hợp, thực hiện các dịch vụ như cho thuê kiốt, bán hàng, nhận uỷ thác nhập khẩu cho các doanh nghiệp khác không được phép nhập khẩu trực tiếp. Công ty tiêu thụ sản phẩm qua nhiều hình thức: bán buôn, bán lẻ, gửi đại lý… Do vậy sản phẩm làm ra thường nhanh chóng tiêu thụ hết, đặc biệt là các tháng giáp tết, giúp cho quá trình quay vòng vốn nhanh, thúc đẩy sản xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh 2.1.3.4. Tổ chức bộ máy quản lý Trải qua thời gian hoạt động khá dài cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý và yêu cầu của thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty đã có nhiều thay đổi về số lượng nhân viên, cơ cấu quản lý cũng như phạm vi quản lý. Cho đến nay, Công ty đã có được bộ máy quản lý hoàn thiện, gọn nhẹ, nhanh nhạy và hiệu quả cao. Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: Giám đốc 2, Phó giám đốc và kế toán trưởng. Ban lãnh đạo Công ty điều hành Công ty theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, do Tổng Công ty Bia rượu, Nước giải khát Hà Nội bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và trước pháp luật Nhà nước về hoạt động của Công ty · Giám đốc: chú Hoàng Nguyện Giám đốc do Tổng Giám đốc bổ nhiệm, được giao trách nhiệm quản lý Công ty và có thẩm quyền điều hành cao nhất trong Công ty. Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác quy hoạch, kế hoạch, tổ chức lao động, tài chính, đầu tư, phát triển thương hiệu, hợp đồng kinh tế, xuất nhập khẩu, giá cả, nguyên vật liệu đầu vào. Giao kế hoạch và tổ chức kế hoạch thực hiện hoàn thành kế hoạch. Sắp xếp bộ máy quản lý và công tác cán bộ, chỉ đạo công tác tiền lương, bảo hiểm xã hội, chỉ đạo công tác thi đua khen thưởng kỷ luật… · Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất: Chú Hồ Văn Hải Là người được giám đốc phân công chỉ đạo quá trình kỹ thuật - sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong lĩnh vực được giao. Là phó giám đốc thường trực, thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ GIÁM ĐỐC PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật sản xuất Kế toán trưởng Văn phòng P.Tài vụ P.KHVT P.Thị trường P.Kỹ thuật cơ điện P.Kỹ thuật công nghệ KCS XN Cồn XN Rượu mùi XN Bao bì XN Cơ điện Nhiệm vụ: Chỉ đạo triển khai và kiểm tra các quá trình sản xuất - kỹ thuật, bảo đảm sản xuất theo đúng kế hoạch, chỉ đạo công tác định mức kinh tế kỹ thuật, chỉ đạo công tác sản xuất thử sản phẩm mới, hoàn thiện và đổi mới quy trình công nghệ. Giúp giám đốc chỉ đạo quản lý các dự án đầu tư, phụ trách công tác môi trường, thanh lý tài sản cố định. Chỉ đạo công tác đào tạo công nhân kỹ thuật, công tác tuyển dụng lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh… · Phó giám đốc kinh doanh: Chú Nguyễn Mạnh Hoà Là người được giám đốc phân công chỉ đạo công tác kinh doanh phát triển thị trường trong nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong lĩnh vực được giao. Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác định hướng chiến lược sản phẩm, chiến lược phát triển hệ thống đại lý khách hàng, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Chỉ đạo công tác quản lý, kiểm tra giám sát và cung ứng sản phẩm cho hệ thống đại lý khách hàng, chỉ đạo công tác thông tin tuyên truyền, quảng cáo, tham gia hội chợ triển lãm… · Kế toán trưởng: Cô Nguyễn Thị Bích Ngọc Là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, được giám đốc phân công tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong lĩnh vực được giao. Và chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng Tổng Công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Chỉ đạo công tác kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, nghĩa vụ thu nộp đối với ngân sách Nhà nước…. Trực tiếp tổ chức điều hành bộ máy kế toán của Công ty, hàng năm lập báo cáo tài chính, và làm các nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc. · Các phòng ban: Thực hiện theo nhiệm vụ chức năng, tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt và được sự điều hành trực tiếp của giám đốc. Cụ thể: - Phòng tổ chức hành chính (văn phòng). Trưởng phòng: Chú Nguyễn Văn Cường. Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc về tình hình tổ chức nhân sự, điều hoà, tuyển chọn và đào tạo lao động đáp ứng nhu cầu và điều kiện lao động sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ, quản lý những khâu liên quan đến công tác hành chính như quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý con dấu, phụ trách công tác thi đua khen thưởng, bảo vệ tài sản… - Phòng kế toán (phòng tài vụ). Trưởng phòng: Cô Nguyễn Thị Bích Ngọc Nhiệm vụ: Tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo tài chính, theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn hình thành tài sản, thực hiện chức năng giám sát bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đây là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, quản lý Công ty. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý tài chính. Thông qua mua sắm, nhập xuất vật tư, tập hợp Chính phủ… để lập báo cáo kế toán kịp thời, chính xác, chỉ đạo công tác thống kê cho các xí nghiệp thành viên và toàn Công ty. - Phòng thị trường Trưởng phòng: Chú Trang Văn Trung Nhiệm vụ: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tổ chức mạng lưới marketing, phụ trách các hoạt động kinh doanh, tổ chức các hợp đồng mua bán, vận chuyển, tìm thị trường tiêu thụ… Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về mặt thị trường, để từ đó có những quyết định sáng suốt trong việc sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường. - Phòng kế hoạch vật tư Trưởng phòng: Chú Trần Văn Tuấn Nhiệm vụ: Lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật tư, điều động sản xuất để đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ để phục vụ cho sản xuất, thay mặt giám đốc theo dõi, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch toán Công ty và các đơn vị trực thuộc, lập kế hoạch sản xuất - Phòng kỹ thuật công nghệ KCS Trưởng phòng: Cô Nguyễn Thị Thanh Nhiệm vụ: Kiểm tra nguyên vật liệu mua vào, kiểm tra công nghệ sản xuất rượu, kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiên cứu để phát minh ra những công nghệ sản xuất đem lại hiệu quả cao… - Phòng kỹ thuật cơ điện Trưởng phòng: Chú Ngô Dũng Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, về các dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm, lập kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, đảm bảo an toàn sản xuất, bảo hộ lao động… - Các xí nghiệp thành viên Đây là những đơn vị trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, họ phải tự mình đảm nhận kế hoạch vật tư đặt ra, thực hiện việc sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao nhất, với chi phí thấp nhất và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Đồng thời đảm nhận chức năng cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban liên quan khi có yêu cầu. Nhân viên thống kê kế toán xí nghiệp tự tính lương cho cán bộ công nhân viên của xí nghiệp mình, lập báo cáo về sản lượng, tình hình tiêu hao nguyên vật liệu…. tính giá thành công xưởng, chuyển lên cho phòng kế toán theo dõi và lập báo cáo tổng hợp. Như vậy, các xí nghiệp thành viên này không hạch toán kinh tế, chỉ thực hiện việc ghi chép ban đầu, tính giá thành sản phẩm sản xuất ra, không có quan hệ với Ngân sách Nhà nước, cục Thuế, cơ quan tài chính… mà công việc này đều do phòng kế toán tài chính đảm nhận. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý có vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý. Công ty Rượu Hà Nội đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán đối với quản lý, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của giám đốc, kế toán trưởng tới các nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được thực hiện theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm 7 người và 5 nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên. Trong đó: · Kế toán trưởng (Cô Ngọc): Nhiệm vụ cụ thể đã được trình bày cụ thể ở phần trên. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ (phó phòng): Cô Yên. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Trưởng phòng kế toán (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán thanh toán (kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Kế toán nguyên vật liệu sản xuất Kế toán TSCĐ kiêm kế toán tiền lương Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ (Phó phòng kế toán) Thủ quỹ Các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên Làm nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ xuất kho, hoá đơn bán hàng, kiểm tra chứng từ, lập định khoản và vào bảng kê theo dõi thành phẩm hàng hoá gửi bán, tiêu thụ, vào bảng kê chi tiết theo dõi công nợ phải thu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kê khai tính thuế… · Kế toán thanh toán và vốn bằng tiền: Cô Hà. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi, cắc chứng từ mua vật tư, hàng hoá, các khoản phải trả, phải nộp…. tiến hành ghi vào sổ chi tiết các tài khoản theo các chứng từ gốc tương ứng. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết và vào nhật ký chứng từ liên quan. · Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Cô Lâm. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi tình hình công nợ phải trả thông qua nhật ký chứng từ 5. Định kỳ căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, báo cáo sử dụng vật tư để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rồi ghi vào các sổ liên quan, sau đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu và sổ đối chiếu luân chuyển. · Kế toán TSCĐ và tiền lương: Chú Dũng - Về kế toán TSCĐ: hàng tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao do Nhà nước quy định, tiến hành tính toán số khấu hao, phân bổ cho từng đối tượng sử dụng và lập bảng tính và phân bổ khấu hao, đồng thời căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ trong tháng để lập bảng theo dõi chi tiết về nguyên giá và giá trị còn lại. - Về kế toán tiền lương: hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương cho từng đối tượng sử dụng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ dựa trên lương cơ bản, lương thực tế, sau đó lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm. · Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Cô Nga Căn cứ vào bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan, tiến hành tập hợp chi phí theo từng xí nghiệp, đồng thời căn cứ vào số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản tập hợp chi phí khác để lập bảng tính giá thành cho từng loại rượu. · Thủ quỹ: Cô Tĩnh Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý việc thu chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ quỹ phải ghi rõ số phiếu thu, chi để làm cơ sở ghi nhận sau này. Cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán, số tiền mặt còn lại tại quỹ phải khớp với số dư trên tài khoản 111 mới đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác của kế toán. · Các nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp thành viên. Thực hiện việc hạch toán ban đầu như lập chi phí tiền lương theo các bảng chấm công, tính giá thành phân xưởng… thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và gửi những chứng từ đó về phòng kế toán của Công ty. 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại địa bàn Hà Nội, Công ty thực hiện tổ chức công tác kế toán riêng biệt, chỉ bố trí các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên làm công việc hạch toán đơn giản. Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ - áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT. SƠ ĐỒ CỦA HÌNH THỨC NÀY NHƯ SAU: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Ghi chú: Niên độ kế toán: từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N Kỳ hạch toán: tháng, kỳ xác định kết quả kinh doanh: quý TK sử dụng: Sử dụng hệ thống TK áp dụng cho các DNSX theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC. Từ năm 2003, căn cứ thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 để sửa đổi ký hiệu và nội dung của một số TK trong quá trình hạch toán. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp KKTX Phương pháp xác định trị giá hàng mua về, được xác định theo giá vốn. Giá mua + Chi phí mua + thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí khác. Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: theo tỷ giá công bố tại thời điểm phát sinh của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Rượu Hà Nội 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một Công ty chuyên sản xuất kinh doanh cồn và rượu các loại, do vậy vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt không giống với các loại vật liệu của các doanh nghiệp khác. Ở Công ty Rượu Hà Nội, vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồng thời giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó, với Công ty, chất lượng, số lượng, phẩm chất của vật liệu đóng vai trò quy định trong việc sản xuất ra sản phẩm có chất lượng. Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là sắn, ngô, gạo và các loại hoa quả như táo, chanh, dâu, nho… Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn có mà chỉ có theo mùa vụ. Vì vậy Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp. Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả để làm sẽ dễ thối, hư hỏng, còn sắn, gạo, ngô khi để lâu thì sẽ ẩm mốc, giảm chất lượng, do đó cần có biện pháp thu mua, bảo quản, dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. 2.2.1.2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu Tại Công ty Rượu Hà Nội, nguyên vật liệu là một yếu tô chiếm tỷ trọng lớn trong trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra các nghiệp vụ về vật liệu tại Công ty thường xuyên diễn ra thường xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải được bảo quản nghiêm ngặt. Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau: a. Về tổ chức quản lý vật liệu Công tác quản lý vật liệu được thực hiện ở phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán. Phòng kế hoạch vật tư chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại. Do vật liệu sử dụng ở Công ty là các loại vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng có. Vì vậy khi mùa vụ tới Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại nguyên vật liệu khi mua về phải đưa vào sử lý ngay nếu không thì chúng bị hỏng hóc như táo, cam, chanh… Định kỳ, mỗi tháng một lần sẽ phòng kế hoạch vật liệu cả về số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại vật liệu được phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu vật liệu. b. Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết là mua trong nước, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nước ngoài về như hương cốm, enzim… Thông thường thì nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lượng lớn, cho nên Công ty thường cho người đến tận nơi để nghiệm thu và mua về như mua sắn, gạo, các loại hoa quả… để nhằm đảm bảo chất lượng đúng theo yêu cầu. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty được phòng kế hoạch vật tư thực hiện. Đó là phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư của các xí nghiệp, tình hình nguyên vật liệu tồn kho và tình hình sản xuất của các xí nghiệp để từ đó phòng kế hoạch vật tư sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo thu mua vật tư đúng chất lượng, số lượng, giá cả phù hợp để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất của từng xí nghiệp, đồng thời luân chuyển vật tư liên tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên vật liệu của Công ty thường được mua từ các Công ty như Công ty thuỷ tinh Hải Phòng, Công ty đường Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá… Mỗi khi Công ty có nhu cầu cần nhật vật tư thì báo trước cho bên cung cấp về số lượng, chủng loại, thậm chí là giá có thể mua, sau đó bên cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thể lựa chọn, Công ty thường ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công ty này. Còn đối với những nguyên vật liệu khác khi càn mua thì phòng kế hoạch vật tư sẽ cả người của phòng đi mua hoặc là cử người của các nhân viên thuộc xí nghiệp cần mua loại nguyên vật liệu đó đi mua. Việc vận chuyển vật tư thì khi vật tư được mua xong thì có thể do bên bán vận chuyển (khi này cưới phí vận chuyển đã được tính vào giá bán) hoặc là do Công ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy. c.Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làm giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật tư để phòng kế hoạch vật tư xem xét, giấy đề nghị này phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp đó. Nếu nguyên vật liệu mà xí nghiệp này cần sử dụng đang còn có trong kho thì phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu về để tiến hành sản xuất theo đúng như dự định, nếu nguyên vật liệu này trong kho đã hết hay là không đủ cho xí nghiệp lấy thì phòng kế hoạch vật tư phải làm giấy đề nghị mua loại vật tư này, có xác nhận của trưởng phòng gửi lên giám đốc ký thì mới được phép đi mua loại vật tư này về nhập kho, rồi sau đó xuất kho cho xí nghiệp cần sử dụng nó. d. Tình hình bảo quản nguyên vật liệu Hiện nay nguyên vật liệu được bảo quản ở 5 kho là: - Kho nguyên liệu: là kho chứa sắn bột, đường kính, hương liệu… - Kho Lĩnh nam: là kho chứa sắn lát, sắn bột và một số loại chai như chai vang, sâmpanh…. - Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình như axit, đạm, hương chanh, phẩm màu và các loại vật liệu điện, sắt thép, công cụ dụng cụ… - Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói… - Kho chai: được sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ, tuy nhiên, nó cũng chứa cả cát, két gỗ, vật liệu xây dựng, phế liệu…. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trước hết là xác định các loại nguyên vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quản lý, sử dụng, dự trữ chúng một cách thuận tiện, chính xác, chặt chẽ, đầy đủ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty Rượu Hà Nội rất phong phú và đa dạng. Khối lượng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty tương đối lớn, chiếm 35% khối lượng hàng tồn kho của Công ty với trên 200 loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả. Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắn lát, sắn bột, gạo nếp, đường, hương cốm, ngô… - Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất bình thường như các loại vật liệu điện, các loại hương liệu, men khô, axit chanh, phẩm màu… - Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất như dầu FO, dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như ốc vít, bulông, vòng bi… - Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, hộp giấy… 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho a. Nhập kho do mua ngoài - Đối với nguyên vật liệu được mua từ trong nước Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ở Công ty đều được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và được tính như sau: = + Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể được tính riêng hoặc là được tính trong giá bán) Theo phiếu nhập kho ngày 12/01/2004 của phiếu nhập kho số 7/1 về việc mua động cơ điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927, số lượng 02 động cơ, giá chưa có thuế là 1.695.000đ (thuế suất GTGT là 5%), chi phí vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá mua nhập kho của 02 động cơ điện này là: 1.695.000 x 2 + 15.000 = 3.405.000đ. - Đối với vật liệu nhập kho nước ngoài về như hương cốm, enzim, dịch Termamyl…. thì: = + + + Theo hoá đơn ngày 17/01/2004 về việc mua hương cốm của hãng Robec (Pháp) Trị giá mua hương cốm: 135.064.935đ Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.828đ Chi phí khác: 2.544.339đ Vậy trị giá thực tế của hương cốm nhập kho là: 135.064.935 + 6.753.248 + 14.181.828 + 2.544.339 = 158.544.339đ b. Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến = + Ví dụ: Trong tháng 1/2004 Công ty xuất sắn lát kho để xay thành bột. Trị giá sắn xuất kho: 173.732.400đ Chi phí xay xát, vận chuyển: 121.174.074đ Vậy trị giá sắn bột nhập kho là: 173.732.400 + 121.174.074 = 294.906.484đ 2.2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượng lớn như đường, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia truyền. Vois phương pháp tính giá như thế này thì cứ đến cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho vật liệu xuất kho Giá bình quân = Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lượng NVL xuất dùng Trong tháng 1/2004 có các số liệu về hương cốm như sau: - Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ : 42.503.327đ - Số lượng tồn kho đầu kỳ : 125,4kg - Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ : 158.554.339kg - Số lượng nhập trong kỳ : 500 kg - Số lượng thực xuất trong kỳ : 160,243 kg Khi đó kế toán xác định giá thực tế đường xuất trong kỳ là: 54.313.083đ Đối với vật liệu xuất kho gia công chế biến như sắn lắt để xay thành sắn bột thì cũng được tính như phương pháp trên. Đối với nhiều loại vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lượng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán thường lấy giá xuất chính là giá nhập kho của vật liệu đó luôn. Theo phiếu nhập kho 7/1 ngày 12/01/2004 về việc nhập động cơ điện thì giá xuất của 02 động cơ điện này chính bằng 3.405.000đ 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên ._.