Công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng

tồn tại và phát triển trong thương hiệu của đơn vị. Bởi vì, đây là hoạt động chính trong công cuộc tìm kiếm lợi nhuận kinh doanh của Hồng Phúc, mà lợi nhuận luôn là mục đích hàng đầu của mỗi công ty. Chỉ có tăng nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá thì mới quay vòng được vốn, đẩy mạnh tốc độ vòng quay của vốn, bù đắp được chi phí bỏ ra và thu lợi nhuận, mới khẳng định vị thế trên một thị trường đang phát triển sôi động như ở Việt Nam. Vì thế em xin chọn đề tài hoàn thiện doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc để nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng kế toán của doanh nghiệp và đề xuất những kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán của bộ máy kế toán tại công ty – nơi em thực tập. Đây cũng là một cơ hội quý báu để em có dịp cọ xát với thực tế để bổ sung thêm những kinh nghiệm thực tế bên cạnh vốn kiến thức đã tích luỹ được từ những bài giảng của thầy cô trên giảng đường đại học. Toàn bộ những kiến thức đó sẽ được đúc kết trong bài báo cáo chuyên đề thực tập này. Bài viết sẽ được trình bày qua ba phần dưới đây: PHẦN I: Giới thiệu khái quát về công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc PHẦN II: Thực trạng về công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng PHẦN III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Công ty Cổ Phần Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc chính thức đi vào hoạt động từ năm 2003, với số vốn điều lệ là 10 tỷ đồng. Nhìn chung, quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được chia thành các giai đoạn sau. Xét về góc độ quy mô sản xuất, công ty được chia thành hai giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Từ 2003 – 2004: Khi mới thành lập vào năm 2003,công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc là một đơn vị sản xuất và kinh doanh những mặt hàng về thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng 3 Giai đoạn 2: Từ 2004 – 2006: Công ty chuyển đổi hình thức kinh doanh từ một đơn vị sản xuất kinh doanh thành một đơn vị chuyên kinh doanh thương mại những mặt hàng về thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng . Đó là do sức ép cạnh tranh gay gắt của mặt hàng này trên thị trường Việt Nam. Hơn nữa, đơn vị quyết định thay đổi quy mô hoạt động cũng để tránh tình trạng dàn trải vốn, tình trạng đi vay vốn để sản xuất kinh doanh trong hoàn cảnh công ty mới ra đời uy tín chưa cao. Việc tập trung tiềm lực trong một lĩnh vực để trở thành doanh nghiệp thương mại cũng làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ hiệu quả hơn, đặc biệt trong ngành kinh doanh những mặt hàng đòi hỏi có vốn kinh doanh lớn như thế này Giai đoạn 3: Từ 2006 – nay: Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc phát triển thêm chiến lược kinh doanh mới. Đó là bên cạnh việc tiêu thụ những mặt hàng về các thiết bị điện và các thiết bị chiếu sáng, công ty còn tổ chức lắp đặt các thiết bị cho những đơn vị, cá nhân nào có nhu cầu. Đây là một bước tiến mới của công ty. Bởi vì, nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, nhất là sau khi Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO năm 2006. Việc gia nhập tổ chức này đánh dấu một mốc son vàng trong lịch sử của nền kinh tế nước nhà, khi Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. Tuy nhiên, sự kiện này cũng buộc các doanh nghiệp trong nước phải đương đầu với các thách thức khốc liệt về cạnh tranh với các công ty nước ngoài, khi kém họ về cả vốn lẫn kỹ thuật. Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc cũng không nằm ngoài xu thế chung này. Do vậy, để tồn tại và phát triển bền vững công ty đã đưa ra chính sách mới vào năm 2006 sau khi thực hiện các nghiên cứu vể xu hướng phát triển của thị trường Việt Nam. Đó là: bên cạnh việc kinh doanh những mặt hàng về các thiết bị điện và các thiết bị chiếu sáng, công ty còn tổ chức lắp đặt các thiết bị cho những đơn vị, cá nhân nào có nhu cầu. Chính sách này được đưa ra một mặt nhằm đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh. Mặt khác, nó cũng góp phần làm tăng thêm sự ưu việt cho sản phẩm mà công ty sản xuất ra ngoài chất lượng sản phẩm. Do đó, ngoài việc bán các mặt hàng, đơn vị còn lắp đặt miễn phí các thiết bị đến tận nơi làm việc nếu khách hàng có nhu cầu. Điều đó làm cho sản phẩm của công ty có nhiều ưu điểm hơn so với các sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài về với giá rẻ, làm cho các sản phẩm này mang tính cạnh tranh cao hơn. Nói chung, công ty đã ra nhiều chính sách linh hoạt vào từng thời kỳ phát triển, phù hợp những biến đổi của thị trường để hướng doanh nghiệp phát triển bền vững theo cả chiều rộng và chiều sâu. Ngoài ra, đơn vị đang dự tính mở rộng thị trường ra tầm khu vực và thế giới bằng kế hoạch xuất khẩu dự trù của năm 2007. Có thể nói, từ một công ty mới thành lập vào năm 2003, sau 6 năm kinh nghiệm một thời gian không ngắn mà cũng chưa đủ dài, nhưng công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường Việt Nam. Điều đó thể hiện rõ ở bảng các chỉ tiêu phát triển của công ty được trình bày dưới đây BẢNG CÁC CHỈ TIÊU PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC (Đơn vị tính: đồng) STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.080.851.618 22.967.090204 25.171.829.960 2 Các khoản giảm trừ doanh thu - 3.248.013 3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.080.851.618 22.967.090204 25.168.581.947 4 Giá vốn hàng bán 3.224.423.394 20.628.860.697 23.063.491.540 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 856.428.224 2.338.229.507 3.115.090.400 6 Doanh thu hoạt động tài chính 1.702.900 3.197.015 2.002.423 7 Chi phí tài chính Trong đó chi phí lãi vay 21.132.047 344.389.670 204.454.842 295.689.875 266.434.143 8 Chi phí quản lý 552.339.036 1.851.995.577 912.757.081 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 284.660.041 145.041.275 908.645.867 10 Thu nhập khác 11 Chi phí khác 12 Lợi nhuận khác 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 284.660.041 145.041.275 908.645.867 14 Số lao động 70 (người) 94 (người) 100 (người) 15 Thu nhập bình quân đầu người 2,5 triệu/người 4,5 triệu/người 5 triệu/người 16 Số thuế đã nộp ngân sách 1.687.307.442 3.092.470.622 3.848.800.650 17 Số vốn kinh doanh 10.045.309.375 9.928.135.187 10.065.422.500 Nhìn vào bảng trên ta thấy: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp tăng đều trong 3 năm. Đây là tín hiệu đáng mừng của doanh nghiệp. Nó cho thấy quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đang ngày càng mở rộng, uy tín, hình ảnh doanh nghiệp cũng tăng lên trong khoảng thời gian 3 năm gần đây. Tương tự, doanh thu tài chính đều tăng qua 3 năm, đặc biệt chúng tăng đột biến vào năm 2006. Đó là do vào năm này, doanh nghiệp mở rộng ngành sản xuất kinh doanh, ngoài tiêu thụ các mặt hàng về điện còn kèm theo cả dịch vụ lắp đặt đến tận chân công trình. Nó làm cho doanh nghiệp có thêm nguồn thu, nâng cao tính cạnh tranh của hàng hóa do đơn vị sản xuất ra. Vì giá vốn hàng bán cũng tăng tương xứng với doanh số nên chứng tỏ số lượng hàng hóa bán ra tăng đều trong 3 năm qua. Nó cũng khẳng định uy tín của doanh nghiệp ngày càng được cải thiện. Hơn thế nữa, chỉ tiêu ‘những khoản giảm trừ doanh thu’ trong năm 2005 và 2006 đều bằng không. Điều này chứng tỏ chất lượng của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp trong 2 năm này khá tốt, không có sản phẩm kém chất lượng. Tuy nhiên, năm 2007 có thêm các khoản giảm trừ doanh thu. Đây là điều mà doanh nghiệp nên xem xét, cần nhìn nhận lại nguyên nhân và đưa ra các biện pháp tối ưu để giải quyết hiện trạng này. Bởi vì, hiện tượng này bước đầu chứng tỏ việc kiểm soát chất lượng hàng hóa trong quá trình từ khâu mua vào đến lưu kho cho đến khi bán ra đang gặp một vài trục trặc. Nó sẽ dẫn đến tình trạng chất lượng hàng không đảm bảo, lỗi thời, không hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Doanh nghiệp nên xem xét và kiểm tra lại khâu này. Lợi nhuận gộp trong trong 3 năm liền đều tăng lên. Đây là một thành tích mà doanh nghiệp cần phát huy. Tuy nhiên lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nghiệp năm 2006 lại giảm đi so năm 2005; nó sẽ tác động đến vốn chủ sở hữu, làm nguồn vốn này giảm đi trong năm 2006. Nguyên nhân của hiện tượng trên một phần do cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp bắt đầu thay đổi: tăng tỷ trọng vốn vay (trong những năm trước doanh nghiệp không vay vốn), làm chi phí tài chính tăng và lợi nhuận kế toán trước thuế giảm. Đây có thể là một chiến lược kinh doanh của đơn vị nhằm vào hai mục đích. Một mặt tăng khả năng huy động nguồn vốn vay – nguồn vốn được coi là có chi phí huy động thấp hơn so với nguồn vốn chủ sở hữu – để tạo tiền đề cho việc mở rộng ngành kinh doanh, phát triển sản phẩm mới. Mặt khác, khi tăng tỷ trọng vốn vay sẽ tạo ra lá chắn thuế cho doanh nghiệp. Vì chi phí lãi vay là chi phí hợp lý tính vào lợi nhuận trước thuế, nó sẽ làm giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Đây hứa hẹn sẽ là một sự thay đổi hợp lý trong chính sách huy động vốn của công ty để tạo ra một cơ cấu nguồn vốn hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Đến năm 2007, doanh nghiệp vẫn duy trì cơ cấu nguồn vốn này và tăng tỷ trọng của vốn vay (vì chi phí lãi vay tiếp tục tăng lên). Bên cạnh đó, số lượng lao động và thu nhập bình quân một lao động tăng qua 3 năm đã bước đầu thể hiện doanh nghiệp đang thực hiện các chính sách đãi ngộ hợp lý để thu hút lực lượng lao động lành nghề phục vụ cho mục đích hoạt động của công ty, tạo điều kiện nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty trên thị trường Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc từ năm 2004 trở đi đơn thuần là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực tiêu thụ các mặt hàng về thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng. Tức là, công ty mua hàng hoá từ nhà cung cấp chính: công ty Khải Toàn (doanh nghiệp này có trụ sở chính ở thành phố Hồ Chí Minh). Sau đó, công ty sẽ tiêu thụ các loại hàng hoá đó thông qua mạng lưới phân phối rộng khắp bao trùm hầu hết 64 tỉnh thành trong cả nước do đơn vị tự xây dựng. Do đó, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty như sau: Nhằm phục vụ mục đích đạt hiệu quả cao trong hoạt động, doanh nghiệp đã xây dựng hai mạng lưới kênh phân phối hoạt động song song bao gồm: Doanh nghiệp sẽ bán hàng hoá cho các đại lý phân phối theo hình thức bán buôn và tạo mọi điều kiện có lợi nhất cho những nhà phân phối này tiêu thụ hàng đến các cửa hàng bán lẻ và đến tận tay người tiêu dùng. Giá bán theo hình thức này là giá bán buôn, nó sẽ cao hơn giá sản xuất hàng hoá này một mức hợp lý và có thể chấp nhận được, nhưng nó sẽ thấp hơn giá bán của các cửa hàng bán lẻ theo một tỷ lệ chênh lệch do đơn vị tự tính dựa trên các nghiên cứu về thị trường. Đây là khâu quan trọng để thu hút những nhà phân phối chính, nâng cao tính cạnh tranh so với những công ty khác cũng hoạt động theo mô hình này. Ngoài ra, đơn vị còn tạo điều kiện về vận chuyển, về huy động vốn… cho những nhà phân phối này góp phần giúp đỡ họ tìm kiếm lợi nhuận Kênh phân phối thứ hai là các cửa hàng bán lẻ nằm dưới sự chỉ đạo, giám sát, kiểm tra của một ban dự án bán lẻ. Tất cả các cửa hàng bán lẻ này do doanh nghiệp tự xây dựng để phục vụ hàng hoá đến tận tay khách hàng mua lẻ với mức giá phù hợp với giá thị trường. Đối với mạng lưới này, doanh nghiệp tổ chức một ban gọi là ban dự án bán lẻ trực thuộc phòng Thị trường của công ty để quản lý các cửa hàng bán lẻ nói trên thông qua hệ thống máy vi tính mà công ty đã trang bị. Ban này có trách nhiệm xây dựng các cửa hàng bán lẻ, giám sát, kiểm tra hoạt động của các cửa hàng này. Theo đó, các cửa hàng sẽ phải báo cáo lại doanh số bán từng ngày để ban này có những chiến lược phát triển hợp lý. Ban dự án bán lẻ cũng có trách nhiệm triển khai, phổ biến các chủ trương của công ty và đưa ra các báo cáo bảo đảm tính kịp thời và chính xác cho phòng Thị trường đối với các thông tin kinh doanh, đặc biệt là những sự kiện bất thường cùng các chính sách giải quyết. Hàng tháng, ban này phải báo cáo lại với phòng Thị trường tình hình hoạt động của ban cũng như của các cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra công ty còn tổ chức Showroom (Showroom này trực thuộc ban dự án bán lẻ) chuyên quảng cáo hàng của đơn vị và có thể bán hàng luôn tại đó nếu có yêu cầu của khách hàng. Ứng với hai hình thức này, công ty cũng xây dựng lên hai bảng giá: giá bán buôn và giá bán lẻ. Trong đó, giá bán buôn sẽ cao hơn giá sản xuất hàng hoá một mức hợp lý và nó sẽ thấp hơn giá bán lẻ của các cửa hàng bán lẻ theo một tỷ lệ chênh lệch do đơn vị tự tính dựa trên các nghiên cứu về thị trường. Còn giá bán lẻ sẽ được tính căn cứ vào giá thị trường dựa trên những điều tra, nghiên cứu về những bảng giá bán lẻ của các công ty, cửa hàng cạnh tranh. Doanh nghiệp tổ chức các kênh phân phối khá linh hoạt tuỳ từng điều kiện tự nhiên và điều kiện xã hội ở từng địa phương. Ở những địa phương nào có điều kiện cơ sở vật chất hạ tầng phát triển, giao thông đi lại thuận tiện, đời sống nhân dân ổn định, có nhiều công trình kiến trúc, doanh nghiệp sẽ tổ chức đồng thời cả hai kênh phân phối để tìm kiếm lợi nhuận. Đối với những nơi còn kém phát triển, giao lưu trao đổi hàng hoá còn gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp sẽ chỉ tổ chức một kênh phân phối bán lẻ để tránh giàn trải vốn mà không đem lại lợi ích kinh tế cao Tóm lại, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được khái quát thành sơ đồ SơCÁC CỬA HÀNG BÁN LẺ SHOWROOM CÁC ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI NHÀ CUNG CẤP CHÍNH CÔNG TY BAN DỰ ÁN BÁN LẺ đồ: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Đặc điểm tổ chức quản lý: Công ty tổ chức quản lý theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng. Theo kiểu này, Ban giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia trong công ty, các tư vấn viên để cùng nhau nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề quan trọng, quyết định đến sự phát triển và mở rộng của công ty. Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề trên vẫn là thẩm quyền của Giám đốc. Những quyết định quản lý đã được Ban giám đốc thông qua, sẽ được thực hiện thông qua các lãnh đạo của các phòng ban. Còn các phòng ban, trong đó đứng đầu là các trưởng phòng có trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc thông qua các bản kế hoạch và các bản báo cáo. Các trưởng phòng chỉ được quyền định đoạt trong một số vấn đề nhất định được Giám đốc cho phép và giới hạn phạm vi, sau đó báo cáo lại các thông tin cần thiết cho Ban giám đốc của công ty. Theo đó, bộ máy của công ty CP thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc được tổ chức theo cơ cấu sau: Giám đốc là người đại diện về mặt pháp lý của công ty. Do đó, Giám đốc có các chức năng, nhiệm vụ sau: Tổ chức bộ máy quản lý và thay mặt đơn vị ký kết các hợp đồng quan trọng, ký các quyết định, các văn bản pháp lý do công ty ban hành phục vụ cho mục đích quản lý. Là người thay mặt đơn vị thực hiện các nghĩa vụ pháp lý của công ty đối với Nhà nước và các tổ chức xã hội. Là người lãnh đạo cao nhất của đơn vị, có nhiệm vụ quản lý toàn diện và điều hành hoạt động hàng ngày của công ty. Là người quyết định cao nhất các vấn đề quan trọng, mang tính chiến lược của công ty như bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty, quyết định mở rộng thị trường, thay đổi các chính sách kinh doanh…. Phó giám đốc phụ trách về tài chính là người giúp việc trực tiếp cho Giám đốc, phụ trách về mảng tài chính, có chức năng sau: Phê duyệt các kế hoạch tài chính Kiểm soát đề xuất các giải pháp phát triển ngân quỹ với Giám đốc Hỗ trợ cho các hoạt động quản lý tài chính và ngân quỹ, kiểm tra quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty Trình các bản dự thảo về kế hoạch tài chính, số ngân quỹ còn lại cho Giám đốc phê duyệt Phòng kế hoạch có chức năng sau: Xây dựng kế hoạch chiến lược sản phẩm, kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm hàng năm Giao kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho các đơn vị thực hiện, kiểm điểm theo dõi công tác thực hiện kế hoạch của các đơn vị đảm bảo thực hiện tiến độ theo như đã dự trù Lập kế hoạch nguyên vật liệu, hàng hoá phục vụ cho kinh doanh, cho quản lý, tổ chức, giám sát, kiểm tra xuất nhập tồn hàng hoá theo kế hoạch kinh doanh đã được duyệt Phòng thị trường có chức năng sau: Tổ chức, thực hiện và lập kế hoạch về điều tra nghiên cứu thị trường để xây dựng các kế hoạch về giá thành cho từng loại sản phẩm. Tham mưu đề xuất giá bán, các chính sách về giá phù hợp với tình hình tiêu thụ kinh doanh của công ty Xem xét xem có cần thiết phải thay đổi mẫu mã cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng trước khi đem chào bán để lập kế hoạch xây dựng, thiết kế lại bao bì, mẫu mã sản phẩm Xây dựng kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, chào hàng, các chiến lược về chính sách thanh toán, hình thức thanh toán, hình thức bán hàng, Điều hành các hoạt động bán hàng mà công ty xây dựng, tìm nhà phân phối cũng như các kênh phân phối sản phẩm Đề xuất các chính sách khuyến mại, chính sách giảm giá và chiết khấu cho các mặt hàng của công ty để tạo thuận lợi cho công tác bán hàng Đào tạo, giám sát, tác động tới lực lượng bán hàng, đại lý, lựa chọn đại lý trong mạng lưới phân phối Xây dựng các chính sách để phát triển các mối quan hệ với khách hàng, thu hút các khách hàng mới Điều tra trên thị trường về nhu cầu thị hiếu của khách hàng, xem xét sản phẩm của công ty đang phát triển ở giai đoạn nào, các điểm yếu trong bao bì, mẫu mã sản phẩm Quản lý, giám sát, kiểm tra hoạt động của Ban dự án bán lẻ Phòng hành chính nhân sự có chức năng sau: Quản lý, phân công, sắp xếp cán bộ, công nhân theo yêu cầu của các bộ phận liên quan cũng như bố trí các nhân viên vào các vị trí phù hợp với trình độ Xây dựng các chính sách, thực hiện tuyển dụng lao động cho phù hợp với yêu cầu của công ty Xây dựng kế hoạch tiền lương, lập kế hoạch quỹ lương, trích quỹ lương theo các quy chế về tiền lương mà đơn vị đã xây dựng, phát triển các chính sách khen thưởng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh Thực hiện các chính sách đãi ngộ với người lao động theo quy chế của công ty và theo các chính sách của Nhà nước đã ban hành Quản lý hồ sơ lý lịch, xác định các yêu cầu về trình độ chuyên môn cho các cán bộ, công nhân viên trong công ty Tổ chức và tiến hành đào tạo tay nghề, hàng năm tổ chức luyện và thi nâng bậc cho công nhân viên theo quy chế độ của Việt Nam Phòng kế toán pháp lý có chức năng sau: Thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý của đơn vị với Nhà nước và các tổ chức xã hội Thực hiện công việc tư vấn pháp lý cho Ban giám đốc như: những thủ tục cần thực hiện khi xuất khẩu hàng hóa… Giải đáp các thắc mắc về các quyền và nghĩa vụ pháp lý khi cần cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như thuế… Phòng tài chính - kế toán có chức năng sau: Thu thập và xử lý thông tin, các số liệu kế toán theo nội dung công việc, theo chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản, phát hiện những bất cập trong luân chuyển chứng từ tại công ty và ngăn ngừa những hành vi vi phạm pháp luật về tài chính - kế toán Giám sát, kiểm tra quá trình lập hóa đơn, chứng từ thanh toán và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật kế toán và các chế độ chính sách của Nhà nước Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu và đề xuất những giải pháp phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ Cung cấp thông tin kế toán theo quy định của pháp luật Định kỳ, trình lên phó giám đốc tài chính duyệt các bản kế hoạch dự trù cho hoạt động của đơn vị trong năm sau Phòng dịch vụ có chức năng sau Tổ chức, tham gia quá trình lựa chọn người cung cấp các vật tư, các yếu tố đầu vào. Không chấp nhận hoặc trả lại hàng kém chất lượng cho người cung ứng hàng hoá Cung cấp giấy hoa, đề can, màu trang trí cho những sản phẩm để đáp ứng chất lượng theo đúng yêu cầu và đảm bảo tiến độ thời gian Thực hiện các dịch vụ tư vấn khách hàng để nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty: giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, hướng dẫn sử dụng sản phẩm cho khách hàng… Phát hiện và tiếp nhận các loại hàng kém chất lượng do khách hàng đem trả. Đưa ra những đề xuất để giải quyết các vấn đề còn tồn tại trong chất lượng, mẫu mã, giá cả, phương thức thanh toán thông qua các thông tin khách hàng gọi đến để yêu cầu trả lời và báo cáo với Ban giám đốc Tóm lại, cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát qua sơ đồ sau Sơ đồ: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Giám đốc PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KẾ TOÁN PHÁP LÝ PHÒNG DỊCH VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc có những điểm sau đây: Bộ máy kế toán Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Bộ máy kế toán của Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc tổ chức theo mô hình tập trung. Đây là hình thức kế toán được tổ chức theo kiểu một cấp. Theo đó đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp số liệu kế toán có sự hỗ trợ của hệ thống máy vi tính. Quan hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy này thuộc kiểu quan hệ trực tuyến - tham mưu. Theo kiểu này, kế toán trưởng trực tiếp điều hành hoạt động của các nhân viên kế toán phần hành. Tuy nhiên, giữa kế toán trưởng với các kế toán viên, giữa kế toán trưởng với Giám đốc và Phó giám đốc tài chính có mối liên hệ mang tính chất tham mưu. Bộ máy kế toán công ty gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và các kế toán phần hành là kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp (được mô tả thành sơ đồ dưới đây). Trong đó kế toán thanh toán phụ trách về phần hành tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Kế toán công nợ phụ trách về phần hành các khoản thanh toán phải thu, phải trả khách hàng và các khoản vay nợ của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng phụ trách phần hành về doanh thu và chi phí. Kế toán tổng hợp phụ trách các phần hành còn lại và lên báo cáo tài chính. Mỗi nhân viên kế toán được trang bị một máy tính riêng và tách biệt với người khác bằng việc sử dụng mật khẩu. Việc tổ chức bộ máy kế toán như trên để bảo đảm các nguyên tắc kế toán: nguyên tắc bảo mật thông tin, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc chuyên môn hóa, hợp tác hóa giữa các lao động. Để tạo thuận lợi cho việc luân chuyển chứng từ kịp thời và đầy đủ thì chức năng của các nhân viên kế toán được phân nhiệm như sau: Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở doanh nghiệp. Với chức năng này, kế toán trưởng vừa là người giúp việc trực tiếp trong lĩnh vực kế toán cho Phó giám đốc tài chính vừa là người chịu sự chỉ đạo của Giám đốc doanh nghiệp. Do đó, kế toán trưởng có vai trò: Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, giám sát, điều hành và kiểm tra hoạt động của các kế toán phần hành và của bộ máy kế toán Kế toán trưởng là người phổ biến các chủ trương của cấp trên và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn cho các nhân viên kế toán thực hiện, có quyền ký duyệt các tài liệu kế toán Tổ chức kiểm kê ngân quỹ đột xuất và đối chiếu với các sổ sách liên quan để kiểm tra tính liêm khiết của thủ quỹ, của các kế toán phần hành Có quyền từ chối ký duyệt các vấn đề liên quan đến tài chính của doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định và các thông lệ kế toán, và đề xuất với Phó giám đốc tài chính về những vấn đề tồn tại này và tham mưu phương pháp giải quyết. Kế toán trưởng cũng có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp để tạo điều kiện kiểm tra, giám sát các thông tin kế toán. Hàng ngày, cập nhật thông tin kế toán vào máy từ các chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó. Sau đó, phân bổ các chứng từ kế toán cho từng kế toán viên phần hành Cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban giám đốc. Chịu trách nhiệm về sự hợp lý, hợp lệ của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Kiểm tra tính hợp lý của các báo cáo kế toán do các kế toán phần hành lập, có quyền đề xuất với Ban giám đốc về việc bổ nhiệm thêm kế toán phần hành nếu thấy cần thiết để tăng tính hiệu quả, hiệu năng của bộ máy kế toán Phân tích, tổng hợp thông tin, số liệu kế toán để tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị tạo cơ sở để Ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn Đối với kế toán thanh toán, kế toán công nợ và kế toán bán hàng được giao những trọng trách công việc sau Hàng ngày, tiếp nhận những thông tin, chứng từ gốc từ kế toán trưởng, kiểm tra tính hợp lý của những dữ liệu kế toán ghi trên chúng. Nếu thấy có điều gì nghi vấn thì xin sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng. Nếu thấy hợp lý thì cập nhật các thông tin cần thiết theo phần hành phụ trách vào các bảng, biểu, chứng từ được thiết kế sẵn trên phần máy vi tính,và các sổ mà kế toán viên tự thiết kế trên Excell Thường xuyên, thu thập, tổng hợp thông tin để lập các báo cáo kế toán quản trị phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường xuyên, đối chiếu, kiểm tra số liệu trên chứng từ kế toán với các sổ sách kế toán, các báo cáo để tránh bỏ sót, nhầm lẫn Cung cấp và chịu trách nhiệm với các kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị về những dữ liệu kế toán đã cung cấp. Chia sẻ thông tin cho kế toán tổng hợp để hỗ trợ quá trình lên báo cáo tài chính cũng như các bộ phận khác để giúp họ hoàn thành nhiệm vụ Kế toán tổng hợp không những có đầy đủ các nhiệm vụ của kế toán phần hành như trên, mà còn có thêm chức năng khoá sổ, lập báo cáo tài chính cũng như in các báo cáo đó gửi cho những người yêu cầu và đóng thành quyển sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng quy định Thủ quỹ có vai trò chi tiền theo yêu cầu của Ban giám đốc và kế toán trưởng, kiểm tra tính đúng đắn, đầy đủ của các thông tin trên các phiếu thu, phiếu chi trước khi chi. Ngoài ra còn có trách nhiệm kiểm kê ngân quỹ thường xuyên Tóm lại, tổ chức bộ máy kế toán - tài chính được khái quát thành sơ đồ sau Sơ đồ: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ THỦ QUỸ Hệ thống chứng từ kế toán Đối với mỗi doanh nghiệp, hệ thống chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý để bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý, để kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, để tạo căn cứ vững chắc cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đã xây dựng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Do vậy, doanh nghiệp đã phải thay đổi hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo, hệ thống chứng từ kế toán vào năm 2006 (thay đổi 2 lần) cho phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, khi Bộ Tài Chính ban hành Quyết định trên. Bởi vì công ty CP thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc ứng dụng hệ thống máy vi tính vào kế toán năm 2005 lúc này còn áp dụng Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 rồi chuyển sang Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính thay thế. Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục thay đổi theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Điều đó có nghĩa doanh nghiệp đã huy động các nhân viên tin học của công ty cùng với sự giúp đỡ đắc lực của nhà cung cấp phần mềm để thay đổi hệ thống thông tin kế toán cho phù hợp. Điều này cũng thể hiện doanh nghiệp đã có những xử lý khá nhanh, linh họat khi hệ thống các văn bản kế toán của Việt Nam thay đổi theo từng kỳ hoạt động. So với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính, khi áp dụng Quyết định này thì hệ thống tài khoản được rút gọn so với trước rất nhiều, thuận tiện hơn cho việc xử lý thông tin kế toán bằng kế toán máy. Theo đó, hệ thống chứng từ mà đơn vị sử dụng được liệt kê trong bảng sau Bảng: DANH MỤC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Tên chứng từ Phiếu đề nghị thanh toán Bảng kê hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản hủy hóa đơn Phiếu tính tiền Hóa đơn bán hàng (mua hàng) thông thường Bảng định mức tiêu hao xăng xe của cán bộ nhân viên Phiếu thu (phiếu chi) Séc Bản quy định thanh toán Bảng báo giá hàng năm Giấy báo Nợ ( giấy báo Có) Ủy nhiệm chi Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Phiếu thu nợ Giấy đề nghị mua tiền ngoại tệ kiêm lệnh chi tiền Lệnh chi tiền Hóa đơn thu phí của ngân hàng Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Giấy biên nhận tiền Bảng kê nộp tiền Hóa đơn vận chuyển (gọi tắt là Vận đơn) Hóa đơn VAT Bản đề xuất Bảng quyết toán thu phí xe tải Phiếu báo giá Biên bản giao hàng (nhận hàng) Lịch trình công tác Giấy ra ngoài Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt Khế ước vay Quyết định giảm giá hàng bán Quyết định khuyến mại Các văn bản pháp luật : thông tư, quyết định, luật Kế toán… Quy chế chi tiêu của đơn vị Quy chế quy định tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên Bảng chấm công Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH Bảng thanh toán tiền lương (tiền thưởng) Phiếu báo làm thêm giờ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Thẻ kho Phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Bảng kê thanh toán tiền hàng của nhà phân phối Biên lai thu tiền Biên bản bàn giao TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản đánh giá lại TSCĐ Hóa đơn thu phí bảo hiểm Bảng kê trích nộp các khoản ._.theo lương Giấy đi đường Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Bảng kiểm kê hàng hóa tồn kho Bảng kê chi tiền Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Biên bản kiểm kê TSCĐ Biên bản kiểm kê quỹ dùng cho đồng ngoại tệ Bảng kê hàng mua trả lại nhà cung cấp Bảng kê hàng hóa đang đi đường Bảng kê hàng hóa đã nhập kho Lệnh xuất kho Lệnh mua hàng Bảng đánh giá lại chất lượng hàng tồn kho định kỳ Bảng ghi nhớ những mặt hàng mua vào (bán ra) giảm giá bán, hàng mua vào (bán ra) bị trả lại Danh sách người hưởng trợ cấp, thai sản, ốm đau hưởng BHXH Bảng kê hàng hóa mua vào mà không có hóa đơn Biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa Hợp đồng Đơn đặt hàng Phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu giao hàng (đã kiểm định chất lượng) Phiếu nhận hàng (đã kiểm định chất lượng) Bảng sao kê tiền gửi ngân hàng Bản đề nghị xác nhận số dư tài khoản ngân hàng Biên bản bù trừ công nợ Biên bản xác nhận công nợ Bảng tổng hợp phát sinh công nợ Bảng kê chứng từ theo tài khoản Bảng tổng hợp tình hình TSCĐ Quyết định thanh lý TSCĐ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phiếu yêu cầu sử dụng công cụ, dụng cụ Phiếu nhập mua hàng Phiếu nhập chi phí mua hàng Phiếu nhập xuất thẳng Phiếu xuất điều chuyển kho Hoá đơn bán hàng kiêm hóa đơn vận chuyển Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản là cách thức phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt cho từng đối tượng của hạch toán kế toán. Do đó, để phục vụ cho mục đích quản lý thông tin kế toán nhanh, hiệu quả thì mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức một hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc được tổ chức theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được kê khai theo phương pháp kê khai thường xuyên, được thể hiện ở bảng sau BẢNG: DANH MỤC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TRONG CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Số hiệu tài khoản Tên tài khoản 111 Tiền mặt 1111 Tiền mặt Việt Nam 1112 Tiền ngoại tệ 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền VND gửi ngân hàng 11211 Tiền VND gửi ngân hàng Quốc Tế 11212 Tiền VND gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Mại 11213 Tiền VND gửi ngân hàng BIDV 112131 Tiền VND gửi ngân hàng BIDV 112132 Tiền vay VND gửi ngân hàng BIDV 113 Tiền đang chuyển 131 Phải thu của khách hàng 1311 Phải thu của khách hàng bán lẻ 13111 Trần Thu Trang 13112 Nguyễn Thị Mùi 13113 Bảo Linh 13114 Vũ Đăng Thắng 13115 Hoàng Việt Triều 13116 Hùng Huệ 13117 Lan Giang 13118 Cao Văn Cường 13119 Việt Quang 1312 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các công ty thông thường) 13121 Công ty COFICO 13122 Công ty Minh Quang M&E 13123 Khách sạn Foura 13124 Công ty ACE 13125 Công ty xây lắp 12 13126 TBĐ Đông Nam Á 13127 Công ty lắp máy điện nước 13128 Chi nhánh vật liệu xây dựng Đức Anh-Hà Giang 13129 Công ty xăng dầu Hưng Yên 1313 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các công ty TNHH) 13131 Công ty TNHH TM Trường Phúc 13132 Công ty TNHH vật tư kỹ thuật Tân Hải Linh 13133 Công ty TNHH TM Tổng hợp Việt Đức 13134 Công ty TNHH Trường An A 13135 Công ty TNHH TM Nguyễn Lê 13136 Công ty TNHH SX-TM điện cơ Campumyz 1314 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các VPP và NPP chính) 13141 VPP Khải Toàn 13142 NPP AC- Thu Lâm 13143 NPP Bốn phương- Hà Tây 13144 NPP Cúc Mai- Hải Dương 13145 NPP Dũng Hà- Quảng Ninh 13146 NPP Huy Phượng- Quảng Ninh 13147 NPP Oanh Thọ- Phủ Lý 13148 NPP Thiết bị điện Lộc Nga- Hà Nội 13149 NPP Trần Xuân Thành- Hà Tĩnh 131410 NPP Tuấn Thu- Tuyên Quang 1315 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các cá nhân) 13151 Hòa Hiệp- Hoàng Quốc Việt 13152 Minh Khoa- Bắc Giang 13153 Hồng Hạnh- Lào Cai 13154 Hòa Hiếu- Quảng Trị 13155 Hoàn Anh- Sơn Tây 13156 Hùng Soa- Hà Tĩnh 13157 Tiến Ngoan- Quảng Ninh 13158 Thắng Thuận- Hạ Long 13159 Tuấn Anh- Việt Trì 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 1421 Chi phí chờ kết chuyển 144 Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 153 Công cụ, dụng cụ 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua 159 Các khoản dự phòng 1592 Dự phòng phải thu khó đòi 1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Máy móc,thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 311 Vay ngắn hạn 3111 Vay ngắn hạn VND 3112 Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 3311 Phải trả cho nhà cung cấp chính 3312 Phải trả cho người bán khác 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 33331 Thuế xuất khẩu 33332 Thuế nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế nhà, đất, tiền thuê đất 3338 Thuế khác 334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3342 Phải trả lao động thuê ngoài 335 Chi phí phải trả 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Bảo hiểm y tế 3383 Bảo hiểm xã hội 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Nguồn vốn chủ sở hữu 4112 Vốn khác 413 Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ 421 Lãi chưa phân phối 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 415 Các quỹ của doanh nghiệp 4158 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 51111 Doanh thu bán nhãn hàng AC 51111 Doanh thu hàng Công tắc AC – B12 51112 Doanh thu hàng Công tắc Series AC 51113 Doanh thu hàng ống và phụ kiện AC 51114 Doanh thu hàng đèn pha Công nghiệp AC 51115 Doanh thu hàng chấn lưu, tắc te AC 51116 Doanh thu hàng đèn AC phản quang 51117 Doanh thu hàng đèn AC Tán quang 51118 Doanh thu hàng đèn AC sân vườn 51119 Doanh thu hàng đèn AC Huỳnh quang 5112 Doanh thu bán nhãn hàng Comet 51121 Doanh thu hàng đèn Downlight Comet 51122 Doanh thu hàng đèn Huỳnh quang Comet 51123 Doanh thu hàng đèn Tán quang Comet 51124 Doanh thu hàng đèn Exit Comet 51125 Doanh thu hàng đèn Compac Comet 51126 Doanh thu hàng tắc te Comet 51127 Doanh thu hàng ống luồn Comet 51128 Doanh thu hàng tủ điện Comet 51129 Doanh thu hàng đèn hàng Át Comet 5113 Doanh thu nhãn hàng khác 51131 Doanh thu hàng quạt GNN 51132 Doanh thu hàng dây cáp Hàn 51133 Doanh thu hàng dây Seoul 51134 Doanh thu hàng Hager 51135 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5118 Doanh thu bán hàng hóa nội bộ 515 Doanh thu hoạt động tài chính 5151 Lãi tiền cho vay,cổ tức và lợi nhuận được nhận 5152 Chiết khấu thanh toán 5153 Doanh thu tài chính khác 521 Các khoản giảm trừ doanh thu 5211 Chiết khấu hàng bán 5212 Hàng bán bị trả lại 5213 Giảm giá hàng bán 632 Giá vốn hàng bán 6321 Giá vốn nhãn hàng AC 63211 Giá vốn hàng Công tắc AC – B12 63212 Giá vốn hàng Công tắc Series AC 63213 Giá vốn hàng ống và phụ kiện AC 63214 Giá vốn hàng đèn pha Công nghiệp AC 63215 Giá vốn hàng chấn lưu, tắc te AC 63216 Giá vốn hàng đèn AC phản quang 63217 Giá vốn hàng đèn AC Tán quang 63218 Giá vốn hàng đèn AC sân vườn 63219 Giá vốn hàng đèn AC Huỳnh quang 6322 Giá vốn nhãn hàng Comet 63221 Giá vốn hàng đèn Downlight Comet 63222 Giá vốn hàng đèn Huỳnh quang Comet 63223 Giá vốn hàng đèn Tán quang Comet 63224 Giá vốn hàng đèn Exit Comet 63225 Giá vốn hàng đèn Compac Comet 63226 Giá vốn hàng tắc te Comet 63227 Giá vốn hàng ống luồn Comet 63228 Giá vốn hàng tủ điện Comet 63229 Giá vốn hàng đèn hàng Át Comet 6323 Giá vốn nhãn hàng khác 63231 Giá vốn hàng quạt GNN 63232 Giá vốn hàng dây cáp Hàn 63233 Giá vốn hàng dây Seoul 63234 Giá vốn hàng Hager 63235 Giá vốn loại hình cung cấp dịch vụ lắp đặt 6324 Chi phí thu mua hàng hoá 635 Chi phí tài chính 6351 Chi phí tài chính 6352 Chi phí lãi vay 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 711 Doanh thu khác 811 Thu nhập khác 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 911 Xác định kết quả kinh doanh 007 Ngoại tệ các loại 011 Cổ tức, lợi nhuận phải trả Hình thức sổ kế toán Trình tự ghi sổ kế toán Để thuận lợi cho việc xử lý thông tin, doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các phòng ban trong công ty, trong đó có phòng kế toán. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting và có sự trợ giúp của Excell, với các bộ sổ kế toán tuân theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Việc áp dụng phần mềm kế toán đã giúp công ty giảm bớt thời gian xử lý thông tin, tạo thuận lợi cho việc cung cấp thông tin khi cần để phục vụ mục đích quản lý. Ngoài ra, áp dụng kế toán máy cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt hệ thống sổ vốn rất cồng kềnh khi xử lý các giao dịch bằng kế toán thủ công. Đồng thời nó cũng làm giảm áp lực công việc cho các nhân viên kế toán và tiết kiệm các chi phí khác. Điều đó góp phần làm cho hệ thống sổ sách nói riêng và bộ máy kế toán nói chung trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Mặc dù, phần mềm kế toán Fast Accounting được thiết kế theo nguyên tắc của các hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái, nhưng công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức đơn giản và phù hợp cho những đơn vị áp dụng kế toán máy. Đặc trưng của hình thức này gồm các loại sổ kế toán: sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt, các sổ chi tiết liên quan, sổ Cái các tài khoản. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty cổ phần thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc như sau: (được khái quát theo sơ đồ dưới đây) Hàng ngày, kế toán trưởng kiểm tra tính pháp lý các thông tin trên các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại được lập và luân chuyển từ các phòng, ban trong đơn vị. Căn cứ vào các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán phần hành tiếp tục kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ gốc. Sau đó, cập nhật các dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu, các chứng từ được thiết kế sẵn trên phần mềm, nếu không thấycó gì sai sót. Nếu có sai sót phải điều tra rõ nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán tổng hợp thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc theo dõi, so sánh, đối chiếu các thông tin kế toán giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được máy tự động thực hiện và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy trong kỳ. Sau đó, kế toán trưởng in các báo cáo tài chính đã được lập, kiểm tra lại các thông tin trên đó để có cái nhìn tổng quan hơn về xu hướng phát triển và các biến động bất thường trong kỳ, tạo thuận lợi cho quá trình hoạch định các chính sách kế toán trong tương lai. Kế toán trưởng in ra và đóng các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành Cùng với quá trình trên, kế toán từng phần hành lập các báo cáo quản trị hoạch định các định mức cho tương lai theo phạm vi trách nhiệm của mình. Ví dụ: kế toán thanh toán lập bản kế hoạch dự trù tiền mặt cần chi và các nguồn tiền mặt thu về trong kỳ kế toán sau…. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý của các báo cáo quản trị đó, điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết, và trình phó giám đốc tài chính phê duyệt. Quá trình ghi sổ của công ty được khái quát thành sơ đồ Sơ đồ : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁO CÁO KẾ TOÁN Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Ghi Chú Kế toán cập nhật các thông tin kế toán hàng ngày Định kỳ, kế toán lên sổ và các báo cáo cần thiết (có thể là cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ (cuối năm) tuỳ theo yêu cầu Hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh các thông tin kế toán theo một trình tự có hệ thống theo thời gian và theo đối tượng. Để tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra hiệu quả và hiệu năng trong quản lý, và tính đúng đắn của các thông tin, số liệu kế toán nên việc lưu trữ thông tin trên sổ có vai trò rất quan trọng. Do đó, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đã lập một bộ sổ kế toán tuân thủ theo mẫu của Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra, để phục vụ cho quản lý nội bộ, công ty cũng tự thiết kế những bộ sổ dành riêng cho từng phần hành kế toán. Hệ thống sổ được liệt kê dưới bảng sau Bảng: DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Tên sổ Nhật ký chung Nhật ký thu tiền (theo đơn vị tiền tệ VND) Nhật ký thu tiền (theo đơn vị tiền tệ USD) Nhật ký chi tiền (theo đơn vị tiền tệ VND) Nhật ký chi tiền (theo đơn vị tiền tệ USD) Nhật ký bán hàng Nhật ký mua hàng (theo đơn vị tiền tệ USD) Nhật ký mua hàng (theo đơn vị tiền tệ VND) Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ tiền mặt Sổ tổng hợp tài khoản đối ứng của Tk Sổ tổng hợp chữ T của từng tài khoản (1) Sổ đối chiếu công nợ Sổ tổng hợp hàng mua (hàng bán) Sổ tổng hợp hàng nhập kho Sổ tổng hợp hàng xuất kho Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại Sổ theo dõi thuế GTGT được khấu trừ Sổ tài sản cố định Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (chi tiết theo từng loại tiền) Sổ tổng hợp tiền gửi ngân hàng Sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng Sổ chi tiết công cụ, dụng cụ, hàng hóa (chi tiết theo từng đối tượng, theo từng kho) Bảng tổng hợp chi tiết công cụ, dụng cụ, hàng hóa Thẻ kho Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ, hàng hóa tại nơi sử dụng Sổ theo dõi (chi tiết TSCĐ theo nguồn hình thành, theo bộ phận sử dụng) Sổ tổng hợp TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) Sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) bằng ngoại tệ Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ (VNĐ) Sổ chi tiết tiền vay theo từng đối tượng Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi theo từng khế ước Sổ chi tiết bán hàng theo từng mặt hàng Sổ chi tiết bán hàng theo từng đối tượng khách hàng Sổ chi tiết bán hàng bằng ngoại tệ Sổ theo dõi chi tiết công nợ với công nhân viên Sổ tổng hợp tình hình tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết các tài khoản Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh Sổ chi tiết của một tài khoản Sổ chi tiết lãi vay Sổ giao nhận hàng mua vào (bán ra) Lịch trình công tác Sổ phụ tiền gửi ngân hàng Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo của mỗi công ty, đặc biệt là các báo cáo tài chính chứa đựng các thông tin hữu ích cho nhiều đối tượng khác nhau. Nó cũng là căn cứ để chứng minh các thành quả kinh doanh của đơn vị. Đồng thời nó mang lại những nét nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính của đơn vị, tạo cơ sở đưa ra những hoạch định hợp lý trong tương lai. Với vai trò to lớn đó, các báo cáo kế toán được lập rất chuẩn mực tại hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Công ty cổ phần thiết bị điện chiếu sáng Công ty cổ phần thiết bị điện chiếu sáng Hồng Phúc. Để đảm bảo tính tuân thủ các quy định và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, doanh nghiệp đã thiết kế một hệ thống báo cáo theo đúng mẫu bắt buộc của Bộ Tài Chính theo như Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Mặt khác, doanh nghiệp cũng tự xây dựng các báo cáo quản trị dành riêng cho đơn vị mình để phục vụ cho quản lý . Các báo cáo đó được liệt kê như sau DANH MỤC CÁC BÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Tên báo cáo Nơi gửi Thời điểm lập Bảng cân đối kế toán Những người có yêu cầu Cuối năm Báo cáo kết quả kinh doanh Những người có yêu cầu Cuối năm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Những người có yêu cầu Cuối năm Thuyết minh báo cáo tài chính Những người có yêu cầu Cuối năm Bảng cân đối số phát sinh Kế toán trưởng Cuối tháng Báo cáo nhập (xuất) hàng Kế toán trưởng, thủ kho, kế toán bán hàng, phòng kế hoạch Cuối tuần Báo cáo nhận (giao) hàng Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, phòng kế hoạch Cuối tuần Báo cáo kiểm kê kho Thủ kho, kế toán trưởng Cuối tháng Báo cáo chi tiết tiền vay Kế toán trưởng, Phó giám đốc tài chính Cuối tháng Báo cáo tăng (giảm) TSCĐ theo nguồn vốn, theo bộ phận sử dụng Giám đốc Cuối tháng Báo cáo nhập – xuất – tồn Thủ kho, kế toán trưởng, phòng kế hoạch Cuối tuần Báo cáo số dư tại quỹ Ban giám đốc, kế toán trưởng, kế toán pháp lý Cuối ngày Báo cáo số dư tại các ngân hàng Ban giám đốc, kế toán trưởng Cuối tháng Báo cáo tổng hợp tiền vay Phó giám đốc tài chính, kế toán trưởng Cuối tháng Báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng, Kế toán trưởng, phòng thị trường, phòng kế hoạch Cuối tháng Báo cáo chi tiết bán hàng theo sản phẩm Kế toán trưởng, phòng thị trường, phòng kế hoạch Cuối tháng Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán Kế toán trưởng, phòng thị trường, Cuối năm Báo cáo lỗ (lãi) của các hợp đồng Phó giám đốc tài chính, kế toán trưởng Cuối năm Báo cáo giá trị hàng nhập (xuất) theo khách hàng, theo sản phẩm Kế toán trưởng, phòng kế hoạch Cuối tháng Báo cáo tồn kho Kế toán tổng hợp, phòng kế hoạch, kế toán trưởng Cuối tháng Báo cáo tồn theo kho Phòng kế hoạch, Cuối tuần Báo cáo tồn theo phiếu nhập Kế toán trưởng Cuối tuần Báo cáo tổng hợp giá trị TSCĐ Giám đốc Cuối tháng Báo cáo tình hình thực hiện vốn chủ sở hữu Ban giám đốc, kế toán trưởng Cuối năm Báo cáo bán hàng (mua hàng) lũy kế Phòng kế hoạch Cuối tháng Báo cáo tiền vay, tiền gửi, tiền mặt dự kiến Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo thu (chi) dự kiến Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối tháng Báo cáo doanh thu dự kiến Ban giám đốc, kế toán trưởng, phòng Thị trường Cuối tháng Báo cáo hàng tồn kho dự kiến Ban giám đốc,kế toán trưởng, phòng kế hoạch Cuối tháng Báo cáo nhân viên, tiền lương, tiền thưởng dự kiến Kế toán trưởng, Ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự, kế toán tổng hợp Cuối tháng Báo cáo những khách hàng đã lập (sẽ lập) dự phòng phải thu khó đòi Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối tháng Báo cáo những khách hàng có khả năng đòi được nợ trong năm tới Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối tháng Báo cáo tiền vay và lãi phải trả (thu về được) của kỳ tới Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo số tiền hàng doanh nghiệp sẽ trả ngay hoặc trả chậm dự kiến Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo số ký cược, ký quỹ, sổ tiền ngoại tệ phải mua kỳ tới Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo về lãi của những khách hàng quá thời hạn thanh toán Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo về số tiền hàng doanh nghiệp đã thanh toán và còn nợ nhà cung cấp Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo về số tiền hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán của từng nhà cung cấp của từng tháng Kế toán trưởng, Ban giám đốc Cuối năm Báo cáo tổng hợp tiền lương, tiền thưởng của công nhân viên ở từng nơi làm việc, theo từng chức vụ Kế toán trưởng, Ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự Cuối năm Báo cáo chi tiết tiền lương, tiền thưởng của công nhân viên ở từng nơi làm việc, theo chức vụ Kế toán trưởng, Ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự Cuối năm PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC Hạch toán doanh thu Đặc điểm ghi nhận doanh thu Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc ghi nhận doanh thu theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam. Doanh thu được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời cả 5 điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá, dịch vụ cho người mua Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá, dịch vụ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ Phương thức bán hàng: Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc thực hiện kinh doanh hàng hoá theo hai hình thức là bán buôn và bán lẻ được trình bày dưới đây 1.2.1 Phương thức bán buôn: Đặc điểm của hình thức này là hàng hoá chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng hoá thường được bán theo lô hàng, với số lượng lớn. Do đó để tạo sức cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm, mẫu mã mà công ty còn khảo sát giá trên thị trường do bộ phận thị trường thực hiện. Từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra bảng giá thích hợp nhất để đem lại lợi ích tối đa cho các nhà đại lý cũng như cho bản thân doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá gồm hai hình thức sau: Phương thức bán buôn qua kho: Đây là phương thức mà trong đó hàng hoá đem bán phải xuất từ kho của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho là hình thức doanh nghiệp mua hàng hoá từ nhà cung cấp chính, sau đó nhập vào kho. Từ đó doanh nghiệp có thể dựa vào những nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch về thay đổi mẫu mã, các chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm như khuyến mại… cũng như việc đưa ra bảng giá cạnh tranh Khi bên đại lý có nhu cầu, doanh nghiệp căn cứ vào số lượng hàng hoá mà hai bên ký kết với nhau bằng hợp đồng hoặc thoả thuận bằng hoá đơn. Sau đó, tuỳ theo yêu cầu của khách hàng doanh nghiệp sẽ lo khâu vận chuyển hoặc người mua sẽ cử đội vận tải của họ đến chở hàng hoá. Chi phí vận chuyển có thể do bên mua hoặc bên bán chịu hoặc mỗi bên một nửa.Tuy nhiên, trong thực tế, đa số những hợp đồng mà doanh nghiệp thực hiện thì đơn vị đều chịu trách nhiệm vận chuyển và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bán buôn vận chuyển thẳng: Đây là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán ra không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà đem bán ngay cho khách hàng. Tức là công ty mua hàng từ nhà cung cấp, rồi vận chuyển thẳng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết mà không qua kho Sau khi giao nhận hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đã đủ số lượng, đảm bảo về mẫu mã, chất lượng, giá cả,…vào các chứng từ của doanh nghiệp Đối với cả hai hình thức trên, doanh nghiệp dùng phương tiện vận tải của mình (nếu thấy thuận lợi) hoặc thuê ngoài, để đưa hàng hoá tới tận nơi khách hàng yêu cầu.Toàn bộ phí này sẽ do doanh nghiệp chịu và miễn phí cho khách hàng. Ngoài ra doanh nghiệp còn đáp ứng nhu cầu lắp đặt miễn phí cho những người có nhu cầu Doanh nghiệp không áp dụng hình thức bán hàng ký gửi đại lý và không áp dụng hình thức bán trả góp 1.2.2 Bán lẻ hàng hoá: Đặc điểm của phương thức này là hàng hoá đã đi sâu vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ thường bán với số lượng nhỏ, giá thường ổn định hơn bán buôn. Công ty tự xây dựng những cửa hàng bán lẻ phục vụ cho khách hàng. Doanh nghiệp áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Trong đó việc thu tiền người mua và giao hàng cho người mua không tách rời nhau. Theo đó, mỗi cửa hàng, nhân viên bán hàng tại các cửa hàng giao hàng và thu tiền hàng, viết hoá đơn (nếu khách hàng có nhu cầu). Cuối ngày hoặc hết ca, nhân viên từng quầy sẽ kiểm kê hàng hoá tồn quầy, lập bản kê bán lẻ từng lần bán, từng loại hàng, và các báo cáo bán hàng. Cuối ngày gửi bảng kê này được gửi cho bộ phận kế toán và Ban dự án bán lẻ qua hệ thống mạng nội bộ trực tuyến để hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện tốt nhiệm vụ. Hình thức này được doanh nghiệp lựa chọn vì nó tiết kiệm được thời gian mua hàng của khách. Hiện nay, doanh nghiệp có dự định sẽ bổ sung thêm hình thức bán lẻ ‘bán hàng tự phục vụ’ bằng bản kế hoạch dự trù. Theo hình thức này, khách hàng sẽ chọn mua những mặt hàng phù hợp và thanh toán tại quầy thu ngân Ngoài ra, công ty còn có Showroom để quảng cáo hàng hoá và bán lẻ nếu có yêu cầu. Nếu khách hàng có nhu cầu mua thì nhân viên trực giới thiệu sản phẩm tại đó sẽ cung cấp danh sách các hàng hoá kèm theo và bảng giá đã được cập nhật thường xuyên để khách hàng tự lựa chọn món hàng thích hợp. Nhân viên trực tại đây cũng sẽ lập hoá đơn nếu cần Doanh thu cung cấp dịch vụ: Đối với loại hình này, doanh nghiệp chỉ thực hiện khi có nhu cầu. Khi có đơn đặt hàn gửi đến phòng dịch vụ, công ty sẽ cho đội kỹ thuật (đội này kiêm cả kiểm định chất lượng hàng hoá) đến tận nơi khách hàng yêu cầu để thực hiện lắp đặt. Khi lắp đặt xong, khách hàng chấp nhận là yêu cầu đã được thoả mãn thì ghi nhận doanh thu và giá vốn, lập hoá đơn (nếu khách hàng yêu cầu). Để nhận những đơn đặt hàng thuộc loại hình dịch vụ này, phòng thị trường phải tính toán rất kỹ lưỡng mức hiệu quả giữa chi phí bỏ ra và doanh thu thu lại vì công ty chỉ có một đội chuyên lắp đặt, còn chi nhánh của công ty lại có ở 64 tỉnh thành trong cả nước. Đây cũng là một hạn chế của công ty Phương thức thanh toán: Đối với hầu hết các khách lẻ, doanh nghiệp áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt để tránh rủi ro và thuận tiện cho việc kiểm soát. Những khách hàng có quan hệ từ lâu năm, doanh nghiệp có thể cho trả chậm nhưng với số lượng thấp. Để thu hút khách hàng, đối với những người tiêu dùng mua lẻ hàng hoá với số lượng đáng kể, doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức khuyến mại hoặc bốc thăm trúng thưởng tuỳ theo chiến lược của đơn vị Đối với những khách hàng là đại lý bán buôn, đơn vị áp dụng phương thức thanh toán trả chậm có chiết khấu thanh toán. Điều đó có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả tiền sớm và trong thời hạn cho phép thường là 10 ngày kể từ ngày mua hàng. Những khách này khi trả tiền hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản qua các ngân hàng thương mại để tránh tình trạng rủi ro mất tiền cũng như hiện tượng bỏ sót trong công tác kế toán Đối với những khách hàng vừa là người tiêu dùng (có thể là những người bán lẻ hoặc các nhà đại lý) đồng thời cũng là người cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp, công ty có thể áp dụng hình thức bù trừ công nợ nếu cả hai bên đều tán thành thông qua biên bản bù trừ công nợ. Số tiền hàng khách hàng còn nợ lại sẽ được thanh toán theo như hình thức của các nhà đại lý bán buôn Dù khách hàng có thanh toán ngay bằng tiền mặt hay không, công ty vẫn sẽ hạch toán qua TK 131 để cho dễ kiểm soát Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng sẽ được minh hoạ bằng sơ đồ sau SƠ ĐỒ: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CỦA PHẦN HÀNH DOANH THU TK511 TK 531 TK 131, 111, 112 (3) (1) TK 3331 (2) Hạch toán chi tiết: Đối với hình thức bán buôn: Đối với hoạt động bán hàng, phòng thị trường sẽ chịu trách nhiệm kinh doanh hàng hoá. Do vậy, khi có khách hàng yêu cầu mua hàng, phòng này có trách nhiệm viết hoá đơn GTGT và đưa một liên cho giám đốc phê duyệt và đưa ra lệnh xuất bán. Sau đó gửi lệnh này cho phòng kế toán để tiến hành lập phiếu xuất kho. Thủ kho xuất hàng tại kho của doanh nghiệp với số lượng theo hợp đồng đã ký kết. Cuối cùng, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng của nghiệp vụ này vào các chứng từ cần thiết và chia sẻ thông tin cho bộ phận kế hoạch để xây dựng kế hoạch bán hàng. Theo đó, thủ kho sẽ ghi số lượng hàng hoá, chủng loại trong phiếu xuất kho, còn kế toán (cụ thể là kế toán bán hàng) sẽ ghi nhận đơn giá và tính thành tiền. Đồng thời với quá trình trên, giám đốc công ty chỉ đạo bộ phận vận tải chuyển hàng đến cho khách hàng. Do doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng, công ty chỉ sử dụng hoá đơn GTGT. Hoá đơn này gồm ba liên Liên 1 (màu tím) : Lưu ở sổ gốc Liên 2 ( màu đỏ) :Giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh) : Giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng Ví dụ 1 Ngày 25 tháng 12 năm 2007, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc bán một số mặt hàng là các thiết bị điện với số lượng lớn. Sau khi đàm phán, hai bên đi đến thoả thuận và thống nhất với nhau các điều khoản trong hợp đồng như sau: Loại hàng: Đèn huỳnh quang CLVS 240, đèn Exit Clex 103A, đèn Exit 1 mặt Số lượng, đơn giá, tổng giá trị: sẽ được ghi cụ thể trong hoá đơn GTGT (được trình bày ở trang bên) Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm nhất là 35 ngày kể từ ngày giao hàng. Nếu doanh nghiệp thanh toán trước 10 ngày sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 0,05% trên tổng số mặt hàng đã giao. Hình thức thanh toán: Thanh toán qua ngân hàng BIDV HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Mẫu số:01 GTKT-3LL KP/2007B 0029449 Đơn vị bán hàng : Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Địa chỉ : Lô 2 – 8B Cụm TT công nghiệp Hai Bà Trưng - Hoàng Mai – Hà Nội Điện thoại : MS : 0101334552 Họ và tên người mua hàng : Phòng kinh doanh Tên đơn vị : Tổng công ty Thương mại Hà Nội - Công ty Bách Hoá Hà Nội Địa chỉ : 45 Hàng Bồ - Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS : 0100101273 STT T ên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Đèn huỳnh quang CLVS 240 Bộ 30 120.000 3.600.000 2 Đèn Exit Clex 103A Bộ 02 310.000 620.000 3 Đèn Exit 1 mặt Bộ 16 262.000 4.192.000 Cộng tiền hàng: 8.412.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 841.200 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.253.200 Số tiền bằng chữ: Chín triệu hai trăm năm mươi ba nghìn hai trăm Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Kế toán căn cứ vào nhu cầu tại phòng kinh doanh và lệnh xuất kho của ban giám đốc mà tiến hành lập phiếu xuất kho. Trong đó kế toán chỉ ghi đơn giá. Phiếu này sẽ được gửi cho thủ kho ghi số lượng hàng hoá theo đúng hợp đồng và hàng được xuất để giao cho khách hàng. Sau đó, kế toán sẽ hoàn thiện giao dịch này bằng cách tính thành tiền trên phiếu xuất kho và cùng với hoá đơn GTGT ghi nhận giá vốn và doanh thu vào các chứng từ và sổ sách liên quan. Trong đó hoá đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá và dị._.oán được giảm thiều, góp phần tiết kiệm được thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Thứ ba: Về áp dụng phần mềm kế toán: Việc áp dụng hệ thống máy vi tính vào công tác kế toán, từ đó phần mềm kế toán tự động chuyển vào sổ chi tiết, sổ tồng hợp và các báo cáo cuối kỳ cũng được tự động in ra làm cho công tác kế toán trở nên dễ dàng hơn nhiều. Việc sửa chữa sai sót kế toán cũng không còn phức tạp như kế toán tay, sổ sách kế toán giảm nhẹ, áp lực công việc kế toán không còn nặng nề như trước. Thứ tư: Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ được sử dụng tại công ty đã thể hiện tính khoa học và hợp lý cao. Các chứng từ được sử dụng khá đầy đủ trong quá trình hạch toán kế toán và theo đúng mẫu, quy cách mà Bộ tài chính quy định. Hầu hết các chứng từ đều hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và có đầy đủ các yều tố cầu thành như: chữ ký của các bên liên quan: kế toán trưởng, thủ quỹ, người bán hàng, người mua hàng, ngày tháng năm lập, nội dung chứng từ…. Định kỳ, các chứng từ này đều được phân loại và lưu trữ cẩn thận để tạo căn cứ pháp lý cho quá trình cung cấp và kiểm tra, đối chiếu các thông tin kế toán. Các chứng từ bán hàng và tiêu thụ hàng hoá được chuyển đến các phòng ban liên quan kịp thời. Trong công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh luôn luôn có sự đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách giữa phòng kế hoạch – phòng lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, phòng kế toán – phòng lưu trữ thông tin và phòng thị trường – phòng quản lý công tác bán hàng. Do đó, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được hạch toán đầy đủ, kịp thời cung cấp thông tin nhanh và hiệu quả. Về quá trình luân chuyển chứng từ, quá trình này đã đáp ứng được yêu cầu luân chuyển nhanh, đáp ứng kịp thời các mục đích quản trị, hạn chế được vấn đề chồng chéo. Quá trình này luôn có sự kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ nên quá trình luân chuyển nói chung là khá nhanh và khoa học Thứ năm: Về hệ thống sổ sách kế toán: Các mẫu sổ sách được lập đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính về mẫu sổ, loại sổ….Để phục vụ hoạt động kinh doanh, công ty đã lập đầy đủ các loại sổ chi tiết theo từng đối tượng, có mẫu được thiết kế linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát các thông tin tài chính. Sổ chi tiết doanh thu, giá vốn đã theo dõi được từng doanh thu, giá vốn của từng mặt hàng, phù hợp với sự chi tiết tài khoản doanh thu, giá vốn và được tổng hợp doanh số cuối quý nên dễ kiểm soát lượng hàng tiêu thụ Thứ sáu: Về hệ thống tài khoản kế toán: Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản của công ty đã đảm bảo tuân thủ những quy định hiện hành của chế độ kế toán và phù hợp với đặc thu của công ty. Hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng trong quá trình hạch toán kế toán đã phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối đầy đủ và chính xác. Điều này giúp cho công ty có thể theo dõi dễ dàng và chính xác các nghiệp vụ trong quá trình hạch toán. Thứ bảy: Về tổ chức bán hàng: Việc bán hàng được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, có khả năng giao tiếp tốt đang ngày càng trẻ hoá kết hợp nhịp nhàng với những kỹ thuật viên của phòng dịch vụ với chuyên môn giỏi, sẵn sàng tư vấn cho khách hàng trong mọi hoàn cảnh. Việc quyết định giá bán và phương thức thanh toán được thực hiện bởi phòng thị trường nên đảm bảo cho việc định giá linh hoạt, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Việt Nam hiện nay. Ngoài ra, để nâng cao sức cạnh tranh của hàng hoá, công ty đã tổ chức một tổ kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm giao hàng và lắp đặt đến tận nơi khách hàng yêu cầu. Việc chiết khấu thanh toán được thực hiện bởi phòng thị trường tạo điều kiện khuyến khích cho khách hàng hoàn trả tiền hàng trong thời gian ngắn nhất Thứ tám: Về tính giá vốn hàng hoá: Doanh nghiệp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân tháng. Phương pháp này thể hiện giá vốn hàng hoá của doanh nghiệp sẽ được tính và cập nhật theo từng tháng. Điều này làm cho giá vốn sẽ gần hơn với giá thị trường của mặt hàng đấy và việc kiểm soát giá theo tháng sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp đưa ra các bản kế hoạch phát triển sản phẩm hiệu quả và chính xác hơn. Như vậy, phương pháp tính giá này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các chính sách về giá linh hoạt hơn nếu có sự thay đổi về giá hàng hoá trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang chịu ảnh hưởng của lạm phát và sự suy thoái của nền kinh tế Mỹ Nhược điểm Thứ nhất: Về chế độ kế toán: Mặc dù năm 2006, công ty đã áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 thay cho Quyết định số 1141. Tuy nhiên ngay sau đó, công ty phải thay đổi chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 14 tháng 9 năm 2006 về chế độ kế toán trong doanh nghiệp Nhỏ và Vừa. Mặc dù, chế độ này ban hành rất phù hợp với cơ chế hoạt động cuả bộ máy kế toán nhưng vì hệ thống tài khoản, các mẫu sổ sách và chứng từ giữa các Quyết định là khác nhau. Nên việc thay đổi các chế độ kế toán trong một thời gian ngắn sẽ là chướng ngại không nhỏ ảnh hưởng đến hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và các vấn đề về luân chuyển chứng từ của công ty. Việc thay đổi chế độ làm cho công việc hạch toán kế toán không ổn định và phức tạp hơn. Nó sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Thứ hai: Về mặt chứng từ, sổ sách: Một số các chứng từ chưa được hoàn thiện các yếu tố như: chữ ký người mua hàng, giám đốc ký và đóng dấu. Điều này thể hiện công tác kiểm tra kế toán đôi khi bị nới lỏng. Các sổ chi tiết của doanh thu và giá vốn mới chỉ theo dõi được doanh thu và giá vốn của từng mặt hàng mà chưa theo dõi được ở từng cửa hàng và tại công ty nên gây khó khăn cho công tác quản trị trong kế toán như các chính sách khuyến khích tiêu thụ hàng hoá còn gặp nhiều hạn chế…. Sổ chi tiết của TK 642 mới chỉ phản ánh các chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp nói chung chứ chưa có sổ chi tiết của từng loại chi phí này, chưa chi tiết tại từng cửa hàng Thứ ba: Về tài khoản sử dụng: Tại công ty hiện nay, kế toán không trích lập các khoản dự phòng trong đó có dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ tạo bất lợi cho công ty trong công tác hạch toán và quản lý hàng tồn kho, hạch toán giá vốn hàng bán vì hàng hoá tồn kho chiếm một tỷ lệ lớn trong tài sản ngắn hạn của công ty Do đó, việc lập khoản dự phòng này sẽ phục vụ các mục đích sau đây: Nó thể hiện đúng nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong công tác kế toán của một năm tài chính, từ đó tính ra con số chính xác hơn về kết quả kinh doanh trong một kỳ khi liên quan đến chi phí, thu nhập và thuế thu nhập doanh nghiệp Nó là nguồn tài chính bù đắp nếu hàng tồn kho bất ngờ bị giảm giá trên thị trường Nó dùng để xác định giá trị thuần, giá trị thực của hàng tồn kho tại một thời điểm kế toán nhất định Để đáp ứng đặc điểm kinh doanh cũng như phù hợp với đặc điểm giá cả leo thang và lạm phát khó kiểm soát như hiện nay công ty nên lập các khoản dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho để quản lý lượng hàng tồn kho lâu ngày. Mặc dù, công tác lập kế hoạch tiêu thụ của công ty khá tốt, luân chuyển hàng hoá khá nhanh, hiếm khi bị tồn đọng trong thời gian dài, nhưng để tránh rủi ro trong quá trình kinh doanh tại một thị trường sôi động như ở Việt Nam, công ty nên bổ sung tài khoản này. Mặt khác, đối với TK 1562 ‘chi phí thu mua hàng hoá’ doanh nghiệp không phân bổ chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ (tức là trong kỳ phát sinh chi phí thu mua là bao nhiêu thì cho hết vào trong giá vốn hàng bán). Điều này làm cho giá vốn hàng bán không chính xác. Bởi vì, lượng hàng mua vào và bán ra trong kỳ không giống nhau. Do đó doanh nghiệp cần phân bổ chi phí này một cách hợp lý và hiệu quả hơn Thứ tư: Về hạch toán doanh thu: Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu thương mại. Đây là hình thức thu hút người mua hàng trên thị trường, khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn trong một lần mua hoặc mua một lượng hàng nhất định được thanh toán trong một khoảng thời gian do doanh nghiệp quy định sẽ được hưởng chiết khấu thương mại. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức này một cách hiệu quả sẽ làm tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy doanh thu tăng cao.Mặt khác, chính sách quảng cáo, khuyến mại và chiết khấu thanh toán còn đơn lẻ, chưa đa dạng, độ linh hoạt đã có nhưng chưa cao. Hơn thế nữa, trong năm 2007 đã xuất hiện tình trạng hàng hoá bị trả lại. Đây là dấu hiệu ban đầu cho thấy khâu thu mua hàng hoá đang bị nới lỏng về việc kiểm tra chất lượng hàng hoá. Nếu tiếp tục thực trạng này sẽ làm cho chất lượng trong công tác bán hàng của doanh nghiệp sẽ giảm. Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệpcần chú ý đến vấn đề này. Việc hạch toán doanh thu đã hạch toán riêng doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ nhưng lại hạch toán loại doanh thu này như hạch toán việc bán một mặt hàng. Điều này là không chính xác bởi vì đây là hai loại hình hoạt động khác nhau. Mặc dù, doanh thu cung cấp dịch vụ chưa lớn nhưng cần có sự phân loại rõ ràng để Ban giám đốc quản trị doanh thu thực của từng loại hình kinh doanh cụ thể hiệu quả hơn để từ đó có các chính sách linh hoạt và phù hợp với vốn và đặc điểm của công ty. Mặt khác, công ty chỉ có một đội kỹ thuật để thực hiện loại hình hoạt động mà trên thị trường đây là mặt hàng có tiềm năng phát triển mạnh vì loại hàng hoá này có nhiều chủng loại. Nếu công ty vẫn duy trì một đội kỹ thuật này sẽ hạn chế doanh thu cung cấp dịch vụ vì sự tính toán lợi nhuận giữa doanh thu chi phí Thứ năm: Về công tác thu hồi nợ: Mặc dù, khách hàng lớn của công ty đa phần là khách hàng quen nhưng vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng là không nhỏ. Đó là do chính sách thu hồi nợ của công ty chưa được chú trọng đúng mức. Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh rủi ro về tình trạng nợ xấu. Hầu hết việc đòi nợ đều tiến hành vào cuối năm đối với những khoản nợ lớn. Điều này làm cho tỷ lệ nợ tồn đọng khá cao, việc chiếm dụng vốn lớn có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty. Mặt khác, công ty đang hạch toán thanh toán ngay giống như thanh toán chậm. Điều này làm cho công tác quản trị bán hàng và thu nợ gặp nhiều khó khăn vì không biết được khách hàng nào thanh toán sớm hay muộn, có tồn đọng hay không, thường được hưởng chiết khấu thanh toán là bao nhiêu, từ đó việc đưa ra các chính sách bán hàng chưa được sát với thực tế. Doanh nghiệp nên có chính sách phù hợp để khắc phục tình trạng này. Thứ sáu: Về hạch toán giá vốn: Mặc dù, hạch toán giá vốn trong doanh nghiệp là giá bình quân theo tháng cũng phần nào đáp ứng yêu cầu cập nhật giá cả hàng hoá trên thị trường nhưng nó cũng chưa phản ánh thật sự chính xác sự biến động giá cả khi nó thay đổi theo từng ngày. Do đó, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch xây dựng giá cả khi có sự thay đổi giá đột xuất nhất là khi sự biến động này không xảy ra vào ngày cuối tháng nhất là khi doanh nghiệp không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thứ bảy: Về công tác quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán tại công ty không phân cấp TK 642. Tức là, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đang hạch toán chung và không được tách biệt riêng. Tại một công ty khá phát triển, như công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh nhiều và phức tạp. Quy mô của các loại chi phí này dù lớn hay nhỏ cũng ảnh hưởng lớn đến việc xác định kết quả kinh doanh của công ty. Hơn thế nữa, doanh nghiệp đang hoạt động theo mô hình là một công ty thương mại. Do đó, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai chỉ tiêu về chi phí trọng yếu, phản ánh trình độ quản lý kinh doanh của các nhà quản lý. Vì vậy, nếu không phân cấp tài khoản này sẽ không tránh khỏi tình trạng không kiểm soát được mức chi phí hiệu quả cũng như không thể đánh giá được mức độ tiết kiệm chi phí của các bộ phận quản lý và bán hàng tại công ty. Đặc biệt, công ty cũng chưa phản ánh được mức chi phí bán hàng đã phát sinh tại các cửa hàng bán lẻ - trong điều kiện các cửa hàng này ở xa trụ sở chính. Nó dễ dẫn đến tình trạng khống chi phí làm cho hiệu quả kinh doanh giảm. Điều này sẽ làm cho vấn đề quản trị doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và doanh thu bán hàng nên được phân bổ theo những tiêu thức thích hợp. Đây là vấn đề mà công ty cần phải xem xét và đưa ra phương thức xử lý. 2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Phương hướng hoàn thiện Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng cần đáp ứng các yêu cầu sau: Hoàn thiện trên cơ sở tuân thủ đúng các chế độ kế toán đã ban hành cũng như các chuẩn mực kế toán Việt Nam và Luật kế toán Việt Nam. Trên cơ sở đó, luôn cập nhật nhanh nhất những thay đổi trong chế độ và chuẩn mực Hoàn thiện trên cơ sở bộ máy kế toán được thiết kế luôn đáp ứng được nhu cầu tự hoàn thiện công tác hạch toán và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty nhằm giúp Ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời Hoàn thiện trên cơ sở đáp ứng thông tin kịp thời, hiệu quả phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp. Đồng thời phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục tiêu tối ưu hoá các nguồn lực hiện có. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Thứ nhất: Về chứng từ, sổ sách: Để đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ, doanh nghiệp cần hoàn thiện những khiếm khuyết như: hoàn thiện đầy đủ chữ ký của các bên liên quan cho các chứng từ : chữ ký kế toán trưởng…. Đơn vị nên đẩy mạnh công tác kiểm tra chứng từ giữa các phòng ban, các nhân viên để khỏi mất công hoàn thiện vào cuối kỳ, tiết kiệm được thời gian và công sức, thành lập các hình phạt nếu vi phạm. Doanh nghịêp cũng nên có hệ thống sổ chi tiết theo dõi doanh thu và giá vốn theo từng cửa hàng để thuận lợi cho công tác quản trị. Thứ hai: Về tài khoản sử dụng: Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những hàng hoá có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp để chứng minh quyền sở hữu và quyền kiểm soát doanh nghiệp đối với chúng. Cuối niên độ kế toán vào ngày 31/12, tính ra mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập theo công thức sau Mức dự Lượng hàng tồn 9( Giá Giá )) Phòng giảm == cuối niên độ ** gốc -- Hàng hoá trên Giá HTK kế toán Hàng hoá thị trường(31/12) Khi bắt đầu lập dự phòng, hạch toán vào giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: Có TK 159: mức dự phòng cần lập Sang kỳ sau, tính ra mức dự phòng cần lập so với mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập còn lại ở năm trước: Nếu mức dự phòng năm trước lập thiếu thì bổ sung thêm Nợ TK 632: Có TK 159: mức dự phòng bổ sung Nếu mức dự phòng năm trước đã lập nhưng không xảy ra thì hoàn nhập Nợ TK 159: mức dự phòng hoàn nhập Có TK 632: Đối với TK 1562: Doanh nghiệp nên phân bổ chi phí thu mua trong kỳ cho phù hợp, phản ánh chi phí một cách hợp lý nhất. Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ được phân bổ theo công thức sau: Chi phí thu Chi phí thu mua đầu kỳ + chi phí thu mua Trị giá Mua phân bổ phát sinh trong kỳ hàng Cho hàng tiêu = * xuất thụ trong kỳ Trị giá hàng tồn + trị giá hàng xuất tiêu thụ cuối kỳ tiêu thụ trong kỳ trong kỳ Ví dụ: Giả sử cuối tháng 12/2007, loại hàng bóng đèn compact S3U có tình hình thu mua như sau: Chi phí thu mua đầu kỳ là 9.088.920đ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ là: 70.800.920 đ Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ là:23.000.000.000 Trị giá hàng tồn cuối kỳ là: 5.940.000.000 Chi phí thu mua hàng phân bổ cho hàng bóng đèn compact S3U trong kỳ là: (9.088.920 + 70.800.920) * 23.000.000.000 23.000.000.000 + 5.940.000.000 = 63.491.540 (đ) Thứ ba: Về hạch toán doanh thu: Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại: Hình thức này được hạch toán như sau: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 33311: Thuế GTGT phải nộp Có TK 131: Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại nói trên sang TK 511 Nợ TK 511: Có TK 521: Doanh nghiệp cần chú ý tăng cường công tác kiểm tra chất lượng hàng hoá khi mua vào vì đã xuất hiện tình trạng hàng hoá không đảm bảo chất lượng.Công ty cần thắt chặt hơn khâu này bằng cách thành lập ra một đội kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho. Công ty mới chỉ có ban kiểm soát chất lượng hàng hoá trong kho trực thuộc phòng thị trường. Ban này có thể đươc giao trách nhiệm kiểm tra chất lượng khi nhập kho. Khi phát hiện ra hàng hoá kém chất lượng cần nhanh chóng quy trách nhiệm cho những người có liên quan về kiểm định chất lượng hàng và liên hệ với nhà cung cấp để đưa ra các biện pháp giải quyết phù hợp như trả hàng…. Doanh nghiệp cũng nên phân cấp tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành các tiểu khoản theo loại hình hoạt động như sau TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111: doanh thu bán hàng 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng 51111 Doanh thu bán nhãn hàng AC 511111 Doanh thu hàng Công tắc AC – B12 511112 Doanh thu hàng Công tắc Series AC 511113 Doanh thu hàng ống và phụ kiện AC 511114 Doanh thu hàng đèn pha Công nghiệp AC 511115 Doanh thu hàng chấn lưu, tắc te AC 511116 Doanh thu hàng đèn AC phản quang 511117 Doanh thu hàng đèn AC Tán quang TK 5112: doanh thu cung cấp dịch vụ Đối với giá vốn hàng bán, doanh nghiệp cũng nên phân cấp các tiểu khoản giống như các tiểu khoản của doanh thu Bước đầu doanh nghiệp nên thành lập thêm một đội kỹ thuật nữa hoạt động trong miền Nam để tính hoạt động liên tục cao hơn khi nhận được đơn đặt hàng về loại hình dịch vụ và khai thác tốt hơn tiềm năng về loại hình này Thứ tư: Về thu hồi nợ: Công ty có thể áp dụng các chính sách sau: Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng đặc biệt là đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Nếu thấy khả năng thanh toán của khách hàng không cao hoặc dây dưa nợ, công ty có thể từ chối ký kết các hợp đồng có giá trị lớn, nhưng vẫn có thể bán hàng với khối lượng nhỏ cho các khách hàng này. Điều này có thể làm cho doanh nghiệp mất đi một khoản lợi nhỏ nhưng rủi ro lại thấp – phù hợp với một công ty mới phát triển như Hồng Phúc Trong ký kết hợp đồng cần nêu rõ thời hạn và phương thức thanh toán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có), các điều khoản yêu cầu về chịu trách nhiệm thanh toán và giao hàng giữa các bên phải rõ ràng và hợp pháp. Đặc biệt, phải có các điều khoản phạt về vi phạm thời hạn thanh toán, có yêu cầu thế chấp đối với những hợp đồng có giá trị lớn Cần có các hình thức khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn như: các chương trình khuyến mại linh hoạt và mềm dẻo, sử dụng chiết khấu thanh toán một cách hiệu quả. Tỷ lệ chiết khấu hợp lý do công ty đưa ra sẽ phải nhỏ hơn hoặc bằng với lãi suất vay vốn trên thị trường liên ngân hàng. Điều này sẽ khuyến khích khách hàng trả tiền sớm tránh tồn đọng vốn của công ty. Nó hiệu quả hơn nếu công ty không thực hiện chính sách này nhưng phải vay vốn với lãi suất cao để mở rộng kinh doanh. Doanh nghiệp nên thêm cột tỷ lệ chiết khấu thanh toán với từng khách hàng trong sổ chi tiết doanh thu và cuối tháng có một bảng liệt kê số tiền chiết khấu thanh toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng (như mẫu dưới đây) Doanh nghiệp nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để hạn chế rủi ro về nợ xấu. Cuối niên độ, kế toán phải tính ra số dư nợ khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ này phải có căn cứ rõ ràng như: tên, địa chỉ, số nợ còn lại, các bằng chứng do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh khả năng thanh toán thấp. Cuối mỗi năm tài chính, kế toán theo dõi các phải thu khó đòi để tính ra tỷ lệ trích lập và tính ra mức dự phòng cần trích cho niên độ tiếp theo. Số dự phòng phải thu khó đòi = ∑ (khoản phải thu * tỷ lệ trích lập) Trong đó, theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi được tính như sau: Từ 3 tháng - dưới 1 năm: tỷ lệ là 10% Từ 1 năm – 3 năm : tỷ lệ là 20% Trên 3 năm : tỷ lệ là 30% Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau: Khi bắt đầu trích lập dự phòng Nợ TK 642: Có TK 139 (chi tiết theo từng đối tượng) : mức dự phòng cần lập Sang kỳ kế toán tiếp theo, kế toán so sánh số dự phòng của năm trước còn lại với mức cần lập dự phòng cho niên độ tới: Nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn so với số cần lập thì bổ sung thêm số thiếu: Nợ TK 642: Có TK 139: số bổ sung Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn so với số cần lập thì hoàn nhập dự phòng Nợ TK 139: số hoàn nhập Nợ TK 642: Khi thu hồi hay xoá sổ các khoản đã trích lập dự phòng, hạch toán như sau Nợ TK 111, 112…: số tiền thu hồi Nợ TK 139: trừ vào dự phòng Nợ TK 642: số thiệt hại còn lại sau khi xoá sổ Có TK 131: số nợ bị xoá Đồng thời ghi Nợ TK 004 (chi tiết từng đối tượng): số đã xoá sổ Nếu sau khi lập dự phòng mà thu hồi được toàn bộ số nợ phải thu thì hoàn nhập dự phòng Nợ TK 139: số hoàn nhập Nợ TK 642: CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG (Trích) Khách hàng: Công ty ACE Năm: 2007 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải Chiết khấu được hưởng TK đối ứng Sô phát sinh Số dư Ngày tháng Số hiệu Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.635.951 31/12 HĐ546 Thu tiền hàng 111 1.500.000 31/12 HĐ556 Bán hàng 28.499 (2%) 511313331 1.295.400 129.540 31/12 HĐ345 Thu tiền hàng 111 275.000 31/12 HĐ444 Bán hàng cho 7.029 (3%) 511313331 213.000 21.300 ……… ………… ………… Cộng phát sinh 3.180.340 3.735.946 Số dư cuối kỳ 1.080.345 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên) Thứ năm: Về công tác hạch toán giá vốn: Doanh nghiệp nên cập nhật thường xuyên các thông tin về giá cả hàng hoá thông qua một bộ phận nghiên cứu thị trường. Từ đó, so sánh giá thị trường của hàng hoá với giá gốc của hàng hoá, nếu thấy có sự tăng, giảm đột biến sẽ đưa ra các chính sách xử lý linh hoạt tuỳ theo tình hình cụ thể Thứ sáu: Về công tác quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 642 nên được phân cấp thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 như sau: TK 6421: phản ánh chi phí bán hàng, được chi tiết theo các cửa hàng bán lẻ tại 64 tỉnh thành trong cả nước và ngay tại công ty ở ngoài Hà Nội.Ví dụ như: TK 64211: Cửa hàng tại Hà Tây TK 64212: Cửa hàng tại Hải Phòng TK 64213: Cửa hàng tại Hồ Chí Minh TK 64214: Cửa hàng tại Lai Châu TK 64215: Cửa hàng tại Đà Nẵng ………………………………………………………………………………… TK 6422: Phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, được chi tiết theo các cửa hàng bán lẻ tại 64 tỉnh thành và ngay tại công ty ở ngoài Hà Nội.Ví dụ như: TK 64221: Cửa hàng tại Hà Tây TK 64222: Cửa hàng tại Hải Phòng TK 64223: Cửa hàng tại Hồ Chí Minh TK 64224: Cửa hàng tại Lai Châu TK 64225: Cửa hàng tại Đà Nẵng ………………………………………………………………………………… Doanh nghiệp nên có phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho mỗi cửa hàng theo tiêu thức thích hợp là doanh thu tiêu thụ thuần của mỗi cửa hàng. Cụ thể như sau: Chi phí quản lý Tổng chi phí QLDN Doanh thu Doanh nghiệp phân = * thuần vềBH bổ cho từng Tổng doanh thu thuần của từng cửa cửa hàng về bán hàng hàng Chi phí Tổng chi phí bán hàng Doanh thu Bán hàng phân = * thuần vềBH bổ cho từng Tổng doanh thu thuần của từng cửa cửa hàng về bán hàng hàng Ví dụ : Cuối tháng 12/2007 chi phíQLDN phân bổ cho cửa hàng bán lẻ ở Hà Tây như sau: Chi phí 912.757.081 QLDN phân = * 800.391.020 = 29.026.767 bổ cho cửa hàng 25.168.581.947 ở Hà Tây ` Tương tự các cửa hàng bán lẻ khác cũng có thể phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng và được thể hiện trên bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng như ví dụ sau: CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC BẢNG PHÂN BỐ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 12 năm 2007 Đơn vị: Đồng STT Đơn vị Doanh thu thuần CQLDN 1 Cửa hàng ở Hà Tây 800.515.958 29.031.298 2 Cửa hàng ở Hải Phòng 1.100.456.897 39.908.876 3 Cửa hàng ở Đà Nẵng 942.551.576 34.182.324 Cộng 2.843.524.431 103.122.498 Ngày…tháng…năm Kế toán trưởng ` Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh Mở rộng phương thức tiêu thụ: Tiêu thụ hàng hoá là vấn đề vô cùng quan trọng đối với những doanh nghiệp đặc biệt đối với một doanh nghiệp thương mại như công ty Hồng Phúc. Vì đây là nguồn thu lớn nhất của doanh nghiệp. Đẩy mạnh quá trình tiêu thụ cũng có nghĩa là tăng tốc độ quay của vốn, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận thu được. Để thực hiện được điều này, công ty cần kiểm soát chặt chẽ hơn nữa chất lượng hàng hoá mua về và bán ra, đưa ra các chính sách thanh toán linh hoạt hơn…. Hiện nay ở công ty mới chỉ áp dụng chính sách bán hàng trực tiếp đơn lẻ mà chưa khai thác chính sách bán hàng gửỉ đại lý và bán trả góp. Vì vậy, để đa dạng hoá chính sách bán hàng doanh nghiệp nên bổ sung thêm các phương thức bán hàng này để góp phần đẩy nhanh tốc độ quay của vốn Củng cố thị trường truyền thống, tăng cường quảng bá để mở rộng thị phần: Thị trường tiêu thụ trong hoạt động kinh doanh là một chỉ tiêu trọng yếu của mỗi doanh nghiệp. Tiêu thụ sản phẩm nhanh sẽ tạo điều kiện cho công ty tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó, mở rộng thị trường góp phần không nhỏ đưa công ty phát triển bền vững, tăng khả năng cạnh tranh trong kinh doanh. Để tìm kiếm thị trường mới, phòng thị trường nên đưa ra những bản kế hoạch điều tra về thị trường hiệu quả hơn nhất là trong hoàn cảnh hiện nay khi Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO, lạm phát leo thang và kinh tế Mỹ bị suy thoái nặng nề. Doanh nghiệp cũng nên đưa ra các chính sách khuyến mại linh hoạt và lập kế hoạch quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty: Đối với Hồng Phúc hiệu quả làm việc của nhân viên cũng là một nhân tố cần được cải thiện. Với đội ngũ cán bộ không thật sự đồng đều về kinh nghiệm chuyên môn, thiếu chủ động sáng tạo trong công việc, thiếu tác phong công nghiệp làm việc khoa học và đặc biệt làm việc nhóm thiếu hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng hơn nữa về vấn đề nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Đây là vấn đề chiến lược mang tính chất lâu dài và quan trọng của đơn vị. Vì vậy, để giải quyết vấn đề này cần có những bước đi đúng đắn, không nóng vội. Trước hết, công ty cần có chính sách tuyển dụng hiệu quả, dựa trên năng lực thực sự để chọn lựa những cá nhân giỏi về chuyên môn, sâu sắc trong kinh nghiệm. Đồng thời, đơn vị cũng cần có một chính sách phát triển nhân tài hợp lý như định kỳ tổ chức các lớp bồi dưỡng về trình độ cho cán bộ, các buổi tập huấn, khoá học đào tạo tác phong công nghiệp, có chế độ đãi ngộ thực sự tốt để xây dựng một đội ngũ cán bộ lành nghề và đảm bảo chất lượng cuộc sống cho nhân viên. Công ty cũng nên có những chính sách khuyến khích nhân tài như chế độ khen thưởng, thăng chức, phát huy tối đa sức sáng tạo của từng cá nhân. Bên cạnh đó, công ty cần có kế hoạch quản lý các phòng ban một cách khoa học và chặt chẽ để theo dõi chất lượng công việc của từng cá nhân Phòng kế toán của công ty nên có những kế hoạch để hoàn thiện bộ máy và công tác kế toán như sau: Thực hiện đúng các chế độ, chuẩn mực các quy định hiện hành về kế toán và quản lý kinh tế của Đảng và Nhà nước Việt Nam Nắm bắt rõ bản chất của các văn bản pháp quy để thực hiện nghiêm túc và đúng mực các quy định đó, luôn cập nhật những thay đổi trong chính sách kế toán của Nhà nước và vận dụng hiệu quả vào trong guồng máy kế toán, luôn tự đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường phát triển sôi động như ở Việt Nam, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đang dần khẳng định uy tín và thương hiệu của mình. Công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Đảng và Nhà nước về kinh doanh và về công tác tổ chức hạch toán kế toán. Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh nói riêng của doanh nghiệp được thực hiện khá hoàn chỉnh, thay đổi linh hoạt trước những biến đổi của chế độ kế toán Việt Nam cũng như các văn bản pháp quy về kế toán. Tuy nhiên, bộ máy kế toán của doanh nghiệp vẫn tồn tại những hạn chế vốn có của nó, bởi vì không phải hệ thống nào cũng thực sự hoàn chỉnh. Những hạn chế này luôn được ban lãnh đạo của công ty tìm hiểu và cố gắng đưa ra những phương hướng, biện pháp giải quyết nhanh nhất để hướng đơn vị đi theo một quỹ đạo ổn định là tối ưu hoá các nguồn lực Qua tìm hiểu về công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc, em đã được biết thêm kinh nghiệm thực tiễn quý báu về công tác hạch toán kế toán cũng như tìm hiểu thêm về những điểm ưu việt và những hạn chế tồn đọng trong bộ máy kế toán của công ty. Em đã đưa ra một số kiến nghị dựa trên đặc điểm kinh doanh và đặc điểm của bộ máy kế toán trong công ty cùng với hệ thống lý thuyết đã được học dựa trên chế độ kế toán Việt Nam và các văn bản pháp quy. Em rất mong được các thầy cô, các anh chị trong công ty và các bạn đọc xem xét và đóng góp ý kiến để phần kiến nghị của em được hoàn thiện và phù hợp hơn với đặc điểm kinh doanh của công ty – nơi em thực tập. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Trần Đức Vinh cùng các anh chị trong công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo chuyên đề thực tập này. EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các báo cáo tài chính qua các nămcủa công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Quy chế khen thưởng của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Chế độ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Chuẩn mực kế toán Việt Nam Giáo trình kế toán tài chính – ĐH Kinh Tế Quốc Dân Trang Web: Tapchiketoan.com.vn Chế độ kế toán doanh nghiệp Luật kế toán Việt Nam Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc Các hoá đơn, chứng từ, sổ sách của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc ._.