Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư và vận tải

iền lương là một trong những biện pháp được các đơn vị kinh doanh đặc biệt coi trọng để phát huy hết khả năng lao động và hiệu quả kinh tế của người lao động với doanh nghiệp, doanh nghiệp nào đảm bảo được cuộc sống người lao động thì lao động mới có năng suất lao động cho doanh nghiệp đó. Bên cạnh đó, tiền lương là bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất kinh doanh. Việc tính toán chi phí nhân công vào giá thành sản xuất nhiều hay ít sẽ làm giá thành cao hay thấp. Vì vậy, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần phải chính xác, kịp thời, đảm bảo quyền lợi của người lao động. Đồng thời tạo điều kiện tăng NSLĐ, tiết kiệm nhân công, hạ giá thành sản phẩm. Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - xí nghiệp vật tư và vận tải, em đã chọn đề tài: "Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư và vận tải" cho luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư vận tải. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư vận tải. chương I Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương I. Khái niệm, phân loại, vai trò của lao động tiền lương trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm lao động Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi các vật phẩm tự nhiên thành các sản phẩm vật tiêu dùng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Trong t sản xuất kinh doanh thì đó là quá trình kết hợp giữa sức lao động của con người và tư liệu sản xuất. Tư liệu sản xuất bao gòm tư liệu lao động và đối tượng lao động,nhờ sức lao động của con người dùng tư liệu lao động tác động tới đối tượng lao động tạo ra của cải vật chất thỏa mãn nhu cầu xã hội. 2. Phân loại lao động: Là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động trong doanh nghiệp gồm các tiêu thức sau: - Theo thời gian lao động gồm: + Lao động thường xuyên trong danh sách và cả lao động dài hạn + Lao động tạm thời mang tính thời vụ - Theo quan hệ sản xuất bao gồm: + Lao động trực tiếp sản xuất: Bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất hay thực hiện dịch vụ. Lao động trực tiếp sản xuất bao gồm những người điều khiển máy móc để sản xuất sản phẩm (gồm cả cán bộ trực tiếp), những người phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu, sơ chế nguyên vật liệu trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất). + Lao động gián tiếp: Bộ phận người lao động tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Lao động gián tiếp bao gồm: nhân viên kỹ thuật (người trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn kỹ thuật); nhân viên quản lý kinh tế (trực tiếp lãnh đạo, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh như: Giám đốc, phó giám đốc, cán bộ các phòng ban…); nhân viên quản lý hành chính (những người làm công tác tổ chức văn thư, nhân sự)… - Phân theo chức năng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: + Lao động thực hiện chức năng chế biến bao gồm: những người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất hay thực hiện dịch vụ như: trực tiếp sản xuất, nhân viên văn phòng… + Lao động thực hiện chức năng bán hàng: những người lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ như: nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên quảng cáo… + Lao động thực hiện chức năng quản lý: những người tham gia hoạt động kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như: giám đốc, phó giám đốc trưởng phòng… 3. Khái niệm tiền lương - Tiền lươg là một hình thức phân phối theo lao động. Trong nền kinh tế thị trường khi sức lao động là hàng hoá thì tiền lương là biểu hiện bằng tiền giá cả sức lao động, mà chủ thuê trả cho người lao động dựa trên sự thỏa thuận của hai bên theo quy luật cung cầu. - Tiền lương là phần thu nhập của người lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương là một công cụ rất quan trọng nền kinh tế quốc dân, là đòn bẩy thúc đẩy kinh tế phát triển, góp phần vào sự phân công lao động tạo ra nhiều của cải cho xã hội. 4. Phân loại tiền lương Tiền lương được chia làm 2 loại - Tiền lương danh nghĩa: là tiền lương bằng tiền mà người lao động nhận được do người sử dụng lao động trả theo hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động. - Tiền lương thực tế: là số lượng tư liệu sinh hoạt mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương danh nghĩa của mình theo một mức giá cả nhất định sau khi đóng các khoản thuế theo nhà nước quy định. 5. Vai trò của tiền lương - Tiền lương có vai trò kích thích người lao động làm việc. Thực hiện mối quan hệ hợp lý trong việc trả lương không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà còn đem lại lợi ích cho người lao động, khuyến khích họ tăng năng suất lao động. Mặt khác khi lợi nhuận của doanh nghiệp tăng thì nguồn phúc lợi trong doanh nghiệp sẽ phát triển, là nguồn bổ sung thu nhập của người lao động, tạo ra động lực lao động, làm cho họ gắn bó hơn với doanh nghiệp. - Tiền lương có vai trò tái sản xuất sức lao động. Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, là nguồn nuôi sống bản thân và gia đình họ. Thu nhập tăng lên sẽ đảm bảo cho đời sống vật chất và tinh thần của người lao động tốt hơn do đó tái tạo sức lao động cho xã hội. - Tiền lương có vai trò là đòn bẩy cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương gắn liền với lợi ích của người lao động. Nó là động lực kích thích năng lực sáng tạo, ý thức lao động trên cơ sở đó thúc đẩy tăng năng suất lao động. Tiền lương một mặt gắn liền với lợi ích thiết thực của người lao động và mặt khác nó khẳng định vị trí của người lao động trong doanh nghiệp. Bởi vậy, khi nhận được tiền lương thỏa đáng sẽ tạo động lực cho quá trình sản xuất và do đó năng suất lao động tăng lên, chất lượng sản phẩm được nâng cao. Từ đó doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng không ngừng tăng lên. 6. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương - Phản ánh, ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác số lượng, chất lượng lao động của cán bộ công nhân viên. - Tính đúng số tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động. - Tính toán phân bổ chính xác chi phí tiền lương, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng sử dụng có liên quan. - Thường xuyên (định kỳ) tiến hành kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. 7. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ: - Bảng chấm công - Phiếu xác nhận công việc hoàn thành (hoặc hợp đồng làm khoán) - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Các phiếu chi, chứng từ, các tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan… II. các hình thức trả lương 1. Trả lương theo thời gian 1.1. Khái niệm Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc, chức vụ, trình độ chuyên môn, thang lương của người đó. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho lao động gián tiếp, công việc ổn định hoặc có thể cho cả lao động trực tiếp mà không định mức được lao động. Theo hình thức này, tiền lương thời gian được tính trên cơ sở làm việc thực tế và mức lương cho một đơn vị thời gian. Tùy theo tính chất lao động khác nhau, mỗi ngành nghề cụ thể có một thang lương riêng, mỗi thang lương có nhiều bậc lương, mỗi bậc lương lại có một mức lương nhất định. 1.2. Cách tính - Lương thời gian giản đơn: = x = = = - Lương thời gian có thưởng: = + 1.3. Ưu nhược điểm Hình thức trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản, dễ tính tóan, thu nhập của người lao động ổn định. Nhưng nó cũng có nhược điểm là việc trả lương không gắn với kết quả lao động mà người lao động đã tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm.Nói cách khác, phần tiền lương mà người lao động được hưởng không gắn liền với kết qủa lao động mà họ tạo ra. Chính vì lẽ đó nên hình thức trả lương theo thời gian không làm cho người lao động thực sự quan tâm đến hiệu quả công việc của mình. 2. Trả lương theo sản phẩm 2.1. Khái niệm Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm hay công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương được tính cho một sản phẩm công việc. 2.2. Cách tính trả lương theo sản phẩm - Trả lương the sản phẩm trực tiếp: được áp dụng cho các đối tượng là việc độc lập, công nhân trực tiếp sản xuất, công việc có thể định mức, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm. = + - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Chỉ áp dụng cho công nhân phụ mà công việc của họ ảnh hưởng nhiều đến kết quả lao động của những công nhân trực tiếp sản xuất. Nên người ta dựa vào năng suất, chất lượng, kết quả thu được từ công việc của công nhân trực tiếp để tính lương. = x - Trả lương theo sản phẩm nhóm (tập thẻ): Doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo nhóm (đội, tổ…) tiền lương được chia cho từng người lao động trong nhóm căn cứ vào lương cơ bản và thời gian làm việc thực tế của từng người. Trong đó: Li: Tiền lương của công nhân i Lt: Tiền lương của cả tổ Ti: Thời gian làm việc thực tế của công nhân i Ki: Hệ số cấp bậc của công nhân i STK: Tổng thời gian làm việc thực tế của tất cả công nhân x hệ số cấp bậc của từng người. - Trả lương khoán: được áp dụng cho công nhân hay nhóm được quy định trước cho một khối lượng công việc; sản phẩm nhất định theo đơn giá khoán. Nếu khóan cho một tập thể hay nhóm thì tiền lương được tính cho từng người và được thưc hiện như phương pháp tính lương sản phẩm cho nhóm lao động. - Trả lương theo sản phẩm có thưởng: ngoài mức lương tính theo sản phẩm trực tiếp thì người lao động còn được hưởng tiền thưởng như: thưởng tăng năng suất lao động, thưởng do tiết kiệm vật tư, thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm. =+ - Hình thức trả lương theo sản phẩm lũy tiến: hình thức này người lao động vừa được hưởng lương theo sản phẩm trực tiếp cộng thêm tiền lương theo tỷ lệ lũy tiến căn cứ vào mức độ vượt mức sản xuất sản phẩm. L = (Q1 x P) + (Q0 x P x K) Trong đó: L: Tổng tiền lương công nhân được lĩnh Q1: Số lượng sản phẩm hoàn thành Q0: Số lượng sản phẩm vượt định mức P: Đơn giá lương sản phẩm K: Hệ số tăng đơn giá sản phẩm 2.3. Ưu, nhược điểm Vì hình thức trả lương theo sản phẩm căn cứ trực tiếp vào số lượng sản phẩm sản xuất ra để tính lương nên có tác dụng khuyến khích công nhân tích cực sản xuất, tận dụng thời gian làm việc để tăng năng suất lao động. Khuyến khích công nhân nâng cao trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, khoa học kỹ thuật tiên tiến. Khi thực hiện trả lương theo sản phẩm, công nhân phải phấn đấu để đạt được định mức và vượt định mức lao động đề ra. Do đó chỉ dựa vào sự lao động hết mình, tận dụng thời gian làm việc thôi thì vẫn chưa đủ mà họ phải cố gắng học hỏi thì mới có thể áp dụng được những phương pháp sản xuất tiên tiến. Hơn nữa họ cũng cố gắng tìm tòi suy nghĩ để phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất để tăng năng suất lao động. Tuy nhiên hình thức trả lương theo sản phẩm làm cho người lao động vì chạy theo số lượng sản phẩm mà dẫn đén tình trạng làm ẩu, chất lượng sản phẩm không đảm bảo. Do đó số lượng sản phẩm phải được gắn liền với chất lượng sản phẩm mà người công nhân sản xuất ra. Doanh nghiệp chỉ trả lương cho những sản phẩm đạt chất lượng. Có như vậy mới làm cho người công nhân thực sự có trách nhiệm với công việc của mình. III. Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ tiền lương tính trả cho CBCNV của DN do DN quản lý, sử dụng, chi trả. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm…); tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học; các loại phụ cấp, làm thêm giờ; các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên… Có thể phân loại quỹ tiền lương của doanh nghiệp thành lương chính, lương phụ, tiền lương theo kế hoạch, quỹ lương thực tế, quỹ lương theo cấp bậc. 2. Các khoản trích theo lương Cùng với việc chi trả quỹ tiền lương, người lao động còn phải trích một số tiền nhất định tính theo tỷ lệ phần trăm (%) của tiền lương để hình thành các quỹ theo chế độ quy định nhằm đảm bảo lợi ích người lao động. Đó là các khoản trích theo lương, được thực hiện theo chế độ quy định của nước ta bao gồm: 2.1. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) Quỹ BHXH do cơ quan cấp trên quản lý và chi trả cho các trường hợp nưgời lao động nghỉ ốm đau, nghỉ chế độ thai sản, tai nạn lao động, trợ cấp hưu trí, mất sức… Theo quy định, quỹ BHXH được hình thành chủ yếu từ sự đóng góp của người sử dụng lao động, người lao động và một phần ngân sách nhà nước. Việc quản lý và sử dụng quỹ BHXH cần phải thống nhất theo chế độ của nhà nước và theo chế độ hạch toán độc lập. Quỹ BHXH lập tại doanh nghiệp được trích từ tổng quỹ tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp của CNV thực tế phát sinh trong tháng theo mức là 20% lương cơ bản phải trả cho người lao động, trong đó: + 15% do đơn vị hay chủ sử dụng lao động nộp và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. + 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. 2.2. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) BHYT thực chất là sự trợ cấp cho người tham gia bảo hiểm nhằm giúp họ chi trả tiền khám chữa bệnh, tiền viện phí thuốc thang. Về đối tượng BHYT áp dụng cho người tham gia đóng BHYT thông qua việc mua thẻ bảo hiểm. Theo quy định tỷ lệ trích BHYT là 3% quỹ lương cơ bản, trong đó: + 2% quỹ lương cơ bản do người sử dụng lao động chịu, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. + 1% còn lại do người lao động góp trừ vào lương tháng. Doanh nghiệp phải nộp 100% quỹ BHYT cho cơ quan quản lý quỹ. 2.3. Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho quyền lợi của người lao động. Để hoạt động công đoàn cần phải có kinh phí. KPCĐ được hình thành do việc trích lập và chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương phải trả co CNV trong kỳ. Doanh nghiệp cần phải nộp 1% KPCĐ thu được lên công đoàn cấp trên, còn lại 1% để chi tiêu cho Công đoàn cơ sở. IV. Hạch toán lao động, tính lương và các khoản trích theo lương 1. Hạch toán lao động Hạch toán lao động chính là cơ sở để quản lý tiền lương. Doanh nghiệp phải sử dụng sổ theo dõi lao động hợp lý, chặt chẽ, sổ này do Phòng lao động tiền lương lập nhằm mục đích nắm chắc tình hình sử dụng lao động hiện có. Cụ thể như sau: - Hạch toán số lượng lao động: Là hạch toán số lượng từng loại lao động theo chuyên môn, cấp bậc công việc, trình độ tay nghề của nhân viên để phản ánh số hiện có và sự biến động về lao động trong doanh nghiệp. Việc quản lý số lượng lao động được thực hiện trên sổ danh sách lao động theo mẫu quy định thành 2 bản. Một bản do phòng lao động quản lý và ghi chép, một bản do phòng tài vụ quản lý. - Hạch toán thời gian lao động: Kế toán sử dụng bảng chấm công (mẫu số 01-LĐTL). Bảng chấm công là chứng từ ghi chép ban đầu quan trọng nhất, bản này được lập hàng ngày cho từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban. Tổ trưởng sản xuất có trách nhiệm ghi chép hàng ngày vào bảng chấm công của đơn vị mình về số ngày làm việc, số ngày nghỉ của người lao động. Nếu nghỉ việc do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… đều phải có chứng từ nghỉ việc do cán bộ có thẩm quyền cấp và được ghi vào Bảng chấm công theo ký hiệu quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế, ngày nghỉ theo chế độ, chế độ trọ cấp làm đêm, làm thêm giờ kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho người lao động. Bên cạnh Bảng chấm công kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác như: Bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ hưởng BHXH. Những chứng từ này là cơ sở để tính và thanh toán phụ cấp, trợ cấp BHXH cho công nhân viên. - Hạch toán kết quả lao động: Là việc ghi chép kết quả lao động của công nhân viên, biểu hiện bằng khối lượng công việc đã hoàn thành của từng người hoặc từng bộ phận. Kế toán sử dụng các loại chứng từ báo cáo kết quả lao động như: Phiếu giao nhận sản phẩm, hợp đồng làm khoán, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm công việc đã hoàn thành. Các chứng từ đó phải do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo ký nhận (quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận) sau đó chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng tài vụ để làm căn cứ tính lương, thưởng đồng thời phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động, tổng hợp kết quả chung của toàn doanh nghiệp. 2. Tính lương và các khoản BHXH, BHYT phải trả công nhân viên - Để thanh toán tiền công, tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp căn cứ vào bảng chấm công lập bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ, đội phân xưởng sản xuất và các phòng ban. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền còn được lĩnh. - Trường hợp cán bộ công nhân viên nghỉ ốm, khi nhận được giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH của công nhân viên gửi lên. Kế toán sẽ chiếu theo chế độ nhà nước quy định cùng với quy định của doanh nghiệp để xác định số ngày nghỉ được hưởng BHXH, sau đó lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH. = x Sau khi tính BHXH phải trả công nhân viên kế toán lập bảng thanh toán BHXH. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận, ký và Giám đốc duyệt, Bảng thanh toán tiền lương và BHXH sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương được chia làm 2 kỳ: kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ thanh toán số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi vào sổ. Cuối tháng, cuối quý kế toán lập bảng phân bổ tiền lương để phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí (sản phẩm, bộ phận chi phí, quản lý doanh nghiệp, bán hàng…). V. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Tài khoản sử dụng Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng chủ yếu các tài khoản: TK 334, TK 338. Tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên" Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên về tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của CNV. Kết cấu và nội dung Tài khoản 334 như sau: TK334 Phát sinh Nợ Phát sinh Có - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã ứng trước cho CNV - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả CNV. Số dư bên nợ (nếu có) Số tiền trả thừa công nhân viên Số dư bên có Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả CNV TK338 "Phải trả, phải nộp khác" Tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có những tài khoản lên quan trực tiếp đến CNV, gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, được thực hiện trên các tài khoản cấp 2, gồm: - TK 338(2) - Kinh phí công đoàn - TK 338 (3) - Bảo hiểm xã hội - TK 338 (4) - Bảo hiểm y tế - TK 338 (7) - Doanh thu chưa thực hiện. Kết cấu và nội dung TK 338 như sau: TK338 Phát sinh Nợ Phát sinh Có - Các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý - Trích BHXH, BHXH, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và BHYT trừ vào thu nhập của CNV. Số dư bên nợ (nếu có) Số tiền trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được cấp bù. Số dư bên có Số tiền còn phải trả, phải nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ. Ngoài TK 334, 338 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng các TK sau: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627: Chi phí sản xuất chung - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp … 2. Phương pháp kế toán tiền lương: - Hàng tháng, trên cơ sở tính tiền lương phải trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 - XDCB dở dang: Tiền lương công nhân XDCB và sửa chữa TSCĐ. Có TK 334 - Phải trả CNV - Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 622, 627, 641, 642 - Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 334 - Phần trừ vào thu nhập của CNV. Có TK 338 (338(2), (338(3), 338(4) - Số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích. - Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ: Nợ TK 431 (1) - Quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 334 - Phải trả CNV. - Tính số BHXH, BHYT phải trả cho CNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… kế toán ghi: Nợ TK 338 (338(3), 338(4) - Phải trả phải nộpkhác Có TK 334 - Phải trả CNV - Các khoản khấu trừ vào lương như tiền tạm ứng, tiền bồi thường, tiền điện nước… Nợ TK334 - Tổng số các khoản khấu trừ Có TK141 - Số tạm ứng vào tiền lương. Có TK138 - Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại… - Tính số thuế thu nhập người lao động phải nộp Nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 333 (333(8)) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Khi thanh toán lương và các khoản thu nhập khác, kế toán ghi: + Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK 334 - Phải trả CNV Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Nếu dùng sản phẩm sản xuất trả lương người lao động: Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 512 - doanh thu nội bộ Có TK 333 (11) - Thuế GTGT đẩua - Khi chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan cấp trên: Nợ TK 338 (338(2), 338(3), 338(4) Có TK111,112 - Chi kinh phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK338 (338(2) Có TK111,112 - Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền CNV đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK334 Có TK 338 (338(8) - Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH lớn hơn số phải trả, phải nộp, khi được cấp bù, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 - Số tiền lương được cấp bù đã nhận Có TK 338 (338(2), 338(3) - Số tiền được cấp bù - Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV: + Hàng tháng hay định kỳ, trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK622 - Chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335- Chi phí phải trả + Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả trong tháng hay trong kỳ. Nợ TK335 Có TK334 Chương 2 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư vận tải I. Tổng quan về Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư vận tải 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - xí nghiệp vật tư và vận tải tiền thân là ban giao nhận thuộc Tập đoàn Than khoáng sản Việt Nam. Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - xí nghiệp vật tư và vận tải được thành lập theo quyết định số 150/2004/QĐ-BCN ngày 01/12/2004 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp và căn cứ công văn số 8389 CV - HĐQT ngày 07/11/2006 của HĐQT tập đoàn TKV. Hiện nay công ty có trụ sở tại số 4 Cù Chính Lan - phường Minh Khai quận Hồng Bàng - thành phố Hải Phòng, công ty bao gồm 9 phòng ban, 2 xưởng sản xuất, 6 đoàn phương tiện vận tải thủy 1 đội vận tải ô tô. Với hơn 200 cán bộ công nhân viên. Trải qua mấy chục năm phát triển và trưởng thành từ năm 1960 đến nay xí nghiệp đã tiếp nhận hàng triệu tấn hàng góp phần làm nên sự phát triển của ngành than. Qua từng giai đoạn sáp nhập, đổi tên với chức năng nhiệm vụ được giao và bề dày kinh nghiệm về tiếp nhận vận chuyển hàng hóa vật tư phục vụ cho các đơn vị sản xuất than xí nghiệp còn phát triển thêm các ngành nghề mới như: vận chuyển than tiêu thụ về cuối nguồn, than đi nhà máy tập đoàn; thành lập đội xe Kamaz, vận chuyển than cho các đơn vị sản xuất khai thác than tại Quảng Ninh. Phát huy truyền thống, kinh nghiệm đã đạt được xí nghiệp vật tư và vận tải ngày nay không ngừng phát triển mở rộng các ngành nghề đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho hơn 200 cán bộ công nhân viên. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - xí nghiệp vật tư vận tải Là một đơn vị hạch toán kế toán độc lập, để quản lý và điều hành tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là tổ chức bộ máy theo hình thức trực tuyến 1 cấp: Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban - Giám đốc: Là người quyết định mọi phương án sản xuất kinh doanh, phương hướng phát triển của công ty. Là người đại diện hợp pháp của công ty thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Phó giám đốc: Là người thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công không trực tiếp quản lý các phòng ban mà chỉ thực hiện những việc do giám đốc ủy quyền. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp giám đốc về mặt nhân sự đồng thời là nơi tiếp nhận giấy tờ, lưu trữ công văn, tài liệu, quản lý về mặt cơ sở vật chất của công ty. - Phòng kinh doanh: Lập kế haọch kinh doanh, xây dựng kế hoạch mua bán vật tư, tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thị trường của công ty - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý tài chính tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty, cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Từ đó giúp lãnh đạo công ty có thể đưa ra các quyết định phù hợp với hướng phát triển của công ty. - Phòng tiếp nhận vận chuyển hàng nhập khẩu: chủ động nắm bắt tình hình thông tin và đi liên hệ với các công ty thương mại trong ngành để TNVC cho các công ty và các mỏ - Phòng quản lý kho hàng, bến bãi: thực hiện các công việc về quản lý, sắp xếp các hàng hoá về kho và bến bãi. - Phòng vận tải: quản lý chỉ đạo, điều hành bố trí đưa các đoàn phương tiện thủy, bộ khai thác với tính toán hợp lý và hiệu qủa nhất 3. Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động công ty qua 2 năm gần đây Là một công ty cổ phần, lại thành lập trong nền kinh tế có nhiều sự cạnh tranh gay gắt như ngày nay Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - xí nghiệp vật tư vận tải cũng gặp nhiều khó khăn. Nhưng sau một thời gian, công ty đã làm ăn có hiệu quả. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh sau là một minh chứng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 2 năm gần đây.(Bảng 1) Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình hoạt động của công ty ngày càng có hiệu quả: Tổng doanh thu của năm 2006 tăng hơn so với năm 2005 là 112.083.26 nghìn đồng với tốc độ tăng là 56,65%. Giá vốn hàng bán năm 2006 tăng hơn năm 2005 là 108.773.457 nghìn đồng tương ứng với mức tăng là 57,72% nhưng lại cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu thuần. Tuy mức chênh lệch này không lớn nhưng đây cũng là một biểu hiện chưa tốt vì nó làm giảm lợi nhuận gộp của công ty. Chi phí bán hàng cũng tăng 241.706 nghìn đồng tương ứng 10,53% của năm 2006 so với năm 2005. Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2006 so với năm 2005 tăng 6.812.706 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 96,58%. Điều này chứng tỏ công ty chưa tính toán chi phí một cách hiệu quả và để chi phí này tăng nhanh làm giảm lợi nhuận. Doanh thu tăng kéo theo lợi nhuận tăng thì mới hiệu quả và đạt được mục đích của công ty. Cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2005 là 297.027,36 nghìn đồng sang năm 2006 tăng lên 526.338 nghìn và đạt 88,63%. Như vậy, doanh nghiệp đã làm ăn có lãi, cần cố gắng hơn nữa trong những năm tiếp theo. Lợi nhuận trước thuế cũng tăng từ 387.538 nghìn đồng năm 2005 lên 731.025 nghìn đồng năm 2006. Nhìn chung trong hai năm qua công tác quản lý và kinh doanh của công ty đã có nhiều cố gắng, kết quả kinh doanh của công ty ngày càng được cải thiện. II. công tác kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - Xí nghiệp vật tư vận tải 1. Tổ chức bộ máy kế toán Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng điều hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức công tác hạch toán kế toán một cách hợp lý đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trên cơ sở chế độ hiện hành về tổ chức công tác kế toán, có 03 hình thức: tập trung, phân tán, nửa phân tán thì Công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ - xí nghiệp vật tư vận tải áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác ghi sổ chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán… được thực hiện ở phòng kế toán công ty. ở các công trình thi công không có bộ phận kế toán riêng, mà chỉ bố trí các tổ trưởng chấm công lao động rồi gửi lên phòng kế toán công ty. Căn cứ vào những chứng từ đó, kế toán tiến hành công tác kế toán trên cơ sở của chế độ Nhà nước ban hành. - Kế toán trưởng: Theo dõi kế hoạch tài chính, quản lý về vốn, tổng hợp tính toán kết quả sản xuất kinh doanh và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kiểm toán trưởng là người giúp Giám đốc công ty tổ chức thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty, lập báo cáo tài chính đúng kỳ hạch toán. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu của các kế toán viên; kiểm soát các chứng từ, bảng kê, tiến hành lập các bút toán kết chuyển; lập báo cáo kế toán nội bộ lên kế toán trưởng. - Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành: ghi chép phản ánh đầy đủ các khoản mục chi phí phát sinh để phân bổ và tính giá thành chính xác. - Kế toán tiền lương, BHXH: Phản ánh ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác số lượng, chất lượng, lao động của các cán bộ công nhân vi._.