Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong

t chú ý tới mức giá thành của sản phẩm để có thể phù hợp với điều kiện kinh tế của người tiêu dùng. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp phải tiến hành các biện pháp quản lý liên quan đến quá trình sản xuất của sản phẩm, để làm sao đưa sản phẩm của mình ra thị trường và được người tiêu dùng chấp nhận. Do đó hạch toán kế toán là công việc không thể thiếu được trong việc quản lý về cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. Bởi vì thông tin của hạch toán có nhiệm vụ phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống. Mặt khác, muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành được đều đặn không gián đoạn thì một trong những vấn đề cần được quan tâm trước nhất là vật liệu cho sản xuất phải được đáp ứng kịp thời, đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, chủng loại so với nhu cầu sản xuất. Trong quá trình phát triển kinh tế của nước ta hiện nay, kinh tế hàng hoá với cơ chế thị trường biến động về giá cả của các loại vật tư diễn ra thường xuyên. Sự biến động này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm. Đồng thời có tác động mạnh đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải trở thành công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh phải được phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm - kết quả của quá trình sản xuất. Dưới bất kỳ một xã hội nào thì tiêu dùng càng cao, không chỉ đòi hỏi về mặt số lượng mà còn đòi hỏi cả về mặt chất lượng. Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động và sáng tạo trong kinh doanh, phải quan tâm đến tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt phải sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm mang lại lợi ích cho nhà sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm hơn, hạ giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị trường và giúp cho doanh nghiệp thu được lợi nhuậm cao nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu kế toán với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Hải Hà và các nhân viên trong phòng kế toán của Doanh nghiệp Thành Phong , em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu đề tài '' Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong ''. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm ba phần : - Phần thứ nhất : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong DNSX. - Phần thứ hai : Hình thức tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong . - Phần thứ ba : Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong. phần I - lí luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất I/ Những vấn đề chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ . 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là những đối tượng lao động được biểu diễn dưới dạng lao động hoá như: đường trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt... Khác với tài sản cố định, NVL, CCDC chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời hay không ảnh hưởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lượng NVL, CCDC quyết định đến chất lượng của sản phẩm, hàng hoá. Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL, CCDC đều là những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó được biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Dưới hình thái giá trị, nó được biểu hiện là vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ. Từ vai trò to lớn của NVL, CCDC như vậy, việc quản lý chúng chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, CCDC trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL, CCDC là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không phải là vô tận. Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL, CCDC có vai trò hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất. Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó là những tư liệu không thể thiếu được trong việc sản xuất, về mặt giá trị và thời gian sử dụng quy định nó không đủ tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ (giá trị < 5.000.000đ ; thời gian sử dụng <1 năm ). Bởi vậy CCDC mang đầy đủ tính chất đặc điểm như TSCĐ hữu hình ( tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng ). Do CCDC có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và hư hỏng đòi hỏi phải thay thế và bổ sung thường xuyên nên được xếp vào TSLĐ và được mua sắm bằng vón lưu động của DN như đối với VL. Qua những đặc điểm trên của CCDC làm cho việc quản lý và hạch toán không hoàn toàn giống như quản lý và hạch toán TSCĐ cũng như vật liệu. Điều này thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ lao động từ kho xuất dùng đến khi bị hư hỏng như phương pháp hạch toán giá trị hao mòn của CCDC vào chi phí SXKD trong kỳ. 2. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC. Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL, CCDC một cách toàn diện và có hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng. Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán NVL, CCDC nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. - Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu, CCDC có tính chất, công dụng, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, CCDC một cách tối đa. - Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, CCDC. Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu, CCDC khác nhau về tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng. -Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục đồng thời tránh được tình trạng ứ đọng vốn. -Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu, CCDC một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp lý. Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến. Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, CCDC các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết theo chế độ quy định. Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng NVL, CCDC trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 3. Nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC. Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL , CCDC nhằm ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực. Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, CCDC, về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời việc dùng NVL, CCDC sai mục đích, lãng phí. - Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thường xuyên để phát hiện những NVL, CCDC ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại. - Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL, CCDC nghiêm túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ. Ngoài ra, cần phân bổ NVL, CCDC hợp lý đúng đối tượng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 4. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL, CCDC NVL, CCDC giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng nếu NVL, CCDC không được cung cấp đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời gian. Chất lượng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lượng của NVL, CCDC Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL, CCDC. II. Phân loại và tính giá NVL, CCDC 1. Các cách phân loại. Phân loại NVL, CCDC là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Sở dĩ phải phân loại NVL, CCDC là do vật liệu có nhiều loại và thường xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Trên thực tế, NVL, CCDC thường được phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc trưng khác nhau. 1.1 Phân loại theo công dụng kinh tế. Theo cách này NVL, CCDC được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào). Nguyên liệu là sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài lần chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động của các tư liệu lao động hay nhân viên. - Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lượng, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng… và có thể được chia thành: + Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất + Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy móc, thiết bị như: ốc vít, săm, lốp.. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ…) - Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản, có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài như: vải vụn, gỗ vụn… - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại như: vật tư đặc chủng vật đóng gói.. - Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất - Dụng cụ đồ nghề - Dụng cụ quản lý - Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động - Khuôn mẫu đúc các loại - Lán trại tạm thời - Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá vật liệu Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tương đối. Có loại vật liệu, CCDC ở doanh nghiệp này được coi là chính nhưng ở doanh nghiệp khác chỉ được coi là phụ mà thôi và ngược lại. Lại có vật liệu, CCDC trong một doanh nghiệp vừa được coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu, CCDC xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra. b. Một số cách phân loại khác. Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách như sau: - Phân loại theo nguồn hình thành: + NVL do mua ngoài +NVL do doanh nghiệp tự sản xuất +NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết... - Phân loại theo chức năng: + NVL, CCDC dùng cho sản xuất + NVL, CCDC dùng cho bán hàng + NVL, CCDC dùng cho quản lý doanh nghiệp Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản và theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho việc tính giá thành. Trên cơ sở phân loại các NVL, CCDC doanh nghiệp cần xây dựng “ Sổ danh điểm vật tư" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu, CCDC nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán ở doanh nghiệp. 2.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL, CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL, CCDC chặt chẽ và có hiệu quả. Về nguyên tắc, NVL, CCDC là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL, CCDC được phản ánh trên sổ kế toán. Tuỳ theo việc áp dụng các phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp khấu trừ). */Đối với NVL, CCDC nhập kho. Trên thực tế, NVL, CCDC có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau. - Đối với NVL, CCDC mua ngoài: Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) +Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: + Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực tế khẩu(nếu có) - Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác - Đối với NVL, CCDC Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến + Chi phí chế biến thực tế - Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của hàng nhập kho (giá trị vốn) = Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh + Chi phí liên quan (nếu có) - Đối với NVL, CCDC được tặng thưởng viện trợ.. Giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường - Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính. */ Đối với NVL, CCDC xuất kho. a. Tính theo giá thực tế: Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL, CCDC cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau: * Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO) Phương pháp này NVL, CCDC được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL, CCDC xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó… Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý. Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trường. Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, CCDC. * Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Phương pháp này NVL, CCDC được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL, CCDC được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. * Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, CCDC nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL, CCDC. Căn cứ vào lượng NVL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVL, CCDC xuất dùng = Số lượng NVL, CCDC xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Như vậy, giá trị thực tế của NVL, CCDC phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ. Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ. Do đó, trong kỳ NVL, CCDC sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh. Phương pháp này tương đối chính xác. Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, CCDC, tần suất nhập-xuất lớn. * Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập kho Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL, CCDC do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít. *Phương pháp bình quân cuối kỳ trước. Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này ) Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này ) Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. * Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL, CCDC thì phải căn cứ vào chứng từ xuất. Tuy nhiên, có những doanh nghiệp do có nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau nên không có điều kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính theo phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối. Giá thực tế NVL, CCDC = Số lượng NVL, CCDC X Đơn giá NVL, CCDC Tồn cuối kỳ tồn cuối kỳ nhập lần cuối * Phương pháp tính giá thực tế đích danh. Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại NVL, CCDC với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL, CCDC nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá ấy. Phương pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá NVL, CCDC song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết. Nó thích hợp với doanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điều kiện bảo quản riêng. b. Tính theo giá hạch toán. Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL, CCDC luôn biến động nên việc tính giá NVL, CCDC theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Do vậy, người ta sử dụng giá hạch toán. Đây là loại giá ổn định được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tế bằng công thức: Giá thực tế NVL, CCDC xuất dùng = Giá hạch toán NVL, CCDC xuất dùng x Hệ số giá NVL, CCDC Hệ số giá NVL,CCDC = Giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại hay nhóm NVL, CCDC tuỳ theo yêu cầu quản lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán. Mỗi một phương pháp tính giá có ưu, nhược điểm riêng, trên cơ sở đặc điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phương pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao. III/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1. Tổ chức hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo chủng loại và theo từng kho. Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hạch toán cho phù hợp. 1.1 Phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL, CCDC để tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL, CCDC cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền NVL, CCDC nhập xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn vật liệu” theo từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song như sau ( Sơ đồ 1.1 ) Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC Theo phương pháp thẻ song song. Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Tổng hợp chi tiết vật tư Sổ thẻ chi tiết vật tư Thẻ kho Chứng từ nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: Theo phương pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm NVL, CCDC như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật tư, mỗi thứ chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL, CCDC trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên. Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp Chứng từ nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 1.3. Phương pháp sổ số dư. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Công việc được tiến hành cụ thể như sau: - Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất kho và tồn kho giống như các phương pháp trên. Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loại vật tư trên bảng luỹ kế. Số tồn kho này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC Theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL, CCDC thuộc nhóm hàng tồn kho. Do đó, chúng được hạch toán theo một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau: 1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL, CCDC một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán. Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định được giá trị NVL, CCDC Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhưng phương pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Và thường áp dụng phương pháp này cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao... 1.1/ Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận cấp.... + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Trị giá thực tế của NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh.... + Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2. Tuy vậy, theo yêu cầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tài khoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL... - Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ và cuối kỳ). - TK 153 : công cụ dụng cụ Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại CCDC theo giá trị thực tế của DN. +Bên Nợ : phản ánh giá trị thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến. Phản ánh giá trị CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê + Bên Có : Phản ánh giá trị thực tế của CCDC xuất kho Phản ánh giá trị của CCDC trả lại cho người bán hoặc giảm giá Phản ánh giá trị CCDC thiếu hụt khi kiểm kê + Dư cuối kỳ bên Nợ : Phản ánh giá trị của CCDC tồn kho cuối kỳ. TK 153 có 3 TK cấp 2 sau : TK 153.1 : Công cụ, dụng cụ TK 153.2 : Bao bì luân chuyển TK 153.3 : Đồ dùng cho thuê 1.2/ Phương pháp hạch toán. Sự biến động của NVL, CCDC được tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ đồ 1.5. Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL, CCDC và thể hiện rõ nguyên nhân của các sự biến động đó. Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC ( Theo phương pháp KKTX ) Giá mua và chi phí thu mua NVL đã nhập kho Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công TK 133 TK 151 Hàng mua đang đi đường GTT xuất để gia công chế biến TK142 Chiết khấu TM hoặc trả lại NVL cho ngươiì bán TK128, 222 VAT đầu vào Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho TK 133 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 154 Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Xuất NVL để góp liên doanh Hàng mua đi đường nhập kho TK 338,721 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Nhận vốn góp liên doanh bầng NVL TK 411 TK111,112,331... TK138,642 TK411 TK128, 222 TK154 TK621,627,641,642... GTT NVL xuất kho sử dụng trong kỳ TK152,153 TK111,112,311,331...  2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuất dùng trong kỳ: Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ = Tổng giá trị NVL nhập + - Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động vật tư không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho; giá trị vật tư mua và nhập kho trong kỳ được ._.theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng ( TK 611- Tài khoản mua hàng ). Do đó, độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép. Và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng hay xuất bán. 2.1/ Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 611 “Mua hàng”. Bên Nợ: + Trị giá NVL, CCDC tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Trị giá NVL, CCDC mua vào trong kỳ. Bên Có: +Trị giá NVL, CCDC trả lại người bán hoặc được giảm giá. +Trị giá NVL, CCDC tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). +Trị giá NVL, CCDC đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2. TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu... TK 6112: Mua hàng hoá. 2.2/ Phương pháp hạch toán Theo phương pháp này, NVL, CCDC được hạch toán như sau (sơ đồ 1.6). Sơ đồ 1.6 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 133 TK 111,112,331... TK621,627,641,642 TK151,152,153 Trị giá NVL đã sử dụng trong kỳ TK133 Chiết khấu TM hoặc trả lại NVL cho người bán Kết chuyển trị giá NVL tồn cuối kỳ Trị giá NVL, CCDC mua trong kỳ Kết chuyển trị giá NVL tồn đầu kỳ TK 611 TK151,152,153 TK 111,112,311,331... 3. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhưng chưa chắc chắn, qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từng nhóm có tính chất như nhau. - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Dư Có: Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có. - Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán. + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trước. Nợ TK: 159 Có TK: 721 + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ vào thực tế hàng tồn kho của đơn vị. Nợ TK: 642 (6426) Có TK: 159 V. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng thực tế. Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng. 1. Các chứng từ kế toán. 1.1/. Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ. Chứng từ là phương tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính, là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Các đơn vị sản xuất và lưu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại thương; về thanh toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá… vẫn rất cần các chứng từ được tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nước. Như vậy, chứng từ được lập lên nhằm mục đích phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, làm căn cứ để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do tính đưa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trưng cho chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tố như sau: - Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ. - Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ. - Ngày và số thứ tự của chứng từ. - Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. - Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị. - Chữ ký của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ. 1.2/. Các loại chứng từ. Các hoạt động nhập và xuất kho NVL, CCDC luôn luôn xảy ra trong các doanh nghiệp sản xuất. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va số hiện có của NVL, CCDC kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật tư và các sổ tổng hợp khác ( như sổ Cái TK 152, TK 153 ) để kiểm tra giám sát tình hình biến động của NVL, CCDC thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu cho sản xuất. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Mọi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán. 2. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ kế toán cũng như nhu cầu về phân công lao động kế toán mà áp dụng các hình thức sổ cho phù hợp. Mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu. Song song với 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC thì chúng ta cũng có các hình thức sổ chi tiết tương ứng với nó. 2.1/. phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán sự biến động của NVL, CCDC được theo dõi ở cả hai nơi. - Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc thường ngày. - Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật tư Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợp chi tiết vật tư 2.2/. phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: thủ kho vẫn mở thẻ kho như ở phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư. 2.3/. phương pháp sổ số dư. - Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho của NVL, CCDC như 2 hình thức trên. Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ gốc. - Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật tư ghi 1 dòng. Sau đó lập sổ số dư để đối chiếu. 3. Tổ chức sổ tổng hợp. Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL, CCDC cho phù hợp và đúng chế độ quy định. 3.1./ Hình thức nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL, CCDC các chứng từ nhập-xuất…kế toán ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, cuối tháng hoặc định kỳ tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 , 153 và lập bảng cân đối số phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 3.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết Theo hình thức nhật ký chung. Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.2./ Hình thức nhật ký sổ cái. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu báo nhập kho NVL, CCDC… kế toán tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái (phụ lục 2) và sổ chi tiết NVL, CCDC. Cuối tháng, tiến hành ghi vào bảng tổn hợp chi tiết NVL, CCDC khoá sổ và đối chiếu giữa nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đó. Sơ đồ 3.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái. Chứng từ gốc Nhật ký- sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3./ hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hoá đơn cớc vận chuyển, phiếu báo vật tư… hoặc căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152, 153 .Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 152, 153 trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái TK 152, 153 ta lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152, 153 Sơ đồ 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ dăng ký CTGS Bảng cân đối SPS Sổ chi tiết Sổ Cái TK 152, 153 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.4./ Hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng liên quan, sổ chi tiết TK 331…và bảng phân bổ số 2 dùng để phản ánh giá trị NVL, CCDC xuất kho trong tháng theo giá thực tế và theo giá hạch toán và phân bổ giá trị NVL, CCDC xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152, 153; Từ bảng phân bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 Sơ đồ 3.4 sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC Theo hình thức Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc NKCT liên quan Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5, 6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ Cái TK 152, 153 Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chương II: hình thức tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại thành phong I/ Đặc điểm tình hình chung tại doanh nghiệp tư nhân sản xuất& kinh doanh thương mại thành phong 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động hạch toán độc lập, thuộc khu Công nghiệp tự phát Trại Gà ở Phú Diễn- Từ Liêm - Hà Nội. Phía Bắc giáp đương 32 Hà Nội - Sơn Tây, phía Tây giáp với công ty Trường Thành, phía Nam giáp với công ty Nhật Quang. Tổng diện tích của DN trên 5000m2 đất sử dụng cho việc sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được thành lập ngày 02/01/2001 theo giấy chứng nhận ĐKKD số 0101000754 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Tên giao dịch của doanh nghiệp là :Thành Phong COMMERCIAL PRODUCTION and OPERTION PRIVATE ENTERPRISE. Tên viết tắt là : Thanh Phong PTE *Ngành nghề kinh doanh chính của DN là : - sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc nội thất. - lắp đặt các công trình điện công nghiệp, điện dân dụng, điện gia dụng - sản xuất các sản phẩm phục vụ cho ngành điện gia dụng - đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. *Mặt hàng chủ yếu của DN DN chú trọng sản xuất các loại bàn ghế bằng sắt, gỗ, tủ sắt văn phòng, tủ đựng tài liệu, giường tầng sinh viên, giá sắt đựng hàng, đựng tài liệu .... 2. Những mặt thuận lợi, khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2.1/. Những mặt thuận lợi : Do vị trí địa lý nơi DN đóng ở gần đường 32 nằm trong khu Công nghiệp tập trung nên thuận lợi cho việc vận chuyển NVL vào DN và chuyển hàng hoá đi bán, thuận tiện cho việc giao dịch. Mặt hàng của DN là sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc thất nên nguồn NVL rất phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu cung ứng cho quá trình sản xuất. Về mặt cơ sở kỹ thuật, cơ sở hạ tầng được xây dựng đồng bộ , hoàn thiện khép kín nên thuận lợi trong việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2/ . Những mặt khó khăn Trước những mặt thuận lợi như trên, tuy nhiên trong quá trình hoạt động , DN cũng gặp phải một số trở ngại : - vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là cơ khí nội thất, mộc nội thất nên NVL là các sản phẩm công nghiệp. Do đó có sự biến động trên thị trường cao dẫn đến sự biến động về giá cả lớn . - quy trình sản xuất chế biến của DN kéo dài, tốn nhiều khoản chi phí về điện và chi phí nhân công. - mặt hàng của DN chủ yếu là xuất dùng trong nước ( tại khu vực và các tỉnh lẻ ). Nên có nhiều sự cạnh tranh gay gắt, nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hoá. II- Tổ chức sản xuất kinh doanh của DN 1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của DN Tài sản cố định gồm cóvăn phòng làm việc, văn phòng giao dịch và hệ thống nhà xưởng, kho tàng chiếm 4500m2 trong tổng diện tích. Bao gồm : - 01 để chứa đựng hàng hoá với dung lượng 1000 tấn/kho - 01 kho chứa đựng hàng hoá , vật tư và vận chuyển hàng hoá để xuất bán. - máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với công tác SXKD. Các loại máy như : máy cắt tôn, máy nhấc, máy hàn dây, máy mài, máy khoan, máy gấp tay, máy dập, bảo hộ lao động ... Doanh nghiệp có 03 dây chuyền sản xuất. Trong đó 2 dây chuyền sản xuất cơ khí nội thất, 1 dây chuyền sản xuất gỗ nội thất. 2. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh * Cơ cấu tổ chức bộ máy của DN : Hiện nay công ty có 300 cán bộ công nhân viên.Trong đó bao gồm : +25 cán bộ TN ở trình độ ĐH +15 cán bộ TN ở trình độ CĐ +10 cán bộ TN ở trình độ TC +5 kỹ sư thiết kế +125 công nhân hầu hết đều học qua các trường Công nhân kỹ thuật Bộ máy của doanh nghiệp hoạt động theo chế độ một giám đốc, một phó đốc để trực tiếp giúp việc cho giám đốc. Tại các phòng ban đều có trưởng phòng phụ trách hoạt động của phòng ban mình tại các phân xưởng có quản đốc và phụ trách điều hành sản xuất trong phân xưởng mình. DN có 04 phòng ban chức năng và 2 phân xưởng. Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Giám đốc: là người đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của DN theo chính sách, pháp luật cuả nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kết qủa hoạt động sản xuất của DN. - Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng. - Phòng thiết kế kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuất của DN. - Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấy tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế..., trông giữ xe cho cán bộ công nhân viên, vệ sinh công cộng trong đồng thời quản lý trạm y tế. - Phòng tài vụ: Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng. - Phân xưởng sản xuất kinh doanh : còn gọi là phòng cung tiêu. Có chức năng cung ứng NVL và tiêu thụ sản phẩm. Gồm các tổ sản xuất : + tổ đột, dập, cắt + tổ hàn + tổ tẩy rửa + tổ sơn + tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm *phương pháp tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh Về mặt tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh của DN theo chương trình kế hoạch đã lập trước đó do giám đốc và phó giám đốc lên kế hoạch. Sau đó giám đốc sẽ phân chia, chỉ đạo công việc theo từng nội dung cho các phòng ban và các phân xưởng tiến hành công việc. 3. Hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN là cơ khí nội thất và mộc nội thất, bàn, tủ, ghế văn phòng ... để xuất bán ra thị trường trong khu vực và các vùng lân cận. Số lượng sản phẩm hàng hoá của DN là 100% tiêu dùng nội địa. Hàng năm DN có thể sản xuất tới hơn 10.000 sản phẩm tủ sắt, bàn ghế các loại... Doanh nghiệp là đơn vị hạch toán độc lập do DN là đơn vị tư nhân nên phần lớn vốn của DN là của chủ DN đầu tư. Do đó các nhân viên và công nhân đều làm việc trên tinh thần và trách nhiệm được giao. Điều này đã giúp cho DN làm ăn ngày một có lãi và phát triển hiệu quả kinh tế rất cao. Nó đã tạo thuận lơị cho DN có chỗ đứng trên thị trường và ngày càng chứng tỏ được khả năng của mình. Sau đây là một số dẫn chứng những năm gần đây của DN : Stt Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 14.000.000.000 2 Nộp ngân sách 2.000.000.000 2.800.000.000 3.500.000.000 3 Vốn kinh doanh 4.000.000.000 6.000.000.000 7.500.000.000 4 Thu nhập bình quân đầu người/tháng 900.000 1.200.000 1.500.000 ( Nguồn : Sổ theo dõi tổng hợp - kế toán trưởng ) III/ Tình hình hoạt động thực tế của DN 1.Tổ chức bộ máy kế toán của DN Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các tổ chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN Thành Phong được tóm tắt theo sơ đồ sau:  Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau: * Kế toán trưởng : chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của DN, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tài chính, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho DN, tham mưu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của DN. * Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạch toán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiết đúng chế độ, đúng phương pháp. * Kế toán vật tư, TSCĐ: Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Hàng tháng, kế toán vật liệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ, quản lý vật tư rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý. Kế toán có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong DN, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúng nguyên tắc chế độ hướng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán đó. * Kế toán thành phẩm, doanh thu: Có trách nhiệm tổ chức ghi chép phản ánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quản lý kho thành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. * Kế toán thanh toán với người bán: Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn, chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đối tượng thanh toán vào các loại sổ sách chi tiết liên quan. Theo định kì, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thuế GTGT đầu vào để đưa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáo thuế GTGT. * Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toán chuyển sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xác con số sủa chúng trước khi thực hiện nghiệp vụ thu chi. *Kế toán tổng hợp :phụ trách việc tổng hợp các số liệu từ các kế toán của các bộ phận, sau đó trình kế toán trưởng. * Thủ kho : có trách nhiệm quản lý kho và theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm, CCDC, vật liệu vào thẻ kho để theo dõi số lượng. * Các nhân viên kinh tế phân xưởng: Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xưởng để lên tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại DN. Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xưởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viên lao động của phân xưởng. Nhân viên kinh tế phân xưởng chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. 2. Hình thức hạch toán mà DN đang áp dụng Với điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế về quy mô hoạt động, trình độ quản lý, DN đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ở các chứng từ gốc, sau đó sẽ được tập hợp và phân loại để lập chứng từ ghi sổ, ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Các chứng từ liên quan đến tiền còn được tập hợp riêng để vào sổ quỹ. Đối với các chứng từ liên quan đến các sổ thẻ kế toán chi tiết cũng được phản ánh vào các sổ thẻ kế toán chi tiết , cuối tháng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản, định kỳ lập các báo cáo tài chính. Để phục vụ công tác kế toán phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại DN, DN đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính. Các sổ, thẻ chi tiết DNsử dụng bao gồm : - sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - sổ cái TK - sổ tổng hợp - các sổ chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại DN Thành Phong có thể tóm tắt như sau :  3. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ được phản ánh trên TK 133. Khi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên TK 133. - thuế GTGT đầu ra phải thu được phản ánh trên TK 3331. Khi bán sản phẩn, hàng hoá kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu ra phải thu trên TK 3331. Đến cuối tháng căn cứ dòng tổng cộng trên TK 133 và 3331 để quyết toán thuế GTGT. IV. Tình hình hạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở doanh nghiệp Vật liệu, công cụ dung cụ gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau có quy cách, kích cỡ, chất lượng khác nhau và số lượng vật liệu được sử dụng dùng để chế tạo ra sản phẩm cũng khác nhau. Mặt khác, với nhu cầu sản xuất và nhu cầu sử dụng vật liệu, CCDC sao cho thuận lợi về hiệu quả sử dụng nên trong quá trình sản xuất kinh doanh thì NVL, CCDC được mua về từ nhiều nguồn khác nhau. Trong quá trình thu mua diễn ra nhiều quan hệ thanh toán. VL, CCDC khi xuất kho cho sản xuất lại liên quan đến địng mức. Bởi vậy nên việc hạch toán chi tiết và tổng hợp VL, CCDC là một vấn đề quan tâm hàng đầu. Từ việc hạch toán đó nó phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời về thông tin của sản xuất cho giám đốc của đơn vị và qua thông tin đó, lãnh đạo đơn vị biết được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tình hình hạch táon cụ thể hiện nay ở DN nó tuỳ thuộc vào nhiều khía cạnh khác nhau. Dựa trên cơ sở nhập xuất vật tư, số lượng, chứng từ, hoá đơn, quy mô sản xuất rộng hay hẹp mà mỗi đơn vị có thể chọn cho mình một phương pháp hạch toán cụ thể mang tính chất toàn diện, phù hợp với tình hình sản xuất của DN mình. Vậy với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏi một hệ thống, chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của DN. Các DN kinh doanh phải có lãi, có nghĩa là những mặt hàng mình sản xuất ra phải có sức cạnh tranh lớn trên thị trường. Như vậy công việc tổ chức, hạch toán VL, CCDC ở mỗi đơn vị sản xuất là công việc thiết yếu cần thiết. 1.Tình hình chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp 1.1 Đặc điểm vật liệu, CCDCvà kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, CCDC. Nguyên vật liệu, CCDC là yếu tố cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể diễn ra khi có NVL, . Tại DN NVL chủ yếu là tôn, sắt, thép lá, gỗ ... Với nhu cầu của thị trường và tình hình sản xuất kinh doanh của DN nên VL nhập kho là chủ yếu mua của các đơn vị khác. Trong quá trình cung cấp NVL, CCDC kế toán phải lập các chứng từ về nhập NVL, CCDC, phải tuân thủ chính xác, trung thực về cả mặt giấ trị cũng như số lượng, quy cách của NVL, CCDC. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu. Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất... Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số lưuợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó được xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. 1.2 Phân loại, đánh giá vật liệu : * Phân loại: Với sự đưa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo cách này vật liệu được chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi. - NVL chính: Là các đối tượng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, tôn, sắt, hợp kim. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: que hàn, đá mài, hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (như bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ... -Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: gỗ than, xăng, dầu ... -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện... - Phế liệu: Là những vật liệu thu lại được sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài. - CCDC dùng để cắt như máy cắt, máy khoan, máy hàn ... * Đánh giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán. Do là một DN tư nhân nên việc sản xuất sản phẩm chủ yếu là từ các hợp đông đã được ký kết. Khi có nhu cầu về vật tư, căn cứ vào lệnh sản xuất , nếu kho không có vật tư thì nhân viên kế toán phòng vật tư mua vật tư cung cấp cho quá trình sản xuất. Đánh giá VL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Tức là tất cả các loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn kho đều phải phản ánh theo giá thực tế. Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ về ci phí thu mua phòng kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho. Sau khi vật liệu nhập kho theo kế hoạch DN phải thanh toán tiền đã mua vật tư. Khi có nhu cầu sản xuất thì kế toán viết phiếu xuất kho cho bộ phận sử dụng. Người chịu sự phân công sổ mang phiếu xuất lên phòng kế hoạch vật tư để lĩnh vật tư. Chính vì vậy mà vấn đề lãng phí NVL là rất ít xảy ra hay nói cách khác là phế liệu thu hồi là rất ít. Cũng như các doanh nghiệp khác công ty Thành Phong vật liệu được tính như sau: - Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau. + Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho. Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi... Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu. - Đối với vật liệu xuất trong kì: Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Số lượng VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thực tế = Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp đơn giá bình quân để tính giá đối với vật liệu xuất trong GTT xuất trong kỳ = Số lượng x Đơn giá vật liệu xuất trong kỳ 2. Hạch toán chi tiết vật liệu tại DNTN SX- KD T Thành Phong Để có thể giảm bớt khối lượng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL, CCDC tại DN được thực hiện theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC. 2.1./ Thủ tục nhập NVL, CCDC nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, từ các hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp. Căn cứ vào các hợp đồng đó, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất và có trách nhiệm theo dõi tình hình vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN được diễn ra liên tục. Do đặc thù sản xuất khép kín nên nếu vật liệu về chậm sẽ dẫn đến sản xuất bị ngưng trệ, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của sản phẩm. Khi mua NVL, CCDC có các chứng từ gốc sau: - hoá đơn GTGT của bên bán - phiếu nhập kho - Chứng từ thanh toán Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng đã được bộ phận cung tiêu, phòng kế toán kiểm tra, tính toán , đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế. VD : Ngày 06/02/2004 Doanh nghiệp mua vật liệu của công ty TNHH Thương Mại Thanh Tuấn. Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, thủ kho tiến hành lập Biên bản kiểm nhận hàng hoá NVL : Biểu số 1 : Doanh nghiệp tư nhân SX-KDTM Thành Phong biên bản kiểm nhận hàng hoá, nguyên vật liệu Ngày 06/02/2004 Căn cứ vào hợp đồng mua Nguyên vật liệu với công ty TNHH TM Thanh Tuấn Hôm nay chúng tôi gồm có : - Ông Đỗ Thế Phong - GĐ công ty Thành Phong làm trưởng ban - Ông Trần Thanh Tùng - Phòng vật tư Đã kiểm nhận những mặt hàng ghi dưới đây : Stt Tên hàng và quy cách phẩm chất Đvt Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú SL TT 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 Tất cả còn tốt 100% 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 4 Que hàn kg 1.._.