Các văn bản tổ chức quản lý của hệ thống thư viện ĐHQG HCM - Chuẩn nghiệp vụ thư viện, thông tin

................................3 1.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác biên mục mô tả tại hệ thống thư viện ............4 1.4. Tính năng của AACR2 ....................................................................................................4 1.5. Cấu trúc AACR2 .............................................................................................................5 1.5.1. Phần 1: Mô tả (Description), từ chương 1 đến chương 13 .............................. 5 1.5.2. Phần 2: Tiêu đề, nhan đề thống nhất và tham chiếu (Headings, uniform titles, and references), từ chương 21 đến chương 26 ............................................................... 9 1.5.3. Phụ lục ............................................................................................................. 9 1.5.4. Bảng chỉ mục ................................................................................................... 9 1.6. Ứng dụng AACR2...........................................................................................................9 CHƯƠNG 2: CHUẨN BIÊN MỤC PHÂN LOẠI DDC22 ................................ 12 2.1. Khái niệm ......................................................................................................................12 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển khung phân loại DDC ................................................12 2.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác phân loại tại hệ thống thư viện .....................12 2.4. Tính năng khung phân loại DDC22 ..............................................................................13 2.5. Cấu trúc khung phân loại DDC22 .................................................................................13 2.5.1. Bảng chính ..................................................................................................... 13 2.5.2. Bảng phụ ........................................................................................................ 18 2.5.3. Bảng tra liên quan .......................................................................................... 32 2.5.4. Phần hướng dẫn ............................................................................................. 33 2.6. Ứng dụng DDC22 .........................................................................................................37 CHƯƠNG 3: CHUẨN BIÊN MỤC CHỦ ĐỀ LCSH ......................................... 40 3.1. Khái niệm ......................................................................................................................40 3.2. Lịch sử hình thành Library of Congress Subject Headings (LCSH) .............................40 3.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác biên mục chủ đề tại hệ thống thư viện .........40 3.4. Tính năng của LCSH ....................................................................................................40 3.5. Cấu trúc của LCSH .......................................................................................................41 3.5.1. Các thành phần của bộ LCSH ........................................................................ 41 3.5.1.1. Tiêu đề chủ đề có giá trị và không có giá trị .............................................. 41 3.5.1.2. Tham chiếu và phụ chú .............................................................................. 41 3.5.2. Tiêu đề chủ đề trong LCSH ........................................................................... 44 3.5.2.1. Chức năng tiêu đề chủ đề ........................................................................... 44 3.5.2.2. Cú pháp của tiêu đề chủ đề ........................................................................ 46 2 3.5.3. Phụ đề trong LCSH ........................................................................................ 47 3.5.3.1. Phụ đề đề tài ............................................................................................... 48 3.5.3.2. Phụ đề địa lý ............................................................................................... 48 3.5.3.3. Phụ đề thời gian.......................................................................................... 49 3.5.3.4. Phụ đề hình thức ......................................................................................... 50 3.6. Ứng dụng LCSH ...........................................................................................................51 CHƯƠNG 4: CHUẨN BIÊN MỤC ĐỌC MÁY................................................. 53 4.1. KHỔ MẪU BIÊN MỤC ĐỌC MÁY MARC21 ........................................ 53 4.1.1. Khái niệm ......................................................................................................................53 4.1.2. Lịch sử hình thành MARC21 ........................................................................................53 4.1.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác phân loại tại hệ thống thư viện .....................54 4.1.4. Tính năng của MARC21 ...............................................................................................54 4.1.5. Thành phần biểu ghi MARC21 .....................................................................................54 4.1.6. Cấu trúc biểu ghi MARC21 ..........................................................................................55 4.1.6.1. Đầu biểu (leader) ........................................................................................ 55 4.1.6.2. Danh mục ................................................................................................... 56 4.1.6.3. Trường có độ dài biến động ....................................................................... 56 4.1.7. Một số quy ước dùng trong khổ mẫu ............................................................................61 4.1.8. Ứng dụng khổ mẫu MARC21 .......................................................................................61 4.2. CHUẨN SIÊU DỮ LIỆU DUBLIN CORE - METADATA ..................... 62 4.2.1. Khái niệm ......................................................................................................................62 4.2.2. Lịch sử Dublin Core - Metadata ....................................................................................62 4.2.3. Tính năng của Dublin Core Metadata ...........................................................................63 4.2.4. Các Thành tố của Dublin Core – Metadata (Hay còn gọi là các Trường) ....................64 4.2.4.1. Phân loại các thành tố ................................................................................ 64 4.2.4.2. Các thành tố cơ bản của Dublin Core ........................................................ 65 4.2.4.3. Các thành tố mở rộng của Dublin Core...................................................... 66 4.2.4.4. Các Quy tắc sử dụng .................................................................................. 68 4.2.5. Ứng dụng Dublin Core ..................................................................................................68 THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 71 3 CHƯƠNG 1: CHUẨN BIÊN MỤC MÔ TẢ AACR2 1.1. Khái niệm Anglo-American cataloguing rules (AACR - Quy tắc biên mục Anh-Mỹ) là chuẩn biên mục mô tả, tập hợp những qui tắc được tiêu chuẩn hóa và được các cơ quan tổ chức thông tin thư viện công nhận trong việc biên mục mô tả các loại hình tài liệu khác nhau. 1.2. Lịch sử hình thành AACR2 AACR 1967 Năm 1967, với sự phối hợp của Hội Thư viện Mỹ (ALA), Hội Thư viện Anh (Library Association), và Hội Thư viện Canada (Canadian Library Association) AACR với ấn bản dành cho Bắc Mỹ và với ấn bản dành cho Anh quốc được xuất bản. Nội dung bao gồm : Phần 1: Đề mục và tiêu đề Phần 2: Mô tả Phần 3: Mô tả các loại hình tài liệu ngoài sách Cùng với sự phát triển của ISBD đáp ứng sự xuất hiện nhanh chóng của các loại hình tài liệu mới, AACR2 cũng trải qua các lần sửa chữa bổ sung với nội dung tương ứng, AACR2 1978 Năm 1974, Ủy ban Phối hợp Chỉ đạo Hiệu đính AACR (JSC) được thành lập với các thành viên là Hội Thư viện Mỹ, Thư viện Anh, Hội Thư viện Canada, Hội Thư viện (Anh), và Thư viện Quốc Hội Mỹ. Ủy ban đã hợp nhất hai phiên bản cũ để có Anglo-American Cataloguing Rules, xuất bản lần thứ 2 năm 1978, với nội dung bao gồm 2 phần: Phần 1: Mô tả – Dựa trên cơ sở nội dung ISBD(G). 4 – Bao gồm chương cho các qui tắc mô tả chung và các chương cho từng loại hình tài liệu Phần 2: Đề mục và tiêu đề – Chủ yếu dựa trên Nguyên tắc Hội nghị Paris (Paris Principals). Từ lần xuất bản này AACR2 được cải biên, chỉnh lý, bổ sung nhiều lần để phù hợp với sự thay đổi và phát triển của công tác biên mục mô tả. Đặc biệt là bản hiệu đính AACR2R 1988 và AACR2R 1998 phản ánh nhiều thay đổi của các dạng thông tin. AACR2 2002 Revision Bản chỉnh lý mới nhất hiện nay của AACR2 là AACR2R2002, chỉ được xuất bản dạng tờ rời. Bản này kết hợp những sửa đổi được phê chuẩn của năm 1999, 2001 (chương 3, chương 12) dành cho Tài liệu bản đồ và Ấn phẩm tiếp tục. 1.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác biên mục mô tả tại hệ thống thư viện Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2009), Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (Bản dịch tiếng Việt lần 1), Lần 2, Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. 1.4. Tính năng của AACR2 Nội dung AACR2 hầu hết dựa trên nền tảng của ISBD, do đó hoàn toàn thân thiện với các thư viện đang sử dụng ISBD. Các quy tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt, mềm dẻo với 3 mức độ mô tả chi tiết tùy theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ của thư viện sử dụng, nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chuẩn mực quốc tế. Ngày nay hầu hết các thư viện trên thế giới đều sử dụng AACR2 trong biên mục mô tả, đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, tạo sự thống nhất và dễ dàng sử dụng mục lục trực tuyến cho người sử dụng. Khác với cách bố cục của các quy tắc biên mục trước đó, AACR2 trình bày các qui định về mô tả trước các qui định lựa chọn tiêu đề, trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương lai. 5 AACR2 cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi nhiều loại hình tư liệu khác trong cùng một cơ sở dữ liệu thư mục. Giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy cập) tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng Thể hiện tính linh hoạt, thuận lợi và cập nhật thông qua cấu trúc, nội dung và phạm vi áp dụng cho các loại tài liệu khác nhau AACR2 quy định việc chọn lựa các tiêu đề và tham chiếu, mở rộng diện truy cập đến tài liệu. 1.5. Cấu trúc AACR2 Được biên soạn dựa trên nền tảng của ISBD, tuy nhiên, AACR2 thể hiện tính linh hoạt, mềm dẻo, cập nhật qua cấu trúc bao gồm hai phần: phần Mô tả và phần Tiêu đề, Nhan đề thống nhất và tham chiếu. 1.5.1. Phần 1: Mô tả (Description), từ chương 1 đến chương 13 Chương 1: Quy tắc mô tả chung Chương 2: Sách, sách mỏng và tờ in Chương 3: Tài liệu bản đồ Chương 4: Bản thảo Chương 5: Tài liệu âm nhạc Chương 6: Tài liệu ghi âm Chương 7: Phim và tài liệu ghi hình Chương 8: Tài liệu đồ hoạ Chương 9: Tài liệu điện tử Chương 10: Vật chế tác ba chiều và giáo cụ trực quan Chương 11: Tài liệu vi hình Chương 12: Ấn phẩm tiếp tục 6 Chương 13: Mô tả trích Trong Phần 1, các qui tắc mô tả chung và mô tả cho từng loại hình tài liệu bao gồm 8 vùng chính. (1) Vùng nhan đề và minh xác về trách nhiệm Khởi đầu minh xác về trách nhiệm bằng dấu ( / ) Ghi lại nhan đề theo trang tên sách (nhưng không cần theo đúng cách chấm câu và cách viết hoa) Nếu tên tác giả, nxb, vv là một phần của nhan đề chính thì ghi lại đúng như thế. Không lập lại tên đó trong phần minh xác về trách nhiệm. Nếu nhan đề chính là tên của một người hay một tập thể chịu trách nhiệm về tác phẩm, ghi lại tên đó như là nhan đề chính. Nếu nhan đề có nhiều tập, cuốn, số phần, vv thì ta sẽ mô tả chung cho cả bộ hoặc mô tả riêng cho từng phần, tập, số, vv đó (tùy vào sự lựa chọn của mỗi thư viện) Nếu không tìm được một nhan đề trong tài liệu, hãy tự tạo ra một nhan đề mang tính mô tả nhưng ngắn gọn cho tài liệu. Đặt nhan đề này trong dấu ngoặc vuông và tạo ra một ghi chú. Nếu nhan đề xuất hiện bằng hai ngôn ngữ hay nhiều hơn (đa ngữ), sử dụng nhan đề bằng ngôn ngữ chính của tài liệu làm nhan đề chính. Nếu có hơn một ngôn ngữ chính, sử dụng nhan đề nào xuất hiện trước. Luôn luôn minh xác về trách nhiệm xuất hiện đầu tiên trong nguồn thông tin chính, trừ khi tên tác giả, nhà xuất bản, vv đã xuất hiện như một thành phần của nhan đề Nếu minh xác về trách nhiệm có từ 1 đến 3 người thì ghi hết các tác giả và đặt dấu (,) giữa các tác giả. Nếu minh xác về trách nhiệm nêu tên nhiều hơn 3 tên người hoặc tên tổ chức cùng thực hiện một chức năng, hoặc có mức độ trách nhiệm tương đương nhau, ghi 7 tên người hoặc tên cơ quan đầu tiên của mỗi nhóm và ghi dấu ba chấm () và thêm vào cụm từ [và những người khác] (2) Vùng ấn bản Khởi đầu vùng ấn phẩm bằng dấu ( ._ ) Ghi lại minh xác về ấn bản [lần xuất bản] đúng như tìm thấy, ngoại trừ: - Thay thế các chữ bằng các chữ viết tắt tiêu chuẩn. - Thay thế các chữ bằng các con số khi thích hợp. (3) Vùng chi tiết đặc thù của tài liệu Khởi đầu vùng đặc biệt cho ấn phẩm bằng dấu ( ._ ) Vùng này dùng mô tả các chi tiết đặc thù của tài liệu bản đồ, tài liệu âm nhạc, tài liệu điện tử, tài liệu tiếp tục và vi phẩm. (4) Vùng xuất bản, phát hành, vv Khởi đầu vùng này bằng dấu ( ._ ) Khởi đầu nhà xuất bản bằng dấu ( : ) Khởi đầu năm xuất bản bằng dấu ( , ) Trong vùng mô tả này, ghi lại các thông tin liên hệ đến nhà xuất bản, phát hành, vv của tài liệu và năm xuất bản, phát hành, vv Nếu một tài liệu có hai hay nhiều nơi xuất bản, phát hành, vv và/hay hai hay nhiều nhà xuất bản, phát hành, vv ghi lại nơi và tên nhà xuất bản, phát hành, vv được kể tên trước. Ghi lại nơi xuất bản như xuất hiện trong tài liệu. Ghi năm xuất bản, phát hành, vv của tài liệu đã ghi lại trong vùng ấn bản (Năm gần đúng ghi: [kh.]. Không xác định được năm gần đúng thì ghi là [19uu or 20uu] (5) Vùng mô tả vật lý Khởi đầu vùng mô tả này bằng dấu ( ._ ) Khởi đầu kích thước bằng dấu ( ; ) 8 Khởi đầu minh xác về các tài liệu kèm theo bằng dấu ( + ) Mỗi loại hình tài liệu ứng với quy tắc mô tả vật lý riêng. (6) Vùng tùng thư Khởi đầu vùng mô tả này bằng dấu ( ._ ) Khởi đầu một minh xác về trách nhiệm bằng dấu ( / ) Khởi đầu phần ghi số tùng thư bằng dấu ( ; ) Khởi đầu nhan đề của một tiểu tùng thư bằng dấu ( . ) Ghi lại nhan đề tùng thư đúng như đã tìm thấy trong tài liệu hay vật đựng tài liệu. Ghi lại các minh xác về trách nhiệm liên quan đến cá nhân hay các tập thể chịu trách nhiệm về tùng thư. Ghi lại cách ghi số và định danh của tài liệu trong tùng thư như xuất hiện trong tài liệu. Sử dụng các chữ viết tắt tiêu chuẩn. Nếu tài liệu về hai hay nhiều tùng thư khác nhau xuất hiện trong tài liệu, ghi các chi tiết của từng tùng thư riêng biệt theo thứ tự xuất hiện của chúng trong tài liệu. (7) Vùng phụ chú Khởi đầu một ghi chú bằng dấu ( ._ ) Ngăn cách từ mở đầu một ghi chú và phần còn lại của ghi chú bằng dấu ( : ) Ghi chú đặc biệt cho tài liệu về bản chất của tài liệu; ngôn ngữ tài liệu; chi tiết vật chất; tài liệu kèm theo và các phụ trương, vv (8) Vùng dành cho số tiêu chuẩn Khởi đầu vùng mô tả này bằng dấu ( ._ ) Ghi lại số ISBN hay bất cứ số tiêu chuẩn nào đã được quốc tế quy định của tài liệu đang được mô tả, nhan đề khóa của ấn phẩm tiếp tục. Giá cả : Ghi lại thông tin về giá được ghi trên tài liệu hoặc được cung cấp từ bộ phận bổ sung. Vùng này bắt đầu bằng dấu hai chấm ( : ) 9 Ngoài ra AACR 2 còn quy định các quy tắc từ 1.9 - 1.11 để mô tả các chi tiết của các tài liệu có cấu tạo bởi các phần khác nhau, các bản fax, photo, sao chụp. 1.5.2. Phần 2: Tiêu đề, nhan đề thống nhất và tham chiếu (Headings, uniform titles, and references), từ chương 21 đến chương 26 Chương 21: Chọn lựa điểm truy cập Chương 22: Tiêu đề tác giả cá nhân Chương 23: Tên khu vực địa lý Chương 24: Tiêu đề tác giả tập thể Chương 25: Nhan đề thống nhất Chương 26: Lập các tham chiếu 1.5.3. Phụ lục Phụ lục A: Bảng tra các từ viết hoa: Gồm những quy tắc về cách viết hoa, nhằm thống nhất trong các vùng mô tả. Phụ lục B: Bảng tra các từ viết tắt: Gồm danh mục chữ viết tắt của một số ngôn ngữ và những quy định chữ viết tắt cho một số trường hợp tiêu biểu. Phụ lục C: Bảng quy tắc sử dụng chữ số: Chỉ ra quy tắc đánh chữ số cho một số trường hợp trong mô tả. Phụ lục D: Bảng giải thích thuật ngữ: Bao gồm những định nghĩa về hầu hết các thuật ngữ kỹ thuật biên mục và thư mục sử dụng (cho các dạng tài liệu). Phụ lục E: Bảng tra các mạo từ đứng đầu: Gồm danh mục những mạo từ bao quát các ngôn ngữ mà người biên mục thường xuyên gặp. 1.5.4. Bảng chỉ mục Bảng chỉ mục mày bao gồm các tiêu đề được sắp xếp theo trật tự chữ cái, và từ các tiêu đề đó dẫn dắt đến các quy tắc và các phụ lục. Ví dụ, "vùng mô tả vật lý, 1.5" bao gồm một loạt các quy định từ 1.5 A đến 1.5 E 1.6. Ứng dụng AACR2 10 Việt Nam đã và đang trên con đường hội nhập thế giới, cũng giống như các ngành và lĩnh vực khác, ngành Thư viện cũng phải được chuẩn hóa để có thể trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin trên phạm vi toàn cầu. Hiện nay đã có bản dịch AACR2 đầy đủ bằng tiếng Việt, hướng dẫn cụ thể mô tả các loại hình tài liệu, đây là một thuận lợi cho việc thống nhất công tác xử lý tài liệu trong cả hệ thống thư viện. Tuy nhiên, khi áp dụng các chuẩn quốc tế chúng ta vẫn cần thống nhất một vài quy tắc để phù hợp hơn với các thư viện Việt Nam. Điều quan trọng nhất là phải đưa vào quy tắc này những vấn đề cụ thể của Việt Nam theo quy định của AACR2. Có như vậy mới thống nhất được mô tả tài liệu ở các thư viện Việt Nam theo một quy tắc biên mục của nước ngoài: - Đối với sách bộ, trong AACR2 chỉ hướng dẫn mô tả bộ (chỉ có liệt kê ở trường 505). Mà hiện nay hầu hết các thư viện Việt Nam mô tả lẻ như theo hướng dẫn MARC21. - Trong vùng nhan đề 4 tác giả trở lên thì AACR2 quy định lấy tác giả đầu tiên và dấu ba chấm () và thêm cụm từ [ et al.]; và trong vùng địa chỉ xuất bản, trường hợp không xác định được nơi xuất bản và nhà xuất bản thì AACR2 quy định dùng [S.l.: $bs.n.], tuy nhiên 2 cụm từ trên dùng cho sách nước ngoài, đối với sách Việt thì nên dùng [và những người khác] ; [K. đ.: $bK.nh.x.b.] - Chuyển tả cả những từ viết sai khi chúng xuất hiện trên tài liệu. Ghi tiếp sau thông tin đó là chữ i.e. (đối với sách ngoại văn); chính xác là (đối với sách Việt), và ghi những từ sửa đổi vào trong ngoặc vuông (hướng dẫn trong mục 1.0F1). Ví dụ: Nhan đề xuất hiện trên nguồn tin là: Housing sarts Nhan đề trên sẽ được chuyển tả như sau: Housing sarts, i.e. [starts] Hiện nay ở Việt Nam vẫn chưa có quy định thống nhất trong việc sử dụng chữ i/y. Tuy nhiên trong công tác biên mục cần thống nhất trong hệ thống. - AACR2 quy định bổ sung chữ viết tắt định danh chức năng vào tiêu đề mô tả bổ sung đối với cá nhân, nhưng theo kinh nghiệm của một số chuyên gia thì hiện nay các thư viện Mỹ đang loại bỏ không bổ sung chữ viết tắt định danh chức năng vào tiêu đề mô tả bổ sung đối với cá nhân, thường thì vai trò trách nhiệm 11 đã được ghi đầy đủ (không viết tắt) trong trường 245$c. Vậy ta cũng không nên dùng thông tin đó khi tạo điểm truy cập. - Thống nhất cách tạo lập điểm truy cập theo tên tác giả tập thể cho một số dạng tài liệu cụ thể của Việt Nam như: Luật, quy phạm, báo cáo nghiên cứu khoa học,. (trường hợp nào phải lập tiêu đề chính, trường hợp nào chỉ đưa vào tiêu đề bổ sung; trường hợp nào tên cơ quan đứng được độc lập, trường hợp nào phải có địa danh để trước hoặc để sau),. Vì phần này trong AACR2 chỉ dẫn khá phức tạp, không cụ thể đối với tình hình Việt Nam. 12 CHƯƠNG 2: CHUẨN BIÊN MỤC PHÂN LOẠI DDC22 2.1. Khái niệm Phân loại là sự phân chia/nhóm sự vật, hiện tượng thành từng loại/nhóm dựa trên những đặc điểm khác nhau/giống nhau của chúng. Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification - DDC) là một trong những công cụ để phân loại tài liệu thư viện khá phổ biến trên thế giới. Khung phân loại DDC được sắp xếp theo một trật tự nhất định các khái niệm khoa học thuộc toàn bộ các lĩnh vực tri thức. 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển khung phân loại DDC Hệ thống phân loại Dewey do ông Melvil Dewey sáng lập năm 1873 được xuất bản lần đầu tiên tại Amherst, Massachusetts vào năm 1876, với tên gọi “A Classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Pamphlets of Library”. Chuẩn này trở thành sở hữu của tổ chức Online Computer Library Center viết tắt OCLC bắt đầu từ năm 1988. Cuối năm 1890, Viện Thư mục Quốc tế (nay là Liên đoàn Thông tin và Tư liệu Quốc tế - FID) đã yêu cầu và nhận được sự chấp thuận của Dewey cho việc dịch và sửa đổi DDC với mục đích sử dụng toàn cầu. Kết quả là khung phân loại UDC (Universal Decimal Classification) ra đời. Năm 1932 khung phân loại xuất bản lần thứ 13, được phát hành sau khi Dewey mất một năm và được xem là một ấn bản để tưởng niệm ông. Đây là lần đầu tiên tên của Dewey được đưa làm nhan đề của khung phân loại, từ đó khung phân loại chính thức mang tên là Dewey Decimal Classification (DDC). Và nó đã được liên tục tu chỉnh để theo kịp đà tiến triển của tri thức. Hiện DDC xuất bản lần thứ 22, được gọi là DDC22 (4 tập). 2.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác phân loại tại hệ thống thư viện Dewey, Melvil (2003), Dewey Decimal Classification and Relative Index, 22th ed., OCLC Online Computer Library Center, USA. 13 2.4. Tính năng khung phân loại DDC22 DDC22 là khung phân loại đầy đủ chi tiết, bao gồm tất cả mọi lĩnh vực tri thức của con người được sắp xếp từ tổng loại, triết học, tôn giáo, ngôn ngữ, văn học, khoa học xã hội, khoa học ứng dụng, nghệ thuật, địa lý, lịch sử. Khung phân loại DDC22 dùng hệ thống ký hiệu bằng chữ số Ả Rập (từ 0 đến 9), dễ hiểu, dễ sử dụng và mở rộng khả năng tìm tin. Cấu trúc ký hiệu trong khung phân loại DDC22 về hình thức cũng thống nhất tạo ra ưu điểm dễ nhớ và dễ sử dụng. 2.5. Cấu trúc khung phân loại DDC22 DDC22 bao gồm 4 tập, trong đó: Tập 1: Lời giới thiệu, bảng thuật ngữ, phần hướng dẫn và 6 bảng phụ được đánh số từ 1 đến 6; Tập 2: Giới thiệu Bảng tóm lượt thứ 1 gồm 10 lớp chính, Bảng tóm lượt thứ 2 chứa 100 lớp, Bảng tóm lượt thứ 3 gồm 1000 phân đoạn và các lớp của bảng chính có ký hiệu từ 000 đến 599; Tập 3: Gồm các lớp tiếp theo của bảng chính có ký hiệu từ 600 đến 999; Tập 4: Bảng tra liên quan. 2.5.1. Bảng chính DDC22 là khung phân loại theo đẳng cấp, phản ánh mối liên hệ logic của các lĩnh vực tri thức được xem xét và sắp xếp từ khái quát đến cụ thể, từ chung đến riêng theo một hệ thống trong đó lớp khởi đầu bao trùm lớp phái sinh và lớp phái sinh phụ thuộc lớp khởi đầu về tính chất. DDC22 có 10 lớp chính. Mỗi lớp chính được cấu tạo bằng 3 chữ số (000 – 900), trong đó chỉ số đầu tiên là biểu thị nội dung của lớp chính với thứ tự sắp xếp như sau: 000 Tin học, Thông tin và tác phẩm tổng quát Computers, Information and general reference 100 Triết học và Tâm lý học 14 Philosophy and Psychology 200 Tôn giáo Religion 300 Khoa học xã hội Social sciences 400 Ngôn ngữ Language 500 Khoa học Science 600 Công nghệ Technology 700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí Arts and recreation 800 Văn học Literature 900 Lịch sử và địa lý History and geography Lớp 000 là lớp tổng quát, dành cho những tài liệu có nội dung về nhiều môn ngành khoa học, ví dụ như bách khoa toàn thư, báo chí, các xuất bản phẩm định kỳ Ngoài ra, lớp này còn bao gồm 1 số ngành khoa học liên quan đến tri thức và thông tin như tin học, khoa học thư viện và thông tin, nghề báo. Lớp 100 bao gồm triết học, các hiện tượng huyền bí, và tâm lý học. Lớp 200 được dành riêng cho các tôn giáo, về khía cạnh thần thánh, sự thờ cúng. Lớp 300 bao gồm các ngành khoa học xã hội như xã hội học, nhân loại học, khoa học thống kê, khoa học chính trị, kinh tế, luật pháp, quản lý công quyền, các 15 vấn đề và các dịch vụ xã hội, giáo dục, thương mại, truyền thông, giao thông vận tải, phong tục tập quán, văn học dân gian. Lớp 400 bao gồm ngôn ngữ, ngôn ngữ học và các ngôn ngữ cụ thể. Lớp 500 dành cho các khoa học tự nhiên như toán học, vật lý, hoá học, thiên văn học, khoa học trái đất, sinh vật học. Khoa học tự nhiên mô tả và tìm cách giải thích thế giới chúng ta đang sống. Lớp 600 là công nghệ bao gồm các lĩnh vực sử dụng khoa học để khai thác thế giới tự nhiên và tài nguyên phục vụ cho lợi ích của con người. Lớp 700 bao gồm các nghệ thuật: nghệ thuật trang trí, hội hoạ, âm nhạc, nghệ thuật biểu diễn. Thể thao và các trò chơi giải trí cũng thuộc lớp này. Lớp 800 là văn học, bao gồm tu từ học, văn xuôi, thơ ca, kịch Các nền văn học của các nước trên thế giới. Riêng văn học dân gian được phân về phong tục tập quán ở mục 300. Lớp 900 dành cho lịch sử và địa lý. Khi tài liệu nói về các sự kiện đã diễn ra hoặc tình hình hiện tại của 1 vùng hoặc 1 nơi cụ thể sẽ được phân về lớp này. Còn lịch sử của 1 chủ đề cụ thể được phân về chủ đề đó. Mỗi lớp chính lại được chia thành 10 lớp phái sinh, mỗi lớp phái sinh lại được chia thành 10 lớp phái sinh tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn và lần lượt được sắp xếp một cách trật tự logic chặc chẽ. Dấu chấm được dùng để phân cách giữa 3 chữ số đầu tiên và các chữ số đứng sau trong ký hiệu phân loại. Nó được gọi là dấu chấm thập phân (nhưng không có ý nghĩa về mặt toán học). Các lớp ở bậc phân chia thứ hai như sau: 500 Được dùng để chỉ phần tổng quát của khoa học 510 Toán học 520 Thiên văn học 530 Vật lý học 540 Hóa học . 16 Các lớp ở bậc phân chia thứ ba như sau: 530 Vật lý học tổng quát 531 Cơ học chất rắn 532 Cơ học chất lỏng 533 Cơ học khí Các lớp phái sinh ở bậc phân chia chi tiết hơn nữa như sau: 531 Cơ học chất rắn 531.1 Động học, tĩnh học, cơ học phân tử 531.11 Động học 531.112 Chuyển động 531.113 Lực hướng tâm và lực ly tâm 531.113 3 Làn sóng 531.113 4 Ma sát và độ nhờn ... Hệ cấp trong Khung DDC22 được biểu hiện qua cấu trúc và ký hiệu. Hệ cấp theo cấu trúc (structural hierarchy) có nghĩa là tất cả các lớp (ngoài 10 lớp chính) được coi như thuộc về những lớp rộng hơn ở trên chúng. Bất cứ ghi chú nào liên hệ đến bản chất của một môn loại được xem là đúng cho tất cả những môn loại phụ, kể cả những đề tài phụ thuộc của những số đồng đẳng. Hệ cấp theo ký hiệu (notational hierarchy) được biểu hiện bằng chiều dài của ký hiệu. Những số có trong bất cứ cấp bậc nào thường được coi là phụ thuộc cho một loại mà ký hiệu được dùng có một số vị ngắn hơn; hay được coi là đồng đẳng với một loại mà ký hiệu có cùng số vị như nhau; và được coi là cao hơn đối với một loại mà ký hiệu số có một hay nhiều số vị dài hơn. Những số vị được gạch dưới có trong những ví dụ dưới đây được biểu hiện cho hệ cấp theo ký hiệu: 600 Công nghệ (Khoa học ứng dụng) 630 Nông nghiệp và những công nghệ liên hệ 17 633 Cây nông trại và cây trong vườn 633.7 Cây có chất kích thích 633.71 Cây thuốc lá 633.72 Cây chè 633.73 Cây cà phê 636 Nghề chăn nuôi gia súc 636.4 Lợn 636.5 Gà 636.6 Chim Như 2 ví dụ trên, phân tích ví dụ thứ 2 ta thấy là 'lợn'; 'gà'; và ‘chim’ có tính đặc thù hơn (nghĩa là phụ thuộc vào) Nghề chăn nuôi gia súc; chúng có tính đặc thù ngang nhau (nghĩa là đồng đẳng); và 'Nghề chăn nuôi gia súc' có tính kém đặc thù hơn (nghĩa là cao hơn) 'lợn'; 'gà'; và ‘chim’. Đôi khi, một vài dấu hiệu khác cũng có thể được dùng để biểu hiện cho hệ cấp một khi hệ cấp này không thể thực hiện được qua những ký hiệu. Các mối liên hệ giữa những đề tài đã vi phạm quy tắc làm hệ cấp theo ký hiệu được chỉ rõ bằng những tiêu đề, những ghi chú và những tiểu dẫn đặc biệt. Trong DDC22, kiến thức được sắp xếp theo các lĩnh vực, cuối cùng là chủ đề. Vì vậy, một chủ đề có thể nằm trong nhiều lĩnh vực của kiến thức. Ví dụ: đề tài “môi trường” có thề là môi trường trong khía cạnh đạo đức, khía cạnh tâm lý; môi trường trong giáo dục; môi trường trong y học, vv Môi trường 333.7 đạo đức 179.1 giáo dục 375.0083 kỹ nghệ 628 tâm lý 155.9 18 y học 616 2.5.2. Bảng phụ Một tài liệu ngoài việc phân loại theo lĩnh vực tri thức còn có những khía cạnh phụ khác nhau như khía cạnh đề tài, thời gian, ngôn ngữ, hình thức Những khía cạnh ấy được phân chia và sắp xếp thành các bảng phụ. Bảng phụ (còn gọi là bảng trợ ký hiệu) phản ánh các khái niệm được lặp đi lặp lại trong bảng chính như hình thức, công dụng của tài liệu, các khái niệm địa lý, ngôn ngữ liên quan đến nội dung tài liệu. Những khía cạnh này được tập hợp lại thành các bảng riêng để tránh cồng kềnh, phức tạp cho bảng chính. DDC22 có 6 bảng phụ dùng để mở rộng ký hiệu các lớp của bảng chính: Bảng 1: Tiểu phân mục chung (Trợ ký hiệu tiêu chuẩn) Bảng 2: Các khu vực địa lý và con người Bảng 3: Tiểu phân mục cho nghệ thuật, từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể (gồm 3 bảng 3A, 3B, 3C) Bảng 4: Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ riêng biệt và nhóm ngôn ngữ Bảng 5: Dân tộc và nhóm quốc gia Bảng 6: Các ngôn ngữ Các ký hiệu của bảng phụ chỉ được sử dụng để phối hợp với bảng chính mà không được phép sử dụng độc lập. Các trợ ký hiệu này được ghép trực tiếp với ký hiệu phân loại chính của bảng chính hoặc thông qua một trợ ký hiệu của bảng phụ khác và không có bất kỳ dấu hiệu phân biệt nào. Bảng phụ 1: Tiểu phân mục chung (Standard Subdivisions) Bảng phụ 1 phản ánh những khí...à đơn vị từ vựng được kiểm soát và được dùng làm TĐCĐ cho một đề tài cụ thể, hay nói một cách khác là tiêu đề có giá trị. Bộ TĐCĐ cũng chỉ ra thuật ngữ nào là đơn vị từ vựng không được kiểm soát và không được dùng làm tiêu đề chủ đề, hay nói một cách khác là tiêu đề không có giá trị. 3.5.1.2. Tham chiếu và phụ chú Tham chiếu chỉ ra mối quan hệ giữa các thuật ngữ, cũng như chỉ rõ thuật ngữ nào có giá trị và thuật ngữ nào không có giá trị trong việc thiết lập các tiêu đề chủ đề làm điểm truy cập. 42 Tham chiếu chỉ ra mối quan hệ tương đương: là tham chiếu chỉ ra quan hệ giữa một tiêu đề có giá trị và một/các tiêu đề không có giá trị. Để chỉ ra mối quan hệ này, tham chiếu UF (Dùng cho), sẽ nối một tiêu đề có giá trị đến một/các tiêu đề không giá trị; ngược lại tham chiếu USE (Sử dụng), sẽ nối một tiêu đề không có giá trị đến một một tiêu đề có giá trị. Các trường hợp cần sử dụng loại tham chiếu này bao gồm: - Giữa các từ đồng nghĩa, gần nghĩa - Giữa các từ viết tắt và từ viết đầy đủ - Giữa các từ cổ và hiện đại - Giữa các từ phổ thông và khoa học - Giữa các từ có tiếng bản xứ và các từ tiếng nước ngoài nhưng được sử dụng phổ biến - Giữa các từ có cách đánh vần khác nhau - Giữa hình thức được chọn và không được chọn làm tiêu đề của một thuật ngữ Tham chiếu chỉ ra mối quan hệ thứ bậc: là tham chiếu chỉ ra quan hệ giữa một tiêu đề với một/các tiêu đề mang nghĩa rộng hơn hoặc hẹp hơn. Để chỉ ra mối quan hệ này, tham chiếu BT (Thuật ngữ nghĩa rộng), sẽ nối một tiêu đề/các tiêu đề mang nghĩa rộng hơn; và tham chiếu NT (Thuật ngữ nghĩa hẹp), sẽ nối một tiêu đề đến một/các tiêu đề mang nghĩa hẹp hơn. Các tham chiếu thứ bậc được làm theo quy định sau: (1) Giống/Loài (hoặc Lớp/Thành viên của lớp) Tham chiếu NT không được tạo dựng trong trường hợp tiêu đề bị đảo và được bổ nghĩa bằng tên của ngôn ngữ, dân tộc, tộc người. Tức sẽ không có tham chiếu để chỉ mối quan hệ thứ bậc giữa một tiêu đề có nghĩa rộng hơn, với một tiêu đề đảo có nghĩa hẹp hơn. 43 (2) Tổng thể/Bộ phận Khi một tiêu đề trực thuộc nhiều mối quan hệ thứ bậc thì làm tham chiếu cho tiêu đề có nghĩa rộng hơn sát cạnh nó trong chuỗi thứ bậc. (3) Đề tài/Tên các thực thể trực thuộc (4) Các mối quan hệ kép và phức Đối với những tiêu đề có chứa nhiều đề tài hoặc nhiều khái niệm, người ta làm tham chiếu BT cho đề tài hoặc khái niệm không được dùng làm yếu tố truy cập, tức là yếu tố đi đầu trong tiêu đề. Tham chiếu chỉ ra mối quan hệ liên đới: là tham chiếu chỉ ra quan hệ giữa một tiêu đề vối một/các tiêu đề có ý nghĩa liên quan, gần gũi. Để chỉ ra mối quan hệ này, Tham chiếu RT (Thuật ngữ liên đới), sẽ nối một tiêu đề đến một/các tiêu đề có ý nghĩa liên quan, gần gũi. Tham chiếu RT được làm để: (1) Nối hai thuật ngữ có nghĩa trùm lên nhau (2) Nối một môn ngành khoa học với đối tượng nghiên cứu của nó (3) Nối nhóm người với lĩnh vực mà họ hoạt động (4) Mối một thuật ngữ đến thuật ngữ khác có mối liên quan gần gũi Tham chiếu “See Also” (Cũng xem), tham chiếu này có nghĩa là cũng xem từ một tiêu đề đến một nhóm các tiêu đề. Nhóm các tiêu đề này là những tiêu đề riêng lẻ, được coi như là những ví dụ điển hình cho một dạng tiêu đề nào đó. Có 3 kiểu tham chiếu “See Also” như sau: (1) Tham chiếu “See Also” chỉ đến các phụ đề tự do (2) Tham chiếu “See Also” từ một tiêu đề chủ đề đến một loại hoặc một kiểu của tên tiêu đề mà thường tên gọi này không có trong bộ tiêu đề chủ đề (3) Tham chiếu “See Also” chỉ đến các các tiêu đề có từ bắt đầu giống nhau hoặc từ cùng gốc 44 Tham chiếu cho tiêu đề tên cá nhân: Dựa vào AACR2 và Hồ sơ tên gọi (Name files) người ta tạo lập tham chiếu cho tiêu đề là tên cá nhân. Đối với các tác giả đương đại hoặc những tác giả hoạt động trong nhiều lĩnh vực (nên có thể có nhiều tiêu đề về họ) thì chỉ dùng một tên gọi có giá trị khi thiết lập tiêu đề cho các tài liệu nói về họ mà thôi. Ngoài những tham chiếu trên, có một số trường hợp tiêu đề cần một ghi chú hoặc chú giải xác định rõ phạm vi ý nghĩa của tiêu đề (Scope notes). Việc này giúp cho cán bộ biên mục giữ được tính ổn định trong quá trình biên mục chủ đề. 3.5.2. Tiêu đề chủ đề trong LCSH 3.5.2.1. Chức năng tiêu đề chủ đề Chức năng của TĐCĐ là thể hiện ý nghĩa nổi bật của chủ đề được đề cập trong tài liệu. Các ý nghĩa nổi bật này có thể thể hiện thông qua tên đề tài cụ thể, tên riêng của người, tên của cơ quan, tổ chức hoặc của các thực thể, tên của các địa điểm. Trong vài trường hợp, tiêu đề chủ đề còn thể hiện tên hình thức hoặc thể loại của tài liệu. • Thể hiện đề tài: Hầu hết tiêu đề trong các bộ tiêu đề chủ đề đều nhằm thể hiện nội dung đề tài, tức là thể hiện khái niệm hoặc sự vật chủ yếu được nói đến trong tài liệu. Một cách cụ thể hơn, tiêu đề chủ đề có thể thể hiện một sự vật; một môn/ngành khoa học; một lĩnh vật hoạt động; giai cấp, tầng lớp hoặc nghề nghiệp của nhóm người. Loại tiêu đề này được gọi là tiêu đề đề tài. • Thể hiện tên riêng: Tiêu đề chủ đề có thể thể hiện tên gọi của một cá nhân, cơ quan, tổ chức, thực thể hoặc địa điểm. Tiêu đề thể hiện những tên gọi loại này được gọi là tiêu đề định danh. Tiêu đề tên riêng thể hiện tên người, tên cơ quan tổ chức, tên của những thực thể có tên gọi riêng. + Tiêu đề thể hiện tên người: Tên riêng của một cá nhân kèm theo năm sinh và năm mất nếu có. 45 Trong bộ LCSH, loại tiêu đề này không chỉ thể hiện tên riêng của cá nhân và còn thể hiện tên của gia đình, triều đại, hoàng tộc, tên của các nhân vật thần thoại, truyền thuyết, các nhân vật hư cấu, tên của thánh thần. + Tiêu đề thể hiện tên cơ quan, tổ chức: Loại tiêu đề này thể hiện tên của các tổ chức, bao gồm tổ chức công cộng và cá nhân, hiệp hội, liên hiệp, viện nghiên cứu, các đơn vị của chính phủ, các cơ sở kinh doanh, nhà thờ, trường học, viện bảo tàng, vv Ngoài ra, tên cơ quan, tổ chức còn là những nhóm cơ quan khác mà có tên gọi riêng như là các hội nghị, các cuộc thám hiểm. + Tiêu đề thể hiện tên của những thực thể có tên gọi riêng: Loại tiêu đề này thể hiện tên sự kiện lịch sử, tên giải thưởng, phần thưởng, tên ngày lễ hội, tên nhóm tộc người, bộ lạc, tên các tôn giáo, hệ thống triết học, và những vật thể có tên gọi riêng. Trong bộ LCSH, những sự kiện lịch sử có tên gọi cụ thể thì sẽ có tiêu đề là tên gọi đó kèm theo ngày tháng. • Thể hiện địa danh: Như đã đề cập, tiêu đề có thể thể hiện tên gọi của địa điểm. Trong trường hợp này chúng được gọi là tiêu đề địa danh. Địa danh gồm có địa danh hành chính và phi hành chính. Tiêu đề địa danh hành chính bao gồm tên của các quốc gia, như là tình, tiểu bang, thành phố, địa hạt, quận hành chính. Tiêu đề địa danh phi hành chính thể hiện những vùng địa lý tự nhiên và những công trình do con người làm ra có liên quan đến một địa danh cụ thể. Các vùng địa lý tự nhiên và những công trình do con người làm ra có thể là địa điểm khảo cổ học, kênh đào, đập nước, trang trại, nông trường, trại nuôi gia súc, khu vườn, công viên, khu bảo tồn, khu vui chơi giải trí, đường phố, đường mòn. • Thể hiện hình thức: Có một số tiêu đề chỉ ra hình thức, nhất là hình thức thư mục của tài liệu hơn là nội dung chủ đề của tài liệu. Tiêu đề dạng này có thể gọi là tiêu đề hình thức và thường được dùng cho các tài liệu có nội dung không giới hạn ở một chủ đề cụ thể nào hoặc có chủ đề rất rộng, như là Bách khoa toàn thư, Thư mục, Từ điển, Niên giám. Tiêu đề hình thức còn được dùng để thể hiện hình thức nghệ thuật và văn học. Chúng được dùng trong ba lĩnh vực cụ thể sau: văn học, nghệ thuật và âm 46 nhạc. Trong các lĩnh vực này, thể loại của tài liệu được coi là quan trọng hơn nội dung của nó. 3.5.2.2. Cú pháp của tiêu đề chủ đề Cú pháp của tiêu đề là ngôn ngữ và hình thức trình bày của tiêu đề được quy định trong ngôn ngữ tiêu đề chủ đề. Tiêu đề chủ đề là một sự pha trộn của ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ chỉ mục. Gồm các loại tiêu đề sau: • Tiêu đề chủ đề đơn: là những tiêu đề đứng một mình, không kèm theo các yếu tố phụ khác, bản thân nó đã nói lên đầy đủ, trọn vẹn chủ đề của tài liệu. Tiêu đề đơn là danh từ: Hình thức đơn giản nhất của tiêu đề là một danh từ hoặc một từ bị danh từ hóa. Một danh từ đơn hoặc một từ tương đương danh từ được chọn làm tiêu đề khi nó thể hiện một hiện tượng, một sự vật hay một khái niệm một cách cụ thể. Tiêu đề là cụm từ: Khi một sự vật hoặc một khái niệm đơn lẻ không thể thể hiện một cách thích đáng bằng một danh từ đơn thì một cụm từ sẽ được sử dụng làm tiêu đề. • Tiêu đề chủ đề phức: là tiêu đề thể hiện nội dung chính của đề tài đồng thời thể hiện các khía cạnh nhỏ hoặc các góc độ trực thuộc của đề tài. Các khía cạnh hoặc góc độ này bao gồm đề tài chia nhỏ, khía cạnh địa lý, thời gian và hình thức của đề tài. Phần thể hiện nội dung chính của đề tài gọi là tiêu đề chính, phần thể hiện khía cạnh hoặc góc độ chia nhỏ gọi là phụ đề. Ngoài ra, còn có tiêu đề chủ đề kép, tiêu đề chủ đề có phần bổ nghĩa, và tiêu đề chủ đề đảo. • Tiêu đề chủ đề kép: là tiêu đề thể hiện mối quan hệ giữa hai vấn đề trong một chủ đề. Hai vấn đề trong một chủ đề có mối quan hệ mật thiết với nhau là do chúng tương tự nhau, do chúng thường được đề cập cùng với nhau, và cũng có thể là do chúng luôn luôn đối kháng nhau. Thường người ta dùng liên từ AND (và) để nối hai vấn đề với nhau. 47 • Tiêu đề chủ đề có phần bổ nghĩa: Trong nguyên tắc ngôn ngữ tiêu đề chủ đề, mỗi tiêu đề chỉ thể hiện một chủ đề mà thôi, do đó, khi một thuật ngữ đa nghĩa được chọn làm tiêu đề thì cần một phần bổ nghĩa đi kèm để xác định rõ ý nghĩa của tiêu đề. Phần bổ nghĩa là một từ hoặc một cụm từ đặt trong ngoặc đơn đi ngay sau tiêu đề. Phần bổ nghĩa cũng có thể được dùng để làm rõ nội dung của những thuật ngữ kỹ thuật. Trong trường hợp này phần bổ nghĩa thường là tên gọi của một ngành hoặc loại, tính chất của sự vật. Phần bổ nghĩa còn được dùng để làm rõ các thuật ngữ không rõ nghĩa hoặc các từ nước ngoài. Đối với tiêu đề tên người, phần bổ nghĩa được dùng để thể hiện dân tộc của nhân vật. Đối với tiêu đề tên cơ quan, tổ chức, phần bổ nghĩa được dùng để chỉ ra tính chất của cơ quan dựa theo yêu cầu của AACR2. Đối với địa danh, phần bổ nghĩa được dùng để chỉ ra đặc tính chung, tính chất địa lý, tính chất chính trị hoặc hành chính của địa điểm. • Tiêu đề chủ đề đảo: Để cho các đề tài liên quan với nhau có khả năng đứng cạnh nhau thì việc chọn từ nào làm từ đi đầu của tiêu đề có ý nghĩa rất quan trọng. Đối với các tiêu đề có dạng cụm từ thì việc đảo trật tự của các từ trong cụm từ có thể giúp tăng khả năng các đề tài liên quan với nhau sẽ đứng cạnh nhau. Chính vì vậy, có rất nhiều tiêu đề dạng cụm từ có hình thức đảo ngữ nhằm mang từ quan trọng, có tính chất gợi ý nhất đặt vào vị trí đi đầu trong tiêu đề tạo thành yếu tố quan trọng để truy cập và tăng khả năng các điểm truy cập liên quan với nhau sẽ được đứng cạnh nhau. 3.5.3. Phụ đề trong LCSH Trong biên mục chủ đề, khi một tài liệu tập trung phản ánh một hoặc vài khía cạnh hoặc góc độ nghiên cứu của một đề tài thì bên cạnh việc thể hiện nội dung của đề tài, tiêu đề chủ đề còn thể hiện các khía cạnh, góc độ của nội dung đó nữa. Nội dung của đề tài được thể hiện bằng tiêu đề chính, còn các khía cạnh, góc độ nghiên 48 cứu của đề tài được thể hiện bằng phụ đề. Như vậy có thể nói, phụ đề đã giúp cho việc cụ thể hóa nội dung của các tiêu đề chính, khiến cho các tiêu đề chủ đề có thể thể hiện vừa chính xác vừa cụ thể nội dung của tài liệu. Phụ đề thể hiện nội dung chia nhỏ, khía cạnh hoặc góc độ nghiên cứu của đề tài. Dưới mỗi tiêu đề có giá trị là tập hợp các phụ đề được phép ghép với nó. Trong trường hợp cần thiết cũng sẽ có các tham chiếu chỉ ra phụ đề có giá trị và phụ đề không giá trị. Có 4 loại phụ đề: Phụ đề đề tài, phụ đề địa lý, phụ đề thời gian và phụ đề hình thức. 3.5.3.1. Phụ đề đề tài Phụ đề đề tài thể hiện khía cạnh nội dung của một tiêu đề chính, nhưng không phải khía cạnh không gian, thời gian và hình thức. Phụ đề đề tài được sử dụng chủ yếu nhằm thể hiện các khái niệm, phương pháp, hoặc kỹ thuật của nội dung chủ đề. Ngoài ra, phụ đề đề tài cũng thể hiện các phần chia nhỏ của nội dung chủ đề. 3.5.3.2. Phụ đề địa lý Phụ đề địa lý thể hiện yếu tố địa lý có liên quan đến nội dung chủ đề. Có thể thấy rằng yếu tố địa lý mang ý nghĩa rất quan trọng đối với một số vấn đề, vì vậy thể hiện được yếu tố này sẽ giúp tiêu đề thể hiện cụ thể và chính xác nội dung tài liệu. Thông thường khi một vấn đề được nghiên cứu tại một địa điểm cụ thể, hoặc liên quan, hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến một địa điểm cụ thể thì phải dùng phụ đề địa lý thể hiện địa điểm đó. Có hai hình thức phụ đề địa lý: trực tiếp và gián tiếp. Phụ đề địa lý trực tiếp dùng trong trường hợp địa danh là tên quốc gia hoặc các vùng địa lý lớn hơn quốc gia. Trong trường hợp này, tên của địa điểm ghép ngay sau têu đề chính hoặc phụ đề đề tài. Phụ đề địa lý gián tiếp dùng thể hiện vùng địa lý địa phương. Trong trường hợp này, trước phụ đề địa lý tên địa phương cần một phụ đề địa lý tên của vùng địa lý cấp cao hơn (thường là tên quốc gia). Lưu ý là không có tiêu đề chứa nhiều hơn hai mức độ của yếu tố địa lý. 49 Không phải tất cả các tiêu đề điều được phân nhỏ theo yếu địa lý. Trong bộ LCSH, một tiêu đề phải có chỉ định (May Subd Geog) – (có thể ghép với phụ đề địa lý) theo sau thì mới được ghép với phụ đề địa lý. Trong trường hợp chỉ định địa lý (May Subd Geog) vừa xuất hiện sau tiêu đề chính, vừa xuất hiện sau phụ đề đề tài, thì phụ đề địa lý sẽ được ghép vào sau phụ đề đề tài. Nói một cách khái quát, trong tiêu đề chủ đề phức, phụ đề địa lý được ghép vào yếu tố cuối cùng có chỉ định địa lý. Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng trong các lĩnh vực của khoa học xã hội, nhất là lịch sử và địa lý, địa danh thường có vai trò rất quan trọng cho nên yếu tố địa lý của các đề tài thuộc lĩnh vực này thường được thể hiện ở tiêu đề chính hơn là ở phụ đề địa lý. 3.5.3.3. Phụ đề thời gian Phụ đề thời gian thể hiện thời kỳ cụ thể nào đó của lĩnh vực khoa học mà tài liệu đề cập đến, hoặc là thể hiện khoảng thời gian thường xuyên được đề cập đến trong tài liệu. Những phụ đề này có thể trực tiếp đi ngay sau tiêu đề chính hoặc được ghép sau một phụ đề khác. Không phải tất cả các tiêu đề đều được phân nhỏ theo thời gian. Thông thường, phụ đề thời gian có trong các tiêu đề mô tả nội dung các chủ đề thuộc ngành khoa học xã hội và nhân văn, đặc biệt là lịch sử. Sự phân chia các thời kỳ phụ thuộc vào chủ đề cụ thể và địa điểm cụ thể, và thường là tuân theo sự phân chia của giới học giả. Đối với hình thức trình bày, phụ đề thời gian có rất nhiều hình thức. Dựa theo bộ LCSH có các hình thức của phụ đề thời gian như sau: * Phụ đề thời gian thể hiện mốc thời gian bắt đầu và kết thúc hoặc chỉ có mốc thời gian bắt đầu của một thời kỳ. * Phụ đề thời gian là tên của một vị vua/triều đại, một thời kỳ lịch sử, hoặc một sự kiện, theo sau là ngày tháng. * Phụ đề thời gian là tên của thế kỷ. Hình thức này của phụ đề thời gian thường được áp dụng khi mà thời kỳ hoặc sự kiện được đề cập đến trong tài liệu không có tên gọi cụ thể, riêng biệt, hoặc khi 50 mà khoảng thời gian thể hiện của phụ đề bao trùm rộng hơn là thời gian của sự việc, hoặc khi chỉ cần một phụ đề thời gian tổng quát. * Phụ đề thời gian được bắt đầu bằng giới từ Trước theo sau là năm tháng. 3.5.3.4. Phụ đề hình thức Trong trường hợp cần thiết, tiêu đề chính có thể được ghép với phụ đề hình thức nhằm thể hiện loại hình hay thể loại, cũng có khi là hình thức vật lý của tài liệu. Chúng có thể được ghép vào bất kỳ một kiểu nào của tiêu đề đơn hoặc tiêu đề phức. Những phụ đề chỉ ra đối tượng độc giả, hình thức thể hiện hoặc là cách tiếp cận của tác giả đối với nội dung tài liệu cũng được coi là phụ đề hình thức. Trong một vài trường hợp, một phụ đề hình thức có thể được phân chia chi tiết hơn thành một hoặc vài phụ đề hình thức bổ sung. Có khi phụ đề hình thức được sử dụng để thể hiện cả khía cạnh hình thức của tài liệu lẫn nội dung tài liệu nói về hình thức ấy. Trong trường hợp thứ hai thì phụ đề hình thức đóng vai trò như phụ đề đề tài. Như vậy, trong một tiêu đề phức, một phụ đề có hình thức là phụ đề hình thức có thể có vai trò là phụ đề đề tài, cũng có thể có vai trò là phụ đề hình thức. Tuy nhiên, có một số trường hợp, tài liệu có hình thức đặc biệt và tài liệu nói về hình thức ấy lại được thể hiện bằng các phụ đề khác nhau hoặc là các phụ đề kết hợp. Thông thường, trật tự của các phụ đề trong một tiêu đề phức như sau: (1) Tiêu đề chính – Đề tài – Địa lý – Thời gian – Hình thức (2) Tiêu đề chính – Địa lý – Đề tài – Thời gian – Hình thức Ngoài bốn loại phụ đề trên còn có phụ đề tự do, đây là loại phụ đề hình thức hoặc phụ đề đề tài có tần suất sử dụng rất lớn. Vì vậy LC đã tập hợp chúng tạo thành một loại phụ đề riêng và coi chúng là các phụ đề được ghép tự do vào các tiêu đề chính. Các tiêu đề tự do không được liệt kê dưới các tiêu đề trong bộ LCSH mà được trình bày trong Cẩm nang biên mục của LC có kèm theo hướng dẫn sử dụng. 51 3.6. Ứng dụng LCSH Tại Việt Nam, hiện nay các thư viện đang hướng đến một Hệ thống Tiêu đề chủ đề chuẩn, nhưng vẫn chưa có bộ Tiêu đề chủ đề chuẩn chung cho toàn hệ thống thư viện Việt Nam. Trên thực tế các thư viện xây dựng Hệ thống Tiêu đề chủ đề của mình căn cứ vào vốn tài liệu hiện có, và mỗi thư viện một kiểu không có sự thống nhất. Để thuận tiện trong việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin trong cùng hệ thống thư viện Việt Nam cũng như trên phạm vi thế giới, chúng ta cần phải triển khai áp dụng các chuẩn nghiệp vụ. Bộ Tiêu đề chủ đề chuẩn quốc tế như LCSH có cấu trúc ổn định và giúp tạo ra một điểm truy cập chủ đề của thư viện theo một nguyên tắc nhất định và giúp quá trình biên mục chủ đề của thư viện được nhất quán. Tuy nhiên, ngoài việc định TĐCĐ phải tuân thủ theo các nguyên tắc trong bộ LCSH, chúng ta cần có một sự thống nhất và mở rộng thêm một số trường hợp ngoại lệ vì trong LCSH không thể hiện hết được tất cả những đặc trưng văn hóa tuyền thống, chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước ta. Vì sự khác nhau về văn hóa, quan điểm chính trị, về các học thuyết tư tưởng của họ về các vấn đề về một chủ thể quốc gia, nên sẽ có những chủ đề ở Việt Nam không được thể hiện trong bộ LCSH. Ví dụ: có chủ đề “Ho Chi Minh Trail (Hồ Chí Minh, Đường mòn)”; “Dien Bien Phu, Battle of, Điện Biên Phủ, Việt Nam,1954 (Điện Biên Phủ, Trận đánh, Điện Biên Phủ, Việt Nam, 1954)” hay “Khe Sanh, Battle of, Vietnam, 1968 (Khe Sanh, Trận đánh, Việt Nam, 1968)”, nhưng không có chủ đề cho “Chiến dịch Hồ Chí Minh” mà phải dùng dưới tiêu đề tổng quát “Vietnam War, 1961-1975 – Vietnam -- Ho Chi Minh City (Chiến tranh Việt Nam, 1961-1975 – Việt Nam – Thành phố Hồ Chí Minh)”. Một đề tài hay một khái niệm thường có thể được diễn đạt bằng nhiều thuật ngữ khác nhau. Một chủ đề có thể có nhiều tên gọi khác nhau tùy theo khu vực địa phương hay ở những thời điểm khác nhau. Cán bộ thư viện không có Bộ Tiêu đề chủ đề thống nhất sẽ gặp khó khăn khi gặp phải các từ vựng đồng nghĩa, đồng âm khác nghĩa, phương ngữ, tên khoa học, tên đồng nhất,Vì thế, khi cán bộ biên mục dựa trên cấu trúc chủ đề tiếng Anh của bộ LCSH chuyển dịch sang ngôn ngữ tiếng Việt thường gặp khó khăn đó là: 52 (1) Không am hiểu hết về các chủ đề (chủ đề toán học, chủ đề chính trị hoặc tôn giáo, ) (2) Không thể am hiểu hết kiến thức về chuyên môn. Tính chuyên môn cũng là đặc trưng quan trọng nhất của hệ thuật ngữ KH&KT. Tính chuyên môn được hiểu ở đây là mức độ chúng ta sử dụng các từ ngữ từ các ngành, nghề cụ thể theo một cách chính xác hơn. (3) Tính kết hợp các ngữ vực chuyên ngành. Trong tiếng Anh phổ thông việc kết hợp từ vựng thường được đoán rất dễ dàng vì chúng rất tiêu biểu và phổ biến nhưng đối với ngôn ngữ chuyên ngành, một số kết hợp như vậy có vẻ như không đặc trưng lắm trong ngôn ngữ hàng ngày nhưng lại rất phổ biến trong ngữ vực chuyên ngành. (4) Tính đa nghĩa của từ. Các từ có nhiều nghĩa khác nhau cũng là một khó khăn cho cán bộ biên mục chọn lựa. Ví dụ: từ "medicine" có 3 nghĩa: 1) y học/ ngành y; 2) thuốc uống; 3) nội khoa. (5) Các từ kỹ thuật hướng về sự vật và các từ khoa học hướng về quan niệm thường có nhiều nghĩa ở các ngành công nghệ cũng là một vấn đề. Ví dụ: từ "Module", “Powers” nhiều nghĩa ở các chuyên ngành khác nhau. Chính vì những lý do trên mà đòi hỏi phải có một Bộ Tiêu đề chủ đề thống nhất bằng tiếng Việt được tuân thủ và dựa trên các nguyên tắc của LCSH và đồng thời mở rộng thêm các chủ đề phù hợp với tình hình của Việt Nam. Một điều quan trọng cần lưu ý khi xây dựng Tiêu đề chủ đề Việt ngữ là vấn đề ngôn từ và chính tả, việc sử dụng các thuật ngữ khoa học thể hiện trong các Tiêu đề chủ đề của các thư viện tại Việt Nam có giống nhau về phương pháp luận song vẫn có những điểm chưa thống nhất. Ví dụ: Một số thư viện thường dùng "Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Việt, Anh (nước Anh), Pháp, Mỹ,..." Trong khi đó một số thư viện thì dùng "Anh ngữ, Pháp ngữ, Việt ngữ, Anh quốc, Pháp quốc, Hoa kỳ,..." 53 CHƯƠNG 4: CHUẨN BIÊN MỤC ĐỌC MÁY 4.1. KHỔ MẪU BIÊN MỤC ĐỌC MÁY MARC21 4.1.1. Khái niệm MARC (viết tắt từ MAchine Readable Cataloguing) là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được và xử lý được, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống máy tính. Machine-readable: “có thể đọc được bằng máy” có nghĩa là một loại máy tính cụ thể, có thể đọc và diễn giải dữ liệu theo khổ mẫu biên mục. Cataloging record: “khổ mẫu biên mục” có nghĩa là một biểu ghi thư mục. Bao gồm 4 phần: - Mô tả (description) - Điểm truy cập chính và những điểm truy cập phụ (main entry and added entries) - Đề mục chủ đề (Subject headings) - Số để gọi biểu ghi (MFN- call number) 4.1.2. Lịch sử hình thành MARC21 MARC khởi đầu từ Thư viện Quốc hội Mỹ từ những năm 1960 nhằm mục đích ban đầu là tự động hoá bộ máy tra cứu và chia sẻ dữ liệu. Với những ưu điểm vượt trội MARC đã được nghiên cứu và triển khai ở nhiều nước, là cơ sở cho hàng loạt các khổ mẫu quốc gia (UKMARC, CANMARC, AUS-MARC, INTER MARC,...) MARC21 là kết quả của sự hợp nhất USMARC và CAN/MARC năm 1996. MARC21 được xây dựng theo chuẩn ANSI Z39.2 cho phép trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm khác nhau. Việc sử dụng chung một khổ mẫu MARC21 trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu là yếu tố quan trọng tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, chia sẻ nguồn tài nguyên, phối hợp hoạt động giữa các cơ quan thông tin thư viện trên thế giới. 54 4.1.3. Ấn bản đang được sử dụng cho công tác phân loại tại hệ thống thư viện Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Hà Nội (2004), Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục, 2 tập, Hà Nội. 4.1.4. Tính năng của MARC21 MARC21 là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình tài liệu thư viện không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù hợp. Chuẩn MARC21 cho phép tạo ra cơ sở dữ liệu thư mục theo một khuôn mẫu thống nhất giúp các thư viện trong và ngoài nước có thể chia sẻ được tài nguyên thư mục dễ dàng; Sử dụng được các phần mềm quản lý thư viện tích hợp để tự động hóa thư viện; Đảm bảo được dữ liệu vẫn tương thích khi chuyển từ phần mềm quản lý thư viện này sang phần mềm quản lý thư viện khác. Thông qua các thông tin được mã hoá, máy tính nhận diện và thực hiện chính xác yêu cầu xử lý thông tin như tìm kiếm và truy cập thông tin từ những trường dữ liệu đặc thù, hiển thị các biểu ghi mục lục, in danh mục, kiểm soát tính nhất quán ... MARC không hạn chế độ dài của các dữ liệu thư mục cho phép ghi nhận nhiều thông tin hơn so với phiếu thư mục truyền thống, số lượng các điểm truy cập tăng, mở rộng khả năng tiếp cận tài liệu. 4.1.5. Thành phần biểu ghi MARC21 Biểu ghi MARC21 bao gồm 3 thành phần quan trọng (Cấu trúc biểu ghi, Định danh nội dung, Nội dung dữ liệu). Cấu trúc biểu ghi (Record Structure) là một phát triển ứng dụng dựa trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế ISO 2709 về Khổ mẫu trao đổi thông tin (Format for information exchange), tương đương với tiêu chuẩn ANSI/NISO Z39.2 – Trao đổi thông tin thư mục (Bibliographic Information Interchange) của Hoa Kỳ. Định danh nội dung (Content Designators) là các mã và những quy ước được thiết lập để xác định một cách rõ ràng các yếu tố dữ liệu có trong biểu ghi và 55 hỗ trợ việc xử lý những dữ liệu này. Mã xác định nội dung là nhãn trường, dấu phân cách trường con, v.v.... Nội dung Dữ liệu (Content data) được xác định bởi các chuẩn bên ngoài khổ mẫu như chuẩn mô tả ISBD, AACR2, chuẩn mã ngôn ngữ, chuẩn mã nước, từ điển từ chuẩn.... 4.1.6. Cấu trúc biểu ghi MARC21 Một biểu ghi thư mục theo khổ mẫu MARC21 bao gồm 3 thành phần chủ yếu: đầu biểu, danh mục và các trường độ dài biến động. Những thông tin sau đây giới thiệu tóm tắt cấu trúc một biểu ghi MARC21. Chi tiết đầy đủ hơn được trình bày trong tài liệu Đặc tả MARC21 cho cấu trúc biểu ghi, bảng mã ký tự và môi trường trao đổi. 4.1.6.1. Đầu biểu (leader) Đầu biểu là trường đầu tiên của biểu ghi MARC. Phần đầu biểu có độ dài cố định 24 vị trí ký tự (00-23). Đầu biểu bao gồm những yếu tố dữ liệu thể hiện bằng số hoặc các giá trị mã hóa để xác định các tham biến xử lý biểu ghi. Các yếu tố tùy thuộc vào hệ thống, người biên mục có thể đưa vào một số dữ liệu. Thông thường thì dữ liệu này do máy tính sinh ra. Ví dụ : 000 01504cam##2200481#a#4500 Có 24 vị trí ký tự trong đầu biểu được đánh số từ 00-23. Mỗi vị trí có một nghĩa theo quy định. 00-04 độ dài logic của biểu ghi. Gồm 5 ký tự số được viết căn phải và những vị trí không sử dụng được thể hiện bằng số 0 05 Tình trạng biểu ghi, nó chỉ ra mối quan hệ của biểu ghi với cơ sở dữ liệu để phục vụ cho mục tiêu bảo trì dữ liệu. 06 Dạng tài liệu 07 Cấp thư mục 08 Loại hình kiểm soát 09 Bộ mã ký tự 56 10 Số lượng chỉ thị, luôn có giá trị là 2 11 Độ dài mã trường con, luôn có giá trị là 2. 12-16 Địa chỉ bắt đầu dữ liệu. Nó là 5 ký tự số chỉ ra vị trí của ký tự đầu tiên của trường kiểm soát có độ dài biến dộng đầu tiên trong biểu ghi 17 Cấp mô tả. 18 Quy tắc biên mục áp dụng. 19 Đòi hỏi biểu ghi liên kết. 20 Độ dài của phần độ dài trường 21 Độ dài của phần vị trí ký tự bắt đầu 22 Độ dài của phần do cơ quan thực hiện xác định 23 Không xác định 4.1.6.2. Danh mục Một loạt những mục trường trong đó mỗi mục chứa nhãn trường thông tin, độ dài, vị trí bắt đầu của mỗi trường có độ dài biến động trong biểu ghi. Mỗi mục trường có độ dài 12 ký tự. Những mục trường danh mục của các trường kiểm soát có độ dài biến động được trình bày trước và theo trình tự nhãn trường tăng dần. Tiếp sau là những mục trường của các trường có độ dài biến động, được xếp theo thứ tự tăng dần theo ký tự đầu tiên của nhãn trường. Trình tự lưu trữ của các trường dữ liệu có độ dài biến động trong biểu ghi không nhất thiết phải trùng hợp với thứ tự của các mục trường trong vùng Danh mục. Những nhãn trường lặp lại được phân biệt bằng vị trí của những trường tương ứng trong biểu ghi. Danh mục được kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường (một mã ASCII 1E hex). 4.1.6.3. Trường có độ dài biến động Các dữ liệu trong Marc được chứa trong các trường có độ dài biến động, mỗi trường được nhận dạng bằng một nhãn gồm 3 ký tự. Tiêu chuẩn ISO 2709 cho phép nhãn trường có thể là số hoặc chữ cái, nhưng sử dụng phổ biến vẫn là số 57 Có hai loại trường có độ dài biến động: • Các trường kiểm soát có độ dài biến động là các trường trong nhóm có nhãn trường 00X. Những trường này được xác định bằng một nhãn trường trong Danh mục nhưng chúng đồng thời không chứa các vị trí chỉ thị và/hoặc mã trường con. Những trường kiểm soát có độ dài biến động có cấu trúc khác với các trường dữ liệu có độ dài biến động. Chúng có thể chứa hoặc một yếu tố dữ liệu đơn trị hoặc một loạt những yếu tố dữ liệu có độ dài cố định được quy định bằng vị trí ký tự tương ứng. • Các trường dữ liệu có độ dài biến động: là các trường trong nhóm có nhãn từ 01X đến 8XX. Dữ liệu trong biểu ghi thư mục MARC21 được tổ chức thành trường có độ dài biến động, mỗi trường được xác định bằng một nhãn trường ba ký tự, được lưu trong mục trường tương ứng của trường tại vùng Danh mục. Mỗi trường kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường. Trường có độ dài biến động cuối cùng trong biểu ghi kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường và một ký tự kết thúc biểu ghi (mã ASCII 1D hex). Các trường này chứa các vị trí chỉ thị và/hoặc mã trường con. Trường dữ liệu có chỉ thị bao gồm 4 phần: (1) các chỉ thị; (2) các Ký hiệu phân cách trường con (gồm 2 thành phần: dấu phân cách và mã trường con); (3) dữ liệu của các trường con đó; (4) Mã kết thúc trường (KTT). Chỉ thị: Chỉ thị là 2 vị trí ký tự đầu tiên của mỗi trường dữ liệu có độ dài biến động, có các giá trị giải thích hoặc bổ sung cho các dữ liệu trong trường, giúp máy tính xử lý thông tin chi tiết hơn. Các giá trị chỉ thị được giải thích độc lập, nghĩa là hai chỉ thị không có ý nghĩa chung. Mỗi chỉ thị là một con số và mỗi trường có 2 chỉ thị. Có thể có chỉ thị không được xác định. Khi đó vị trí của chỉ thị này sẽ bỏ trống và được thể hiện bằng một ký tự dấu #. Còn ở vị trí của một chỉ thị xác định, một khoảng trống có thể có nghĩa là không có thông tin. 58 Ví dụ: 14 245 $aThe War of centuries /$cWilliam Tucker Chỉ thị thứ nhất bổ sung mang giá trị 1: chỉ ra rằng phải lập điểm truy cập bổ sung theo nhan đề. Chỉ thị thứ hai mang giá trị 4 : thông báo với máy tính có 4 ký tự cần bỏ qua trong khi sắp xếp. Mã trường con: Mã trường con là hai vị trí ký tự đứng đầu mỗi yếu tố dữ liệu có độ dài biến độ