Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại Long Thịnh (máy móc xây dựng)

lý hóa các dây chuyền công nghệ, sự thích ứng với thị hiếu người tiêu dùng, hay nói cách khác, doanh thu bán hàng cao hay thấp phản ánh khá đầy đủ điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp. Đứng trên góc độ một doanh nghiệp ,doanh thu bán hàng năm có ý nghĩa lớn đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì nó là nguồn tài chính quan trọng để trang trải các hoạt động kinh doanh đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng , thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước, góp vốn cổ phần, tham gia liên doanh liên kết với các đơn vị khác… Nhận thức được tầm quan trọng của doanh thu bán hàng đối với các doanh nghiệp , tôi đã chọn đề tài “Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Long Thịnh Chuyên đề thực tập này được chia làm 3 Chương: Chương 1: Khái quát những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán bán hàng Chương 2: Thực trạng về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Long Thịnh . Chương 3:Một số đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Long Thịnh. Chương 1 Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1. sự cần thiết của công tác kế toán bán hàng và xá định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp 1.1.1.Vai trò và yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hóa trong DN thương mại . Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả sản xuất kinh doanh , nó có vai trò quan trọng không chỉ đối với mỗi đơn vị kinh tế mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân các đơn vị kinh tế, có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh . Xác định chính xác lượng hàng hóa bán ra là cơ sở đẻ xác định các chỉ tiêu kinh tế khác để đánh giá trình độ hoạt động của đơn vị như: xác định tốc độ luân chuyển vốn, xác định tỷ suất lợi nhuận trên doanh số… là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước như nộp thuế GTGT , thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế tiêu thụ đặc biệt. Bán hàng là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra , bán hàng góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa khả năng và nhu cầu. Một DN được coi là kinh doanh có hiệu quả khi toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh đều được bù đắp lại bằng doanh thu bán hàng và thu được lợi nhuận. Mở rộng (bán hàng, tăng doanh thu ) thị trường , hoạt động củng cố khẳng định vị trí của mình trên thị trường , đứng vững trong đIũu kiện cạnh tranh hiện nay. 1.1.2.Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Để đáp ứng nhu cầu quản lý của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình mua bán về khối lượng và giá trị của hàng hóa bán ra, về số liệu từ các tài khoản doanh thu , giảm trừ doanh thu và chi phí. Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho việc điều hành hoạt động kinh doanh thương mại , báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng, tình hình thanh toán với khách hàng theo từng loại khách hàng và từng hợp đồng kinh tế. Tính toán xác định đúng số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT đầu vào phải nộp cho ngân sách nhà nước. Phản ánh kiểm tra tiến độ, tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng , kỷ luật thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng. Ghi chép, phản ánh đúng giá trị của hàng hóa trong kỳ kinh doanh. Thực hiện phân phối về kết quả hoạt động kinh doanh đúng với quy định của cơ chế tài chính hiện hành. 1.2. Nội dung kế toán bán hàng 1.2.1.Các khái niệm liên quan chủ yếu *Doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng. Nói cách khác, doanh thu chỉ bao gồm tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Tùy thộc DN nộp thuế GTGT theo phương pháp nào hoặc được miễn thuế GTGT mà doanh thu bán hàng được xác định như sau : + đối với cơ sở kinh doanh thộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ( chưa có thuế GTGT) + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT. Thời điểm xác định doanh thu là thời điểm thu được tiền hàng hoặc thời điểm khách hàng nhận nợ (chấp nhận thanh toán) *Giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là trị giá của sẩn phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong thời kỳ.Đối với sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ, giá vốn là giá thực tế ghi sổ, còn đối với hàng hóa tiêu thụ, giá vốn bao gồm giá trị mua hàng của hàng tiêu thụ cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ . *Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan đến việc phục vụ quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như: chi phí bao gói, bảo quản, chi phí vận chuyển, chi phí tiếp thị, quảng cáo chào hàng… *Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. 1.2.2.Kế toán giá vốn hàng bán: 1.2.2.1.Kế toán giá vốn hàng xuất bán: Do hàng hóa mua về nhập kho hoặc xuất bán ngay, gửi bán… được mua từ những nguồn khác nhau, thời điểm khác nhau nên giá trị của chúng không hoàn toàn giống nhau, do vậy khi xuất kho phải tính được giá trị thực tế của hàng xuất kho tùy theo từng loại hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của bộ kế toán mà có thể áp dụng một trong những phương pháp sau: *Phương pháp tính giá theo giá thực tế bình quân gia quyền(bình quân cả kỳ dự trữ): Giá thực tế hàng hóa xuất kho = số lượng hàng hóa xuất kho * đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = trị giá thực tế hàng đầu kỳ + trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ/ số lượng hàng tồn đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ. Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. * Phương pháp tính giá thực tế nhập trước xuất trước Theo phương pháp này lô hàng nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của hàng mua trước. Nói cách khác,cơ sở của phương pháp này là giá trị thực tế của hàng mua trước sẽ được làm giá để tính giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. *Phương pháp tính giá theo giá nhập sau xuất trước Theo phương pháp này hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên , ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước .Nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. *Phương pháp tính giá theo giá trị thực tế đích danh Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hàng hóa theo lô hàng khi xuất kho, hàng thuộc lô nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và giá trị nhập khi (mua) thực tế của lô hàng đó để tính giá trị thực tế xuất kho Phương pháp này thường sử dụng với các hàng hóa có giá trị cao và tính cách biệt. 1.2.2.2.Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán: Để xác định đúng kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hóa cần xác định đúng giá trị vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ. Để phản ánh trị giá vốn hàng bán và việc kết chuyển trị giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK632 giá vốn bán hàng. Kế toán giá vốn theo phương pháp kê khai thường xuyên (1): Xuất bán bán thành phẩm thông qua kho Nợ Tk 632: Có Tk 154: (2): Xuất giửi bán thành phẩm Nợ Tk 157: Có Tk 155: (3): Thành phẩm xuất bán Nợ Tk 632: Có Tk 155: (4): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn sang Tk 911 để XDKQKD Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ (1): Kết chuyển giá vốn HH,DV xuất bán Nợ Tk 632: Có Tk 661: (2):Đầu kỳ kết chuyển giá trị thành phẩm gửi bán Nợ Tk 632: Có Tk 157: (3): Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ Nợ Tk 632: Có Tk 631: (4): Nhập kho hàng bán bị trả lại Nợ Tk 155,156: Có Tk 632: (5): Cuối kỳ kết chuyển giá trị thành phẩm hàng gửi bán Nợ Tk 157: Có Tk 632: (6): Cuối kỳ K/C giá vốn hàng hóa sang Tk 911 để XĐKQKD Nợ Tk 911: Có Tk 632: 1.2.3.Kế toán doanh thu bán hàng: 1.2.3.1.Các phương thức bán hàng: *Phương thức bán hàng tiêu thụ trực tiếp: Theo phương thức này, người bán hàng giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho của doanh nghiệp. Số lượng hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu về số hàng mà người bán đã giao. *Phương thức bán hàng đại lý, gửi: Là phương thức mà bên chủ hàng(gọi là bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý,ký gửi(còn gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. *Phương thức bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán một phần lần đầu ngay tai thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận thanh toán ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm .Phương thức này, về mặt kinh tế kế toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ .Về mặt thực chất, chỉ khi nào người mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu. 1.2.3.2.Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu: a/Kế toán doanh thu bán hàng -Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại - Số thuế GTGT, thuế xuất nhập khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế. - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Bên có: - Phản ánh tổng số doanh thu tiêu thụ trong kỳ TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 như sau: - TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ trong một kỳ hạch toán của doanh nghiệp. - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” b/Kế toán Hàng bán bị trả lại -Tài khoản sử dụng: TK 531 “Hàng bán bị trả lại” Tài khoản này phản ánh doanh thu của số hàng hóa dịch vụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế. - Kết cấu: Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và có kết cấu như sau: Bên nợ: Trị giá của hàng bán bị trả lại Bên có: Kết chuyển trị giá của hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511. C/kế toán giảm giá hàng bán: -Tài khoản sử dụng Tài khoản 532 “giảm giá hàng bán”:là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân: + Do khách hàng quen thuộc + Trong trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn trong thời gian ngắn + Hàng hóa, sản phẩm kém chất lượng - Kết cấu: +Bên nợ:Phản ánh các khoản giảm giá đã chấp nhận cho khách hàng +Bên có: kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá cho người mua hàng vào TK 511 để xác định doanh thu thuần TK này không có số dư cuối kỳ Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK TK511,512,131 Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết nợ phải thu của khách hàng. Tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại”:là TK phản ánh số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận) nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán do lỗi của doanh nghiệp *Hạch toán doanh thu bán hàng: Phương thức tiêu thụ trực tiếp: trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau: (1): Doanh thu bán hàng, thuế gtgt Nợ Tk 111, 112, 131: Có Tk 511: Có Tk 333.1 (3): Giá vốn hàng bán Nợ Tk 632: Có Tk 155,156: (4):+ Cuối kỳ K/C giá vốn hàng bán Nợ Tk 911: Có Tk 632: + Kết chuyển DTBH Nợ Tk 511: Có Tk 911: + Xác định lãi từ hoạt động kinh doanh Nợ Tk 911: Có Tk 421: + Xác định lỗ từ hoạt động kinh doanh Nợ Tk 421: Có Tk 911: Phương thức bán hàng qua đại lý, ký gửi: trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau: (1): Hàng gửi bán Nợ Tk 157: Có Tk 156: (2): Hàng được xác định được tiêu thụ + Doanh thu bán hàng Nợ Tk 111, 112, 131: Có Tk 511: Có Tk 333.1: + Giá vốn hàng bán Nợ Tk 632: Có Tk 156, 157: + Hoa hồng trả cho đại lý Nợ Tk 641: Có Tk 111, 112, 131: (3): Cuối kỳ kết chuyển DT & GV hàng hóa để XĐKQKD trong kỳ + Nợ Tk 511: Có Tk 911: + Nợ Tk 911: Có Tk 632: + Xác định lãi từ hoạt động kinh doanh Nợ Tk 911: Có Tk 421: + Xác định lỗ từ hoạt động kinh doanh Nợ Tk 421: Có Tk 911: 1.2.4.Kế toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại: 1.24.1.Tài khoản sử dụng: TK 521:chiết khấu thương mại TK 531:hàng bán bị trả lại TK 532:giảm giá hàng bán Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang bên nợ TK511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hóa đơn ở bên có của tk này 1.2.4.2.Kế toán xác định các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại: Trình tự kế toán xác định các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại theo sơ đồ sau: (1): Chiết khấu thương mại, trị giá của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ: Nợ Tk 521,531,532 Nợ Tk 3331: Có Tk 111,112, 131: (2): Cuối kỳ K/C Các khoản Chiết khấu TM, hàng bị trả lại, giảm giá hàng bán: Nợ Tk 511: Có Tk 521, 531, 532: 1.3.nội dung kế toán xác định kết quả bán hàng 1.3.1.Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 1.3.1.1.Kế toán chi phí bán hàng: *Nội dung: Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan đến việc phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hóa, theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng của doanh nghiệp được phân thành các loại sau : Chi phí nhân viên: là các khoản tiền lương phu cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển hàng hóa và các khoản trích BHXH,BHYT, KPCĐ tiền lương theo quy định . Chi phí dụng cụ, đồ dùng đo lường tính toán, làm việc trong khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ Chi phí khấu hao TSCĐ: của tài sản dùng trong khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ như: nhà kho,cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển… Chi phí dịch vụ mua ngoài: phục vụ cho khâu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ như: chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu hàng hóa, chi phí quảng cáo tiếp thị… *Chứng từ kế toán sử dụng: phiếu chi, ủy nhiệm chi phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ và các chứng từ khác *Tài khoản sử dụng: Tài khoản 641- “chi phí bán hàng” Đối với các doanh nghiệp thương mại, nếu doanh nghiệp dự trữ hàng hóa giữa các kỳ có biến động lớn cần phân bổ chi phí bán hàng cho số hàng còn lại cuối kỳ. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng được trình bày theo sơ đồ sau : (1): Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ cho công tác bán hàng: Nợ Tk 641: Có Tk 152, 153: (2): Chi phí lương và các khoản trích theo lương của NVBH Nợ Tk 641: Có Tk 334, 338: (3): Chi phí KHTSCĐ Nợ Tk 641: Có Tk 214: (4): Chi phí phân bổ dần, Chi phí trích trước Nợ Tk 641: Có Tk 142, 335: (5): Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ Tk 641: Có Tk 111, 112, 331: (6): Cuối kỳ kết chuyển chi phí sang Tk 911 để XĐKQKD trong kỳ Nợ 911: Có Tk 641: 1.3.1.2.Chi phí quản lý doanh nghiệp: *Nội dung: chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể, có nội dung công dụng khác nhau bao gồm: chi phí nhân viên quản lý,chi phí vật liệu quản lý,chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác , thuế… *Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi, ủy nhiệm chi Phiếu xuất kho , các hợp đồng dịch vụ và các chứng từ khác *Tài khoản sử dụng TK642 – “chi phí quản lý doanh nghiệp” *Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: (1): Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ cho công tác bán hàng: Nợ Tk 642: Có Tk 152, 153: (2): Chi phí lương và các khoản trích theo lương của NVBH Nợ Tk 642: Có Tk 334, 338: (3): Chi phí KHTSCĐ Nợ Tk 642: Có Tk 214: (4): Chi phí phân bổ dần, Chi phí trích trước Nợ Tk 642: Có Tk 142, 335: (5): Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ Tk 642: Có Tk 111, 112, 331: (6): Thuế, lệ phí Nợ Tk 333: Có Tk 642: (7): Cuối kỳ kết chuyển chi phí sang Tk 911 để XĐKQKD trong kỳ Nợ 911: Có Tk 642: TK142,242 1.3.2.Kế toán xác định kết quả bán hàng: 1.3.2.1.Nội dung: Kết quả kinh doanh là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn của sản phẩm bán ra, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.Các chủ doanh nghiệp quan tâm nhất đến thông tin về kết quả kinh doanh ,để phân tích đánh giá kết quả hoạt động và có hướng đầu tư, sản xuất kinh doanh đúng và có hiệu quả cao.Do vậy, chủ doanh nghiệp thường đòi hỏi kế toán phải cung cấp những thông tin về donh thu ,chi phí và kết quả kinh doanh của từng sản phẩm, từng hoạt động, từng đơn vị phụ thuộc… Kết quả hoạt động kinh doanh = doanh thu bán hàng – giá vốn hàng bán – chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp 1.3.2.2.Các tài khoản sử dụng: Để xác định kết quả kinh doanh ,kế toán sử dụng tài khoản 911 “xác định kết quả” và TK421 “lãi chưa phân phối Cuối kỳ kinh doanh, kế toán dựa vào số liệu đã hạch toán trên các tài khoản liên quan:TK632,TK511 ,TK642, TK1422. Tính toán kết chuyển sang TK911. 1.3.2.3.Kế toán xác định kết quả bán hàng theo sơ đồ sau: (1): Kết chuyển DTBH Nợ Tk 511: Có Tk 911: (2): Kết chuyển G vốn hàng bán, Chi phí phát sinh trong kỳ Nợ Tk 632,641,642: Có Tk 911: (3) Xác định lãi lỗ: + Xác định lãi từ hoạt động kinh doanh Nợ Tk 911: Có Tk 421: + Xác định lỗ từ hoạt động kinh doanh Nợ Tk 421: Có Tk 911 1.4-Các hình thức ghi sổ Theo quyết định số: 15/2006/BTC ban hành ngày 20/3/2006.có 5 hình thức sau đây: 1.4.1 Hình thức kế tóan nhật ký chung: a/ Đặc điểm của hình thức kế tóan nhật ký chung Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống tòan bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt là: sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khỏan. Tách rời việc ghi chép kế tóan tổng hợp với việc ghi chép kế tóan chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế tóan riêng biệt. b/ Trình tự và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khỏan kế tóan phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế tóan chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn được ghi vào các sổ, thẻ kế tóan chi tiết có liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ (5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng lấy số liệu để ghi vào các tài khỏan phù hợp trên sổ cáI, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau nếu có. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cáI, lập bảng cân đối tài khỏan. Cuối tháng (quý) phảI tổng hợp số liệu, khóa sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cáI và bảng tổng hợp chi tiết, được dùng để lập các báo cáo kế tóan. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tóan của hình thức kế tóan nhật ký chung. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế tóan chi tiết Bảng cân đối tài khỏan Bảng tổng hợp chi tiêt Sổ Cái Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu C ) Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức nhật ký chung: - Ưu điểm: Hình thức kế tóan này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho công việc phân công lao động kế tóan, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế tóan. - Nhược điểm: Hình thức kế tóan này ghi chép trùng lặp. - Hình thức kế tóan nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế tóan. 1.4.2 Hình thức kế tóan chứng từ ghi sổ: A ) Đặc điểm của hình thức kế tóan chứng từ ghi sổ - Các hoạt động kinh tê tài chính được phản ánh trên chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế tóan tổng hợp liên quan. - Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên hai sổ kế tóan tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các tài khỏan và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế tóan chi tiết vào hai loại sổ kế tóan riêng biệt B ) Trình tự và phương pháp ghi sổ: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các sổ sách kế toán chủ yếu sau đây: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái. Bảng cân đối số phát sinh ( bảng cân đối tài khoản) Sổ và thẻ kế toán chi tiết: + Sổ chi tiết TSCĐ, khấu hao TSCĐ và nguồn vốn chủ sở hữu. + Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. + Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa) + Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh + Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phảI trả. + Sổ chi tiết tiền gửi và tiền vay. + Sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT ( mẫu số S01-DN) + Sổ chi tiết thuế GTGT được hòan lại (Mẫu số S02-DN) + Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm (Mẫu số S03-DN) + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách… + Sổ chi tiết các tài khỏan đầu tư chứng khoán. + Sổ chi tiết bán hàng. + ………. Sổ cái là sổ kế tóan tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khỏan tổng hợp quy định trong chế độ kế toán. Có hai loại sổ cái: sổ cái ít cột và sổ cáI nhiều cột. Sổ cáI ít cột được áp dụng trong những trường hợp hoạt động kinh tế tài chính đơn giản do đó quan hệ đối ứng của tài khỏan cũng đơn giản. Trong trường hợp hoạt động kinh tế phức tạp, các tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với các tài khoản khác phảI sử dụng mẫu sổ cáI nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và thu nhận chỉ tiêu kinh tế cần thiết phục vụ nhu cầu quản lý. Trên sổ cái nhiều cột số phát sinh bên nợ và bên có của mỗi tài khoản được phân tích theo các tài khoản đối ứng và tài khoản đối ứng nợ có liên quan. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ cái hai lần: Một lần ghi vào bên nợ và một lần ghi vào bên có của các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau. Sổ cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng tháng một: Trong đó mỗi tài khoản được dành riêng một trang hoặc một số trang tùy theo khối lượng nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều. Trường hợp một tài khỏan phải dùng một số trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối mỗi tháng phải khóa sổ cộng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của từng tài khỏan để làm căn cứ lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ sách kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian ( nhật ký ). Nội dung của sổ này gồm các cột: Số thứ tự, số và ngày của chứng từ ghi sổ. Ngòai mục đích đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở cho cả năm, cuối mỗi tháng phải cộng tổng số phát sinh trong tháng để làm căn cứ đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối số phát sinh được dùng để tổng hợp số phát sinh nợ, số phát sinh có của tất cả các tài khỏan trên sổ cái, nhằm kiểm tra lại việc tập hợp và hệ thống hóa số liệu trên sổ cái, đồng thời làm căn cứ để thực hiện việc đối chiếu số liệu của sổ cái với số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ( tức là giữa sổ nhật ký và sổ cái). Trên bảng đối chiếu số phát sinh ngòai các cột phản ánh số phát sinh nợ, phát sinh có cần có cột phản ánh rõ số dư đầu tháng và số dư cuối tháng (dư nợ, dư có) của từng tài khỏan, do đó bảng này được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các bảng biểu kế toán khác. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, căn cứ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy (ghi nợ tài khoản nào, đối ứng với bên có của những tài khỏan nào, hoặc ngược lại). Chứng từ ghi sổ có thể lập cho từng chứng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. Trong trường hợp thư hai phải lập các bảng tổng hợp chứng từ gốc. Bảng tổng hợp chứng từ gốc lập cho từng loại nghiệp vụ và có thể lập định kỳ 5-10 ngày một lần hoặc lập một bảng lũy kế cho cả tháng, trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa được ghi chép theo trình tự thời gian, vừa được phân loại theo các tài khỏan đối ứng. Cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. b/Trình tự ghi chép trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hàng căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái. cuối tháng khóa sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh nợ và tổng sổ phát sinh có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư từng tài khỏan (dư nợ, dư có) trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết thuộc phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Đối với những tài khỏan có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đên các bộ phận kế tóan chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khỏan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính C/ Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Ưu điểm: Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng phương tiện kĩ thuật tính toán hiện đại. Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính. Hình thức kết tóan chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế tóan. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chưng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :Quan hệ đối chiếu 1.4.3 hình thức kế toán nhật ký - chứng từ: a/ Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký - chứng từ: Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, hệ thống hóa để ghi vào bên có của các tài khỏan trên các sổ nhật ký – phân loại, hệ thống hóa để ghi vào bên có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký - chứng từ. Kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đồng thời trên cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian. b/ trình tự và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký – chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng (quý) khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu ._.