Chương trình bán hàng (lập trình Access)

cụ đó. Chương trình là một ứng dụng đặt ra trên yêu cầu thực tế của Công ty Hỗ trợ Phát triển Tin học 23 - Quang Trung - Hà Nội. Nhằm giảm bớt các khâu trung gian ,các công việc làm bằng tay rất tốn thời gian, tạo điều kiện lưu trữ, nắm bắt được càng nhiều thông tin càng tốt, phục vụ cho quá trình phân công công việc được nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho kinh doanh của công ty. Chương trình được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằng cách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access với lập trình Access Basic nhằm đáp ứng các đòi hỏi đặt ra của bài toán. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và trình độ kinh nghiệm có hạn, đồng thời việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access chưa được bao lâu nên chắc rằng chương trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô, các bạn bè đồng nghiệp để có thể hoàn thiện chương trình được tốt hơn. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn: PTS Tôn Quốc Bình. Các thầy cô trong khoa Toán - Cơ - Tin học Trường ĐHKHTN - Đại Học Quốc Gia Hà Nội cùng các anh, chị trong công ty HiPT đã tận tình giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này đúng hạn. Hà nội, ngày 20 tháng 05 năm 1999 Nghiêm Trung Hiếu mục lục Trang Lời nói Đầu 1 Chương i: BàI Toán 1. Đặt bài toán 3 2. Phân tích bài toán 11 Chương II: Cấu Trúc Dữ Liệu 1. Sơ đồ chức năng 23 2. Sơ đồ dòng thông tin 33 3. Mô hình dữ liệu 34 chương IIi: Công Nghệ Sử Dụng 1. Giới thiệu cơ sở dữ liệu Access 47 2. Giới thiệu công cụ của Access 48 1. Bảng 49 2. Truy Vấn 51 3. Mẫu biểu 53 4. Báo biểu 57 5. Macro 61 6. Đơn thể 62 3. Lập trình Access Basic 64 Chương IV: Giới Thiệu chương trình I. Tổ chức dữ liệu của chương trình trên Access 71 II. Đặc tả chương trình. 79 III. Giới thiệu một vài giao diện của chương trình 109 Kết luận 116 TàI liệu tham khảo 117 Chương I : Bài toán I. Bài toán và các yêu cầu Bài toán đặt ra là hỗ trợ công việc kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh sản phẩm. Tại cửa hàng một qui trình kinh doanh diễn ra như sau: + Cửa hàng nhận các Báo giá sản phẩm của Nhà cung cấp sản phẩm. Nội dung của các báo giá này ghi rõ giá bán của từng loại sản phẩm. Sau khi nhận các báo giá của Nhà cung cấp sản phẩm, cửa hàng sẽ tiến hành làm các báo giá sản phẩm cho những khách hàng có nhu cầu đặt mua sản phẩm. + Sau khi gửi các báo giá cho các khách hàng, cửa hàng sẽ tiếp nhận các đơn đặt hàng của Khách hàng gửi tới. Căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng, cửa hàng sẽ tiến hành làm các đơn đặt hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm, yêu cầu cung cấp loại Sản phẩm và số lượng cụ thể cho từng loại sản phẩm đó. + Nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu cung cấp Sản phẩm của cửa hàng bằng việc chuyển giao hàng cho cửa hàng theo đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán. Sản phẩm mà Nhà cung cấp chuyển đến sẽ được Cửa hàng xác nhận, kiểm tra theo một đơn đặt hàng mà cửa hàng đã gửi tới Nhà cung cấp. Sản phẩm mua về từ Nhà cung cấp có thể được cửa hàng chuyển vào Kho hàng dự trữ. Sau khi nhận hàng từ Nhà cung cấp sản phẩm Cửa hàng sẽ tiến hành chuyển giao Sản Phẩm cho từng Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán. + Các Nhân viên của cửa hàng sẽ thực hiện công việc chuyển giao Sản phẩm cho Khách hàng. Khách hàng sẽ xác nhận các Sản phẩm được chuyển tới theo một bản sao của đơn đặt hàng đã gửi tới Cửa hàng. Sau khi đã xác nhận hàng hóa đã nhận được, Khách hàng sẽ tiến hành công việc chuyển tiền mua hàng cho Cửa hàng. Trong một qúa trình kinh doanh sản phẩm Cửa hàng phải quản lý các đối tượng sau : + Sản Phẩm + Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Khách Hàng + Nhân Viên + Kho hàng + Các Loại Chứng Từ Bài toán ở đây đặt ra là phải quản lý các đối tượng này theo các yêu cầu sau: 1. Yêu cầu đối với đối tượng Sản Phẩm Quản lý đối tượng Sản phẩm được thực hiện sao cho luôn có thể đưa ra được các thông tin sau: - Các thông tin mô tả chi tiết về một Sản phẩm cụ thể như: + Tên gọi + Cấu hình + Tên hãng sản xuất ra Sản Phẩm + Đơn vị tính + Đơn vị giá . . . . . . . . - Sản phẩm được lưu trữ ở đâu, kho nào. . . - Thông tin về số lượng của một Sản Phẩm, Giá mua vào, Giá bán ra ... Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Sản Phẩm tên và các thông tin về một Sản Phẩm mới. 2. Yêu cầu đối với đối tượng Khách Hàng Phải đưa ra được các thông tin cần thiết về một Khách Hàng khi có yêu cầu. Các thông tin chi tiết về Khách Hàng gồm có: + Tên gọi của Khách Hàng + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Số Fax + Một số các thông tin khác: - Lĩnh vực hoạt động của Khách Hàng - Tên Ngân hàng mà Khách Hàng mở tài khoản. - Số tài khoản của Khách Hàng - Các ghi chú cần thiết khác Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Khách Hàng tên và các thông tin về một Khách Hàng mới. 3. Yêu cầu đối với đối tượng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Thực hiện, tổ chức lưu trữ các thông tin chi tiết về từng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Khi có yêu cầu xem thông tin của một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào đó, phải đưa ra được các thông tin chi tiết của Nhà Cung Cấp đó. Các thông tin phải đưa ra cụ thể là: + Tên gọi của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Số Fax + Một số các thông tin khác - Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm - Tên Ngân hàng mà Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mở tài khoản - Số tài khoản của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm - Các ghi chú cần thiết khác Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhà Cung Cấp Sản Phẩm tên và các thông tin về một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mới. 4. Yêu cầu đối với đối tượng Nhân Viên Nhân Viên là những người làm trong cửa hàng, là đối tượng tham gia vào tất cả các hoạt động, công việc trong cửa hàng. Các yêu cầu : - Khi có yêu cầu xem thông tin về một Nhân Viên nào đó, cần phải lấy được các thông tin chi tiết về Nhân Viên đã yêu cầu. Các thông tin đưa ra gồm: + Tên gọi của Nhân Viên + Ngày sinh + Giới tính + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Số chứng minh thư + Chức vụ của Nhân viên đó + Đơn vị quản lý nhân viên đó + Địa chỉ liên hệ hiện nay + Địa chỉ thường trú + Các thông tin ghi chú đặc biệt về bản thân của Nhân Viên - Quá trình công tác - Gia đình . . . . . . . . . - Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Nhân Viên nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhân Viên tên và các thông tin về một Nhân Viên mới. 5) Các yêu cầu với đối tượng Kho hàng Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của cưa hàng Các thông tin về Kho Hàng bao gồm: + Tên gọi của Kho Hàng + Địa chỉ của Kho Hàng + Người quản lý Kho Hàng + Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng - Chiều dài - Rộng - Diện Tích. . . . . . . .. . . . .. Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Kho Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Kho Hàng tên và các thông tin về một Kho Hàng mới. 6) Các yêu cầu đối với đối tượng Các loại chứng từ Các chứng từ phát sinh gồm có : + Các Báo Giá Sản Phẩm + Các Đơn Đặt Hàng + Các Hóa Đơn Thanh Toán + Các Phiếu Xuất ,Nhập Kho + Các Xác Nhận Nhận Hàng + Các báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng Các yêu cầu chung: - Đảm bảo hoàn thành công việc thiết lập các loại chứng từ khi có một yêu cầu đòi hỏi nào đó. - Khi có yêu cầu cho thông tin về một loại chứng từ nào, phải đưa ra được các thông tin của loại chứng từ đó và nội dung cảu chứng từ. Các yêu cầu đối với mỗi loại chứng từ khác nhau 6.1. Các Báo Giá Sản Phẩm Báo giá cũng có hai chiều : - Chiều đến,đó là các báo giá của Nhà cung cấp gửi báo giá cho cửa hàng - Chiều đi, đó là các báo giá của Cửa hàng gửi tới các Khách Hàng Các thông tin cần đưa ra cho mỗi Báo Giá gồm : + Báo giá cho ai, cho khách hàng nào ? + Nhà cung cấp là ai + Ngày bắt đầu có hiệu lực của báo giá + Ngày hết hiệu lực của báo giá. + Tên của Nhân viên làm báo giá + Các thông tin chi tiết của các Sản Phẩm được báo giá. - Tên gọi của sản phẩm. - Giá bán , thuế . . . - Số lượng + Các thông tin phụ khác của bao giá - Hình thức thanh toán - Điều kiên giao hàng - Thời gian bảo hành . . . . . . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Báo Giá nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Báo Giá các thông tin về một Báo Giá mới. 6.2. Các Đơn Đặt Hàng Các Đơn Đặt Hàng bao gồm cả Đơn Đặt Hàng của Cửa Hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm và các Đơn Đặt Hàng của Khách Hàng gửi tới Cửa Hàng. Các yêu cầu về Đơn Đặt Hàng là việc kết xuất các thông tin về đặt hàng. Thông tin của một Đơn Đặt Hàng gồm: + Tên gọi của Khách Hàng gửi đơn đặt hàng. Thông tin về Địa chỉ liên hệ của Khách Hàng.. . . + Tên của Nhà cung cấp Sản phẩm (Địa chỉ liên hệ với Nhà cung cấp.) + Ngày đặt hàng. + Ngày phải chuyển giao hàng ( ngày đòi hỏi phải chuyển hàng). + Địa chỉ chuyển hàng đến + Họ tên của Nhân Viên làm đơn hàng + Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm đặt hàng - Tên Sản phẩm - Số lượng đặt hàng. - Giá bán. - Thuế VAT . . . . . . + Cước phí thực hiện chuyên chở hàng hoá (Vận chuyển hàng) + Giá trị của đơn hàng.  + Các ghi chú cần thiết về đơn đặt hàng Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Đơn Đặt Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Các Đơn Đặt Hàng các thông tin về một Đơn Đặt Hàng mới. 6.3. Các Hóa Đơn Thanh Toán Hóa Đơn Thanh Toán xác định Sản Phẩm được bán cho Khách Hàng. Các thông tin về một hóa đơn thanh toán cần có là: + Thông tin về Nhà cung cấp sản phẩm ( Tên gọi, Địa chỉ liên hệ ...) + Thông tin về Khách hàng (Tên gọi, Địa chỉ liên hệ ...) + Thông tin về Nhân viên làm hóa đơn thanh toán. + Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm được thanh toán - Tên Sản phẩm - Số lượng thanh toán - Giá bán. . . . . . . Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Hóa đơn thanh toán nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Hóa đơn thanh toán các thông tin về một Hóa đơn thanh toán mới. 6.4. Các Xác Nhận Nhận Hàng Các thông tin cần đưa ra trên một Xác Nhận Nhận Hàng gồm có các thông tin sau: + Thông tin về đơn đặt hàng đã gửi + Thông tin về Khách Hàng + Thông tin về Nhà Cung Cấp + Thông tin chi tiết về từng loại Sản Phẩm được Khách Hàng xác nhận, bao gồm: - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lượng ....... Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Xác Nhận Nhận Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Xác Nhận Nhận Hàng các các thông tin về một Xác Nhận Nhận Hàng mới. 6.5. Các Hóa Đơn Xuất Kho Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn xuất kho là + Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn xuất kho + Ngày thực hiện xuất kho + Tên của người nhận hàng + Xuất kho cho ai, khách hàng là ai ? + Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho ` - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lượng . . . . . . Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn xuất kho, cập nhật thông tin trên các hóa đơn xuất kho, hoặc đưa vào trong danh sách các hóa đơn xuất kho một hóa đơn xuất kho mới. 6.6. Các Hóa Đơn Nhập Kho Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn nhập kho là + Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn nhập kho + Ngày thực hiện nhập kho + Tên của người nhận hàng + Nhập kho cho ai, khách hàng là ai ? + Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho ` - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lượng .. . . . .. Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn nhập kho, cập nhật thông tin trên các hóa đơn nhập kho, hoặc đưa vào trong danh sách các hóa đơn nhập kho một hóa đơn nhập kho mới. 6.7. Các báo cáo về tình hình kinh doanh Các báo cáo cần thực hiện gồm có + Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn kho trong một khoảng thời gian nào đó do người sử dụng yêu cầu + Báo cáo bán hàng: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửa hàng trong một khoảng thời gian . + Bảng kê hóa đơn bán hàng + Bảng kê hóa đơn mua hàng + Bảng kê các chứng từ mua vào + Bảng kê các chứng từ bán ra + Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian II. Phân tích bài toán Để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của bài toán, cần làm sáng tỏ, phân tích kỹ hơn để thấy đượcc các đặc điểm tính chất của các đối tượng đã nêu ở phần trên. 1. Sản phẩm Kinh doanh sản phẩm hàng hoá dựa trên công việc chuyển giao sản phầm từ cửa hàng tới các đối tượng khách hàng. Do vậy cửa hàng luôn cần thiết có các thông tin về sản phẩm, hàng hoá. Cửa hàng luôn luôn có thể có ngay được các thông tin mô tả chi tiết về một loại sản phẩm bất kỳ, về số lượng sản phẩm. Các thông tin mô tả chi tiết về sản phầm gồm: - Các thông tin mô tả sản phẩm + Tên gọi của sản phẩm. + Cấu trúc, công dụng của sản phẩm, hãng sản xuất ra sản phẩm... + Đơn vị tính + Đơn vị giá - Thông tin về nguồn cung cấp sản phẩm: Sản phẩm đã được mua về từ Nhà cung cấp nào. - Sản phẩm được lưu trữ ở đâu. Nằm trong kho nào - Số lượng sản phẩm hiện có trong cửa hàng. - Giá mua vào của Sản Phẩm. - Giá bán ra của Sản phẩm thể hiện trên các báo giá gần nhất. Tại cửa hàng kinh doanh sản phẩm, sản phẩm được bán cho khách hàng lấy ra từ: - Kho dự trữ hàng hoá của cửa hàng. - Lấy ra từ phòng trưng bầy (Showroom) Nguồn bổ xung sản phẩm cho cửa hàng được lấy từ: - Thông qua Nhập Khẩu hàng hoá, các công ty đại lý nước ngoài. - Lấy từ các công ty, xí nghiệp trong nước. Thông tin kết xuất đưa ra là thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm, về mỗi một sản phẩm cụ thể. Các thông tin đó phục vụ cho: - Đáp ứng yêu cầu thông tin về sản phẩm của khách hàng (khách hàng yêu cầu cho biết thông tin chi tiết về một sản phẩm nào đó). - Phục vụ cho quá trình lên đơn đặt hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. 2. Khách hàng Khách hàng là một nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn trong công việc kinh doanh của cửa hàng. Khách hàng là người đưa ra các đơn đặt hàng mua sản phẩm và là nơi để cho cửa hàng thực hiện chuyển giao sản phẩm, hàng hoá. Cửa hàng cần phải lưu trữ các thông tin về khách hàng, các thông tin này bao gồm: + Tên của khách hàng. + Địa Chỉ liên hệ + Số điện thoại, số Fax. + Đại diện của khách hàng. + Lĩnh vực hoạt động của Khách Hàng + Tài khoản. + Ngân hàng + Các ghi chú cần thiết khác. * Thông tin Ngân hàng, Tài khoản là thông tin về tài khoản của khách hàng đã mở tại một Ngân hàng nào đó. Kết xuất, đưa ra các thông tin về khách hàng là đưa ra các thông tin này. các thông tin về khách hàng qua thời gian có thể bị thay đổi, như vậy ngoài việc đưa ra các thông tin chi tiết về khách hàng, còn phải đáp ứng các yêu cầu sửa đổi thông tin về khách hàng hoặc bổ sung thông tin về một khách hàng mới vào danh sách khách hàng của cửa hàng. 3. Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là nơi cung cấp cho cửa hàng các sản phẩm bổ sung cho các sản phẩm đã bị chuyển giao ( bán ) cho khách hàng. Cửa hàng cần phải lưu trữ các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Các thông tin này sẽ được lấy ra trong quá trình lên các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán và các Xác nhận đã nhận hàng khi Nhà Cung Cấp chuyển giao hàng. Các thông tin mà cửa hàng cần lưu trữ gồm có: + Tên của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. + Địa chỉ. + Đại diện của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. + Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm + Số điện thoại, số Fax. + Số tài khoản. + Ngân hàng + Các ghi chú cần thiết khác về Nhà cung cấp Sản Phẩm Yêu cầu đưa ra các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là quá trình đưa ra các thông tin trên. Quản lý thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm không những phải đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mà còn đáp ứng cả công việc bổ sung, thay thế các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. 4. Nhân viên. Nhân viên, là những người lập nên các chứng từ : + Báo giá sản phẩm + Các hoá đơn thanh toán + Các xác nhận chuyển giao hàng + Các hóa đơn xuất ,nhập kho + Các báo cáo Quản lý đối tượng Nhân Viên đòi hỏi phải đưa ra được các thông tin cụ thể của mỗi nhân viên, khi nảy sinh các yêu cầu cần có sự xác minh, phân công công việc..., các yêu cầu này cần một số thông tin về bản thân của Nhân Viên. Các thông tin về nhân viên cần lưu trữ gồm: + Họ và Tên của Nhân Viên. + Địa chỉ, liên hệ (nơi ở hiện nay) + Địa chỉ thường trú. + Số chứng minh thư + Giới tính + Ngày sinh + Số điện thoại. + Chức vụ công tác. + Tên đơn vị quản lý Nhân viên + Các ghi chú khác về Nhân Viên. - Trình độ học vấn - Chuyên môn - Quá trình công tác . . . . . . . . Các thông tin về Nhân Viên cũng có thể bị thay đổi, hoặc thông tin về Nhân viên nào đó không còn cần thiết ( chẳng hạn như đã thôi việc) thì Cửa hàng sẽ tiến hành bổ sung thông tin về Nhân viên đó, hoặc loại bỏ, hoặc cũng có thể đưa vào danh sách Nhân Viên của cửa hàng các thông tin về một Nhân Viên mới.... Kết xuất thông tin về đối tượng này là việc đưa ra các thông tin chi tiết về mỗi Nhân viên cụ thể khi có yêu cầu. 5. Kho Hàng Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của Cửa hàng Các thông tin về Kho Hàng bao gồm: + Tên gọi của Kho Hàng + Địa chỉ của Kho Hàng + Người quản lý Kho Hàng + Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng - Chiều dài - Rộng - Diện Tích. . . . . . . . .. . . . .. Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Kho Hàng nào đó , hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Kho Hàng tên và các thông tin về một Kho Hàng mới. 6. Các loại chứng từ Từ quy trình kinh doanh đã nêu, có các loại chứng từ sau: 6.1. Báo giá Sản Phẩm Khi có yêu cầu của khách hàng, cần biết thông tin về giá bán của một số sản phẩm, cửa hàng đáp ứng yêu cầu đó bằng việc gửi các báo giá sản phẩm cho họ. Trong cửa hàng tồn tại hai loại báo giá: - Báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Lúc này cửa hàng có vai trò là Khách hàng của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm, các Báo giá sản phẩm được gửi đến theo yêu cầu của Cửa hàng, nội dung của các báo giá là thông tin về giá của những Sản phẩm cụ thể nào đó ( các Sản phẩm mà Khách Hàng yêu cầu cho biết giá ). - Báo giá của Cửa hàng cho Khách hàng. Khách hàng cũng có yêu cầu biết giá bán của các Sản phẩm mà mình sắp mua. Khách hàng sẽ yêu cầu Cửa hàng gửi đến các báo giá sản phẩm. Cửa hàng sau khi tiếp nhận các báo giá sản phẩm của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm sẽ tiến hành làm các báo giá sản phẩm gửi tới các khách hàng có yêu cầu: * Đặc điểm yêu cầu của các loại báo giá + Các báo giá chỉ có hiệu lực trong một thời gian nhất định sau thời gian này có báo giá sẽ được làm lại. + Giữa các báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm gửi tới cửa hàng gửi tới cửa hàng và các báo giá mà Cửa hàng gửi đến khách hàng là khác nhau ( khác nhau về giá của Sản Phẩm ). Do các Báo giá phải phụ thuộc vào các yêu cầu của Khách hàng (sản phẩm nào cần báo giá). + Báo giá Sản Phẩm cũng cần có sự thống nhất, chính xác. Các báo giá được gửi tới cùng một khách hàng trong thời gian các báo giá vẫn còn hiệu lực phải giống nhau về nội dung thông tin của các Sản phẩm báo giá. * Các thông tin mà Báo giá cần chứa là: + Tên khách hàng nhận Báo Giá + Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm ( nơi gửi Bao Giá ) + Ngày báo giá. + Ngày hết hiệu lực của báo giá . + Hình thức thanh toán. + Điều kiện giao hàng. + Thời gian bảo hành sản phẩm sau khi mua + Tên nhân viên làm báo giá. + Các sản phẩm cụ thể được báo giá. Thông tin ở phần này gồm: - Tên sản phẩm được báo giá. - Số lượng - Giá bán - Thuế sản phẩm. Các thông tin mà báo giá chứa cũng chính là các thông tin cần đưa ra khi có yêu cầu xem báo giá. Các thao tác đối với đối tượng này: - Làm mới một báo giá. - Sửa, bổ sung thông tin. - Xoá các báo giá. 6.2. Các đơn đặt hàng Có hai loại đơn đặt hàng: - Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Chúng là các đơn đặt mua hàng của Cửa hàng, nội dung của các đơn đặt mua hàng này là các sản phẩm theo yêu cầu cần mua của Cửa hàng. - Đơn đặt hàng của Khách hàng gửi tới Cửa hàng. Nội dung của đơn đặt hàng là các sản phẩm mà khách hàng cần mua. Các đơn đặt hàng sẽ là các chứng từ có liên quan đến việc xác nhận hàng hoá chuyển giao. Khách hàng sẽ xác nhận hàng hoá theo một bản sao của đơn đặt hàng mà trước đó đã được gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Nội dung thông tin giữa đơn đặt hàng và xác nhận đã nhận hàng hoá có thể khác nhau. Sự sai khác phát sinh trong khâu chuyên chở hàng hoá ( hàng hóa có thể bị hỏng, vỡ, mất..). Các thông tin mà một Đơn Đặt Hàng chứa sẽ là: + Tên khách hàng + Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Địa chỉ chuyển hàng đến + Ngày đặt hàng + Ngày giao hàng (đòi hỏi chuyển hàng) + Tên các loại sản phẩm + Số lượng từng loại Sản phẩm đặt mua. + Giá sản phẩm. + Thuế VAT đối với từng loại Sản phẩm + Tổng số tiền của Đơn đặt hàng. + Tên nhân viên làm Đơn đặt hàng( Nhân viên của Cửa hàng). + Ghi chú đơn đặt hàng ( lưu trữ các thông tin phụ về đơn đặt hàng ) Các thông tin này cũng là các thông tin cần đưa ra khi có yêu cầu thông tin về một đơn đặt hàng nào đó. 6.3. Các hoá đơn thanh toán. Trước khi hàng hoá được tiến hành chuyên chở, chuyển giao cho khách hàng. Nhà Cung Cấp Sản Phẩm sẽ phải làm các hoá đơn thanh toán. Hoá đơn thanh toán xác nhận thực tế số lượng Sản phẩm sẽ được chuyên chở. Sản phẩm được chuyển cho Khách hàng theo một đơn Đặt hàng nào đó, hoặc có Hóa đơn thanh toán nội bộ không theo một đơn hàng nào . Hóa đơn thanh toán trong cửa hàng tồn tại hai loại: + Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xác nhận từng loại Sản Phẩm được mua về. + Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xác nhận từng loại Sản Phẩm được mua về. Các thông tin mà Hoá đơn thanh toán lưu trữ là: + Tên khách hàng. + Địa chỉ khách hàng. + Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Địa chỉ liên hệ với nhà cung cấp + Tên người nhận hàng + Tên người giao hàng + Ngày làm hóa đơn thanh toán + Chi tiết về các sản phẩm, nội dung gồm có - Tên sản phẩm - Số lượng - Giá - Thuế VAT - Đơn vị tính + Tổng số tiền thanh toán. + Chiết khấu + Nhân viên làm hoá đơn thanh toán. + Các ghi chú cần thiết ( các thông tin phụ về hóa đơn thanh toán ) Thông tin cần kết xuất ra cũng chính là nội dung thông tin mà hoá đơn thanh toán lưu trữ. Do số lượng các hóa đơn thanh toán là rât nhiều do vậy có thể đưa vào một số tiêu chí để giới hạn số lượng các hoá đơn thanh toán để có thể dễ dàng đưa ra một hoá đơn cần thiết. 6.4. Các xác nhận chuyển giao sản phẩm Sau khi làm các Hoá đơn thanh toán, hàng hoá sẽ được chuyển tới Khách hàng nhờ các Nhân viên của Nhà cung cấp. Trong quá trình chuyên chở số lượng Sản phẩm được chuyển đến tay Khách hàng có thể khác với số lượng sản phẩm thanh toán (do sản phẩm có thể hỏng, vỡ, mất..). Khách hàng cần xác nhận lại thực tế số lượng sản phẩm nhận được để làm cơ sở cho việc thanh toán tiền với Nhà Cung Cấp Sản Phẩm, chính điều này đã làm xuất hiện một chứng từ gọi là chứng từ Xác nhận đã nhận hàng. Xác nhận giao hàng ( đã nhận hàng ) dựa trên cơ sở một bản sao của đơn đặt hàng mà khách hàng đã gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Số lượng sản phẩm theo yêu cầu trong đơn đặt hàng và số lượng sản phẩm nhận được sau khi chuyển giao sản phẩm ( trong chứng từ xác nhận nhận hàng ) có thể khác nhau. Cửa hàng phải quản lý 2 loại xác nhận: + Xác nhận của Cửa hàng với tư cách là Khách hàng, xác nhận các sản phẩmchuyển đến từ Nhà cung cấp sản phẩm. + Xác nhận của Khách hàng đối với các sản phẩm do Nhân viên của Cửa hàng chuyên chở đến (Cửa hàng đóng vai trò là Nhà cung cấp sản phẩm). Nội dung của mỗi Xác nhận gồm có: + Tên khách hàng: Khách hàng nhận sản phẩm theo yêu cầu đặt hàng + Tên người nhận hàng + Tên Nhà Cung Cấp: Nhà cung cấp chuyển sản phẩm đến theo đặt hàng + Tên người giao hàng + Tên nhân viên làm Xác nhận nhận hàng + Ngày Xác nhận được lập. + Chi tiết hàng hoá xác nhận đã nhận được - Tên sản phẩm. - Giá - Số lượng - Thuế VAT cho mỗi loại sản phẩm + Tổng số tiền phải trả cho người cung cấp + Chiết khấu + Các ghi chú cần thiết ( các ghi chú cần thiết về Xác nhận) Nội dung của Xác nhận cũng là các thông tin của mỗi Xác Nhận cần đưa ra khi có yêu cầu xem một xác nhận đã nhận hàng. 6.5. Các hóa đơn Xuất kho Xuất kho khi có một yêu cầu cần có một lượng hàng hóa để chuyển giao cho Khách hàng, nhưng cũng có thể chỉ là lưu chuyểu hàng hóa giữa các kho trong cửa hàng. Bên cạnh các hóa đơn thanh toán còn có các hóa đơn Xuất kho, hóa đơn xuất kho làm giảm lượng hàng hóa trong kho. Nội dung của các Hóa đơn xuất kho gồm: + Thông tin về kho hàng nơi thực hiện xuất kho, xuất tại kho hàng nào + Ngày thực hiện xuất kho + Tên của người nhận hàng + Xuất kho cho đối tượng nào, khách hàng là ai ? + Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho ` - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lượng - Thuế VAT . . . . . . . + Tổng giá trị hàng hóa xuất kho Các thông tin của mỗi hóa đơn xuất kho cũng chính là các thông tin mà người sử dụng cần biết, yêu cầu. 6.6. Các hóa đơn Nhập kho Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn nhập kho là: + Thông tin về kho hàng nơi thực hiện nhập kho, nhập sản phẩm vào kho nào ? + Ngày thực hiện nhập kho + Tên của người giao hàng + Tên nhà cung cấp + Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho ` - Tên gọi của Sản Phẩm - Giá bán - Số lượng . . . . . . . . + Tổng giá trị nhập kho 6.7. Các báo cáo Các báo cáo gồm có: - Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn hàng hoá trong cửa hàng trong một thời gian nào đó. Nội dung báo cáo gồm có: + Tên sản phẩm + Số lượng Nhập vào + Số lượng Xuất đi + Số lượng tồn đọng trong cửa hàng + Giá trị xuất, nhập, tồn sản phẩm - Báo cáo Tồn kho: Các sản phẩm còn lại trong kho, nội dung của báo cáo này gồm: + Tên sản phẩm + Số lượng Tồn kho + Doanh số Tồn. - Các báo cáo bán hàng: Báo cáo bán hàng tổng kết tình hình của cửa hàng trong một khoảng thời gian nào đó. Nội dung báo cáo gồm: + Tên sản phẩm + Số lượng + Đơn vị tính + Tiền vốn + Doanh số + Lãi gộp + Các tỷ số Lãi gộp/Doanh số (%) + Lãi gộp / Vốn (%) - Bản kê hoá đơn bán hàng ( hoá đơn thanh toán): Đây là một bảng ghi lại các hoá đơn thanh toán trong một khoảng thời gian nào đó. Nội dung gồm có: + Ngày đầu + Ngày cuối + Tên khách hàng + Tên nhà cung cấp + Tên sản phẩm + Số lượng sản phẩm bán + Giá mua + Giá bán + Tiền vốn + Doanh thu + Tổng cộng của báo cáo bán hàng về doanh thu - Bảng kê hoá đơn mua hàng Bảng tổng kết của các Xác nhận mua hàng trong một khoảng thời gian nào đó. Nội dung bảng tổng kết gồm: + Ngày đầu + Ngày cuối + Tên Khách hàng + Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm + Số lượng sản phẩm mua vào + Tên sản phẩm mua vào + Giá mua của mỗi sản phẩm + Tổng số tiền phải trả cho mỗi loại sản phẩm. + Tổng số tiền cho cả bảng sản phẩm mua vào - Bảng kê chứng từ mua vào. Nội dung: + Tên Nhà Cung Cấp. + Tên Khách hàng + Mã chứng từ ( xác nhận ) + Thuế VAT đầu vào + Ghi chú về các chứng từ - Bảng kê chứng từ bán ra + Mã chứng từ(Mã hoá đơn thanh toán) + Tên khách hàng + Doanh số bán + Thuế VAT + Các ghi chú cần thiết + Giá trị tổng cộng của Doanh số và Thuế VAT - Kết quả hoạt động kinh doanh. Cho kết quả kinh doanh của cửa hàng. Tổng kết doanh thu kinh doanh của cửa hàng theo quý. Nội dung gồm: + Tổng Vốn + Tổng Doanh thu bán ra + Lãi trong quý.  Chương II: Thiết kế - Tổ chức chương trình I. Chức năng của chương trình 1. Sơ đồ chức năng Từ yêu cầu của bài toán đặt ra. Đáp ứng các yêu cầu về quản lý các đối tượng, các thông tin kết xuất của từng đối tượng. Thiết kế một hệ thống có các chức năng: Sơ đồ chức năng của hệ thống ( Trang bên ) 2. Mô tả chi tiết các chức năng 2.1. Hệ thống Hệ thống bao gồm các chức năng sau: a. Khách hàng Đây là chức năng của hệ thống để quản lý đối tượng khách hàng. ở chức năng này người sử dụng có thể lấy thông tin chi tiết về bất cứ một khách hàng nào trong danh sách khách hàng. Các thông tin về khách hàng được đưa ra là các thông tin đã phân tích ở phần trên về đối tượng này. Do các thông tin về khách hàng có thể bị biến đổi, sai khác nên trong phần chức năng này người sử dụng cũng có thê thực hiện các thao tác: - Bổ xung vào danh sách khách hàng đã có, một khách hàng mới cùng với các thông tin mô tả chi tiết về khách hàng đó - Sửa thông tin, cập nhật thông tin về một khách hàng bất kỳ - Xoá trong danh sách khách hàng, một khách hàng đã lựa chọn - Có thể tổ chức tìm kiếm khách hàng theo những tiêu chuẩn đưa vào như: + Tên + Địa chỉ + Những khách hàng có tài khoản ở ngân hàng nào? b. Nhà Cung Cấp Chức năng này làm nhiệm vụ quản lý các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Cũng như công việc quản lý đối tượng khách hàng người sử dụng có thể lấy thông tin chi tiết của bất kỳ một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào trong danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng. Các thông tin được đưa ra về Nhà Cung Cấp là các thông tin đã được phân tích trong phần I về đối tượng này. Các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cũng có thể bị thay đổi (do các điều kiện khách quan đem lại như: chuyển địa chỉ,..) cho nên trong phần chức năng này cũng cho phép người sử dụng tiến hành các thao tác: - Cập nhật các thông tin về một Nhà Cung Cấp bất kỳ đã được đưa vào trong danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng. Hình 1 Sơ đồ chức năng của chương trình - Bổ sung vào danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm một Nhà Cung Cấp mới cùng với các thông tin chi tiết về Nhà Cung Cấp đó. - Xoá tên một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm trong danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. - Tổ chức lọc ra một danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm theo một yêu cầu định trước. Cụ thể như theo các tiêu chí: + Địa chỉ + Lĩnh vực kinh doanh. + Có tài khoản ở trong một Ngân hàng nào đó? c. Nhân viên Chức năng này quản lý đối tượng Nhân Viên trong cửa hàng. Khi cần, người sử dụng có thể tổ chức tìm kiếm và đưa ra các thông tin chi tiết (như đã phân tích các thông tin của đối tượng này ở phần I) về một người nhân viên bất kỳ nào trong danh sách các nhân viên. Ngoài thao tác đó, chức năng này còn cung cấp các thao tác: - Bổ xung vào danh sách Nhân Viên của cửa hàng mộ._.t tên Nhân Viên mới kèm theo các thông tin mô tả cần quản lý về nhân viên đó (Trong trường hợp lấy vào thêm nhân viên mới). - Cập nhật các thông tin về một nhân viên bất kỳ trong danh sách các nhân viên. - Xoá tên một nhân viên trong danh sách nhân viên (nhân viên này thôi việc ...), loại bỏ các thông tin về nhân viên đó. d. Sản phẩm Đối tượng Sản Phẩm được quản lý trong phần chức năng này. Các sản phẩm sẽ được đưa ra theo từng nhóm do người sử dụng lựa chọn. ở mỗi nhóm sản phẩm là danh sách các Sản Phẩm thuộc nhóm đó. Trong chức năng này người sử dụng có thể thực hiện các thao tác: - Tìm kiếm, đưa ra thông tin mô tả chi tiết, số lượng của một sản phẩm bất kỳ trong danh sách sản phẩm tồn tại. - Bổ xung vào danh sách sản phẩm, một sản phẩm mới cùng với các thông tin mô tả chi tiết, số lượng, giá, đơn vị tính,. . . - Xoá tên một sản phẩm và các thông tin liên quan đến sản phẩm đó Trong phần bổ sung và cập nhật các thông tin về một sản phẩm thì thực hiện đồng thời việc cập nhật thông tin về Sản phẩm e. Ngân hàng Đối tượng Ngân hàng được quản lý ở phần chức năng này. Tại chức năng này người sử dụng sẽ lấy được các thông tin về một Ngân hàng bất kỳ nằm trong danh sách các Ngân hàng đã được đưa vào trước đó. Ngoài ra chức năng quản lý đối tượng này còn cung cấp cho người sử dụng các thao tác: - Bổ sung vào danh sách các Ngân hàng một tên Ngân hàng mới chưa có, cùng với các thông tin về các Ngân hàng này. - Cập nhật thông tin về các Ngân hàng. Các thông tin cụ thể như địa chỉ, số điện thoại, số Fax, các ghi chú phụ khác. . . - Xoá tên của một Ngân hàng nếu thấy việc lưu trữ các thông tin về Ngân hàng đó là không còn cần thiết. g. Kho hàng Chức năng này thực hiện công việc quan lý các thông tin về các Kho hàng Người sử dụng có thể thực hiện các thao tác: - Xem các thông tin về các kho hàng, cập nhật các thông tin đối với các Kho hàng đã tồn tại - Bổ sung vào danh sách tên các Kho hàng một tên kho hàng mới cùng các thông tin về kho hàng mới đó. - Xóa các tên kho hàng đã không còn tồn tại. 2.2. Danh mục Các danh mục được đưa vào để quản lý các đối tượng được thực hiện dễ dàng hơn. Danh mục gồm có: - Bảng danh mục tên của các công việc - Bảng danh mục tên của các tỉnh thành - Bảng danh mục tên của lĩnh vực hoạt động kinh doanh. - Bảng danh mục tên của các bộ phận, phòng ban, đơn vị quản lý - Bảng danh mục nhóm các sản phẩm(tên nhóm sản phẩm) Công việc quản lý các danh mục được thực hiện ở phần này, nó cho phép làm các thao tác sau: - Xem một danh mục trong bảng danh mục, có thể sửa chữa. - Xoá một danh mục trong một bảng các danh mục nào đó. - Bổ sung vào trong một bảng danh mục đã có một danh mục mới. 2.3. Giao dịch Đây chính là phần cho phép thực hiện chức năng, quá trình nhập, xuất, trao đổi hàng hoá giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm và giữa Cửa hàng với các Khách hàng. Trong cửa hàng sự giao dịch theo 2 chiều: - Chiều đến ( giao dịch đến ): là các giao dịch được thực hiện giữa Nhà Cung Cấp Sản Phẩm với cửa hàng. - Chiều đi ( giao dịch đi ): Các giao dịch được thực hiện giữa cửa hàng và các khách hàng. ở mỗi chiều giao dịch đều có các chức năng sau: a. Báo giá sản phẩm: + ở chiều giao dịch đến thì chức năng này làm nhiệm vụ quản lý các Báo giá sản phẩm do Nhà cung cấp sản phẩm gửi đến. + ở chiều giao dịch đi, chức năng này quản lý các Báo giá sản phẩm do Cửa hàng tạo ra được gửi đi cho các Khách hàng có yêu cầu. ở mỗi chiều của giao dịch, chức năng báo giá cung cấp các thao tác sau: - Nhập mới và lưu trữ thông tin về một báo giá do Nhà cung cấp sản phẩm gửi tới hoặc tiến hành lập ra các báo giá mới gửi cho các khách hàng có yêu cầu. Để thoả mãn yêu cầu, đặc điểm của báo giá, thì trước hết khi tiến hành làm thao tác này, báo giá gần nhất trước đó của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm hoặc báo giá cho khách hàng sẽ được đưa ra, nhằm loại bỏ trường hợp: báo sai, báo thừa. . . - Cập nhật sửa chữa thông tin của Báo giá ở cả 2 chiều. - Tìm kiếm một Báo giá nào đó theo yêu cầu được đưa vào như sau: + Ngày báo giá. + Báo giá đã hết hiệu lực hay chưa hết hiệu lực + Tên Nhà Cung Cấp + Tên khách hàng. - Xoá, loại bỏ các báo giá không còn giá trị, không cần thiết đến nữa. b. Đặt hàng Đặt hàng, chức năng thực hiện các yêu cầu làm đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm. Có 2 chiều đơn đặt hàng: - Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm - Đơn đặt hàng gửi tới Cửa hàng của Khách hàng Chức năng Đặt hàng cho phép thực hiện các thao tác sau (trên cả 2 chiều đơn đặt hàng) + Cập nhật, sửa chữa thông tin, nội dung của một Đơn đặt hàng bất kỳ nào đó trong một danh sách các Đơn đặt hàng. + Thực hiện tìm kiếm, xem nội dung của một đơn đặt hàng nào đó trong các đơn đặt hàng. + Thêm mới một Đơn đặt hàng. + Xoá các đơn đặt hàng nếu thấy không còn cần thiết. c. Các hoá đơn thanh toán. Hoá đơn thanh toán được làm ở chức năng này. Hoá đơn thanh toán xác nhận lượng hàng hoá được nhập về hay xuất đi. - ở chiều đến hoá đơn thanh toán của cửa hàng chỉ là một bản sao của nhà cung cấp gửi đến. Nó chưa xác nhận được thực tế số lượng hàng chuyển về. Số lượng thực tế là số lượng được ghi trên các xác nhận nhận hàng của cửa hàng. - ở chiều đi (giao dịch đi): Hoá đơn thanh toán do người bán(nhân viên) của cửa hàng thiết lập. Hoá đơn thanh toán ở chiều đi xác nhận số lượng hàng hoá được chuyên chở đến theo đơn đặt hàng của khách hàng. Khi hoá đơn thanh toán được lập ra thì số lượng của các sản phẩm trên khoản mục kho sẽ giảm đúng bằng số lượng ghi trong hoá đơn thanh toán. Chức năng này cho phép người sử dụng thực hiện các công việc: - Làm một hoá đơn thanh toán mới(hoặc đưa vào một hoá đơn thanh toán mới do người bán gửi tới.) - Cập nhật các thông tin trên các hoá đơn trong danh sách các hoá đơn thanh toán đã có. - Xoá các hoá đơn thanh toán. d. Xác nhận giao hàng Chức năng này quản lý các chứng từ Xác nhận giao hàng giữa Nhà cung cấp sản phẩm với Cửa hàng và giữa Cửa hàng với Khách hàng. Xác nhận giao hàng giữa Nhà cung cấp sản phẩm và Cửa hàng là xác nhận lượng hàng hoá ( số lượng sản phẩm ) thực tế mà Cửa hàng nhận được do Nhà cung cấp chuyển tới. Nó làm tăng số lượng hàng hoá trong kho dự trữ của cửa hàng. Chức năng này cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác: - Thêm mới một xác nhận hàng. - Sửa chữa nội dung của bất kỳ một xác nhận hàng nào có trong danh sách các xác nhận nhận hàng. - Tìm kiếm một xác nhận nhận hàng theo một tiêu chí cho trước. + Ngày + Theo khách hàng + Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. + Theo số tiền xác nhận - Xoá các xác nhận hàng đã không còn có ích. e. Xuất kho Các thao tác có thể thực hiên trên chức năng này: + Thiết lập các hóa đơn xuất kho (tạo mới một hóa đơn xuất kho) + Tìm kiếm và thực hiện sửa chữa các thông tin trên các hóa đơn xuất kho đã tồn tại . + Xóa các hóa đơn không còn cần thiết đến nữa. g. Nhập kho Các thao tác có thể thực hiên trên chức năng này: + Thiết lập các hóa đơn nhập kho (tạo mới một hóa đơn nhập kho) + Tìm kiếm và thực hiện sửa chữa các thông tin trên các hóa đơn nhập kho đã tồn tại . + Xóa các hóa đơn không còn cần thiết đến nữa. 2.4. Báo cáo Chức năng này đơn thuần chỉ là đưa ra các báo cáo, bảng thống kê tình hình kinh doanh của cửa hàng. Nguồn dữ liệu của các báo cáo được lấy từ : + Các chứng từ xác nhận + Hoá đơn thanh toán + Các đơn đặt hàng. + Các hóa đơn xuất kho Người sử dụng sẽ đưa vào khoảng thời gian cần thống kê và đầu ra sẽ là báo cáo, người sử dụng có thể xem trước khi in. Báo cáo được làm có thể nhiều lần nhưng không cần được lưu trữ nội dung của các báo cáo, bảng thống kê. II. Sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu (Hình 2) III. Phân tích mô hình thực thể. Mô hình thực thể (Hình 2) Mô hình thực thể và quan hệ giữa các thực thể (Hình 3) Mỗi kiểu thực thể được mô tả dưới dạng một bảng logic, trong mỗi bảng logic chứa các thuộc tính mô tả kiểu thực thể đó. Để tổng quát cho mô hình các kiểu dữ liệu của mỗi thuộc tính trong bảng logic sẽ được hình thành dưới dạng các kiểu dữ liệu chuẩn của SQL. 1. Kiểu thực thể: Khách hàng Để đáp ứng yêu cầu việc lưu trữ thông tin về khách hàng. Các bảng khách hàng sẽ có cấu trúc như sau: + Mã Khách hàng CHAR(5) NOT NULL + Tên Khách hàng CHAR(40) NOT NULL + Địa chỉ CHAR(60) NOT NULL + Mã Tỉnh Thành CHAR(3) NOT NULL + Điện Thoại CHAR(13) + Số Fax CHAR(13) + Số tài Khoản CHAR(15) NOT NULL + Mã Ngân hàng CHAR(3) NOT NULL + Mã Lĩnh Vực Hoạt Động CHAR(3) NOT NULL + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá là thuộc tính Mã khách hàng. * Thuộc tính kết nối : + Mã Tỉnh Thành được kết nối sang bảng danh mục các Tỉnh Thành. + Mã Lĩnh Vực Hoạt Động được kết nối sang bảng danh mục các Lĩnh vực Hoạt Động. Mã Ngân hàng được kết nối sang bảng Ngân hàng. * Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả của kiểu thực thể này. Hình 2 Sơ đồ dòng dữ liệu Hình 3 Mô hình thực thể của bài toán Hình 4: Mô hình quan hệ giữa các thực thể 2. Kiểu thực thể Nhà Cung Cấp Sản Phẩm Các thuộc tính của kiểu thực thể này gồm có: + Mã Nhà Cung Cấp CHAR(5) NOT NULL + Tên Nhà Cung Cấp CHAR(40) NOT NULL + Địa Chỉ CHAR(60) NOT NULL + Mã Tỉnh Thành CHAR(3) NOT NULL + Điện Thoại CHAR(13) + Số Fax CHAR(13) + Số Tài Khoản CHAR(15) NOT NULL + Mã Ngân hàng CHAR(3) NOT NULL + Mã Lĩnh Vực Hoạt Động CHAR(3) NOT NULL + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá là thuộc tính Mã Nhà Cung Cấp. * Thuộc tính kết nối: + Mã tỉnh thành được kết nối sang bảng danh mục lên các Tỉnh Thành. + Mã Ngân hàng được kết nối sang bảng Ngân hàng. + Mã Lĩnh Vực Hoạt Động được kết nối sang bảng danh mục tên các lĩnh vực hoạt động * Các thuộc tính còn lại là các thuộc tính mô tả của kiểu thực thể. 3. Kiểu thực thể: Nhân Viên Thông tin về mỗi Nhân Viên được lưu trữ trong bảng Nhân Viên. Bảng Nhân Viên có cấu trúc dữ liệu như sau: + Mã Nhân Viên CHAR(3) NOT NULL + Họ Đệm CHAR(20) NOT NULL + Tên CHAR(8) NOT NULL + Ngày Sinh DATE + Giới Tính CHAR(3) NOT NULL + SốChứng Minh CHAR(15) + Địa Chỉ CHAR(60) NOT NULL + Mã Tỉnh Thành CHAR(3) NOT NULL + Nguyên Quán CHHAR(60) + Mã Tỉnh Thành Nguyên quán CHAR(3) NOT NULL + Mã Công Việc CHAR(3) NOT NULL + Mã phòng ban CHAR(3) NOT NULL + Điện Thoại CHAR(13) + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá: Thuộc tính Mã Nhân Viên * Thuộc tính kết nối: + Mã Tỉnh Thành, Mã Tỉnh Thành Nguyên Quán được kết nối sang dạng bảng danh mục tên các Tỉnh Thành. + Mã Công Việc được kết nối sang bảng danh mục Các công việc. Nó cho biết chức vụ của nhân viên. + Mã Phòng Ban được kết nối sang bảng danh mục tên các phòng ban. Nó xác định xem Nhân viên thuộc đơn vị nào quản lý. * Các thuộc tính mô tả gồm: + Họ Đệm Họ đệm của nhân viên + Tên Tên gọi + Ngày Sinh + Giới Tính + Địa Chỉ + Điện Thoại + Nguyên quán Địa chỉ thường trú của Nhân Viên + Ghi Chú Các ghi chú cần thiết về bản thân Nhân Viên 4. Kiểu thực thể: Sản Phẩm Mỗi thực thể thuộc kiểu này sẽ chứa các thông tin mô tả về một sản phẩm. Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính: + Mã Nhóm Sản Phẩm CHAR(3) NOT NULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Tên Sản Phẩm CHAR(40) NOT NULL + Đơn Vị Giá CHAR(3) NOT NULL + Đơn Vị Tính CHAR(10) NOT NULL + Hãng Sản Xuất CHAR(40) + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá: là tổ hợp của 2 thuộc tính (Mã Nhóm Sản Phẩm, Mã Sản Phẩm) * Thuộc tính Mã Nhóm Sản Phẩm cũng là thuộc tính kết nối sang bảng danh mục tên các nhóm sản phẩm (hay nhóm các mặt hàng). * Thuộc tính : + Tên Sản Phẩm + Đơn Vị Giá /* đơn vị giá tính của Sản phẩm VND,USD*/ + Đơn Vị Tính /*Cái ,chiếc, hộp. . . .*/ + Hãng Sản Xuất + Ghi Chú là các thuộc tính mô tả của kiểu thực thể này. 5. Kiểu thực thể: Kho Hàng Kho là nơi dự trữ hàng hoá, chứa số lượng các sản phẩm. Các thuộc tính của kiểu thực thể này gồm có : + Mã Kho Hàng CHAR(3) NOT NULL + Tên Kho Hàng CHAR(40) NOT NULL + Địa Chỉ CHAR(60) NOT NULL + Mã Tỉnh Thành CHAR(3) NOT NULL + Mã Nhân viên quản lý kho CHAR(3) NOT NULL + Mô tả kho VARCHAR 6. Kiểu thực thể: Ngân hàng Bảng này lưu trữ thông tin của các Ngân hàng. Mỗi một Ngân hàng sẽ có kiểu thực thể là Kiểu Ngân Hàng có cấu trúc như sau: + Mã Ngân Hàng CHAR(3) NOT NULL + Tên Ngân Hang CHAR(40) NOT NULL + Địa Chỉ CHAR(40) NOT NULL + Mã Tỉnh Thành CHAR(3) NOT NULL + Điện Thoại CHAR(13) + Số Fax CHAR(13) + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá: Mã Ngân Hàng * Thuộc tính kết nối: Mã Tỉnh Thành được kết nối sang bảng danh mục tên các tỉnh thành. * Các thuộc tính thuộc tính mô tả: - Tên ngân hàng, Địa chỉ - Số điện thoại, Số Fax - Ghi chú 7. Kiểu thực thể: Báo Giá Kiểu này cho phép lưu trữ các thông tin về Báo giá Các thuộc tính gồm có: + Mã Báo Giá CHAR(12) NOT NULL + Mã Khách hàng CHAR(5) NOT NULL + Mã Nhà cungcấp CHAR(5) NOT NULL + Ngày Báo Giá DATE NOT NULL + Hiệu lực đến ngày DATE NOT NULL + Mã Nhân Viên CHAR(3) NOT NULL + Số Lần Báo Giá SMALLINT + Thời gian bảo hành CHAR(60) + Điều kiện giao hàng CHAR(60) + Hình thực thanh toán CHAR(60) + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá: Mã Báo Giá * Mã Khách Hàng, Mã Nhân Viên là các thuộc tính kết nối sang các kiểu thực thể: Khách Hàng, Nhân Viên. * Các thuộc tính: + Ngày Báo Giá : Ngày bắt đầu báo giá + Hiệu lực đến Ngày : Ngày hết hiệu lực + Số Lần Báo Giá + Thời gian bảo hành + Điều kiện giao hàng + Hình thực thanh toán + Ghi Chú : Chứa các thông tin khác là thuộc tính mô tả cho mỗi thực thể kiểu Báo Giá. 8. Kiểu thực thể: Chi Tiết Báo Giá. Các thuộc tính: + Mã Báo Giá CHAR(12) NOT NULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Giá Bán DECIMAL(10,2) NOT NULL + Số Lượng SMALLINT NOT NULL + Thuế VAT SMALLINT NOT NULL * Thuộc tính khoá: Tổ hợp của hai thuộc tính (Mã Báo Giá, Mã Sản Phẩm) * Thuộc tính kết nối: Mã Báo Giá được kết nối sang bảng các báo Giá Mã Sản Phẩm được kết nối sang bảng Sản Phẩm. * Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả. 9. Kiểu thực thể: Đơn Đặt Hàng Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính: + Mã Đơn Đặt Hàng CHAR(12) NOT NULL + Mã Nhà Cung Cấp CHAR(5) NOT NULL + Mã Khách Hàng CHAR(5) NOT NULL + Mã Nhân Viên CHAR(3) NOT NULL + Ngày Đặt Hàng DATE NOT NULL + Ngày Giao Hàng DATE NOT NULL + Địa chỉ chuyển hàng đến CHAR(60) NOT NULL + Mã Tỉnh Thành Chuyển hàng CHAR(3) NOT NULL + Cước chuyên chở DECIMAL(10,2) + Tổng Giá Trị Tiền Đặt Hàng DECIMAL10,2) + Ghi chú CHAR(100) * Thuộc tính khoá: Mã Đơn Đặt Hàng * Thuộc tính kết nối: - Mã Nhà Cung Cấp kết nối sang bảng Nhà Cung Cấp. - Mã Nhân Viên kết nối sang bảng Nhân Viên - Mã Khách Hàng kết nối sang bảng khách hàng - Mã Tỉnh Thành Chuyển Hàng được kết nối sang bảng danh mục tên các tỉnh thành để lấy tên Tỉnh thành. * Thuộc tính mô tả: + Ngày đặt hàng : Ngày gửi đơn đặt hàng + Ngày giao hàng : Ngày yêu cầu chuyển giaohàng + Địa Chỉ Chuyển hàng đến + Cước chuyên chở : Cước phí vận chuyển hàng + Tổng Giá trị đặt hàng Tổng Giá trị đặt hàng = Tổng Giá Trị Sản Phẩm + Cước chuyên chở. 10. Kiểu thực thể: Chi tiết Đặt Hàng. Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính: + Mã Đơn Đặt Hàng CHAR(12) NOT NULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Giá Sản Phẩm DECIMAL(10,2) NOT NULL + Số Lượng INTEGER NOT NULL + Thuế VAT SMALLINT * Thuộc tính khoá: là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Đơn Đặt Hàng, Mã Sản Phẩm * Các thuộc tính mô tả: - Giá Sản Phẩm /*giá bán của Sản phẩm đặt hàng */ - Số lượng /*Số lượng đặt hàng*/ - Thuế VAT / *tính theo %*/ 11. Kiểu thực thể: Hoá đơn thành toán Cấu trúc gồm có các thuộc tính sau: + Mã Hoá Đơn CHAR(12) NOT NULL + Mã Khách Hàng CHAR(5) NOT NULL + Tên Người nhận hàng CHAR(30) NOT NULL + Mã Nhà Cung Cấp CHAR(5) NOT NULL + Tên Người giao hàng CHAR(30) NOT NULL + Mã Nhân Viên CHAR(3) NOT NULL + Ngày Hoá Đơn DATE NOT NULL + Tổng Giá Trị DECIMAL(10,2) NOT NULL + Chiết Khấu SMALLINT + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá: Mã Hoá Đơn * Thuộc tính kết nối: + Mã Khách hàng + Mã Nhà Cung Cấp + Mã Nhân Viên * Các thuộc tính mô tả: + Tên Người nhận hàng + Tên Người giao hàng + Ngày Hoá Đơn + Tổng Giá Trị /*Tổng giá trị hàng thanh toán*/ + Chiết Khấu /* chiết khấu thanh toán*/ + Ghi Chú /* Các ghi chú cần thiết về hóa đơn thanh toán*/ 12. Kiểu thực thể: Chi Tiết Hoá đơn Thanh Toán Cấu trúc của kiểu này bao gồm các thuộc tính: + Mã Hoá Đơn CHAR(12) NOT NULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Giá Sản Phẩm DECIMAL(10,2) NOT NULL + Số Lượng INTEGER NOT NULL + Thuế VAT SMALLINT * Thuộctính khoá: là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Hoá Đơn, Mã Sản Phẩm * Thuộc tính kết nối: + Mã Sản Phẩm được kết nối sang bảng Chi tiết Đặt Hàng (do các hoá đơn thanh toán đều dựa trên một đơn đặt mua hàng nào đó). Số lượng Sản Phẩm thanh toán có thể khác với số lượng đặt hàng. 13. Kiểu thực thể: Xác Nhận Nhận Hàng Các thuộc tính gồm có: + Mã Xác Nhận CHAR(12) NOT NULL + Mã Đặt Hàng CHAR(12) NOT NULL + Mã Nhân Viên CHAR(3) NOT NULL + Tên Người Nhận Hàng CHAR(30) NOT NULL + Tên Người Giao Hàng CHAR(30) NOT NULL + Ngày Xác Nhận DATE NOT NULL + Tổng Giá Trị Xác Nhận DECIMAL(10,2) + Ghi Chú VARCHAR * Thuộc tính khoá: Mã Xác Nhận * Thuộc tính kết nối: + Mã Nhân Viên: Nhân viên làm xác nhận nhận hàng, được kết nối sang bảng nhân viên. * Thuộc tính mô tả + Tên Người Nhận Hàng / *tên của người nhận hàng*/ + Tên Người Giao Hàng /*tên nhân viên phụ trách chuyển hàng cho khách hàng*/ + Ngày Xác Nhận /*Ngày làm xác nhận nhận hàng*/ +Tổng Giá Trị Xác Nhận + Ghi Chú 14. Kiểu thực thể: Chi tiết xác nhận Nhận hàng Gồm có các thuộc tính: + Mã Xác Nhận CHAR(12) NOT NULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Giá Sản Phẩm DECIMAL(10,2) NOT NULL + Số Lượng INTEGER NOT NULL + Thuế VAT SMALLINT * Thuộc tính khoá: ( Mã Xác Nhận, Mã Sản Phẩm ) * Thuộc tính kết nối: Mã Sản Phẩm được kết nối sang với Mã Sản Phẩm trong một chi tiết của đơn đặt hàng nào đó. * Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả 15. Kiểu thực thể: Hóa Đơn Xuất kho Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính sau; + Mã Hóa Đơn Xuất kho CHAR(12) NOTNULL + Mã Kho Hàng CHAR(3) NOTNULL + Ngày Xuất Kho DATE NOTNULL + Tên của người nhận hàng CHAR(30) NOTNULL + Mã Khách Hàng CHAR(3) NOTNULL + Ghi Chú /* các ghi chú cần thiết */ VARCHAR * Thuộc tính khóa: Mã hóa Đơn Xuất Kho * Thuộc tính kết nối: - Mã Kho Hàng được kết nối sang bảng Kho Hàng để lấy các thông tin mô tả về Kho Hàng - Mã Khách Hàng được kết nối sang bảng Khách Hàng để lấy thông tin về Khách Hàng. * Thuộc tính mô tả: - Tên người nhận hàng - Ngày Xuất kho - Ghi Chú: Các ghi chú cần thiết về hóa đơn xuất kho 16. Kiểu thực thể: Chi tiết Hóa Đơn Xuất kho Các thuộc tính gồm có: + Mã Hóa Đơn Xuất kho CHAR(12) NOTNULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Giá Sản Phẩm DECIMAL(10,2) NOT NULL + Số Lượng INTEGER NOT NULL + Thuế VAT SMALLINT * Thuộc tính khóa: là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Hóa Đơn Xuất kho, Mã Sản Phẩm Các sản phẩm xuất kho chỉ giới hạn trong Kho Hàng đã chỉ ra trong hóa đơn. * Thuộc tính kết nối: cũng là hai thuộc tính: + Mã Sản Phẩm: kết nối sang danh sách Sản Phẩm trong Kho Hàng + Mã Hóa Đơn Xuất kho: kết nối với bảng Hóa Đơn Xuất Kho * Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả cho kiểu thực thể này. 17. Kiểu thực thể: Hóa Đơn Nhập kho Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính sau; + Mã Hóa Đơn Nhập kho CHAR(12) NOTNULL + Mã Kho Hàng CHAR(3) NOTNULL + Ngày Nhập Kho DATE NOTNULL + Tên của người giao hàng CHAR(30) NOTNULL + Mã Nhà Cung Cấp CHAR(3) NOTNULL + Ghi Chú /* các ghi chú cần thiết */VARCHAR * Thuộc tính khóa: Mã hóa Đơn Nhập Kho * Thuộc tính kết nối: - Mã Kho Hàng được kết nối sang bảng Kho Hàng để lấy các thông tin mô tả về Kho Hàng - Mã Nhà Cung Cấp được kết nối sang bảng Nhà Cung Cấp để lấy thông tin về Nhà Cung Cấp * Thuộc tính mô tả: - Tên người giao hàng - Ngày Nhập kho - Ghi Chú: Các ghi chú cần thiết về hóa đơn nhập kho 18. Kiểu thực thể: Chi tiết Hóa Đơn Nhập kho Cấu trúc của kiểu thực thể này gồm có các thuộc tính sau; +Mã Hóa Đơn Nhập Kho CHAR(12) NOTNULL + Mã Sản Phẩm CHAR(10) NOT NULL + Giá Sản Phẩm DECIMAL(10,2) NOT NULL + Số Lượng INTEGER NOT NULL + Thuế VAT SMALLINT * Thuộc tính khóa:là tổ hợp của hai thuộc tính Mã Hóa Đơn Nhập Kho, Mã Sản phẩm * Thuộc tính kết nối: cũng là hai thuộc tính + Mã Sản Phẩm: kết nối sang danh sách Sản Phẩm hoặc danh sách Sản phẩm trong một hóa đơn thanh toán, Xác nhận nào đó +Mã Hóa Đơn Nhập Kho: kết nối với bảng Hóa Đơn Nhập Kho * Các thuộc tính còn lại là thuộc tính mô tả cho kiểu thực thể này. Chương III : Công nghệ Sử dụng MicroAccess là một trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu dễ dùng nhất trên thị trường để tạo các áp dụng cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows. Phần mềm có nhiều công cụ trợ giúp rất tiện lợi để tạo các ứng dụng trong lĩnh vực quản lý. Do chạy trên môi trường Windows nên Access đã tận dụng được các thế mạnh của Windows như: Tính đa nhiệm, khả năng quản lý bộ nhớ lớn, tính độc lập thiết bị, khả năng xử lý các loại dữ liệu phi văn bản, khả năng tổ chức giao diện chương trình, sự thuận tiện trong việc tổ chức in ấn... Microsoft Access đã dự báo và đưa vào Access một số công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tạo ra cơ sở dữ liệu rất mạnh, để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong thực tế như trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access người dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pasca, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu công việc cần giải quyết. I. Giới thiệu cơ sở dữ liệu (CSDL) của Access Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin liên quan tới một đối tượng cụ thể hoặc một theo một mục đích nào đó. Ví dụ như các thông tin về đặt hàng của khách hàng hoặc lưu trữ các thông tin sưu tầm về âm nhạc. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn không được lưu trữ trên máy tính hoặc chỉ một phần của nó được lưu trữ, bạn có thể lưu trữ thông tin theo nhiều cách khác nhau nhưng để có thể lưu trữ được bạn phải tự tổ chức lấy một cách thức lưu trữ dữ liệu sao cho phù hợp nhất. Sử dụng Microsoft Access, bạn có thể quản lý tất cả các thông tin chỉ với một tệp tin cơ sở dữ liệu đơn lẻ. Trong tệp tin cơ sở dữ liệu này thông tin của bạn sẽ được lưu trữ trong các hộp chứa gọi là các bảng. Xem, thêm thông tin mới và cập nhật thông tin trên các bảng được thực hiện một cách trực tiếp trên các mẫu biểu (Forms). Tìm kiếm, lấy các thông tin được thực hiện nhờ các truy vấn (Query) và phân tích in ấn, trình bầy dữ liệu được thực hiện bằng cách tạo ra các báo biểu (Report). - Để lưu trữ thông tin, bạn cần tạo một bảng cho mỗi kiểu thông tin cần lưu trữ.Để thực hiện việc tổ hợp các thông tin trên nhiều bảng lại với nhau bạn cần định nghĩa quan hệ giữa các bảng. - Việc tìm kiếm thông tin và lấy các thông tin theo một đIều kiện cho trước mà bạn đã chỉ rõ, bao gồm các thông tin thuộc nhiều bảng khác nhau được thực hiện nhờ các truy vấn (Query). Một truy vấn có thể cũng thực hiện công việc cập nhật thông tin, xoá các bản ghi dữ liệu hoặc thực hiện các tính toán trên dữ liệu. - Để xem, nhập dữ liệu và thay đổi dữ liệu một cách trực tiếp trong một bảng cần tạo một mẫu biểu (Forms). Khi mở mẫu biểu, Microsoft Access sẽ lấy các dữ liệu trên một hoặc nhiều bảng và hiển thị chúng lên các mẫu biểu theo cách mà bạn đã chọn lúc thiết kế - Report được sử dụng để phân tích, trình bầy in ấn dữ liệu. Ví dụ: Bạn có thể thực hiện việc in một báo biểu trong đó trình bầy một nhóm dữ liệu và thực hiện các phép tính toán trên nhóm dữ liệu đó, hoặc với một Báo biểu khác dùng để in dữ liệu theo các định dạng khác nhau. Để làm việc với các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu của Microsoft Access ta sử dụng cửa sổ cơ sở dữ liệu (Database Window ). Hình 5: Cửa sổ Database Window Trên cửa sổ này chứa các đối tượng của Microsoft Access bạn có thể thực hiện sửa chữa các đối tượng có sẵn hoặc tạo mới những đối tượng cần thiết cho cơ sở dữ liệu. II. Giới thiệu công cụ của Access Access đã cung cấp cho ta 6 đối tượng cơ bản là: Bảng(Table), Truy Vấn (Query), Mẫu Biểu (Form), Báo biểu (Report), Macro và Đơn Thể (Module). Sáu đối tượng này có những chức năng khác nhau nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau để xây dựng lên một hệ thống hoàn chỉnh, toàn vẹn. 1. Bảng (Table) Bảng là một tập hợp dữ liệu theo một chủ đề nào đó, ví dụ như : tập hợp các thông tin lưu trữ về sản phẩm, khách hàng. . . Sử dụng một bảng (Table) để lưu trữ thông tin cho từng chủ đề, điều này làm cho cơ sở dữ liệu của bạn trở lên hiệu quả hơn, giảm thiểu khả năng mắc lỗi. Bảng dữ liệu được tổ chức dưới dạng các cột (gọi là các trường Fields) và các dòng (gọi là các bản ghi Records). Các trường đều có cùng một kiểu dữ liệu mà nó lưu trữ Mỗi bản ghi trên một bảng chứa các đầy đủ thông tin hoàn chỉnh về một đối tượng. Dưới dạng một bảng tính, bạn có thể thêm, sửa hoặc xem dữ liệu trong bảng Bạn cũng có thể kiểm tra và in dữ liệu trong bảng dữ liệu của bạn,hoặc thực hiện việc lọc sắp xếp dữ liệu, thay đổi cách hiển thị dữ liệu, thay đổi cấu trúc bảng (thêm, xoá các cột (Fields) ...) Trong cửa sổ Database chọn Tabs Table và chọn NEW để tạo một bảng mới hoặc mục DESIGN để thiết kế sửa lại cấu trúc của một bảng đã tồn tại. * Các bước tạo một bảng dữ liệu : + Đưa vào tên một trường hoặc đổi tên một trường (nếu làm việc với các bảng đã có sẵn ) trong cột Field Name Tên trường, gồm một dãy không quá 64 ký tự bao gồm chữ cái, chữ số và cả khoảng trống. + Chọn kiểu dữ liệu tương ứng với trường đó trong cột Data Type Kiểu dữ liệu cho các trường có thể là các kiểu dữ liệu sau: Kiểu Mô tả Kích thước Text Ký tự Dài Ê 255 byte Memo Ký tự Dài Ê 64000 byte Number Số nguyên, thực Dài 1,2,4 hoặc 8 byte Date/Time Ngày, tháng, giờ Dài 8 byte Currency Tiền tệ Dài 8 byte Autonumber Số Dài 8 byte Yes/ No Boolean Dài 1 bit OLE object Đối tượng nhúng kết hình ảnh + Thiết lập các thuộc tính cho trường dữ liệu. Các thuộc tính cho mỗi trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường đó. Các thuộc tính được bổ sung làm tăng hiệu quả khi làm việc trên các trường. + Chọn một khoá cho bảng dữ liệu.Bạn cần sử dụng một tên gọi duy nhất nhằm xác định một bản ghi trong bảng dữ liệu, tên gọi đó chính là khoá. Một khóa có thể là tổ hợp của nhiều trường trên bảng dữ liệu. Các khoá còn được sử dụng để kết nối giữa bản ghi của một bảng này với một bản ghi trên bản khác. Để đặt khoá cho bảng ta làm như sau: - Chọn tên trường muốn làm khoá - Kích chuột vào Primary Key trên thanh menu ToolBar hoặc kích vào biểu tượng chiếc chìa khóa trên dòng các biểu tượng. + Thiết lập quan hệ giữa các bảng Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong phép thêm, sửa, xoá mẫu tin. Đặt quan hệ là chỉ định một trường này hay một nhóm trường chứa cùng một giá trị trong các mẫu tin có liên quan (thường đặt quan hệ giữa khoá chính của một bảng với một trường nào đó của bảng khác và các trường này có cùng tên cùng kiểu) * Các loại quan hệ - Mối quan hệ một - đối - một : đòi hỏi giá trị của trường khoá trong chỉ một bản ghi của bảng mới phải so khớp với giá trị tương ứng của trường có quan hệ trong bảng hiện có. Trong trường hợp này, trường khoá trong bảng mới phải là duy nhất - Mối quan hệ nhiều -đối - một : cho phép bảng mới có nhiều giá trị trường khoá tương ứng với chỉ một giá trị trong trường quan hệ của bảng hiện có. Trong trường hợp này, ta có thể có các giá trị trường khoá trùng lặp. Đây là kiểu phổ biến nhất. - Mối quan hệ một -đối - nhiều: đòi hỏi trường khoá chính của bảng mới phải là duy nhất, nhưng các giá trị trong trường khoá của bảng mới có thể so khớp với nhiều mục trong bảng quan trên hệ cơ sở dữ liệu hiện có. Trong trường hợp này,trường quan hệ trong bảng của cơ sở dữ liệu hiện có sẽ có một mối quan hệ nhiều -đối - một với trường khoá chính trong bảng mới. * Cách tạo quan hệ - Trong cửa sổ Database Window chọn Relationships từ menu Tools - Chọn các bảng ,các truy vấn để đưa vào quan hệ - Chọn 1 trường từ bảng chính ( Primary Table ) và kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ, rồi bấm chuột tại Create để tạo quan hệ. Chọn mục Enforce Referential Intergity. Nếu thoả mãn: + Trường của bảng chính là khoá chính + Các trường quan hệ có cùng kiểu dữ liệu + Cả hai bảng trong quan hệ cùng thuộc một CSDL thì Access luôn đảm bảo tính chất: Mỗi bản ghi trong bảng quan hệ phải có một bản ghi tương ứng trong bảng chính. Điều này ảnh hưởng đến các phép thêm và xoá trong bảng quan hệ. Tuỳ chọn Cascade Update và Cascade Delete - Khi đã đánh dấu Enforce Referential Intergity có thể sử dụng thêm các tuỳ chọn sau: + Cascade Update Ralated fields + Cascade Delete Ralated fields với ý nghĩa sau: - Cascade Update: Khi sửa giá trị trường khoá trong bảng chính thì giá trị tương ứng của bản ghi trong trường quan hệ cũng sẽ bị sửa theo. - Cascade Delete: Khi xoá một bản ghi trong bảng chính thì bản ghi tương ứng trong trường quan hệ cũng sẽ bị xoá theo. 2 . Mẫu Biểu ( FORMS ) Mẫu biểu (FORMS ) được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: + Tạo ra một cách vào dữ liệu cho các bảng dữ liệu + Tạo ra một sự luân chuyển dữ liệu giữa các Mẫu biểu đã mở hoặc giữa các Mẫu biểu và Báo biểu + Tạo cho người sử dụng một hộp thoại để thực hiên nhập dữ liệu và đưa ra các hành động kiểm tra ứng với công việc nhập. Các dữ liệu thể hiện trên Mẫu biểu được lấy dưới dạng các bản ghi trong các bảng dữ liệu, hoặc thông tin thể hiện được tạo ra khi thiết kế Mẫu biểu (ví dụ như các dòng thông báo, các nhãn ..). Sự liên kết giữa một Mẫu biểu và các bản ghi dữ liệu trong một Bảng bằng cách sử dụng các đối tượng gọi là các điều khiển. Kiểu điều khiển hay được dùng để hiển thị và nhập dữ liệu là một hộp văn bản (Text Box ). Các quá trình thiết kế một Mẫu biểu. Đưa vào Mẫu biểu các điều khiển. Access cung cấp các loại điều khiển sau: + Các hộp văn bản ( text box ) + Các hộp điều khiển Combo (Combo box) + Các hộp liệt kê (List box) + Các điều khiển nhãn (Label) + Nhóm lựa chọn (Option Group), + Hình ảnh (Object Frame) + Hộp kiểm tra (Check Box) + Nút bật tắt (Toggle Button) ._.ấp Một chuỗi ký tự, không trùng với các mã đã có Mã Tỉnh/Thành Mã tỉnh, thành Một chuỗi ký tự, thuộc mã đã quy định trong danh mục Mã Ngân Hàng Mã ngân hàng Một chuỗi ký tự, thuộc mã ngân hàng đã có Mã lĩnh vực Mã lĩnh vực Một chuỗi ký tự, thuộc mã đã quy định cho các lĩnh vực đã có trong danh mục Có thể thực hiên thao tác chọn lựa việc nhập các tiêu chuẩn tìm kiếm. Có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Tìm theo các tiêu chí đã chỉ ra Thoát Đóng form frmLọcNhàCungCấp c. Chức năng Nhân Viên Chức năng này thực hiện công việc quản lý các thông tin về Nhân viên của Cửa hàng cũng như đáp ứng các nhu cầu kết xuất thông tin về một đối tượng Nhân viên nào đó. Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmNhânViên + frmNhânViênC + frmLọcNhânViên Nội dung của các Form: Form frmNhânViên Đây là Form chính của chức năng quản lý Nhân viên. Form frmNhânViên vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về một đối tượng Nhân viên cụ thể, vừa dùng để thực hiên các thao tác nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmNhânViên gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu của nhân viên Mã hiệu của nhân viên Một chuỗi 3 ký tự, không trùng với các mã đã có Họ đệm Đệm Một chuỗi ký tự Tên Tên Một chuỗi ký tự Ngày sinh Ngày sinh Dạng ngày tháng Ngày/Tháng/Năm Số chứng minh thư có thể có Nguyên quán có thể có Tên tỉnh thành nguyên quán có thể có Địa chỉ hiện nay Địa chỉ hiện nay Một chuỗi ký tự Tên Tỉnh, thành hiện nay Mã tỉnh, thành Một chuỗi 3 ký tự, nằm trong mã đã quy định trong danh mục Số điện thoại Có hoặc không Chức vụ công tác Mã công việc Một chuỗi 3 ký tự, thuộc mã đã quy định trong danh mục công việc Tên đơn vị quản lý Mã đơn vị quản lý Một chuỗi 3 ký tự, thuộc mã đã quy định trong danh mục công việc Các ghi chú cần thiết * Trên Form frmNhânViên có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thêm mới thông tin về một nhân viên Sửa Tìm kiếm và sửa thông tin Lưu Lưu các thông tin đã sửa hoặc thêm mới Xoá Xoá các thông tin về một nhân viên Thoát đóng form frmNhânviên Form frmNhânViênC Form này dùng để đưa ra danh sách các nhân viên. Mỗi nhân viên chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm : Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu của nhân viên Họ đệm Tên Ngày sinh Chức vụ công tác Để lựa chọn một nhân viên cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng, các thông tin chi tiết về nhân viên sẽ được thể hiện trên Form frmNhânViên Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng: Chức năng Tác dụng Lọc Lọc thông tin được nhập, cho trước Thoát Đóng form frmLọcNhânviênC Form frmLọcNhânViên Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm nhân viên. Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Tên tỉnh thành trong địa chỉ Mã tỉnh thành Một chuỗi 3 ký tự Ngày sinh Ngày sinh Dạng ngày tháng Ngày/Tháng/Năm Giới tinh Chức vụ công tác Mã công việc Một chuỗi 3 ký tự, thuộc mã đã quy định trong danh mục công việc Đơn vị quản lý Mã đơn vị Một chuỗi 3 ký tự, thuộc mã đã quy định trong danh mục các đơn vị Có thể thực hiện thao tác chọn lựa việc nhập các tiêu chuẩn tìm kiếm. Có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện lọc theo các tiêu chí Thoát Đóng form frmLọcNhânviên d. Chức năng Sản Phẩm Chức năng này thực hiện công việc quản lý các thông tin về Sản phẩm cũng như đáp ứng các nhu cầu kết xuất thông tin về Sản phẩm Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmSảnPhẩm + frmSanPhẩmC + frmLọcSảnPhẩm Nội dung của các Form như sau: Form frmSảnPhẩm Đây là Form chính trong chức năng quan lý các thông tin về Sản Phẩm Form frmSảnPhẩm vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về sản phẩm vừa dùng để thực hiện các thao tác nhập và sửa dữ liệu, thông tin về Sản phẩm. * Các thông tin kết xuất trên Form frmSảnPhẩm gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã nhóm sản phẩm Mã nhóm sản phẩm Một chuỗi ký tự, không trùng với các mã đã có Mã sản phẩm Mã sản phẩm Một chuỗi ký tự, không trùng với các mã đã có Tên sản phẩm Tên sản phẩm Chuỗi ký tự Mô tả sản phẩm Có thể có Hãng sản xuất Có thể có Đơn vị giá Đơn vị gía Đơn vị tính Đơn vị tính * Trên Form frmSảnPhẩm có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thực hiện công việc thêm mới tên và các thông tin một Sản phẩm Sửa Thực hiện tìm kiếm Sản Phẩm và sửa các thông tin Lưu Lưu thông tin khi thực hiện Thêm mới hay Sửa Xóa Thực hiện xóa thông tin về một Sản Phẩm Thoát Đóng biểu mẫu kết thúc chức năng Sản Phẩm Form frmSảnPhẩmC Form frmSảnPhẩmC dùng để thể hiện danh sách các sản phẩm hiện có trong cửa hàng, mỗi sản phẩm sẽ được thể hiện trên một dòng. Mỗi dòng chứa các thông tin về Sản phẩm: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã sản phẩm Tên sản phẩm Hãng sản xuất Để lựa chọn một Sản phẩm nào cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng các thông tin chi tiết về sản phẩm đã chọn sẽ được thể hiện trên Form frmSảnPhẩm Trong Form này còn có một nút lệnh + Thoát: đóng biểu mẫu frmKhoHàngC trở về biểu mẫu frmSảnPhẩm e. Chức năng Kho Hàng Chức năng này thực hiện công việc quản lý các thông tin về Kho hàng cũng như đáp ứng các nhu cầu kết xuất thông tin về Kho hàng. Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmKhoHàng + frmKhoHàngC Nội dung của các Form; Form frmKhoHàng Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các Kho hàng. Form frmKhoHàng vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về kho hàng vừa dùng để thực hiện các thao tác nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmKhoHàng gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã kho hàng Mã kho hàng Một chuỗi ký tự, không trùng với các mã đã có Tên kho hàng Tên kho hàng Một chuỗi ký tự, không trùng với các mã đã có Địa chỉ Địa chỉ Chuỗi ký tự Tên tỉnh thành Mã tỉnh thành Nằm trong các mã đã quy định cho danh mục tỉnh thành Tên nhân viên (thủ kho) Mã nhân viên Nằm trong các mã đã quy định cho mỗi nhân viên Mô tả kho có thể có hoặc không * Trên Form frmKhoHàng có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thực hiện công việc thêm mới thông tin một kho hàng Sửa Thực hiện tìm kiếm kho hàng và sửa các thông tin Lưu Lưu thông tin khi thực hiện Thêm mới hay Sửa Xóa Thực hiện xóa thông tin về một kho hàng Thoát Đóng biểu mẫu kết thúc chức năng Sản Phẩm Form frmKhoHàngC Form này dùng để đưa ra danh sách các kho hàng. Mỗi kho hàng chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm : Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã kho hàng Tên kho hàng Địa chỉ Để lựa chọn một ngân hàng cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng các thông tin chi tiết về kho hàng sẽ được thể hiện trên Form frmKhoHàng Trong biểu mẫu này còn có một nút lệnh Thoát qui định chức nănglà đóng biểu mẫu frmKhoHàngC trở về biểu mẫu frmKhoHàng g. Chức năng Ngân Hàng Chức năng này thực hiện công việc quản lý các thông tin về Ngân hàng cũng như đáp ứng các nhu cầu kết xuất thông tin về một đối tượng Ngân hàng Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmNgânHàng + frmNgânHàngC Nội dung của các Form: Form frmNgânHàng Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các Ngân hàng. Form frmNgânHàng vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về ngân hàng vừa dùng để thực hiện các thao tác nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmNgânHàng gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã ngân hàng Mã ngân hàng Một chuỗi 3 ký tự, không trùng với các mã đã có Tên ngân hàng Tên ngân hàng Một chuỗi ký tự, không trùng với các mã đã có Địa chỉ Địa chỉ Chuỗi ký tự Tên tỉnh thành Mã tỉnh thành Nằm trong các mã đã quy định cho danh mục tỉnh thành Số điện thoại Số điện thoại Một chuỗi ký tự số Số Fax Số Fax Các ghi chú * Trên Form frmNgânHàng có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thực hiện công việc thêm mới thông tin một ngân hàng Sửa Thực hiện tìm kiếm ngân hàng và sửa các thông tin Lưu Lưu thông tin khi thực hiện Thêm mới hay Sửa Xóa Thực hiện xóa thông tin về một ngân hàng Thoát Đóng Form frmNgânHàng Form frmNgânHàngC Form này dùng để đưa ra danh sách các ngân hàng. Mỗi ngân hàng chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm : Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã ngân hàng Tên ngân hàng Địa chỉ Để lựa chọn một ngân hàng cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng các thông tin chi tiết về ngân hàng sẽ được thể hiện trên Form frmNgânHàng Trong biểu mẫu này còn có một nút lệnh Thoát qui định chức năng là đóng biểu mẫu frmNgânHàngC trở về biểu mẫu frmNgânHàng. h. Chức năng Thoát Thưc hiện kết thúc chương trình, về môi trường ban đầu. 2.2. Danh Mục Đây là chức năng cung cấp các thao tác cập nhật, thêm mới, xóa các thông tin trên các bảng danh mục. Các bảng danh mục gồm có: + Danh mục tên các công việc + Danh mục tên các đơn vị + Danh mục tên các tỉnh thành + Danh mục tên các lĩnh vực kinh doanh + Danh mục tên các nhóm sản phẩm Mỗi danh mục được qui định cho một mã, ngưòi sử dụng phải qui định một mã cho mỗi tên danh mục Các mã danh mục không được trùng nhau trong toàn bộ danh sách tên các danh mục. 2.3. Giao dịch Trong phần giao dịch có các chức năng sau: a. Báo giá Chức năng Báo Giá thực hiện công việc lên báo giá Sảp phẩm và quản lý các thông tin về báo giá sản phẩm. Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmBáoGiá + frmBáoGiáC + frmLọcBáoGiá Nội dung của các Form như sau: Form frmBáoGiá Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các BáoGiá. Form frmBáoGiá vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về Báo Giá vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmBáoGiá gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu của báo giá Mã hiệu báo giá Một chuỗi 12 ký tự, không trùng với các mã đã có cho các báo giá Ngày báo giá Ngày báo giá Dạng ngày tháng: Ngày/tháng/năm Số lần báo giá có thể có hoặc không Tên nhân viên Mã nhân viên Một chuỗi 3 ký tự, phải nằm trong các mã quy định cho nhân viên Nhà cung cấp Mã cung cấp Một chuỗi 5 ký tự, phải nằm trong các mã quy định cho nhà cung cấp Nhà khách hàng Mã khách hàng Một chuỗi 5 ký tự, phải nằm trong các mã quy định cho khách hàng Ngày hết hiệu lực Ngày hết hiệu lực Dạng ngày tháng: Ngày/tháng/năm Thời gian bảo hành có thể có hoặc không Điều kiện thanh toán có thể có hoặc không Điều kiện giao hàng có thể có hoặc không *T rên Form frmBáoGiá có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thực hiện công việc thêm mới thông tin một báo giá Sửa Thực hiện tìm kiếm báo gia và sửa các thông tin Lưu Lưu thông tin khi thực hiện Thêm mới hay Sửa Xóa Thực hiện xóa thông tin về một báo giá Xem Xem dạng của báo giá trước khi in In In báo giá Thoát Đóng biểu mẫu frmBáogiá Form frmBáoGiáC Form này dùng để đưa ra danh sách các báo giá đã được thực hiện trước đó. Mỗi một báo giá chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu của báo giá Ngày báo giá Tên nhà cung cấp Tên khách hàng Để lựa chọn một báo giá cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng nội dung thông tin chi tiết về báo giá sẽ được thể hiện trên Form frmBáoGiá Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã nhập vào Thoát Đóng biểu mẫu frmBáogiáC Form frmLọcBáoGiá Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm một báo giá. Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Ngày thực hiện báo giá Ngày thực hiện báo giá Dạng ngày tháng: Ngày/tháng/năm ngày báo giá nằm trong khoảng nào. Hiệu lực của báo giá Tìm báo giá còn hiệu lực cho đến lúc tìm kiếm Tên nhà cung cấp Mã nhà cung cấp một chuỗi 5 ký tự Trên Form này còn có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã nhập vào Thoát Đóng biểu mẫu frmBáogiáC b. Đặt hàng Chức năng Đặt hàng thực hiện công việc lên các đơn đặt hàng và quản lý các thông tin về các đơn đặt hàng Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmĐặtHàng + frmĐặtHàngC + frmLọcĐặtHàng Nội dung của các Form như sau: Form frmĐặtHàng Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các đơn đặt hàng. Form frmĐặtHàng vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về đơn đặt hàng vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmĐặtHàng gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu Mã hiệu Một chuỗi 12 ký tự, không trùng các mã đã có Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Dạng ngày tháng: ngày/tháng/năm Ngày giao hàng Ngày giao hàng Dạng ngày tháng: ngày/tháng/năm Tên nhân viên Mã nhân viên Một chuỗi 3 ký tự nằm trong danh sách mã quy định cho mỗi nhân viên Nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Mã đã qui định cho các nhà cung cấp Khách hàng Mã khách hàng Mã đã qui định cho các khách hàng Địa chỉ chuyển hàng Địa chỉ chuyển đến Một chuỗi ký tự Thông tin về từng Sản phẩm đặt hàng Mã sản phẩm đặt hàng Một chuỗi 10 ký tự đã qui định cho mỗi sản phẩm Tổng giá trị sản phẩm đặt hàng Giá cước chuyên chở Giá trị đơn đặt hàng * Trên Form frmĐặtHàng có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thêm tên mới và thông tin đơn đặt hàng Sửa Tìm kiếm đơn đặt hàng và sửa thông tin Lưu Lưu thông tin khi thực hiện Thêm mới hay Sửa Xóa Xóa thông tin một đơn khi đơn đã thể hiện trên mẫu Xem dạng đơn Xem dạng đơn đặt hàng trước khi in In In đơn đặt hàng Thoát Đóng biểu mẫu Form frmĐặtHàngC Form này dùng để đưa ra danh sách các báo giá đã được thực hiện trước đó. Mỗi một báo giá chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm : Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Tên Khách hàng Tên Nhà cung cấp Để lựa chọn một đơn đặt hàng cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng nội dung thông tin chi tiết về đơn đặt hàng sẽ được thể hiện trên Form frmĐặtHàng Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng Chức năng Tác dụng Lọc Lọc các đơn đặt hàng thỏa mãn theo tiêu chuẩn được nhập Thoát Đóng biểu mẫu frmĐặtHàngC Form frmLọcĐặtHàng Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm một đơn đặt hàng. Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Ngày đặt hàng Ngày đặt hàng Dạng ngày tháng: ngày/tháng/năm Giá trị của đơn hàng Giá trị của đơn hàng Khoảng tiền từ đâu đến đâu Tên Khách hàng Mã khách hàng Một chuỗi 5 ky tự Tên nhà cung cấp Một chuỗi 5 ky tự Trên Form này còn có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn Thoát Đóng biểu mẫu frmLọcĐặtHàng c. Hoá đơn Trong phần này có 3 chức năng Hoá đơn thanh toán Chức năng Hoá đơn thanh toán thực hiện công việc lên các hoá đơn thanh toán và quản lý các thông tin về các hoá đơn thanh toán. Chức năng này sử dụng các Form sau; + frmHoáĐơnThanhToán + frmHoáĐơnThanhToánC + frmLọcHoáĐơnThanhToán Nội dung của các Form như sau: Form frmHoáĐơnThanhToán Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các hoá đơn thanh toán. Form frmHoáĐơnThanhToán vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các hoá đơn thanh toán vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmHoáĐơnThanhToán gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu Mã hiệu Một chuỗi 12 ký tự không trùng các mã đã có Ngày thanh toán Ngày thanh toán Dạng ngày tháng: ngày/tháng/năm Tên nhân viên Mã nhân viên Một chuỗi 3 ký tự, phải nằm trong danh sách đã quy định Tên nhà cung cấp Mã cung cấp Một chuỗi 5 ký tự đã qui định cho nhà cung cấp Khách hàng Mã khách hàng Một chuỗi 5 ký tự đã qui định cho khách hàng Tên người nhận hàng Tên người nhận hàng Một chuỗi ký tự Tên người giao hàng Tên người giao hàng Một chuỗi ký tự Thông tin về từng Sản phẩm được thanh toán Mã sản phẩm Một chuỗi 10 ký tự đã qui định cho mỗi Sản phẩm Tổng giá trị thanh toán * Trên Form frmHoaĐơnThanhToán có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thêm mới hoá đơn thanh toán Sửa Tìm kiếm sửa các thông tin trên hoá đơn Lưu Lưu thông tin khi thực hiện thêm mới hay sửa tin Xoá Xoá một thông tin khi đã thể hiện trên mẫu Dạng đơn Xem dạng hóa đơn thanh toán In đơn thanh toán In hoá đơn thanh toán Thoát Đóng biểu mẫu Form frmHóaĐơnThanhToánC Form này dùng để đưa ra danh sách các hóa đơn thanh toán đã được thực hiên trước đó. Mỗi một hóa đơn thanh toán chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu Ngày thanh toán Tên khách hàng Tên nhà cung cấp Để lựa chọn một hóa đơn thanh toán cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng nội dung thông tin chi tiết về hóa đơn thanh toán sẽ được thể hiện trên Form frmHóaĐơnThanhToánC Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng Chức năng Tác dụng Lọc Lọc các tìm các hóa đơn thanh toán thỏa mãn theo tiêu chuẩn Thoát Đóng biểu mẫu frmHóaĐơnThanhToánC Form frmLọcHóaĐơnThanhToán Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm một hóa đơn thanh toán. Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Ngày thanh toán Ngày thanh toán Dạng ngày tháng: ngày/tháng/năm Giá trị thanh toán Giá trị thanh toán Từ khoảng nào đến khoảng nào Tên nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Chuỗi 5 ký tự Tên khách hàng Mã khách hàng Chuỗi 5 ký tự Trên Form này còn có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã nhập Thoát Đóng biểu mẫu frmLọcHóaĐơnThanhToán Hóa đơn nhập kho Chức năng Hoá đơn nhập kho thực hiện công việc làm các hoá đơn nhập kho và quản lý các thông tin về các hoá đơn nhập kho Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmHóaĐơnNhậpKho + frmHoáĐơnNhậpKhoC + frmLọcHoáĐơnNhậpKho Nội dung của các Form như sau: * Form frmHóaĐơnNhậpKho Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các hóa đơn nhập kho. Form frmHóaĐơnNhậpKho vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các hóa đơn nhập kho vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmHóaĐơnNhậpKho gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu phiếu nhập Mã hiệu Chuỗi 12 ký tự không trùng các mã đã có Ngày nhập kho Ngày nhập kho Dạng ngày tháng ngày/tháng/năm Thông tin nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Chuỗi 5 ký tự Tên người giao hàng Tên người giao hàng Chuỗi ký tự Mã và tên kho hàng Mã hiệu kho Là các mã đã quy định cho mỗi kho Tên sản phẩm Mã sản phẩm Các mã đã quy định cho sản phẩm Số lượng nhập Số lượng nhập Một số Giá nhập Giá nhập Một số Thuế VAT Thuế VAT % Tổng giá trị nhập kho * Trên Form frmHoaĐơnNhậpKho có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thêm mới hoá đơn nhập kho Sửa Tìm kiếm sửa các thông tin nhập kho Lưu Lưu thông tin khi Thêm mới hay Sửa Xoá Xoá một thông tin khi đã thể hiện trên mẫu Dạng đơn Xem dạng phiếu nhập kho In phiếu nhập kho In phiếu nhập kho Thoát Đóng biểu mẫu Form frmHóaĐơnNhâpKhoC Form này dùng để đưa ra danh sách các hóa đơn nhập kho đã được thực hiện trước đó. Mỗi một hóa đơn nhập kho chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu hoá đơn nhập kho Ngày nhập kho Tên nhà cung cấp Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng Chức năng Tác dụng Lọc Lọc các tìm các hóa đơn nhập kho thỏa mãn theo tiêu chuẩn Thoát Đóng biểu mẫu frmHóaĐơnNhâpKhoC Form frmLọcHóaĐơnNhâpKho Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm một hóa đơn nhập kho. Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Ngày nhập kho Ngày nhập kho Dạng ngày tháng ngày/tháng/năm Giá trị hoá đơn nhập kho Giá trị nhập kho Tên nhà cung cấp Mã nhà cung cấp chuỗi 5 ký tự nằm trong các mã đã qui định cho các nhà cung cấp Trên Form này còn có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã nhập Thoát Đóng biểu mẫu frmLọcHoáĐơnNhậpKho Hóa đơn xuất kho Chức năng Hoá đơn xuất kho thực hiện công việc làm các hoá đơn xuất kho và quản lý các thông tin về các hoá đơn xuất kho Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmHóaĐơnXuấtKho + frmHoáĐơnXuấttKhoC + frmLọcHoáĐơnXuấtKho Nội dung của các Form như sau: Form frmHóaĐơnXuấtKho Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các hóa đơn xuất kho. Form frmHóaĐơnXuấtKho vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các hóa đơn xuất kho vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmHóaĐơnXuấtKho gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu phiếu xuất Mã hiệu phiếu xuất Chuỗi 12 ký tự , không trùng các mã đã có Ngày xuất kho Ngày xuất kho Dạng ngày tháng : ngày/tháng/năm Thông tin khách hàng Mã khách hàng Chuỗi 5 ký tự Tên người nhận hàng Tên người nhận hàng Chuỗi ký tự Mã và tên kho hàng Mã hiệu kho Là các mã đã quy định cho mỗi kho Tên sản phẩm Mã sản phẩm Các mã đã quy định cho sản phẩm Số lượng xuất Số lượng xuất Một số Giá xuất Giá xuất Một số Thuế VAT Thuế VAT % Tổng giá trị xuất kho * Trên Form frmHóaĐơnNhâpKho có các nút lệnh thực hiện các chức năng: Chức năng Tác dụng Thêm mới Thêm mới hoá đơn xuất kho Sửa Tìm kiếm sửa các thông tin xuất nhập kho Lưu Lưu thông tin khi thực hiện thêm mới hay sửa tin Xoá Xoá một thông tin khi đã thể hiện trên mẫu Dạng đơn Xem dạng phiếu xuất kho In phiếu xuất kho In phiếu xuất kho Thoát Đóng biểu mẫu frmHóaĐơnXuấtKho Form frmHóaĐơnXuấtKhoC Form này dùng để đưa ra danh sách các hóa đơn xuất kho đã được thực hiện trước đó. Mỗi một hóa đơn xuất kho chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã hiệu phiếu xuất Ngày xuất kho Tên khách hàng Để lựa chọn một hóa đơn xuất kho cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng nội dung thông tin chi tiết về hóa đơn xuất kho sẽ được thể hiện trên Form frmHóaĐơnXuấtKho Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng Chức năng Tác dụng Lọc Lọc các tìm các hóa đơn xuất kho thỏa mãn theo tiêu chuẩn Thoát Đóng biểu mẫu frmHóaĐơnXuấtKhoC Form frmLọcHóaĐơnXuấtKho Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm một hóa đơn xuất kho. Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Ngày xuất kho Ngày xuất kho Dạng ngày tháng ngày/tháng/năm Giá trị xuất kho Giá trị xuất kho Từ khoảng nào đến khoảng nào Tên khách hàng Mã khách hàng Chuỗi 5 ký tự Trên Form này còn có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã nhập Thoát Đóng biểu mẫu frmLọcHóaĐơnXuấtKho d. Xác nhận nhận hàng Chức năng Xác nhận thực hiện công việc lên các xác nhận nhận hàng và quản lý các thông tin về các xác nhận Chức năng này sử dụng các Form sau: + frmXácNhậnNhậnHàng + frmXácNhậnNhậnHàngC +frmLọc XácNhậnNhậnHàng Nội dung của các Form như sau: Form frmXácNhậnNhậnHàng Đây là Form chính của chức năng quản lý thông tin về các xác nhận nhận hàng. Form frmXácNhậnNhậnHàng vừa dùng để trình bầy các thông tin kết xuất về các xác nhận hàng vừa dùng để thực hiện các thao tác tìm kiếm, nhập và sửa dữ liệu. * Thông tin kết xuất ra trên Form frmXácNhậnNhậnHàng gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã đơn đặt hàng Mã đơn đặt hàng Xác nhận theo một đơn đặt hàng Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng Mã hiệu của xác nhận nhận hàng Mã hiệu xác nhận Một chuỗi 12 ký tự không trùng với các mã đã tồn tại Tên người nhận hàng Tên người nhận hàng Một chuỗi ký tự Tên người giao hàng Tên người giao hàng Một chuỗi ký tự Ngày xác nhận Ngày xác nhận Dạng ngày tháng Nhân viên xác nhận Mã nhân viên Chuỗi 3 ký tự Thông tin từng sản phẩm được xác nhận Tổng giá trị Trong biểu mẫu này còn có các nút lệnh qui định các chức năng Chức năng Tác dụng Thêm mới Thêm mới một xác nhận Sửa Tìm kiếm sửa các thông tin trên một xác nhận Lưu Lưu thông tin khi thực hiện thêm mới hay sửa Xoá Xoá một xác nhận Dạng đơn Xem dạng một xác nhận nhận hàng In một xác nhận In một xác nhận Thoát Đóng biểu mẫu frmXácNhậnNhậnHàng Form frmXácNhậnNhậnHàngC Form này dùng để đưa ra danh sách các xác nhận hàng đã được thực hiện trước đó. Mỗi một xác nhận hàng chiếm một dòng trên danh sách. Các thông tin trên một dòng gồm : Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Mã đơn đặt hàng Ngày xác nhận Mã hiệu của xác nhận nhận hàng Mã hiệu đơn đặt hàng Để lựa chọn một xác nhận nhận hàng cần bấm đúp trên dòng đó Khi bấm đúp vào một dòng nội dung thông tin chi tiết về xác nhận sẽ được thể hiện trên Form frmXácNhậnNhậnHàng Trong biểu mẫu này còn có hai nút lệnh qui định hai chức năng Chức năng Tác dụng Lọc Lọc các tìm các xác nhận thỏa mãn theo tiêu chuẩn Thoát Đóng biểu mẫu frmXácNhậnNhậnHàngC Form frmLọcXácNhậnNhậnHàng Form này dùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm một xác nhận.Các tiêu chí được thể hiện gồm có: Thông tin kết xuất ra Dữ liệu vào (Nhập liệu) Điều kiện đối với các dữ liệu đầu vào Ngày xác nhận Ngày xác nhận Tìm kiếm các xác nhận có ngày xác nhận trong một khoảng thời gian theo ngày đưa vào Giá trị của xác nhận Giá trị của xác nhận Từ khoảng nào đến khoảng nào Tên của khách hàng Mã khách hàng Chuỗi 5 ký tự Tên của nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Chuỗi 5 ký tự Tên của nhân viên làm xác nhận Mã nhân viên Chuỗi 3 ký tự Trên Form này còn có hai nút lệnh qui định chức năng: Chức năng Tác dụng Tìm Thực hiện tìm kiếm theo tiêu chuẩn đã nhập Thoát Đóng biểu mẫu frmLọcXácNhậnNhậnHàng e. Tỷ giá: quản lý các thông tin về tỷ giá Chức năng này cung cấp cho người sử dụng có thể, xóa sửa, nhập vào các thông tin về tỷ giá. Tỷ giá do ngân hàng nào áp dụng Mã ngân hàng trong chức năng này được lấy trong tập mã các ngân hàng đã nhập vào từ trước. Tất các các thông tin trên Form này đều đòi hỏi cần phải được nhập vào đầy đủ gồm: + Ngày của tỷ giá + Tỷ giá + Mã hiệu của ngân hàng 4. Báo Cáo Các báo cáo gồm có: + Báo cáo Xuất-Nhập Tồn kho + Bảng kê hàng hoá ban ra + Bảng kê hàng hóa mua vào + Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra + Bảng kê chứng từ hàng hóa mua vào + Báo cáo doanh thu Chức năng Báo cáo chỉ có một mục đích đưa ra các báo cáo trong một khoảng thời gian do người dùng nhập vào. Đối với mỗi loại báo cáo người sử dụng cần đưa vào mã, tên của đơn vị kinh doanh và khoảng thời gian làm báo cáo. Báo cáo có thể xem trước khi in hoặc in ngay báo cáo. Giới thiệu chương trình (Giới thiệu một số giao diện với người sử dụng) Giao diện đầu của chương trình  Giao diện CHO CHứC NĂNG Báo giá Giao diện Nhập liệu Lên đơn đặt hàng Giao diện Nhập liệu Phiếu xuất kho  Giao diện nhập liệu Khách Hàng Giao diện cho CHứC NĂNG nhân viên Giao diện cho tìm kiếm lọc các đơn đặt hàng Giao diện cho nhập thông tin các danh mục kếT LUậN Trên đây là toàn bbọ chương trình minh họa ứng dụng của Micro Access vào xây dựng một hệ thông tin trợ gíup hoạt động thương mại ( Hỗ trợ bán hàng ).Chương trình này chủ yếu hoạt động chủ yếu dựa vào các giao tiếp giữa người sử dụng và máy tính ,vì vậy tác giả đã cố gắng đưa ra một hệ thống giao diện cho chương trình một cách gần gũi ,thân thiện với người sử dụng , hệ thống thông báo dễ hiểu dễ thực hiện Chương trình bước đầu đã cho những kết quả tốt , thực hiện đúng theo các yêu cầucác nhiệm vụ chức năng đã đưa ra.Tuy nhiên cũng như bất kỳ một sản phẩm phần mềm nào khác chương trình cần được bổ sung hoàn thiện không ngừng để phù hợp ,đáp ứng các yêu cầu mới về quản lý thông tin của người sử dụng.Các chức năng cần được cải tiến để thực hiện các yêu cầu nhanh chóng , hiệu quả hơn. Chương trình trên đây chắc chắn sẽ còn có rất nhiều các khiếm khuyết nhật định,tác giả sẽ cố gắng học hỏi , để luôn cải tiến hoàn thiện chương trình đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng trong những phiên bản mới nhất. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô,các anh chị , bạn bè đồng nghiệp để khắc phục những sai sót hoàn thiện chương trình được tốt hơn. Tài liệu tham khảo 1. Hoàng Quốc Ơn (1995) Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access - Version 2.0 (Tập 1, 2) Tủ sách tin học và dịch vụ điện toán 2. Đặng Duy Hùng (1995) Sử dụng Microsoft Access - Version 2.0 (Tập 1, 2) Nhà xuất bản Trẻ 3. Phân tích thiết kế cài đặt hệ thông tin quản lý. Viện Tin học - Trung tâm huấn luyện và ứng dụng Tin học ._.