Công tác hạch toán kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

để phát huy hết nội lực của mình. Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là một trong những đơn vị như thế. Trong hệ thống hạch toán kế toán việc hạch toán kế toán là một bộ phận không thể thiếu được trong công cụ quản lý của doanh nghiệp, là một hệ thống quan trọng trong việc quản lý kinh tế, tài chính. Có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính kế toán đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông thoáng có ích cho các quyết định kinh tế. Qua thời gian thực tập tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội được sự giúp đỡ của cô trong phòng kế toán và các thầy cô giáo đặc biệt là cô Nguyễn Quỳnh Châu cộng với kiến thức mà em đã được truyền đạt trong 3 năm học tại trường. Em đã cố gắng đưa ra những vấn đề cơ bản nhất của phương thức hạch toán tổng hợp tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. Phương thức hạch toán được xây dựng trên yêu cầu quản lý tài chính của Công ty và những chuẩn mực của kế toán Việt Nam. Báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm 3 phần: Phần I: Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Phần III: Một số kiến nghị - giải pháp. Kết luận. Do thời gian thực tập còn hạn chế nên báo cáo thực tập không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các cô chú trong công ty. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2003 Sinh viên Vũ Đại Phần I Một số đặc điểm về Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Chương I: Đặc điểm về công ty I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thực hiện chủ trương của nhà nước về quản lý vật tư theo ngành, ngày 25/11/1974 Hội đồng chính phủ ra quyết định số 254/CP chuyển chức năng quản lý và cung ứng than từ Bộ Vật tư qua Bộ Điện - Than. Ngày 9/12/1974, Bộ Điện than ra quyết định số 1878/ĐT-QLKT chính thức thành lập Công ty lấy tên là "Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội". Do yêu cầu hoạt động kinh doanh và để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Công ty trong từng thời kỳ, Công ty đã nhiều lần thay đổi tên gọi khác nhau, cụ thể: - Từ khi thành lập 1978 lấy tên là Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội, trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than, Bộ Điện - Than. - Từ 1979-1981: Đổi tên thành "Công ty quản lý và phân phối than", Bộ Điện than sau đó thuộc Bộ Mỏ - Than. - Từ 1982-1993: Đổi tên thành "Công ty cung ứng than Hà Nội" trực thuộc Tổng công ty cung ứng than, Bộ Mỏ - Than, sau đó chuyển sang Bộ năng lượng quản lý. - Từ 30/6/1993, theo chủ trương của nhà nước cơ cấu lại doanh nghiệp nhà nước, Bộ Năng lượng đã ban hành quyết định số 448/NL-TCCB-LĐ, cơ cấu lại Công ty và đổi tên thành "Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội". - Từ ngày 1/4/1995 đến nay Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội trở thành một Công ty trực thuộc Công ty kinh doanh và chế biến than miền Bắc (theo quyết định số 563/TTg của Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Tổng Công ty than Việt Nam). Sau gần 30 năm hoạt động Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội đã tạo dựng được cho mình một vị thế trên thị trường. Bằng sự nỗ lực và phấn đấu của toàn bộ tập thể cán bộ CNV trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh nghiên cứu nắm bắt thị trường Công ty đã không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, hạ giá thành dịch vụ hoàn hảo… củng cố và ngày càng nâng cao uy tín của Công ty, đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thoả đáng cho cán bộ công nhân viên. Hiện nay tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty rất ổn định và có chiều hướng phát triển tương đối thuận lợi. II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và chức năng của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Trong thời kỳ bao cấp, Công ty thực hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt hàng và cung ứng than theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước trên phạm vi thành phố Hà Nội và các tỉnh phụ cận. Thời kỳ này, Công ty chỉ biết chấp hành yêu cầu của cấp trên trong mối quan hệ ngành dọc chặt chẽ, cơ chế cấp phát giao nộp, chi hết, thu đủ đã khiến công ty thờ ơ với giá cả và lợi nhuận. Khi nền kinh tế chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự tham gia quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nước theo định hướng XHCN công ty được giao quyền chủ động, đã tự chủ trong kinh doanh, hoạt động trong điều kiện kích thích của thị trường với mục tiêu là phải có lợi nhuận. Thực tế, do có sự cách trở về vị trí địa lý, do hạn chế về khả năng tài chính hay do một số nguyên nhân khách quan khác mà người mua không mua trực tiếp được tại nơi sản xuất, còn người bán không thể bán tới tận tay người tiêu thụ. Trong nền kinh tế thị trường có khi mua và có bán cũng có bộ phận chuyên mua và chuyên bán hàng hoá trên thị trường đó là thương mại. Đối với Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội cũng vậy, chuyên hoạt động mua than ở mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than. Mặt khác, Công ty còn phải chế biến than có tiêu chuẩn kỹ thuật phù ợp với công nghệ sản xuất của các hộ tiêu dùng than. Như vậy hoạt động của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội không phải là hoạt động thương mại đơn thuần, mà còn là hoạt động có tính sản xuất. Ngoài chức năng kinh doanh than ở Mỏ, ngành còn giao nhiệm vụ tiêu thụ than cho mỏ bởi lẽ Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội nằm trong dây chuyền sản xuất và tiêu thụ than của ngành than. Điều đó có nghĩa Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội hoạt động vừa mang tính thương mại, vừa mang tính phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành. Như vậy, lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh và chế biến than, đây cũng là một lĩnh vực lớn đầy tiềm năng. Bởi vì than là một nguyên liệu truyền thống được sử dụng nhiều nhất tại cơ sở sản xuất do ưu điểm của nó là chi phí thấp. Điều này mở ra cho Công ty nhiều cơ hội kinh doanh, nhưng đồng thời cũng phải đương đầu với nhiều thách thức đến từ sự cạnh tranh của các sản phẩm thay thế than như khí đốt, điện, xăng dầu… đòi hỏi ở công ty một sự nhanh nhạy, khéo léo và niềm tin vào khả năng của mình để đứng vững và phát triển. III. Nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội 1. Nhiệm vụ của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm, sáu tháng, quý về sản xuất kinh doanh theo sự chỉ đạo của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội và tuân thủ đúng pháp luật của nhà nước. - Quản lý, khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, đặc biệt là nguồn vốn do ngân sách cấp. - Thực hiện đầy đủ các cam kết của hợp đồng nói chung (hợp đồng mua, hợp đồng bán, vận chuyển v.v..). Quản lý và sử dụng lao động theo đúng pháp luật của Nhà nước ban hành, theo phân cấp thoả ước lao động tập thể của Công ty kinh doanh và chế biến than miền Bắc. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước và cấp trên. - Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải lập báo cáo quyết toán tài chính và chuyển toàn bộ thành phần lợi nhuận còn lại lên Công ty kinh doanh và chế biến than miền Bắc sau khi đã thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nước. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội - Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý kinh tế theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, thực hiện theo cơ chế quảnlý theo chế độ một thủ trưởng, trong đó giám đốc là người quản lý cấp cao nhất, là người đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Công ty có Phó giám đốc giúp việc, phó giám đốc có trách nhiệm tham gia lãnh đạo chung và được Giám đốc phân công điều hành những lĩnh vực công việc của mình, được Giám đốc điều các công việc cụ thể. Ban giám đốc gồm Giám đốc, các phó giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc. Các phòng ban, đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực công việc của mình, đồng thời phối hợp với nhau thực hiện hoạt động của Công ty và chịu sự kiểm soát của Ban giám đốc. Sơ đồ tổ chức bộ máy tổ chức quản lý của công ty Giám đốc Các P. giám đốc Giám đốc Giám đốc Phòng TC-HC Phòng KT Phòng KH - KD Tram CB và KD than Giáp Nhị Tram CB và KD than Giáp Nhị Tram CB và KD than Giáp Nhị Tram CB và KD than Vĩnh Tuy Tram CB và KD than Cổ Loa Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2 Ban giám đốc: Gồm Giám đốc và các phó giám đốc - Giám đốc là người đứng đầu công ty, có toàn quyền điều hành, quyết định hoạt động của công ty. - Phó giám đốc: Do Giám đốc Công ty lựa chọn và đề nghị cấp trên bổ nhiệm. Phó giám đốc phụ trách một số lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Phó giám đốc giúp việc, tham mưu cho giám đốc về các vấn đề chuyên môn. Được giao phụ trách và chỉ đạo chung hoạt động kinh doanh bao gồm: - Tiến hành các công tác quản lý thị trường, tổ chức điều tra nắm bắt diễn biến tình hình hoạt động trên địa bàn kinh doanh. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh. - Quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Điều phối, đảm bảo nguồn hàng cho các trạm. * Các phòng ban chức năng. + Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty, tổ chức kinh doanh và cung ứng than cho toàn bộ mạng lưới của công ty. Giúp ban Giám đốc nghiên cứu thị trường, tìm đối tác liên doanh liên kết mở rộng thị trường. Căn cứ vào kế hoạch sản lượng, khả năng dự trữ, đơn xin hàng của các trạm từ đó điều động phương tiện vận tải cung ứng hàng hoá cho toàn bộ mạng lưới tiêu thụ đảm bảo đủ số lượng, chủng loại và kịp thời theo yêu cầu của các trạm, phòng kinh doanh còn có trách nhiệm tổ chức việc bán hàng, kiểm tra việc thực hiện các nội quy bán hàng của các trạm về giá cả, chất lượng. + Phòng kế toán: Với chức năng cơ bản là hạch toán quản lý vốn và tài sản của nhà nước giao, phòng kế toán có trách nhiệm chỉ đạo lập chứng từ ban đầu, lập sổ sách đối với trạm và cửa hàng, tập hợp chứng từ của các trạm và tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty theo đúng quy định của cấp trên và đúng chế độ kế toán của Nhà nước. Việc tổ chức một mạng lưới hạch toán thống nhất từ công ty đã giúp phòng kế toán quản lý vốn, hàng hoá và tài sản một cách hiệu quả. Đồng thời chỉ đạo quản lý công nợ, thu hồi công nợ không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu. Cùng tham gia với phòng kinh doanh để dự thảo các hợp đồng kinh tế mua bán, bốc xếp, vận chuyển than, xây dựng giá và lập kế hoạch chi phí giao hàng. - Phòng tổ chức - hành chính: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức nhân sự và quản lý cán bộ, công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ, y tế, các công tác liên quan tới đảm bảo an ninh, quan hệ địa phương, đoàn thể và các tổ chức xã hội khác. Chăm lo đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên, tham mưu Ban giám đốc để xây dựng và ban hành cơ chế quản lý trong nội bộ công ty. * Bốn trạm kinh doanh và chế biến than đóng ở Cổ Loa, Ô Cách, Giáp Nhị và Vĩnh Tuy. Các trạm này là nơi tổ chức thực hiện tiếp nhận than, chế biến than và quản lý kho cũng như các tài sản được công ty giao để sử dụng. Trạm trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua bán, chế biến, vận chuyển than theo kế hoạch của Công ty giao. Mọi hoạt động trong công ty đều có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng có mối liên hệ mật thiết với bộ phận khác tạo thành một hệ thống, đảm bảo cho quá trình kinh doanh tiến hành nhịp nhàng cân đối, có hiệu quả. Chương II Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán của công ty I. Công tác tổ chức kế toán của công ty Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội tổ chức công tác tài chính kế toán theo loại hình kế toán tập trung. Toàn Công ty có một phòng kế toán duy nhất là nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, lập báo cáo kế toán theo quy định chung. Các trạm trực thuộc không có phòng kế toán, chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu. Bộ máy kế toán của công ty được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hàng bán và kế toán thanh toán tiền hàng Bộ phận kế toán quỹ Bộ phận kế toán TSCĐ Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hàng mua và kế toán hàng tồn kho Nhân viên kế toán ở các trạm Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy tài chính của công ty, là người chịu phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Bộ phận kế toán bán hàng và hàng tồn kho: thu nhập các chứng từ về hàng mua và có nhiệm vụ theo dõi chi tiết cấu thành nên giá vốn hàng mua, chi tiết cho từng loại hàng và nguồn hàng. Từ đó, tổ chức được kế toán mua hàng vào các sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại, số lượng, đơn giá và giá trị. Đồng thời kế toán còn có nhiệm vụ theo dõi hàng nhập, xuất tồn của các trạm vào sổ tổng hợp xuất, nhập, tồn (vào sổ chi tiết tên bảng kê số 8). - Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng: Thu thập các hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ cho việc tính toán và xác định kết quả, theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua của các trạm kinh doanh, theo dõi việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ của khách hàng, thanh toán lương và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. - Bộ phận kế toán quỹ: Tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi vào sổ quỹ. - Bộ phận kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị của TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm di chuyển TSCĐ, tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao của TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các sổ kế toán và các chứng từ ban đầu về mua hàng, bán hàng, thu chi tiền mặt vào các sổ chi tiết. Tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh. Sau đó, phân bổ các chi phí đó đúng nguyên tắc và lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán. - Nhân viên trạm: Nhân viên kế toán trạm được viết hoá đơn bán hàng cho khách hàng, thu tiền và lập báo cáo chứng từ ban đầu, kế toán trạm phải mở đầy đủ các sổ sách để theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh hàng ngày của các trạm. II. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán tài chính của công ty Phòng Kế toán tài chính là một phòng nghiệp vụ chuyên môn, tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo công tác quản lý kinh tế, tài chính. Ngoài ra, còn là tổ chức cung cấp những số liệu chính xác, trung thực cần thiết cho cơ quan cấp trên, phân tích kinh tế tài chính trong nội bộ, giúp giám đốc đưa ra những phương án tối ưu nhằm thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh. III. Hình thức kế toán và trình tự ghi sổ Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập với mô hình kế toán tập trung, bộ phận kế toán chịu sự kiểm tra giám sát của giám đốc. Hình thức kế toán được áp dụng trong công ty là hình thức nhật ký chứng từ hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ có liên quan, kế toán tổ chức kiểm tra, hạch toán và xử lý để đưa ra các thông tin tài chính kế toán tổng hợp, chi tiết, đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty. Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc và bảng phân bổ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán IV. Phương pháp kế toán hàng tồn kho Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. V. Đối với công việc tính thuế Công ty thực hiện tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Phần II Thực trạng công tác hạch toán kế toán ở Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội I. Kế toán NVL - CCDC Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất - kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ do vật liệu có nhiều thứ, nhiều loại và thường xuyên biến động nên việc hạch toán vật liệu phải căn cứ vào vai trò tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. + Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị… phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. + Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh than, củi, xăng dầu, hơi đốt… + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… + Vật liệ và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. 1. Hạch toán vật liệu: Đối với các trạm chế biến than, vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong các yếu tố chi phí đầu vào. - Trong quá trình sản xuất, vật liệu đóng vai trò làm đối tượng sản xuất, công cụ dụng cụ đóng vai trò làm tư liệu sản xuất. Chính vì thế vật liệu và công cụ dụng cụ là hai yếu tố cơ bản để hình thành sản phẩm. Do đặc điểm, nhiệm vụ của công ty là kinh doanh và chế biến nên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng ở công ty không nhiều. Vật liệu sử dụng cho quá trình chế biến của công ty là không có, công ty chỉ hàng hoá (than), sau đó sử dụng các công cụ dụng cụ và TSCĐ để chế biến. Các công cụ dụng cụ bao gồm: Máy sàng than, máy nghiền than, máy trộn than. Mặt khác công ty có sử dụng một số loại vật liệu xăng, dầu phục vụ cho các xe ô tô và xe tải của công ty. Nguồn nhập vật liệu của công ty chủ yếu là ở cây xăng số 63, Công ty xăng dầu Hà Nội. Nguồn nhập công cụ dụng cụ chủ yếu là ở Công ty TNHH Hữu Hưng. Do đặc điểm của vật liệu dùng cho vận tải nên vật liệu cấp cho chủ xe để sử dụng ngay, không nhập qua kho nên quy trình luân chuyển chứng từ bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán Giấy thanh toán tiền tạmứng Biên bản quyết toán xăng dầu Phiếu cấp nhiên liệu Hoá đơn thanh toán tiền mua xăng dầu Ghi hàng ngày Vật liệu ở Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội cấp phát cho các xe là do quyết định của phòng tổ chức hành chính. Sau khi đã được cấp trên duyệt. Phòng Tổ chức hành chính luôn cấp phát theo đúng kế hoạch đảm bảo việc sử dụng vật liệu có hiệu quả. Số tiền vật liệu là số tiền mà phòng tổ chức hành chính tạm ứng, hàng ngày các chủ xe nộp lại hoá đơn thanh toán tiền mua xăng dầu cho phòng tổ chức hành chính vào giấy đề nghị thanh toán cho phòng kế toán. Sau khi giám đốc phòng kế toán xem xét và đồng ý thanh toán, sau đó sẽ lập giá thanh toán tạm ứng xăng, dầu để thanh toán cho phòng tổ chức hành chính. 2. Kế toán chi tiết vật liệu Các chứng từ liên quan đến việc hạch toán vật liệu bao gồm: - Hoá đơn thanh toán tiền mua xăng, dầu - Phiếu cấp nhiên liệu - Biên bản quyết toán xăng dầu Hoá đơn Ngày 6/9/2002 Số 237 - Đơn vị (cá nhân) mua hàng: Ông Vũ Công Bình - Loại hàng: xăng A92 - Đơn vị: Xăng A92 - Đơn vị (cá nhân) bán hàng: Công ty xăng dầu Hà Nội STT Tên xăng Đơn vị tính Số lượng Thành tiền 1 A92 lít 10 50.000 Cộng 10 50.000 VAT: 10% = 5.000 ồ = 55.000 Bằng chữ: Năm mươi lăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Phòng tổ chức hành chính Phiếu cấp nhiên liệu ô tô Số 005 Hà Nội, ngày 6/9/2002 Cấp cho ông: Vũ Công Bình Lái xe số: 90 Xăng A92: 200 lít Lĩnh tại cửa hàng xăng dầu số 63, Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội . Người lập phiếu Người lĩnh nhiên liệu Phòng TCHC Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn xếp vào TSCĐ do đó có đặc điểm như TSCĐ tuy nhiên công cụ dụng cụ được hạch toán như nguyên vật liệu. Để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập xuất công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 153 - "Công cụ - dụng cụ" Quá trình hạch toán thu mua, nhập xuất tương tự như nguyên vật liệu. 3. Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ - Vì Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội không nhập vật liệu phục vụ cho chế biến mà chỉ sử dụng CCDC nên công ty không có các bảng NKCT số 5, số 6, bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2. Từ NKCT số 1 và NKCT số 7 có thể rút ra được các nghiệp vụ mua CCDC trong tháng 9/2002. Kế toán ghi: Nợ TK 641: 1.309.500 Có TK153: 1.309.500 4. Những biện pháp của kế toán nhằm kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật liệu và CCDC Việc quản lý vật liệu và CCDC ở Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội luôn là việc được quan tâm chú ý bởi cả công ty cần phải sử dụng những yếu tố đó một cách tiết kiệm, hợp lý cũng chỉ là nhằm tiết kiệm nguồn vốn. Hiện nay, nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty vẫn là một vấn đề khó khắc phục. Vật liệu và CCDC sau khi mua về luôn được kiểm tra chất lượng cẩn thận, các thủ tục thanh toán tiền mua vật liệu, CCDC luôn được giám sát chặt chẽ, tránh sơ hở. II. Kế toán TSCĐ và chi phí khấu hao TSCĐ 1. Đánh giá TSCĐ và phương pháp hạch toán TSCĐ 1.1. Đánh giá TSCĐ Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Khác với đối tượng lao động, TSCĐ tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Theo quy định của Bộ Tài chính những tài sản được xếp loại TSCĐ phải đảm bảo đựoc hai điều kiện sau đây: - Giá trị từ 5.000.000đ trở lên - Thời gian sử dụng từ 5 năm trở lên Tài sản cố định của công ty bao gồm: máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ quản lý, nhà cửa vật kiến trúc. Đánh giá TSCĐ là xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ, TSCĐ đánh giá lần đầu có thể đánh giá lại trong quá trình sản xuất kinh doanh. * Nguyên giá TSCĐ: Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc xây dựng mua sắm TSCĐ kể cả chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử và các chi phí hợp lý cần thiết khác trước khi sử dụng. - Cách xác định nguyên giá TSCĐ sẽ được xác định khác nhau cụ thể: + TSCĐ mua sắm (bao gồm cả mua mới và cũ) nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với các phí tổn trước khi dùng (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử…) trừ đi các khoản giảm giá (nếu có). + Đối với TSCĐ xây dựng: nguyên giá do xây dựng cơ bản hoàn thành là giá thực tế của công trình xây dựng cơ bản cộng với các chi phí liên quan. + Đối với TSCĐ nhận góp vốn liên doanh: nguyên giá TSCĐ nhận góp vốn liên doanh là giá trị do hội đồng lao động đánh giá. + Đối với TSCĐ được cấp: nguyên giá TSCĐ được cấp là giá trị ghi trên sổ sách của đơn vị cấp cộng với chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử… + Đối với TSCĐ được tặng, biếu: nguyên giá TSCĐ được tặng, biếu là giá thị trường của những tài sản tương đương. - Thay đổi nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: + Xí nghiệp hay công ty đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của nhà nước. + Trang bị thêm, sửa chữa, tháo dỡ một số bộ phận TSCĐ. + Điều chỉnh lại do tính toán trước đây. * Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại. Giá trị còn lại của TSCĐ thực chất là vốn đầu tư cho việc mua sắm xây dựng TSCĐ cần phải tiếp tục thu hồi trong quá trình sử dụng TSCĐ. Giá trị còn lại của TSCĐ được xác định trên cơ sở nguyên giá TSCĐ và giá trị hao mòn của TSCĐ. = - 1.2. Phương pháp hạch toán Để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của TSCĐ các nghiệp vụ kế toán sử dụng: * Chứng từ, thủ tục kế toán + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ * Sổ sách kế toán: + Sổ theo dõi TSCĐ + Sổ cái TK 211 + Nhật ký chứng từ + Bảng phân bổ và tính khấu hao TSCĐ * Phân loại TSCĐ: TSCĐ có rất nhiều loại do vậy cần thiết phải phân bổ để thuận tiện cho việc quản lý: + Nhà cửa, vật kiến trúc: Những tài sản được hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào… + Máy móc thiết bị gồm toàn bộ máy móc thiết bị dùng cho sản xuất kinh doanh như máy móc thiết bị chuyên dùng, thiết bị công tác quản ls. + Phương tiện vận tải: đường thuỷ, đường bộ… + Thiết bị dụng cụ quản lý: gồm các thiết bị dụng cụ phục vụ quản lý như: Máy vi tính, máy fax… + TSCĐ phúc lợi: Sử dụng cho nhu cầu phúc lợi công cộng như: nhà văn hoá, nhà ăn, nhà nghỉ… * Tài khoản kế toán: Kế toán sử dụng tài khoản 211: "Tài sản cố định hữu hình" dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của TSCĐ hữu hình theo nguyên giá. - Kết cấu TK 211 Bên Nợ: Các nghiệp vụ làm tăng nguyên giá TSCĐ (mua sắm, xây dựng, cấp phát, bổ sung…) Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm nguyên giá TSCĐ (thanh lý, nhượng bán) Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có. * Trích lập một số nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định Trong quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ của công ty thường xuyên biến động. TSCĐ của công ty tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành… mọi trường hợp biến động tăng kế toán đều phải theo dõi và hạch toán chi tiết. - TSCĐ gồm 2 loại: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình Mỗi loại tài sản này đều có tính hữu hình khác nhau yêu cầu quản lý khác nhau, nên phải sử dụng các tài khoản cấp II khác nhau để phản ánh khấu hao TSCĐ. - Khấu hao TSCĐ là việc xác định tính toán phần giá trị hao mòn của TSCĐ để chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2. Kế toán TSCĐ và chi phí khấu hao TSCĐ ở Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh nên TSCĐ đóng vai trò không nhỏ trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, chính vì vậy việc tổ chức quản lý và sử dụng đòi hỏi hiệu quả cao nhất, công ty sử dụng các chứng từ sau để theo dõi TSCĐ. Mục tiêu kế toán lập biên bản giao nhận TSCĐ vào thẻ tài sản cố định và viết biên bản thanh lý TSCĐ, vào sổ chi tiết TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ khấu hao sổ chi tiết vào nhật ký chứng số 9 - sổ cái ở công ty có mẫu sổ biên bản TSCĐ như sau: Biên bản giao nhận tài sản cố định Ngày 10/9/2002 Căn cứ vào quyết định số 08 ngày 25/7/2002 của đơn vị về biên bản giao nhận tài sản cố định. Ban giao nhận gồm: ông Nguyễn Quốc Đạt Chức vụ: Trưởng phòng đại diện bên giao Bàn giao cho: ông Ngô Mạnh Quân. Chức vụ: Trưởng ban đại diện bên nhận. Địa điểm giao nhận: Tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Tên, ký hiệu, quy cách, phẩm chất Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Tính nguyên giá Hao mòn TSCĐ Giá mua Chi phí Nguyên giá Tỷ lệ hao mòn Số hao mòn Máy vi tính 10 Nhật 2000 2002 7.776.400 100.000 7.876.400 * Đối với TSCĐ giảm kế toán phải ghi rõ nguyên nhân và hạch toán chi tiết trong quá trình theo dõi TSCĐ biến động giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau trong đó chủ yếu là do nhượng bán, thanh lý. Coi như là chi phí và thu nhập bất thường. VD: Đối với thanh lý một ô tô nguyên giá là 210.000.000đ. Số hao mòn luỹ kế 29.037.625 đồng, chi phí thanh lý bằng tiền mặt 1.500.000đ. Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán ghi số tiền chi về thanh lý TSCĐ: Nợ TK 821: 1.500.000 Có TK111: 1.500.000 - Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ số 121 ngày 02/09/2002 kế toán ghi giảm TSCĐ. Nợ TK 821: 180.962.375 Nợ TK 214: 29.037.625 Có TK211: 210.000.000 Công ty KD và CB than miền Bắc Công ty KD và CB than Hà Nội Mẫu số 04-TSCĐ Ban hành theo quyết định số 1182-TC/QĐ/CĐKT Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 20-9-2002 Căn cứ vào quyết định số 07 ngày 18/6/2002 của Ban giám đốc Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội về việc thanh lý TSCĐ I. Ban thanh lý bao gồm: + Ông: Hoàng Việt Anh - Đại diện lãnh đạo + Bà: Đỗ Thị Mận - Kế toán trưởng + Ông: Nguyễn Văn Luyến - Uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên hàng - ô tô: Toyota Năm đưa vào sử dụng: 1999 Hao mòn: 29.037.625 đ Nguyên giá: 210.000.000đ III. Kết luận của ban thanh lý Ô tô đã cũ, hỏng phải thanh lý để đầu tư xe mới. Biên bản này được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho phòng kế toán, một bản giao cho nơi sử dụng TSCĐ quản lý. Ngày 20/09/2002 Trưởng ban thanh lý (ký tên) Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh vào bảng số, kế toán tổng hợp chi phí NKCT số 9. Nhật ký chứng từ số 9 Ghi Có TK 211 Tháng 9/2002 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 211 - ghi Nợ các TK Số Ngày tháng 214 821 Cộng có TK211 25/09 Trích khấu hao 29.037.625 Cộng 29.037.625 29.037.625 Kế toán ghi sổ (đã ký) Ngày 26/9/2002 Kế toán trưởng (đã ký) Căn cứ vào NKCT số 9, kế toán lập sổ cái TK 214 Sổ cái TK 214 -"Hao mòn TSCĐ" Số dư đầu năm Nợ Có 1030746394 STT Ghi Có các TK đối ứng Nợ với các TK này … Tháng 8 Tháng 9 … 211 1 Cộng số PS Nợ 2 Tổng số PS Có 11998095 3 Số dư cuối tháng Nợ Có 1114233204 3. Kế toán hao mòn và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ Công tác hạch toán khấu hao TSCĐ được tiến hành theo QĐ 166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Khấu hao TSCĐ là việc xác định tính toán phần giá trị hao mòn của TSCĐ là sự giảm giá của TSCĐ khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối tượng để tính khấu hao TSCĐ của công ty là TSCĐ sử dụng cho sản xuất chung, thiết kế thi công và quản lý TSCĐ trong công ty được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng: = = Nguyên giá = + Để phù hợp cho việc theo dõi hay điều chỉnh mức khấu hao hợp lý kế toán sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể của từng quý năm của TSCĐ. Số tiền trích của từng quý, năm có thể nhích lên hoặc giảm đi làm tròn số trích. Nếu số tiền trích khấu hao của TSCĐ có thể gần bằng, có thể hơn hoặc kém số phần trăm trích khấu hao của TSCĐ để sổ sách dễ nhìn và tính toán nhanh. 4. Phân bổ khấu hao TSCĐ Để phân biệt giữa các tài khoản công nợ nội bộ của công ty, đối với đơn vị cấp trên là Tổng công ty và các trạm hạch toán. Các khoản phải thu, phải trả nội bộ đối với Tổng công ty sử dụng tài khoản 136, 336 đối với các trạm. Sử dụng tài khoản 138, 335 tại các trạm khi đưa chi phí khấu hao TSCĐ ._.