Công tác hậu cần vật tư ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc

g là mong muốn và mục tiêu phấn đấu của bất kỳ công ty nào. Để đạt được những mục tiêu trên đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình trong mọi khâu sản xuất kinh doanh. Trong các khâu sản xuất thì có khâu đầu vào đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó góp phần quyết định vào thành công của doanh nghiệp. Trước tiên đầu vào có đầy đủ thì mới giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Chất lượng và sự đồng bộ của vật tư kỹ thuật giúp cải tiêế chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, tăng uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và trong con mắt của các đối thủ cạnh tranh. Do đó, để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả kinh doanh nghiên cứu đề tài: “Công tác hậu cần vật tư ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc” là cần thiết. Đề tài này có đối tượng là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay của đất nước ta. Với khả năng và thời gian có hạn đề tài này chỉ nghiên cứu công tác hậu cần vật tư gắn liền với thực tế tại Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. Kết cấu của đề tài Chương I: Những vấn đề cơ bản về dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất ở Xí nghiệp co điện Vĩnh Phúc. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ DỊCH VỤ HẬU CẦN VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT I - Dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất ở các doanh nghiệp. 1 - Vật tư. *Khái niệm. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như: máy móc, thiết bị, nhiên liệu, vật liệu…các vật tư này được tạo ra trong quá trình lao động là sản phẩm của các doanh nghiệp, từ khi là thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất đến khi chúng được các doanh nghiệp khác sử dụng làm tư liệu lao động của đối tượng lao động theo công dụng của chúng thì chúng được coi là vật tư kỹ thuật. Vật tư kỹ thuật là tư liệu sẩn xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không phải tất cả tư liệu sản xuất là vật tư kỹ thuật. Tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động. Đối tượng lao động lại bao gồm những sản phẩm tự nhiên (tạm gọi là đối tượng lao động sơ cấp), và những sản phẩm mà con người đã tác động vào mang lại cho chúng những tính năng kỹ thuật nào đó (tạm gọi là tư liệu lao động thứ cấp). Lúc đó những sản phẩm của lao động này trở thành nguyên liệu cho các ngành kinh tế hoặc được sử dụng như sản phẩm tiêu dùng. Chúng chỉ là vật tư kỹ thuật khi được sử dụng vào mục đích phục vụ sản xuất. *Phân loại. Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Toàn bộ vật tư được phân theo hai tiêu thức cơ bản đó là công dụng của vật tư trong sản xuất và theo tính chất của vật tư. - Theo công dụng của vật tư trong sản xuất: Theo tiêu thức này thì vật tư được chia ra làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động. Thuộc nhóm thứ nhất có: Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, điện lực. Bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy. Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng hoàn toàn dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Thuộc nhóm thứ hai có: Thiết bị động lực Thiết bị truyền dẫn năng lượng Thiết bị sản xuất Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động Hệ thống thiết bị máy móc điều khiển Công cụ khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất Các loại đồ dùng trong nhà xưởng Các loại phụ tùng máy. Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sản xuất chúng được sử dụng lại nhiều lần và giá trị chuyển dần sang giá trị sản phẩm. - Theo tính chất sử dụng: toàn bộ vật tư kỹ thuật được chia thành vật tư thông dụng và vật tư chuyên dùng. Vật tư thông dụng bao gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư chuyên dùng gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nào đó, thậm chí một doanh nghiệp nào đó. Để chỉ rõ tên của loại vật tư chuyên dùng người ta gọi tên ngành sau tên vật tư. 2 - Hậu cần vật tư. Hậu cần là một thuật ngữ đầu tiên được sử dụng trong quân đội, hiện nay nó được sử dụng rộng rái ở rất nhiều lĩnh vực, trong đó có cả lĩnh vực kinh tế. Trong lĩnh vực kinh tế, hậu cần được hiểu là sự chuẩn bị các yếu tố để phục vụ một mục đích nào đó. Để quá trình sản xuất có thể diễn ra đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có ba yếu tố: Vật tư, lao động, tiền vốn. Để thực hiện quấ trình sản xuất liên tục đòi hỏi đảm bảo thường xuyên nguyên nhiên vật liệu và thiết bị máy móc…đây là những yếu tố đầu vào quan trọng giúp cho quá trình sản xuất được thông suất. Bất kỳ một doanh nghiệp nào đều phải có hậu cần vật tư đây là điều tất yếu của một quá trình sản xuất. Hậu cần: Vật tư là sản phẩm của lao động, là yếu tố quan trọng trong ba yếu tố của quá trình sản xuất và là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ nền sản xuất nào. Hậu cần vật tư: Là toàn bộ công tác chuẩn bị đúng chủng loại, đầy đủ kịp thời các loại vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh. 3 – Vai trò của công tác hậu cần vật tư. Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hoá của đối tượng loa động để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và phục vụ nhu cầu của con người. Quá trình sản xuất của doanh nghiệp đòi hỏi phải có các yếu tố đầu vào, trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tư kỹ thuật thì quá trình sản xuất không thể diễn ra được. Từ vai trò của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của công tác hậu cần vật tư. Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, kịp thời đồng bộ là điều kiện tiền đề cho sự liên tục cua rquá trình sản xuất. 4 - Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật tư và quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất liên quan chặt chẽ đến quá trình cung ứng vật tư và tiêu dùng vật tư được thể hiện ở những điểm sau: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật tư cụ thể là: Nhu cầu vật tư: n n ∑ mi = ∑ Qi x mi = (Sản lượng kế hoạch nhân với định mức tiêu chuẩn). i=1 i=1 Kế hoạch cung ứng vật tư càng sát với kê hoạch bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Vật tư mau về thừa hoặc thiếu đều ảnh hưởng trực tiếp đấn tình hình sản xuất kinh doanh. Cân đối nguồn tài chính mau vật tư đưa vào số lượng vật tư theo kế hoạch, để tránh tình trạng mất cân đối nguồn vốn. Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn cung ứng vật tư. Nhưng nếu tiêu dùng vật tư không đúng với yêu cầu công nghệ sễ làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh, gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc mua bán vật tư. Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên vật liệu, dưới tác dụng máy móc con người, giá trị vật tư được chuyển dần vào giá trị của sản phẩm. Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật tư dúng với yêu cầu kỹ thuật là nghiêm ngặt. Bên cạnh đó phải đầu tư khoa học kỹ thuật cải tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao vật tư, tăng hiệu quả sản xuất, tăng nguồn vốn và nhu cầu vật tư được đảm bảo. Sản xuất tiêu dùng vật tư phải được qua lưu thông hàng hoá, sản xuất bảo đảm tiêu thụ sản phẩm, tránh ứ đọng vật tư. Việc thanh toán với khách hàng bằng quan hệ tiền hàng hoặc thông qua tổ chức kinh doanh khác bằng sản phẩm là tự ngang giá trị, nên giá thành sản phẩm phải được thị trường chấp nhận. Ngoài ra việc tiêu dùng vật tư trực tiếp phải tính đến các yếu tố chi phí lưu thông vật tư để đảm bảo sản xuất có hiệu quả. II - Nội dung của công tác dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất. 1 – Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. Nghiên cứu thị trường vật tư là quá trình nghiên cứu, phân tích thông tin về thị trường vật tư nhằm tìm ra thị trường vật tư đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Lập kế hoạch mua sắm vật tư là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều bước và nhiều công việc phải làm như: Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường, xác định được thị trường đáp ứng được nhu cầu vaatj tư cho doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả. Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo. Xác định lại bảng danh mục vật tư dùng trong năm kế hoạch, xây dựng và chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ vật tư. Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại công việc. Tính toán nguồn vật tư, lập biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối vật tư. - Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính doanh nghiệp, chúng có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế hoạch tài chính…trong mối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Thật vậy, chẳng hạn như mối quan hệ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch vật tư không thể xa rời những chỉ tiêu trong những năm kế hoạch này, để xác định nhu cầu vật tư. Vì một sự xa rời những chỉ tiêu trong những kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mau sắm vật tư sẽ đưa đến tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn, hoặc tình trạng không đảm bảo vật tư cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản xuất. Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lượng của kế hoạch xây dựng nhằm phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch mau sắm vật tư có những đặc điểm sau: - Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp. - Kế hoạch mua săm vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp. Tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với nhiều quy cách, chủng loại rất khác nhau và phương pháp cơ bản để lập kế hoạch này là phương pháp cân đối. - Kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư. Đặc điểm này xuất phát từ tính chất của sản xuất là bao giờ cũng mang tính cụ thể. Vì vậy kế hoạch mau sắm vật tư phải rất chi tiết cụ thể. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải rất chi tiết cụ thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lượng mua sắm sẽ được phân chia ra cho từng phân xưởng nhất định trong từng thời kỳ. 1.2 - Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. a - Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệutính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muấn vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chất lượng và thời gian. Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp, bởi vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội duang cơ bản sau đây: Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ. Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn mua ngoài. b – Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm những bước công việc sau đây: Một là: Giai đoạn chuẩn bị: đây là giai đoạn quan trọng quyết định chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. Ở giai đoạn này, cán bộ doanh nghiệp thương mại phải thực hiện các công việc sau: Nghiên cứu và thhu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; Chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất kinh doanh; Rà xét bổ sung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư, tính toán lượng vật tư tồn kho ở các phân xưởng, các công đoạn sản xuất và cả doanh nghiệp… Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường được xác định theo phương pháp “ước tính” và phương pháp định mức. 0dk = 0tt + Nh - X Trong đó: 0dk: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. 0tt : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh : Lượng vật tư ước nhập kế từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. X : Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. Ba là: Giai đoạn tính toán các laọi nhu cầu vật tư của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là cơ sở để xác định vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Bốn là: Giai đoạn kết thúc của việc lập kế hoạch mua sắm vật tư và xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp. Sau khi xác định tổng số nhu cầu vật tư cần phải có trong kỳ kế hoạch và nguồn vật tư đầu kỳ kế hoạch cũng như nguồn động viên tiềm lực nội bộ, doanh nghiệp cần phải xác định số vật tư mua trên thị trường theo phương pháp cân đối nghĩa là: ∑ N = ∑ p i j i j Trong đó: ∑ N : Là nhu cầu về loại vật tư dùng cho mục đích j. i j ∑ p : Tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j. i j Trong cơ chế thị trường, yêu cầu của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, trên cơ sở cân nhắc mọi tiềm năng của doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của kế hoạch mua sắm vật tư là làm sao với số lượng vật tư cần mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, nối cách khác, doanh nghiệp phải tối ưu hoá các yếu tố đầu vào trong sản xuất kinh doanh. Để quản lý hoạt động thương mại doanh nghiệp người ta thường dựa trên cơ sở hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật. Căn cứ định mức của kế hoạch hoá và quản lý thương mại doanh nghiệp Các mức tiêu dùng và sử dụng vật tư kỹ thuật Các mức điều tiết quá tình sản xuất kinh doanh và quản lý thương mại Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Mức sử dụng thiết bị máy móc Mức dự trữ sản xuất Mức dự trữ vật tư cho sản xuất Mức điều tiết thương mại đầu vào Mức tiêu dùng NVL chính Mức tiêu dùng NVL phụ Mức tiêu dùng nhiên liệu Mức tiêu dùng điện Mức chuyển thẳng đặt hàng giao hàng Giá cả vật tư hàng hoá Mức hao hụt tự nhiên Các mức khác 2 - Tổ chức mua sắm vật tư. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết quả nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp lên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhận hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bất cứ một sai sót nào cũng có thể dẫn đến đặt mua những vật tư mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so với nhu cầu, với ý nghĩa như vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công tác lập đơn hàng. Để lập đơn hàng được chính các bộ phận đơn hàng cần tính đến các cơ sở lập đơn hàng như nhiệm vụ của sản xuất, hệ thống định mức tiêu dùng vật tư, định mức dự trữ vật tư, lượng tồn kho vật tư, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật tư quý tháng. Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt mua những loại vật tư, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức mua sắm vật tư ở doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đơn hàng và hợp đồng ký kết. 2.1 - Dự báo nhu cầu vật tư. Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm vững diễn biến của thị trường về mặt hàng mà doanh nghiệp sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng có sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, để từ đó thay đổi phương thức kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý, tháng để từ đó doanh nghiệp biết các vật tư mầ doanh nghiệp cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự báo này doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho doanh nghiệp biết được những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào doanh nghiệp đã mua hoặc những nguồn hàng mà doanh nghiệp vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp ứng yêu cầu của các bộ phận. Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư: - Diễn biến của thị trường. - Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước. - Khả năng cung cấp vật tư trong nước. - Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm. - Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư. - Xác định chi phí sản xuất. - Khả năng trong nước(cung câp + khai thác) - Cơ chế kinh tế. - Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm. 2.2 – Các nguồn hàng và đặc điểm. Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua mà hình thành nên các hệ thống phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó, lấy tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản là nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa. - Nguồn nhập khẩu: Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khả năng khai thác đáp ứng phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. Thị trường nước ngoài mà ta vẫn quan hệ mua bán trước đây chủ yếu là các nước Đông Âu thuộc phe XHCN nhưng sau khi biến động kinh tế chính trị ở Đông Âu tình hình mua bán có phần giảm xuốn về số lượng cũng như cơ cấu. Hiện nay thị trường mở rộng ra các nước láng giềng như Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc…Thị trường ở các nước tư bản phát triển thường ổn định, cạnh tranh gay gắt do vậy hoạt động ở các thị trường này đòi hỏi phải có sợ điều tra nghiên cứu tỉ mỉ, cộng với sự am hiểu về luật pháp sâu sắc, đồng thời không cho phép các tổ chức kinh doanh của ta đã có ít cơ hội mà lại mắc sai lầm ở thị trường thì có ít cơ hội để làm lại. Tuy nhiên nếu có hiểu biết nhiều thì hoạt động của thị trường này lại có những thuận lợi như thanh toán sòng phẳng không bị chiếm dụng vốn, thực hiện đúng hợp đồng. Do điều kiện phân công lao động quốc tế và trình độ sản xuất của nước ta hiện nay, thị trường nước ngoài vẫn rất quan trọng đối với vấn đề đảm bảo vật tư cho tiêu dùng sản xuất trong nước được tiến hành bình thường liên tục và nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giấ cước. Hiện nay đại đa số các hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng. - Nguồn nội địa: Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ phận: Nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác. Nguồn thu mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất trong nước có nhiều điểm tích cực như bảo đảm chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi phí lưu thông thấp. Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh khác. Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có: + Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc. + Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy. + Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công. + Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết: Đó là nguồn hàng mà các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết với các đơn vị hoặc các nhân sản xuất các loại hàng hoá phục vụ cho nhu cầu kinh doanh. + Nguồn do hàng đổi hàng: Đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong trường hợp các doanh nghiệp là người cung ứng nguyên liệu vật tư kỹ thuâth cho sản xuất. + Nguồn do doanh nghiệp bán nguyên vật liệu mua thành phẩm. 2.3 – Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng. a – Mua hàng. Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình thức mua hàng khác nhau. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá và ký kết hợp đồng mua. Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thoả thuận với đơn vị hàng hoá về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển, phương thức thanh toán thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế. b – Các hình thức tạo nguồn khác. Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: Là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác địnhkiểm kê thông qua vào cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác định trước thời gian kiểm kê. Vì vậy người ta phải ước tính lượng vật tư hàng hoá tồn kho, Kết quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính thực tế của nó. Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức: 0dk = 0tt + Nh - X Trong đó: 0dk : Tồn kho ]ớc tính đầu kỳ kế hoạch. 0tt : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch. Nh : Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo. X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó. Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác cụ thể khi lập kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với nhu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên do trình độ quản lý yếu đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức dự trữ, hoặc nằm trong danh mục cần cho dự trữ những lượng vật tư hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản xuất. Nguồn ứ đọng chậm luân chuyển phát sinh còn do hai nguyên nhân hàng hoá được huy động trong kế hoạch không chính xác luân thay đổi hoặc nguồn nhập do hạn chế về ngoại tệ nên chưa tiêu thụ được ngay. Để có nguồn hàng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chúng ta có nhiều nguồn khác như: + Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn hình thành do các tổ chức lưu thông kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật tư, tiền vốn (vật tư ở đây là vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm do thu mua được). Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm. + Nguồn nhờ liên doanh liên kết: Liên doanh là hình thức tập hợp giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư về vật tư, tiền vốn, lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài giữa các bên, về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm. + Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc dda dạng hoá sử dụng sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có thể tiến hành ngay đầu vào cho một số ngành sản xuất nào đó, hoặc thông qua chế biến thành vật tư cho các ngành sản xuất khác. Để tận dụng được nguồn này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu liên doanh liên kết với sản xuất để thu được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết được đầu ra thông qua hội trợ với khách hàng. + Nguồn do làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức, các nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ % nhất định tính theo doanh số đại lý, sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý. Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thương mại là toàn bộ hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lượng tốt, thoả mãn mâu thuẫn các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục phức tạp từ khâu đầu tiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trường đến tìm hiểu tiềm năng sản xuất, từ các vật liệu trong và ngoài nước, lao động và trình độ lao động trong nước, đến khâu ký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất, vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá đến đáp ứng nhu cầu tiêu dùng với chi phí thuấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi nhuận đáp ứng nhu cầu kinh doanh hàng hoá. 2.4 - Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất. Sau khi xây dựng kế hoạch vật tư công ty căn cứ vào đó xác định vật tư còn thiếu phải mua ngoài, công ty có thể cử cán bộ thương mại đi giao dịch tìm mua ở các tổ chức kinh doanh vật tư hay các đơn vị sản xuất khai thác vật tư. Hoặc có thê đặt mua ở nước ngoài nếu như nguồn vật tư có ở trong nước không đảm bảo việc mua bán phải thông qua các hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đòng mua bán vật tư là văn bản ký kết giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế xét xử khi có những tranh chấp xảy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các điều khoản sau: - Tên đơn vị ký hợp đồng. - Số tài khoản. - Tên chức vụ của người đứng ra đại diện ký kêt. - Các điều khoản cam kết giữa hai bên. - Thời hạn thực hiện hợp đồng. - Trách nhiệm vật chất giữa hai bên. Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất đó là các điều khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại: - Những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng, khối lương, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. - Những điều khoản thường lệ: Là điều khoản ghi trong hợp đồng nhưng vẫn được hai bên công nhận. - Những điều khoản thoả thuận: Là những điều khoản chưa có quy định của Nhà nước được vận dụng một cách linh hoạt vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật của Nhà nước. Đối với hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghệp phải nghên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. - Tổ chức tiếp nhận vận chuyển và bảo quản vật tư. - Tổ chức tiếp nhận. Làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ đảm bảo điều kiện thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn nhạp, là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành. - Nhiệm vụ: + Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư bảo đảm đúng chính sách chế độ. + Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng, bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an toàn. - Nội dung công tác tiếp nhận: + Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng. + Phương tiện tiếp nhận: Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện về cân đong để kiểm tra số lượng vật tư nhập kho. Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng vốinười gia trực tiếp xác định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong lô. Xác định về cơ cấu hàng hoá (tín._.h đồng bộ). Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá. Hình dáng kích thước màu sắc. Tính chất cơ lý hoá. Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp: Phương pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng vào bán cũng như các thông lệ hiện hành. - Một số trường hợp cần xử lý khi tiếp nhận: + Hàng hoá thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập biên bản hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu. + Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng kinh tế có liên quan để xác định loại hàng hoá đó có đúng trong kế hoạch tiếp nhận hay không, sau đó tiến hành tiếp nhận theo dúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn. + Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi. Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường. - Tổ chức chuyển vật tư về kho. Tổ chức chuyển vật tư về kho của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm đảm bảo vật tư cho sản xuất. Vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tác vận chuyển vật tư cũng là một điều khoản trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng. - Tổ chức bảo quản vật tư. Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệmk lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho. - Nhiệm vụ: + Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá không ngừng phấn đấu làm giảm hao hụt tự nhiên. + Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhầ kho và thiết bị chứa đựng. - Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: + Quy hoạch kho: Dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt hàng khu vực kho, đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho, ngăn ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau. + Định vị định lượng vật tư hàng hoá: Xác định vị trí tương đối ổn định của một loại vật tư nào đó theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho. Xác định khối lượng vật tư trong mỗi đơn vị đã được định vị. + Kê lót chất xếp hàng hoá vật tư trong một đơn vị đã được định vị, làm tốt công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản. + Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư hàng hoá. + Chống côn trùng và vật gặm nhấm. + Thường xuyên kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm tra trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và xử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. + Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo hộ. - Tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất. Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp có hiệu quả nhằm tiêté kiệm vật tư ở doanh nghiệp làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng. Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rất ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn, giảm lực lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. - Nhiệm vụ: + Xuất vật tư đúng số lượng, chất lượng, đúng hạn mớc, đúng nguyên tắc. + Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư. - Nội dung của công tác cấp phát: + Công tác chuẩn bị cấp phát: Vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và thời gian cấp phát. Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng, chất lượng về sổ theo dõi chứng từ xuất kho. Chuẩn bị phương tiện cân đong, đo đếm, phương tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn bị về lao động. Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở kho, ở doanh nghiệp, tiết kiệm được chi phí bảo quản, đáp ứng được nhu cầu sản xuất cần đến loại vật tư nào thì có ngay vật tư đó mà không cần phải dự trữ trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển bốc xếp…chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện. Chuẩn bị kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho tiêu dùng trực tiếp, phân loại, đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả. + Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất: Cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật tư với số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ kế hoạch, việc cấp phát vật tư theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch, góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác ghi chép. Hạn mức được xác định theo công thức: H = Nsx ± Ndd + D – O Trong đó: H: Hạn mức cấp phát vật tư. Nsx : Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm. Ndd : Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang. D : Nhu cầu vật tư cho dự trữ phân xưởng. O : Tồn kho thực tế đầu kỳ. Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức cho phân xưởng, theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật tư, thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất. Để giao vật tư cho các phân xưởng tổ đội sản xuất người ta tiến hành theo hai phương pháp sau: Một là: Giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Dử dụng phương án này thì phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển, do đó sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy, phương pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định. Hai là: Giao vật tư tại nơi làm việc, đây là phương thứcc giao nhận vật tư căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc bằng phương tiện và nhân lực do phân xưởng quản lý. Áp dụng phương án này phải có bộ phận cấp phát thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán. - Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán. - Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. Vật tư cấp cho phân xưởng (tổ, đội sản xuất) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc sản xuất sản phẩm này lại đem dùng cho việc khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì có ảnh hưởng tốt đến kinh tế. Vì vậy, phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và của toàn doanh nghiệp nói chung. Phòng quản trị vật tư là người chịu trách nhiệm vật tư ở doanh nghiệp, không phải lo mua vật tư vào còn cấp phát chỉ số vật tư cho phân xưởng là xong mà còn phải có trách nhiệm trường xuyên tra việc tiêu dùng vật tư trong doanh nghiệp. Kiểm tra sử dụng phải căn cứ vào tài liệu hạn mức cấp phát, só liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực hiện việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người công nhân sử dụng. Lượng vật tư xuất từ kho doanh nghiệp thường là khớp với hạn mức với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì có thứ có lệnh xuất mà không có hoặc không có đủ, có thứ phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhỏ ra để bớt lại một ít hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa. Vì vậy cuối tháng phòng vật tư phải đối chiếu lại giấy tờ, sổ sách với thẻ kho với các phiếu lĩnh hay phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ở phòng tài vụ. Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngày có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng và phải được hạch toán riêng. Phiếu yêu cầu thêm vật tư do phân xưởng, tổ đội sản xuất đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp. Trong trường hợp phải thay thế oại vật tư dự định trong kế hoạch bằng loại vật tư khác, phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vaatj liệu. Trong phiếu cần ghi ró nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung nên việc thay thế vật liệu phải có ý kkiến của các phòng có liên quan như phòng vật tư, phòng thiết kế, phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt. Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận tg kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư, chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua các báo cáo. Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, đếac minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không,trước hết cần phải đối chiếu các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức. Nếu có trường hợp đối với một số loại vật liệu phân xưởng không nhận hết số quy định trong hạn mức, nhưng đối với một số loại vật liệu khác phân xưởng lại nhận quá số quy định trong hạn mức, trong lúc chương trình sản xuất hoàn thành bình thường, điều độ chứng tỏ phân xưởng sử dụng một phần vật liệu không đúng mục đích hoặc không thực hiện đúng các mức tiêu dùng đã định. Kết luận dứt khoát về việc này phải căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp thêm và phiếu yêu cầu thay thế vào các tài liệu khác. Sau đó đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân xưởng (Kể cả cấp vượt hạn mức) với việc phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất (kế cả phân xưởng dở dang). Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhưng số vật liệu quy định trong hạn mức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân xưởng đã bội chi vật liệu. Ngược lại nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc hoàn thành vượt mức nhưng số vật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc thêm chỉ ít hơn, chứng tỏ phân xưởng trong kỳ báo cáo đã đạt được thành tích nhất định về tiết kiệm vật tư. – Các phương pháp quyết toán. - Phương pháp kiểm kê: Trên cơ sở số liệu ồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm. C = Odk + X - Ock Trong đó: C : Là lượng vật tư thực tế chi phí. Odk : Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê. Ock : Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X : Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Mức xác định hay bội chi được xác định: E = Q.M – C Trong đó: E : Mức tiết kiệm hay bội chi. Q : Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. M : Mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Kết quả phép tính nếu là số dương (+) thì tiết kiệm, nếu là số âm (-) thì bội chi. - Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương hpáp này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu. - Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng. - Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô hàng vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho. Giám sát việc cấp phát vật tư cho sản xuất trên các mặt đồng bộ, kịp thời. Giám sát việc bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tư. Chấp hành các định mức dự trữ vật tư, phát hiện các tình trạng thừa, thiếu vật tư để giải quyết nhanh chóng. III – Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác dịch vụ hậu cần vật tư sản xuất. - Yếu tố khách quan. * Trình độ khoa học công nghệ. Hiện nay công nghệ mới liên tục ra đời và công nghệ mới ra đời sẽ có những tính năng tác dụng tôtd hơn công nghệ cũ và sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các hoạt động của doanh nghiệp trong đó có cả hậu cần vật tư. Nhân tố này phản ánh tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc có tính năng kỹ thuâth cao, sử dụng những vật liệu mới hay sử dụng tiết kiệm. Công nghệ mới cũng có thể gây ra những bất lợi cho các doanh nghiệp, nó có thể làm cho sản phẩm của họ bị lạc hậu so với những sản phẩm khác trên thị trường, điều này sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh cuả doanh nghiệp trên thị trường. Vì thế doanh nghiệp cần phải chú ý tới việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ, đặc biệt là cần chú ý tới việc đổi mới công nghệ để có thể sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao, tuy nhiên khi doanh nghiệp đầu tư vào việc đổi mới công nghệ cũng cần chú ý tới một vấn đề là: nếu công nghệ đó nhanh chóng lạc hậu thì không nên đầu tư vào một công nghệ đã gần đạt đến khả năng tột đỉnh của nó mà hãy đợi dến khi có một công nghệ mới ra đời, bởi nếu đầu tư vào công nghệ đó thì sử dụng chưa được bao lâu nó đã trở thành lạc hậu. * Nguồn cung ứng: Để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh dược tiến hành thuận lợi thì doanh nghiệp cần phải có nguồn cung ứng tốt, bởi khi doanh nghiệp chuyên môn sản xuất thì đầu vào của doanh nghiệp này lại là đầu ra của doanh nghiệp khác, như vậy để đầu ra tốt thì đầu vào cũng phải tốt, có nghĩa là đầu vào tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp được tiến hành tốt. Vì thế việc lựa chọn nhà cung ứng là rất quan trọng, doanh nghiệp cần tìm và lựa chọn một người cung ứng đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư với số lượng và chất lượng đảm bảo những yêu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải có quan hệ tốt với người cung ứng, có quan hệ tốt nhà cung ứng sẽ có rất nhiều lợi thế. 2- Yếu tố chủ quan. * Quy mô sản xuất của doanh nghiệp: Quy mô sản xuất của doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ quyết định mức độ phức stạp của công tác hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp. Thật vậy, nếu như quy mô sản xuất lớn thì lượng vật tư cần nhiều hơn vì thế công tác hậu cần vật tư cũng sẽ phức tạp hơn. * Tình hình tài chính của doanh nghiệp: Bất cứ doanh nghiệp nào để có thể tiến hành sản xuất kinh doanh đều cần phải có chi phí, chính vì thế tài chính được coi là dòng máu chảy vào các hoạt động và công tác hậu cần vật tư cũng vậy. Nếu sức mạnh tài chính của công ty là lớn thì công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp cũng sẽ được tiến hành suôn se, ngược lại nếu như tài chính của công ty yếu kém thì công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn. Như vậy, công tác hậu cần vật tư cũng phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. * Trình độ cán bộ lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư: Con người là yếu tố quyết định và quan trọng trong mọi công việc nói chung và trong công tác hậu cần vật tư nói riêng. Lực lượng lao động hậu cần vật tư từ nhân viên quản lý đến nhân viên kho, vận chuyển, bảo quản đều phải có sự phối hợp ăn ý với nhau, kết quả lao động của người này sẽ là điều kiện để người khác hoàn thành công việc. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT Ở XÍ NGHIỆP CƠ ĐIỆN VĨNH PHÚC I – KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP CƠ ĐIỆN VĨNH PHÚC VÀ ĐẶC ĐIỂM VẬT TƯ SỬ DỤNG. 1 – Vài nét về xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc. Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc ngày nay ban đầu là Xưởng 300 Vĩnh Phú. Khởi công xây dựng năm 1968 của ban thiết kế 206, nằm trên địa bàn xã Hoàng Lâu, huyện Tam Dương, tỉnh Vĩnh Phú (nay là xã Hoàng Lâu, huyện Tam Dương, tỉnh Vĩnh Phúc) với diện tích gần 30.000m2 với nhiệm vụ chính là sửa chữa phục hồi máy móc thiết bị nông nghiệp. Đến năm 1970, Bộ nông nghiệp ra Quyết định số 10/NN-QĐ ngày 02/02/1970 đổi tên Xưởng 300 Vĩnh Phú thành Nhà máy đại tu máy kéo Vĩnh Phú. Nhiệm vụ chủ yếu là đại tu ôtô máy kéo dùng trong nông nghiệp, phục hồi phụ tùng, chế tạo một sốphụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp. Năm 1981 Bộ nông nghiệp ra quyết định số 43/TCCB/QĐ ngày 19/02/1981 đổi tên Nhà máy đại tu máy kéo Vĩnh Phú thành Nhà máy sửa chữa cơ khí nông nghiệp Vĩnh Phú với nhiệm vụ là đại tu ôtô máy kéo dùng trong nông nghiệp, phục hồi chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp, sản xuất máy tuất lúa, máy thái sắn, máy đùn gạch... Năm 1993 theo chủ trương thành lập lại Doanh nghiệp Nhà nước, Bộ nông nghiệp ra Quyết định số 211NN/TCCB-QĐ ngày 24/03/1993 thành lập Nhà máy cơ điện nông nghiệp 6 Vĩnh Phú. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Nhà máy lúc này là: - Công nghiệp: Đại tu ôtô máy kéo, sản xuất thiết bị phụ tùng máy nông nghiệp, lắp ráp chế tạo xe công nông. - Thương nghiệp: Bán buôn, bán lẻ phụ tùng máy nông nghiệp. - Năm 1998, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ra Quyết định số 1094 QĐBNN/TCCB ngày 04/04/1998 đổi tên Nhà máy cơ điện nông nghiệp 6 Vĩnh Phú thành tên Công ty cơ điện nông nghiệp và thuỷ lợi 6. Nhiệm vụ của Công ty lúc này là: + Công nghiệp: Sản xuất thiết bị phụ tùng máy nông nghiệp. + Thương nghiệp: Bán buôn, bán lẻ thiết bị, phụ tùng sửa chữa lắp đặt động cơ cho phương tiẹn vận tải, lắp đặt xe vận tải đầu ngang phục vụ cho nông nghiệp sản xuất phân hữu cơ vi sinh, mau bán, sửa chữa, chế tạo và lắp đặt thiết bị phụ tùng cơ điện thuỷ lợi do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp số 112468 ngày 20/04/1998. Trong tiến trình phát triển và hội nhập Tổng công ty cơ điện xây dựng nông nghiệp và thuỷ lợi đã triển khai thực hiện Quyết định số 65/2003/QĐ-TTg ngày 24/04/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp đổi , mới doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đến năm 2005. Nhằm phát huy những mặt mạnh, hạn chế, khắc phục những mặt yếu kém của từng đơn vị, hỗ trự lẫn nhau, tạo thành động lực để đảy mạnh tốc độ phát triển và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực Cơ điện nông nghiệp và thuỷ lợi. Đầu năm 2004, Tổng công ty cơ điện xây dựng nông nghiệp và thuỷ lợi ra Quyết định số 48/2004/QĐ-TCT/TCCB ngày 27/02/2004 của Tổng giám đốc Công ty cơ điện – xây dựng nông nghiệp và thuỷ lợi thành lập Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc trên cơ sở nguyên trạng của Công ty cơ điện nông nghiệp và thuỷ lợi 6 cũ. Trụ sở: xã Hoàng Lâu - huyện Tam Dương - tỉnh Vĩnh Phúc. Điện thoại: 0211. 3825.077; FAX: 0211. 3825.077 Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc là đơn vị hạch toán phị thuộc Công ty cơ điện xây dựng nông nghiệp và thuỷ lợi Hà Nội. Trụ sở: Ngõ 102 đường Trường Chinh - quận Đống Đa – Hà Nội. Điện thoại: 04. 3868.7044; FAX 04.38691568; Email: Rumectm@fptvn Xí nghiệp có con dấu riêng để giao dịch và được mở tài khoản tại Ngân hàng. Ngành nghề kinh doanh của xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc như sau: + Về cơ khí và điện: Chế tạo, sủa chữa, lắp đặt thiết bị phụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành nông, lâm, diêm nghiệp, thuỷ lợi và xây dựng; chế tạo thiết bị nâng hạ, máy và thiết bị dây chuyền chế biến nông sản cà phê, mía, đường, chè; Lắp ráp xe tải nhỏ phục vụ nông thôn; Thiết kế và sản xuất các loại bơm đến 8000m3/h; thiết kế xây lắp đường dây và trạm biến thế điện đến 35KV; Chế tạo tủ điện hạ thế, tủ điều khiển trung tâm phục vụ thuỷ lợi và công nghiệp chế biến; Sản xuất và kinh doanh điện. + Về xây dựng: Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn, xây dựng công trình thuỷ lợi; Hồ đạp mối và kênh mương nội đồng; Xây lắp các công trìng dân dụng, hệ thống xử lý nước thải công nghiệp, nước sạch nông thôn và vệ sinh môi trường; Thiết kế chế tạo vỏ bọc che công trình công nghiệp, kết cấu thép cho các công trình xây dựng và thuỷ công; Đào lắp đất đá, san lấp mặt bằng phát triển hạ tầng. + Về thương mại và dịch vụ: Kinh doanh nội địa và xuất nhập khẩu các loại vật tư máy móc thiết bị, hoá chất phục vụ nông nghiệp và chế biến nông, lâm sản, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, gương, kính, ván nhân tạo; Cho thuê nha fở, văn phòng làm việt, kho bãi, nhà xưởng, kinh doanh khách sạn và du lịch lữ hành. 2 – Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc. Từ 01/04/2004 mô hình tổ chức của Xí nghiệp như sau: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Tổ Chức Hành Chính Bảo Vệ Phòng Kinh Doanh Kỹ Thuật Phòng Tài Chính Kế Toán Phân Xưởng Cơ Khí Chế Tạo Phân Xưởng Sản Xuất Phụ Phân Xưởng Cơ Khí Sửa Chữa Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc bao gồm: + Giám đốc Xí nghiệp. + Phó giám đốc kiêm quản đốc phân xưởng. + Các phòng chức năng: - Phòng Tổ chức hành chính bảo vệ. - Phòng kinh tế kỹ thuật. - Phòng tài chính kế toán. + Phân xưởng sản xuất: - Phân xưởng chế tạo. - Phân xưởng sửa chữa. - Phân xưởng sản xuất phụ. 2.1 – Giám đốc Xí nghiệp. Giám đốc Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc do Tổng giám đốc Tổng công ty cơ điện – xây dựng nông nghiệp và thuỷ lợi bổ nhiệm, miễn nhiệm. Giám đốc xí nghiệp là đại diện pháp nhân của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trước Công ty, trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp thông qua các quyết định quản lý điều hành hàng ngày và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. 2.2 – Phó giám đốc Xí nghiệp. Kiêm quản đốc phân xưởng chuyên phụ trách về mặt kỹ thuật của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềcác hoạt động liên quan đến khoa học kỹ thuật công nghệ và chất lượng sản phẩm. Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của Giám đốc, trợ giúp Giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý. 2.3 – Phòng tổ chức hành chính bảo vệ. * Nhiệm vụ tổ chức gồm: - Thực hiện các chính sách lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với người lao động. - Giải quyết hưu trí, nghỉ chế độ cho người lao động. - Quản lý hồ sơ lý lịch, cấp xác nhận, chứng nhận các loại. - Khen thưởng kỷ luật. - Nâng lương, nâng bậc hàng năm. * Nhiệm vụ về hành chính bảo vệ gồm: - Phục vụ hành chinh tại chỗ: Văn thư, lưu trữ, kiểm tra đóng dấu các laọi văn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ khác. - Thực hiện công tác xã hội theo yêu cầu của chính quyền địa phương. - Thực hiện công tác đối ngọi theo yêu cầu của Ban giám đốc. - Quản lý nhà xưởng, nhà tập thể, các đơn vị thuế mặt bằng nhà xưởng. - Khám chữa bệnh ban đầu, cấp cứu ốm đau, tai nạn đột xuất. - Tuần tra canh gác bảo vệ địabàn Công ty. - Phụ trách đội xe. 2.4 – Phòng kinh tế kỹ thuật. Có nhiệm vụ quản lý vốn (Vốn cố định, vốn lưu động, vốn tự có và các loại vốn khác). - Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Theo dõi đôn đốc việc thanh quyết toán cho các hợp đồng kinh tế. - Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của Nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hội trong Công ty. - Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của Nhà nước. - Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của Công ty. Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật. - Tham gia tiếp thị khai thác thị trường, tìm các đơn hàng phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.5 – Phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc tổ chức, thực hiện hạch toán kế toán thống kế mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và những quy định của Công ty. Tổ chức hạch toán, kế toán, lưu trữ chứng từ, phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời đúng nội dung, tính chất các tài khoản theo chế độ hiện hành. - Lập các báo cáo tài chính quý, năm, các báo cáo thống kê định kỳ. - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao. 2.6 – Các phân xưởng. - Phân xưởng cơ khí chế tạo: Làm tất cả các công việc về cơ khí. - Phân xưởng cơ khí sửa chữa: Đại tu, sửa chữa các loại ôtô, máy kéo phục vụ nông nghiệp, máy xúc... - Phân xưởng sản xuất phụ. Tại xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc, các phòng ban phối hợp với nhau rất tốt và đồng bộ, các thành viên trong xí nghiệp đoàn kết với nhau, không khí làm việc trong Xí nghiệp thoải mái, các thành viên trong Xí nghiệp luôn quan tâm giúp đỡ nhau tạo nên một môi trường làm việc thoải mái thuận lợi. Điều này không phải Công ty, Xí nghiệp nào cũng làm được. Với một môi trường làm việc như vậy sẽ tạo cho các thành viên trong Xí nghiệp hứng thú làm việc, mọi người sẽ gắn bó với nhau hơn, sẽ coi Xí nghiệp như gia đình của mình, từ đó dẫn đến kết quả làm việc tốt hơn. 3 - Đặc điểm vật tư sử dụng. Là xí nghiệp có quy mô nhỏ, chuyên sản xuất các thiết bị máy móc phục vụ ngành nông nghiệp, lâm nghiệp, các thiết bị nâng hạ máy...nên phải sử dụng rất nhiều loại vật tư khác nhau như: - Thép ống đen Ø27 - Thép tròn Ø6, Ø8, Ø10..... - Thép tấm các loại. - Đồng thanh Ø4, Ø5, Ø8..... - Các laọi vật tư khác như nhôm, gang, bạc...và các loại hoá chất khác. Do đó việc quản lý tình hình vật tư và sử dụng vật tư là vô cùng khó khăn đòi hỏi các cán bộ phòng phụ trách vấn đề này phải có chuyên môn và phải có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm cơ khí, do đó chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn. Do đó, chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng, giá mua vật tư cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm của xí nghiệp. Hơn nữa mỗi sản phẩm lại được cấu thành từ nhiều loại vật tư khác nhau mà xí nghiệp lại sản xuất nhiều laọi sản phẩm khác nhau. Vì vậy, phải xây dựng định mức tiêu hao vật tư, việc xuất dùng vật tư cho sản xuất sản phẩm do phòng kỹ thuật lập. Những đặc điểm của việc sử dụng vật tư trên đây là những khó khăn lớn mà xí nghiệp phải đương đầu, từ việc dự trữ, bảo quản, nhập xuất và quyết toán vật tư. Muốn quản lý lượng vật tư có nhiều chũng laọi như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiêu biện pháp quản lý ở tất cả các khâu có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đồng bộ, đầy đủ và đúng chất lượng vật tư cho quá trình sản xuất tạo điều kiện để xí nghiệp hoạt động liên tục. II – Phân tích tình hình thực hiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất ở xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc 1 – Xí nghiệp lập và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. 1.1 – Công tác xác định nhu cầu vật tư. a – Nhu cầu vật tư chủ yếu. Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành nông, lâm, diêm nghiệp; chế tạo thiết bị nâng hạ máy và thiết bị dây chuyền chế biến nông sản cà phê, mía, đường, chè. Việc xác định nhu cầu vật tư của xí nghiệp được dựa trê căn cứ nhu cầu do các phân xưởng đưa lên trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu của các phân xưởng và các đơn hàng của khách hàng. Nhu cầu do các phân xưởng đưa lênđược xác định căn cứ vào khối lượng công việc cần hoàn thành và định mức tiêu dùng vật tư theo kinh nghiệm là chính, ít dựa trên các định mức tiêu dùng vật tư tiên tiến, có tình trạng như vậy là do Công ty chưa quan tâm đến việc tiết kiệm vật tư cho sản xuất. Công tác dự trữ vật tư thờng mang tính ngẫu nhiên, không có tính đến đặc điểm sử dụng nguồn hàng, nhiều khi nhu cầu vật tư lại phụ thuộc vào tình hình biến động của vật tư. Các loại vật tư chính được sử dụng trong năm 2008 được thể hiện ở bảng sau: Bảng 1. CÁC LOẠI VẬT TƯ CHÍNH NĂM 2008 STT Tên hàng hoá ĐVT Sổ sách Thực tế SL SL 1 Thép lò so Ø7 kg 40.5 40.5 2 Thép ray phế liệu kg 13.5 13.5 3 Thép L50x50 kg 234 234 4 Thép ống 021 mạ kẽm m 5 5 5 Thép gió P18 Ø55 kg 264.5 264.5 6 Thép lập là 30x3 kg 27.5 27.5 7 Thép ống đen Ø27 kg 270.4 270.5 8 Thép U m 44 44 9 Thép góc 40-75 kg 52 52 10 Thép hộp 20x40 kg 1 1 11 Thép C45 Ø70 cây 10.5 10.5 12 Thép tròn kg 188 188 13 Ống đồng Ø5 kg 29.2 29.2 14 Ống đồng Ø4 kg 3.5 3.5 15 Ống đồng Ø8 kg 26.5 26.5 16 Ống đồng Ø14 kg 9.8 9.8 17 Đồng vàng Ø18 kg 7 7 18 Đồng vàng Ø22 kg 8.3 8.3 19 Đồng vàng Ø24 kg 18.4 18.4 20 Đồng vàng Ø95 kg 17.4 17.4 21 Đồng đỏ Ø26 kg 5.8 5.8 22 Đồng vàng Ø28 kg 22 22 23 Đồng vàng Ø65 kg 48 48 24 Nhôm là 2 ly._.