Công tác hạch toán Kế toán tại Xí nghiệp xây dựng 101

Quyết định 117 của Bộ kiến trúc với tên gọi đầu tiên là Công ty kiến trúc Hà Nội, đặt trụ sở tại 59 Quang Trung. Thời kỳ Công ty ra đời cũng chính là thời kỳ khôi phục nền kinh tế ở miền Bắc nước ta sau 9 năm kháng chiến chống thực dân Pháp, cải tạo Xã hội chủ nghĩa, phát triển kinh tế, văn hoá. Và để đáp ứng nhiệm vụ thời kỳ này, Công ty tổ chức hơn 1.000 cán bộ nhân viên quản lý, hơn 10.000 công nhân trực tiếp sản xuất, đã xây dựng nhiều công trình cho đất nước và chủ yếu là Thủ đô Hà Nội. Trong đó có khu tập thể Kim Liên, Trung Tự, Trường ĐH Bách khoa Hà Nội, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội.... Đến tháng 7 năm 1986, Công ty kiến trúc Hà Nội được đổi tên thành Công ty Kiến trúc khu Nam Hà Nội. Trong thời kỳ này, miền Bắc nước ta không ngừng bị đế quốc Mỹ phá hại, nền kinh tế phải chuyển hướng, xây dựng cơ bản bị thu hẹp lại để tập trung sức người sức của cho cuộc chiến đấu chống đế quốc Mỹ. Nhiệm vụ chủ yếu của XNXD 101 gắn liền với Công ty xây dựng số 1 lúc này là xây dựng các công trình phục vụ chiến đấu và phòng tránh bom đạn Mỹ gồm hầm chỉ huy và làm việc của Bộ tư lệnh phòng Không Hà Nội, hầm trú ẩn cho các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng và nhà nước. Sau năm 1975, đất nước được giải phóng Xí nghiệp tiến hành bố trí củng cố lại lực lượng tuyển thêm nhân công khắc phục hậu quả sau chiến tranh, hoàn thành các công trình dở dang, xây dựng lại các cơ sở y tế vận tải thông tin bị Mỹ phá hoại như Bệnh viện Bạch Mai, Ga Hà Nội… Ngày 18 - 03 - 1977, Công ty Kiến trúc khu Nam Hà Nội được đổi tên thành Công ty xây dựng số 1 như ngày nay. Nhiệm vụ thời kỳ này là phát triển đất nước, cùng với các đơn vị bạn XNXD 101 đã thực hiện các công trình lớn như Cung Văn Hoá lao động Việt Xô, nhà khách Chính phủ, Viện Nhi Thuỵ Điển... Tháng 12 năm 1986, Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt nam đã đánh dấu sự nghiệp đổi mới toàn diện đất nước ta. Nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, có sự quản lý của nhà nước. Việc chuyển đổi cơ chế gây cho Xí nghiệp không ít khó khăn đòi hỏi Xí nghiệp phải nâng cao hiệu quả, chất lượng sản xuất và chấp nhận cạnh tranh đấu thầu. Từ năm 1989, Công ty xây dựng số 1 đã phát triển thành một doanh nghiệp lớn khiến cho XNXD 101 cũng trở thành một đơn vị xây lắp mạnh trong lĩnh vực này. Một trong những nguyên nhân dẫn tới sự thành công của Công ty và Xí nghiệp là nhạy bén với cái mạnh, cạnh tranh bằng chất lượng, tiến độ thi công, mạnh dạn áp dụng công nghệ và thiết bị tiên tiến, từ đó tạo lập được uy tín trên thị trường và đã đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước, tạo được công việc cho người lao động, chăm lo đến điều kiện sống và làm việc cho công nhân viên chức. Với những nỗ lực cố gắng trên của XNXD 101 và các đơn vị bạn, là các đơn vị thành viên, Công ty xây số 1 đã được Đảng và nhà nước khen thưởng huân chương lao động hạng 3 (1978), Huân chương lao động hạng nhì (1983), Huân chương lao động hạng Nhất ( 1985). Đặc biệt ngày 24/2/1999, cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty đã vinh dự được đón nhận huân chương độc lập, là phần thưởng cao quý của nhà nước nhân dịp kỷ niệm 40 năm ngày truyền thống của Công ty. XNXD 101 hiện nay đặt trụ sở tại 59 Quang Trung, Hà Nội Mã số thuế: 010 0105782 - 1 Sở giao dịch: Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam Số Tài khoản: 7301 - 0239B Fax: 84. 4.8228838 Điện thoại: 8263062 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh XNXD 101 là đơn vị mang đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, quá trình sản xuất mang tính liên tục, đa dạng, kéo dài và phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác. Sản phẩm là các công trình, hạng mục công trình, những vật kiến trúc có quy mô lớn, kiến trúc phức tạp mang tính đơn chiếc. Đặc điểm về sản phẩm của Xí nghiệp là một đặc thù của ngành xây dựng, nó ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý và hạch toán. Mỗi công trình đều phải lập dự toán, lấy dự toán làm thước đo và luôn luôn so sánh với dự toán. Do mỗi công trình có một dự toán, thiết kế và địa điểm thi công riêng nên quy trình sản xuất kinh doanh (xây lắp) của Xí nghiệp là một quá trình liên tục, khép kín từ giai đoạn khảo sát thiết kế đến khi hoàn thiện và đưa vào sử dụng. XNXD 101 là một đơn vị trực tiếp sản xuất, thi công thuộc Công ty nên quy mô sản xuất tương đối lớn với số lượng công nhân trong biên chế hiện nay là 117 người và hàng ngàn nhân công thuê ngoài khi tiến hành thi công. XNXD 101 với tư cách là một đơn vị độc lập có thể trực tiếp đấu thầu nhận công trình hoặc nhận giao thầu qua Công ty xây dựng số 1 nên thị trường hoạt động của Xí nghiệp rất linh hoạt, nhưng chủ yếu vẫn là Hà Nội và các tỉnh miền Bắc. Hiện tại Xí nghiệp đang tiến hành thi công các công trình: Nhà khách ô tô Lạng Sơn, Nhà làm việc Viện Kiểm Sát số 4 Quang Trung, công trình CP 7A (hoàn thiện hệ thống cấp thoát nước thành phố), công trình 535 Kim Mã, công trình đường 353 Hải Phòng… Với đặc điểm hoạt động kinh doanh như trên thì công tác quản lý và hạch toán của XNXD 101 phải thật hợp lý đảm bảo hoạt động đồng bộ và quản lý chặt chẽ. Dưới đây là một số chỉ tiêu lao động và tài chính của XNXD 101 qua 3 năm 2000 - 2002 giúp ta thấy được toàn cảnh hoạt động kinh doanh và tài chính của Xí nghiệp. Bảng số liệu một số chỉ tiêu tài chính của XNXD 101 năm 2000 -2002 Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng doanh thu Đồng 10.263.422.006 9.509.385.601 16.320.703.571 Tổng lợi tức trước thuế Đồng 86.715.885 12.109.331 42.102.209 Nộp, ngân sách 27.749.083 3.874.986 13.472.707 Tổng tài sản Đồng 3.032.910.795 7.078.820.894 19.831.418.810 Trong đó: TSCĐ ( Nguyên giá ) Đồng 228.414.010 263.403.520 263.403.520 Qua bảng số liệu trên ta thấy từ năm 2001, mặc dù doanh thu của đơn vị giảm xuống không nhiều thậm chí là tăng lên như 2002 so với năm 2000 nhưng lợi nhuận trước thuế giảm đi rõ rệt đặc biệt là năm 2001. Nguyên nhân ở đây là do cơ chế thị trường yêu cầu cạnh tranh gay gắt, để thắng thầu trong các cuộc đấu thầu nhận công trình Xí nghiệp buộc phải giảm giá thầu từ 3 - 5% tổng giá trị công trình. Qua phân tích giá trị tài sản của Xí nghiệp tăng nhanh qua 3 năm nhưng biến động TSCĐ không đáng kể để thậm chí TSCĐ không được đầu tư thêm từ năm 2001 đến 2002. Nguyên nhân của sự tăng giá trị tổng tài sản là do chi phí xây lắp dở dang tồn đọng qua các năm tăng từ 2.223.287.286 đồng vào năm 2000 lên 5.694.628.540 đồng (năm 2001) và19.030.841.492 đồng(năm 2002). Điều này cho thấy XNXD 101 đang đủ sức cạnh tranh để thực hiện những công trình lớn và sẽ đảm bảo được doanh thu cũng như lợi nhuận trong các năm sắp tới và trong tương lai. Dưới đây là một số chỉ tiêu về lao động và thu nhập của người lao động tại XNXD 101. Bảng số liệu về lao động và thu nhập của cán bộ công nhân viên XNXD 101 năm 2001 - 2002. Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Lao động bình quân kỳ báo cáo Người 177 248 Tổng thu nhập Đồng 1.934.443.000 2.906.151.000 Thu nhập bình quân 1 người/ 1tháng Đồng 910.755 976.300 Bảng số liệu trên cho thấy, XNXD 101 đang tạo được ngày càng nhiều việc làm cho người lao động ( lao động trong biên chế ổn định còn lao động thuê ngoài tăng từ bình quân 116 người năm 2001 lên 186 người năm 2002), một lần nữa chứng tỏ được sức mạnh cạnh tranh của XNXD 101 đã đạt được hiệu quả. Thu nhập bình quân của người lao động là tương đối cao so với lao động xã hội và lao động cùng ngành. Một người lao động trong 1 tháng năm 2002 thu nhập bình quân tăng 65.545 đồng, vào khoảng 7,2%. Nguyên nhân là do đơn giá lương tăng cũng như khối lượng công việc tăng làm thu nhập của người lao động tăng lên. Đây là một dấu hiệu tốt cho Xí nghiệp cũng như nhân viên của Xí nghiệp. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của XNXD 101 * Tổ chức quản lý trong mối quan hệ với các đơn vị khác thuộc Công ty xây dựng số 1. XNXD 101 cùng với XNXD 102, XNXD 103, XNXD 105... và Ban chủ nhiệm công trình, Xí nghiệp xây lắp nội thất, Xí nghiệp cơ khí... là những đơn vị thành viên trực thuộc Công ty xây dựng số 1, chịu sự quản lý, giám sát của Công ty thông qua hệ thống các phòng ban chức năng của Công ty. Bên cạnh đó, XNXD 101 có quan hệ độc lập với các đơn vị khác thuộc Công ty xây dựng số 1. XNXD 101 chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc và các phó giám đốc Công ty xây dựng số 1 ngoài ra còn chịu sự quản lý của các phòng chức năng của công ty. - Phòng Tài chính Kế toán: XNXD 101 định kỳ (tháng, quý có trách nhiệm nộp các báo cáo kế toán theo quy định, hạch toán báo lỗ lãi qua Công ty, nhận, chuyển tiền qua công ty... - Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính y tế: Theo các quy chế chung của nhà nước và Công ty, XNXD 101 thực hiện công tác quản lý cán bộ, quản lý tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách với người lao động và định kỳ (hàng tháng) có báo cáo cho Công ty thông qua phòng tổ chức lao động-tiền lương, hành chính, y tế. - Phòng kế hoạch, tiếp thị: Mọi kế hoạch, chỉ tiêu Công ty giao cho XNXD 101 đều được quản lý bởi phòng chức năng này. Đồng thời XNXD 101 có thể tiếp cận thị trường, tìm kiếm dự án, tham gia đấu thầu, nhận thầu thông qua sự chỉ đạo của phòng kế hoạch tiếp thị Công ty Xây dựng số 1. - Phòng quản lý thi công: XNXD 101 chịu sự giám sát chất lượng an toàn, tiến độ thi công, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ thông qua phòng quản lý thi công. Mô hình bộ máy tổ chức quản lý của Công ty xây dựng số 1 mà XNXD 101 là thành viên là mô hình trực tuyến - chức năng, XNXD 101 vừa là một đơn vị độc lập vừa chịu sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của đơn vị cấp trên. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng số 1 Giám đốc Công ty xây dựng số 1 Kế toán trưởng Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc kế hoạch & tiếp thị Phó Giám đốc kỹ thuật thi công Phòng tài chính - kế toán Phòng tổ chức lao động - tiền lương , hành chính,y tế Phòng kế hoạch và đầu tư Phòng kỹ thuật và quản lý thi công XNXD 101 XNXD 102 XNXD 103 Ban chủ nhiệm công trình XN xây lắp mộc nội thất Xí nghiệp cơ khí ..... * Tổ chức quản lý nội bộ XNXD 101 XNXD 101 có bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ và cũng thực hiện theo mô hình trực tuyến - chức năng, một mô hình tổ chức quản lý hiện đại đảm bảo phân công, phân nhiệm rõ ràng, vừa chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ cấp trên vừa có tính độc lập ở cấp dưới, linh hoạt trong điều hành hoạt động. Đứng đầu Xí nghiệp là Giám đốc, có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm chung và có nhiệm vụ quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc có 2 phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật và quản lý thi công vì khối lượng công việc thi công rất lớn nên Xí nghiệp phải có 2 phó giám đốc phụ trách thi công với nhiệm vụ giám sát chất lượng, an toàn tiến độ thi công các công trình, tham gia nghiên cứu tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tổ chức hướng dẫn đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho công nhân trong Xí nghiệp. Ngoài 2 phó giám đốc phụ trách thi công, giúp việc cho giám đốc còn có: - Phòng tài chính - kế toán: Chịu trách nhiệm hoàn thành mọi công tác kế toán tại Xí nghiệp từ việc tập hợp xử lý chứng từ ban đầu cho đến việc lập báo cáo kế toán gửi về Công ty. - Phòng tổ chức lao động - hành chính: có nhiệm vụ lập phương án, mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại XNXD 101 Giám đốc Phòng tổ chức Lao động - Hành chính Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và quản lý thi công Phòng kế toán Các đội thi công 4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ xây lắp. XNXD 101là một đơn vị thành viên, trực thuộc Công ty cấp trên trực tiếp tham gia xây lắp tạo sản phẩm tuy nhiên do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản nên tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của XNXD 101 khá đơn giản. XNXD 101 được chia làm nhiều tổ, đội sản xuất, đứng đầu là các độ trưởng. Các đội thực hiện công tác thi công theo đúng kế hoạch, thiết kế, kỹ thuật, tiến độ và an toàn lao động mà Xí nghiệp đề ra. Các đội trưởng có trách nhiệm đôn đốc giám sát việc thực hiện công tác của từng đội và báo cáo cho phụ trxhs công trình và lãnh đạo xí nghiệp. Ngoài ra đội trưởng còn chịu trách nhiệm thuê lao động bên ngoài cho Xí nghiệp. Mô hình tổ chức hoạt động sản xuất của XNXD 101 XNXD 101 Đội 5 Đội 4 Đội 3 Đội 2 Đội 1 ... Các giai đoạn thực hiện công trình xây dựng của Xí nghiệp được tiến hành tuần tự theo các bước sau: - Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp - Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình (Bên A) - Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, Xí nghiệp tổ chức quá trình thi công tạo ra sản phẩm (công trình, hạng mục công trình). + San nền, giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, làm móng. + Tổ chức lao động, bố trí máy thi công, cung ứng vậtt ư. - Công trình được hoàn thành với sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công. - Bàn giao công trình hoàn thành và quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư. Sơ đồ quy trình công nghệ xây lắp Mua vật tư, tổ chức nhân công Nhận thầu Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình Lập kế hoạch thi công Phần II Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại XNXD 101 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại XNXD 101 Từ trước 01/01/1995, do Công ty cấp trên tức là Công ty xây dựng số 1 tổ chức công tác hạch toán kế toán theo mô hình phân tán nghĩa là mỗi Xí nghiệp, mỗi đội trực thuộc Công ty có một bộ máy kế toán hạch toán riêng. Bộ máy kế toán tại đơn vị cơ sở như XNXD 101 thực hiện công việc kế toán từ thu thập chứng từ, xử lý và hoàn thiện kịp thời các báo cáo làm cơ sở cho kế toán Công ty tổng hợp lập báo cáo chung toàn Công ty.Theo mô hình tổ chức này, Công ty xây dựng số 1 coi các đơn vị trực thuộc như là các phân xưởng sản xuất. Tại mỗi phân xưởng thực hiện công tác hạch toán kế toán phụ thuộc và có trách nhiệm tập hợp số liệu lên phòng kế toán của Công ty. Từ ngày 01/01/1995 trở lại đây Công ty xây dựng số 1 đã tiến hành tổ chức công tác hạch toán kế toán theo mô hình tập trung.Tuy nhiên, các Xí nghiệp với mô hình cơ cấu gọn nhẹ, với chức năng quản lý tài chính - kế toán trực tiếp cho Xí nghiệp, hạch toán xuất - nhập vật liệu, công cụ dụng cụ lao động, hạch toán TSCĐ tínhvà phân bổ chi phí sản xuất chung, ghi chép và theo dõi chi tiết vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất, giá trị dở dang của công trình tham gia sản xuất... bộ máy kế toán XNXD 101 có mô hình hoàn chỉnh, vừa độc lập vừa chịu sự kiểm soát của Công ty xây dựng số 1. XNXD 101 sẽ tổ chức hạch toán kế toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về số lỗ, lãi ở đơn vị mình. Hàng quý, xí nghiệp có trách nhiệm nộp các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị và cac báo cáo kiểm kê cho Công ty. Việc nộp thuế thu nhập doanh nghiệp của XNXD 101 được thực hiện qua Công ty xây dựng số 1. Các quỹ xí nghiệp như quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm…của XNXD 101 đều do Công ty trích lập và quản lý. Cũng như vậy, Nguồn vốn kinh doanh của XNXD 101 được sử dụng thông qua việc cấp vốn của Công ty xây dựng số 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty xây dựng số 1 Kế toán trưởng Kế toán tập hợp vật tư, TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán thu vốn theo dõi phòng TC-KH Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp Kế toán thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Kế toán tiền lương và cáckhoản thanh toán nội bộ Kế toán phó Kế toán các xí nghiệp, các đội trực thuộc Tổ chức kế toán XNXD 101 được xây dựng theo phương thức tập trung. Phương thức tổ chức kế toán tập trung tại XNXD 101 là hợp lý và đúng đắn. Nó phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị cũng như đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung thống nhất của trưởng phòng kế toán và sự lãnh đạo kịp thời sát sao của lãnh đạo Xí nghiệp. Phương thức kế toán này còn đảm bảo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, học hỏi lẫn nhau và tạo điều kiện cho việc chuyên môn hoá công việc kế toán đối với các nhân viên kế toán. Bộ máy kế toán của XNXD 101 được xây dựng theo mô hình trực tuyến, tức là nhân viên của phòng kế toán đều do trưởng phòng kế toán trực tiếp lãnh đạo. Phòng kế toán tại XNXD 101 gồm 6 nhân viên đứng đầu là trưởng phòng kế toán. - Trưởng phòng kế toán là người có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có khả năng tổ chức và lãnh đạo công tác kế toán .Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm về các công tác kế toán, tài chính của Xí nghiệp, có nhiệm vụ phân công công việc hợp lý, khoa học cho các kế toán viên và giám sát việc thực hiện công việc trong phòng kế toán. Ngoài ra trưởng phòng kế toán còn chịu trách nhiệm trước kế toán Công ty về hoạt động tài chính của đơn vị. Trưởng phòng kế toán tại XNXD 101 phụ trách công tác kế toán chung và thực hiện công tác kế toán chi phí giá thành, lên các báo cáo kế toán cuối kỳ (bao gồm cả các báo cáo quản trị). Kế toán thanh toán: có trách nhiệm theo dõi, ghi chép tổng hợp, đối chiếu tình hình thanh toán với người bán, khách hàng, và Công ty cấp trên. Kế toán tiền lương có trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán tổng hợp và đối chiếu các bảng chấm công, tính ra tiền lương phải trả, các chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động và tình hình thanh toán lương cho người lao động. Kế toán thuế: theo dõi, ghi chép, tính toán, tổng hợp và đối chiếu các khoản thuế được khấu trừ và phải nộp nhà nước. Kế toán vật tư: theo dõi ghi chép, tính toán, tổng hợp và đối chiếu tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lao động và các khoản chưa trả người bán. Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và theo dõi tình hình quỹ tiền mặt của Xí nghiệp. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại XNXD 101 Kế toán trưởng kiêm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán Kế toán thuế Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán vật tư Bộ máy kế toán là một phòng chức năng của XNXD 101 việc xây dựng kế hoạch bộ máy kế toán tập trung theo mô hình trực tuyến là hoàn toàn hợp lý. Nếu như bộ máy quản lý chung của Xí nghiệp phải xây dựng theo mô hình trực tuyến - chức năng để vừa đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất vừa đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý nhiều mặt của Xí nghiệp thì bộ máy kế toán đòi hỏi phải tập trung hoàn toàn. Do đặc điểm của công việc kế toán là có sự đối chiếu giữa các mảng, các phần hành cho nên nếu thiếu sự tập trung công việc sẽ rất khó khăn. 2.Vấn đề vận dụng các chế độ kế toán hiện hành tại XNXD 101 a. Chế độ chứng từ - Hiện nay, XNXD 101 sử dụng bộ chứng từ do Vụ chế độ kế toán, Bộ tài chính ban hành thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1996 Với đặc thù là ngành xây dựng cơ bản, XNXD 101 sử dụng các loại chứng từ sau làm chứng từ bên trong (do Xí nghiệp thực hiện): Phần lao động tiền lương - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Phiếu xác nhận công việc hoàn thành - Phiếu báo làm thêm giờ - Hợp đồng giao khoán - Biên bản điều tra tai nạn lao động Phần vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận ở nội bộ - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Thẻ kho - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Biên bản kiểm kê vật tư Phần tiền mặt: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Bảng kiểm kê quỹ Phần TSCĐ: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Thẻ TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Một số loại chứng từ khác: - Hợp đồng giao thầu - Hoá đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành - Hợp đồng kinh tế Với tư cách là một khách hàng của nhiều đơn vị, XNXD 101 tiếp nhận các loại chứng từ bên ngoài, bao gồm: - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn giá trị gia tăng - Hoá đơn tiền điện - Hoá đơn tiền nước - Hoá đơn tiền điện thoại b. Chế độ Tài khoản XNXD 101 sử dụng hệ thống Tài khoản được quy định thống nhất theo Quyết định số 1141 (1/11/1995) (QĐ - BTC). Tuy nhiên do đặc điểm của ngành xây lắp và là một đơn vị nhà nước nên hệ thống tài khoản có một vài điểm khác biệt. XNXD 101 không sử dụng TK 112 " Tiền gửi ngân hàng" do mọi giao dịch của XNXD 101 với ngân hàng đều không thông qua Công ty cấp trên (Công ty xây dựng số 1). Trên thực tế, XNXD 101 nhận kinh phí, vốn, trả tiền cho người bán thông qua Công ty cấp trên. Xí nghiệp chỉ trực tiếp dùng tiền mặt để trả lương công nhân viên và thực hiện một số giao dịch quy mô nhỏ. Tài khoản tạm ứng TK 141 được chia thành 3 tiểu khoản để dễ quản lý, ghi chép. + TK 1411 - Tạm ứng bằng séc + TK 1412 - Tạm ứng bằng tiền mặt + TK 1413 - Tạm ứng bằng chứng từ +TK 1414 - Các khoản nhận nợ, báo nợ Để dễ dàng quản lý máy móc thiết bị với nhiều nguồn khác nhau, XNXD 101 đã sử dụng các Tài khoản 2113 - máy móc thiết bị, trong đó: + TK 211301: Từ vốn ngân sách đang dùng + TK 211371: Từ vốn tự bổ sung của máy móc thi công đang dùng + TK 211391: Vốn khác của máy móc thi công đang dùng TK 2115 - Thiết bị dụng cụ quản lý được chi tiết : + TK 211571: Từ vốn tự bổ sung của thiết bị dụng cụ quản lý đang cần dùng + TK 211591:Từ vốn khác thiết bị dụng cụ quản lý đang dùng Theo đó các TK hao mòn TSCĐ cũng được chi tiết theo cụ thể như sau: * TK 21413: Hao mòn máy móc thiết bị + TK 2141301: Hao mòn máy móc thiết bị vốn ngân sách đang dùng + TK 2141391: Hao mòn máy móc thiết bị thi công * Hao mòn thiết bị dụng cụ quản lý TK 21415 + TK 2141 571: Hao mòn vốn tự bổ sung dụng cụ quản lý đang cần dùng + TK 2141591: Hao mòn thiết bị văn phòng Trong TK vay ngắn hạn TK 311, Xí nghiệp chi tiết tiểu khoản TK 3118 - vay ngắn hạn của cán bộ TK phải trả cho người bán TK 331 được chi tiết thêm tiểu khoản TK 3311 - Phải trả cho khách hàng TK phải trả nội bộ TK 336 là TK đặc thù của XNXD 101 vì Xí nghiệp là đơn vị thành viên phụ thuộc vào Công ty cấp trên. TK 3362: Phải trả về giá trị khối lượng xây lắp và nhận khoán nội bộ. TK 3368: Phải trả nội bộ khác. Trên thực tế, tại XNXD 101 không sử dụng TK 136 - Tài khoản phải thu nội bộ do mọi khoản phải thu nội bộ nhận của Công ty cấp trên và thu của đơn vị cùng cấp khác) được hạch toán trực tiếp trên TK 336 của đơn vị. Do là một đơn vị xây lắp XNXD 101 có sử dụng TK 623 - chi phí máy thi công. Tài khoản giá vốn hàng bán TK 632 tại đơn vị XNXD 101 được chi tiết như sau: TK 6321: Giá vốn hàng bán TK 6322: Giá vốn thành phẩm, sản phẩm xây lắp TK 63221: Giá vốn sản phẩm xây lắp Vấn đề tổ chức hạch toán vào các tài khoản sử dụng tại XNXD 101 được thực hiện theo đúng các nguyên lý và nguyên tắc kế toán, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn và thể hiện bản chất của kế toán. XNXD 101 không sử dụng các TK loại 4 trừ TK 421 do các quỹ xí nghiệp Công ty xây dựng số1đều quản lý. XNXD 101 cũng không sử dụng TK 642 do chi phí quản ký xí nghiệp được tập hợp trên TK 627. c. Chế độ sổ sách. XNXD 101 lựa chọn và sử dụng các loại sổ sách theo quy định chung do Bộ tài chính ban hành và dựa theo đặc thù ngành xây lắp, sổ sách kế toán được Xí nghiệp sử dụng với quy trình vào sổ như sau: Phần TSCĐ: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ và biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán ghi thẻ TSCĐ và sổ chi tiết TSCĐ. Mỗi TSCĐ được ghi vào 01 thẻ TSCĐ và 01 dòng trên sổ chi tiết TSCĐ. Các chứng từ này cũng được làm căn cứ để ghi sổ cái TK 211. Định kỳ hàng tháng, kế toán Xí nghiệp tính và lập ra Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Từ bảng phân bổ ghi vào sổ chi tiết và sổ cái TK 623 - Chi phí máy thi công. Phần tiền mặt Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ quản lý việc thu - chi - tồn quỹ bằng cách ghi sổ quỹ và tuỳ mục đích sử dụng tiền (trả lương, thanh toán với nhà cung cấp...) kế toán của từng phần hành sẽ ghi sổ cho phần hành đó. Phần lao động - tiền lương Ngày cuối tháng, XNXD 101 kiểm tra khối lượng công việc của người lao động về mặt khối lượng và giá cả để làm căn cứ tính lương. Đơn giá lương là đơn giá thoả thuận giữa chủ nhiệm công trình và người lao động. Đối với lao động trong biên chế, chứng từ làm căn cứ tính lương là hợp đồng giao khoán kèm bảng nghiệm thu công việc hoàn thành, Bảng chấm công. Đối với lao động Xí nghiệp thuê ngoài chứng từ gồm có Hợp đồng lao động, Hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán khối lượng, Bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành là cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và bảng phân tích tiền lương. Bảng phân tích tiền lương lập cho từng đối tượng là các công trình bao gồm các nội dung: lương của công nhân trong biên chế, công nhân thuê ngoài, lương thời gian, lương sản phẩm và đối tượng sử dụng trực tiếp hay gián tiếp. Căn cứ vào Bảng thanh toán lương của các đối tượng kế toán Xí nghiệp tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ tính vào chi phí theo đúng chế độ và vào bảng phân bổ tiền lương. Chi phí nhân công trực tiếp phản ánh trên bảng phân bổ lương sẽ được kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung sau đó vào sổ cái TK 622 và các tài khoản khác có liên quan. Bảng phân bổ tiền lương, Bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ là những căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết cho TK 622 Phần vật tư Về mặt chi tiết vật liệu, ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu về mặt số lượng. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại nguyên vật liệu, vật liệu để tiện ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ để thủ kho tiến hành ghi thẻ kho là các phiếu nhập, xuất vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ mức dư theo từng kho (kho công trình và kho chung của Xí nghiệp) sử dụng cho cả năm trong đó ghi số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại nguyên, vật liệu theo chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Định kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu chứng từ với thẻ kho và xác nhận vào thẻ kho. Từ chứng từ ban đầu là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất vật tư theo hạn mức kế toán lập bảng chi tiết nhập, xuất vật tư theo từng tháng đối với từng công trình khác nhau. Bảng chi tiết nhập, xuất vật tư cho biết các thông tin nhập, xuất vật tư theo từng chứng từ và từng loại vật tư. Cuối tháng trên số liệu Bảng chi tiết nhập, xuất vật tư kế toán lập bảng tổng hợp, xuất vật tư. Số liệu trên Bảng tổng hợp này được tổng hợp theo 2 tài khoản TK 152, TK 153 và tổng hợp theo từng công trình. Cuối tháng kế toán lập Bảng lỹ kế nhập - xuất - tồn vật tư dựa trên số liệu của các Bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư về mặt giá trị. Bảng lỹ kế nhập - xuất - tồn vật tư là cơ sở để kế toán đối chiếu số dư nguyên vật liệu trên sổ số dư của kế toán vật tư. Về mặt tổng hợp căn cứ vào các chứng từ ban đầu của vật tư, kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo đúng Bản chất. Từ đó tiến hành ghi sổ cái TK 152, TK153 và các Tài Khoản khác có liên quan. Thanh toán với nhà cung cấp: Đây là phần việc gắn liền với kế toán phần hành vật tư do các nhà cung cấp ở đây chủ yếu là các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Dựa trên các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán lập bảng chi tiết thanh toán với người bán theo từng công trình. Đây chính là cơ sở để kế toán lên Bảng tổng hợp thanh toán với người bán vào cuối tháng, ghi theo từng công trình và tổng hợp theo từng nhà cung cấp. Cũng từ các chứng từ ban đầu, kế toán phản ánh vào sổ nhật ký chung và vào sổ chi tiết thanh toán với người bán cũng như sổ cái TK 331. Phần chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp: Sổ cái TK 621 là sổ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được ghi theo từng chứng từ. Sổ cái và sổ chi tiết TK 622, TK 623 là sổ theo dõi hai loại chi phí: chi phí nhân công trực tiếp và chi phí máy thi công. (Quy trình vào sổ các TK 621, TK 622, TK 623 đã được trình bày trong các phần trước). Riêng chi phí sản xuất chung được kế toán quản lý bằng cách ghi sổ cái và sổ chi tiết của từng loại chi phí sản xuất chung: - TK 6271: phản ánh tiền lương nhân viên quản lý đội - TK 6272: chi phí vật liệu - TK 6273: chi phí dụng cụ sản xuất - TK 6274: chi phí khấu hao TSCĐ không phải máy thi công ở các đội - TK 6277: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6278: chi phí bằng tiền khác dùng cho quản lý đội sản xuất. Quy trình ghi sổ các tài khoản này được tiến hành như quy trình ghi sổ các tài khoản TK 621, TK 622 ở trên. Cuối tháng từ các sổ chi tiết chi phí sản xuất kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất trong từng tháng của từng công trình, hạng mục công trình theo 4 khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất của từng công trình cũng được luỹ kế theo từng quý và theo từng năm. Sổ cái TK 154 theo dõi việc kết chuyển chi phí sản xuất từ các TK 621,TK 622, TK 623, TK 627 và kết chuyển giá trị công trình khi công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư. Sổ chi tiết TK 154 sẽ theo dõi riêng cho từng công trình. Nó tập hợp giá trị dở dang của công trình. Sổ chi tiết TK 154 sẽ khoá lại khi toàn bộ giá trị công trình được kết chuyển (công trình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu tư). Cuối kỳ, sau khi xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang, từ đó tính được giá thành thực tế của khối lượng xây lắp hình thành trong kỳ, kế toán phản ánh thông qua nhật ký chung và lập bảng tổng hợp chi phí của sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. d. Chế độ báo cáo kế toán Theo quy định nhà nước, XNXD 101 hàng quý lập các báo cáo, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Phần I: Lổ - lãi) và lập các Bảng thuyết minh các báo cáo tài chính. Xí nghiệp không lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra theo yêu cầu quản trị và do đặc thù sản xuất của đơn vị, XNXD 101 còn lập 3 loại báo cáo khác nữa là: Báo cáo chi tiêu tài chính, báo cáo giá trị sản xuất kinh doanh và doanh thu, Báo cáo tổng hợp chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp. Các báo cáo này được lập và trình lãnh đạo Xí nghiệp và Công ty cấp trên ( Công ty xây dựng 101) hàng quý và hàng năm. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng chi tiết chứng từ Sổ quỹ Thẻ kho Nhật ký chung Bảng tổnh hợ._.