Công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH SX&DV Thương Mại hoàng Gia

ản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chú ý đến việc sử dụng tiền vốn, sử dụng lao động, các tổ chức công tác quản lý, vật tư, đánh giá sản phẩm, các khoản chi phí. Cho nên, họ cần có những giải pháp thích hợp nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm để đáp ứng được những yêu cầu của chế độ hạch toán kinh tế. Đứng ở góc độ kế toán, để giải quyết vấn đề trên thì việc tập trung tổ chức tốt công tác kế toán nguyên liệu vật liệu là rất quan trọng. Bởi nó có thể cho doanh nghiệp biết các thông tin về chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, giúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, từ đó có các biện pháp quản lý hữu hiệu nhất. Trong thời gian thực tập. qua tìm hiểu thực tế tình hình tại Công ty em nhận thấy công tác kế toán nguyên liệu vật liệulà rất quan trọng đối với với mỗi doanh nghiệp sản xuất. Được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ công nhân viên Công ty đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng kế toán - tài chính cùng sự tìm tòi nghiên cứu của bản thân em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập với chuyên đề: Phần I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu công cụ dụng cụ Phần II:Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH SX&DV Thương Mại Hoàng Gia. Phần III: Những nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ phần I Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp 1.1. Sự cần thiết của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1.1.Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu * Khái niệm: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là đối tượng lao động biểu hiện dưới hình thái vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. * Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, chúng rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Tuy nhiên có thể khái quát những đặc điểm sau: - Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh thuộc tài sản lưu động. -Trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mới ,vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm . -Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. *Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động. Khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm. Như vậy, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là trung tâm của quá trình sản xuất và là yếu tố có vai trò quyết định cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm nên yếu tố chi phí vật liệu tồn tại trong chi phí sản xuất của sản phẩm. Khi xem xét tỉ trọng của khoản mục chi phí vật liệu trong tổng chi sản xuất sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất, thì người ta nhận thấy rằng đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất và thông thường nó chiếm khoảng 70% tổng chi phí sản xuất sản phẩm trở nên. Là một yếu tố có tỷ trọng chi phí cao, vật liệu tác động quyết định tới giá thành sản xuất của sản phẩm. Đồng thời, khi xem xét sự ảnh hưởng tác động của vật liệu tới các giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, hạ giá thành sản xuất…. Thì vật liệu cũng đóng góp một vai trò quan trọng. Để có thể hạ được giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp buộc phải quản lý một cách tốt nhất hiệu qủa nhất khoản mục chi phí này nhằm tiết kiệm tối đa chi phí về vật liệu. Để nâng cao chất lượng của sản phẩm, cải tiến được mẫu mã của sản phẩm phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng thì doanh nghiệp phải có được những loại nguyên vật liệu có tính năng lý, hoá học cao, có tính phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại sản phẩm. Với vị trí là trung tâm của quá trình sản xuất sản phẩm, có vai trò quyết định nên thực thể sản phẩm cũng như quyết định tới hiệu quả sản xuất vật chất của các doanh nghiệp, vật liệu luôn đòi hỏi có sự chú trọng quản lý của các doanh nghiệp. b.ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu ở doanh nghiệp * ý nghĩa của quản lý vật liệu ở doanh nghiệp Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp cho nên vật liệu quản lý thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như: chỉ tiêu sản lượng ,chỉ tiêu giá thành… Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên liệu, vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ tài nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. *Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp Xuất phát từ đặc điểm vật liệu và tầm quan trọng của công lý vật liệu,có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trước hết cần thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau: - Xây dựng nội dung quy chế bảo quản vật tư, có đủ kho tàng bảo quản vật tư tối thiểu, tối đa định mức sử dụng hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản . - Xây dựng định mức vật tư cần thiết, định mức vật tư tối thiểu,tối đa định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ hơp lý, có kế hoạch . - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn. - Phân tích vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật liệu đạt hiệu quả cao. Trên cơ sở các yêu cầu chung đặt ra đối với toàn doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý vật liệu được tiến hành chi tiết hơn cho từng khâu, giai đoạn vận động của vật liệu. Khâu thu mua: vật liệu phải được quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách giá mua, chi phí mua, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua theo thời gian đã xây dựng, phải thường xuyên tìm kiếm nguồn hàng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có nguồn hàng dự trữ và có được nguồn hàng với chi phí thu mua thấp nhất… Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất lý hoá học của của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho vật liệu bị hư hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển… Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, phải có những phương tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phương pháp bảo quản khoa học, hợp lý đối với từng loại vật liệu… Khâu sử dụng: vật liệu phải được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp… Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có được các định mức dự trữ thích hợp đối với từng loại, thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn… c.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Là một công cụ của công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị vật liệu nói riêng, công tác kế toán vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá vật liệu thực tế đã thu mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua nguyên vật liệu về các mặt: sản lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn …nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ, chủng loại vật tư cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp . - áp dụng đúng đắn các phương pháp về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp.Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu,đúng chế độ, phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất với công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý. - Kiểm tra việc chấp hành bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật tư, xử lý vật tư thừa thiếu… tính toán số lượng, giá trị vật tư thực tế đã đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Phân loại và đánh giá nguyên liệu - vật liệu 1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp nguyên liệu ,vật liệu gồm nhiều loại, nhiều khi có vai trò, công dụng tính chất lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục. Điều đó đòi hỏi phải sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau thành một nhóm với những đặc trưng nhất định để tiện cho việc tính theo dõi và quản lý, hạch toán nguyên vật liệu đạt kết quả tốt hơn, nguyên vật liệu được phân loại như sau: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp Theo cách phân loại này, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩn mua vào). -Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, kết hợp với vật liệu chính tạo nên những tác dụng bổ trợ khác. - Nhiên liệu: là những thứ dùng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, hơi đốt … - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết ,phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm dầu tư cho xây dựng cơ bản. *Căn cứ vào nguồn nhập của vật liệu Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành Vật liệu mua ngoài Vật liệu tự gia công chế biến Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Vật liệu nhận góp vốn liên doanh …………………….. *Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu Theo cách phân loại này vật liệu được chia thành Vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất Vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu mà doanh nghiệp có thể áp dụng xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Trong sổ danh điểm, tuỳ thuộc vào thực tế của doanh nghiệp mà các loại vật liệu được chia theo các mã số khác nhau từ 1 đến 2 chữ số và các thứ vật liệu chi tiết trong các loại vật liệu đó được ký hiệu là các chữ số thứ 3, 4, … Sổ danh điểm vật liệu có dạng mẫu sau: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm VL Danh điểm 152 1521 1521.01 1521.02 ………. 1522 1522.01 1522.02 1.1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định gía trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Bởi vậy để làm tốt công tác hạch toán vật liệu thì trước hết cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc giá gốc : nội dung của nguyên tắc này nhấn manh doanh nghiệp lập báo cáo tài chính thì phản ánh tài sản theo giá gốc của nó tức là phản ánh giá thực tế của tài sản cộng các khoản chi phí liên quan đến tài sản đó. - Nguyên tắc nhất quán : Nội dung của nguyên tắc này nhấn mạnh việc sử dụng phương pháp hạch toán thống nhất trong cả kỳ kế toán. Khi hạch toán quản trị doanh nghiệp thì kế toán được lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán và một trong năm phương pháp tính gía nhưng phải nhất quán với phương pháp đã chọn trong suốt cả kỳ kế toán và ở các phần hành kế toán cũng như giữa các kỳ kế toán với nhau. - Nguyên tắc công khai: Nội dung của nguyên tắc này thể hiện tính công khai trong việc sử dụng thông tin kế toán tức là các báo cáo tài chính, tài liệu kế toán phải được cung cấp cho những đối tượng được quyền sử dụng thông tincủa doanh nghiệp như cơ quan quản lý vốn, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà đầu tư, người cho vay… Khi doanh nghiệp thay đổi cách tính giá xuất kho thì phải giải trình trên Thuyết minh báo cáo tài chính . - Nguyên tắc thận trọng: Nội dung của nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu là vật liệu ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có căn cứ chắc chắn và việc ghi giảm vốn chủ sở hữu được ghi nhận ngay khi có căn cứ có thể chưa chắc chắn. a. Đánh giá nguyên liệu,vật liệu theo giá thực tế * Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá của chúng được xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ,các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho được xác định từ nguồn nhập chủ yếu như nhập do mua ngoài, nhập sau gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp cụ thể : - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế : Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản thu mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ…) trừ các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có). +Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài bằng tổng giá thanh toán (gồm cả VAT đầu vào) - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến bao gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển, tiền thuê ngoài gia công chế biến . - Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn chấp nhận . Ngoài ra còn một số trường hợp khác như nhận do được cấp phát, biếu, tặng … * Đánh giá vật liệu theo giá thực tế của vật liệu xuất kho. Vật liệu rất phong phú và đa dạng về chủng loại, hơn nữa quá trình hạch toán biến động thường xuyên vì thế tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp tính giá cho phù hợp. Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất: Giá thực tế VL + Giá thực tế VL = Giá thực tế VL + Giá thực tế VL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau: - Phương pháp giá thực tế đích danh: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào sẽ tính giá đích danh cho lô đó . - Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu tồn xuất nhập lớn. Việc áp dụng phương pháp này là tương đối hợp lý vì không phụ thuộc vào số lần nhập xuất kho nhiều hay ít .Căn cứ vào lượng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán phải tình giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Sau đó tính ra giá trị xuất trên cơ sở lượng xuất trong kỳ và đơn giá đã biết theo công thức : Giá thực tế Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập TK bình quân = Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập TK - Phương pháp nhập trước - xuất trước : theo phương pháp này, giá trị vật liệu xuất dùng được tính theo gía nhập kho lần trước sau đó tính theo giá nhập lần sau .áp dụng phương pháp này thì việc tính giá sẽ được thực hiện thuờng xuyên trong kỳ hạch toán và tính giá xuất khá hợp lý. Song kế toán sẽ phải theo dõi ,ghi chép nhiều cho quá trình hạch toán chi tiết . - Phương pháp nhập sau - xuất trước: phương pháp này giả định là vât liệu nào nhập kho sau thì được xuất dùng trước và khi tính giá vật liệu xuất kho thì lấy đơn giá nhập của vật liệu xuất kho đó rồi tính theo giá nhập lần trước đó. - Phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn: theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân và số lượng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Phương pháp này rất phức tạp nên áp dụng ở những doanh nghiệp có sử dụng máy vi tính. Với các phương pháp trên, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất. Do vậy, việc tính giá được tiến hành cho lượng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ, sau đó mới xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế + Giá thực tế vl - Giá thực tế xuất dùng vl tồn mua vào tk vl tồn ck b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là vật liệu làm phức tạp, khó khăn và mất rất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho lại diễn ra một cách liên tục. Để hạn chế việc và khắc phục những khó khăn trên ,doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán - lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được thống nhất trong cả kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp vật liệu. Giá hạch toán = Số lượng vật tư x Đơn giá vật tư nhập (xuất) nhập (xuất) hạch toán Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước : - Xác định hệ số giá chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo các bước : Giá tt vl tồn đk + Giá tt vl nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch = Giá hạch toán vl tồn đk + Giá hạch toán vl nhập tk - Xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ. Giá thực tế vl xuất = Giá hạch toán vl x Hệ số trong kỳ xuất trong kỳ chênh lệch giá Với những ưu điểm trên, phương pháp này phần lớn được áp dụng cho doanh nghiệp có những danh điểm vật tư ,trình độ kế toán tương đối tốt. 1.1.3.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ: Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý của vật liệu công cụ dung cụ trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, doanh nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiêm vụ sau : -Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác ,kịp thời số lượng ,chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ nhập ,xuất,tồn kho,vật liệu,công cụ ,dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất . - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu ,hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc ,thủ tục nhập xuất ,thực hiện đầy đủ ,đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ,luân chuyển chứng từ) mở các loại sổ sách,thẻ chi tiết về vật liệu đung chế độ ,đung phương phápquy đinh giúp cho việc lãnh đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế . - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua ,tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, phát hiện và sử lý kịp thời, vật liệu thừa thiếu ứ đọng kém phẩm chất ,ngăn ngừa việc sử dụng vật liệu phi pháp lãng phí. Tham gia kiểm kê ,đánh giá lại vật liệu ,theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành, phân tích kinh tế . I.I.4 Thủ tục quản lý nhập, xuất kho VL- CCDC và cáchứng từkế toán liên quan: Chứng từ kế toán liên quan: Trong các doanh ngiệp sản xuất các hoạt động xuất nhập kho NVL luôn xảy ra. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu kế toán phải lập chứng từ cần thiết 1 cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về VL đã được nhà nước ban hành nhung những chúng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép thẻ kho trên sổ kế toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lượng hiện có của từng thứ VL nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý VL phục vụ nhu cầu cho sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trưởng bộ tài chính,các chứng từ kế toán VL bao gốm : -Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) -Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) -Phiéu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư-sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) -Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) -Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thốngnhất theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: -Phiếu vật tư theo hạn mức(mẫu 04-VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật tư(mẫu 05-VT) -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu 07-VT) Tuỳ thuộc vào các đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. b)-Thủ tục quản lý nhập - xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: VL-CCDC có rất nhiều loại khác nhau để phục vụ kịp thời cho sản xuất cho nên phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết vật liệu.Kế toán chi tiết vật liệu và hạch toán ở kho có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. ở kho, thủ kho là người trực tiếp quản lý nhập xuất,bảo quản vật liệu...Đồng thời hàng ngày thủ kho phải ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu...trên thẻ kho chỉ ghi theo số lượng. ở phòng kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình thông qua qua các chứng từ phản ánh giam đốc ,kiểm tra tình hình nhập,xuất,dự trữ bảo quản vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.1. 5 Hạch toán chi tiết vật tư 1.1.5.1.Các chứng từ dùng trong kế toán vật liệu Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán cần được hạch toán chi tiết cả về mặt giá trị và hiện vật ,được chi tiết theo từng loại,từng nhóm trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn và tổ chức hệ thống chứng từ cho phù hợp nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao. Hệ thống chứng từ gồm : Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (mẫu 08- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH) Hoá đơn cước phí vận chuỷển (mẫu 03- BH) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT) Biên bản kiểm nhận vật tư (mẫu 05-VT) Thẻ kho(mẫu 06-VT) Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKL-3LL) Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu S01-DN) Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại (mẫu S02- DN) Sổ chi tiết thuê GTGT được miễn giảm (mẫu S03-DN) Từ hệ thống chứng từ được xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trưởng thực hiện việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu vật liệu có sự tác động ảnh hưởng quan trọng tới hiệu quả công tác kế toán vật liệu. Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ nhà nước ban hành. Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng như trong các phần hành kế toán khác phải gồm có 2 nội dung chính: Trình tự xử lý chứng từ Tổ chức luân chuyển chứng từ Với 2 nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầu theo các bước: Lập chứng từ: kế toán doanh nghiệp phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán. Khi lập chứng từ, người lập phải căn cứ theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh và phản ánh một cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển chứng từ: kế toán phải tổ chức các bước luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán được tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Kiểm tra chứng từ: khi nhận được chứng từ, kế toán cùng các cá nhân liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ. Chứng từ được lập đòi hỏi phải rõ ràng cả phần chữ và phần số. Tập hợp và phân loại chứng từ: kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết ( nếu còn thiếu ) tổng hợp số liệu, định khoản kế toán. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: kế toán cùng các bộ phận liên quan phải tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ mà nhà nước ban hành 1.1.5.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song * Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này là: - Tại kho: thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng . - Tại phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu vật liệu và giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Bảng tổng hợp nhập – xuất Sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra. * Ưu, nhược điểm - Ưu điểm: việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. - Nhược điểm: sự ghi chép giữa kế toán và thủ kho bị trùng lập về chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra đối chiếu phần lớn thực hiện vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán. *Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có quy mô vừa, số lần nhập -xuất - tồn vật liệu ít, trình độ kế toán chưa cao . b. Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nguyên tắc hạch toán phương pháp này là: - Tại kho: theo dõi về mặt lượng - Tại phòng kế toán: ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị cho từng kho, từng thứ, từng loại vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp. sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập Phiếu xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, Kiểm tra * Ưu, nhược điểm : - Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: ghi chép trùng lặp ( phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị).Việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa kho và Phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. * Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều,không có nhân viên kế toán chi tiết vật tư riêng nên không có điều kiện theo dõi, nắm bắt tình hình nhập xuất hàng ngày. c.Hạch toán chi tuết vật tư theo phương pháp Sổ số dư Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này là: - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nhưng cuối tháng phải ghi số tồn đã tính trên thẻ kho sang số dư vào cột số lượng. -Tại phòng kế toán: theo dõi về mặt giá trị từng nhóm vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Sổ số dư Phiếu xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Phiếu nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Thủ kho Sổ số dư Bảng kê tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu, nhược điểm. - Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp. - Nhược điểm: gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra sai sót, phát Hiện nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán do kế toán chỉ nắm được tình hình tăng giảm vật liệu qua thẻ kho chứ không biết trước số liệu . * Điều kiện áp dụng: phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập - xuất-diễn ra thường xuyên, số lượng, chủng loại vật liệu phong phú trình độ kế toán và trình độ quản lý cao. 1.1.6. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 1.1.6.1. Tài khoản kế toán sử dụng Hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, tạo nên sự vận động thay đổi và chuyển hoá hình thái của tài sản trong đơn vị nói chung và vật liệu nói riêng. Những hoạt động này được phản ánh một cách trung thực, chính xác, kịp thời trên các bản chứng từ kế toán. Song để tổng hợp thông tin từ các thông tin riêng lẻ mà các bản chứng từ phản ánh, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp thì cần thiết các thông tin trên phải được phân loại và hệ thống hoá lại. Kế toán dựa trên cơ sở phương pháp luận khoa học của chủ nghĩa duy vật biện chứng Mác - Lê nin, phương pháp tài khoản kế toán cần thiết phải xây dựng hệ thống các tài khoản. Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán, phản ánh, kiểm tra, giám sát một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiệnn có và sự vận động của từng đối tượng kế toán. Trên cơ sở dó, kế toán tổng hợp vật liệu đã xây dựng và sử dụng một số tài khoản kế toán chủ yếu phục vụ quá trình hạch toán kế toán, phản ánh sự biến động hay tình hình hiện có của vật liệu trong các doanh nghiệp. Các tài khoản chủ yếu trong kế toán tổng hợp vật liệu gồm: TK152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 152 được sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở chi tiết các tài khoản cấp 2 theo yêu cầu quản lý Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. TK 151 : hàng mua đang đi đường Tài khoản 151 phản ánh trị giá thực tế vật liệu, hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho. Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển cho các bộ phận sử dụng huặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường. TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ. Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK133 có 2 tài khoản cấp 2 là: TK1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật liệu TK1332: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ TK 331 : phải trả người bán Tài khoản này dùng phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả với người bán, người cung cấp. Kết cấu: Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán Các khoản giảm trừ được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán Bên Có: Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán, nhà cung cấp, người nhận thầu XDCB, người thầu sửa chữa lớn. Số tiền ứng thừa được người bán trả lại. Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán Dư Nợ: Phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho người bán. Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu. TK611 – Mua hàng Phản ánh trị giá vốn thực tế của vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ (trong các doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, hàng hoá,CCDC tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: - Phản ánh giá thực tế ng._.uyên vật liệu, dụng cụ xuất dùng, xuất bán…. trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra kế toán cần sử dụng một số TK khác phục vụ cho quá trình hạch toán: TK111, TK112, TK311, TK632…. Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp được hạch toán nhập xuất kho thường xuyên dựa trên hệ thống tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán … Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng loại vật liệu mà kế toán lựa chọn phương pháp kế toán tổng hợp khác nhau. 1.1.6.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Theo phương pháp này thì mọi sự biến động của nguyên vật liệu sẽ được kế toán phản ánh thường xuyên.Căn cứ vào chứng từ hoá đơn nhập - xuất hàng ngày, kế toán sẽ ghi sổ, do đó kế toán có thể tính được lượng vật tư hiện có, tạo điều kiện cung cấp thông tin cho quản lý. Phương pháp này mặc dù tốn nhiều thời gian công sức…nhưng chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK111,112,141 TK152 TK621,627,641 Giá mua và chi phí mua Giá trị nguyên vật liệu xuất nguyên,vật liệunhập kho kho sử dụng trong DN TK151 TK154 Hàng mua đang Hàng đi đg Nguyên vật liệu đi đường nhập kho xuất thuê ngoài gia công TK133 TK128,222 Thuế giá trị gia tăng Xuất nguyên vật liệu đầu vào TK412 TK411 TK411 Nhận vốn góp liên doanh Xuất nvl trả vốn góp TK128,222 liên doanh Nhận góp vốn liên doanh TK154 Nguyên vật liệu thực tế nhâp kho TK138,642 TK338,721 Nguyên vật liệu thiếu khi Giá trịNVL thừa khi kiểm kê kiểm kê kho TK111,112,331 TK133 Giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán 1.15.3.kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh liên tục, thường xuyên tình hình nhập - xuất vật tư, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng mà căn cứ kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ vật tư ,hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức sau: Trị giá = Trị giá tồn + Trị giá nhập - Trị giá tồn xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ ,giá trị vật tư mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi trên TK 611- mua hàng . Công tác kiểm kê hàng hoá vật tư khi áp dụng kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến hành vào cuối kỳ kế toán xác định giá trị vật tư hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán HTK.Mặt khác trên cơ sở giá trị vật tư hàng hoá tồn kho xác định trị giá hàng hóa vật tư xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán TK 611. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK152,151 TK611 TK151,152 Kết chuyển NVL Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK111,112,311,331 TK111,112,331 Trị giá NVL Giảm giá hàng mua hoặc mua vào trong kỳ trả lại NVL cho người bán TK133 TK133 TK621,641,642 Trị giá NVL sử dụng trong kỳ 1.1.5.3. Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu Trong quá trình hạch toán vật liệu, kế toán tiến hành hạch toán dựa trên sổ sách chứng từ sao cho phù hợp với quy mô,cơ cấu doanh nghiệp .Phổ biến là các hình thức sổ áp dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu như sau: Hình thức Nhật ký - Sổ cái - Điều kiện áp dụng: Đối với loại hình kinh doanh đơn giản, chỉ thực hiện một loại dịch vụ hoạt động và phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có số lượng tài khoản ít,trình độ kế toán thấp ,lao động kế toán chủ yếu là thủ công. - Đặc điểm tổ chức sổ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống để vào Nhật ký sổ cái. - Hệ thống sổ: sổ kế toán tổng hợp Nhật ký sổ cái, Sổ chi tiết vật liệu. Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu b .Hình thức sổ Nhật ký chung - Điều kiện áp dụng: Thường sử dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ, có tính chất kinh doanh qiản đơn,tài khoản sử dụng ít, trình độ quản lý chưa cao, ít lao động kế toán và không có nhu cầu chuyên môn hoá giữa các phần hành. Hình thức này có thể áp dụng cho doanh nghiệp trong điều kiện lao động thủ công hoặc trong điều kiện có sử dụng kế toán máy. - Đặc điểm tổ chức sổ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán ( quan hệ giữa các tài khoản ) rồi ghi sổ cái. - Hệ thống sổ: sổ kế toán tổng hợp Nhật ký chung, Sổ cái TK151, TK152, TK153, TK611 và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số dư Và số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức Chứng từ ghi sổ. - Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ,tính chất kinh doanh giản đơn,trình độ quản lý kinh tế chưa cao.doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán. - Đặc điểm tổ chức sổ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào Chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian. Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các tài khoản tương ứng. - Hệ thống sổ: Sổ cái TK 151, TK152, Chứng từ ghi sổ,Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ kế toán chi tiết vật liệu. d. Hình thức Nhật ký chứng từ - Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thường có quy mô lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công ,chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành. - Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp với ghi chép theo trình tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống,giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết,giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.Hàng ngày kế toán căn cứ vào Chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký chứng từ. Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký chứng từ kế toán tiến hành vào các sổ cái tương ứng. -Hệ thống sổ: Nhật ký Chứng từ số 2, Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 6, Nhật ký chứng từ số 7, Nhật ký chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ cái TK151,TK 152 và TK 331. Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ phần II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX&dv thương mại hoàng gia I. Đặc điểm tình hình chung của công ty tnhh hoàng gia 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1 Sự ra đời của công ty Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ Thương Mại . Ngày 26/06/1995 công ty ra đời. Trụ sở công ty nằm tại 23 Trương Định-Q. Hai Bà Trưng- Hà Nội , công ty có một chi nhánh tại 142 Phan Đăng Lưu-Phường 3- Quận Phú Nhuận - TP Hồ Chí Minh 1.2 Qúa trình phát triển của công ty. Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá xnk .Những năm đầu mới thành lập hoạt động xnk chủ yếu của công ty là làm uỷ thác qua tổng công ty xnk thủ công mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nước . Các mặt hàng chính gồm có : Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị , nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , giầy dép , mạ bạc , dệt thảm len, bao bì đóng gói và may mặc Nhưng năm 1995-1998 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi và thu được nhiều lợi nhuận Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài .Tình trạng này do một mặt công ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừa không giao hàng (tiêu biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Hungari năm 1997). Mặt khác do triệu giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúc bị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty thiệt hại hàng tỷ đồng . Trong khi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tới tình trạng sử dụng chi phí một cách lãng phí . Ví dụ : Năm1999 tổng chi phí là 702triệu VNĐ vậy mà lãi chỉ có 50 ttriệu VNĐ kinh doanh tuỳ tiện , giả tạo hồ sơ mua bán .... Về sản xuất từ năm 1997 hoạt động sản xuất không có hiệu quả .Năm 1998 công ty cho giải thể các xưởng sản xuất , xưởng may chuyển sang liên doanh với công ty Maruchi- Hồng Kông. Tính đến thời điểm đó thiệt hại về đầu tư cho sản xuất khoảng 100triệu , thiệt hại do xoá công nợ cho các xưởng khoảng 10 triệu đồng . Tính đến 30/06/1997 số lỗ của công ty là 22.800.507. Trước tình hình đó ngày 16/06/1999 đại diện các thành viên góp vốn liên doanh cùng các phòng kế hoạch đầu tư... đã họp và đưa ra những giải pháp để khôi phục công ty . Từ ngày 01/07/1999 trrở lại đây , công ty đã ngăn chặn được tình trạnh kinh doanh thua lỗ kéo dài và bước đầu ổn định kinh doanh xnk trả nợ ngân hàng , khách hàng, thuế nợ nhà nước .. Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm 1999-2001như sau.: Bảng số 1 Chỉ tiêu đvt 1998 1999 2000 2001 ướctính 2005 1Tổng hợp ngạch xk. 2. tổng hợp ngạch nk 3. tổng doanh thu 4 .lợi nhuận thực hiện 5 .nộp nsnn 1000đ 1000đ Triệu vnđ - - 3.438.679 9.359.234 94.821 -2.634 19.284 2.916.444 5.078.234 55.426 -2634 8.804 1.801.591 5.776.626 60.416 -26 10.970 2.872.049 2.776.507 56.123 28 13.163 3.500.000 3.900.000 521.652 150 4.330 II/ Chức năng và nghiệp vụ của công ty 1. Chức năng Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sản phẩm do liên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ thương mại và nhà nước . - Các mặt hàng nhập khẩu của công ty : vật tư máy móc thiết bị, xe máy, và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của bộ thương mại và nhà nước - Công ty được uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng nhà nước cho phép . Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại, nhập khẩu theo quy định hiện hành của nhà nước . - Công ty làm đại lý , mở cửa hàng bán buôn bán lẻ các mặt hàng sản xuất trong và ngoài nước 2. Nghiệp vụ Trực tiếp kinh doanh xnk tổng hợp , được chủ động trong giao dịch , đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương ,hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết với khách hàng trong và ngoài nước , thuộc nội dung hoạt động của công ty. - Kinh doanh thương mại trong các loại hình dịch vụ thương mại - Liên doanh liên kết trong nước để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu , có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh xnk , mua bán trong và ngoài nước , tiến tới tổ chức bộ máy công ty. III/ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1. Mô hình bộ máy quản lý Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh được thể hiện qua sơ đồ sau giám đốc Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh Chi nhánh TP. HCM P.tổ chức hành chính phòng tổng hợp phòng tc kế hoạch Phòng nghiệp vụ I II IV V VI Phòng nhập khẩu 2. Nguyên tắc hoạt động Các phòng ban và đơn vị phụ thuộc vào công ty đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty và đảm bảo một số nguyên tắc sau - Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước nhà nước và Bộ thương mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty. - Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty được quyền chủ động sản xuất kinh doanh trên cơ sở các phương án , được phòng tài chính -kế hoạch và GĐ duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi - Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ về toàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc chấp hành pháp luật 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh a. Bộ phận quản lý * Phòng tổ chức hành chính : 7 người đảm bảo chức năng kế hoạch tổng hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tin chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ - Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty - Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấy tờ , thư từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty. - Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người - Tham mưu cho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phương án đó - Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty - Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ ... - Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty - Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên * Phòng tổng hợp: 2 người thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax... b. Bộ phận kinh doanh * Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 người Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nước, tìm hiểu thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinh doanhcủa mình cho cấp trên *Phòng nghiệp vụ II: Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trường, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả .Lập phương án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên. * Phòng nghiệp vụ IV:6 người Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren * Phòng nghiệp vụ V: 5 người Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty được phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập phương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty *Phòng nghiệp vụ VI: 5 người Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren *Phòng nhập khẩu :20người Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép nhận như máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,... Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt .Đồng thời được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn được giao IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6người (1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi người trong phòng đều được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Được minh hoạ theo sơ đồ sau : Sơ đồ 2 Kế TOáN TRƯỏNG TRƯởNG PHòNG TCKH CáC Bộ PHậN KT TạI CÔNG TY PHòNG Kế TOáN CHI NHáNH TP.HCM THủ KHO KIÊM THủ QUỹ KếTOáN TIềN LƯƠNG KếTOáN THANH TOáN KếTOáN CÔNGNợ P.PHòNG TC-KH KếTOáN T.HợP P.PHòNG TC-KH Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý vàvà chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản . - Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trước đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trước. -Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh . - kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu. - Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho . - Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả 2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng . - Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp -Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi tiết ... Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty. - Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : . Báo cáo kết quả kinh doanh . Báo cáo chi phí kinh doanh . Bảng cân đối kế . Thuyết minh báo cáo tài chính 3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối số dư Và số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ NKC Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu B/ thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại côngty tnhh sx&dv thương mại hoàng gia : 2.3.1. Phân loại và đánh giá vật liệu Nguyên liệu, vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình sản xuất. Hạch toán nguyên liệu, vật liệu là công tác hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xất. Để thực hiện tốt công tác hạch toán đó thì trước hết phải hiểu rõ về đặc điểm nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty. Xuất phát từ đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, sản phẩm gồm nhiều chủng loại phong phú về mẫu mã, vật liệu được sử dụng do vậy mà bao gồm nhiều loại, đó là các loại vải: chỉ, khuy, mex, khoá… Trong đó vải là vật liệu chính, chiếm tỉ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Nhìn chung các loại vật liệu và công cụ, dụng cụ mà xí nghiệp đang sử dụng đều không cần yêu cầu cao về chế độ bảo quản mà chỉ cần giữ ở nhiệt đoọ thường với hệ thống kho tàng sạch sẽ, khô thoáng để tránh gây ẩm mốc cho vải, chỉ… Phân loại vật liệu Để nhằm hỗ trợ cho công việc hạch toán vật liệu ở công ty, nguyên vật liệu được phân loại dựa vào công dụng chính của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh theo cách phân loại này, nguyên vật liệu được chia thành: - Vật liệu chính: gồm các loại vải như vải bay, vải dạ vải len, vải pêcô… để cấu thành nên thực thể sản phẩm. -Vật liệu phụ gồm: cúc, chỉ may, khoá, đệm vai… có tác dụng để hoàn thiện sản phẩm. - Nhiên liệu: dầu, mỡ, xăng… - Phụ tùng thay thế: chân vịt, giao thùa, phoi suất, ốc… - Phế liệu: vải vụn, mex vụn… b. Đánh giá vật liệu tại công ty Việc đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định. Việc đánh giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Thực tế tại công ty TNHH Hoàng Gia, chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu. * Đối với vật liệu nhập kho - Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động trong xí nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, song chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Trong trường hợp này việc tính giá dựa trên giá mua thực tế ghi trên hoá đơn và các khoản chi phí liên quan đến việc nhập kho vật tư như: chi phí vận chuyển, bốc giỡ, bảo quản và các khoản chi phí khác. Hình thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt, ngoại tệ hoặc séc. Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi Chi phí thu Thuế liệu nhập kho do = trên hoá đơn + mua thực + nhập khẩu mua ngoài (không thuế tế phát sinh (nếu có) GTGT đầu vào) VD: Ngày 14/2/2001 mua 403m vải Benger của nhà máy dệt Nam Định giá mua 65.000đ/m chi phí vận chuyển 1.000.000đ trả bằng tiền mặt, thuế GTGT đầu vào 10%. Kế toán hạch toán giá thực nhập như sau: Nợ TK1521 27.195.000đ Nợ TK1331 2.619.500đ Có TK331 28.814.500đ Có TK111 1.000.000đ - Đối với vật liệu do bên thuê gia công cung cấp: giá thực nhập căn cứ vào thoả thuận giữa 2 bên trong hợp đồng nhận gia công. - Trường hợp nhận lại vật tư xuất thừa thì giá thực nhập lại kho được xác đinh bằng đúng giá trị thực tế xuất kho loại vật tư đó. * Đối với vật liệu xuất kho Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, thì hiện nay tại xí nghiệp kế toán tính giá thực tế vật tư xuất kho theo giá thực tế đích danh tức là giá thực tế vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật tư nhập kho theo từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần xuất. Giá thực tế = Số lượng vật tư + giá thực vật tư xuất kho xuất kho thực tế tế vật tư nhập kho VD: Theo phiếu xuất kho số 56, ngày 16/2/2001 xuất kho cho đồng chí Dũng px cắt 500m Mex vải 1020 để phục vụ cho sản xuất sản phẩm, đơn giá 12.480đ/m. Kế toán căn cứ vào chứng từ này tính giá thực tế Mex vải 1020 xuất kho như sau: Giá thực tế của 500m Mex vải 1020 xuất kho: 500 x 12.480 = 6.246.240 2.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia từ xuất phạt điểm là nắm bắt đựoc thực tế hoạt động tại công ty TNHH Hoàng Gia với chức năng chủ yếu là sản xuất sản phẩm may mặc, vì vậy số lượng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia được nhập liên tục, thường xuyên cho nên đòi hỏi kế toán phải có phương pháp hạch toán và ghi chép khoa học để trách thất thoát, lãng khí nguyên vật liệu. Từ mục đích trên, công ty TNHH Hoàng Gia đã chọn phương pháp thẻ song song với ưu điểm chính là dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra và tính ngay được giá thực tế nhằm phục vụ kịp thời cho việc xác định giá thành của sản phẩm sản xuất . Trình tự nhập kho vật liệu Tại xí nghiệp, việc nhập kho vật tư chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phònh kế hoạch ( bộ phận cung ứng vật tư) thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc trực tiếp đi mua. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư đi mua được căn cứ vào kế hoạch sản xuất và sự biến động giá cả trên thi trường. Xí nghiệp không sử dụng ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại của hàng mua về mà chỉ yêu cầu cán bộ thu mua trực tiếp và thủ kho thực hiện công việc đó trước khi mua và trước khi nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, phòng kế hoạch lập 3 liên phiếu nhập kho: Liên1: lưu tại phòng kế hoạch Liên2: chuyển cho thủ kho dùng ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu Liên3: dùng làm chứng từ thanh toán Trình tự nhập kho nguyên vật liệu Tại kho: Thủ kho và cán bộ thu mua trực tiếp kiểm tra số lượng và chất lượng của vật tư. Phòng kế hoạch căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan để viết phiếu nhập kho. PNK Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch. PNK Liên 3: Dùng làm chứng từ thanh toán. PNK Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. VD: việc nhập kho mặt hàng Mex vải – 1020 Biểu 1: Mẫu số: 01 GTKT- 3LL BC/99 – B Hoá đơn (GTGT) Liên 2:(giao khách hàng) Ngày 12 tháng 2 năm 2001 No 46955 Tên đơn vị bàn hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị Địa chỉ: 108 B Mai Động – Hà Nội Số TK:.. Điện thoại:…… MS:… Họ và tên người mua hàng: Đ/c Tiến Đơn vị: Công ty Hoàng Gia co.LTD Số TK… Địa chỉ:23 Đường Trương Đinh- Hà Nội MS:… Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá (đ/m) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Mex vải m 2000 12480 24.960.000 Cộng tiền hàng 24.960.000 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 2.469.000 Tổng cộng tiền thanh toán 27.456.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, bốn trăm năm mươi sáu ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu 2 Mẫu số 01 - VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Số: 50 Nợ:……. Có:…… Họ tên người giao hàng: Đ/c Tuấn- Công ty TNHH Hữu Nghị Theo hoá đơn số: 46955 ngày 12/02/2001 của Công ty TNHH Hữu Nghị Nhập tại kho: Đ/c Như - Công ty Hoàng Gia co.LTD Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Đvt Ms Số lượng đơn giá (đ/m) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Mex vải m 2000 12.480 24.960.000 Cộng(01 khoản) 24.960.000 Nhập, Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho * Trình tự xuất kho nguyên vật liệu Vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho các mục đích sản xuất kinh doanh trong xí nghiệp. Khi có nhu cầu cần dùng tới vật liệu, các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi gửi lên phòng kế hoạch tuỳ vào nhu cầu thực tế và số lượng tồn, phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho. Trình tự xuất kho vật liệu Phân xưởng viết phiếu xin lĩnh vật tư Phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu thực tế và số tồn trong kho, viết phiếu xuất kho PXK Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch. PXK Liên 2: Thủ kho dùng ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu. PXK Liên 3: Bộ phận sử dụng vật tư giữ làm căn cứ tính giá thành. VD: vào ngày 16/2/2001 phân xưởng cắt có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Yêu cầu này được phòng kế hoạch duyệt và viết phiếu xuất. Biểu 3 Mẫu số 02 – VT Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho Ngày 16 tháng 2 năm 2001 Họ tên người nhận hàng: Đ/c Dũng – Phân xưởng cắt Xuất tại kho: Đ/c Như Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Đvt Ms Số lượng đơn giá (đ/m) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Mex vải m 500 12.480 6.246.240 Cộng(01 khoản) 6.246.240 Xuất, Ngày 16 tháng 2 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho * Phương pháp ghi sổ: Việc hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo quy trình sau: Quy trình hạch toán nguyên vật liệu Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Với việc sử dụng phương pháp thẻ song song việc ghi chép chi tiết nhập, xuất, tồn các loại vật liệu. Tại xí nghiệp được tổ chức cả ở kho và phòng kế toán. * Tại kho Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu do thủ k._.