Công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Anh

a nền kinh tế quốc dân. Công ty CP – XNK Hà Anh là một doanh nghiệp nhà nước mới cổ phần hoá với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư tiêu thụ các sản phẩm trong và ngoài nước. Từ khi thành lập đến nay Công ty CP – XNK hà Anh không ngừng phát triển mạnh mẽ và luôn hoàn thành xuất sắc mọi chỉ tiêu đề ra. Nhờ vậy mà đơn vị đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế hiện nay. Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.1. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nhgiệp kinh doanh thương mại 1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại Kinh doanh thương mại khác với hoạt động sản xuất, nó là giai đoạn sau cùng của chu trình tái sản xuất. Ngành thương mại thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối tượng kinh doanh thương mại là hàng hóa - đó là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Hàng hoá trong kinh doanh thương mại thường được phân theo các ngành hàng như: + Hàng vật tư, thiết bị. + Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng + Hàng lương thực - thực phẩm. Tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại được gọi là lưu chuyển hàng hoá. Quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo hai phương thức : bán buôn và bán lẻ. Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, khi chấm dứt quá trình mua bán thì hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng mà phần lớn hàng hoá vẫn còn trong lĩnh vực lưu thông, hoặc vào lĩnh vực sản xuất để chế biến rồi trở lại lĩnh vực lưu thông. Còn đặc trưng của bán lẻ hàng hoá là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc quá trình bán lẻ là hàng hoá đó đã vào lĩnh vực tiêu dùng. Các doanh nghiệp thương mại không có các chi phí chế tạo sản phẩm như: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, thay vào đó là chi phí của hàng mua gồm giá trị hàng mua và chi phi mua hàng. Như vậy trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hoá là vốn chủ yếu nhất và nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một công việc rất lớn....và quản lý hàng hoá là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp thương mại. Chính vì thế, việc tổ chức công tác kế toán mua bán hàng hoá có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho nhà quản lý có những quyết định đúng đắn hữu hiệu và đánh giá được chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp, thì kế toán bán hàng và xác định kết quả phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và tình hình biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát các tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định kết quả kinh doanh. 1.1.3.Sự cần thiết và yêu cầu quản lý đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả Bất kỳ một doanh nghiệp nào không kể là kinh doanh thương mại hay sản xuất thì kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cực kỳ cần thiết, nó quyết định sự phát triển hay phá sản của doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Lợi nhuận là kết quả tài chính cuối cùng, là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản chi phí đã chi ra để có được doanh thu đó.Do đó, kết quả bán hàng có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu quá trình tiêu thụ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ thua lỗ sẽ không có nguồn vốn để tiếp tục quá trình kinh doanh tiếp theo, tất yếu sẽ dẫn doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản. Còn nếu quá trình tiêu thụ thuận lợi thì đương nhiên doanh nghiệp có nguồn thu để tiếp tục kinh doanh và mở rộng các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình. Trong doanh nghiệp, kế toán là công cụ sắc bén và hiệu quả nhất để phản ánh và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Công tác bán hàng và xác định kết quả là một nội dung chủ yếu của công tác kế toán để phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trong một thời kỳ. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là làm sao để có được các thông tin đó kịp thời, đầy đủ và chính xác. Muốn vậy thì kế toán bán hàng và xác định kết quả phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ sót, tránh ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu càu quản lý. Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận doanh thu và lập báo cáo bán hàng. báo cao thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiêt theo từng loại hàng,tưng hợp đồng kinh tế. Xác định đúng và tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh đặc biệt là chi phi bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, phân bổ chi phí còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 1.2 Những lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả 1.2.1. Khái niệm về bán hàng, doanh thu bán hàng và điều kiện ghi nhận doanh thu Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị "tiền tệ". Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm gái hàng bán và hàng bán bị trả lại. Các loại doanh thu: Doanh thu theo từng loại hình SXKD và bao gồm: Doanh thu bán hàng Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia. Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác. Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hoặc số thu được phải thu tính theo giá bán của số sản phẩm, hàng hoá được xác định là đã bán hay đã tiêu thụ. Hay nói cách khác đó chính là toàn bộ số tiền bán hàng. Đối với mỗi một đối tượng nộp thuế khác nhau thì nội dung của doanh thu bán hàng cũng khác nhau. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng( chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu bên ngoài giá bán( nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng thu được( bao gồm cả thuế) phụ thu và phí thu bên ngoài( nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng. Ngoài việc hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán còn phải theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước thông qua các khoản thuế tiêu thụ như: thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh việc bán ra thu hồi tiền nhanh chóng tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng. Nếu khách hàng mua với khối lượng hàng hoá lớn sẽ được doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được doanh nghiệp chiết khấu thanh toán, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán và trả lại hàng hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá.Do vậy kế toán hạch toán cả các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Các khoản này sẽ không được hạch toán vào doanh thu. Chỉ có các khoản thoả mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu mới được ghi nhận là doanh thu bán hàng. Theo chuẩn mực số 14 - Doanh thu và thu nhâp khác thì điều kiện ghi nhận doanh thu là: (1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; (2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; (3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; (4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. (5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 1.2.2 Các phương thức bán hàng Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụng các phương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thu góp phần quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trường, Phương thức bán hàngcó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá. Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các phương thức bán hàng sau: Bán hàng theo phương thức gửi hàng : Theo phương này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàngcơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên chưa xác định là đã tiêu thụ do đó chưa được hạch toán ngay vào doanh thu, chỉ hạch toán váo doanh thu khi: + Doanh nghiệp đã nhận được tiền hàng của khách hàng trả( tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán...). + Khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. + Khách hàng đã ứng trước tiền mua hàng về số hàng gửi đi bán. + Số hàng gửi đi bán áp dụng phương thức thanh toán theo kế haọch thông qua ngân hàng. Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp : Theo phưong thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Khi nhận hàng xong, Người nhận ký vào hoá đơn bán hàng .... Khi đó hàng mới được daonh nghiệp coi là tiêu thụ và hạch toán vào doanh thu ngay. Bán hàng giao thẳng không qua nhập kho : Theo phương thức bán hàng này, doanh nghiệp mua hàng của người cung cấp bán thẳng cho khách hàng không qua kho của daonh nghiệp. Như vậy, nghiệp vụ mua bán diễn ra đồng thời. Phương thức này được chia làm hai trường hợp : Mua hàng giao bán thẳng cho người mua. Bán hàng giao tay ba - bên cung cấp, doanh nghiệp và người mua cùng giao nhận hàng. Trường hợp này khi bên mua nhận hàng và xác nhận vào hoá đơn bán hàng thì hàng đó được xác nhận là tiêu thụ. Phương thức này chủ yếu áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại. Bán hàng trả góp, trả chậm : Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốcvà một phần lãi trả chậm. Phương thức bán hàng trao đổi hàng : Theo phương thức này, doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng và đổi lại khách hàng giao cho doanh nghiệp vật tư, hàng hoá tương đương. Phương thức này có thể chia làm ba trường hợp : Xuất kho lấy hàng ngay. Xuất hàng trước lấy vật tư, hàng hoá sau . Nhận hàng trước, xuất hàng trả sau. Tuy nhiên trong các doanh nghiệp thương mại thì phương thức bán hàng có khác đôi chút, Bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chỉ bao gồm hai khâu : khâu bán buôn và khâu bán lẻ. 1.2.2.1. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá thường được hiểu là bán với khối lượng lớn. Và trong bán buôn hàng hoá thường sử dụng các phương thức bán hàng sau: Bán buôn qua kho : Theo phương thức này, hàng hoá xuất từ kho của doanh nghiệp thương mại để bán cho người mua. Phương thức này lại phân biệt thành hai hình thức là : Bán hàng trực tiếp qua kho và bán qua kho theo hình thức chuyển hàng. + Bán trực tiếp qua kho: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao bán trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Chứng từ bán hàngtring trường hợp này là hoá đơn hoặc phiếu suất kho do doanh nghiệp lập. Hàng hó được coi là bán khi người mua đã ký nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng, còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. + Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho người mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và doanh nghiệp coi đó là thời điểm hàng gửi đi được coi là đã bán. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ theo điều kiện quy định trong hợp đồng đã ký. Chứng từ trong hình thức này là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập. Bán buôn vận chuyển thẳng: Đây là trường hợp tiêu thụ hàng hoá bán cho khách hàng không qua nhập kho của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mua hàng hoá của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua.Phương thức này bao gồm : Bán vận chuyển thẳng trực tiếp và bán vận chuyển theo hình thức chuyển hàng. 1.2.2.2. Bán lẻ hàng hoá Trong khâu bán lẻ,chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường thì hàng hoá xuất giao trực tiếp cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi giao hàng hoá cho khách hàng. Bán lẻ cũng có nhiều hình thức khác nhau. Nhưng chủ yếu bao gồm hai hình thức sau: Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng, trực tiếp thu tiền và hàng cho khách hàng mua đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với người mua hàng và thường không lập chúng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý bán lẻ của từng quầy hàng, thì cuối ca, cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hoá hiện còn ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển trong ca, trong ngày để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng,lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày. Tiền bán hàng hàng ngày nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp. Phương thức bán hàng giúp cho việc bán hàng được nhanh chóng hơn tuy nhiên nó lại bộc lộ nhược điểm : + Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xảy ra hiện tượng lạm dụng tiền bán hàng. + Do người bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm dễ gây nhầm lẫn, mất mát. Phương thức bán lẻ thu tiền tập trung : Theo phương thức này, nghiệp vụ thu tiền của khách hàng và giao hàng trả khách là tách rời nhau. Mỗi quầy hoặc liên quầy bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để khách hàng ra nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng trả khách hoặc kiểm kê hàng còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định lượng hàng đã trả khách hàng, lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp tiền trên giấy nộp tiền. Phương pháp này tách rời giữa người bán hàng và người thu tiền do đó tránh được những nhầm lẫn, sai sót, mất mát. Tuy nhiên phương thức này có nhược điểm là gây phiền hà cho khách hàng. Do vậy hiện nay phương pháp này ít được áp dụng, chủ yếu là áp dung cho những mặt hàng có giá trị lớn. Ngoài hai phương thức trên trong bán lẻ còn có các hình thức khác như bán lẻ tự phục vụ, bán hàng tự động.... 1.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng, thuế và các khoản giảm trừ doanh thu 1.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng 1.2.3.1.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ kế toán thường sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng - Hoá đơn GTGT MS 01/GTKT-3LL áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn bán hàng thông thường MS 01/GTTT-3LL áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Phiếu xuất kho MS 02-VT. Bảng kê hàng gửi bán đã tiêu thụ. Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu, Giấy báo ngân hàng... Thẻ quầy hàng ( mẫu 15 - BH) Tờ khai thuế GTGT ( mẫu 07A/GTGT) và các chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Tuỳ theo từng doanh nghiệp có đặc thù thì các nghiệp vụ phát sinh như điều chuyển hàng hoá tiêu thụ có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( MS 03 PXK-3LL), bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ... Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 511 không có số cuối kỳ, có 4 TK cấp 2: + TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá + TK 5112 : Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114 : Doanh thu trợ cấp, trợ giá. Tài khoản 512 - Doanh thu nội bộ Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty....hạch toán toàn ngành. TK 512 có 3 TK cấp 2 : + TK 5121 : Doanh thu bán hàng hoá + TK 5122 : Doanh thu bán thành phẩm + TK 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ. Tài khoản 3331 - Thuế GTGT chi tiết 33311 - Thuế GTGT đầu ra Nội dung : Tài khoản này phản ánh số thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho hàng hoá bán ra. Tài khoản này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Tài khoản 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Nội dung : Tài khoản này phản ánh các khoản doanh thu sau : + Số tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản( cho thuê hoạt động) + Khoản chênh lệch giữa bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay. + Khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ (trái phiếu, tín phiếu...) Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như : TK 111, TK112, TK131... 1.2.3.1.2 Phương pháp hạch toán Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng và bán hàng qua đại lý, ký gửi hàng : Căn cứ vào hoá đơn GTGT phản ánh doanh thu bán hàng: TK 911 TK 511 TK 111,112,131 (4) ( 1a & 1b ) TK 521,531,532 (3) TK 641 TK3331 ( 2 ) Giải thích : 1a. Doanh thu bán hàng phát sinh ( giá chưa thuế) của trường hợp bán hàng trực tiếp. 1b. Doanh thu bán hàng của trường hợp bán cho các đại lý, ký gửi hàng.Bên đại lý thanh toán tiền hàng cho chủ hàng sau khi trừ chiết khấu được hưởng. 2. Phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại 3. Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 4. Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả. Trong trường hợp bán hàng qua các đại lý, kí gửi hàng, tại bên giao hàng( chủ hàng) khi phản ánh trị giá vốn hực tế xuất kho kí gửi, kế toán ghi sổ: Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Có TK 156 - Hàng hoá Trường hợp bán hàng trả góp, trả chậm: Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: TK 911 TK 511 TK111,112 (1) (4) TK 131 TK 3331 (2) TK 515 TK3387 (3) Giải thích: Phản ánh ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu được và số chưa thu được và khoản lãi do bán trả góp. Khi thu được tiền các kỳ tiếp theo. Từng kỳ, tính toán và xác định doanh thu hoạt động tài chính do bán hàng trả chậm, trả góp. 4. Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trong trường hợp này chỉ khác trương hợp trên là doanh thu được ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT trong tổng giá thanh toán trả ngay một lần, đến cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp cho số hành đã bán trả góp, trả chậm.Cụ thể: Phản ánh ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và sẽ phải thu lãi do bán trả chậm, trả góp, kế toán ghi sổ : Nợ TK 111,112 ( Số tiền đã thu được) Nợ TK 131 (Số tiền còn phải thu) Có TK 511 ( Tổng giá thanh toán theo số tiền trả ngay một lần bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 3387 ( Chênh lệch giữa tổng số tiền bán theo giá trả góp với tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT theo số tiền trả một lần) Cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp cho số hàng đã bán trả góp trả chậm, kế toán ghi sổ: Nợ TK 511 Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. Các bút toán phản ánh thu tiền ở kỳ tiếp theo và xác định doanh thu hoạt động tài chính cũng như bút toán ở mục a. 1.2.3.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại - Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà DN đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua hàng hoá với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng. - Kế toán chiết khấu thương mại sử dụng TK 521 - Chiết khấu thương mại. Nội dung tài khoản này : Phản ánh khoản tiền mà người mua được hưởng theo đúng chính sách chiết khấu của doanh nghiệp. - Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: TK 5211 - Chiết khấu hàng hoá TK 5212 - Chiết khấu thành phẩm TK 5213 - Chiết khấu dịch vụ. Kế toán giảm giá hàng bán : - Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được doanh nghiệp( bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trong hoá đơn, vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng. - Tài khoản sử dụng: TK 532 - Giảm giá hàng bán Nội dung: Tài khoản này phản ánh các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn do lỗi của doanh nghiệp ( bên bán). Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đẫ xác định là tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồngkinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại: Doanh thu hàng bị = Số lượng hàng bị x Đơn giá bán đã trả lại trả lại ghi trên hoá đơn Chứng từ sử dụng: văn bản đề nghị trả lại hàng của người mua ghi rõ lý do kèm theo hoá đơn( nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn( nếu trả lai một phần) và chứng từ nhập lại kho của doanh nghiệp số hàng trên. 1.2.3.3. Kế toán các khoản thuế phải nộp nhà nước Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu là các khoản thuế gián thu, tính trên doanh thu bán hàng. Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu được tính trừ vào tổng doanh thu bán hàngđã thực hiện. Còn thuế GTGT thì tuỳ thuộc vào doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp nào để tính giảm trừ vào doanh thu bán hàng hay là không. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT được hạch toán riêng và nó không ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng. Còn doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được coi là một khoản giảm trừ doanh thu.Tuỳ thuộc theo đối tượng và mục đích kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ phải nộp một trong ba loai thuế trên. 1.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đén quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Việc xác định chính xác trị giá vốn hàng bán là cơ cở để tính kết quả hoạt động kinh doanh. 1.2.4.1 Các phương pháp xác định trị giá vốn của hàng xuất kho để bán Việc tính trị giá vốn của hàng xuất kho để bán được áp dụng theo 1 trong 4 phương pháp đã được qui định trong chuẩn mực số 02 - chuẩn mực hàng tồn kho : (a) Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. (b) Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng hoá được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng hoá tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua sắm trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Trị giá vốn thực tế hàng hóa xuất kho được tính theo công thức sau: Trị giá vốn thực tế = Số lượng hàng hoá x Đơn giá bình quân hàng hoá xuất kho xuất kho gia quyền Trị giá thực tế hàng hoá + Trị giá vốn thực tế Đơn giá tồn đầu kỳ hàng hoá nhập trong kỳ bình quân = gia quyền Số lượng hàng hóa + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hoá được mua trước thì được xuất trước, và hàng hoá còn lại, tồn kho cuối kỳ là hàng hoá được mua gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng hoá tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hoá được mua sau thì được xuất trước, và hàng hoá tồn kho cuối kỳ là hàng được mua trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng hoá tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Tuy nhiên, việc xác định trị giá vốn hàng xuất kho để bán còn phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể. Đối với doanh nghiệp thương mại thì trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán ra. Trong đó: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán được xác định theo một trong bốn phương pháp đã nêu trên. Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán : Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan cả đến khối lượng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồng cuối kỳ. Tiêu chuẩn để phân bổ chi phí mua hàng được lựa chọn là: số lượng, trọng lượng, trị giá mua thực tế của hàng hoá. Công thức: Chi phí mua Chi phí mua hàng của + Chi phí mua hàng Tiêu chuẩn hàng phân = HH tồn kho đầu kỳ của HH p/s trong kỳ x phân bổ bổ cho hàng Tổng tiêu chuẩn phân bổ của "HH tồn của HH đã hoá đã bán cuối kỳ và HH đã xuất bán trong kỳ xuất bán trong kỳ trong kỳ Trong đó hàng hoá tồn cuối kỳ bao gồm hàng hoá tồn trong kho; hàng hoá đã mua nhưng còn đang đi trên đường và hàng hoá gửi đi bán nhưng chưa được chấp nhận. 1.2.4.2. Kế toán giá vốn hàng bán của từng phương thức bán hàng Căn cứ vào điều kiện ghi nhận doanh thu và thời điểm xác định là bán hàng, quá trình bán hàng được chia ra hai phương thức bán hàng: Phương thức bán hàng trực tiếp. Phương thức gửi hàng. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức gửi hàng: Nội dung: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thoả thuận trong hợp đồng. Khi xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng thì số hàng háo này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu.Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi nhận doanh thu. - Để phản ánh sự biến động và số hiện có về giá vốn của hàng hoá gửi bán, kế toán sử dụng TK 157 - Hàng gửi đi bán. Nội dung của TK 157: Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhưng vẫn chưa được chấp nhận thanh toán. Trình tự hạch toán như sau: Đối với doanh nghiệp kế toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK 156 TK 157 TK 632 TK 911 (1) (3) (5) TK 156(2) TK 331, 111 (4b) (2) TK 156(1) (4a) TK 133(1) Giải thích: 1.Xuất kho hàng hoá gửi bán : ghi theo trị giá mua thực tế 2.Mua hàng hoá về không qua nhập kho mà gửi bán luôn 3.Trị giá hàng hoá gửi bán đã được xác định là tiêu thụ 4a. Hàng hoá gửi bán nhưng không bán được doanh nghiệp nhập lại kho 4b. Chi phí mua hàng hoá phân bổ cho số hàng xuất bán. 5.Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 151, 156, 157 TK 611 TK 151, 156, 157 (1) (2) TK 632 TK 911 (3) (4) Giải thích : Đầu kỳ, kết chuyển hàng hoá đang đi đường, hàng tồn kho, hàng gửi bán. Cuối kỳ kết chuyển trị giá của hàng đang đi đường, hàng hoá tồn kho, hàng gửi bán. Kết chuyển giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả kinh doanh . Kế toán giá vốn hàng hoá theo phương thức bán hàng trực tiếp: Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hoá cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thnah toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao và ghi nhận doanh diễn ra đồng thời với nhau. Để phản ánh trị giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 - giá vốn hàng bán. Nội dung tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, các khoản chi phi phát sinh liên quan được tính vào giá vốn hàng bán cũng như trích lập và hoàn nhập dự phòng. Trình tự hạch toán: Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK 156 TK 632 TK 156 (1._.) (6) TK 331, 111 (2) TK 159 TK 133(1) (7) TK 156(2) (3) TK 911 TK 156, 138(1) (8) (4) Tk 159 (5) Giải thích: 1.Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất bán trực tiếp. 2. Mua hàng hoá không qua nhập kho xuất bán trực tiếp 3.Cuối kỳ, phân bổ chi phí mua hàng của hàng xuất bán. 4.Phản ánh các hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bắt bồi thường. 5.Phần trích lập dự phòng bổ sung. 6.Trị giá hàng hoá đã bán nay bị trả lại doanh nghiệp nhập kho 7.Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 8.Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 156 TK 632 TK 156 (1) (2) TK 911 (3) Giải thích: Kết chuyển sản phẩm tồn đầu kỳ Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê, kết chuyển hàng hoá tồn cuối kỳ. Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh . 1.2.5. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phi phát sinh trong quá trình bán hàng hoá,sản phẩm bao gồm : - Chi phi nhân viên bán hàng; - Chi phí vật liệu bao bì; - Chi phí đồ dùng, dụng cụ; - Chi phí khấu hao TSCĐ, - Chi phí bảo hành sản phẩm, - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác. Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển vào giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Để phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán, CPBH thực tế phát sinh trong kỳ phải được phân loại và tập hợp theo 7 yếu tố chi phí trên. Cuối kỳ hạch toán CPBH cần được phân bổ và kết chuyển để xác định KQKD. 1.2.6.Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phi bằng tiền khác. Để phản ánh tình hình tập hợp và phân bổ chi phí QLDN, kế toán sử dụng TK642- chi phí quản lý doanh nghiệp, để phản ánh tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý DN thực tế phát sinh trong kỳ cũng phải được phân loại và tập hợp theo 8 yếu tố chi phí trên. Cuối kỳ hạch toán CPQLDN cần được phân bổ và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. 1.2.7.Kế toán kết quả bán hàng Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các loại hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Kết quả tiêu thụ hàng hoá được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi hay lỗ về hoạt động tiêu thụ hàng hoá được xác định theo công thức sau: Kết quả Doanh thu Giá vốn Doanh thu Chi phi CPBH, kinh = thuần về - của hàng + hoạt động - hoạt động - CPQLDN doanh bán hàng bán TC TC tính cho hàng t.thụ Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng được tính như sau: Doanh thu thuần Doanh thu bán Chiết Giảm giá Hàng thuế về bán hàng và = hàng và cung - khấu - hàng - bán bị - TTĐB, cung cấp dịch vụ cấp dịch vụ TM bán trả lại XK Để xác dịnh kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Nội dung: tài khoản này phản ánh kết quả HĐKD trong doanh nghiệp. Trình tự hạch toán: TK 632 TK 911 TK 511, 512 (1) (5) TK 641, 642 (2) TK 515 (6) TK 635 (3) TK 811 TK 711 (4) (7) TK 421 (8a) (9b) Giải thích: Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán. Cuối kỳ kết chuyển CPBH và CPQLDN phẩn bổ cho hàng bán ra. Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Cuối kỳ kết chuyển chi phí hoạt động khác Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng và doanh thu nội bộ Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động khác Xác định kết quả : Kết quả = Doanh thu - chi phí 8a. Cuối kỳ kết chuyển lãi 8b. Cuối kỳ kết chuyển lỗ. Trình tự xác định kết quả KD tiến hành như sau: Tập hợp chi phí bán hàng. Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp( cả khoản dự phòng) Xác định, kết chuyển doanh thu các khoản giảm trừ doanh thu. Xác định, kết chuyển giá vốn hàng bán. Kết chuyển CPBH Kết chuyển CP QLDN Tập hợp, kết chuyển các khoản chi phí và thu nhập khác Xác định lỗ, lãi trong kỳ. 1.2.8.Sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả Tuỳ theo điều kiện, quy mô, đặc điểm sản xuất hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ cán bộ kế toán và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của từng doanh nghiệp để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Hiện nay có 4 hình thức sổ kế toán thường được các doanh nghiệp áp dụng đó là: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Đối với mỗi hình thức sổ kế toán khác nhau thì sử dụng hệ thống sổ khác nhau. Tuy nhiên các hình thức này đều sử dụng chung các sổ chi tiết đó là : Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá thành phẩm. Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Sổ chi tiết CPBH, CP QLDN Sổ chi tiết thuế GTGT. Các sổ tổng hợp được kế toán sử dụng: Đối với hình thức kế toán nhật ký chung : bao gồm: Bảng kê, báo cáo bán hàng, Sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản có liên quan như sổ cái TK 511, 632.... Đối với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : bao gồm Bảng kê, báo cáo bán hàng, Bảng kê hàng hoá xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua ngoài, tờ khai thuế. Đối với hình thức kế toán sổ kế toán nhật ký sổ cái: bao gồm bảng tổng hợp chứng từ gốc, sổ nhật ký sổ cái. Đối với hình thức kế toán nhật ký chứng từ : nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ cái, các bảng phân bổ. Mỗi hình thức kế toán có ưu thế và nhược điểm riêng. Do vậy doanh nghiệp cần cân nhắc để chọn hình thức sổ kế toán phù hợp, thuận tiện cho doanh nghiệp mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Toàn bộ những gì trình bày trên đây chỉ là lý thuyết cơ bản về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh còn thực tế về công tác này sẽ được trình bày trong phần hai của chuyên đề này. Chương 2: Thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu hà anh 2.1 Đặc điểm chung của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh là công ty được cổ phần hoá từ một doanh nghiệp nhà nước.Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, mở tài khoản ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo qui định của nhà nước. Công ty có trụ sở chính tại khối 1 – thị trấn Đông anh – TP Hà nội. Tên giao dịch quốc tế là: HANEXIM. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh có tiền thân là trạm vật tư nông nghiệp Đông anh trực thuộc công ty vật tư nông nghiệp Hà nội được thành lập theo quyết định số 128 ngày 12/8/1981 của UBND TP Hà nội với số vốn là 2.613.325 VNĐ và có 25 lao động. Hoạt động của trạm chủ yếu là cung cấp vật tư nông nghiệp cho bà con nông dân. Đến ngày 16/12/1987 thực hiện quyết định 217 của chủ tịch HĐBT UBND TP Hà nội ra quyết định số 5698/QĐUB sáp nhập công ty vật tư và công ty bảo vệ cây trồng, lấy tên là công ty vật tư kỹ thuật cây trồng với số lao động lao động là 156 người và số vốn là 523.044.000 VNĐ. Thực hiện nghị định 388 của HĐBT về tổ chức sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước, đến ngày 16/12/1992 thành lập lại doanh nghiệp, theo quyết định số 2849/QĐ lấy tên là công ty vật tư dịch vụ kỹ thật cây trồng Đông anh. Đến năm 1993, công ty vật tư dịch vụ kỹ thuật cây trồng đổi tên thành Công ty vật tư tổng hợp Hà anh trực thuộc UBND Huyện Đông anh – Thành phố Hà nội theo quyết định thành lập số 1503/QĐUB ngày 10/4/1993. Do sự thay đổi tổ chức đến tháng 3/1993 công ty vật tư tổng hợp Hà anh lại có quyết định số 771/QĐ - UB ngày 20/3/1993 và quyết định số 2552/QĐ - UB ngày 8/7/1993 của UBND Thành phố Hà nội sát nhập thêm Công ty thu mua hàng xuật nhập khẩu trạm cá giống Đông anh và xí nghiệp dịch vụ lâm nghiệp Đông anh. Do xu thế phát triển chung của nền kinh tế Việt Nam và thực hiện Nghị định 64/NĐ-CP của chính phủ, Công ty vật tư tổng hợp Hà anh tiến hành cổ phần hoá toàn công ty, ngày 10/01/2003 Công ty vật tư tổng hợp Hà anh nhận quyết định 223/QĐ-UB của UBND thành phố Hà nội để chuyển đổi thành một công ty cổ phần. Từ đây, Công ty vật tư tổng hợp Hà anh được chuyển thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh. Như vậy, trải qua gần 30 năm hình thành và phát triển từ một trạm vật tư nông nghiệp cấp huyện, lúc mới thành lập chỉ là một đơn vị hạch toán báo sổ nông nghiệp cấp huyện, cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, công ty ngày càng mở rộng về quy mô cũng như cơ cấu hoạt động. Từ chỗ chỉ có nhiệm vụ cung ứng vật tư nông nghiệp theo kế hoạch của nhà nước tới nay chức năng và nhiệm vụ của công ty đã thay đổi và mở rộng rất nhiều. Bên cạnh chức năng truyền thống là kinh doanh vật tư nông nghiệp ( phân bón, thuốc trừ sâu), công ty còn sản xuất kinh doanh các loại giống cây trồng, kinh doanh các loại vật liệu tiêu dùng, xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài các loại nông sản. Địa bàn kinh doanh cũng mở rộng, đơn vị có các điểm bán hàng ở tất cả các xã thuộc huyện Đông anh, đồng thời mở rộng kinh doanh với nhiều tỉnh thành trong cả nước như Vĩnh Phúc, Hà Tây, Nam Định, Bắc Giang, Ninh Bình, các tỉnh miền Nam… Công ty hoạt động trên cơ sở vốn kinh doanh do các cổ đông góp vốn và vốn vay ngân hàng. Trong quá trình hoạt động, công ty không chỉ bảo toàn vốn góp ban đầu mà còn phát triển bổ sung nâng cao nguồn vốn từ 2 tỷ đồng lên 67 tỷ đồng do sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn vốn tự có và khai thác nhiều nguồn vốn khác nhau(nguồn vốn tín dụng, nguồn vốn trong thanh toán và nguồn vốn từ cán bộ công nhân viên và người lao động trong công ty). Những thay đổi về qui mô tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh cũng như năng lực kinh doanh là sự khẳng định vị thế công ty đáp ứng và vận dụng tốt cơ chế thị trường. Hiện nay công ty đã có đủ tiềm lực về mọi mặt thực hiện kinh doanh tổng hợp và cạnh tranh trên thị trường không chỉ trong nước mà còn cả thị trường quốc tế. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thể hiện qua bảng sau: STT Chỉ tiêu đvt 2003 2004 2005 1 Doanh thu thuần Triệu đồng 1.378.700 2.220.648 2.540.499 2 Nộp NSNN triệu đồng 56.600 84.400 90.400 3 Lợi nhuận Triệu đồng 93.154 132.177 159.707 4 Thu nhập BQ1LĐ/Tháng Triệu đồng 1,500 2,000 2,500 Qua kết quả trên ta thấy kinh doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày càng tăng điều đó chứng tỏ công ty đang từng bước phát triển và ngày càng lớn mạnh. Cùng với sự phát triển của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng được cải thiện, thu nhập bình quân ngày càng tăng và năm sau cao hơn năm trước, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng góp vào ngân sách nhà nước. Hiện nay, công ty vẫn không ngừng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty CP- XNK Hà Anh Là một trong số rất ít các công ty vật tư nông nghiệp cấp huyện còn tồn tại, công ty CP - XNK Hà Anh đã đứng vững và khẳng định được mình trong cơ chế thị trường. Hoạt động kinh doanh của công ty được mở rộng trong toàn quốc, có mối liên hệ với nhiều tỉnh, thành phố, hoạt động chính là kinh doanh ngành hàng vật tư phục vụ cho sản xuất, nhập khẩu trực tiếp, (chính vậy mà hoạt động kinh doanh của công ty) và còn gồm cả việc xuất nhập khẩu hàng hoá. Hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện trên một số lĩnh vực sau: - Kinh doanh vật tư nông nghiệp (phân bón, thuốc trừ sâu). - Kinh doanh các loại giống cây trồng,cây cảnh, cây môi trường. - Dịch vụ ăn uống, nhà nghỉ. - Nhập khẩu phân bón, thuốc trừ sâu. - Xuất khẩu lương thực, hàng nông sản. - Nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất nông nghiệp và các mặt hàng tiêu dùng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty CP XNK Hà Anh Đại hội đồng cổ đông Phòng nông lâm Phòng vật tư Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Các cửa hàng bán buôn các dịch vụ bán lẻ Phòng xuất nhập khẩu Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban giám đốc Bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Anh được tổ chức theo kiểu phân cấp. Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc, bên cạnh đó còn có đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và ban kiểm soát để giám sát các hoạt động của giám đốc và công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, đại hội đồng cổ đông mỗi năm họp một lần khi kết thúc năm tài chính nhằm quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của công ty, thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính cuối năm, quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ của công ty, số lợi nhuận chia cho các cổ đông ... Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Đứng đầu hội đồng quản trị của công ty là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cổ đông trong việc thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của công ty. Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc để quản lý công ty. Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người trực tiếp điều hành, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời là người chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật. Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ. Các phó giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các biện pháp cùng giám tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu và biện pháp đề ra, đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác hành chính , làm công tác đoàn thể. Ngoài ra, phó giám đốc là người thay mặt giám đốc giải quyết các công việc trong toàn công ty khi có sự uỷ quyền của giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác quản lý lao động và đơn giá tiền lương, thực hiện chế độ chính sách với người lao động, phối hợp với các phòng ban lập dự án sửa chữa, mua sắm tài sản, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động. Phòng kế toán tài vụ: có trách nhiệm quản lý toàn bộ số vốn của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán của nhà nước. Kiểm tra thường xuyên các khoản chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả vốn để bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh. Thông qua việc giám đốc bằng tiền, kế toán giúp giám đốc nắm bắt toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân tích hoạt động hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh, chống thất thu, tăng thu , giảm chi, tăng lợi nhuận, tạo thêm nguồn vốn cho công ty. Cuối tháng, tập hợp số liệu lập các báo cáo kế toán. Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, từ đó tiến hành nghiên cứu, trình giám đốc các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá với đối tác nước ngoài. Tổ chức theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hoá và nhận hàng tại cảng đưa về kho của công ty một cách an toàn. Phòng kế hoạch vật tư: tham mưu cho giám đốc kế hoạch tiếp nhận vật tư, tiêu thụ hàng hoá theo hợp đồng hoặc tự khai thác tiêu thụ, lập kế hoạch vận chuyển và dịch vụ vận chuyển đến tận nơi khách hàng theo yêu cầu. Phòng nông lâm: chuyên sản xuất và kinh doanh các loại giống cây trồng phục vụ nông nghiệp, cây cảnh sinh thái. Cửa hàng bán buôn: có nhiệm vụ tiếp cận hàng hoá do công ty giao cho, báo cáo sổ hàng tháng quyết toán với công ty. Các cửa hàng, dịch vụ bán lẻ: gồm 45 điểm dịch vụ bán lẻ, trung bình 2 điểm trên một xã, có nhiệm vụ giới thiệu và trực tiếp bán hàng, thu tiền. Việc tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý nói trên vừa đảm bảo quản lý tập trung thống nhất đồng thời phát huy tinh thần chủ động sáng tạo của thành viên trong công ty từ đó có thể hạn chế tối đa những khó khăn trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tạo ra sự năng động nhạy bén để từ đó có thể chiếm lĩnh và làm chủ thị trường. Để có sự phát triển đó, công ty đã không chỉ phát huy sáng tạo, nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn thể hiện rõ ý trí tự lực tự cường của mình. Trong thời kỳ đổi mới của cơ chế quản lý thì bất cứ một hướng đi sai lệch nào có thể dẫn tới sự phá sản của công ty theo quy luật đào thải của nền kinh tế thị trường. Chính vì lẽ đó, ban lãnh đạo công ty đã rất cố gắng trong việc thiết lập một bộ máy quản lý có hiệu quả cũng như thúc đẩy hoạt động kinh doanh để thu được lợi nhuận cao nhất cho công ty. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty 2.1.4.1. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với những phương tiện kỹ thuật tính toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty. Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều khâu công việc kế toán (phần hành kế toán). Do đó cần phải chia ra nhiều bộ phận, thực hiện theo từng phần cụ thể. Việc phân chia này tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để bố trí cho phù hợp. Để tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp vận dụng, đồng thời phải phù hợp với phân cấp quản lý cũng như yêu cầu về trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trong để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK Hà anh như sau Kế toán trưởng KT bán hàng & xđkq KT thống kê, TSCĐ KT thanh toán KT vật tư, hàng hoá KT vốn bằng tiền KT tổng hợp Thủ quỹ KTV các đvị, CH,trực thuộc Kế toán trưởng: (KTT) có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ máy kế toán, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện ghi chép kế toán, điều hành, hướng dẫn các kế toán viên trong công tác hạnh toán kế toán. - Kế toán tổng hợp: giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu báo cáo của từng bộ phận, làm cân đối, lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo tài chính gửi lên cấp trên. Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ vốn hiện có của công ty và tình hình biến động của vốn bằng tiền. Kế toán thanh toán: ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ kế toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán để đôn đốc và thanh toán kịp thời tránh ứ đọng vốn. Kế toán vật tư hàng hoá : theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá, tính giá thực tế của hàng nhập, xuất trong kì, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết tính toán chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho. Kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ, báo cáo, lập hồ sơ thanh toán tài sản cố định. Kế toán bán hàng và xác định kết quả : có nhiệm vụ ghi chép, tính toán doanh thu đã đạt được và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Kế toán ở các đơn vị cửa hàng trực thuộc: có nhiệm vụ tập hợp chứng từ, sổ sách, lập báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán của công ty. Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt và lập báo cáo các quỹ theo yêu cầu của công ty. Với cách sắp xếp bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán đồng thời đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh mà cụ thể là trong việc tiêu thụ hàng hoá. 2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty CP-XNK Hà Anh được tổ chức theo hình thức tập trung với một phòng kế toán đặt tại công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ, tính toán, lập báo cáo tài chính cũng như kiểm tra công tác kế toán. Công ty tiến hành tổ chức hạch toán kế toán theo qui định của luật kế toán đã được Quốc hội khoá XI thông qua ngày 17/06/2003 và Chủ tịch nước công bố ngày 26/06/2003 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004. Và chế độ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là : Đồng VN và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : Quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng tại thời điểm hạch toán. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chứng từ ghi sổ. Và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty cổ phần XNK Hà Anh như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra. Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: đánh giá theo quyết định số 28/QĐUB ngày 06/01/1995. + Phương pháp khấu hao : Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo QĐ 206/2003/QĐ BTC ngày 12/12/2003 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá theo giá trị thực tế ghi trên hoá đơn mua hàng. + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ sổ kế toán tại công ty: + Sổ chi tiết : bao gồm :Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá; Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá thành phẩm; Sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; Sổ chi tiết CPBH, CP QLDN; Sổ chi tiết thuế GTGT. + Sổ tổng hợp: Bảng kê, báo cáo bán hàng, Bảng kê hàng hoá xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua ngoài, tờ khai thuế. 2.2. Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Hà Anh 2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ ở công ty Công ty cổ phần XNK Hà anh có quy mô hoạt động tương đối lớn. Thị trường tiêu thụ của công ty rộng khắp từ Bắc tới Nam, công ty có rất nhiều các kho chứa hàng hóa để thuận tiện cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. Ngoài thị trường trong nước, công ty còn có các bạn hàng nước ngoài do đó doanh thu tiêu thụ hàng hoá của công ty là rất lớn. Tuy vậy, cũng như các công ty và doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần XNK Hà anh phải chịu áp lực cạnh tranh rất gay gắt trên thị trường. Để tồn tại và phát triển được thì công ty đã áp dụng rất nhiều biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ như đa dạng hoá các phương thức thanh toán, các phương thức bán hàng, giảm chi phí trung gian... 2.2.2.Các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng mà công ty đang áp dụng Hiện nay công ty cổ phần XNK Hà anh đang áp dụng các phương pháp bán hàng chủ yếu sau: Phương thức bán buôn hàng hoá trực tiếp qua kho Bán lẻ hàng hoá thu tiền trực tiếp. Việc giao hàng thường theo thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nên hàng xuất bán được xác định là tiêu thụ ngay. Ngoài việc lựa chọn các phương thức bán hàng phù hợp, công ty cũng quan tâm đến các phương thức thanh toán sao cho thuận tiện và đơn giản nhất như: Bán hàng thu tiền ngay: Trường hợp này khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bằng ngân phiếu... Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Tuy nhiên vẫn có trường hợp khách hàng mua buôn với khối lượng lớn nhưng không thường xuyên thì phải thanh toán ngayhoặc cũng có những khách hàng thường xuyên nhưng thanh toán luôn tiền hàng. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ ban đầu mà kế toán phải lập là phiếu thu tiền. Đơn vị : Cty CPXNK Hà anh Mẫu số 01- TT Địa chỉ :Khối 1- TT Đông Anh ( QĐ số 1141 - TC/ QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC ) Phiếu thu Quyển số : 3 Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Số: 0371 Nợ : TK 111 Có : TK 511 Họ tên người nộp tiền : Bà Hoàng Thị Hương Địa chỉ : Đông Anh - Hà nội Lý do nộp : Tiền mua hàng Số tiền: 500.000đ (viết bằng chữ)(Năm trăm ngàn đồng chẵn) Kèm theo.............................Chứng từ gốc...................................... Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ)................................................. Ngày 11 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (ký tên, đóng dấu) (Ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ( vàng bạc, đá quỹ):................................................ + Số tiền quy đổi:............................................................................... Phiếu thu được kế toán lập thành 3 liên: + Liên 3 : giao cho khách hàng + Liên 1,2 : Lưu tại công ty Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc và phiếu thu séc, khi công ty thu được séc thì phải nộp vào ngân hàng mà công ty mở tài khoản chậm nhất là 3 ngày sau khi nhận được séc. Phiếu thu séc lập thành 2 liên : + Liên 1 : Lưu tại công ty + Liên 2 : Khách hàng giữ Bảng kê nộp séc : lập 3 liên : ngân hàng giữ 2 liên, ngân hàng ký trả công ty một liên. Khi ngân hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về công ty. Khi nhận được giấy báo có, kế toán sẽ phản ánh số tiền đó vào tài khoản có liên quan. Phiếu thu séc như phiếu thu tiền mặt. Đơn vị: Cty CP_XNK Bảng kê nộp séc Số : 17 Hà anh ngày 17 tháng 12 năm 2005 Phần do ngân hàng ghi Tên người thụ hưởng: CTCPXNKHA TK ghi nợ.................. Số hiệu TK : 421101- 000045 TK ghi có.................. Tại ngân hàng NN và PTNN Đông Anh STT Số séc Tên người phát hành séc Tài khoản người phát hành séc Tên đơn vị thanh toán Mã hiệu:137 Số tiền AR186717 CTVTKTNo Bắc Giang 421101- 000417 NHNo Bắc Giang 3.0000.000.000 Cộng 3.000.000.000 Tổng số tiền bằng số: 3.000.000.000 Tổng số tiền( viết bằng chữ) : Ba tỷ đồng chẵn. Ngày 17 tháng 12 năm 2005 Đã nhận đủ 01 tờ séc của ông(bà) Vân Số TK : 01 tại NHNo Đông Anh Đơn vị nộp séc Đơn vị thanh toán Đơn vị thu hộ ngày (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) - Bán hàng chịu: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá và giữ bạn hàng, công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời điểm thu được tiền không trùng lặp với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ. Khách hàng ứng trước tiền hàng: Khách hàng có thể ứng trước tiền ra để đặt mua một số mặt hàng, doanh thu trong trường hợp này là khi công ty xuất hàng hoá cho khách hàng. Với những phương thức bán hàng này giúp cho hàng hoá của công ty có thể được tiêu thụ nhanh chóng đảm bảo thu hồi vốn cho công ty.Tuy nhiên với các phương thức này đòi hỏi công ty cần phải quản lý chặt chẽ để tránh bị thất thoát vốn. 2.2.2.Kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Hà Anh 2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng Chứng từ và tài khoản sử dụng: Để phản ánhdoanh thu bán hàng và tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ: + Hoá đơn GTGT + Phiếu xuất kho + Hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại + Phiếu thu, Giấy báo của ngân hàng... Kế toán sử dụng TK 511 - "Doanh thu bán hàng" để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản 511 được mở chi tiết thành TK511.1- "Doanh thu bán hàng hoá"; TK 511.2 - "Doanh thu vận chuyển , xếp dỡ lưu kho", TK131 - Doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên do em chọn đề tài là doanh thu hàng hoá cho nên em chỉ đề cập đến TK 511.1 - Doanh thu bán hàng hoá. Việc theo dõi doanh thu còn được thực hiện trên sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng vừa theo dõi được doanh thu vừa theo dõi được số lượng mặt hàng trong từng hoá đơn GTGT. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK có liên quan khác như: TK3331, TK111, TK112, TK131.... Phương pháp hạch toán: theo từng phương thức thu tiền: - Đối với mỗi hình thức bán hàng thu tiền thì cách phương pháp hạch toán khác nhau. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 5111 Có TK 3331 Ví dụ: Trong tháng 12/2005 Công ty Hà anh bán cho công ty cổ phần Hoàng Anh Nợ TK 111 : 110.000.000 Có TK 5111 : 104.761.904 Có TK 3331 : 5.238.096 - Trường hợp khách hàng trả chậm tiền hàng, kế toán mở " Sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng". Trong trường hợp này, khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán tiền ngay, kế toán sẽ phản ánh vào bên nợ TK 131 - " Phải thu của khách hàng". Trong trường hợp này kế toán định khoản như sau: Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 3331 Khi khách hàng trả toàn bộ tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 131. ở công ty Hà anh, các khoản phải thu của khách hàng được theo dõi trên sổ chi tiết TK131. - Đối với hoạt động xuất khẩu, căn cứ vào phương án kinh doanh đã duyệt, Phòng xuất nhập khẩu tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá với khách nước ngoài. Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán, điều khoản thanh toán trong hợp đồng, thư tín dụng của bên mua để ghi sổ kế toán . Công ty sử dụng phương thức chứng từ thanh toán( L/C - Letter of Credit). Phương thức xuất khẩu thường áp dụng trong điều kiện giao hàng giá FOB . Ví dụ : Trong tháng 12/2005 công ty đã xuất khẩu một mặt hàng gạo 5% tấm sang Trung Quốc. Công ty trực tiếp tiến hành xuất khẩu mặt hàng gạo 5% tấm cho công ty Kunming Yibo Foreign Exhibition & Trade Co.LTD. Doanh thu của hàng xuất khẩu được tính theo tỷ giá._.