Công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội

mà còn góp phần giúp đỡ hỗ trợ bưu điện các tỉnh thành khác hoàn thành nhiệm vụ của ngành. Trong đó phần lớn các loại vật tư thiết bị chủ yếu được cung cấp bởi một đơn vị chuyên trách trực thuộc Bưu điện Hà Nội là Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội. Công ty Dịch vụ Vật tư là một công ty thương mại, dịch vụ chuyên ngành bưu chính viễn thông. Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công ty có hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá. Công ty kinh doanh các loại vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông có tính năng kỹ thuật và giá trị cao, đa dạng về chủng loại, do đó công ty cần thực hiện tốt chức năng cung ứng vật tư, quản lý chặt chẽ các loại vật tư tài sản do Bưu điện Hà Nội giao. Tổ chức khoa học hợp lý công tác lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại nói chung cũng như Công ty Dịch vụ Vật tư nói riêng, kế toán sẽ cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp những thông tin chính xác, kịp thời, có hiệu quả vì hoạt động lưu chuyển hàng hoá là hoạt động cơ bản nhất của doanh nghiệp thương mại. Hiểu rõ tầm quan trọng của công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá, sau thời gian học tập tại trường và quá trình tìm hiểu tổ chức công tác kế toán tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội, được sự hướng dẫn tận tình của thầy, cô giáo cùng với sự giúp đỡ của các cô trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã hoàn thành chuyên đề kế toán trưởng với đề tài: “Công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội”. Nội dung chính của đề tài gồm: Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội. Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư, Bưu điện Hà Nội. PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I - Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến hạch toán lưu chuyển hàng hoá 1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất. Chức năng chủ yếu của thương mại là mua bán, trao đổi hàng hoá, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân.Hoạt động kinh tế cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là hoạt động lưu chuyển phân phối hàng hoá trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hay giữa các quốc gia với nhau. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua, bán, trao đổi và dự trữ sản phẩm hàng hoá. Đối tượng của kinh doanh thương mại là các loại hàng hoá phân theo từng ngành hàng: hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm, chế biến.Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Hoạt động bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như bán thẳng không qua kho, bán qua kho, bán trực tiếp, bán ký gửi đại lý,.... 2- Đặc điểm tính giá hàng hoá Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, nhờ có sử dụng phương pháp tính giá, kế toán theo dõi, phản ánh và kiểm tra xác định được toàn bộ chi phí liên quan đến việc thu mua, tiêu thụ từng loại vật tư, hàng hoá, từ đó so sánh kết quả thu được để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Hàng hoá nhập - xuất - tồn kho theo quy định được tính giá theo giá thực tế. Không có phương pháp tính giá thì doanh nghiệp thương mại không thể thực hiện tốt chế độ kinh doanh. a.Phương pháp tính giá hàng nhập kho Tính giá hàng hoá nhập kho là việc xác định giá trị của hàng hoá để ghi sổ kế toán (tính theo giá thực tế), qua đó cung cấp thông tin tổng hợp về giá trị hàng hoá nhập - xuất - tồn hoặc giá trị hàng hoá mua vào dự trữ và sử dụng. Trị giá thực tế hàng nhập kho = Trị giá mua hàng hoá (chưa thuế GTGT) + Chi phí mua hàng hoá + Thuế nhập khẩu + Chi phí gia công, chế biến b. Phương pháp tính giá hàng xuất kho Các phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Phương pháp tính giá bình quân: Trị giá thực tế hàng xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó giá trị bình quân được xác định: Giá đơn vị bình quân = Trị giá thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn thực tế đầu kỳ và nhập trong kỳ Khi sử dụng giá đơn vị bình quân có thể sử dụng dưới 3 dạng: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Phương pháp xác định theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ: Theo phương pháp này, trị giá hàng xuất kho được xác định theo công thức: Trị giá thực tế hàng xuất kho = Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ - Trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ Trong đó: Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ = Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ x Đơn giá mua lần cuối cùng trong kỳ Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Trị giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi hàng hoá không nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này tính giá hàng hoá xuất kho trên cơ sở giả định rằng hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, vì vậy việc tính giá thực tế hàng hoá xuất kho ngược với phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này hàng hoá được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và được giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất ra (trừ trường hợp có điều chỉnh). Khi xuất hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng hoá đó. Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hay một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Trị giá thực tế hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ 3 - Đặc điểm xác định kết quả kinh doanh Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại được thể hiện dưới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Kết quả Tổng số Giá vốn Chi phí Chi phí tiêu thụ = doanh thu thuần - hàng hoá + bán hàng + quản lý hàng hoá về tiêu thụ tiêu thụ trong kỳ doanh nghiệp (lãi hoặc lỗ) hàng hoá trong kỳ trong kỳ II - Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá Việc hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá có ba phương pháp: thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư. III - Hạch toán tổng hợp mua hàng hoá 1. Các phương pháp mua hàng hóa Các phương thức mua hàng bao gồm: - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng - Mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp tại kho của bên bán - Mua hàng theo phương thức thu mua - Mua hàng theo phương thức khoán 2. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng a. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ IV - Hạch toán nghiệp vụ bán hàng 1. Các phương thức bán hàng Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hoá của hoạt động kinh doanh thương mại. Hình thức lưu chuyển hàng hoá trên thị trường bao gồm bán buôn (bán buôn qua kho hoặc không qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán) và bán lẻ (bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn, bán trả góp) 2. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá a. Hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của số hàng hoá đã được xác định tiêu thụ trong kỳ. b. Hạch toán chi phí bán hàng Hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ Hạch toán Giảm giá hàng bán Hạch toán Hàng bán bị trả lại Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu Hạch toán doanh thu e. Hạch toán kết quả tiêu thụ V - Tổ chức hệ thống sổ tài khoản Sổ kế toán là hình thức biểu hiện cụ thể của các phương pháp hạch toán trong thực tế vận dụng ở mỗi đơn vị., là phương tiện vật chất để thực hiện khối lượng công việc hàng ngày hoặc định kỳ. Có bốn hình thức sổ chủ yếu: Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ VẬT TƯ BƯU ĐIỆN HÀ NỘI I. Một số nét khái quát về công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển Năm 1987 Công ty Cung ứng Vật tư đã được thành lập và thuộc quyền quản lý của Bưu điện thành phố Hà Nội. Với chức năng là đơn vị phù trợ cho khối sản xuất kinh doanh chính của Bưu điện thành phố Hà Nội, Công ty Cung ứng vật tư có nhiệm vụ tổ chức mua sắm trang thiết bị cung ứng các loại vật tư chủ yếu để đáp ứng nhu cầu duy tu, sửa chữa và phát triển mạng lưới của Bưu điện thành phố. Tháng 6 năm 1992, do yêu cầu khách quan để tạo điều kiện cho khách hàng được thuận tiện và nhanh chóng trong việc chuyển dịch và đặt mới các thiết bị thông tin, hợp lý hoá sản xuất, Công ty Phát triển và Cung ứng vật tư Bưu điện được thành lập trên cơ sở Công ty Cung ứng vật tư cũ và bộ phận phát triển thuê bao của Công ty điện thoại (trực thuộc Bưu điện Hà Nội).Cuối năm 1996, Công ty Dịch vụ vật tư Bưu điện Hà Nội tách ra từ Công ty Phát triển và Cung ứng vật tư Bưu điện Hà Nội, là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bưu điện thành phố Hà Nội. Công ty được thành lập theo Quyết định số 4352/QĐ-TCCB ngày 18/12/1996 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, hoạt động thuần tuý trong lĩnh vực kinh doanh khác. Là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu điện thành phố, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành và được mở tài khoản tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ tại kho bạc Nhà nước. Sự ra đời và đổi mới cơ cấu tổ chức của Công ty thể hiện sự phân cấp và chuyên môn hoá các hoạt động sản xuất kinh doanh: tách hoạt động sản xuất kinh doanh chính với hoạt động kinh doanh khác trong Bưu điện thành phố Hà Nội theo mô hình tổ chức thống nhất của Tổng Công ty. Là đơn vị trực thuộc Bưu điện Thành phố Hà Nội, công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội không trực tiếp thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước (nộp thuế) mà công ty sẽ nộp về Bưu điện Thành phố Hà Nội (80% lợi nhuận trước thuế) và Bưu điện Thành phố Hà Nội sẽ làm nhiệm vụ nộp thuế cho công ty. Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội được phép giữ lại 20% lợi nhuận trước thuế để trích lập 2 quỹ là quỹ khen thưởng và phúc lợi. 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Dịch vụ vật tư có nhiệm vụ: - Nhập khẩu, kinh doanh và đại lý vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép - Sản xuất, cung ứng vật tư chuyên ngành bưu chính viễn thông của Bưu điện thành phố Hà Nội - Đại lý bán và hoà mạng điện thoại di động Mobiphone, Mobicard, Vinaphone, Vinacard - Lắp đặt, hoà mạng tổng đài PABX - Cung cấp, bảo hành, sửa chữa các loại thiết bị viễn thông 3. Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Để phù hợp với đặc điểm của mình công ty đã phân bố bộ máy quản lý ra làm hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, đều được đặt dưới sự điều hành chung của Ban giám đốc. Các đơn vị trực thuộc Công ty có mối quan hệ công tác chặt chẽ cùng phối hợp hoạt động theo sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc công ty để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh do Bưu điện Hà Nội giao. Xem sơ đồ mô hình tổ chức của Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty Dịch vụ vật tư Bưu điện Hà Nội là đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội. Công ty Dịch vụ vật tư có trách nhiệm quản lý vốn kinh doanh được giao, trong đó có vốn cố định và vốn lưu động. Giám đốc Bưu điện Hà Nội uỷ quyền cho Giám đốc Công ty Dịch vụ vật tư quản lý phát triển vốn và tài sản trong lĩnh vực được giao.Bưu điện Hà Nội điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Dịch vụ vật tư thông qua các chỉ tiêu kế hoạch, thông qua báo cáo định kì và các kế hoạch năm của công ty, Bưu điện Hà Nội đều đưa ra các văn bản điều chỉnh và hướng dẫn thực hiện theo nhiệm vụ. Căn cứ vào kế hoạch được giao Công ty lập kế hoạch triển khai thực hiện các kế hoạch hàng quý, hàng tháng. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các đơn vị trực thuộc khác được quản lý tập trung tại Bưu điện Hà Nội. Công ty có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các chứng từ phản ánh chi phí và doanh thu đúng chế độ, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, tính toán lãi lỗ qua các tài khoản 632, 511, 911. Về công tác quản lí tài chính giữa Công ty với các đơn vị cấp dưới: Công ty không phân cấp cho các đơn vị mà quản lý tài chính tập trung tại phòng kế toán tài chính của Công ty. 1. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính tại Công ty: Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay gồm 10 người: một kế toán trưởng và chín nhân viên, với 100% có trình độ cao đẳng và đại học. Mỗi người đều có nhiệm vụ và chức năng riêng. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Dịch vụ Vật tư: Quan hệ trực tuyến Tổng hợp, đối chiếu 2. Tổ chức hệ thống sổ Công ty áp dụng kế toán bằng máy vi tính, tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các biểu mẫu sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thiết kế theo qui định của Bộ Tài chính. Tổ chức công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng những tiến bộ khoa học vào tính toán, thu thập thông tin kịp thời nhanh chóng, bảo đảm sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Từ đó có ý nghĩa giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng những tiến bộ khoa học vào tính toán, thu thập thông tin kịp thời nhanh chóng, bảo đảm sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Từ đó có ý nghĩa giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng những tiến bộ khoa học vào tính toán, thu thập thông tin kịp thời nhanh chóng, bảo đảm sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Từ đó có ý nghĩa giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội không sử dụng sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ để theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật kí) vì việc hạch toán tại Công ty là phụ thuộc, mọi hoạt động kinh tế của Công ty đều chịu sự quản lí giám sát của Bưu điện Hà Nội và thanh toán với Bưu điện Hà Nội trên tài khoản 136, 336. Sơ đồ : Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty Dịch vụ Vật tư BĐHN Chứng từ gốc Phiếu ghi sổ Sổ cái - Báo cáo kế toán - Báo cáo quản trị nội bộ Bảng tổng hợp Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hệ thống báo cáo kế toán nội bộ và báo cáo quản trị nội bộ được Công ty lập theo quý, năm, định kỳ nộp lên Bưu điện Hà Nội. III - Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư Công ty Dịch vụ Vật tư là một đơn vị hạch toán phụ thuộc Bưu điện thành phố Hà Nội nên sau khi xác định lãi lỗ trong kỳ, Công ty phải kết chuyển phần lãi lỗ này và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước về Bưu điện Hà Nội trên tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và 336 - Phải trả nội bộ. Kết chuyển bù trừ chênh lệch giữa hai tài khoản 336 và 136, dư Có tài khoản 336 là số phải nộp, dư Nợ tài khoản 136 là số được cấp. Tài khoản 136 dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu giữa Bưu điện Hà Nội và Công ty, tài khoản 136 được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có theo dõi thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu. Tài khoản 136 có 4 tài khoản cấp 2, trong đó Công ty chỉ sử dụng 1 loại tài khoản cấp 2 là tài khoản 1363. Tài khoản 1363 ở Công ty phản ánh các khoản phải thu (được cấp) từ Bưu điện Hà Nội. Tại Công ty tài khoản 1363 lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3: 13631: Phải thu về kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông 13632: Phải thu về kinh doanh khác. 13635: Phải thu về thuế GTGT 13638: Phải thu về các khoản khác Tài khoản 336 dùng để phản ánh tình hình phải trả giữa Bưu điện Hà Nội và Công ty, tài khoản này được hạch toán chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi từng khoản phải nộp, được cấp, phải trả, đã trả. Tài khoản 336 có 4 tài khoản cấp 2, trong đó Công ty chỉ sử dụng 1 loại tài khoản cấp 2 là 3363. Tài khoản 3363 ở Công ty phản ánh các khoản phải trả Bưu điện Hà Nội. Tài khoản 3363 lại được chi tiết thành các tiểu khoản: 33631: Phải trả về kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông 33632: Phải trả về kinh doanh khác 33635: Phải trả về thuế GTGT 33638: Phải trả về các khoản khác Tại Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên, thực hiện quyết toán theo quý, năm. 1. Hạch toán nghiệp vụ mua vật tư thiết bị hàng hoá a. Phương thức mua hàng Vật tư thiết bị hàng hoá của Công ty được mua trực tiếp từ hai nguồn khác nhau là nguồn trong nước và nguồn nhập khẩu. b. Thủ tục nhập kho Chứng từ sử dụng để nhập kho vật tư thiết bị hàng hoá là Phiếu nhập vật tư kỹ thuật. Khi có thông báo giao hàng, kế toán đơn vị sản xuất lập Phiếu nhập vật tư kỹ thuật trên cơ sở hoá đơn mua hàng hoặc lệnh nhập kho đã được Giám đốc, Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu nhập vật tư kỹ thuật được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại cuống; 2 liên chuyển cho người nhập hàng mang phiếu xuống kho để nhập vật tư hàng hoá. Trong 2 liên này, 1 liên giao cho người nhập hàng, thủ kho giữ 1 liên để ghi vào Thẻ kho (Mẫu 06-VT), cuối ngày chuyển kế toán viết phiếu nhập, ghi đơn giá, hạch toán ghi sổ. Căn cứ vào Phiếu nhập vật tư kỹ thuật, kế toán phòng Cung ứng, phòng Xuất nhập khẩu, kế toán vật tư, thủ kho cùng ghi chép theo dõi số lượng, giá trị từng loại vật tư, thiết bị, hàng hoá nhập xuất tồn trên thẻ kho. Thẻ kho được đánh số thứ tự và lập riêng cho từng loại vật tư, thiết bị hàng hoá và tại mỗi kho của Công ty. Kế toán vật tư của Phòng kế toán tài chính theo dõi tổng hợp toàn công ty, cuối tháng đối chiếu, ký xác nhận ghi chép của kế toán các đơn vị sản xuất, nếu có sai sót thì cùng sửa chữa kịp thời. Kế toán các đơn vị sản xuất đối chiếu, ký xác nhận việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, định kỳ cùng thủ kho kiểm kê số lượng vật tư tại kho. c. Phương pháp tính giá nhập kho Giá trị của hàng nhập kho được tính theo từng nguồn nhập. Đối với hàng mua trong nước: Giá trị thực tế hàng nhập kho = Giá trị mua hàng hoá (giá chưa thuế GTGT) + Chi phí thu mua Chi phí thu mua thường do bên cung cấp chịu nên Giá trị thực tế hàng nhập kho thường bằng Giá trị mua hàng hoá trên hoá đơn. Đối với hàng hoá nhập ngoại: Giá trị thực tế hàng nhập kho = Trị giá mua hàng hoá (giá CIF) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu Phương pháp hạch toán Tài khoản sử dụng: 156 (15611) - Giá mua hàng hoá Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về Khi nhận Phiếu nhập vật tư kỹ thuật của các đơn vị sản xuất chuyển đến, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng, giá mua, tổng giá trị nhập hàng trên hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kiểm tra giá ghi trên phiếu nhập với Bảng kê giá nhập kho, nếu có sai sót thì yêu cầu kế toán lập phiếu điều chỉnh. Sau khi kiểm tra kế toán phân loại phiếu nhập vật tư theo từng kho rồi nhập số liệu vào máy tính in thành Bảng kê tổng hợp nhập vật tư, Bảng kê chi tiết nhập vật tư đối với từng nhà cung cấp.Căn cứ vào phiếu nhập vật tư kĩ thuật và bảng kê giá nhập kho, kế toán phản ánh giá trị vật tư sản phẩm hàng hoá trên bảng kê chi tiết nhập vật tư, mỗi bảng kê lập cho một nhà cung cấp. BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty TNHH Thương mại đầu tư và phát triển Mã số: Nợ TK 15611, Có các TK ... Chứng từ Nội dung Tổng số TK 331 Thuế GTGT Nhập vào kho Số hiệu Ngày tháng PN 182 18/11 Nhập Điện thoại NTC ATT 95.040.000 86.400.000 8.640.000 Cầu Diễn Tổng cộng 95.040.000 86.400.000 8.640.000 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Từ các bảng kê chi tiết nhập vật tư, kế toán lập Bảng kê tổng hợp nhập vật tư để theo dõi tổng hợp hàng nhập, mỗi loại hàng nhập được ghi một dòng trên Bảng kê. Kết cấu Bảng kê tổng hợp nhập vật tư tương tự như Bảng kê chi tiết nhập vật tư. Trên cơ sở Bảng kê nhập vật tư, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, từ Chứng từ ghi sổ nhập số liệu vào máy tính. Với Bảng kê tổng hợp nhập vật tư nêu trên kế toán ghi trên Chứng từ ghi sổ như sau: Bưu điện Hà Nội Số VT012 Công ty Dịch vụ Vật tư PHIẾU GHI SỔ Ngày 24 tháng 11 năm 2002 Diễn giải Nợ Có Số tiền TK T.Kê TK T.Kê Nhập máy điện thoại 15611 331 86.400.000 NTC ATT 13635 331 8.640.000 Cộng 95.040.000 Kèm theo chứng từ: Người ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về Thủ kho cùng người nhập hàng vẫn tiến hành nhập kho và lập Biên bản bàn giao chi tiết hàng hoá. Sau khi được kế toán các đơn vị sản xuất lập Phiếu nhập vật tư kỹ thuật, chuyển phòng KT-TC sẽ lưu vào tập hồ sơ chưa có hoá đơn và chưa ghi sổ ngay.Trong tháng hoá đơn về kế toán ghi sổ, nhập số liệu vào máy tính như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về.Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi sổ thanh toán với người bán theo giá đã ghi trong hợp đồng. Nếu có chênh lệch giữa giá trong hợp đồng và hoá đơn, kế toán sẽ điều chỉnh phần chênh lệch. Đối với các khoản chi phí mua hàng phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo hiểm hàng hoá, Công ty không mở TK 1562 để theo dõi chi tiết mà tất cả các chi phí mua hàng được phân bổ theo giá trị hàng mua để tính vào giá thành hàng nhập như đã nêu trên. Toàn bộ giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng Công ty đều theo dõi trên một tài khoản duy nhất là 15611. 2 . Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Dịch vụ Vật tư BĐHN a. Phương thức bán hàng Hiện nay, Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ; phương thức bán hàng đại lý, ký gửi chưa phổ biến. Hình thức bán buôn tại Công ty áp dụng hai hình thức: hình thức bán buôn qua kho, thực hiện giao hàng trực tiếp tại kho và hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Hình thức bán lẻ tại Công ty là hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp. Thủ tục xuất kho Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT bưu chính viễn thông (mẫu số BĐ-01 loại 03 liên) là hoá đơn đặc thù của ngành do Bộ Tài chính cho phép phát hành. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT loại 03 liên do Bộ Tài chính phát hành. HOÁ ĐƠN (GTGT) Theo công văn số 3641 TCT/AC BĐ 01 Bưu chính viễn thông ngày 21/10/1998 của TCT Liên 3: Dùng để thanh toán Ký hiệu AB/2000 Ngày 28 tháng 11 năm 2002 Số 473110 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ Vật tư, Bưu điện Hà Nội Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Công ty Điện thoại Đơn vị: Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Điện thoại NTC ATT Cái 400 230.000 92.000.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ: 92.000.000 Tiền thuế GTGT : 9.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 101.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký, đóng dấu) Người ta sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân (bình quân sau mỗi lần Giá đơn vị bình quân = Trị giá hàng tồn đầu kì + nhập trong kì Số lượng hàng tồn đầu kì + nhập trong kì Vì Công ty sử dụng kế toán máy nên giá đơn vị bình quân của mỗi loại hàng hoá sẽ có ngay sau khi nhập giá mua của mỗi loại hàng hoá mà không mất nhiều công sức như việc tính toán thủ công. a. Phương pháp xác định giá bán Đối với hàng Công ty mua theo nhiệm vụ của Bưu điện Hà Nội giao cho Công ty thì trị giá vật tư hàng hoá Công ty cung ứng cho các đơn vị trong Bưu điện Hà Nội bằng chính giá mua của vật tư hàng hoá đó. Đối với hàng Công ty bán ra cho các đơn vị ngoài Bưu điện Hà Nội, Công ty tự xây dựng giá bán trên cơ sở giá thị trường. b. Phương pháp hạch toán Trường hợp bán buôn qua kho theo phương pháp tiêu thụ trực tiếp + Bán thiết bị vật tư thuộc các dự án đầu tư phát triển mạng lưới: Khi nhận yêu cầu mua hàng của các đơn vị trong Bưu điện Hà Nội đã được Giám đốc Bưu điện Hà Nội duyệt, kế toán viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giá bán được xác định bằng chính giá mua. + Bán thiết bị vật tư không thuộc các dự án đầu tư phát triển (bán với mục đích kinh doanh) thì giá bán là giá bán của vật tư hàng hoá đó trên thị trường. Sau khi nhận được hoá đơn GTGT bưu chính viễn thông, kế toán theo dõi thanh toán với người mua tập hợp các hoá đơn theo từng đối tượng khách hàng, trong hay ngoài Bưu điện vào số liệu máy tính thành Bảng kê chi tiết xuất vật tư. Kết cấu của Bảng kê chi tiết xuất vật tư: Công ty Dịch vụ Vật tư BĐHN BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty Điện thoại Mã số: Nợ TK 632, Có các TK ... Chứng từ Nội dung Tổng số TK 15611 Lãi Thuế GTGT Số hiệu Ngày tháng 472585 473110 08/11 28/11 Xuất điện thoại Sanyo Xuất Điện thoại NTC ATT ........... 31.658.220 101.200.000 26.572.180 86.400.000 2.208.020 5.600.000 2.878.020 9.200.000 Tổng cộng 210.000.175 176.437.256 14.471.994 19.090.925 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Từ Bảng kê chi tiết vật tư, kế toán lập Bảng kê tổng hợp xuất vật tư, giá trị hàng hoá sản phẩm cho mỗi khách hàng được thể hiện 1 dòng trên bảng kê tổng hợp xuất vật tư. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật tư, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Bảng kê tổng hợp xuất vật tư được Công ty lập riêng cho hai nhóm khách hàng trong và ngoài Bưu điện Hà Nội Kết cấu của Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Công ty Dịch vụ Vật tư BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ Đối với khách hàng trong Bưu điện Hà Nội. Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 632, Có các TK ..... TT Nội dung Mã số Tổng số Giá chưa thuế TK 511 Thuế GTGT TK 33635 Giá gốc TK 15611 Lãi 1 Công ty Điện thoại 210.000.175 190.909.250 19.090.925 176.437.256 14.471.994 2 Bưu điện Từ Liêm 60.000.050 54.545.500 5.454.550 44.605.071 9.940.429 3 Bưu điện Sóc Sơn 60.000.050 54.545.500 5.454.550 44.605.071 9.940.429 ........ Tổng cộng 540.000.450 490.909.500 49.090.950 400.226.778 90.682.722 Người lập Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Bảng kê tổng hợp xuất vật tư đối với những khách hàng ngoài Bưu điện cũng có kết cấu tương tự. Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Trường hợp này công ty không sử dụng TK 157 để hạch toán mà vẫn dùng TK 156 (15611) như trường hợp qua kho. Trường hợp bán lẻ hàng hoá Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT Bưu chính - Viễn thông. Khi có khách hàng mua trực tiếp tại quầy, nhân viên bán hàng sẽ lập hoá đơn cùng khách hàng ký vào hoá đơn, 01 liên lưu lại cuống, 01 liên giao cho khách, 01 liên dùng để cuối ngày tập hợp trên Bảng kê bán hàng nộp cho phòng KT - TC cùng với tiền bán hàng. Bảng kê bán hàng được lập hàng ngày làm căn cứ để nhân viên bán hàng kiểm kê và nộp tiền bán hàng. Công ty DVVT BĐHN TT Dịch vụ thương mại - Cửa hàng 4 Đinh Lễ Bảng kê bán thiết bị đầu cuối Ngày 10/11/2002 (Hàng khai thác + XNK -Trả chậm) Số TT Ngày tháng Số hoá đơn Loại máy SL ĐG chưa thuế Thành tiền chưa thuế Thuế GTGT Tổng cộng 1 10/11 69996 GE 9221 50 189.000 9.450.000 945.000 10.395.000 NITSUKO 5E 50 216.000 10.800.000 1.080.000 11.880.000 Bưu điện huyện Gia Lâm Người lập Kế toán Trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Căn cứ vào bảng kê bán hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ như trong trường hợp bán buôn. Cuối tháng, các đơn vị nộp bản báo cáo tổng hợp trong đó ghi rõ số lượng từng loại vật tư hàng hoá, tổng số tiền bán, chứng từ xuất bán để kế toán vật tư theo dõi tổng hợp. Để theo dõi cách hạch toán chi tiết hàng nhập, xuất kho của Công ty, kế toán dùng Sổ cái tài khoản 15611 - Giá mua hàng hoá Công ty DVVT BĐHN SỔ CÁI TK 15611 - GIÁ MUA HÀNG HOÁ Tháng 11 năm 2002 Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu kỳ 16.438.820.838 .......... VT001 2/11 Nhập vật tư của Vinadaesung 331 193.712.500 ....... VT012 24/11 Nhập máy điện thoại NTC ATT 331 86.400.000 473110 28/11 Xuất bán điện thoại NTC ATT 632 92.000.000 ........ Số dư cuối kỳ 19.039.391.420 Kế toán các khoản giảm giá, bớt giá, hàng bán bị trả lại Các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá, bớt giá được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 531, 532. Khi phát sinh các nghiệp vụ này, kế toán định khoản bằng bút toán: Nợ TK 531, 532 Có TK 111, 112, 131 Cuối mỗi quý, căn cứ vào bảng tổng hợp tài khoản 531, 532, kế toán tiến hành bút toán kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại vào doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 531, 532 Kế toán các khoản chi phí và xác định kết quả: Kế toán giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán được Công ty theo dõi trên sổ cái TK 632 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8/10 Bán dây cáp 15611 89.481.280 .... 28/11 Bán máy điện thoại 15611 86.400.000 ....... 31/12 Kết chuyển GVHB 911 2.077.169.971 Cộng PS tháng 2.077.169.971 2.077.169.971 Số dư cuối quý 0 0 Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng được Công ty theo dõi trên sổ cái TK 641 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu quý 0 23/10 Chi phí bán máy 111 9.452.880 ....... 31/12 Kết chuyển CPBH 911 91.390.319 Cộng PS tháng 91.390.319 91.390.319 Số dư cuối quý 0 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu quý 0 15/10 Chi mua văn phòng p._.