Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại Công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt

n, trước hết là trên chính sân nhà, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải chuyển mình một cách mạnh mẽ. Trong đó có sự điều chỉnh hợp lý về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sao cho tinh gọn, linh hoạt và hiệu quả. Nói cách khác, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phù hợp, hoạt động linh hoạt, hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ vào việc đương đầu với những khó khăn, thách thức, thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra. Đây là một trong những yếu tố mang lại thành công trong kinh doanh. Trong thời gian kiến tập và học hỏi tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt, nhận thức được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài: “Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt” làm đề tài kiến tập của mình với mong muốn góp một phần nhỏ vào việc tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Ngoài lời nói đầu và kết luận, bố cục của bài luận gồm 3 phần: Phần 1: Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. Phần 1: Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Một số khái niệm cơ bản khi nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Khái niệm về quản lý. Quản lý là một hoạt động cần thiết trong tất cả các lĩnh vực của đời sống con người, bất kể là nhóm chính thức hay nhóm không chính thức, nhóm nhỏ hay nhóm lớn, gia đình hay các đoàn thể tổ chức xã hội, bất kể nội dung, mục đích của nhóm đó là gì. Ở đâu có lao động chung, lao động nhóm thì ở đó có và cần thiết phải có hoạt động quản lý. Về nội dung, thuật ngữ “quản lý” có nhiều cách hiểu khác nhau. Theo Mary Follet: “Quản lý là nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua người khác”. Một số nhà nghiên cứu khác lại cho rằng: Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn tác động tới hoạt động của con người để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Còn C.Mác lại cho rằng quản lý là chức năng đặc biệt được nảy sinh từ tính chất xã hội lao động: “Bất kỳ một lao động xã hội hay cộng đồng nào được tiến hành trên quy mô tương đối lớn cũng đều có sự quản lý, nó xác lập mối quan hệ hài hòa giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện những chức năng chung nhất, xuất phát từ việc vận động của toàn bộ cơ cấu sản xuất. Một nghệ sỹ chơi đàn chỉ cần có chính mình, nhưng một giàn nhạc hay thì cần phải có nhạc trưởng”. Như vậy, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của doanh nghiệp, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng, các cơ hội nhằm đưa doanh nghiệp đến các mục tiêu trong điều kiện môi trường luôn biến động. Trong đó, chủ thể quản lý (hay bộ phận quản lý) và đối tượng bị quản lý (hay bộ phận bị quản lý) có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau tại nên một chỉnh thể thống nhất. Từ đây ta thấy: Chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định sẽ tác động lên đối tượng bị quản lý bằng những quyết định của mình. Và thông qua hành vi của đối tượng bị quản lý, chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra (mối quan hệ ngược lại). Do đó, muốn quản lý tốt cần phải có bộ máy quản lý tốt. Trong đó, chú trọng đặc biệt đến các hoạt động của lao động quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý tốt nhất. Nói tóm lại, ở đâu có sự hợp tác, phân công lao động, có sự tham gia lao động của con người thì dù quy mô lớn hay nhỏ cũng đều có sự quản lý nhằm nâng cao năng suất lao động chung và đạt được các mục tiêu đề ra với chi phí thấp nhất. Như vậy, thực chất của quản lý là quản lý con người và tập thể con người trong cùng một hệ thống. Cơ cấu bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận khác nhau được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp, từng khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ các mục tiêu chung đã được xác định của doanh nghiệp. Nói cách khác, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phản ánh hình thức và cấu tạo bên trong của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó vẫn có tính độc lập tương đối vì nó phản ánh lao động quản lý rất đa dạng và phải đảm bảo thực hiện chức năng quản trị phức tạp, nhằm thực hiện mục tiêu đã quy định. Trong cơ cấu tổ chức tồn tại hai mối quan hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấu thành nên tổ chức, đó là: - Mối liên hệ dọc giữa tổ chức cấp trên và cấp dưới (cấp quản lý). - Mối liên hệ ngang giữa các yếu tố ngang cấp (bộ phận quản lý). Tóm lại, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý. Một mặt, nó tác động tới quản trình quản lý. Mặt khác, nó tác động trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, nó được sinh ra để thực hiện chức năng quản trị, trợ giúp việc ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. Nó cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực trong doanh nghiệp. Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý càng hoàn hảo thì quản lý càng tác động một cách có hiệu quả đến sản xuất kinh doanh và làm gia tăng lợi nhuận. 1.2. Vai trò, chức năng của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp. 1.2.1. Vai trò của bộ máy quản lý với hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác quản lý một cách khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc giảm chi phí hoạt động, hạn chế rủi ro, ngăn ngừa phá sản và nâng cao năng suất lao động, đồng thời không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Đó cũng là mong muốn của bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp hay một hệ thống nào. Ngoài ra, làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho người lao động phát huy khả năng sáng tạo của mình. Trong môi trường làm việc với một cơ cấu quản lý phù hợp, chặt chẽ, đảm bảo được sự cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm cho người lao động sẽ giúp cho người lao động yên tâm công tác, tận tâm cống hiến hết khả năng cho công việc. Qua đó tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển và đưa doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đặt ra. 1.2.2. Các chức năng của quản trị kinh doanh. Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, nó thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Việc xác định đúng chức năng quản lý là tiền đề cần thiết khách quan để quản lý doanh nghiệp tốt hơn. Do đó quá trình phân loại chức năng của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng về lý luận và thực tiễn. Để tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực cần phải phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý với những chức năng quản lý. Chức năng quản lý đặc trưng cho nội dung quản lý. Do đó có thể phân loại chức năng quản lý theo hai cách: *Theo nội dung của quá trình quản lý, chức năng quản lý bao gồm: - Chức năng hoạch định: Doanh nghiệp chỉ th được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất kinh doanh cái gì? Bán cho ai? Sản xuất kinh doanh như thế nào? Với nguồn tài chính nào? - Chức năng tổ chức: Tổ chức doanh nghiệp tức là sắp xếp, bố trí các nguồn lực một cách hợp lý, cân đối, trang bị những gì cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Đồng thời, tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ, tiến hành bổ nhiệm các chức vụ quản lý. - Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động, tạo ra sự hài hòa, cân bằng tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phối hợp nghĩa là sắp xếp, bố trí các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp vào vị trí thích hợp, đảm bảo vận hành nhịp nhàng và ăn khớp với nhau để đạt hiệu quả cao trong công việc. - Chức năng chỉ huy: Là sự chỉ dẫn, điều khiển và ra lệnh nhằm giúp mội người thực hiện tốt công việc được giao, đạt các mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng chỉ huy nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đúng hướng, giải quyết khó khăn vướng mắc trong hoạt động một cách dễ dàng. Đây là chức năng quan trọng nên vừa phải nắm vững lý thuyết, vừa phải kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn để ra quyết định. Người quản lý ra quyết định do dự sẽ lỡ mất cơ hội kinh doanh, nóng vội, không tính toán kỹ sẽ rất dễ dẫn tới thất bại. - Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh đã ban hành, từ đó đánh giá sự phù hợp giữa thực tiễn hoạt động với mục tiêu chương trình đã đề ra. Chức năng này đòi hỏi cán bộ quản lý mọi cấp trong doanh nghiệp phải thường xuyên xem xét lại các quyết định đã đưa ra để có giải pháp điều chỉnh hợp lý và kịp thời khi cấn thiết. *Theo mối quan hệ trực tiếp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, chức năng quản lý gồm: - Chức năng kỹ thuật. -Chức năng thương mại. - Chức năng kế hoạc hóa.. - Chức năng tài chính - Chức năng kiểm tra và phân tích. - Chức năng nhân sự. - Chức năng an ninh, bảo vệ. - Chức năng hành chính và pháp chế. - Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì cả hai cách phân loại trên đều được kết hợp thực hiện sao cho phù hợp và đạt những mục tiêu mà doanh nghiệp đó đạt ra. 1.3. Những yêu cầu đối với bộ máy quản lý doanh nghiệp. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp. Nó phải được thực hiện theo phương hướng ngày càng thích ứng đầy đủ với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chủ thể của tổ chức cũng như phù hợp nguyên tắc quản lý xã hội và cơ chế vận hành của nền sản xuất. Vì vậy, nó phải đảm bảo được những yêu cầu sau: 1.3.1. Đảm bảo tính tối ưu. Giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan hệ hợp lý, lựa chọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng với khả năng, trình độ của họ, giảm bớt các khâu, cấp trung gian. 1.3.2. Đảm bảo tính linh hoạt. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có khả năng thích ứng cao. Nghĩa là nó phải đáp ứng được các yêu cầu, hoàn cảnh, tình huống một cách mau lẹ, chính xác và kịp thời. 1.3.3. Đảm bảo tính kinh tế. Đảm bảo chi phi cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả caô nhất. Đồng thời, phát huy được sức mạnh tiềm tàng, khả năng sáng tạo của người lao động và đảm bảo sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực trong doanh nghiệp. 1.3.4. Đảm bảo tính thống nhất. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có mục tiêu chiến lược thống nhất, có sự chỉ huy chiến lược tâp trung vào một đầu mối. 1.3.5. Đảm bảo tính tin cậy. Phải đảm bảo chính xác tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó đảm bảo sự phố hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận, nghành của doanh nghiệp. 1.3.6. Đảm bảo chế độ một thủ trưởng. Thực chất của chế độ một thủ trưởng là quyền quyết định những vấn đề về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức hành chính, đời sống trong phạm vi doanh nghiệp và từng bộ phận được trao cho một người. Người đó có trách nhiệm quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị mình, được trao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về những quyết định đó. Mọi người trong doanh nghiệp và trong từng bộ phận phải nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh của thủ trưởng. Xuất phát từ những yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nhiệp, từ những quyết điịnh, mối quan hệ trong phân công lao động chuyên môn hóa ngày càng cao, sâu sắc dẫn đến hợp tác lao động. Bất kỳ một sự trục trặc, khó khăn nòa trong hợp tác lao động cũng có thể dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu quả. Vì vậy, việc đảm bảo chế độ một thủ trưởng trong doanh nghiệp là cần thiết khách quan. Các chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ giữa các chức danh trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. TT Chức danh thủ trưởng Vị trí từng chức danh trong DOANH NGHIệP Phạm vi phát huy tác dụng Người giúp việc thủ trưởng Người dưới quyền 1 Giám đốc Thủ trưởng cấp cao nhất của doanh nghiệp Toàn bộ doanh nghiệp Các phó giám đốc Mọi người trong doanh nghiệp. 2 Quản đốc Thủ trưởng cấp cao nhất phân xưởng Toàn bộ phân xưởng Các phó quản đốc Mọi người trong phân xưởng 3 Đốc công Thủ trưởng cấp cao nhất trong ca làm việc Toàn ca làm việc Không có Mọi người làm việc trong ca 4 Tổ trưởng Thủ trưởng cấp cao nhất tổ Toàn tổ Tổ phó Mọi người làm việc trong tổ 5 Thủ trưởng các phòng chức năng Thủ trưởng cấp cao nhất trong các phòng ban Toàn phòng ban Phó phòng Mọi người làm việc trong phòng Chức năng, vị trí thủ trưởng và mối quan hệ giữa chúng. 1.4. Những nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 1.4.1. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cơ bản. Sự phát triển của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đã hình thành nên những kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đều có nững ưu, nhược điểm nhất định và được áp dụng trong những điều kiện hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp, từng tổ chức. Áp dụng đúng đắn và hợp lý kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao trong doanh nghiệp đó. 1.4.1.1. Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng). Đây là kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đơn giản nhất. Đặc điểm cơ bản của loại cơ cấu này là mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. Người cấp dưới chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. Trong đó, người lãnh đạo phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Nói cách khác là mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng. Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm và nhược điểm sau: *Ưu điểm: - Mệnh lệnh từ cấp trên đưa xuống được thực hiện thi hành nhanh do lãnh đạo tập trung, thống nhất, không chồng chéo. - Đảm bảo việc thự hiện chế độ một thủ trưởng. - Tăng cường trách nhiệm cá nhân vì mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. *Nhược điểm: - Người quản lý phải có kiến thức toàn diện và có khả nnăng bao quát rộng khắp. - Khối lượng của công việc quản lý khá lớn, dồn vào một đầu mối và không được chuyên môn hóa. - Kết quả công việc phụ thuộc khá nhiều vào năng lực quản lý của người quản lý, sự vắng mặt của người quản lý có thể dẫn đến tình trạng công việc bị ngừng trệ. - Chưa tận dụng được những chuyên gia trong việc ra quyết định nhhững vấn đề quan trọng. Cơ cấu này đơn giản và phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, có tính chất sản xuất liên tục và sản phẩm không phức tạp. 1.4.1.2. Cơ cấu chức năng. Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của mình cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Thực chất của mô hình này là cơ cấu tổ chức được tổ chức dựa trên sự chuyên môn hóa theo chức năng, tính chất công việc. Những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó hình thành nên các cán bộ lãnh đạo đảm nhiệm một chức năng nhất định. Mô hình này có những ưu – nhược điểm sau: *Ưu điểm: - Có sự chuyên môn hóa về mặt quản lý. - Thu hút được nhiều ý kiến của các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực nên quyết định quản trị đưa ra sáng suốt hơn. - Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. * Nhược điểm: - Vi phạm chế độ một thủ trưởng. - Mỗi cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiếp nên trách nhiệm cá nhân không rõ ràng. Tại một thời điểm có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau để thực hiện, thậm chí các mệnh lệnh có thể trái ngược nhau. - Dễ gây ra tình trạng hỗn loạn nếu trách nhiệm và quyền hạn của cấp lãnh đạo chức năng không rõ ràng, cụ thể hóa. - Khi có sai sót khó quy trách nhiệm cho các cấp quản trị. Cơ cấu này cũng khá đơn giản nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ có cơ cấu tổ chức đơn giản hoặc với những đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.4.1.3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng. Cơ cấu trực tuyến – chức năng là kiểu cơ cấu kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Theo cơ cấu này, các cá nhân, đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh từ thủ trưởng cấp quản lý trực tiếp. Các ý kiến của lãnh đạo phòng chức năng chỉ mang tính chất tư vấn, tham mưu về nghiệp vụ. Đặc biệt, các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh trực tiếp cho các phân xưởng hay bộ phận sản xuất. Mô hình này đã phát huy được ưu điểm và hạn chế được khuyết điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng. Tuy nhiên nó cũng phát sinh một số nhược điểm là: - Nếu các phòng chức năng không được tổ chức tốt thì bộ máy quản lý sẽ trở nên cồng kềnh, phức tạp, gây lãng phí, tốn kém trong quá trình trả lương cho cán bộ. - Các quyết định đưa ra thường chậm vì phải cân nhắc những ý kiến của các phòng chức năng. Trong một số trường hợp, điều này sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh. - Cần thời gian họp hành nhiều. - Thông tin trong tổ chức phải trải qua nhiều cấp khác nhau gây mất thời gian và có thể bị sai lệch thông tin. Cơ cấu trực tuyến - chức năng đã khắc phục được những hạn chế và phát huy những điểm tích cực trong hai mô hình trên nên nó được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. 1.4.1.4. Cơ cấu trực tuyến - tham mưu. Bản chất của cơ cấu này cũng giống với cơ cấu trực tuyến – chức năng, chỉ khác ở điểm các phòng chức năng được thay thế bằng một nhóm cán bộ tham mưu gọn nhẹ hơn và không tổ chức thành phòng ban cồng kềnh. Chính bởi vì vậy mà mô hình này thường được áp dụng cho các công ty nhỏ, khối lượng công việc chức năng nhỏ nhưng có đội ngũ chuyên gia tham mưu cao. 1.4.1.5. Cơ cấu tổ chức theo ma trận. Cơ cấu tổ chức theo ma trận là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo hình vuông do hai hệ thống quản lý ngang và dọc tạo nên. Ví dụ, khi cần thực hiện một dự an O, Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án. Các đơn vị chức năng F cử ra các cán bộ, bộ phận tham gia thực hiện dự án. Khi dự án kết thúc, người nào sẽ quay trở về vị trí của người đó. * Ưu điểm: - Có tính năng động cao, dễ di chuyển cán bộcó năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. - Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao sẵn có trong doanh nghiệp. - Giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý của các dự án. * Nhược điểm: - Thường xảy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án với người lãnh đạo bộ phận chức năng nên đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao. Nhìn chung mô hình cơ cấu theo ma trận thích hợp với các ban quản lý dự án, các công trình xây dựng hay các tổ nghiên cứu. 1.4.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nên trước hết nó phải phù hợp với cơ cấu tổ chức đó. Để tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý và lấy đó làm tiền đề để bộ máy quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, chúng ta không thể bỏ qua các nhân tố ảnh hưởng tới nó. Dưới đây là các nhân tố có tác động đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.4.2.1. Những nhân tố thuộc môi trường kinh doanh. Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, điều kiện có tác động khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kdcủa doanh nghiệp không chỉ bao gồm môi trường vĩ mô của nền kinh tế, môi trường ngành mà còn bao gồm cả môi trường nội bộ của doanh nghiệp. *Môi trường vĩ mô của nền kinh tế: là môi trường khách quan, ở bên ngoài doanh nghiệp. Nó bao gồm các yếu tố: - Môi trường tự nhiên: là những đặc điểm tự nhiên cảu một vùng, một đất nước như là vị trí địa lý, khí hậu, địa hình, tài nguyên… - Môi trường kinh tế: Tình hình phát triển kinh tế, các chính sách kinh tế như chính sách thuế, lãi suất, tỷ giá hối đoái… - Môi trường công nghệ: Trình độ công nghệ cũng như việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ vào trong sản xuất kinh doanh. - Môi trường chính trị: Là thể chế chính trị, tình hình chính trị, an ninh xã hội của một quốc gia. - Môi trường pháp lý: Đó là hệ thông luật pháp và ý thức tuân thủ luật pháp của người dân. - Môi trường xã hội: Tình trạng việc làm, dân số, mức sống dân cư… - Môi trường văn hóa: Phong tục tập quán, thói quen sinh hoạt, văn hóa, truyền thống… - Môi trường sinh thái: Là mức độ ô nhiễm môi trường. - Môi trường quốc tế: Là sự mở của nền kinh tế, giao lưu, thông thương với quốc tế. * Môi trường kinh doanh ngành: Cũng là môi trường khách quan ở bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm: - Khách hàng. - Nhà cung ứng. - Sức ép của đối thủ cạnh tranh. - Sức ép của sản phẩm thay thế. * Môi trường nội bộ doanh nghiệp: Là môi trường chủ quan, ở bên trong doanh nghiệp. Nó bao gồm tất cả các yếu tố, các nguồn lực của doanh nghiệp như là: nguồn nhân lực, vốn, trình độ tổ chức quản lý, trình độ công nghệ, máy móc thiết bị… Mỗi doanh nghiệp có một môi trường kinh doanh khác nhau. Môi trường đó có thể đưa đến cho doanh nghiệp những tác động tích cực hoặc tiêu cực, tạo nên những cơ hội thuận lợi hoặc những nguy cơ tiềm tàng. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, môi trường kinh doanh thường xuyên biến đổi phức tạp và chức đựng nhiều rủi ro. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp cần phải hết sức linh hoạt để thích nghi với môi trường kinh doanh. 1.4.2.2. Mục đích, chức năng của doanh nghiệp. Mục đích,chức năng của doanh nghiệp sẽ quy định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó. Đơn cử, tại các doanh nghiệp sản xuất, chức năng sản xuất là quan trọng nhất. Do đó, bộ máy tổ chức phải hướng mạnh vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Còn tại các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, bộ phận tiếp xúc, phục vụ khách hàng lại là bộ phận rất quan trọng. Như vậy, nhiệm vụ sản xuất hay cung cấp dịch vụ, hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nên nó ảnh hưởng tới kiểu hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bao gồm cả các cấp và bộ phận quản trị cũng như mối liên hệ giữa chúng. 1.4.2.3. Quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều lao động, nhiều nơi làm việc thì cơ cấu bộ máy càng phức tạp. Theo đó, cơ cấu sẽ càng nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn và quan hệ giữa chúng càng phức tạp. Ngược lại, với các doanh nghiệp nhỏ thì cơ cấu quản lý lại rất đơn giản. Vậy quy mô của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 1.4.2.4. Yếu tố kỹ thuật. Yếu tố kỹ thuật công nghệ ở một doanh nghiệp bao hàm chủng loại và kết cấu sản phẩm, dịch vụ, công nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất…Đây chính là cơ sở xây dựng cơ cấu sản xuất và từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trình độ kỹ thuật công nghệ càng hiện đại bao nhiêu, tính chất tự động hóa càng cao thì lao đông bên trong càng ít bấy nhiêu, kết quả lao động càng ít chịu ảnh hưởng của tính chủ quan của nhân tố con người. Do đó, hoạt động quản trị càng tập trung vào mối quan hệ với môi trường kinh doanh, giải quyết các vấn đề phù hợp giữa con người và công nghệ, kỹ thuật. 1.4.2.5. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị. Trong thời đại kinh tế tri thức như hiện nay, trình độ của các nhà quản trị doanh nghiệp là vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm. Đội ngũ các nhà quản trị có trình độ cao sẽ giải quyết tốt cá nhiệm vụ quản trị với năng suất cao nên đòi hỏi ít người, giảm bớt được các đầu mối. Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chuyên môn hóa sâu và hiểu biết xã hội rộng sẽ tạo được những ảnh hưởng trực tiếp tới cách tổ chức ở các cấp, các bộ phận bên dưới. Bên cạnh đó, trang thiết bị quản trị sẽ giúp cho các nhà quản trị nâng cao được năng suất lao động cũng như chất lượng công việc. Khoa học công nghệ thông tin càng phát triển càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tin của nhà quản trị nên nó cũng sẽ tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . 1.4.2.6. Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp. Cơ sở pháp lý đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nhất định trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong các doanh nghiệp nhà nước, vấn đề được đặt ra trong xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là phải giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản trị doanh nghiệp và tổ chức Công Đoàn. Bộ máy tổ chức tại doanh nghiệp này được tổ chức riêng theo quy định đối với doanh nghiệp nhà nước. Còn đối với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh hiện nay, vấn đề giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động lại là vấn đề lớn nhất được đặt ra khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở doanh nghiệp đó. 1.5. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 1.5.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Có thể nói, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu khách quan giúp cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Muốn vậy, nó phải phát triển theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ, linh hoạt và có hiệu quả. Tức là: - Chuyên tinh: Thường xuyên, chuyên sâu, có chọn lọc và chuyên môn hóa cao. - Gọn nhẹ: Không thừa, không thiếu bộ phận nào, không chồng chéo,, không cồng kềnh. - Linh hoạt: Có thể thích ứng được với sự biến động của môi kinh doanh và sự thay đổi của sản xuất kinh doanh. - Hiệu quả: Chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng hiệu quả thu về là cao nhất. Tóm lại, công tác quản lý là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý để đảm bảo thực hiện có hiệu quả công việc sản xuất kinh doanh là một tất yếu khách quan. 1.5.2. Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. 1.5.2.1. Hoàn thiện trong việc phân công trong bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp. Bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào cũng đòi hỏi phải có một sự điều hành sản xuất kinh doanh thống nhất tuyệt đối, chấp hành, tuân thủ kỷ luật hết sức chặt chẽ, cũng như thống nhất vận hành theo những quy tắc từ trên xuống dưới. Tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp mà tiến hành sắp xếp, bố trí vị trí các phòng ban và cán bộ phụ trách. Đặc biệt nên phân công một hoặc một số người, bộ phận làm nhiệm vụ chuyên trách để tham mưu, cố vấn giúp ban giám đốc trong việc chỉ đạo và điều hành doanh nghiệp. Khi phân công phụ trách cần giới hạn tối đa số lượng các phòng chức năng, số lượng bộ phận, hoặc nhân viên thuộc một chức danh quản lý. Vì khi số lượng bộ phận, hoặc nhân viên thuộc một chức danh quản lý nào đó tăng vượt quá khả năng quản lý, kiểm soát thì mối quan hệ cũng tăng gấp bội dễ dẫn đến không bao quát hết để điều hành một cách sát sao, có hiệu quả. 1.5.2.2. Hoàn thiện bộ máy tổ chức các phòng chức năng. Các phòng chức năng là tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kỹ thuật, hành chính được phân công chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp đỡ Ban giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất cũng như các cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúnh đắn, kịp thời những quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hành đồng bộ nhịp nhàng. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức các phòng chức năng được tiến hành theo các bước sau: - Bước 1: Rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của từng phòng loại bỏ những chức năng chồng chéo. - Bước 2: Xác định số lượng các cán bộ cần có trong từng phòng chức năng cụ thể. - Bước 3: Xác định nhiệm vụ của từng người trong phòng. - Bước 4: Bố trí, sắp xếp người cho phù hợp. - Bước 5: Giải quyết cho những lao động chưa được sắp xếp. 1.5.2.3. Hoàn thiện việc phân công trong các phân xưởng. Các phân xưởng là nơi trực tiếp diễn ra quá trình sản xuất của doanh nghiệp, do đó cơ cấu tổ chức trong các phân xưởng rất quan trọng. Chức năng cũng như nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng là sản xuất. Hơn nữa, phân xưởng là một dơn vị nhỏ, trong có các chức năng nhiệm vụ của từng phân xưởng khá rõ ràng. Do vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại phân xưởng phải đơn giản, gọn nhẹ hơn bộ máy tổ chức cua doanh nghiệp. Cụ thể, nó không chia thành các phòng ban chức năng mà chỉ đơn giản gồm có: quản đốc, các phó quản đốc, và có thể có người giúp việc cho quản đốc. Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. 2.1. Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. - Thành lập ngày 3 tháng 2 năm 1994,công ty cổ phần tin học LẠC VIỆT là nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin với các lĩnh vực hoạt động chính: thiết kế và phát triển phần mềm ứng dụng; dịch vụ kỹ thuật tích hợp hệ thống, các giải pháp tổng thể; thiết kế, lắp đặt và quản trị mạng. - Các sản phẩm của công ty được báo PCWorld Việt Nam và Hội Tin Học bình chọn là các sản phẩm được ưa chuộng nhất trong các năm liên tục từ 1997 đến nay. - Được BVQI (Anh Quốc) cấp chứng nhận ISO 9001 vào tháng 08 năm 2000. LẠC VIỆT đang tiếp cận với các phương pháp quản trị chất lượng hiện đại CMM, BPR nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng ở mức cao nhất. - 90% thu nhập trong nước đạt được nhờ đội ngũ kinh doanh trực tiếp với sự hậu thuẫn của đội ngũ chuyên viên bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật lên đến hơn 100 người. - Có hơn 350 nhân viên trên toàn quốc. - Có văn phòng và chi nhánh chuyên về phát triển phần mềm, kinh doanh và hỗ trợ kỹ thuật ở TP.HCM, TP. Hà Nội, TP. Đà Nẵng, TP. Cần Thơ. Các chi nhánh toàn quốc Thành Phố Hồ Chí Minh: Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh St., Phu Nhuan Dist., HCMC Điện thoại: (84-8) 842 333 – 847 8373 – 842 0246 Fax: (84-8) 842 2._.