Công tác kế toán HCSN tại bệnh viện Thanh Nhàn

p với tình hình phát triển chung của toàn xã hội qua đó nhằm theo dõi sát sao tình hình sử dụng quỹ NSNN cũng như các nguồn vốn khác. Cho đến nay, từ phương pháp thô sơ đến các phương pháp hiện đại, hạch toán kế toán đã góp phần quan trọng trong sự chuyển biến vượt bậc về kinh tế - xã hội của nhân loại. VN là một nước ''đang phát triển'' trong thời kỳ quá độ tiến lên XHCN , VN đứng trước nhiều thách thức và khó khăn nên các hoạt động hạch toán kế toán cũng có những đóng góp tích cực thúc đẩy nhanh, hiệu quả đến sự của nền kinh tế chuyển từ bao cấp sang nền kinh tế thị trường mở cửa nhiều thành phần phong phú, đa dạng hơn. Tuy nhiên, kinh tế NN vẫn giữ vai trò chủ đạo bởi nó tồn tại và phát triển ở những lĩnh vực then chốt. Điều này cũng khẳng định vị trí quan trọng của các đơn vị HCSN đồng thời đề cao vai trò của công tác kế toán HSNN. Các hoạt động kế toán HCSN luôn được Đảng và NN ta đặc biệt quan tâm. Vì lẽ, các đơn vị HCSN chính là các đơn vị quản lý hành chính NN như đơn vị sự nghiệp y tế, sự nghiệp giáo dục, thể thao, khoa học công nghệ... hoạt động chủ yếu dựa vào NSNN theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ mà Đảng và NN giao. Do vậy, hoạt động của các đơn vị HCSN ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình NSNN và ảnh hưởng sâu sắc đến sự phát triển kinh tế XH của cả quốc gia. Bởi trong tình hình đất nước ta hiện nay thì ngân sách NN vẫn là một nguồn vốn thiết yếu cho các hoạt động kinh tế XH chung của cả nước. Tóm lại có thể nói, việc sử dụng có hiệu quả hay không nguồn vốn NGân sách của các đơn vị HCSN sẽ làm tăng hoặc giảm nguồn vốn NS chi cho các hoạt động kinh tế XH khác, từ đó mà ảnh hưởng đến sự phát triển vĩ mô của cả nước. Với tầm quan trọng đó của kế toán nói chung và của kế toán HCSN nói riêng, Đảng và NN ta luôn quan tâm và thay đổi các chính sách, cơ chế hạch toán kế toán phù hợp với tình hình phát triển kinh tế XH đất nước và phù hợp với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế. Có như vậy tình hình hoạt động của các đơn vị HCSN mới được quản lý, theo dõi, điều chỉnh kịp thời các hoạt động đó nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, bảo đảm tiết kiệm, giảm thâm hụt ngân sách... Xuất phát từ sự cần thiết trên, trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của Bệnh viện Thanh Nhàn- HBT- Hà Nội, ban điều hành đơn vị và bộ phận kế toán của viện, chuyên đề thực tập của em về “Kế toán tổng hợp” để thấy được vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán tổng hợp. Đồng thời với mong muốn tìm hiểu sâu hơn là kế toán toán tổng hợp vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế để từ đó rút ra những kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tổng hợp. Kết cấu báo cáo thực tập bao gồm những phần sau: 1. Lời mở đầu. 2. Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán HCSN. 3. Chương 2: Thực tế công tác kế toán tại BV Thanh Nhàn 4. Chương 3: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán 5. Kết luận. Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em chắc chắn còn có nhiều thiếu sót và hạn chế, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy và các cán bộ kế toán của viện Thanh Nhàn để chuyên đề này hoàn chỉnh hơn. thu và chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp để em có điều kiện bổ sung nâng cao kiến thức và phục vụ tốt hơn cho công tác sau này. Chương I Các Vấn Đề Chung Về Kế Toán HCSN I. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán HCSN: 1.1 Khái niệm kế toán HCSN Kế toán HCSN: là công việc, tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quản lý vật tư, các tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu - chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức thu - chi tại các cơ quan, đơn vị. 1.2 Nhiệm vụ của kế toán HCSN Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển để sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (nếu có). Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu - chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước (NN), kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư tài sản của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật, thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách NN quy định. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu - chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị. 1.3 Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị HCSN Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được những yêu cầu sau: Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị. Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. II. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 2.1 Tổ chức công tác ghi chép ban đầu (tổ chức vận dụng chứng từ kế toán) Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu - chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán HCSN đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào hệ thống chứng từ do nhà nước quy định tại quyết định số 999-TC/QD/BTC do bộ trưởng bộ tài chính ban hành ngày 2/11/1996 và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung sau này. Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán HCSN các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo quy định chung của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp quy khác của NN. 2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản áp dụng cho các đơn vi HCSN được quy định trong chế độ kế toán đơn vị HCSN theo quy định số 999/ QĐ/CĐKT của bộ tài chính ban hanh ngày 02/11/1996 đã sửa đổi bổ sung. Các đơn vị HCSN phải căn cứ vào hệ thống TK thống nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị HCSN, đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để sử dụng TK sao cho phù hợp. 2.3 Vận dụng hình thức kế toán: có 3 hình thức chủ yếu 2.3.1 Hình thức nhật ký chung Báo cáo tài chính Nhật kí chung Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chú thích: Đối chiếu: Ghi hằng ngày: Cuối tháng: Sơ đồ Giải thích: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để lập định khoản kế toán, sau đó ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà ta có thể ghi vào sổ - thẻ kế toán chi tiết. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi sổ nhật ký chung, kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ cái TK kế toán có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ cái để vào bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng khoá sổ các sổ thẻ kế toán chi tiết để lấy số liệu tổng cộng ghi vào bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, mở theo từng TK kế toán. Đối chiếu số số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái của TK tương ứng. Cuối kỳ kế toán lấy số liệu cần thiết trên bảng đối chiếu số phát sinh các TK và bảng tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán. 2.3.2 Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết sinh Chú thích: Đối chiếu: Hàng ngày: Cuối tháng: Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Số cái Bảng tổng hợp chi tiết sinh Chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sơ Đồ Giải thích: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán để vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập để vào số đăng ký chứng từ theo trình tự thời gian. Sau đó ghi vào số cái TK để hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối tháng căn cứ vào sổ - thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và số cái. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ cái các TK để lập bảng cân đối số phát sinh. (Đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ). Cuối kỳ kế toán, dựa trên số liệu ở bảng cân đối TK và bảng tổng hợp chi tiết để lên báo cáo tài chính. 2.3.3 Hình thức nhật ký Sổ cái Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Nhật ký - sổ cái Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ quỹ Chú thích: Đối chiếu: Ghi hằng ngày: Cuối tháng: Giải thích: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán để vào nhật ký- sổ cái. Những chứng từ gốc có liên quan đến tiền mặt sau khi ghi vào sổ quỹ cần phải đối chiếu với nhật ký- sổ cái. Những chứng từ phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đó để ghi vào sổ kế toán có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và nhật ký- sổ cái. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu ở trên bảng tổng hợp chi tiết và nhật ký - sổ cái để lập báo cáo tài chính. 2.3.4 Lập và gửi báo cáo tài chính Việc lập các báo cáo tài chính là khâu cuối cùng của 1 quá trình kế toán. Những thông tin trên báo cáo tài chính phải mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, cấp phát, tiếp nhận kinh phí của NN, tình hình sử dụng các loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý và sử dụng tài sản ở đơn vị. Việc lập báo cáo tài chính đối với đơn vị HCSN có tác dụng và ý nghĩa to lớn trong việc quản lý và sử dụng NKP và quản lý NSNN của các cấp ngân sách. Vì vậy đòi hỏi các đơn vị HCSN phải lập và nộp đầy đủ các báo cáo tài chính theo đúng mẫu, đúng quy định thời hạn lập…Tuy nhiên trong quá trình nộp báo cáo tài chính tuỳ theo tính chất đặc thù riêng của đơn vị mà gửi báo cáo cho phù hợp. Chẳng hạn như ở đơn vị HCSN có thu, ngoài những báo cáo tài chính giống như ở đơn vị HCSN thuần tuý thì cần có thêm báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán. Trong quá trình lập báo cáo, tuỳ theo đặc điểm riêng của đơn vị mình có thể lựa chọn, sửa đổi, bổ sung các chỉ tiêu sao cho phù hợp và phải được cơ quan chủ quản chấp thuận. 2.3.5 Tổ chức kiểm tra kế toán Khái niệm: Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá việc thực thi phát luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của các thông tin trên sổ kể toán. Các đơn vị HCSN không những chịu sự kiểm tra của kế toán đơn vị, kế toán cấp trên, cơ quan tài chính mà bản thân phải tự tổ chức kiểm tra kế toán của mình. Công việc kiểm tra kế toán được tiến hành liên tục, thường xuyên. Đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan tài chính ít nhất 1 năm phải tiến hành kiểm tra 1 lần khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị. Nội dung của kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, việc nhận - sử dụng các NKP, các khoản thu… Người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị phải cung cấp đầy đủ thông tin, số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán. III Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau: lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán (tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý của đơn vị đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hoá, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ. Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán nguồn kinh phí Kế toán các khoản chi Kế toán tổng hợp, BCTC Phụ trách kế toán đơn vị dự toán cấp dưới Phân chia các công việc theo phần hành kế hoạch V. Nội dung các phần hành kế toán: 4.1 Kế toán vồn bằng tiền 4.1.1 Khái niệm Vốn bằng tiền ở đơn vị HCSN bao gồm các loại: tiền mặt, vàng bạc, kim phí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá TGNH hoặc TGKB. 4.1.2 Nguyên tắc Số tiền thường xuyên có ở quỹ được ấn chỉ ở 1 mức hợp lý, nó phù hợp với quy mô quản lý, tính chất của đơn vị và nó được ngân hàng-KBNN thoả thuận và đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tiền mặt. Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất 1 đơn vị tiền tệ là VND, vàng bạc, kim khí quý đá quý, ngoại tệ… phải được quy đổi ra VND theo tỷ giá hối đoái thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá hối đoái do ngân hàng NN Việt Nam quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Trường hợp xuất ngoại tệ hoặc rút ngoại tệ gửi ngân hàng thì quy đổi ra VND theo tỷ giá hối đoái đã phản ánh trên sổ kế toán theo 1 trong 4 phương pháp: phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp NT-XT, phương pháp NS-XT, phương pháp giá đích danh. Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được quản lý về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của NN Việt Nam. Các loại ngoại tệ phải được theo dõi chi tiết theo nguyên tệ. 4.1.3 Nội dung 4.1.3.1 Kế toán tiền mặt Nguyên tắc kế toán: Chỉ phản ánh vào TK 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý… Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số liệu có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị để luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh lệch phát sinh phải được tìm ra nguyên nhân, báo cáo với cấp trên. Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu - chi, nhập - xuất quỹ, kiểm tra - kiểm soát trước và sau khi xuất quỹ. Chứng từ kế toán: Phiếu thu (C21_H). Phiếu chi (C22_ H). Biên lai thu tiền (C27_H). Giấy đề nghị tạm ứng (C 23_ H). Giấy thanh toán tạm ứng (C24_ H). Biên bản kiểm kê quỹ (C 26a_ H) & (C26b_ H). Bảng kê vàng bạc, đá quý (C25_ H). Tài khoản kế toán sử dụng: TK 111: Tiền mặt Công dụng: TK này được mở để phản ánh về số hiện có và những biến động về thu - chi tại quỹ của cơ quan. TK cấp II TK 1111: Tiền VN. TK 1112: Ngoại tệ. TK 1113: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. TK1114: Chứng chỉ có giá .TK007: Ngoại tệ các loại Công dụng: được sử dụng để phản ánh thu - chi và số còn lại theo đơn vị nguyên tệ của từng loại ngoại tệ Phương pháp kế toán Sơ đồ tài khoản 111 TK112 TK111 TK152, 155 Rút TGNH về quỹ Chi mua VL- DC nhập kho TK311 TK211, 213 Các khoản phải thu của khách hàng Mua TSCĐ (1a) TK661 TK312 TK341 Ghi (1b) Thu hồi tạm ứng Cấp kinh phí cho cấp TK466 Tăng TK342 NKPHĐ TK331, 334... Các khoản thanh toán nội bộ Thanh toán các khoản nợ p. trả TK3318 Kiểm kê phát hiện thừa TK661, 241… Xuất quỹ chi hđ, dự án, đơn đặt hàng NN, XDCB dở dang TK511 Các khoản thu SN, thu lãi tín phiếu, TK431 trái phiếu Chi quỹ cơ quan TK441, 461, 462… TK3118 Nhận các khoản kinh phí Số thiếu quỹ phát hiện thiếu khi Kiểm kê TK413 TK413 Cuối năm tài chính đánh giá số dư Cuối năm tài chính đánh giá số Ngoai tệ (TGHĐ) dư ngoại tệ ( TGHĐ ) 4.1.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng Nguyên tắc kế toán: Căn cứ để hạch toán trên TK112 là các giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc kèm theo các chứng từ gốc. Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi riêng từng loại tiền gửi. Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu tiền gửi vào và lấy ra, tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của ngân hàng- kho bạc đang quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay cho ngân hàng- kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời. Chứng từ kế toán sử dụng: Giấy báo nợ. Giấy báo có. Bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc. Tài khoản kế toán sử dụng: TK112: TGNH Công dụng: Dùng để theo dõi về số hiện có và tình hình biến động của tất cả các loại tiền gửi tại ngân hàng và kho bạc. TK cấp II: TK1121: Tiền Việt Nam. TK1122: Tiền ngoại tệ. TK1123: Vàng, bạc, đá quý. Phương pháp kế toán Sơ đồ tài khoản 112 TK111 TK112 TK111 Xuất TM gửi ngân hàng Rút TGNH nhập quỹ TM TK311 TK211, 213 Các khoản phải thu của khách hàng Mua TSCĐ (1a) TK661, 662 TK312 TK152, 155 Ghi (1b) Thu hồi tạm ứng Mua NVL, hàng hoá TK466 Nhập kho Tăng TK342 NKPHĐ TK341 Các khoản thanh toán nội bộ Cấp kinh phí cho cấp dưới TK3318 Kiểm kê phát hiện thừa TK661, 241… Chi hđ, dự án, đơn đặt hàng NN, XDCB dở dang TK511 Các khoản thu SN, thu lãi tín phiếu, TK312 Trái phiếu Xuất quỹ tạm ứng TK441, 461, 462… TK 331,334 Nhận các khoản kinh phí Thanh toán các khoản nợ p. trả TK413 TK413 Cuối năm tài chính đánh giá lại Cuối năm tài chính đánh giá lại TGNH- KB (TGHĐ tăng) TGNH- KB ( TGHĐ giảm) TK461, 462 Cuối năm ngân sách nộp lại kinh phí không sử dụng hết 4.2 Kế toán vật tư, tài sản cố định 4.2.1 Kế toán vật liệu, dụng cụ Khái niệm: Vật liệu (VL) là đối tượng lao động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của mình. Tại đơn vị HCSN, vật liệu là 1 yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động HCSN theo chức năng và nhiệm vụ được giao. Dụng cụ (DC) là những tư liệu lao động chưa đủ điều kiện để ghi nhận TSCĐ phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Nguyên tắc kế toán: Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất kho vật liệu - dụng cụ. Tất cả các loại VL, DC khi nhập xuất kho đều phải làm đẩy đủ chứng từ. Chỉ hạch toán vào TK152 giá trị của VL - DC thực tế nhập, xuất qua kho. Các nguyên liệu mua về dùng ngày không qua nhập kho thì không được hạch toán vào TK này. Hạch toán chi tiết VL - DC phải thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. ở kho, thủ kho phải mở sổ hoặc thẻ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho từng loại VL-DC. ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết VL-DC nhập – xuất - tồn kho từng loại VL-DC. Trường hợp phát hiện chênh lệch phải báo cáo ngay cho cấp trên để tìm ra nguyên nhân. Hạch toán nhâp – xuất - tồn kho VL-DC phải theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cho từng loại đối trường hợp cụ thể: Giá thực tế VL-DC nhập kho: Tại đơn vị sự nghiệp thuần tuý: Giá mua VL-DC nhập kho = giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế VAT). Tại đơn vị sự nghiệp có thu, không có hoạt động sản xuất kinh doanh: Giá mua VL-DC nhập kho = giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế VAT). Tại đơn vị sự nghiệp có thu, có hoạt động sản xuất kinh doanh, tính thuế theo phương pháp khấu trừ: Giá mua VL-DC nhập kho = giá mua trên hoá đơn (không bao gồm cả thuế VAT). Giá thực tế xuất kho: sử dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá sau: giá thực tế đích danh (nhập giá nào thì xuất giá đó), NT - XT, NS - XT, bình quân gia quyền cuối kỳ. Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho (C11- H). Phiếu xuất kho (C12-H). Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá (C14-H). Phiếu kê mua hàng (C15-H). Giấy báo hỏng, mất dụng cụ (C13- H). Tài khoản kế toán sử dụng: TK152: Vật liệu, dụng cụ Công dụng: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại VL-DC trong kho của đơn vị HCSN. TK cấp II TK1521: Vật liệu. TK1526: Công cụ. TK 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng Công dụng: Dùng để phản ánh giá trị các loại dụng cụ lâu bền đang sử dụng tại đơn vị (đây là những dụng cụ có giá trị tương đối lớn, thời gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng cho đến khi báo hỏng). Phương pháp kế toán: Sơ đồ tài khoản 152 TK111, 112, 331 TK152 TK661, 241, 662 Mua VL – DC nhập kho Xuất kho NVL dùng cho các Mục đích TK3113 Đồng thời ghi Nợ TK005 (Khi xuất dụng cụ) VAT (n/c) TK341 TK312, 331 Nhập kho NVL mua bằng tiền tạm Xuất kho NVL cho cấp dưới ứng hoặc tiền ứng trước cho người bán TK3118 TK661,662,… - Xuất kho VL- DC cho mượn Khi xử VL không sử dụng hết nhập kho - Kiểm kê phát hiện thiếu chưa lý NVL rõ nguyên nhân bị thiếu mất TK461, 462… TK531 Rút dự toán mua NVL nhập kho Xuất kho VL- DC đem bán Đồng thời ghi Có TK008 hoặc 009 TK461, 441… TK334, 661, 662 Nhập kho NVL được biếu tặng, viện trợ TK531 TK512 Kho bạc ứng trước tiền mua hàng Xuất ấn chỉ giao bán TK3118 Kiểm kê phát hiện thừa 4.2.2 Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) Khái niệm: TSCĐ là những tư liệu lao động và các tài sản khác thoả mãn các điều kiện ghi nhận là TSCĐ như: có giá trị từ 5.000.000đ trở lên, thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên. Nội dung: TSCĐ trong đơn vị HCSN được chia ra làm 2 loại: Tài sản cố định hữu hình: Đất, nhà cửa, máy móc… Tài sản cố định vô hình: bản quyền tác giả, phát minh sáng chế. Nguyên tắc: Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và việc sử dụng tài sản ở đơn vị. Qua đó giám sát chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, sử dụng TSCĐ ở đơn vị. Tham gia nghiệm thu, xác định nguyên giá của TSCĐ trong các trường hợp: XDCB hoàn thành, bàn giao, được cấp phát trừ vào kinh phí, tiếp nhận viện trợ… Kiểm kê, kiểm tra định kỳ hoặc bất thường tài sản trong đơn vị. Có kế hoạch theo dõi, sửa chữa, thanh lý, khôi phục… TSCĐ. Phản ánh giá trị hao mòn, phân tích hiệu quả việc sử dụng TSCĐ. Chứng từ kế toán sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ (C31-H). Biên bản thanh lý TSCĐ (C32-H). Biên bản đánh giá lại TSCĐ (C33-H) Tài khoản kế toán sử dụng: TK211: TCSĐ hữu hình. Công dụng: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm của TSCĐ hữu hình về mặt nguyên giá. TK cấp II: TK2112: Nhà cửa và kiến trúc. TK2113: Máy móc thiết bị. TK2114: Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK2115: Phương tiện quản lý. TK2118: TSCĐ hữu hình khác. TK213: TSCĐ vô hình. Công dụng: Dùng để phản ánh số hiện có và biến động tăng giảm về nguyên giá của TSCĐ vô hình. Phương pháp kế toán: Sơ đồ tài khoản 211,213 TK461, 462 TK211, 213 TK466 Rút dự toán mua TS GTCL Nguyên giá TS thanh lý, TK3113 nhượng bán (1a) TK111, 112 Nguyên giá TS do không đủ TK214 VAT tiêu chuẩn chuyển sang CC-DC Mua TS (1a) Đồng thời Nợ TK005 HM LK Tập hợp CP trong XDCB (2a) T K241 TK5118, 531 TK111, 112 TK631 Phản ánh thu từ CP thanh lý XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào thanh lý (1c) TS (1b) Sử dụng (2b) TK461, 461 Kết chuyển CP bán hàng thanh lý TS(1d) - Nguyên giá TS mới được cấp (3a) TK466 - Nguyên giá TS được viển trợ (5a) GTCL TK214 Kiểm kê phát hiênh thiếu chưa - GTHM tăng do đánh giá lại rõ nguyên nhân TK214 - HMLK TS cũ được cấp (4a) HMLK TK3118 TK5118 TK3118 TS thừa chưa rõ nguyên nhân GTCL TS bị mất, thiếu phải thu hồi (2b) TK466,411 TK431,661,631, GTCL được xoá bỏ khi tìm ra nguyên nhân Ghi tăng NKP hình thành TS (1b,2c,3b,5b) GTCL TS cũ được cấp ( 4b ) TK214: Hao mòn TSCĐ. Công dụng: Dùng để phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng và những nguyên nhân khác làm tăng và giảm giá trị hao mòn của TSCĐ. TK cấp II TK2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình. TK2142: Hao mòn TSCĐ. Phương pháp kế toán Sơ đồ tài khoản 214 TK211,213 TK214 TK466 HMLK giảm Giá trị HM tăng( TS thuộc NKP đã Nguyên giá giảm do hình thành TS ) thanh lý, nhượng TK466 HMLK tăng TK211 bán, điều chuyển GTCL TK466 Nguyên giá tăng giảm do nhận TS cũ GTCL tăng (TS thuộc SN) HMLK giảm Nguyên giá giảm do đánh giá lại (TS TK411 HMLK tăng thuộc sxkd) GTCL TK411 Nguyên giá tăng giảm do đánh giá lại GTCL tăng (TS thuộc sxkd) HMLK giảm Nguyên giá giảm do HMLK tăng phát hiện thiếu khi TK3118 kiểm kê (1a) TK3118 Nguyên giá tăng GTCL do phát hiện thừa giảm GTCLtăng khi kiểm kê(TS nguồn vốn KD) TK3118 TK111,334 GTCL phải xử lý (1b) 4.3 Kế toán thanh toán 4.3.1 Khái niệm Quá trình hoạt động trong đơn vị HCSN thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa đơn vị với NN, với các đơn vị, tổ chức, các nhân trong và ngoài đơn vị về quan hệ mua bán, cung cấp dịch vụ. 4.3.2 Nội dung Các khoản phải thu. Tạm ứng. Các khoản cho vay. Các khoản phải trả. Các khoản phải nộp theo lương. Các khoản phải nộp NN. Các khoản phải trả cho viên chức. Các khoản cấp kinh phí cho cấp dưới. Khoản tạm ứng của kho bạc. Khoản kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau. Thanh toán nội bộ. 4.3.3 Nguyên tắc Mọi khoản thanh toán phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung thanh toán, từng đối tượng thanh toán, từng lần thanh toán. Kế toán phả theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, phải trả. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn - kinh phí hoặc để nợ dây dưa khê đọng. Đồng thời nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp NSNN. Nộp và trả đầy đủ kịp thời các khoản phải nộp - phải trả. Với những khách nợ, chủ nợ, các đơn vị có giao dịch thanh toán thường xuyên hoặc có số dư bên nợ lớn thì kế toán cần phải lập bảng kê nợ đối chiếu các khoản phải trả. Xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi nợ hoặc trả nợ kịp thời. Tránh tình trạng làm tổn thất kinh phí của NN. Trường hợp trong cùng 1 đơn vị vừa có quan hệ phải thu, vừa có quan hệ phải trả. Sau khi 2 bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ thanh toán bù trừ. Các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải được hoạch toán chi tiết cho từng khách hàng nợ và chủ nợ theo từng chỉ tiêu: số lượng và giá trị. 4.3.4 Chứng từ kế toán sử dụng Giấy rút dự toán kinh phí. Giấy uỷ nhiệm chi. Bảng thanh toán tiền lương (C02a-H) 4.3.5 TK kế toán sử dụng TK311: Các khoản phải thu. Công dụng: Dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị đối với khách hàng và các tổ chức cá nhân trong và ngoài đơn vị. TK cấp II: TK311: Phải thu của khách hàng. TK3112: Phải thu theo đơn đặt hàng của NN. TK3113: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. TK3118: Phải thu khác. Phương pháp kế toán Sơ đồ tài khoản 311 TK511,531 TK311 TK531 - Giá trị NVL, TS bị thiếu (1a) - Thu lãi tín phiếu, trái phiếu - Doanh thu bán hàng Doanh số hàng bán bị trả lại, - Giá trị khối lượng công việc cho khách hàng hưởng giảm TK511 hoàn thành nghiệm thu giá, chiết khấu. TK3331 VAT TK111,112 (Đơn vị có sxkd ) - VAT được hoàn bằng tiền - Khách hàng ứng trước tiền hoặc TK111, 112, 152, 155 khách hàng trả nợ _ Xuất tiền, VT, h2, cho vay - Quyết định xử lý TS bị mất _ VT, h2 bị mất, thiếu TK331 TK661, 241… Thanh toán bù trừ với 1 đối tượng Khoản chi không được duyệt phải thu hồi TK661, 662… TK211 GTCL - Nợ p. thu không đòi được tính vào CP Nguyên giá TS mất TK214 - VAT của h2,dvụ phục vụ cho hđ sxkd (thuộc NVKD ) HMLK TK466 TK152, 155 Nguyên giá TS bị mất ( thuộc SN ) GTCL Thu hồi VT, h2 trước cho vay TK111,112,331 TK465 VAT vào Quyết toán thu - chi NKP theo đơn đặt hàng của NN TK152,211 Mua ngoàI VT, h2 N.kho (giá không VAT) TK661, 631.. Dùng ngay TK312: Tạm ứng Công dụng: Dùng để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công nhân viên trong nội bộ đơn vị về các khoản tạm ứng, công tác phí, mua vật tư, chi hoạt động… Phương pháp kế toán: Sơ đồ tài khoản 312 TK152, 155 TK312 TK111, 334 Tạm ứng cho công nhân viên Số tạm ứng thừa thu hồi nhập quỹ hoặc trừ vào lương TK111,112 TK152, 211, 661… -Tạm ứng cho công nhân viên = tiền (Số thực chi được duyệt < số đã tạm ứng ) - Số tạm ứng thiếu chi thêm Số tạm ứng thực chi được duyệt (Số thực chi được duyệt > số đã tạm ứng) TK331: Các khoản phải trả. Công dụng: Dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với người bán, nhà cung cấp, người cho vay, người nhận thầu… các khoản phải trả khác. TK cấp II: TK3311: Phải trả người cung cấp. TK3312: Phải trả nợ vay. TK3318: Phải trả khác. Phương pháp kế toán: Sơ đồ tài khoản 331 TK152, 155 TK331 TK152, 661, 211… Giảm giá triết khấu thương mại, trả Mua VT, h2, TSCĐ chưa trả tiền lại hàng đã mua,… TK461, 462… TK111, 112 TK111, 112, 152… Thanh toán cho - Thanh toán cho - Trả nợ vay người nhận thầu người bán bằng NKP hđ - ứng trước tiền -TS thừa chưa rõ nguyên nhân (1a) TK631, 241, 661… TK214 TK211 Trả lãi vay dùng cho các hđ TS thừa khi kiểm kê chưa rõ ng. nhân (1a) TK661, 631... Khi có quyết định xử lý (1b) TK334: Phải trả viên chức Công dụng: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị HCSN về tiền lương và các khoản phải trả các đối tượng khác. TK cấp II: TK3341: Phải trả viên chức NN. TK3348: Phải trả đối tượng khác. Phương pháp kế toán Sơ đồ tài khoản 334 TK 111,112 TK334 TK241, 661, 662… - Thanh toán lương cho CNV -Tính số tiền lương trả cho CNV - Trả cho đối tượng hưởng - Kết chuyển số chi thực tế vào chính sách (1a) chi hoạt động (1b) TK312 TK431 Thu hồi tạm ứng Trích quỹ cơ quan thưởng cho CNV TK318 TK3321 Khoản bồi thường trừ vào lương BHXH phảI trả cho CNV TK333 Thuế thu nhập cá nhân 4.4 Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ và cá quỹ 4.4.1 Khái niệm: Nguồn kinh phí tại các đơn vị HCSN là nguồn tài chính mà các đơn vị được quyền sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn có tính chất HCSN hoặc tính chất kinh doanh của mình. 4.4.2 Nội dung Nguồn vốn kinh doanh. Chênh lệch tỷ giá. Chênh lệch thu chi chưa xử lý. Quỹ cơ quan. Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Nguồn kinh phí hoạt động. Nguồn kinh phí dự án. Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 4.4.3 Nguyên tắc kế toán Hạch toán rành mạch từng loại kinh phí, từng loại vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành vốn - kinh phí. Việc kết chuyển từ nguồn này sang ngu._.