Cải tiến hoạt động phân tích công việc tại Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy

̣ng sản xuất kinh doanh của công ty 25 Bảng 2.2 Qui mô cơ cấu lao động của Tổng công ty 26 Bảng 2.3 Quĩ lương thu nhập của lao động 27 Bảng 3.1 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL…………………………………………………………………….56 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.2: Tiến trình thực hiện phân tích công việc 13 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính 29 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel 31 Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc kiến nghị 41 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, nguồn lực con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế. Con người được xem là một nguồn lực quý báu, một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, ban giám đốc đề ra chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng nhân viên của công ty không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công. Vì thế mà công tác quản trị nhân lực (QTNL) đã thực sự là vấn đề mà các doanh nghiệp đều rất quan tâm. Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Hoạt động đầu tiên của QTNL đó chính là PTCV; có thể nói rằng đây chính là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanh nghiệp, bởi PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạt động QTNL; hay nói cách khác nó chính là cơ sở cho mọi vấn đề của QTNL. Một doanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy (Vinamrel) tôi nhận thấy công tác QTNL chưa thực sự được phát huy hết vai trò của mình do hoạt động PTCV chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức, cho nên nó đã bộ lộ những tồn tại và hạn chế làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của QTNL cũng như đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Được sự giúp đỡ của công ty và giảng viên hướng dẫn cùng với sự hiểu biết của mình về PTCV em đã lựa chọn đề tài “Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy” làm chuyên đề tốt nghiệp nhằm luận giải vai trò, sự cần thiết của PTCV trong doanh nghiệp. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Đề tài nghiên cứu về Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy trong giai đoạn 2007 – 2009. Phạm vi: Do thời gian và năng lực có hạn nên chuyên đề chỉ nghiên cứu tình hình PTCV của cán bộ quản lý làm việc tại văn phòng Công ty và xây dựng thí điểm hai chức danh công việc trong phòng Tổ chức – Hành chính. Mục đích nghiên cứu Đề tài xác định l‎ý luận phân tích công việc để làm cơ sở nghiên cứu, từ đó phân tích thực trạng PTCV tại Vinamrel rút ra được ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó của hoạt động PTCV tại công ty từ đó đưa ra những giải pháp nhằm cải tiến hoạt động PTCV tại vinamrel. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp chủ yếu được sử dụng trong nghiên cứu là phương pháp tra cứu tài liệu, quan sát, thống kê số liệu từ công ty, điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn, phân tích - tổng hợp. Kết cấu của đề tài Ngoài lời mở đầu, lời kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục viết tắt và danh mục bảng biểu thì đề tài gồm 3 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luần về phân tích công việc Chương 2: Đánh giá thực trạng Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Khái niệm, mục đích Phân tích công việc Một số khái niệm Nhiệm vụ: “Biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện”. Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.46 Vị trí (Vị trí làm việc): “Biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động”. Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.46 Công việc: “Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động”. Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.46 “ Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc đó”. Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.50 Mục đích của Phân tích công việc Mục đích chủ yếu của PTCV là cung cấp thông tin về yêu cầu, đặc điểm công việc cho các hoạt động quản lý khác. Một người quản lý hiểu được những yêu cầu này là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người vào đúng vị trí làm việc của công ty vào thời điểm hiện tại và trong tương lai dài hạn. Mục đích của PTCV là để trả lời các câu hỏi sau đây: Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ, công việc và trách nhiệm gì? Khi nào công việc được hoàn tất? Công việc được thực hiện ở đâu? Nhân viên làm công việc đó như thế nào? Tại sao phải thực hiện công việc đó? Để thực hiện công việc đó cần có những tiêu chuẩn trình độ nào cho nhân viên? Những máy móc, thiết bị,công cụ nào được sử dụng? Những mối quan hệ nào được thực hiện? Như vậy PTCV có ý nghĩa quan trọng, nó cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác cũng như các kỹ năng cần thiết và điều kiện làm việc. Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân tích và ghi chép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế, chứ không phải mơ hồ là công việc đó như thế nào. Ta thấy rằng PTCV mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhưng cũng tiêu tốn của doanhnghiệp những khoản chi phí nhất định (gồm những chi phí về tài chính, nhân lực, thời gian). Do đó khi doanh nghiệp tiến hành PTCV cần cân nhắc thật kỹ lưỡng giữa chi phí của chương trình PTCV và lợi ích mà chương trình này sẽ mang lại. Vậy khi nào doanh nghiệp cần tiến hành PTCv? Sau đây là một số trường hợp thực tế doanh nghiệp thường tiến hành PTCV: Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp mới được thành lập khi đó hình thành cơ cấu tổ chức, ta cần tiến hành PTCV từng công việc của từng vị trí trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của các công việc đó để tiến hành mọi hoạt động khác của tổ chức. Trường hợp thứ hai: Khi doanh nghiệp có các công việc mới, ta tiến hành PTCV làm rõ bản chất của công việc đó – đây có thể coi là cơ sở quan trọng để tuyển dụng đúng người cho công việc mới đó. Trường hợp thứ ba: Công việc trong doanh nghiệp bị thay đổi do thay đổi chiến lược sản xuất kinh doanh, doanhnghiệp tiến hành rà soát lại tất cả công việc hoặc do ảnh hưởng của nền khoa học kỹ thuật. Vì vậy cần tiến hành lại PTCV đó cho phù hợp với tình hình thực tế để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác PTCV là công cụ cơ bản nhất của Quản trị nhân lực, vì vậy nó có tác động qua lại chặt chẽ với tất cả các hoạt động nhân sự khác. Đối với hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức. Mục đích của hoạt động này chính là đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lao động cho từng vị trí công việc của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực phải xác định rõ: những loại công việc gì sẽ được thực hiện trong tổ chức; những chỗ trống trong tổ chức cần được thay thế và bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động, đề bạt, về hưu và những công việc mới phát sinh. Nguồn lực sẽ được thu hút từ đâu? Khả năng đào tạo và phát triển người lao động hiện có trong tổ chức để hoàn thành công việc như thế nào? Nhân lực tuyển mới ra sao? …khi đó tiến hành PTCV sẽ là có sở để xác định ra các yếu tố trên. Đối với hoạt động tuyển dụng Có thể nói PTCV chính là hoạt động tiên quyết góp phần vào thành công của tuyển dụng. Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc là mục đích cao nhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn. Để đạt được mục đích đó thì các thông tin về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng; các yêu cầu với người thực hiện công việc phải sát với thực tế phù hợp với tính chất công việc. Muốn như vậy thì hoạt động PTCV của doanh nghiệp cần đượcquan tâm sâu sắc và tiến hành một cách tốt nhất. Bản mô tả công việc sẽ đưa các thông tin đầu vào cho cán bộ tuyển dụng đăng quảng cáo về các vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển nhân viên; bản yêu cầu với người thực hiện công việc là căn cứ để chọn ra ứng viên, và cũng là căn cứ để ứng viên quyết định xem có nên gửi hồ sơ sự tuyển cho nhà tuyển dụng hay không. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp ứng viên định hình kết quả mà nhà tuyển dụng mong đợi ở họ, đây cũng là cơ sở để đánh giá nhân viên mới trong thời gian thử việc. Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm mục đích sử dụng tối đa nguồn lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nâng cao khả năng đáp ứng những công việc phức tạp hơn, đáp ứng những nhu cầu thăng tiến của nhân viên… Do đó khi xây dựng và tiến hành chương trình đào tạo và phát triển cần phải xác định rõ rằng sau khi kết thúc chường trình người lao động có đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ, trách nhiệm… ghi trong bản mô tả công việc. Nội dung của chương trình đào tạo và phát triển phải là những kĩ năng, kiến thức ghi trong bản yêu cầu của công việc với người thực hiện. Kết quả của chương trình đào tạo và phát triển cũng phải đảm bảo là người lao động đạt được các tiêu chuẩn ghi trong bản tiêu chuẩn THCV. Tóm lại, PTCV là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo, hình thức đào tạo, nội dung của chương trình đào tạo cũng như đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo mang lại. Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Mục tiêu của ĐGTHCV là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật. Một hệ thống đánh giá thường 3 bộ phận là: các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức có trong tiêu chuẩn, thông tin phản hồi đến người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực. Như vậy hai trong ba bộ phận của hệ thống đánh giá liên quan trực tiếp tới PTCV. Phần lớn các tiêu chuẩn THCV của hệ thống đánh giá đều lấy trong bản tiêu chuẩn THCV – một trong ba văn bản kết quả của PTCV, đồng thời các tiêu chuẩn này trở thành các mốc chuẩn làm cơ sở đo lường sự THCV thực tế của người lao động. Vậy bản tiêu chuẩn THCV quyết định hiệu quả của hệ thống đánh giá. Tóm lại, PTCV là một trong những cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá THCV. Đánh giá THCV đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm ghi trong bản mô tả công việc. Cơ sở để đo lường các nhiệm vụ, trách nhiệm đó được cụ thể hóa trong bản tiêu chuẩn THCV. Đối với thù lao lao động Thù lao lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc của người lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Vì vậy chính sách thù lao của tổ chức phải đáp ứng được các mục tiêu: hợp pháp, kích thích, thỏa đáng, công bằng, bảo đảm và hiệu suất nhằm thu hút và gìn giữ những người lao động giỏi, nâng cao sự hài lòng của người lao động khi thực hiện công việc. Để đạt được mục tiêu trên, hệ thống thù lao phải xây dựng dựa trên kết quả đánh giá công việc và kết quả đánh giá THCV. Ta thấy rằng PTCV là một trong những cơ sở quan trọng để xây dựng hệ thống đánh giá THCV cũng như kết quả đánh giá THCV. Các nhiệm vụ, trách nhiệm có trong bản mô tả công việc là căn cứ để đánh giá giá trị công việc, xây dựng mức lương, hay bản tiêu chuẩn THCV là căn cứ để đánh giá THCV. Tóm lại, cả hai cơ sở quan trọng của hệ thống thù lao (đánh giá giá trị công việc và đánh giá THCV) đều chịu sự tác động của PTCV, điều đó chứng minh rằng cơ sở sâu xa nhất để xây dựng một hệ thống thù lao hiệu quả là PTCV. Đối với hoạt động thiết kế lại công việc Mục tiêu của thiết kế lại công việc chính là đổi mới nội dung công việc cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng như của thị trường. Do đó, PTCV đóng vai trò chính trong các chương trình thiết kế lại công việc đối với những công việc cần phải thay đổi. Gần như là ta tiến hành phân tích lại công việc đó trên cơ sở lần phân tích trước đó sao cho phù hợp. Đối với quan hệ lao động và an toàn lao động Quan hệ lao động là toàn bộ những quan hệ có liên quan đến quyền, nghĩa vụ, quyền lợi giữa các bên tham gia quá trình lao động. Bản tiêu chuẩn THCV là cơ sở quan trọng để xác định người lao động có hoàn thành đúng công việc theo những quy trình công nghệ… hay nói cách khác là có hoàn thành trách nhiệm của mình không từ đó quyết định khen thưởng hay kỷ luật. An toàn lao động: mục tiêu của an toàn lao động là cung cấp môi trường làm việc an toàn và sức khỏe cho người lao động; tiếp cận từng bước để ngăn ngừa tai nạn lao động, các yếu tố độc hại và bệnh nghề nghiệp; tiến hành đào tạo cho người lao động về an toàn sức khỏe, trang bị những phương tiện kỹ thuật đảm bảo an toàn và sức khỏe. Để đạt được mục tiêu trên thì ngay từ đầu, trong bản mô tả công việc cần ghi rõ về điều kiện làm việc. Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm cung cấp các thiết bị máy móc làm việc cho người lao động. Các văn bản kết quả của PTCV là cơ sở pháp lý bảo vệ người lao động hoặc người sử dụng lao động khi có tranh chấp xảy ra, đồng thời giúp giảm tị nạnh và bất bình xảy ra ở doanh nghiệp. Các nhân tố tác động và các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc Các nhân tố tác động đến Phân tích công việc Có thể nói rằng chương trình PTCV có thể thành công hay không phụ thuộc rất lớn và quan điểm nhận thức, trình độ năng lực, thái độ hành vi của các bên liên quan: lãnh đạo, người quản lý trực tiếp, cán bộ nhân sự, người thực hiện công việc. Quan điểm của lãnh đạo: tác động rất lớn đến hoạt động PTCV, bởi tất cả các hoạt động quản lý nói chung cũng như các hoạt động QLNL nói riêng đều chị chi phối của triết lý quản lý của lãnh đạo cấp cao. Triết lý quản lý được coi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy PTCV cũng bị chi phối bởi triết lý quản lý của lãnh đạo. Trên thực tế, nếu người lãnh đạo nào hiểu rõ tầm quan trọng của PTCV và quan tâm đúng mức tới chương trình PTCV thì chắc chắn PTCV sẽ được tiến hành một cách thống nhất bài bản và mang lại hiệu quả cao. Người quản lý trực tiếp: Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thời cũng là một kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người THCV cung cấp. Họ cũng chính là những người áp dụng các văn bản kết quả PTCV váo trong công tác quản lý của mình. Trên thực tế, có nhiều cán bộ quản lý trực tiếp cho rằng PTCV là công việc mất thời gian vì công việc luôn thay đổi có khi phân tích xong công việc này thì công việc đó đã thay đổi khác. Cán bộ nhân sự cần giải thích rõ mục đích của PTCV cho cán bộ quản lý trực tiếp, đồng thời tư vấn cho họ cách viết và cách áp dụng các văn bản kết quả của PTCV. Cán bộ nhân sự: Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thành công nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV. Bởi cán bộ nhân sự là người lập ra kế hoạch PTCV, xây dựng chương trình PTCV; đồng thời kết hợp cùng với các phòng /ban chuyên môn trong doanh nghiệp cụ thể hóa phổ biến nội dung của văn bản kết quả PTCV, đưa các văn bản này vào sử dụng và theo dõi kiểm tra nó. Người thực hiện công việc: Là người trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của họ đang làm để xây dựng các văn bản của PTCV. Trên thực tế, có nhiều người e ngại rằng PTCV có thể nhằm mục đích là đánh giá xem người lao động có thể thực hiện được công việc đó hay không? Người lao động đã sử dụng hết thời gian lao động chưa? Thái độ làm việc của họ?... từ đó có thể ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc và vấn đề lương thưởng của họ. Vì vậy trong một số trường hợp họ có thái độ bất hợp pháp với cán bộ phân tích, thái độ bất hợp pháp này thể hiện ở việc cung cấp sai thông tin về công việc (họ thường có tâm lý thổi phồng cho rằng công việc của mình có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp). Vì vậy, để giảm tránh được sự ảnh hưởng của các yếu tố này thì trước khi tiến hành phân tích cán bộ phân tích cần giải thích rõ mục đích, ý nghĩa của chương trình PTCV với toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp mình. Các phương pháp thu thập thông tin Phân tích công việc Có nhiều phương pháp thu thập thông tin PTCV như quan sát, nhật ký công việc, ghi chép các sự kiện quan trọng, phỏng vấn, bảng hỏi hay hội thảo chuyên gia, một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp hoặc dữ kiện mà Bộ Lao Động quy định … Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào bản chất công việc, từng loại thông tin thu thập, và tùy theo từng doanh nghiệp. Sau đây, tác giả xin trình bày cụ thể ba phương pháp ba phương pháp đã sử dụng nghiên cứu tại cơ sở thực tập. Phương pháp quan sát Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ chuyên môn quan sát ngày (ca) làm việc của một người hay một nhóm người và ghi lại đầy đủ các hoạt động mà người lao động đã thực hiện,các nhiệm vụ, trách nhiệm được thực hiện. Phương pháp này rất hiệu quả với công việc hữu hình có thể quan sát được các thao tác làm việc như các công việc thuộc bộ phận sản xuất… nó giúp người nghiên cứu ghi được thông tin phong phú và thực tế về công việc. Tuy nhiên phương pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác bởi khi biết mình đang được quan sát người lao động có thể làm việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường. Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng: Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc. Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh. (Lưu ý, chu kỳ của công việc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc) Nói chuyện trực tiếp với người lao động để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát. Phương pháp phỏng vấn Đây là phương pháp thu thập thông tin thông qua cuộc đối thoại trực tiếp giữa người phỏng vấn và đối tượng được phỏng vấn về vấn đề đang cần thu thập thông tin. Có thể phỏng vấn trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện công việc đó. Phương pháp này sử dụng rất hữu hiệu với các công việc khó quan sát như quản lý…phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong PTCV mà các phương pháp khác khó có thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc. Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn PTCV là người được phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn. Nhân viên thường muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình. Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng cá nhân người lao động. Để nâng cao chất lượng của phỏng vấn PTCV nên chú ý: Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng câu hỏi cần thiết. Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc tốt nhất. Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn và giải thích cho họ rõ ràng về mục đích của phỏng vấn Đặt ra những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người được phỏng vấn dễ trả lời. Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người được phỏng vấn. Phương pháp bản câu hỏi Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin PTCV. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị tưc trước và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc. Bản câu hỏi là phương pháp PTCV được sử dụng rộng rãi ngày nay. Ưu điểm của phương pháp này là các thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi, do đó thích hợp với việc xử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượng lớn các thông tin. Việc thu thập thông tin có thể dễ dàng hơn các phương pháp khác và tốn ít thời gian. Tuy nhiên việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian. Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi. Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin qua bản câu hỏi cần lưu ý các vấn đề cơ bản sau: Cấu trúc của các câu hỏi: Ngoài các câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản cần có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêm tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn. Cách thức đặt câu hỏi: Các câu hỏi cần thiết kế sao cho đơn giản, dễ trả lời và cỏ thể trả lời ngắn gọn. Nơi thực hiện: Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc. Những bản câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chính xác. PTCV có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, do đó việc trả lời câu hỏi trong giờ làm việc cũng được chấp nhận. Tiến trình thực hiện phân tích công việc 1.4.1 Thông tin để thực hiện phân tích công việc Để có thể xây dựng được bản mô tả công việc, bản yêu cầu với người THCV, bản tiêu chuẩn THCV được chính xác, cần thu thập được các loại thông tin về công việc sau đây trong PTCV: Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm các hoạt động, các mối quan hệ trong công việc. Đây là công việc đầu tiên mà chúng ta cần tiến hành thu thập bởi suy cho cùng mục đích cao nhất của PTCV là làm rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc và các mối quan hệ trong công việc đó. Những thông tin này là đầu vào cho thấy vai trò, tầm quan trọng của những công việc mà chúng ta đang phân tích. Yêu cầu với loại thông tin này phải thật đầy đủ và chính xác. Thông tin về điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro cần tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc vv… Thông tin về những phẩm chất mà người nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng THCV, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc, vv… Thông tin về máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tín năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc. Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc. Các thông tin trên cần đảm bảo độ chính xác và trung thực cao, vì đây là nguồn thông tin đầu vào quan trọng nhất quyết định đến kết quả của chương trình PTCV. Một vấn đề đặt ra là ai là người cung cấp các thông tin trên? Đó là những người đảm nhận công việc đang được phân tích, bởi trong thực tế không ai hiểu rõ về công việc hơn bản thân những người đang thực hiện công việc đó. Khi lựa chọn người THCV ta nên lựa chọn những người thực hiện công việc ở mức trung bình tiên tiến, không nên lựa chọn người ở mức quá thấp hoặc quá cao bởi mục đích của PTCV là làm rõ bản chất công việc cũng như xác định các yêu cầu tối thiểu về kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc. Nguồn thứ hai cung cấp thông tin cho PTCV đó là cán bộ quản lý trực tiếp. Trong thực tế cán bộ quản lý trực tiếp không thể hiểu rõ từng chi tiết của công việc nhưng họ sẽ co ta biết những thông tin như công việc đang thực hiện phù hợp thế nào với mục tiêu của doanh nghiệp, với chức năng, với nhiệm vụ của phòng/ban chuyên môn đang làm. Đồng thời đây cũng là nguồn thẩm định lại độ tin cậy của thông tin thu thập được từ người thực hiện công việc. Đối với những công việc mới có thể thu thập thông tin qua cán bộ quản lý trực tiếp các công việc tương tự, cán bộ quản lý những công việc mới hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo những thông tin thu thập được vừa đầy đủ vừa chính xác và trung thực. 1.4.2 Tiến trình thực hiện phân tích công việc Thành phần tham gia vào PTCV tối thiểu phải có cán bộ phân tích, người thực hiện công việc cần phân tích, quản lý trực tiếp hay trưởng phòng. Trong các tổ chức lớn, thường có một hay nhiều nhà phân tích, nhưng đối với cơ quan nhỏ thì cấp quản đốc thường đảm nhiệm việc phân tích này. Các công ty thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tư vấn ở bên ngoài. Trước khi thực hiện PTCV, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ sơ đồ cơ cấu tổ chức, thông tin về công việc cần phân tích. Trước khi bắt đầu, các quản đốc hay trưởng phòng nên giới thiệu chuyên viên phân tích với công nhân, và giải thích lý do của PTCV; để tạo một mối tin tưởng hỗ trợ tương tác với công nhân.Thất bại trong việc này dễ làm trì trệ công việc. Tiến trình thực hiện P._.TCV thường được tiến hành theo 6 bước sau đây: Sơ đồ 1.2: Tiến trình thực hiện phân tích công việc Xác định chức danh,mục đích của các công việc cần phân tích Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Tiến hành thu thập thông tin Kiểm tra lại thông tin với các thành viên Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ Bước 1: Xác định chức danh, mục đích của các công việc cần phân tích Chúng ta nên đưa ra danh mục các công việc cần phân tích, điều này tránh gây ra lãng phí khi doanh nghiệp có những công việc giống nhau hoặc các công việc tương tự nhau. Cần xác định mục đích PTCV vì đây chính là kim chỉ nam xuyên suốt quá trình PTCV – quyết định đến thông tin về công việc cần phân tích, phương pháp thu thập thông tin. Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Cần lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp với mục đích PTCV, bản chất công việc, đặc điểm người thực hiện công việc, quỹ thời gian… có thể sử dụng một phương pháp hoặc kết hợp các phương pháp khác nhau đã trình bày ở mục 1.3.2 Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Ở bước này nhà phân tích cần xem xét lại các thông tin như sơ đồ tổ chức, các văn bản về chức năng của các phòng ban, các văn bản PTCV cũ nếu có. Sơ đồ tổ chức sẽ cho ta biết công việc này có liên hệ với công việc khác như thế nào, chức vụ và quyền hạn. Các văn bản PTCV hiện thời sẽ cho ta thông tin về công việc đó từ đó xây dựng được các văn bản PTCV hoàn chỉnh hơn. Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên Kiểm tra lại tính chính xác của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp đương sự. Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV. Đồng thời điều này giúp đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện. Bước 5: Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của phân tích công việc Sau khi đã kiểm tra độ chính xác của thông tin ta tiến hành tập hợp lại các thông tin theo logic để dễ dàng xử lý và tiến hành viết các văn bản kết quả của PTCV bao gồm ba bản : bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn THCV. Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV , đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ Trên cơ sở bản thảo đã viết ở trên, đưa lại cho người lao động thực hiện công việc đã phân tích đó và người quản lý trực tiếp để thảo luận đi đến thống nhất. Sau khi đã được các bên xem xét và thống nhất ta tiến hành viết bản chính trình ban giám đốc xét và ký duyệt để đảm bảo tính hiệu lực của văn bản trong toàn doanh nghiệp. Phòng/ban phụ trách nhân sự kết hợp với phòng/ban chuyên môn phổ biến nội dung của các văn bản kết quả này và cuối cùng là đi vào sử dụng các văn bản đó trong các hoạt động quản lý khác. Càn tiến hành kiểm tra xem xét định kỳ, bởi mọi thứ đều có thể thay đổi; nếu ta không kiểm tra định kỳ và cập nhập những thông tin mới thì công việc sẽ trở nên lạc hậu không đáp ứng được tình hình thực tế, dẫn đến những quyết định sai lầm ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Các văn bản kết quả của phân tích công việc Bản mô tả công việc Khái niệm: “Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể”. Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.51 Bản mô tả công việc sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và đạt hiệu quả cao trong công việc bởi khi đó người THCV sẽ biết rõ họ phải làm những nhiệm vụ gì, trách nhiệm gì, báo cáo cho ai, thực hiện ở đau và thực hiện như thế nào. Đồng thời, bản mô tả công việc cũng tránh được hiện tượng chồng chéo công việc… do đó tất cả các vị trí công việc trong doanh nghiệp đều cần có bản mô tả công việc. Do đặc thù về quy mô, trình độ cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các bản mô tả công việc thường có các nội dung chủ yếu sau đây: Phần thứ nhất (nhận diện công việc): gồm có tên công việc, mã số của công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình THCV. Phần thứ hai (tóm tắt công việc): mô tả tóm tắt các chức năng và nhiệm vụ thuộc về công việc. Yêu cầu mô tả một cách ngắn gọn và phân biệt được công việc này với công việc khác Phần thứ ba (chức năng, trách nhiệm trong công việc): nên liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó. Phần thứ tư (các mối quan hệ trong thực hiện công việc): ghi rõ các mối quan hệ của người THCV với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp. Phần thứ sáu (quyền hạn của ngời THCV): nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự và quyền được ra quyết định liên quan tới sự THCV của mình. Phần thứ bẩy ( Điều kiện làm việc): bao gồm các điều kiện về máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc ( làm ca, thêm giờ, hay làm giờ hành chính); các điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, mức độ ô nhiễm, các phương tiện đi lại để phục vụ cho công việc và các điều kiện khác liên quan … Bên cạnh đáp ứng yêu cầu về mặt nội dung, bản mô tả công việc còn phải đáp ứng về mặt hình thức như: ngôn ngữ trong bản mô tả công việc phải ngắn gọn, dễ hiểu, không nên mô tả chung chung nên sử dụng các động từ hành động có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nhiệm vụ chính. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện Khái niệm: “Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác”. Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.52 Một số yêu cầu thường được viết trong bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là: Trình độ học vấn Trình độ chuyên môn Các yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và tin học Các kỹ năng Kinh nghiệm Phẩm chất cá nhân Hành vi ứng xử và quan hệ giao tiếp Tuổi tác, thể lực, khả năng thích ứng với điều kiện làm việc Trên thực tế người ta có thể viết bản yêu cầu công việc với người thực hiện thành một văn bản riêng hay viết chung với bản mô tả công việc hoặc bản tiêu chuẩn THCV. Tuy nhiên, dù viết riêng hay viết chung cũng cần đảm bảo các yêu cầu ở mức độ thiết yếu với công việc. Không nên có các yêu cầu quá cao hay quá thấp làm ảnh hưởng tới các hoạt động nhân sự khác như đề bạt, thù lao lao động, tuyển dụng hay đánh giá thực hiện công việc… Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Khái niệm: “Bản tiêu chuẩn THCV là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc” Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân .(2005). Giáo trình quản trị nhân lực. Hà Nội. NXB Lao động- xã hội, tr.53 Bản tiêu chuẩn THCV thực chất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người THCV, đây là những kết quả, mong muốn đạt được nếu người THCV hoàn thành tốt công việc của mình. Thông thường kết quả công việc được đánh giá trên các khía cạnh: chất lượng, số lượng, hoặc năng suất lao động và thời gian hoàn thành công việc. Do đặc điểm về cơ cấu tổ chức và mục đích PTCV ở mỗi doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn THCV có thể được thể hiện ở dưới dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng bản tiêu chuẩn THCV một cách hệ thống cho từng công việc, nhưng có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới. Để có được các tiêu chuẩn THCV hợp lý thì bản tiêu chuẩn THCV nên được xây dựng theo trình tự sau: Trước tiên ta xác định những nhiệm vụ chính của công việc có thể đo lường được, không nhất thiết phải xây dựng tiêu chuẩn cho tất cả các nhiệm vụ một công việc, bởi trên thực tế một nhiệm vụ có thể đáp ứng được một nhiệm nhóm các tiêu chuẩn và cũng có thể một nhóm nhiệm vụ chỉ đáp ứng một tiêu chuẩn. Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ chính có thể đo lường được hoặc các nhiệm vụ có thể lượng hóa được ta tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn cho các nhiệm vụ đó ( tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, thời gian, năng suất…) Những tiêu chuẩn không thể đo lượng hay lượng hóa bằng thước đo cụ thể ta có thể để ở dạng định tính nhưng gắn chúng với mục tiêu của doanh nghiệp hay quy trình công nghệ phải thực hiện. Cuối cùng, ta tiến hành thẩm định lại với các bên liên quan: những người THCV và những người quản lý trực tiếp để xem xét các tiêu chuẩn này có thực hiện được không? Kết quả quan trọng nhất cần đạt được là gì? Có yếu tố nào tác động đến việc hoàn thành công việc của họ? Sự cần thiết phải cải tiến hoạt động phân tích công việc trong doanh nghiệp Trong bất kỳ một tổ chức nào, người lãnh đạo cũng đều cần nhận thức được vai trò của phân tích công việc. Mục tiêu của doanh nghiệp là nhằm sử dụng tối đa NNL để hạn chế những lãng phí, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong khi đó, PTCV giúp cho doanh nghiệp tránh được sự chồng chéo trong công việc, tiết kiệm được các lãng phí không cần thiết đảm bảo sự vận hành liên hoàn của các hoạt động quản lý khác, vì thế nó là yếu tố quan trọng đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của tổ chức. Do đó, tiến hành hoạt động PTCV là một điều tất yếu cho mọi tổ chức, doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, hoạt động PTCV sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được những hiệu quả sau: Với mỗi công việc, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm được miêu tả rõ ràng, các yêu cầu cần thiết được cụ thể hóa, các tiêu chuẩn THCV đều được thảo luận và đi đến thống nhất thì việc thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng và bảo toàn một lực lượng lao động phù hợp với tổ chức sẽ dễ dàng thực hiện. Như vậy mục đích cao nhất của QTNL đã đạt được. Phân tích công việc sẽ đảm bảo thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng tiến cho nhân viên. Có thể đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên của mình tốt hơn. Từ đó loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn THCV. Hoàn thiện chương trình PTCV sẽ tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn bởi sự công bằng không có những tị nạnh hay tranh chấp xảy ra. Điều này là một tài sản vô hình giúp tổ chức thu hút và gìn giữ nhân tài. Đây cũng là nhân tố quan trọng tạo kích thích lao động nhiều hơn, giúp họ gắn bó hơn với nơi làm việc, nỗ lực cống hiến cho doanh nghiệp. Mặt khác các văn bản kết quả PTCV còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ người lao động, bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra. Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhà quản lý có cơ sở làm kế hoạch và phân chia công việc theo thời biểu công tác. Không những vậy, PTCV là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực và xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng với tuyển mộ, tuyển chọn. Nó là cơ sở để cung cấp thông tin cho các ứng viên và là thước đo sàng lọc nhân viên mới trong thời gian thử việc. Tóm lại, PTCV là một hoạt động cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp không kể quy mô. Vì những lợi ích thiết thực mà PTCV mang lại nên công tác này cần được quan tâm nhiều hơn và lấy nó làm trọng tâm là cơ sở để nâng cao hoạt động QTNL cũng như các hoạt động quản lý khác để giúp cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh và đứng vững được trên thị trường Trong thời gian thực tập tại Vinamrel, tôi nhận thấy hoạt động PTCV chưa được quan tâm đúng mức và vẫn còn một số thiếu sót trong chương trình PTCV. Vì thế đối với Vinamrel hoạt động PTCV càng cần thiết phải cải tiến để hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với thực tế công việc để có thể đi đến mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp mình. CHƯƠNG II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ – ĐIỆN – ĐIỆN TỬ TÀU THỦY 2.1 Tổng quan về công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Công ty cơ khí điện-điện tử tàu thủy là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ giao thông vận tải. Là thành viên của VINASHIN-tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Với hơn 15 năm xây dựng và phát triển công ty đã tham gia vào nhiều dự án, công trình về cơ khí, điện và điện tử đáp ứng các yêu cầu cho sự phát triển của ngành công nghiệp đóng tàu và nhiều ngành khác. Dưới đây là một số thông tin chính của Công ty: Tên giao dịch tiếng việt: Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy Tên giao dịch tiếng anh: Marine machinery, electric & electronic company Tên viết tắt: Vinamarel Địa chỉ: Tổ 6 Phường Láng Thượng – Quận Đống Đa – Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại: +84-4-7754507 Fax: +84-4-7754507 E.mail: vinamarel@hn.vnn.vn; vinamarelhp@hn.vnn.vn Website: : www.vinamarel.com.vn Loại hình kinh doanh: thương mại, sản xuất và dịch vụ Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thuỷ được thành lập theo quyết định số: 1047QĐ/TCCB-LĐ ngày 27 tháng 5 năm 1993 của Bộ Giao thông vận tải, quyết định đổi tên “ Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thủy” thành “Công ty Thiết bị điện tử GTVT” số: 2387QĐ/TCCB-LĐ ngày 01 tháng 12 năm 1993 của Bộ GTVT và quyết định đổi tên “Công ty Thiết bị điện tử GTVT” thành “Công ty Cơ khí Điện - Điện tử tàu thuỷ” số: 446QĐ/ TCCB- LĐ ngày 01 tháng 8 năm 2002 của Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt nam. Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh doanh nghiệp Nhà nước số: 109541 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. Cơ cấu pháp lý: Công ty là Doanh nghiêp nhà nước hạch toán độc lập do Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam làm chủ sở hữu. Định hướng thị trường: Ngành Công nghiệp tàu thủy. Ngành Điện lực, viễn thông Nhà máy Công nghiệp. Ngành công nghiệp và dân dụng Hệ thống hỗ trợ: Dịch vụ khách hàng. Xúc tiến kinh doanh LĨNH VỰC KINH DOANH Ngành nghề sản xuất kinh doanh: Kinh doanh thiết bị thông tin, điện tử, nghi khí hàng hải; Sửa chữa, phục hồi, lắp ráp sản phẩm điện tử, điện lạnh công nghiệp và dân dụng; Lắp ráp, sửa chữa, phục hồi lắp đặt thiết bị thông tin, nghi khí hàng hải; Kinh doanh và lắp đặt các thiết bị: phòng chống cháy nổ, an toàn, cơ điện công trình, các thiết bị công nghệ khác trên phương tiện giao thông vận tải và các công trình xây dựng; Kinh doanh và lắp đặt hệ thống thông tin, điện, điện tử trong các công trình xây dựng; Khảo sát thiết kế, lắp đặt các hệ thống tự động phòng chống cháy nổ, thông tin viễn thông và cơ điện lạnh; Xây dựng công trình công nghiệp và dân dụng; Tư vấn, thiết kế, chế tạo, lắp đặt, sửa chữa, hoán cải các hệ thống, máy móc, thiết bị cơ khí, thủy lực, điện, điều khiển và tự động hóa, thông tin đo lường, an toàn, điện lạnh, vô tuyến điện, nghi khí hàng hải cho tàu thủy và các phương tiện nổi; Cung cấp các thiết bị điện cao và hạ thế; Xây lắp các đường dây và trạm hệ thống điện lực đến 110KV; Tư vấn kỹ thuật, chế tạo cung cấp các loại tời, vận thăng, thang máy.... SẢN PHẨM Thiết bị điện cho tàu thủy Bảng điện chính Bảng điện sự cố Bảng điện động lực Bảng điện chiếu sáng AC/DC Bảng điện buồng lái AC/DC Bảng điện sinh hoạt Bảng điện nhà bếp Hộp điện bờ Hộp khởi động Panel nút ấn khởi động/dừng động cơ Tủ chỉnh lưu - nạp ắc quy Hộp đựng ắc quy Bàn điều khiển buồng máy Đèn hàng hải: mũi, đuôi, mạn Đèn trần huỳnh quang Đèn treo/pha/chiếu/cầm tay Ổ cắm / công tắc Cáp điện/điều khiển/thông tin Cáp điện Cáp điều khiển Cáp thông tin Thiết bị vô tuyến điện Trạm liên lạc di động qua vệ tinh Hệ thống cảnh báo anh ninh tàu biển Hệ thống vô tuyến GMDSS Máy vô tuyến điện VHF/DSC Máy thu trực canh Máy vô tuyến điện cầm tay Máy thu bản tin thông tin an toàn hàng hải - NAVTEX Receivers Máy tìm kiếm và cấp cứu bằng phản sóng Radar - SART Máy chỉ dẫn vị trí cấp cứu bằng vô tuyến - EPIRB Máy thu bản Fax về thời tiết qua vệ tinh Máy thu bản Fax về thời tiết Thiết bị nghi khí hàng hải Radar, Radar ARPA Máy thu GPS/DGPS Máy đo sâu Máy đo tốc độ Máy đo gió La bàn từ/điện Máy lái tàu tự động - Autopilot Hệ thống định dạng tự động -AIS Máy thu ghi dữ liệu hành trình -VDR Hệ thống thông tin và hiển thị hải đồ điện tử - ECDIS Đồng hồ hàng hải - Marine clock Thiết bị thông tin Hệ thống thông tin nội bộ Hệ thống truyền thanh công cộng và chỉ huy DỊCH VỤ Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Hướng dẫn thủ tục cấp phép tần số vô tuyến điện. Tài liệu hướng dẫn sử dụng. Là Nhà cung cấp dịch vụ “Bảo Dưỡng Bờ thiết bị GMDSS” cho tàu đã được cơ quan Đăng Kiểm Việt Nam (VR) chứng nhận. Một số thành tích đã đạt được: Được cấp chứng chỉ ISO 9001: 2000 03 huy chương vàng của Vietship - Triển lãm quốc tế Công nghiệp đóng tàu - Hàng hải và vận tải Việt Nam năm 2004, 2006 và 2008 02 cúp vàng Techmart Việt Nam của Bộ Khoa học công nghệ năm 2005 và 2007. Và nhiều thành tích khác. 2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty Ngày: 15/12/1993: Thành lập Công ty Tiền thân của doanh nghiệp là Xí nghiệp Nghiên cứu kỹ thuật thông tin GTVT - vốn là DNNN được thành lập theo Quyết định số 1948/QĐ-TCCB ngày 02/12/1992 của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 1994: Đổi tên Công ty Ngày 25/12/1994, Xí nghiệp Nghiên cứu kỹ thuật thông tin GTVT được sắp xếp lại để tổ chức thành Xí nghiệp Thông tin GTVT theo Quyết định số 2998/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 1997: Là thành viên của VINASHIN Ngày 22/07/1997, Xí nghiệp Thông tin GTVT trực thuộc Văn phòng Bộ được chuyển giao sang Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí đóng tàu theo Quyết định số 1314/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 1997 ÷ 2002: Đổi tên Công ty Ngày 29/09/1997, Xí nghiệp Thông tin GTVT được tiếp nhận và đổi tên thành Xí nghiệp Thiết bị điện tử và dịch vụ theo Quyết định số 802/QĐ-TCCB của Tổng giám đốc Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí đóng tàu. Ngày 07/04/1998, Xí nghiệp Thông tin GTVT được đổi tên thành Xí nghiệp thiết bị điện tử tàu thuỷ theo Quyết định số 759/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ GTVT. Ngày 27/05/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được thành lập, thuộc Liên hiệp Xí nghiệp đóng tàu Việt Nam theo Quyết định số 1047/QĐ-TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT. Ngày 14/06/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được đổi tên thành Công ty Thiết bị điện tử GTVT thuộc Liên hiệp Xí nghiệp đóng tàu Việt Nam theo Quyết định số 1157/QĐ-TCCB-LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT. Ngày 01/12/1993, Xí nghiệp Thiết bị điện tử tàu thuỷ được đổi tên thành Công ty Thiết bị điện tử GTVT theo Quyết định số 2387 QĐ/TCCB - LĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT. Năm 2002: Đổi tên thành Công ty VINAMAREL Ngày 01/8/2002, Công ty Thiết bị điện tử GTVT được đổi tên thành Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy (VINAMAREL) theo Quyết định số 446/QĐ-TCCB-LĐ của Hội đồng quản trị Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Việt Nam (nay là Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam - VINASHIN). Năm 2006: Đầu tư xây dựng “Nhà máy chế tạo thiết bị điện tàu thuỷ” tại Lô CN6, Khu Công Nghiệp tàu thủy Lai Vu, Hải Dương. Năm 2007: Là thành viên của Tổng Công ty VINASHIN Bạch Đằng Ngày 20/7/2007, Công ty Cơ khí - Điện - Điện tử tàu thủy là thành viên Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Bạch Đằng theo Quyết định số 2236/QĐ-CNT-TCCB-LĐ của Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam 2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty 2.1.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2006 – 2009 Trong các năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có nhiều biến động lúc tăng lúc giảm. Năm 2006 doanh nghiệp làm ăn có lãi. Đến 2007 hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiếp tục tăng về sản lượng, doanh thu và lợi nhuận; so với năm 2006 giá trị tổng sản lượng và doanh thu cũng như lợi nhuận đều tăng ( giá trị sản lượng tăng 38.83%, doanh thu tăng 19.94%, lợi nhuận sau thuế tăng 1,37%). Tuy nhiên, đến năm 2008 thì tình hình kinh doanh của công ty giảm trầm trọng. Không những giảm so với 2007, mà doanh nghiệp còn bị lỗ, lợi nhuận sau thuế bị âm tới 5 845 000 000 VNĐ; và đến năm 2009 tuy tình hình có khởi sắc hơn một chút nhưng doanh nghiệp vẫn chưa bù lỗ được của năm 2008, lợi nhuận sau thuế vẫn bị âm 2000 000 000 VNĐ. Có thể lý giải rằng do tình hình khủng hoảng kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã kéo dài từ cuối năm 2008 đến 2009 và đến khoảng cuối 2009 mới dần ổn định đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến công ty. Trước tác động của tình hình trên, cùng với đó là thị trường tiêu thụ của công ty đang gặp khó khăn đồng thời có nhiều công tác về quản lý đang còn gặp nhiều vấn đề, bộ máy quản lý còn cồng kềnh và còn tình trạng lãng phí về nhân công cũng như các hoạt động của QTNL chưa thực sự đạt hiệu quả nên đã dẫn tới tình trạng trên. Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị tính: triệu VNĐ TT Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Thực hiện So với 2006 Thực hiện So với 2007 Thực hiện So với 2008 1 Giá trị sản lượng 30 612 42 500 138.83% 39 777 93.59% 25 811.86 130.51% 2 Tổng doanh thu 26 992 32 374 119.94% 31 746 98.06% 23 069.69 72.67% 3 Lợi nhuận trước thuế 3 103.18 5 717.22 184.24% ( 2 165) - (3 670) - 4 Lợi nhuận sau thuế 382.485 387.72 101.37% (5 845) - (2000) - (Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán của công ty Vinamarel năm 2009) 2.1.2.2 Hiệu quả sử dụng lao động của công ty Quy mô, cơ cấu của công ty Lực lượng lao động của công ty giảm dần qua các năm ,năm 2008 công ty có số lao động là 202 người, giảm 3 người so với năm 2007, tương ứng với tốc độ giảm 1.46% . Đến năm 2009 lao động của công ty tiếp tục giảm 67 người còn 135 người tương ứng với tốc độ giảm là 33.17%. Đây là tốc độ giảm tương đối lớn. Theo cơ cấu giới tính thì lao động nữ của công ty qua các năm chiếm 43%, 42%, 37%, đây là một tỷ lệ hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của công ty cơ khí – điện – điện tử. Lao động nam chiếm lớn hơn lao động nữ đáp ứng yêu cầu công việc của công ty đòi hỏi sức khoẻ, kỹ thuật và phải di chuyển nhiều về nơi làm việc. Theo chức năng lao động trực tiếp và gián tiếp của công ty qua năm 2007 và 2008 thì tỷ lệ lao động gián tiếp thấp hơn (năm 2007 tỷ lệ gián tiếp và trực tiếp là 38.05% và 61.95%, năm 2008 tỷ lệ này là: 37.13% và 62.87% ), nhưng đến năm 2009 tỷ lệ lao động trực tiếp lại thấp hơn gián tiếp( tỷ lệ lao động gián tiếp và trực tiếp năm 2009 là: 50.37% và 49.63%), có thể do chế độ của công ty khiến nguồn nhân lực này phải giảm hoặc do chính sách cắt giảm biên chế của công ty. Theo trình độ chuyên môn thì số lượng lao động ở trình độ trên đại học và đại học chiếm tỷ lệ tương đối cao ( Năm 2007: 32.2 %, năm 2008:31.68%, năm 2009: 42.22 %). Tuy nhiên về mặt số lượng thì số lượng lao động này lại giảm qua các năm( năm 2008 giảm 2 người so với 2007, năm 2009 giảm 7 người )Lao động công kỹ thuật cũng chiếm tỷ lệ khá lớn, khoảng 39% trong tổng số lao động. Có thể đánh giá rằng mức độ hài lòng của nhân viên với công việc là không được cao, bởi tỷ lệ nghỉ việc qua các năm có xu hướng ngày càng gia tăng. Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến từng trạng này nhưng nguyên nhân cơ bản vẫn là lương thưởng. Bảng 2.2 Qui mô cơ cấu lao động của Tổng công ty Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Tổng số lao động 205 100 202 100 135 100 Theo giới tính Nữ Nam 43 162 20.97 79.03 42 160 20.79 79.21 37 98 27.41 72.59 Theo chức năng Lao động trực tiếp - Lao động gián tiếp 127 78 61.95 38.05 127 75 62.87 37.13 67 68 49.63 50.37 Theo trình độ chuyên môn Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Công nhân kỹ thuật - Lao động hợp đồng 6 60 22 29 83 5 2.93 29.27 10.73 14.14 40.49 2.44 6 58 21 29 83 5 2.97 28.71 10.4 14.35 41.09 2.48 5 52 12 14 49 3 3.7 38.52 8.89 10.37 36.3 2.22 (Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính năm 2009) Thu nhập của người lao động Bảng 2.3 Quĩ lương thu nhập của lao động STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Quỹ lương trđ 5 712.12 5 616.408 3 377.7 2 Số lao động người 205 202 135 3 TLBQ năm/LĐ trđ/người 27.864 27.804 25.02 4 TLBQ tháng/LĐ trđ/người 2.322 2.317 2.085 5 Năng suất lao động (Tổng sản lượng/tổng số lao động) trđ/năm /người 207.32 196.91 191.2 (Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính. Năm 2009) Doanh thu của công ty giảm mạnh qua các năm, điều này đã khiến cho thu nhập của người lao động cũng bị giảm qua các năm làm ảnh hưởng đến đời sống người lao động. Mức lương bình quân của người lao động 2.241 triệu/tháng/người. Năm 2008 mức thu nhập giảm 0.2% so với năm 2007, năm 2009 giảm tới 10% so với năm 2008. Do tác động của khủng hoảng kinh tế, khiến cho công ty làm ăn không có lãi, cùng với tốc độ tăng trưởng trong cả nước, mặc dù tiền lương cơ bản đã được nhà nước điều chỉnh tăng dần trong khi đó tiền lương bình quân của công ty Vinamarel lại giảm dần. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của người lao động bởi suy cho cùng họ đi làm cũng là để có thu nhập đảm bảo cuộc sống, dẫn đến thái độ làm việc không nhiệt tình và làm ảnh hưởng đến hiệu quả lao động. Cụ thể năng suất lao động giảm dần qua các năm; năm 2008 giảm 5.02% so với năm 2007 (tương ứng là 10.41 trđ/người/năm), năm 2009 giảm 3% so với năm 2008(tương ứng là 5.71 trđ/năm/người). Do đó mà ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. 2.1.3 Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc 2.1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc Như đã phân tích ở trên chương trình PTCV có thể thành công hay không phụ thuộc rất lớn và quan điểm nhận thức, trình độ năng lực, thái độ hành vi của các bên liên quan: lãnh đạo, người quản lý trực tiếp, cán bộ nhân sự, người thực hiện công việc. Quan điểm của các bên liên quan tại công ty Vinamarel như sau: Quan điểm của lãnh đạo: Ban giám đốc cũng đã nhận thức được vai trò của các hoạt động QTNL nói chung cũng như hoạt động PTCV. Ban giám đốc cũng đã hết sức tạo điều kiện để phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành hoạt động này. Tuy nhiên, Ban giám đốc cũng không thường xuyên kiểm tra các vấn đề về PTCV cho lắm cho nên có nhiều sự đổi mới ở môi trường bên ngoài mà Ban giám đốc chưa kịp cập nhập và chỉ đạo cho cấp dưới. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến chương trình PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót. Người quản lý trực tiếp: Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thời cũng là một kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người THCV cung cấp. Họ cũng chính là những người áp dụng các văn bản kết quả PTCV váo trong công tác quản lý của mình. Trên thực tế, tại công ty Vinamarel cán bộ quản lý trực tiếp cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, họ không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ mà thôi. Điều này có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin sẽ còn nhiều thiếu sót và rất chung chung vì thái độ của họ. Cán bộ nhân sự: Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thành công nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV. Tại công ty Vinamarel, các cán bộ phòng tổ chức hành chính đều làm việc rất nhiệt tình và có._.nhiệm Nhiệm vụ Hàng ngày:………………....................... ………………………………………… ………………………………………… Hàng tuần:…………………………….. …………………………………………. …………………………………………. Hàng ngày:……………………………... …………………………………………. …………………………………………. Hàng tuần:……………………………… ………………………………………...... …………………………………………. Quản lý gián tiếp giám sát công việc của anh/chị? Lãnh đạo cấp cao(Giám đốc, phó giám đốc) Trưởng/phó phòng ban Nhân viên cùng phòng Người ngoài phòng (ghi rõ chức danh Cv ………………..) Để thực hiện công việc được giao, Công ty trang bị cho anh/chị những trang thiết bị mày móc nào?(xin hãy liệt kê) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Điều kiện làm việc (điều kiện về vệ sinh và an toàn lao động) nơi anh/chị làm việc như thế náo? Tốt Bình thường Không đảm bảo Công việc anh/chị đang thực hiện cần sử dụng những kiến thức, kỹ năng chuyên môn nào? (xin hãy liệt kê) Kiến thức/ kỹ năng Yêu cầu về bằng cấp/ chứng chỉ Mức độ sử dụng ……………………….... ………………………… ………………………… ………………………… ………………………… ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… ………………………… ………………………… …………………………. …………………………. Công việc anh/chị đang thực hiện cần sử dụng thêm những kiến thức bổ trợ nào khác? Kiến thức bổ trợ Yêu cầu bằng cấp/chứng chỉ Mức độ sử dụng Ngoại ngữ(Anh, Trung, Nhật, Hàn…) Tin học văn phòng(Microsoft office) Các phần mềm chuyên môn(PHOTOSOP, 3D – MAX, CAD, NOVA,…) Sử dụng trang thiết bị văn phòng (máy photo, fax, máy in…) khác Theo anh/chị để bắt đầu công việc anh/chị đang thực hiện, nhân viên mới có cần thiết phải có nhiều năm kinh nghiệm thực hiện công việc tương đương hay không? Cần thiết (cụ thể số năm …..) Không cần thiết Để thực hiện tốt công việc của anh/chị, cần những tố chất nào khác nữa? Giao tiếp ứng xử quan hệ xã hội Khả năng làm việc độc lập Khả năng làm việc nhóm Khả năng thích nghi Khả năng tổ chức Tố chất khác: ……………………………………………………………………….. Công việc anh/chị đang làm có phải đi công tác thường xuyên không? Thường xuyên Thỉnh thoảng Không Tiêu chuẩn đánh giá sự thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm đã liệt kê ở câu hỏi số 2? Trách nhiệm, nhiệm vụ Tiêu chuẩn Văn bản quy định Số lượng Chất lượng ………………………. ……………………… ……………………… ……………………… ………………. ………………. ………………. ………………. …………………... ............................... …………………. …………………. ………………........................................................................................ Yêu cầu về thể chất, giới tính, sự cam kết? Có yêu cầu (cụ thể……) Không yêu cầu (cụ thể….) Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của các anh/ chị! Tóm lại, Tùy vào tình hình thực tế của công ty, cũng như ưu nhiệm điểm của từng phương pháp mà ta áp dụng linh hoạt 3 phương pháp này. Công ty cần kết hợp linh hoạt 3 phương pháp trên. Với cán bộ văn phòng, phương pháp bảng hỏi sẽ không thể phát huy hết kết quả bởi họ không cung cấp được những thông tin mà họ không diễn đạt được trong bảng hỏi, do đó cần kết hợp với phương pháp phỏng vấn để khắc phục nhược điểm trên. Với công nhân, thì việc áp dụng phương pháp bảng hỏi thực sự không hiệu quả bởi nó làm ảnh hưởng đến công việc kỹ thuật của họ. Phương pháp ưu việt đó là ta tiến hành quan sát trước rồi phỏng vấn sau - đây là cơ hội trao đổi những gì mà ta quan sát thấy chưa hợp lý. Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Sau khi đã lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp với công ty mình thì tiến hành thu thập thông tin Các loại thông tin cần thu thập: Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc, các mối quan hệ trong công việc Thông tin về yêu cầu của công việc với người thực hiện: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng THCV, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc vv… Thông tin về điều kiện làm việc, trang thiết bị dụng cụ lao động… Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu và các tiêu chuẩn THCV Đối tượng thu thập thông tin: Người quản lý trực tiếp các phòng/ban chuyên môn Người thực hiện công việc Người thực hiện các công việc tương tự đối với các công việc mới Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan Kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp đương sự. Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV. Đồng thời điều này giúp đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện. Bước 5: Xử lý thông tin thu thập và viết các bản kết quả của phân tích công việc Cán bộ phân tích tập hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic để dễ dàng xử lý. Với việc xử lý kết quả điều tra mà có số lượng phiếu hỏi và phiếu phỏng vấn lớn thì nên sử dụng các phần mềm thống kê để hỗ trợ (như phần mềm Mfit, SPSS). Khi xử lý thông tin cũng cần phải chú ý tới nguyên tắc xử lý – đó là chúng ta xử lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy cho phép. Với các thông tin thu được cùng với sự hỗ trợ của cán bộ nhân sự, các cán bộ quản lý trực tiếp tiến hành viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn THCV cho từng vị trí công việc trong đơn vị mình. Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn THCV đã được đề cập chi tiết ở phần 1.5 Ta có thể gộp bản yêu cầu công việc với người thực hiện với bản mô tả công việc hoặc với bản tiêu chuẩn THCV. Sau thời gian thực tế tại công ty cũng như những kiến thức có được, em xin đưa ra ba văn bản kết quả PTCV mẫu sau: Bản mô tả công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản mô tả công việc Chức danh: Phòng/ban: Quản lý trực tiếp: Quản lý gián tiếp. Chế độ làm việc: Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Báo cáo Quan hệ trong công ty Quan hệ ngoài công ty Điều kiện làm việc Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản yêu cầu công việc với người thực hiện TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Chức danh: Phòng/ban: Quản lý trực tiếp: Quản lý gián tiếp: Chế độ làm việc: Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa: Trình độ chuyên môn: Kiến thức chuyên môn: Kinh nghiệm: Ngoại ngữ: Tin học: Kỹ năng: Giới tính Độ tuổi Tính cách: Sự cam kết Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Chức danh: Phòng/ban: Quản lý trực tiếp: Quản lý gián tiếp: Chế độ làm việc: Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Tiêu chuẩn Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: \ Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2: Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ Sau khi viết xong bản thảo ba văn bản kết quả của PTCV cho mỗi vị trí, người quản lý trực tiếp thảo luận lại và cần tham khảo ý kiến cán bộ nhân sự để đảm bảo tính phù hợp và đồng bộ. Khi đã thống nhất được hai bên người THCV và người quản lý trực tiếp ta tiến hành viết bản chính thức, sau đó đưa lên phòng TC – HC xem xét và ký duyệt, cuối cùng là chuyển lên Ban Giám đốc xét và ký duyệt rồi đưa vào sử dụng toàn công ty. Các văn bản cần được sao lưu giữ tại phòng TC – HC và các phòng / ban liên quan. Cần kiểm tra và xem xét định kỳ các văn bản này để đảm bảo không lạc hậu so với thực tế. Trong sự nền kinh tế đầy biến động, thì công việc cũng có nhiều biến đổi thường xuyên. Khi có sự thay đổi, các cán bộ quản lý trực tiếp cần báo cáo cho phòng TC – HC để phòng TC – HC tiến hành xem xét rà soát và phân tích lại nếu cần thiết. Đánh giá chương trình PTCV: Đây là một công tác thiết thực với một chương trình lớn như PTCV. Công ty cần tiến hành công tác này để thấy được sự đầu tư của công ty mình có đúng hướng không? Có đạt hiệu quả không? Để đánh giá hiệu quả chương trình này ta cần đánh giá về các mặt sau đây: Chi phí tài chính: so sánh giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu được biểu hiện ở phần hiệu quả tăng thêm. Chi phí thời gian và nhân lực: so sánh giữa kế hoạch đặt ra và thực tế thực hiện. Sự chênh lệch so với hiệu quả về tài chính như thế nào? Có đạt không? Từ đó có định hướng cụ thể trong lần thực hiện sau Hiệu quả của các hoạt động QTNL: ứng dụng của các văn bản kết quả PTCV vào các hoạt động QTNL như thế nào? Trên cơ sở kiến thức được học trường và tìm hiểu thực tế tại cơ sở thực tập công ty Vinamarel, sau đây em xin đưa ra quy trình phân tích công việc mẫu đối với 2 vị trí : Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC Mục đích phân tích và danh mục công việc cần phân tích Mục đích: Phân tích thí điểm làm mẫu Chức danh cần phân tích: Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC Phương pháp thu thập thông tin Sử dụng cả ba phương pháp: quan sát, phỏng vấn, bảng hỏi. Thực hiện các bước tiếp theo của quy trình PTCV tôi có các văn bản kết quả PTCV của ba chức danh công việc Trưởng phòng TC – HC và Phó trưởng phòng TC – HC và nhân viên Lao động – tiền lương. Ở đây, tôi xin đưa ra ba bản kết quả của PTCV đối với chức danh Trưởng phòng TC – HC. Còn với chức danh Phó trưởng phòng TC – HC được ghi ở phụ lục 3.2 TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản mô tả công việc Chức danh: Trưởng phòng TC – HC Mã số CV: TPTC01 Phòng/ban: Tổ chức – Hành chính Quản lý trực tiếp: Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quản lý gián tiếp: Giám đốc và các phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: Phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo, cuộc họp tại công ty Nhiệm vụ 2: Phối hợp với các phòng/ban chuyên môn liên chương trình và tiến hành các chương trình tham quan, du lịch Nhiệm vụ 3: Quan tâm và giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động khi họ gặpkhó khăn trong cuộc sống Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: cập nhập hồ sơ và cán bộ công nhân viên toàn công ty Nhiệm vụ 2: trực tiếp chỉ đạo công tác tuyển dụng, đào tạo, lập kế hoạch lao động hàng năm Nhiệm vụ3: theo dõi và tiến hành các vấn đề liên quan đến BHXH và thi nâng bậc Nhiệm vụ 4: tư vấn cho giám đốc ra các quyết định về đề bạt, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm. Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: nhận và chỉ đạo công văn đến công ty Nhiệm vụ 2: nhận và chỉ đạo công văn đến công ty Nhiệm vụ 3: chỉ đạo nhân viên trong phòng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến văn bản hành chính của công ty. Nhiệm vụ 4: kiểm tra đôn đốc và xử lý những công việc phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị. Báo cáo Báo cáo cho Giám đốc và Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quan hệ trong công ty Cung cấp các tài liệu hành chính nhân sự cho các phòng ban chức năng Nhận chỉ đạo từ Giám đốc và Phó giám đốc Chỉ đạo các công việc hành chính nhân sự của công ty Quan hệ ngoài công ty Quan hệ với cơ quan BHXH, Bộ LĐ – TB XH Quan hệ với cán bộ nhân viên trong tập đoàn và ngoài cơ quan đơn vị công tác Giám đốc Trưởng Phòng TC – HC Trưởng bộ phận chức năng TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Chức danh: Trưởng phòng TC – HC Mã số CV: TPTC01 Phòng/ban: Tổ chức – Hành chính Quản lý trực tiếp: Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quản lý gián tiếp: Giám đốc và các phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa: 12/12 Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương về Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế lao động, hoặc Quản trị kinh doanh Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về các hoạt động của Quản trị nhân lực. Hiẻu biết về các quy định, chính sách của nhà nước, của Bộ Lao động Thương binh Xã hội về lĩnh vực lao động xã hội. Am hiểu về luật BHXH, BHYT, luật Lao động, quy trình an toàn vệ sinh. Kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm quản lý doanh nghiệp Ngoại ngữ: chứng chỉ C Tiếng anh Tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng Kỹ năng: có kỹ năng về quản lý, tổ chức, kỹ năng về lĩnh vực nhân sự, kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, thuyết trình. Tính cách: vui vẻ, hòa đồng, dễ thích ứng với môi trường làm việc mới Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Chức danh: Trưởng phòng TC – HC Mã số CV: TPTC01 Phòng/ban: Tổ chức – Hành chính Quản lý trực tiếp: Phó giám đốc phụ trách nội dung chính Quản lý gián tiếp: Giám đốc và các phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Thứ tự Tiêu chuẩn THCV Trách nhiệm 1 Đảm bảo các hội nghị, cuộc họp diễn ra tốt đẹp Đảm bảo cho các chương trình tham quan nghỉ mát diễn ra đúng lịch trình, đảm bảo về công tác quản lý số lượng người để chương trình diễn ra vui vẻ thuận lợi Giải quyết tốt các vấn đề người lao động và gia đình. Trách nhiệm 2 Thực hiện đầy đủ công tác BHXH cho nhân viên Tư vấn cho Giám đốc các quyết định nhân sự hợp lý Trách nhiệm 3 Cung cấp các thông tin kịp thời và đầy đủ về hành chính nhan sự cho Giám đốc và Phó giám đốc. Các công văn của công ty phải được đưa đến các phòng/ ban đầy đủ và kịp thời. Giám đốc Tr.phòng TC- HC Trưởng bộ phận 3.2.4 Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL Hiện nay các hoạt động QTNL tại Vinamrel còn tồn tại một số bất cập do những thiếu sót trong quy trình PTCV. Để phát huy được vai trò của PTCV cũng như các hoạt động khác của QTNL, sau khi xây dựng xong các văn bản kết quả PTCV phòng TC – HC cần đưa các văn bản này vào sử dụng. Cụ thể (tham khảo mục 1.2) Bảng 3.1: Sử dụng các văn bản kết quả của phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL Hoạt động QTNL Bản mô tả công việc Bản yêu cầu với người THCV Bản tiêu chuẩn THCV Kế hoạch hóa NNL √ √ Tuyển dụng √ √ √ Đào tạo và phát triển √ √ √ Đánh giá THCV √ Thù lao lao động √ √ √ Thiết kế lại công việc √ √ √ Quan hệ lao động √ √ √ 3.2.5 Kiến nghị với ban lãnh đạo Từ thực trạng hoạt động QTNL của công ty, ban lãnh đạo cần hiểu rõ mục đích, vai trò của PTCV cũng như sự cần thiết phải tiến hành PTCV tại công ty. Vì vậy ban lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa về hoạt động PTCV. Ban lãnh đạo cần giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng TC – HC và đồng hành cử người theo dõi, giám sát việc thực hiện chương trình PTCV. Để chương trình PTCV của công ty được hoàn thiện hơn nữa thì cần có sự đầu tư về nguồn lực (nguồn lực tài chính và phi tài chính). Khi tiến hành xây dựng lại chương trình hoặc bổ sung về hoạt động PTCV, phòng TC – HC cần cụ thể hóa các nguồn lực cần thiết sau đó trình lên Ban Lãnh Đạo, Ban lãnh đạo xem xét và hỗ trợ để các kế hoạch trên có thể tiến hành KẾT LUẬN Qua những phân tích nghiên cứu cơ sở lý luận, đồng thời phân tích thực trạng PTCV của Công ty Vinamarel, chúng ta đã nhìn nhận một cách khái quát và khẳng định vấn đề PTCV thực sự quan trọng đối với các doanh nghiệp; PTCV là cơ sở cho tất cả các hoạt động khác của Quản trị nhân lực đạt hiệu quả tốt nhất. Một công ty có một chương trình phân tích công việc tốt nghĩa là đã nắm chắc trong tay chìa khóa thành công. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy tôi đã nghiên cứu sâu các vấn đề về QTNL của công ty, và nhận thấy hoạt động PTCV tại công ty còn nhiều thiếu sót vì vậy mà tôi đã lựa chọn đề tài “Cải tiến hoạt động Phân tích công việc tại Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy” với mong muốn được vận dụng kiến thức đã được đào tạo tại trường đại học cùng với sự tìm tòi nghiên cứu các tài liệu thực tế đưa ra một số giải pháp cải tiến hoạt động PTCV của công ty nhằm góp phần thay đổi một diện mạo mới tốt nhất cho công ty. Em chân thành gửi lời chân thành cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn TS. Nguyễn Vĩnh Giang, đến các cán bộ văn phòng Công ty Cơ khí – Điện – Điện tử tàu thủy đã tận tình giúp đỡ em thực hiện bản báo cáo này. Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng bài báo cáo này có thể còn thiếu sót rất mong nhận được ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị nhân sự, NXB Lao động – xã hội, Hà Nội. Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2004), Quản trị nhân lực, NXB Lao động-xã hội, Hà Nội. Trần Kim Dung (2000), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Đại học quốc gia, Thành phố Hồ Chí Minh Vũ Thị Uyên, Bài giảng Quản trị nhân lực. Website : www.vietnamhumans.com www.chungta.com PHỤ LỤC Phụ lục 2.1: Phiếu mô tả nhiệm vụ Ngày: Họ và tên: Đơn vị: Tên công việc Tóm tắt nội dung công việc Các nhiệm vụ chính Các nhiệm vụ phụ Mối quan hệ chủ yếu trong công việc Mối quan hệ với các tổ chức Mối quan hệ với cá nhân Trách nhiệm giám sát quản lý Phạm vi giám sát, quản lý Đối tượng giám sát, quản lý Yêu cầu trình độ học vấn Không cần học vấn: PTTH: Trung cấp, học nghề: Đại học ………. Chuyên ngành học Kinh nghiệm làm việc cần thiết Kiến thức /kỹ năng cần thiết Yêu cầu về thể chất/điềukiện làm việc Phụ lục 2.2: Một số văn bản kết quả PTCV của công ty Vinamarel Chức danh: Trưởng Phòng Trưởng Phòng: Phụ trách chung Trách nhiệm : Quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng trong lĩnh vực và nhiệm vụ được giao Giúp việc cho Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chưc và cán bộ Kiểm tra, đôn đốc và xử lý những công việc như phục vụ, quản lý tài sản, văn phòng, quản trị........, và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước để vận dụng vào đơn vị và người lao động thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Phòng. Quyền hạn : Được phân công công việc cho nhân viên dưới quyền thực hiện các nhiệm vụ của Phòng Được từ chối những công việc vượt quá khả năng và quyền hạn của Phòng hoặc không đúng với chế độ chính sách đã ban hành. Báo cáo : Thường xuyên trực tiếp báo cáo với Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách theo sự phân công về những việc đã hoàn thành và những công việc còn tồn tại vướng mắc để xin ý kiến xử lý Đề xuất với Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty những vấn đề, công việc còn bất cập những vướng mắc cần tháo gỡ, cần giải quyết.. Thay thế khi vắng mặt : Bàn giao việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng cho Phó trưởng phòng Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Tốt nghiệp đại học luật hoặc Quản trị kinh doanh Ngoại ngữ: Chứng chỉ C tiếng anh Kinh nghiệm: Có ít nhất 03 năm làm quản lý doanh nghiệp . Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các Phòng, Ban, các đơn vị trong doanh nghiệp Mở rộng mối quan hệ trên, dưới để học hỏi kinh nghiệm trong xử lý, trong giao tiếp với trong và ngoài cơ quan đơn vị. Chức danh: Phó Trưởng Phòng Phó Trưởng Phòng: Giúp trưởng phòng thực hiện các công việc được giao. Trách nhiệm : Thực hiện đúng nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công giao việc. Giúp Trưởng phòng trong khâu tuyển dụng lao động, tiền lương và soạn thảo một số quy chế hoạt động của doanh nghiệp trình Giám đốc duyệt Quyền hạn : Chủ động giải quyết các công việc, nhiệm vụ thuộc thẩm quyền được giao Đề xuất với Trưởng phòng phương pháp giải quyết, xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn của phòng. Báo cáo : Báo cáo Trưởng phòng những công việc đã hoàn thành hoặc những vướng mắc cần có biện pháp khắc phục hoặc xử lý để giải quyết tốt công việc chung của Phòng. Thay thế khi vắng mặt : Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Tốt nghiệp đậi học luật hoặc quản trị kinh doanh Ngoại ngữ: bằng C tiếng anh hoặc ngoại ngữ khác Kinh nghiệm: Có ít nhất 02 năm làm quản lý doanh nghiệp cấp phân xưởng. Quan hệ công tác : Hợp tác chặt chẽ trong công tác với các Phòng, Ban, Đơn vị.............. Quan hệ mở rộng với tất cả đối tác, cơ quan cấp trên, cấp dưới để học hỏi kinh nghiệm điều hành, xử lý trong công việc. Chức danh: Văn thư lưu trữ Nhân viên văn phòng. Trách nhiệm : Quản lý các công văn đi đến của Nhà nước, các cấp, các ngành và của các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc Công ty. Quản lý chặt chẽ con dấu kể cả dấu chức danh Mở số sách theo dõi việc lưu giữ, phát, chuyển công văn đi đến một cách chính xác, đúng thời gian tính của công văn. Quyền hạn : Chỉ cho phép mượn lại hoặc sao chép công văn đi, đến khi được sự đồng ý của Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị. Khi đóng dấu khi thấy công văn hoặc giấy tờ nội dung không rõ ràng. Yêu cầu được cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc. Báo cáo : Báo cáo lãnh đạo phòng khi phát hiện những giấy tờ công văn không rõ lai lịch xuất xứ. Thay thế khi vắng mặt : Trưởng phòng chỉ định người làm thay và phải chịu trách nhiệm trong thời gian làm thay đó Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Cử nhân về Văn thư – Lưu trữ Tin học: Biết sử dụng tin học văn phòng Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm đã kinh qua công việc. Quan hệ công tác : Quan hệ chặt chẽ với các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Chức danh: Lao động - Tiền lương Nhân viên nghiệp vụ. Trách nhiệm : Theo dõi diễn biến lao động hàng tháng, quý để có kế hoạch điều chỉnh, tuyển dụng, thực hiện chế độ chính sách, tổ chức lên lương, nâng bậc cho CBCNV- LĐ theo đúng luật định hiện hành. Quyền hạn : Giúp Giám đốc lựa chọn, tuyển dụng lao động khi có kế hoạch sử dụng lao động. Tham mưu giúp Giám đốc về chế độ tiền lương thực tế ở đơn vị, xây dựng đơn giá tiền lương. Tổng hợp diễn biến lương hàng năm của CBCNv- LĐ, làm chứng từ thanh toán lương hành tháng cho người lao động. Yêu cầu được cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu công việc.. Báo cáo : Báo cáo Trưởng Phòng phát hiện những vấn đề bất cập trong tuyển dụng. Trong điều chuyển. Báo cáo Trưởng Phòng những bất cập trong tiền lương, giải quyết chế độ cho người lao động. Thay thế khi vắng mặt : Trưởng phòng chỉ định người làm thay và phải chịu trách nhiệm trong thời gian làm thay đó Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Cử nhân kinh tế lao động hoặc cử nhân Quản trị khinh doanh Tin học: Biết sử dụng tin học văn phòng Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm làm công việc LĐTL. Quan hệ công tác : Quan hệ chặt chẽ với các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc và mối quan hệ theo hệ thống ngành dọc ( Trên, dưới ). Chức danh: Thường trực - Bảo vệ Nhân viên thường trực- bảo vệ. Trách nhiệm : Được thực hiện theo điều 6 chương II của Nội quy về tổ chức và hoạt động của lực lượng thường trực - bảo vệ trong Công ty Cơ khí Điện - Điện tử tàu thuỷ ( Ban hành kèm theo quyết định số: 442QĐ/NQTTBV – Công ty ngày 15 tháng 7 năm 2004 ) của Giám đốc Công ty. Quyền hạn : Được thực hiện theo điều 6 chương II của Nội quy về tổ chức và hoạt động của lực lượng thường trực - bảo vệ trong Công ty Cơ khí Điện - Điện tử tàu thuỷ ( Ban hành kèm theo quyết định số: 442QĐ/NQTTBV – Công ty ngày 15 tháng 7 năm 2004 ) của Giám đốc Công ty. Báo cáo : Báo cáo Trưởng Phòng . Thay thế khi vắng mặt : Trưởng Phòng chỉ định người khác có bằng lái và kinh nghiệm lái thay. Yêu cầu về năng lực : Trình độ : Có tay nghề ít nhất từ bậc 2 trở lên và có trình độ văn hoá 10/10 hoặc 12/12, sức khoẻ tốt. Ngoại ngữ: Biết ngoại ngữ Anh giao tiếp càng tốt Kinh nghiệm: Có ít nhất 3 năm trở lên. Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ, hợp tác hỗ trợ lẫn nhau trong những chuyến đi công tác và với bạn bè, đòng nghiệp. Chức danh: Tạp vụ- Vệ sinh Nhân viên tạp vụ. Trách nhiệm : Thực hiện trách nhiệm đã qui định trong hợp đồng tạp vị vệ sinh, . Quyền hạn : Thực hiện như đã ghi trong hợp đồng tạp vụ vệ sinh, được cung cấp đầy đủ phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ. Báo cáo : Báo cáo Trưởng Phòng khi có công việc phát sinh. Thay thế khi vắng mặt : Trưởng Phòng bố trí người khác thay thế. Yêu cầu về năng lực : Trình độ : tốt nghiệp trung học phổ thông. Sức khoẻ: Có sức khoẻ tốt. Quan hệ công tác : Giữ mối quan hệ tốt với CBCNV – LĐ trong Công ty. Phụ lục 3.1: các văn bản kết quả PTCV vị trí Phó trưởng phòng TC – HC Bản mô tả công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản mô tả công việc Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC Mã số CV: PPTC01 Phòng/ban: TC - HC Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Nhiệm vụ Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1: vào sổ các công văn giấy tờ đến và đi từ cơ quan Nhiệm vụ 2: lưu trữ các văn bản gốc Nhiệm vụ 3: Bảo quản cơ sở vật chất của phòng và con dấu Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1: cập nhập các thông tin liên quan đến công tác hành chính nhân sự. Nhiệm vụ 2: Thực hiện đúng nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công giao việc. Giúp Trưởng phòng trong khâu tuyển dụng lao động, tiền lương và soạn thảo một số quy chế hoạt động của doanh nghiệp trình Giám đốc duyệt Nhiệm vụ 3: giao nhiệm vụ và thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhân viên cấp dưới Báo cáo Trưởng phòng TC - HC Quan hệ trong công ty Nhận chỉ đạo, mệnh lệnh của trưởng phòng TC – HC, phối hợp với các nhân viên trong công ty thực hiện các công việc có liên quan. Quan hệ ngoài công ty Tiếp khách đến công ty, thay mặt trưởng phòng đi giao dịch hoặc ký kết. Điều kiện làm việc Làm việc với đầy đủ trang thiết bị văn phòng Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản yêu cầu công việc với người thực hiện TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản yêu cầu công việc với người thực hiện Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC Mã số CV: PPTC01 Phòng/ban: TC - HC Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Yêu cầu công việc với người thực hiện Trình độ văn hóa: 12/12 Trình độ chuyên môn: Đại học luật, Đại học kinh tế hoặc tương đương về quản lý nhân lực Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về những quy định của nhà nước về công tác lưu trữ, bảo quản và sử dụng con dấu. Hiểu biết các hoạt động của Quản trị nhân lực. Kinh nghiệm: 2 năm kinh nghiệm Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp Tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng Kỹ năng: kỹ năng quản lý, tổ chức, làm việc nhóm và làm việc độc lập Tính cách:vui vẻ, hòa đồng, dễ thích ứng với môi trường làm việc mới. Tố chất: có khả năng giao tiếp, thuyết trình và quan hệ xã hội Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC Mã số CV: PPTC01 Phòng/ban: TC - HC Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác Chế độ làm việc: Hành chính Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Thứ thự Tiêu chuẩn Trách nhiệm 1 Nhận đầy đủ công văn, vào sổ và bảo quản con dấu đúng theo yêu cầu quy định của pháp luật Trách nhiệm 2 Thực hiện đúng trách nhiệm trưởng phòng giao. Tư vấn và cung cấp thông tin kịp thời cho trưởng phòng Giám đốc Trưởng phòng TC – HC Trưởng bộ phận ._.