Công tác hạch toán Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

ng long là một doanh nghiệp nhà nước kinh tế độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản riêng ở các ngân hàng theo pháp luật Nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam . nhà máy thuốc lá Thăng long trực thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt nam Bộ Công nghiệp nhẹ (Quyết định số 2990/ QĐ của Phủ thủ tướng năm 1995). Sau hơn một năm khảo sát, địa điểm đầu tiên được lựa chọn để sản xuất thử nghiệm là nhà máy bia Hà nội. Sau một thời gian lại chuyển sang nhà máy diêm cũ. Năm 1956 Nhà nước quyết định chuyển bộ phận sản xuất về khu vực tiểu thủ công nghệ Hà đông nhằm ổn định và phát triển sản xuất . Qua 3 lần di chuyển địa điểm nhà máy thuốc lá Thăng long đã ra đời. Ngày 06/01/1957 Phủ thủ tướng ký quyết định thành lập nhà máy. Hiện nay, nhà máy thuốc lá Thăng long nằm ở trung tâm công nghiệp Thượng đình (235 đường Nguyễn Trãi, quận Đống đa, thành phố Hà nội). 2.Nhiệm vụ của nhà máy Do là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động với mục tiêu lợi nhuận nên việc quản lý vốn theo chế độ chính sách của Nhà nước rất được trú trọng. Tuy nhiên nhà máy đã rất linh hoạt trong cơ chế thị trường để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh , từng bước nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên trong nhà máy. Trên cơ sở đó, một số nhiệm vụ của nhà máy được cụ thể hoá như sau: Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao. Thực hiện đầu đủ nghĩa vụ nộp ngân sách. Bảo toàn và phát triển số vốn được giao. Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính, kể toán Nhà nước . Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn tài sản, lao động tiền lương. II.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu. Sản phẩm chính là thuốc lá điếu các loại. Ngoài ra còn sản xuất sợi xuất khẩu và gia công phụ tùng cơ khí chuyên nghành thuốc lá khi có đơn đặt hàng. Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất của mình, nhà máy tổ chức thành 6 phân xưởng trong đó có 3 phân xưởng sản xuất chính. Phân xưởng sợi, phân xưởng bao cứng, phân xưởng bao mềm. Mỗi phân xưởng có một quản đốc phụ trách và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. *Phân xưởng sợi: Có nhiệm vụ sơ chế, chế biến, phối chế các loại lá thuốc và thuốc lá sợi theo công thức pha chế của từng mác thuôc va pha hương liệu trước khi đưa vào sản xuất . Nguyên liệu phối chế phải đưa vào công thức đã quy định sẵn cho mỗi loại thuôc để đảm bảo nguyên liệu đúng tiêu chuẩn. Vì vậy, phân xưởng sợi phải sơ chể làm dụi, phối trộn và tiếp tục làm dụi phần hai, giảm mùi hăng ngái của lá thuốc sau khi tiến hành thuỷ phân. Nếu đạt 11% là được trữ lá, thái sợi, sấy sợi thành thuốc lá sợi để dung dấp cho các phân xưởng cuốn thuốc lá điếu. *Phân xưởng bao mềm: Đây là phân xưởng có quy mô lớn nhất nhà máy, được chia làm hai bộ phận theo nguyên tắc đối tượng. Nhiệm vụ của phân xưởng là sản xuất các loại thuốc lá không đầu lọc và đầu lọc bao gồm như: Thăng long, Điện biên, Hoàn Kiếm, Thủ đô... *Phân xưởng bao cứng: Được chia làm 3 tổ, bố trí theo nguyên tắc của quá trình công nghệ, có nhiệm vụ nhận sợi nhập ngoại từ kho đã được pha chế sản xuất ra thuốc lá điếu, sấy điếu, cuộn điếu, đóng bao và nhập kho thành phẩm các loại thuốc lá bao cứng như: Hồng hà, Vinataba... *Phân xưởng Dunhill: Hoạt động của phân xưởng này chỉ sản xuất , gia công sản phẩm cho hãng Rothmas, phân xưởng có 2 tổ và làm việc 2 ca/ngày. *Phân xưởng cơ điện (phân xưởng sản xuất phụ) Có nhiệm vụ sửa chữa, đại tu máy móc, thiết bị, gia công các chi tiết phụ tùng, thay thế cho tất cả các loại thiết bị của phân xưởng sản xuất chính đồng thời cung cấp điện nước cho sản xuất toàn nhà máy . *Phân xưởng sản xuất phụ: Có nhiệm vụ là phụ trợ cho các phân xưởng sản xuất chính như là: in hòm cattong, làm khẩu trang, khâu các kiện hàng. Ngoài ra còn có một đội xe và đội bốc xếp. Do tính chất của sản phẩm thuốc lá , nên giữa các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình phối hợp thực hiện mọi kế hoạch của nhà máy như kế hoạch sản xuất , kế hoạch sửa chữa máy móc. Bên cạnh mối quan hệ trên, các phân xưởng cũng có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học. Cơ cấu sản xuất của nhà máy được chia làm 3 cấp: Nhà máy - phân xưởng - tổ Cơ cấu sản xuất này tạo điều kiện cho nhà máy dễ dàng vận động thích nghi với những thay đổi của thị trường. Đồng thời mọi kế hoạch của nhà máy đề ra đều nhanh chóng được thực hiện, giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, rút ngắn thời gian chế tạo sản phẩm và kéo dài sự có mặt của sản phẩm trên thị trường. Cơ cấu sản xuất của nhà máy được thể hiện qua sơ đồ 1 Cơ cấu sản xuất của nhà máy thuốc lá Thăng long nhà máy px dunhill PX bao cứng PX 4 PX cơ điện PX sợi PX bao mềm tổ xử lý phế liệu tổ phục vụ sản xuát BPT không có đầu lọc tô SC chi tiết máy tổ GC chi tiết máy BPT có đầu lọc tổ chế biến cuộng tổ chê biến *Đặc điểm quy trình sản xuất công nghệ kỹ thuật sản xuất thuốc lá bao Thuốc lá bao được sản xuất qua các giai đoạn chế biến kế tiếp nhau từ thuốc lá lá, thái sợi, cuốn điếu, đóng bao. Sản phẩm của giai đoạn thái sợi lá thuốc, lá sợi hoàn thành tính bằng kg. Tiếp đó được chuyển sang giai đoạn cuốn điếu. Tính chất của quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá bao phức tạp, kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn với khối lượng lớn. Sơ đồ 2: Quy trình chế biến sợi gia liệu làm ẩm ngọn lá hấp chân không cắt ngọn và trộn lá làm ẩm lá đã cắt ngọn tách cuộng làm ẩm cuộng lá thuốc thái trữ phối trộn lá và ủ lá trương nở cuộng trữ cuộng hấp ép cuộng thái cuộng sấy sợi cuộng phối trộn sợi lá và sợi cuộng sấy sợi phân ly sợi cuộng trữ sợi cuộng thái lá trữ sợi và phối trộn sợi sợi thành phẩm phun hương Nhìn chung toàn bộ quy trình sản xuất thuốc lá của nhà máy như sau: Sơ đồ 3: sợi thành phẩm cuốn điếu không đầu lọc cuốn điếu và ghép đầu lọc đóng bao thuốc lá không đầu lọc đóng bao thuốc lá không đầu lọc đóng tút đóng kiện đóng kiện đóng thùng nhập kho thành phẩm Mỗi giai đoạn công nghệ đề phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo đưa ra thị trường sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Để xác định được một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý như hiện nay, nhà máy đã phải trải qua một thời gian dài nghiên cứu cải tiến tiếp theo được thành tựu khoa học kỹ thuật. Quá trình đòi hỏi phải nhiều về kinh phí nghiên cứu, đầu tư ban đầu và chất xám của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong nhà máy. Hiện nay dây truyền chế biến sợi đó đang được đánh giá là tiên tiến hiện đại nhất so với các nhà máy sản xuất thuôc lá khác ở nước ta. Vì vậy ngoài việc nâng cao năng suất lao động, nhà máy còn tiết kiệm được hao phí nguyên liệu trên từng đầu bao thuốc lá, giảm được số lao động thủ công. III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp có quy mô lớn với mức vốn kinh doanh là 118.479 triệu đồng được đầu tư theo chuều rộng lẫn chiều sâu. Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức nămg bao gồm 1176 cán bộ, công nhân viên và quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc nhà máy: người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước cũng như tập thể cán bộ, công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các trưởng phòng của các phòng ban. Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chưc bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long giám đốc phó giám đốc phụ trách sx phó giám đốc phụ trách kd phòng khvt phòng ktcđ phòng kcs phòng ktcn phòng tài vụ phòng tc -lđ -tl phòng nl phòng hc phòng tiêu thụ phòng thị trường kho vật liệu kho VL bao cứng tổ hoá nghiệm tổ hương kho cơ khí trạm y tế kho Nl văn phòng nhà ăn nhà nghỉ nhà trẻ mẫu giáo xd - cb px bao mềm đội xe đội bảo vệ đội bốc xếp px 4 px cơ điện px dunhill px bao cứng px sợi *Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Phòng hành chính: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về tất cả công việc liên quan đến công tác hành chính trong nhà máy. Có nhiệm vụ quản lý về văn thư, lưu tữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tác xây dựng cơ bản và hành chính quản trị đời sống, y tế. Phòng tổ chức bảo vệ: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công tác lao động, tổ chức và an ninh quốc phòng. Phòng có nhiệm vụ: giup việc giám đốc lập phương án về công tác tổ chức bộ máy cán bộ lao động, tiền lương, quản lý về bảo hiểm lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động, đào tạo công nhân kỹ thuật, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ nhà máy, phòng cháy, chữa cháy, an ninh chính trị, kinh tế trật tự trong nhà máy, thực hiện các nhiệm vụ về công tác quân sự địa phương. Phòng tài vụ: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc về mặt tài chính, kế toán nhà máy. Phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức quản lý mọi hoạt động liên quan đế công tác tài chính kế toán của Nhà nước như: tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán , dự toán, sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt ngân phiếu, thanh toán, tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị. Phòng kế hoạch đầu tư: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc và công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất dài hạn, năm, quý, tháng, điều hành sản xuất theo kế hoạch về nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo năm, quý , tháng. Ký kết hợp đồng tìm nguồn mua sắm vật tư, bảo quả, cấp phát phục vụ kịp thời cho sản xuất . Tổng hợp báo cáo lên cập trên theo định kỳ tình hình sản xuất tháng, tuần... Phòng nguyên liệu: Thực hiện chức năng tham mưu, giup việc giám đốc về công tác nguyên liệu thuốc lá lá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh . Nhiệm vụ của phòng: nghiên cứu thổ nhưỡng, giống thuốc lá thực nghiệm, tổ chức hợp đồng, chỉ đạo kế hoạch về gieo trồng chăm sóc, hái cấy. Lập kế hoạch ký kết hợp động thu mua nghuyên liệu theo vùng cấp, chủng loại theo chỉ thị của giám đốc, quản lý số lượng tồn kho, tổ chức bao rquản nhập, xuất theo quy định, quản lý , cung ứng vật tư nông nghiệp, quản lý kho phế liệu, phế phẩm. Phòng kỹ thuật cơ điện: Thực hiện chức năng tham mưu, giup việc giám đốc về công tác kỹ thuật, về quản lý máy móc thiết bị, điện cơ... của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo dõi quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, cơ khí,thiết bị chuyên dùng chuyên ngành, điện, hơi, lạnh, nước... ccả về chất lượng, số lượng trong quá trình sản xuất . Lập kế hoạch về phương án đầu tư chiều sâu phụ tùng thay thế, đào tạo thợ cơ khí kỹ thuật... Phòng kỹ thuật công nghệ: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: nhậ chỉ thị trực tiếp của giám đốc và thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm, chất lượng nguyên liẹu, vật tư, hương liệu trong quá trình nghiên cứu, phối chế sản phẩm mói cả nội dung và hình thức bao bì phù hợp với thị hiếu, thị trường từng vùng, quản lý quy trình công nghệ, quản lý chỉ tiêu lý, hoá về nghuyên liệu, sản phẩm... Tham gia công tác môi trường, đào tạo thựo kỹ thuật... Phòng KCS: Thực hiện chức năng giúp việc cho giám đốc về quản lý chất lượng sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ: kiểm tra, giám sát về chất lượng nguyên liệu vật tư, vật liệu khi khách hàng đưa về nhà máy kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn.. phát hiện sai sót boá cáo để giám đốc chỉ thị khắc phục. Kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm khi xuất kho. Kiểm tra, kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại... Phòng tiêu thụ: Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng, từng đại lý. Theo dõi tình hình tiêu thụ từng vùng, miền dân cư kết hợp với phòng thị trường mở rộng diện tiêu thụ, thực hiện ký kết hợp đồng tiêu thụ, bán hàng. Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng chủng loại theo quy đình để giám đốc đánh giá và có quyết định về phương hướng sản xuất kinh doanh trong thời gian tới. Phòng thị trường: Thực hiện chức năng tham mưu giúp lãnh đạo nhà máy về công tác thị trường và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo dõi, phân tích diễn biến thị trường qua bộ phận nghiên cứu thì trường, tiếp thị đại lý. Soạn thảo và đề ra các chương trình, kế hoạch, chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động marketting, tìm các hình thức quảng cáo sản phẩm, tham gia công tác thiết kế quảng cáo, thiết kế sản phẩm mới, tham gia triển lãm hội chợ. IV Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng long Bộ máy kế toán của nhà máy được hình thành và phát triển cùng với quá trình phát triển của nhà máy với hình thức kế toán tập trung theo phương pháp nhật ký chứng từ, các phân xưởng đều có thống kê vật tư. Mô hình của bộ máy kế toán : *Kế toán trưởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của nhà máy . Tổ chức công tác kế toán , kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh... Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ phòng kế toán ... *Một phó phòng: Giúp việc cho kế toán trưởng khi đi vắng, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành *Một số kế toán TSCĐ, thanh toán nội bộ tạm ứng: theo dõi tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về NG, giá trị hao mòn, giá trị còn lại ...Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng ... *Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi. Cùng với thủ quỹ kiểm lưu đối chiếu số dư tồn quỹ, sổ sách thực tế. Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ... *Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư trong nhà máy ...Thực hiện việc kiểm kê định kỳ ... theo quy định của nhà nước. *Kế toán TBNH và nguyên vật liệu chính (lá thuốc lá): chịu trách nhiệm về số lượng, giá cả nguyên liệu thuốc lá qua HĐ... Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán... Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định. *Kế toán trực tiếp bán hàng, công nợ với người mua: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lượng. Theo dõi chi tiết từng khách mua hàng về số lượng giá trị tiền hàng... Công nợ của từng khách hàng. Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, kiểm tra các khoản thanh (nếu có)... *Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ: Thanh toán tiền lương, thưởng các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc. Thanh toán các khoản bảo hiểm cho người lao động, theo dõi trích lập và sử dụng quỹ lương. *Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, các hoạt động giám sát thu mua tài sản, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. *Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiêu tiền mặt và tiền quỹ của nhà máy . Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hay định kỳ theo định kỳ. Quản lý các hồ sơ thế chấp, bảo lãnh... Ngoài ra còn có hai kỹ sư máy tính có nhiệm vụ quản lý toàn bộ máy tính trong nhà máy , quản lý cách vận hành trong kế toán . Mô hình bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: kế toán tiền lương các khoản BH, KPCĐ kế toán tiêu thụ xác định KQKD kế toán tt bán hàng công nợ với người mua Kế toán Phó phòng kế toán thanh toán với người bán và XDCB trưởng kế toán kế toán TGNH và NVL chính kế toán vật tư kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ kế toán TSCĐ và thanh toán nội bộ Thủ quỹ Vi tính B- Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long 1. Đặc điểm nguyên vật liệu : Vật liệu của nhà máy thuốc lá Thăng long rất đa dạng và phong phú, nó tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau: sợi thuốc lá, hương liệu, tem, nhãn, giấy quấn, hòm cat tong, cây đầu lọc, sắt, thép, hoá chất... Mỗi một loại đều có đặc điểm riêng. Một số loại vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của các loại nguyên liệu, vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tích trữ chúng rất phức tạp. Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của nhà máy không chỉ do số lượng lớn của từng loại vật liệu mà do tính chất lý hoá của chúng. Lá thuốc lá là nguyên liệu chính của nhà máy . Để đảm bảo được chất lượng sản phẩm thì công việc thu mua bảo quản nguyên liệu là vấn đề then chốt mà lá thuốc lá lại đòi hỏi sự chăm sóc kỹ càng từ khâu nuôi trồng đến khâu bảo quản nguyên liệu. Lá thuốc lá nếu không được chăm sóc cẩn thận, chất lượng lá sẽ không đạt. Lá thuốc lá tươi sau khi thu hoạch phải sấy khô và phân loại càng nhanh càng tốt nếu không cũng ảnh hưởng tới chất lượng của nguyên liệu. Loại nguyên liệu này trong quá trình vận chuyển và bảo quản phải đặc biệt cẩn thận trong việc áp dụng phương pháp hút ẩm, tiến hành biện pháp chống mốc, khử mốc. Hiện nay nhà máy thuốc lá đã chủ động tạo ra nguồn nguyên liệu dồi dào, công tác thu mua vận chuyển nhanh chóng luôn đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy . Để có được sản phẩm thuốc lá đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thị trường hiện nay, phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp: hoá chất dùng làm hương liệu, men,giấy chống ẩm, tem, nhãn, giấy quấn, cây đầu lọc... Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ như: hoá chất được mua dự trữ hoặc trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Với đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, nhà máy có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay vốn ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên liệu chính. Hiểu rõ được điều này, nhà máy đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gấn các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho được trang bị khá đầy đủ: Phương tiện cân, đo, đong, đếm... Để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý , bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu . Trong điều kiện hiện nay, cùng với việc sản xuất công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho: Kho lá thuốc lá Kho sợi thành phẩm Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ tùng Kha vật liệu xây dựng Kho phế liệu Các kho được giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2.Phân loại nguyên vật liệu : Vật liệu mà nhà máy sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học, phẩm cấp chất lượng. Vì vậy nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: Vật liệu chính: sợi thuốc lá. Nguyên liệu chính: lá thuốc lá Hoá chất: các hương liệu, men... Phụ liệu: giấy quấn, cây đầu lọc. Vật tư bao gói: hòm cattong Vật liệu xây dựng: sắt thép, van hơi, van nước. Phụ tùng: vòng bi, bulong, bánh xe. Phế liệu: 3. Quá trình hạch toán nhập- xuất kho nguyên vật liệu Do đặc điểm của nguyên vật liệu trong nhà máy là đa dạng và nhiều chủng loại, số lượng lớn nên nhà máy đã áp dụng phương pháp kế toán ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này đã làm cho khối lượng công việc kế toán giảm bớt nhiều và rất nhanh chóng. 3.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu a. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Muốn việc đánh giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. ở nhà máy thuốc lá Thăng long để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính sau: Khi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ nhà máy đã sử dụng giá thực tế, giá này được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Nguyên vật liệu chính của nhà máy là lá thuốc lá được thu mua trên thị trường trong nước. Giá vật liệu mua bằng với giá mua trên hoá đơn cộng với các chi phí mua phát sinh nếu có. Đối với nguyên vật liệu do nhà máy tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất kho cộng với chi phí chế biến thực tế phát sinh. Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập kho là giá thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán được hoặc giá ước tính. Vật liệu do công ty ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất ra chế biến cộng chi phí liên quan. b. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Tại kho hàng ngày khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ phòng vật tư ghi vào phiếu nhập kho các nội dung tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng vật tư mua vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp mẫu phiếu nhập kho. Sau đó trưởng phòng vật tư xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thu mua hay không theo hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập. Nếu phù hợp thì ký duyệt phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật liệu . Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách ghi trên hợp đồng. Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất lượng thì nhập kho và ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm” phần nhận xét phẩm chất là “đảm bảo chất lượng”. Ngược lại, thủ kho chưa nhập kho nguyên vật liệu mà chờ ý kiến của lãnh đạo nhà máy để xác định nhuyên nhân và xử lý. Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi theo số thực nhập thì sẽ làm 3 liên: Liên 1: thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và sau đó kế toán xuống lấy Liên 2: gửi kèm hoá đơn thanh toán cho kế toán Liên 3: để ở phòng vật tư ở phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập - xuất từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ . Sau đó tập hợp kê xuất vật tư hàng hoá để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển của tháng. Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ : Hoá đơn giá trị gia tăng (bảng 2.1) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (bảng 2.2) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (bảng 2.3) Phiếu nhập kho (bảng 2.4) Thẻ kho (bảng 2.5) Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Thẻ kho Kiểm tra số thực nhập Ngày 27/9/2002 có các nghiệp vụ phát sinh Phân xưởng sợi nhập 1000 kg lá thuốc lávàng của công ty cung ứng S1 theo phiếu nhập kho số 120. Trị giá hàng ghi trên hoá đơn: Giá mua: 1000 kgx 7.100 đ/kg = 7.100.000 Thuế GTGT: 7.100.000 x 10% = 710.000 Tổng số tiền thanh toán = 7.810.000 Đã thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp gằng tiền mặt theo phiếu chi số 213 Nhập kho 1000 kg lá thuốc lá xanh chưa trả tiền cho đơn vị S1. Trị giá hàng ghi trên hoá đơn: Giá mua: 1000 kgx 7.000 đ/kg = 7.000.000 Thuế GTGT: 7.000.000 x 10% = 700.000 Tổng số tiền thanh toán = 7.700.000 Kế toán sử dụng các chứng từ : Hoá đơn GTGT Đơn vị bán hàng: Công ty cung ứng S1 Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số Họ tên người mua hàng: Hoàng Mỹ Linh Đơn vị: nhà máy thuốc lá Thăng long Số tài khoản: Địa chỉ: 235, Nguyễn Trãi, Thanh xuân, Hà nội Mã số: Hình thức thanh toán: trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá TT A B C 1 2 3=2x1 1 lá thuốc lá vàng kg 1000 7.100 7.100.000 2 lá thuốc lá xanh kg 1000 7.000 7.000.000 Cộng tiền hàng 14.100.000 Thuế suất 10% tiền thuế GTGT 1.410.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.510.000 Số tiền viết bằng chữ: mười lăm triệu năm trăm mười nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 27 tháng 9 năm 2002 Họ và tên người nhập: Hoàng Mỹ Linh Địa chỉ: nhà máy thuốc lá Thăng long Nhập kho: nguyên vật liệu Thành phần ban kiểm nghiệm: Phòng kỹ thuật, thủ kho, đơn vị sử dụng Tên, quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Hoá đơn Thực nhập lá thuốc lá vàng kg 1000 1000 lá thuốc lá xanh kg 1000 1000 Kết luận của ban kiểm nghiệm: nguyên vật liệu đúng với phẩm chất và quy cách theo hoá đơn bán hàng Người nhập Thủ kho Người phụ trách (đã ký) (đã ký) (đã ký) Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.410.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.510.000 (Viết bằng chữ: mười lăm triệu năm trăm mười nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) phiếu nhập kho Số 120 Ngày 27/9/2002 Nợ TK 152 Có TK 111, 331 Họ và tên người giao hàng: Hoàng Mỹ Linh Nhập tại kho: nguyên vật liệu STT Tên, quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 lá thuốc lá vàng kg 1000 1000 7.100 7.100.000 2 lá thuốc lá xanh kg 1000 1000 7.000 7.000.000 Cộng 14.100.000 (viết bằng chữ: mười bốn triệu một trăm nghìn đồng chẵn) Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) phiếu chi Ngày 27/9/2002 Số : 213 Nợ tài khoản: 152 Có tài khoản: 111 Họ và tên người nhận: Hoàng Mỹ Linh Lý do chi: mua nguyên vật liệu lá thuốc lá Số tiền: 7.810.000 đ (viết bằng chữ: bảy triệu tám trăm mười nghìn đồng chẵn) Đã nhận đủ số tiền: 7.810.000 đ (viết bằng chữ: bảy triệu tám trăm mười nghìn đồng chẵn) Người nhận tiền Người lập phiếu Thư ký Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) *Đồng thời kế toán định khoản: Nợ TK: 152 14.100.000 151(1) 7.000.000 (7.000 x 1000kg) 152(2) 7.100.000 (7.100 x 1000kg) Nợ TK 133(1) 1.410.000 Có TK 111 7.810.000 Có TK 331(S1) 7.700.000 3.2. Hạch toán vật liệu xuất kho a.Tính giá vật liệu xuất kho Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình kỳ trước để tạm tính giá vật liệu xuất kho Giá trung bình = Giá thực tế tồn đầu kỷ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ = Giá trung bình x số lượng thực tế xuất kho Giá trung bình kỳ trước được dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán , kế toán dùng phương pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và hạch toán theo công thức. Hệ số giá vật liệu Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá vật liệu nhập trong kỳ Giá VL thực tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL xuất trong kỳ x Hệ số giá b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác, thì xuất kho vật liệu cho sản phẩm hay bất cứ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời và tính toán phân bổ chính xác cho đối tượng vật liệu xuất dùng phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ đúng quy cách. Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh , nhà máy thuốc lá Thăng long sử dụng nhiều vật liệu , các loại vật liệu này được bảo quản ở nhiều kho khác nhau trong đó vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là sợi thuốc lá. Các chứng từ sử dụng: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức (2.5) Phiếu xuất kho vật liệu (2.6) Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau: Khi các phòng ban có nhu cầu vật tư, người phụ trách các phòng ban này sẽ ghi vào “ Phiếu lĩnh vật tư” các nội dung: tên vật tư, nhãn hiệu quy cách, số hiệu rồi đem lên cán bộ phụ trách nhà máy duyệt. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua giám đốc công ty ký duyệt. Nếu là vật liệu xuất kho theo định kỳ thì không cần phải qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Khi đó phiếu lĩnhạch toán vật tư này được chuyển đến phòng sản xuất vật tư để viết phiếu xuất. NV1: Xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sợi thành phẩm theo phiếu xuất kho số 211 ngày 5/9/2002 và phiếu lĩnh vật tư sử dụng vật liệu phân xưởng sợi. nguyên vật liệu chính lá vàng: 2500kg nguyên vật liệu chính lá xanh: 3500kg NV2: 7/9/2002 phân xưởng Dunhill xuất kho sợi thành phẩm G1 8000kg để sản xuất thuốc lá điếu theo phiếu xuất kho 215. Phiếu lĩnh vật tư Ngày 5/9/2002 Tên đơn vị lĩnh: phân xưởng sợi Lý do lĩnh: dùng cho sản xuất Lĩnh tại kho: nguyên vật liệu STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Xin lĩnh Thực phát 1 lá thuốc lá vàng kg 2.500 2.500 7.100 17.750.000 2 lá thuốc lá xanh kg 3.500 3.500 7.000 24.500.000 Cộng thành tiền 42.250.000 (viết bằng chữ: bốn mươi hai triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Phụ trách cung tiêu Thủ kho Phụ trách đơn vị Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Phiếu xuất kho Tên người nhận: Hoàng Chuyền Số 211 Đơn vị: phân xưởng sợi Nợ TK 621 Lý do xuất: sản xuất sợi thành phẩm Có TK 152 STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực tế 1 lá thuốc lá vàng kg 2.500 2.500 7.100 17.750.000 2 lá thuốc lá xanh kg 3.500 3.500 7.000 24.500.000 Cộng thành tiền 42.250.000 (viết bằng chữ: bốn mươi hai triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) (đã ký) Dựa vào phiếu xuất kho kế toán định khoản. NV1: Nợ TK 621 42.250.000 Có TK 152 42.250.000 24.500.000 17.750.000 NV2: Nợ TK 621 80.000.000 Có TK 155(G1) 80.000.000 (10.000 x 8000) thẻ kho Tên nhãn hiệu, quy cách: nguyên liệu chính lá thuốc lá Đơn vị tính: kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày X-N Số lượng Số Ngày N X T 1 112 02/9 mua lá thuốc lá vàng 2.000 2.000 2 113 07/9 mua lá thuốc lá vàng 1000 3.000 3 114 08/9 lá thuốc lá vàng 1000 4.000 4 211 05/9 xuất kho lá thuốc lá vàng 2.500 1.500 5 213 06/9 xuất kho lá thuốc lá vàng 500 1.000 6 115 12/9 nhập kho lá vàng 2500 3.500 7 116 14/9 nhập kho lá vàng 3000 6.500 8 214 16/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 4.000 2.500 9 215 18/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 500 2.000 10 216 17/9 xuất kho để sản xuất sản phẩm 1.500 500 11 117 18/9 nhập kho lá thuốc lá 5.000 5.500 12 118 19/9 nhập kho lá vàng 3.000 ._.