Chỉnh lý tại liệu phông lưu trữ . Trung tâm thong tin và đăng kí nhà đất Quận 1 (từ quận 6 đến quận 10)

Phaàn I Trình baøy keát quaû khaûo saùt vaø baùo caùo tình hình coâng taùc löu tröõ taïi Trung Taâm Thoâng Tin Vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát I MOÄT SOÁ NHAÄN XEÙT CHUNG: 1.Nhöõng thuaän lôïi vaø khoù khaên 1.1. Thuaän lôïi: + Ñoái vôùi nhaø nöôùc - Ñaõ coù nhöõng vaên baûn quaûn lyù veà coâng taùc löu tröõ nhö phaùp leänh ban haønh ngaøy 04/ 04/2001 - Chæ thò soá 726-TTG ngaøy 04/09/1997 cuûa Thuû Töôùng Chính Phuû veà taêng cöôøng chæ ñaïo trong coâng taùc löu tröõ trong thôøi gian tôùi. - Caùc vaên baûn cuûa cuïc löu tröõ höôùng daãn veà coâng taùc löu tröõ taïo cô sôû tieàn ñeà cho coâng taùc quaûn lyù nhaø nöôùc veà löu tröõ, giuùp caùc nhaø quaûn lyù thöïc hieän toát coâng taùc löu tröõ. + Ñoái vôùi cô quan - Ñöôïc söï quan taâm taän tình cuûa BGÑ vaø caùc phoøng nghieäp vuï cuûa Trung Taâm. - Ñoäi nguõ caùn boä coâng chöùc coù trình ñoä, ñaùp öùng ñöôïc yeâu caàu cuûa coâng taùc, nhieät tình, coù traùch nhieäm cao. -Kho löu tröõ ñöôïc trang bò heä thoáng phoøng chaùy chöõa chaùy hoaøn chænh, ñaûm baûo an toaøn cho coâng taùc baûo quaûn hoà sô -Toaøn boä hoà sô trong kho ñaõ ñöôïc chænh lyù töông ñoái hoaøn chænh, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho coâng taùc cuûa phoøng. 1.2. khoù khaên - Dieän tích kho quaù chaät heïp thieáu giaù ñeå hoà sô phaûi ñeå döôùi ñaát. Vieäc baûo quaûn, choáng moái moït, giöõ veä sinh hoà sô khoâng ñöôïc thöïc hieän toát. Cuõng do thieáu giaù ñeå hoà sô neân coøn moät soá hoà sô phaûi ñeå trong caùc bao PE chöa ñöôïc xeáp ra theo ñuùng vò trí ñeå phuïc vuï coâng taùc. -Kho löu tröõ hoà sô ñeå taûn maïn ôû nhieàu nôi 63 lyù töï troïng (taàng treät + laàu 2+ laàu 3), 138 Hai baø tröng, 12 phan ñaêng löu gaây khoù khaên raát lôùn cho coâng taùc cuûa toå. -Heä thoáng trang thieát bò trong kho coøn thieáu nhieàu nhö maùy laïnh, quaït huùt gioù neân khoâng khí trong kho khoâng ñöôïc thoâng thoaùng, aûnh höôûng ñeán vieäc baûo quaûn hoà sô vaø söùc khoeû cuûa CBCC laøm vieäc trong kho. -Nhaân söï cuûa phoøng luoân bieán ñoäng do toå chöùc ñieàu chuyeån, nghhó vieäc … gaây khoù khaên trong vieäc thöïc hieän nhieäm vuï chuyeân moân cuûa phoøng. 2.Toå Chöùc Boä Maùy Vaø Caùn Boä Cuûa Trung Taâm 2.1Toå chöùc boä maùy Toå chöùc boä maùy cuûa Trung taâm goàm caùc phoøng nghieäp vuï nhö sau: Phoøng Ñaêng Kyù Phoøng Löu Tröõ Tö Lieäu. Phoøng Thoâng Tin –Kyõ Thuaät Vaø Coâng Ngheä Phoøng Haønh Chính – Toång Hôïp. - Vieäc saùp nhaäp, boå sung, thay ñoåi caùc phoøng nghieäp vuï do Giaùm ñoác Trung Taâm quyeát ñònh sau khi ñöôïc söï chaáp thuaän cuûa Giaùm ñoác Sôû Ñòa chính – Nhaø ñaát. - Caên cöù chöùc naêng nhieäm vuï cuûa Trung Taâm, Giaùm ñoác Trung Taâm coù quyeàn thaønh laäp caùc chi nhaùnh tröïc thuoäc ôû caùc Quaän (Huyeän) ñeå phuïc vuï yeâu caàu veà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát vaø caùc hoaït ñoäng khaùc thuoäc chöùc naêng nhieäm vuï cuûa Trung Taâm. 2.2 Toå chöùc caùn boä - Ngoaøi boä phaän caùn boä, coâng chöùc trong bieân cheá do Sôû Ñòa chính - Nhaø Ñaát cuõ (Sôû Taøi Nguyeân –Moâi Tröôøng hieän nay) ñieàu ñoäng sang, Trung Taâm ñöôïc tuyeån duïng theâm lao ñoäng, coâng taùc vieân baèng hôïp ñoàng lao ñoäng theo qui ñònh ñeå traû löông ôû möùc coù theå thu huùt ñöôïc ñoäi nguû chuyeân vieân coù chuyeân moân cao ôû caùc lónh vöïc: tin hoïc; kyõ thuaät – coâng ngheä cuûa ngaønh . . . - Trung Taâm ñöôïc aùp duïng cô cheá traû löông, thöôûng, khoaùn cho löc löôïng hôïp ñoàng lao ñoäng theo quy ñònh hieän haønh. 3.Chöùc Naêng Nhieäm Vuï Cuûa Trung Taâm Vaø cuûa Caùc Toå 3.1 Chöùc naêng nhieäm vuï cuûa Trung Taâm Laõnh ñaïo Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát goàm coù:01 Giaùm Ñoác. Giaùm ñoác Trung Taâm chòu traùch nhieäm tröôùc Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát veà toaøn boä keát quaû vaø hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa Trung Taâm. Trung Taâm coù 04 Phoù Giaùm Ñoác giuùp vieäc cho Giaùm Ñoác vaø chòu traùch nhieäm tröôùc Giaùm Ñoác Trung Taâm veà nhöõng phaàn vieäc ñaõ ñöôïc phaân coâng. Giaùm Ñoác vaø Phoù Giaùm Ñoác Trung Taâm do Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát boå nhieäm, caàn ñaûm baûo veà tieâu chuaån caùc chöùc vuï caùn boä laøm coâng taùc laõnh ñaïo, quaûn lyù theo quy ñònh cuûa ngaønh. SÔ ÑOÀ TOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY CUÛA TRUNG TAÂM GOÀM: GIAÙM ÑOÁC Phoù Giaùm Ñoác Phoù Giaùm Ñoác Phoù Giaùm Ñoác Phoù Giaùm Ñoác Haønh Chính Toång Hôïp Phoøng Ñaêng Kyù Kyõ Thuaät-Coâng Ngheä Löu Tröõ - Tö Lòeâu CHÖÙC NAÊNG Thöïc hieän caùc thuû tuïc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát ñoái vôùi ngöôøi söû duïng ñaát ñaõ ñöôïc caáp giaáy chöùng nhaän quyeàn söû duïng ñaát ( hoaëc giaáy chöùng nhaän quyeàn sôû höõu nhaø vaø quyeàn söû duïng ñaát ôû taïi caùc ñoâ thò) goïi taét laø giaáy chöùng nhaän vaø ñoái vôùi chuû nhaø ñaõ ñöôïc caáp caùc loaïi giaáy tôø coøn laïi theo quy ñònh taïi ñieàu 2 – quyeát ñònh soá 38/2000/QÑ-UB-ÑT ngaøy 19 thaùng 6 naêm 2000 vaø quyeát ñònh soá 22/2001/QÑ-UB ngaøy 9 thaùng 3 naêm 2001 cuûa UBND TP theo phaân caáp thuoäc thaåm quyeàn cuûa Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát quy ñònh taïi quyeát ñònh soá 25/2002/QÑ-UB ngaøy 21 thaùng 3 naêm 2002 cuûa UBND TP: khi coù moät trong nhöõng thay ñoåi veà loaïi ñaát söû duïng nhö kieán truùc nhaø, dieän tích, ñaát söû duïng, teân chuû, theá chaáp nhaø, ñaát, caáp laïi giaáy chöùng nhaän, bieán ñoäng veà muïc ñích söû duïng ñaát. Giao cho Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát quy ñònh veà quy trình, maãu bieåu, hoà sô, thuû tuïc chöùng nhaän bieán ñoäng leân giaáy chöùng nhaän vaø caùc loaïi giaáy tôø khaùc ñeå thöïc hieän cho caùc tröôøng hôïp ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát neâu treân. NHIEÄM VUÏ Toå chöùc tieáp nhaän vaø giaûi quyeát thuû tuïc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi ñieåm 2.1-Ñieàu 2 quy cheá naøy; chænh lyù bieán ñoäng hoà sô ñòa chính nhaø ñaát theo trình töï vaø thaåm quyeàn quy ñònh. Thöïc hieän traùch nhieäm laøm ñaàu moái veà caäp nhaät ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi chæ thò soá 06/2001/CT-UB ngaøy 14 thaùng 5 naêm 2001 cuûa UBND TP veà thöïc hieän thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ, khai thaùc vaø cung caáp: Thoâng tin tö lieäu veà ñaát ñai; thoâng tin tö lieäu ño ñaïc vaø baûn ñoà cuûa ngaønh Ñòa Chính Nhaø Ñaát treân ñòa baøn TP. Thöïc hieän caùc dòch vuï xöû lyù thoâng tin tö lieäu Ñòa Chính Nhaø Ñaát theo yeâu caàu cuûa caùc cô quan Nhaø Nöôùc, caùc Toå Chöùc Kinh Teá Xaõ Hoäi vaø caù nhaân theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. ÖÙng duïng coâng ngheä tin hoïc trong coâng taùc cuûa ngaønh ñòa phöông nhaø ñaát; xaây döïng quaûn lyù vaø khai thaùc heä thoáng cô sôû döõ lieäu taøi nguyeân ñaát ñai thuoäc phaïm vi cuûa Thaønh Phoá. Tham gia thaåm ñònh caùc döï aùn trieån khai coâng ngheä thoâng tin phuïc vuï cho nhieäm vuï quaûn lyù cuûa ngaønh Ñòa Chính- Nhaø Ñaát ôû caáp TP cuõng nhö ôû caùc Quaän, Huyeän. Giuùp Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát höôùng daãn vaø kieåm tra hoaït ñoäng nghieäp vuï veà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát nhö veà thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ vaø khai thaùc caùc tö lieäu taøi lieäu cuûa ngaønh ñöôïc cô quan quaûn lyù nhaø ñaát, Quaän, Huyeän sau ñaây goïi chung laø Phoøng Quaûn Lyù Ñoâ Thò Quaän - Huyeän hoaëc caùn boä Ñòa Chính Nhaø Ñaát Phöôøng, Xaõ, Thò Traán quaûn lyù theo phaân caáp. Boài döôõng nghieäp vuï cho caùn boä coâng chöùc laøm coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát, coâng taùc thoâng tin löu tröõ trong phaïm vi chöùc naêng, nhieäm vuï ñöôïc giao. Toå chöùc baûo quaûn an toaøn taøi lieäu, tö lieäu veà thoâng tin, löu tröõ cuûa ngaønh theo quy ñònh taïi phaùp luaät. HOAÏT ÑOÄNG Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát Thaønh Phoá laø ñôn vò söï nghieäp hoaït ñoäng coù thu töï ñaûm baûo moät phaàn chi phí hoaït ñoäng thöôøng xuyeân, coù tö caùch phaùp nhaân, coù con daáu rieâng, ñöôïc môû taøi khoaûn ôû kho baïc nhaø nöôùc vaø ngaân haøng theo quy ñònh cuûa Nhaø Nöôùc. 3.2 Chöùc naêng nhieäm vuï cuûa caùc toå Theo yeâu caàu hoaït ñoäng Trung Taâm ñöôïc thaønh laäp caùc Phoøng vaø Toå nghieäp vuï, ban ñaàu goàm coù: A. PHOØNG ÑAÊNG KYÙ Thöïc hieän nhieäm vuï ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát theo quy ñònh taïi ñieåm 2.1 ñieàu 2 baûn quy cheá naøy. Toå chöùc nhaân söï cuûa Phoøng coù Tröôûng Phoøng, Phoù Tröôûng Phoøng vaø Caùc ñaêng kyù vieân. Tieâu chuaån quy ñònh ñoái vôùi Ñaêng Kyù Vieân phaûi toát nghieäp cöû nhaân luaät, quaûn lyù ñaát ñai… vaø phaûi coù kinh nghieäm veà coâng taùc ñaêng kyù bieán ñoäng nhaø ñaát ñöôïc toå chöùc kieåm tra tuyeån choïn coâng khai töø caùn boä coâng chöùc cuûa ngaønh vaø ñöôïc Giaùm Ñoác Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát ra quyeát ñònh coâng nhaän B. TOÅ HAØNH CHÍNH TOÅNG HÔÏP Laøm coâng vieäc haønh chính quaûn trò; keá toaùn taøi chính, keá hoaïch toång hôïp. C. TOÅ LÖU TRÖÕ TÖ LIEÄU Laøm coâng vieäc quaûn lyù, toå chöùc thöïc hieän thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ vaø toå chöùc khai thaùc tö lieäu cuûa Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ. D. TOÅ KYÕ THUAÄT- COÂNG NGHEÄ Laøm coâng vieäc quaûn lyù vaø toå chöùc thöïc hieän caùc nhieäm vuï veà heä thoáng thoâng tin, öùng duïng coâng ngheä tin hoïc vaøo coâng taùc cuûa ngaønh Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ thöïc hieän caùc dòch vuï kyõ thuaät chuyeân ngaønh. Vieäc saùt nhaäp, boå sung, thay ñoåi caùc phoøng, toå nghieäp vuï do Giaùm Ñoác Trung Taâm quyeát ñònh sau khi ñöôïc söï chaáp thuaän cuûa Sôû Ñòa Chính Nhaø Ñaát cuõ 4.Toå Chöùc Bieân Cheá Caùn Boä Löu Tröõ Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng kyù Nhaø Ñaát laø cô quan quaûn lyù nhaø ñaát treân toaøn ñòa baøn Thaønh Phoá vieäc saûn sinh tö lieäu raát lôùn. Do ñoù ñeå naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng vaø quaûn lyù chaët cheõ hôn veà coâng taùc Löu Tröõ, ñoøi hoûi Trung Taâm phaûi coù kho taøn, ñòa ñieåm vaø ñoäi nguû caùn boä chuyeân traùch coù kinh nghieäm nhaèm baûo quaûn toå chöùc toát caùc coâng vieäc moät caùch khoa hoïc. Tuy nhieân kho Löu tröõ cuûa Trung Taâm vaãn coøn ñaët ôû nhieàu nôi nhö 63 Lyù Töï Troïng, 138 Hai Baø Tröng, 12 Phan Ñaêng Löu Nhìn chung hieän nay vieäc toå chöùc bieân cheá cho caùn boä löu tröõ cuûa Trung Taâm töông ñoái hoaøn chænh. Nhöng thöïc teá trong kho chæ thöïc hieän bieân cheá cho 3 caùn boä löu tröõ soá coøn laïi vaãn coøn thöïc hieän hôïp ñoàng chöa vaøo bieân cheá chính thöùc. Soá löôïng caùn boä nhaân vieân löu tröõ hieän coù cuûa Trung Taâm laø 10 ngöôøi trong ñoù coù 08 caùn boä coù baèng trung caáp trôû leân vaø 02 caùn boä coù baèng cöû nhaân luaät. 5. SÖÏ QUAN TAÂM CUÛA CÔ QUAN ÑOÁI VÔÙI COÂNG TAÙC LÖU TRÖÕ 5.1 Ñaàu tö veà caùn boä Trung taâm thoâng tin vaø ñaêng kyù nhaø ñaát laø côù quan quaûn lyù nhaø vaø ñaát treân toaøn ñòa baøn thaønh phoá, neân vieäc quan taâm ñoái vôùi coâng taùc Löu tröõ hoà sô, baûo quaûn hoà sô taøi lieäu khoâng keùm phaàn quan troïng. Beân caïnh ñoù cô quan cuõng ñaõ ñaàu tö veà cô sôû vaät chaát cuõng nhö caùn boä Löu tröõ töông ñoái laøm vieäc nghieâm chænh ñuùng theo quy ñònh. Tuy nhieân chöa ñöôïc ñaàu tö caùn boä chuyeân saâu veà Löu tröõ neân coâng taùc Löu tröõ nghieäp vuï coøn khoù khaên. 5.2 Ñaàu tö veà cô sôû vaät chaát Ñaây laø coâng taùc ñöôïc quan taâm raát lôùn cuûa Trung Taâm nhö trang bò vaên phoøng phaåm, bìa caëp ñöïng hoà sô, tö lieäu raát ñaày ñuû. Phoøng kho ñöôïc xaây döïng theo ñuùng quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc. Caùc trang thieát bò baûo quaûn nhö: quaït thoâng gioù, maùy laïnh, maùy ñieàu hoaø nhieät ñoä, heä thoáng phoøng chaùy chöõa chaùy, maùy huùt buïi. Ñeå chæ ñaïo cho coâng taùc Löu tröõ noùi chung vaø toaøn ngaønh Löu tröõ noùi rieâng, cô quan cuõng ñaõ coù nhöõng vaên baûn chæ ñaïo höôùng daãn. Nhöng do tính chaát vaø yeâu caàu ñoøi hoûi cao, ngaøy 29/01/1998 ban toå chöùc caùn boä chính phuû ñaõ ban haønh thoâng tö soá 40/1998-TT-TCCP veà vieäc höôùng daãn toå chöùc löu tröõ ôû caùc cô quan Nhaø nöôùc caùc caáp. Thoâng tö ñaõ neâu roõ caùc chöùc naêng nhieäm vuï coâng taùc Löu tröõ chuaån cuûa ngaønh. II.TÌNH HÌNH THÖÏC TEÁ COÂNG TAÙC LÖU TRÖÕ CUÛA TRUNG TAÂM 1.Coâng taùc thu thaäp - Tình hình taøi lieäu tröôùc khi noäp löu : taøi lieäu ñaõ ñöôïc chænh lyù sô boä, ñaùnh soá, laøm muïc luïc vaên kieän. Hoà sô giaûi quyeát xong ñeàu ñöôïc chuyeån xuoáng löu tröõ cô quan vaø löu vónh vieãn. Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát coù taøi lieäu cuûa Phoâng: + Sôû Quaûn Lyù Nhaø Ñaát + Sôû Quaûn Lyù Nhaø Ñaát vaø Coâng Trình Coâng Coäng, + Sôû Nhaø Ñaát, + Sôû Ñòa Chính, + Sôû Ñòa Chính-Nhaø Ñaát. + Sôû xaây döïng + Sôû Taøi Nguyeân vaø Moâi Tröôøng + Ban Quaûn Lyù Ruoäng Ñaát + Trung Taâm Thoâng Tin Vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát Nguoàn taøi lieäu coù giaù trò nhaát cuûa Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát laø giaáy chuû quyeàn, quyeàn sôû höõu nhaø ôû, quyeàn söû duïng ñaát ôû. Taát caû caùc taøi lieäu trong Phoâng cuûa Trung Taâm ñeàu ñöôïc chænh lyù hoaøn chænh tröôùc khi giao noäp vaøo löu tröõ cô quan. 2.Coâng Taùc Chænh Lyù Hieän taïi cô quan ñaõ söû duïng phöông aùn “Thôøi gian- Maët hoaït ñoäng”.Qua khaûo saùt thöïc teá tình hình hoaït ñoäng taïi cô quan, em caûm thaáy phöông aùn treân hoaøn toaøn phuø hôïp vôùi thöïc tieãn taïi ñôn vò.Vì vaäy em khoâng ñeà xuaát phöông aùn naøo khaùc. 3. Coâng Taùc Xaùc Ñònh Giaù Trò Taøi Lieäu Cô quan ñaõ thöïc hieän vieäc xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu moät laàn: loaïi taøi lieäu truøng thöøa trong hoà sô caáp giaáy chuû quyeàn, quyeàn söû duïng ñaát do Sôû Ñòa Chính cuõ giao noäp vaøo löu tröõ. Nhöõng taøi lieäu treân truøng vôùi hoà sô hôïp thöùc hoaù do Phoøng Laêng Boä Sôû Nhaø Ñaát cuõ giao noäp.Vì vaäy khi nhaäp chung hai hoà sô treân vaøo löu tröõ cô quan ñaõ loaïi boû nhöõng taøi lieäu truøng thöøa. Do hoà sô taïi löu tröõ chuyeân ngaønh, vì vaäy chæ loaïi boû nhöõng hoà sô truøng thöøa khoâng xaùc ñònh giaù trò ñoái vôùi caùc loaïi vaên baûn löu tröõ. Hieän taïi cô quan chöa xaây döïng baûng thôøi haïn baûo quaûn taøi lieäuaõc. 4. Coâng Taùc Thoáng Keâ Trung Taâm thöïc hieän vieäc thoáng keâ taøi lieäu löu tröõ theo töøng naêm. Caùc ñôn vò duøng ñeå thoáng keâ taøi lieäu: Theo hoà sô, theo giaù, theo caëp ba daây, theo ñôn vò baûo quaûn 5. Coâng Taùc Baûo Quaûn Taøi Lieäu Löu Tröõ - Tình hình baûo quaûn taøi lieäu taïi cô quan + Trung Taâm thöïc hieän vieäc baûo quaûn hoà sô taøi lieäu löu tröõ theo quy ñònh cuûa phaùp leänh löu tröõ quoác gia, caùc quy ñònh cuûa Toång Cuïc Ñòa Chính, Boä Xaây Döïng tröïc tieáp quaûn lyù chaët cheõ khoa hoïc ñaûm baûo an toaøn hoà sô taøi lieäu löu tröõ theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. Hoà sô taøi lieäu cuûa Trung Taâm phaûi ñöôïc baûo quaûn theo moät ñôn vò thoáng nhaát caû veà kích côõ, chaát lieäu, maãu maõ, maøu saéc, nhaõn, cuûa töøng chuûng loaïi hoà sô trong heä thoáng thoâng tin löu tröõ ñòa chính caû nöôùc. Khi boá trí maët baèng phaûi phuø hôïp vôùi quy trình thoáng nhaát: tieáp nhaän, xöû lyù, vaøo soå, nhaäp maùy, laäp theû, caát giöõ, baûo quaûn, thoâng tin, khai thaùc, huyû boû hoà sô. Kho löu tröõ cuûa Trung Taâm phaûi ñaûm baûo caùc ñieàu kieän veà phoøng chaùy chöõa chaùy an toaøn bí maät. Nhö phaûi ñaûm baûo nhieät ñoä, ñoä aåm, aùnh saùng, löôïng gioù löu thoâng cho töøng loaïi taøi lieäu theo tieâu chuaån quy ñònh. + Moãi phoøng trong kho phaûi ñaët moät boä duïng cuï ño nhieät ñoä ñoä aåm taïi Trung Taâm cuûa phoøng. Ñaûm baûo nhieät ñoä, ñoä aåm trong moät ngaøy ñeâm nhö sau: Nhieät ñoä:20+2 ñoä C Ñoä aåm :50+5 % + Ngoaøi ra Trung Taâm caàn phaûi trang bò maùy huùt aåm, maùy ñieàu hoaø khoâng khí, maùy huùt buïi trong kho ñeå duy trì nhieät ñoä, ñoä aåm baûo quaûn taøi lieäu trong kho. - Ñeå choáng aåm taøi lieäu caàn aùp duïng caùc bieän phaùp sau + Thoâng gioù:duøng quaït hoaëc môû cöûa ñeå thoâng gioù töï nhieân cho taøi lieäu. Chæ tieán haønh thoâng gioù khi trong kho khoâng thaáp hôn nhieät ñoä ngoaøi kho laø 5 %.Khi môû cöûa thoâng gioù khoâng ñeå buïi, coân truøng, khí ñoäc, aùnh saùng loït theâm vaøo kho + Duøng hoaù chaát huùt aåm coù theå duøng sllicagel ñeå choáng aåm cho caùc hoäp ñöïng taøi lieäu.Moãi hoäp ñöïng 2-3 gram trong tuùi baèng vaûi phin hoaëc vaûi xoâ maøn. Sau ba thaùng phaûi laáy ra saáy khoâ ôû 130 ñoä C trong 6 giôø roài duøng laïi. + Aùnh saùng haïn cheá ñeán möùc toái ña aùnh saùng töï nhieân chieáu tröïc tieáp vaøo taøi lieäu.Caùc cöûa soå caàn coù reøm che maøu ñaäm.Trong kho chuû yeáu duøng aùnh saùng cuûa ñeøn ñieän vaø chæ duøng khi thaät caàn thieát. Khoâng baät ñeøn ñieän thöôøng xuyeân trong kho. - Yeâu caàu phoøng choáng chaùy: + Coù heä thoáng baùo chaùy töï ñoäng, chöõa chaùy baùn töï ñoäng baèng khí hoaëc baèng nöôùc. Cöûa kho môû ra ngoaøi coù caàu thang cöùu hoaû, thoaùt hieåm an toaøn, xung quanh nhaø coù heä thoáng ñöôøng xe cöùu thöông. Caùc duïng cuï vaø bieän phaùp chöõa chaùy thoâng thöôøng nhö caùt, bao taûi, chaên daäp löûa, bình boït, heä thoáng chöõa chaùy baèng nöôùc nhöng chæ duøng ôû khu vöïc ngoaøi kho chöùa taøi lieäu.Chöõa chaùy cho khu vöïc taøi lieäu chæ ñöôïc duøng khí co2 hoaëc loaïi bình boït tetraclorua cacbon. + Ngoaøi ra kho löu tröõ coøn phaûi choáng naám moùc, choáng coân truøng, choáng moái, choáng chuoät. + Ñeå choáng naám moùc phaùt sinh thöôøng xuyeân phaûi queùt, chaûi, lau chuøi, laøm veä sinh taøi lieäu. Khi phaùt sinh naám moác phaûi caùch ly ngay khoái taøi lieäu ñoù vaø aùp duïng caùc bieän phaùp choáng naám moùc.Khoâng ñöôïc ñöa tröïc tieáp hoaù chaát choáng dieät naám moác vaøo taøi lieäu maø phaûi phun, queùt, chaûi chaát choáng moác vaøo bìa, giaù, caëp, hoäp ñöïng taøi lieäu. + Ñeå choáng coân truøng xuaát hieän trong kho phaûi aùp duïng caùc bieän phaùp ngaên chaën coân truøng vaøo kho, phaûi thöôøng xuyeân laøm veä sinh taøi lieäu, phöông tieän baûo quaûn vaø kho taøng, phaûi khöû truøng taøi lieäu tröôùc khi nhaäp kho vaø ñònh kyø khöû truøng trong kho. Vieäc phoøng choáng naám moùc phaûi ñöôïc ñeà ra vaø tieán haønh ngay khi baét ñaàu xaây döïng kho löu tröõ. Neáu thaáy moái xuaát hieän xaâm nhaäp vaøo kho phaûi lieân heä ngay vôùi cô quan chuyeân choáng moái ñeå coù bieän phaùp xöû lyù höõu hieäu. Ñeå choáng ñoät nhaäp cöûa kho phaûi chaén coù thieát bò baûo veä an toaøn, coù khoaù toát, toaøn kho phaûi coù heä thoáng baùo ñoäng baèng camera. Taøi lieäu, hoà ñaõ qua giai ñoaïn chænh lyù saép xeáp hoaøn chænh vaø baûo quaûn trong hoäp (caëp 3 daây) ñöa leân giaù keä, ñaùnh soá hoäp theo thöù töï treân xuoáng, töø traùi qua phaûi, töø ngoaøi vaøo trong. 6.Coâng Taùc Nghieân Cöùu Söû Duïng Taøi Lieäu Trung Taâm coù noäi dung nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu: Phoøng, ban cô quan Sôû coù yeâu caàu khai thaùc hoà sô taøi lieäu phaûi ghi roõ yeâu caàu vaøo “ phieáu yeâu caàu khai thaùc taøi lieäu” do Trung Taâm phaùt haønh vaø Tröôûng, Phoù Phoøng kyù vaøo phieáu naøy. Toå chöùc coù yeâu caàu tham khaûo caùc taøi lieäu baûn ñoà phaûi hôïp ñoàng vôùi Trung Taâm ñeå phuïc vuï baøn gheá, nöôùc uoáng vaø gôûi caùn boä ñeán tham khaûo ñeå tieän cho vieäc quaûn lyù. Toå chöùc ngöôøi daân coù nhu caàu nghieân cöùu thoâng tin seõ ñöôïc Trung Taâm ñaùp öùng tröïc tieáp taïi Trung Taâm. Toå chöùc ngöôøi daân coù nhu caàu nghieân cöùu thoâng tin phaûi noäp choTrung taâm moät khoaûn phí leä phí theo quy ñònh cuûa Nhaø Nöôùc. Tröôøng hôïp, toå chöùc ngöôøi daân coù yeâu caàu khai thaùc nghieân cöùu taøi lieäu maø coù yeâu caàu nghieân cöùu taøi lieäu taøi nhaø, treân maïng vi tín phaûi traû theâm moät khoaûn tieàn dòch vuï. Möùc thu naøy do Giaùm ñoác Trung taâm quy ñònh. Toå chöùc ngöôøi daân coù nhu caàu ñoïc sao, trích luïc, trích sao chæ ñöôïc cung caáp caùc chöùng töø maø cô quan coù thaåm quyeàn gôûi cho caùc toå chöùc vaø ngöôøi daân. Toå chöùc coù yeâu caàu khai thaùc hoà sô phaûi coù giaáy giôùi thieäu ghi roõ teân loaïi hoà sô caàn khai thaùc nghieân cöùu . Ngöôøi daân coù yeâu caàu sao luïc, trích luïc hoà sô taøi lieäu phaûi coù ñôn ñeà nghò sao luïc, noäp baûn photo hoä khaåu, chöùng minh nhaân daân vaø ñeå nghò mang theo baûn chính ñeå ñoái chieáu. Tröôøng hôïp ngöôøi coù yeâu caàu sao luïc khoâng coù teân trong chöùng töø nhaø ñaát thì phaûi coù caùc loaïi giaáy tôø sau: Giaáy uyû quyeàn hôïp leä cuûa ngöôøi coù teân trong chöùng töø caàn sao luïc Giaáy chöùng minh quyeàn thöøa keá hôïp phaùp Caùc loaïi coâng cuï tra cöùu taøi lieäu hieän coù trong kho löu tröõ cuûa Trung Taâm laø muïc luïc hoà sô vaø caùc loaïi theû. Caùc hình thöùc toå chöùc nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu löu tröõ: tham khaûo, ñoïc taøi lieäu, sao luïc, trích luïc hoà sô taøi lieäu. Can veõ, sao luïc hoaï ñoà, kieåm tra ñoái chieáu hoà sô. Caùc thieát bò phuïc vuï toå chöùc nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu laø maùy photo, maùy vi tính, maùy fax.. Khaû naêng ñaùp öùng cuûa cô quan ñoái vôùi vieäc nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu laø sau 24 giôø keå töø khi nhaän ñöôïc phieáu yeâu caàu khai thaùc. Nhöõng loaïi taøi lieäu thöôøng ñöôïc khai thaùc söû duïng chuû yeáu cuûa Trung taâm laø giaáy chöùng nhaän quyeàn sôû höõu nhaø ôû, quyeàn söû duïng ñaát ôû. Thuû tuïc cho möôïn taøi lieäu ñöôïc aùp duïng taïi Trung Taâm: + Caùc cô quan caàn möôïn hoà sô taøi lieäu phaûi cöû caùn boä ñeán lieân heä taïi Trung Taâm, phaûi coù coâng vaên cuûa cô quan vaø chöùng minh nhaân daân cuûa ngöôøi ñeán lieân heä. + Trình Giaùm Ñoác hoaëc Phoù Giaùm Ñoác ñöôïc uyû nhieäm duyeät, kyù. Vaøo soå theo doõi möôïn hoà sô + Laäp bieân baûn giao nhaän hoà sô Tröôøng hôïp cô quan möôïn laøm maát hoà sô phaûi kòp thôøi laäp bieân baûn baùo caùo cho Giaùm ñoác. 7. Nhaän Xeùt Öu Ñieåm vaø Toàn Taïi Cuûa Coâng Taùc Löu Tröõ. Nguyeân Nhaân vaø Bieän Phaùp Khaéc Phuïc. 1.Nhaän xeùt - Öu ñieåm: Coâng taùc Löu Tröõ ñaõ ñöôïc Ban Laõnh Ñaïo TrungTaâm quan taâm raát nhieàu. Cô quan thöôøng xuyeân toå chöùc caùc cuoäc chænh lyù hoà sô taøi lieäu ñeå kieåm tra xem laïi nhöõng taøi lieäu coù ñoä an toaøn chöa, coù thuaän lôïi cho vieäc tìm kieám taøi lieäu ñöôïc nhanh choùng, chính xaùc, tieát kieäm ñöôïc thôøi gian vaø laøm vieäc coù khoa hoïc. - Nhöôïc ñieåm: Beân caïnh nhöõng öu ñieåm treân Trung Taâm vaãn coøn toàn taïi nhöõng haïn cheá nhö: thieáu thoán veà trang thieát bò, taøi lieäu hoà sô taäp trung ôû hai nôi. Do thieáu phoøng kho löu tröõ chöa coù kho chuyeân duøng theo tieâu chuaån cuûa ngaønh, phoøng kho coøn mang tính chaát taïm thôøi. Ngoaøi ra Trung Taâm chöa coù phoøng ñoïc rieâng ñeå giaûi ñaùp caùc thaéc maéc cho ñoäc giaû. 2. Nguyeân Nhaân Vaø Bieän Phaùp Khaéc Phuïc - Do chöa coù caùn boä chuyeân saâu veà löu tröõ neân vieäc ñeà xuaát naâng caáp kho taøng chöa ñöôïc chuù troïng. - Caàn phaûi taäp trung hoà sô taøi lieäu veà moät nôi ñeå thuaän lôïi cho vieäc laáy hoà sô vaø traû hoà sô ñöôïc nhanh choùng, chính xaùc. - Caàn phaûi xaây döïng phoøng ñoïc rieâng ñeå giaûi ñaùp caùc thaéc maéc cho ñoäc giaû. Phaàn II NOÄI DUNG NGHIEÄP VUÏ CHÆNH LYÙ TAØI LIEÄU ÑAÕ THÖÏC HIEÄN TRONG ÑÔÏT THÖÏC TAÄP I. GIAI ÑOAÏN CHUAÅN BÒ: Tröôùc khi tieán haønh chænh lyù taøi lieäu trong kho em chuaån bò ñaáy ñuû caùc yeâu caàu caàn cho coâng vieäc chænh lyù nhö: Chuaån bò cô sôû vaät chaát: Chuaån bò vaên phoøng phaåm: Bìa (caëp) hoà sô Giaáy A4 Buùt ( buùt xoaù, buùt bit, buùt chì ) Keùo, keïp, Baøn gheá Giaù keä Phoøng laøm vieäc 2. Baûng Lòch Söû Ñôn Vò Hình Thaønh Phoâng Vaø Lòch Söû Phoâng(Xem phuï luïc 01) 3. Phöông Aùn Heä Thoáng Hoaù Taøi Lieäu: Trong thôøi gian em thöïc taäp phöông aùn ñöôïc choïn ñeå heä thoáng hoaù taøi lieäu cho Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát laø phöông aùn “Thôøi Gian – Maët Hoaït Ñoäng” ñaây laø phöông aùn ñöôïc choïn ñeå chænh lyù cho toaøn phoâng. Ñeå aùp duïng phöông aùn treân vaøo vieäc chænh lyù em ñöôïc phaân coâng chænh lyù hoà sô HTH (QÑ 38) töø Quaän 6 ñeán Quaän 10 (xem phuï luïc soá 02) II. GIAI ÑOAÏN TRÖÏC TIEÁP THÖÏC HIEÄN Ñeå tieán haønh chænh lyù taøi lieäu thì toâi cuõng laàn löôït thöïc hieän trình töï caùc böôùc sau: BÖÔÙC 1: Phaân loaïi taøi lieäu + Toaøn boä taøi lieäu töø naêm 2000 - 2001 ñöôïc phaân chia ra nhoùm lôùn (caùc phoâng). Böôùc naøy ñaõ ñöôïc tieán haønh phaân chia töø tröôùc neân em khoâng tröïc tieáp phaân chia. Ví duï: A/ Phoøng caáp giaáy chuû quyeàn + Toaøn boä taøi lieäu cuûa phoøng caáp giaáy chuû quyeàn ñöôïc phaân chia ra töøng nhoùm vöøa laø caùc Quaän (Huyeän) I/ Quaän I II/ Quaän II …………… III/ QuaänVI ……………… XI/ Quaän 10 + Toaøn boä taøi lieäu ôû nhoùm vöøa laø caùc Quaän ñöôïc tieáp tuïc phaân chia ra nhoùm nhoû laø teân ñöôøng. Quaän 6 Ñöôøng Lyù Chieâu Hoaøng Ñöôøng Phan Vaên Khoeû Ñöôøng Bình Tieân Ñöôùng Phaïm Vaên Chí Ñöôøng Leâ Quang Sung ……………… Quaän 10 Ñöôøng Baø Haït Ñöôøng Caùch Maïng Thaùng Taùm Ñöôøng Sö Vaïn Haïnh Ñöôøng Nguyeãn Tri Phöông Ñöôøng Hoà Baù Kieän + Toaøn boä taøi lieäu ôû nhoùm vöøa (laø teân ñöôøng), em tieán haønh phaân chia ra nhoùm nhoû (töông ñöông vôùi moät ñôn vò baûo quaûn) laø soá nhaø. Em saép xeáp soá nhaø theo thöù töï soá nhoû xeáp tröôùc soá lôùn xeáp sau : ví duï: Quaän 6: 1.Ñöôøng Lyù Chieâu Hoaøng Soá nhaø 15 Soá nhaø 20 Soá nhaø 35/7 Soá nhaø 126/7/2A ………… 2.Ñöôøng Bình Tieân 2.1 Soá nhaø 8/158 2.2 Soá nhaø 9/11 2.3 Soá nhaø 17/3 ……… Quaän 10 1.Ñöôøng Nguyeãn Tri Phöông 1.1 Soá nhaø 1A Soá nhaø 2B Soá nhaø 3C Soá nhaø 4A …………… BÖÔÙC 2: Laäp hoà sô Sau khi phaân loaïi taøi lieäu xong em tieán haønh bieân muïc hoà sô bao goàm : 1. Bieân muïc beân ngoaøi: Trong quaù trình chænh lyù em chæ tieán haønh chænh lyù hoà sô hôïp thöùc hoaù neân caùch bieân muïc beân ngoaøi ñoái vôùi hoà sô hôïp thöùc hoaù thì bìa hoà sô coù daïng tuùi ñöïng ñöôïc in saün treân maãu nhö sau: Soá nhaø + Ñöôøng + Phöôøng + Quaän + Soá quyeát ñònh (giaáy pheùp) + ngaøy thaùng naêm cuûa giaáy pheùp + Teân cô quan (caù nhaân) + Hoà sô bao goàm bao nhieâu vaên kieän. Ví duï: 71K Ñöôøng Lyù Chieâu Hoaøng, Phöôøng 10, Quaän 6 Soá quyeát ñònh (giaáy pheùp): 324/SXD, ngaøy 22 thaùng 4 naêm 2000 Teân cô quan (caù nhaân ñöôïc caáp ): Ñaøo Kim Tuaán Hoà sô goàm: 23 vaên kieän Maãu bìa hoà sô (xem trang beân) 2.Bieân muïc beân trong Sau khi beân muïc beân ngoaøi em tieán haønh chænh lyù taøi lieäu nhö sau: Saép xeáp hoà sô: + Saép theo muïc luïc vaên kieän. Maãu tôø muïc luïc vaên kieän (xem trang beân) - Ñaùnh soá tôø beân trong hoà sô : Sau khi hoaøn taát coâng vieäc saép xeáp, em tieán haønh ñaùnh soá tôø beân trong cho hoà sô. Ñaùnh baèng buùt chì ñen, ñaùnh baèng chöõ AÛ Raäp baét ñaàu töø soá 01 ñeán soá cuoái cuøng cuûa hoà sô cuoái, ñaùnh ôû goùc phaûi, phía treân hoà sô, moãi tôø ñaùnh moät soá. SÔÛ ÑÒA CHÍNH NHAØ ÑAÁT TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT MUÏC LUÏC VAÊN KIEÄN HOÀ SÔ QUYEÁT ÑÒNH 38/2000/QÑ-UB-ÑT Soá hoà sô:……… Hoï teân: Ñòa chæ: TT Noäi dung vaên baûn Soávaø kyù hieäu vaên baûn Ngaøy kyù Nôi caáp Tôø soá Soá löôïng Baûn chính Baûn sao 01 GCNQSHNÔ&QSDÑ (giaáy xanh) 02 Tôø trình UBND TP (baûn chính) 03 Hoà sô keâ khai ñaêng kyù nhaø ôû – ñaát ôû naêm 1999 04 Ñôn xin caáp GCN QSHNÔ - QSDÑÔ 05 Sô ñoà hieän traïng nhaø, ñaát + thöûa ñaát 06 Hoà sô ky thuaät thöûa ñaát(neáu coù) 07 Hoä khaåu +CMND 08 Tôø khai leä phí tröôùc baï 09 Tôø khai noäp tieàn SDÑ 10 Ñôn töôøng trình nguán goác caên nhaø 11 Tôø khai gia ñình 12 Baûn keâ khai nhaø cöûa name 1977 13 Quyeát ñònh ñoåi soá nhaø 14 Giaáy khai töû, ñôn töôøng trình 15 Giaáy khai sinh, töôøng trình khai sinh khoâng coù teân cha 16 Hoân thuù, töôøng trình quan heä vôï choàng BÖÔÙC 3: Saép xeáp – Heä thoáng hoaù ñeå thoáng keâ hoà sô ¿ Saép xeáp heä thoáng hoaù trong töøng Quaän Ví duï : 01/Q6 36/Q6 37/Q7 …………… 89/Q10 153/Q10 …………. ¿ Ñaùnh soá thöù töï cho hoà sô Sau khi coâng vieäc saép xeáp, bieân muïc vaø ghi tieâu ñeà cho hoà sô ñöôïc hoaøn taát, em tieán haønh ñaùnh soá thöù töï beân ngoaøi cho moãi hoà sô Hoà sô taøi lieäu cuûa Trung Taâm Thoâng Tin vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát ñöôïc ñaùnh soá theo naêm ñaùnh soá lieân tuïc cho taát caû caùc loaïi hoà sô Ví duï: Soá 01/Q6 Soá 02/Q6 Soá 03/Q6 …………… soá 98/Q10 Soá 99/Q10 ……………… ¿ Xeáp hoà sô vaøo caëp + Hoà sô ñöôïc baûo quaûn trong caëp 3 daây, moãi caëp chöùa töø 15-19 hoà sô, beân ngoaøi caëp hoà sô ñöôïc ñaùnh soá toång theå töø soá 01 cho hoäp thöù nhaát cuûa Quaän I ñeán caëp cuoái cuøng cho Quaän cuoái cuøng. Nhaõn caëp hoà sô ghi ñaày caùc thoâng tin (xem trang beân) * KHO LÖU TRÖÕ TRUNG TAÂM THOÂNG TIN VAØ ÑAÊNG KYÙ NHAØ ÑAÁT * PHOÂNG LÖU TRÖÕ SÔÛ ÑÒA CHÍNH –NHAØ ÑAÁT HOÄP SOÁ: 150/6 16 ÑVBQ TÖØ SOÁ 01 ÑEÁN SOÁ 16 ¿ Xeáp hoà sô leân giaù keä Sau khi hoaøn thaønh ñaày ñuû nhöõng thuû tuïc caàn thieát nhö treân, em baét ñaàu thöïc hieän vieäc saép xeáp hoà sô leân giaù keä. Trong quaù trình saép xeáp hoà sô leân giaù em ñaõ vaän duïng nhöõng kieán thöùc ñöôïc hoïc ñeå saép xeáp nhö sau: xeáp hoà sô theo thöù töï töø traùi qua phaûi, töø treân xuoáng döôùi, trong moãi ngaên giaù theo höôùng cuûa ngöôøi ñöùng xeáp quay maët vaøo giaù SÔ ÑOÀ GIAÙ SÔ ÑOÀ GIAÙ SOÁ 7 / HOÀ SÔ 38 (MAËT TRÖÔÙC ) TAÀNG 5 NGAÊN 21 CAËP 118 – 125 NGAÊN 22 CAËP 126 –133 NGAÊN 23 CAËP 134 –141 NGAÊN 24 CAËP 142 – 149 TAÀNG 4 NGAÊN 25 CAËP 150 –157 NGAÊN 26 CAËP 158 –165 NGAÊN 27 CAËP 166 – 173 NGAÊN 28 CAËP 174 – 181 TAÀNG 3 NGAÊN 29 CAËP 214 –221 NGAÊN 30 CAËP 190 – 197 NGAÊN 31 CAËP 198 –205 NGAÊN 32 CAËP 206 –213 TAÀNG 2 NGAÊN 33 CAËP 214 – 221 NGAÊN 34 CAËP 222 – 229 NGAÊN 35 CAËP 230 – 237 NGAÊN 36 CAËP 238 – 245 TAÀNG 1 NGAÊN 37 CAËP 245 – 253 NGAÊN 38 CAËP 254 – 261 NGAÊN 39 CAËP 262 – 269 NGAÊN 40 CAËP 270 - 277 ¿Toång keát chænh lyù Trong ñôït chænh lyù naøy rieâng em ñaõ chænh ñöôïc 24 caëp töø caëp 150-172, goàm coù 432 hoà sô. Toaøn boä hoà sô coù thôøi haïn baûo quaûn vónh vieãn. Trong quaù trình chænh lyù coù loaïi ra moät soá taøi lieäu truøng thöøa döïa vaøo Quyeát ñònh thaønh laäp hoäi ñoàng xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu (xem phuï luïc 04) BÖÔÙC 4: Laäp coâng cuï tra cöùu (xem phuï luïc 03) 1. Ñeå tra tìm hoà sô moät caùch khoa hoïc vaø nhanh choùng thì Trung Taâm Thoâng Tin Vaø Ñaêng Kyù Nhaø Ñaát söû duïng muïc luïc hoà sô ñeå tra tìm hoà sô. Thaønh phaàn taøi lieäu cuûa Quaän 6 vaø Quaän 10 ñöa ra chænh lyù khoaûng 432 hoà sô. Trong quaù trình chænh lyù em keát hôïp xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu Theû tra tìm coù Moät loaïi coâng cuï ñeå tra tìm hoà sô khaùc maø Trung Taâm söõ duïng nöõa laø theû tra tìm . ghi ñaày ñuû caùc thoâng tin caàn thieát cuûa moät hoà sô. Caáu taïo cuûa taám theû Theû ñöôïc laøm baèng giaáy bìa cöùng vaø ñöôïc in saün caùc thoâng tin caàn thieát treân taám theû. Kích thöôùc cuûa taám theû laø 148 x 105 mm. Coù maøu saéc khaùc nhau töông ñöông vôùi töøng loaïi hoà sô coù trong kho Em ñöôïc giao nhieäm vuï chænh lyù hoà sô HTH (QÑ38) neân caùch bieân muïc loaïi theû töông öùng vôùi hoà sô._.