Công tác Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ & Một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

Môc lôc LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN ...............................................................................4 1.1.Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ………...…….4 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……….4 1.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty với công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ………………………………...6 1.1.3. Tình hình kinh doanh, quy mô và công nghệ sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty ……………………………..9 1.2. Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn …………………………………………………………………13 1.2.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty……………………………………………………………………………………………………11 1.2.2. Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………………………………………………………………15 1.2.3. Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn …………………..16 1.2.4. Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn……………………19 PHẦN II: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN ......................................57 2.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ……………………………………………………………..57 2.1.1. Ưu điểm công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn………………………………………………………………………………....57 2.1.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ………………………………………………………………60 2.2. Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. …………………………………………………..63 2.2.1. Về tổ chức quản lý NVL, CCDC …………………………………………..63 2.2.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ………………………………………64 2.2.3. Phân bổ CCDC cho các kỳ hạch toán……...………………………………. 65 1.2.4. Thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho lâu năm ………………66 KẾT LUẬN………………………………………………………………………70 Lêi më ®Çu Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển như hiện nay đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh gay gắt, mỗi doanh nghiệp tìm mọi cách để không chỉ tồn tại mà còn phải đứng vững và phát triển. Mục đích chung của các doanh nghiệp đó là lợi nhuận. Lợi nhuận càng lớn chứng tỏ các biện pháp, chính sách của doanh nghiệp là đúng đắn. Doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp là nơi tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất. Một trong những biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả là tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Để đạt được điều đó doanh nghiệp không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà còn phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho có thể quản lý tổng thể toàn bộ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà còn có thể quản lý chi tiết tới từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi có thủ thục chặt chẽ, đúng đắn từ khâu thu mua đến lập chứng từ, đảm bảo cho xuất dùng kịp thời, đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như vào sổ sách và lên các báo cáo. Việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tránh được hiện tượng lãng phí trong sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Với tầm quan trọng trên của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và trong thời gian thực tập tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn được coi trọng và tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán về NVL, CCDC. Xuất phát từ lý luận về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và từ thực tế thực trạng công tác này tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn, Với sự hướng dẫn của cô giáo – TS. Trần Thị Nam Thanh và của các cô chú trong phòng KT – TK – TC đặc biệt là phòng Kế toán vật tư đã giúp em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, với đề tài “Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn”. Nội dung của Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này bao gồm 2phần: Phần I: Thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL, CCDC) ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Phần II: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn PHẦN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ sở chính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măng chất lượng cao. Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ về vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập. Hơn 20 năm đi vào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã góp phần không nhỏ vào sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năng chính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong xi măng đạt 1,3% - 3%. Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theo tiêu chuẩn ISO9002. Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho các công trình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩu sang thị trường nước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào). Ngoài ra, Công ty còn nhiệm vụ cung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành của Tổng Công ty xi măng Việt Nam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thị trường. Để đáp ứng được nhu cầu của thị trường và mở rộng quy mô sản xuất Công ty đã có dự án xây dựng thêm ở nhà máy một dây chuyền sản xuất với công suất thiết kế cao. Dây chuyền mới Nhà máy xi măng Bỉm Sơn được Chính phủ cho phép đầu tư năm 2004; HĐQT Tổng công ty xi măng Việt nam quyết định đầu tư ngày 03/06/2004. Chủ đầu tư là CTCPXM Bỉm Sơn. Dây chuyền mới có công suất thiết kế là 2 triệu tấn/năm, tương ứng với công suất lò nung 5.500 tấn klanker/ngày đêm. Công nghệ sản xuất bằng lò quay theo phương pháp khô, thiết bị công nghệ, đo lường tự động, các thiết bị kiểm tra thuộc loại tiên tiến hiện đại, phù hợp với đặc điểm chất lượng nguyên nhiên liệu. Các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm, môi trường đại tiêu chuẩn Việt nam. Tổng mức đầu tư là 4.085,037 tỷ đồng. Khi đó, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn sẽ có công suất 3,2 triệu tấn năm; nếu thị trường cho phép và có các biện pháp giảm giá thành thì có thể tiếp tục duy trì dây truyền cũ (dây chuyền ướt của Liên Xô 600.000 tấn năm) và tổng công suất của Nhà máy sẽ là 3,8 triệu tấn năm, tương ứng 9.600 tấn clanker/ngày đêm, mỗi ngày đưa ra lưu thông tiêu thụ trên 10.000 tấn sản phẩm.  Như vậy, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩm sản xuất ra không ngừng được nâng cao. Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về các yếu tố đầu vào cũng tăng. Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVL, CCDC phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất. Ngoài tăng về khối lượng NVL, CCDC còn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm trong sản xuất. Đồng thời đặc điểm về NVL, CCDC phong phú hơn do đó yêu cầu quản lý NVL, CCDC phải được nâng cao. Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm VNL, CCDC sử dụng đó là số lượng NVL, CCDC lớn với các chủng loại rất phong phú và được phân chia thành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty với công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy mô sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã chuyển thành Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốn điều lệ là 900 tỷ đồng. Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có được những lợi thế nhất định trên thị trường tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn. Đứng đầu bộ máy quản lý là đại hội đồng cổ đông. Để đảm bảo tổ chức sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và 3 phó Giám đốc cùng với các trưởng phòng ban khác. Với nhu cầu quản lý và quy mô sản xuất, Công ty bao gồm nhiều phòng ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Có thể kể ra một số phòng ban chủ yếu của Công ty: Phòng kế toán thống kê tài chính Phòng vật tư thiết bị Phòng cơ khí Phòng năng lượng Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kinh tế kế hoạch… Mỗi phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng cùng thực hiện mục tiêu chung của Công ty và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về nhiệm vụ của mình. Đứng đầu mỗi phòng là các trưởng phòng quản lý chung công việc phòng ban của mình. VD Phòng vật tư thiết bị có chức năng: tổ chức, chỉ đạo và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, vật liệu, phụ tùng phục vụ sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ chủ yếu: Theo dõi cung ứng vật tư, máy móc thiết bị cho sản xuất như: tổng hợp và cân đối nhu cầu vật tư hàng năm; mua sắm vật tư thiết bị; nghiệm thu vật tư hàng hoá mua săm. Lập báo cáo thực hiện kế hoạch theo đúng quy định; bảo đảm duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Ngoài các phòng ban chính và các xưởng đã nêu ở phần trước, Công ty xi măng Bỉm Sơn còn có nhiều phòng ban làm nhiệm vụ riêng phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty như các phòng : Phòng Điều độ sản xuất, phòng Quản lý xe máy, phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật an toàn, phòng Bảo vệ quân sự, phòng Đời sống quản trị. Đồng thời Công ty có một hệ thống tiêu thụ bao gồm 1 trung tâm giao dịch tiêu thụ, 8 chi nhánh ở các tỉnh thành, 1 văn phòng đại diện bên Lào và rất nhiều các đại lý trên khắp cả nước có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty. Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán. Và để phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán. Và hình thức kế toán chủ yếu sử dụng là kế toán máy với phần mềm kế toán Fast Accouting đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý của đơn vị. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tính toán lương công nhân viên của phần hành tiền lương. Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phòng giúp công việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kế toán phân theo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư, tổ kế toán tổng hợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà ăn và kế toán tại các chi nhánh. Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việc thực hiện công việc của tổ mình. Trong đó tổ kế toán vật tư gồm 6 người có nhiệm vụ theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC của Công ty và hạch toán nội bộ. Chế độ kế toán của Công ty Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ra một số chính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Tính thuế theo phương pháp khấu trừ Bên cạnh đó còn có các chính sách khác là: chính sách về TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ, nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền; nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí… Về chính sách áp dụng cho công tác kế toán NVL, CCDC sẽ được trình bày chi tiết hơn ở phần sau của Báo cáo này. Về chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán sử dụng Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy định chung của Bộ tài chính. Hệ thống sổ bao gồm: Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật ký tiền mặt, Sổ cái các TK… Sổ chi tiết: Bao gồm các sổ của từng phần hành như: Sổ kế toán TSCĐ(Thẻ TSCĐ..), sổ kế toán thành phẩm(thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho(Bảng tính giá hàng xuất kho…)… Liên quan đến kế toán NVL, CCDC ngoài Sổ nhật ký chung ghi chép cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 152, 153 (Sổ tổng hợp); Thẻ kho, sổ chi tiết NVL…( Sổ chi tiết) Các chế độ kế toán khác bao gồm: chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ Báo cáo tài chính đều được lập theo quy định chung của Bộ tài chính. Và theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. Và để phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như quản lý Công ty đã vận dụng quy định chung để thiết kế thêm trong hệ thống chứng từ, mở rộng hệ thống tài khoản và lập các báo cáo Quản trị phục vụ cho quản lý nội bộ của Công ty. VD Để quản lý tốt và hạch toán được thuận lợi TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” được chi tiết tới cấp 4 và TK 153 “Công cụ, dụng cụ” được chi tiết đến cấp 3. Như vậy, các chính sách và chế độ kế toán của Công ty là thuân thủ đúng theo Quy định chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý. Và nó quyết định chung cho các kế toán phần hành trong đó có công tác kế toán NVL, CCDC. 1.1.3. Tình hình kinh doanh, quy mô và công nghệ sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là mở ra một khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắc miền Trung, cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ các công trình trọng điểm quốc gia. Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãn hiệu “Con voi” đã có mặt khắp cả nước không chỉ có thế sản phẩm còn cung cấp cho thị trường các nước Đông Dương và Đông Nam Á. Đồng nghĩa với thị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầu tiêu thụ ngày một tăng là quy mô sản xuất cũng tăng theo. Thể hiện ở các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, công suất… Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng lên. Do đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu. Tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu. Với sự cố gắng ngay từ khi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trình phát triển hiện nay Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của ngành công nghiệp sản xuất xi măng. Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tiêu thụ của Tổng Công ty xi măng VN. Với quy mô và tình hình kinh doanh có nhiều thuận lợi trong tương lai Công ty sẽ tiếp tục phát huy và duy trì những lợi thế của mình. Quy mô sản xuất lớn và tình hình kinh doanh khả quan cũng có ảnh hưởng nhất định tới công tác kế toán NVL, CCDC của Công ty. Với số lượng NVL, CCDC lớn rất nhiều chủng loại khác nhau đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý. Đồng thời các chính sách kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng phải tuân theo đúng quy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL, CCDC. Vói quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL, CCDC là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn. Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL, CCDC phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý. Trên thực tế tổ kế toán NVL, CCDC (gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người. Do NVL CCDC số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên. Đặc điểm Công nghệ sản xuất Khi xây dựng Nhà máy, chúng ta đã nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của Chính phủ Liên Xô với một dây chuyền công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất nước ta thời bấy giờ. Và hiện nay dây chuyền đó đã được cải tiến và thay thế nhằm phù hợp với điều kiện mới. Để thuận tiện cho việc sản xuất và công tác phục vụ sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn có 2 khối sản xuất: Khối sản xuất chính và khối sản xuất phụ. Khối sản xuất chính gồm có: Xưởng mỏ, xưởng ô tô, xưởng nguyên liệu, xưởng lò nung, xưởng nghiền xi măng, xưởng đóng bao. Các xưởng này thực hiện theo đúng quy trình công nghệ để sản xuất ra xi măng. Và mỗi xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng trong toàn bộ quy trình ấy. Khối sản xuất phụ gồm có các xưởng: Xưởng sửa chữa thiết bị, xưởng sửa chữa công trình, xưởng cấp thoát nước – nén khí, xưởng cơ khí. Các xưởng này có nhiệm vụ cung cấp lao động phục vụ cho sản xuất chính như: sửa chữa các thiết bị hỏng, cung cấp điện nước… Hiện nay Công ty duy trì 2 quy trình công nghệ sản xuất: Một là dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp ướt với đặc điểm là dây chuyền công nghệ chê biến kiểu liên tục và phức tạp. Hiện nay, sau hơn 20 năm hoạt động, dây chuyền công nghệ cũ đã trở nên lạc hậu và trở thành một hạn chế trong nền kinh tế năng động và trong sự cạnh tranh mạnh mẽ của các Công ty khác trên thị trường. Quy trình sản xuất theo phương pháp ướt có ưu điểm là chất lượng xi măng sản xuất theo phương pháp này có chất lượng tốt, vì các nguyên liệu và phụ gia được trộn đều. Nhưng lại có một số nhược điểm như: Tốn nhiều nhiên liệu để làm bay hơi nước và cần nhiều nhân công phục vụ cho quá trình sản xuất. Do những nhược điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm đòi hỏi một số lượng NVL lớn hơn nên nó đã sớm bộc lộ được hạn chế khi thực hiện theo phương pháp này. Hai là dây chuyền sản xuất theo phương pháp khô. So với phương pháp ướt thì phương pháp này có những ưu điểm hơn đó là: Tốn ít nhiên liệu vì tận dụng khói lò để sấy khô nguyên liệu, số công nhân cần để phục vụ sản xuất là ít hơn vì phương pháp này giảm được một số khâu so với phương pháp lò ướt. Nhưng vẫn tồn tại nhược điểm đó là nhất thiết cần phải có thiết bị lọc bụi. Hiện nay với những ưu điểm của sản xuất xi măng theo phương pháp khô thì phương pháp này đang được dần thay thế cho phương pháp ướt. Như vậy, quy mô sản xuất, tình hình kinh doanh và đặc điểm về quy trình công nghệ có ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL, CCDC một cách trực tiếp và gián tiếp. Để có thể nắm bắt được một cách rõ hơn trong phần sau về đặc điểm phân loại quản lý và hạch toán em sẽ trình bày chi tiết hơn. 1.2. Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty Như đã trình bày ở phần trên, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn đồng thời do đặc điểm sản phẩm sản xuất là các vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng . Nên Công ty có một khối lượng lớn với chủng loại NVL, CCDC tương đối nhiều. 1.2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu Công ty sử dụng hàng ngàn các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Các nguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý và phân loại là khó khăn. Một số loại NVL như: thạch cao, đá vôi, đất sết, phụ gia, than dầu… Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua va sử dụng chúng vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung và cán bộ kế toán nói riêng. Sản phẩm của Công ty thường được chọn để phục vụ xây dựng các công trình lớn của đất nước. Chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng, thị trường đánh giá cao. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố hàng đầu để quyết định chất lượng sản phẩm do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp và tìm hiểu chất, đánh giá chất lượng là hết sức quan trọng. Một trong những thuận lợi khi xây dựng Nhà máy và trở thành lợi thế của Công ty trên thị trường đó là lợi thế về nguyên vật liệu. Địa điểm của Công ty được đặt sát ngay vùng nguyên vật liệu chính (đá vôi và đất sét) với trữ lượng lớn. Để phục vụ sản xuất Công ty khai thác đá vôi và đất sét ngay tại các mỏ cách nhà máy 3 km với khối lượng lớn không qua nhập kho. Đây là một đặc thù riêng nên tổ chức công tác kế toán có nhiều khác biệt. So với các khu vực khác, đá vôi và đất sét được khai thác và sử dụng tại Công ty được đánh giá có chất lượng tốt. Đây rõ ràng là một lợi thế của Công ty, giảm được chi phí so với việc mua nguyên vật liệu đồng thời lại được sử dụng NVL với chất lượng tốt do đó giảm được giá thành có lợi trong cạnh tranh. Ngoài nguyên vật liệu chính là đá vôi và đất sét được khai thác ở mỏ. Các nguyên vật liệu chính khác như: thạch cao, xỉ pirit, quặng, đá bazan… được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn. Qua trình xuất kho để sản xuất sản phẩm cũng diễm ra thường xuyên và liên tục và số lượng NVL xuất kho tuân thủ theo các định mức kỹ thuật. Các NVL phụ như Bi đạn , gạch chịu lửa, nhớt máy, mỡ máy…nhiều và phong phú nhiều chủng loại. Các phụ tùng thay thế, nhiên liệu rất đa dạng…. Bên cạnh đó còn có hàng nghìn các loại NVL khác phục vụ cho quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải xây dựng một hệ thống kho tàng đầy đủ theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loại NVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không bị gián đoạn và bị ảnh hưởng. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những thành phần của chỉ tiêu giá thành sản phẩm. Đặc biệt chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành xi măng của Công ty. Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đã được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này. Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế. Việc xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm thường theo định mức do phòng kỹ thuật quản lý tính toán dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng giao xuống. Đồng thời dựa trên kế hoạch khối lượng sản xuất trong kỳ. Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đặc biệt là tránh được sự lãng phí trong quá trình sản xuất. 1.2.1.2. Đặc điểm công cụ, dụng cụ Cũng như nguyên, vật liệu số lượng công cụ dụng sụ sử dụng và chủng loại CCDC tương đối nhiều nhằm đáp ứng được nhu cầu phục vụ sản xuất. Như vậy những đặc điểm về NVL, CCDC và tình hình sử dụng NVL, CCDC làm Công ty đứng trước khó khăn là phải quản lý tốt tất cả các khâu từ lập kế hoạch thu mua, nhập kho, xuất kho và hạch toán chính xác từng loại với khối lượng NVL, CCDC lớn và đa dạng về chủng loại. Vì vậy đòi hỏi Công ty phải tiến hành đồng bộ nhiều biện pháp quản lý cụ thể hiệu quả cho tổng thể các loại NVL, CCDC nói chung và từng loại NVL, CCDC nói riêng nhằm cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất và phục vụ sản xuất. Một trong những công việc đầu tiên để giúp quản lý tốt và công tác kế toán có hiệu quả đó là cần tiến hành phân loại và đánh giá NVL, CCDC. Công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm, một số ít CCDC được Công ty tự gia công chế biến phục vụ sản xuất. Xét về mục đích sử dụng CCDC có thể chia CCDC này phục vụ cho các mục đích: cho sản xuất, cho quản lý DN, cho công tác bán hàng và mục đích khác. Các chính sách liên quan đến CCDC thì áp dụng hoàn toàn như đối với NVL như : Các thủ tục nhập - xuất CCDC, kế toán chi tiết CCDC, kế toán tổng hợp CCDC… Và sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau. 1.2.1.3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. CCDC đóng vai trò phục vụ thường xuyên và liên tục cho quá trình sản xuất tuy không trực tiếp tham gia cấu thành giá thành sản phẩm nhưng lại có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác để sản xuất kinh doanh liên tục và đạt được hiệu quả cao và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Xuất dùng VNL cho sản xuất sản phẩm theo định mức do phòng kỹ thuật dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL. Định mức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất là cơ sở để phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch thu mua. Để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán NVL, CCDC Công ty đã xây dựng hệ thống các danh điểm cho NVL, CCDC. Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty Bỉm Sơn đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để giúp cho việc quản lý NVL, CCDC một cách tỉ mỉ, chặt chẽ Công ty đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL, CCDC tới từng danh điểm. Vì vây, danh mục NVL được xây dựng chi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khác nhau. Lập danh điểm NVL, CCDC là quy định, áp đặt cho mỗi NVL, CCDC một lý hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng. Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm và tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn hệ thống danh điểm NVL, CCDC được xây dựng theo quy cách sau: Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đó: 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản 6 số tiếp theo là ký hiệu nhóm NVL, trong đó 2 số đầu là mã nhóm 1có ký hiệu 01, 02, 03… chỉ người quản lý; 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu 01, 02, 03… chỉ nhóm NVL, 2 số còn lại là mã nhóm 3 ký hiệu 00, 01, 02… chỉ từng loại NVL 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, quy cách, kích cỡ của NVL. Để có thể thấy rõ hơn việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, sau đây là bảng danh mục một số loại NVl đã được mã hoá: Mã NVL (kế toán) Mã NVL (Tổng kho) Tên nguyên vật liệu ĐVT TK NVL 2111.113802.001 2111.113802.001 Đá vôi Tấn 152111 2112.129999.001 2111.129999.001 Đất sét Tấn 152111 .... .... ... ... ..... 2113.060401.001 2113.060401.001 Xỉ pirit Tấn 152113 2113.060401.002 2113.060401.002 Quặng quăcrit Tấn 152113 2115.060501.001 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 152115 2114.060501.002 2114.060501.002 Phiến silic Tấn 152114 2116.060501.001 2116.060501.001 Đá bazan Tấn 152116 2214.040101.006 2214.040101.006 Bi thép hợp kim 50 Tấn 152214 ............ ......... ........ ...... ....... 2311.060301.001 2311.060301.001 Than cám 2 Tấn 152311 2311.060301.002 2311.060301.002 Than cám 3b Tấn 152311 2313.014501.001 2313.014501.001 Dầu Diesel =< 0,5 % S Lít 152313 .................... ........ ...... ...... .... 2411.012609.020 2411.012609.020 Khớp nối cao su phi 2715 5 Cái 152411 2411.040405.311 2411.040405.311 Thép ống phi216,3 5,8 5,5 Kg 152411 ... .... ... .. .. 311.039001.002 311.039001.002 Máy rửa động cơ 15311 311.105N99.006 311.105N99.006 Máy thu vệ tinh Toshiba 15311 … … … .. … Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xây dựng hệ thống danh điểm như trên tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL, CCDC này thuộc nhóm nào, người quản lý trực tiếp, quy cách chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý trong Công ty đã có thuận lợi là tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý và công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty. 1.2.2. Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL và CCDC lớn, chủng loại phong phú, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã tiến hành phân loại NVL, CCDC để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý. Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau: Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Đá vôi, đất sét là nguyên liệu do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đá bazan, các loại phụ gia, nguyên vật liệu chính khác do Công ty mua từ bên ngoài. Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao. Và các loại vật liệu phụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất cũng như các máy móc hoạt động bình thường và phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. Gồm có: Vật liệu nổ, nhớt máy, mỡ máy, bi đạn, sắt thép kim khí các loại, gạch chịu lửa, hoá chất và vật liệu phụ khác… Nhiên liệu: Đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất xi măng. Bao gồm: Than (than cám, than Na dương); Dầu ma Zút, Dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc. Bao gồm: phụ tùng thay thế, phụ tùng điện, phụ tùng ô tô, máy xúc, bu lông các loại… Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng, xây lắp Vật liệu khác: Là các loại chưa được xếp vào các loại trên. Gồm có các bán thành phẩm mua ngoài, các phế liệu. Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán. Và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán. Trên cơ sở phâ._.n loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại VNL, CCDC bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần 1.2.1.3. Yêu cầu quản lý NVL, CCDC. Đối với Công cụ cụng cụ, căn cứ vào nội dung kinh tế và phương thức sử dụng thì CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chia thành các loại sau: Công cụ, dụng cụ sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất sản phẩm Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Cũng như NVL CCDC được chi tiết với hệ thống danh điểm CCDC. 1.2.3. Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.3.1. Tính giá NVL, CCDC nhập kho Khâu đầu tiên trong quá trình thu mua NVL, CCDC đó là lập kế hoạch nhu cầu thu mua. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Công ty, các phân xưởng, phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mình từ đó lập ra các nhu cầu về NVL, CCDC. Các nhu cầu ở các bộ phận sẽ được tập hợp thành nhu cầu của toàn Công ty. Nhu cầu này được các phòng ban chức năng rà soát, tính toán. Kết quả này được giám đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL, CCDC trong năm thực hiện. Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn NVL, CCDC chủ yếu nhập kho từ mua ngoài và NVL chính bao gồm đá vôi và đất sét thì được khai thác tại các mỏ của Công ty. Đối với các loại NVL, CCDC mua ngoài căn cứ vào nhu cầu trong năm theo từng tháng, từng quý, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường của các loại NVL, CCDC nhằm tìm được đối tác có khả năng cung cấp. Theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam các loại NVL có giá trị từ 500 triệu trở lên thì phải mở thầu. Sau khi đã xác định được các đối tác tham gia đấu thầu đủ yêu cầu và với mỗi loại NVL cần có từ 3 đối tác trở lên, lúc đó Công ty sẽ tiến hành mở thầu. Công ty yêu cầu về quy cách, chất lượng, số lượng… đơn vị nào có giá trị cung cấp thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảo được các yêu cầu của Công ty thì sẽ trúng thầu. Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế với đơn vị này. Và đơn vị đó phải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật pháp. Hình thức mở thầu này thường được sử dụng cho các NVL chính như thạch cao, xỷ quặng… Còn đối với NVL và CCDC có giá trị thu mua nhỏ hơn, Công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp có uy tín sau đó sẽ gửi tới nhà cung cấp đó với số lượng, quy cách đúng tiêu chuẩn. Nhu cầu về NVL, CCDC được phòng vật tư đề nghị Giám đốc duyệt được lập là “Tờ trình mua vật tư”, Sau khi đề nghị được duyệt căn cứ voà các đơn vị chào bán và giá của vật tư cần mua, phòng vật tư thiết bị gửi “Bảng đề nghị giá mua vật tư” để Giám đốc, phòng kế toán thống kê tài chính và hội đồng tư vấn giá của Công ty phê duyệt. Sau đó tiến hành mua vật tư nhập kho. Nếu mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lên thì theo quy định phải có hợp đồng ký kết giữa Công ty với nhà cung cấp. Đối với NVL, CCDC mua ngoài thì trị giá vốn nhập kho của các loại NVL, CCDC bao gồm: Giá mua (không bao gồm thuế GTGT do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Thuế nhập khẩu (một số ít NVL được mua từ nước ngoài) và các chi phí có liên quan. Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong địng mức…( không bao gồm thuế GTGT). Tuy nhiên do Công ty có các phương tiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL, CCDC mua ngoài nên chi phí này chiếm tỷ lệ không đáng kể trong trị giá vốn nhập kho của NVL, CCDC. Ta có công thức tổng quát sau: Giá thực tế nhập kho của NVL, CCDC = Giá mua +chi phí Đối với NVL là đá vôi và đất sét do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét. Thì giá vốn thực tế chính là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh phục vụ cho quá trình khai thác, vận chuyển về Công ty. Và trên thực tế do quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhu cầu về NVL chính cũng được cung cấp thường xuyên nên đá vôi và đất sét sau khi khai thác vận chuyển được đưa thẳng vào sản xuất một cách liên tục và trực tiếp mà không qua nhập kho. Đá vôi và đất sét khai thác tại các mỏ của Công ty được coi là bán thành phẩm của công đoạn khai thác. Vào ngày cuối cùng của tháng toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình khai thác, vận chuyển đá vôi và đất sét được tập hợp để tính ra giá vốn nhập trong tháng đó. VD: Với lô hàng mua nhập kho Đá bazan ngày 28/02/2007 giá trị thực tế nhập kho của lô hàng là : 144 837 903 đồng (giá trị không bao gồm thuế GTGT) 1.2.3.2. Tính giá NVL, CCDC xuất kho Với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ cũng như trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, tại Công ty việc lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốn thực tế VNL, CCDC xuất kho là hoàn toàn phù hợp. NHưng do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm VNL, CCDC trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thường xuyên liên tục. Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng để giảm bớt khối lượng tính toán. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị. Và căn cứ vào lượng VNL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Số lượng VNL xuất kho Giá bình quân của 1đơn vị NVL Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = x Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức : Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Gía bình quân 1 đơn vị NVL = Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất kho cũng được tính theo công thức trên như đối với tính giá NVL. VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 2/2007 của thạch cao NVL chính. ĐVT: Tấn Chỉ tiêu Số lượng Giá trị Tồn đầu tháng 16 700 7 622 962 440 Nhập trong tháng 2 703,9 1 241 090 100 Xuất trong tháng 2 903,9 Theo công thức trên ta có: Gía bình quân 1 tấn thạch cao 7 622 962 440 + 1 241 090 100 16 700 + 2703,9 = = 456 818,09 Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là: 456 818,09×2 903,9 = 1 326 554 052 đồng Trên thực tế do đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên toàn bộ quá trình tính toán trên đều do máy tính tự động tính toán. Vào thời điểm cuối tháng khi tất cả các phiếu xuất đã được cập nhật vào máy, kế toán chọn phương pháp tính giá để tính ra giá bình quân 1 đơn vị NVL hay CCDC. Giá này sẽ tự động được cập nhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho… đối với từng danh điểm NVL, CCDC trong kho. Do tại Công ty có điểm khác biệt đó là có NVL khai thác tại các mỏ của Công ty để cung cấp các NVl chính phục vụ sản xuất sản phẩm. Đối với NVL tự khai thác này là đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vào sản xuất không qua nhập kho nên khối lượng xuất được tính vào cuối tháng và nó được tính ngược tù khối lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệ của đá vôi và đất sét trong clinker. Để tính được thì phải dựa vào định mức kỹ thuật : để sản xuất ra 1 tấn clinker phải tốn 1,280 tấn đá vôi và 1,290 tấn đất sét. Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáo sản xuất clinker để tính ra lượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển số liệu xuống phòng kế toán. Kế toán phòng vật tư có nhiệm vụ tính ra đơn giá bình quân và trị giá xuất trong kỳ của đá vôi và đất sét làm cơ sở để tính ra chi phí NVL xuất dùng trong kỳ. Như vậy về cơ bản cách xác định đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả các NVL và CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Nhưng do đặc điểm sản xuất của Công ty là tự khai thác đá vôi và đất sét nên khi xác định trị giá thực tế xuất kho trong kỳ của 2 loại NVL này có sự khác biệt với các loại NVL khác. Đây là một nét đặc trưng rất riêng biệt trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. 1.2.4. Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Để tiến hành công tác kế toán thuận lợi và đầy đủ chính xác trước hết cần tuân thủ theo các thủ tục nhập kho của NVL, CCDC. NVL, CCDC nhập xuất kho phải được thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tính đúng đắn, thống nhất, hợp pháp và đối với yêu cầu quản lý theo một trình tự nhất định giúp tránh được những sai sót, sai phạm trong quá trình nhập xuất vật tư. 1.2.4.1. Thủ tục nhập xuất kho NVL, CCDC 1.2.4.1.1. Thủ tục nhập kho NVL, CCCC Khi có nhu cầu về NVL, CCDC cho kỳ tới, phòng vật tư sẽ đề nghị phê duyệt trong “Tờ trình mua vật tư”. Sau khi được giám đốc duyệt, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường sẽ có 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phòng vật tư lập “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Khi bảng đề nghị này được Giám đốc Công ty, Hội đồng tư vấn giá và phòng kế toán thống kê tài chính duyệt thì giá của các loại vật tư hàng hoá trên Hoá đơn phải giống như trong bảng đề nghị mức giá đó. Theo quy định chung tất các các loại NVL, CCDC mua ngoài khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL, CCDC được vận chuyển đến thì cán bộ phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của các loại NVL, CCDC, lập biên bản kiểm nghiệm xác định kết quả đạt tiêu chuẩn nhập kho và không đủ tiêu chuẩn. Đối với các loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đá bazan, phiến silic… thì cần lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng”. Phiếu phân tích này được dùng để phân tích chất lượng của các nguyên vật liệu chính là cấu tạo nên sản phẩm của Công ty, nên các nguyên vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng các chất trong NVL đó phải phù hợp với yêu cầu kỹ thuật. Do vậy Công ty phải tiến hành phân tích các thành phần cấu tạo hoá học một cách chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho. Còn đối với các loại NVL, CCDC khác không ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nên thực thể sản phẩm thì cán bộ phòng vật tư và phòng kỹ thuật có thể xác định chất lượng sản phẩm bằng trực quan. Công ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi có sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm. Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm: Một nhân viên giao hàng đại diện cho khách hàng Một nhân viên của phòng chức năng có liên quan đến việc sử dụng NVL, CCDC Một nhân viên phòng kỹ thuật hoặc phòng KCS Một nhân viên phòng kế toán đại diện cho phòng Kế toán thống kê tài chính Một thủ kho của kho vật tư Những căn cứ pháp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đó đưa ra kết luận kiểm nghiệm Hợp đồng kinh tế Hoá đơn GTGT Phiếu báo kết quả phân tích chất lượng Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại các chứng từ gốc. Tiến hành các phương pháp như cân, đong, đo… để xác định chính xác lại số lượng NVL, CCDC thực tế. Và tiến hành đối chiếu số liệu này với các chứng từ. Nếu không có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì viết “Biên bản kiểm nghiệm”, các bên tham gia kiểm nghiệm ký tên vào biên bản. Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL, CCDC thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm. Bộ phận thống kê của tổng kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các chứng từ, sau đó viết phiếu nhập kho theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dụng, phương pháp… và có đầy đủ chữ ký của người có liên quan. Sau đây là các VD thông qua các biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập kho NVL, CCDC Thủ tục nhập kho NVL chính là Đá bazan Trước hết, phòng cung ứng VTTB căn cứ vào tình hình thực hiện sản và kế hoạch lập “Tờ trình mua vật tư” để Giám đốc duyệt: Sau khi được sự phê duyệt của giám đốc về trình mua vật tư. Phòng CUVTTB gửi “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” cho GĐ, hội đồng tư vấn giá của Công ty, phòng KTTKTC: Biểu số 3 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL GQ/2006B 0006476 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoá 2 0 0 4 1 0 4 8 2 4 2 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:...Chuyển khoản. MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Đá bazan Hà bình Tấn 3069,38 47188 144.837.903 Cộng tiền hàng: 144.837.903 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.240.668 Tổng cộng tiền thanh toán: 152.078.571 Số viết bằng chữ: (Một trăn năm hai triệu không trăm bảy tám nghìn năm trăm bảy mươi mốt đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi lập “phiếu phân tích kết quả sử dụng”, phòng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoáng”. Giấy chứng nhận này được sử dụng cho các loại NVL chính: Biểu số 4 TỔNG CÔNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 222 B/XMBS-KCS QT.10.01.BM04-1 ngày 01/5/2006 Bỉm sơn, ngày 28 tháng 2 năm 2007 GiÊy chøng nhËn chÊt l­îng phô gia kho¸ng Loại phụ gia: Đá phụ gia Hà Bình Đơn vị có hàng : Công ty CP VL phụ gia xi măng Thanh Hoá STT Các chỉ tiêu chất lượng theo TCVN 6882:2001 ĐVT Tiêu chuẩn quy định P.pháp thử theo TCVN Kết quả thực hiện I. Các chỉ tiêu cơ lý 1 Chỉ số hoạt tính cường độ % 75 TCVN 6016:1995 75,91 2 Thời gian kết thúc đông kết của vữa vôi không muộn hơn Giờ 96 TCVN 3735-82 30,30 3 Độ bền nước của vữa vôi Ngày Đạt yêu cầu 3735-82 bt II. Các chỉ tiêu hoá học 4 Hàm lượng SO3 không lơn hơn % 4 TCVN 141:1998 0,48 Kết luận: Chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của hợp đồng. Người viết phiếu Trưởng phòng TN – KCS Đã ký Đã ký Khi lô hàng đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng thì tiến hành cho lô hàng nhập kho. Và trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập :Biên bản kiểm nghiệm”: Biểu số 5 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 298 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 28 tháng 2 năm 2007) Căn cứ: HĐ 11B Nhập đá bazan Hà Bình số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP thạch cao xi măng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Hà Văn Lân......................................Công ty CP KS XD phụ gia xi măng TH Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Lê Hữu Phăng............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Đá bazan Hà Bình Tấn VN 3069,38 3069,38 Tổng cộng 3069,38 3069,38 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiêu chuẩn. Lập “Phiếu nhập kho”. Biểu số 6 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số 01-VT PhiÕu nhËp kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: 26 Nhập của : Anh Lân - Công ty CP KS XD và phụ gia xi măng TH Theo HĐ 11B - Nhập đá bazan số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biêm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Đá bazan Hà Bình 2116.060501.001 3069,38 Tổng cộng: Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phô tr¸ch tæng kho Ng­êi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Thủ tục nhập kho của NVL chính Thạch cao: Cũng như trong ví dụ trên về thủ tục nhập kho đá Bazan trước hết phòng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hàng hoá”. Khi GĐ và các phòng ban có trách nhiệm thông qua thì mưói tiến hành mua vật tư. Giá trên hoá đơn phải giống như mức giá mà GĐ đã phê duyệt. Biểu số 7 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HY/2006B 0086342 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đình, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoá 0 1 0 0 0 0 2 0 3 3 3 1 0 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 1 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:.... MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Thạch cao Lào Tấn 2703,90 459.000 1.241.090.100 Cộng tiền hàng: 1.241.090.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 124.109.010 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.365.199.110 Số viết bằng chữ: (Một tỷ ba trăm sáu lăm triệu một trăm chín Chín nghìn một trăm mười đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi tiến hành phân tích các thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “phiếu phân tích kết quả sử dụng” là đạt yêu cầu. Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biên bản kiểm nghiệm” Biểu số 8 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 254 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 28 tháng 2 năm 2007) Căn cứ: Hợp đồng 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP thạch cao xi măng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Trần Thu Hà......................................Công ty CP thạch cao xi măng Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Hoàng Minh Tâm............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Thạch cao Tấn Lào 2703,90 2703,90 Tổng cộng 2703,90 2703,90 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho Biểu số 9 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số 01-VT PhiÕu nhËp kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: P208 Nhập của : Chị Hà - Công ty CP thạch cao xi măng Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn mua hàng: số 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biêm bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thạch cao 2115.060501.001 2703,90 Tổng cộng: Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phô tr¸ch tæng kho Ng­êi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đối với CCDC thủ tục nhập kho được diễn ra hoàn toàn tương tự. Bao gồm đầy đủ các chứng từ và các biểu mẫu như đối với NVL. “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” được phê duyệt trước khi tiến hành mua. Mẫu của 2 loại này hoàn toàn tương tự. Biểu số 10 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HX/2006B 0069998 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 02 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty VPP Địa chỉ: P. Điện Biên, Thanh Hoá 1 0 0 3 2 4 8 2 6 1 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Trần Văn Giao Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:..Tiền mặt.. MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ghim vòng Hộp 2000 2000 4.000.000 2 Giấy Fax Cuộn 260 71500 18.590.000 3 Đui E27 Cái 2000 4500 9.000.000 4 5 6 Cộng tiền hàng: 31.590.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.159.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.749.000 Số viết bằng chữ: (Ba triệu bốn trăm bảy tư nghìn chín trăm đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 11 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 1/2 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 02 tháng 02 năm 2007) Căn cứ: Bảng duyệt giá Số 442 ngày 31 tháng 01 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP điện máy hoá chất Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Trần Văn Giao...................................... Đại diện vật tư Ông (Bà): Phạm Thị Nga ...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Trịnh Thị Thức ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Lê Văn Lương............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Ghim vòng Hộp VN 2000,00 2000,00 2 Giấy Fax Cuộn VN 260,00 260,00 3 Đui E27 Cái VN 2000,00 2000,00 4 5 6 Tổng cộng 4260,00 4260,00 ý kiến của ban kiểm nghiệm:Hàng đúng chủng loại theo bảng duyệt giá. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 12 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn – Thanh Hoá Mẫu số: 01-VT PhiÕu nhËp kho (Ngày 02 tháng 02 năm 2007) Số chứng từ: 1A Nhập của: Trần Văn Giao-Phòng vật tư thiết bị NGB 001 Theo Duyệt giá Số 442 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Hoá đơn mua hàng số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số: 1/1 ngày 02 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: Kho VPP STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng 1 Ghim vòng Hộp 311.080201.050 2000 2 Giấy Fax Cuộn 311.080201.014 260 3 Đui E27 Cái 311.080201.830 2000 4 5 6 Tổng cộng Nhập ngày 2 tháng 2 năm 2007 PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI GIAO THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giá và thành tiền. Chỉ khi nào kế toán thanh toán nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giá thì mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên trong đó: Liên 1: Lưu tại kho Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đó giao cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ và thanh toán cho nhà cung cấp. Liên 4: Giao cho người cung cấp. 1.2.1.1.2. Thủ tục xuất kho NVL, CCDC Tại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL, CCDC cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quản đốc phân xưởng ký nhận. Sau đó gửi bản yêu cầu này lên phòng kỹ thuật hoặc Giám đốc phê duyệt. Công việc này đòi hỏi nếu giá trị nhu cầu về NVL, CCDC là lớn. Còn đối với nhu cầu về NVL, CCDC có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL, CCDC đó. Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Sau đó bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho các loại NVL, CCDC mà mình phụ trách. Biểu số 13 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/TC3 PhiÕu xuÊt kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Ông Châu Lý do xuất: Sản xuất xi măng bột Xuất tại kho: K12 – Kho phụ gia STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9 2 Đá bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02 Tổng cộng Xuất ngày 28 tháng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiêu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào máy, đến cuối tháng khi máy tính được giá bình quân trong tháng sẽ tự động cập nhật vào cột giá trị và thành tiền. Phiếu xuất CCDC Biểu số 14 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/QT4 PhiÕu xuÊt kho Ngày 21 tháng 2 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Ông Hà Lý do xuất: xuất các phòng ban Xuất tại kho: K07 – Kho văn phòng phẩm STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Ghim vòng 311.080201.050 Hộp 2000 2000 2 Giấy Fax 311.080201.014 Cuộn 200 200 Tổng cộng Xuất ngày 21 tháng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Công ty có 2 loại phiếu xuất : phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển. Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa các kho với nhau. Khi có số liệu về điều chuyển kho. Kế toán cập nhật số liệu vào máy. Khi in phiếu xuất điều chuyển máy sẽ tự tính thành tiền. “phiếu xuất điều” chuyển có mẫu như sau: Biểu số 15 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá PHIẾU XUẤT ĐIỀU CHUYỂN KHO Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số : XMO/2 Người nhận hàng: Anh Thiện Nội dung: SCT/2/2007 Kho xuất: K04 – Kho phụ tùng Kho nhập: C1 - Xưởng mỏ STT Tên vật tư ĐVT TK Nợ TK Có Số lượng Giá Thành tiền 1 Giấy giáp mịn tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 2 Giấy ráp thô tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 3 Mũi hợp kim kg 15311 15311 1,00 1.200.000 1.200.000 Tổng cộng 1.272.000 Bằng chữ: Một triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn đồng chẵn Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho 1.2.4.2. Kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với đặc điểm của công tác kế toán và đã có áp dụng kế toán máy một cách rộng rãi vào công tác kế toán. Với hệ thống danh điểm vật tư lên tới hơn 5000 danh điểm NVL và … danh điểm CCDC với các chủng loại vật tư phong phú thì việc chọn lựa phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC sao cho đảm bảo được yêu cầu hạch toán, yêu cầu và hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết. Và Công ty chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC. Phương pháp này hoàn toàn thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL, CCDC bao gôm: Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3 LL) Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 07 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (Mẫu số 08 – VT) Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết NVL, CCDC về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm NVL, CCDC về số lượng, giá trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi “ Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL, CCDC về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã Vật tư….ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL hay CCDC trong 1 kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng VD: Sau đây là mẫu thẻ kho của 1 số NVL chính và CCDC Biểu số 16 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng BØm s¬n Kho: Kho 12 – Kho phụ gia Mẫu số: 06-VT thÎ kho ngµy lËp thÎ:...01/ 01/2007.............................. tê sè:...01..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính........ Tấn............................................ - Mã số: 2115.060501.001 stt Chứng từ DiÔn gi¶i Ngày nhập xuất Sè l­îng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 16700,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/02 16700 PN P208 28/02 Mua thạch cao Lào 28/02 2703,900 19403,900 … PX X/TC3 28/02 Sản xuất xi măng bột 28/02 2903,900 16500,00 Tồn 28/02 16500.00 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu, CCDC trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng NVL, CCDC. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Biểu số 17 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng BØm s¬n Kho: Kho 07 – Kho VPP Mẫu số: 06-VT thÎ kho ngµy lËp thÎ:...01/ 01/2007.............................. tê sè:...03..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Ghim vòng - Đơn vị tính........Hộp ............................................ - Mã số: 311.080201.050 Thứ tự Chứng từ DiÔn gi¶i Ngày nhập xuất Sè l­îng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 211,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồ._.