Cơ cấu chính thức & cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấu & mối quan hệ giữa chúng. Thực tiễn vận dụng trong các Doanh nghiệp

h nghiệp, nên sau thời gian học tập môn Tổ chức quản lý em đã chọn đề tài: "Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò của từng cơ cấu và mối quan hệ giữa chúng. Thực tiễn vận dụng trong các doanh nghiệp" cho bài tiểu luận của mình. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn tiểu luận của em còn nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô, các bạn để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! B - Nội dung I. Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận, đơn vị vầ cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá vầ có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. 2. Vai trò của cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp . Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức. Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành.... Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao. Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý. Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện, sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đựoc các mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức. Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. II. Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - Vai trò và mối quan hệ của cơ cấu chính thức và không chính thức. Thực tiễn áp dụng trong các doanh nghiệp Mỗi hệ thống tổ chức dù được xây dựng theo loại hình nào đi chăng nữa cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ riêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mối quan hệ đa dạng trong quản lý. Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức, làm nền móng cho hoạt động quản lý, được thể hiện qua sơ đồ tổ chức. 1. Cơ cấu chính thức a. Khái niệm: Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu được ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý, điều lệ tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp không được ghi thành văn bản song được hợp thức hóa theo truyền thống, được moị người ghi nhận như là thể chế. b. Đặc điểm: - Cơ cấu chính thức này được thể hiện ngay trên sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp. Nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những người nắm giữ các vị trí đó và các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa người này với người khác. - Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò, vị trí của mỗi bộ phận và mỗi người trong tổ chức, với các mối quan hệ quyền lực trong nôị bộ tổ chức( bao gồm quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc) để thực hiện sự phân công, phân cấp và liên kết trong tổ chức, đảm bảo kỷ cương và hiệu lực của tổ chức, phục vụ mục tiêu của cả trong doanh nghiệp. - Trong tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Khi nói rằng một tổ chức là “chính thức”, hoàn toàn chẳng có điều gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này. Nếu một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cơ cấu đó phải tạo ra một môi trưòng ở đó việc thực hiện của từng cá nhân, cả trong hiện tại và tương lai, phải có đóng góp có hiệu quả nhất vào mục tiêu của tập thể. Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội (CEC Hanoi Ltd) được thành lập vào năm 1996 theo giấy phép đầu tư số 1368/GP cấp ngày 13 tháng 5 năm 1996 và bắt đầu đi vào hoạt động tại Việt Nam từ năm 1997 với các sản phẩm kết cấu thép chất lượng cao. Với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lượng trong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận được sự hỗ trợ về kỹ thuật của các hãng thiết bị hàng đầu thế giới, cùng với chương trình đào tạo - nghiên cứu - phát triển liên tục của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bước CEC Hanoi Ltd đã trở thành Công ty có nhãn hiệu hàng đầu trong lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng hạ. Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết đến gia công kết cấu thép thông dụng và kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơn phủ theo quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận chuyển. Quản lý chất lượng của công ty hoạt động trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9002. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Cơ cấu chính thức của công ty thể hiện bằng trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty. Dưới đây là một phần cơ cấu tổ chức của Công ty Liên doanh cơ khí xây dựng. Giám đốc Phòng sản xuất Phòng Kế toán Phòng Kỹ thuật Đội I Đội II Phòng Marketing Phòng Quản lý chất lượng Quản trị đời sống Phòng Tài vụ Phòng Quản lý vật tư Qua hệ thống sơ đồ trên, mỗi nhân viên của các phòng ban biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối quan hệ về quyền lực giữa họ với người khác trong tổ chức. Ví dụ tại phòng Kinh doanh của Công ty trưởng phòng có nhiệm vụ lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người. Cũng qua sơ đồ thể hiện mối quan hệ điều khiển phục tùng. Có nghĩa là quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dưới, giữa người phụ trách và người thừa hành. c. Vai trò Nhìn chung, tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu, vai trò nhiệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Cơ cấu chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản lý. Nó vạch ra công việc cần làm, ai phải tiến hành những hoạt động cụ thể và toàn bộ nhiệm vụ của tổ chức được hoàn thành ra sao. Đó chính là bộ khung của tổ chức. Tổ chức chính thức tạo ra được những mong muốn và năng lực cá nhân trong những tổ chức chính thức nhất. 2. Cơ cấu không chính thức a) Khái niệm: Cơ cấu không chính thức là hình thức tổ chức “ phi hình thể” nhằm thực hiện những mối liên hệ “ mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm người có đặc điểm lợi ích riêng cần được điều hoà để phục vụ mục tiêu chung. Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính. b) Đặc điểm: Cơ cấu không chính thức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức, cũng có trường hợp ghi nhận như một phân hệ bổ sung thường đó là các hội đồng tư vấn về từng lĩnh vực, các tiểu ban, các nhóm chuyên gia, các uỷ ban liên tịch... Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách, mà sử dụng những người trong bộ máy làm kiêm nhiệm, hoạt động thường xuyên theo định kỳ hoặc tồn tại có thời hạn, kết quả hoạt động của cơ cấu không chính thức được người điều hành tổ chức quản lý tham khảo, tiếp nhận để bổ sung, hoàn thiện các quyết định quản lý. Nếu như trong cơ cấu chính thức xác định rõ những quan hệ chính xác giữa các công việc khác nhau trong công ty được ghi ra trên giấy, trong một sơ đồ tổ chức. Ai cũng thấy rõ sự cần thiết phải làm như vậy. Tuy nhiên chúng ta cần quay trở lại những thực tế của đời sống tổ chức và nhận rõ rằng những công việc đó do con ngưòi xử lý chứ không phải những robot. Cuối cùng sẽ thấy rõ những quan hệ không chính thức tồn tại nhưng không được thể hiện trong một sơ đồ nào cả. Việc tìm câu trả lời cho các tổ chức không chính thức tồn tại vì lý do gì và như thế nào là lĩnh vực nghiên cứu riêng của môn tâm lý xã hội học. Người quản lý chỉ cần biết rằng các mối quan hệ tương hỗ giữa các cá nhân là rất quan trọng đối với việc quản lý. Các mối liên hệ tương hỗ giữa các cá nhân năng động này chịu ảnh hưởng bởi số lượng người trong nhóm, bởi số người thực tế có liên quan, bởi những vấn đề mà tập thể dính líu tới bởi sự thay đổi ban lãnh đạo của nhóm, và bởi sự tiếp tục quá trình đổi mới. Trong cơ cấu không chính thức của Công ty Liên doanh cơ khí xây dựng, mặc dù một số các phòng ban không nằm trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty nhưng lại có vai trò cực kỳ quan trọng: Ví dụ Phòng Quản trị đời sống: Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc quản lý lĩnh vực: Quản trị đời sống, vệ sinh công nghiệp và y tế của công ty. c) Vai trò: Trong cơ cấu không chính thức thường được tạo ra những thông tin ngang và nhờ đó mà đã cải thiện được sự cộng tác và phối hợp giữa các bộ phận. Nếu như tất cả thông tin truyền theo tuyến dọc và thực hiện theo sơ đồ tổ chức hiệu quả có thể chỉ còn là con số không. Nếu như trong cơ cấu chính thức, mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp được quy định rõ ràng, không tuỳ tiện theo cảm tính và phải cùng chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu. Còn trong cơ cấu không chính thức thì hoạt động của nó giúp ích nhiều cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp, tế nhị trong quản lý như về khoa học- công nghệ, về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động... 3. Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức trong tổ chức. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty bất kỳ nào đi chăng nữa thì thấy sự đan chéo vào nhau của các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý gồm hai hệ giúp cho các nhiệm vụ quản lý được thực hiện một cách toàn diện và có kết quả. Trong một doanh nghiệp sản xuất, có thể hai công nhân làm ở những bộ phận khác nhau nhưng họ có thể hợp tác với nhau trong một công việc chung của công ty thì có thể tạo năng suất cao hơn so với với mức vốn có. Trong quản lý điều cực kỳ quan trọng là phải xác định được mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu không chính thức. Đó chính là sự kết hợp hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã hội hoá hoạt động quản lý. Cơ cấu chính thức tạo ra nền móng hoạt động cho công ty nhưng cơ cấu không chính thức tạo ra những thông tin ngang và nhờ đó mà cải thiện được việc cộng tác và phối hợp giữa các bộ phận. Giám đốc Công ty Các phó giám đốc Phòng Kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng sản xuất Phòng Tổ chức nhân sự Phòng Nghiên cứu thị trường Phòng Quản trị đời sống Phòng Tài vụ Như vậy trong cơ cấu tổ chức của công ty thì nhiệm vụ của từng phòng ban được quy định rõ ràng và hợp lý. Cơ cấu chính thức của công ty Liên doanh cơ khí xây dựng nằm trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, trong đó các phòng có mhiệm vụ riêng nhưng lại hỗ trợ cho cơ cấu không chính thức của công ty. Bởi vì khi một nhà lãnh đạo được bố trí vào một phòng ban nào đó trong tổ chức thì những người khác sẽ đến xin ý kiến của họ, bất kể đến cơ cấu chính thức hoạt động xã hội chắc chắn sẽ là nguyên nhân lớn nhất sinh ra quan hệ không chính thức. Do đó kết hợp cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức trong tổ chức của công ty là rất quan trọng, nó tạo ra hiệu quả cao trong công việc mà còn giúp công ty hoạt động nhịp nhàng vì giữa các phòng ban và các nhân viên đã phối hợp tốt với nhau. III. ý kiến và giải pháp trong tình hình hiện tại Như phân tích ở trên theo em muốn hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau: - Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí trong các doanh nghiệp trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của doanh nghiệp tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất. - Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng…, đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động. - Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau. - Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới. - Chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động. Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí cũng như xây dựng được một cơ cấu chính thức và không chính thức hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu lực quản lí, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của doanh nghiệp với các đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo. Kết luận Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Vì vậy xây dựng cơ cấu quản lí tốt là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi doanh nghiệp. Theo em hoàn thiện bộ máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh trong đó cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức thể hiện trong một doanh nghiệp chính là sự phối hợp giữa các phòng ban, giữa các nhân viên này với các nhân viên khác để tạo ra năng suất lao động cao hơn. Có thể hai người thuộc hai phòng ban khác nhau nhưng chính sự hợp tác đó lại tạo ra sức mạnh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của hai loại cơ cấu này để tận dụng và phát huy các nguồn lực bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Có như thế thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết với mọi loại hình doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí trong đó phần xây dựng cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức phải được quan tâm một cách đúng mức. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn tiểu luận của em còn có thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô. ._.