Công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Bánh kẹo Hải Châu

quá trình sản xuất thì không thể thiếu được một trong ba yếu tố cơ bản là : tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động. NVL là một loại đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như cát, sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc, rau quả trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm..., là tài sản dự trữ của doanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất liên tục. Khi nói rằng NVL là một loại đối tượng lao động điều này cũng có nghĩa là không phải mọi đối tượng lao động đều là NVL. Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tạo ra sản phẩm và đối tượng lao động đó do lao động có ích của con người tạo ra mới trở thành NVL. Ví như than, dầu khi còn nằm trong lòng đất, nó được coi là tài nguyên, nhưng khi con người khai thác để sử dụng, chúng trở thành các NVL. Trong quá trình sản xuất, NVL được bao gồm các yếu tố được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm đầu ra. NVL có thể trực tiếp tạo ra sản phẩm như bột mì, trứng, sữa... để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp như các loại dầu, mỡ bôi trơn, phụ tùng thay thế...phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thường của máy móc, thiết bị, giảm thiệt hại do ngừng sản xuất gây ra. Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật, NVL hoặc bị hao mòn toàn bộ như nhiên liệu, chất đốt..., hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu như mía để sản xuất đường..., hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như vải để sản xuất quần, áo... Như vậy, NVL luôn được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể, có thể sờ mó cảm nhận bằng trực quan. Nhờ đó có thể cân, đong, đo, đếm được nên NVL và sự biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường. Một đặc điểm nổi bật của NVL là nó chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển một lần và toàn bộ vào giá thành sản phẩm tron kì. Chính vì thế chỉ khi sản phẩm được tiêu thụ, toàn bộ chi phí về NVL sẽ được bù đắp tạo tiền đề cho quá trình tái sản xuất tiếp theo. Mặt khác, trong doanh nghiệp NVL còn là một loại tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Đây là bộ phận dự trữ cho sản xuất đề mỗi khi sản xuất có yêu cầu là sẵn sàng cung ứng ngay. Nó giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, bình thường không bị gián đoạn. Từ đó giảm các tổn thất kinh tế do phải ngừng sản xuất gây ra. Hơn thế nữa nó còn đồng thời là số vốn lưu động mà doanh nghiệp bỏ ra đầu tư. Song do không được đưa vào sản xuất ngay mà được lưu tại kho nên phát sinh thêm các chi phí cho bảo quản, dự trữ nên có thể nói đây là một lượng vốn ứ đọng không sinh lời cho chủ sở hữu. Nhưng với vai trò không thể thiếu được trong việc duy trì sản xuất, doanh nghiệp luôn phải tính toán để xác định được số lượng vốn này một cách có hiệu quả phù hợp với cơ cấu vốn và đặc điểm hoạt đông của doanh nghiệp. Từ các đặc điểm trên đây cho thấy, NVL có vai trò hết sức quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không chỉ tác động trực tiếp tới khối lượng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm mà còn ảnh hưởng rất lớn tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% giá trị sản phẩm tạo ra. NVL có đảm bảo được chất lượng cao, đúng yêu cầu về quy cách, chủng loại thì chi phí về NVL mới được hạ thấp, định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất giảm, khi đó sản phẩm tạo ra mới đạt yêu cầu về chất lượng và giá thành hạ. Mặt khác, với ý nghĩa là một loại vốn lưu động, NVL là thành phần quan trọng trong cơ cấu vốn lưu động của doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ. Vì loại vốn này có đặc điểm là vòng quay của nó rất ngắn, chỉ trong một kì kinh doanh khi tạo ra doanh thu là có thể thu hồi được, nên nó có ý nghĩa quan trọng trong việc mang lại lợi nhuận và tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN. Khi lượng vốn này được quản lý và sử dụng đúng mục đích, đúng liều lượng nó sẽ góp phần thúc đẩy sản xuất tạo ra những sản phẩm chất lượng ngày càng cao trong khi gía thành lại giảm, điều này sẽ nâng tính cạnh tranh cho sản phẩm, qua đó tăng doanh thu cũng như lợi nhuận cho DN. Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như hiệu quả kinh tế của DN, đòi hỏi DN cần phải quản lý chặt chẽ NVL. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đất nước bước sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan, nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả. Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu. Để công tác quản lý này đạt hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về tình hình nhập , xuất, tôn kho.Tuỳ theo điêu kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn. Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng. Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát vật liệu. Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tình hình tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó, nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau: + Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu, đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất.. Nhìn chung các loại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường, khí hậu… và dễ mất mát, hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản. Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn, do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí này có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chúng + Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối đa, mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm của hoạt động sản xuất. + Khâu xuất nguyên vật liệu : bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng, xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định được chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác. Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác, các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số, bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán 1521-1 1521-2 1521-01-01 1521-01-02 … 1521-02-01 1521-02-02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm, thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sơ số liệu của loại, nhóm và đặc tính thứ vật liệu. Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc3 chữ số( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số, nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số…). Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng và phòng kế toán, đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản. 3. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 3.1. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu Hạch toán kế toán là môn khoa học thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin của các hoạt động kinh tế nhằm đề ra các biện pháp kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế của một đơn vị một cách đúng đắn.Kế toán nguyên vật liệu cũng là sự ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Thông qua các số liệu kế toán, doanh nghiệp có thể nắm được tình hình cụ thể về số lượng, gía trị của từng danh điểm vật liệu để từ đó có kế hoạch thu mua cung cấp kịp thời cho sản xuất, làm cơ sở xây dựng các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp và tiết kiệm. Đồng thời cũng thấy được tình hình sử dụng vật liệu cho sản xuất, giảm thiểu tình trạng sử dụng sai mục đích dẫn đến hao hụt, lãng phí vật liệu. Thông tin mà kế toán cung cấp là những con số hết sức cụ thể và cập nhật đã tạo điều kiện cho nhà quản lý có các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả nhất. Vì thế mà kế toán là công cụ quản lý không thể thiếu được của bất kỳ doanh nghiệp nào. Như đã nói ở trên, nguyên vật liệu chiếm phần lớn trong cơ cấu giá thành của sản phẩm, trong khi giá thành lại luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp sản xuất. Làm thế nào để sản xuất ra sản phẩm có chất lượng cao hơn trong khi giá thành không đổi hoặc vẫn giữ nguyên chất lượng mà chi phí sản xuất giảm. Để làm được điều này trước hết doanh nghiệp cần có biện pháp tập hợp chi phí mà trong đó chi phí nguyên vật liệu cần được chú trọng hơn cả, qua đó tính toán, xác định chinh xác chi phí nguyên vật liệu bỏ ra, luôn cập nhật mọi thông tin từ tổng hợp đến chi tiết tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, qua đó có biện pháp tiến tới giảm chi phí sản xuất sản phẩm.Một lần nữa, kế toán nguyên vật liệu lại đóng vai trò không thể thiếu cho việc đáp ứng các yêu cầu này. Nguyên vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, do đó sự biến động của nó ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình tài chính, đến chất lượng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ thông qua kế toán doanh nghiệp nắm thấy được tình hình vận động tăng, giảm của loại tài sản này từ đó đi đến sử dụng chúng tích cực hơn. Có thể nói, kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã, đang và vẫn sẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là cung cấp các thông tin mà còn hỗ trợ cho các bộ phận thống kê và phân tích trong doanh nghiệp cùng tìm ra phương án tối ưu nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm cũng như vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. 3.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý. Theo đặc trưng này, vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào ) Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi mầu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn , lỏng hoặc khí như than, dầu, khí đốt... Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị ( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt gía trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa. Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành, vật liệu bao gồm: Vật liệu mua ngoài Vật liệu tự sản xuất Vật liệu từ các nguồn khác như: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng thưởng... Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh gía được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất. Hơn nữa, còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng, chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh mgiệp. Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: Vật liệu tự có Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu, gồm: Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm... Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ... Đánh gía nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí “ tức là tính toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên, tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau: . Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 2.1.1. Giá thực tế nhập kho Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó. Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau Đối với nguyên vật liệu mua ngoài ỉNếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT ) + các loại thuế không được hoàn lại ( thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có ) + các chi phí trực tiếp phát sinh( chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác) – các khoản triết khấu thương mại, giảm giá ( do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất ). ỉNếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn ( có VAT) + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản triết khấu TM, giảm giá Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL gia công, chế biến nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế NVL xuât gia công, chế biến + Chi phí gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL thuê gia công, chế biến nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế NVL xuât thuê gia công, chế biến + Chi phí phải trả cho đơn vị GC, CB + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu, tặng… thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đưỡc xác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương. Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng được hoặc đánh giá theo giá ước tính 2.1.2. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho đó. Phương pháp này sẽ nhận diện được từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt. Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho được xác định chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ. Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được.Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trưng có gía trị cao. Phương pháp nhập trước – xuất trước ( FIFO ) Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế NVL của lô hàng nhập trước Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy đơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính ra giá thực tế xuất kho. Cách xác định náy sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì giá thực tế xuất kho lại được xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn lại nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời, xa rời thực tế. Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO ) ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế NVL của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn gía thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ. Ngược lại với phương pháp FIFO, với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế . Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến. Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu: giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân của NVL Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn gía thực tế bình quân sau: *Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ. Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập. Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tính này đơn giản, tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. *Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia quyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu. *Đơn giá bình quân liên hoàn (hay đơn gía bình quân sau mỗi lần nhập ): Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau: Đơn giá bình quân = Lượng tồn trước khi nhập x đơn giá bình quân trước khi nhập + Trị giá thực tế NVL nhập kho Lượng tồn trước khi nhập + Lượng nhập Thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi xuất được dùng làm đơn gía để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về gía nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá một lần. Nhìn chung, dù là tính đơn gía bình quân theo cách nào thì phương pháp gía thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này, giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lượt như sau: Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua của lần nhập cuối cùng trong kỳ : Trị giá NVL thực tồn cuối kỳ = Số lượng NVL thực tồn cuối kỳ x Đơn giá lần mua cuối cùng ` Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất kho trong kỳ = Trị giá NVL nhập trong kỳ +(-) Chênh lệch trị giá t.tế NVL tồn đầu và cuối kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của giá cả, việc tính toán, ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn, phức tạp nhiều khi không thể thực hiện được. Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán , doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại gía, gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định, có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán, giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính.Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán. Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán.Việc điều chỉnh gía hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bước sau: ăBước 1: Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế Hệ số chênh lệch (H) = Trị giá t.tế NVL tồn đ.kỳ+Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ Trị giá HT NVL tồn đ.kỳ+Trị gía HT NVL nhập t.kỳ ăBước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu, yêu cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu . Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau: bảng tính giá thực tế vật liệu Ngày … tháng … năm … stt Chỉ tiêu TK 152 Nguyên liệu, vật liệu HT TT 1 2 3 4 5 6 Giá trị NVL tồn đầu kỳ Giá trị NVL nhập trong kỳ Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ Chênh lệch giữa giá TT và giá HT Hệ số chênh lệch Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ 7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp.Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tài chính. Nhờ vậy có thể kiểm tra, đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . III. Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp sau: 1.1. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Với phương pháp hạch toán này, kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào 1.1.1.Hạch toán ban đầu Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, kế toán mới được ghi chép và phản ánh. Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn, chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập, là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ. Có nghĩa là phải được lập theo đúng chế độ quy định cả về nội dung, số lượng cũng như trình tự luân chuyển. Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây: -Phiếu nhập kho: Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (Theo mẫu 01-VT) trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt buộc gồm hai liên( nếu NVL do mua ngoài) hoặc 3 liên( nêu NVL do gia công, chế biến) 8Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng 8Liên 2: giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ 8Liên 3 (nếu có): người lập giữ -Biên bản kiểm nghiêm vật tư (Mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù hợp nhất. Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng. Khi đó doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm nguyên vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” gồm 2 bản 81bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu nhập kho hay không 81 bản giao cho kế toán Trường hợp nguyên vật liệu không đúng như trong hoá đơn phải lập thêm một bản kèm theo các chứng từ có liên quan gửi cho người cung ứng. -Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT._.): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếu là cho xuất các loại nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng sử dụng ít.Phiếu này gồm 3 liên do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập 8Liên 1 : lưu tại nơi lập 8Liên 2: giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển lên bộ phận kế toán 8Liên 3: giao cho người nhận vật tư giữ để ghi sổ kế toán nơi sử dụng -Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu 04-VT): Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng loại chứng từ này, gồm 2 liên 8Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư 8Liên 2: giao thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển lên phòng kế toán -Thẻ kho(Mẫu 06-VT): do kế toán lập và giao thủ kho để ghi chép hàng ngày. Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác. Do vậy, thẻ kho cũng là một loại chứng từ bắt buộc. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT): do bộ phận cung ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công, chế biến, di chuyển nội bộ doanh nghiệp sử dụng. Tuỳ vào chế độ và yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp sẽ quy định số liên cần lập. -Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 08-VT): Vào cuối kỳ, ở mỗi kho phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật tư làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép, phát hiện ra các trường hợp thừa, thiếu vật tư để có biện pháp sử lý kịp thời. Biên bản này cần lập thành 2 bản 81 bản giao cho phòng kế toán 81 bản giao cho thủ kho -Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ (Mẫu 07-VT): Trường hợp tại bộ phận sử dụng vật tư còn thừa được giữ lại sử dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ” từ đó xác định số nguyên vật liệu đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang kỳ sau, phiếu gồm 2 bản 81 bản giao cho phòng cung ứng 81 bản giao cho phòng kế toán Ngoài ra, để hạch toán nguyên vật liệu kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào một số chứng từ khác như “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”, Hoá đơn cước phí vận chuyển”, “Hoá đơn giám định hàng nhập khẩu”, …, các chứng từ phản ánh thanh toán như “Phiếu chi”, “Giấy báo Nợ”, “Phiếu thanh toán tạm ứng”,… 1.1.2.Tài khoản sử dụng Các tài khoản kế toán sử dụng gồm: ĐTK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế TK 152 có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ *Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ *Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê *Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có *Trị gía thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ *Khoản giảm giá, triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào, trị gía nguyên vật liệu mua trả lại bên bán *Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê *Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ(áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư Nợ *Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khoản cấp 2,3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu TK 152 – “Nguyên liệu, vật liệu”: ãTK 1521 – Nguyên vật liệu chính ãTK1522 – Nguyên vật liệu phụ ãTK 1523 – Nhiên liệu ãTK 1524 – Phụ tùng thay thế ãTK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản ãTK 1526 – Vật liệu khác Ngoài ra còn có các tài khoản ĐTK 151 “Hàng mua đang đi đường”: tài khoản này phản ánh gía trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho ĐTK 331 “Phải trả người bán” : được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tượng khác về khoản vật liệu, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết ĐTK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”: theo dõi trị giá nguyên vật liệu trực tiếp xuất sử dụng cho sản xuất, công việc, lao vụ dịch vụ; Trị giá nguyên vật liệu không dung hết nhập kho; Trị giá phế liệu thu hồi. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo đối tượng hạch toán sản xuất. ĐVà một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 627, TK 641, TK 642, TK 133… 1.1.3.Phương pháp kế toán 1.1.3.1.Tại doanh nghiệp tính thúê GTGT theo phương pháp khấu trừ Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Tăng do mua ngoài nhập kho Nợ TK 152:- Giá thực tế trên hoá đơn(không bao gồm VAT) Nợ TK 1331: - VAT đầu vào Có TK 331,111,141…: - Tổng gía thanh toán Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đường kỳ trước Nợ TK 152: -Trị giá thực tế Có TK 151: Tăng do nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh Nợ TK 152: - giá đánh gía Có TK 411: Tăng do nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK152:- Trị gía vốn góp Có TK 128,222 Các trường hợp tăng khác Nợ TK 152: - Trị giá thực tế nhập kho Có TK 336,338,711,412,154… Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu Trường hợp xuất để chế tạo sản phẩm Nợ TK 621: - trị giá thực tế xuất kho Có TK 152 Trường hợp xuất nguyên vật liệu dùng chung cho phân xưởng, bán hàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản Nợ TK 627,641,642,627 Có TK 152 Xuất góp vốn liên doanh Nợ TK 128,222 Có TK 152 Xuất gia công, chế biến Nợ TK 154: Có TK 152 Đánh giá giảm nguyên vật liệu Nợ TK 412: - phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 1.1.3.2.Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Trình tự kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau: TK111,112,331 TK 152 TK 621 TK 3333 TK 154 TK 411 TK 128,122 TK 336 TK 412,711,3381 TK 627,641,642,241 TK 632,157 TK 154 TK 128,222,228 TK 1381,412 TK 331,111 Nhập kho NVL mua ngoài (Giá thanh toán có VAT) Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Vật liệu nhập kho Nhập kho NVL gia công chế biến Phế liệu thu hồi Nhận góp vốn liên doanh Bằng NVL NVL di chuyển nội bộ Tại đơn vị nhận Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL thừa sau kiểm kê Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất Chế tạo sản phẩm Xuất dùng cho quản lý PX,phục vụ sản xuất, bán hàng,QLDN, XDCB Xuất NVL gửi bán Thiếu sau kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Xuất góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch giảm Do đánh giá lại NVL Giảm giá, trả lại NVL Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi phản ánh không thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản tương ứng.Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh ở tài khoản 611 “Mua hàng”. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng ĐTK 611”Mua hàng”:tài khoản này sử dụng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ.Nó chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nội dung, kết cấu của TK 611 Bên Nợ *Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ *Trị giá thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ *Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác như hàng bán bị trả lại) Bên Có *Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết qủa kiểm kê *Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán, xuất dùng trong kỳ *Trị giá thực tế hàng hoá gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ *Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá TK 611 có hai tài khoản cấp 2 -TK 6111 “Mua nguyên liệu, vật liệu “ -TK 6112 “ Mua hàng hoá “ Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ 1.2.2.Phương pháp kế toán Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau ( áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) Kết chuyển trị gia NVL tồn đang đi đường đầu kỳ Kết chuyển trị giá NVL Tồn kho cuối kỳ Nhập kho NVL mua ngoài (nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) Kết chuyển trị giá NVL đang đi đường cuối kỳ VAT đầu vào Thuế nhập khẩu tính vào trị giá NVL nhập kho Nhập kho NVL gia công chế biến, Phế liệu thu hồi Nhận góp vốn liên doanh Bằng NVL Nhận lại vốn góp liên doanh Bằng NVL NVL di chuyển nội bộ Tại đơn vị nhận Chênh lệch tăng do đánh giá Lại NVL Giảm giá, hàng mua bị trả lại Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng Cho SXKD Kết chuyển giá vốn NVL xuất bán Phần thiếu hụt, mất mát Chênh lệch giảm do đánh giá Lại NVL Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh TK 151, 152 TK 152 TK 151 TK 111, 112, 331 TK 621,627,641,642 TK 632 TK 412 TK 128, 228, 222 TK 111,1388, 334 TK 611 TK 111,112,331 TK 1331 TK 3333 TK 154 TK 411 TK128, 222 TK 336 TK 412 Nhập kho NVL mua ngoài (nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu trong điều kiện kinh doanh theo cơ chê thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả nguyên vật liệu. Theo thông tư số 107/2001/TT- BTC của Bộ Tài chính trước đây quy định: những vật tư, hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phòng. Điều này trong nhiều trường hợp vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Chẳng hạn khi một loại hàng hoá có giá gốc và giá thị trường là như nhau, nếu theo cách làm cũ sẽ không có khoản dự phòng nào được lập, trong khi chi phí để tiêu thụ hàng hoá đó khi cộng vào giá gốc làm cho giá gốc lớn hơn so với giá thị trường và như vậy về thực chất hàng hoá này bị giảm giá trị. Thực tế hiện nay cho thấy, chi phí về tiêu thụ hàng hoá ngày càng chiếm tỷ trọng cao, bất kỳ doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều tồn tại chi phí này. Do vậy cách xác lập dự phòng đó đã không còn phù hợp, thiếu chuẩn xác. Từ thực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua vào ngày 31 tháng 12 năm 2001 , Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt nam( Đợt I ). Tại chuẩn mực số 02- Chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau: Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng: Giá trị thuần có thể thực hiện được = Giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thường - Chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm - Chi phí để tiêu thụ hàng hoá đó Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tính trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính. Với tư cách là hàng tồn kho, nguyên vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá nguyên vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mới được đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, cũng như các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại nguyên vật liệu đó. Chúng có thể gồm các giấy báo giá, bảng niêm yết giá, các hoá đơn,… Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá nguyên vật liệu “ Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL STT Mã số Tên vật liệu Giá hạch toán Giá trị ghi sổ Giá trị thuần có thể thực hiện được Chênh lệch 1 2 … Cộng Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2. Tài khoản sử dụng ĐKế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “: tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp Nội dung và kết cấu của TK 159 Bên Nợ: *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập Bên Có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp Số dư bên Có *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho ĐVà TK 632 “ Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trich lập tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159 Ngựơc lại, nếu số cần trích lập lơn hơn số đã trích lập, kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều so với trước đây. Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút tóan. Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo được thực chất của nghiệp vụ. Đây có thể nói là một trong những điểm mới, tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được. Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập của nền kinh tế đất nước. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của nguyên vật liệu một cách chung nhất. Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại nguyên vật liệu mà còn cần chi tiết đên từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu . Như vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả. Vì thế, song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép thường xuyên sự biên động nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu, cả về mặt giá trị và hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp . 2.1. Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cụ thể cả số lượng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu. Cụ thể: Tại kho: Công tác ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng.Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định(Mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đơn vị……… Tên kho……. Thẻ kho Số thẻ kho……………………..Số tờ………………………………………. Ngày lập thẻ……………………… Danh điểm vật liệu…………….Tên, nhãn hiệu, quy cách VT ……………. Đơn vị tính………………. Định mức dự trữ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Tối đa: Tối thiểu: Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu chứng từ Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hành ghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào cột 7.Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ( khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại về phòng kế toán -Tại phòng kế toán : kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu Năm Số thẻ kho………………………Số tờ…………………………………….. Danh điểm vật liệu…………….Tên, nhãn hiệu, quy cách VT……………. Kho ……………………………Giá hạch toán……………………………. Đơn vị tính……………………… Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho chuyển lên,kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết. Trường hợp sử dụng giá hạch toán, kế toán sẽ không ghi vào các cột 7,10,13 mà lấy giá đã được ghi ở trên. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ(thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu trên các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu Nhóm vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng, nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ, bảo quản. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Sổ kế toán TH về NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này, kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất, sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất Bảng kê nhập (xuất) Tháng… Chứng từ Tên vật liệu Diễn giải Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Số Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 Bảng luỹ kế nhập (xuất) Tháng… Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Nhập (xuất ) trong tháng Từ ngày… đến ngày… Từ ngày… đến ngày… … Cộng Theo phương pháp này, công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như sau: - Tại kho: Giống như phương pháp thẻ song song, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động tứng thứ nguyên vật liệu theo số lượng Tại phòng kế toán : định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho, kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lượng và giá trị từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng, mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng. Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh điểm Tên vật tư ĐVT Giá HT SD đầu T1 Luân chuyển tháng 1 SD đầu T2 Luân chuyển tháng 2 … SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 +Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập +Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép +Các cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất, tồn của kỳ trước +Các cột còn lại lấy số liệu từ các bảng kê chuyển vào Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản, dễ làm và khối lượng ghi chép giảm nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song, tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu N.K Thẻ kho Phiếu X.K Bảng kê N Bảng LKN Bảng kê X Bảng LKX Sổ đối chiếu luân chuyển Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên, phương pháp này yêu cầu phòng kế toán theo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng. Tại kho: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định, sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất. Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) kho Từ ngày…đến ngày…tháng…năm….. Nhóm vật liệu Nhập (xuất) Ký nhận Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền Tổng cộng Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư (cột số lượng), sau đó chuyển trả cho kế toán Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần.Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiên. Sổ số dư vật liệu Nhóm vật liệu ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 … SL TT SL TT SL TT Cộng -Tại phòng kế toán :khi nhận được các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ kho đã ghi và đơn giá từng thư vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền. Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và với số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể, không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai sót để sửa chữa sẽ khó khăn. Các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, chủng loại vật liệu đa dạng, quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phương pháp này, nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Phiếu NK Phiếu GNCTN Bảng LKN Báo cáo TH nhập,xuất,tồn Bảng LKX Phiếu XK Thẻ kho Phiếu GNCTX Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra IV. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất Hình thức Nhật ký – Sổ Cái Hình thức Nhật ký – Sổ Cái trong hạch toán nguyên vật liệu sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký – Sổ Cái, ngoài ra còn có các sổ và thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nhật ký – Sổ Cái là một quyển sổ gồm hai phần, phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ Cái. Nhật ký – Sổ Cái Số TT NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh Tk 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 SH NT Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu và các chứng từ có liên quan, kế toán nguyên vật liệu tiên hành ghi vào Nhật ký – Sổ Cái (của các tài khoản 152, 621, 641…) theo trình tự thời gian. Cuối tháng, khoá sổ và tiến hành tổng hợp số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết. Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627…phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu”. Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán . Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái Chứng từ nhập, xuất NVL Bảng tổng hợp CT nhập, xuất NVL Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết NVL Nhật ký – Sổ Cái Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hạch toán nguyên vật liệu theo hệ thống sổ của hình thức này rất đơn giản, số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều, số liệu kế toán tập trung cho biết cả hai chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi, do vậy dễ theo dõi kiểm tra.Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ và khó phân công trong lao động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán , khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, trình độ kế toán thấp thì áp dụng hình thức này là có hiệu quả, không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi. Hình thức Nhật ký chung Các sổ sử dụng để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền, Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng. Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu theo trình tự thời gian. Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này. Số Nhật ký chung Năm….. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái Số hiệu TK Số phát sinh S NT Nợ Có Sổ Cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tài khoản, doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ Cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký. Sổ Cái Năm… Tên tài khoản… Số hiệu… NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh S NT Nợ Có Khi có các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên( vào tất cả các cột trừ cột 5) . Đồng thời nêu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các chứng từ này còn được ghi vào sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó, số liệu được chuyển vào Sổ Cái các tài khoản 152, 153, 621,… , lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng, cộng số liệu trên các Sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152,153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung CT nhập, xuất kho NVL Nhật ký mua hàng, chi tiền Nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Sổ(thẻ) chi tiết NVL Báo cáo TH nhập, xuất, tồn kho NVL Bảng CĐTK Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản, sổ cấu tạo đơn giản, rõ ràng nên dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều.Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô, trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công, hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản, trình độ quản lý và kế toán còn thấp, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán. Hình thức chứng từ ghi sổ Để kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này cần các loại sổ : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 152,153… và các sổ kế toán chi tiết sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định khoản ngay trên sổ này. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm… Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng -Cộng cuối tháng -Luỹ kế từ đầu năm Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập, xuất, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ, trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp vụ và định khoản. Đồng thời số liệu cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phần số tiền) và Sổ Cái tài khoản 152, 153.Đến cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng tổng số tiền trên các Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết. Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đôi số phát sinh cũng như các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm. Sơ đồ trình tự kế._. xưởng thực tế để ghi vào sổ kho cho Công ty và ghi vào côt “Số lượng thực lĩnh” trên “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Vì vậy “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu. *Báo cáo sử dụng vật tư Hàng tháng, thống kê Phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho từng loại sản phẩm để lên “Báo cáo sử dụng vật tư” cho Phân xưởng. Khi đó kế toán nguyên vật liệu dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan. *Phiếu xuất kho Trường hợp đơn vị sử dụng nguyên vật liệu muốn bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch-Vật tư. Khi đó phòng Kế hoạch-Vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Phân xưởng, số lượng nguyên vật liệu yêu cầu để quyết định để quyết định lượng bổ sung và lập “Phiếu xuất kho” (Biểu 07). Trên “Phiếu xuất kho”, số lượng nguyên vật liệu xuất kho bổ sung được ghi vào cột “Số lượng thực xuất” đồng thời căn cứ vào đơn giá của loại nguyên vật liệu đó tính ra thành tiền và ghi vào cột “Thành tiền”. Công ty sử dụng “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” khi xuất nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất. “Phiếu xuất kho” chủ yếu được sử dụng khi xuất các loại công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho, “Phiếu xuất kho” được lập làm 3 liên: 1 liên người lĩnh vật liệu giữ, 1 liên phòng Kế hoạch-Vật tư giữ còn 1 liên được chuyển lên cho phòng kế toán tài chính. Biểu 06 Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch Tháng 3 năm 2003 Phân xưởng Bánh III (Khu sản xuất B) Người lĩnh: Nguyễn Hồng Hải Tại kho: Anh Niên STT Tên vật tư Mã số ĐVT Hạn mức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng KN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Bột mì Đường trắng Sữa gầy các loại Dầu Bơ các loại Nha Muối tinh các loại Bột vani NaHCO3 Giấy lót hàng Tem kiểm tra chất lượng sản phẩm 010001 010002 010005 010020 010011 010010 022011 026000 025007 069507 KgKg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Cái 85,95 98,13 63,25 47,26 78,26 26,45 20,83 17,88 9.500 741.000 100 150 75 50 78,26 26,45 25 18,5 9.500 741.000 Biểu 07 Phiếu xuất kho Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Số : 64 Nợ TK 6211 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Có TK 1521 Bộ phận: Phân xưởng Bánh I Lý do xuất kho: Bổ xung định mức Tại kho: chị Lan STT Tên vật tư, sản phẩm, hang hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 =2x3 1 2. Đường trắng Bột mì các loại 010002 010001 Kg Kg 180 125 180 125 5630 3091 1.013.400 386.375 Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho Thủ trưởng bộ phận sử dụng cung tiêu đơn vị 2.Tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” mở chi tiết cho các tài khoản TK 1521 “Nguyên vật liệu chính” TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ” TK 1523 “Nhiên liệu” TK 1524 “ Phụ tùng thay thế” TK 1525 “Thiết bị xây dựng cơ bản” TK 1526 “Bao bì” TK 1527 “Vật liệu khác” TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, mở chi tiết cho các tài khoản TK 6211 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bánh I” TK 6212 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bánh II” TK 6213 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bánh III” TK 6214 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Kẹo” TK 6215 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng Bột canh” Và một số tài khoản khác như: TK 331 “Phải trả người bán” TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ” TK 6272 “Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung tại Phân xưởng” TK 6412 “ Chi phí nguyên vật liệu cho hoạt động bán hàng” TK 6422 “Chi phí nguyên vật liệu phục vụ quản lý chung của Công ty “ TK 1111 “Tiền Việt nam” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 241 “Xây dựng cơ bản” TK 141 “Tạm ứng” … Đặc biệt Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường và tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu. 3.Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên.Theo đó kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty phải thực hiện các công việc sau: Hàng ngày, khi nhận được các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”… kế toán tiến hành phản ánh trị giá, số lượng nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo quy định. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuôí tháng, kế toán phải tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết và lập các sổ kế toán tổng hợp theo chế độ kế toán quy định và yêu cầu quản lý của Công ty. Mọi công việc trên của kế toán đều được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng toàn bộ các phòng Kế toán tài chính trong Công ty. Kế toán chỉ phải nhập các dữ liệu ban đầu, sau đó máy sẽ tự sử lý, tổng hợp để cho ra các loại sổ, báo cáo và bảng biểu theo yêu cầu đã được lập trình sẵn. Trình tự kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào: Nhập chứng từ vật liệu: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT”, “Báo cáo sử dụng vật tư”,… Khai báo các thông tin do máy yêu cầu Máy sử lý các thông tin liên quan đến kế toán tổng hợp và cho ra dữ liệu mới Dữ liệu đầu ra: Sổ Cái TK 1521, TK 1522… Sổ Nhật ký chung Bảng kê chứng từ, bút toán; Bảng tổng hợp đối tượng thanh toán… 3.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng giá thực tế trong hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Do vậy trình tự kế toán đối với từng trường hợp như sau: Œ Đối với nguyên vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài *Trường hợp mua có hoá đơn cùng về Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, Công ty có thể tuỳ thuộc vào mối quan hệ với nhà cung cấp mà có những hình thức thanh toán khác nhau. - Nếu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” và “Hoá đơn GTGT” của người bán, kế toán tiến hành cập nhật các dữ liệu cần thiết để máy mở trang màn hình nhập dữ liệu, khi đó kế toán khai báo các thông tin cần thiết và định khoản trên máy theo bút toán: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá mua chưa có thuế Có TK 3311 GTGT đầu vào Nợ TK 1331 Thuế GTGT Có TK 3311 đầu vào Thông thường khi “Phiếu nhập kho” và “Hóa đơn GTGT” được chuyển lên phòng Kế Toán-Tài chính, kế toán nguyên vật liệu sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi thanh toán với các đơn vị cung cấp. Tuy vậy do công ty áp dụng kế toán trên máy nên khi kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu trên trang màn hình dữ liệu, các số liệu này sẽ đồng thời được đưa vào “Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” (Biểu 22) theo từng đối tượng thanh toán trên cơ sở các Mã đối tượng do Công ty thiết lập. Cuôí tháng, máy sẽ cộng “Sổ chi tiết đối tượng thanh toán” và chuyển tổng đó vào “Bảng tổng hợp các đối tượng thanh toán” (Biểu 23). Sau khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” (Biểu 09) để kê khai số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của số nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ. Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Biểu 01) và “Phiếu nhập kho” số 72/Q2 (Biểu 03), kế toán nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn nhập” của hai chứng từ trên, sau đó chọn nhóm đối tượng và chọn đối tượng có mã C0028- là mã của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm rồi chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật tư. Tại đây, kế toán nhập trả lời “Mã vật tư: 010001”, “Lượng nhập: 44.800”, “Đơn giá:3.820”. Khi đó máy sẽ tự tính ra “Thành tiền: 171.136.000”, kế toán chọn bút toán Nợ TK 1521 171.136.000 Có TK 3311 Nợ TK 1331 17.113.600 Có TK 3311 - Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán: Kế toán căn cứ vào “Phiếu nhập kho”, “Hoá đơn GTGT” và các chứng từ thanh toán để cập nhật các dữ liệu cần thiết trên trang màn hình nhập dữ liệu , khi đó kế toán chọn “Bút toán” và ghi định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá chưa có Có TK 1111, 112, 141 thuế GTGT đầu vào Nợ TK 133 Thuế GTGT Có TK 1111, 112, 141 đầu vào Ví dụ1: Trên cơ sở “Phiếu nhập kho” số 38/Q2 ngày 27 tháng 3 năm 2003 và “Hoá đơn GTGT” số 098752 của Công ty nông thổ sản I và “Phiếu chi” số 27 (Biểu 05), kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 1521 12.096.650 Có TK 1111 Nợ TK 133 1.209.665 Có TK 1111 Ví dụ 2: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 37/Q1 ngày 29/03/2003, “Hoá đơn GTGT” số 005126 của Công ty Lê Hoàng và giấy thanh toán tạm ứng số 62 (Biểu 04), kế toán nhập theo định khoản: Nợ TK 1522 26.364.363 Có TK 141 Nợ TK 1331 2.636437 Có TK 141 Sau khi đã hoàn thành dữ liệu đầu vào, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào “Sổ Nhật ký chung” lấy phần “Tiền” và “Hạch toán”. Khi đó số liệu cũng đồng thời được cập nhật vào “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK 1521”, “Sổ Cái TK 1522”, “Sổ Cái TK 331” và Sổ Cái của các TK 621 chi tiết cho từng Phân xưởng. *Trường hợp mua nguyên vật liệu đã nhận được Hoá đơn nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho Trong trường hợp này, kế toán không tiến hành ghi sổ do không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ lưu lại Hoá đơn trong một tập hồ sơ riêng và khi nào hàng về mới tiến hành vào sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá chưa có thuế Có TK 1111,141,3311… Và Nợ TK 1331 Thuế GTGT Có TK 1111,141,3311…  Đối với nguyên vật liệu thừa nhập kho Tại Công ty do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu nên thông thường lượng nguyên vật liệu thừa trong quá trình sản xuất là không đáng kể. Với lượng nguyên vật liệu này, Công ty vẫn để lại trong kho Phân xưởng để dùng luôn cho đợt sản xuất sau. Nhưng với trường hợp nguyên vật liệu thừa với số lượng lớn, không dùng đến do các nguyên nhân như thay đổi kế hoạch sản xuất, thay đổi chủng loại sản phẩm …kế toán sẽ căn cứ vào “Phiếu nhập kho” để ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá trị nguyên vật liệu Có TK 621 nhập kho Ví dụ : Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 135/Q1 ngày 31 tháng 3 năm 2003 về việc nhập kho số bột đậu xanh không cần sử dụng đến do đã thay đổi kế hoạch sản xuất tại Phân xưởng Bánh III, kế toán ghi : Nợ TK 1522 834.832 Có TK 6213 3.2. Trình tự kế toán giảm nguyên vật liệu tại Công ty Trong Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục. Vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau chứng từ mới được gửi lên phòng kế toán, do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty quy định tất cả các trường hợp xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán trên máy cho phù hợp. *Trường hợp xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất Kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho”, “Báo cáo sử dụng vật tư” hoặc trên cơ sở đối chiếu “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” với “Sổ Nhật ký kho” của thủ kho ghi theo định khoản sau: Nợ TK 621 (Chi tiết cho tiểu khoản) Giá NVL Có TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) thực tế xuất kho *Trường hợp xuất cho các đối tượng khác, kế toán ghi: Nợ TK 641 (Nếu xuất cho bán hàng) Nợ TK 642 (Nếu xuất cho QLDN) Trị giá thực tế Nợ TK 632 (Nếu xuất bán) NVL xuất kho Có TK 152 (Chi tiết cho tiểu khoản) Đối với trường hợp này, việc ghi sổ kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho” hoặc “Báo cáo sử dụng vật tư” Ví dụ : Căn cứ vào “Báo cáo sử dụng vật tư” (Biểu 08) tháng 3 năm 2003 của Phân xưởng Bánh II và “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07), kế toán tiến hành nhập “Ngày, tháng”, “Số chứng từ”, “Diễn giải nguồn xuất” của hai chứng từ và chọn phần “Bút toán” để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật tư Tại đây, kế toán nhập “Mã vật tư” cho lần lượt các mã số 010001, 010002, 010010, 021001. Tương ứng với mỗi mã số, kế toán nhập luôn phần “Lượng xuất”, khi đó máy tự tính ra “Đơn giá” và “Thành tiền”,kế toán chỉ phải vào phần “Bút toán”để định khoản và nhập “Đối tượng của từng mã”. Chẳng hạn theo mã 010002, kế toán nhập “Lượng xuất: 47.600”, “Đơn giá:4533,82”, “Đối tượng: Phân xưởng Bánh II” và ghi theo định khoản: Nợ TK 6212: 215.809.832 Có TK 1521 Khi đó tương tự nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, số liệu sẽ đồng thời được truy cập vào các “Sổ Nhật ký chung”, “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”, “Sổ Cái TK 1521”, “Sổ Cái TK 1522”… Biểu 09 Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Từ ngày 01 tháng 03 năm 2003 Đến ngày 31 tháng 03 năm 2003 Cơ sở kinh doanh: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Phố Minh Khai-Hai Bà Trưng-Hà Nội Chứng từ Diễn giải Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 57 58 62 … 07/03 08/03 12/03 Thuế Bột mì Công ty thực phẩm Thanh Hoá Thuế Bột mì Trung tâm Thương mại Tổng Công ty Thuế túi bánh của Công ty BB Tân Hiệp Lợi 4.657.143 5.472.143 3.615.750 Cộng 4.Các sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu cùng các Hoá đơn, chứng từ khác, nạp số liệu vào máy vi tính. Với chương trình đã được cài đặt sẵn, máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung theo những định khoản tương ứng do kế toán nguyên vật liệu gõ lệnh yêu cầu. Từ sổ Nhật ký chung cùng với chương trình kế toán được lập trình riêng theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty, máy tự động chuyển số liệu vào các Sổ Cái và các Báo cáo có liên quan. Nguyên vật liệu của Công ty ngoài phục vụ cho sản xuất còn sử dụng cho nhiều hoạt động khác như phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho bán hàng…Do đó để đáp ứng nhu cầu quản lý, Công ty còn tiến hành lập “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”. Bảng này dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng loại nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Biểu 11 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ Nhật ký chung (trích sổ) Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày 10 016005 367 … 87 35 002307 196 … 72 096166 … 64 181 47 123 ….. 08/03/2003 08/03/2003 09/03/2003 …….. 15/03/2003 16/03/2003 16/03/2003 17/03/2003 …… 28/03/2003 28/03/2003 ….. 28/03/2003 29/03/2003 30/3/2003 30/03/2003 ………. Trang trước chuyển sang Cường thanh toán bột tỏi Thuế bột tỏi theo PN 10 Nhập lecethine của Cty ASCO ………………….. a. Tuy thanh toán tiền axit chanh Tuấn mua hoá chất Thuế mua hoá chất – PN35 Nhập túi xách tay CT Nhựa HK …………………… Nhập bột mì CT LT và CNTP Thuế bột mì - PN 72 ……………….. Xuất NVL cho Phân xưởng bánh I Xuất bán bột mầu cho Chinh – Roverter Xuất bơm mỡ xe lam Xuất vật tư làm đường ống nước …………….. Cộng chuyển sang trang sau 1521 1331 1522 ….. 1522 1522 1331 1526 ….. 1521 1521 …… 6211 632 6421 6421 ……. 1111 1111 3311 ….. 1111 141 141 3311 …… 3311 3311 …… 1521 1522 1522 1522 …….. 2.575.609.200 19.200.000 1.920.000 20.000.000 ………. 6.850.000 4.545.200 454.520 22.560.000 ……. 130.986.240 13.098.624 …….. 1.399.775 899.500 250.000 500.000 ……… 5.030.689.722 Biểu 12 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 1521 (Trích sổ) ( Nguyên vật liệu chính) Từ ngày 01/03/2003 Đến ngày 31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 15 17 128 129 140 147 … 096166 36 …… 1111 3333 3333 5555 5555 314 412 …. 04/03/2003 04/03/2003 11/03/2003 11/03/2003 17/03/2003 18/03/2003 ……. 29/03/2003 29/03/2003 …………. 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 31/03/2003 31/03/2003 ……… Ông Minh nhập muối Nam Hà Ông Tuyên nhập bột sắn Anh Tuấn nhập Bột ngọt Anh Thắng nhập đường Việt mua mì chính VeDan C0201 Hằng nhập dầu CatLam C0175 …………………. Thuế Bột mì CT LT và CNTP Nhập túi + nhãn kẹo của CT Q.Huy ………………………… Xuất VT PX BánhI (H.Thảo 0,5 kg) Xuất VT làm nhân bánh kẹo sôcôla Xuất VT làm kẹo cứng Xuất VT cho Bột canh Xuất VT cho Bột canh Iốt 75 g Bán Bột mì cho Hải 199 Kim Ngưu Bán Bột mì cho Hưng – Sơn Tây ………………. 1111 1111 112 112 3311 3311 …… 3311 141 …….. 6211 6213 6213 6214 6214 632 632 ….. 21.536.628 17.234.563 567.800 219.736.000 55.181.000 210.000.000 ……… 13.098.624 41.999.760 …………… 41.274.191 13.785.698 46.724.096 84.816.832 166.216.406 560.500 910.500 ……….. Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuôí tháng 3 5.896.532.999 3.607.060.042 3.716.815.141 5.786.777.900 Biểu 13 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 1522 (Trích sổ) ( Nguyên vật liệu phụ) Từ ngày 01/03/2003 Đến ngày 31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 18 232 367 198 205 17 87 35 … 1111 3333 4444 114 216 ….. 03/03/2003 04/03/2003 09/03/2003 10/03/2003 11/03/2003 13/03/2003 15/03/2003 16/03/2003 ……. 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 ………. Thuế nhập khẩu tinh dầu HĐ 216 Thuế nhập khẩu tinh dầu HĐ 405 Nhập lecethine của CT ASCO Cường thanh toán NaHCO3 Nhập Càphê tan CT TM Thành Long Thuỷ thanh toán tiền trứng gà a. Tuy thanh toán tiên axit chanh Tuấn mua hoá chất …………………….. Xuất vật tư cho bavia lương khô Xuất VT cho bánh Hải Châu Xuất VT cho PX kẹo mềm sôcôla Xuất VT cho Bột canh Iốt 75 g Xuất bán ca cao cho văn phòng Roverter ………………………… 3333 3333 3311 1111 3311 141 1111 141 ….. 6211 6213 6213 6214 632 ……. 4.205.733 6.205.158 20.000.000 6.500.000 15.999.230 2.222.350 6.850.000 4.545.200 ………. 1.939.257 733.224 10.436.212 15.127.800 1.999.500 ……….. Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuôí tháng 3 1.796.666.275 2.895.913.069 2.932.258.356 1.760.320.988 Biểu 14 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 6211 (Trích sổ) ( CP NVL của PX Bánh I ) Từ ngày: 01/03/2003 Đến ngày: 31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1111 1111 1111 1111 1111 …… 8702 8702 8702 8702 8720 8720 ….. 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 ………… 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 30/03/2003 …….. Xuất VT cho Hương Thảo 0,5 kg Xuất VT cho bánh hoa quả Xuất VT cho bavia lương khô Xuất VT cho bánh oppera Xuất VT cho bánh Hươn Thảo 0,333 kg …………………………… Phế liệu thu hồi Kết chuyển chi phí NVL TT cho H.T 0,5 kg Kết chuyển chi phí NVL TT cho H.T 0,333 kg Kết chuyển chi phí NVL TT cho H.T 420 g Kết chuyển chi phí NVL TT cho LK Cacao Kết chuyển chi phí NVL TT cho LK dinh dưỡng …………………… 1521 1521 1522 1522 1526 ……… 1527 1541 1541 1541 1541 1541 …… 41.274.191 7.689.255 1.939.257 150.489 40.949.103 ……………. 4.725.000 872.960.210 5.228.182 196.260.302 11.169.540 56.233.462 ………… Cộng phát sinh tháng 3 2.541.336.489 2.541.336.489 Biểu 15 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Sổ cái tài khoản 331 (Trích sổ) ( Phải trả người bán) Từ ngày: 01/03/2003 Đến ngày:31/03/2003 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 12 66 75 140 071222 147 …… 321 176 65 64 263 266 ….. 14/03/2003 15/03/2003 15/03/2003 16/03/2003 17/03/2003 18/03/2003 …………. 02/03/2003 03/03/2003 04/03/2003 05/03/2003 06/03/2003 06/03/2003 …….. Nhập tinh dầu quýt + Marie Nhập tinh dầu ngô bắp Nhập Bột tan của xưởng T.Thành Việt mua mì chính VeDan C0201 Thuế mì chính VeDan Hằng nhập dầu CatLam C0175 ………………………. Trả tiền cho Muối Nam Hà Thanh toán tiền cho đại lý Hoa hồng Dung thanh toán tiền tinh dầu dừa Thắng thanh toán tiền nhập Bột mì Phúc thanh toán tiền giấy gói bánh LK Bài thanh toán tiền nha ……………………….. 1522 1522 1522 1521 1331 1522 … 1111 1111 1111 112 1111 1111 ….. 3.514.230 27.069.350 111.250.000 156.233.230 17.000.000 15.650.221 ………. 96.533.250 28.966.736 5.860.255 55.181.000 5.518.100 210.000.000 ………. Cộng phát sinh tháng 3 Dư đầu tháng 3 Dư cuôí tháng 3 21.362.108.500 20.993.310.434 3.993.386.250 3.624.588.184 Biểu 16 Công ty bánh kẹo Hải Châu Phòng Tài vụ Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 03 năm 2003 Đơn vị: đồng STT Ghi Có TK TK 152 (1521) TK 152 (1522) TK 152 (…) Đối tượng sử dụng HT TT HT TT HT TT 1 TK 621 – CPNVLTT -TK 6211 – PX Bánh I -TK 6212 – PX Bánh II -TK 6213 – PX Bánh III -TK 6214 – PX Kẹo -TK 6215 – PX Bột canh 5.759.867.700 1.215..230.300 2.317.861.647 109.102.209 101.216.300 2.016.457.244 1.740.738.303 356.233.333 12.666.732 625.230.456 119.630.200 626.977.582 2 TK 6272 – Chi phí sản xuất chung - 12.570.000 3 TK 6412 – Chi phí bán hàng 1.030.200 986.250 4 TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 210.000 750.600 5 TK 632 – Giá vốn hàng bán 25.670.000 5.275.835 Cộng 5.786.777.900 1.760.320.988 IV.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 1. Tại kho Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng là phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này căn cứ vào các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” về nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào “Thẻ kho”, ký vào các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. “Thẻ kho” của Công ty do phòng kế toán lập và ghi vào “Sổ đăng ký thẻ kho” trước khi giao cho thủ kho ghi chép nhằm đảm bảo cho công tác kiểm tra được chặt chẽ . “Thẻ kho” được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu và mỗi chứng từ nhập, xuất được ghi vào một dòng trên “Thẻ kho”. Riêng “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch” thì hàng ngày thủ kho không ghi vào phiếu số thực lĩnh mà có sổ theo dõi riêng. Cuôí tháng hoặc khi hết hạn mức mới ghi tổng số vào “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch”. Ví dụ: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 72/Q4 (Biểu 03), “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07) và “Báo cáo sử dụng vật tư” (Biểu 08), thủ kho ghi vào “Thẻ kho” (Biểu 17) mở cho Bột mì các loại và ghi số thực nhập, số thực xuất ở cột “Số lượng nhập” và cột “Số lượng xuất”. Định kỳ khoảng 10 ngày, kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ được ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ. 2. Tại phòng Kế toán-tài chính Chương trình phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng là chương trình effect ( Chương trình phần mềm kế toán viết trên nền Window) do đó kế toán chi tiết nguyên vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư”. Mỗi khi kế toán khai báo một mã vật tư nào là khi đó sổ chi tiết được mở cho loại vật liệu đó. Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào: Nhập chứng từ vật liệu: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”… Khai báo thông tin do máy yêu cầu Dữ liệu đầu ra: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết chứng từ – bút toán Báo cão tổng hợp N-X-T Máy sử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết nguyên vật liệu và cho ra dữ liệu mới Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” (Biểu 18) cho từng thứ nguyên vật liệu thông qua việc khai báo số mã của loại nguyên vật liệu cho máy.Trình tự vào sổ trên máy hoàn toàn giống thủ công. Ví dụ: Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” số 72/Q4 ngày 28 tháng 03 năm 2003 nhập mua của Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm 44.800 kg Bột mì; “Báo cáo sử dụng vật tư” của Phân xưởng Bánh II xuất cho bánh kem xốp 470 g 20.700 kg Bột mì và “Phiếu xuất kho” số 64 (Biểu 07) cho Phân xưởng Bánh I 125 kg Bột mì, kế toán mở sổ chi tiết cho loại nguyên vật liệu này bằng cách khai báo cho máy mã danh mục loại vật liệu số 010001. Khi đó máy sẽ hiện tên của loại nguyên vật liệu đó để kế toán kiểm tra sự chính xác của mã khai báo. Nếu đúng, kế toán tiến hành cập nhật lượng nguyên vật liệu nhập, xuất. Từ đó máy sẽ tự tính chuyển vào các cột từ 1 đên 10 của sổ chi tiết nguyên vật liệu. Riêng cột 8 và cột 10 do được cài đặt sẵn nên (8) = (6) x (7) và (10) = (6) x (9). Cuôí tháng, máy sẽ tự tính ra số phát sinh nhập, số phát sinh xuất và số tồn cuôí kỳ trên “Sổ chi tiết nguyên vật liệu”. Các số tổng cộng trên các “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” đó sẽ được chuyển vào “Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn” (Biểu 21) cho từng thứ nguyên vật liệu tương ứng với mã của chúng. Ngoài ra để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty còn lập “Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu chính” (Biểu 20) trong đó bao gồm số tổng hợp về nhập, xuât, tồn của từng thứ nguyên vật liệu chính; “Sổ chi tiết chứng từ – bút toán” (Biểu 19) trong đó tập hợp các danh điểm nguyên vật liệu dùng để sản xuất một loại sản phẩm nhất định. Căn cứ để ghi vào sổ này là các “Báo cáo sử dụng vật tư” của từng Phân xưởng. Biểu 17 Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2003 Tờ số: 1 Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Bột mì các loại Đơn vị tính: Kg Mã số: 010001 STT Chứng từ Diễn giải Số lượng KN Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 … 15 … 22 12 48 …. 72 ….. 64 01/03/2003 05/03/2003 ………. 28/03/2003 ……….. 28/03/2003 Tồn đầu tháng 3 Nhập Bột mì SP III Nhập Bột mì VM 3 ……………… Nhập Bột mì Bình An hiệu chùm nho ………………. Xuất Bột mì SP III cho PX Bánh I 19.000 15.000 ……. 44.800 …….. 125 106.965,5 Cộng phát sinh tháng 3 Tồn cuôí tháng 3 Biểu 19 Sổ chi tiết chứng từ – bút toán Số chứng từ: 33333 Ngày : 31/03/2003 Xuất vật tư cho bánh kem xốp 470 g Mã vật tư Tên vật tư Lượng Đơn giá Tiền TK Nợ TK Có Cộng Biểu 22 Sổ chi tiết đối tượng thanh toán Từ ngày: 01/03/2003 Đến ngày: 31/03/2003 Mã đối tượng: C0028 Tên đối tượng: Công ty lương thực và công nghệ thực phẩm Số chứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Tiền Nợ Tiền Có 72 72 125 169 172 28/03 28/03 29/03 30/03 31/03 Nhập Bột mì Bình An hiệu chùm nho Thuế Bột mì Bình An hiệu chùm nho Nhập tinh dầu dừa Chuyển TGNH trả HĐ 095 Nhập vani 57.120.190 130.986.240 13.098.624 96.703.200 1.609.582 Cộng phát sinh Dư đầu kỳ Dư cuôí kỳ 57.120.190 242.397.646 247.006.568 432.284.024 Chương i 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay 1 I. Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. 1 1. Đặc điểm và vai trò của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 1 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 2 3. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 4 3.1. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu 4 3.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 5 II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 5 Phân loại nguyên vật liệu 5 1. Đánh gía nguyên vật liệu 7 2.1 . Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 7 2.1.1. Giá thực tế nhập kho 7 2.1.2. Giá thực tế xuất kho 8 Phương pháp giá đích danh 9 Phương pháp giá thực tế bình quân 10 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán 11 III. Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 13 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 13 1.1. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên 13 1.1.1.Hạch toán ban đầu 13 1.1.2.Tài khoản sử dụng 15 1.1.3.Phương pháp kế toán 16 1.1.3.1.Tại doanh nghiệp tính thúê GTGT theo phương pháp khấu trừ 16 1.1.3.2.Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 17 1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 17 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng 18 1.2.2.Phương pháp kế toán 18 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu trong điều kiện kinh doanh theo cơ chê thị trường, 20 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 21 1.3.2. Tài khoản sử dụng 21 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 21 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 22 2.1. Phương pháp thẻ song song 22 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 24 2.3. Phương pháp sổ số dư 26 IV. Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất 28 1. Hình thức Nhật ký – Sổ Cái 28 2. Hình thức Nhật ký chung 29 3. Hình thức chứng từ ghi sổ 30 4. Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ 32 Chương ii 35 Thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu 35 Tại công ty bánh kẹo hải châu 35 I. Tổng quan về Công ty bánh kẹo Hải Châu 35 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 35 2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty bánh kẹo Hải Châu. 37 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 37 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty bánh kẹo Hải Châu . 38 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 41 II. Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 44 1.Đặc điểm và nguồn cung ứng nguyên vật liệu của Công ty 44 2.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 45 3. Tình hình phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 47 3.1. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty 47 3.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty 49 3.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 49 3.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty 50 III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 51 1. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Công ty 51 1.1. Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu 51 1.2.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu 58 2.Tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 61 3.Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 62 3.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu tại Công ty 63 3.2. Trình tự kế toán giảm nguyên vật liệu tại Công ty 65 4.Các sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty 68 IV.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 75 1. Tại kho 75 2. Tại phòng Kế toán-tài chính 75 ._.