Chương trình quản lý nhân sự Công ty VMS Mobifone

PHẦN MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới. “Làn sóng thứ ba” này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chức cũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lý khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn, quản lý hồ sơ …Việc sử dụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quả công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian… Cũng vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực Kinh tế nên tôi đã lựa chọn công ty Thông tin di động VMS MobiFone – một công ty cung cấp mạng di động lớn nhất của Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty. Ở đây, tôi đã được tạo điều kiện thuận lợi để tìm hiểu về công ty cũng như một số hệ thống quản lý của công ty như: Quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Tôi nhận thấy rằng, đối với VMS có nhiều hoạt động, qui trình quản lý đã được tin học hoá hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thực hiện thủ công, có thể kể đến là hoạt động quản lý nhân sự, quản lý khách hàng… Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phân chia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng. Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành được đào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lý và tác nghiệp của một tổ chức kinh tế- xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Tổ chức- Hành chính của công ty VMS, tôi đã đi đến quyết định là sẽ xây dựng một chương trình Quản lý nhân sự cho Trụ sở chính của công ty tại số 216 đường Trần Duy Hưng- Hà Nội. Hi vọng, chương trình của tôi sẽ giúp các anh chị chuyên viên của phòng Tổ chức- Hành chính giải quyết một phần khối lượng công việc mà hàng ngày họ phải giải quyết. Nội dung của báo cáo bao gồm: Chương 1: Tổng quan về công ty VMS Chương 2: Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự. Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo của tôi không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của các thầy cô. Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tuỵ của thầy giáo hướng dẫn TS Trương Văn Tú và các anh chị trong phòng Tổ chức- Hành chính của công ty Thông tin di động VMS MobiFone đã giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành tốt trong suốt quá trình thực tập. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VMS MOBIFONE I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN - Tên công ty: Công ty Thông tin di động VMS MobiFone - Trụ sở chính của công ty: 216 Trần Duy Hưng- Hà Nội VMS là doanh nghiệp Nhà nước hạng một trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam (VNPT). Được thành lập vào ngày 16 tháng 04 năm 1993, VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thông tin di động GSM 900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thông tin di động Việt Nam. Lĩnh vực hoạt động chính của MobiFone là tổ chức thiết kế xây dựng, phát triển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ mới về thông tin di động có công nghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và kinh doanh dịch vụ thông tin di động công nghệ GSM 900/1800 trên toàn quốc. Đến nay, sau 13 năm phát triển và trưởng thành, MobiFone đã trở thành mạng điện thoại di động lớn nhất Việt Nam. Tính đến cuối năm 2006, VMS đã có hơn 5 triệu thuê bao, hơn 1.500 trạm phát sóng và 4.200 cửa hàng, đại lý trên toàn quốc MobiFone hiện đang cung cấp gần 40 dịch vụ giá trị gia tăng và tiện ích các loại. Những nỗ lực và cống hiến của MobiFone đã được thị trường ghi nhận. MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là “Mạng điện thoại di động được ưa thích nhất” trong 2 năm liên tiếp 2005 và 2006 do báo Echip tổ chức và “Thương hiệu mạnh Việt Nam 2005” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức. Trong thời gian tới, VMS sẽ tiếp tục mở các trạm phát sóng mới, các cửa hàng đại lý mới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân Chúng ta có thể thấy rõ tốc độ phát triển của VMS trong biểu đồ tăng trưởng dưới đây: BIỂU ĐỒ TĂNG TRƯỞNG THUÊ BAO MOBIFONE TỪ 1995 ĐẾN NAY:  Hiện nay, Công ty Thông tin di động có bốn Trung tâm Thông tin di động trực thuộc và một Xí nghiệp thiết kế. Trụ sở chính của Văn phòng Công ty đặt tại Hà Nội. Địa chỉ: Số 216 đường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội. - Trung tâm Thông tin di động khu vực I có trụ sở chính tại Hà Nội, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Bắc (các tỉnh phía Bắc đến Hà Tĩnh): Địa chỉ: Số 811A đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội. - Trung tâm Thông tin di động khu vực II có trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Nam (từ tỉnh Ninh Thuận đến các tỉnh miền Ðông Nam Bộ và TP Hồ Chí Minh): Địa chỉ: MM18 đường Trường Sơn, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh. - Trung tâm Thông tin di động khu vực III có trụ sở chính tại Ðà Nẵng, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Trung và Cao Nguyên (từ tỉnh Quảng Bình đến tỉnh Khánh Hoà và tỉnh Ðắc Lắc: Địa chỉ: Số 263 đường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Đà Nẵng. - Trung tâm Thông tin di động khu vực IV có trụ sở chính tại Cần Thơ, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực 10 tỉnh miền Tây Nam Bộ: Địa chỉ: Số 51F đường Nguyễn Trãi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. - Xí nghiệp thiết kế thành lập ngày 21 tháng 1 năm 1997 có trụ sở tại Hà Nội với nhiệm vụ tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình thông tin di động. Căn cứ quyết định số 596/ QĐ-TCCB ngày 11/10/1997 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Bưu điện về việc thành lập DNNN công ty Thông tin di động (VMS); Căn cư quyết định số 253/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 28/09/1996 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam về việc phê chuẩn Điều lệ Tổ chức& Hoạt động của công ty Thông tin di động. Căn cứ vào yêu cầu thực tế của công tác quản lý sản xuất kinh doanh Theo đề nghị của trưởng phòng TC-HC Hiện nay công ty có 12 phòng ban, cụ thể là: 1. Phòng xét thầu 2. Phòng Khách hàng-Bán hàng & Marketing 3. Phòng Công nghệ phát triển mạng 4. Phòng Chăm sóc khách hàng 5. Phòng Đầu tư xây dựng 6. Phòng Tin học - Cước phí 7. Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính 8. Phòng Điều hành khai thác 9. Phòng Xuất nhập khẩu 10. Phòng Tổ chức- Hành chính 11. Phòng Thanh toán cước phí 12. Ban Quản lý dự án Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty VMS thông qua mô hình sau: Giám đốc Công ty P. TTCP Ban QLDA P. XNK P. TC-HC P. KTTKTC P. ĐHKT P. ĐTXD P. TH-TC P. CSKH P. CNPTM P. KH-BH&M P. Xét thầu Phó Giám đốc Phó Giám đốc Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 II. CHỨC NĂNG, QUYÊN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 1. Phòng Tổ chức- Hành chính (TC-HC) Phòng TC-HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo & thực hiện các mặt công tác sau: - Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy của công ty Công tác nhân sự và đào tạo Công tác lao động, tiền lương Công tác hành chính & quản trị Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động Công tác thi đua, khen thưởng Công tác thông tin nội bộ Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 2. Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính (KT-TK-TC) Phòng KT-TK-TC là phòng chức năng của Công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau: Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty Tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độ KT-TK-TC. Phòng KT-TK- TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 3. Phòng Kế hoạch -Bán hàng và Marketing (KH-BH&M) Phòng KH-BH&M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau Công tác kế hoạch - Công tác bán hang - Công tác Marketing Phòng KH-BH&M gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 4. Phòng Quản lý đầu tư-Xây dựng (ĐT-XD) Phòng ĐT-XD là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau Quản lý nghiệp vụ về công tác ĐT-XD của công ty theo đúng các quy định của Nhà nước và của Ngành Kiểm tra, theo dõi, giám sát và đánh giá công tác ĐT-XD của các đơn vị trong toàn công ty. Phòng ĐT-XD gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 5. Phòng Xuất nhập khẩu (XNK) Phòng XNK là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giup Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau: - Công tác XNK các thiết bị về thông tin di động. - Thực hiện công tác bảo hành, sửa chữa, yêu cầu thay thế thiết bị, vật tư, hàng hoá. - Tổ chức X-NK các thiết bị, vật tư hàng hoá theo các hợp đồng đã được ký kết và bàn giao cho các đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện, lắp đặt theo nội dung của các hợp đồng. Phòng XNK gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 6. Phòng Công nghệ và Phát triển mạng thông tin di động( P. CNPTM) Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực sau: - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động - Công tác phát triển mạng lưới thông tin di động ( bao gồm cả phần lõi mạng lưới của các dịch vụ mới). Phòng CNPTM gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. Phòng Tin học- Tính cước (P. TH-TC) Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau - Quản lý, điều hành việc phát triển CNTT hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh của công ty - Quản lý, điều hành, khai thác mạng tin học hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh của công ty - Quản lý, điều hành, triển khai thực hiện tính cước và đối soát cước của công ty Phòng TH-TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 8. Phòng Xét thầu Phòng Xét thầu là phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau: - Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu đối với các dự án thuộc nguồn vốn tái đầu tư của công ty và các dự án được giao khác theo đúng các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành. - Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác đấu thầu đối với các đơn vị trực thuộc trong công ty. Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 9. Phòng Điều hành khai thác ( P. ĐHKT) Công tác quản lý, điều hành việc vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới thông tin di động và các hệ thông dịch vụ giá trị gia tăng. - Quản lý, khai thác băng tần số của công ty - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di động - Công tác hợp tác quốc tế Phòng ĐHKT gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 10. Phòng Thanh toán cước phí (TTCP) Phòng TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực sau: - Quản lý, điều hành việc phát triển hệ thống TTCP cho công tác quản lý SXKD của công ty. - Quản lý, điều hành, khai thác, triển khai các hoạt động liên quan đến việc TTCP. Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH) Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau - Công tác quản lý thuê bao - Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty - Tổ chức các chương trình thăm dò khách hàng, tổng hợp, phân tích thông tin. Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. Ban Quản lý dự án ( Ban QLDA) Ban QLDA là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau. - Quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình thông tin di động do công ty thông tin di động đảm nhận và giao nhiệm vụ. - Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu tư xây dựng nâng cấp, mở rộng do công ty thông tin di động làm chủ đầu tư hoặc được Tập đoàn Bưu chính- Viễn thông Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư. - Điều tra, khảo sát lập dự án đầu tư Ban QLDA gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Các khái niệm, chức năng của HTTT Khái niệm HTTT - HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Mô hình HTTT Nguồn Kho dữ liệu Phân phát Đích Xử lý và lưu trữ Thu thập Chức năng của HTTT trong tổ chức: - Thu thập - Lưu trữ - Xử lý - Phân phối Chức năng của HTTT trong tổ chức được R.N.Anthony đưa ra trong hình vẽ sau đây. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Quyết định Cấp chiến lược Cấp chiến thuật Xử lý giao dịch Cấp tác nghiệp Quyết định Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu 2 Phân loại HTTT Theo tính chính thức và không chính thức - Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. - Những HTTT phi chi thích của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí. . Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi lại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh - HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra ra cá hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế… - HTTT quản lý MIS( Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sự. Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu củ hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý. - HTTT trợ giúp ra quyết định DSS( Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được tạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình - HTTT chuyên gia ES(Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa cá sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. - HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for Competitive Advantage) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng Phương pháp xây dựng một HTTT Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể kể ra một số nguyên nhân như: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của Chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động của một doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Bên cạnh đó, vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không. Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không. Bởi vì tình trạng như vậy có thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm quyết định về những quyết định loại đó. Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra. Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển. Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó. Phương pháp xây dựng HTTT Mục đích của dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì, một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Nguyên tắc xây dựng một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. 3 nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Ta xem xét 3 nguyên tắc này: Đối với nguyên tắc 1:Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. 3 mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức.Chúng ta sẽ nói rõ về các mô hình này trong phần sau. Mô hình lôgíc Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào? Mô hình vật lý trong Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật. Mô hình này mô tả những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi ”Như thế nào?” Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật. Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất Mô hình logic ( Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài ( Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong ( Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì? Ở đâu?Khi nào? Như thế nào? Ba mô hình của một HTTT Đối với nguyên tắc 2: Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Đối với nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Chúng ta sẽ nói rõ hơn về các mô hình này trong các phần sau. Các công đoạn của phát triển HTTT Để phát triển một HTTT người ta thường chia ra làm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê sau đây. Cuối mỗi giai đoạn kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình. Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển HTTT Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ hcức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực hiện Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rà._.ng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm được những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý 3.3Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc 3.5Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Mặc dù người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: 4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Đó là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; bên cạnh đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài gồm: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liêụ Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là phao trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá Cần phải lưu ý rằng kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm 2 phần lớn: HTTT và tài liệu và hệ thống PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT Xác định yêu cầu Qui trình này có mục đích khảo sát hệ thống, xác định một cách chính xác yêu cầu của khách hàng về phần mềm tương lai. Cán bộ xác định yêu cầu sẽ khảo sát hệ thống, phân tích các nghiệp vụ, phân tích yêu cầu của khách hàng. Có rất nhiều phương pháp để có thể thu thập được các thông tin, yêu cầu của khách hàng, có thể kể đến như: - Phỏng vấn: với cách thức này, sẽ giúp được cán bộ xác định yêu cầu thu được những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế. Những thông tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. - Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Với phương pháp này cần phải nghiên cứu kỹ các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh nội dụng và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng ( Closed Ended) và có một số câu hỏi mở (Opened Ended). Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhân phiếu. - Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hay không sắp xếp.. Quan sát sẽ có có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Lưu ý Ngoài ra còn có một số phương pháp hiện đại khác như JAD (Joint Application Design); phỏng vấn nhóm GSS ( Group Support System)... Mã hóa dữ liệu Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá là một công việc của thiết kế viên HTTT. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm được không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng Ví dụ: Ghi USD thì bao giờ cũng ngắn hơn là “United States Dollar” Các phương pháp mã hóa dữ liệu Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá như sau:- Phương pháp mã hoá phân cấp Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân cấp các đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã. Có hai loại mã phân cấp: Mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên Mã phân cấp cố định là loại mã số mà số mã trong từng cấp bị giới hạn trong một khoảng cho trước. Ngược lại là mã biến thiên. - Phương pháp mã liên tiếp Đây là loại mã được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Ví dụ: Nếu người tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 1 thì người tiếp theo mang mã số là 2. Ưu điểm: Không nhầm lẫn và dễ tạo lập Nhược điểm: Không gợi nhớ và không cho phứp chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ - Phương pháp mã tổng hợp Khi kết hợp việc mã phân cấp và mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp - Phương pháp mã hoá theo xeri Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã qui định - Phương pháp mã hoá gợi nhớ Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Ví dụ: Viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD… Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng Nhược điểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp - Phương pháp mã hoá ghép nối Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính Nhược điểm: Khá cồng kềng vì trong nhiều trường hợp đòi hỏi phải có nhiều ký tự Để sử dụng có hiệu quả việc mã hoá, các mã hoá cần phải đáp ứng nhu cầu tiện lợi khi sử dụng và có tính uyển chuyển để có thể thích ứng được với những thay đổi của đối tượng quản lý. Công cụ mô hình hoá Sử dụng mô hình là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc phát triển 1 HTTT và cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện nay. Để tiếp tục các công việc tiếp theo của đề tài cần phải trình bày khái quát các công cụ sẽ được sử dụng trong quá trình thực thi việc phát triển HTTT. Nội dung của phần này sẽ trình bày các mô hình biểu diễn HTTT, các mô hình mô tả HTTT như sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ chức năng… 3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD- Bussiness Function Datagram) Sơ đồ BFD là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức( hay một miền nghiên cứu của tổ chức) và các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Bên cạnh đó mô hình BFD còn cho ta thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát hiện những chức năng còn thiếu. Ngoài ra, BFD còn là cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này - Biểu đồ phân rã chức năng: Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về chức năng từ mức tổng thể tới mức chi tiết. Cách phân chia này phù hợp với sự phân công chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức. Biểu đồ phân rã chức năng cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc nhất định. Để xây dựng biểu đồ phân rã chức năng BFD, chúng ta cần phân chia theo nguyên tắc sau: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở cấp trên đã phân rã ra chúng. Không nên phân rã biểu đồ mức quá sâu. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Các ký pháp sử dụng trong mô hình chức năng: Tên chức năng . Các dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng: - Biểu đồ dạng chuẩn: Dạng chuẩn được dùng để mô tả các chức năng cho 1 miền khảo sát. Mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “ chức năng gốc”, những chức năng dưới gọi là “chức năng lá” - Biểu đồ dạng công ty: Biểu đồ dạng này thường được sử dụng để mô tả tổng thể chức năng của một tổ chức có qui mô lớn ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất 2 biểu đồ trở lên: 1 biểu đồ gộp nhằm mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, các biểu đồ còn lại là các biểu đồ chi tiết dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu đồ gộp. 3.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Tài liệu Điều khiển Lưu ý: Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng:Nguồn: Đích: Loại thứ hai: Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện:Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Loại thứ ba: Phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram) Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ IFD nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì Ký pháp sử dụng cho DFD Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhân thông tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Tên tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tiến trình xử lý Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1… Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luông duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phỉa khác với luồng ra từ một xử lý. Các phích logic Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin. Thiết kế Cơ sở dữ liệu( CSDL) Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý và kinh doanh của mình. Những danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên… là những ví dụ cần thiết về quản trị dữ liệu. Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu định giá, bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hành hoạt động tổ chức… 4.1 Khái niệm CSDL Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin trên vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng, hộc Catalog… thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị CSDL để giao tác với các dữ liệu trong CSDL. Hệ quản trị CSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một CSDL đơn lẻ hoặc từ một số CSDL. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trị CSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân. Cơ sở dữ liệu( Data base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. 4.2 Thiết kế các CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra Nguyên tắc thiết kế CSDL: - Không bỏ sót dữ liệu - Dữ liệu không trùng lặp - Không dư thừa thông tin - Không có sự nhập nhằng - Dữ liệu phải được chuẩn hoá - Tiện, nhanh khi truy xuất dữ liệu Xác định các tệp CSDL trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của thiết kế CSDL Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra: nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra - Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra - Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. - Gạch chân các từ khoá cho thông tin đầu ra - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có nghĩa trong quản lý Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) - Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng: trong mỗi danh sách không được chứa những thuộc tính lặp (ký hiệu là R). Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. - Gắn cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hoá mức 2( 2.NF) - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới - Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF) - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng: trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm voà thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X - Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra 1 CSDL. Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của Bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan đến một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là: tạo thành một danh sách chung bằng các tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Bước 4: - Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ - Xác định số lượng các bản ghi - Xác định độ dài cho 1 thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng thành các mũi tên 2 chiều. Nếu có quan hệ 1-nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó. III. Hệ quản trị CSDL Visual Basic 1.Hệ quản trị CSDL Microsoft Access& Visual Basic Trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi. Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổ biến như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất. Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic, công cụ này có những ưu điểm: - Cho phép xử lý từng bản ghi trong một tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trên toàn bộ tập hợp bản ghi. - Có thể tạo và điều khiển các đối tượng - Báo lỗi và xử lý lỗi - Tạo thủ tục theo ý muốn - Làm CSDL dễ bảo trì Giới thiệu về Visual Basic( VB) Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ) Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước: - Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) - Viết lệnh ( Cade Programming ) Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây chính là điểm mạnh nổi bật của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngôn ngữ VB được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY VMS MOBIFONE I. TỔNG QUAN VỀ VIỆC PHÂN TÍCH 1. Khảo sát chung Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lý nhân sự, tôi đã dành hơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nhân sự của công ty. Các chuyên viên của phòng TC-HC - phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lý nhân sự của công ty đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể được tìm hiểu những vấn đề quan tâm như: cung cấp tài liệu, giải thích về các quy trình cũng như các tiêu chí quản lý của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các quá trình phức tạp khác, như: vấn đề về quản lý chấm công, quản lý lương…của công ty. Không những trong 3 tuần đầu tiên mà trong thời gian thực tập, tôi cũng được tìm hiểu kỹ hơn về việc quản lý nhân sự của công ty. Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng, như: chị Bích- đảm nhận về việc cập nhật, tìm kiếm,lưu trữ về hồ sơ nhân viên, về danh sách về hưu; chị Hoàng Anh- đảm nhận về khen thưởng kỷ luật, các khoản BHYT,BHXH; chị Nguyên- đảm nhận về các vấn đề liên quan đến tiền lương… Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy: việc quản lý nhân sự của công ty còn rất riêng rẽ: mỗi chuyên viên của phòng lại đảm nhận một nhóm công việc riêng, ví dụ: có chuyên viên đảm nhận về tính toán các khoản giảm trừ, phụ cấp cũng như lương cuối kỳ của mỗi cán bộ trong công ty, có chuyên viên lại đảm nhận quá trình khen thưởng kỷ luật, có chuyên viên lại đảm nhận về hồ sơ về hưu… Mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban nào cần một thông tin nào đó về một chuyên viên bất kỳ, việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi trưởng phòng của phòng TC-HC phải chỉ đạo cho đúng chuyên viên đảm nhận đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo (nếu có yêu cầu). Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Nhận thấy những hạn chế của việc quản lý nhân sự như vậy, nên cách đây không lâu Công ty cũng đã mua một chương trình Quản lý nhân sự, tuy nhiên chương trình này không phù hợp với việc quản lý của Công ty nên đã không được sử dụng. Hiện nay, việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ. Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực khi các chuyên viên phải đảm nhận công việc đó cho hơn 180 cán bộ của công ty. Chính vì vậy, các anh chị của phòng TC-HC đã rất ủng hộ khi tôi ngỏ ý muốn xây dựng chương trình Quản lý nhân sự cho công ty và đã tạo điều kiện tốt nhất có thể để tôi xây dựng chương trình của mình. 2. Các vấn đề đặt ra, yêu cầu của công ty và các giải pháp: 2.1 Yêu cầu của công ty Về nội dung chương trình - Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về nhân viên, về tiền lương. - Dễ dàng sửa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết. - Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về nhân viên, về tiền lương. - Có thể xuất các báo cáo về nhân viên, như: lý lịch nhân viên, khen thưởng kỷ luật…, về tiền lương theo từng phòng, từng tháng, từng năm. - Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan với nhau Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình Theo thực tiễn hiện nay thì toàn bộ chuyên viên của phòng TC-HC đều sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và đều có máy tính riêng, tuy nhiên yêu cầu của mọi người là: Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể không mất nhiều thời gian cho việc làm quen với chương trình. Giao diện chương trình đơn giản, thân thiện, dễ nhìn. 2.2 Giải pháp đưa ra: Từ những yêu cầu của Công ty, tôi nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chương trình Quản lý nhân sự đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công ty, bên cạnh đó có thể đưa vào một số chi tiết khác đầy đủ nhằm dễ dàng cho người thực hiện chương trình. Chính vì vậy tôi sẽ xây dựng chương trình bằng ngôn ngữ Visual Basic và sử dụng Microsoft Access để xây dựng CSDL. Việc xây dựng chương trình rất thuận lợi vì hệ thống máy tính của công ty đều được trang bị rất hiện đại và được cài đặt rất đầy đủ các chương trình về tin học văn phòng như: Microsoft Office, Vietkey… Để thực hiện được việc sử dụng chương trình bằng ngôn ngữ Visual Basic các máy tính sẽ chỉ cần cài thêm chương trình Visual Basic, điều này được thực hiện rất đơn giản. Việc hướng dẫn cài đặt chương trình và sử dụng sẽ được đưa vào phần hướng dẫn để giúp cho nhân viên nhanh chóng làm quen với chương trình mới. 3. Các tài liệu thu thập Các báo cáo về bản thân nhân viên: Danh sách nhân viên của một phòng ban, Lý lịch nhân viên, Danh sách khen thưởng kỷ luật của toàn bộ nhân viên trong tháng và từng năm… Các báo cáo về tiền lương: Lương của toàn nhân viên theo từng tháng của năm… Thông tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu: Bảng thông tin về lương của nhân viên Quan hệ gia đình Bảng hồ sơ nhân viên: Đối với loại bảng này chia thành 2 loại : Bảng danh sách lao động không xác định thời hạn, thử việc Bảng danh sách lao động thời vụ, khoán việc Bảng lương: Bậc/Hệ số Bảng lương khoán Bảng thông tin về phòng ban TT Tên phòng ban Điện thoại 1. Phòng Tổ chức-Hành chính( P.TC-HC) 047831768 2. … II. THIẾT KẾ SƠ ĐỒ LIÊN KẾT MODULE XỬ LÝ Để tiến hành phân tích, ta dùng các sơ đồ IFD(Information Flow Datagram), BFD( Business Funtion Datagram), DFD( Data Flow Datagram) 1 Sơ đồ Luồng thông tin( IFD) Sơ đồ IFD dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Luồng thông tin trong Quản lý hồ sơ Phân tích Khi có nhân viên mới vào công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật vào máy tính bằng công cụ Excel. Thông tin này sẽ tự động được lưu vào kho hồ sơ nhân viên của Công ty. Hàng ngày, các thông tin về nhân viên sẽ được các chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật, sửa đổi trên máy tính nếu có sự thay đổi thông tin theo yêu cầu của ban Giám đốc hay các phòng ban khác. Thông tin mới sẽ được lưu trữ vào kho hồ sơ. Cuối mỗi kỳ, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ xử lý các hồ sơ như khen thưởng kỷ luật, … và xuất báo cáo cho ban Giám đốc hoăc các phòng ban (nếu có yêu cầu) Sơ đồ Thời điểm Nhân viên Phòng TC-HC Ban Giám đốc Bắt đầu vào công ty Hàng ngày Cuối mỗi kỳ Kho hồ sơ NV Hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên Hồ sơ đã ĐC Điều chỉnh hồ sơ Xử lý thông tin Yêu cầu Các loại BC * Các phích vật lý Phích luồng thông tin Tên tài liệu: Kho Hồ sơ nhân viên Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin của môi nhân viên, như: lý lịch nhân viên, hồ sơ nhân viên… Tên IFD liên quan: IFD hiện tại Vật mang: Bằng giấy và tệp Nguồn: cán bộ công nhân viên Đích: Phòng TC-HC Tên tài liệu: Yêu cầu Mô tả: Là yêu cầu của Ban Giám đốc và các phòng ban về các yêu cầu nhân sự, như: kỷ luật-khen thưởng… Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Ban Giám đốc Đích: Ban Giám đốc và các phòng ban của công ty Tên tài liệu: Các loại báo cáo Mô tả: Là các báo cáo về nhân sự như: Báo cáo theo phòng ban, Báo cáo theo chức vụ Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Ban Giám đốc và các phòng ban của công ty Phích kho dữ liệu Tên kho dữ liệu: Kho hồ sơ nhân viên Mô tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gôc của nhân viên Vật mang: Bằng giấy và tệp CSDL Đối tượng truy nhập: Cán bộ phòng TC-HC hoặc các phòng ban khác Tên kho dữ liệu: Kho hồ sơ đã điều chỉnh Mô tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gôc của nhân viên sau khi đã có những sự điều chỉnh phù hợp Vật mang: Bằng giấy và tệp CSDL Đối tượng truy nhập: Cán bộ phòng TC-HC hoặc các phòng ban khác - Phích xử lý Tên xử lý: Cập nhật hố sơ Mô tả: Nhằm cập nhật những thông tin liên quan đến nhân sự như: phòng ban, trình độ,… Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: khi có nhân viên mới được tuyển dụng Tên xử lý: Điều chỉnh hố sơ Mô tả: Nhằm điều chỉnh các thông tin không còn chính xác như: cập nhật lại phòng ban,… Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: khi có sự thay đổi, điều chuyển của nhân viên Tên xử lý: Xử lý thông tin Mô tả: Nhằm xử lý các thông tin về nhân sự Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: khi có yêu cầu của ban Giám đốc hoặc các phòng ban khác Chu kỳ:._.