Công tác hậu cần bảo đảm vật tư ở Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam

PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài Chúng ta đang sống trong một thế giới không ngừng biến động cả về kinh tê, và sự thay đổi lớn về môi trường do kết quả trực tiếp của sự thay đổi đó.Kinh tế phát triển là đièu kiện quan trọng đầu tiên cho mọi sự phát triển . Do đó chúng ta muốn đứngvững và phát triển không ngừng thì phải thích ứng với môi trường xung quanh đặc biệt là trong thời buổi nền kinh tế thị trường như hiện nay. Trong cơ chế thị trường không phát triển đồng nghĩa với việc không tồn tại. Cần phải đứng vững trên thương trường , và phát triển trong tương lai là mong muốn của bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn đạt được mục đích trên yeu cầu toàn bộ công ty phải nỗ lực hết mình trong mọi khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Đầu vào của sản xuất đóng vai trò quan trọng và góp phần quyết định vào thành công của doanh nghiệp . Trước hết, đầu vào đầy đủ sẽ giúp sản xuất diến x ra lien tục, thường xuyên. Chất lượng và sự đồng bộ của vật tư sẽ giúp cải tiến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp , tăng uy tín của đơn vị mình trên thương trường. Vì thế, để phục vụ cho sản xuất được tốt và hiệu quả cao , thì việc nghiên cứu đề tài”:” Công tác hậu cần bảo đảm vật tư cho doanh nghiệp sản xuất “ là cần thiết Mục đích của việc nghiên cứ đề tài Khi nghiên cứu đề tài này, mục đích đầu tiên của người nghiên cứu là hoàn thành công tác học tập tại trường ĐHKTQD. Việc nghiên cứu thực hiện một cách khoa học sẽ giúp người học nắm chắc được lí thuyết đã thu lượm được trên giảng đường. Ngoài ra việc nghiên cứu đề tài tại cơ sở thực tập sẽ giúp được sinh viên nắm bắt được công việc thực tế và có những kinh nghiẹm làm việc.Mục đích cuối cùng của người nghiên cứu đề tài này là hi vọng góp một phần nhỏ bé của mình vào hoàn thiện quá trình sản xuất tại cơ sở thực tậpđược hoàn thiện hơn. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Đề tài này có dối tượng nghiên cứu là nghịe vụ hậu cận vật tư bảo đảm cho sản xuất của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường như hiện nay. Cụ thể là : Xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, tổ chức mua sắm, dự trữ , bảo quản, và thanh toán. Với khả năng hiểu biết có hạn, đề tài này chỉ nghiên cứu nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho sản xuất gắn liền với thực tế tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam với những đặc trưng cụ thể tại công ty Đề tài này được nghiên cứu theo phương pháp khoa học sử dụng trong mon học kinh tế. Đó là các phương pháp : Phương pháp khái quát, phương pháp thông kê báo cáo, phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp thực tế. Kết cấu của đề tài. Chương 1.: Những vấn đề lí luân cơ bản trong công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Chương 2.: Giới thiệu khái quát về công ty Chương 3.: Thực trạng của công tác bảo đảm vật tư ở công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam Chương 4. Một số biện pháp để nâng cao công tqác bảo đảm vật tư cho sản xuất ở công ty TNHH Điên Stanley Việt Nam Mặc dù vậy nhưng đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót.em xin ý kiến đóng góp của các thầy cô và bạn đọc Em xin chân thành cảm ơn G..S .Trần Văn Bão và các anh chị ở công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Chương 1. Những vấn đề cơ bản về đảm bảo vật tư cho sản xuất Vật tư sử dụng cho sản xuất 1.1. Khái niệm vật tư sản xuất Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ít nhiều đều cần đến các tư liệu, thiết bị máy móc….Các vật tư này được tạo ra trong quá trình lao động là sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất cho đến khi chúng được lao động sống của các đơn vị sử dụng làm tư liệu lao động hoặc đối tượng lao động theo công dụng của chúng, khi đó chúng biểu hiện ra là vật tư kĩ thuật. Vật tư kĩ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất. Vật tư kĩ thuật dùng để chỉ những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất đang trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng sản xuất, chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp. Vật tư kĩ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng, mọi vật tư kĩ thuật đều là vật tư sản xuất nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư kĩ thuật . Như vậy vật tư kĩ thuật là sản phẩm lao động dùng để sản xuất . Đó là nguyen, nhiên liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc,dụng cụ, phụ tùng 1.2. Phân loại vật tư sản xuất Vật tư kĩ thuật bao gồm nhiêu thứ,nhiều loại từ những thứ có tính năng, kĩ thuật cao đến những loại thông thường,từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ,từ những thứ đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Tất cả chúng đều là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất . Toàn bộ vật tư được phân loại theo 3 tiêu thức như sau: 1.2.1. Theo công dụng của quá trình sản xuất Toàn bộ vật tư kĩ thuật chia làm hai nhóm đó là: Loại vật tư làm đối tượng lao động Những loại này có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng toàn bộ trong một lần và giá trị của chúng chuyển hết sang giá trị sản phẩm. Vật tư thuộc nhóm thứ nhất bao gồm như: Nguyên liệu Nhiên liệu Điện lực Bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy Loại vật tư dùng làm tư liệu lao động Loại này được sử dụng nhiều lần và giá trị chuyển dần sang giá trị sản xuất. Nhóm này bao gồm: Thiết bị động lực Thiết bị sản xuất Thiết bị truyền dẫn năng lượng Thiết bị vận chuyển và chức năng đối tượng lao động Hệ thống thiết bị,máy móc điều khiển Công cụ,khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất Các loại đồ dùng trong nhà xưởng Sự phân chia vật tư theo tiêu thức trên có ý nghĩa rất to lớn về lí luận và thực tiễn. Đối với loại vật tư thuộc nhóm thứ nhất vì tiêu dùng hoàn toàn trong một lần nên muốn lặp lại quá trình với qui mô như trước, với những điều kiện khác không đổi thì đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo được lượng vật tư như trước. Còn đối với những nhóm vật tư thứ hai thì không nhất thiết phải như vậy, thậm chí ngay cả trong trường hợp tăng qui mô sản xuất . 1.2.2. Theo tính chất sử dụng. Căn cứ vào tính chất sử dụng toàn bộ vật tư kĩ thuật chia thành vật tư thông dụng và vật tư chuyên dùng -Vật tư thông dụng là những loại vật tư dùng phổ biến cho nhiều nghành như: gỗ, kim khí,than…. - Vật tư chuyên dùng: là những loại vật tư dùng cho một số ngành nào đó thậm chí cho một xí nghiệp nào đó để chỉ rõ loại vật tư tiêu dùng cho nghành nào đó 1.2.3. Phân loại theo công cụ dụng cụ kinh tế của vật tư Theo công dụng kinh tế tức là xem xét các vật liệu theo vai trò tác dụng của chúng trong sản xuất kinh doanh. Nó bao gồm các loại sau: Nguyên liệu và vật liệu chính: Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm Nguyên liệu: là những sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp như: sản phẩm nông sản dùng để chế biến công nghiệp Vật liệu chính: Là những sản phẩm đã qua một hay một hay một số bước chế biến công nghiệp. Vật liệu phụ:Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất ,nó được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lí. Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như: than đá, than bùn,xăng dầu…Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng do đặc tính lí, hoá học hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác và do vai trò quan trọng của của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân nên nhiên liệu được xếp thành một loại riêng. Bao bì đóng gói:Là những loại vật phẩm dùng để bao gói,chứa đựng sản phẩm, kèm theo sản phẩm để tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh như: chai, hộp, thùng cattong… Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa thiết bị máy móc, phương tiện vận tải. Công cụ sản xuất thuộc loại này gồm có: vòng bi, săm lốp,trục bánh xe,van cao su…Những loại này do doanh nghiệp bỏ tiền ra mua sắm để dự trữ Phế liệu: Là những thứ loại ra trong quá trình sản xuất , có thể sử dụng lại được hoặc bán ra ngoài Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp ráp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. Việc phân định ở trên chỉ mang tính chất tương đối, do quá trình sản xuất cụ thể ở các doanh nghiệp khác nhau thì vật liệu và thiết bị cũng khác nhau.Có những loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nhưng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ Sử dụng cách phân loại này doanh nghiệp có thể theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật liệu. Xác định được tầm quan trọng của từng loại vật liệu đối với doanh nghiệp.Nó chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm hàng hoá. Vai trò của mua sắm và công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất 2.1. Tính tất yếu bảo đảm vật tư cho sản xuất Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải có sức lao động, vật tư, tiền vốn. Chính vì vậy để đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục và đều dặn, phải thường xuyên đảm bảo các loại vật tưđủ vè số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại và kịp thời về mặt thời gian. Đó là điều kiện bắtt buộc mà thiếu nó thì không thể sản xuất được. Có vật tư mới có thể tạo ra được sản phẩm, vì vậy bảo đảm bảo vật tư là một yêu cầu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất . 2.2. Vai trò của vật tư và bảo đảm vật tư. Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm với chất lượng ngày càng cao, thoả mãn đầy đử nhu cầu của con người.Quá trình sản xuất của doanh nghiệp luôn đòi hỏi các yếu tố của sản xuất ,trong đó có vật tư kĩ thuật. Thiếu vật tư thì không thể có hoatỵ động sản xuất vật chất. Khi vạt tư đóng vai trò là tư liệu lao động mà bộ phận chủ yếu là máy móc thiết bị, thể hiện trình độ của trang thiết bị kĩ thuật cho sản xuất thì nó là nhân tố cực kì quan trọng để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, qui mô sản xuất , tạo điều kiện sử dụng hợp lí sức lao động và nguyên ,nhiên liệu, tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất . TRong điều kiện cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển một phần phụ thuộc vào trình độ kĩ thuật của sản xuất , sự nhanh chóng đổi mới công nghệ và do đó phụ thuộc vào vật tư kĩ thuật với tư cách là tư liệu lao động. Khi vật tư đóng vai trò là đối tượng lao động chủ yếu là: nguyên vật liệu,vật tư sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến viẹc sử dụng hợp lí và tiết kiệm nguyên, nhiên liệu và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp . Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định mọi khả năng tái sản xuất mở rộng của doanh nghiệp . Trong quá trình sản xuất nguyên, vật liệu là bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60% đến 70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm do đó nguyên vậ liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất trong kinh doanh và giá cả của sản phẩm Như vậy qua đây ta thấy rằng hoạt động đảm bảo vật tư có vai trò rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Viẹc đảm bảo vật tư đầy đủ, đồng bộ ,kịp thời là điều kiện tiền đề cho sự liên tục và nhịp nhàng đều đặn của quúa trình sản xuất . Bất cứ một sự không đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nào của vật tư đều có thể gây ra sự ngừng trệ trong sản xuất, gây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra sự tổn thất trong kinh doanh. Đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng,kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến sử dụng hợp lí và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh , sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp . Nội dung chủ yếu của công tác bảo đảm vật tư của doanh nghiệp. 3.1. Xác định nhu cầu vật tư 3.1.1. Khái niệm nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên vật liệu, thiết bị máy móc để thực hiẹn nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. 3.1.2. Kết cấu nhu cầu của vật tư Đối với doanh nghiệp nhu cầu biểu hiện vật tư được biểu hiẹn toành bộ nhu cầu của doanh nghiệp trong kì kế hoạch để đảm bảo nhiệm vụ sản xuất trong kinh doanh, sửa chữa và dự trữ . Kết cấu vật tư được biểu hiện ở sơ đồ sau: Tổng nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư cho sản xuất Nhu cầu vật tư văn phòng Nhu cầu vật tư cho hoạt động khác Nhu cầu vật tư cho phân xưởng chính Nhu cầu vật tư cho phân xưởng phụ Nhu cầu vật tư bổ sung dự trữ Nhu cầu vật tư sản xuất sản phẩm B Nhu cầu vật tư sản xuất sản phẩm A Nhu cầu vật tư sản xuất sản phẩm C 3.1.3. phương pháp xác định nhu cầu vật tư Để xác định nhu cầu vật tư có thể sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp tính theo mức sản phẩm : Nsx = åQ sản phẩm . msp Nsx : nhu cầu vật tư dung để sản xuất trong kì Qsp: số lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch Msp: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm : Nct = Qct. Mct Nct : nhu cầu vật tư dung để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kì Qct: số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kì kế hoạch Mct: mức dung vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm Phương pháp tính theo hệ số biến động Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cànn dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất của kì kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư Công thức: Nsx = Nbc. Tsx . Htk Nsx : số lượng sử dụng vật tư trong năm báo cáo Tsx : nhịp độ phát triển sản xuất của kì kế hoạch Htk : hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Trong các doanh nghiệp sản xuất , ngoài nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm , cần tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm dở dang. Ngoài ra còn có nhiều phương pháp khác để tính nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp . 3.2. Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch mua sắm vật tư * Kế hoạch mua săm vật tư :L à một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kĩ thuật,tài chính của doanh nghiệp . Việc xây dựng kế hoạch mua sắm, kịp thời và có chất lượng cao sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố của sản xuất một cách có hiệu quả nhât. Lập kế hoạch mua sắm vật tư là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều bước sau: - Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để xâm nhập thị trường và chiếm lĩnh thị trường, xác định thị trường đáp ứng được nh cầu vật tư cho doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, thời gian, giá cả. -Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo - Xác định lại bản danh mục vật tư tiêu dung trong năm kế hoạch, xây dựng và chỉnh lí lại các loại định mức bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, địn mức sử dụng công suất thiét bị máy móc và định mức dự trữ vật tư -Tính toán nhu cầu trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại công việc - Tính toán nguồn vật tư,lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối vật tư * Lập kế hoạch mua sắm vật tư gồm nhiều giai đoạn sau: - Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu - Xác định số lượng vật tư tồn kho dầu kì và cuối kì - Xác định số lượng vật tư hang hoá cần mua về cho doanh nghiệp 3.3. Tổ chức mua sắm vật tư Trên cơ sở mua sắm vật tư và kết quả nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp lên đơn đặt hàng vật tư và tổ chức việc thực hiện đảm bảo vật tư cho sản xuất . Lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá nhu cầu , là việc xác định tất cả các qui luật, chủng loại hang hoá dịch vụ cần thiết, số lượng đặt mua từng qui cách chủng loại và thời gian giao nhận hang. Lập đơn hang là công việc hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức mua sắm vật tư vì nó ảnh hưởng trực tiếp đế quá trình mua sắm hàng hoá và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Bất cứ một sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc đặt mua những vật tư mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so với nhu cầu. Với ý nghĩa như vậy, phòng kinh doanh của doanh nghiệp phải có trách nhiệm cao trong công tác lập đơn hang. Để lập đơn hàng được chính xác thì bộ phận lập đơn hang càn phải tính đến các cơ sở để lập đơn hang như: nhiệm vụ sản xuất ,hệ thống định mức tiêu dung vật tư định mức tiêu dung vật tư, lượng tồn kho vật tư, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật tư quý, tháng, nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt mua những loại vật tư hang hoá có hiệu quả kinh tế cao.Tổ chức mua sắm vật tư ở doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đơn hang và hợp đồng kí kết. Trong công tác hậu cần vật tư cho sản xuất kế hoạch nghiệ vụ mua sắm vật tư có ý nghĩa rất lớn: Đảm bảo vật tư kịp thời , đầy đủ và đồng bộ cho sản xuất Sử dụng hợp lí và tiết kiệm các nguồn lực của doanh nghiệp Góp phần nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm Nâng cao trình độ kĩ thuật của sản xuất … 3.4. Phương pháp xác định nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư của doanh nghiệp * Nguồn hàng tồn kho đầu kì: Trong cơ chế thị trường việc xác định đúng đắn lượng hàng tồn kho đầu kì có ý nghĩa to lớn, vì đối với các doanh nghiệp sản xuất lượng vật tư hang hoá cần mua sắm còn phụ thuộc vào khối lượng tồn kho này. Do thời điểm xây dựng phương án mua sắm các yếu tố vật chất cho sản xuất vào lúc mà năm báo cáo chưa kết thúc cho nên lượng tồn kho đầu kì được xác định bằng cách ước tính như sau: Ođk = Ott = Nh- X Trong đó: Ođk : Tồn kho ước tính đầu kì kế hoạch Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh : Lượng hang ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo X : Lượng hang ước xuất cũng trong thời gian đó * Nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp Yêu cầu động viên tiềm lực nội bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải: Tự tổ chức sản xuất , chế biến và thu gom hang hoá để bổ xung nguồn hàng Thu hồi và sử dụng phế liệu, phế phẩm Tổ chức gia công ở các doanh nghiệp Khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp là vô tận, không nên quan niệm rằng đến một lúc nào đó tiềm lực nội bộ sẽ hết đi bởi vì kĩ thuật cũng như tổ chức quản lí muốn phát triển doanh nghiệp phải có kế hoạch động viên tiềm lực nội bộ của mình, phải hết sức chủ động giải quyết các nguồn hàng để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. Nguồn tiết kiệm trong tiêu dung sản xuất : Thông qua biện pháp kĩ thuật sản xuất tổ chức quản lí yếu tố con người Nguồn hàng mua trên thị trường: Nguồn mua có thể từ thị trường trong nước hoặc nước ngoài Đối với nguồn mua vật tư đặt mua từ thị trường nước ngoài Trong quá trình cân đối giữa khả năng và yêu cầu sản xuất , những máy móc thiết bị và một số loại vật tư cần sử dụng có thể bị thiếu hụt.Mặt khác những máy móc hoặc nguyên vật liệ đó sản xuất trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng về số lượng, chủng loại,quy cách, phẩm chất. Trong trường hợp đó,doanh nghiệp có thể đặt mua ở nước ngoài bằng ngoại tệ đi vay hoặc doanh nghiệp tự có. Khi xác định phần vật tư đặt mua ở nước ngoài phải dựa trên cơ sở cân đối tỉ mỉ chính xác để tránh ứ đọng vốn hoặc lãng phí ngoại tệ. Đối với nguồn vật tư đặt mua trong nước: Xác định trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất , trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp . Để đáp ứng được yêu cầu sản xuất cần phải cân đối đến từng qui cách chủng loại vật tư. Những loại vật tư cần thiết sẽ đặt mua ở các doanh nghiệp thương mại hoặc các doanh nghiệp sản xuất khác. 3.5. Tổ chức đưa vật tư hàng hoá về doanh nghiệp 3.5.1 Tác dụng cuả việc tổ chức vật tư hàng hoá về doanh nghiệp Trong công tác nghiệp vụ của phòng kinh doanh, việc tổ chức vận chuyển vật tư hàng hoá về doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng. Đây là một giai đoạn kết thúc của công tác nghiệp vụ thực hiện kế hoạch mua sắm các yếu tố vật chất cho sản xuất .Quản lí và tổ chức việc vận chuyển vật tư , tiếp nhận hàng hoá sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp , giữ gìn tốt số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá, đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn lưu động và giảm chi phí kinh doanh. 3.5.2.Chuyển đưa vật tư hàng hoá về doanh nghiệp được thực hiện bằng hai phương pháp sau: Theo mức độ yêu cầu sản xuất : Việc vận chuyển hàng hoá theo phương pháp này là do bản than doanh nghiệp đảm nhiệm. Đây là phương pháp áp dụng cho những doanh nghiệp sản xuất nhỏ, kế hoạch kinh doanh thường thay dổi, không thể xác định cụ thể từng loại vật tư vào thời gian nào của doanh nghiệp . Nhược điểm của phương pháp này là giao nhận hàng tại kho, trạm, cửa hàng với một khối lượng nhỏ do đó không thể sử dụng hiệu quả các phương tiện xếp dỡ ở kho và không nâng cao được năng suất lao động của công nhân ở khâu công tác này. Mặt khác việc vận chuyển hàng với số lượng nhỏ về doanh nghiệp không thể nào sử dụng hợp lí được sức lao động và phương tiện vận tải và như thé làm giá thàng vật tư tăng lên. Phương pháp vận chuyển tập trung : Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp sản xuất ổn định có qui mô sản xuất lớn, khố lượng vật tư ít thay đổi. ưu điểm của phương pháp này là giải phóng các doanh nghiệp sản xuất khỏi bận tâm trong công việc bảo đảm vật tư cho sản xuất ,sử dụng hợp lí và tiết kiệm vật tư , phương tiện vận tải có khả năng cơ giới hoá khâu xếp dỡ hàng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thương mại đi sát và nắm vững được nhu cầu của thị trường, quản lí hoạt động mua bán được tốt hơn. 3.6. Tiếp nhận và bảo quản vật tư về số lượng và chất lượng Khi hàng về đến doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và boả quản hàng hoá. Mục đích của công tác này là việc kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hang hoá về nguyên vẹn của số lượng và chất lượng vật tư. Ai là người chịu trách nhiệm về nhẽng mất mát và hao hụt hàng hoá? Trong thương mại việc tiếp nhận hàng hoá theo hai giai đoạn: tiếp nhận hàng hoá từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận hang từ kho của doanh nghiệp sản xuất . Đối với tiếp nhận hàng hoá về số lượng: Có các hình thức kiểm tra hàng hoá về số lượng như sau: Giao nhận hang bằng trọng lượng, số lượng , thể tích thì cân đong , đo đếm. Giao nhận theo nguyên hầm , nguyên toa thì khi giao hang cho đơn vị vận vhuyển, vhủ hang phải niêm phong , cặp chì toa trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải. Khi trả hang, nếu dấu niêm phong vẫn nguyên vẹn thì doanh nghiệp không cần kiểm tra tỉ mỉ về số lượng của hàng hoá . Nếu giao nhận theo nguyên bao , nguyên kiện thì bố trí đếm số bao, số kiện đó. Doanh nghiệp cần phải xem kĩ bao bì và phát hiệ ngay tại chỗ những bao bì hư hỏng hay dấu vết nghi ngờ hàng bị mất Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên thành phương tiện để xác định số lượng vật tư. Đối với tiếp nhận hàng hoá về chất lượng: Kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành với mức độ khác nhau tuỳ thuộ vào tính chất lí, hoá học của từng loại vật tư . Đối với loại vật tư có yêu cầu kĩ thuật cao thì phải kiểm tra tỉ mỉ, yêu cầu chấtlượng vật tư dung trong sản xuất càng cao bao nhiêu thì công việc kiểm tra cần phải được tiến hành tỉ mỉ bấy nhiêu.Tuỳ thuộc vào những chứng từ gửi kèm theo hàng hoá , nếu có những chứng từ như: giấy chứng nhạn phẩm chat, mẫu thử về chất lượng, sản phẩm…của đơn vị kinh doanh gửi kèm theo thì tiến hành kiểm tra một cách chọ lọc. Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tién hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Thứ nhất là cần phải xem xét kích thước, tình hình của bao bì và những kí hiệu gi trên bao bì đó có phù hợp với điều kiện qui định gi trong hợp đồng giao hang và vận đơn gửi theo hàng hoá hay không. Thứ hai là đến kiểm tra kĩ hơn, phải kiểm tra chất lượng bằng thí nghiệm như: thử độ cứng , độ dẻo. . Qui trình tiếp nhậ phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kĩ thuật,tiêu chuẩn và các điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành. Sau khi tiếp nhận hàng hoá phòng kinh doanh của doanh nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng hoá ở kho tuỳ thuộc vào đặc điểm trong tiêu dùng sản xuất về các loại vật tư và phạm vi, qui mô sản xuất , mặt bằng doanh nghiệp mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau, vật tư được bảo quảncũng tuỳ thuộc vào tính chất lí, hoá học mà bố trí theo từng loại kho.Trang bị kho và tổ chức bảo quản kho phải đảm bảo giữ gìntốt số lượng, chất lượng hang , đồng thời phải tuân thủ theo yêu cầu dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, và mỹ thuật kho. Nhận hàng về kho doanh nghiệp Bốc dỡ hàng Tiếp nhận theo số lượng vị trí hàng Tháo mở hàng hoá Phân loại hàng hoá Tiếp nhận theo chất lượng Tiếp nhận theo số lượng Tiếp nhận theo số lượng vị trí hàng Lựa chọn, ghép đồng bộ, chuẩn bị cấp phát Xếp đặt và bảo quản hàng hoá Giao hàng- giao tại noi làm việc và tại kho Lập Các chứng từ nhập, xuất và hạch toán vật tư  Sơ đồ 1. Qui trình xử lí hàng nhập kho doanh nghiệp 3.7 . Dự trữ vật tư ở doanh nghiệp . Tất cả vật tư hiện đang ở doanh nghiệp đang chờ đợi để bước vào tiêu dung sản xuất thì gọi là dự trữ sản xuất . Đại lượng dự trữ sản xuất phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: sản xuất , cung ứng, vận chuyển và tiêu dung vật tư .Các nhân tố chính ảnh hưởng đến đại lượng dự trữ như: lượng vật tư tiêu dung bình quân mọtt ngày đêm, mức xuất hàng tốt thiểu một lần của doanh nghiệp, trọng tải,tốc độ của phương tiện, tính chất thời vụ của sản xuất , định kì sản xuất vật tư của doanh nghiệp sản xuất , thuộc tính tự nhiên của vật tư . * Đại lượng dự trữ gồm ba bộ phận đó là: Dự trữ thường xuyên : Để đảm bảo vật tư cho sản xuất được tién hành liên tục giữa hai kì cung ứng nối tiép nhau của doanh nghiệp thương mại. Dự trữ có đặc điểm là đại lượng của nó biến động từ tốt đa đến tối thiểu. Tối đa khi lô hang nhập vào kho của doanh nghiệp và tối thiểu khi hàng bắt đầu nhập tới Để xác định dự trữ thường xuyên thì có thể sử dụng công thức sau: Dtx = Xbq. Tcb ( tấn) Trong đó : Dtx : dự trữ thương xuyên tối đa tính cho một loại vật tư Xbq: khối lượng hàng hoá bán ra bình quân một ngày đêm Tck: chu kì nhập hang( ngày) Dự trữ bảo hiểm: Là lực lượng hàng hoá dự trữ để phòng trường hợp khi nhập hàng không đảm bảo đủ về số lượng, chất lượng và đối tác vi phạm về thời gian nhập hàng. Dự trữ bảo hiểm cần thiết phải có một khối lượng nhất định, đủ để khắc phục những nguyên nhân xảy ra thiếu hụt đối với dự trữ thường xuyên. Nếu dự trữ bảo hiểm quá ít sẽ không giúp đỡ khắc phục hậu quả, nhưng néu dự trữ bảo hiểm quá nhiều thì sẽ gây ra ứ đọng, không hiệu quả trong kinh doanh. Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong trường hợp sau: mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm cao hơn so với kế hoạch, lượng vật tư thực nhập ít hơn so với mức dự kiến, chu kì cung ứng thực tế dài hơn.. Để xác định đại lượng dự trữ bảo hiểm thì cần dùng công thức sau: Dbh = Dtx . h% Dbh : dự trữ bảo hiểm( tấn) Dtx: dự trữ thường xuyên h% : tỉ lệ % so vơi dự trữ thường xuyên Dự trữ chuẩn bị: Tất cả các loại vật tư khi đưa về đến doanh nghiệp, trước khi chúng được đưa đến nơi sử dụng trong doanh nghiệp phải trải qua các thủ tục nhập kho và xuất kho, kiểm tra số lượng chất lượng, xếp hang vào kho và đưa hang ra , lập các chứng từ xuất nhập. Ngoài ra còn một số công việc chuẩn bị liên quan đến việc sử dụng tiết kiệm và hợp lí vật tư: phân loại và ghép đồng bộ vật tư , sang lọc , ngâm tẩm,sấy khô, và những loại sơ chế vật tư khác trước khi đưa vào tiêu dung sản xuất .Do đó cần phải tính dự trữ chuẩn bị. Đại lượng này tương đối cố định. Do vật tư, sản xuất đều có tính thời vụ vì vạy phải có dự trữ thời vụ ở tất cả các giai đoạn của tuần hoàn vật tư. Dự trữ thời vụ là dự trữ những hàng hoá do sản xuất có thời vụ nhưng tiêu dung quanh năm, do tieu dung có thời vụ nhưng được sản xuất quanh năm hoặc do vận chuyển có tính chất thời vụ. * Theo dõi và điều chỉnh dự trữ ở doanh nghiệp : Để theo dõi và điều chỉnh dự trữ ở doanh nghiệp có hai phương pháp: - Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Người ta tiến hành theo dõi sự biến động của vật tư một cách liên tục. Khi mức dự trữ thực tế = Mức dự trữ tối thiểu + nhu cầu vật tư trong thời gian đặt hàng thì người ta tiến hành đặt hàng với số lượng đúng bằng mức dự trữ thường xuyên. - Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kì: Định kì người ta tiến hành kiểm tra và đặt hang được xác định theo lịch trình. Số lượng đặt hàng = Mức dự trữ tối đa - Mức tiêu thụ bình quân ngày đêm * Thời gian đặt hàng Vấn đề quản lí dự trữ hàng hoá có một ý nghĩa kinhtế to lớn. Việc giải quyết đúng đán công tác dự trữ cho phép huy động được số lượng lớn vật tư hàng hoá chu chuyển.Những vấn đề có tính cấp bách là phân bố hợp lí lực lượng dự trữ , định mức dự trữ ở các doanh nghiệp , xác định được thông tin kinh tế cần thiết để quản lí các loại dự trữ với việc sử dụng kĩ thuật công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ . 3.8. Cấp phát vật tư trong doanh nghiệp . 3.8.1. Nhiệm vụ cảu cấp phát vật tư - Bảo đảm cấp phát các loại vật tư kĩ thuật cho các đơn vị được đồng bộ, đủ về số lượng, qui cách, chủng loại, phẩm chất và kịp thời gian. - Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất , bảo đảm giao vật tư dưới dạng thuận lợi cho việc tiêu dung của các đơn vị - Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa chức năng liên quan đến việc tổ chức hậu cần - Kiểm tra việc giao vật tư và sử dụng vật tư ở các đơn vị nội bộ 3.8.2. Nội dung của quá trình cấp phát vật tư * Lập hạn mức cấp phát cho các đơn vị tiêu dùng - Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa qui định cấp cho phân xưởng trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao. Hạn mức cấp phát được tính theo công thức sau: H = Nt.ph + Nt.ch.ph+ D-O H : là hạn mức cấp phát Nt.ph : nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm Nt.ch.ph. : nhu cầu vật tư thay đổi tại sản phẩm dở dang D : nhu cầu vật tư dự trữ ở phân xưởng O : tồn kho đầu kì Hạn mức cấp phát nhằm nâng cao trách nhiệm của phân xưởng trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lí, tiết kiêm, nâng cao trách nhiêm của phòng vật tư trong việc bảo đảm cấp phát cho phân xưởng số lượng vật tư qui định trong hạn mức được đầy đủ, kịp thời, và đúng qui cách chủng loại góp phần làm giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác mua chép ban đầu về cấp phát vật tư . Lập các chứng từ cấp phát vật tư :Việc lập chứng từ cấp phát vật tư sẽ làm cho việc việc hạch toán thống kê vật tư được chính xác và việc theo dõi sử dụng vật tư thuận lợi, dễ dàng, bảo đảm sử dụng vật tư hợp lí và tiết kiệm Hiện nay các doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ cấp phát sau: Đơn vị:……… Địa chỉ……….. Phiếu xuất kho Ngày…tháng…năm………. Nợ………. Có……….. Họ và tên người nhận hàng……….Địa chỉ( bộ phận)………….. Lí do xuất kho………………………………………………….. Xuát tại…………………………………………………………. Số tt Tên, qui cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thà._.