Công tác Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Xuân Hoà Viglacera

ếu tố sức lao động. Như vậy nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong khâu sản xuất. Về mặt hình thái, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dưới tác động của sức lao động và tư liệu lao động, NVL sẽ thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Chính vì tác dụng cấu thành nên thực thể sản phẩm mà đặc điểm, tính chất của các loại nguyên vật liệu sẽ chi phối đặc điểm, tính chất của những sản phẩm do chúng tạo nên. Về mặt giá trị ,chúng chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Sự chuyển dịch giá trị của nguyên vật liệu đồng nghĩa với sự phát sinh chi phí nguyên vật liệu. Nói đến chi phí là phải nói đến giá thành, vì chỉ dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí thì các doanh nghiệp mới có thể hạ giá thành. Chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất, như công nghiệp chế biến: khoảng 70%, công nghiệp nhẹ: 65%, công nghiệp cơ khí: 50-60% Hiện nay hạ giá thành là một trong những biện pháp tối quan trọng của các doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Muốn vậy các doanh nghiệp không thể không quan tâm đến việc giảm yếu tố chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý. Như vậy nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ về mặt hiện vật mà nó còn ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế nói chung. 1.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu 1.2.1 Sự cần thiết của việc quản lý nguyên vật liệu. Trong mọi hình thái kinh tế xã hội, tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh luôn là mục tiêu không thể không xét đến, cho dù làm việc gì và hoạt động trên lĩnh vực nào, con người luôn mong muốn có được lợi ích cao nhất với mức hao phí bỏ ra là thấp nhất, đặc biệt mục tiêu này càng thể hiện rõ hơn trong nền kinh tế thị trường, khi mà vấn đề tối đa hoá lợi nhuận được đặt lên hàng đầu. Muốn tối đa hoá lợi nhuận, trước tiên phải phấn đấu giảm chi phí sản xuất, trong đó có yếu tố chi phí nguyên vật liệu. Xuất phát từ lý do trên và xuất phát từ đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, thì việc quản lý NVL là một nhu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. 1.2.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu. Như đã trình bày ở trên, quản lý NVL là tất yếu khách quan đối với mọi nền kinh tế xã hội. Tuy nhiên do đặc điểm, trình độ sản xuất khác nhau mà yêu cầu và cách thức quản lý cũng không giống nhau giữa các thời kỳ. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương thức quản lý cũng ngày càng hiện đại và phức tạp hơn. Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội trên tất cả các lĩnh vực : khoa học công nghệ, kinh tế, văn hoá, nhu cầu của xã hội ngày một tăng đòi hỏi sản phẩm nhiều hơn, đa dạng hơn cả về kích cỡ màu sắc, chủng loại, mẫu mã.Trong bối cảnh đó, yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cả về số lượng và chủng loại NVL nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường nhu cầu vật chất là rất lớn và đa dạng, nguồn nguyên liệu sẵn có trong tự nhiên không còn đủ đáp ứng những nhu cầu này, đòi hỏi những nhà kinh tế phải xem xét đến tính khan hiếm và đắt đỏ của yếu tố đầu vào. Do vậy bên cạnh việc khai thác NVL đáp ứng cho sản xuất,chế tạo sản phẩm, nhà kinh tế phải tìm mọi biện pháp sử dụng NVL hợp lý và tiết kiệm. Muốn vậy cần phải tăng cường công tác quản lý NVL.Yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu là phải chặt chẽ ở tất cả các khâu , từ khâu thu mua, bảo quản, sử đụng cho đến khâu dự trữ. + Khâu thu mua: NVL tồn tại dưới dạng tài sản dự trữ thường xuyên biến động. Muốn quản lý tốt, doanh nghiệp phải quan tâm cả về khối lượng, chất lượng, quy cách ,chủng loại, giá mua, chi phí thu mua (địa điểm thu mua, phương tiện vận chuyển), tính ổn định của nguồn hàng.Thời gian thu mua cũng phải được lập cho phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. + Khâu bảo quản: việc tổ chức hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu của công tác quản lý đối với nguyên vật liệu. + Khâu sử dụng: sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng nguồn tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần thực hiện tốt việc nghi chép, phản ánh tình hình nhập và xuất dùng NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh. + Khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách bình thường không bị ngừng trệ hoặc gián đoạn do việc cung ứng, thu mua không kịp thời hoặc tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều NVL. Quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.3 Vai trò, sự cần thiết và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu 1.3.1 Vai trò, sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu. Như trên đã trình bày, để quản lý tốt NVL thì đòi hỏi nhà quản lý phải quản lý tốt ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Có rất nhiều công cụ mà các nhà quản lý có thể sử dụng để thực hiện việc quản lý nói trên, nhưng trong đó có một một công cụ không thể thiếu đó chính là quản lý bằng hệ thống thông tin.Với chức năng cung cấp một hệ thống thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời, hạch toán kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp lý. Hạch toán kế toán NVL có chính xác đầy đủ kịp thời thì nhà lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu thực tế đang diễn ra như thế nào, từ đó có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Mặt khác, nhờ công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, đồng thời nó còn là khâu đầu tiên giúp công việc hạch toán giá thành được chính xác. Do vậy hạch toán NVL phải đảm bảo chính xác, kịp thời và khoa học. Cùng với sự phát triển không ngừng của cuộc cách mạng khoa học công nghệ ngày nay thì yêu cầu và cách thức tổ chức quản lý của doanh nghiệp cũng dần thay đổi, trong đó cách thức quản lý thông tin thủ công đang dần dần được thay thế bằng những phương pháp hiện đại hơn, điều đó được đánh dấu bởi sự thâm nhập mạnh mẽ cuă công nghệ tin học vào trong công tác lý,công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán trên máy là quá trình thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung , trình tự của các phương pháp kế toán để thu nhận xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm một cachs chính xác, kịp thời và có hệ thống, đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin . Với việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đã giúp nâng cao hiệu suất công tác kế toán, do khi áp dụng phần mềm kế toán thì các doanh nghiệp không phải thực hiện một số khâu công việc theo cách thủ công như: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán, mà chỉ phải thực hiện các công việc như phân loại, bổ xung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào máy, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định cho phù hợp. Tuy nhiên máy tính và tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong xử lý và cung cấp thông tin kế toán, chúng không thể thay thế hoàn toàn con người,do đó doanh nghiệp luôn phải đặt lên hàng đầu việc đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ tốt và tổ chức công tác kế toán máy vẫn phải tuân thủ theo các nội dung vàyêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiên thủ công. 1.3.2. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán NVL như sau: 1. Thực hiện đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước, yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. 2. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu cả về hiện vật và giá trị.Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế NVL nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp. 3. áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các sổ (thẻ) kế toán chi tiết để theo dõi NVL. 4. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Phát hiện kịp thời, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. 5. Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nước qui định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu. Như vậy kế toán vật liệu là công cụ phục vụ quản lý vật liệu. Thông qua việc tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật liệu bằng hệ thống các phương pháp khoa học mà biết được thông tin một cách đầy đủ kịp thời, chính xác về tình hình tài sản nói chung và về vật liệu nói riêng. 1.4. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.4.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiêp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dụng công dụng và tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hạnh phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau đây: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, NVL chính là đối tượng chủ yếu cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm như: sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, vải trong các doanh nghiệp may... Nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên liệu chính. - Vật liệu phụ: vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nhưng có khả năng làm tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuất được thực hiện một cách bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn... - Nhiên liệu : trong các doanh nghiệp sản xuất, nhiên liệu bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn dùng cung cấp nhiệt lượng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, giúp cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng,dầu, than, củi, hơi đốt. -Phụ tùng thay thế : Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện, vận tải... -Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản ( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản ) -Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Việc phân chia như trên chỉ mang tính tương đối bởi vì có loại nguyên vật liệu đối với doành nghiệp này là nguyên vật liệu chính nhưng đối với doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ. *Ngoài cách phân loại như trên thì căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL cũng như nội dung phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán, doanh nghiệp có thể chia như sau: + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: ví dụ nguyên vật liệu phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất hoặc cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp... * Nếu căn cứ vào nguồn hình thành, có thể chia NVL thành các loại: NVL nhập do mua ngoài, do tự gia công chế biến, do nhận góp vốn liên doanh, do nhận biếu tặng... 1. 4.2. Đánh giá nguyên vật liệu. 1.4.2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Trong kế toán các nguyên tắc chi phối đến việc đánh giá NVL đó là: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng. * Nguyên tắc giá gốc: theo nguyên tắc khi nhập kho NVL phải được đánh giá theo giá thực tế (bao gồm cả giá mua và toàn bộ chi phí mua) và khi xuất kho cũng phải xác định giá vốn thực tế theo đúng phương pháp quy định. * Nguyên tắc nhất quán: nguyên tắc này đòi hỏi các phương pháp tính giá mà doanh nghiệp đang áp dụng phải được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài ( ít nhất là trong một kỳ kế toán). * Nguyên tắc thận trọng: những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL có khả năng làm giảm nguồn vốn của doanh nghiệp, kế toán có thể ghi nhận ngay mà không cần phải có chứng cớ chắc chắn (nguyên tắc này nhằm ghi nhận trước những khoản tổn thất có thể phát sinh nguồn vốn của doanh nghiệp). Ngược lại, đối với những nghiệp vụ liên quan đến NVL có khả năng làm tăng nguồn vốn của doanh nghiệp thì kế toán chỉ được phép ghi nhận khi đã có đầy đủ bằng chứng chắc chắn chứng minh cho tăng đó. 1.4.2.2. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu. Theo hệ thống văn bản hiện hành quy định về việc hạch toán NVL thì NVL nhập xuất kho sẽ được phản ánh theo đúng trị giá vốn thực tế với các nội dung sau: * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Căn cứ vào từng nguồn nhập mà trị giá thực tế nguyên vật liệu được xác định như sau: + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá vốn thực tế của VL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí mua thực tế - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT. Đối với những hoá đơn có tính đặc thù như: tem thư, vé tàu... thì giá chưa có thuế được tính chuyển theo công thức sau: Giá chưa có thuế GTGT = Tổng giá thanh toán 1 + % thuế suất GTGT Những cơ sơ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá mua ghi trên hoá đơn là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm... +Đối với NVL nhập kho do tự gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ bằng trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cộng với các chi phí gia công chế biến. + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho bằng trị giá vốn thực tế của NVL xuất ngoài gia công cộng với số tiền phải trả cho bên gia công, cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ NVL đến nơi gia công và chi phí vận chuyển từ nơi gia công về. + Đối với NVL nhập kho do nhận góp vốn liên doanh: giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thống nhất đánh giá. + NVL nhập kho do nhận biếu tặng, phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất kinh doanh: giá thực tế nhập kho là già ước tính (tính theo giá thị trường của sản phẩm cùng loại hoặc tương đương). * Nguyên vật liệu xuất kho: Do vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau nên giá thực tế mỗi lần nhập khác nhau, vì vậy khi xuất kho doanh nghiệp phải xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhất định (phương pháp đó phải đăng ký trước và được sử dụng ít nhất trong một kỳ kế toán). Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ ngày 31 tháng 12 doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp dưới đây để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho: Phương pháp 1: tính theo đơn giá thực tế bình quân gia quyền . Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được xác định căn cứ vào số lượng vật tư xuất dùng trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân. Đơn giá thực tế bình quân có thể được tính cho cả kỳ hoặc là đơn giá bình quân liên hoàn tính cho từng lần xuất (hoặc sau mỗi lẫn nhập). + Tính theo đơn giá bình quân cố định (cả kỳ): Trị giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho trong kỳ x đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán. - Nhược điểm: công việc tính toán sẽ bị dồn vào cuối tháng. - Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng kế toán máy, nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên + Tính theo đơn giá bình quân liên hoàn: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính tương tự như cách trên nhưng đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định giá vốn thực tế xuất kho cho từng lần xuất và là đơn giá bình quân liên hoàn . Đơn giá bình quân liên hoàn = Trị giá thực tế tồn kho sau lần xuất trước + Trị giá thực tế nhập kho từ sau lần xuất trước đến trước lần xuất kho Số lượng vật tư tồn kho sau lần xuất trước + Số lượng vật tư nhập từ sau lần xuất trước đến lần xuất sau - Ưu điểm: kế toán không phải đợi đến cuối tháng mới tính toán được mà có thể tính ngay được trị giá thực tế vật liệu của từng lần xuất kho. Đảm bảo việc theo dõi, phản ánh sự biến động của NVL một cách thường xuyên, kịp thời. - Nhược điểm: công việc tính toán nhiều và phức tạp hơn. -Điều kiện áp dụng: sử dụng thích hợp với đơn vị đã áp dụng kế toán máy. Phương pháp 2: phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này, giả định rằng lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước, do đó ta phải xác định được trị giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của NVL xuất trước và do vậy giá của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần nhập sau cùng. Phương pháp 3: phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO). Theo phương pháp này ta cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho với giả định rằng những lô hàng nào nhập sau cùng thì sẽ được xuất đầu tiên. Ta dùng đơn giá của lần nhập sau cùng để tính cho những lần xuất đầu tiên. Trị giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ là trị giá thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập đầu tiên trong kỳ. Phương pháp 4: Tính theo giá thực tế đích danh Theo phương pháp này thì khi tính trị giá vốn xuất kho của bất kỳ lô hàng nào ta phải lấy đơn giá thực tế nhập kho trước đây của chính lô hàng đó. Giá vốn thực tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng số lượng của từng lô hàng hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó. - Ưu điểm: theo dõi chính xác về giá nhập và giá xuất kho. - Nhược điểm: trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng xuất nhập thường xuyên thì sẽ khó theo dõi và công việc kế toán chi tiết NVL trở nên rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao,đặc chủng, tần xuất nhập- xuất hàng đều, kế toán chi tiết vật liệu khoa học, có trình độ quản lý cao. Ngoài 4 phương pháp đánh giá NVL, theo quy định, hiện nay trên thực tế do có một số đơn vị sử dụng đơn giá hạch toán để hạch toán nhập xuất hàng ngày, cuối tháng tính hệ số giá để xác định trị giá thực tế NVL xuất kho. 1.4.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập -xuất- tồn của NVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thì hạch toán chi tiết NVL cần sự kết hợp giữa phòng kế toán và kho. 1.4.3.1 Chứng từ sử dụng: Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản suất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất, tồn NVL đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật tư. Mỗi chứng từ đều cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh như : nội dung kinh tế phát sinh, địa điểm, thời gian xảy ra nghiệp vụ, người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ... và các chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định... Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định số167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ bắt buộc về nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03-VT) - Thẻ kho (mẫu 05-vt) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn như : - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và một số chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực, thành phần kinh tế khác nhau. 1.4.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp công việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận tham gia, nhưng việc quản lý tình hình nhập -xuất và tồn kho NVL lại chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện. Công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có thể được thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. *Phương pháp ghi thẻ song song: - Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép cả về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu . + Trình tự ghi chép tại kho : Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho do thủ ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất NVL (thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ), ghi số thực nhập, thực xuất, vào thẻ kho có liên quan, cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho.Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế của NVL ở trong kho. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải gửi ( hoặc kế toán xuống nhận) các chứng từ đã được phân loại theo từng thứ vật liệu lên cho phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép tình hình nhập -xuất- tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Cơ sở để ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho gửi lên. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng thứ vật liệu, nó có kết cấu giống thẻ kho nhưng thêm cột ghi chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu để vào bảng kê nhập -xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm thứ loại vật liệu - Ưu điểm: ghi chép đơn giản,dễ kiểm tra dễ đối chiếu số liệu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng do vậy làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu ít, không thường xuyên và trình độ nhiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ tổng quát Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N - X - T NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Chứng từ nhập Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: *Phương pháp sổ số dư: - Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi số lượng từng thứ nguyên vật liệu, còn phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng thứ nguyên vật liệu. + ở kho: hàng ngày hay định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại từng nhóm NVL theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ: trong đó ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm NVL. Cuối tháng phải ghi vào sổ số dư số tồn kho đã tính được trên thẻ kho (sổ số dư do kế toán mở cho từng kho). + ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi sổ số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Sổ số dư có hai cột: cột số lượng do thủ kho ghi, cột số tiền do kế toán ghi. Mỗi lần nhận được các chứng từ nhập - xuất từ thủ kho, kế toán phải phân loại để ghi vào bảng kê nhập, bảng kê xuất riêng theo từng thứ nguyên vật liệu sau đó cộng lại lấy số liệu ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn và chỉ ghi về giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá để tính ra số tồn kho của từng nhóm, thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn. - Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền, công việc được dàn đều trong tháng. Hơn nữa, với phương pháp này kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên đối với việc bảo quản trong kho của thủ kho. - Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi chép về mặt giá trị, vì vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của từng thứ NVL nào đó thì phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho, điều này dễ dẫn đến phát sinh sai sót, nhầm lẫn, khi kiểm tra đối chiếu là rất khó khăn. - Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với các doanh nghiệp đã xác định được hệ thống giá hạch toán để hạch toán hàng ngày, có khối lượng nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật tư và doanh nghiệp đã xây dựng được danh điểm vật liệu, trình độ quản lý, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán là tương đối cao. Sơ đồ tổng quát Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N - X - T NVL Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập *Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + ở kho: thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất tồn trên thẻ kho giống như hai phương pháp trên +ở phòng kế toán: kế toán sử dụng"Sổ đối chiếu lân chuyển"để ghi tổng hợp số liệu nhập -xuất kho theo từng thứ vật liệu, theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ này chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi trên sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập -xuất kho từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán trên sổ tổng hợp. - Ưu điểm: do chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng nên đã giảm được khối lượng ghi chép so vơi phương pháp thẻ song song. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lắp. Việc đối chiếu kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. Để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày. Sơ đồ tổng quát Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng kê xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho 1.4.4 Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện kế toán máy. 1.4.4.1 Nguyên tắc: Khi tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc sau: - Đảm bảo phù hợp chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc chế độ kế toán hiện hành nói riêng. - Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị. - Đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý, kế toán của đơn vị. - Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán. - Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. 1.4.4.2 Các đối tượng cần quản lý thông tin trong tổ chức kế toán nvl: * Xác định các đối tượng cần quản lý thông tin: Trong tổ chức kế toán NVL, có rất nhiều đối tượng cần phải quản lý thông tin như: - Các loại chứng từ. - Các loại tài khoản sử dụng . - Các loại sổ sách báo cáo. - Danh điểm vật tư. - Danh sách các nhà cung cấp. - Danh mục kho hàng ... * Xác định danh mục: Mỗi đối tượng trên có đặc thù, đặc điểm riêng nên yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cũng khác nhau. Muốn quản lý được những đối tượng này cần phải xác định được các danh mục tương ứng với từng đối tượng. Sự tồn tại của các danh mục là yếu tố cơ bản giúp cho các chương trình phần mềm kế toán có thể quản lý được toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp. Tên gọi và nội dung của các danh mục này được thiết kế tuỳ theo từng phần mềm kế toán, nhưng về nguyên tắc là không được phép có sự trùng lặp ở bất kỳ một danh mục nào. Mặc dù có sự khác nhau ở các phần mềm nhưng các danh mục này thường được thiết kế thành 02 nhóm: ._.- Nhóm 1: Là các danh mục được sử dụng vào những mục đích cố định như: danh mục tài sản cố định, danh mục vật liệu sản phẩm hàng hoá. - Nhóm 2: Là các danh mục được thiết kế dạng mở (tức là chúng có thể được sử dụng tuỳ theo sự lựa chọn của doanh nghiệp ). Ví dụ như: danh mục vụ việc có thể được sử dụng cho tên các công trình, hạng mục công trình hoặc tên các hoá đơn, hợp đồng. * Tổ chức mã hoá: Do các đối tượng cần quản lý là rất nhiều và chúng có đặc điểm, đặc thù khác nhau nên để thuận tiện cho công tác quản lý, theo dõi các đối tượng này thì bên cạnh việc xây dựng các danh mục tương ứng, đơn vị cần tổ chức mã hoá. Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Thông qua mã hoá, sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán. Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường trong công tác kế toán NVL, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá: - Danh mục tài khoản ( TK 152,111,331,621...) - Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... - Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá. - Danh mục khách hàng (nhà cung cấp). - Danh mục kho hàng. - Danh mục khoản mục chi phí... * Khai báo, cài đặt: Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này. Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản chi phí...,liên quan đến danh mục tài khoản ta phải khai báo tên tài khoản, số hiệu tài khoản, loại tiền, tài khoản mẹ... Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định). 1.4.3.3 Nội dung tổ chức kế toán NVL trên máy vi tính: * Chứng từ kế toán: Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện kế toán máy phải đảm bảo những nguyên tắc sau: - Xác định hệ thống danh mục chứng từ. - Tổ chức hạch toán ban đầu. - Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán. - Tổ chức luận chuyển chứng từ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán NVL với các bộ phận kế toán khác có liên quan như: kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành... Cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhận phần hành kế toán NVL để tiến hành nhập liệu. Danh mục các loại chứng từ trong tổ chức kế toán NVL thường bao gồm: - Phiếu nhập kho ( nhập mua, nhập điều chỉnh kho, nhập khẩu...). - Phiếu xuất kho ( xuất nội bộ, xuất điều chuyển, xuất khác...). - Phiếu xuất điều chỉnh kho. * Hệ thống tài khoản kế toán: Các phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên chúng chỉ phục vụ cho việc ghi chép, kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, do vậy các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 cho từng đối tượng. Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Tuỳ theo phương pháp kế toán kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ mà ta có hệ thống tài khoản tương ứng. - Đối với phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán thực hiện ghi chép một cách thường xuyên, liên tục và có tính hệ thống tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu vào các tài khoản và các sổ kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất. Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp các số liệu của các chứng từ xuất kho theo từng đối tượng sử dụng. Với phương pháp này trị giá vật liệu tồn kho có thể tính trên cơ sở số liệu trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ, đồng thời đảm bảo thực hiện được chức năng giám đốc một cách thường xuyên, liên tục đối với nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Kế toán sử dụng TK 152 là tài khoản chủ yếu để phản ánh số liệu có và tình hình biến động của nguyên vật liệu. TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2,3 để kế toán chi tiết theo từng nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: TK 1521 - nguyên vật liệu chính. TK 1522 - vật liệu phụ. TK 1523 - nhiên liệu. TK 1524 - phụ tùng thay thế. TK 1525 - thiết bị xdcb. TK 1528 - vật liệu khác. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 331, 133, 111, 112, 141, 621, 627... Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết tuỳ thuộc vào lựa chọn của từng doanh nghiệp. - Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho. Việc xác định giá vốn thực tế vật liệu xuất dùng không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá vốn thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ theo công thức: Giá vốn thực tế của nvl xuất dùng = Giá vốn thực tế nvl tồn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ - Trị giá vốn thực tế nvl tồn cuối kỳ Kế toán sử dụng TK 611 " mua hàng" để theo dõi, phản ánh trị giá của nguyên vật liệu mua vào và nhập kho trong kỳ, còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. * Trình tự kế toán: Tuỳ theo phương pháp kế toán hàng tồn kho mà ta có các trình tự kế toán khác nhau. Trong trường hợp doanh nghiệp có áp dụng kế toán máy thì trình tự ghi sổ có đôi chút khác biệt. Hầu hết các sổ kế toán có thể xem, in hàng ngày vì ngay khi nhập các chứng từ vật tư vào thì máy sẽ tự động kết chuyển sang các sổ kế toán có liên quan. * Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán: Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau: Hình thức kế toán nhật ký chung. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp trình tự hệ thống hoá thông tin tương ứng với từng hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán được thiết lập trên máy về cơ bản đều dựa trên những mẫu sổ đã được quy định sẵn, ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác như: báo cáo chi tiết theo khoản mục, báo cáo chi tiết về một tài khoản, tiểu khoản theo nhiều yếu tố như ngoại tệ, số lượng... Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty gốm xây dựng Xuân Hoà 2.1. Đặc điểm chung của công ty gốm xây dựng Xuân Hoà 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Tháng 10- 1978 theo quyết định số 98/BXD-TCLĐ ngày 12- 01-1978 ba nhà máy gạch Bá Hiến, nhà máy gạch Xuân Hoà, nhà máy gạch Cầu Xây đã sát nhập thành nhà máy gạch Xuân Hoà- tiền thân của Công ty gốm xây dựng Xuân Hoà. Tháng 8-1994 theo quyết định số 481- BXD/TCLĐ nhà máy đã đổi tên thành công ty gốm xây dựng Xuân Hoà. Công ty được thành lập lại vào ngày 20-11-1995 theo quyết định số 911-BXD/TCLĐ và là thành viên của Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng. Trụ sở của công ty: xã Minh trí, huyện Sóc Sơn, Hà Nội. Các giai đoạn phát triển của công ty: - Thời kỳ từ 1978 đến 1992: Từ sau khi xáp nhập ba xí nghiệp gạch Xuân Hoà, Bá Hiến, Cầu Xây nhà máy hoạt động trong cơ chế bao cấp, hàng hoá sản xuất và tiêu thụ hàng năm là do Bộ xây dựng và Liên Hiệp các xí nghiệp gạch gói sành sứ xây dựng giao kế hoạch. Tất cả các loại vật tư như than, củi, điện đều sử dụng theo kế hoạch của nhà nước, riêng đất là loại nguyên liệu có sẵn tại công ty và đã được nhà nước giao cho vùng nguyên liệu để sản xuất. Trong thời kỳ bao cấp sản phẩm sản xuất chủ yếu là gạch đặc 220x105x60, ngói 22 viên/m2 và gạch men lát nền 220x220x15. Nhìn chung toàn bộ các thiết bị và công nghệ đều rất lạc hậu, sản phẩm làm ra có chất lượng không tốt. - Thời kỳ từ năm 1992 đến nay: Đứng trước sự cạnh tranh ngay ngắt của thị trường, trước yêu cầu phát triển của đất nước là phải đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá để đưa nên kinh tế đất nước tiến nhanh, theo kịp với sự tăng trưởng của kinh tế khu vực và kinh tế thế giới. Nhận thức được điều này, công ty gốm xây dựng Xuân Hoà đã đổi mới công nghệ thay thế các phương tiện sản xuất thủ công bằng các thiết bị hiện đại. Tháng 3-1992 nhà máy đã đầu tư tại xưởng Xuân Hoà một lò nung Tuynel liên hiệp có công suất 25 triệu viên/ năm. Ngoài ra công ty còn đầu tư mua sắm một hệ máy chế biến tạo hình của Italia có công suất 50 triệu viên/năm, đầu tư sân phơi gạch bằng bê tông, nhà cáng kính với tổng số tiền đầu tư cho giai đoạn đầu là 8 tỉ đồng Việt Nam. Đầu tư mở rộng hơn 1000 m2 sân bê tông và nhà cáng kính phơi gạch với tổng số tiền đầu tư cho giai đoạn 2 là 4,5 tỉ đồng Việt Nam. Với những điều chỉnh trên, chỉ sau một năm hoạt động công ty đã khẳng định được vị trí vững chắc của mình trên thị trường. Sản phẩm của công ty đã có mặt trên hầu hết các tỉnh thành phố trong cả nước, đảm bảo số lượng chủng loại, chất lượng giao hàng đúng hạn, đầy đủ theo hợp đồng đã kí kết. Thực hiện chủ chương của Đảng và nhà nước là đẩy mạnh quá trình cổ phần hoá ở các doanh nghiệp nhà nước ngày 21 tháng 12 năm 2004, theo quyết định số 2021 của BXD Công ty được chuyển thành Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera. Năm 2002 công ty tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trường sang các tỉnh miền Nam, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường bằng sự ra đời của nhà máy gạch Cotto Bình Dương( xã Tân hiệp Đông, Dĩ An, Bình Dương), hiện đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng. Với hơn 20 năm tồn tại công ty đã không ngừng lớn mạnh, điều này có thể được minh chứng qua một số chỉ tiêu từ năm 2003 đến nay: STT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 1 Giá trị TSL trđ 28.780 39.909 78.100 2 Các khoản nộp Nhà nước trđ 2.435 4.596 4.701 3 Lãi thực hiện trđ 2.854 4.320 4.500 4 Thu nhập BQ 1 người nđ/ng/th 918 1.222 1.350 Các mặt hàng chủ yếu hiện công ty đang sản xuất và cung cấp trên thị trường có thể kể đến là: Gạch R60: 220x100x60, R220: 220x220x105, R150: 150x200x150, các sản phẩm mỏng có giá trị kinh tế cao: Gạch rỗng 4 lỗ: 220x220x50, gạch lát nền: 200x200x15, gạch lá dừa: 200x200x50, ngói lợp 22viên/m2 . 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của công ty. 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Hiện nay công ty có 2 nhà máy sản xuất chính đó là Nhà máy gạch Xuân Hoà và Nhà máy gạch Côtt Bình Dương đang trong quá trình xây dựng. Nhà máy nằm trên thị trấn Xuân Hoà, huyện Mê Linh tỉnh Vĩnh phúc. Đây là xưởng có năng lực sản xuất lớn nhất của công ty được trang bị 2 lò nung sấy Tuynel. Phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm như gạch lát nền 200x200x15, 300x300x15,250x250x15,gạch Blốc có độ rỗng lớn 200 x 200 x 90, gạch xây hai lỗ, gạch 6 lỗ, gạch men rỗng… Nhà máy Cotto Bình Dương (thuộc khu sản xuất Tân Đông Hiệp, huyện Dĩ An,Tỉnh Bình Dương) công xuất hoạt động 1 triệu m2/năm. Nhà máy này sẽ chuyên sản xuất các loại gạch: gạch lát nền, gạch ốp, gạch thẻ... Nhiệm vụ của các Nhà máy sản xuất chính là sản xuất gạch theo các chỉ tiêu do công ty đề ra cũng như theo các chỉ tiêu hoạch định của nhà máy. Mỗi Nhà máy có giám đốc do giám đốc của công ty bổ nhiệm. Giám đốc nhà máy có nhiệm vụ quyền hạn như thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy hàng tháng, hàng quý, hàng năm thông qua các phòng ban và đại hội công nhân viên chức của nhà máy. Chịu trách nhiệm giao nộp sản phẩm theo đúng quy định về số lượng và chất lượng đồng thời chịu trách nhiệm về các tổn thất do việc làm ăn kém hiệu quả. 2.1.2.2 Quy trình công nghệ sản xuất của công ty: Tất cả các sản phẩm của công ty đều được sản xuất từ đất sét với những khuôn mẫu khác nhau, do đó chúng có cùng quy trình công nghệ sản xuất, có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quy trình công nghệ sản xuất Băng tải 3 Băng tải 2 Băng tải 1 (có thiết bị pha Than cám cỡ hạt 1-3mm) KCS Sản phẩm được làm nguội Sấy trong lò Tuynel Phơi trong nhà kính Cắt tự động Máy nhào đùn LH có thiết bị hút chân không Máy cán min Máy điều phối đất Máy nghiền xa luân Máy cán thô Máy cấp liệu thùng Máy ủi Kho đất sét Băng tải chuyển mộc Nhập kho Tiêu thụ Thành phẩm Sơ đồ quy trình công nghệ trên có thể được diễn tả như sau: - Công đoạn khai thác nguyên liệu: các loại đất sét là nguyên liệu chủ yếu sản xuất gạch. Đất sét sau khi được khảo sát, thăm dò và thử công nghệ đạt tiêu chuẩn sản xuất mới được tiến hành khai thác bằng cách dùng máy ủi, ủi lớp đất màu từ 20 đến 30 cm sau đó dùng máy xúc, xúc lên ôtô trở về bãi chứa. Thông thường việc khai thác được tiến hành theo kiểu cuốn chiếu từ ngoài vào trong và khai thác đến đây hết đến đó. - Công đoạn chế biến tạo hình : Đất sét khai thác về thường được phơi phong hoá từ 3 đến 6 tháng, sau đó đưa vào nhà chứa đất để tiến hành ngâm ủ tối thiểu phải được 24 giờ, độ ẩm đạt từ 14 -16 %. Các lô đất được ngâm ủ đúng yêu cầu kỹ thuật sau đó dùng máy ủi ủi dần vào máy cấp liệu thùng. Máy cấp liệu thùng có nhiệm vụ phân phối dải đều đất nên băng tải 1, tại đây đất được pha than cám hình nhỏ, lượng than pha thô 80-90% định mức tiêu hao sản phẩm. Đất và than được đưa lên máy cán thô để phá vỡ cấu trúc ban đầu của đất. Từ máy cán thô đất được chuyển lên máy nghiền xa luân qua băng tải 2. Máy này có nhiệm vụ trà xát, nghiền vỡ kết cấu của nguyên liệu. Đồng thời đất được pha với nước đạt độ ẩm 20-22% và được ép xuống máy điều phối đất ( máy cấp liệu đĩa). Máy cấp liệu đĩa sẽ điều phối nguyên liệu một cách đều đặn lên máy cán mịn qua bang tải 3. Máy cán mịn có các khe hở từ 2-3 mm, có nhiệm vụ, cán mỏng đất tăng độ dẻo, độ đồng nhất sau đó đẩy xuống máy nhào đùn liên hợp có gắn thiết bị hút chân không. Thiết bị sẽ hút hết không khí trong đất, làm tăng độ đặc chắc của nguyên liệu trước khi tạo hình. Máy đùn tạo ra các thỏi mộc qua khuôn tạo hình ở đầu máy. Thỏi mộc được máy cắt tự động cắt thành từng viên sản phẩm theo yêu cầu. Các sản phẩm mộc chuyển qua băng tải ngang bốc lên xe cải tiến vận chuyển đi phơi trong nhà kính. - Công đoạn phơi sấy sản phẩm mộc: Các thao tác phơi gạch mộc phải nhẹ nhàng tránh biến dạng, đồng thời phơi 3-5 ngày cho đến khi độ ẩm mộc còn 14-16% sẽ được xếp lên xe goòng để sấy trong lò Tuynel, độ ấm của sản phẩm ra khỏi lò đạt từ 2-8 %. - Công đoạn nung sản phẩm: Lò nung được bố trí liên hợp với bộ phận sấy nhằm sử dụng luôn các xe goòng xếp gạch mộc đã sấy khô ở lò ra thời gian nung >=72 h, nhiệt độ trung bình. Nhiên liệu nung chủ yếu là than cám nghiền nhỏ, tuỳ theo thời gian và tuỳ lượng gạch mộc cho nâng tốc độ nung, thông thường cứ 45-50’ cho ra một xe goòng (mỗi xe khoảng 2900-3100 viên gạch xây). Cứ một goòng vào thì có một goòng ra. Sản phẩm nung chín được làm nguội, dỡ bốc xuống, qua bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng. Cuối cùng là phân loại sản phẩm và xếp kiêu, đưa đi tiêu thụ. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera là một trong những doanh nghiệp nhà nước hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập, chịu sự quản lý về mặt pháp lý và nhân sự của Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng (Bộ xây dựng). Do đặc thù về mặt địa lý là các nhà máy của công ty không cùng nằm trên một địa bàn nên cơ cấu tổ chức các phòng ban phải được bố trí hợp lý để đảm bảo sản xuất được ổn định, liên tục trên cơ sở tinh giảm bộ máy gián tiếp tới mức tối đa. Sơ đồ 02: Mô hình quản lý của công ty Giám đốc P GĐ phụ trách kinh doanh P GĐ phụ trách sản xuất, kỹ thuật Phòng kinh doanh tiêu thụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch đầu tư Phòng hành chính Phòng kỹ thuật, bộ phận cơ điện,vật tư XDCB Nhà máy gạch Xuân Hoà Nhà máy gạch cotto Bình Dương CT. HĐQT Vai trò nhiệm vụ của các phòng ban chức năng. - Giám đốc: Gồm 1 người, giám đốc là người có trách nhiệm quản lý vĩ mô, và đưa ra quyết định chỉ đạo chung để điểu hành toàn bộ máy quản lý của công ty hoạt động một cách thống nhất. - Phó giám đốc: Bao gồm 2 phó giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực: sản xuất, tiêu thụ, kỹ thuật ... - Phòng kinh doanh tiêu thụ: Bao gồm 8 nhân viên, nhiệm vụ của phòng là chào hàng, tiếp thị và tìm phương án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu nghiên cứu các chiến lược về các mặt hàng kinh doanh giúp giám đốc có định hướng sản xuất vào những mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường. - Phòng tài chính kế toán: Bao gồm 7 nhân viên, có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của từng xí nghiệp, nhà máy cũng như toàn công ty. - Phòng hành chính: Gồm 4 nhân viên, đảm nhận các công việc liên quan đến công tác hành chính trực tiếp khách, tiếp nhận và chuyển công văn đi đến nội bộ Công ty và ngoài Công ty. - Phòng kỹ thuật - xây dựng cơ bản - vật tư: Gồm 11 nhân viên, có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến kỹ thuật trong sản xuất, chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu, thiết bị máy móc nhập về công ty. Lập phương án, kế hoạch xây dựng các công trình, lắp đặt máy móc thiết bị. Lập dự trù, dự trữ vật tư, tiếp nhận vật tư. - Phòng kế hoạch đầu tư: Có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng, nghiên cứu lập các dự án khả thi, tham mưu cho giám đốc ra các quyết định sản xuất kinh doanh ( gồm 3 nhân viên). - Phòng tổ chức lao động: Gồm 4 nhân viên, là phòng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tuyển dụng điều động nhân lực phục vụ cho sản xuất lập và thực hiện kế hoạch nhân lực hàng năm, quý, tháng, tham mưu cho giám đốc trong việc điều hành nhân lực. 2.1.4. Cơ cấu bộ máy kế toán và đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 2.1.4.1. Cơ cấu bộ máy kế toán: Dựa trên những quy định của Nhà nước và căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh với 2 nhà máy trực thuộc (Nhà máy Gạch Xuân Hoà, Nhà máy Gạch Cotto BD), công ty cổ phần XH Viglacera đã tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Với hình thức này, tại phòng kế toán trung tâm của công ty sẽ tiến hành toàn bộ công tác kế toán từ việc lập chứng từ kế toán đến xử lý, kiểm tra phân loại và nhập dữ liệu vào máy. Tại các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế để thu nhận và xử lý sơ bộ, tổng hợp chứng từ phát sinh ở bộ phận của mình, định kỳ sẽ gửi về phòng kế toán của công ty để xử lý. Với hệ thống máy tính được trang bị ở Công ty các nhân viên kế toán sẽ tiến hành xử lý chứng từ nhận được và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán của công ty. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, ứng dụng tin học của đơn vị, Công ty đã lựa chọn cơ cấu bộ máy kế toán thích hợp cho mình. Sơ đồ 03 : Bộ máy kế toán của công ty Phó phòng kế toán thành phẩm và tiêu thụ Phó phòng kế toán công nợ và thanh toán Thủ quỹ ơ ơ KT Tổng hợp, chi phí và giá thành KT vật tư và TSCĐ KT công nợ và thanh toán KT Tiền lương kiêm thống kê Nhân viên thống kê ở các Nhà máy Kế toán trưởng  Chức năng nhiệm vụ. - Kế toán trưởng: Chức năng cơ bản là phân phối kế hoạch cho từng nhân viên kế toán dựa trên kế hoạch công tác chung, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác hạch toán kế toán. - Phó phòng kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: Chịu trách nhiệm về tiêu thụ thành phẩm, phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh. - Phó phòng kế toán công nợ và thanh toán: chịu trách nhiệm về các khoản công nợ như : Phải trả cho người bán, phải thu của khách hàng. - Kế toán vật tư, tài sản cố định: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư, lên bảng kê xuất vật tư tính ra giá xuất thực tế. Ngoài ra, chịu trách nhiệm về sửa chữa lớn, định kỳ ... về tài sản cố định. - Kế toán tổng hợp chi phí và giá thành: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí và giá thành. thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển, lập các báo cáo cuối tháng, cuối quí và cả năm. - Nhân viên thống kê kiêm kế toán tiền lương: tính toán lương phải trả hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, BHXH, BHYT, KFCĐ. - Thủ quĩ : Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt của Công ty, có chức năng chi tiền và thu tiền thông qua kế toán trưởng. 2.1.4.2 Hình thức kế toán của công ty: Căn cứ vào đặc điểm riêng của mình và dựa trên những quy định do Nhà nước ban hành, công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và hạch toán (Công ty là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast vào trong công tác kế toán của mình. Phần mềm kế toán FAST có các phân hệ sau: 1 - Hệ thống 2 - Phân hệ kế toán tổng hợp. 3 - Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 4 - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 5 - Phân hệ kế toán tiền mặt và công nợ phải trả. 6 - Phân hệ kế toán hàng tồn kho 7 - Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành. 8 - Phân hệ kế toán tài sản cố định. 9 - Phân hệ báo cáo thuế. 10 - Phân hệ báo cáo tài chính. Số liệu cập nhật ở phân hệ nào sẽ được lưu ở phân hệ đó, ngoài ra còn được chuyển sang các phân hệ khác những nghiệp vụ, thông tin có liên quan, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể để lên các sổ sách kế toán báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. Sơ đồ 04: kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung trên máy Báo cáo kế toán liên quan Bảng cân đối sổ phát sinh Sổ cái TK 152, 111,112,331... Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ nhật ký chung Các lệnh xử lý các thao tác trên máy Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu trên máy tính Nhập dữ liệu vào máy tính Chứng từ gốc xuất, nhập nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần xuân hoà viglacera: 2.2.1. Đặc điểm NVL của Công ty. Công ty cổ phần Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, sản phẩm của công ty sản xuất ra phục vụ cho ngành xây dựng như: Gạch xây các loại, các sản phẩm mỏng, một số loại ngói...Chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá cao trong giá thành sản phẩm của công ty. Hơn nữa khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ hàng năm của Công ty là rất lớn, nên đòi hỏi về vốn đáp ứng cho nhu cầu NVL không phải là nhỏ. Để sản xuất một sản phẩm thì doanh nghiệp cần phải sử dụng khá nhiều chủng loại NVL khác nhau như đất than dầu mỡ... Do khối lượng sử dụng lớn và chủng loại đa dạng, phong phú nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng của quá trình của công ty nó không chỉ ảnh tới mẫu mã, chất lượng sản phẩm sản xuất ra mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm của công ty. Với vị trí vai trò như trên thì việc quản lý, phân loại, đánh giá NVL của công ty có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Đất, than, dầu, mỡ... là những loại NVL sử dụng thường xuyên trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đối với những loại nguyên vật liệu này, doanh nghiệp có nhiều thuận lợi trong việc lựa chọn nguồn mua do hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp các mặt hàng này với mẫu mã, giá cả, chủng loại khá phong phú. Đặc biệt đối với NVL chính là đất, ngay từ khi chưa sáp nhập 3 nhà máy gạch XH, Bá Hiến, Cầu Xây, các nhà máy này do đã được nhà nước giao cho vùng nguyên liệu sản xuất nên bên cạnh việc nhập mua ngoài doanh nghiệp có thể tự khai thác với chi phí thấp, tiền thuế GTGT đầu vào của những NVL này cũng khá thấp (thường là 5%). Công ty thường mua những NVL này dưới hình thức trọn gói (trong giá mua đã bao gồm cả chi phí vận chuyển, bên bán có trách nhiệm vận chuyển hàng đến đúng địa điểm đã thoả thuận, công ty chỉ phải kiểm nhận và cho nhập kho) và thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng quý, năm trong đó có thoả thuận rõ, thời gian, địa điểm của các đợt cung cấp hàng. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, do khối lượng sản phẩm sản xuất hàng năm rất lớn nên để đảm bảo cung ứng đủ NVL của công ty đã gặp không ít khó khăn, trở ngại về vấn đề vốn. Ngoài ra do có rất nhiều loại NVL, trong mỗi loại NVL lại có nhiều nhóm, thứ NVL với tính năng lý, hoá khác nhau nên công tác quản lý NVL trở nên hết sức phức tạp. Từ đó, ta có thể thấy rằng NVL cũng như công tác kế toán NVL có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại NVL là việc phân chia, sắp xếp nguyên vật liệu thành từng thứ, nhóm, loại dựa trên những tiêu thức nhất định. Mỗi loại NVL có đặc điểm, tính năng hoá, lý và công dụng khác nhau. Do đó, để đảm bảo công tác quản lý và hạch toán NVL được thuận lợi, chính xác thì việc phân loại NVL là rất cần thiết. Căn cứ vào đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý, công ty đã tiến hành phân loại NVL như sau: - Nguyên vật liệu chính: Bao gồm đất, than, dầu Diezen và các loại xăng dầu khác phục vụ cho việc chế tạo sản phẩm và chạy máy móc thiết bị. Trong đó: + Đất bao gồm 2 loại: đất dùng để sản xuất các loại gạch xây và đất sét có chất lượng cao để sản xuất các sản phẩm mỏng + Than bao gồm than dùng để pha trực tiếp vào đất để tạo hình sản phẩm (loại than này phải là than cám đã được kiểm tra chất lượng) và than dùng để đốt lò - Nhóm curoa: nhóm này bao gồm tất cả các loại curoa được sử dụng trong doanh nghiệp phục vụ cho việc thay thế phụ tùng, máy móc - Nhóm hành chính: bao gồm các loại thuốc phục vụ cho công tác y tế, sổ sách và một số nguyên VL khác phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Nhóm máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy móc thiết bị dùng cho việc gia công chế tạo, sửa chữa máy móc và công tác xây dựng cơ bản như các loại côn, dao, bánh răng... - Nhóm thiết bị điện như: dây điện, bóng điện, đồng hồ áp suất... - Nhóm vòng bi: gồm các loại vòng bi với đủ các loại kích cỡ khác nhau. - Nhóm phế phẩm: là các loại phế phẩm thu hồi trong quá trình sản xuất như các loại gạch ngói vỡ loại ra trong quá trình sản xuất. - Nhóm vật tư khác: bao gồm các loại vật tư còn lại chưa phân nhóm và một số loại vật tư tự gia công. 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Công ty đánh giá NVL căn cứ vào từng nguồn nhập (đối với NVL nhập kho) và mục đích sử dụng của từng loại NVL (đối với NVL xuất kho). * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài. Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhập kho do sử dụng không hết...Tuỳ thuộc vào nguồn nhập nguyên vật liệu mà công ty hạch toán như sau: + Nếu nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế) + Chi phí thu mua (Nếu có). Trong đó: - Giá mua ghi trên hoá đơn là (giá mua không có thuế GTGT – chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán). - Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). Ví dụ 1: Theo hoá đơn số: 012080 ( Biểu Số 01) ngày 11/06, công ty mua than của Công ty Than Hà Nội. Số lượng 270.8 tấn, đơn giá: 420.000 đồng, thành tiền: 113.736.000 đ. Như vậy, giá vốn thực tế của than nhập kho theo hoá đơn trên là 113.736.000 đồng (trong trường hợp này do công ty mua theo hình thức trọn gói cho nên giá mua ghi trên hoá đơn chính là giá thực tế vật liệu nhập kho). Ví dụ 2: Theo hoá đơn số: 0083160 ( Biểu Số 02) ngày 20/06, doanh nghiệp mua đất của Công ty TNHH Mạnh Cường. Số lượng 22.982m3, đơn giá: 45.238,28 đồng, thành tiền: 1.039.666.320đồng. Như vậy, giá vốn thực tế của đất nhập kho theo hoá đơn trên là 1.039.666.320. *Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Hiện nay doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định (cả kỳ). Đơn giá bình quân xuất kho = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ tính Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân xuất kho x Số lượng xuất kho Ví dụ: PXK số 94 ngày 30/06/06 (Biểu số 07) Xuất 639,112 tấn than dùng cho sản xuất, và bảng kê nhập xuất tồn kho (biểu số 12): - Xuất than: Số lượng tồn đầu kỳ 272 (tấn) giá trị: 112.162.838 đồng Số lượng nhập trong kỳ 1083,8 (tấn) giá trị: 455.196.000 đồng Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình quân xuất kho (than) = 110.162.838 + 455.196.000 =418.467,94đ 272 + 1083,8 Giá thực tế than xuất kho = 418.467,94 x 639,112 = 267.447.882đ - Xuất đất: Số lượng tồn đầu kỳ 75.787,206 giá trị: 3.393.185.895 đồng Số lượng nhập trong kỳ 22.982 m3 giá trị: 1.039.666.320 đồng Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình quân xuất kho (đất) = 3.393.185.895 + 1.039.666.320 =44.880,91đ 75.787,206 + 22.982 Giá thực tế than xuất kho = 44.880,91 x 6.194,900 = 287.032.773đ Tất cả các công việc tính toán trên đều được thực hiện trên máy vi tính. Căn cứ vào các phiếu xuất, kế toán vật tư sẽ nhập vào máy chỉ tiêu số lượng, sau đó đến cuối tháng thực hiện lệnh chạy đơn giá bình quân, máy sẽ tự động tính đơn giá và trị giá NVL xuất kho theo công thức trên. ( Sổ cái TK 152, biểu số 15) 2.2.3. Các đối tượng cần quản lý thông tin liên quan đến tổ chức công tác kế toán NVL của Công ty. Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại NVL, sản phẩm hàng hoá, danh ._.i chiếu với lý luận đã được học tập và nghiên cứu em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất như sau: Kiến nghị thứ nhất: về việc phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Với một khối lượng lớn chủng loại NVL gồm nhiều nhóm thứ có công dụng, phẩm cấp, chất lượng khác nhau, công ty cần lựa chọn một tiêu thức phân loại hợp lý. Xuất phát từ đặc diểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý của công ty theo em NVL của công ty có thể phân loại dựa vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị.Với tiêu thức phân loại như trên nguyên vật liệu của công ty có thể được chi thành 6 loại sau: - Nguyên vật liệu chính - Phụ tùng thay thế - Vật liệu phụ - Thiết bị xây dựng cơ bản - Nhiên liệu - Vật liệu khác Tương ứng với cách phân loại trên,công ty có thể mở các tài khoản cấp hai để theo dõi (TK1521, TK1522,TK1523,TK1524,TK1525,TK1528) Để đảm bảo cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ, thống nhất tạo điều kiện cho việc khiểm tra, đối chiếu một cách đễ dàng, đễ phát hiện khi có sai sót thì công ty nên lập sổ danh điểm NVL trong đó NVL cần phải được chia một cách chi tiết theo tính năng lý, hoá,theo quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu. Công ty có thể lập sổ danh điểm theo hướng kết hợp giữa số hiệu tài khoản và việc phân chia, phân loại NVL. Trên cơ sở mã hoá NVL theo từng nhóm, loại, thứ nvl và tuỳ theo số lượng của NVL để xác định ký hiệu, mã số cho phù hợp, có thể gồm 1, 2 hoặc 3, 4 chữ số. Các chữ số dùng để chỉ loại nguyên vật liệu thường sử dụng là số hiệu của tài khoản cấp hai ,dùng để hạch toán loại nguyên vật liệu đó. Các chữ số dùng để chỉ nhóm nguyên vật liệu là số thứ tự liên tục + Trường hợp dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9) + Trường hợp dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 1 đến 99) Các chữ số dùng để chỉ thứ nguyên vật liệu là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm. Nếu NVL có dưới 10, 100, 1000...quy cách, cỡ, loại NVL thì dùng 1,2 hoặc 3 chữ số để mã hóa đối tượng... Khi lập sổ danh điểm NVL nên để dự trữ 1 số số hiệu để có thể dùng trong trường hợp có các loại , nhóm NVL mới xuất hiện sau này. Với cách phân loại và hướng lập sổ danh điểm đã đưa ra, công ty có thể lập sổ danh điểm nguyên vật liệu như sau: Sổ danh điểm vật tư Số kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Ghi chú Loại vật liệu Danh điểm vật liệu 1521 NVL chính 1521.1 Nhóm đất 1521.1.1 đất sét làm gạch QTC m3 1521.1.2 đất sét làm sản phẩm mỏng m3 1522 Vật liệu phụ 1522.1 Nhóm than 1522.1.1 than cám T 1522.1.2 than đá T 1522.2 Nhóm mỡ 1522.2.1 mỡ Yc2 Kg 1522.2.2 mỡ HD50 Kg ... ... ... 1523 Nhiên liệu 1523.1 Nhóm dầu 1523.1.1 dầu diezen Kg 1523.1.2 dầu CS32 Kg 1523.2 Nhóm xăng 1523.2.1 ... L 1523.2.2 ... L ... 1524 Phụ tùng thay thế 1524.1 Nhóm curoa 1524.1.1 curoa A75 Sợi 1524.1.2 curoa A80 Sợi 1524.2 Nhóm phụ tùng xe ô tô 1524.2.01 má phanh trái C 1524.2.02 phớt số 8 C ... ... ... ... Kiến nghị thứ hai: về việc đánh giá nguyên vật liệu Khi đánh giá NVL công ty cần phải tuân thủ đúng các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận. Theo em hoạt động của đội vận tải của công ty có thể coi là một xưởng sản xuất phụ trợ, do đó công ty nên tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất cho đội vận tải, trong đó đối tượng tính giá thành có thể là km vận chuyển. Tương ứng với việc tính giá thành ở đội vận tải, khi phát sinh chi phí mua nguyên vật liệu do đội vận tải này chuyên chở công ty sẽ không hạch toán vào các tài khoản: TK 627, TK642...mà sẽ lựa chọn một tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ chi phí thu mua NVL, tiêu thức mà công ty có thể lựa chọn là giá mua của NVL . Ví dụ theo hoá đơn số 058116 và hoá đơn số 088464 ngày 15/5/2006 công ty có mua một số NVL như sau: - Tủ tài liệu, trị giá:1.400.000 đ - Bàn vi tính, trị giá : 200.000 đ - Chi phí vận chuyển (giá thành của đội vận tải): 80.000 Vậy, chi phí thu mua phân bổ cho số nguyên vật liệu mua về là: - Tủ tài liệu: (80.000 : 1.600.000) x 1.400.000 = 70.000 đ - Bàn vi tính: (80.000 : 1.600.000) x 200.000 = 10.000 đ Khi đó doanh nghiệp hạch toán khoản chi phí mua nguyên vật liệu như sau: Nợ TK152( chi tiết: - Tủ tài liệu: 70.000 đ - Bàn vi tính: 10.000) đ Có TK154 (đội vận tải): 80.000 đ Kiến nghị thứ ba: về việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu. Kế toán NVL có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ kế toán chi phí sản xuất và giá thành, kế toán tổng hợp. Do đó để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý các khoản chi phí NVL, công ty cần phải xây dựng bảng phân bổ nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại NVL. Theo cách phân loại đã đề xuất, công ty có thể lập bảng phân bổ NVL với mẫu sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu tháng 2 năm 2002. TK Có TK Nợ TK 152 Cộng có TK 152 TK 1521 TK 1522 TK 1523 .... TK 621 (chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp) Xưởng X H +gạch đặc 60 +gạch rỗng 60 ... ... ... ... ... ... Xưởng Bá Hiến +gạch đặc 60 +gạch rỗng 60 ... ... ... ... ... ... TK 627 (chi phí sản xuất chung) +nhà máy gạch XH +nhà máy gạch BH TK642(chi phí QLDN) ... ... ... Cộng Kiến nghị thứ tư: về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Để đảm bảo việc quản lý NVL của công ty được chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát, mất mát tài sản của đơn vị, theo em công ty nên thực hiện đúng thủ tục nhập kho phế liệu như những NVL khác. Công ty cũng phải xác định cụ thể số lượng phế liệu loại ra trong quá trình sản xuất đem nhập kho, giao trách nhiệm vật chất cho thủ kho và các đối tượng khác có liên quan. Kiến nghị thứ năm : về phần mềm kế toán của công ty Với việc cài đặt hai chữ số ở phần thập phân, trong trường hợp số lượng nguyên vật liệu lớn phát sinh dễ dẫn đến sự sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và ghi chép của thủ kho, có khi trên thực tế NVL vẫn còn nhưng trên sổ của kế toán trị giá NVL tồn kho bằng không... Do vậy, theo em công ty có thể đề xuất với nhà cung cấp phần mềm điều chỉnh lại đến ba chữ số ở phần thập phân để giảm bớt sự sai lệch, giảm bớt các bút toán điều chỉnh của kế toán. Kiến nghị thứ sáu: về việc trang bị máy tính Như đã trình bày ở trên do số lượng máy tính được trang bị ở phòng kế toán ở công ty có thể nói là còn thiếu. Do đó để đảm bảo cho công tác kế toán nói chung cũng như đảm bảo cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán, công ty có thể xem xét lại việc trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán. Ngoài ra, trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì vấn đề quản trị người dùng là một vấn đề rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán. Với việc quản trị người dùng sẽ giúp Công ty yên tâm hơn về tính bảo mật dữ liệu. Có nghĩa là Công ty đã tiến hành phân công công việc, chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu, in sổ sách, báo cáo kế toán đến từng nhân viên kế toán của mình. Thông qua việc phân quyền này kế toán trưởng của Công ty có thể kiểm tra và quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót (xem được người đã nhập một loại chứng từ nào đó, hoặc lọc được những chứng từ mà một nhân viên nào đó đã nhập...). Đối với những người không được phép thì sẽ không thể xem, sửa, huỷ được những dữ liệu do những nhân viên khác nhập vào máy. Với phần mềm FAST 2003 có thể tiến hành phân quyền như sau: - Quyền chi nhập tới các menu. - Quyền được cập nhật một số loại chứng từ nhất định. - Quyền được thêm, sửa, huỷ các mục trong một danh mục. - Quyền được in một số sổ sách, báo cáo nhất định. Việc phân quyền được thực hiện như sau: "Hệ thống \ Quản lý và sử dụng \ khai báo người sử dụng " Sau đó kế toán nhập tên người sử dụng vào máy. Phần kết Qua một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera em đã nhận thức và làm quen với thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu. Kết hợp giữa lý luận và thực tế để thấy rằng tuy mỗi doanh nghiệp có phương pháp hạch toán khác nhau nhưng mục tiêu chung là tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí . Thực tế : Chuyên đề đã cụ thể hoá phần lý luận bằng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Trên cơ sở đó báo cáo cũng trình bày những hạn chế và hướng kiến nghị nhằm hoàn thiện một số vấn đề tồn tại về công tác kế toán nguyên vật liệu. Qua đó em cũng đã nhận thấy tầm quan trọng của kế toán mà mình đã được học trong nền kinh tế hiện nay. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Đỗ Khánh Vân, và phòng kế toán Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera đã giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo này. Mục Lục Trang Biểu 03 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hợp Đồng mua bán than năm 2006 - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của hội đồng nhà nước đã ban hành và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của hội đồng bộ trưởng (nay là chính phủ) - Căn cứ vào nhu cầu sử dụng than và khả năng cung cấp của hai bên: Hôm nay ngày 6/4/2006 chúng tôi gồm có : Bên bán ( gọi tắt là bên A ): - Tên doanh nghiệp : Công ty CB&KD than hà nội . - Trụ sở chính : Số 5 Phan Đình Giót – Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội . - Điện thoại : 04 8642742 - Tài khoản số : 102010000018485 Chi nhánh ngân hàng công thương khu vực II Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội - Mã số thuế : 01001006890011 - Do bà : Nguyễn Thị Hương Chức vụ : Giám Đốc Bên mua (gọi tắt là bên B): - Tên doanh nghiệp : công ty cổ phần xuân hoà viglacera . - Trụ sở chính : Sóc Sơn – Hà Nội. - Điện thoại : 04 5811366 - Tài khoản số : 73010005C Ngân hàng đầu tư và phát triển Phúc Yên - Mã số thuế : 2500161601 - Ông : Đỗ Xuân Thành Chức vụ : Giám Đốc Hai bên thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán than với các điều khoản như sau : Điều 1 . Bên A bán cho bên B :- Chủng loại : Than Cám 6A Số lượng : 10.000 tấn - Chất lượng : Theo tiêu chuẩn quy định . - Đơn giá : 420.000 đồng/tấn . (chưa có VAT) - Giá trị hợp đồng : 4.200.000.000 đồng. Bằng chữ :(Bốn tỷ hai trăm triệu đồng chẵn ) Điều 2 . Địa điểm giao nhận và phương thức thanh toán : - Địa điểm giao nhận : Tại kho của bên B . - Giao nhận : Qua cân hoặc giao đo trên xe tỷ trọng : xe IFA 1,15 tấn /m3.xe HUYNDAI 1,17 tấn/m3 - Giá cả : Giá mua bán trên tại thời điểm ký hợp đồng. khi có sự thay đổi về giá bên A thông báo cho bên B thoả thuận và bổ sung phụ lục hợp đồng . - Hình thức thanh toán : Trả séc hoặc tiền mặt chậm nhất sau 05 ngày bên A giao hàng xong làm thủ tục thanh toán . Hàng quý hai bên lập biên bản đối chiếu xác định công nợ. Điều 3 . Trách nhiệm của mỗi bên : - Đối với bên A: đảm bảo cung cấp đủ than ổn định cho sản xuất , đúng tiến độ mà bên B yêu cầu . (trường hợp thanh toán theo quy định như trên ) Giao cho Trạm than Giáp Nhị thực hiện hợp đồng . - Đối với bên B : Hàng tháng hoặc từng đợt thông báo cho bên A nhu cầu sử dụng than cho sản xuất, chuẩn bị kho bãi tiếp nhận hàng ,cử cán bộ kiểm tra số lượng, chất lượng than. Nếu than không đảm bảo bên B từ chối không nhận hàng hoặc điều chính giá than theo chất lượng thức tế hai bên giao nhận mọi vướng mắc hai bên cùng thoả thuận tìm biện pháp giải quyết. - Đảm bảo thanh toán trả tiền than cho bên A đúng kỳ hạn như đã thoả thuận. - Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng , không bên nào được đơn phương thay đổi hay huỷ bỏ hợp đồng. Bên nào vi phạm sai nguyên tắc bên đó phải chịu bồi thường. - Hợp đồng được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản có hiệu lực kể từ ngày ký đến hết ngày 31/12/2006. đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản giao nhận - kiểm nghiệm số 95 Hôm nay ngày 11 tháng 06 năm 2006, tại Nhà máy gạch Xuân Hoà - Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera, chúng tôi gồm có: 1. Bên giao: Trạm than Giáp Nhị – Cty CB và KD than Hà Nội. - Ông: Phạm Ngọc Bảo – Trạm trưởng - Ông Đinh Xuân Hiếu – Thủ kho - Ông : Nguyễn Đức Tài – Kế toán. 2. Bên nhận: Nhà máy gạch Xuân Hoà - Công ty cổ phần Viglacera - Ông…………Phụ trách đơn vị. - Ông: Lê thị Mây – thủ kho nhà máy. - Ông: Trần Thanh Xuân – Trưởng phòng kỹ thuật. Hai bên thống nhất đối chiếu khối lượng, chất lượng than như sau: - Giao nhận từ ngày….tháng….năm 2006 đến ngày 11/06/2006 - Khối lượng: 270.8 tấn. Bằng chữ: Ba trăm sáu mươi ba tấn. STT Chủng loại ĐVT Số lượng Theo chứng từ Thực tế kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất Không đúng phẩm chất 1. Than cám Tấn 270.8 270.8 270.8 Kết luận: hàng đảm bảo chất lượng cho nhập kho và đưa vào sử dụng. Đại diện nhà máy đại diện trạm giáp nhị Phụ trách ĐV Thủ kho ĐDKT Trạm trưởng Kế toán Thủ kho (Biểu số 1) Hoá đơn (GTGT) Ngày 7/12/1998 của TCT Liên 2 (giao khách hàng) AA/2003T Ngày 11 tháng 6 năm 2006 Số 012080 Đơn vị bán hàng: Công ty CB và KD than Hà Nội Địa chỉ: Số 5 - Phan Đình Giót - HN Số tài khoản:………………….. Điện thoại: MS: 01001006890011 Họ tên ngời mua hàng: Đơn vị: Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera Địa chỉ: Tân Dân - Sóc Sơn - HN Số tài khoản…………………….. Hình thức thanh toán: MS: 2500161601 Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 3=1x2 Than cám tấn 270.8 420.000 113 736 000 (Hai trăm bảy mơi tấn tám tạ) Cộng tiền hàng: 113.736.000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 5.686.800 Tổng cộngtiền: 119.422.800 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên (Biểu số 02) Hoá đơn (GTGT) Mộu số: 01 GTKT - 3LL Liên 2 (giao khách hàng) LB/2005B Ngày 23 tháng 6 năm 2006 0083160 Đơn vị bán hàng: Công tyTNHH Mạnh Cờng Địa chỉ: Mễ Trì - Từ Liêm - HN Số tài khoản:………………….. Điện thoại: MS: 0100785457 Họ tên ngời mua hàng: Đơn vị: Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera Địa chỉ: Tân Dân - Sóc Sơn - HN Số tài khoản…………………….. Hình thức thanh toán: MS: 2500161601 Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 3=1x2 đất làm SP mỏng M3 22.982 45.238,28 1 039 666 320 Cộng tiền hàng: 1.039.666.320 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 51.983.316 Tổng cộngtiền: 1.091.649.636 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên Biểu số 04 Phiếu nhập kho Mẫu số: 01- TT Ngày 11 tháng 06 năm 2006 QĐ số: 1141 TC/QD/CĐKT Số: 92 Ngày 1 tháng 11 năm 1998 của Bộ tài chính Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Công ty CB và KD than Hà Nội Theo: HĐ 012080 số AA/2003 ngày 11 tháng 06 năm 2006 của……………………. ……………………………………………….MST: 01001006890011 Nhập tại kho: Xuân Hoà……………………………………………………………….. SốTT Tên, nhãn hiệu, quy cáchphẩm chất vật tsản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vịtính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thựcnhập A B C D 1 2 3 4 1 Than cám tấn 270.8 420.000 113 736 000 Cộng tiền hàng: 113.736.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 5.686.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 119.422.000 Số tiền bằng chữ: ( Một trăm mời chín triệu bốn trăm hai mơi hai ngàn đồng) Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Biểu số 05) Phiếu nhập kho Mẫu số: 01- TT Ngày 23 tháng 06 năm 2006 QĐ số: 1141 TC/QD/CĐKT Số: 103 Ngày 1 tháng 11 năm 1998 của Bộ tài chính Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ tên ngời giao hàng: Công ty CB và KD than Hà Nội Theo: HĐ 0083160 số AA/2003 ngày 23 tháng 06 năm 2006 của……………………. ……………………………………………….MST: 01001006890011 Nhập tại kho: Xuân Hoà……………………………………………………………….. SốTT Tên, nhãn hiệu, quy cáchphẩm chất vật tsản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vịtính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thựcnhập A B C D 1 2 3 4 1 Đất sét làm SP mỏng M3 22.982 45.238.28 1 039 666 320 Cộng tiền hàng: 1.039.666.320 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 51.983.316 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.091.649.636 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Biểu số 8a) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Thẻ kho Kho: ZXH - Kho Xuân Hoà Vật t: D 002 - Than, ĐVT: T Từ ngày 1/06 đến ngày 31/06/2006 Tồn đầu: 272.177 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Sl nhập Sl xuất SLtồn kho Ngày Số 11/6 PN 92 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 270.8 542.98 14/06 PN 93 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 276 818.98 30/06 PN 112 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 276.6 1 095.58 30/06 PN 113 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 260.4 1 355.98 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621101 60.860 1 295.12 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621105 16.320 1 278.80 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621119 2.410 1 276.39 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621120 0.790 1 275.60 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621117 32.780 1 242.82 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621116 330.970 911.85 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621112 83.870 827.98 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621115 10.090 817.89 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621124 1.880 816.01 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621126 0.020 815.99 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621124 2.980 813.01 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621129 1.930 811.08 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621123 0.970 810.11 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621132 0.242 809.87 1 083.8 639 112 716 865 Ngày tháng năm Ngời lập biểu (Ký, họ tên) (Biểu số 8b) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Thẻ kho Kho: ZXH - Kho Xuân Hoà Vật t: D 0012 - Đất sét làm SP mỏng, ĐVT: M3 Từ ngày 1/06 đến ngày 31/06/2006 Tồn đầu: 75787.206 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Sl nhập Sl xuất SLtồn kho Ngày Số 23/06 PN 103 Cty Mạnh Cờng Ông Dũng nhập 331 22982 98 769.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621101 589 98 180.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621105 158 98 022.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621112 812 97 210.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621114 29 97 181.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621115 998 96 183.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621116 3 203 92 980.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621117 317 92 663.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621119 23 92 640.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621120 8 92 632.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621123 9 92 623.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621124 18 92 605.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621129 19 92 586.206 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621132 11.9 92 574.306 TTổng cộng 22 982.0 6 194.9 92 574.306 Ngày tháng năm Ngời lập biểu (Ký, họ tên) (Biểu số 14) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Sổ nhật ký chung xuất vật t TK - 152 Từ ngày 01/06/2006 đến 30/06/2006 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Ngày Số 28/06 PX 70 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Thay thế chân van thu hồi nhiết lò nung số 1 và số 2 627.3.1 152.4 21 607 774 28/06 PX71 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sửa chữa, b/sung ánh sáng 627.3.1 152.4 1 221 207 28/06 …. ………………….. ……………………… 28/06 PX 80 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 sửa chữa vặt 627.3.1 152.4 9 446 000 … …… ………………………….. ………… 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621101 152.1 26 434 858 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621105 152.1 7 091 184 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621112 152.1 36 443 302 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621114 152.1 1 301 547 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621115 152.1 44 791 152 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621116 152.1 143 753 568 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621117 152.1 14 227 250 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621119 152.1 1 032 261 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621120 152.1 359 047 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621123 152.1 403 928 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621124 152.1 807 856 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621129 152.1 852 737 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621132 152.1 534 083 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản Sản xuất T6 621101 152.3 25 467 599 … …… …………………. ………………. Cộng chuyển sang trang sau: 708385519 (Biểu số 13) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Sổ nhật ký chung nhập vật t TK - 152 Từ ngày 01/06/2006 đến 30/06/2006 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Ngày Số 10/6 PN 88 Cty xăng dầu - KD 068 Quân nhập xăng 152.2 331 4 741 455 10/6 PN 89 Cty xăng dầu - KD 068 Quân nhập xăng 152.2 331 937 637 … … … … 11/6 PN 92 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 152.3 331 113 736 000 14/06 PN 93 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 152.3 331 115 920 000 … …. … … 23/03 PN 103 Cty Mạnh Cờng - KD 005 Ông Dũng nhập đất 152.1 331 1 039 666 320 23/03 PN 104 P.V.Đợc - CDPV 01 Nhập vật t 152.4 141 4 360 000 .. ……… ………….. …………… 30/06 PN 112 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 152.1 331 116 172 000 30/06 PN 113 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 152.1 331 109 368 000 … ….. ……….. … …… …………………. ………………. Tổng cộng: 1 901 203 389 (Biểu số 09) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Bảng kê phiếu nhập kho vật t Từ ngày 01/06/2006 đến 30/06/2006 Chứng từ Diễn giải Số lợng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 10/6 PN 88 Cty xăng dầu - KD068 Quân nhập xăng 331 D008 - Xăng 92 lít 532 868182 4 618 728 D022 - Dầu Racer hộp 1 122727 122 727 Cộng: 4.741.455 10/6 PN 89 Cty xăng dầu - KD068 Quân nhập xăng 331 D 008 - Xăng 92 lít 108 8681.81 4 905 228 Cộng: 4.905.228 … …. ………………… ………… …………… 11/6 PN 92 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 331 D 002 - than T 270.8 420.000 113 736 000 Cộng: 113.736.000 14/06 PN 93 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 331 D 002 - than T 276 420.000 115 920 000 Cộng: 115.920.000 … … ….. …. … 23/06 PN 103 Cty Mạnh Cờng - KD 005 Ông Dũng nhập đất 331 D0012 - đất sét M3 22982 4523828 1 039 666 320 Cộng: 1.039.666.320 …. … … … 30/06 PN 112 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 331 D 002 - than T 276.6 420.000 116 172 000 Cộng: 176.172.000 30/06 PN 113 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập than 331 D 002 - than T 240.4 420.000 109 368 000 Cộng: 109.368.000 Tổng cộng: 1 901 203 389 (Biểu số 15) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Sổ cái tài khoản 152 Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 30/06/2006 Số d nợ đầu kỳ: 4.567.698.873 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … …… .. 10/6 PN 88 Cty xăng dầu - nhập xăng 331 4 741 455 10/6 PN 89 Cty xăng dầu - nhập xăng 331 937 637 11/6 PN 92 Ông Bảo nhập than (Cty than) 331 113 736 000 … .. …. 14/06 PN 93 Ông Bảo nhập than (Cty than) 331 115 920 000 … 23/03 PN 103 Cty Mạnh Cờng - Dũng đất 331 1 039 666 320 23/03 PN 104 P.V.Đợc - nhập vật t 141 4 360 000 … …. … … 28/06 PX 70 Thay thế chân van thu hồi nhiết lò nung số 1 và số 2-Ông Toản 627.3.1 21 607 774 28/06 PX71 Sửa chữa, b/sung ánh sáng - Toản 627.3.1 1 221 207 28/06 PX 80 sửa chữa vặt 627.3.1 9 446 000 … .. … … … 30/06 PN 112 Ông Bảo nhập than (Cty than) 331 116 172 000 30/06 PN 113 Ông Bảo nhập than (Cty than) 331 109 368 000 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621101 26 434 858 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621105 7 091 184 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621112 36 443 302 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621114 1 301 547 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621115 44 791 152 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621116 143 753 568 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621117 14 227 250 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621119 1 032 261 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621120 359 047 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621123 403 928 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621124 807 856 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621129 852 737 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621132 534 083 30/06 PX 94 Sản xuất T6 621101 25 467 599 ….. … .. .. 190 120 389 778 290 275 Số d nợ cuối kỳ: 5.690.611.987 (Biểu số 06) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Tổng hợp hàng xuất kho Từ ngày 01/06/2006 đến 30/06/2006 STT Mã vật t Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá 1 D0012 Đất sét làm SP mỏng M3 6 194.9 278 032 773 2 D002 Than T 639.112 267 447 882 3 D004 Dầu điêgen Lít 3 976.350 26 931 819 4 D007 Xăng các loại KG 26 250.0 304 354 5 D008 Xăng 92 Lít 26.250 22 763 732 6 D010 Dầu HD 140 Kg 25.0 610 825 7 D011 Mỡ YC2 Kg 40.0 1 275 755 8 D015 Mỡ chịu nhiệt Kg 3.5 1 015 000 9 D021 dầu CS32 Kg 55.0 941 612 10 D022 Dầu Racer Hộp 2.0 240 908 11 D024 Dầu nhờn HD40 Lít 140.4 2 465 389 Tổng cộng: 602 030 049 Ngày 30 tháng 06 năm 2006 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) (Biểu số 10) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Sổ chi tiết vật t Kho: ZXH Vật t: D 002 - Than, ĐVT: T, TK: 152.1 Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 30/06/2006 Tồn đầu: 272,0 112.162.838 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Ngày số Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị 11/6 PN 92 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 420 000 270.8 113 736 000 14/06 PN 93 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 420 000 276 115 920 000 30/06 PN 112 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 420 000 276.6 116 172 000 30/06 PN 113 Cty than HN - KD 006 Ông Bảo nhập 331 420 000 260.4 109 368 000 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621101 418467.94 60.860 25 467 599 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621105 418467.94 16.320 6 829 397 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621119 418467.94 2.410 1 008 508 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621120 418467.94 0.790 330 590 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621117 418467.94 32.780 13 717 379 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621116 418467.94 330.970 138 500 335 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621112 418467.94 83.870 35 096 906 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621115 418467.94 10.090 4 222 342 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621124 418467.94 1.880 786 720 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621126 418467.94 0.020 8 369 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621124 418467.94 2.980 1 247 034 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621129 418467.94 1.930 807 643 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621123 418467.94 0.970 405 914 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621132 418467.94 0.242 101 269 Tổng cộng: 1 083.8 455 196 000 639 112 267 447 882 Tồn cuối 716.865 299 910 953 (Biểu số 11) Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera Sổ chi tiết vật t Kho: ZXH Vật t: D 0012 - Đất, ĐVT: M3, TK: 152.1 Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 30/06/2006 Tồn đầu: 75 787.206 3 393 185 895 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Ngày số Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị 23/03 PN 103 Cty Mạnh Cờng - KD 005 Ông Dũng nhập 331 45 238.28 22982 1 039 666 320 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621101 44880.91 589 26 434 856 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621105 44880.91 158 7 091 184 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621112 44880.91 812 36 443 299 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621114 44880.91 29 1 301 546 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621115 44880.91 998 44 791 148 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621116 44880.91 3 203 143 753 555 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621117 44880.91 317 14 227 248 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621119 44880.91 23 1 032 261 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621120 44880.91 8 359 047 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621123 44880.91 9 403 928 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621124 44880.91 18 807 856 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621129 44880.91 19 852 737 30/06 PX 94 Nguyễn Văn Toản - CTNV4 Sản xuất T6 621132 44880.91 11.9 534 083 Tổng cộng: 22 982 000 1 039 666 320 6 194.900 278 032 773 Tồn cuối 92 574 306 4 154 819 442 (Biểu số 12) Công ty cổ phần Xuân Hoà - Viglacera Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kho: Tất cả các kho Từ ngày 01/06 đến ngày 30/06/2006 STT Mã Tên vật t ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị 1 D0011 Đất sét SX QTC M3 2678.970 85 448 528 2678.970 85 448 528 2 D0012 Đất SX SP mỏng M3 75787.206 3 393 185 895 22 982 1 039 666 320 6194.9 278 032 773 92574.306 4 154 819 442 3 D002 Than T 272.000 112 162 838 1 083.8 455 196 000 639.1 267 447 882 716.688 299 910 956 4 D003 Dỗu điezen Kg 17.970 141 228 17.970 141 228 5 D004 Dỗu điezen lít 7 090.0 48 020 570 3 976.4 26 931 819 3113.650 21 088 751 6 D005 Dỗu lạc Kg 15.300 134 408 15.300 134 408 7 D007 Xăng các loại Kg 26.250 304 354 26.3 304 354 0 0 8 D008 Xăng 92 lít 2 622.0 22 763 731 2 622.0 22 763 731 0 0 9 D010 Dầu HD 140 Kg 104.000 2 541 031 25.0 610 825 79.000 1 930 206 10 D011 Mỡ YC2 Kg 15.000 475 224 30.0 960 000 40.0 1 275 755 5.000 159 469 11 D012 Mỡ Y13 Kg 36.000 348 000 36.000 348 000 12 D015 Mỡ chịu nhiệt Kg 4.000 1 160 000 3.5 1 015 000 0.5 145 000 13 D021 Dỗu CS32 Kg 55.000 941 612 55.0 941 612 0 0 14 D022 Dỗu Racer HO 1.0 115 909 2.0 245 454 2.0 240 908 1.000 120 455 15 D024 Dỗu nhờn lít 140.430 2 465 389 140.4 2 465 389 0 0 Tổng cộng 3 599 424 416 1 566 852 075 602 030 048 4 564 246 443 Ngày 30 tháng 06 năm 2006 Ngời lập biểu ._.