Công tác Hạch toán kế toán nguyên vật liệu và thiết bị vật tư tại Xí nghiệp Than 917 Quảng Ninh

c ngành than, Xí nghiệp than 917 công ty than Hòn Gai Quảng Ninh cũng không tránh khỏi sự cạnh tranh khốc liệt ấy của thị trường để tạo ra chỗ đứng cho mình và khẳng định mình. Yếu tố quyết định tạo nên sự thành công và sự sống còn của doanh nghiệp là uy tín và chất lượng sản phẩm. Muốn làm được như vậy, ngoài các yếu tố quan trọng khác, một trong các yếu tố tác động trực tiếp đến chất lượng và giá thành sản phẩm là thiết bị công nghệ và dây truyền sản xuất của doanh nghiệp. Đổi mới công nghệ sản xuất chính là đổi mới công tác đầu tư thiết bị, vật tư, vật liệu trong quá trình sản xuất, tạo ra năng xuất lao động cao, giá thành sản phẩm hạ và sức tiêu thụ lớn bởi lẽ: Trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm điều đó có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Ý thức được vấn đề quan trọng của công tác quản lý và hạch toán kế toán vật tư. Những năm qua với bề dày kinh nghiệm của một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trong ngành than, Xí nghiệp Than 917 đã có nhiều thành công trong công tác quản lý vật tư và đổi mới trang thiết bị, công nghệ góp phần nhiều năm hoàn thành kế hoạch nhà nước là đơn vị xuất sắc của Tổng Công ty Than Việt Nam. Sau những năm, tháng học tập tại trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà nội với những kiến thức về lý luận đã được trang bị cùng với việc tìm hiểu thực tế về các hoạt động kinh tế tại Xí nghiệp Than 917. Em lựa chọn nội dung tìm hiểu và thực tập là: “Công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu và thiết bị vật tư tại Xí nghiệp Than 917 Quảng Ninh”. Đây là một vấn đề khó và rất nhạy cảm, trong quá trình học tập và thực tập tốt nghiệp em đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của Cô giáo, Thạc sỹ Đỗ Thị Phương và sự quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám đốc, lãnh đạo và chuyên viên các phòng, ban của xí nghiệp, đặc biệt là các cô chú, anh chị làm việc tại phòng kế toán Xí nghiệp Than 917 Quảng Ninh, với sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Với thời gian nghiên cứu thực tế không nhiều và vốn kiến thức về thực tế còn hạn chế, bản báo cáo này chắc chắn còn nhiều thiếu sót, em kính mong nhận được sự tham gia, chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn và các thầy giáo, cô giáo cung như lãnh đạo Xí nghiệp than 917 Quảng Ninh để luận văn của em được hoàn thiện tốt hơn. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn gồm ba phần: Phần I: Giới thiệu chung về Xí nghiệp Than 917 Quảng Ninh Phần II: Tình hình hạch toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Than 917 Phần III: Đánh giá chung về công tác kế toán tại Xí nghiệp Than 917 Em xin trân trọng cảm ơn!. PHẦN THỨ NHẤT LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1. Khái niệm về nguyên vật liệu. Trong nền kinh tế quốc dân, bất kỳ doanh nghiệp đang sản xuất nào khi tiến hành sản xuất đều phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động Đối tượng lao động Sức lao động Trong các yếu tố đó, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. 2. Đặc điểm của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào nó. Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ của sản xuất thuộc tài sản lưu động. Qua đó ta nhìn thấy được nguyên vật liệu có những đặc điểm sau: - Về hình thái biểu hiện: Nguyên vật liệu là bộ phận chủ yếu của tài sản lưu động trong doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có kế hoạch. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Về giá trị: Trong quá trình sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. 3. Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chi phí các nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng giá trị hàng tồn kho ở doanh nghiệp. Do đó để tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, trong doanh nghiệp cần sử dụng tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép tính toán, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình xuất- nhập - tồn kho nguyên vật liệu. Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu chính xác trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp và nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Tham gia kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu quản lý, theo đúng chế độ do Nhà nước quy định. Lập báo cáo và cung cấp số liệu đúng và kịp thời về nguyên vật liệu phục vụ cho công tác và lãnh đạo luôn đạt hiệu quả. II. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại: - Nguyên vật liệu chính ( Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): Đối với các doanh nghiệp, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp dệt, kéo sợi... - Vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn,xà phòng... - Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, than củi, hơi đốt... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... - Thiết bị xây dưng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được chi cho công việc xây dựng cơ bản ( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản ). - Vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách ... Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung từng quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn... 2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Tuỳ quy định hiện hành, trị giá nguyên vật liệu phải phản ánh theo chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra ( nguyên tắc giá phí ). 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn ( bao gồm các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt...) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá ( nếu có). Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Đối với các doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. - Đối với nguyên vật liệu tự chế: Giá NVL thực tế Giá thực tế NVL Chi phí nhập kho = xuất gia công chế biến + gia công chế biến - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá NVL trả Giá thực tế NVL Chi phí vận chuyển bốc Số tiền phải thực tế nhập kho = xuất thuê gia + công chế biến dỡ đến nơi thuê và từ đó về doanh nghiệp + cho người nhận gia công chế biến - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau, vì thế khi xuất kho kế toán phải sử dụng một phương pháp đã cho trong phương pháp sau: - Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Tính theo giá bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất kho Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân  = Số lượng NVL xuất kho + Đơn giá thực tế bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Tính theo giá nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Giá thực tế xuất kho của từng lô hàng được ưu tiên trước đó. - Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho cà cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Giá thực tế xuất kho của nguyên liệu được xác định theo giá thực tế nhập kho của những lô hàng đực ưu tiên xuất trước đó. - Tính theo giá thực tế xuất kho: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá thực tế bình quân của năm trước, có thể là giá mua cộng với chi phí thu mua kế hoạch.Tuy nhiên nó thường áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Sử dụng giá hạch toán cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán.Việc điều chỉnh giá hạch toán như sau: - Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu (H). Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ H = Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ - Sau đó ta tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá. Giá thực tế xuất kho = Giá hạch toán x Hệ số giá III. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành QĐ 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho( Mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03- BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( Mẫu 07- VT)... Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng mẫu quy định, đúng nội dung và phương pháp lập. 1.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06- VT) - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư - v.v... Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở theo các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập- xuất - tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3 Thủ tục chứng từ xuất nhập nguyên vật liệu Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. Nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu các doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là: Hoá đơn bán hàng( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và Phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập ghi rõ họ, tên, số lượng, loại hàng, đơn giá, số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Nếu hàng chịu thuế GTGT thì hoá đơn này phải bao gồm cả thuế GTGT, trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu tự do thì doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay cho hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập ghi rõ số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào sổ. Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hoặc trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì khi xuất kho nguyên vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất với người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng nguyên vật liệu thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. 1.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.4.1 Phương pháp thẻ song song * Trình tự công việc thực hiện như sau: - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập- xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu. ( Xem phụ lục số 1) - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Trình tự công việc: - Ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. ( Xem phụ lục số 2) - Ưu điểm : Khối lượng ghi chép được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu, kiểm tra cũng tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: áp dụng cho doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập - xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.4.3 Phương pháp sổ số dư Trình tự ghi chép: - Ở kho: Thủ kho dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập- xuất. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, xuất rồi từ các bảng kê luỹ kế ( nhập- xuất ) lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhập do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn ( cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. ( Xem phụ lục số 3 ) - Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng. - Nhược điểm: Do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xuất nhập nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo quyết định QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 thì trong doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho đó là: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Dưới đây là nội dung cụ thể của từng phương pháp: 2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập - xuất. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị nguyên liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và trong các doanh nghiệp thương mại... - Tài khoản kế toán sử dụng: để hạch toán biến động tổng hợp nguyên vật liệu trong kho, tại các danh điểm trong doanh nghiệp là tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: Các nguyên vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331,333,111,112,133,621,141... và tuỳ thuộc vào doanh nghiệp mà còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 khác như TK 15211H,15221V... - Sơ đồ hạch toán: (Xem phụ lục số 4) 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất- vật liệu trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Trong kỳ tình hình nhập- xuất kho nguyên vật liệu được theo dõi ở một tài khoản riêng TK 611 “ Mua hàng ”, còn TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng. Kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ, được xác định theo công thức: Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL = + - Xuất kho Tồn kho đầu kỳ Nhập kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ - Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Tài khoản kế toán sử dụng: để hạch toán biến động tổng hợp nguyên vật liệu là TK 611 “ Mua hàng”. + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112,334,621...và tuỳ từng doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2,3 như tài khoản 6111A... - Sơ đồ hạch toán: ( Xem phụ lục số 5) PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP THAN 917. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp. Xí nghiệp than 917 là đơn vị trực thuộc công ty than Hòn Gai, thành viên của Tổng công ty Than Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 813/QĐ- TC ngày 30/04/1981 của Tổng cục Địa chất. Năm 1997, Tổng công ty than Việt Nam quyết định số 2811/TVN-TCCB ngày 23/07/1997 về việc sắp xếp lại các Xí nghiệp khai thác than, đã chuyển Xí nghiệp than 917 về trực thuộc Xí nghiệp than Hà Khánh từ ngày 01/08/1997. Năm 1999,Tổng công ty Than Việt Nam quyết định về việc thành lập mỏ than 917 trực thuộc Công ty than Hòn Gai theo quyết định số 506/QĐ- TCCB -ĐT ngày 23/03/1999. Trụ sở chính: Tại phường Hà Khánh- Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh. Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển của Xí nghiệp. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm Năm 2002 -2003-2004 Chỉ tiêu Đơn vị tính 2002 2003 2004 Tổng doanh thu Tỷ 34.871 36.017 68.117 Sản lượng sản xuất Tấn 136.505 210.838 317 Nộp ngân sách Triệu 160.423 281.236 509.096 Lợi nhuận Triệu 1.248.000 34.115 30 Lao động Người 300 376 494 Thu nhập bình quân 1000đ 1.250.000 1.305.000 1.659.000 Qua bảng trên ta thấy hầu hết các chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều đạt và vượt kế hoạch theo cấp độ năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể là: Tổng doanh thu của Xí nghiệp năm 2003 là 36.017 tỷ tăng 1.146 tỷ so với tổng doanh thu của năm 2002. Năm 2004 là 68.117 tỷ tăng 32.1 tỷ so với năm 2003 và tăng xấp xỉ 200% so với năm 2003. Điều đó chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm qua đã đạt được hiệu quả cao. Có được kết quả trên là do chiến lược đầu tư các thiết bị sản xuất và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp như: việc đưa hệ thống chống lò thuỷ lực và khai thác than hầm lò, đổi mới thiết bị bóc xúc đất đá và hoạt động than mỏ,đổi mới quy trình sản xuất kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Các chỉ tiêu số lượng sản xuất than và nộp ngân sách cho nhà nước đều tăng (cụ thể như bảng trên) với mức độ năm sau cao hơn năm trước. Đặc biệt là chỉ tiêu nộp ngân sách tăng cao. Ví dụ năm 2004 nộp 509.096 triệu tăng gấp đôi so với năm 2002 và tăng gần gấp ba so với năm 2003. Về lợi nhuận: Do việc tổ chức sắp xếp lại mô hình sản xuất kinh doanh của Công ty than Hòn Gai. Xí nghiệp than 917 từ đơn vị chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2002 chuyển thành đơn thành viên hoạt động phụ thuộc và chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Công ty than Hòn Gai. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp chỉ tập trung làm công tác khai thác vận chuyển còn việc tiêu thụ than do Công ty đảm nhận. Qua bảng trên ta thấy lợi nhuận của Xí nghiệp thu được trong năm 2003 và 2004 là ổn định. Đời sống của cán bộ, công nhân viên chức của Xí nghiệp được bảo đảm, thu nhập bình quân của người lao động tăng cao. Cùng với tốc độ tăng của các chỉ tiêu trong bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp thường xuyên quan tâm làm tốt chính sách đối với người lao động. Đặc biệt là chính sách đối với cán bộ công nhân có trình độ, tay nghề, kỹ thuật cao và công nhân trực tiếp sản xuất trong dây truyền khai thác. Đồng thời Xí nghiệp thường xuyên phát động thi đua lao động sản xuất với tinh thần “ Năng suất - Chất lượng - hiệu quả”. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Than 917. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp than 917.( Xem phụ lục số 7) Xí nghiệp than 917 có 2 cấp quản lý: cấp xí nghiệp và cấp phân xưởng. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp trực tuyến. Qua sơ đồ ta thấy các bộ phận phòng ban trong Xí nghiệp gồm có: * Giám đốc là người đứng đầu Xí nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với nhà nước. * Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý, điều hành và trực tiếp phụ trách một hoặc một số công việc theo sự phân công của Giám đốc. * Phòng Kế toán tài chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt thống kê và tài chính. Ngoài ra còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. * Phòng Kế hoạch tổng hợp: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ giúp giám đốc Xí nghiệp và lãnh đạo Xí nghiệp xây dựng và quản lý điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp. * Văn phòng tổng hợp: Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp trong việc chuẩn bị kế hoạch điều hành các hoạt động của Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp trong công tác đối nội và đối ngoại, xây dựng kế hoạch chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nội dung kế hoạch sơ kết tháng, quý, năm của Xí nghiệp. Giúp Giám đốc xây dựng và ban hành các văn bản phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hành chính văn phòng. * Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương, phân phối tiền thưởng hợp lý. * Phòng an toàn: Đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh, theo dõi quản lý chặt chẽ dây truyền sản xuất. * Phòng cơ điện vận tải: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp giúp Giám đốc và lãnh đạo của Xí nghiệp quản lý hoạt động cơ điện vận tải của toàn Xí nghiệp. * Phòng điều khiển KCS: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp giúp Giám đốc và lãnh đạo của Xí nghiệp điều khiển về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp. * Phòng kỹ thuật: Phụ trách công tác đổi mới kỹ thuật, đưa cải tiến kỹ thuật vào sản xuất. * Phòng Bảo vệ: đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho giám đốc về công tác tự vệ và thực hiện nghĩa vụ quân sự. * Các phân xưởng( gồm 5 phân xưởng) được bố trí theo dây truyền sản xuất vói tính chất chuyên môn hóa như vận tải, hầm lò, lộ thiên kho cảng. Trong phân xưởng có Quản đốc, các phó quản đốc, đốc công và tổ trưởng sản xuất, tạo nên bộ máy nhịp nhàng trong dây truyền. Đồng thời các phân xưởng luôn có mối quan hệ phối hợp trong dây truyền sản xuất, tất cả đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Xí nghiệp Than 917. Dây truyền sản xuất của Xí nghiệp Than 917 được bố trí theo các công trường và phân xưởng tạo thành dây truyền sản xuất kín từ khâu khai thác, vận chuyển đến các kho cảng cụ thể là: - Phân xưởng Hầm lò: là đơn vị có nhiệm vụ chuẩn bị sản xuất và khai thác than trong hầm lò. - Phân xưởng Lộ thiên: là đơn vị được giao chuẩn bị sản xuất và khai thác than trên các công trường lộ thiên. - Phân xưởng Vận tải: được giao nhiệm vụ vận chuyển đất đá và than tại các phân xưởng Hầm lò và Lộ thiên. - Phân xưởng Cảng: Với nhiệm vụ kho bãi và bến cảng, làm nhiệm vụ tiếp nhận sàng tuyển, lưu kho các loại than mỏ. - Phân xưởng Cơ điện: Là phân xưởng đảm bảo về yêu cầu cơ khí điện và các điều kiện kỹ thuật khác cho các phân xưởng sản xuất. Quy trình Sản xuất của Xí nghiệp than 917 (Phụ lục số 8). 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán._.