Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long

đến khi thu hồi vốn là cả một quá trình. Qua đó phải đảm bảo cho thu nhập của doanh nghiệp được ổn định phát triển và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của nhà nước, đồng thời phải cải thiện, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên cũng như việc thực hiện tái sản xuất mở rộng. Để thực hiện được điều đó, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải thực hiện tổng hợp hoá mọi biện pháp quan trọng không thể thiếu được đó là: việc thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh mà hạch toán kế toán là một trong những công cụ để điều hành các hoạt động quản lý, tính toán kế toán, việc kiểm tra, sử dụng bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá thành sản phẩm. Do thấy được vai trò của nguyên vật liệu nên quản lý các chi phí thực chất là trọng tâm của vấn đề quản lý chi phí nguyên vật liệu. Trong tình hình hiện nay với nguồn lực có hạn và sự khai thác tiềm năng sản xuất của đất nước chưa có hiệu quả, nhiều nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngoài do vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ cũng đủ làm ảnh hưởng rất lớn giá thành sản phẩm tức là ảnh hưởng đến thu nhập, sự sống của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc ghi chép tình hình thu mua, nhập xuất và dự trữ nguyên vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng trong việc cung cấp thông tin và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, hợp lý, đúng đắn và sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí tài nguyên, tăng nguồn lực sản xuất. Đây là biện pháp đúng đắn nhất, hữu hiệu nhất để góp phần nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn, qua đó làm lợi nhuận cho doanh nghiệp và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Sau một thời gian thực tập tại nhà máy thuốc lá Thăng long, do thấy được vị trí , vai trò cũng như nhiệm vụ của kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Em thấy rõ nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời thấy được sự cần thiết của quản lý nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Như vậy hạch toán kế toán đã được xác định là một công cụ đắc lực không thể thiếu được với công việc quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy vì nó đảm bảo ba yêu cầu cơ bản: chính xác, kịp thời, toàn diện. Qua quá trình tìm hiểu thực tế kết hợp với kiến thức đã học, em cố gắng đi sâu tìm hiểu nghiên cứu việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy mong tìm ra những mặt mạnh, yếu cùng những biện pháp khắc phục nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Trong quá trình tìm hiểu sản xuất tại nhà máy, được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo đã giúp em hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài :” Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long“. Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo chuyên đề được kết cấu làm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng về kế toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng coa hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Nội dung Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp sản xuất A . Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động đó được sử dụng để phục vụ quá trình sản xuất hay tái sản xuất tạo ra sản phẩm và đối tượng lao động đó do lao động mới trở thành nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số sản xuất để tạo ra sản phẩm. Nên quá trình tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể sản phẩm hay giá trị của nguyên vật liệu được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do vật liệu giữ một vai trò quan trọng như vậy trong sản xuất và giá trị vật liệu chiếm 70% giá trị sản phẩm. Vì vậy, điều tất yếu là doanh nghiệp phải tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng một cách khoa học nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm. Chỉ cần 1 % giá thành hạ do giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu thì doanh nghiệp đã tiết kiệm được một khối lượng lớn nguyên vật liệu. Hơn thế nữa với một khối lượng nguyên vật liệu như cũ nếu quản lý tốt có thể làm ra khối lượng sản phẩm vẫn đạt tiêu chuẩn quy định từ đó dẫn đến doanh thu tăng, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động. Xét trên góc độ vốn của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu là thành phần chủ yếu trong vốn lưu động định mức các doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ sản xuất khi tăng nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động không thể tách rời với việc đảm bảo dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để duy trì sản xuất thường xuyên, liên tục đồng thời tiết kiệm vốn lưu động. Tình hình dự trữ nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến vòng quay của vốn lưu động vì vậy phát triển nhanh của vốn luân chuyển không thể tách rời với việc dự trữ, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Khác với tài sản cố định, khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm mới, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể sản phẩm hay giá trị của nguyên vật liệu được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Đặc điểm này của nguyên vật liệu chi phối đến công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Nên doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là điều không thể thiếu được nhằm thúc đẩy việc cung ứng kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất và kiểm tra giám sát việc chấp hành các quy định mức dự trữ, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát lãng phí nguyên vật liệu qua các khâu của quá trình sản xuất để tạo đà tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động trên cơ sở giảm mức luân chuyển bình quân và giảm khoảng cách giữa hai kỳ cung ứng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Vai trò của kế toán với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu : Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán với mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đô thị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp lý đúng đắn. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép đầy đủ, đúng tình hình thu mua nhập xuất, dự trữ nguyên vật liệu. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết được chất lượng chủng loại nguyên vật liệu có đảm bảo không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất. Để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp quản lý thiết thực nếu thiếu nguyên vật liệu, tổ chức thu mua cố gắng làm giảm tiêu hao, quản lý được giá cả chất lượng. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Để phát huy được vai trò đó đòi hỏi công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu về quản lý nhất định. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thường xuyên biến động và chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn nên xuất phát từ đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu mà công tác quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu khách quan của mọi nền kinh tế. Tuy nhiên do trình độ quản lý của các phương thức công ty khác nhau, mỗi quốc gia mà đối tượng, phạm vi, mức độ, phương pháp quản lý nguyên vật liệu có sự khác nhau. Nền kinh tế dướ xã hội chủ nghĩa có khối lượng sản xuất công nghiệp và các nghành kinh tế quốc dân ngày càng phát triển, đòi hỏi phải có nhiều nguyên vật liệu để đáp ứng yêu cầu phát triển của nền sản xuất hàng hóa xã hội song nguồn nguyên vật liệu không phải là vô tận, do đó để quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần quán triệt, nguyên tắc quán triệt cần được coi trọng đúng mức. ở nước ta hiện nay cùng với việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, tăng cường quyền tự chủ trong sản xuất của các doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu đã khắc phục được những nhược điểm của cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp. Nâng cao tính chủ động sáng tạo của mình trong sản xuất kinh doanh. Như vậy, doanh nghiệp đã khẳng định được mình bằng cách tăng cường tìm nguồn nguyên vật liệu phục vụ cung cấp kịp thời cho nhu cậu sản xuất mở rộng liên doanh liên kết, kế toán đúng theo pháp luật để sự cân đối nguyên vật liệu, để tự sử dụng tốt nguyên vật liệu trong nước cần phải khai thác nguồn nguyên vật liệu địa phương. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, khi cần tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu tạo điều kiện để sử dụng tốt công suất máy móc, thiết bị nâng cao chất lượng sản phẩm, thúc đẩy việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, tránh hư hỏng mất mát, lãng phí nguyên vật liệu, không ngừng phấn đấu giảm định mức hao phí nguyên vật liệu cho mỗi giá trị sản phẩm trên tinh thần đảm bảo chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, xuất phát từ vị trí kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và các doanh nghiệp sản xuất. Tổ chức ghi chép tổng hợp và phản ánh số liệu tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản tình hình nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã thu muavà nhập kho cho doanh nghiệp kiểm tra định kỳ thu mua nguyên vật liệu về chất lượng, chủng loại giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu nhằm đảm bảo sự thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Quan sát kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tinh toán xác định chính xác giá trị, số lượng nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng. Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ qui định, lập báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, phân tích tình hình thu mua bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Vì vậy, có thể nói, hạch toán nguyên vật liệu là một công cụ đắc lực và sắc bén, góp phần quản lý tốt nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa hạch toán nguyên vật liệu tốt còn là căn cứ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình nguyên vật liệu để chỉ đạo sản xuất trong quá trình thu mua nhập xuất và dự trữ nguyên vật liệu. Từ những số liệu cụ thể giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp có biện pháp thiết thực cho sản xuất nhằm đáp ứng phù hợp với yêu cầu tiêu dùng của xã hội. Việc này đòi hỏi công tác hạch toán kế toán phải phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lý hoá khác, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết căn cứ vào nội dung kinh tế. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lưu động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra. Ví dụ lá thuốc lá trong nhà máy thuốc lá, sắt trong các doanh nghiệp chế tạo máy, bông của nhà máy sợi, vải trong các xí nghiệp may. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài ví dụ sợi thuốc lá cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ là vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm như tạo ra màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài v.v... góp phần làm tăng chất lượng mẫu mã đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng. Nhiên liệu thay thế bao gồm các loại dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như than, xăng dầu v.v... Phụ tùng thay thế bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa thiết bị, máy móc sản xuất , phương tiện vận tải. Thiết bị xây dựng cơ bản gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. Phế liệu là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu trong quá trình thanh lý tài sản cố định v.v... tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn trên cơ sở đó xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. 2.Đánh giá nguyên vật liệu Là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Nhập - xuất - tồn kho là một việc hết sức cần thiết để tính đúng, đủ và giá thành sản phẩm. 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Về nguyên tắc kế toán nhập - xuất – tồn nguyên vật liệu phản ánh theo giá trị thực tế. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu nhiều loại, nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trính sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Giá thực tế của nguyên vật liệu gồm giá bản thân nguyên vật liệu (giá mua + chi phí thu mua vận chuyển, gia công chế biến) a. Đối với nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong các trường hợp khác nhau thì khác nhau. Đối vật liệu mua ngoài giá thực tế là giá mua trên hoá đơn (Bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) + chi phí thu mua thực tế (gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm...) – các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế là giá nguyên vật liệu xuất thuê chế biến + các khoản chi phí liên quan (vận chuyển, bốc xếp). Đối với vật liệu tự chế: giá thực tế gồm giá vật liệu xuất chế biến và các chi phí chế biến. Trường hợp đối tượng khác góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu thì giá nguyên vật liệu thực tế là do hội đồng liên doanh xác định. Vật liệu là phế liệu thu hồi: giá thực tế được đánh giá theo giá trị thu hồi còn sử dụng được. b. Đối với vật liệu xuất kho Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị theo giá thực tế theo một trong các phương pháp sau. Phương pháp bình quân tồn đầu kỳ và nhập cuối kỳ Đơn giá bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá bình quân Tính theo giá trị thực tế đích danh: phương pháp này được áp dụng đối với các loại vật liệu có gía trị cao, các loại vật liệu đặc trưng. Giá vật liệu thực tế xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lần và số lượng xuất kho theo từng lần. Tính theo giá nhập trước xuất trước, phương pháp này phải xác định được đơn giá nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước được tính theo đơn gía thực tế lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Tính theo giá nhập sau xuất trước ta xác định đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới đến lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của nguyên vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế nguyên vật liệu sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, xác định đúng đắn các chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành sản phẩm. 2.2. Tính giá vật liệu theo giá hạch toán Đánh giá vật liệu theo giá thực tế sẽ đảm bảo tính chính xác nhưng trong thực tế thì việc theo dõi biến động của vật liệu hàng ngày theo giá thực tế rất phức tạp và khó khăn. Do vậy, để đơngiản hoá trong công việc hạch toán và nhằm đáp ứng kịp thời sử dụng biến động của vật liệu, người ta sử dụng giá hạch toán để ghi sổ. Giá hạch toán thông thường được gọi là giá kế hoạch và không thay đổi đến thời điểm cuối kỳ hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy giá mua (giá mua trên hoá đơn) + chi phí thu mua, vận chuyển hoặc có thể lấy giá kế hoạch của vật liệu do doanh nghiệp xây dựng. Sau khi đã tính được giá thực tế của vật liệu thì kế toán mới tiến hành điều chỉnh giá trị vật liệu kho trong kỳ từ giá hạch toán sang giá thực tế dựa vào hệ số giá thực tế. Hệ số giá = Giá TT vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ Giá HT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá HT vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán x Hệ số giá Việc đánh giá vật liệu theo 2 giá: giá thực tế và giá hạch toán đảm bảo tính kịp thời của công tác kế toán từ đó tăng cường công tác quản lý vật liệu. Tuy nhiên mỗi phương pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho nêu trên có nội dung ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp tính bảo đảm nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. Nội dung của tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu I Hạch toán chi tiết nhập xuất nguyên vật liệu 1 Chứng từ kế toán Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 02 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 02 – VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu số 02 – VT) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng, sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn kế toán như: Phiếu vật tư theo hạn mức (mẫu số 02 – VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 02 – VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Các chứng từ khác phụ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán của vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp và sử dụng sổ kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư - Sổ (thẻ) kho theo mẫu (06-VT) được sử dụng để theo dõi nhập – xuất – tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng xuất – nhập – tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng cả giá trị. Ngoài các số kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng bảng kê Nhập – xuất – tồn, các bảng luỹ kế tổng hợp Nhập – xuất – tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được nhanh chóng, đơn giản và kịp thời. 3. Hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi hơn cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh doanh. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời, chính xác về tình hình Nhập – xuất – tồn của từng vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Để thực hiện tốt hạch toán chi tiết vật liệu, đòi hỏi doanh nghiệp, cán bộ kế toán và thủ kho phải áp dụng một trong ba phương pháp sau: 3.1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này để phản ánh tình hình biến động vật liệu ở kho, phải mở thẻ kho để ghi chép về số lượng, còn ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. ở kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ Nhập – xuất – tồn , thủ kho ghi vào sau đó tập hợp và phân loại các chứng từ rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận chứng từ. ở phòng kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình Nhập – xuất – tồn hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại vật liệu; sổ chi tiết vật liệu tương tự như thẻ kho nhưng có thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị cho từng danh điểm vật liệu , hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ ở thẻ kho kế toán phải kiểm tra và hoàn thành chứng từ rồi ghi chép trên thẻ chi tiết. Định kỳ tiến hành kiểm số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tiền kho và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp. Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng. Công việc kiểm tra thường dồn vào cuối tháng do đó cung cấp thông tin làm hạn chế chức năng của kế toán . Điều kiện áp dụng: với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật liệu ít, số lượng vật liệu , vật tư không thường xuyên và nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu , công cụ, dụng cụ chứng từ nhập chứng từ xuất báo cáo tổng hợp Nhập – xuất – tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ Ghi chú: hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình Nhập – xuất – tồn kho vật liệu giống như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán : Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lương và giá trị của từng thứ vật liệu theo từng kho. Sổ này được mở cho cả năm, ghi một tháng một vào cuối tháng, mỗi loại vật liệu được ghi một dòng trong sổ cuối kỳ sau khi nhận được các chứng từ, phân loại các chứng từ theo từng thứ vật liệu rồi lập ra bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng chỉ tiêu số lượng và giá trị. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp, công việc dồn về cuối tháng nên số liệu cung cấp không kịp thời. Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có khối lượng nhập khẩu không nhiều. Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thẻ kho chứng từ nhập chứng từ xuất sổ đối chiếu luân chuyển báo cáo xuất báo cáo nhập 3.3. Phương pháp sổ số dư ở kho hàng ngày hoặc định sau khi ghinthẻ kho xong, thủ kho giao chứng từ, cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho ghi số vật liệu tồn kho của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư rồi chuyển cho kế toán vật liệu . ở phòng kế toán khi nhận được chứng từ do thủ kho giao, kế toán phân loại chứng từ đồng thời căn cứ vào giá hạch toán của từng vật liệu tính ra tổng số tiền và ghi vào sổ cột tiền giao nhận trên chứng từ. Cuối tháng sau khi nhận do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào giá hạch toán để tính thành tiền. Sau đó đối chiểu trên bảng quỹ Nhập – xuất – tồn kho vật liệu . Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép, công việc kế toán được tiến hành đều trong tráng dẫn đến cung cấp kịp thời số liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp . Nhược điểm: Khó kiểm tra nếu sai sót, nhầm lẫn Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế ( chứng từ nhập xuất) về vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, trình độ quản lý chuyên môn phải cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp số dư thẻ kho chứng từ nhập chứng từ xuất báo cáo nhập báo cáo xuất sổ số dư bảng liên kết nhập bảng liên kết xuất báo cáo tổng hợp nhập xuất II. Hạch toán tổng hợp Nhập – xuất vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh các loại vật liệu thành phẩm trên các tài khoản và sổ kế toán có các chứng từ từ nhập xuất hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào tài khoản và sổ kế toán . Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình Nhập – xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phương án giá trị hàng tồn kho định kỳ và cuối tháng căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. * Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu : Tài khoản này dùng để phản ánh ghi chép số liệu hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152: có thể được mở thành tài khoản cấp 2,3 để kế toán chi tiết theo từng nhóm, loại, thứ vật liệu dùng tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . Kết cấu: Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, phát hiện thừa...) Giá trị nguyên vật liệu chính thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt...) Giá trị nguyên vật liệu chính thiếu phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (cuối kỳ hoặc đầu kỳ) + Tài khoản 331: Phải trả người bán Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về khoản vật tư hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. + Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán số dư chi tiết bên nợ được ghi vào chỉ tiêu trả trước cho người bán, số dư chi tiết bên có được ghi vào chỉ tiêu phải trả cho người bán. + Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường: dùng để phản ánh các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111, 112 TK 152 TK 621 141, 311 XXX Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm (Tổng giá thanh toán) TK 627, 641, 642 TK 151 Hàng đi đường kỳ trước Xuất kho chi phí sản xuất chung bán hàng, quản lý TK 411 TK 128, 222 Nhận cấp phát, tặng thưởng xuất góp vốn liên doanh vốn góp liên doanh TK 642, 3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128, 222 1381, 642… Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện qua kiểm kê 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111, 112 TK 152 TK 621 141, 311 XXX Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm 1331 VAT được . khấu trừ TK 627, 641, 642 TK 151 Hàng mua đang đi Xuất chi phí sản xuất trên đường kỳ trước bán hàng, quản lý TK 441 TK 128, 222 Nhận cấp phát, tặng thưởng xuất góp vốn liên doanh vốn góp liên doanh TK 642, 3381 TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128, 222 1381, 642… Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện qua kiểm kê 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng Đặc điểm hạch toán công cụ, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên I. Khái niệm, đặc điểm công cụ, dụng cụ: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào TSCĐ (giá trị nhỏ hơn 5.000.000đ), thời gian sử dụng là một năm. Bởi vậy, công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như TSCĐ hữu hình (tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần, trong quá trình sử dụng giữ nguyên gình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng). Tuy nhiên do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ lao động: các loại bao bì dùng để chứa vật liệu hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ, quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc, các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá trị riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá các công ._.cụ phá lắp chuyên dụng cho sản xuất các lán trại tạm thời, dàn giáo, công cụ trong ngành xây dựng cơ bản. II Phương pháp hạch toán Tài khoản hạch toán Để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho của công cụ dụng cụ kế toán sử dụng TK 153 “công cụ dụng cụ “. TK chia làm 3 tiêu chuẩn 1531: công cụ dụng cụ 1532: bao bì luân chuyển 1533: đồ dùng cho thuê phương pháp hạch toán: Nội dung phản ánh và phương pháp hạch toán trên TK 153 tương tự TK 152 nhưng vì là tư liệu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ dụng cụ cần phân biệt các trượng hợp sau: Hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng: Trượng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều (phân bổ 1 lần hoặc 100% giá trị) Nợ TK 627 (3): xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 627 (3): xuất dùng cho tiêu thụ Nợ TK 627 (3): xuất dùng phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 627 (3): toàn bộ giá trị xuất dùng Có các tài khoản liên quan Trường hợp xuất dùng với giá trị tương đối cao , quy mô tương đối lớn (phâ bổ ở 50% giá trị) kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 627 (3): Nợ TK 627 (3): Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ dụng cụ : Nợ TK liên quan 627 (3): Nợ TK 627 (3): 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng: Nợ TK 627 (3): phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 627 (3): phân bổ nốt giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng) Trường hợp xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao (phân bổ dần nhiều lần) kế toán phản ánh như sau: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng: Nợ TK 627 (3): Nợ TK 627 (3): Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần: Nợ TK liên quan 627 (3): Nợ TK 627 (3): giá trị phân bổ mỗi lần. Khi hỏng, mất... sau khi trừ phế liệu thu hồi... giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào cước phí kinh doanh (tương tự như phân bổ 2 lần) Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển. Khi thu hồi đồ dùng cho thuê: Nợ TK 627 (3): giá trị còn lại Nợ TK 627 (3): giá trị còn lại Hạch toán vật liệu , dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ I. Khái niệm và tài khoản sử dụng: 1.Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác đinh lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đối tượng kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 2.Tài khoản sử dụng: Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 611 – mua hàng TK 611 – Hàng mua đang đi trên đường TK 611 –nguyên liệu, vật liệu TK 611 – công cụ dụng cụ Kết cấu TK 611 “ Mua hàng” (tiểu khoản 6111: mua nguyên vật liệu) Dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế (giá mua + chi phí thu mua) Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu , dụng cụ xuất dùng, bán hay thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. II.Phương pháp hạch toán 1.Khi xuất dùng bao bì luân chuyển ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng. Nợ TK 627 (3): giá trị thực tế Nợ TK 627 (3): giá trị thực tế Phân bổ giá trị hao mòn và chi phí của kỳ sử dụng Nợ TK 627 (3): Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 627 (3): tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 627 (3): Giá trị hao mòn 2. Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho: Nợ TK 627 (3): giá trị còn lại Nợ TK 627 (3): giá trị còn lại 3. Hạch toán đồ dùng cho thuê: Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 627 (3): giá trị thực tế đồ dùng cho thuê Nợ TK 627 (3): thuế VAT được khấu trừ Nợ TK 627 (3): Khi xuất đồ dụng cho thuê ghi: Nợ TK 627 (3): toàn bộ giá trị xuất nhập khẩu Nợ TK 627 (3): Xác định hao mòn của đồ dùng cho thuê: Nợ TK 627 (3): Nếu hợp đồng cho thuê không thường xuyên Nợ TK 627 (3): nếu hợp đồng cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên (chính hoặc phụ) Nợ TK 627 (3): Giá trị hao mòn Sổ thu về cho thuê: Nợ TK 627 (3): Tổng số thu về Có TK 627 (3): thuế VAT phải nộp Có TK 627 (3): nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 627 (3): nếu là hoạt động thường xuyên * Kết cấu TK 151: “hàng mua đang đi trên đường” dùng để phản ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng chưa nhập kho ( đang đi trên đường hay gửi tại kho người bán) chi tiết theo từng loại, từng người bán. Bên nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường Bên có: kết chuyển giá trị thực tế hàng đi trên đường đầu kỳ Dư nợ: giá thực tế hàng đang đi trên đường * Kết cấu TK 152 “ Nguyên liệu - vật liệu” và tài khoản 153 “công cụ dụng cụ “ dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho, bao bì luân chuyển (nếu có) chi tiết the từng loại. Bên nợ: giá trị thực tế tồn kho nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ cuối kỳ. Bên có: kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ đầu kỳ. Dư nợ: phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho. Ngoài ra còn sử dụng các TK khác như: TK 133, 331, 111, 112... Sơ đồ hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, 153 TK 611 TK 152, 153, 151 Giá trị của VL, công cụ Giá trị của VL, công cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng tồn cuối kỳ TK 111, 112, 311 TK 111, 112, 311 Giá trị vật liệu mua vào Chiết khấu giảm giá được hưởng trong kỳ 1331 và giá trị hàng bị trả lại VAT được . khấu trừ TK 412 TK 138, 334, 812, 642 Đánh giá tăng VL, DC Các giá trị thiếu hụt, mất mát 411 TK 621, 627, 641, 642… Nhận vốn góp liên doanh Giá trị VL, DC xuất dùng lớn cấp phát, tặng thưởng 412 (1) Giá trị DC Phân bổ dần xuất dùng lớn Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 151, 152, 153 TK 611 TK 152, 153, 151 Giá trị của VL, công cụ Giá trị của VL, công cụ tồn đầu kỳ chưa sử dụng tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331, 411 TK 111, 112, 311 Giá trị VL, CCDC tăng thêm Chiết khấu giảm giá hàng trong kỳ (tổng giá thanh toán) bị trả lại TK 621, 627 Giá thực tế VL, CCDC xuất dùng Hình thức kế toán , hệ thống sổ sach kế toán được sử dụng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long và một số hình thức kế toán khác Do nhà máy có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và các cán bộ kế toán có nghiệp vụ chuyên môn nên nhà máy áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Sổ sách trong hình thức này gồm có: Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp, cân đối. Nhật ký, chứng từ được mở theo số phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với bên nợ các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thưòi gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích. Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên nợ của tài khoản đối ứng với bên có của các tài khoản liên quan, còn số phát sinh bên có của tứng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có liên quan Bảng kê: Được sử dụng cho một số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê số 1, số 2, số3... Trên cơ sở các số liệu phản ánh ở bảng kê, cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng phân bổ Sổ chi tiết Sơ đồ hạch toán theo hình thực nhật ký chứng từ chứng từ gốc sổ quỹ sổ (thẻ) hạch toán chi tiết bảng phân bổ bảng kê nhật ký chứng từ sổ cái bảng tổng hợp chi tiết bảng cân đối sổ phát sinh báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu Mẫu sổ sách sử dụng ở nhà máy thuốc lá Thăng long Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111, nợ các TK khác) Số TT Ngày 112 131 152 153 211 … Cộng các TK 1 2 3 4 5 6 … Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 112, nợ các TK khác) Số TT Ngày 111 131 152 153 211 … Cộng các TK 1 2 3 4 5 6 … Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 331, nợ các TK) (ghi nợ TK 111, có các TK) Số TT Diễn giải Ghi có TK 331 - Nợ các TK Ghi nợ TK 331 - Có các TK 152 153 … Cộng có 331 111 112 … Cộng nợ 331 Cộng Dư đầu tháng Dư cuối tháng Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) sổ cái TK 152 - Nguyên vật liệu Tháng năm Dư đầu tháng Nợ Có Số TT Ghi nợ TK 152 ghi có các TK Tháng Tháng Tháng 1 TK 111 2 TK 131 3 TK 112 …. Cộng nợ phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Dư cuối kỳ Nợ Có Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Ngoài ra còn có một số hình thức sổ kế toán khác: - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chung. Chương II: Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng long A. Tình hình đặc điểm chung của nhà máy thuốc lá Thăng long I. Lịch sử hình thành và phát triển của nhà máy thuốc lá Thăng long 1.Quá trình hình thành và phát triển Cùng với sự vận động của nền kinh tế nước nhà, nhà máy thuốc lá Thăng long đã có một quá trình lịch sử phát triển lâu dài với chặng đường 45 năm đầy tự hào, vẻ vang, luôn là lá cờ đầu của ngành thuốc lá Việt nam. Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nước kinh tế độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản riêng ở các ngân hàng theo pháp luật Nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam . nhà máy thuốc lá Thăng long trực thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt nam Bộ Công nghiệp nhẹ (Quyết định số 2990/ QĐ của Phủ thủ tướng năm 1995). Sau hơn một năm khảo sát, địa điểm đầu tiên được lựa chọn để sản xuất thử nghiệm là nhà máy bia Hà nội. Sau một thời gian lại chuyển sang nhà máy diêm cũ. Năm 1956 Nhà nước quyết định chuyển bộ phận sản xuất về khu vực tiểu thủ công nghệ Hà đông nhằm ổn định và phát triển sản xuất . Qua 3 lần di chuyển địa điểm nhà máy thuốc lá Thăng long đã ra đời. Ngày 06/01/1957 Phủ thủ tướng ký quyết định thành lập nhà máy. Hiện nay, nhà máy thuốc lá Thăng long nằm ở trung tâm công nghiệp Thượng đình (235 đường Nguyễn Trãi, quận Đống đa, thành phố Hà nội). 2.Nhiệm vụ của nhà máy Do là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động với mục tiêu lợi nhuận nên việc quản lý vốn theo chế độ chính sách của Nhà nước rất được trú trọng. Tuy nhiên nhà máy đã rất linh hoạt trong cơ chế thị trường để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh , từng bước nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên trong nhà máy. Trên cơ sở đó, một số nhiệm vụ của nhà máy được cụ thể hoá như sau: Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao. Thực hiện đầu đủ nghĩa vụ nộp ngân sách. Bảo toàn và phát triển số vốn được giao. Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính, kể toán Nhà nước . Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn tài sản, lao động tiền lương. II.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu. Sản phẩm chính là thuốc lá điếu các loại. Ngoài ra còn sản xuất sợi xuất khẩu và gia công phụ tùng cơ khí chuyên nghành thuốc lá khi có đơn đặt hàng. Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất của mình, nhà máy tổ chức thành 6 phân xưởng trong đó có 3 phân xưởng sản xuất chính. Phân xưởng sợi, phân xưởng bao cứng, phân xưởng bao mềm. Mỗi phân xưởng có một quản đốc phụ trách và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. *Phân xưởng sợi: Có nhiệm vụ sơ chế, chế biến, phối chế các loại lá thuốc và thuốc lá sợi theo công thức pha chế của từng mác thuôc va pha hương liệu trước khi đưa vào sản xuất . Nguyên liệu phối chế phải đưa vào công thức đã quy định sẵn cho mỗi loại thuôc để đảm bảo nguyên liệu đúng tiêu chuẩn. Vì vậy, phân xưởng sợi phải sơ chể làm dụi, phối trộn và tiếp tục làm dụi phần hai, giảm mùi hăng ngái của lá thuốc sau khi tiến hành thuỷ phân. Nếu đạt 11% là được trữ lá, thái sợi, sấy sợi thành thuốc lá sợi để dung dấp cho các phân xưởng cuốn thuốc lá điếu. *Phân xưởng bao mềm: Đây là phân xưởng có quy mô lớn nhất nhà máy, được chia làm hai bộ phận theo nguyên tắc đối tượng. Nhiệm vụ của phân xưởng là sản xuất các loại thuốc lá không đầu lọc và đầu lọc bao gồm như: Thăng long, Điện biên, Hoàn Kiếm, Thủ đô... *Phân xưởng bao cứng: Được chia làm 3 tổ, bố trí theo nguyên tắc của quá trình công nghệ, có nhiệm vụ nhận sợi nhập ngoại từ kho đã được pha chế sản xuất ra thuốc lá điếu, sấy điếu, cuộn điếu, đóng bao và nhập kho thành phẩm các loại thuốc lá bao cứng như: Hồng hà, Vinataba... *Phân xưởng Dunhill: Hoạt động của phân xưởng này chỉ sản xuất , gia công sản phẩm cho hãng Rothmas, phân xưởng có 2 tổ và làm việc 2 ca/ngày. *Phân xưởng cơ điện (phân xưởng sản xuất phụ) Có nhiệm vụ sửa chữa, đại tu máy móc, thiết bị, gia công các chi tiết phụ tùng, thay thế cho tất cả các loại thiết bị của phân xưởng sản xuất chính đồng thời cung cấp điện nước cho sản xuất toàn nhà máy . *Phân xưởng sản xuất phụ: Có nhiệm vụ là phụ trợ cho các phân xưởng sản xuất chính như là: in hòm cattong, làm khẩu trang, khâu các kiện hàng. Ngoài ra còn có một đội xe và đội bốc xếp. Do tính chất của sản phẩm thuốc lá , nên giữa các phân xưởng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình phối hợp thực hiện mọi kế hoạch của nhà máy như kế hoạch sản xuất , kế hoạch sửa chữa máy móc. Bên cạnh mối quan hệ trên, các phân xưởng cũng có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học. Cơ cấu sản xuất của nhà máy được chia làm 3 cấp: Nhà máy - phân xưởng - tổ Cơ cấu sản xuất này tạo điều kiện cho nhà máy dễ dàng vận động thích nghi với những thay đổi của thị trường. Đồng thời mọi kế hoạch của nhà máy đề ra đều nhanh chóng được thực hiện, giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, rút ngắn thời gian chế tạo sản phẩm và kéo dài sự có mặt của sản phẩm trên thị trường. Cơ cấu sản xuất của nhà máy được thể hiện qua sơ đồ 1 Cơ cấu sản xuất của nhà máy thuốc lá Thăng long nhà máy px dunhill PX bao cứng PX 4 PX cơ điện PX sợi PX bao mềm tổ xử lý phế liệu tổ phục vụ sản xuát BPT không có đầu lọc tô SC chi tiết máy tổ GC chi tiết máy BPT có đầu lọc tổ chế biến cuộng tổ chê biến *Đặc điểm quy trình sản xuất công nghệ kỹ thuật sản xuất thuốc lá bao Thuốc lá bao được sản xuất qua các giai đoạn chế biến kế tiếp nhau từ thuốc lá lá, thái sợi, cuốn điếu, đóng bao. Sản phẩm của giai đoạn thái sợi lá thuốc, lá sợi hoàn thành tính bằng kg. Tiếp đó được chuyển sang giai đoạn cuốn điếu. Tính chất của quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá bao phức tạp, kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn với khối lượng lớn. Sơ đồ 2: Quy trình chế biến sợi gia liệu làm ẩm ngọn lá hấp chân không cắt ngọn và trộn lá làm ẩm lá đã cắt ngọn tách cuộng làm ẩm cuộng lá thuốc thái trữ phối trộn lá và ủ lá trương nở cuộng trữ cuộng hấp ép cuộng thái cuộng sấy sợi cuộng phối trộn sợi lá và sợi cuộng sấy sợi phân ly sợi cuộng trữ sợi cuộng thái lá trữ sợi và phối trộn sợi sợi thành phẩm phun hương Nhìn chung toàn bộ quy trình sản xuất thuốc lá của nhà máy như sau: Sơ đồ 3: sợi thành phẩm cuốn điếu không đầu lọc cuốn điếu và ghép đầu lọc đóng bao thuốc lá không đầu lọc đóng bao thuốc lá không đầu lọc đóng tút đóng kiện đóng kiện đóng thùng nhập kho thành phẩm Mỗi giai đoạn công nghệ đề phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo đưa ra thị trường sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Để xác định được một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý như hiện nay, nhà máy đã phải trải qua một thời gian dài nghiên cứu cải tiến tiếp theo được thành tựu khoa học kỹ thuật. Quá trình đòi hỏi phải nhiều về kinh phí nghiên cứu, đầu tư ban đầu và chất xám của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong nhà máy. Hiện nay dây truyền chế biến sợi đó đang được đánh giá là tiên tiến hiện đại nhất so với các nhà máy sản xuất thuôc lá khác ở nước ta. Vì vậy ngoài việc nâng cao năng suất lao động, nhà máy còn tiết kiệm được hao phí nguyên liệu trên từng đầu bao thuốc lá, giảm được số lao động thủ công. III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp có quy mô lớn với mức vốn kinh doanh là 118.479 triệu đồng được đầu tư theo chuều rộng lẫn chiều sâu. Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức nămg bao gồm 1176 cán bộ, công nhân viên và quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc nhà máy: người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước cũng như tập thể cán bộ, công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các trưởng phòng của các phòng ban. Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chưc bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long giám đốc phó giám đốc phụ trách sx phó giám đốc phụ trách kd phòng khvt phòng ktcđ phòng kcs phòng ktcn phòng tài vụ phòng tc -lđ -tl phòng nl phòng hc phòng tiêu thụ phòng thị trường kho vật liệu kho VL bao cứng tổ hoá nghiệm tổ hương kho cơ khí trạm y tế kho Nl văn phòng nhà ăn nhà nghỉ nhà trẻ mẫu giáo xd - cb px bao mềm đội xe đội bảo vệ đội bốc xếp px 4 px cơ điện px dunhill px bao cứng px sợi *Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Phòng hành chính: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về tất cả công việc liên quan đến công tác hành chính trong nhà máy. Có nhiệm vụ quản lý về văn thư, lưu tữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tác xây dựng cơ bản và hành chính quản trị đời sống, y tế. Phòng tổ chức bảo vệ: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công tác lao động, tổ chức và an ninh quốc phòng. Phòng có nhiệm vụ: giup việc giám đốc lập phương án về công tác tổ chức bộ máy cán bộ lao động, tiền lương, quản lý về bảo hiểm lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động, đào tạo công nhân kỹ thuật, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ nhà máy, phòng cháy, chữa cháy, an ninh chính trị, kinh tế trật tự trong nhà máy, thực hiện các nhiệm vụ về công tác quân sự địa phương. Phòng tài vụ: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc về mặt tài chính, kế toán nhà máy. Phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức quản lý mọi hoạt động liên quan đế công tác tài chính kế toán của Nhà nước như: tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán , dự toán, sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt ngân phiếu, thanh toán, tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị. Phòng kế hoạch đầu tư: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc giám đốc và công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất dài hạn, năm, quý, tháng, điều hành sản xuất theo kế hoạch về nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo năm, quý , tháng. Ký kết hợp đồng tìm nguồn mua sắm vật tư, bảo quả, cấp phát phục vụ kịp thời cho sản xuất . Tổng hợp báo cáo lên cập trên theo định kỳ tình hình sản xuất tháng, tuần... Phòng nguyên liệu: Thực hiện chức năng tham mưu, giup việc giám đốc về công tác nguyên liệu thuốc lá lá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh . Nhiệm vụ của phòng: nghiên cứu thổ nhưỡng, giống thuốc lá thực nghiệm, tổ chức hợp đồng, chỉ đạo kế hoạch về gieo trồng chăm sóc, hái cấy. Lập kế hoạch ký kết hợp động thu mua nghuyên liệu theo vùng cấp, chủng loại theo chỉ thị của giám đốc, quản lý số lượng tồn kho, tổ chức bao rquản nhập, xuất theo quy định, quản lý , cung ứng vật tư nông nghiệp, quản lý kho phế liệu, phế phẩm. Phòng kỹ thuật cơ điện: Thực hiện chức năng tham mưu, giup việc giám đốc về công tác kỹ thuật, về quản lý máy móc thiết bị, điện cơ... của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo dõi quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, cơ khí,thiết bị chuyên dùng chuyên ngành, điện, hơi, lạnh, nước... ccả về chất lượng, số lượng trong quá trình sản xuất . Lập kế hoạch về phương án đầu tư chiều sâu phụ tùng thay thế, đào tạo thợ cơ khí kỹ thuật... Phòng kỹ thuật công nghệ: Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: nhậ chỉ thị trực tiếp của giám đốc và thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm, chất lượng nguyên liẹu, vật tư, hương liệu trong quá trình nghiên cứu, phối chế sản phẩm mói cả nội dung và hình thức bao bì phù hợp với thị hiếu, thị trường từng vùng, quản lý quy trình công nghệ, quản lý chỉ tiêu lý, hoá về nghuyên liệu, sản phẩm... Tham gia công tác môi trường, đào tạo thựo kỹ thuật... Phòng KCS: Thực hiện chức năng giúp việc cho giám đốc về quản lý chất lượng sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ: kiểm tra, giám sát về chất lượng nguyên liệu vật tư, vật liệu khi khách hàng đưa về nhà máy kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn.. phát hiện sai sót boá cáo để giám đốc chỉ thị khắc phục. Kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm khi xuất kho. Kiểm tra, kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại... Phòng tiêu thụ: Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng, từng đại lý. Theo dõi tình hình tiêu thụ từng vùng, miền dân cư kết hợp với phòng thị trường mở rộng diện tiêu thụ, thực hiện ký kết hợp đồng tiêu thụ, bán hàng. Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng chủng loại theo quy đình để giám đốc đánh giá và có quyết định về phương hướng sản xuất kinh doanh trong thời gian tới. Phòng thị trường: Thực hiện chức năng tham mưu giúp lãnh đạo nhà máy về công tác thị trường và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo dõi, phân tích diễn biến thị trường qua bộ phận nghiên cứu thì trường, tiếp thị đại lý. Soạn thảo và đề ra các chương trình, kế hoạch, chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động marketting, tìm các hình thức quảng cáo sản phẩm, tham gia công tác thiết kế quảng cáo, thiết kế sản phẩm mới, tham gia triển lãm hội chợ. IV Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng long Bộ máy kế toán của nhà máy được hình thành và phát triển cùng với quá trình phát triển của nhà máy với hình thức kế toán tập trung theo phương pháp nhật ký chứng từ, các phân xưởng đều có thống kê vật tư. Mô hình của bộ máy kế toán : *Kế toán trưởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của nhà máy . Tổ chức công tác kế toán , kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh... Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ phòng kế toán ... *Một phó phòng: Giúp việc cho kế toán trưởng khi đi vắng, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành *Một số kế toán TSCĐ, thanh toán nội bộ tạm ứng: theo dõi tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về NG, giá trị hao mòn, giá trị còn lại ...Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng ... *Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi. Cùng với thủ quỹ kiểm lưu đối chiếu số dư tồn quỹ, sổ sách thực tế. Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ... *Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư trong nhà máy ...Thực hiện việc kiểm kê định kỳ ... theo quy định của nhà nước. *Kế toán TBNH và nguyên vật liệu chính (lá thuốc lá): chịu trách nhiệm về số lượng, giá cả nguyên liệu thuốc lá qua HĐ... Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán... Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định. *Kế toán trực tiếp bán hàng, công nợ với người mua: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lượng. Theo dõi chi tiết từng khách mua hàng về số lượng giá trị tiền hàng... Công nợ của từng khách hàng. Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, kiểm tra các khoản thanh (nếu có)... *Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ: Thanh toán tiền lương, thưởng các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc. Thanh toán các khoản bảo hiểm cho người lao động, theo dõi trích lập và sử dụng quỹ lương. *Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, các hoạt động giám sát thu mua tài sản, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. *Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiêu tiền mặt và tiền quỹ của nhà máy . Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hay định kỳ theo định kỳ. Quản lý các hồ sơ thế chấp, bảo lãnh... Ngoài ra còn có hai kỹ sư máy tính có nhiệm vụ quản lý toàn bộ máy tính trong nhà máy , quản lý cách vận hành trong kế toán . Mô hình bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: kế toán tiền lương các khoản BH, KPCĐ kế toán tiêu thụ xác định KQKD kế toán tt bán hàng công nợ với người mua Kế toán Phó phòng kế toán thanh toán với người bán và XDCB trưởng kế toán kế toán TGNH và NVL chính kế toán vật tư kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ kế toán TSCĐ và thanh toán nội bộ Thủ quỹ Vi tính B- Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long 1. Đặc điểm nguyên vật liệu : Vật liệu của nhà máy thuốc lá Thăng long rất đa dạng và phong phú, nó tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau: sợi thuốc lá, hương liệu, tem, nhãn, giấy quấn, hòm cat tong, cây đầu lọc, sắt, thép, hoá chất... Mỗi một loại đều có đặc điểm riêng. Một số loại vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của các loại nguyên liệu, vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tích trữ chúng rất phức tạp. Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của nhà máy không chỉ do số lượng lớn của từng loại vật liệu mà do tính chất lý hoá của chúng. Lá thuốc lá là nguyên liệu chính của nhà máy . Để đảm bảo được chất lượng sản phẩm thì công việc thu mua bảo quản nguyên liệu là vấn đề then chốt mà lá thuốc lá lại đòi hỏi sự chăm sóc kỹ càng từ khâu nuôi trồng đến khâu bảo quản nguyên liệu. Lá thuốc lá nếu không được chăm sóc cẩn thận, chất lượng lá sẽ không đạt. Lá thuốc lá tươi sau khi thu hoạch phải sấy khô và phân loại càng nhanh càng tốt nếu không cũng ảnh hưởng tới chất lượng của nguyên liệu. Loại nguyên liệu này trong quá trình vận chuyển và bảo quản phải đặc biệt cẩn thận trong việc áp dụng phương pháp hút ẩm, tiến hành biện pháp chống mốc, khử mốc. Hiện nay nhà máy thuốc lá đã chủ động tạo ra nguồn nguyên liệu dồi dào, công tác thu mua vận chuyển nhanh chóng luôn đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy . Để có được sản phẩm thuốc lá đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thị trường hiện nay, phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp: hoá chất dùng làm hương liệu, men,giấy chống ẩm, tem, nhãn, giấy quấn, cây đầu lọc... Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ như: hoá chất được mua dự trữ hoặc trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Với đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, nhà máy có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay vốn ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên liệu chính. Hiểu rõ được điều này, nhà máy đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gấn các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho được trang bị khá đầy đủ: Phương tiện cân, đo, đong, đếm... Để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý , bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu . Trong điều kiện hiện nay, cùng với việc sản xuất công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho: Kho lá thuốc lá Kho sợi thành phẩm Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ tùng Kha vật liệu xây dựng Kho phế liệu Các kho được giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2.Phân loại nguyên vật liệu : Vật liệu mà nhà máy sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học, phẩm cấp chất lượng. Vì vậy nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: Vật liệu chính: sợi thuốc lá. Nguyên liệu chính: lá thuốc lá Hoá chất: các hương liệu, men... Phụ liệu: giấy quấn, cây đầu lọc. Vật tư bao gói: hòm cattong Vật liệu xây dựng: sắt thép, van hơi, van nước. Phụ tùng: vòng bi, bulong, bánh xe. Phế liệu: 3. Quá trình hạch toán nhập- xuất kho nguyên vật liệu Do đặc điểm của nguyên vật liệu trong nhà máy là đa dạng và nhiều chủng loại, số lượng lớn nên nhà máy đã áp dụng phương pháp kế toán ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này đã làm cho khối lượng công việc kế toán giảm bớt nhiều và rất nhanh chóng. 3.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu a. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Muốn việc đánh giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. ở nhà máy thuốc lá Thăng long để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính sau: Khi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ nhà máy đã sử dụng giá thực tế, giá này được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Nguyên vật liệu chính của nhà máy là lá thuốc lá được thu mua trên thị trường trong nước. Giá vật liệu mua bằng với giá mua trên hoá đơn cộng với các chi phí mua phát sinh nếu có. Đối với nguyên vật liệu do nhà máy tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất kho cộng với chi phí chế biến thực tế phát sinh. Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhậ._.