Chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện tại chi nhánh Công ty Cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội

m………………………………………………………….10 Sắp xếp chỗ ngồi và chỉ dẫn tới hội thảo………………………...10 Điều kiện cơ bản cho cuộc họp, sự kiện…………………………11 Các trang thiết bị hỗ trợ………………………………………….13 Phục vụ lưu trú và ăn uống………………………………………13 Ngân sách dành cho cuộc họp……………………………………14 Các bước xây dựng một cuộc họp……………………………………14 Xác định loại hình một cuộc họp…………………………………....15 Xác định mục tiêu cuộc họp và tổ chức nhân sự…………………….15 Lập ngân sách cho cuộc họp hay sự kiện…………………………....18 Lập kế hoạch cho cuộc họp hay sự kiện…………………………….20 Xây dựng chương trình nghị sự……………………………………..26 Xác định, lựa chọn địa điểm và vị trí cho cuộc họp…………………28 Lập kế hoạch lưu trú và ăn uống…………………………………….31 Tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyêch trương và tiến hành bán chỗ tham dự cuộc họp……………………………………………..34 Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo……………………………………………………35 Góc độ con người………………………………………………….35 Góc độ tổ chức…………………………………………………….38 Trang thiết bị tiện nghi…………………………………………….39 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST TẠI HÀ NỘI…………………………………….40 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST TẠI HÀ NỘI………………………………………………………………………..40 2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội…………………………………………………..40 2.1.1.1 Địa vị pháp lý của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……………………………………………………………………..41 2.1.1.2 Chức năng kinh doanh…………………………………………….42 2.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức lao động cùng nhiệm vụ của các bộ phận tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội………………...42 2.1.2.1 Phòng vé……………………………………………………………44 2.1.2.2 Phòng kinh doanh (thị trường)……………………………………. 44 2.1.2.3 Phòng điều hành……………………………………………………46 2.1.2.4 Phòng kế toán………………………………………………………47 2.1.3 Đặc điểm nguồn khách của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……………………………………………………48 2.2 TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI VIỆT NAM……………………………………50 KHẢO SÁT - ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN…………………………………....52 2.3.1 Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội…………………………………………52 2.3.1.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng………………………………………………………………………..52 2.3.1.2 Dựa vào thông tin từ khách hàng cung cấp tiến hành chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra………………………………………………………...53 2.3.1.3 Các khâu quản lý, chuẩn bị trước khi diễn ra hội nghị…………….54 2.3.1.4 Điều phối các hoạt động của hội nghị……………………………...54 2.3.1.5 Kết thúc hội nghị…………………………………………………...55 2.3.2 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN……………………………………………………...56 2.3.2.1 Đánh giá quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……………………............................56 2.3.2.2 Đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo tại CN………………………………………………………………………….59 2.3.2.3 Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực của CN……………………...60 2.3.2.4 Đánh giá cơ sở vật chất, trang thiết bị của CN……………………63 2.3.2.5 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của CN qua mức độ hài lòng của khách hàng……………………………..66 2.3.2.6 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của CN qua dịch vụ của nhà cung cấp……………………………………..67 2.3.2.7 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của CN thông qua kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận Mice…….67 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CHUYÊN NGHIỆP HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CHI NHÁNH……………………………………………………………..70 3.1 Cơ sở đề xuất …………………………………………………………70 3.1.1 Dự báo phát triển của thị trường tổ chức hội nghị, hội thải tại Việt Nam………………………………………………………………………..70 3.1.2 Phương hướng kinh doanh của CN………………………………….71 3.2 Những giải pháp đối với CN………………………………………....71 3.2.1 Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường…………………………………….71 3.2.2 Nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên phục vụ hội nghị, hội thảo……………………………………………………......72 3.2.3 Tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp……………………...73 3.2.4 Xác sịnh các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ…………………………74 3.2.5 Xây dựng hệ thống kiểm tra thường xuyên………………………….74 3.2.6 Xây dựng lại quy trình tổ chức sao cho phù hợp với CN và yêu cầu phù hợp về công việc……………………………………………………….74 KẾT LUẬN……………………………………………………………….79 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài. Du lịch vẫn thường được coi là ngành “công nghiệp không khói” . Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển, khoa học công nghệ đạt được những tiến bộ vượt bậc, đời sống con người ngày càng được nâng cao thì nhu cầu vui chơi giải trí, nhu cầu đi du lịch cũng tăng lên không ngừng. Vì vậy ngành du lịch ngày càng giữ một vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Ngày nay, khi nền kinh tế thị trường có những bước tiến đáng kể, bên cạnh nhu cầu thiết yếu của con người như ăn, ở, mặc thì nhu cầu du lịch cũng tăng lên không ngừng. Đặc biệt, hiện nay đang là xu thế mở cửa về kinh tế, chính trị trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới. Sự giao lưu, gặp gỡ giữa các nước, các dân tộc diễn ra ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Ngành du lịch cũng theo đó đóng vai trò quan trọng trong việc xuất khẩu vô hình và xuất khẩu tại chỗ. Nhờ đó mà hoạt động kinh doanh du lịch nước ta cũng phát triển ngày càng mạnh mẽ và thực sự sôi động trên phạm vi rộng lớn với nhiều loại hình khác nhau như kinh doanh ăn uống, kinh doanh phòng ngủ, hướng dẫn tham quan du lịch, hay tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo – một loại hình kinh doanh mới ở Việt Nam chúng ta. Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra thường xuyên hàng ngày trong đời sống kinh tế xã hội trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp ( các buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân chương tới những sự kiện lớn tầm cỡ quốc gia và quốc tế như Sea Games, Olympics,…). Cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức sự kiện đã không ngừng phát triển với sự phân công lao động xã hội ngày một sâu sắc và cạnh tranh cũng trở lên gay gắt. Hoạt động tổ chức sự kiện đang là mối quan tâm của xã hội. Ở nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện được hình thành từ ngày đổi mới và ngày càng sôi động, nhất là mấy năm gần đây. Hiện nay và trong những năm tới hoạt động tổ chức sự kiện càng mở rộng và trở thành nếp sống văn hóa không thể thiếu trong nhân dân ta. Tuy nhiên để tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu cần thiết với nguồn lực cho phép thì không hề đơn giản. Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng rất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi ro. Hơn nữa cũng như các ngành kinh tế khác trong nền kinh tế quốc dân, ngành du lịch nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêng cũng phải hoạt động theo cơ chế thị trường. Vì vậy để tiếp cận với thị trường và đững vững trong cạnh tranh, mỗi một doanh nghiệp kinh doanh du lịch đều phải tìm ra cho mình một con đường riêng phù hợp với cơ chế thị trường và nhằm tăng thêm lợi nhuận cho bản thân mỗi doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, không ngừng cải thiện để đạt được sự chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện. Việc nghiên cứu những nguyên lý và rèn kỹ năng về tổ chức sự kiện để vận dụng tổ chức thành công một sự kiện như mong muốn đang là vấn đề bức xúc được đặt ra đối với những người quan tâm trong những năm gần đây. Chính vì tính cấp thiết mang tính thời sự của vấn đề này mà em nhận thấy rằng đề tài “Chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện tại chi nhánh (CN) công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội” là một đề tài rất cần thiết cho công tác nghiên cứu nhằm tạo ra một sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Mục đích, phạm vi nghiên cứu đề tài. * Mục đích của đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN, đóng góp cho sự phát triển công tác tổ chức sự kiện tại CN. * Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài được giới hạn trong phạm vi nghiên cứu là hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo của CN tại thị trường Hà Nội và một số tỉnh lân cận như Hải Dương, Hải Phòng… Đối tượng, phương pháp nghiên cứu. * Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội. * Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng các phương pháp tổng hợp so sánh và phân tích thống kê, phương pháp thu thập thông tin, phương pháp khảo sát thực địa. Kết cấu của đề tài: Gồm 3 phần: Mở đầu – Nội dung – Kết luận Trong đó phần nội dung được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội. Chương 3: Một số giải pháp nhằm chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYÊN NGHIỆP HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN. Khái niệm hội họp. * Khái niệm hội họp thông thường. Theo cách định nghĩa này thì hội họp là cuộc họp đã được lên kế hoạch và có trao đổi thông tin qua lại giữa hai hay nhiều người vì một mục đích chung. Như vậy theo khái niệm này thì đây là buổi họp giữa người với người ( hai hay nhiều hơn), có tính kế hoạch, có nội dung cụ thể và phải đạt được mục tiêu nào đó. * Khái niệm hội họp có tính chuyên nghiệp. Hội họp có tính chuyên nghiệp là cuộc họp mang tính trí tuệ và cả tình cảm trong đó giữa hai hay nhiều người theo một cách thức đã được chuẩn bị nhằm đạt được mục đích chung của những người tham gia. Ở đây khái niệm nhấn mạnh đến mục đích chung đó là: - Người tham gia học được những gì qua cuộc họp. - Người tham gia có thể ảnh hưởng, truyền đạt tới lẫn nhau. - Người tham gia cảm thấy thoải mái. - Các vấn đề được giải quyết thông qua cuộc họp. 1.1.2 Khái niệm sự kiện. Sự kiện được đĩnh nghĩa là bất cứ điều gì xảy ra, khác biệt với cái hiện hữu, hay nói cách khác đó là một sự việc diễn ra với tầm quan trọng đặc biệt hơn hội họp, diễn ra không thường xuyên. 1.1.3 Khái niệm về tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu. Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện. Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động. Qúa trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra các hoạt động trên. Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản , kế hoạch đã được chuẩn bị từ trước. Có những hoạt động trong quá trình sẽ sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hóa cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế,… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách sạn… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện. Tuy nhiên, theo thứ tự thời gian và công việc ta có nhận xét khái quát như sau: thời gian chuẩn bị, đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thực hiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện; thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các công việc tiếp theo sau sự kiện. Tương tụ, công việc sự kiện bao gồm: công việc chuẩn bị; công việc trong sự kiện và công việc sau sự kiện. Không gian thực hiện sự kiện là một mục tiêu quan trọng mà tổ chức sự kiện hướng tới. Không gian này phải đảm bảo đủ các điều kiện để các thành viên tham gia hoạt động sự kiện thành công. Không gian thực hiện sự kiện thường có sân khấu và phòng tổ chức sự kiện, sân khấu ngoài trời. Chủ sở hữu sự kiện là người có nhu cầu tổ chức sự kiện. Chủ sở hữu sự kiện có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể. Chủ sở hữu sự kiện có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhận tin, đó là những thành viên chủ sở hữu quan tâm để truyền những tin qua thông điệp trong sự kiện với mục tiêu ngắn hạn trước mắt hoặc dài hạn. Chủ sở hữu là người đầu tư cho hoạt động sự kiện. Trong khi đó, Nhà tổ chức sự kiện là những thành viên tổ chức hoạt động sự kiện chuyên nghiệp. Đối tượng tham dự sự kiện là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện. Đó chính là đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện. Tùy theo yêu cầu của chủ sự kiện mà đối tượng tham dự là khác nhau. Các yếu tố cần thiết cho một cuộc họp. Chủ đề, mục đích cuộc họp. * Chủ đề cuộc họp: Chủ đề cuộc họp phải toát lên nội dung đề cập, đồng thời cũng phần nào mô tả được mục đích cuộc họp. * Mục đích cuộc họp: Trước khi tổ chức bất kỳ một cuộc họp nào, một sự kiện nào, Nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức cuộc họp đó, sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì? Nói cách khác, Nhà tổ chức cuộc họp hay sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của cuộc họp, sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động cuộc họp hay sự kiện. Cuộc họp thường có các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn và mục tiêu cụ thể. Nắm rõ các mục tiêu giúp nhà tổ chức có thể bố trí nhân sự tốt cho từng công đoạn. Người tham gia Người tham gia cuộc họp, sự kiện là những người sẽ tham gia trao đổi và cùng có mục đích chung. Người tham gia cuộc họp, sự kiện bao gồm: Nhân viên phục vụ (người cung cấp dịch vụ), những người lo công tác hậu cần. Nhà tổ chức cuộc họp, sự kiện phải nắm được số lượng nhân viên phục vụ để quản lý và giám sát đồng thời sẽ dễ dàng trong việc liên đới trách nhiệm. Các đại biểu: đó là các khách Vips ( những người đặc biệt quan trọng) và những người tham gia khác. Để cuộc họp hay sự kiện tổ chức được thành công chúng ta phải nắm rõ số lượng các khách Vips và những người tham gia, đây là vấn đề quan trọng giúp Nhà tổ chức trong việc phục vụ, đặt ăn, đặt chỗ ngồi, phòng khách sạn, đồng thời cũng dễ quản lý, giám sát. Hơn nữa việc nhận rõ các khách Vips giúp chúng ta có cách phục vụ tốt hơn, đặc biệt là biết cách giới thiệu hay quảng bá hình ảnh công ty. Vì mỗi một người tham dự có các đặc tính nhu cầu, các sở thích khác nhau, những sở thích này bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố cả chủ quan và khách quan. Vì vậy để phục vụ khách Vips và những người tham dự tốt Nhà tổ chức cần tìm hiểu, thu thập thông tin về người tham gia đầy đủ, những thông tin đó bao gồm: Độ tuổi: mỗi người ở một độ tuổi khác nhau có mức độ tham gia vui chơi, giải trí khác nhau, có những sở thích, nhu cầu khác nhau về khẩu vị ăn uống, chỗ ở… Đồ ăn uống: ảnh hưởng đến khẩu vị quen thuộc của người tham dự. Sở thích chung khác như: âm nhạc, giải trí, chính trị, tôn giáo, văn hóa,… các sở thích này ảnh hưởng đến việc tổ chức các hoạt động giải lao, vui chơi, giải trí hay cả khẩu vị ăn của những người tham dự ví dụ như khi tổ chức các hội thảo quốc tế, sẽ có không ít người theo đạo Hồi, đạo Hinđu tham dự vì vậy họ sẽ không ăn thịt lợn hay thịt bò, mà các món ăn Việt Nam chúng ta chế biến thì nguyên liệu chủ yếu là thịt lợn, vì vậy vấn đề này phải được các nhà tổ chức hội thảo, sự kiện chú ý. Nguồn gốc địa lý: Nhà tổ chức cần phải chú ý xem những người tham dự trong cuộc họp hay sự kiện đến từ đâu vì mỗi một người đến từ những vùng miền khác nhau khẩu vị ăn uống rất khác nhau như những người đến từ miền Trung thì hay ăn cay còn miền Nam thì đồ ăn thường hay có vị ngọt, trong khi người miền Bắc lại không sử dụng những gia vị đó một cách phổ biến. Một cách thu thập thông tin chính xác hơn đó là tham khảo ở các cuộc họp đã tổ chức trước đó, việc tham khảo này sẽ cho Nhà tổ chức những thông tin chính xác hơn, thực tế hơn là khi tìm hiểu qua các kênh thông tin trên. Một số thông tin có được như là: nhu cầu vui chơi, giải trí, khẩu vị ăn uống,… Địa điểm Địa điểm là nơi diễn ra cuộc họp. Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, có thể giúp cuộc họp hay sự kiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm, Nhà tổ chức cần chú ý địa điểm phải phù hợp với nội dung cuộc họp về : vị trí giao thông, cách trang trí, sắp xếp chỗ ngồi, các trang thiết bị hỗ trợ,… Sắp xếp chỗ ngồi và chỉ dẫn tới hội thảo * Sắp xếp chỗ ngồi cho hội thảo, sự kiện: Nhà tổ chức phải sắp xếp chỗ ngồi cho khách tham dự sao cho phù hợp, mang tính khoa học và nghệ thuật. Có rất nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo, sau đây là một số cách sắp xếp phổ biến cho các sự kiện, hội thảo và hội nghị được áp dụng trong không gian kín như: sắp xếp theo kiểu lớp học, kiểu hình chữ U, chữ T hay kiểu rạp hát, kiểu chữ E, kiểu chữ nhật/ vuông,… Ứng với mỗi kiểu sắp xếp này thì các vị trí quan trọng cũng được bố trí hợp lý. Thậm chí với những cuộc hội thảo quốc tế mang tính quan trọng phải có bảng tên các thành viên tham dự của các nước. Nhà tổ chức sẽ phác thảo sơ đồ lắp đặt, bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo này với các nhà cung cấp dịch vụ. Điều đó giúp nhà tổ chức xem xét công việc rõ ràng hơn, có những quyết định chính xác hơn. * Hệ thống bảng biểu chỉ dẫn đến hội thảo: Hệ thống bảng biểu chỉ dẫn đến hội thảo, sự kiện được thiết kế phù hợp và tiện lợi nhất để bất cứ ai cũng có thể dễ dàng tìm kiếm được địa điểm cuộc họp cũng như chỗ ngồi phù hợp của mình trong cuộc họp, có như vậy khách sẽ chủ động đến với các hoạt động của sự kiện. Đặc biệt đối với các cuộc họp hay sự kiện được tổ chức tại các khách sạn, sẽ có rất nhiều đường đến phòng họp như cầu thang bộ, thang máy hay cầu thang nơi thoát hiểm, nếu không được chỉ dẫn rõ ràng sẽ dẫn đến việc đi sai đường hoặc đi vào đường không được chuẩn bị từ trước. Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi (phòng họp, hội trường…) sự kiện hay cuộc họp diễn ra, theo thời gian, có sơ đồ rõ ràng và thường được đặt ở những vị trí thuận lợi mà mọi khách đều có thể đọc được. Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian sự kiện , vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự kiện. Chẳng hạn một cuộc hội chợ triển lãm sẽ cần nhiều bảng chỉ dẫn. Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từng khu vực lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn. Bảng chỉ dẫn có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy theo điều kiện từng nơi song chúng đều được nằm trong maket của Nhà tổ chức. Điều kiện cơ bản cho cuộc họp, sự kiện. Đó là những điều kiện hết sức cần thiết để mang lại một không gian thoải mái cho cuộc họp diễn ra tốt đẹp, đó là những điều kiện về: Nguồn điện: Nhà tổ chức cần xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của cuộc họp hay sự kiện. Những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào ? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát không? Tại địa điểm tổ chức đã có thợ điện chưa và có cần thuê một thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào. Chúng ta cần xem xét trước và kiểm tra tỉ mỉ những vấn đề liên quan đến nguồn điện. Nước sinh hoạt: Bất kỳ cuộc họp, sự kiện nào cũng không thể thiếu nước sinh hoạt từ chai nước nhỏ cho các vị đại biểu, đến nước uống cho những người tham gia cuộc họp hay sự kiện. Và đặc biệt chú ý cần có người thay nước trên bàn các đại biểu sau mỗi lần giải lao giữa giờ và nghỉ ăn trưa. Khu vệ sinh: đây được xem là vấn đề quan trọng của bất kỳ cuộc hội thảo hay sự kiện nào, khu vệ sinh cần có chỉ dẫn rõ ràng để bất cứ người tham dự nào cũng có thể tìm thấy, những bảng chỉ dẫn đến các phòng vệ sinh nam và nữ phải thật rõ ràng và dễ tìm tránh gây sự nhầm lẫn cho khách tham dự. Âm thanh: Hầu như tất cả các cuộc họp, sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là phương tiện truyền thông tin, là vật mã hóa thông tin. Cần sử dụng âm thanh thích hợp đối với cuộc họp, sự kiện. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện. Các Nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh. Có thể là không gian phía trước và bên cạnh màn chiếu. Cần bố trí vị trí thích hợp cho công ty phụ trách âm thanh . Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay hình trực tiếp. Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu. Ánh sáng: Cùng với âm thanh, ánh sáng trở lên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. Hệ thống ánh sáng được chia làm 3 loại sau: + Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay và đèn màu,... + Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện. + Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời hian diễn ra sự kiện. Các trang thiết bị hỗ trợ. Đó là các thiết bị nghe nhìn, các tài liệu trình bày trong hội thảo. Đây là những điều kiện phụ trợ khác cũng hết sức cần thiết, giúp các diễn giả cảm thấy hứng khởi trong trình bày và truyền đạt các ý tưởng của mình cũng như nắm bắt được ý tưởng của người khác một cách chính xác nhất. Nhà tổ chức cần chuẩn bị tốt những điều kiện này, nó tuy là vấn đề nhỏ nhưng lại đóng góp đáng kể đến thành công của cuộc họp hay sự kiện. Phục vụ lưu trú và ăn uống Hoạt động này thường diễn ra với những cuộc họp dài ngày, người tham dự từ xa tới . Yếu tố ăn uống này trong chương trình hoạt động sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện và bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức cần phân biệt, tránh nhầm lẫn với ăn uống của khách tại khách sạn hoặc nhà hàng. Đây là một trong những yêu cầu tương đối phức tạp và đòi hỏi kỹ năng tổ chức rất tốt về các dịch vụ lưu trú, ăn uống. Ngân sách dành cho cuộc họp. * Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của cuộc họp hay tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc cuộc họp hay tổ chức sự kiện có được thực hiện hay không cũng như mục tiêu, quy mô tổ chức sự kiện. * Yêu cầu của lượng ngân sách: Nhà tổ chức cuộc họp, sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có, ngân sách từ đâu ra và tài trợ bằng nguồn nào. Nhà tổ chức cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức cuộc họp, sự kiện. Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được. Nhà tổ chức cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức cuộc họp hay sự kiện chi phối đến ngân sách. Trên cơ sở xác định rõ mức giới hạn ngân sách là bao nhiêu: cụ thể % các hạng mục. Cuối cùng, trên cơ sở mức giới hạn ngân sách đã xác định, nhà tổ chức cuộc họp, sự kiện sẽ lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép. Các bước xây dựng một cuộc họp. Xác định loại hình một cuộc họp Loại hình cuộc họp hay sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức một cuộc họp hay sự kiện quyết định đến đối tượng khách mời. Ta có các loại hình cuộc họp như sau: Cuộc họp nội bộ trong tổ chức mang tính định kỳ: ở cuộc họp này số người không phải là nhiều, thường không có ăn uống. Cuộc họp nội bộ liên quan đến các dịp lễ, kỷ niệm: cuộc họp này số lượng người tham gia lớn, có ăn uống và trình diễn. Cuộc họp mang tính sự kiện : có số lượng người tham gia lớn, có ăn uống, thậm chí cả lưu trú và trình diễn. Đối với các cuộc họp lớn, các sự kiện lớn, vì đối tượng người tham gia lớn lên: Nhà tổ chức cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia cuộc họp hay sự kiện. Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trong tham dự cuộc họp hay tổ chức sự kiện. Loại hình cuộc họp hay sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện. Loại hình sự kiện hay cuộc họp cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện hay cuộc họp, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau. Loại hình sự kiện hay cuộc họp còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện hay cuộc họp đó. Xác định mục tiêu cuộc họp và tổ chức nhân sự 16 Sau khi trả lời và làm rõ mục tiêu của tổ chức cuộc họp hay sự kiện, Nhà tổ chức cần phải xem xét các vấn đề sau: * Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức cuộc họp, sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm ( giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao,…) * Tính rõ ràng của mục tiêu. Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện, hội họp phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức cuộc họp hay sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không như mong muốn. * Thứ bậc mục tiêu: Một cuộc họp hay một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà tổ chức cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ, hay mục tiêu dài hạn, mục tiêu cụ thể, mục tiêu ngắn hạn để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu (các yếu tố chi phối nó và nó tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức cuộc họp, sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện hay cuộc họp không rõ, không tập trung. 17 Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Nhà tổ chức nhằm tới các mục tiêu khác nhau. Thông thường thì các cuộc họp, hội thảo thường tập trung vào một số mục tiêu sau: Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới Trao đổi ý kiến Tìm kiếm sự đồng thuận Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng Ngoài ra còn có một số sự kiện khác, gắn theo các sự kiện này mục tiêu thường rất phong phú như sự kiện đoàn thể, mục tiêu thường là: Tuyên dương (thành tích công trạng) Cảm ơn ( khách hàng, nhà cung cấp) Gặp gỡ, giao lưu Giới thiệu sản phẩm Ghi nhận thương hiệu Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…) Hay các sự kiện gây quỹ, khuyến khích hoặc các sự kiện đặc biệt nhằm gây sự chú ý trong giới truyến thông, gây ý thức trong công chúng… Mục tiêu cuộc họp hay sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện cuộc họp, sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy sự kiện, cuộc họp mới đem lại thành công cao. Đặc biệt hơn việc xác định và làm rõ các vấn đề 18 về mục tiêu của cuộc họp hay sự kiện còn giúp nhà tổ chức biết sách bố trí, sắp xếp nhân sự bao gồm: Các nhân viên túc trực tại cuộc họp hay sự kiện. Các nhân viên di chuyển: như nhân viên đi đón khách, nhân viên hướng dẫn khách làm thủ tục nhận phòng khách sạn (nếu có) nhân viên hướng dẫn đăng ký cho các đại biểu tại nơi họp, nhân viên chỉ dẫn tới hội thảo và sắp xếp chỗ ngồi, nhân viên chỉ dẫn khách tới khu vệ sinh, nhân viên phục vụ khách nghỉ giải lao giữa giờ và ăn trưa. Lực lượng tình nguyện viên. Kèm theo vấn đề về nhân lực là vấn đề về lương thưởng, ăn ở của người lao động. Vì hoạt động tổ chức sự kiện, hội họp có thể phải kéo dài đến tối muộn (những hôm có tiệc chiêu đãi, hay tiệc cocktail vào buổi tối), thì vấn đề làm ngoài giờ hay thưởng, hoặc tính công cho người lao động cũng hết sức được chú ý sao cho đem lại sự công bằng xứng đáng cho người lao động, tạo động lực giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Lập ngân sách cho cuộc họp hay sự kiện. Sau khi đã nắm được tầm quan trọng và yêu cầu của việc tiên lượng ngân sách (đã được nói đến ở trên), Nhà tổ chức phải: Có dự toán sơ bộ ngân sách : Nhà tổ chức phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức hội thảo, sự kiện về số lượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa 19 dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức hội thảo, sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán. * Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức cuộc họp, sự kiện thường có trong dự toán: - Thư mời - Chỗ ở - Đi lại - Thuê địa điểm - Diễn tập - Thức ăn - Đồ uống - Trang trí nội thất - Trang trí khác - Âm nhạc - Giải trí - Dẫn chương trình - Nghe nhìn - Ánh sáng - Sân khấu - Phim ảnh - Thiếp chỗ ngồi - Thực đơn - Qùa tặng - Bảo hiểm 20 - An ninh - Chi phí nhân công - Tiền điện - Thực trạng thiết bị - Vật kiệu quảng cáo - Thông tin liên lạc - Dịch thuật - Vận chuyển - Hải quan - Các chi phí khác Trên thực tế các sự kiện, cuộc họp có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ ch._.o từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó. Lập kế hoạch cho cuộc họp hay sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện hay cuộc họp phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. * Thành lập ban tổ chức sự kiện, cuộc họp. Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, hội họp. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi 21 thành viên trong ban tổ chức được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt không trùng lặp nhau. Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc, về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban. * Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian: Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều , đòi hỏi ban tổ chức phải tính tới, không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức cần làm là xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện. Căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là mục tiêu của sự kiện.Từ mục tiêu đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể như thế nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện. Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch cho các công việc mình đảm nhận, đảm bảo tính khách quan, hệ thống hóa các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng đối với tổ chức sự kiện,hoạt động nào quan trọng thì thực hiện trước, tìm các hoạt động chuẩn bị có mối liên hệ mật thiết với nhau. Sau đây là một số việc cần làm trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện, hội họp: - Lập danh sách những người đến dự và những người thực đến dự. 22 - Quy trình đăng ký đại biểu. - Kế hoạch điều động phòng ngủ khi cần thiết. - Lập danh sách những người quan trọng. - Lập danh sách các nhân viên tham gia cuộc họp. - Quy trình thanh toán. - Lên lịch trình hàng ngày - Liệt kê công việc theo lịch trình công việc. - Liệt kê thực đơn. - Lập kế hoạch về ăn uống cho cuộc họp - Liệt kê các sự kiện đặc biệt - Liệt kê các thiết bị nghe nhìn. * Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức sự kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công việc nối với nhau thành chuỗi thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, Nhà tổ chức xác định các hạng mục công việc phụ trợ. Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ di theo, có quan hệ mật thiết với nhau. * Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Cần lần lượt phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức sự kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị. 23 Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là các hạng mục chủ yếu quan trọng . Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc. Ứng với mỗi công viêc và một mức thời gian cụ thể sẽ có người chịu trách nhiệm tương ứng cho công việc đó. Người này sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ mọi việc liên quan đến công việc này cũng như là kết quả và giải quyết các tình huống phát sinh của công việc đó. Một điều cần quan tâm khi lập kế hoạch cho tổ chức hội nghị, sự kiện đó là phải dự báo được và đưa ra cách giải quyết những tình huống có thể phát sinh trong cũng như ngoài hội nghị. * Hình dung sự kiện : Hình dung sự kiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công . Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát lại toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sinh mâu thuẫn và nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. Cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt sự kiện. Hình dung trước sự kiện giúp nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận những công việc. Phục vụ tốt cho việc thực thi sự kiện, giảm được sự trùng lặp sai sót. Hình dung giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Sau đây là những vấn đề nhà tổ chức sẽ phải giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự kiện: 24 Mục đích của sự kiện Nhiệm vụ của sự kiện Những hoạt động cụ thể của sự kiện Thành phần tham dự sự kiện Thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày) Địa điểm thực hiện dự kiện Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm cho tổ chức sự kiện. * Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: Cần liệt kê tất cả các yếu tố, nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện mang lại. Từ đó xác định những nội dung, yếu tố nào cần được ưu tiên để đảm bảo sự kiện thành công. Trong sự kiện phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Xác định những nội dung, yếu tố cần thiết - Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện và của tổ chức sở hữu sự kiện trong công chúng - Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ - Chuỗi giá trị mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự. * Kế hoạch phân bổ ngân sách: Kế hoạch phân bổ ngân sách rất quan trọng, nó được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động sự kiện. Để tránh nhầm lẫn Nhà tổ chức cần phải thực hiện các công việc sau: 25 Lập bảng chi phí. Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo. Ngân sách dự kiến thường cho cao hơn chi phí thực tế khoảng 10% để phòng những chi phí phát sinh sau này. Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể. Sau khi lập bảng, Nhà tổ chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho hợp lý. Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí. Cẩn thận chi tiết đi vào từng hạng mục cụ thể, kể cả không quan trọng. Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt là liên quan đến đồ ăn thức uống. Thuế đánh vào đồ ăn thức uống là khác nhau cũng làm chi phí tổ chức tăng lên như: thuế rượu là 10%, thuế thực phẩm là 8%... Ngoài các khoản trên còn khoản phụ phí cũng tính gộp vào ngân sách như: chi phí điện, chi phí trả tiền bản quyền nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ. Liên tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi các hạng mục và lưu lại trong một tập tin khác.Quyết định thêm vào hay bớt đi là đều có sự thống nhất của khách hàng. Kiểm tra chi tiêu, duy trì chi tiêu theo bảng chi phí ngân sách đã phân bổ. Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số tiền theo hóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với bảng chi phí và số liệu dự toán. Phân tích tìm nguyên nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc phục. 26 * Lịch thanh toán: Trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng ăn uống, bệnh viện nghỉ dưỡng. Cần thỏa thuận cụ thể, chi tiết những dịch vụ cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán. Bảng chi phí là cơ sở để lập lịch thanh toán. Thông thường nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho nhà cung cấp dịch vụ từ 30 đến 50% hợp đồng giá trị dịch vụ theo hợp đồng. Phần còn lại được thanh toán ngay khi sự kiện kết thúc hoặc trong vòng vài ngày sau. Trong nhiều trường hợp có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu. Nhũng khoản này được tính vào số tiền còn lại phải thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ. Do đó, lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mục công việc có sự thay đổi, số lượng khách dự kiến phát sinh… Xây dựng chương trình nghị sự Là tất cả những hoạt động được sắp xếp theo thứ tự và có kế hoạch từ trước nhằm đạt được mục tiêu của chương trình đó là người tham gia chương trình đều cảm thấy thoải mái. Đối tượng tham gia chương trình nghị sự có cả người lớn và trẻ em. * Các bước xây dựng chương trình nghị sự: - Xác định mục tiêu của chương trình nghị sự. Mục tiêu cần đạt được các yêu cầu sau: càng cụ thể, chi tiết càng tốt; có thể đo lường được; đạt được những gì; có tính thực tế; cuối cùng là phải xác định được không gian . Muốn đạt được những mục tiêu này thì nhà tổ chức phải trả lời được các câu hỏi sau: người tham gia chương trình có thể làm được gì? người tham gia có thể làm được điều đó trong điều kiện nào? người tham gia có thể thực hiện tốt ở mức độ nào? 27 - Xác định công việc cần chuẩn bị cho chương trình: + Lập bảng hỏi phỏng vấn hoặc lấy ý kiến người tham gia để tìm hiểu nhu cầu của những thành viên tham dự + Đưa ra một vài cách tiếp cận: để tiếp cận đúng người tham gia, cho người tham gia lựa chọn đúng theo chương trình phù hợp với người tham gia + Chọn thời gian phù hợp + Kết cấu nội dung trình bày + Nên đưa ra một vài cách tiếp cận trong ngày + Cung cấp cho các diễn giả cách giao tiếp + Mô tả phòng họp + Lên lịch từng phần cho chương trình. Xác định những vấn đề liên quan khác đến chương trình: + Thời điểm tổ chức chương trình và thời điểm khách đến + Thời gian nghỉ nghơi sau khi khách đến + Hướng dẫn thủ tục đăng ký + Hướng dẫn thời gian ăn sáng + Hướng dẫn thời gian nghỉ trưa và ăn trưa + Tạo không khí thoải mái trong phòng họp khi bắt đầu + Hướng dẫn lối đi tới nhà vệ sinh + Bố trí thời gian phù hợp khi có sự di chuyển phòng họp * Nhân tố cơ bản tác động đến xây dựng chương trình nghị sự - Xác định thời gian cho chương trình, sắp xếp thời gian phù hợp đối với các đối tượng tham gia, thông thường thời gian tốt nhất là từ 8h30 đến 10h; 10h đền 11h30 (đối với người Việt Nam); đối với các hội thảo quốc tế 28 có người tham gia là nước ngoài thì thời gian thích hợp để bắt đầu là 9h sáng. - Xác định tâm lý và thời gian hiệu quả cho chương trình Thông thường để có một chương trình nghị sự thành công Nhà tổ chức cần phải chú ý đến các vấn đề sau: Chương trình nghị sự phải thích nghi với nhu cầu của nhóm, được xây dựng trên mục tiêu của nhóm như: người lớn thì hoàn thiện được về hiểu biết, kiến thức, tư duy,… Chương trình phải thực tế với người tham gia. Xây dựng chương trình trên cơ sở kinh nghiệm của các thành viên trong các nhóm tham gia: tham khảo ý kiến của các thành viên trong nhóm đặc biệt là những người đứng đầu, người có tính chất quyết định Chương trình lên ngắn gọn, phân làm các chủ đề khác nhau giúp người tham gia dễ tiếp thu Kết hợp giữa tài liệu, hình ảnh và âm thanh để tránh cảm giác chán nản của người tham gia Nên kết hợp càng nhiều ý kiến của nhóm tham gia càng tốt Xác định, lựa chọn địa điểm và vị trí cho cuộc họp * Vị trí về mặt địa lý cũng rất quan trọng . Trong đó các yếu tố như vận chuyển, khí hậu, lịch sử các cuộc họp hay các sự kiện đã tổ chức trước đó, tiện nghi luôn được quan tâm. Vận chuyển: đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi tổ chức các cuộc hội thảo lớn, hay các sự kiện lớn, đặc biệt là cho các đối tượng khách Vips, nhà tổ chức cần phải chú ý đến vị trí tổ chức, xem có gần trung tâm không, có hay xảy ra tắc đường không, có thuận lợi cho giao thông đi lại hay 29 không, hay vị trí đó có thuận tiện trong việc tham quan, thu hút sự quan tâm chú ý của công chúng đối với các sự kiện ngoài trời nhằm mục đích mang lại sự ảnh hưởng lớn trong công chúng. Khí hậu thời tiết tại nơi tổ chức cuộc họp hay sự kiện tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện cuộc họp đó, nó quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện hay cuộc họp, đặc biệt là các sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy xem xét khí hậu thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu. Mỗi một mùa đều mang đến những việc cần phải xem xét và những tin tức cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Lịch sử các cuộc họp trước đó giúp ích rất nhiều cho nhà tổ chức trong việc ra quyết định cân nhắc nơi tổ chức, nơi đó đã diễn ra rất nhiều các sự kiện thành công hay chưa, nơi đó có được nhiều người biết đến hay không… * Địa điểm tổ chức cuộc họp, sự kiện. Địa điểm tổ chức cuộc họp hay sự kiện là nơi diễn ra cuộc họp hay sự kiện. Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công hay thất bại, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm, Nhà tổ chức cần chú ý một vài điểm sau đây: Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện, có được điều này đem lại không gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực . Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thỏa mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công. Không gian giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Bởi có 30 những sự kiện lớn, rất phong phú và đa dạng. Thực tế cho thấy nêu lựa chọn các vị trí trên chỉ thích hợp cho loại hình hội nghị, hội thảo, ngoài ra còn có không ít các sự kiện không phù hợp, làm như vậy sẽ bó hẹp nguồn lực có thể huy động được, hạn chế khả năng thành công cao của các sự kiện. Xong chúng ta cần phải chú ý đối với các cuộc hội nghị, hội thảo thì lựa chọn ở khách sạn lại là một giải pháp khá tối ưu, nó thích hợp vì tính tiện nghi của dịch vụ, vì có các cuộc hội thảo mà khách tham dự sẽ ở lại luôn trong khách sạn, họ sẽ sử dụng các dịch vụ của khách sạn một cách tiện nghi như ăn uống, lưu trú,… ngoài ra còn thuận tiện cho việc di chuyển tới địa điểm tổ chức hội thảo. Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường: việc tổ chức này sẽ rất có thuận lợi cho việc thực hiện các ý tưởng sáng tạo, không gian tổ chức không bị bó hẹp ở một vị trí, và không có không gian lặp lại như trong hội trường. Người tham gia có thể nhìn thấy, cảm thấy và hình dung được. Hơn nữa tổ chức ngoài hội trường còn tạo cơ chế năng động cho quy mô tổ chức sự kiện. Thông thường Nhà tổ chức dựa vào bảng nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó. Nhà tổ chức sẽ gửi bản yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơi nào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạt động sự kiện nêu trên. Nhũng yêu cầu đối với từng sự kiện luôn thật cụ thể và được ghi chú vào bảng yêu cầu. 31 Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian cần cho các hoạt động diễn tập. Có nhiều hoạt động sự kiện phải diễn tập một cách thuần thục mới được thực hiện trong sự kiện như dẫn chương trình, các chương trình và các thiết bị nghe nhìn, hoạt động của một số khách mời, lắp đặt thiết bị. Địa điểm tổ chức phải phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng đến yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp. Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cân đối với bảng chi phí. Khả năng tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối cùng xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch lưu trú và ăn uống. * Kế hoạch lưu trú cho khách tham dự. Đối với các cuộc hội thảo dài ngày hay các sự kiện lớn mang tính quốc tế thì khách mời đa số sẽ phải nghỉ qua đêm vì thế các nhà tổ chức cũng phải rất quan tâm đến vấn đề lưu trú của khách, đặc biệt là đối với những khách mời quan trọng, nhân viên phụ trách về việc đặt phòng nghỉ cho các khách mời phải có kiến thức chuyên môn, có óc tổ chức, đặc biệt là các hội thảo quốc tế khi khách mời của nhà tổ chức thường đi cùng vợ hoặc gia đình, vì thế nhân viên đặt phòng phải nắm rõ được những thông tin này trước khi đặt phòng cho khách, và trước đó nhân viên chịu trách nhiệm công việc này phải có trong tay danh sách khách sẽ tham dự, danh sách khách nghỉ tại khách sạn, thời gian khách đến và đặc biệt là thời gian khách đi, tránh để xảy ra tình trạng trả phòng sớm hơn thời gian kết thúc buổi họp: ví dụ như cuộc họp kéo dài hai ngày thì chắc chắn đến ngày thứ 3 khách sẽ bay 32 về nước, vì thế người đặt phòng khách sạn phải chú ý cho khách trả phòng vào ngày thứ 3 chứ không thể trả vào ngày thứ 2 được. * Kế hoạch phục vụ ăn uống cho khách tham dự Ăn uống trong các buổi hội thảo, các chương trình sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện, hay các bữa ăn nhẹ giải lao giữa giờ ( Tea break) và các bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức phải phân biệt với các bữa ăn hàng ngày của khách tại khách sạn hay nhà hàng. * Đồ ăn. Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đich bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu, kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng,…nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện. Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn của ngân sách. Chú ý tới màu sắc món ăn, hương vị có những nét gì đặc trưng, gợi sự quan tâm của mọi người, mang lại hiệu quả cao, chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế, khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt. Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm cho người ăn kiêng, đặc biệt chú ý đồ ăn cho những người theo đạo. Quan trọng hơn thực phẩm phải đảm bảo an toàn từ nguồn gốc và chế biến phục vụ. Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơ cấu món ăn cho phù hợp. 33 Ngoài ra , Nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm. Vấn đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi kèm. Tuy nhiên những khách đi kèm này nhà tổ chức cũng cố gắng biết trước để đảm bảo cung cấp đủ suất ăn, tránh để thừa lãng phí. Cần có mốc thời gian cuối cùng để chốt số suất ăn sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự. Một vấn đề quan trọng đó là bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ, nhân viên âm thanh ánh sáng, sân khấu, giải trí,…Tùy vào lực lượng này có được dự với khách mời hay sắp xếp riêng cho họ, thông thường nhà tổ chức sẽ phải bố trí riêng cho họ, như vậy thì ngân sách sẽ phải tăng thêm. * Đồ uống. - Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, Nhà tổ chức cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh, sâm panh, vang,…Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách. Để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung cấp. Ngoài ra cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí. Cần làm việc về giá cả các loại đồ uồng trước, một giá thống nhất của khách sạn trước đó hay theo mức giá ưu tiên nào đó cho sự kiện hay hội thảo. - Rượu và quầy bar: Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách. Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc của mình. Phải biết mình ở vị trí nào và thời gian bao lâu. 34 - Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý không nên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong. Nhà tổ chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách không muốn tiệc kết thúc và có thể muốn kéo dài phục vụ. Như vậy nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ. Một vấn đề quan trọng cần chú ý khi Nhà tổ chức đặt ăn ở các khách sạn hay nhà hàng, đặc biệt là ăn đứng, nhà tố chức cần kiểm tra kỹ cách trang trí, sắp xếp bàn ghế trong phòng ăn (đối với phục vụ khách Tây) trước khi diễn ra tiệc chiêu đãi, tránh gây tình trạng lộn xộn, không đủ thời gian để sắp xếp lại. Một điều chú ý trong cách sắp xếp chỗ ngôi đối với các tiệc ngồi đó là chỗ ngồi của các thành viên quan trọng tham dự cuộc họp hay sự kiện, và chố ngồi của chủ tiệc,… Tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyếch trương và tiến hành bán chố tham dự cuộc họp. Đối với những cuộc hội nghi, hội thảo hay những sự kiện lớn có sự tham gia của các diễn giả là những người hết sức quan trọng và tài giỏi thì Nhà tổ chức có thể bán vé, bánn chỗ và thu tiền, cách làm này tạo ra những mặt tích cực cho cuộc hội thảo thành công hơn, vì các thành viên tham gia nghĩ là phải mất tiền nên sẽ có thái độ tham gia tích cực hơn. Sau khi đã hoàn thành hết các khâu chuẩn bị, trước khi hội thảo hay sự kiện diễn ra Nhà tổ chức có thể tiến hành các hoạt động khuyếch trương, quảng cáo đến công chúng. Hoạt động quảng cáo có quy mô như thế nào và ở những nơi nào còn phụ thuộc vào mục đích của Nhà tổ chức.Nhưng Nhà tổ chức cũng cần nắm rõ luật treo các biển hiệu quảng cáo ở đường phố ví dụ như: chỉ được treo biển quảng cáo cho hội nghị, hội thảo hay sự kiện không 35 quá 5 ngày trước khi diễn ra sự kiện và không được treo quá 20 điểm trên cả thành phố nơi tổ chức sự kiện, hay hội nghị, hội thảo. Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo hay sự kiện. Tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo được thể hiện qua nhân viên tổ chức, cách thức tổ chức, và trang thiết bị tiện nghi phục vụ cho sự kiện, hội nghị, hội thảo. Góc độ con người. Dưới góc độ con người tính chuyên nghiệp được thể hiện qua: * Trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, hiểu biết của Nhà tổ chức, nhân viên phục vụ. Tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, sự kiện trước hết được thể hiện ở trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, mức độ hiểu biết và khả năng tổ chức của Ban tổ chức hội nghị hay sự kiện. Nó thể hiện ở việc hiểu biết trên các lĩnh vực riêng biệt trong tổ chức, nền tảng kiến thức sâu và rộng, từ cách bố trí, sắp xếp nhân viên, công việc một cách khoa học, hợp lý cho đến cách giải quyết đối với các tình huống phát sinh trong sự kiện. Mỗi một lĩnh vực chuyên môn trong tổ chức đòi hỏi Nhà tổ chức phải biết cách bố trí đúng nhân lực, đúng việc, không thể xảy ra tình trạng nhân viên chịu trách nhiệm công việc này mà lại không hề biết mình phải làm những gì. Tính chuyên nghiệp còn thể hiện ở việc nhận thấy khả năng của từng nhân viên và trao quyền cho họ, biết cách trao đúng quyền hạn cho nhân viên. Nhà tổ chức phải trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra 36 quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc, về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban. Để làm được những nhiệm vụ trên đòi hỏi ban tổ chức phải có kỹ năng chuyên môn sâu, óc tổ chức tốt. Tiếp theo đó tính chuyên nghiệp được thể hiện ở trình độ chuyên môn của từng nhân viên phục vụ trong hội thảo và sự kiện. Nhân viên phục vụ phải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phải hiểu việc và thành thạo công việc trong tất cả các khâu. Cần có sự phân biệt nhân viên phục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp. Tính chuyên nghiệp không chỉ được xem xét, đánh giá hay huấn luyện đối với nhân viên phục vụ của nhà tổ chức mà còn cả ở những người cung cấp, những người tình nguyện viên tham gia trong hội thảo hay sự kiện. * Thái độ ứng xử của Nhà tổ chức, nhân viên điều hành. Có thể nói thái độ ứng xử là vấn đề luôn được đặt ra hàng đầu đối với những ai làm ngành dịch vụ. Thái độ ứng xử ở đây được hiểu là thái độ trong công việc và thái độ ứng xử với các vị khách mời. Và tính chuyên nghiệp trong thái độ ứng xử cũng được xem xét từ nhân viên phục vụ cho đến những thành viên trong ban tổ chức. Đối với nhân viên phục vụ phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói năng lịch thiệp và luôn tôn trọng khách, sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào khách cần. Hành vi này cũng thể hiện trong lối ăn mặc , cách giao tiếp của tất cả nhân viên từ nhân viên phục vụ của nhà tổ chức, cho đến nhân viên của nhà cung cấp và lực lượng tình nguyện viên. Luôn tin tưởng và tôn trọng khách, tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo. Tất cả nhân 37 viên đều phải luôn tìm hiểu kỹ về phong tục tập quán và đức tin những điều kiêng kỵ của người khác (đặc biệt là nhân viên phục vụ trong các hội thảo hay sự kiện quốc tế). Trên cơ sở đó mà điều chỉnh hành vi phục vụ trong hoạt động sư kiện. Đây là vấn đề cơ bản trong giao tiếp giữa các nền văn hóa khác nhau. Ngưỡng văn hóa của các nền văn hóa quy định suy nghĩ, tình cảm, cách cư xử hành vi của từng con người trong nền văn hóa đó. Ở đây tôn trọng khách, ứng xử văn hóa không có nghĩa là tuân thủ mọi yêu cầu của khách. Trước hết phải xem khách là những người nào, trong tình trạng nào và yêu cầu của họ là gì? Có phù hợp với sự kiện không. Chẳng hạn trường hợp khách mời quá say gây lộn xộn hoặc muốn đem đồ uống về phòng,..những trường hợp như vậy thật khó chấp nhận và cách giải quyết của nhân viên trong những trường hợp này là dựa trên những quy tắc , quy chế đã có và phải nhờ đến nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay cảnh sát thực hiện. Những nguyên tắc ứng xử như trên yêu cầu đối với nhân viên phục vụ bao nhiêu thì đối với những người trong ban tổ chức lại càng khắt khe bấy nhiêu, những thành viên trong ban tổ chức phải là tấm gương về thái độ ứng xử trong công việc và với khách mời cho nhân viên. Luôn luôn chủ động thực hiên công việc, luôn tích cực, tươi cười trong việc giải quyết những tình huống phát sinh trong công việc và đối với khách mời. * Tính đúng thời gian: Xã hội ngày càng phát triển, thời gian ngày càng trở lên quý giá hơn, và ngày nay thời gian đã được xem như một tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của một cá nhân hay một tổ chức. Luôn luôn tuân thủ quy tắc đúng giờ, thâm chí là sớm hơn thời gian đã định trước được xem là một con người chuyên nghiệp. Tổ chức cũng vậy, với những kế 38 hoạch đã định ra về thời gian như: thời gian trong lịch trình tổ chức, thời gian đã hẹn trước trong các bản hợp đồng với các nhà cung cấp hay thời gian bắt đầu tổ chức hội thảo, sự kiện. Không ít cuộc hội thảo đã phải lùi thời gian tổ chức xuống vì lý do các khách mời đến muộn, thời gian tổ chức bị kéo lùi lại nảy sinh ra rất nhiều vấn đề liên quan đến các dịch vụ đã đặt trước đó của nhà tổ chức, vì vậy việc tuân thủ đúng thời gian ngày càng phải được đề cao đặc biệt là đối với các cuộc hội thảo trong nước. Góc độ tổ chức Một cuộc hội thảo hay sự kiện muốn thành công thì vấn đề về tổ chức và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất. Nhà tổ chức không chỉ có óc tổ chức tốt mà phải biết bố trí, sắp xếp công việc, nhân viên sao cho khoa học và hợp lý nhất, phát huy được hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Một nhà tổ chức chuyên nghiệp phải làm tốt ngay từ khi lập bản kế hoạch cho tổ chức sự kiện hay hội thảo, lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, lựa chọn nhà cung cấp cho đến những chương trình, hoạt động trong hội thảo, sự kiện, sắp xếp bố trí nhân viên một cách hợp lý nhất theo từng nhóm mỗi nhóm gồm bao nhiêu thành viên và đảm nhận những nhiệm vụ gì, ai là nhóm trưởng trong từng nhóm, và ai chịu trách nhiệm trước ban tổ chức về công việc mình đảm nhận hay lựa chọn, bố trí sắp đặt phòng sự kiện hay hội thảo một cách khoa học và nghệ thuật. Tất cả các vấn đề từ nhỏ nhất đều phải được nhà tổ chức quan tâm và sát sao đến chúng từ trước khi sự kiện diễn ra, trong khi tổ chức sự kiện và ngay sau khi sự kiện đã kết thúc. * Tính kế hoạch của công tác tổ chức 39 Như đã đề cập ở trên thì việc đầu tiên nhà tổ chức cần làm tốt đó chính là bản kế hoạch tổ chức, tính kế hoạch ở đây đề cập đến việc nhà tổ chức luôn phải làm việc có kế hoạch với các nhà cung cấp, các dịch vụ đã được đặt trước, từ việc ký hợp đồng, thay đổi số lượng hay yêu cầu về việc tổ chức, tất cả đều phải được lên kế hoạch và có thông báo cho các nhà cung cấp như khách sạn, nhà hàng hay thiết bị ánh sáng, âm thanh, còn việc thông báo trước bao lâu là do tính chất, loại hình và quy mô của cuộc họp hay sự kiện chi phối. Trang thiết bị tiện nghi. Đây là vấn đề khó kiểm soát đối với nhà tổ chức, vì thông thường đây là các trang thiết bị thuê ngoài. Việc lựa chọn cùng một nhà cung cấp cho hệ thống âm thanh, ánh sáng hay lựa chọn các nhà cung cấp khác nhau cũng phải được nhà tổ chức đặc biệt chú ý. Nếu sử dụng cùng một nhà cung cấp sẽ đảm bảo được tính đồng bộ về mặt chất lượng, quản lý xong khó có thể đảm bảo các dịch vụ được làm đúng tiến độ. Xong dù lựa chọn phương án cung cấp nào đi chăng nữa thì nhà cung cấp cũng phải đặt ra những yêu cầu riêng biệt cho các thiết bị đặc thù về tính tiện nghi, tính gọn nhẹ, đặc biệt là tính an toàn và tính thẩm mỹ, làm sao để các dây điện hay các ổ điện được dùng trong buổi hội thảo, hay sự kiện được bố trí một cảnh gọn gàng nhất mà lại không làm mất cảnh quan của phòng họp. Muốn làm được điều này thì yêu cầu Nhà tổ chức trước tiên phải nắm rõ về cách bố trí cũng như sử dụng chúng sau đó phải có kỹ năng đàm phán, thương thuyết với các nhà c._.