Công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội

ng phải bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể dễ dàng vượt qua. Vì thế, yêu cầu cấp thiết và cũng là nhiệm vụ có tính chất sống còn của doanh nghiệp là đó là quản lý tốt các nguồn phát sinh chi phí sản xuất đồng thời nhanh chóng đưa ra được mức giá thành hợp lý đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường. Và để làm được điều đó, trước hết doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tổng hợp một cách chính xác giá thành sản phẩm. Đứng dưới góc độ đó bài viết của em chỉ là một phần rất nhỏ tìm hiểu thực trạng công tác kế toán chi phí và giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội. Ngoài lời mở đầu và kết luận, bài viết được chia thành 3 phần như sau: Phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán chi phí sản xuất va tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Phần II. Thực trạng công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội. Phần III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội. Phần II Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất sơn Hà Nội I. Một số đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật của Công ty hoá chất sơn Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty hoá chất sơn Hà Nội (tên giao dịch quốc tế là HaNoi Chemical Industry Paint Company), hiện nay có trụ sở tại số 44 Cầu Diễn – Từ Liêm – Hà Nội, là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội. Công ty hoá chất sơn Hà Nội là một Công ty hoạt động sản xuất trong lĩnh vực hoá chất. Sản phẩm chính của Công ty là sơn dầu, sơn alkyd các màu phục vụ nhu cầu tiêu dùng công nghiệp và tiêu dùng sinh hoạt của nhân dân. Để có sự phát triển như hiện nay, Công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển hết sức lâu dài. Được thành lập ngày 9 – 11 – 1959, tiền thân là Liên xưởng sơn Thái Bình do nhiều cơ sở sản xuất sơn tư nhân sát nhập lại, địa chỉ đóng tại 20 Hàng Nón – Hà Nội, cơ sở vật chất nghèo nàn với 7 máy nghiền trục Secve của Pháp , số lượng công nhân là 13 người, tổng công suất chưa được 1 tấn / ngày và sản phẩm duy nhất là sơn dầu. Ngày 20/12/1965 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 353 /QĐ-UBND sát nhập liên xưởng sơn Thái Bình và xí nghiệp hoá chất Tiền Phong thành xí nghiệp sơn hoá chất Hà Nội, đóng tại 251 Đội Cấn. Năm 1991 – 1992, xí nghiệp xây thêm hơn 300 m2 xưởng sản xuất. Và tháng 10 – 1992, xí nghiệp hợp tác với Công ty Simcô của ấn Độ nhận lắp đặt và đưa vào sử dụng dây truyền sản xuất cao cấp với công suất lớn. Ngày 26 – 11 – 1993, UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 498/QĐ-UBND thành lập lại xí nghiệp hoá chất sơn Hà Nội thành Công ty hoá chất sơn Hà Nội. Đây là một doanh nghiệp đầu tiên được Sở công nghiệp Hà Nội thành lập theo nghị định số 388/HĐBT. Công ty hoá chất sơn Hà Nội là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghệ hoá chất và là cơ sở sản xuất sơn quốc doanh đầu tiên của Việt Nam. Công ty hoá chất sơn Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và có con dấu riêng. Từ sau Đại hội Đảng bộ lần IV cho đến nay Công ty đã có những bước nhảy vọt đáng kể như sau: Về đầu tư thiết bị máy móc: lắp đặt 8 bình thép cán sơn với quy trình công nghệ của ấn Độ gồm các hệ thống: ống khói, xăng dầu, bơm dầu, bơm vứa, khuấy pha trộn, điện vận hành trong phân xưởng, lắp đặt nhà nấu sơn ALKYD. Quá trình sơn được cơ giới hoá 95%, năng suất lao động tăng từ 1000 tấn/ năm lên 2000 tấn / năm. Đổi mới dây truyền công nghệ cũ, đảm bảo chu kì sản xuất khép kín hơn, an toàn vệ sinh môi trường tốt hơn. Hàng năm, Công ty luôn chú ý đến nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa chủng loại sản phẩm, thay đổi mẫu mã, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân viên cũng như nâng cao trình độ quản lý cho cán bộ, thường xuyên phát động trong toàn Công ty về cải tiến quy trình công nghệ sản xuất, cải tiến sản phẩm. Sản phẩm của Công ty luôn được tín nhiệm trên thị trường, đạt nhiều huy chương vàng trong các hội chợ kinh tế kỹ thuật toàn quốc. Công ty là doanh nghiệp duy nhất được bình chọn có sản phẩm là hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm liền được người tiêu dùng bình chọn qua cuộc điều tra báo Sài Gòn tiếp thị( trực thuộc UBND thành phố Hồ Chí Minh tổ chức ). Sự cố gắng , nỗ lực của Công ty được thể hiện trong 3 năm vừa qua như sau: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 1 2 3 4 - Tổng doanh thu 22569102334 26003585119 30366754422 - Các khoản giảm trừ 16604553 20100396 24477105 + Giảm giá hàng bán 9564373 14889002 18608116 + Hàng bán bị trả lại 7040180 5211394 5868989 1. Doanh thu thuần 22552497781 25983484723 30342277317 2. Giá vốn hàng bán 17816473246 21046622625 25184091173 3. Lợi nhuận gộp 4736024535 4936862098 5158187144 4. Chi phí bán hàng 796502664 918050166 1103363804 5. Chi phí quản lý DN 953114778 1212773023 1860112411 6. Lợi nhuận từ HĐ KD 2986407093 2806038909 2194700929 7. Thu nhập HĐTC 17613192 23515444 40115777 8. Chi phí HĐTC 44352705 49662821 68515424 9. Lỗ từ HĐTC (26739513) (26147377) (28399647) 10. Thu nhập bất thường 10966424 9565183 15716232 11. Chi HĐBT 22608117 17844009 9588721 12. Lỗ( lãi ) từ HĐBT (11641693) (8278826) 6127511 13. Tổng LNTT 2948025887 2771612706 2172428793 14. Thuế TNDN phải nộp 943368283,84 886916065,92 695177213,76 15. Lợi nhuận sau thuế 2004657603,16 1884696640,08 1477251579,24 Biểu số 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy doanh thu từ năm 2000 đến năm 2002 có tăng từ 22569102334 đến 30366754422 nhưng do tỷ lệ GV/ DT liên tục tăng và chi phí gián tiếp như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng lên tương ứng. Chính điều đó đã làm cho lợi nhuận liên tục giảm sút trong các năm qua từ 2004657603,16 xuống còn 1477251579,24. Do vậy, để tăng lợi nhuận trong các năm tiếp theo Công ty cần có những biện pháp tiết kiệm chi phí trong khâu sản xuất như giảm tỷ lệ sản phẩm hỏng, tiết kiệm tối đa vật liệu để giảm chi phí. Đồng thời Công ty cũng nên xem xét lại các chi phí cho bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp xem đã thật sự hợp lý hay chưa để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty hoá chất sơn Hà Nội 2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Để đáp ứng yêu cầu quản lý, bộ máy quản lý của Công ty được bố trí gọn nhẹ như sau : Sơ đồ số 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng bảo vệ Phòng hành chính tổng hợp Phòng kỹ thuật Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm Phòng tổ chức Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng tài vụ Phân xưởng bột màu Phân xưởng máy Phân xưởng gò Phân xưởng cơ điện Phân xưởng dầu Phó giám đốc kinh doanh Ban giám đốc: Đứng đầu là giám dốc, là người đại diện của Công ty, là người có quyền hành cao nhất, thay mặt cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty và là người chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản và toàn bộ tập thể công nhân viên trong Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty là người điều hành chung mọi hoạt động trong Công ty. Phó giám đốc kỹ thuật: là người trợ giúp cùng điều hành chung mọi hoạt động của Công ty và là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật theo đúng tiêu chuẩn nhất định. Phó giám đốc kinh doanh: là người chung sức với giám đốc và giám đốc kỹ thuật điều hành chung các hoạt động của Công ty và là người phụ trách về công việc kinh doanh của Công ty. Các bộ phận chức năng: Gồm 7 phòng ban: Phòng tài vụ: có nhiệm vụ chính là phản ánh đúng, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý công tác kế toán tài chính, tổ chức thực hiện thống kê, thu nhận thông tin kinh tế. Phòng tổ chức lao động: nhiệm vụ chính là quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty. Căn cứ vào bảng chấm công để tính lương, ghi đơn giá tiền lương sau đó chuyển cho phòng tài vụ. Ngoài ra, phòng này còn thực hiện chức năng tư vấn cho giám đốc về mặt tổ chức quản lý công nhân viên, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, trình độ quản lý cho cán bộ. Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ tính toán, đưa ra các định mức kỹ thuật vật tư và các biện pháp sử dụng định mức đó một cách hiệu quả nhất. Đồng thời phòng cũng tham gia quản lý về mặt kỹ thuật, nâng cao cấp bậc, tay nghề cho công nhân. Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật đã xây dựng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ. Phòng hành chính tổng hợp: có 2 nhiệm vụ chính là: Thực hiện công tác hành chính văn phòng như văn thư, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị văn phòng phẩm, trang bị cho các phòng ban khác, tổ chức tiếp khách, hội họp. Thực hiện công tác kiến thiết cơ bản như sửa chữa nhà xưởng, phương tiện phục vụ công việc, lên phương án trình giám đốc duyệt sửa chữa những các công trình nhỏ Phòng kinh doanh tổng hợp: Tính toán số lượng vật tư cung ứng trong kỳ kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện nhập, xuất, tồn vật tư; dự kiến việc tập hợp chi phí, tính giá thành, đưa ra biện pháp hạ giá thành. Ngoài ra, phòng còn tổ chức quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, lập phương án sản xuất kinh doanh để trình cho lãnh đạo. Phòng bảo vệ, chữa cháy: có nhiệm vụ bảo vệ thường trực, tuần tra canh gác, kết hợp với công an phòng cháy chữa cháy huyện, thành phố để có phương án phòng cháy chữa cháy tối ưu, đồng thời quản lý giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Như vậy là bộ máy quản lý của Công ty khá gọn nhẹ nhưng vẫn có thể đảm bảo tốt các yêu cầu công việc của Công ty. Tuy nhiên ta cũng thấy rằng công việc của giám đốc Công ty là nặng nề. Do vậy mà giám đốc nên san sẻ bớt công viêc hoặc uỷ nhiệm công việc cho 2 phó giám đốc. 2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Công ty tiến hành tổ chức sản xuất theo dây chuyền và được chuyên môn hoá theo từng phân xưởng. Sản phẩm chính của Công ty là sơn dầu và sơn alkyd các màu sản xuất trên hai dây truyền công nghệ chính: Dây truyền công nghệ sản xuất sơn dầu. Dây truyền công nghệ sản xuất sơn ALKYD. Do đặc điểm của ngành sản xuất hoá chất nên việc sản xuất sơn rất phức tạp, đòi hỏi trình độ kỹ thuật và trình độ chuyên môn hoá cao. Vì vậy, bộ máy sản xuất của Công ty được chia làm 3 phân xưởng chính và 2 phân xưởng phụ. Mỗi phân xưởng thực hiện một công đoạn sản xuất riêng và giữa các phân xưởng có sự liên kết với nhau để tạo ra sản phẩm. Ba phân xưởng sản xuất chính bao gồm: Phân xưởng dầu: gồm 2 bộ phận: Bộ phận sản xuất dầu phục vụ cho sản xuất sơn dầu: có nhiệm vụ nấu dầu từ nguồn nguyên liệu ban đầu là dầu thảo mộc, nhựa thiên nhiên đã được xử lý, làm sạch tiến hành nấu dầu phục vụ cho sản xuất sơn dầu. Bộ phận sản xuất dầu phục vụ cho sản xuất sơn ALKYD: có nhiệm vụ nấu dầu từ nguyên liệu là dầu cao su tự nhiên tiến hành nấu dầu cao cấp phục vụ cho sản xuất sơn ALKYD. Bán thành phẩm dầu được nhập kho bán thành phẩm. Sau đó mới được xuất cho sản xuất sơn như một loại nguyên liệu. Phân xưởng bột màu: thường chỉ tiến hành nghiền bột sắt ôxit và hoá chất để sản xuất sơn chống gỉ còn các loại bột khác đều phải mua ngoài . Bán thành phẩm tự chế hay mua ngoài đều phải nhập kho nguyên vật liệu chính. Phân xưởng máy: nhận các bán thành phẩm là dầu từ kho bán thành phẩm, bột màu từ kho nguyên vật liệu chính, kết hợp với các loại bột hoá chất khác, dung môi… để cán nghiền vữa sơn và pha sơn. Sơn sau khi đã được pha xong được phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm tra, nếu đạt tiêu chuẩn sẽ được đóng hộp , rồi nhập kho thành phẩm. Như vậy phân xưởng máy chuyên sản xuất sơn thành phẩm từ các bán thành phẩm và các nguyên vật liệu chính khác. Hai phân xưởng sản xuất phụ bao gồm: Phân xưởng gò: làm nhiệm vụ chế tạo các thùng hộp để đóng sơn hoàn thành nhập kho với các quy cách khác nhau theo từng chủng loại, màu sơn. Sau đó xuất thùng hộp theo yêu cầu của phân xưởng máy để đóng hộp nhập kho. Phân xưởng cơ điện: có nhiệm vụ chuyên lắp mới, thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phụ tùng hư hỏng và chạy máy phát điện phục vụ sản xuất và các phòng ban khi mất điện lưới. 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Do loại hình sản xuất hoá chất và đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao nên quy trình công nghệ sản xuất của Công ty là quy trình công nghệ phức tạp kiểu liên tục. Chỉ những sản phẩm được gia công ở bước công nghệ cuối cùng và đạt dấu chất lượng mới được nhập kho thành phẩm. Và để sản xuất ra thành phẩm, Công ty phải sản xuất ra các loại bán thành phẩm rồi nhập kho, sau đó mới xuất kho theo yêu cầu cùng với các nguyên vật liệu khác qua chế biến tạo thành sản phẩm. Quá trình sản xuất của Công ty được sản xuất trên hai quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ sản xuất sơn dầu. Quy trình công nghệ sản xuất sơn ALKYD. 3.1. Quy trình sản xuất sơn dầu Làm sạch và xử lý dầu thảo mộc Xử lý nhựa thiên nhiên Trùng hợp sơn dầu Cán nghiền vữa sơn Pha lọc sơn Đóng gói Bột màu Sơ đồ số 2: Quy trình công nghệ sản xuất sơn dầu Quy trình sản xuất sơn dầu gồm 3 giai đoạn: Giai doạn 1 ( Nấu sơn dầu) : Từ thảo mộc và nhựa thiên nhiên qua khâu xử lý rồi cho xăng pha sơn và hoá chất vào hỗn hợp. Sau đó dùng nhiệt độ trùng hợp, lọc bớt tạp chất lấy tinh dầu. Cuối cùng, bán thành phẩm dầu được bơm lên téc để chuyển xuống phân xưởng máy. Giai đoạn 2 ( Tạo sơn ): Từ dầu sơn của phân xưởng dầu và bột màu phân xưởng máy tiến hành tạo muối sơn, sau đó cho vào cán , nghiền cho đến khi muối nhỏ mịn, dùng nhiệt độ để kiểm tra độ nhớt, độ va đập , độ mài mòn của vữa sơn. Sau đó cho thêm dầu, bột màu và một số phụ gia khác, tiếp tục lọc sơn cho đến khi loại bỏ hết chất tạp, làm cho sơn được dính và sạch. Giai đoạn 3 ( Hoàn thành ): Sơn sau khi qua công đoạn lọc được bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm tra, nếu đảm bảo yêu cầu chất lượng cho phép đối với từng màu sơn thì cấp dấu chất lượng, sau đó tiến hành dán tem, đóng hộp và nhập kho thành phẩm. 3.2 Quy trình công nghệ sản xuất sơn ALKYD Dầu cao su tự nhiên Monopenta hoá Este hoá và trùng ngưng Nhựa ALKYD Pha dung môi Cán nghiền vữa sơn Pha lọc sơn Đóng gói Dầu cao su tự nhiên Sơ đồsố 3: Quy trình công nghệ sản xuất sơn ALKYD. Quy trình này cũng gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1 ( Nấu sơn dầu ): dầu cao su tự nhiên được xử lý để lọc bỏ tạp chất sau đó cho chất penta vào để hoá dẻo nhựa. Tiếp theo cho este và chưng cất cho ra nhựa ALKYD đặc. Pha dung môi vào nhựa ALKYD đặc làm tan nhựa tạo ra dầu ALKYD. Cuối cùng, dầu được chuyển xuống phân xưởng máy. Giai đoạn 2 ( Tạo sơn ): Giai đoạn này cũng được tiến hành như công nghệ sản xuất sơn dầu. Giai đoạn 3 ( Hoàn thành ): Sơn ALKYD qua công đoạn lọc được bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm tra sau đó gián tem, đóng gói và nhập kho những thành phẩm đạt tiêu chuẩn, những sản phẩm không đạt sẽ được chế biến lại sau đó nhập kho. Cả 2 quy trình công nghệ trên tuy cho ra các sản phẩm khác nhau nhưng quy trình công nghệ tương đối giống nhau. Nói chung đây đều là công nghệ khép kín từ khi tạo ra nguyên liệu đầu vào đến khi cho ra thành phẩm. Vì vậy có thể coi đây là một quy trình công nghệ khá hoàn hảo vì nó cho ra các sản phẩm đồng đều và có chất lượng cao. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ, Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, đảm bảo cho sự lãnh đạo thống nhất, tập trung, chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở thông tin kinh tế mà phòng kế toán cung cấp. Theo hình thức này thì phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty. Và dưới đây là sơ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán chi phi , giá thành và tiêu thụ thành phẩm Kế toán thanh toán Thủ quỹ Sơ đồ số 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty hoá chất sơn Hà Nội Qua sơ đồ trên có thể thấy phòng tài vụ có 6 người và mỗi người có 1 chức năng và nhiệm vụ riêng . Cụ thể như sau: Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài vụ của Công ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kí duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan, đồng thời kế toán trưởng cũng kiêm luôn kế toán tổng hợp, kế toán TSCĐ. Ngoài ra, kế toán trưởng có nhiệm vụ tập hợp số liệu trong kỳ để lập báo cáo kế toán. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ lao động nhỏ, kế toán cập nhật số liệu vào các tài khoản chi tiết trên trên máy tính, cuối tháng sử dụng phần mềm kế toán để tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liêu – công cụ dụng cụ. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, đơn giá tiền lương, đơn giá sản phẩm,… do các phân xưởng gửi lên để tính lương và các khoản trích theo tiền lương,…lập nên các bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tổng hợp tiền lương,…và kết chuyển chi phí nhân công. Các thao tác này được kế toán thực hiện trên máy. Kế toán chi phí, giá thành và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ chính là căn cứ vào các bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ khấu hao,…để kế toán dùng phần mềm kế toán chuyên dụng để tính giá thành sản phẩm. Đồng thời, theo dõi tình hình nhập - xuất – tồn của thành phẩm, tình hình tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Cuối cùng là cùng với kế toán trưởng lập các phương án giá thành, giá bán và các chiến lược kinh doanh cho từng kỳ. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán của Công ty với các đối tượng như khách hàng và nhà cung cấp. Hàng ngày, kế toán thanh toán phân loại chứng từ, nhập số liệu vào máy để theo dõi. Cuối tháng, kế toán thanh toán có nhiệm vụ tập hợp và kết chuyển các chi phí có liên quan đến giá thành để phục vụ cho công tác tính giá thành. Thủ quỹ: nhiệm vụ chính là quản lý, cất giữ tiền mặt, thực hiện các nhiệm vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. 4.2. Tổ chức bộ máy kế toán 4.2.1. Giới thiệu phần mềm kế toán ACSOFT Phần mềm ACSOFT của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, được viết bằng ngôn ngữ Visual Foxpro 6.0, sử dụng phông chữ tiếng Việt ABC theo tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam. Phần mềm này có các đặc điểm nổi bật sau: Tính giá thành chi tiết đến từng sản phẩm, theo khoản mục chi phí đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Hạch toán chi tiết từng loại, khoản doanh thu của từng mặt hàng, bộ phận sản xuất kinh doanh, theo từng hợp đồng. Hạch toán riêng các loại tiền lương đã trả, lương phải trả, lương cấp bậc và tự động tính các khoản trích theo lương theo quy định của Nhà nước. Tự động trích khấu hao TSCĐ theo từng bộ phận quản lý tài sản và đối tượng tập hợp chi phí. Thực hiện kết chuyển, phân bổ chi phí theo tiêu thức mà đơn vị đã lựa chọn. Quản lý chi tiết hàng hóa, vật tư theo số lượng, giá trị, danh điểm vật tư theo yêu cầu quản lý. Đồng thời, nó luôn tính toán, thông báo số lượng hàng tồn kho, đơn giá vốn bình quân tại thời điểm xuất. Tự động tính thuế GTGT đầu vào , thuế GTGT đầu ra, tách các bút toán thuế GTGT chi tiết theo từng hoá đơn và mã số thuế khách hàng. Lập báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp về nhập – xuất – tồn từng kho hàng, nhóm hàng và mặt hàng. Kế toán chi tiết Tiền vốn Hàng hoá Tiền vốn Hàng hoá Tài sản Kế toán khác Ngoài bảng Các báo cáo Kế toán tổng hợp Lương - BHXH Giá thành Xác định kết quả kinh doanh Sổ chi tiết Các báo cáo chi tiết Các bảng kê tài khoản Báo cáo TSCĐ Tài khoản ngoài bảng Sổ tổng hợp Báo cáo chi tiết doanh thu Báo cáo tổng hợp doanh thu Báo cáo chi phí theo khoản mục Báo cáo giá thành phân xưởng … Bảng cân đối kế toán Kết quả hoạt động kinh doanh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được tổng hợp và phân loại Dưới đây là sơ đồ tổ chức, xử lý số liệu của chương trình ACSOFT: Sơ đồ 5: Tổ chức chương trình ACSOFT. 4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã được tin học hoá nên cho phép kế toán đồng thời làm được nhiều thao tác ghi sổ vào các sổ kế toán. Từ đó giảm nhẹ được công việc cho kế toán. Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT đã giới thiệu ở trên, Công ty còn ứng dụng một số phần mềm thông dụng khác vào công tác kế toán như Microsoft Word và Microsoft Excel để hỗ trợ cho công tác thu thập và xử lý dữ liệu đầu vào của phần mềm kế toán ACSOFT mà Công ty đang áp dụng. Dưới sự hỗ trợ đắc lực của các phần mềm khác, phần mềm kế toán ACSOFT thực sự đã giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và có hệ thống cho công tác kế toán của Công ty. Đồng thời nó cũng giúp cho việc lưu giữ, bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán được an toàn và thuận lợi. Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin được thực hiện trên phần mềm ACSOFT được khái quát bằng sơ đổ sau: ( Sơ đồ được trình bày ở trang sau ) Chứng từ gốc ( bảng kê chứng từ gốc ) Mã hoá chứng từ gốc Nhật Ký Chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái tài khoản Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Nhật ký chuyên dùng Bảng cân đối thử Điều chỉnh, khoá sổ Báo cáo kế toán (2) (3a) (4a) (5) (3a) (3b) (4b) (1) (4c) Sơ đồ số 6: Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin trên máy Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu. (1): Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tiến hành mã hoá các chứng từ đúng theo hệ thống mã hoá chứng từ của doanh nghiệp để nhập dữ liêụ vào máy. (2): Máy căn cứ vào những dữ liệu từ các chứng từ đã được mã hoá để ghi vào sổ Nhật Ký Chung. Các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và nhật ký chuyên dùng cũng đồng thời được máy xử lý. (3a) : Sau khi ghi vào Nhật Ký Chung, Nhật ký chuyên dùng thì số liệu đựoc xử lý vào sổ cái của các tài khoản có liên quan. (3b) : Căn cứ vào sổ chi tiết, cuối kỳ máy lập các bảng tổng hợp số liệu, bảng chi tiết số phát sinh. (4a) : Căn cứ vào sổ cái của các tài khoản máy cho ra Bảng cân đối thử. (4b) : Thực hiện điều chỉnh, lập các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ. (4c) : Cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu đê lập bảng Cân đối kế toán và các Báo cáo kế toán khác II. Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất tại Công ty hoá chất sơn Hà Nội 1. Đối tượng tập hợp chi phí Khái niệm: Đối tượng tính giá thành là các loại sản phẩm,bán thành phẩm, lao vụ, dịch vụ nhất định do doanh nghiệp sản xuất ra cần phải tính được tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm. Đối tượng đó có thể là sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất hay đang trên dây truyền sản xuất tuỳ theo yêu cầu của chế độ hạch toán kinh tế mà doanh nghiệp đang áp dụng. Trong sản xuất kinh doanh, chi phí luôn gắn liền với việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động. Quản lý chi phí sản xuất thực chất là quản lý việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả các loại tài sản trong quá trình sản xuất. Mặt khác, chi phí sản xuất là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được đánh giá là có ý nghĩa to lớn và phải được coi trọng đúng mực. Công ty hoá chất Sơn Hà Nội là một Công ty lớn với rất nhiều nhà máy với các chức năng, nhiệm vụ riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế biến phức tạp, do đó kế toán chi phí sản xuất là công việc khá phức tạp. Như vậy, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được theo từng nhà máy. Thích ứng với đối tượng đó là phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, chu kỳ sản xuất sản phẩm và điều kiện của Công ty kỳ hạch toán chi phí sản xuất là hàng tháng. Tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội sản phẩm mang tính đặc thù riêng lại được sản xuất qua nhiều công đoạn khác nhau với quy trình công nghệ được bố trí thành các bước rõ ràng, hoạt động sản xuất được thực hiện khép kín từ khâu vào nguyên liệu, kiểm tra đến muối trộn, nghiền cán, pha chỉnh các chỉ tiêu và cuối cùng là tạo ra thành phẩm. Xuất phát từ những đặc điểm cụ thể đó của Công ty, để đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, đối tượng tập hợp chi phí được xác định là sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất. 2. Phân loại chi phí Công ty phân loại chi phí sản xuất theo 3 khoản mục chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Nội dung cụ thể các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm là: Khoản mục chi phi nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, …sử dụng trong sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị vật liệu dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi). Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm các yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính lương phải trả cho toàn bộ công nhân viên chức, ngoài ra còn bao gồm các yếu tố BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho cán bộ công nhân viên chức. Khoản mục chi phí sản xuất chung: bao gồm các yếu tố sau: Yếu tố tiền lương nhân viên quản lý phân xưởng, công nhân sửa chữa. Yếu tố chi phí nguyên vật liêu, công cụ dùng cho sản xuất chung. Yếu tố chi phí khấu hao tài sản cố định. Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền. 3. Nguyên tắc hạch toán chi phí Trong kế toán việc tìm hiểu nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất sẽ giúp cho công tác kế toán thống nhất về nội dung và phạm vi của chi phí sản xuất được rõ ràng hơn. Hiện nay, theo chế độ kế toán quy định hiện hành, Công ty hoá chất Sơn Hà Nội chỉ tính giá thành sản xuất các khoản mục chi phí cơ bản như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Những khoản chi phí khác như: chi phí đầu tư, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường, các khoản chi có nguồn bù đắp riêng, chi có tính chất phân phối lại… không hạch toán vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 4. Đối tượng và phương pháp tính giá thành Việc xác định rõ mối quan hệ và sự khác nhau giữa đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành là vấn đề có ý nghĩa to lớn, mang tính định hướng cho tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đồng thời thể hiện mục đích và phạm vi tiến hành hai giai đoạn của công tác kế toán quá trình sản xuất. Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, loại hình sản xuất hàng loạt với khối lượng lớn cũng như căn cứ vào yêu cầu quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty xác định đối tượng tính giá thành là sản phẩm cuối cùng, phương pháp tính giá thành là phương pháp trực tiếp Do không có sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ nên tất cả các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được tập hợp và cuối kỳ tiến hành phân bổ cho từng loại sản phẩm. III. Tổ chức hạch toán chi phí NVLTT 1. Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khái niệm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… được xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Công ty hoá chất Sơn Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp đồng thời với đặc thù sản xuất sản phẩm của ngành hoá chất nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng chi phí sản xuất. Cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính: 71 % Nguyên vật liệu phụ: 13% Nhiên liệu: 0.5% Bên cạnh đó, việc sản xuất sản phẩm có những đặc thù riêng, với sự đa dạng của các loại nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất. Trước những yêu cầu ngày càng cao về công dụng, thẩm mỹ và mẫu mã sản phẩm đòi hỏi Công ty phải có sự quản lý tốt chí phí nguyên vật liệu nhằm tập hợp chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trong việc tính giá thành sản phẩm, đồng thời phải tìm ra biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần làm giảm chi phí giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu chính của Công ty chia ra làm 4 loại chính là: nhựa ALKYD, bột, dung môi, phụ gia. Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính đó lại bao gồm rất nhiều loại khác nhau về thông số, chỉ tiêu kỹ thuật, khác nhau về thành phần hoá học cũng như về màu sắc và công dụng. Với sự đa dạng về chủng loại nguyên vật liệu như vậy. Để sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao của từng loại vật liệu cho sản xuất sản phẩm. Từ đó căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, nguyên vật liệu xuất ra đảm bảo được theo dõi, quản lý chặt chẽ, giúp cho hạch toán vật liệu được chính xác đồng thời tìm ra biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu. Giá thực tế vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập Giá trị vật liệu tồn trước khi nhập Giá trị vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn trước khi nhập Số lượng vật liệu nhập trong kỳ + + = Để tính được giá vật liệu xuất kho cho từng lần xuất Công ty áp dụng theo phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. Cụ thể như sau: Giá thực tế vật liệu xuất dùng Lượng vật liệu thực tế xuất dùng Giá thực tế vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập + = Như vậy, giá thực tế vật liệu xuất dùng sẽ là: 2. Trình tự hạch toán Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty được hạch toán trên tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản 621 được chi tiết ra 2 tài khoản cấp 2: Tk 6211- chi phí nguyên vật liệu chính Tk 6212- chi phí nguyên vật liệu phụ Và để theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng tài khoản 152 – nguyên vật liệu. Tài khoản 152 được chi tiết ra 6 tài khoản cấp 2: Tk 1521 – nguyên vật liệu chính bao gồm: dầu, nhựa, bột, hoá chất. Tk1522 – nguyên vật liệu phụ bao gồm: sắt, thép, bao bì, vỏ hộp, cát tông… Tk1523 – nhiên._.