Cải tiến công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần May 10

ứng được các kỳ vọng ban đầu đề ra và gây ra lãng phí các nguồn lực khác. II > Mục đích nghiên cứu. Nghiên cứu đề tài này em mong chỉ ra các điểm đã đạt được và các điểm chưa đạt được của công tác phân tích công việc của công ty cổ phần May 10 để đưa ra các cải tiến phù hợp nhằm nâng cao năng xuất và áp dụng các quy chuẩn quốc tế. III > Đối tượng nghiên cứu. Trong quá trình chọn đề tài và thu thập các thông tin liên quan đến phân tích công việc em nhận thấy công ty cổ phần May 10 là đối tượng tốt để tiến hành nghiên cứu phân tích và đánh giá để đưa ra các cải tiến cho vấn đề trên của công ty. IV > Phương pháp nghiên cứu. Với phương pháp phân tích, đánh giá và thống kê dựa trên các số liệu thứ cấp, cùng với sự giúp đỡ tận tình của TS Vũ Thị Uyên em đã hoàn thành đề án này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô. VI > Kết cấu của đề án. Đề án gồm 3 phần : Phần 1: Những cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp. Phần 2: Phân tích thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty Cổ Phần May 10. Phần 3: Các giải pháp đưa ra nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại công ty Cổ phần May 10. CHƯƠNG 1. NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1 Vai trò của PTCV trong doanh nghiệp. 1.1.1 Khái niệm. - Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức. 1.1.2 Các kết quả PTCV. - Kết quả của phân tích công việc là : Xây dựng lên ba bản: - Mô tả thực hiện công việc - Yêu cầu thực hiện công việc - Tiêu chuẩn thực hiện công việc 1.1.3 Quan hệ PTCV với các hoạt động quản trị nhân lực khác. - Phân tích công việc là tiền đề để ta xác định lên các hoạt động quản trị nguồn nhân lực sau đây: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực. - Tuyển dụng - Đào tạo và phát triển - Đánh giá thực hiện công việc - Đánh giá công việc - Lương bổng và phúc lợi - Quan hệ lao động - An toàn vệ sinh lao động và y tế 1.2 Quá trình PTCV. Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích. - Phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp. - Thông thường tiến hành trong các dịp sau đây: - Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và đây là lần đầu tiên công tác phân tích công việc được tiến hành. - Khi trong tổ chức hay doanh nghiệp xuất hiện các công việc mới. - Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới. - Khi tổ chức tổ chức tiến hành rà xoát lại theo chu kỳ tất các công việc. Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp. Việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phụ thuộc vào: - Bản chất của các công việc - Là công việc hữu hình quan sát được. - Hay các công việc không quan sát được. - Đặc điểm của người thực hiện công việc. - Người có trình độ giáo dục thấp hay cao - Quỹ thời gian thực hiện phân tích công việc. - Quỹ thời gian nhiều ta có thể áp dụng các phương pháp như phỏng vấn, kết hợp với bảng hỏi điều tra hay quan sát. - Quỹ thời gian hạn hẹp thì chỉ cho phép ta chọn một trong các phương pháp nào đòi hỏi ít thời gian nhất: như phỏng vấn. - Ưu nhược điểm của từng phương pháp - Phương pháp quan sát. - Bộ phận chuyên trách hay cá nhân, sẽ ghi chép lại các thông tin mà mình quan sát được vào một biểu mẫu thông tin đã thiết kế sẵn. - Dùng phương pháp quan sát này trong trường hợp : Phân tích các công việc bao gồm các hoạt động thể chất diễn ra trong một thời gian ngắn có thể quan sát được, như công việc vận hành máy móc… - Ưu điểm khắc phục các lỗi thổi phồng, hay thiếu xót hay gian lận và thấy được mối quan hệ giữa con người với nhau trong công việc. - Nhược điểm là sự có mặt của người quan sát làm ảnh hưởng đến tâm lý của người thực hiện công việc nếu tâm lý yếu có thể gây ra sai hỏng và làm ảnh hưởng đến kết quả quan sát tuy nhiên có thể khắc phục được nhờ tiến bộ của công nghệ. - Phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng. - Phương pháp này kết hợp các kỹ năng quan sát và phỏng vấn. Phương pháp này dựa trên những sự kiện quan trọng hay tình huống cấp thiết bất ngờ quan sát được và đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công việc, quyết định việc thực hiện thành công hay thất bại trong việc thực hiện công việc đó. - Tuy nhiên ta lưu ý rẳng tình huống này ít xảy ra, và xảy ra trong một thời gian tương đối ngắn và xảy ra trong thời điểm gần đây. - Phương pháp này thường áp dụng tốt cho việc xác định tiêu chuẩn công việc ở các cấp độ khác nhau. - Mức đạt yêu cầu. - Mức tốt. - Mức xuất sắc. - Cho ta hai bản là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản môt tả thực hiện công việc. - Áp dụng cho việc phân tích các công việc như bán hàng đứng quầy bar, lễ tân, hướng dẫn tua du lịch hay dẫn chương trình, các công việc cần kỹ năng ứng sử và giao tiếp hay công việc của công nhân sửa chữa, các công việc liên quan đến đàm phán, ký kết hợp đồng… - Phương pháp nhật ký công việc. - Phương pháp này do người hay bộ phận chuyên trách yêu cầu người thực hiện công việc ghi chép lại tất cả các hoạt động hay quy trình thực hiện công việc mỗi khi họ thực hiện một hoạt động hay công việc nào đó. - Phương pháp này áp dụng cho việc phân tích các công việc của công nhân sản xuất, tuy nhiên nhược điểm của nó là các thông tin thường không chính xác do hay bị “ thổi phồng “ hoặc ghi cả các công việc mà họ không thực hiện nên cần giám sát kiểm tra. - Phương pháp phỏng vấn - Phương pháp này áp dụng đặc biệt ý nghĩa cho các công việc, mà khó mô tả bằng lời viết hay quan sát. - Ưu điểm là thu thập thông tin nhanh, tiết kiệm chi phí, và hiệu quả trong việc phân tích thực hiện các công việc mà khó mô tả bằng lời viết hay quan sát. - Nhược điểm là đôi khi không mang lại hiệu quả mong muốn do tâm lý e ngại hay đề phòng nếu không làm công tác vận động tâm lý tốt và đôi khi là nhận được các thông tin trùng lặp do tâm lý ”a dua” ngại suy nghĩ và hùa theo một ý kiến nào đó của người phỏng vấn trước khi phỏng vấn nhóm. - Phương pháp sử dụng phiếu điều tra. - Phương pháp này áp dụng cho việc phân tích thực hiện các công việc khác nhau trong phương pháp này người thực hiện công việc sẽ điền vào phiếu câu hỏi các thông tin về công việc. - Ưu điểm đây là phương pháp nhanh nhất và tiết kiệm thời gian nhất để thu thập thông tin từ nhiều người khác nhau cùng thực hiện một công việc. - Tuy nhiên nó không cho ta thấy được nhiều thông tin quan trọng về công việc và các thông tin mà người thực hiện khó mô tả bằng lời viết. - Phương pháp hội thảo chuyên gia. - Phương pháp phân tích thực hiện công việc sử dụng các chuyên gia, các công nhân lành nghề, những người am hiểu tường tận về công việc đó và các lãnh đạo các bộ phận có liên quan. Được mời tham gia thảo luận về công việc đó. - Áp dụng cho mọi công việc. - Ưu điểm là cho ta một cái nhìn rõ ràng nhất về công việc và cả trách nhiệm của từng bộ phận hay cá nhân liên quan do được làm rõ qua quá trình tranh luận của các chuyên gia trong hội thảo. Cho ta kết quả để xây dựng ba bản: Mô tả thực hiện công việc, yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. - Nhược điểm tốn kém tài chính, thời gian. Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin - Các nhân viên chuyên trách và các bộ phận có liên quan có nhiệm vụ thu thập và cung cấp tất cả các thông tin về công việc để phục vụ cho quá trình phân tích công việc của công ty. - Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin. - Chọn phương pháp thích hợp để thu thập thông tin. Bước 4: Sử dụng các thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc. - Sử dụng các thông tin thu thập được vào các mục đích như kế hoặch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả thực hiện công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Sau đó viết bản thảo lần thứ nhất, lấy ý kiến đóng góp của người lao động và lãnh đạo bộ phận có liên quan. Tiếp theo là sửa bản thảo trên cơ sở các ý kiến đóng góp đó, sau đó tổ chức hội thảo với giám đốc nguồn nhân lực và lãnh đạo cấp cao để tiếp tục hoàn thiện bản thảo nếu nhận thấy còn nhiều ý kiến không đồng tình. Và bước cuối cùng là lấy chữ ký của người lãnh đạo cấp cao nhất và ban hành để thực hiện đánh máy thành nhiều bản để lưu tại phòng của bộ phận chuyên trách và gửi tới bộ phận liên quan để thực hiện theo các hướng dẫn và yêu cầu đề ra. 1.3 Sự cần thiết cải tiến công tác PTCV tại công ty Cổ phần May 10 - Chính sách và định hướng của công ty là chăm đời sống cho người lao động một cách tốt nhất và giữ người lao động ở lại với công ty. - Quy mô của doanh nghiệp ngày càng mở rộng với. - Nâng cao năng suất lao động, và tiết kiệm chi phí đầu vào trong sản xuất. - Đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng. + Sản xuất kinh doanh các loại quần áo thời trang và nguyên phụ liệu ngành may. + Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp tiêu dùng khác. + Kinh doanh văn phòng, bất động sản, nhà ở cho công nhân. + Đào tạo nghề. + Xuất nhập khẩu trực tiếp. - Do bạn hàng của công ty cổ phần May 10 là các công ty nước ngoài, hay các tập đoàn phân phối uy tín trên thế giới nên việc các quy trình cần phải phân tích một cách rõ ràng là điều bắt buộc và mang ý nghĩa sống còn với công ty. - Do việc thay đổi và nhập mới các dây chuyền công nghệ trong các năm qua của công ty. CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 2.1 Tổng quan chung về công ty Cổ Phần May 10. 2.1.1 Giới thiệu chung về công ty + Tên gọi chính thức: Công ty cổ phần May 10 + Tên giao dịch quốc tế: Gament Company 10 (GARCO 10). + Trụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng – Gia Lâm – Hà Nội + Số điện thoại: 04.8276923 Số FAX: 04. 8276925 Công ty May 10 (GARCO 10) là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Tổng Công ty Dệt – May Việt Nam được thành lập từ năm 1946 với tiền thân là xưởng may X10 thuộc ngành quân nhu quân khu V. - Tháng 2 năm 1961, do yêu cầu của phát triển kinh tế đất nước với kế hoạch 5 năm lần thứ nhất, Xí nghiệp May 10 chuyển từ Bộ Quốc phòng sang Bộ công nghiệp nhẹ quản lý. Đây là thời kỳ Xí nghiệp chuyển đổi từ cơ chế hạch toán theo kiểu bao cấp sang hạch toán kinh doanh có tính đến hiệu quả kinh tế. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là sản xuất theo kế hoạch do Bộ công nghiệp nhẹ giao nhưng chủ yếu vẫn là may quân trang cho quân đội (90 – 95%). Nhiệm vụ này kéo dài cho đến năm 1975. - Sau năm 1975, Xí nghiệp chuyển sang bước ngoặc mới trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là chuyên sản xuất, gia công hàng xuất khẩu với thị trường chủ yếu là Liên Xô cũ và các nước Đông Âu thông qua hợp đồng mà chính phủ Việt Nam đã kí với chính phủ các nước này. - Tháng 8 năm 1990 Liên Xô tan rã, khối XHCN ở Đông Âu sụp đổ. Thị trường quen thuộc của Xí nghiệp May 10 bị mất đi. Trước tình hình này, Xí nghiệp May 10 đã mạnh dạn chuyển sang thị trường mới, giảm biên chế, đầu tư đổi mới thiết bị. Các bạn hàng mới được thiết lập như Hàn Quốc, Hà Lan … Cũng từ đây sản phẩm của Xí nghiệp May 10 có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp đã nhanh chóng vừa lòng khách hàng khó khăn được tháo gỡ dần. Sản phẩm của xí nghiệp được ngày càng được khách hàng ưa chuộng và vươn tới thị trường các nước: Đức, Nhật, Mỹ, Bỉ, Đài Loan …. - Tháng 11 năm 1992, Xí nghiệp May 10 được Bộ công nghiệp nhẹ cho phép đổi tên thành Công Ty May 10 thuộc Tông Công ty Dệt – May Việt Nam. - Ngày 05 tháng 10 năm 2004 thực hiện chủ trương cổ phần hoá của đảng và nhà nước. Bộ công nghiệp ra quyết định chuyển Công ty May 10 thành Công ty cổ phần May 10. Sau khi cổ phần hoá cơ cấu tổ chức của công ty có thay đổi theo yêu cầu của pháp luật về công ty cổ phần. Thẩm quyền cao nhất là đại hội đồng cổ đông, hiện tại cổ phần chi phối do Nhà nước nắm giữ chiếm 51% vốn pháp định của công ty. Từ đó tới nay Công ty vẫn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, có một vị trí vững vàng trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Chức năng: sản xuất và kinh doanh các sản phẩm hàng may mặc phục vụ thị trường trong nước và ngoài nước như: áo sơ mi các loại, áo jacket các loại, cùng một số sản phẩm như quần âu, quần áo trẻ em, quần áo bảo hộ lao động v.v…; xuất nhập khẩu các nguyên phụ liệu, thiết bị, vật tư ngành dệt may; đào tạo hợp tác xuất khẩu lao động. Phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ trong và ngoài nước dưới ba hình thức: + Nhận gia công toàn bộ: Công ty nhận nguyên vật liệu của khách hàng theo hợp đồng để gia công hoàn chỉnh và giao trả cho khách hàng. + Sản xuất nội địa: thực hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh từ đầu vào, từ sản xuất đến tiêu thụ phục vụ cho nhu cầu trong nước. + Sản xuất hàng xuất khẩu dưới hình thức FOB: căn cứ vào hợp đồng tiêu thụ sản phẩm đã ký với khách hàng, công ty tự tổ chức sản xuất và sản xuất sản phẩm theo hợp đồng. Nhiệm vụ: + Sử dụng hiệu quả nguồn vốn và các nguồn lực được giao để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ kinh doanh. + Xây dựng chiến lược phát triển kế hoặc sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ công ty giao 2.1.2 Cơ cấu tổ chức và các thành viên của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần May 10 Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng HC& NS(1) Phòng kỹ thuật Phòng tài vụ Phòng kho vận Phòng TK& TCSK Phòng Marketing Ban đầu tư –PT(3) Trường đào tạo Các XN may 1,2,3,4,5 Các XN địa phương Các xí nghiệp phụ trợ Các phân xưởng phụ (1) Phòng hành chính nhân sự = Phòng HC&NS ( 2) Phòng thiết kế và tổ chức sự kiện (3) Ban đầu tư và phát triển = Ban đầu tư – PT Các loại sản phẩm của công ty và các thành viên. ( phụ lục bảng 2.1) Cơ cấu sản phẩm của công ty Cổ phần May 10 rất đa dạng và phong phú về chủng loại bao gồm: áo sơ mi nam các loại, áo jacket các loại, quần âu, các loại quần áo bảo hộ lao động, quần áo trẻ em… với các kiểu dáng như là sơ mi Kaneta, sơ mi Hanjoo, sơ mi Tomen…. Tổng số các loại quần áo may sẵn trên thị trường Việt Nam hiện có hơn 140 loại. Chất lượng sản phẩm của công ty có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty trong những năm gần đây luôn được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, nằm trong danh sách 100 mặt hàng được ưa chuộng nhât ở Việt Nam do các báo lao động, Sài gòn tiếp thị bình chọn, và được tặng nhiều bằng khen, giấy chứng nhận về chất lượng sản phẩm. Công ty đã áp dụng quản lý tiêu chuẩn chất lượng ISO 9002 cho các sản phẩm. 2.1. Hệ thống thành viên. (phụ lục bảng 2.2) 2.1.3. Các xưởng may thành viên. - Chức năng: là đơn vị sản xuất của Công ty, tổ chức sản xuất hoàn chỉnh sản phẩm may từ khâu nhận nguyên phụ liệu đến nhập kho thành phẩm theo quy định. - Nhiệm vụ: + Tổ chức sản xuất, triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất của TGĐ, đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. + Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Công ty trang bị, đảm bảo an toàn và tiết kiệm, giữ gìn thiết bị tốt. + Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định của Công ty, chăm lo bảo vệ quyền lợi cho người lao động. + Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của TGĐ và chịu trách nhiệm về tính sát thực của nó. 2.1.4 Máy móc và các trang thiết bị của công ty cổ phần may 10 (phụ lục bảng 2.3) Trong các năm qua công ty cổ phần May 10 là một trong các doanh nghiệp hàng đầu việt nam về đầu tư máy móc dây truyền công nghệ mới các máy móc của họ đều là các máy móc hiện đại hàng đầu việt nam hiện nay cũng như trên thế giới có nguồn gốc từ các quốc gia phát triển hàng đầu về dệt may hiện nay như Italia, Mỹ, Nhật, Đức... Ta thấy rằng cơ cấu lao động của công ty cổ phần May 10 xét về tỷ lệ là hợp lý lao động gián tiếp so với lao động trực tiếp là 11,58% so với 88,42 % . Và trong nhiều năm qua do mở rộng về quy mô sản xuất mà số lao động của May 10 luôn tăng qua các năm. Tổng số lao động: 8350 lao động.( số liệu năm 2008) Tổng sản phẩm : 16,7 triệu sản phẩm một năm.( số liệu kế hoặch năm 2008) Công nhân sản xuất Bộ phận quản lý Nhân viên văn phòng 7121 43 890 88,42% 0,53% 11,05% - Tình hình sản xuất kinh doanh và thành tích của công ty. - Được chủ tịch Hồ Chí Minh tặng cờ “ Đơn vị Thi Đua Tiên Tiến” năm 1960 - Được Nhà nước phong tặng danh hiệu ANH HÙNG LAO ĐỘNG năm 1998 và danh hiệu ANH HÙNG LLVTND năm 2005 - Được Nhà nước tặng thưởng 9 Huân chương kháng chiến, 25 Huân chương lao động các Hạng, 3 Huân chương độc lập các Hạng, 1 Huân chương chiến công - Có 3 cá nhân và 1 tập thể tổ sản xuất được Nhà nước phong tặng danh hiệu ANH HÙNG LAO ĐỘNG - Là đơn vị duy nhất trong ngành Dệt - May Việt Nam được nhận giải thưởng chất lượng Quốc tế Châu á - Thái Bình Dương do Tổ chức chất lượng Châu á - Thái Bình Dương (APQO ) trao tặng năm 2003 - Giải thưởng Sao vàng đất Việt 2006-2007 - Nhãn hiệu canh tranh nổi tiếng quốc gia 2006 - Top 10 thương hiệu mạnh toàn quốc 2006 - Top 5 ngành hàng của thương hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao. ( Nguồn Trang Web của công ty www. Garco 10 .com.vn) Qua bảng số liệu bảng (phụ lục 2.4) cho thấy tình hình kinh doanh của công ty là rất khả quan luôn tăng trưởng trung bình trên mười phần trăm một năm. Và máy móc của công ty đều là các máy móc mới nhất hiện nay với các máy móc của Nhật, Đức hay Italia đều là các quốc gia có công nghệ dệt may hiện đại nhất thế giới hiện nay và việc áp dụng các công nghệ hiện đại làm cho công ty nâng cao năng xuất lao động của mình tuy nhiên cũng đặt ra cho công ty nhiều thách thức như tuyển dụng, xắp xếp bố trí nhân sự, đào tạo và đào tạo lại, đánh giá thực hiện công việc, trả lương khen thưởng kỷ luật… - Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần May 10.( phụ lục bảng 2.5) Qua các năm qua tổng doanh thu của công ty luôn tăng và thể hiện quy mô của doanh nghiệp ngày cảng mở rộng cụ thể qua bảng 2.5 chỉ ra rằng từ năm 2004 cổ phần hóa đến năm 2005 tổng doanh thu của công ty tăng 20,85% từ 457,5 lên 552,9 tỉ đồng và tiếp tục tăng lên 615 tỉ đồng và tương đương với tăng 11,23% so với năm 2005. Lợi nhuận thuần cũng tăng mạnh qua các năm từ 5 tỉ năm 2004 lên 13,8 tỉ với tốc độ tăng là 176 % và năm 2006 đã có sự tăng đáng kể tuy không ngoạn mục như năm 2005 tăng 34,78% so với năm 2005. Và cũng có thể thấy rằng số lượng lao động của công ty tăng qua các năm từ 6000 người năm 2004 lên đến 7000 năm 2005 và 7500 người năm 2006 thể hiện quy mô và sự lớn mạnh của công ty. Tuy nhiên một điều đáng chú ý chính là thu nhập bình quân của công ty cũng tăng qua các năm từ 1,41 triệu đồng trên người năm 2004 lên 1,55 triệu / người năm 2005 và năm 2006 là 1,702 triệu / người một sự tăng trưởng đáng kể qua các năm và đã được ghi nhận bằng sự hài lòng của người lao động và sự gắn bó của họ với doanh nghiệp. 2.2 Một số đặc điểm cơ bản của công ty cổ phần May 10 có ảnh hưởng đến PTCV. - Đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh. Công ty hoạt động ở các lĩnh vực sau. + Sản xuất kinh doanh các loại quần áo thời trang và nguyên phụ liệu ngành may. + Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp tiêu dùng khác. + Kinh doanh văn phòng, bất động sản, nhà ở cho công nhân. + Đào tạo nghề. + Xuât nhập khẩu trực tiếp. Công ty hoạt động ở đa lĩnh vực vì vậy mà cần phải phân tích công việc một cách chi tiết cho từng lĩnh vực để mỗi lĩnh vực hoạt động một cách hiệu quả nhất và đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp, và đem lại sự thu nhập cao nhất có thể cho người lao động trong doanh nghiệp. - Đặc điểm máy móc công nghệ của công ty.(phụ lục: Bảng 2.3) Do công nghệ của công ty như bảng 2.3 và bảng 2.5 chỉ ra rằng công ty ngày càng đầu tư cho máy móc và các công nghệ hiện đạ,i trong các năm qua nên đặt ra thách thức cho các hoạt động như tuyển dụng, biên chế công việc, đào tạo và đào tạo lại cũng như vấn đề đánh giá thực hiện công việc, hay đánh giá công việc và vấn đề lương thường đề bạt hay kỷ luật… Và vì vậy nó đặt ra cho công tác phân tich công việc những nhiệm vụ là.Cần phải phân tích công việc một cách rõ ràng, khoa học để phục vụ cho các hoạt động trên. -Đặc điểm về yếu tố con người của công ty cổ phần May 10. Lao động là yếu tố quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động sản xuất -kinh doanh nào, việc đảm bảo ổn định về số lượng và chất lượng cùng với việc bố trí lao động hợp lý trong sản xuất sẽ làm tăng năng suất lao động, đạt hiệu quả kinh doanh cao. Do đặc thù của loại công việc, ngành nghề sản xuất đòi hỏi có sự khéo léo, cẩn thận và kiên trì trong công việc, nên đa số lao động của Công ty là lao động nữ (hiện nay lao động nữ của Công ty chiếm 78% tổng số lao động của Công ty). Tập trung chủ yếu ở bộ phận sản xuất trực tiếp. Với nguồn nhân lực có quy mô khá lớn, lượng lao động không cố định mà lại biến động theo từng thời kỳ nên việc quản lý và sử dụng lao động của Công ty phải đối mặt với rất nhiều vấn đề như: tuyển dụng, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách cho ngưòi lao động …Để phù hợp với tình hình sản xuất hiện tại của Công ty và phù hợp với trình độ sản xuất với dây chuyền, MMTB tiên tiến, hiện đại LLLĐ của Công ty không ngừng được nâng cao cả về số lượng và chất lượng. Lao động của Công ty có tuổi đời khá thấp, hiện nay là 25, 5 tuổi. Thu nhập bình quân của người lao động hiện nay là: 1.980.000đồng / tháng / người.(năm 2008) Theo như nguồn của công ty cung cấp thì đến trên 80% công nhân sản xuất trực tiếp của công ty là tốt nghiệp trung học phổ thông và chưa qua đào tạo. Vì vậy phân tích công việc càng rõ ràng, khoa học càng làm cho các công nhân bắt nhịp với hoạt động xuất nhanh hơn và tốt hơn, tiết kiệm các chi phí đào tạo của công ty và mang lại được thu nhập một cách nhanh nhất cho người lao động. ( ghi chú:MMTB= Máy móc thiết bị, LLLĐ= Lực lượng lao động) - Đặc điểm về văn hóa của công ty. - Công ty luôn coi trọng yếu tố con người và coi yếu tố con người là yếu tố quyết định của doanh nghiệp và như thông cáo của công ty sau “Con người là yếu tố quan trọng nhất tạo nên thành công của May 10! Chúng tôi luôn tin tưởng rằng đội ngũ các nhân viên chuyên nghiệp, có kỹ năng nghề nghiệp cao chính là yếu tố quyết định mang lại thành công của mình, và cũng chính đội ngũ đó đã mang lại thành công cho thương hiệu May 10. Do vậy, chúng tôi đang nỗ lực hêt mình đào tạo một đội ngũ nhân viên theo đúng mục tiêu đã đặt ra, có những chương trình hỗ trợ đội ngũ nhân viên của mình phát triển các kỹ năng nghề nghiệp và trình độ quản lý. Quan trọng hơn, chúng tôi tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp để các nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân, có cơ hội phát triển nghề nghiệp. Nỗ lực xây dựng một thương hiệu hàng đầu gắn với một môi trường văn hoá doanh nghiệp điểm hình. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, cùng với chế độ đãi ngộ về lương, thưởng, đào tạo phát triển, đảm bảo đội ngũ cán bộ công nhân viên đồng đều, vững về chuyên môn, nghiệp vụ - Và chúng tôi tự hào về điều đó! Làm việc tại May 10, bạn có cơ hội: - Mức lương hấp dẫn, cạnh tranh. - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và hợp tác. - Có chế độ thưởng hàng năm. - Chế độ bảo hiểm y tế và xã hội hoàn hảo. - Cơ hội phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp.” Và để thực hiện được điều này đều cần đến việc xây dựng một quy trình phân tích công việc một cách hoàn thiện, khoa học để thực hiện các mục tiêu, định hướng của công ty. 2.3 Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty Cổ Phần May 10. 2.3.1. Quy trình và trách nhiệm của các bộ phận liên quan. - Lựa chọn công việc cần phân tích.( phụ lục bảng 2.6) + Các vị trí công ty lựa chọn để phân tích công việc. + Công ty chỉ mới lựa chọn các vị trí quan trọng vị trí trưởng phòng, phó phòng quản đốc, phó quản đốc để phân tích công việc một cách chi tiết còn các vị trí khác chưa được quan tâm đúng mức mới chỉ có các bảng mô tả hay tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách sơ bộ. Hay thậm chí là không có như vị trí thủ kho hàng do được điều động từ bộ phận quản đốc sang như tại xí nghiệp May 2 thuộc May 10 ngay tại địa bàn Hà Nội. Cũng như một loạt các xí nghiệp thành viên tại thành phố Hải phòng ( Huyện Vĩnh Bảo ), thành phố Thái Bình ( Đông Hưng) đều gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng các kết quả phân tích công việc do bộ phận nhân sự của công ty thiết kế. Vì vậy phải cải tiến và sửa đổi nhiều vấn đề liên quan đến đặc điểm của công việc cũng như một số tiêu chuẩn hay yêu cầu đề ra để phù hợp với tình hình thực tế sản xuất và kế hoạch của công ty. - Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin. + Công ty chủ yếu sử dụng các mẫu phiếu có sẵn để thu thập thông tin và phỏng vấn điển hình để thu thập thông tin tuy nhiên phỏng vấn không được sử dụng rộng rãi mà hạn chế chủ yếu vẫn là phiếu điều tra có sẵn. Phòng hành chính và nhân sự đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ đã được quy định trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 cho người quản lý các bộ phận và quản đốc phân xưởng. Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết về công việc của mình vào mẫu phiếu được đưa. => Công ty mới chỉ sử dụng một phương pháp để thu thập thông tin. Do đó thông tin thu thập được sẽ không đầy đủ và chi tiết. Vì có một số thông tin dùng bảng hỏi sẽ không thu thập được mà phải dùng những phương pháp khác kết hợp với nó như phỏng vấn. Phỏng vấn sẽ cho phép người thu thập thông tin có thể thu thập được sâu hơn và chi tiết hơn trong một số trường hợp. Vì vậy doanh nghiệp cần biết lựa chọn và kết hợp những phương pháp thu thập thông tin khác nhau để có được những thông tin cần thiết phục vụ cho viêc PTCV. - Tiến hành thu thập thông tin. Doanh nghiệp tiến hành thu thập các loại thông tin về trách nhiệm và yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. => Như vậy ta thấy thiếu những thông tin về tiêu chuẩn thực hiện công việc và những thông tin về điều kiện làm việc. - Sử dụng các thông tin thu thập được (Xử lý các thông tin thu thập được). Sau khi các trưởng, phó phòng điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào phiếu mô tả nhiệm vụ, phòng hành chính và nhân sự sẽ tập hợp lại tất cả các phiếu đó. Chính các trưởng phòng là người viết phiếu mô tả nhiệm vụ theo mẫu có sẵn. - Phê duyệt các văn bản PTCV và đưa vào sử dụng. - Phiếu mô tả nhiệm vụ sau khi được đưa về phòng hành chính và nhân sự, trưởng phòng hành chính và nhân sự sẽ xem xét và phê duyệt các phiếu đó. - Sau đó trưởng phòng hành chính và nhân sự sẽ đưa lên Giám đốc để Giám đốc phê duyệt. Các phiếu mô tả nhiệm vụ đã được trưởng phòng hành chính và nhân sự và Giám đốc ký duyệt sẽ được phòng hành chính và nhân sự photo ra thành 2 bản, một bản lưu giữ ở phòng hành chính và nhân sự, một bản đưa đến các bộ phận liên quan. - Các phiếu mô tả này được sử dụng vào các việc khác nhau tùy theo yêu cầu của từng thời kỳ. Ví dụ như các phiếu mô tả này được sử dụng vào việc tuyển dụng hoặc đào tạo. => Trên đây là trình tự tiến hành công tác PTCV tại Công ty cổ phần May 10. Ta thấy, việc thực hiện công tác PTCV tại Công ty không được tiến hành một cách đầy đủ, còn hạn chế trong việc sử dụng các phương pháp để thu thập thông tin. Do đó, các thông tin thu thập được mới chỉ có những thông tin chung về công việc, không có những thông tin về điều kiện làm việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các văn bản dạng PTCV cũng không được cập nhật và xem xét định kỳ. Những đổi mới về công việc như tiêu chuẩn thực hiên công việc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện công việc cũng như điều kiện lãm việc không được Công ty cập nhật đưa vào các văn bản đó. - Vai trò của phòng Hành chính và nhân sự. Trong quá trình PTCV, phòng Hành chính và nhân sự có nhiệm vụ là: - Thuê các chuyên gia bên ngoài thiết kế phiếu mô tả nhiệm vụ. Cụ thể là khi xây dựng hệ thống ISO cho doanh nghiệp, các chuyên gia đã tiến hành xây dựng các mẫu phiếu đó cho doanh nghiệp. - Đưa các phiếu này đến các phòng, ban để thu thập các thông tin cần thiết. - Hướng dẫn trưởng, phó các bộ phận và quản đốc phân xưởng điền các thông tin vào mẫu phiếu mô tả công việc. -Tập hợp lại các phiếu để xem xét và trưởng phòng Hành chính và nhân sự sẽ ký duyệt. -Trưởng phòng Hành chính và nhân sự sẽ trình Giám đốc ký duyệt các phiếu đó. -In các phiếu mô tả nhiệm vụ ra làm nhiều bản, lưu giữ ở phòng mình một bản và gửi cho các phòng, ban khác liên quan một bản. =>Phòng Hành chính và nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong quá trình PTCV: Tổ chức, thực hiện, kiểm tra và giám sát quá trình PTCV. 2.3.2. Các kết quả phân tích công việc tại Công ty cổ phần May 10 - Các văn bản.( phụ lục bảng 2.7 và 2.8) Ngày nay các công ty hầu hết đã có các bản phân tích công việc tuy một số trong đó còn đơn giản và chưa thực sự đúng ý nghĩa của một bản phân tích công việc và nó được gọi dưới nhiều tên gọi khác nhau tại các cơ sở xí nghiệp có nơi gọi là phiếu mô tả công việc, hay nhiêm vụ, những qui định về chức danh, nhiệm vụ và quyền hạn trong sổ tay nhân viên của từng cá nhân và các chương trình định hướng. Đặc điểm chung của các bản mô tả thực hiện công việc, và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc là ngắn gọn rõ ràng, tuy nhiên điểm yếu dễ nhận thấy của bản mô tả thực hiện công việc là thiếu điều kiện làm việc của chức vụ này, ngoài ra còn không chỉ rõ quan hệ công việc trực tiếp khi cần làm việc và báo cáo. Ngoài ra không quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn, phương tiện làm việc của chức vụ trên và không quy định một cách chi tiết có thể tạo ra các khó khăn trong việc tiếp cận và đảm nhiệm chức vụ này. Xét đến bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc thì ta thấy được rẳng trong bản yêu cầu đã lồng ghép cả bản tiêu chuẩn thực hiện công việc tuy nhiên cũng giống như bản mô tả thực hiện công việc thì bản yêu cầu thực hiện công việc cũng là một bản vắn tắt không chi tiết và thiếu các chi tiết cần thiết đối với công việc này như các kỹ năng quan hệ con người, phẩm chất của cá nhân khả năng quản lý và sử lý số liệu và các yêu cầu chi tiết về công việc chính. 2.3.3. Quan hệ giữa PTCV đến hoạt động QTNL khác. Việc sử dụng các văn bản dạng PTCV vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần May 10. Như đã nói ở trên, trong công ty thiếu những người có chuyên môn về QTNL, PTCV lại được tiến hành chưa đầy đủ, do đó việc áp dụng các kết quả của PTCV vào các hoạt động khác còn rất hạn chế. Kết quả của PTCV chỉ được áp dụng ._.