Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây

ã hội. Lợi ích vật chất của cá nhân người lao động được thể hiện ở thu nhập của người đó. Thu nhập và tiền lương đối với người lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau. Tiền lương dùng để chỉ số tiền nhà nước trả cho người lao động trong khu vực nhà nước thông qua các thang, bảng lương và phụ cấp. Thu nhập bao gồm ngoài khoản tiền lương, còn tiền thưởng, tiền chia lợi nhuận và các khoản khác mà các doanh nghiệp phân phối cho người lao động theo sản lượng hay chất lượng lao động. Trong đó, tiền lương là phần thu nhập chính, chiếm tỷ trọng lớn, nó có tác dụng lớn đến việc phát triển kinh tế, ổn định và cải thiện đời sống của người lao động. Vì vậy, đối với mọi doanh nghiệp, vấn đề tiền lương trong những năm tới có vị trí quan trọng đặc biệt. Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng được sức sản xuất, trước hết cần có quỹ tiền lương đủ lớn để chi trả cho người lao động. Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền lương đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng luật pháp, kích thích tinh thần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của mọi người lao động, phát huy tác dụng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong sản xuất, đồng thời đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, lại là một vấn đề không đơn giản đối với các doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm được một phương thức quản lý, hạch toán tiền lương phù hợp, tuân thủ quy định của Nhà nước về chính sách đãi ngộ, nhưng cũng phải có những ứng dụng sáng tạo căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Là sinh viên khoa Kế toán trường cao đẳng công nghiệp Hà Nội, qua thời gian thực tập tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá Hà Tây, em đã có điều kiện củng cố, tích luỹ, làm sáng tỏ những kiến thức tiếp thu được trong nhà trường về cách thức tổ chức, nội dung trình tự công tác kế toán trong các doanh nghiệp. Đồng thời, quá trình thực tập tốt nghiệp đã giúp em có thêm những kiến thức thực tế về lĩnh lực mà em mong muốn được tìm hiểu kỹ hơn. Đó là vấn đề hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp. Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm 3 chương: Chương I. Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. Chương II. Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây. Chương III. Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động. Vì lĩnh vực nghiên cứu này còn mới mẻ đối với bản thân em cho nên chuyên đề thực tập này không tránh khỏi những thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được sự chỉ bảo hướng dẫn của các thầy cô trong Khoa Kế toán, nhất là cô giáo Hoàng Thị Việt Hà. Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, Phòng Kế toán Tài chính và Phòng Tổ chức Hành chính của xí nghiệp In Hà Tây đã tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình tại Công ty. Sinh viên : Đàm Thị Hiền Chương I Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất. . Lý luận chung về tiền lương trong các doanh nghiệp. Khái niệm, bản chất của tiền lương 1.1.1.1. Khái niệm tiền lương. Tiền lương, trước hết là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ. Mặt khác, tiền lương còn phản ánh quan hệ phân phối sản phẩm giữa toàn xã hội. Mức tiền lương, sự vận động của tiền lương được quyết định bởi các quy luật kinh tế, cơ sở để xác định mức tiền lương chủ yếu dựa trên trình độ phát triển của sản xuất, các chính sách tiền lương của doanh nghiệp, dựa trên yêu cầu phát triển toàn diện của người lao động và giới hạn tăng tiền lương. Chính vì vậy tiền lương, tiền công phải được xác định trên cơ sở tính đúng tính đủ dựa trên hao phí lao động và hiệu quả lao động. Đó là giá trị các yếu tố đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao động, thoả mãn các yêu cầu tối thiểu của cuộc sống và các nhu cầu khác. Cùng với khái niệm tiền lương như trên là một loạt các khái niệm cùng với nó như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế, tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương, hình thức tiền lương. Bản chất của tiền lương. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, do đó tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Mặt khác, trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra, tiền lương còn là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng xuất lao động, có tác dụng động viên, khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng xuất lao động. 1.1.2. Chức năng của tiền lương. 1.1.2.1. Chức năng tái sản xuất sức lao động: Lịch sử phát triển của loài người là quá trình phát triển kế tiếp nhau từ hình thái xã hội này sang hình thái xã hội khác, là sự lặp đi lặp lại của quá trình tái sản xuất xã hội. trong đó tái sản xuất sức lao động là cốt lõi. Bản chất của tái sản xuất sức lao động là duy trì và phát triển sức lao động, nghĩa là đảm bảo cho người lao động có một khối lượng tiền lương sinh hoạt nhất định, để họ có thể: Duy trì và phát triển sức lao động của chính bản thân mình. Sản xuất ra sức lao động mới. Tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ để hình thành kỹ năng lao động, tăng cường chất lượng lao động. Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện nhờ việc trả công cho người lao động thông qua tiền lương. Tiền lương chỉ thực hiện tốt chức năng này khi được thanh toán đúng nguyên tắc “trao đổi ngang giá giữa hoạt động lao động và kết quả lao động”. 1.1.2.1.1. Chức năng đòn bẩy kinh tế: Thực tế cho thấy rằng, khi được trả công xứng đáng thì người lao động sẽ làm việc tích cực, sẽ không ngừng cố gắng hoàn thiện mình hơn, và sẽ có lợi cho việc hình thành con người mới theo định hướng xã hội chủ nghĩa. ở một mức độ nhất định, tiền lương là một bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị và uy tín của người lao động trong gia đình, trong doanh nghiệp và ngoài xã hội. Do đó cần thực hiện sự đánh giá đúng năng lực và công lao của họ đối với sự phát triển của doanh nghiệp để tiền lương trở thành công cụ khuyến khích vật chất, là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển. 1.1.2.1.2. Chức năng là công cụ quản lý của Nhà nước: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, người sử dụng đứng trước hai sức ép, đó là: chi phí hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh. Họ thường tìm cách để giảm thiểu chi phí, trong đó có chi phí tiền lương trả cho người lao động. Chế độ tiền lương là những đảm bảo cho tính pháp lý của Nhà nước về quyền lợi tối thiểu mà người lao động được hưởng từ người sử dụng lao động cho việc hoàn thành công việc của họ. Nhà nước dựa vào chức năng trên của chế độ tiền lương, kế hợp với tình hình kinh tế xã hội cụ thể để xây dựng nên một cơ chế tiền lương phù hợp, ban hành nó như một văn bản pháp luật, buộc người sử dụng lao động phải tuân theo. Đối với người sử dụng lao động, phải tự giác tiết kiệm lao động cũng như các chi phí khác. 1.1.2.1.3. Chức năng điều tiết lao động: Trong quá trình thực hiện kế hoạch phát triển cân đối giữa các ngành, các vùng và trên toàn quốc, Nhà nước thường thông qua chế độ chính sách về tiền lương như hệ thống thang lương, bảng lương, các chế độ phụ cấp cho từng ngành, từng vùng để làm công cụ điều tiết lao động. Nhờ đó tiền lương góp phần tạo ra một cơ cấu lao động hợp lý, tạo điều kiện cho sự phát triển của đất nước. 1.1.2.1.4. Chức năng thước đo hao phí lao động xã hội: Khi tiền lương được trả cho người lao động ngang với giá trị sức lao động mà họ bỏ ra trong quá trình thực hiện công việc, thì xã hội có thể thực hiện chính xác hao phí lao động của toàn thể cộng đồng thông qua tổng quỹ lương cho toàn thể người lao động. Điều này có ý nghĩa trong công tác thống kê, giúp Nhà nước hoạch định chính sách và vạch ra các chiến lược. 1.1.3. Quỹ tiền lương, các hình thức trả lương. 1.1.3.1. Quỹ tiền lương và phương pháp xác định quỹ tiền lương. * Nội dung của quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương phải trả cho tất cả các loại lao động do doanh nghiệp quản lý, sử dụng, bao gồm các khoản sau: Tiền lương tính theo thời gian. Tiền lương tính theo sản phẩm. Tiền lương khoán. Phụ cấp làm thêm giờ, làm đêm. Phụ cấp đào tạo. Phụ cấp trách nhiệm..... Ngoài ra, trong quỹ tiền lương kế hoạch còn được tính cả các khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... Về phương diện hạch toán, tiền lương trả cho người lao động được chia làm hai loại: Tiền lương chính và tiền lương phụ + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nghĩa vụ chính đã quy định của họ, bao gồm: Lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như: Tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập, thời gian ngừng sản xuất... *. Phương pháp xác định quỹ tiền lương. Có nhiều cách xác định quỹ tiền lương trong doanh nghiệp, tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp cho phù hợp. Quỹ tiền lương Đơn giá Tổng sản phẩm Quỹ tiền thực hiện theo = tiền lương x phẩm hàng + lương bổ đơn vị sản phẩm hoá thực hiện sung Quỹ tiền lương bổ sung là quỹ tiền lương trả cho thời gian không tham gia sản xuất theo chế độ vẫn được hưởng lương gồm: nghỉ phép năm, nghỉ phép theo chế độ lao động, hội họp, làm công tác xã hội... Quỹ tiền lương Đơn giá Tổng doanh Tổng chi phí thực hiện theo = tiền lương x doanh thu - thực hiện doanh thu thực hiện Tổng doanh thu thực hiện và tổng chi phí thực hiện đã loại trừ các yếu tố tăng giảm do các nguyên nhân khách quan được các cơ quan có thẩm quyền quyết định  Quỹ tiền lương Đơn giá Lợi nhuận thực hiện theo = tiền lương x thực hiện lợi nhuận Lợi nhuận thực hiện để xác định quỹ tiền lương theo lợi nhuận được tính theo công thức sau: Lợi nhuận Tổng DT Tổng CP Đơn giá thực hiện = thực hiện - thực hiện + tiền lương 1.1.3.2. Các hình thức trả lương. a. Hình thức trả lương thời gian. Đây là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và trình độ thành thạo của cán bộ công nhân viên để trả lương cho người lao động. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho công nhân viên chức làm công tác quản lý, y tế, giáo dục, sản xuất trên dây chuyền tự động. Hình thức trả lương theo thời gian có hai loại: * Hình thức trả lương theo thời gian giản đơn: Tiền lương theo thời gian bao gồm: + Lương tháng: Là tiền lương trả cho công nhân viên theo tháng và bậc lương đã sắp xếp theo quy định của Nhà nước. Lương tháng = Lương cấp bậc công việc + Phụ cấp (nếu có) + Lương ngày: Là tiền lương trả cho người lao động theo ngày làm việc thực tế Mức lương Số ngày làm Lương cấp bậc công việc ngày = việc thực tế x số ngày làm việc theo chế độ + Lương giờ: áp dụng cho những người làm việc tạm thời theo từng công việc Mức lương Mức lương ngày giờ = Số giờ làm việc (không quá 8 tiếng) Trả lương theo thời gian có ưu điểm là: Đơn giản, dễ tính, phản ánh được trình độ kỹ thuật và điều kiện làm việc của công nhân. Tuy nhiên, hình thức này còn có nhiều hạn chế, cụ thể là: - Hình thức trả lương theo thời gian mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất nên hiệu quả lao động chưa cao. - Tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động. * Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Thực chất hình thức này là sự kết hợp giữa việc trả lương theo thời gian với tiền thưởng khi người lao động hoàn thành vượt mức chỉ tiêu về khối lượng và chất lượng. Mức lương = Mức lương theo thời gian giản đơn + Tiền thưởng Hình thức trả lương này có nhiều ưu điểm hơn hình thức trả lương theo thời gian giản đơn, vừa phản ánh được trình độ tay nghề, vừa khuyến khích được người lao động có trách nhiệm hơn với công việc. b. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Đây là hình thức trả lương cơ bản áp dụng cho khối lao động trực tiếp sản xuất. Căn cứ trả lương là số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc đã hoàn thành trong kỳ đã qua kiểm tra chất lượng sản phẩm, đơn giá sản phẩm, tỷ lệ thưởng luỹ tiến do doanh nghiệp tự xây dựng. Các doanh nghiệp có thể áp dụng trả lương sản phẩm theo các hình thức sau: * Trả lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp: L ĐG = Qđm Trong đó: ĐG: Đơn giá tiền lương L: Lương cấp bậc công nhân Qđm: Mức sản lượng định mức Tiền lương của công nhân được tính theo công thức: L = ĐG x Q Trong đó: Q: Mức sản lượng thực tế. Hình thức trả lương này có ưu điểm là: Mối quan hệ giữa tiền lương mà công nhân nhận được và kết quả lao động thể hiện rõ ràng, khuyến khích người lao động tăng năng suất, tăng chất lượng sản phẩm. Nhược điểm: Người lao động chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm chứ ít quan tâm đến máy móc thiết bị, đến việc tiết kiệm vật tư. * Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Hình thức trả lương này chỉ áp dụng cho công nhân phụ mà công việc của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lao động của công nhân chính như công nhân sửa chữa thiết bị trong nhà máy... Thu nhập của công nhân phụ này tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất của công nhân chính. LP = MP x TC Trong đó: LP: Lương của công nhân phụ. MP: Mức lương cấp bậc của công nhân phụ. TC: Tỷ lệ hoàn thành định mức sản lượng bình quân của công nhân chính. Ưu điểm: Cách trả lương này khuyến khích công nhân phụ phục vụ tốt cho công nhân chính. Nhược điểm: Do phụ thuộc vào kết quả của công nhân chính nên việc trả lương chưa được chính xác, chưa thực sự đảm bảo đúng hao phí lao động mà công nhân phụ bỏ ra. * Trả lương theo sản phẩm tập thể: Hình thức này áp dụng đối với những công việc cần một tập thể công nhân thực hiện như lắp đặt thiết bị, sản xuất theo dây chuyền... ĐG = S li x Q Trong đó: ĐG: Đơn giá tính theo sản phẩm cả tổ. Q: Mức sản lượng. Tiền lương cả tổ nhận được là: Ll: Tiền lương thực tế của cả tổ. Ql: Sản lượng thực tế của cả tổ. Ưu điểm: Khuyến khích công nhân trong tổ, trong nhóm nâng cao trách nhiệm trước tập thể, quan tâm đến kết quả cuối cùng của tập thể. Nhược điểm: Sản lượng của công nhân không trực tiếp quyết định tiền lương của họ, do vậy ít kích thích công nhân nâng cao năng suất lao động cá nhân, tiền lương vẫn mang tính bình quân. * Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Hình thức này áp dụng trả lương cho công nhân viên làm việc ở khâu trọng yếu mà việc tăng năng suất lao động sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động ở những khâu khác hoặc trong trường hợp cần giải quyết kịp thời một công việc nào đó theo đúng thời hạn quy định. Ưu điểm: Thúc đẩy người lao động tăng nhanh năng suất lao động. Nhược điểm: Nếu áp dụng tuỳ tiện hình thức này sẽ dẫn tới bội chi lương. *.Hình thức trả lương theo sản phẩm có thưởng Thực chất của hình thức tiền lương này là sự kết hợp giữa chế độ tiền lương theo sản phẩm với chế độ thưởng ở các doanh nghiệp. Tiền lương theo sản phẩm có thưởng được tính theo công thức: Lx (M + H) Lth = 100 Trong đó: Lth: Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng. L: Tiền lương trả theo đơn giá cố định. M: % tiền thưởng trả cho 1% hoàn thành vượt mức chỉ tiêu. H: % hoàn thành vượt mức chỉ tiêu thưởng. Ưu điểm: Khuyến khích công nhân tích cực làm việc và hoàn thành vượt mức sản phẩm. Nhược điểm: Việc phân tích, tính toán, xác định các chỉ tiêu thươngf không chính xác có thể làm tăng chi phí tiền lương. 1.1.3.2.3. Hình thức lương khoán. * Hình thức trả lương khoán theo khối lượng công việc. Hình thức trả lương này áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, có tính chất đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm, sửa chữa nhà cửa... Trong trường hợp này doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả cho từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. Tiền lương = Mức lương quy định x Khối lượng công việc khoán công việc cho từng công việc đã hoàn thành * Hình thức trả lương khoán theo quỹ lương. Hình thức trả lương này là một dạng đặc biệt của tiền lương trả theo sản phẩm được sử dụng để trả cho những người làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Theo hình thức này, căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao cho từng phòng ban. Tiền lương thực tế của từng nhân viên ngoài việc phụ thuộc vào tiền lương thực tế của phòng ban mình còn phụ thuộc vào số lượng nhân viên của phòng ban đó. 1.1.3.3. Các chế độ trả lương phụ, thưởng, phụ cấp 1.1.3.3.1. Một số chế độ trả lương phụ. Tiền lương phụ là các khoản tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính như: tiền lương làm thêm giờ, tiền lương được hưởng khi nghỉ phép, nghỉ lễ tết, học, họp, ngừng nghỉ sản xuất... Các khoản lương phụ này cũng được trả dựa trên những quy định của Nhà nước. * Chế độ trả lương làm thêm giờ: Theo nghị đinh 26/CP ngày 23/5/1993, những người làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc quy định trong hợp đồng lao động được hưởng tiền lương làm thêm giờ. Số giờ làm thêm được trả bằng 150% tiền lương giờ tiêu chuẩn (nếu vào ngày bình thường) và được trả bằng 200% tiền lương giờ tiêu chuẩn (nếu làm vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ). Tiền lương cấp bậc (chức Tiền lương làm vụ) kể cả phụ cấp lương x 150% x Số giờ thêm giờ Số ngày quy định trong tháng làm thêm * Tiền lương nghỉ phép: Theo quy định hiện hành, khi công nhân viên nghỉ phép, họ sẽ được hưởng 100% lương cấp bậc. Hiện nay, mỗi năm công nhân viên được nghỉ phép 12 ngày, nếu làm việc liên tục từ 5 năm trở lên thì được hưởng thêm một ngày, nếu làm việc liên tục từ 30 năm trở lên thì được thêm 6 ngày nghỉ phép * Các trường hợp khác như: đi học, đi họp... căn cứ vào các chính sách, chế độ về lao động tiền lương của Nhà nước mà doanh nghiệp áp dụng trả lương cho thích hợp. * Khi ngừng việc người lao động vẫn được hưởng một khoản lương nhỏ hơn mức lương chính thức khi đi làm. Các trường hợp ngừng nghỉ việc do nguyên nhân khách quan, do người khác gây ra hoặc do khi chế thử, sản xuất thử sản phẩm mới. Với mỗi trường hợp mức lương quy định như sau: + 70% lương khi không làm việc do nguyên nhân khách quan. + ít nhất 80% lương nếu phải làm việc khác có mức lương thấp. + 100% lương khi ngừng việc do chế thử, sản xuất thử. Cách tính này thống nhất với mọi lao động theo % lương cấp bậc kể cả phụ cấp. 1.1.3.3.2. Chế độ thưởng. Theo quy định của Nhà nước, hiện nay có hai hình thức thưởng: * Thưởng thường xuyên: Là hình thức thưởng gắn liền với việc nâng cao năng xuất lao động. Xét về thực chất hình thức thưởng thường xuyên này nhằm quán triệt hơn nữa hình thức phân phối lương theo lao động. Thưởng thường xuyên bao gồm: * Thưởng định kỳ: Là hình thức thưởng nhằm bổ sung thêm thu nhập cho người lao động. Hình thức thưởng này căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ nên gắn người lao động với tập thể và doanh nghiệp mình. Thưởng định kỳ được lấy từ quỹ khen thưởng của doanh nghiệp. Thông thường có các hình thức sau: Thưởng thi đua vào dịp cuôi năm, thưởng sáng tạo, chế tạo sản phẩm mới... 1.1.3.3.3. Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 thông tư liên bộ số 20/LB-TT ngày 2/6/1993 của liên Bộ Lao động-Thương binh xã hội có các loại phụ cấp sau: * Phụ cấp làm đêm: áp dụng với người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (từ 22 giờ đến 6 giờ sáng) thì ngoài số tiền trả cho người làm thêm giờ, người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm với mức phụ cấp là: 30% với những công việc không thường xuyên làm về ban đêm; 40% với những công việc không thường xuyên làm việc theo ca (chế độ làm việc 3 ca). * Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng với những người vừa làm công tác sản xuất hoặc làm công tác chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm công tác quản lý, không có chức vụ lãnh đạo hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao. Có ba mức hệ số phụ cấp: 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tối thiểu. *Phụ cấp độc hại-nguy hiểm: áp dụng với nghể hoặc công việc có điều kiện lao động độc hại, nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. Có bốn mức phụ cấp: 0,1; 0,2; 0,3; và 0,4 so với mức lương tối thiểu. Ngoài ra còn có phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ. 1.2. Lý luận chung về các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp Ngoài tiền lương trả cho người lao động theo tỷ lệ quy định, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ mà theo chế độ hiện hành, các khoản này doanh nghiệp phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Bảo hiểm xã hội. Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho người lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp họ mất khả năng lao động. Qũy BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số qũy tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được vào lương tháng.Qũy BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Qũy này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.. 1.2.2. Bảo hiểm y tế. Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những người lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh. Qũy BHYT được sử dụng đẻ thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Qũy này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đo 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao động. 1.2.3. Kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn chi tiêu cho hoạt động tổ chức của người lao động nhằm chăm lo và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Kinh phí công đoàn được hình thành do việc trích lập một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong kỳ và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tỷ lệ trích KPCĐ hiện nay là 2%. Số KPCĐ doanh nghiệp trích được một phần nộp lên cơ quan quản lý công đoàn, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Tiền lương phải trả cho người lao động cùng với các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt việc tính toán, trích lập, chi tiêu và sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ không chỉ có ý nghĩa với việc tính toán chi phí SXKD mà còn góp phần đảm bảo đời sống cho người lao động tại doanh nghiệp. 1.3. Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán tiền lương, và các khoản trích theo lương. 1.3.1. Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong các doanh nghiệp sản xuất ngày nay, tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải đảm bảo yêu cầu tính đúng, tính đủ và phải đảm bảo trả lương cho người lao động một cách công bằng mà cụ thể là việc tính trả lương cho người lao động phải đảm bảo thực hiện theo các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc trả lương ngang bằng: Nguyên tắc này dùng thước đo giá trị sức lao động để tính trả lương cho người lao động. Đây là một nguyên tắc quan trọng vì nó đảm bảo được sự công bằng bình đẳng trong việc trả lương. Nguyên tắc này được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương, và các hình thức trả lương trong cơ chế chính sách trả lương. * Nguyên tắc đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lương bình quân: Đây là một nguyên tắc quan trọng trong việc tính trả lương vì có như vậy mới tạo điều kiện cho việc giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều đó khẳng định rằng việc trả lương theo nguyên tắc này không phải là chiếm dụng giá trị thặng dư của người lao động. * Nguyên tắc hợp lý về tiền lương giữa người lao động khác ngành nghề trong nền kinh tế quốc dân. 1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ về thời gian, số lượng, chất lượng, và kết quả lao động của người lao động. + Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, đúng chế độ tiền lương và c các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Đồng thời, phải thực hiện thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản khác cho người lao động. + Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng. + Thực hiện kiểm tra tình hình lao động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ tiền lương, về BHXH, BHYT, KPCĐ; kiểm tra tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. + Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương phụ. Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. 1.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.4.1. Hạch toán ban đầu. * Hạch toán ban đầu của kế toán tiền lương. Để hạch toán chi tiết tiền lương kế toán sử dụng những chứng từ kế toán sau: a. Bảng chấm công (mẫu C01-H): Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH của từng công nhân viên để làm căn cứ để tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Hàng ngày tổ trưởng (Ban, phòng, nhóm) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào sự có mặt thực tế của cán bộ thuộc bộ phận mình để chấm công cho CBCNV trong ngày, ghi vào ngày tương ứng cho cán bộ từ cột 1-31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng, người chấm công, người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34. Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công, nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa. Bảng chấm công được lưu ở các phòng ban kế toán cùng các chứng từ liên quan. Phưong pháp chấm công tuỳ thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán của đơn vị để sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau: + Chấm công ngày + Chấm công giờ. + Chấm công nghỉ bù. b. Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02a-H): Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho công nhân viên, đồng thời kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán, phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho công nhân viên. c. Giấy báo làm việc ngoài giờ (mẫu số C05-H): d. Bảng thanh toán tiền lương e. Giấy thôi trả lương. * Hạch toán ban đầu của kế toán các khoản trích theo lương. Việc trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT của các đơn vị phải tuân theo quy định của Nhà nước. a. Phiếu nghỉ hưỏng BHXH (Mẫu C03-H) Là chứng từ lao động tiền lương được dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn, nghỉ con ốm.... của người lao động làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lương do chế độ quy định. b. Bảng thanh toán BHXH (mẫu C04- H) Bảng này làm căn cứ tổng hợp và thanh toán BHXH trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng, ban, bộ phận.... hoặc toàn đơn vị. Cơ sở lập bảng này là “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” Khi lập bảng phải ghi chép chi tiết theo từng trường hợp như nghỉ bản thân ốm, nghỉ con ốm. Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. Cuối tháng, sau khi kế toán BHXH tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp trong tháng và luỹ kế từ đầu năm đến tháng báo cáo cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng BHXH duyệt chi. Bảng này lập thành 2 liên: Một liên lưu tại cơ quan quản lý quỹ BHXH để thanh toán số thực chi và ghi sổ kế toán nơi cấp phát. Một liên được chuyển cho đơn vị được hưởng BHXH để làm cơ sở thanh toán BHXH cho từng cá nhân và ghi sổ kế toán của đơn vị. 1.4.2. Tài khoản sử dụng. Kế toán tính toán và thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động, tình hình trích lập và sự dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 334- Phải trả công nhân viên - Tài khoản này dùng để thanh toán các khoản với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, trợ cấp BHXH, tiền lương và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. - Kết cấu: Bên nợ: + Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. + Tiền lương, tiền thưởng, BHXH, và các khoản khác đã trả công nhân viên. + Tiền lương công nhân viên lĩnh chậm. Bên có: + Tiền lương và các khoản khác phải trả công nhân viên Số dư cuối kỳ: Tiền lương và các khoản khác còn phải trả công nhân v._.iên. Tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp cá biệt: số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả. * Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác - Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản khấu trừ vào lương theo quy định của pháp luật; giá trị tài sản thừa chờ xử lý; các khoản vay mượn tạm thời... - Kết cấu: Bên nợ: + Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ. + Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. + Xử lý giá trị tài sản thừa. + Các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên có: + Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ. + Giá trị tài sản thừa chờ xử lý + Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp và được cấp bù. Số dư bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Số dư bên nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp hai: TK 338.1: Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK 338.2: Kinh phí công đoàn. TK 338.3: Bảo hiểm xã hội. TK 338.4: Bảo hiểm y tế. TK 338.7: Doanh thu chưa thực hiện TK 338.8: Phải trả, phải nộp khác. * Đối với các doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất thường sử dụng thêm tài khoản 335- Chi phí phải trả: Tài khoản này phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc những kỳ sau. - Kết cấu: Bên nợ: + Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả. + Chi phí phải trả lớn hơn số chi phí được hạch toán giảm chi phí kinh doanh. Bên có: + Chi phí phải trả dự tính trước đã được ghi nhận và được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Số dư bên có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng các tài khoản khác liên quan như: + TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. + TK 627: Chi phí sản xuất chung. + TK 641: Chi phí bán hàng. + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng.... 1.4.3. Phương pháp kế toán tiền lương. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: - Hàng tháng, tính ra các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán định khoản: Nợ TK 622: Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất. Nợ TK 627 (627.1): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK 641 (641.1): Phải trả cho nhân viên bán hàng. Nợ TK 642 (642.1): Phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Phải trả cho công nhân XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả công nhân viên. - Số tiền thưởng phải trả công nhân viên: Nợ TK 431 (431.1): Thưỏng thi đua từ quỹ khen thưởng. Nợ TK 622, 627, 641, 642: Thưỏng trong SXKD Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả - Khấu trừ vào lương công nhân viên tiền BHXH, BHYT: Nợ TK 334: Phần trừ vào lương của công nhân viên Có TK 338 (338.3, 338.4): Khấu trừ 5% BHXH, 1% BHYT - Các khoản khác khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Nợ TK 334: Tổng các khoản khấu trừ. Có TK 338 (338.8): Thuế thu nhập phải nộp. Có TK 141: Số tiền tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại.... - Tính số BHXH phải trả công nhân viên: Nợ TK 338 (338.3): Bảo hiểm xã hội Có TK 334: Phải trả công nhân viên. - Thanh toán tiền lương, tiền công, BHXH, và các khoản khác cho CNV: + Nếu thanh toán bằng tiền, kế toán ghi: Nợ TK 334. Có TK 111, 112. + Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hoá: Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá: Nợ TK 632. Có TK 152, 153, 154, 155.... Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán Có TK 512: Giá thanh toán không có thuế GTGT Có TK 333 (333.1): Thuế GTGT - Cuối kỳ kết chuyển tiền lương CNV đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334. Có TK 338 (338.8) - Khi thanh toán tiền lương lĩnh chậm cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 338 (338.8) Có TK 111, 112 * Trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép. Khi đó kế toán áp dụng trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất: Mức trích trước tiền lương = Tiền lương thực tế x Tỷ lệ trích phép kế hoạch của CNSX phải trả CNSX trước Trong đó: Tổng số lương phép kế hoạch năm của CNSX Tỷ lệ trích trước = x 100% Tổng lương chính kế hoạch năm của CNSX - Khi trích trước tiền lương nghỉ phép, kế toán ghi: Nợ TK 622 Có TK 335 - Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả CNV: Nợ TK 335 Có TK 334 - Nếu số tiền trích trước lớn hơn số thực tế phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 335: Phần chênh lệch Có TK 622: CNSX đi phép Có thể khái quát quá trình kế toán tiền lương theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương TK 141 TK 334 TK 622, 627, 641, 642 Khấu trừ tiền tạm ứng Tiền lương và các khoản thừa cho CNV khác phải trả CNV TK 338 (3, 4) TK 431 (1) Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương CNV Tiền thưởng ngoài quỹ lương phải trả CNV TK 138 (8) TK 338 (3) Khấu trừ các khoản phải thu của CNV TK 512 Trả lương bằng sản phẩm BHXH phải trả CNV hàng hoá TK 333 TK 622 Tiền lương nghỉ phép phải trả CNV (Trường hợp không trích TK 111, 112 trước) TK 335 TK 338 (8) Tiền lương Trích trước nghỉ phép tiền lương Thanh toán Tiền lương phải trả nghỉ phép lương lĩnh lĩnh chậm chậm của CNV 1.4.1. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương. - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất theo tỷ lệ quy định Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 338 (338.2, 338.3, 338.4) - Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương của công nhân viên: Nợ TK 334 Có TK 338 (338.3, 338.4) - Tính ra BHXH phải trả công nhân viên: + Trường hợp phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH, doanh nghiệp được giữ lại một phần BHXH trích được để trực tiếp sử dụng chi tiêu cho công nhân viên, thì khi tính số BHXH phải trả cho CNV, kế toán ghi: Nợ Tk 338 (338.3) Có TK 334 + Trường hợp chế độ tài chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên, việc chi tiêu BHXH cho CNV tại doanh nghiệp được quyết toán sau, kế toán ghi: Nợ TK 138 (138.8) Có TK 334 Khoản BHXH phải trả trực tiếp cho CNV là khoản phải thu từ cơ quan quản lý chuyên trách. - Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên: Nợ TK 338 (338.2, 338.3, 338.4) Có Tk 111, 112 - Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị: Nợ TK 338 (338.2) Có TK 111, 112 - Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHYT, BHXH lớn hơn số phải trả, phải nộp và được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 (338.2, 338.3, 338.4) Ta có sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương như sau: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương TK 111, 112 TK 338 TK 622, 627, 641, 642 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, BHYT, cho cơ quan quản lý KPCĐ vào chi phí SX TK 334 TK 334 BHXH phải trả CNV Khấu trừ BHXH BHYT vào lương CNV TK 111, 112 TK 111, 112, 138 Chi tiêu KPCĐ tại BHXH thực chi đơn vị được quyết toán KPCĐ được cấp bù 1.5. Sổ sách kế toán. Để đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng, mỗi doanh nghiệp đều phải nghiên cứu và thiết lập một hệ thống sổ sách cho phù hợp. Tuỳ thuộc đặc điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn sao cho phù hợp. Theo chế độ tài chính hiện hành, có 4 hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái. Mỗi một hình thức lại có các sổ kế toán đặc trưng và trình tự luân chuyển chứng từ cũng khác nhau. Sau đây, em xin trình bày hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung 1.5.1. Hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Sổ cái Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản Báo cáo kế toán Bảng chi tiết số phát sinh Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Ghi đối chiếu Theo hình thức này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung, rồi ghi vào sổ cái các tài khoản, nếu doanh nghiệp có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào các sổ chi tiết. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt và định kỳ ghi vào sổ cái. Cuối tháng, quý, năm, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và lập báo cáo tài chính. 1.5.2. Hình thức Nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào nhật ký sổ cái. Sau đó ghi vào sổ, thẻ kết toán chi tiết. Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. 1.5.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, ghi vào sổ cái; các chứng từ gốc còn được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, tính ra tổng số các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. Từ đó lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sau khi khớp đúng, số liệu trên sổ cái và sổ chi tiết sẽ được dùng để lập BCTC. 1.5.4. Hình thức Nhật ký chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng phân bổ, kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, số liệu từ các Nhật ký chứng từ được dùng để ghi vào sổ cái; từ các sổ, thẻ chi tiết ghi vào bảng tổng hợp chi tiêt theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và Nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC Chương 2 Thực trạng tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc Sở Văn Hoá thông tin tỉnh Hà Tây 2.1_ Khái quát về tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp 2.1.1_ Quá trình hình thành và phát triển. * Xí nghiệp In Hà Tây được thành lập năm 1948, tên gọi lúc đó là xưởng In Hồng Quang. Có trụ sở tại 8A phố Hoàng Hoa Thám-Thị xã Hà Đông. Công nghệ lúc bấy giờ rất đơn giản gồm một vài máy in Typô cũ kỹ ... Năm 1965 được sáp nhập với xí nghiệp In Sơn Tây thành xí nghiệp in Hà Tây, cơ sở đã tương đối phát triển về số lượng công nhân, máy móc, sản phẩm in đã tăng nhanh... Thời kỳ này phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Năm 1976 sáp nhập với Xí nghiệp In Hoà Bình thành Xí nghiệp In tỉnh Hà Sơn Bình. * Đến năm 1992, tách tỉnh Hà Sơn Bình thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, từ đó đến nay mang tên Xí nghiệp In Hà Tây. * Thực hiện quy chế ban hành kèm theo nghị định 338-HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp. Xí nghiệp In được UBND tỉnh Hà Tây quyết định thành lập lại theo quyết định số 570/QĐ/UB ngày 22-12-1992. Với chức năng nhiệm vụ là: In báo Hà Tây,in các loại sách tập san, biểu mẫu, tạp chí. Theo giấy phép kinh doanh số 104348 do Trọng tài kinh tế nhà nước tỉnh Hà Tây cấp ngày 8-1-1993. * Xí nghiệp In là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập với số vốn kinh doanh khi thành lập là: Tổng vốn kinh doanh: 243,117 triệu đồng. Trong đó: + Vốn cố định: 176,930 triệu đồng. + Vốn lưu động:66,187 triệu đồng. Theo nguồn vốn: + Vốn ngân sách cấp: 225,119 triệu đồng. + Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 17,998 triệu đồng. * Vào thời điểm khi thành lập lại năm (1992) nhà xưởng của Xí nghiệp là nhà cấp 4 có diện tích là 1000m2 được giao sử dụng. Sau khi thành lập lại Xí nghiệp In Hà Tây đứng trứơc một thử thách lớn. Nền kinh tế thị trường phát triển, Xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh. Nguồn vốn kinh doanh quá nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu, thị trường bị thu hẹp do sản phẩm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Thị xã Hà Đông nằm cạnh thủ đô Hà Nội nơi có những cơ sở In của trung ương và các bộ, ngành có điều kiện trang bị kỹ thuật hiện đại, chất lượng tốt do vậy với công nghệ của Xí nghiệp không cạnh tranh được trên thị trường. Công nhân thiếu việc làm, tiền lương thấp cuộc sống sinh hoạt của công nhân gặp nhiều khó khăn. * Đứng trước tình hình đó tập thể ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên chức Xí nghiệp quyết tâm tháo gỡ khó khăn, mạnh dạn thay đổi công nghệ in từ in typô cũ lạc hậu sang in ốp sép. Xí nghiệp đã vay vốn ngân hàng kết hợp vốn ngân sách cấp để đầu tư toàn bộ máy in ốp sép và các thiết bị phục vụ sau in.Công tác nhân sự cũng được đổi mới, đào tạo lại công nhân theo công nghệ mới, tinh giảm bộ máy hành chính, giải quyết cho một số công nhân về hưu theo chế độ. Xí nghiệp cử một số công nhân và con cán bộ công nhân viên đi học tại Trường trung cấp in để nâng cao trình độ. Tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và quản lý Xí nghiệp. Với quy mô 54 cán bộ công nhân viên trong đó có 9 cán bộ công nhân viên quản lý, hành chính, kế toán, kỹ thuật còn lại là số công nhân trực tiếp sản xuất là 45 người. * Với những cố gắng và sự đầu tư đúng hướng, phương án sản xuất phù hợp hiệu quả Xí nghiệp In thuộc Sở văn hoá Hà Tây từ đầu năm 1993 dần lấy được uy tín với khách hàng, sản lượng ngày càng nâng cao, chất lượng sản phẩm đẹp, thu nhập và đời sống công nhân ổn định, tăng số nộp ngân sách nhà nước. * Với phương châm đổi mới thiết bị để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng năm Xí nghiệp đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng và sử dụng quỹ khấu hao để tiếp tục đầu tư cải tiến những máy móc thiết bị, từ máy in một màu đến đầu tư máy in hai màu. Cải tạo nâng cấp nhà xưởng và nhà làm việc trên diện tích 440m2 quay ra mặt đường quốc lộ số 6 thuộc phường Quang Trung – Hà Đông để giành lợi thế thương mại. Từ đó trụ sở của Xí nghiệp In khang trang bề thế hơn và có địa chỉ tại : Số nhà 15 Quang Trung – Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây. Trong vòng 12 năm qua tính đến ngày 31-12-2004: - Tổng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp là : 3.086.114.229 đồng tăng so với năm 1992 là : 2.880.297.229 đồng. - Tổng vốn kinh doanh năm 2004 là: 1.741.171.169 đồng tăng so với năm 1992 là: 1.498.052.356 đồng. - Tổng doanh thu năm 2004 vượt so với năm 1992 là: 2.815.213.739 đồng. - Số lượng công nhân là 62 người trong đó lao động gián tiếp là 12 người và lao động trực tiếp là 50 người. Điều đó cho thấy Xí nghiệp đang trong thời kỳ phát triển rất mạnh đã ký được rất nhiều hợp đồng in với bạn hàng trong và ngoài tỉnh, lớn nhất là báo Hà Tây và nhà xuất bản giáo dục. Sản phẩm của Xí nghiệp In thuộc Sở văn hoá Hà Tây có chỗ đứng trên thị trường và đã bắt đầu chiếm được cảm tình của khách hàng. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp In. Xí nghiệp In thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nứơc địa phương có những nhiệm vụ sau: - Hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị là in tờ báo của Đảng bộ tỉnh Hà Tây, các tạp chí, thông báo nội bộ của các ban ngành trong tỉnh và nhu cầu về in sách, biểu mẫu giấy tờ quản lý khác... - Tạo lợi nhuận và nguồn vốn để không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều sâu và chiều rộng. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng để xí nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường. - Quản lý và sử dụng tốt nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp. Xí nghiệp In là một doanh nghiệp Nhà nước nên phần lớn vốn tự có của xí nghiệp có nguồn gốc là vốn ngân sách. - Quản lý đội ngũ công nhân viên chức, cải tiến kỹ thuật, nâng cao tay nghề góp phần nâng cao năng suất, đảm bảo và không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động. - Thực hiện mối quan hệ tốt với bạn hàng. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, nộp thuế đầy đủ đúng hạn. - Chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nước Tạo điều kiện cho các đoàn thể trong xí nghiệp hoạt động tốt, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. 2.1.3. Tổ chức quản lý và bộ máy quản lý tại xí nghiệp . Để đảm bảo quy trình công nghệ chặt chẽ, bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả, sản phẩm đòi hỏi có độ chính xác, mẫu hàng, mẫu in đẹp, tinh tế. Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp theo loại hình cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng (tổ chức quản lý theo một cấp). Các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có mối liên hệ mật thiết với nhau và đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp. Cụ thể theo sơ đồ sau: Phòng kế hoạch sản xuất Phòng Tổ chức Phòng Kế toán Tài vụ Bộ phận vi tính sửa bài bình phơi Phân xưởng máy Phân xưởng sách Kho sản phẩm Giám đốc Phó giám đốc điều hành sản xuất Ghi chú: : Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền : Đối chiếu kiểm tra Tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp được căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch và định hướng lâu dài của Xí nghiệp. Hiện nay biên chế tổ chức quản lý của Xí nghiệp gồm 3 phòng ban chức năng, hai phân xưởng và một bộ phận sản xuất. * Ban giám đốc Xí nghiệp (gồm 2 người). a. Giám đốc. Là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo luật doanh nghiệp Nhà nước, pháp luật của Nhà nước, nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. b. Phó giám đốc. Phó giám đốc kỹ thuật là người giúp việc giám đốc, phụ trách và điều hành phòng kế hoạch sản xuất, chỉ đạo các bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng và các nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu của Xí nghiệp. Có trách nhiệm cùng với giám đốc hoàn thành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. * Các phòng ban chức năng. a. Phòng Kế hoạch sản xuất. - Có nhiệm vụ nhận mẫu đặt hàng của khách. - Tính giá và ký hợp đồng. - Lập phiếu sản xuất. - Điều hành sản xuất và kiểm tra sản phẩm. b. Phòng Tổ chức hành chính. - Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự Xí nghiệp. - Bảo vệ an toàn cho Xí nghiệp. - Thường trực phòng chống cháy nổ, an toàn vệ sinh lao động. - Củng cố và duy trì nội quy, quy chế của Xí nghiệp. c. Phòng Kế toán - Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc vói nhiệm vụ hạch toán hiệu quả sản xuất trong kỳ. - Thông kê lưu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình sản xuất của xí nghiệp- Lập các báo cáo tài chính, quyết toán thuế, các khoản nộp ngân sách, thanh toán trong nội bộ và ngoài doanh nghiệp. - Cùng Ban Giám đốc xây dựng và lập các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dự trữ vật tư, bảo toàn và phát triển vốn. 2.1.4. Tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản phẩm . 2.1.4.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh: Sản phẩm sản xuất của Xí nghiệp được thực hiện bắt đầu từ khi nhận mẫu in, nội dung các loại ấn phẩm của khách hàng để tiến hành chế bản. Kết thúc quá trình sản xuất cho ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu sử dụng của khách hàng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. Đặc điểm sản xuất của các loại ấn phẩm đã chi phối trực tiếp đến quá trình tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Xí nghiệp. Để phù hợp với quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm, Xí nghiệp tổ chức sản xuất thành một bộ phận chế bản và hai phân xưởng sản xuất chính cụ thể như sau: 2.1.4.1.1. Bộ phận chế bản, bình phơi, vi tính. Nhiệm vụ của bộ phận này là đánh trên máy vi tính theo đúng mẫu của khách hàng qua khâu sửa bài, soát lỗi ra tờ can vi tính. Công nhân bình bản phơi bình trên đế phim theo thứ tự các mầu chỉ định và chuyển cho công nhân phơi bản phơi và hiện bản bình trên các tấm kẽm chuyên dùng sau đó chuyển cho phân xưởng máy in. Bộ phận này gồm 7 công nhân làm việc trên các thiết bị như máy vi tính, máy phơi bản và các dụng cụ chuyên dùng khác. 2.1.4.1.2. Phân xưởng máy in. Nhiệm vụ của bộ phận này là nhận các bản kẽm từ bộ phơi bản chuyển sang. Căn cứ vào lệnh sản xuất, số lượng màu in, số lượng sản phẩm đặt in tiếp đó là lên bảng kẽm và in theo mẫu ra tờ in hoàn chỉnh. Phân xưởng máy in gồm 19 công nhân với số lượng thiết bị gồm: 4 máy in 8 trang và 1 máy in 4 trang. Trong đó có 2 máy in 2 màu. 2.1.4.1.3. Phân xưởng sách. Nhiệm vụ của phân xưởng này hoàn thiện tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn. Bắt đầu từ khi nhận tờ in hoàn chỉnh, công nhân sách tiến hành theo các công đoạn sau Dỗ đếm Gấp sách Nhập kho thành phẩm Đóng bó Kiểm tra chất lượng sản phẩm Xén sách Vào bìa Khâu sách, đóng Kiểm tay sách Bắt tay sách Phân xưởng này gồm 24 công nhân với các trang thiết bị như: Máy vào bìa, máy dao, máy đóng ghim... một số công đoạn còn làm thủ công như gập sách, bắt tay sách, khâu sách. 2.1.4.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Như đã nêu ở trên, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp in theo dây chuyền khép kín như sau: Khách hàng Phân xưởng máy Bộ phận chế bản: bình phơi, vi tính Kho Phân xưởng sách Khách hàng Phòng Kế toán Phòng KHSX Ký Lập phiếu Viết HĐ SX, HĐ Hoá đơn Phiếu nhập, xuất VT Hoá đơn Nhập hàng Xuất VT Qua công tác tổ chức sản xuất với quy trình công nghệ sản xuất liên tục khép kín này cho ta thấy đặc trưng chung nhất của kiểu tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp là sản xuất hàng loạt sản phẩm với số lượng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sản phẩm bao gồm nhiều loại quy trình sản xuất khác nhau tuỳ theo từng sản phẩm. Ví dụ: In mẫu biểu tờ rời chỉ cần qua các công đoạn: Vi tính – sửa bài – bình – phơi – in – cắt xén. Với in sách phải qua các công đoạn sau: Vi tính – sủa bài – bình – phơi – in – dỗ đếm – gập sách – bắt tay sách – kiểm tay sách – khâu hoặc đóng ghim – vào bìa – xén sách – kiểm trả chất lượng – đóng bó – nhập thành phẩm. Sản phẩm có nhiều loại in nhiều màu hoặc ít màu khác nhau. In trên chất liệu giấy tốt, xấu, dầy, mỏng khác nhau. Do đó định mức vật liệu cho từng sản phẩm cũng khác nhau vì vậy theo quy định của ngành in sản phẩm được quy đổi về trang in quy chuẩn khổ 13 x19 và in 1 màu. Ví dụ: Nếu sản phẩm in khổ 39x27 in 4 màu được quy đổi về trang in quy chuẩn như sau: Tổng trang in 13x19 = (39x27) : (13x19) x 4 = 16 trang. Loại hình sản xuất này cho thấy chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn không bị kéo dài tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp có thể tăng cường độ lao động, năng lực sản xuất của máy móc thiết bị, phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm, thúc đẩy quá trình luân chuyển vòng quay vốn nhanh, sớm thu hồi vốn tiếp tục sản xuất, giảm chi phí để lợi nhuận của doanh nghiệp thu được là lớn nhất. 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán và các hình thức kế toán tại Xí nghiệp 2.1.5.1. Tổ chức công tác kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng Kế toán của Xí nghiệp. Trong Xí nghiệp, phòng Kế toán tài vụ là một phòng quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng Kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của Xí nghiệp. Có thể nói, phòng Kế toán là người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo của Xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định. Là người ghi chép, thu thập, tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của Xí nghiệp một cách chính xác và hạch toán đầy đủ, kịp thời. Dưới các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí tổ trưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, ghi chép chứng từ, số liệu chuyển về phòng Kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán. Các nhân viên kế toán đều được đào tạo có trình độ Đại học và Trung cấp, phù hợp với nhiệm vụ và nhu cầu công việc. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, tài sản cố định Từ yêu cầu thực tế của xí nghiệp và yêu cầu của trình độ quản lý, bộ máy kế toán gồm 3 người được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán tiền lương, BHXH, kế toán nguyên vật liệu Kế toán tiêu thụ và thanh toán Bộ phận kế toán, mỗi người đảm nhiệm một số phần việc riêng. Phụ trách bộ phận kế toán là Kế toán trưởng. a. Kế toán trưởng: Giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành pháp luật, thể lệ chế độ tài chính Kế toán về vốn, huy động vốn. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp đảm bảo gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý. Lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện, tham mưu cho giám đốc ra quyết định kinh doanh. - ở Xí nghiệp in Kế toán trưởng còn kiêm các phần việc sau: + Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. + Kế toán nguyên vật liệu chính: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu chính, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp nguyên vật liệu chính. + Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán có liên quan, phân bổ chi phí cho các đối tượng, sử dụng tính giá thành từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. Ghi sổ Nhật ký chung, vào sổ cái, lập báo cáo tài chính. b. Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán: - Viết hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi các khoản thanh toán thu chi trong và ngoài Xí nghiệp như: Thanh toán với người mua, người bán, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán thuế GTGT. - Kế toán thanh toán còn theo dõi vật tư của khách hàng gửi gia công. c. Kế toán tiền lương và BHXH: - Căn cứ vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công... tính lương phải trả, phải nộp theo lương về BHXH, BHYT và KPCĐ. - Kiêm kế toán nguyên vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ, theo dõi và ghi sổ chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ. Cuối tháng lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, vật liệu phụ và bảng phân bổ tiền lương theo đối tượng tập hợp chi phí chuyển cho kế toán tổng hợp. 2.1.5.2. Hình thức kế toán tại xí nghiệp . Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách ban hành theo QĐ 114/TC/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán mới. Hình thức kế toán đang áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung, kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đặc điểm chủ yếu của hình thức Nhật ký chung. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đựơc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản rồi ghi sổ cái). Hình thức nhật ký chung thuận tiện cho việc ghi chép, ít trùng lặp và dễ áp dụng cho công nghệ kế toán máy. Hệ thống sổ sách: áp dụng theo hình thức Nhật ký chung * Phương pháp ghi sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. để tránh ghi trùng lặp các chứng từ gốc liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoá đơn bán hàng chưa thu được tiền ghi trực tiếp vào các sổ nhật ký chuyên dùng là nhật ký thu chi tiền mặt, tiền gửi, nhật ký bán hàng không vào nhật ký chung và do kế toán chi tiết thanh toán đảm nhận. - Các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được ghi vào sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng. - Các phiếu nhập xuất vật tư được ghi vào sổ chi tiết vật tư theo trình tự thời gian. - Căn cứ vào phiếu sản xuất tính trả lương cho công nhân. - Các chứng từ hạch toán chi tiết đồng thời ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết. - Cuối tháng căn cứ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vào sổ cái lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. - Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. - Kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp, số liệu giữa sổ cái với sổ quỹ và các sổ chi tiết. - Căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán như sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng phân bổ tiền lương, Khấu hao TSCĐ Nguyên vật liệu Nhật ký chung Nhật ký TGNH Nhật ký tiền mặt Nhật ký bán hàng Nhật ký mua hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu kiểm tra. :Ghi cuối tháng 2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp in Hà Tây. 2.2.1 Công tác quản lý lao động, quản lý quỹ lương, các hình thức trả lương. 2.2.1.2. Quản lý quỹ lương. Việc trả lương cho công nhân viên được tiến hành theo số lượng và chất lượng lao động, vì vậy xí nghiệp chú trọng việc tổ chức hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động, và kiểm tra tình hình tôn trọng kỷ luật của công nhân viên, là cơ sở để hạch toán và xác định sổ lương phải trả trong kỳ. Ngoài tiền lương được lĩnh trực tiếp, cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp còn được quỹ BHXH trợ cấp để đảm bảo đời sống khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Vì vậy việc tính toán số tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong thời kỳ nào đó là việc chi trả lương được sử dụng bằng quỹ lương, quỹ BHXH của doanh nghiệp. 2.2.1.3. Các hình thức tiền lương đang được áp dụng ở Xí nghiệp. - Là một doanh nghiệp sản xuất mang tính cung ứng dịch vụ sản phẩm đơn chiếc, vì vậy trên cơ sỏ khoán hợp lý, Xí nghiệp thực hiện toàn diện lương theo chế độ khoán đến sản phẩm hoàn thành được tiêu thụ (khách hàng chấp nhận) với số lượng và chất lượng. - Trả lương cho bộ phận gián tiếp theo trình độ cấp bậc và thời gian gắn với kết quả sản xuất- kinh doanh. Mặc dù đã có quy định mới về chế độ làm việc đối với cán bộ công nhân viên chức Nhà nước tuần làm việc 40 giờ (22 ngày trong tháng) nhưng vì tình hình đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh chưa thể áp dụng theo chế độ mới được. Hiện nay Xí nghiệp thực hiện một tháng là 24 ngày công. 2.2.1.3.1. Lương thời gian. Được thực hiện tính lương cho bộ phận quản lý, lãnh đạo và các phòng ban xí nghiệp. Hình thức tính lương được căn cứ vào bảng chấm công và các mức lương cấp bậc để tính trả lương cho từng người. Thu nhập bình quân 1 ngày Hệ số lương cơ bản x Mức lương tối thiểu của ._.