Chiếm lĩnh thị trường và ngày càng vững vàng trên thương trường quốc tế

năm nay bằng nhiều con đường khác nhau, với nhiều thương gia và tổ chức thương mại khác nhau. Nhưng hơn 20 năm nay, Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế – Coalimex là đơn vị đưa than Việt Nam đến nhiều nước trên thế giới. Là một công ty nhà nước thực hiện chức năng xuất khẩu than và các sản phẩm từ than, nhập khẩu máy móc thiết bị, vật tư trong và ngoài ngành than, hợp tác quốc tế, những kết quả to lớn về xuất khẩu than mà công ty đạt được trong 21 năm qua đã góp phần không nhỏ vào nền kinh tế của đất nước, nâng cao uy tín của than Việt Nam trên thương trường quốc tế: năm 2001, công ty xuất khẩu được hơn 1 triệu tấn than trong tổng số 4 triệu tấn than xuất khẩu của toàn Tổng công ty than Việt Nam, chiếm tỷ trọng 25%; năm 2002, công ty xuất khẩu vượt mức năm 2001 là 47,07%, đạt 1.604.269 tấn, chiếm khoảng 29% sản lượng than xuất khẩu của toàn Tổng công ty. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu “ chiếm lĩnh thị trường và ngày càng vững vàng trên thương trường quốc tế ” mà công ty đề ra, công ty cần phải có những biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu bởi lẽ , như là một hệ quả tất yếu, nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ nâng cao doanh thu từ hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Là một sinh viên của khoa Thương Mại, chuyên ngành Thương mại quốc tế, em lựa chọn nghiên cứu đề tài “ thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế – Coalimex ” nhằm mục đích nghiên cứu những lý luận cơ bản về hoạt động kinh doanh xuất khẩu và hợp đồng xuất khẩu, thực trạng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty Coalimex, trên cơ sở đó phân tích và đánh giá để đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện những hợp đồng đó. Kết cấu của đề tài bao gồm ba phần: Lời mở đầu Nội dung: gồm ba chương Chương 1: Lý luận chung về hoạt động kinh doanh xuất khẩu và hợp đồng xuất khẩu. Chương 2: Thực trạng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại Công ty Coalimex. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại Công ty Coalimex. - Kết luận Đề tài nghiên cứu của em chắc chắn sẽ không tránh được những thiếu sót. Em rất mong quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I: lý luận về hoạt động xuất khẩu và hợp đồng xuất khẩu i- Khái quát về hoạt động xuất khẩu 1, Khái niệm Xuất khẩu hàng hoá là việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm phương tiện thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là ngoại tệ đối với một quốc gia hay với cả hai. Hoạt động xuất khẩu là hình thức cơ bản của ngoại thương. Nó đã xuất hiện từ rất lâu đời và ngày càng phát triển, được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Cơ sở của hoạt động xuất khẩu là việc mua bán, trao đổi hàng hoá trong nước. Khi trao đổi vượt qua khỏi biên giới quốc gia, các nước đều nhận được lợi ích nhiều hơn, họ bắt đầu quan tâm và mở rộng hoạt động này. Xuất khẩu được diễn ra trong mọi lĩnh vực, mọi điều kiện kinh tế, từ xuất khẩu hàng hoá tiêu dùng cho đến hàng hoá sản xuất; từ máy móc thiết bị cho đến các kỹ thuật công nghệ cao; từ hàng hoá hữu hình cho đến hàng hoá vô hình. Hoạt động này diễn ra trong phạm vi rất rộng, cả về không gian lẫn thời gian. Mỗi quốc gia có những thế mạnh riêng, bên cạnh đó còn có những mặt hạn chế. Vì vậy để có thể khai thác được lợi thế so sánh, khắc phục những hạn chế, tạo ra sự cân bằng trong qúa trình phát triển, các quốc gia phải tiến hành trao đổi với nhau. Thực tế cho thấy, nếu quốc gia nào đóng cửa nền kinh tế thì sẽ không bao giờ có cơ hội để vươn lên, củng cố thế lực của mình và nâng cao đời sống nhân dân. 2, Vai trò của hoạt động xuất khẩu 2.1, Đối với quá trình phát triển kinh tế Xuất khẩu hàng hoá là hoạt động buôn bán trên phạm vi quốc tế. Nó không chỉ là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống các quan hệ buôn bán trong một nền thương mại có tổ chức ở bên trong và ở bên ngoài. Xuất khẩu có thể thúc đẩy sản xuất phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ổn định và từng bước nâng cao mức sống nhân dân. Do vậy, xuất khẩu là hoạt động kinh tế đối ngoại đem lại những hiệu quả cao đột biến. a. Xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu. Công nghiệp hoá đất nước đòi hỏi phải có số vốn rất lớn để nhập khẩu máy móc, thiết bị, kỹ thuật, vật tư và công nghệ tiên tiến. Nguồn vốn để nhập khẩu có thể được hình thành từ các nguồn như: Liên doanh đầu tư nước ngoài với nước ta. Vay nợ, viện trợ, tài trợ. Thu từ hoạt động du lịch, dịch vụ. Xuất khẩu sức lao động... Trong các nguồn vốn như đầu tư nước ngoài, vay nợ và viện trợ... cũng phải trả bằng cách này hay cách khác. Để nhập khẩu, nguồn vốn quan trọng nhất là từ xuất khẩu. Xuất khẩu quyết định quy mô và tốc độ tăng của nhập khẩu. Thời kỳ 1986- 1990, nguồn thu của nước ta về xuất khẩu chiếm 3/4 tổng nguồn thu ngoại tệ; năm 1994 thu xuất khẩu đã đảm bảo được 80% nhập khẩu so với 24,6% năm 1986. Với xu hướng này các năm sau kim ngạch xuất khẩu đều tăng lên so với các năm trước đó. b. Xuất khẩu góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại. Thay đổi cơ cấu sản xuất và tiêu dùng một cách có lợi nhất, đó là thành quả của cuộc cách mạng khoa học, công nghệ hiện đại. Sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế trong quá trình công nghiệp hoá ở nước ta là phù hợp với xu hướng phát triển của kinh tế thế giới. Sự tác động của xuất khẩu đối với sản xuất và chuyển dịch cơ cấu kinh tế có thể được nhìn nhận theo các hướng sau: + Xuất khẩu những sản phẩm của nước ta cho nước ngoài. + Xuất phát từ nhu cầu của thị trường thế giới để tổ chức sản xuất và xuất khẩu những sản phẩm mà các nước khác cần. Điều đó có tác động tích cực đến chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển. + Xuất khẩu tạo điều kiện cho các ngành liên quan có cơ hội phát triển thuận lợi. Ví dụ khi phát triển dệt xuất khẩu sẽ tạo cơ hội cho việc phát triển ngành sản xuất nguyên liệu như bông hay thuốc nhuộm. Sự phát triển của công nghiệp chế biến thực phẩm xuất khẩu kéo theo sự phát triển của ngành công nghiệp chế tạo thiết bị. + Xuất khẩu tạo ra khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, cung cấp đầu vào cho sản xuất, khai thác tối đa sản xuất trong nước. +Xuất khẩu tạo ra những tiền đề kinh tế- kỹ thuật nhằm đổi mới thường xuyên năng lực sản xuất trong nước. Nói cách khác, xuất khẩu là cơ sở tạo thêm vốn và kỹ thuật, công nghệ tiên tiến từ thế giới bên ngoài vào Việt Nam nhằm hiện đại hoá nền kinh tế nước ta. + Thông qua xuất khẩu, hàng hoá của Việt Nam sẽ tham gia vào cuộc cạnh tranh trên thị trường thế giới về giá cả, chất lượng. Cuộc cạnh tranh này đòi hỏi phải tổ chức lại sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường. + Xuất khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, nâng cao chất lượng, hạ giá thành. c. Xuất khẩu tạo thêm công ăn việc làm và cải thiện đời sống nhân dân. Trước hết, sản xuất hàng xuất khẩu thu hút hàng triệu lao động, tạo ra nguồn vốn để nhập khẩu vật phẩm tiêu dùng thiết yếu phục vụ đời sống nhân dân. d. Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta. Xuất khẩu và các quan hệ kinh tế đối ngoại làm cho nền kinh tế nước ta gắn chặt với phân công lao động quốc tế. Thông thường hoạt động xuất khẩu ra đời sớm hơn các hoạt động kinh tế đối ngoại khác nên nó thúc đẩy các quan hệ này phát triển. Chẳng hạn xuất khẩu và sản xuất hàng xuất khẩu thúc đẩy quan hệ tín dụng, đầu tư, vận tải quốc tế... Đến lượt nó chính các quan hệ kinh tế đối ngoại lại tạo tiền đề cho mở rộng xuất khẩu. Tóm lại, đẩy mạnh xuất khẩu được coi là vấn đề có ý nghĩa chiến lược để phát triển kinh tế, thực hiện công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước. 2.2, Đối với doanh nghiệp Với các doanh nghiệp, hoạt động xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng, thể hiện: + Xuất khẩu tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Nhờ có xuất khẩu, sản phẩm của doanh nghiệp không chỉ được khách hàng trong nước biết đến mà còn có mặt ở thị trường nước ngoài. Nếu doanh nghiệp làm tốt công tác thâm nhập thị trường, vận dụng tốt Marketing quốc tế vào xuất khẩu thì đây chính là cơ hội để mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp. + Xuất khẩu tạo nguồn ngoại tệ cho doanh nghiệp, tăng dự trữ ngoại tệ, qua đó làm tăng khả năng nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên vật liệu... phục vụ cho quá trình xuất khẩu. + Xuất khẩu kết hợp với nhập khẩu trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần sẽ góp phần đẩy mạnh liên doanh liên kết giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước một cách tự giác, mở rộng quan hệ kinh doanh, khai thác và sử dụng hiệu qủa các nguồn lực hiện có, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động. + Xuất khẩu phát huy cao độ tính năng động sáng tạo của cán bộ xuất nhập khẩu cũng như các đơn vị kinh doanh trong các hoạt động tìm kiếm và phát hiện mặt hàng có khả năng xuất khẩu, thị trường xuất khẩu... + Xuất khẩu tất yếu dẫn đến cạnh tranh giữa các đơn vị tham gia xuất khẩu trong và ngoài nước. Chính nhờ sự cạnh tranh này làm cho chất lượng hàng hoá xuất khẩu được tăng lên, các doanh nghiệp phải chú trọng hơn trong quá trình sản xuất hàng hoá xuất khẩu, từ đó tạo động lực thúc đẩy sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Thông qua việc xuất khẩu những mặt hàng có thế mạnh, các doanh nghiệp có khả năng phát huy được những lợi thế của mình, có cơ hội tiếp xúc, trao đổi thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến. Nhờ đó không những cho phép tăng được chất lượng sản phẩm mà còn tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. ii- Khái quát về hợp đồng xuất khẩu 1, Khái niệm Hợp đồng mua bán quốc tế là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua) một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Xét theo nội dung kinh doanh thì hợp đồng mua bán quốc tế được chia thành hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng. Từ các định nghĩa trên ta có thể thấy: Bản chất của hợp đồng xuất khẩu này là sự thoả thuận của các bên ký kết (các đương sự). Chủ thể của hợp đồng này là bên bán ( bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu). Họ có trụ sở kinh doanh ở những nước khác nhau. Bên bán giao một giá trị nhất định ,và, để đổi lại, bên mua phải trả một đối giá (counter value) cân xứng với giá trị đã được giao ( contract with consideration) Đối tượng của hợp đồng này là tài sản, do được đem ra mua bán , tài sản này biến thành hàng hoá. Hàng hoá này có thể là hàng đặc định ( specific goods) và cũng có thể là hàng đồng loại ( generic goods). Khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá (chuyển chủ hàng hoá). Đây là sự khác biệt so với hợp đồng thuê mướn ( vì hợp đồng thuê mướn không tạo ra sự chuyển chủ), so với hợp đồng tặng biếu ( vì hợp đồng tặng biếu không có sự cân xứng giữa nghĩa vụ và quyền lợi). 2, Đặc điểm Hợp đồng xuất khẩu khác với hợp đồng mua bán trong nước ở những điểm : Hàng hoá- đối tượng của hợp đồng được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia. Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ. Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. Đặc điểm (a) có thể có mà cũng có thể không có. Ví dụ hợp đồng mua bán ký kết giữa một xí nghiệp trong khu chế xuất với một xí nghiệp ngoài khu chế xuất được pháp luật coi là hợp đồng mua bán quốc tế, nhưng hàng hoá thuộc hợp đồng đó không di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia. Đặc điểm (b) cũng không phải là điểm tất yếu. Ví dụ, một doanh nghiệp Việt Nam mua hàng của một doanh nghiệp Mỹ, tiền hàng thanh toán bằng đồng USD; đồng thời tiền này là ngoại tệ đối với Việt Nam nhưng không phải là ngoại tệ đối với Mỹ. Vì vậy, đặc trưng quan trọng nhất của yếu tố quốc tế ở đây là: hai bên có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. 3, Vai trò của hợp đồng trong kinh doanh thương mại quốc tế Trong kinh doanh nói chung, mặc dù đã bàn bạc thoả thuận với nhau nhưng nếu không có bản hợp đồng thì nhiều khi vẫn huỷ bỏ cam kết. Hoặc hứa hẹn bằng miệng hoặc thông qua telex, điện tín... nếu không ký kết hợp đồng thì dễ tuỳ tiện suy nghĩ theo cách có lợi cho bản thân mình. Trên thực tế giao dịch bằng miệng nhiều khi vẫn có hiệu lực và hai bên bị ràng buộc. Nhưng nếu có tranh chấp xảy ra thì không có chứng cứ cụ thể, nên bên nào yếu hơn sẽ bị thiệt thòi. Trường hợp giao dịch hợp đồng bằng điện, telex thông thường phải lưu giữ những nội dung chào hàng xác định và các thông báo gửi nhận tin ưng thuận, nếu có tranh chấp xảy ra thì đó là chứng cứ. Nếu bên nào chỉ vì tư lợi mà lợi dụng trường hợp không có bản hợp đồng, coi thường telex thì khi ra toà hay trọng tài thương mại xét xử sẽ phải chịu mọi hậu quả. Trong điều kiện thị trường ổn định hoặc chưa tranh chấp thì không có vấn đề gì. Nhưng nếu thị trường biến động, không có lợi cho một bên nào đó, hoặc nếu có trường hợp vi phạm hợp đồng hay không giữ lời hứa mà không có bản hợp đồng thì rất khó xử. Hợp đồng là văn bản bằng chứng ghi rõ điều khoản được hai bên thoả thuận trên giấy, có chữ ký và dấu của hai bên. Hợp đồng phải ghi rõ nếu một bên không làm đúng hợp đồng thì giải quyết như thế nào. Hợp đồng phải ghi rõ nếu có kiện tụng hay tranh chấp thì giải quyết theo phương pháp nào. Hợp đồng trong buôn bán quốc tế là rất cần thiết. Bởi vì trong kinh doanh thương mại quốc tế, giữa các nước với nhau có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán. Đồng thời có sự hiểu nhầm về thuật ngữ thống nhất đã dùng trong bản hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, thận trọng và chuẩn bị chu đáo. 4, Điều kiện hiệu lực của hợp đồng xuất khẩu Theo luật thương mại Việt Nam, hợp đồng xuất khẩu có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau: Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý. Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của pháp luật. Hợp đồng xuất khẩu phải có các nội dung chủ yếu mà pháp luật đã quy định. Hình thức của hợp đồng phải là văn bản. 5, Nội dung chủ yếu của một hợp đồng xuất khẩu Một hợp đồng xuất khẩu thường gồm có 2 phần chính là: phần trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng. a) Phần trình bày chung Bao gồm : - Số hiệu của hợp đồng: đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên. - Địa điểm và ngày tháng năm ký kết hợp đồng: có thể để ở đầu hoặc ở cuối hợp đồng. Nếu trong hợp đồng không có thoả thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký kết hợp đồng. - Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: đây là phần chỉ rõ chủ thể hợp đồng cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên ( theo giấy phép thành lập), địa chỉ, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết. - Các định nghĩa dùng trong hợp đồng: trong hợp đồng có thể sử dụng các thuật ngữ mà ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểu theo nghĩa khác nhau. Để tránh hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọng cần phải được định nghĩa. - Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: đây có thể là các hiệp định Chính phủ đã ký kết hoặc các nghị định thư hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng. b) Các điều khoản của hợp đồng b.1-Tên hàng ( commodity) Nhằm các bên xác định được sơ bộ loại hàng cần mua bán, do đó phải diễn tả thật chính xác. Để làm việc đó người ta dùng các biện pháp: - Ghi tên hàng bao gồm tên thông thường, tên thương mại, tên khoa học. áp dụng cho các loại hoá chất , giống cây... - Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó, nếu nơi đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Ví dụ: chè Thái Nguyên, rượu vang Bordeaux. - Ghi tên hàng kèm với quy cách chính của nó. Ví dụ: xe tải 25 tấn - Ghi tên hàng kèm với tên nhà sản xuất ra nó: áp dụng với những sản phẩm nổi tiếng của những hãng có uy tín. Ví dụ: ti vi Sony, ô tô Toyota. - Ghi tên hàng kèm công dụng của hàng. Theo tập quán, nếu hợp đồng ghi kèm theo công dụng thì người bán phải giao hàng đáp ứng được công dụng đó mặc dù giá có cao hơn. b.2-Phẩm chất hàng hoá ( quality) “ Phẩm chất” là điều khoản nói lên mặt “chất” của hàng hoá mua bán, nghĩa là tính năng, quy cách, kích thước, công dụng...của hàng hoá đó. Xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm là cơ sở để xác định giá cả. Do vậy xác định điều kiện phẩm chất tốt, dẫn đến xác định giá cả tốt, đúng và mua được hàng hoá đúng yêu cầu của mình. Trong điều khoản này cần nêu rõ phương pháp xác định phẩm chất, những tiêu chuẩn mà hàng hoá phải đạt được. Có nhiều phương pháp để xác định phẩm chất hàng hoá, dưới đây là một số phương pháp chủ yếu: - Xác định phẩm chất dựa vào mẫu hàng - Xác định phẩm chất dựa vào tiêu chuẩn - Xác định phẩm chất dựa vào nhãn hiệu hàng hoá - Xác định phẩm chất dựa vào tài liệu kỹ thuật - Xác định phẩm chất dựa vào hàm lượng của một chất chính trong hàng hoá - Xác định phẩm chất dựa vào trọng lượng tự nhiên của hàng hoá - Dựa vào xem hàng trước - Dựa vào hiện trạng của hàng hoá - Xác định phẩm chất bằng phương pháp mô tả - Dựa vào chỉ tiêu đại khái quen dùng: FAQ ( fair average quality- phẩm chất bình quân khá), GMQ ( good merchantable quality- phẩm chất tiêu thụ tốt)... Tuỳ từng loại hàng hoá người ta sẽ chọn phương pháp xác định chất lượng thích hợp. Trong thực tế người ta có thể kết hợp các phương pháp trên với nhau để có hiệu quả cao. b.3-Số lượng hàng hoá ( quantity) Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng hoặc trọng lượng của hàng hoá, phương pháp quy định số lượng và phương pháp tính trọng lượng. Đơn vị tính số lượng Một số đơn vị đo lường thông dụng: 1 tấn (T) = 1 metric ton (MT) = 1000kg 1tấn = 2.204,6 pounds ( Lp) 1 pound (Lp) = 0,454 kg 1 gallon Anh = 4,546 lít 1 thùng (barrel) dầu mỏ = 159 lít 1 gallon Mỹ = 3,785 lít 1 thùng (bushel) ngũ cốc = 36 lít 1 ounce = 1 lạng = 28,35 gram 1 inch = 2,54 cm 1 troy ounce = 31,1 gram 1 m = 37,37 inch 1 foot = 12 inches = 0,3048 m 1m = 3,281 feet 1 yard = 0,9144 m 1m = 1,0936 yard 1 mile = 1,609 km Phương pháp quy định số lượng Có 2 phương pháp quy định số lượng hàng hoá - Phương pháp quy định dứt khoát số lượng: ví dụ 1000 máy kéo, 10.000 xe máy... Thường dùng trong buôn bán công nghiệp, hàng bách hoá. - Phương pháp quy định phỏng chừng: ví dụ khoảng 1000 tấn than, dùng khi mua bán hàng hoá có khối lượng lớn. Các từ sử dụng là: khoảng(about), xấp xỉ (approximate), trên dưới (more or less), từ... đến...(from... to...). Dùng phương pháp phỏng chừng cho phép người bán có một dung sai hợp pháp mà khi giao hàng trong phạm vi đó người bán có thể được coi là đã hoàn thành giao hàng. Phạm vi dung sai nếu không được xác định và ghi trong hợp đồng thì thông thường được áp dụng theo tập quán quốc tế hiện hành đối với hàng hoá, ví dụ tập quán quốc tế về buôn bán cà phê hạt có dung sai 2,5%, ngũ cốc ( trừ gạo) 5%, cao su đóng bánh 2%, gạo 1,5% trọng lượng hàng giao. Phương pháp quy định trọng lượng - Trọng lượng cả bì ( Gross weight): trọng lượng của bản thân hàng hoá cộng trọng lượng mọi thứ bao bì. - Trọng lượng tịnh ( Net weight): chỉ tính trọng lượng của bản thân hàng hóa - Trọng lượng thương mại (Commercial weight): là trọng lượng của hàng hoá có độ ẩm tiêu chuẩn. Quy đổi trọng lượng thực tế sang trọng lượng thương mại nhờ công thức: Gtm : trọng lượng thương mại của hàng hoá Gtt : trọng lượng thực tế của hàng hóa Wtc : độ ẩm tiêu chuẩn của hàng hoá ( tính bằng %) Wtt : độ ẩm thực tế của hàng hoá (%) Trọng lượng lý thuyết ( theorical weight): xác định trọng lượng không phải bằng phương pháp cân đong mà bằng tính toán nhờ công thức: P : trọng lượng lý thuyết của hàng hoá vi : thể tích của một đơn vị hàng hoá i mi : trọng lượng riêng của hàng hoá i si : số lượng hàng hoá i n : số loại hàng hoá trong lô hàng b.4-Điều khoản giao hàng ( shipment/delivery) Nội dung điều khoản giao hàng là sự xác định thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. Thời gian giao hàng: là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Có 3 kiểu quy định thời hạn giao hàng: - Thời hạn giao hàng có định kỳ: xác định thời hạn giao hàng hoặc vào một ngày cố định hoặc vào một ngày được coi là ngày cuối của thời hạn giao hàng hoặc bằng một khoảng thời gian hoặc bằng một khoảng thời gian nhất định tuỳ theo sự lựa chọn của người mua. - Thời hạn giao hàng không định kỳ: là cách quy định chung chung, ít được dùng. - Thời hạn giao hàng ngay:+ Giao nhanh (prompt) + Giao ngay lập tức (immediately) Địa điểm giao hàng: liên quan chặt chẽ đến phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng. Có thể sử dụng những phương pháp sau để quy định: - Quy định cảng giao hàng, cảng đến và cảng thông qua - Quy định 1 cảng và nhiều cảng - Quy định cảng khẳng định và cảng lựa chọn. Phương thức giao hàng - Quy định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng. - Quy định việc giao nhận về số lượng và chất lượng. Thông báo giao hàng - Thông thường trước khi giao hàng người bán thông báo hàng đã sẵn sàng để giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao. - Sau khi giao hàng người bán phải thông báo tình hình hàng đã giao, kết quả giao hàng. Nội dung thông báo do mục đích của chúng quyết định. b.5-Điều khoản giá cả Trong điều kiện này cần xác định: đơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phương pháp quy định giá, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng. Đồng tiền tính giá: có thể là đồng tiền của nước người bán, nước người mua hoặc của một nước thứ ba nhưng thường là đồng tiền có khả năng chuyển đổi mạnh như USD, bảng Anh. Phương pháp định giá: giá cả có thể xác định ngay trong lúc ký kết hợp đồng, cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp đồng hay vào lúc thực hiện hợp đồng. Tuỳ theo cách xác định giá mà phân biệt thành các loại giá sau: - Giá xác định ngay hay giá cố định - Giá quy định sau - Giá có thể xét lại - Giá di động hay giá trượt Xác định mức giá: giá cả trong hợp đồng ngoại thương là giá quốc tế Giảm giá: trong thực tế mua bán hiện nay có rất nhiều loại giảm giá. - Xét về nguyên nhân giảm giá có: + Giảm giá do trả tiền sớm + Giảm giá do mua với số lượng lớn + Giảm giá thời vụ + Giảm giá do hoàn lại hàng mà trước đó đã mua - Xét về cách tính toán các loại giảm giá có: + Giảm giá đơn: biểu thị bằng một mức % nhất định so với giá hàng. + Giảm giá liên hoàn là chuỗi liên hoàn các giảm giá đơn mà người mua được hưởng do nhiều nguyên nhân khác nhau. + Giảm giá luỹ tiến là loại giảm giá có mức tăng dần theo số lượng hàng được mua bán trong một đợt giao dịch nhất định. + Giảm giá tặng thưởng là loại giảm giá mà người bán thưởng cho người mua thường xuyên nếu trong một thời gian nhất định tổng số tiền mua hàng đạt tới mức nhất định. Điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng: trong hợp đồng mua bán mức giá bao giờ cũng ghi bên cạnh một cơ sở giao hàng nhất định. Cần chú ý: - Ghi chính xác và đầy đủ theo Incoterms năm nào - Hãy nhớ Incoterms chỉ mang tính chất bổ sung có nghĩa là áp dụng Incoterms khi không có quy định cụ thể trong hợp đồng. b.6-Điều khoản thanh toán ( Payment) Điều khoản này quy định những vấn đề: đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chứng từ làm căn cứ để thanh toán. Đồng tiền thanh toán: có thể là đồng tiền của nước xuất khẩu, của nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba. Đồng tiền dùng trong thanh toán được gọi là đồng tiền thanh toán, có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền ghi giá. Nếu không trùng hợp thì phải quy định tỷ giá quy đổi. Thời hạn thanh toán: có thể trả ngay, trả trước hay trả sau hoặc kết hợp các cách.Trả ngay là trả vào trước lúc hoặc trong lúc người xuất khẩu đặt chứng hàng hoá hoặc bản thân hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua. Trả trước là giao cho người bán một phần hay toàn bộ tiền hàng trước khi người bán đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua. Trả sau là trả sau khi người bán đã đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua. Phương thức thanh toán: có các phương thức chủ yếu sau: - Phương thức nhờ thu: người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu do người bán lập ra. - Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận theo đó ngân hàng mở thư tín dụng yêu cầu người yêu cầu mở thư tín dụng trả một số tiền nhất định cho người thứ ba số tiền từ thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. - Phương thức chuyển tiền: là phương thức trong đó người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng của mình chuyển số tiền nhất định cho người xuất khẩu bằng một phương tiện chuyển tiền do người nhập khẩu yêu cầu. - Phương thức ghi sổ: người xuất khẩu sẽ mở một tài khoản hay một quyển sổ để ghi nợ cho người mua. Sau khi người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và khi đến định kỳ thì người mua sẽ tiến hành trả tiền cho người bán. Các chứng từ thanh toán: gồm hối phiếu, vận đơn, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất. b.7-Bao bì và ký mã hiệu ( packing and marking) Bao bì - Quy định chất lượng bao bì: có thể quy định chung chung hoặc quy định cụ thể. + Quy định chung chung là quy định chất lượng bao bì phù hợp với một phương tiện vận tải nào đó, ví dụ: bao bì phù hợp với vận chuyển đường sắt. + Quy định cụ thể là quy định về vật liệu làm bao bì, hình thức bao bì, kích thước bao bì, số lớp bao bì và cách thức cấu tạo của mỗi lớp đó... - Phương pháp cung cấp bao bì + Bên bán cung cấp bao bì cùng với việc giao hàng cho bên mua. + Bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá nhưng sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì. + Bên mua gửi bao bì đến trước để đóng gói. - Phương pháp xác định giá cả bao bì + Được tính như giá hàng + Được tính vào giá hàng + Được tính riêng. Ký mã hiệu Ký mã hiệu phải được viết bằng sơn hoặc mực không phai, không nhoè; phải dễ đọc, dễ thấy; không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá; có kích thước lớn hơn hoặc bằng 2 cm; được viết theo thứ tự nhất định... b.8-Điều khoản bảo hành ( warranty) Trong điều khoản này cần phải thể hiện được hai yếu tố: - Thời gian bảo hành: cần phải quy định hết sức rõ ràng - Nội dung bảo hành: có nghĩa là người bán cam kết trong thời hạn bảo hành hàng hoá sẽ được đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật phù hợp với quy định của hợp đồng với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sự hướng dẫn của người bán về sử dụng và bảo dưỡng. Nếu trong giai đoạn đó, người mua phát hiện thấy khuyết tật của hàng hoá thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giao hàng thay thế. b.9-Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại ( penalty) Trong điều khoản này đôi bên thoả thuận với nhau những biện pháp sẽ được thực hiện một khi hợp đồng không thực hiện được( toàn bộ hay một phần) do lỗi của một trong hai bên. Trong điều khoản này cần nêu: - Trường hợp sẽ bị phạt Mức độ phạt, bồi thường thiệt hại Các trường hợp bị phạt gồm : giao hàng chậm, giao hàng không phù hợp về số lượng và chất lượng, chậm thanh toán. b.10-Điều khoản về bảo hiểm ( insurance) Trong điều khoản này cần thoả thuận ai là người mua bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm cần mua. b.11-Điều khoản về bất khả kháng ( force majeure) Trong điều khoản này cần nêu được 3 tiểu khoản: - Các sự kiện tạo nên bất khả kháng - Thủ tục ghi nhận bất khả kháng - Hệ quả của bất khả kháng b.12-Điều khoản về khiếu nại ( claim) Quy định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn có thể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phát đơn khiếu nại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại. b.13-Điều khoản về trọng tài ( arbitration) Điều khoản này quy định các nội dung: - Ai là người đứng ra phân xử để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi những tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng. - Luật áp dụng vào việc xét xử - Địa điểm tiến hành trọng tài - Cam kết chấp hành tài quyết - Phân định chi phí trọng tài iii- quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Để tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải thực hiện theo trình tự sau: Ký hợp đồng xuất khẩu Xin giấy phép xuất khẩu Kiểm tra L/C Chuẩn bị hàng hoá Mua bảo hiểm Giao hàng lên tàu Làm thủ tục hải quan Kiểm tra chất lượng hàng Thuê tàu lưu cước Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại 1, Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá ( nếu cần) Theo điều 5 Nghị định 33/CP ngày 19/4/1994 của Chính phủ về quản lý nhà nước với hoạt động xuất nhập khẩu quy định : “để kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu, doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh xuất, nhập khẩu do Bộ Thương Mại cấp”. Theo nghị định của Chính phủ số 44/2001/NĐ-CP ngày 2/8/2001 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31/7/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương Mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài quy định: Thương nhân Việt Nam theo quy định của pháp luật được quyền xuất khẩu tất cả các loại hàng hoá, không phụ thuộc ngành nghề, ngành hàng ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trừ hàng hoá thuộc Danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu ; Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thực hiện việc xuất khẩu hàng hoá theo quy định của nghị định số 45/2000/NĐ-CP ngày 6/9/2000 của Chính phủ về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài và doanh nghiệp du lịch nước ngoài tại Việt Nam và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan sau khi đã đăng ký mã số tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố thì không phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay Nhà nước ta quản lý h._.àng hoá xuất khẩu như sau: Hàng hoá được phép xuất khẩu là tất cả các loại hàng hoá, trừ hàng hoá thuộc Danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu. Hàng hoá cấm xuất khẩu, theo quyết định số 46/2001/QĐ-TTg ngày 4/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá thời kỳ 2001-2005 bao gồm 7 loại là: 1,vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ (trừ vật liệu nổ công nghiệp), trang thiết bị kỹ thuật quân sự; 2,đồ cổ; 3,các loại ma tuý; 4,các loại hoá chất độc; 5,gỗ tròn, gỗ xẻ từ gỗ rừng tự nhiên trong nước, củi, than làm từ gỗ hoặc củi có nguồn gốc từ gỗ rừng tự nhiên trong nước; 6,động vật hoang dã và động thực vật quý hiếm tự nhiên; 7,các loại máy mã chuyên dụng và các chương trình phần mềm mật mã sử dụng trong phạm vi bảo vệ bí mật nhà nước. Hàng hoá thuộc nhóm này do Chính phủ trực tiếp cấp phép. Doanh nghiệp muốn được xuất khẩu hàng hoá thuộc nhóm này cần phải lập bộ hồ sơ xin cấp phép bao gồm: + bản sao hợp đồng + bản giải trình + đơn xin cấp phép Hàng hoá xuất khẩu có điều kiện bao gồm hàng hoá xuất khẩu theo giấy phép của Bộ thương mại và hàng hoá thuộc diện quản lý chuyên ngành. Theo quyết định 46/2001/QĐ-TTg, hàng hoá xuất khẩu theo giấy phép của Bộ thương mại bao gồm hàng dệt may xuất khẩu theo hạn ngạch mà Việt Nam thoả thuận với nước ngoài, do Bộ thương mại công bố cho từng thời kỳ và hàng cần kiểm soát xuất khẩu theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia, do Bộ thương mại công bố cho từng thời kỳ. Muốn xuất khẩu hàng hoá thuộc nhóm này doanh nghiệp phải lập bộ hồ sơ xin cấp phép bao gồm : + bản sao hợp đồng + bản sao hạn ngạch + đơn xin cấp phép Riêng với hàng hoá thuộc diện quản lý chuyên ngành trong bộ hồ sơ xin cấp phép phải có ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trước khi trình lên Bộ thương mại để Bộ thương mại xem xét và cấp phép. 2, Kiểm tra thư tín dụng ( L/C) Sau khi ký hợp đồng xuất khẩu với bên nhập khẩu thì bên xuất khẩu phải thúc giục người nhập khẩu mở L/C và kiểm tra L/C ( nếu hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng L/C). Người xuất khẩu cần phải kiểm tra toàn bộ nội dung của L/C xem có đảm bảo thống nhất với hợp đồng mua bán đã ký hay không, đồng thời kiểm tra tính pháp lý của L/C (số hiệu, ngày mở, thời hạn hiệu lực, chữ ký của ngân hàng phát hành L/C...). Nếu phát hiện ra có sai sót phải qua hệ thống ngân hàng đề nghị người nhập khẩu và ngân hàng sửa đổi theo hợp đồng mua bán đã ký. 3, Chuẩn bị hàng xuất khẩu Bao gồm các công đoạn: a, Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu Cơ sở để thực hiện thu gom hàng xuất khẩu là hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu với các chân hàng. Những loại hợp đồng kinh tế thường được sử dụng để hu y động hàng xuất khẩu là: + Hợp đồng mua bán đứt đoạn, trong đó đơn vị cung cấp hàng xuất khẩu giao hàng hẳn cho đơn vị ngoại thương và được nhận tiền hàng. + Hợp đồng gia công: không chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, tổ chức ngoại thương dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, giao nguyên liệu lấy thành phẩm và trả tiền công gọi là chi phí gia công. + Hợp đồng đổi hàng, trong đó tổ chức ngoại thương giao một hàng để đổi lấy hàng khác phù hợp với yêu cầu xuất khẩu. + Hợp đồng đại lý thu mua, trong đó đơn vị ngoại thương uỷ thác cho một đơn vị thương mại trong nước tiến hành thu mua hàng xuất khẩu trên một địa bàn nhất định, trong một thời gian nhất định. Đơn vị nhận uỷ thác được nhận một khoản thù lao gọi là tiền hoa hồng thu mua. + Hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, trong đó đơn vị ngoại thương nhận hàng thay mặt cho đơn vị có hàng xuất khẩu, ký kết hợp đồng xuất khẩu những mặt hàng được uỷ thác và trên cơ sở đó nhận một khoản thù lao gọi là phí uỷ thác xuất khẩu. b, Bao bì đóng gói hàng xuất khẩu Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bao bì đóng gói có ý nghĩa rất lớn: - Bảo đảm được phẩm chất hàng hoá trong qúa trình vận chuyển, tránh được rủi ro mất mát. - Tạo điều kiện thuận lợi cho bốc xếp, di chuyển, vận chuyển và giao nhận hàng hoá. Tạo điều kiện cho việc nhận biết phân loại hàng hoá. Gây ấn tượng và làm cho người mua thích thú hàng hoá. Trong kinh doanh thương mại quốc tế người ta dùng rất nhiều loại bao bì, thông thường được phân loại theo hình dáng và công dụng của nó: - Hòm ( case,box) bao gồm nhiều loại: hòm gỗ thường, hòm gỗ dán, hòm kép, hòm gỗ dát kim loại, hòm sắt để đựng những hàng hoá có giá trị tương đối cao và dễ hỏng. - Bao (bag) có nhiều loại như bao tải, bao vải bông, bao giấy... thường được dùng để bao gói sản phẩm nông nghiệp, nguyên vật liệu hoá chất. - Kiện hay bì để bao gói những loại hàng có thể ép gọn mà phẩm chất hàng hoá không bị ảnh hưởng, bên ngoài có bao và đai thép. - Thùng (barrel, drum) có nhiều loại như thùng gỗ, thùng bằng thép, bằng nhôm... thường dùng để đựng các loại hàng hoá là chất lỏng, bột. Ngoài ra ngày nay phát triển hình thức chuyên chở hàng bằng conteinơ, đường ống...Vật liệu để làm bao bì cũng rất đa dạng và càng được hoàn thiện. c, Ký mã hiệu hàng xuất khẩu Ký mã hiệulà những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi bên trong bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Ký mã hiệu hàng hoá cần phải nêu lên được những nội dung sau: + Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như tên người nhận, người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì, số hợp đồng, số hiệu kiện hàng ... + Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước, tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở... + Những ký hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa... Trên đây là những công đoạn chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp ngoại thương kinh doanh xuất nhập khẩu. Còn đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh làm công tác xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài thì không phải làm nhiệm vụ thu gom hàng hoá. Để có hàng xuất khẩu , các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải nghiên cứu thị trường nước ngoài cần loại hàng gì, số lượng bao nhiêu; tiến hành các bước giao dịch với khách hàng nước ngoài, ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng giống như các doanh nghiệp kinh doanh ngoại thương. 4, Thuê tàu lưu cước (nếu được quyền) a, Những căn cứ để thuê phương tiện vận tải Việc thuê tàu chở hàng dựa vào các căn cứ: - Những điều khoản hợp đồng mua bán. Ví dụ: nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc CFR thì phải thuê tàu biển, nếu điều kiện là FOA thì phải đi ký hợp đồng chuyên chở hàng không để giao hàng. - Đặc điểm hàng hoá mua bán. Ví dụ: nếu là hàng tươi sống thì phải thuê phương tiện chuyên chở có thiết bị đông lạnh. - Điều kiện vận tải. Ví dụ: nếu hàng hoá có khối lượng lớn và chở bằng đường biển thì thuê tàu chuyến chở hàng. Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy trong nhiều trường hợp, chủ hàng thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải( Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (Vosa)... b, Nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải Tuỳ vào trường hợp cụ thể, người xuất khẩu có thể lựa chọn phương thức thuê tàu chợ, tàu chuyến hoặc tàu định hạn. Phương thức thuê tàu chợ (Liner): được tiến hành qua các bước cơ bản sau: - Xác định số lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm giao hàng và tập trung hàng hoá cho đủ số lượng quy định của hợp đồng. - Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt: lịch trình tàu chạy, dự kiến ngày tàu đến, cước phí, uy tín của hãng và các quy định khác. - Lựa chọn hãng tàu vận tải - Lập bảng kê khai hàng hoá (cargo list) và ký đơn xin lưu khoang(boocking note) sau khi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở đồng thời trả cước phí vận chuyển. - Tập kết hàng để giao cho tàu và nhận vận đơn Phương thức thuê tàu chuyến ( voyage charter): bao gồm những nội dung - Xác định nhu cầu vận tải gồm hành trình, lịch trình của tàu, trọng tải cần thiết của tàu, chất lượng tàu, đặc điểm của tàu. - Xác định hình thức thuê tàu + Thuê 1 chuyến ( single voyage) + Thuê khứ hồi ( round voyage) + Thuê nhiều chuyến liên tục ( consecurive voyage) + Thuê bao cả tàu ( lumpsum ) - Nghiên cứu các hãng tàu trên các nội dung: chất lượng tàu, giá cước, uy tín... - Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu 5, Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu a, Tác dụng của kiểm tra chất lượng - Đảm bảo quyền lợi cho khách hàng - Ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu - Phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng Bảo đảm uy tín cho nhà sản xuất cũng như tổ chức xuất khẩu trong quan hệ buôn bán. b, Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất khẩu Trước khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì...( tức là kiểm nghiệm). Nếu hàng hoá là động vật, thực vật phải kiểm tra khả năng lây lan bệnh tật( tức là kiểm dịch ). Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch phải được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu trong đó kiểm tra ở cơ sở do phòng KCS tiến hành có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất. Kiểm tra ở cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở. Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện, quận hoặc nông trường) tiến hành.Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là do phòng(trạm) thú y ( của huyện, quận, nôngtrường) tiến hành. Việc kiểm tra ở cửa khẩu do công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu, cục thú y, cục bảo vệ thực vật tiến hành và cấp giấy chứng nhận (về phẩm chất, về sự kiểm dịch) đối với hàng hoá. 6, Làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của nhà nước; để ngăn chặn xuất nhập khẩu lậu qua biên giới; để kiểm tra giấy tờ có sai sót, giả mạo không; để thống kê số liệu về hàng hoá xuất nhập khẩu. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm 4 bước chủ yếu sau: a) Người khai báo hải quan tự kê khai, tính thuế và tự nộp thuế Người khai báo hải quan phải ghi chính xác, đầy đủ nội dung các tiêu thức trên tờ khai hải quan. Có thể khai báo trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua mạng Internet. Dựa vào căn cứ tính thuế, người khai báo hải quan tự xác định mã số, thuế suất, giá tính thuế và mức thuế phải nộp. Tờ khai hải quan được lập thành 3 bản chính và phải nộp các chứng từ hàng hoá khác theo quy định như hợp đồng mua bán quốc tế, bản kê khai chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ... b) Tiếp nhận và đăng ký tờ khai hải quan Doanh nghiệp xuất khẩu phải nộp bộ hồ sơ hải quan cho cơ quan hải quan theo quy định. Nếu bộ hồ sơ đó đã đầy đủ và chính xác, đảm bảo hợp pháp, hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ được cho đăngký tờ khai cho hàng xuất khẩu. Căn cứ vào tiêu chí về thương nhân và về mặt hàng mà hồ sơ của doanh nghiệp có thể thuộc vào một trong ba luồng: xanh, vàng, đỏ. Nếu thuộc luồng xanh thì tỷ lệ kiểm tra thấp, hàng hoá được giải phóng ngay sau khi kiểm hoá xong. Nếu thuộc luồng vàng thì tỷ lệ kiểm tra cao hoặc kiểm tra toàn bộ, phải tính và thông báo thuế xong mới được giải phóng hàng. Nếu thuộc luồng đỏ thì hàng hoá chỉ được giải phóng sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục hải quan. c) Thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng Sau khi có thông báo thuế của hải quan, doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu phải tới kho bạc nộp thuế và nhận biên lai thuế. Sau đó phải phối hợp với cơ quan hải quan trong việc kiểm hoá hàng xuất khẩu. d) Kiểm tra và xử lý các vi phạm Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định: - Cho hàng hoá qua biên giới ( thông quan) - Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện - Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế xuất khẩu - Không được phép xuất khẩu Trách nhiệm của doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định trên. Nếu vi phạm các quyết định trên sẽ thuộc vào tội hình sự. 7, Giao hàng lên tàu Phần lớn số hàng xuất khẩu ở nước ta được vận chuyển bằng đường biển, đường sắt và bằng conteinơ. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau đây: - Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu lập bản đăng ký hàng chuyên chở. - Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng. - Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. - Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu. - Lấy biên lai thuyền phó( mate’s receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển( B/L). Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng (clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được( negotiable). Vận đơn cần được chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán. Nếu hàng được chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá. Khi đã được cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp, niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải, trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt. Vận đơn đường sắt chuyển về phòng kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán. Nếu hàng hoá được chở bằng conteinơ thì giao theo 2 phương thức: - Hàng chiếm đủ một conteinơ (Full conteiner load- FCL) thì chủ hàng đăng ký thuê conteiner, chịu chi phí chuyển conteiner rỗng từ bãi về cơ sở của mình, đóng hàng vào conteiner và giao đến ga conteiner để giao cho người vận tải. - Hàng chưa đủ một conteiner (Less than coteiner load- LCL) thì chủ hàng phải làm đăng ký hàng chuyên chở xuất trình cho vận tải. Sau khi được chấp nhận chở hàng, chủ hàng đưa hàng đến ga conteiner và giao cho người vận tải. Cơ quan vận tải chịu trách nhiệm đóng hàng vào conteiner và bốc lên tàu. 8, Mua bảo hiểm ( nếu được quyền) Chuyên chở hàng hoá bằng đường biển thường gặp rất nhiều rủi ro, tổn thất. Bởi vậy trong kinh doanh thương mại quốc tế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất. Việc mua bảo hiểm là rất cần thiết giúp cho doanh nghiệp xuất khẩu ngăn ngừa, giảm thiểu tổn thất, giúp doanh nghiệp có được tâm lý an toàn trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của mình và nếu có tổn thất khi rủi ro xảy ra thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng không bị ảnh hưởng nặng nề. a) Các căn cứ để mua bảo hiểm - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng: một nguyên tắc có tính cơ bản là rủi ro về hàng hoá trong quá trình vận chuyển thuộc về người xuất khẩu hay nhập khẩu, thì người đó cần xem xét để mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nguyên tắc này do điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng thương mại quốc tế quy định. - Căn cứ vào hàng hoá vận chuyển: khối lượng, giá trị và đặc điểm của hàng hoá là căn cứ quan trọng cho quyết định có mua bảo hiểm không và mua ở điều kiện nào. - Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: các điều kiện vận chuyển như loại phương tiện, chất lượng phương tiện, bao bì bốc dỡ. Đặc điểm của hành trình vận chuyển như các yếu tố tác động trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển, chuyển tải... là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định loại hình bảo hiểm cho phù hợp. b) Nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá - Xác định nhu cầu bảo hiểm: từ các căn cứ trên doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm bao gồm giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. - Xác định loại hình bảo hiểm: có hai loại hình bảo hiểm chính là hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến. - Hợp đồng bảo hiểm bao ( open policy): đơn vị mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “ giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Hình thức hợp đồng bảo hiểm này thường áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu thường xuyên, nhiều lần trong một năm. - Hợp đồng bảo hiểm chuyển( voyage policy): khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “ giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở giấy yêu cầu này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Hình thức này thường áp dụng với các đợt mua bán riêng lẻ. - Lựa chọn công ty bảo hiểm: chọn công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch. Các doanh nghiệp Việt Nam thường mua bảo hiểm tại Bảo Việt hoặc các công ty bảo hiểm hiện đang có mặt tại Việt Nam để tiện đòi bồi thường nếu có tổn thất. - Đàm phán và ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm: - Bảo hiểm mọi rủi ro ( điều kiện A) - Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng ( điều kiện B) - Bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng ( điều kiện C) Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo động. 9, Làm thủ tục thanh toán Có nhiều phương thức thanh toán trong thương mại quốc tế, ở đây chúng ta nghiên cứu một số phương thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng. a) Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ Trước khi đến thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc người mua mở thư tín dụng ( L/C) đúng thời hạn. Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C, trên cở sở hợp đồng thương mại quốc tế mà các bên đã ký kết cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên các nội dung sau: tính chân thực và nội dung của L/C. Nếu phát hiện thấy nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên hoặc không có khả năng thực hiện, người xuất khẩu phải đề nghị người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C. Chỉ khi L/C đã được sửa đổi cho phù hợp, người xuất khẩu mới có thể tiến hành các hoạt động tiếp theo được. Sau khi đã kiểm tra L/C và L/C hoàn toàn phù hợp thì người xuất khẩu tiến hành giao hàng và thành lập bộ chứng từ để thanh toán. Yêu cầu với việc thành lập bộ chứng từ là nhanh chóng, chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức. b) Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Ngay sau khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ nhanh chóng, chính xác, phù hợp và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng thu đòi tiền. Trong thư uỷ thác nhờ thu, người xuất khẩu phải đề ra những điều kiện nhờ thu và được ngân hàng chấp nhận. Đây là văn bản pháp lý để điều chỉnh quan hệ giữa người xuất khẩu và ngân hàng phục vụ người xuất khẩu. c) Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền Đến kỳ hạn mà hai bên thoả thuận, người xuất khẩu phải nhắc nhở người nhập khẩu đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán. Khi ngân hàng thông báo cho người xuất khẩu biết rằng đã thực hiện quá trình thanh toán, tài khoản ký thác ( trust acount) đã bắt đầu hoạt động, người xuất khẩu tiến hành giao hàng cho người nhập khẩu và nhanh chóng hoàn thành bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của bản ghi nhớ ( memorandum), sau đó xuất trình chứng từ cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. d) Phương thức chuyển tiền Người xuất khẩu sau khi giao hàng xong phải nhanh chóng hoàn thành việc lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đồng thời chuyển đến cho người nhập khẩu. Khi người nhập khẩu chuyển tiền thanh toán đến, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho người xuất khẩu. 10, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại a) Khiếu nại Người xuất khẩu khiếu nại người nhập khẩu : khi người nhập khẩu vi phạm các điều khoản trong hợp đồng như thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình, không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương huỷ bỏ hợp đồng.... Để khiếu nại, người xuất khẩu phải lập hồ sơ khiếu nại gồm đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Người xuất khẩu khiếu nại người chuyên chở : khi người chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở, cụ thể: khi người chuyên chở đưa tàu đến cảng bốc hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở; hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu về số lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc xếp bảo quản hàng trên phương tiện vận tải. Hồ sơ khiếu nại gồm đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất. Người xuất khẩu khiếu nại người bảo hiểm hàng hoá : khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên. Người xuất khẩu phải gửi đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất cùng các chứng từ khác đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất. b) Giải quyết khiếu nại Người xuất khẩu bị người nhập khẩu khiếu nại trong các trường hợp - Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách. - Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định. - Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản làm hư hỏng hàng hoá trong quá trình vận chuyển. - Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thoả thuận giữa hai bên. - Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra. - Không giao hoặc chậm giao tài liệu kỹ thuật, không thông báo hoặc thông báo chậm việc hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ khác. Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, người xuất khẩu cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm các giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất. 11, Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường đều có một môi trường kinh doanh nhất định với nhiều nhân tố ảnh hưởng. Những nhân tố này có thể tạo ra những thuận lợi để doanh nghiệp tồn tại và phát triển đồng thời chúng cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thì môi trường kinh doanh của họ còn phức tạp hơn nhiều với nhiều yếu tố tác động hơn vì có thêm yếu tố quốc tế. Vì vậy trong quá trình hoạt động kinh doanh xuất khẩu, các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu phải chú ý tới các yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo tối đa hoá lợi nhuận và tối thiểu hoá rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ xuất khẩu. a) Các nhân tố kinh tế - Nhân tố kinh tế tác động lớn nhất tới qúa trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp chính là hệ thống tài chính- ngân hàng. Nó chi phối rất lớn tới hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua lãi suất cho vay và các dịch vụ thanh toán. Lợi ích của doanh nghiệp xuất khẩu phụ thuộc rất nhiều vào các ngân hàng do hầu hết các hoạt động thanh toán đều được thực hiện qua ngân hàng. Nếu các ngân hàng thực hiện nghiệp vụ thanh toán nhanh và chính xác sẽ giúp cho các doanh nghiệp xuất khẩu hạn chế rủi ro trong thanh toán và đảm bảo thu hồi vốn để phục vụ cho hoạt động kinh doanh tiếp theo của mình. - Chính sách tiền tệ của nhà nước: tỷ giá hối đoái được duy trì ổn định và phù hợp sẽ tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nước bán sản phẩm trong nước ra thị trường quốc tế. Vì đồng tiền thanh toán đều là ngoại tệ với Việt Nam nên nếu tỷ giá hối đoái có thay đổi sẽ ảnh hưởng tói số dư tài khoản tiền gửi nội tệ của doanh nghiệp Việt Nam tại ngân hàng. b) Nhân tố chính trị Tuy tình hình chính trị ở Việt Nam là ổn định và không có biến động nhưng việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu cũng chịu ảnh hưởng của yếu tố chính trị quốc tế. Đó là tình hình chính trị tại nước đến cũng như tại các nước mà hành trình hàng đi qua. Điều này tác động đến việc nhận hàng của bên đối tác, do đó ảnh hưởng đến việc thanh toán cho nhà xuất khẩu. c) Nhân tố công nghệ Đây là nhân tố quan trọng vì nó ảnh hưởng tới công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu từ khâu thu gom ( các phương tiện vận tải,liên lạc, cơ sở vật chất kho bãi, kỹ thuật công nghệ bảo quản hàng hóa...), khâu đóng gói (kỹ thuật công nghệ đóng gói sản phẩm cẩn thận, đẹp) cho tới khâu kẻ ký mã hiệu cho hàng xuất khẩu (kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo rõ ràng, bền). Nhân tố này cũng có tác động trong khâu giám định hàng xuất khẩu vì nếu thiếu các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong khâu này hàng hoá sẽ không được đánh giá đúng chất lượng thực và có thể gây ra tranh chấp giữa các bên. d) Nhân tố con người Vấn đề con người trong hoạt động sản xuất kinh doanh là rất cần thiết vì nó chứng tỏ hiệu quả tổ chức kinh doanh của cán bộ trong doanh nghiệp. Vấn đề con người ở đây bao gồm hai khía cạnh là phương pháp tổ chức lãnh đạo của nhà quản lý và trình độ chuyên môn cũng như năng lực công tác của nhân viên. Cả hai khía cạnh này xuất phát từ phía chủ quan của doanh nghiệp lẫn phía khách quan bên ngoài doanh nghiệp. Chương II: thực trạng của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty coalimex khái quát chung về công ty coalimex Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế (Coalimex) là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có con dấu riêng, hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước. Công ty là đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam, thuộc Bộ công nghiệp. Tên tiếng Việt : công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế Tên tiếng Anh : coalimex import – export and international cooperation company Tên viết tắt : coalimex Địa điểm : 47 phố Quang Trung, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Điện thoại : (04) 8257017 Fax : (04) 8252350 1, Quá trình hình thành và phát triển Thực hiện chủ trương của Đảng và nhà nước trong việc gắn sản xuất với thị trường, công tác xuất khẩu than và nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị ngành than được chuyển giao từ Bộ ngoại thương sang cho Bộ Mỏ và Than ( nay là Bộ công nghiệp). Do vậy, công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư thiết bị, tên giao dịch là Coalimex đã được ra đời theo quyết định số 65/MT-TCCB3 ngày 29 tháng 12 năm 1981 của Bộ trưởng Bộ Mỏ và Than. Quyết định có hiệu lực và công ty chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 1 năm 1982. Tháng 6 năm 1983, công ty được thành lập lại theo tinh thần Nghị định 338/CP của Chính Phủ. Công ty vẫn giữ nguyên tên giao dịch là Coalimex nhưng do Bộ Năng lượng trực tiếp quản lý. Ngày 19 tháng 6 năm 1993, công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư- Coalimex trở thành doanh nghiệp nhà nước, vẫn trực thuộc Bộ Năng lượng theo quyết định số 360-NL/TCCB-LĐ của Bộ Năng lượng về thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Các đơn vị trực thuộc công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư gồm: + Chi nhánh Coalimex Quảng Ninh + Chi nhánh Coalimex thành phố Hồ Chí Minh + Chi nhánh Coalimex Hà Nội + Xí nghiệp hoá chất mỏ + Xí nghiệp vật tư vận tải + Xí nghiệp kinh doanh vật tư và chế tạo bình áp lực Ngày 10 tháng 10 năm 1994, Thủ tướng Chính Phủ ban hành Quyết định số 563/TTg thành lập Tổng công ty than Việt Nam theo hướng thí điểm xây dựng Tập đoàn kinh doanh mạnh ( hay gọi là Tổng công ty 91) và ngày 27 tháng 1 năm 1995, Chính Phủ ban hành Nghị định 13/CP phê chuẩn điều lệ Tổng công ty than Việt Nam. Từ đó công ty Coalimex là một thành viên của Tổng công ty than Việt Nam. Ngày 25 tháng 12 năm 1996, theo quyết định số 3990/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế, tên giao dịch là Coalimex. Tên này vẫn được giữ nguyên cho đến nay. Trụ sở của công ty được đặt tại 47 phố Quang Trung, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. 2, Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế – Coalimex là một doanh nghiệp nhà nước và trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam. Vốn của công ty một phần do nhà nước và một phần do công ty tự tích luỹ. Công ty là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh độc lập trong lĩnh vực xuất nhập khẩu than và các thiết bị vật tư cung ứng cho quá trình sản xuất và khai thác mỏ, cùng với việc nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng có khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường khác. Công ty kinh doanh và tìm kiếm lợi nhuận thông qua các hoạt động sản xuất, tiêu thụ và giao dịch xuất nhập khẩu bao gồm : + Quản lý việc khai thác, chế biến và tiêu thụ than trong nước. + Xuất khẩu than từ thị trường nội địa ra nhiều thị trường khác nhau trên thế giới như: Tây Âu, Nhật Bản, Thái Lan, Trung Quốc, Hàn Quốc... + Nhập khẩu vật tư, thiết bị từ nước ngoài vào Việt Nam chủ yếu nhằm phục vụ cho quá trình khai thác, sản xuất và chế biến than. + Nhận nhập khẩu uỷ thác các sản phẩm đáp ứng nhu cầu trong và ngoài nước. + Sản xuất và kinh doanh nước đá sạch. + Hợp tác đưa lao động ra làm việc ở nước ngoài. 3, Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty Bộ máy hoạt động của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Mô hình này đã giúp công ty tận dụng tốt được khả năng chuyên môn nghiệp vụ của các thành viên, giúp công ty nhanh chóng nắm được những thay đổi trên thị trường, tạo ra bộ máy quản lý hoạt động năng động và có hiệu quả cao, thích ứng với những biến động của thị trường. Tuy nhiên mô hình này cũng dẫn đến mâu thuẫn trong quyết định quản trị của hệ thống trực tuyến và các bộ phận chức năng, đồng thời chi phí cho hoạt động ra quyết định quản trị là rất lớn. Công ty hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty than bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp nhà nước, theo điều lệ của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty. Dưới giám đốc có hai phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu chính cho giám đốc, giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty do sự phân công uỷ quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công thực hiện. Các phòng ban chuyên viên nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mưu cho giám đốc trong quản lý điều hành công việc kinh doanh. Phòng xuất than: tham gia các hoạt động kinh doanh xuất khẩu than. Đây là phòng xuất khẩu than duy nhất của công ty. Các phòng nhập khẩu 1, 2, 3, 4,5: tham gia các hoạt động kinh doanh nhập khẩu bao gồm uỷ thác và không uỷ thác. Phòng kế toán – tài chính: thực hiện chức năng hạch toán kế toán trong kinh doanh và quản lý các hoạt động tài chính. Phòng tổ chức nhân sự – thanh tra: thực hiện chức năng thanh tra bảo vệ và tổ chức nhân sự cho công ty. Phòng hành chính tổng h._.ông ty coalimex 1, Tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than với công ty Coalimex Trước hết, nâng cao hiệu quả qua trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một yêu cầu tất yếu của việc thực hiện quy luật tiết kiệm. Sau khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, công ty đáng giá lại hiệu quả của nó sẽ thấy được những mặt mạnh, mặt yếu qua đó rút kinh nghiệm trong thời gian tới. Điều này giúp cho công ty giảm bớt những chi phí không cần thiết Trong hoạt động xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu là rất quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ quy trình xuất khẩu thành công hay thất bại. Hợp đồng xuất khẩu càng đóng vai trò quan trọng hơn trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt hiện nay. Công ty Coalimex đã có hơn 20 năm hoạt động kinh doanh, đã thiết lập mối quan hệ làm ăn buôn bán với 30 quốc gia trên thế giới. Do đó, nâng cao hiệu quả của hợp đồng xuất khẩu sẽ giúp công ty tăng doanh thu từ hoạt động xuất khẩu, từ đó có thêm vốn để phát triển hoạt động kinh doanh, đầu tư trang thiết bị máy móc, cải thiện và nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên. Đồng thời thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu còn giúp công ty nâng cao uy tín của mình trên thương trường. Trên cơ sở những phương hướng mục tiêu phát triển của công ty Coalimex còn có thể thấy rằng nâng cao hiệu qủa của quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than là một yếu tố quan trọng giúp công ty thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Chính vì lẽ đó, em xin đưa ra một số giải pháp mà nó có thể giúp công ty giải quyết được những khó khăn hiện tại cũng như phát triển lâu dài. 2, Có chiến lược Marketing thương mại quốc tế phù hợp để thúc đẩy xuất khẩu than Việc có một chiến lược Marketing phù hợp sẽ giúp cho quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu trở nên thuận lợi hơn, nhanh hơn và có hiệu qủa cao hơn. Chính vì vậy, công ty cần nghiên cứu, tìm tòi để xây dựng một chiến lược Marketing thương mại quốc tế hoàn chỉnh, đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về sản phẩm than xuất khẩu. Công ty nên áp dụng một số biện pháp sau: + Khi xây dựng chiến lược Marrketing thương mại quốc tế cần đặc biệt quan tâm đến những yếu tố không thể kiểm soát nổi có ảnh hưởng đến việc bán sản phẩm và mang lại lợi nhuận của công ty. Những yếu tố không thể kiểm soát nổi đó có thể là cạnh tranh, những gò bó về mặt luật pháp, kiểm tra của Chính Phủ, thời tiết, sự thay đổi thị hiếu của người tiêu dùng... “ Uốn ” những yếu tố có thể kiểm soát được ( như những quy định về sản phẩm, giá cả, khuyếch trương và phân phối) theo những yếu tố không thể kiểm soát được. + Công ty nên áp dụng chiến lược chuẩn hoá sản phẩm cho thị trường toàn cầu để tiết kiệm được các chi phí sản xuất, bao bì, nhãn hiệu hàng hoá, quảng cáo... Đồng thời còn giúp công ty hình thành nhãn hiệu hàng hoá toàn cầu để thiết lập được hình ảnh thống nhất về công ty trên lĩnh vực toàn cầu. + Than là sản phẩm có nhiều sản phẩm thay thế, mặt khác cạnh tranh trong lĩnh vực xuất khẩu than là gay gắt, do vậy công ty nên áp dụng chiến lược giá thị trường, giảm chi phí sản xuất để có thể chào bán than ra thị trường thế giới với một mức giá tối ưu nhất. Hiện nay, chi phí sản xuất của công ty lại phụ thuộc vào quá trình sản xuất do Tổng công ty than Việt Nam quản lý nên trước mắt, công ty cần giảm các chi phí trong hoạt động giao dịch xuất khẩu của mình. + Trong công tác khuyếch trương sản phẩm , công ty nên lựa chọn chiến lược tiêu chuẩn hoá quảng cáo, nhấn mạnh về chất lượng đã nổi tiếng từ lâu đời của than Anthracite Việt Nam. Cũng nên kết hợp giảm giá, bán kèm giảm giá, tư vấn sử dụng sản phẩm...Tăng cường ngân sách cho quảng cáo và chú ý đến yếu tố văn hoá, tập quán tín ngưỡng ở mỗi quốc gia để quảng cáo có hiệu quả nhất, tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm để giới thiệu sản phẩm. + Công ty nên thay đổi cách thức phân phối sản phẩm của mình, nên hình thành các đại lý của mình ở thị trường nước ngoài. 3, Các giải pháp trong quá trình thực hiện hợp đồng a, Chuẩn bị hàng xuất khẩu + Cần chuẩn bị báo cáo đầy đủ và nhanh chóng lên Tổng công ty về lịch giao hàng hàng tháng. Các báo cáo này phải ghi đầy đủ và chính xác loại than, tên khách hàng, thời gian tàu dự kiến đến cảng xếp hàng... + Công ty có nhiệm vụ phải báo cáo đầy đủ trước mỗi chuyến giao than cụ thể, để từ đó Tổng công ty nhanh chóng ra thông báo giao than. Nếu có sự chậm trễ từ phía Tổng công ty, công ty cần sớm có những yêu cầu lên Tổng công ty để thúc giục quá trình triển khai. + Việc xuất khẩu than cho khách hàng nước ngoài thường với khối lượng lớn và nhiều, do đó việc chuẩn bị chân hàng xuất khẩu là một yếu tố vô cùng quan trọng. Sau khi ký hợp đồng mua bán với khách hàng, công ty cần cử cán bộ trực tiếp xuống các đơn vị sản xuất than để thu gom hàng, chuẩn bị chân hàng thật tốt để khi có tàu đến cập cảng ăn than công việc giao than sẽ diễn ra thuận lợi, tốc độ bốc rót được liên tục tránh tình trạng thiếu than để giao khiến tàu phải nằm chờ, ảnh hưởng đến ngày giao nhận hàng. Để chủ động cho nguồn hàng xuất khẩu, trước mắt công ty phải có biện pháp tạo mối quan hệ với các mỏ hơn nữa, thực hiện đúng hợp đồng mua bán với các mỏ để tạo chữ tín. Bên cạnh đó phải đưa người có kinh nghiệm, kỹ thuật tới các mỏ để xem xét tình hình thực tế khai thác mà đầu tư thiết bị máy móc cho phù hợp với từng vùng, từng khu vực khác nhau. + Bên cạnh đó công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến chất lượng than để tránh tình trạng hàng giao không đúng chất lượng như độ ẩm, độ tro, hàm lượng lưu huỳnh tăng bởi vì đáp ứng đúng như yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm đóng vai trò then chốt không chỉ mang tính đơn thuần là chất lượng của lô hàng xuất khẩu mà còn là uy tín của công ty đối với khách hàng nếu tính về lâu dài. Chính vì vậy công ty nên áp dụng một số biện pháp sau: Do hiện nay các bãi chứa than chưa có mái che ( do kinh phí quá cao) nên công ty cần cố gắng khắc phục bằng cách che than bằng những tấm bạt lớn và rộng, tránh độ ẩm tăng dẫn tới cỡ hạt bị ảnh hưởng. Thêm nữa, việc đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại phục vụ cho quá trình sàng tuyển phân loại than cũng cần được công ty quan tâm đặc biệt. Hiện nay, công ty đã có 3 cụm sàng tuyển trung tâm tại Cửa Ông ( Cẩm Phả, Quảng Ninh), Nam cầu trắng ( thành phố Hạ Long, Quảng Ninh) và nhà máy sàng Vàng Danh ( Uông Bí, Quảng Ninh). Cụm sàng tuyển Cửa Ông bao gồm 2 nhà máy tuyển than: nhà máy tuyển than 1, công suất 2,7 triệu tấn/năm; nhà máy sàng tuyển than 2, công suất 3 triệu tấn/năm sử dụng công nghệ tiên tiến của australia. Nhà máy Nam cầu trắng, công suất 2 triệu tấn/năm, là nhà máy mới sử dụng công nghệ tiên tiến của australia. Các cụm sàng tuyển trung tâm và hệ thống sàng tại mỏ sẽ được quy hoạch đầu tư và phát triển để phù hợp với mức độ tăng sản lượng than khai thác và yêu cầu về chất lượng than của các nhà tiêu thụ. + Các cảng và bến rót của ta còn quá nhỏ, các tàu có trọng tải lớn thường không vào cập cảng được mà phải neo ngoài khơi làm ảnh hưởng tới tốc độ bốc rót than, tăng chi phí vận chuyển. Công ty cần kiến nghị lên Tổng công ty đầu tư xây dựng thêm cảng mới để đảm bảo khối lượng than tiêu thụ qua các cảng khoảng trên 10 triệu tấn. Cảng chính Cửa Ông có chiều dài 300 mét, độ sâu 9,5 mét, có khả năng thông qua 400.000 tấn/năm, tiếp nhận tàu có trọng tải 65.000 tấn. Cảng sử dụng máy rót Hitachi dạng liên tục, công suất 800 tấn/giờ của Nhật. Bên cạnh đó có sử dụng các thiết bị rót dạng không liên tục, công suất 250 tấn/giờ, khả năng rót than cám trong cầu cảng có thể đạt 15.000 tấn/ngày. + Trong kinh doanh ngày nay, xu hướng cạnh tranh ngày càng gay gắt, do đó làm tốt công tác dịch vụ khách hàng cũng là làm tốt nỗ lực hậu cần xuất khẩu. Những nhân tố như phân phối nhanh chóng và các nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy thường có ảnh hưởng mạnh hơn so với định giá mang tính cạnh tranh trong cuộc chiến lôi kéo khách hàng. Làm tốt công tác hậu cần cũng có nghĩa là tối thiểu hoá được tổng chi phí trong khi cung ứng một mức dịch vụ khách hàng thoả mãn nhu cầu khách hàng. Dịch vụ khách hàng cao hơn có thể đòi hỏi dự trữ cao hơn và các phương tiện vận chuyển tốt hơn. Nhận thức rõ điều này, công ty Coalimex cần luôn cố gắng gắn bó chặt chẽ với cơ sở sản xuất để luôn đảm bảo số lượng hàng giao đúng như trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng. Khi có tàu đến nhận hàng, công ty phải trực tiếp cử cán bộ xuống cảng để giám sát và kiểm tra chất lượng hàng giao. Như vậy, trong suốt quá trình kinh doanh công ty sẽ luôn tạo được uy tín với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng giúp công ty kinh doanh ngày một tốt hơn. b, Thuê tàu lưu cước Công ty cần nghiên cứu kỹ và tìm hiểu ở các nguồn để có thông tin chính xác và đầy đủ về tình hình giá cước, giá cả. Nếu thuê tàu qua môi giới thì phải ký hợp đồng với người môi giới trong đó nêu rõ trách nhiệm của cả hai bên và điều khoản xử phạt khi người môi giới vi phạm hợp đồng. Dù thuê tàu bằng cách trực tiếp hay thông qua môi giới thì công ty cũng phải đảm bảo các vấn đề sau: + Phải thuê tàu có trọng tải phù hợp. + Tàu phải đảm bảo khả năng đi biển. + Phải mua bảo hiểm cho hàng hoá trên tàu. Hiện nay công ty xuất khẩu than theo hình thức FCA ( giao cho người chuyên chở ) và FOB ( giao qua lan can tàu). Phương thức xuất khẩu trên công ty đã làm rất tốt nhưng hình thức này chưa đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty. Nếu có điều kiện công ty nên nghiên cứu và khai thác các hình thức khác như CIF. c, Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Việc kiểm tra hàng hoá than xuất khẩu cần phải được theo dõi thường xuyên hơn. Cần có sự kiểm tra của công ty ngay từ khi thực hiện các hợp đồng nội ( hợp đồng mua than từ các mỏ), công ty nên cử cán bộ của mình theo dõi sát sao quá trình chuẩn bị hàng của các đơn vị sản xuất để phát hiện kịp thời những sai sót về chất lượng hàng xuất khẩu. Bên cạnh đó công ty cần phối hợp với các cơ quan chức năng để cùng kiểm tra mặt hàng xuất khẩu. Mục đích của việc kiểm tra này là làm sao cho chất lượng cũng như số lượng và các điều khoản khác phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Việc kiểm tra hàng xuất khẩu nên được tiến hành theo quy trình sau: Hợp đồng ngoại thương Nộp đơn xin kiểm nghiệm Cơ quan kiểm dịch căn cứ hợp đồng để kiểm tra Số lượng Chất lượng Trọng lượng Bao bì, ký mã hiệu Kiểm nghiệm Lấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch Sửa đổi lại hàng hoá cho phù hợp Chuẩn bị cho bước tiếp theo Chất lượng Sơ đồ: Quy trình kiểm tra hàng hoá Công ty phải có sự liên lạc thường xuyên đối với hệ thống kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm ( trung tâm kiểm tra và giám định sản phẩm – Quacontrol), đặc biệt là trong thời điểm lấy mẫu kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi bốc xuống tàu để tránh tình huống xấu xảy ra mà công ty không nắm bắt được. Quá trình lấy mẫu cần phải có sự có mặt của nhân viên của công ty để đảm bảo mẫu được lấy không có sự sai lệch sơ bộ, phải tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO. Việc kiểm tra chất lượng than xuất khẩu do Quacontrol thực hiện. Quacontrol sẽ lấy mẫu than về phân tích, nếu đạt tiêu chuẩn họ sẽ cấp chứng thư số lượng, chất lượng cho lô hàng. Để quá trình kiểm tra đạt kết quả tốt cũng cần lưu ý Quacontrol một số điểm sau: + Kiểm tra chất lượng theo đúng quy cách đã được quy định trong điều khoản của hợp đồng. + Cử đội ngũ cán bộ kiểm tra có đủ trình độ kỹ thuật, đảm bảo khách quan khi kiểm tra. + Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng để đội ngũ cán bộ kiểm tra được nâng cao trình độ, theo kịp với những tiến bộ khoa học kỹ thuật. + áp dụng phương pháp kiểm tra hiện đại, nhanh chóng. d, Làm thủ tục hải quan Đây là một bước quan trọng bởi khi hàng hoá không được thông quan thì cùng nghĩa với việc hàng hoá không được xuất khẩu. Mặt khác, đây còn là lúc hàng hoá sẽ được kiểm tra lần cuối. Thường thì ở khâu này, công ty bị vướng mắc do chưa rõ ràng về thủ tục hải quan. Do đó công ty cần phải theo dõi và nắm bắt thông tư luật pháp và thủ tục hành chính để cho khâu làm thủ tục được rõ ràng và nhanh chóng. Khâu làm thủ tục hải quan hiện nay công ty thường giao luôn cho hãng vận tải đảm nhiệm. Tuy nhiên như vậy thì công ty cần phải chú ý: + Khai báo trên tờ khai hải quan : người ký tên trên tờ khai hải quan phải là đại diện hợp pháp của công ty. + Hoàn tất, xuất trình và nộp bộ hồ sơ hải quan có liên quan đến lô hàng xuất khẩu, các chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp và phải được hoàn chỉnh đầy đủ, chính xác từ xác định mã số hàng hoá, thuế suất, tự xếp hồ sơ vào nơi quy định... Các loại giấy tờ phải xuất trình bao gồm : văn bản xuất khẩu, tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, vận đơn... + Xuất trình hàng hoá để hải quan kiểm tra chỉ tiến hành sau khi tờ khai đã được đăng ký. Tiến hành kiểm tra tại đại điểm quy định và do ít nhất hai nhân viên hải quan kiểm tra. Nội dung kiểm tra: mã số hàng hoá, số lượng, chất lượng, trọng lượng, chủng loại...Sau khi kiểm tra có thể giám định lại. + Tiến hành thủ tục khiếu nại, xét lại hay điều chỉnh liên quan đến hàng hoá xuất khẩu. Nếu công ty thuê dịch vụ làm hải quan nhưng vẫn phải kiểm soát, kiểm tra bởi thời gian có hạn do vậy nếu làm sai thì lại mất thời gian làm lại, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty. Do đó công ty cũng phải có nhân viên kiểm soát việc làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu. Đối với chi nhánh Coalimex Quảng Ninh, có một số góp ý với chi nhánh như sau: + Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hải quan theo yêu cầu. Khai báo đúng đối tượng, chi tiết về hàng hoá. + Nhanh chóng nộp thuế cho cơ quan nhà nước để hàng hoá được thông quan, đảm bảo đúng tiến độ thực hiện hợp đồng. + Quan hệ tốt với hải quan. e, Giao hàng lên tàu Công việc này Coalimex Quảng Ninh thực hiện. Trong quá trình thực hiện công ty cần chú ý tới một số điểm : Thông báo trước cho khách hàng để khách hàng điều tàu đến nhận hàng. Giao đúng kịp thời gian quy định, cảng quy định trong hợp đồng và phải phù hợp với tính chất của hàng hoá. Thu thập thông tin về tàu trước khi tàu đến đồng thời kiểm tra chặt chẽ tàu chuyên chở xem đảm bảo có đủ 4 điều kiện sau chưa: + Tàu đã cập bến cảng thường bốc dỡ chưa? + Tàu đã hoàn thành thủ tục hành chính và kiểm dịch chưa? + Tàu đã hoàn thành, chuẩn bị tốt về mặt kỹ thuật chưa? + Tàu đã thông tin cho người bán về việc sẵn sàng bốc hàng lên tàu chưa? f, Làm thủ tục thanh toán Khi lập bộ chứng từ thanh toán công ty cần lưu ý: + Tất cả các chứng từ phải lập theo đúng yêu cầu của L/C về số bản, mô tả hàng hoá, thời gian lập, ghi ký hiệu, người lập. + Khi lập hối phiếu đòi tiền người mua thì số tiền ghi trên hối phiếu phải tương đương 100% giá trị hoá đơn và không vượt qua hạn ngạch L/C ( kể cả dung sai cho phép). + Nếu hàng hoá được gửi lên tàu vượt quá số lượng quy định trong L/C thì công ty phải tham khảo ý kiến của người mua trước khi gửi, trên cơ sở được sự chấp thuận của người mua mới gửi hàng lên tàu. + Thường xuyên liên lạc với ngân hàng để thúc giục họ trả tiền đúng tiến độ tránh gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty. + Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần lập hai bộ: Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Bộ thứ hai lập cho hàng hoá dư ra. + Để hạn chế rủi ro trong thanh toán bằng phương thức L/C, công ty cần làm các việc sau: Đ Trước khi ký kết hợp đồng phải tìm hiểu kỹ bạn hàng nhập khẩu của mình là ai, nắm bắt thiện chí và nhu cầu nhập khẩu của họ để tránh những đáng tiếc có thể xảy ra. Đ Nêu yêu cầu ngay trong hợp đồng những chi tiết quan trọng của thư tín dụng mà người nhập khẩu chỉ thị cho ngân hàng của họ mở cho mình làm sao để công ty có thể nắm chắc được nội dung của L/C mà mình thụ hưởng và những nghĩa vụ nó ràng buộc mình. Luôn cẩn thận với nội dung L/C do ngân hàng phát hành gửi đến, phân tích kỹ từng nội dung nhỏ của L/C nhận được, không nên chỉ quan tâm đến nội dung chủ yếu mà bỏ qua chi tiết phụ quan trọng. Việc xem xét các chi tiết ấy phải được tiến hành chủ động và tích cực, phải so sánh sự phù hợp giữa L/C và hợp đồng, giữa khả năng thực hiện và ý đồ của người nhập khẩu. Nếu gặp khó khăn trong thời hạn giao hàng, thời hạn xuất trình chứng từ và chứng từ thanh toán công ty phải kiên quyết yêu cầu đòi tu chỉnh L/C bằng được mới giao hàng, nếu không sẽ rất dễ bị lừa gạt. Để được thanh toán công ty phải cố gắng hết sức để có bộ chứng từ hoàn hảo đúng theo yêu cầu của L/C từng chi tiết nhỏ nhặt nhất và phải phù hợp với luật lệ điều tiết L/C trong thời gian cho phép của L/C. Nếu cần thiết sử dụng cố vấn của ngân hàng để đạt được chứng từ hoàn hảo nên tôn trọng những lời khuyên của ngân hàng. g, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Để tránh cho những khiếu nại sau này thì trong hợp đồng xuất khẩu công ty nên đưa ra các điều khoản rõ ràng, đầy đủ và ghi rõ nếu có tranh chấp xảy ra thì trọng tài sẽ xử là ai và ở nước nào. Thông thường nên ghi trọng tài phán xử là trọng tài của Việt Nam để đỡ tốn kém chi phí. Công ty nên thực hiện tốt và đầy đủ những điều khoản trong hợp đồng như giao hàng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, giao đúng thời hạn, đúng địa điểm, bao bì, ký mã hiệu hàng hoá theo đúng quy định... để tránh bị khiếu nại. Trong trường hợp công ty khiếu nại người nhập khẩu, người chuyên chở hay cơ quan bảo hiểm thì phải thu thập đầy đủ bằng chứng. 4, Các giải pháp hỗ trợ trong quá trình thực hiện hợp đồng a, Nâng cao năng lực đàm phán, ký kết hợp đồng Trong quá trình đàm phán, do người đại diện của công ty không thông thạo ngoại ngữ mà phải thông qua phiên dịch nên khi phiên dịch không diễn đạt được sắc nét ý của người đại diện đàm phán muốn nói. Chính vì thế giải pháp tốt nhất là phải đào tạo cho đội ngũ cán bộ này trình độ ngoại ngữ cần thiết, nhất là Anh văn để có thể tham gia đàm phán tốt hơn. Muốn vậy công ty nên có định kỳ kiểm tra trình độ ngoại ngữ của cán bộ công nhân viên để lọc ra những người chưa đạt yêu cầu. Với những người này, công ty có thể thuê giáo viên về giảng dạy vào sau giờ hành chính hoặc có thể yêu cầu chính một cán bộ giỏi ngoại ngữ trong công ty giảng dạy nếu không muốn tốn kém chi phí nhiều. Khi chọn người đại diện đi đàm phán, công ty phải dựa trên những tiêu thức: + Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từ quan điểm của họ. + Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ. + Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được. + Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý của mình. + Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại. Trưởng đoàn đàm phán phải được lựa chọn dựa trên những tiêu thức: + Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng. + Khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải thành một tập hợp. + Khí chất nền nã. + Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình. + Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình. + Có tài phân biệt thật giả. b, Đào tạo đội ngũ cán bộ nghiệp vụ Đa số đội ngũ cán bộ nghiệp vụ là chuyển từ hoạt động trong môi trường của nền kinh tế tập trung sang môi trường của nền kinh tế thị trường, do đó cần đào tạo và đào tạo lại , nâng cao nghiệp vụ ngoại thương cho một số cán bộ để phù hợp hơn với nền kinh tế thị trường. Công ty có thể: + Tổ chức các lớp đào tạo tập trung tại công ty khoảng 1 buổi /1tuần. + Tổ chức các buổi để hướng dẫn, phổ biến, cập nhật các quy định mới của Chính phủ. Muốn có được một đội ngũ cán bộ có trình độ, công ty phải thực hiện nghiêm túc trong công tác xét tuyển lao động, kiểm tra kỹ trình độ nghiệp vụ, tuyển người trên cơ sơ năng lực làm việc, tránh những tiêu cực trong công tác này. Đối với cán bộ trẻ có năng lực, công ty nên tạo điều kiện cho đi học một thời gian ở nước ngoài để có thể tiếp thu được những tiến bộ khoa học mới bởi vì lực lượng lao động trẻ là bộ phận rất quan trọng cho sự phát triển của công ty. c, Tạo nguồn hàng ổn định + Việc tạo ra nguồn hàng ổn định phụ thuộc rất lớn vào mối quan hệ của công ty với các mỏ. Công ty cần đầu tư trang thiết bị hoặc nhập cho mỏ những công nghệ khai thác tiên tiến, phù hợp với đặc điểm riêng của từng mỏ để tạo điều kiện cho công ty dễ dàng trong thu gom hàng xuất khẩu. + Tăng cường mở rộng mối quan hệ với nhiều cơ sở, nhiều mỏ khai thác và sản xuất than. + Thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng mua bán ký kết với các mỏ để tạo uy tín cho công ty để những lần làm ăn tiếp theo các mỏ hoàn toàn tin tưởng công ty, giúp công ty thực hiện đúng tiến độ giao hàng. + Luôn có những kế hoạch để kịp thời ứng phó với trường hợp khan hiếm hàng hay hàng không bảo đảm chất lượng. d, Bảo đảm thông tin nhanh chóng, chính xác Nguồn thông tin là không thể thiếu được đối với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vì bạn hàng là người nước ngoài, khác nhiều so với ta về địa lý, tập quán, thói quen tiêu dùng, hoàn cảnh sống... nên nếu ta không có đầy đủ các thông tin sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty mình. Cho nên công ty cần : + Trước khi xuất khẩu một lô hàng lớn sang một nước nào đó cần đưa cán bộ nhân viên sang trước để nghiên cứu, xem xét thông tin có đúng như phía bạn hàng cung cấp hay không. + Tạo lập mối quan hệ với các trung tâm cung cấp thông tin trong nước và quốc tế để có được những thông tin cần thiết. + Khai thác thông tin trên các báo, tạp chí, phương tiện phát thanh truyền hình và đặc biệt là trên mạng Internet. e, Nguồn vốn và cơ sở vật chất Công ty không nên tập trung nguồn vốn của mình vào một hợp đồng, một thị trường hay một khách hàng để tránh những rủi ro có thể xảy ra. Có chính sách bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình bằng cách đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh để có thể thực hiện tốt hơn, có hiệu quả hơn nữa hoạt động kinh doanh xuất khẩu của mình. Công ty cũng nên đầu tư thêm các phương tiện chuyển chở cho chi nhánh Coalimex Quảng Ninh để chi nhánh thực hiện nhanh chóng hơn công tác giao hang xuất khẩu. 5, Một số kiến nghị a, Kiến nghị với nhà nước Doanh nghiệp là một thực thể trong nền kinh tế, hoạt động trong môi trường kinh doanh nhất định bao gồm môi trường kinh tế – xã hội, môi trường chính trị, môi trường luật pháp của mỗi quốc gia. Các doanh nghiệp chịu sự chi phối và bị tác động mạnh mẽ bởi các yếu tố vĩ mô này. Đó là các nhân tố có thể thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh xuất khẩu của các doanh nghiệp nói riêng. Sau đây là một số kiến nghị với nhà nước nhằm tạo điều kiện thúc đẩy xuất khẩu mặt hàng than: Hệ thống văn bản pháp lý, quy định phải được đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán trong khuyến khích sản xuất, tạo nguồn hàng ổn định, lâu dài cho xuất khẩu, tránh tình trạng “ trống đánh xuôi, kèn thổi ngược ”, khuyến khích xuất khẩu nhưng không khuyến khích sản xuất. Hoàn thiện cơ chế quản lý xuất khẩu: trên thực tế, công tác quản lý xuất khẩu của nhà nước còn có một số vấn đề bất cập, không thích hợp với những diễn biến của hoạt động xuất khẩu, làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và đòi hỏi phải giải quyết. Về lâu dài, các quy định về xuất khẩu hiện hành phải được bổ sung và sửa đổi, tạo điều kiện cho hoạt động xuất khẩu diễn ra thuận lợi. Hiện nay ở nước ta, thủ tục xuất khẩu vẫn còn rườm rà gây phức tạp, lãng phí thời gian, công sức cho doanh nghiệp xuất khẩu khi tiến hành các thủ tục xuất khẩu. Vì thế trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính, nhà nước cần đặc biệt chú trọng đến cải cách công tác quản lý các hoạt động xuất khẩu, từng bước bãi bỏ các thủ tục không cần thiết để tiết kiệm thời gian, tiền của, công sức cho các doanh nghiệp. Thiết lập một chế độ tỷ giá hối đoái thuận lợi cho xuất khẩu. Đây là chính sách có tính chất hỗ trợ, tăng khả năng của hàng xuất khẩu nói chung. Bên cạnh đó, công ty Coalimex và Tổng công ty than Việt Nam muốn kiến nghị với nhà nước về những khó khăn trên thị trường xuất khẩu và bán than cho các hộ tiêu dùng: + Trong thời gian vừa qua, công ty Vietmindo ( Indonesia) đang khai thác than ở vùng Uông Bí theo hợp đồng hợp tác kinh doanh và giấy phép của Uỷ ban hợp tác và đầu tư ( nay là Bộ kế hoạch đầu tư) đã chào bán than vào các thị trường của Tổng công ty than Việt Nam như :Vietmindo đã chào và bán than với giá thấp hơn giá than cùng loại của Tổng công ty than Việt Nam từ 2 – 4 USD/tấn tại thị trường Tây Âu, tiếp cận và tấn công vào thị trường Nhật Bản cũng như ngay cả thị trường trong nước gây ra những tâm lý xáo trộn về thị trường đối với khách hàng và những thiệt hại đáng kể đối với ngành than Việt Nam. Do đó Tổng công ty than Việt Nam đề nghị với Chính phủ xem xét về chính sách đầu tư, không khuyến khích các công ty nước ngoài tham gia trong lĩnh vực khai thác than tại Việt Nam. + Vấn đề môi giới và hoa hồng: mặc dù cho tới nay Tổng công ty than Việt Nam chưa thực hiện giải quyết vấn đề này với bất kỳ khách hàng nào song trong quá trình giao dịch xuất khẩu đã xuất hiện dấu hiệu một số công ty môi giới đã yêu cầu về phí môi giới trong việc bán than vào thị trường ấn Độ với mức phí từ 1 – 2 USD/tấn, cao hơn so với quy định hiện hành của Bộ tài chính. Do đó nếu có thời cơ để bán hàng, Tổng công ty than Việt Nam cũng kiến nghị với Chính Phủ, Bộ thương mại và Bộ tài chính xem xét về các mức phí hoa hồng, môi giới để giải quyết bán được hàng trong từng trường hợp cụ thể. + Do tình trạng cung lớn hơn cầu hiện nay, thị trường đang là thị trường của người mua. Thêm vào đó, xu hướng đòi hỏi của người mua về chất lượng than ngày càng khắt khe hơn để phù hợp với công nghệ sản xuất công nghiệp của họ. Do đó, để tồn tại và phát triển, các nhà cung cấp than buộc phải tuân thủ phương châm “bán cái mà khách hàng cần ”, có nghĩa là phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Do vậy trong nhiều trường hợp, tiêu chuẩn chất lượng than trong hợp đồng cung cấp than cho khách hàng không theo mức tiêu chuẩn chất lượng than do nhà nước quy định là một thực tế khó tránh khỏi. Trong những trường hợp này, Tổng công ty báo cáo Chính phủ để có biện pháp kịp thời tháo gỡ. + Trong thời gian vừa qua, một số khách hàng mua than của Tổng công ty than Việt Nam đã phản ánh về việc nhận được bản chào than Việt Nam từ một số tổ chức, cá nhân, một số văn phòng đại diện thương mại của Việt Nam tại nước ngoài, tạo cảm giác có quá nhiều than Việt Nam trên thị trường thế giới dẫn tới việc người mua có lý do ép than Việt Nam phải giảm giá. Để tránh sự hiểu lầm từ phía khách hàng về chính sách thị trường, chính sách bạn hàng của than Việt Nam. Tổng công ty than Việt Nam đề nghị Chính Phủ can thiệp giúp đỡ để các Bộ, các cơ quan trực thuộc Bộ cho dừng các bản chào hàng tương tự để tạo điều kiện cho Tổng công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong công tác xuất khẩu than. + Ngoài ra, Tổng công ty cũng kiến nghị với Bộ công nghiệp và nhà nước hỗ trợ trong công tác thăm dò và khai thác than, đặc biệt là dự án khai thác than thuộc đồng bằng sông Hồng để có thể đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế quốc dân cũng như nhu cầu xuất khẩu trong thời gian tới. b, Kiến nghị với Tổng công ty than Việt Nam Công ty Coalimex là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam, mọi hoạt động xuất khẩu của công ty đều do Tổng công ty than Việt Nam kiểm soát và phân công nhiệm vụ rõ ràng, giao chỉ tiêu kế hoạch xuất khẩu hàng năm. Chính vì vậy mà Tổng công ty than Việt Nam phải có sự giúp đỡ, hỗ trợ, tạo điều kiện cho công ty Coalimex trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu. Cụ thể: + Tổng công ty phân chia thị trường cụ thể cho công ty, quy định mức giá sàn hàng năm để công ty có thể chủ động trong các giao dịch chào bán than. + Không được chào bán than cho bất kỳ một công ty thương mại nào đưa than vào các thị trường mà công ty được phép giao dịch nhằm tránh sự cạnh tranh không cần thiết. + Đối với lô hàng nhỏ lẻ, cho phép công ty được trực tiếp thoả thuận phí uỷ thác. + Cho phép công ty được tiếp tục làm đầu mối trả nợ cho một số nước theo hiệp định liên chính phủ khi được triển khai thực hiện. + Tổng công ty cần đầu tư nghiên cứu, đầu tư thiết bị máy móc cho việc sản xuất chế biến than để than Việt Nam ngày càng phù hợp và đáp ứng được yêu cầu xuất khẩu. + Tiếp tục chỉ đạo và hỗ trợ công ty trong việc mở rộng thị trường trong nước và củng cố công ty nhằm phù hợp với tình hình chung của đất nước trong quá trình phát triển. + Tổng công ty cần có chính sách khuyến khích sản xuất kinh doanh, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên, nâng cao đời sống của công nhân mỏ. Trên đây là một số biện pháp và kiến nghị trên cơ sở phân tích tình hình cụ thể, những điểm mạnh, yếu của công ty. Hy vọng đây sẽ là những gợi ý khả thi có thể giúp công ty Coalimex nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than tại công ty mình. Trong hoạt động xuất khẩu của bất cứ doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu nào thì hợp đồng xuất khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó quyết định đến toàn bộ quá trình xuất khẩu thành công hay thất bại. Mặt khác, kinh doanh trong nền kinh tế thị trường là vô cùng phức tạp. Song kinh doanh xuất nhập khẩu còn phức tạp hơn nhiều vì hoạt động này đã vượt ra khỏi biên giới một quốc gia. Chính vì thế mà đòi hỏi người làm công tác xuất khẩu không những vững vàng về nghiệp vụ chuyên môn mà còn cần phải năng động và nhạy bén để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất khẩu. Thấy được tầm quan trọng của hợp đồng xuất khẩu trong hoạt động mua bán ngoại thương, sau thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế – Coalimex, em đã khai thác sâu vấn đề này. Qua phân tích thực trạng việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu than, những ưu điểm cũng như tồn tại và nguyên nhân của nó trong việc thực hiện những hợp đồng này, em đã nêu lên một số giải pháp để khắc phục và nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu than trong những năm tới tại Công ty Coalimex. Hoàn thành được đề tài này, em vô cùng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo - thạc sỹ Nguyễn Hải Đạt, giảng viên khoa Thương Mại- trường đại học Kinh tế quốc dân; sự giúp đỡ của cán bộ phòng Xuất nhập khẩu 4 và toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty Coalimex. ._.