Công tác Kế toán HCSN tại trường THCS Tứ Liên

26 1.3. Hình thức kế toán của đơn vị 27 2. Công tác lập dự toán thu chi tại trường THCS Tứ Liên 28 2.1 Công tác lập dự toán thu, chi năm tại đơn vị 28 2.2. Công tác lập dự toán thu, chi quý tại đơn vị 30 3. Công tác kế toán tại trường THCS Tứ Liên 31 3.1. Kế toán vốn bằng tiền 31 3.2. Kế toán tài sản cố định 42 3.3. Kế toán các khoản thanh toán…………………………………………….. 43 3.4. Kế toán nguồn kinh phí…………………………………………………… 46 3.5. Kế toán các khoản chi……………………………………………………...50 3.6. Báo cáo tài chính…………………………………………………………...53 Chương III: Kết luận chung về tình hình thực hiện công tác kế toán tại trường THCS Tứ Liên 54 Lời nói đầu Trong những năm gần đây, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của nhà nước cũng từng bước đi vào phát triển ổn định và vững chắc góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế – xã hội của đất nước. Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước như đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục, văn hoá, thông tin, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế … hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động kinh doanh hay nhận viện trợ biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho. Trong quá trình hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Đảng và Nhà nước phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhà nước, các tiêu chuẩn định mức, các qui định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành. Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế – tài chính tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ Ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chính vì vậy, công việc của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu là phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị. Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành Ngân sách Nhà nước tại đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước sử dụng như là một công cụ sắc bén trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao. Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước nên em quyết tâm học hỏi, nghiên cứu để nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của công tác quản lý tài chính – kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Đồng thời, qua đó em có thể củng cố thêm kiến thức mình đã được học ở trường để từ đó gắn lý luận với thực tế công tác của đơn vị. Chính vì vậy, trong khoá thực tập tại đơn vị “Trường THCS Tứ Liên” nằm dưới sự quản lý của phòng GD - ĐT Quận Tây Hồ em quyết tâm học hỏi tìm hiểu để củng cố những kiến thức đã được học ở trường. Mặt khác, thông qua khoá thực tập này em được bồi dưỡng thêm lòng say mê, nhiệt tình công tác; rèn luyện tác phong và phương pháp công tác của người cán bộ TC – KT. Chương I: Các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp. Chương II: Thực tế công tác kế toán hành chính sự nghiệp tại Trường THCS Tứ Liên. Chương III: Lý luận chung về tình hình thực hiện công tác kế toán tại Trường THCS Tứ Liên. Chương I: Các vấn để chung về kế toán HCSN. 1.1. Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. 1.1.1. Khái niệm. Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. 1.1.2. Nhiệm vụ. - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước. - Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị. 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị. - Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. - Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. 1.1.4. Nội dung công tác kế toán HCSN. - Kế toán vốn bằng tiền. - Kế toán vật tư, tài sản. - Kế toán thanh toán. - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ. - Kế toán các khoản thu ngân sách. - Kế toán các khoản chi ngân sách. - Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán ở đơn vị. 1.2. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN. 1.2.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng đơn vị qui định. Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu đã qui định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng qui định của Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước. 1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán. Ban hành theo Quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính. Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các đơn vị thuộc một số loại hình qui định rõ các tài khoản cấp 2 của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp. Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3,… để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nước và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế, tài chính trong đơn vị. 1.2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán. Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, các hình thức kế toán được áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm: Hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái. Tuỳ thuộc vào qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. 1.2.3.1 Hình thức Nhật ký-Sổ cái. * Trình tự và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán tiến hành dịnh khoản rồi ghi vào Nhật ký-sổ cáI. Mỗi chứng từ (Bảng tổng hợp chứng từ) ghi vào Ngật ký-sổ cáI một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: phầ Nhật ký (gày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng chứng từ; diễn giảI và số phát sinh) và phần sổ cáI (ghi Nợ, ghi Có của các tàI khoản liên quan). Cuối kỳ (tháng, quí, năm), tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu bảo đảm các quan hệ cân đối sau: Tổng số phát sinh Có của các tài khoản (phần sổ cái) Tổng số phát sinh Nợ của các tài khoản (phần sổ cái) Tổng cộng số tiền ở phần Nhật ký (cột SPS) = = = Tổng số dư Có cuối kỳ của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ cuối kỳ của tất cả các tài khoản = Ngoài ra, để có những thông tin chi tiết, cụ thể về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế tài chính, kế toán còn sử dụng cả sổ, thẻ kế toán chi tiết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan, cuối tháng (quí), phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Thông thường, kế toán có thể mở các sổ, thẻ chi tiết sau: Sổ tài sản cố định. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Thẻ kho. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh. Sổ chi tiết thanh toán (với người bán, người mua, với ngân sách, với nội bộ). Sổ chi tiết nguồn kinh phí. Sổ chi tiết chi hoạt động… * Có thể khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký-sổ cái qua sơ đồ: Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức nhật ký-sổ cái. Sổ, thẻ KT chi tiết Chứng từ gốc Sổ quĩ (1) (3) (1) Bảng tổng hợp CT gốc Bảng tổng hợp chi tiết (4) (5) (1) (2) (6) Nhật ký-sổ cái (7) Báo cáo TC (7) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.3.2. Hình thức chứng từ ghi sổ. * Trình tự và phương pháp ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ trình từ ghi sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ quĩ Chứng từ gốc (1) (1) (2) Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết (3) (4) Sổ cái (6) (8) (4) (7) Bảng cân đối TK (9) (9) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.3.3. Hình thức nhật ký chung. * Trình từ và phương pháp ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chung. (1) (1) Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ KT chi tiết (2) (3) Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết (4) Bảng cân đối TK (5) (7) (6) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.4. Lập và gửi báo cáo tài chính. Việc lập các báo cáo tài chính là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Số liệu trong Báo cáo tài chính mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ… và tình hình sử dụng từng loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước, tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập Báo cáo tài chính đối với đơn vị hành chính sự nghiệp có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí và quản lý ngân sách nhà nước của các cấp ngân sách. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu qui định thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo. Tuy nhiên, trong quá trình lập báo cáo, đối với một số đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc các lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể bổ sung, sửa đổi hoặc chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải được cơ quan chủ quản chấp thuận. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo. Vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi. 1.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán. Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, qui định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách quan. Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công tác kế toán của mình. Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục. Đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài nhính, ít nhất mỗi năm một lần phải thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị. Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và Báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ thể lệ tài chính, kế toán và thu nộp ngân sách. Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi. 1.2.6. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản. Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ thực có về tài sản, vật tư, tiền quĩ, công nợ của đơn vị tài một thời điểm nhất định. Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quĩ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế. Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết (trong trường hợp bàn giao, sát nhập, giải thể đơn vị…). 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán … Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn. ở các đơn vị HCSN bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành, các đơn vị HCSN được chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp I, cấp II, cấp III. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị HCSN là do ngân sách nhà nước cấp và được phân phối và quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và của cơ quan tài chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị HCSN cũng được tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp ngân sách, cụ thể: Đơn vị dự toán cấp I là kế toán cấp I, đơn vị dự toán cấp II là kế toán cấp II, đơn vị dự toán cấp III là kế toán cấp III. Sơ đồ bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán: Trưởng phòng kế toán Kế toán CK chi KT NKP, vốn quĩ KT tổng hợp BCTC Kế toán thanh toán Kế toán VBT Kế toán VT, TSCĐ Nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc Phụ trách kế toán đơn vị cấp dưới hoặc Phân chia các phần hành kế toán 1.4. Nội dung các phần hành kế toán. 1.4.1. Kế toán vốn bằng tiền. 1.4.1.1. Kế toán quỹ tiền mặt. * Vốn bằng tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các loại: Tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ khác); vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá; tiền gửi ở Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước. * Nguyên tắc quản lý và hạch toán quỹ tiền mặt: Trong các đơn vị HCSN đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị. Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định, mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được ngân hàng, Kho bạc Nhà nước thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành. Hàng quý, căn cứ vào nhhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền nặt, đơn vị lập kế hoạch tiền mặt gửi Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước thoả thuận số tiền được rút hoặc được để lại từ các khoản thu (nếu có) để chi tiêu. Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị được tập trung bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do thủ trưởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ, không được nhờ người làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư hay kiêm nhiệm công việc tiếp liệu, công việc kế toán. Kế toán phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt. Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ. Cuối ngày, căn cứ vào chứng từ thu, chi tiền mặt để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải tìm hiểu, xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. * Tài khoản kế toán sử dụng. Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt sử dụng: Tài khoản 111- Tiền mặt. * Số kế toán liên quan: - Sổ quỹ tiền mặt; - Sổ cái; 1.4.1.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc: * Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc của các đơn vị HCSN bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. * Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc cần tôn trọng một số quy định sau: - Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi từng loại nghiệp vụ tiền gửi (tiền gửi về kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, tiền gửi vè vốn đầu tư XDCB và các loại tiền gửi khác theo từng Ngân hàng, Kho bạc). Định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân hàng, Kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân hàng, Kho bạc để điều chỉnh kịp thời. - Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến Luật ngân sách hiện hành của Nhà nước. * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc sử dụng: Tài khoản 112-Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. * Sổ kế toán liên quan. - Sổ tiền gửi. - Sổ cái. 1.4.2. Kế toán vật tư, TSCĐ. 1.4.2.1. Kế toán vật tư. * Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tượng lao động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Khác với các đơn vị sản xuất-kinh doanh, vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động hành chính sự nghiệp theo chức năng nhiệm vụ được giao. * Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ. Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu và dụng cụ, với vai trò là công cụ quản lý các hoạt động kinh tế, kế toán vật liệu và dụng cụ phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vân chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng lẫn giá trị của từng thứ, từng loại. - Giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, tình hình hao hụt, dôi thừa vật liệu, góp phần tăng cường quản lý sử dụng một cách hợp lý tiết kiệm vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí. - Chấp hành đầy đủ các thủ tục, xuất kho vật liệu, kiểm nghiệm vật liệu. - Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu cho các bộ phận có liên quan. - Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà nước. * Tài khoản kế toán sử dụng. Tài khoản 152 - Vật liệu, dụng cụ. Tài khoản 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. * Sổ kế toán liên quan. - Sổ cái. 1.4.2.2. Kế toán TSCĐ. * Tài sản cố định là những tư liệulao động và tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sủ dụng dài. Những tư liệu lao động và tài sản khác được xếp là TSCĐ phải có đủ hai tiêu chuẩn sau đây: - Có giá trị từ 5.000.000 trở lên. - Thời gian sử dụng từ một năm trở lên. * Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ. Trong quá trình hoạt động, TSCĐ của đơn vị thường xuyên biến động xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý TSCĐ, đr cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý TSCĐ, kế toán TSCĐ có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và việc sử dụng tài sản đơn vị. Thông qua đó giám đốc chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, sử dụng TSCĐ ở đơn vị. - Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành việc mua sắm, xây dựng, bàn giao đưa vào sử dụng, tài sản được cơ quan quản lý cấp phát trừ vào kinh phí, tài sản tiếp nhận của đơn vị khác bàn giao hoặc được biếu, tặng, viện trợ… - Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường tài sản trong đơn vị, lập kế hoạch và theo dõi việc sửa chữa, thanh lý, khôi phục, mở rộng, đối mới TSCĐ. - Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, phân tích tình hình bảo quản, hiệu quả sử dụng TSCĐ. * Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình. Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình. Tài khoản 001 – Tài sản thuê ngoài. * Sổ kế toán liên quan. - Sổ cái. 1.4.3. Kế toán các khoản thanh toán. * Nội dung các khoản thanh toán. Nội dung các khoản thanh toán trong đơn vị HCSN bao gồm các khoản nợ phải thu và các khoản nọ phải trả, cụ thể: Các khoản phải thu. Tạm ứng. Các khoản phải trả. Các khoản phải nộp theo lương. Các khoản phải nộp cho Nhà nước. Phải trả viên chức. Kinh phí cấp cho cấp dưới. Thanh toán nội bộ. * Một số qui định về kế toán thanh toán. - Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung thanh toán, cho từng đối tượng và từng lần thanh toán. - Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đóc thu hồi nợ tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, kinh phí hoặc để nợ nần dây dưa, khê đọng, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, nộp và trả đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trả. - Những khách nợ chủ nợ và các đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư bên Nợ lớn, kế toán cần phải lập bản kê nợ đối chiếu các khoản trả, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng làm tổn thất kinh phí của Nhà nước. - Trường hợp trong cùng một đơn vị vừa có quan hệ phải thu, vừa có quan hệ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ. - Các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải được kế toán chi tiết cho từng khách nợ và chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. * Tài khoản kế toán sử dụng. TK 311 – Các khoản phải thu. TK 312 – Tạm ứng. TK 331 – Các khoản phải trả. TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương. TK 333 – Các khoản phải nộp Nhà nước. TK 334 – Phải trả viên chức. TK 341 – Kinh phí cấp cho cấp dưới. TK 342 – Thanh toán nội bộ. * Sổ kế toán liên quan. - Sổ cái. 1.4.4. Kế toán nguồn kinh phí. * Nội dung. Theo mục đích sử dụng, nguồn kinh phí trong các đơn vị HCSN được chia thành các nguồn sau: Nguồn vốn kinh doanh. Nguồn kinh phí hoạt động. Nguồn kinh phí dự án. Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. * Một số qui định về kế toán nguồn kinh phí. Kế toán nguồn kinh phí phải chấp hành các quy định sau: - Các đơn vị HCSN được tiếp nhân kinh phí theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiênhnhiệm vụ chính trị của mình. Kinh phí của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn: + Ngân sách nhà nước hoặc cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán được duyệt. + Các khoản đóng góp hội phí của các hội viên thành viên. + Thu sự nghiệp được sử dụng và bổ sung từ kết quả hoạt động có thu theo chế độ tài chính hiện hành. Các khoản tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. - Các đơn vị phải hạch toán đầy đủ, rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí vốn, quỹ và phải theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành vốn, kinh phí. - Việc kết chuyển từng nguồn kinh phí quỹ này sang nguồn KP khác phải chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. - Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn KP, khi phát sinh được hạch toán phản ánh các khoản thu, sau đó được kết chuyển sang tài khoản nguồn KP liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền. - KP phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung dự toán, phê duyệt đúng tiêu chuẩn và định mức của Nhà nước. Cuối niên độ kế toán, KP sử dụng không hết phải hoàn trả ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển qua năm sau khi được phép của cơ quan tài chính. - Cuối mỗi kỳ kế toán, đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu thanh quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chương trình, dự án… theo đúng quy định của chế độ hiện hành. * Tài khoản kế toán sử dụng. TK 411- Nguồn vốn kinh doanh. TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động. TK 462- Nguồn kinh phí dự án. TK 441- Nguồn kinh phí ĐTXDCB. TK 466- Nguồn kinh phí đã HTTSCĐ. TK 431- Quỹ cơ quan. TK 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý. TK 413- Chênh lệch tỷ giá. * Sổ kế toán liên quan. - Giấy phân phối HMKP; - Sổ theo dõi HMKP; - Sổ cái. 1.4.5. Kế toán các khoản thu. * Nội dung các khoản thu: Các khoản thu ở các đơn vị HCSN bao gồm: - Các khoản thu phí, lệ phí như: lệ phí cầu, đường, án phí, lệ phí công chứng. - Các khoản thu sự nghiệp: Sự nghiệp VH, GD, YT, sự nghiệp kinh tế. - Các khoản thu khác như: Thu lãi tiền gửi, thu mua kỳ phiếu, trái phiếu, thu nhượng bán thanh lý TSCĐ, vật tư… * Nguyên tắc: Các khoản thu phí, lệ phí là do Nhà nước quy định cụ thể cho từng loại. Đơn vị phải lập dự toán thu, tổ chức quá trình thu và quản lý chặt chẽ các khoản thu theo chức năng của mình, phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ thu, phân phối và sử dụng của từng khoản thu. * Tài khoản kế toán sử dụng. TK 511- Các khoản thu. * Sổ kế toán liên quan. - Sổ cái. 1.4.6. Kế toán các khoản chi. * Nội dung của các khoản chi HCSN. Nội dung của các khoản chi HCSN bao gồm một số nội dung chủ yếu sau: - Chi tiền lương chính. - Chi phụ cấp lương. - Chi trả tiền làm đêm, làm thêm giờ. - Chi cho nghiệp vụ chuyên môn. - Chi quản lý hành chính: công tác phí, phụ cấp lưu trú, vật tư văn phòng, thông tin, liên lạc… - Chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ. - Chi phí thực hiện các chương trình, dự án, đề tài. - Chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, TSCĐ… * Một số nguyên tắc kế toán các khoản chi HCSN. Kế toán HCSN phải tôn trọng một số nguyên tắc sau: - Phải tổ chức hạch toán chi tiết từng loại chi phù hợp với thời gian cấp KP, theo từng nguồn KP được cấp và từng nội dung chi theo quy định của mục lục ngân sách (đối với KP ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc ngân sách); hoặc theo từng khoản mục chi đối với các chương trình, dự án, để tài… - Phải đảm bảo thống nhất giữa hạch toán với việclập dự toán về nội dung chi, phương pháp tính toán… - Phải hạch toán chi tiết theo từng năm (năm trước, năm nay, năm sau). - Các đơn vị cấp trên ngoài việc phải theo dõi tập hợp các khoản chi của đơn vị mình còn phải tổng hợp chi trong toàn ngành. * Tài khoản kế toán sử dụng. TK 661- Chi hoạt động. TK 662- Chi dự án. * Sổ kế toán liên quan. - Sổ cái. 1.4.7. Báo cáo tài chính. * Báo cáo tài chính là báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản của đơn vị; tình hình và kết quả cấp phát, tiếp nhận vốn, kinh phí; các khoản thu (thu phí, lệ phí, thu SN và các khoản thu khác); tình hình quản lý, sử dụng các tài sản, KP và quyết toán KP trong một thời kỳ nhất định. * Nội dung báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính qui định cho các đơn vị HCSN bao gồm các biểu mẫu sau: - Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01 – H). - Tổng hợ._.