Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ tỉnh tuyên quang

Vì thời gian thực tập ngắn mà lại phải phản ánh một nội dung công việc lớn nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bác, cô, chú, các anh, chị trong Văn phòng UBND Tỉnh để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn. Lời nói đầu Trường Trung học Dân lập Kinh tế kỹ thuật Tổng hợp Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 2406/QĐ-UB ngày 1/10/1999 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Chức năng của nhà trường là đào tạo bậc trung học chuyên nghiệp chính quy và đào tạo nghề cho học sinh phổ thông. Thực tập tốt nghiệp là điều quan trọng và cần thiết đối với mỗi sinh viên đặc biệt là ngành thư ký văn phòng của nhà trường. ở giai đoạn này sinh viên sẽ vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường áp dụng vào thực tế ở cơ quan thực tập. Qua đó sinh viên sẽ củng cố được nhiều kiến thức và kinh nghiệm làm việc của cán bộ trong cơ quan, bước đầu rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với môi trường cơ quan, xây dựng cho mình một phong cách làm việc - phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng. Bên cạnh đó sinh viên còn phải nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, tổ chức, tích luỹ kinh nghiệm lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập và chuẩn bị những điều kiện cần thiết để khi tốt nghiệp. Trong thực tế khi sinh viên đến cơ quan thì gặp không ít những bỡ ngỡ vướng mắc bởi vì không phải lúc nào những kiến thức lý thuyết trang bị trong nhà trường cũng đúng và thống nhất với thực tế xã hội. Những lúc này sinh viên sẽ được giáo viên nhà trường, cán bộ cơ quan hướng dẫn, giúp đỡ. Từ đó sinh viên học hỏi thêm được những điều bổ ích và có thể đưa ra sự so sánh giữa lý thuyết trong nhà trường và thực tế ngoài xã hội. Cuối đợt thực tập sinh viên phải biết báo cáo kết quả những việc mình dã làm nêu những ý kiến, đề xuất những giải pháp của cá nhân về cách tổ chức và quản lý lao động, cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị trong văn phòng cơ quan, ngoài ra còn có ý kiến nhận xét, đánh giá của cơ quan về quá trình thực tập, ý thức trách nhiệm của công việc của cơ quan và xếp loại thực tập. Kết quả thực tập sẽ phản ánh đúng khả năng thực lực của mỗi sinh viên, từ đó mỗi người có thể xây dựng cho mình một định hướng riêng sau khi ra trường. Tuy thời gian thực tập không dài (từ 15/6/2006 đến 30/7/2006 nhưng với lượng kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và những kinh nghiệm tiếp thu từ thực tế sẽ góp phần hoàn thiện bản báo cáo này. Em hi vọng bản báo cáo kết quả thực tập đã thu được từ thời gian thực tập tại UBND tỉnh Tuyên Quang sẽ phản ánh được phần nào tình hình công tác văn thư lưu trữ của xã hội hiện nay và góp phần nhỏ bé vào nguồn tư liệu "Công tác văn phòng" của nhà trường và tình hình chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước hiện nay. Nội dung thực tập Phần I: Tìm hiểu cơ sở thực tập 1. Tên, địa điểm cơ quan UBND tỉnh Tuyên Quang được thành lập từ sắc lệnh số 63/SL, ngày 22/11/1945 của Chủ tịch nước về tổ chức Hội đồng nhân dân - Uỷ ban hành chính các cấp ở vùng nông thôn. Trong điều 1 của Sắc lệnh 63/SL ghi "Đặt 2 cơ quan HĐND và UBHC để thực hiện chính quyền nhân dân địa phương HĐND do nhân dân bầu ra là thay mặt cho dân. UBHC do HĐND bầu ra là cơ quan hành chính vừa thay mặt cho dân vừa đại diện cho Chính phủ. Đến năm 1976 Tuyên Quang được sát nhập với tỉnh Hà Giang thành Tỉnh Tuyên Quang được sát nhập với tỉnh Hà Giang thành tỉnh Hà Tuyên, đến năm 1991 để phù hợp với tình hình mới, giúp sự lãnh đạo của Trung ương được sâu, sát hơn và sự lãnh đạo, quản lý của tỉnh được chặt chẽ và toàn diện hơn ngày 12/8/1991 tại kỳ hợp thứ 9 Quốc hội khoá VIII đã thông qua Nghị quyết về việc tách tỉnh Hà Tuyên thành tỉnh Tuyên Quang và Hà Giang. Sau quá trình chuẩn bị và phân chia, tỉnh Tuyên Quang chính thức đi vào hoạt động từ 1/10/1991. Dưới sự lãnh đạo của Trung ương Đảng, Chính phủ, Đảng bộ tỉnh Tuyên Quang đã lãnh đạo và chỉ đạo nhân dân các dân tộc trong tỉnh phát huy truyền thống cách mạng, đoàn kết các dân tộc trong tỉnh, đưa Tuyên Quang trở thành một trong những tỉnh miền núi có nền kinh tế - xã hội phát triển. UBND tỉnh thực hiện các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của mình thông qua việc chỉ đạo trực tiếp của các Sở, ban ngành, các xí nghiệp, công ty trực thuộc và các huyện thị xã, UBND tỉnh làm chức năng quản lý kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng. Hiện nay trụ sở HĐND và UBND được đóng trên địa bàn thị xã đường Trần Hưng Đạo, phường Minh Xuân, thị xã Tuyên Quang - tỉnh Tuyên Quang. Tuyên Quang đang từng bước tiến tiên con đường thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước khẳng định vị trí của một tỉnh miền núi giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội. Là một tỉnh ở vùng núi phía Bắc cách thủ đô Hà Nội khoảng 160km. Phía Nam giáp với tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ, phía Tây giáp tỉnh Yên Bái, phía Tây Bắc giáp với tỉnh Hà Giang, phía Đông giáp tỉnh Bắc Cạn và Thái Nguyên, tỉnh Tuyên Quang gồm 6 huyện, thị đó là: Thị xã Tuyên Quang nơi có HĐND - UBND đóng trên địa bàn. Các Huyện gồm: Huyện Hàm Yên, huyện Na Hang, huyện Chiêm Hoá, huyện Yên Sơn, huyện Sơn Dương, tỉnh lỵ đóng tại thị xã Tuyên Quang. Với diện tích tự nhiên toàn tỉnh khoảng 5.800km2, giao thông thuận lợi có cả đường bộ và đường sông, đường bộ có quốc lộ 2 chạy suốt tỉnh, quốc lộ 37, đường 176 hiện nay tỉnh còn được đầu tư xây dựng thêm một số tuyến đường khác để thuận tiện đi lại và phát triển kinh tế trong tỉnh. Ngoài ra đường sông có sông Lô, sông Gâm, sông Phó Đáy. Tuyên Quang còn là nơi căn cứ địa cách mạng trong kháng chiến chống Pháp huyện Sơn Dương được Đảng, Chính phủ chọn làm căn cứ cách mạng, nơi diễn ra Đại hội Quốc dân quyết định tổng khởi nghĩa trong cả nước tháng 8/1945. Huyện Chiêm Hoá được chọn là địa điểm Đại hội toàn quốc lần 2 của Đảng. Đình Hồng Thái, cây đa Tân Trào là những địa danh nổi tiếng được đi vào văn học, lịch sử, lán Nà Lừa nơi xưa Bác Hồ đã từng sống và làm việc. Ngày nay trong công cuộc đổi mới Tuyên Quang với 22 dân tộc anh em cùng nhau chung vai sát cánh dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ tỉnh thực hiện thắng lợi Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước góp phần xây dựng quê hương giàu đẹp, giữ vững an ninh quốc phòng. 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy hoạt động của UBND tỉnh Tuyên Quang 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh Tuyên Quang - Căn cứ vào Hiến pháp năm 1946 năm 1946, 1959, 1980, 1992, căn cứ vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 21/6/1994 và Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 sửa đổi. Căn cứ quyết định số 774/QĐ-UB ngày 14/7/2000 về việc ban hành bản quy chế làm việc của UBND tỉnh Tuyên Quang. UBND tỉnh có chức năng nhiệm vụ, quyền hạn sau: UBND tỉnh do HĐND tỉnh bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND tỉnh, đồng thời là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh hiến pháp, pháp luật, các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND tỉnh. UBND tỉnh thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thông qua việc chỉ đạo trực tiếp của các Sở, Ban, Ngành, các xí nghiệp, công ty trực thuộc và các huyện, thị xã. Uỷ ban nhân dân tỉnh làm chức năng quản lý kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng. Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng, thương mại - du lịch, dịch vụ, tài chính, khoa học - công nghệ, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giáo dục văn hoá, y tế, tổ chức chăm lo đời sống nhân dân trong tỉnh, xoá đói giảm nghèo, đặc biệt là các vùng sâu, vùng xa. Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng phong trào quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của công dân ở địa phương và công dân ngoại tỉnh. Thi hành pháp luật địa phương đối với cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và công dân trên địa bàn tỉnh như tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án dân sự, giải quyết khiếu nại, tố cáo công dân. -Xây dựng chính quyền, quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế như Quyết định thành lập, sát nhập, giải thể các doanh nghiệp Nhà nước cho phép thành lập các doanh nghiệp tư nhân, quy định các biện pháp để kiện toàn, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước của chính quyền các cấp trong tỉnh. Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước và tài sản của nhân dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả, và các tệ nạn xã hội khác. Quyết định các biện pháp không ngừng kiện toàn và nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước của cơ quan các cấp trong tỉnh, nhất là cơ quan xã, phường, thị trấn. Quản lý công tác bộ máy, biên chế hành chính sự nghiệp, quản lý và sử dụng cán bộ, tiền lương, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ viên chức Nhà nước, bảo hiểm xã hội theo sự phân công của Chính phủ. Phê duyệt kết quả bầu cử, điều động, miễn nhiệm, cách chức các chức danh của UBND cấp huyện, thị xã theo Luật định. - Xây dựng đề án phân vạch địa giới đơn vị hành chính trình Hội đồng nhân dân tỉnh xem xét thông qua, lập thủ tục trình Chính phủ xét. 2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND tỉnh Uỷ ban nhân dân tỉnh do Hội đồng nhân dân tỉnh cùng cấp bầu ra: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh là đại biểu HĐND, các thành viên uỷ ban không nhất thiết là đại biểu Hội đồng nhân dân. Uỷ ban nhân dân tỉnh thảo luận tập thể và quyết định theo đa số phiếu các vấn đề sau: + Chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm của Uỷ ban nhân dân tỉnh. + Chương trình hành động của Uỷ ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện các Nghị quyết của Đảng và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh về kinh tế - xã hội thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân tỉnh trước Hội đồng nhân dân và tỉnh uỷ. + Kế hoạch phát triển kinh tế, quốc phòng, an ninh, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, sử dụng tài nguyên và sức lao động ở địa phương, dự toán ngân sách hàng năm, 6 tháng trình Hội đồng nhân dân thông qua, chỉ đạo thực hiện và quản lý kế hoạch ngân sách đó, tổ chức quản lý quy hoạch và sử dụng đất. + Các đề án về thành lập mới, sát nhập, giải thể, chia tách các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương. + Định hướng công tác quy hoạch, đào tạo, bố trí sử dụng cán bộ. + Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chế độ thông báo tình hình mọi mặt của địa phương cho mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân. + Uỷ ban nhân dân và các thành viên của Uỷ ban nhân dân có trách nhiệm giải quyết và trả lời các kiến nghị của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân. - Đứng đầu UBND là Chủ tịch. Chủ tịch UBND tỉnh là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, chịu trách nhiệm về hoạt động UBND trước Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh và Chính phủ. Chủ tịch UBND tỉnh phân công nhiệm vụ công tác cho các Phó Chủ tịch và các thành viên khác trong UBND tỉnh, đồng thời Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp kiểm tra giải quyết những vấn đề được quy định tại điều 124 Hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam, điều 54 Luật Tổ chức HĐND và UBND, những vấn đề quan trọng có tính chất liên ngành, vấn đề do Chủ tịch UBND cấp huyện đề nghị, những việc đột xuất hoặcphát sinh do thiên tai, hoả hoạn vượt quá thẩm quyền và khả năng của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND cấp dưới trực tiếp. UBND tỉnh có 3 phó chủ tịch: Mỗi Phó Chủ tịch được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và theo dõi hoạt động của một số Sỏ, Ban, Ngành thuộc UBND tỉnh (1 Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế, 1 Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã và 1 Phó Chủ tịch phụ trách chung). Mỗi thành viên của UBND chịu trách nhiệm về phân công công việc của mình trước Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân và cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và Chính phủ. 2.3. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND tỉnh. Văn phòng UBND tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh về điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã; tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương; phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBNd tỉnh; bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND tỉnh. 2.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND Trình UBND cấp tỉnh chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND tỉnh. Đôn đốc, kiểm tra các Sở, UBND các huyện, thị xã thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND tỉnh sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các Sở, UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật. Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND tỉnh, theo dõi, đôn đốc các Sở, UBND huyện, thị xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các Sở, Uỷ ban nhân dân cấp huyện trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan chuyên môn trình UBND tỉnh ban hành tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng các Sở; Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện. Giúp UBND và Chủ tịch UBND tỉnh giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực HĐND, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh, các đoàn thể nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh và các cơ quan, tổ chức của Trung ương đóng trên địa phương. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND cấp tỉnh; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND tỉnh phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các sở, uỷ ban nhân dân cấp huyện . Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản củaUỷ ban nhân dân, chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính Nhà nước của UBND cấp tỉnh. Thực hiện việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên Công báo tỉnh, trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành công báo cấp tỉnh theo quy định của pháp luật. Trình UBND tỉnh chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND tỉnh. Hướng dẫn Văn phòng các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp huyện về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND tỉnh. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND tỉnh; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND tỉnh. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng UBND tỉnh. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND tỉnh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND tỉnh giao. 2.5. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Văn phòng UBND - Chánh văn phòng: Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, Chủ tịch, các phó chủ tịch UBND tỉnh và đoàn đại biểu Quốc hội địa phương về toàn bộ công tác văn phòng. - Các Phó văn phòng: giúp việc cho Chánh văn phòng, được Chánh văn phòng phân công từng lĩnh vực công tác hoặc từng khối công việc cụ thể. Các phòng, bộ phận của Văn phòng UBND tỉnh: - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp 1 - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp 2 - Phòng tổ chức hành chính - Nhà khách Tân Trào - Trung tâm lưu trữ - Đội xe 3. Những thuận lợi, khó khăn trong hoạt động văn phòng 3.1. Thuận lợi Văn phòng UBND là một phần quan trọng không thể thiếu trong một cơ quan với vị trí, chức năng của mình văn phòng UBND có những thuận lợi nhất định. Đội ngũ cán bộ văn phòng UBND tỉnh trong nhưng năm qua đã hoàn thành tốt công việc được giao, với vai trò vị trí của từng cán bộ làm việc trong văn phòng đã giúp UBND quản lý Nhà nước theo ngành, lĩnh vực hoạt động, đã tham mưu cho UBND tỉnh nhiều văn bản triển khai thực hiện có hiệuquả chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra. Nhờ sự chỉ đạo thường xuyên sâu sắt nên các phòng ban, đơn vị chuyên môn và cán bộ công chức văn phòng đã đạt được những kết quả tốt trong công việc. ở bộ phận văn thư mặc dù khối lượng công văn đi và đến nhiều nhưng việc quản lý con dấu để đóng lên văn bản luôn được thực hiện đúng quy định của Nhà nước, chính xác cho sổ đăng ký, văn bản đi được phát hành kịp thời, việc quản lý văn bản đi đến khoa học, hợp lý, cán bộ văn thư có nhiều kinh nghiệm, hoàn thành tốt công việc được giao, trang thiết bị trong văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ. 3.2. Khó khăn Dưới sự lãnh đạo của UBND tỉnh văn phòng đã hoạt động và quản lý nhiều mặt, hàng ngày khối lượng thông tin càng nhiều đòi hỏi những người có nhiệm vụ trong văn phòng phải sâu sát từng công việc. Nhưng ở văn phòng vẫn còn những hạn chế như hiện trạng văn bản còn chồng chéo. Việc bố trí phòng làm việc của các chuyên viên chưa được tập trung nên việc quản lý nhân sự khó thống nhất. ở bộ phận văn thư bên cạnh những kết quả đã đạt được còn mặt hạn chế cần khắc phục sửa chữa là: Chưa lập hồ sơ hiện hành và cần rà soát lại văn bản trước khi phát hành đôi khi còn sai về lỗi chính tả. Trên đây là những thuận lợi và khó khăn của công tác văn phòng hiện nay. Trong thời gian tới cần phát huy hơn nữa những thuận lợi và có biện pháp giải quyết khắc phục khó khăn để công tác văn phòng ngày càng được tốt hơn. Phần II: Nghiệp vụ văn phòng I. Nghiệp vụ thư ký 1.1. Đặc điểm lao động của người thư ký Thư ký văn phòng là một hoạt động phổ biến trong các cơ quan hiện nay. Đặc biệt trong các văn phòng lớn hoạt động thư ký mang tính chuyên nghiệp cao, người thư ký có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan nói chung và của người thủ trưởng nói riêng. Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Thư ký văn phòng là những người được giao và đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của văn phòng như quản lý các văn bản, giải quyết việc trao đổi giữa các văn bản, công văn giấy tờ, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp các công việc xây dựng quản lý các chương trình kế hoạch hoạt động hàng ngày nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo cơ quan. Hơn nữa lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp và liên quan trực tiếp đến năng suất, chất lượng hoạt động hiệu quả công việc của cơ quan. Do đó người lanh đạo muốn mình giải phóng được những công việc phức tạp chiếm nhiều thời gian nênhọ cần một người thư ký, trợ lý để giúp việc. Công việc của người thư ký văn phòng gồm nhiều công việc khác nhau như: cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời chính xác cho lãnh đạo, giải quyết những công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, tiếp khách, đãi khách, tổ chức phòng làm việc và bố trí thiết bị máy móc trong văn phòng lãnh đạo, tổ chức các chuyến đi công tác và xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo… Người thư ký còn là người góp phần vào việc đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị… Do đó người thư ký sẽ không thể trở thành người trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo nếu không hiểu chính xác về công việc của mình. Người thư ký cũng không thể độc lập giải quyết công việc nếu không có trình độ chuyên môn và sự sáng tạo. Cũng như không thể tạo dựng một hình ảnh đẹp nếu thiếu đi khả năng giao tiếp. Do vậy người thư ký phải có khả năng sử dụng hiệu quả hình thức này vào thực tiễn công việc, phong cách giao tiếp đẹp sẽ giúp người thư ký bước đầu gây ấn tượng và niềm tin vào đối tượng giao tiếp. Nó không chỉ đơn giản là những biểu hiện có tính thường xuyên liên tục mà nó còn phản ánh trình độ văn hoá. Thái độ tôn trọng và khả năng thu hút của người thư ký, và nó sẽ giúp cho người thư ký tự tin hơn và khả năng thành công sẽ lớn. Tất nhiên đề đảm nhiệm được những công việc mà cơ quan cần thì đòi hỏi người thư ký phải có trình độ chuyên môn vững vàng ngoài ra còn có kiến thức về xã hội và nắm được các chức năng nhiệm vụ của cơ quan để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do đó ngoài tính chất và công việc, người thư ký còn phải là người được thủ trưởng tin cậy nhất và thái độ, phong cách làm việc của người thư ký văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của cơ quan. Ngoài ra ta còn thấy rằng người thư ký văn phòng còn là người tham mưu tư vấn cho lãnh đạo về những vấn đề liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng thông qua việc thể hiện sự sáng tạo hay ý tưởng quyết định của thủ trưởng cơ quan trong quá trình thực hiện công việc của mình. Thư ký văn phòng còn cần phải thường xuyên tổng kết nhữn kết quả đạt được cũng như những vướng mắc và những mặt còn tồn tại. Một điều quan trọng nữa rằng người thư ký còn phải biết sắp xếp thời gian hợp lý cho từng công việc của mình và thời gian của thủ trưởng để người thư ký có thẻ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Như vậy lao động của người thư ký là một hoạt động tổng hợp khá phức tạp đòi hỏi người thư ký phải có những kỹ năng nhất định đảm bảo được yêu cầu đối với nghề nghiệp của mình, không ngừng trau dồi kiến thức, luôn cố gắng phấn đầu và phát huy năng lực cá nhân để đảm bảo yêu cầu công việc đặt ra. 1.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong nội dung các công việc Thư ký là người được giao đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ những công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của công tác văn phòng như: Quản lý văn bản và hồ sơ tài liệu đảm bảo yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp tổ chức các công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ phục vụ hoạt động của mỗi cơ quan hoặc người lãnh đạo trong một đơn vị, cơ quan. Chức năng chính của người thư ký là giúp cho lãnh đạo giải quyết những công việc có tính chất sự vụ để làm tăng thời gian lao động sáng tạo. Trong quỹ thời gian hàng ngày của người lãnh đạo. Với chức năng đó thì hàng ngày người thư ký phải thực hiện một khối lượng công việc khá lớn như: + Tổ chức tiếp, đãi khách + Thu thập và cung cấp thông tin, tổ chức liên lạc cho lãnh đạo + Tổ chức hội nghị + Tổ chức phòng làm việc và bố trí các trang thiết bị máy móc trong văn phòng lãnh đạo. + Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và đoàn cán bộ trong cơ quan. + Quản lý chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo. ở UBND tỉnh Tuyên Quang văn phòng UBND tỉnh không có bộ phận thư ký riêng mà được chia đều cho các bộ phận chức năng trực thuộc Uỷ ban và văn phòng UBND tỉnh. 1.2.1. Cách tổ chức tiếp khách trong cơ quan Tiếp đãi khách là một khâu quan trọng không thể thiếu và thường xuyên diễn ra trong các cơ quan tổ chức. Trong những cơ quan hành chính sự nghiệp như UBND tỉnh Tuyên Quang thì việc tiếp khách phục vụ yêu cầu giải quyết công việc và quản lý hành chính lại càng có ý nghĩa quan trọng. Tiếp khách là một nội dung của giao tiếp dân sự, thoả mãn nhu cầu giao tiếp của khách với cơ quan. Tiếp khách thể hiện tình cảm và sự hợp tác của cơ quan đối với khách thông qua đó góp phần thu thập thông tin xây dựng môi trường làm việc thuận lợi và phát triển mối quan hệ mang tính mở trong tương lai. Tiếp khách là những hoạt động giao tiếp chính thức nhằm giải quyết các vấn đề, các mối quan hệ có liên quan đến việc thực hiện chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Do vậy việc tiếp khách đòi hỏi một nghệ thuật nên đòi hỏi người thư ký phải gây được ấn tượng tốt vì thư ký là người đầu tiên đại diện cho cơ quan tiếp khách khi khách đến cơ quan. Thời gian tiếp khách và bàn bạc của người lãnh đạo với khách chiếm khoảng 20% thời gian lao động vì thế nên người thư ký cần tổ chức việc tiếp khách của người lãnh đạo cho phù hợp và biết cách chọn lọc giúp khách cho thủ trưởng không phải mất nhiều thời gian vào việc tiếp những khách không quan trọng. Nhìn chung trong thực tế thì mỗi cơ quan, tổ chức đều có cách tiếp khách khác nhau nhưng cũng đều tuân theo những quy tắc nhất định. + Tổ chức tiếp khách ở phòng thường trực: Khi khách đến cơ quan thì phòng thường trực có trách nhiệm tiếp nhận khách, đưa khách vào phòng đợi và tiếp nước. Phòng thường trực phải được bố trí một cách hợp lý khoa học những trang thiết bị, máy móc, bàn ghế, phải có bàn tiếp nước riêng để khách ngồi đợi trước khi làm việc với lãnh đạo và cơ quan. Trong phòng thường trực nếu thấy cần thiết có thể treo bảng nội quy tiếp khách để nhằm mục đích tiếp khách một cách chu đáo, khoa học và hiệu quả mỗi cơ quan có thể quy định nội dung tiếp khách riêng cho mình thông thường có những nội dung sau: - Ngày giờ tiếp khách - Việc tiếp khách của giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban đơn vị chức năng. - Quy định về trường hợp tiếp nhiều khách có giám định và không có giám định. - Nhiệm vụ về việc bố trí nơi, ăn, ở nghỉ cho khách ở xa tới nghỉ lại cơ quan. - Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách. Việc tiếp khách của UBND tỉnh Tuyên Quang được tiến hành khá chu đáo. Khi khách đến bộ phận được phân công nhiệm vụ tiếp khách trực tiếp đón khách vào phòng, tiếp nước và hoa quả cùng lúc đó báo cho chủ tịch và các phó chủ tịch biết đang có khách và khách đang chờ và yêu cầu của khách để có thể định hướng và kịp thời chuẩn bị những điều kiện cần thiết liên quan đến công việc. Trong việc tiếp khách ở cơ quan thì người thư ký đóng vai trò rất quan trọng. Thư ký là người đầu tiên tiếp xúc tạo ấn tượng và niềm tin với khách những ấn tượng tốt sẽ đem lại tin tưởng cho khách vào công việc, cơ quan, phòng làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sự đánh giá của khách về cơ quan và công việc. Người thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là người trực tiếp giải quyết yêu cầu của một số lượng lớn khách xin gặp thủ trưởng. Thư ký là người giúp thủ trưởng chọn lọc chi tiết những khách quan trọng để tiết kiệm thời gian cho thủ trưởng trong công việc. Thư ký trực tiếp giải quyết công việc cho khách chức năng nhiệm vụ được giao hoặc những thông tin hiểu biết mà người thư ký nắm được. Việc tiếp khách ở cơ quan có sự cộng tác của nhiều thành phần mỗi thành phần có nhiệm vụ nhất định, nhiệm vụ quan trọng trực tiếp đối với người thư ký là: + Đón nhận tổ chức, sắp xếp khách và những người cộng tác khác. + Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và buổi bàn bạc. + Dẫn khách đi tham quan nơi sản xuất và làm việc. + Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiếp khách, sắp xếp lại bàn ghế, trang thiết bị phòng khách, phòng lãnh đạo chuẩn bị nước, hoa quả, tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc. + Trong trường hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch cho thủ trưởng. 1.2.2. Cách tổ chức chiêu đãi khách trong cơ quan Đãi khách là một quá trình hoạt động gắn liền với các cuộc tiếp xúc mới, các cuộc thoả thuận hội nghị. Qua đó góp phần thực hiện được tình cảm của cơ quan đối với khách và xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, bền vững. Tuỳ từng trường hợp, đối tượng cụ thể mà cơ quan có thể lựa chọn các hình thức đãi khách theo phong cách Âu, á hay Phi. Trong công tác đãi khách thì thư ký phải có nhiệm vụ sắp xếp bàn tiệc cho phù hợp, tiếp nước giải khát, bia, rượu… Khi tham gia bàn tiệc thư ký phải có thái độ vui vẻ, hoà hợp, ứng xử lịch sự, trang phục phù hợp gọn gàng. Công tác đãi khách ở UBND tỉnh Tuyên Quang thường được tổ chức sau các buổi họp, hội nghị và các buổi làm việc với những vị khách quan trọng, khách của cơ quan cấp trên, cơ quan tỉnh thành bạn… và tiệc được dùng theo phong cách châu á, các món ăn dân tộc… Trong công tác đãi khách thì hầu hết các công đoạn đều do bộ phận hậu cần là nhà khách Tân Trào đảm nhiệm. 1.2.3. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được ban quản trị của một thực thể dùng để biểu hiện những đề mục, hiểu biết nhằm giúp họ ra quyết định, kiểm tra, tổ chức phối hợp các hoạt động. Thông tin bao gồm nhiều loại như: Thông tin bên trong, thông tin bên ngoài, thông tin vĩ mô, thông tin vi mô… Đặc trưng của thông tin là có vật mang tin, thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự thành bại của cơ quan tổ chức… nó được ví như "huyết trong hệ thống tuần hoàn của một cơ thể sống". Là cơ sở quan trọng để lãnh đạo tổ chức quản lý, điều hành, xây dựng kế hoạch, chiến lược hoạt động đúng đắn. Để giúp cho lãnh đạo giải quyết các công việc một cách nhanh chóng hiệu quả thì thư ký phải giúp lãnh đạo thu thập các thông tin liên quan đến công việc xử lý chọn lọc thông tin sau đó cung cấp cho lãnh đạo. Việc thu thập nguồn thông tin để cung cấp phục vụ lãnh đạo được tiến hành thông qua nhiều hình thức mua, mượn, biếu, tặng, trao đổi, đọc, tra tìm mạng Internet… Để có thông tin chính xác phục vụ tốt cho công việc của lãnh đạo thì thư ký phải là người hiểu rõ nhiệm vụchuyên môn và nhu cầu thông tin của lãnh đạo và xây dựng kế hoạch tra tìm: + Bắt đầu tra tìm: Sau khi đã xác định được nội dung của thông tin cần tìm thì xác định các địa điểm tra tìm như ở các phòng ban, văn thư, hay lưu trữ, xây dựng phương pháp tra tìm: trực tiếp, gián tiếp hay nghe đọc, phỏng vấn, quan sát…, thời gian tra tìm, thời gian cần tra tìm. + Tiến hành tra tìm: xem xét các tài liệu, đọc, sao chụp, ghi chép các thông tin liên quan,._.