Các mối quan hệ cơ bản và vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên

t triển chưa từng thấynhư: ngân hàng, bảo hiểm,du lịch ...Kiểm Toán – cũng là một ngành dịch vụ - hình thành, ra đời trên thế giới vào đầu những năm 30 sau khủng hoảng tài chính 1929-1933 và vào Việt Nam khoảng những năm 90. Với đặc trưng nghề nghiệp cần tính độc lập và trung thực cao nên chủ thể của hoạt đông kiểm toán - các kiểm toán viên - không những phải có năng lực chuyên môn tốt, có đạo đức nghề nghiệp cao mà còn phải am hiểu pháp luật. Theo chủ nghĩa duy vật biện chứng, con đường biện chứng của nhận thức là đi từ hiện thực khách quan đến tư duy trừu tượng. Kiểm toán viên đóng vai trò như bên thứ ba giám định, thẩm tra tất cả đối tượng cần được kiểm toán về tính trung thực và hợp lý của chúng. Nhưng hiện thực khách quan có thể ở dạng vật chất hoặc phi vật chất. Nếu ở dạng vật chất, kiểm toán viên đã có các phương pháp kỹ thuật đặc thù của nghề nghiệp; nếu ở dạng phi vật chất, kiểm toán viên sẽ nhận thức hiện thực khách quan thông qua giao tiếp với đối tượng. Đồng thời cũng do đặc thù nghề nghiệp các kiểm toán viên thường phải làm việc theo nhóm, giao tiếp với nhiều đối tượng nên kỹ năng giao tiếp cũng đóng một vai trò quan trọng ngang tầm với các kỹ năng nghề nghiệp khác. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên và cụ thể trong các mối quan hệ cơ bản, nhóm chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Các mối quan hệ cơ bản và vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên”. Để nghiên cứu một cách sâu sắc nhất các hiện tượng trong quá trình giao tiếp, không thể không sử dụng phương pháp nhận thức khoa học.Phép biện chứng duy vật, khoa học về những mối liên hệ, những quy luật chung nhất của sự tồn tại và tư duy, là cơ sở của việc nghiên cứu khoa học xã hội.Vì vậy, phương pháp nghiên cứu đề tài là phương pháp duy vật biện chứng. Cũng như các đề tài nghiên cứu khoa học khác, đề tài “Các mối quan hệ cơ bản và vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên” về mặt ý nghĩa lý luận hướng tới chức năng nhận thức. Chức năng này yêu cầu phải nghiên cứu, đánh giá các kỹ năng giao tiếp chung nhất của kiểm toán viên, cũng như phải cụ thể các kỹ năng giao tiếp trong các mối quan hệ của kiểm toán viên. Việc nghiên cứu đề tài giúp cho người đọc có cái nhìn tổng quan hơn trên con đường đi đến sự thành công của kiểm toán viên. Với các nhà nghiên cứu nó có thể gợi mở một hướng nghiên cứu mới mẻ, đặc biệt với các kiểm toán viên đề tài cung cấp cho họ phương pháp tư duy khoa học về vấn đề giao tiếp trong nghề nghiệp của mình. Do chưa được tiếp xúc nhiều với thực tiễn và chưa có nhiều kinh nghiệm Cho nên chúng em nghiên cứu đề tài này thuần tuý về mặt lý luận. Nội dung của đề tài được trình bày làm bốn phần như sau: Vấn đề giao tiếp trong đời sống xã hội. Kiểm toán viên và vấn đề giao tiếp trong nghề nghiệp. Các mối quan hệ cơ bản của kiểm toán viên. Phương hướng cải thiện, duy trì, phát triển các mối quan hệ cơ bản và nâng cao kĩ năng giao tiếp của kiểm toán viên. Để hoàn thành đề taì nghiên cứu này chúng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo! Nhóm sinh viên thực hiện : Đặng Thuý Anh Nguyễn Thị Lê Thanh Nguyễn Thị Hải Hà Đỗ Quốc Tuyển. Đặng Thuý Phượng nội dung Kiểm toán – một công việc không còn mới mẻ trong đời sống xã hội Việt Nam, ngày nay nó đã và đang đi vào tiềm thức của mỗi người, đặc biệt là những người làm công tác tài chính kế toán. Đội ngũ kiểm toán viên được tuyển chọn từ những cán bộ làm công tác tài chính kế toán ở nhiều ngành và nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, phong cách giao tiếp của họ cũng rất đa dạng và phong phú, nhưng rồi cũng sẽ hoà quyện vào nhau để có một màu sắc riêng của kiểm toán viên - đặc trưng cho ngành nghề kiểm toán. Khi bàn về giao tiếp trong công tác kiểm toán, trước hết nhóm chúng tôi muốn đề cập đến vấn đề giao tiếp trong đời sống xã hội. Vấn đề giao tiếp trong đời sống xã hội : Giao tiếp và hành vi giao tiếp : 1.1. Định nghĩa giao tiếp: Giao tiếp là một hoạt động gắn bó máu thịt với cuộc sống. Con người ta từ khi sinh ra, lớn lên và trưởng thành đều phải giao tiếp, nhưng ít ai biết được định nghĩa cụ thể của giao tiếp. Có nhiều nhà tâm lý học đã nghiên cứu, tìm hiểu về giao tiếp và từ đó cũng xuất hiện một số định nghĩa giao tiếp khác nhau, nhưng tựu chung lại, có thể hiểu: “ Giao tiếp là sự tác động qua lại giữa hai hay nhiều người, thông qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc, nhận thức; ảnh hưởng lẫn nhau, dựa vào phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, diễn ra trong những tình huống cụ thể, nhằm thực hiện mục đích của một hoạt động nhất định.” Nếu hai tiếng giao tiếp theo nghĩa của một số người là tay bắt mặt mừng của người giả dối mà vì lí do nào đó vẫn tỏ vẻ niềm nở với kẻ mình thù địch thì nó đáng chỉ trích. Nhưng giao tiếp chỉ có nghĩa đơn sơ là sự tương giao giữa xã hội thì khi nào trên mặt đất này còn hai người, chỉ hai người thôi, thì giao tiếp vẫn còn cần thiết. Bởi vì con người có xu hướng xã hội. Từ trong đường gân ống tuỷ, con người đã mang xã hội tính. Nói con người là nói sống với, sống cùng, sống nhờ kẻ khác. Trong đời sống hàng ngày không thể coi thường những quan hệ giao tiếp giữa con người với con người vì nó là yếu tố quan trọng có tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của công việc. Giao tiếp là sự thể hiện cách ứng xử có tính văn hoá trong các mối quan hệ xã hội, thể hiện vai trò của truyền thống, sự giáo dục, học vấn và trí tuệ. Quan hệ xã hội là những cái hoàn toàn không có sẵn mà nó được hình thành và phát triển trong quá trình hoạt động của con người, nhưng cũng không thể có một mẫu hình chung cho tất cả mọi người trong ứng xử và giao tiếp, mà nó được thể hiện linh động ở mỗi thành viên trong cộng đồng rất đa dạng và phong phú, có những nét chung giống nhau đồng thời cũng bao hàm những sự khác biệt, đặc thù ở mỗi con người và mỗi nghề nghiệp, mỗi môi trường khác nhau. Kết quả trong quan hệ giao tiếp chính là sự phản ánh vào mỗi người thông qua lăng kính ý thức - đó chính là hành vi giao tiếp của cá nhân mỗi người. 1.2. Hành vi giao tiếp: Hành vi giao tiếp của mỗi người bao giờ cũng hiện ra như tổng hợp của các nhân tố trí tuệ, trí thức, tình cảm, kinh nghiệm và hoạt động của họ. Hành vi giao tiếp là sự thống nhất cái phổ biến, cái đặc thù trong cái đơn nhất do đó thường mang tính đặc trưng nhân cách của mỗi người, nó không tồn tại đơn độc mà thường trở thành một hệ thống hành vi tuân theo những hệ tiêu chuẩn phù hợp với tư tưởng quan điểm truyền thống nhất định. Mỗi người có một hành vi giao tiếp riêng biệt, nó thể hiện nét đặc thù của mỗi người. Nét đặc thù đó được hình thành từ những cái chung của xã hội. Ví như, phong cách giao tiếp và hành vi giao tiếp của người Phương Tây thoải mái tự do hơn người Phương Đông chúng ta. Nhưng chúng ta tự hào vì những tục lệ, phong tục rất riêng, rất đặc trưng, rất truyền thống mà chỉ người Phương Đông ta mới có được, đó là những phẩm hạnh, vị tha, nét dịu hiền của người phụ nữ... Mỗi người Phương Đông ta lại có những nét riêng tiêu biểu đại diện cho từng đất nước, từng dân tộc, từng dòng họ, từng gia đình... Mỗi con người sẽ ăn sâu vao tiềm thức những gì cha mẹ đã dạy dỗ từ khi còn là một đứa trẻ, đến khi trưởng thành hoà nhập vào hệ thống giao tiếp xã hội. Tất cả đó là một hệ thống giao tiếp của mỗi người. Vì vậy, khi xem xét hành vi giao tiếp của mỗi người không chỉ căn cứ vào một hành vi nhất định mà còn quan tâm đến tính hệ thống của các hành vi giao tiếp của người đó, nó thể hiện một cách liên tục từ những hành vi này đến những hành vi khác, từ đơn giảm đến phức tạp như lời chào, sự cảm ơn đến thái độ trình bày một vấn đề nào đó. Người có hành vi giao tiếp tốt dù không đồng nhất về quan điểm, chính kiến của người khác nhưng vẫn ôn tồn phân tích lý giải một cách khách quan, khoa học và lịch sự. Điều quan trọng là trong các hành vi giao tiếp ấy, bản chất về đạo đức giao tiếp của họ thể hiện ra nhiều hay ít. Vấn đề cơ bản là trong mỗi tình huống giao tiếp khác nhau mỗi người phải biết cách ứng xử như thế nào cho phù hợp nhất. Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp: 2.1. Mục đích của giao tiếp: Ngay từ phần khái niệm về giao tiếp cũng đã cho chúng ta thấy rất rõ mục đích của giao tiếp. Chúng ta giao tiếp là để đạt được một mục đích cụ thể của mình. Có thể là mục đích trò chuyện, trao đổi thông tin, mục đích học hỏi lẫn nhau, hoặc có thể chỉ để tăng thêm tình cảm, để hiểu về nhau. Nói một cách khoa học, mục đích của giao tiếp là nghệ thuật làm xúc động đối tượng giao tiếp, tác động vào nhận thức, tình cảm của đối tượng giao tiếp để dẫn dắt đối tượng giao tiếp đi theo ý mình. Muốn làm được điều này, chủ thể giao tiếp phải có kĩ năng điều khiển được chính bản thân mình cũng như điều khiển được đối tượng giao tiếp. 2.2. Kĩ năng điều khiển chủ thể giao tiếp: Thực tế cho thấy, trong quá trình tiếp xúc với đối tượng giao tiếp, chủ thể giao tiếp phải biết đặt nội dung cụ thể cho phù hợp với mục đích giao tiếp cụ thể của mình. Cho nên, khi tiếp cận với đối tượng giao tiếp, chủ thể chủ động điều khiển quá trình giao tiếp theo kế hoạch đã định. Họ thường chuẩn bị trước tâm thế và định hướng trước nội dung giao tiếp. Tuy nhiên, việc thực hiện kế hoạch giao tiếp không phải lúc nào cũng diễn ra hoàn toàn thuận lợi. Trong quá trình giao tiếp, đối tượng giao tiếp thường có những biến đổi về trạng thái tâm lý và hành vi... Lúc này, đòi hỏi chủ thể giao tiếp phải làm chủ bản thân, gạt bỏ được những ảnh hưởng không tốt đối với mục tiêu giao tiếp. Để làm chủ được bản thân, chủ thể giao tiếp phải: 2.2.1. Hiểu bản thân mình và biết tự kiềm chế: Chủ thể giao tiếp phải tự nhận thức được đặc điểm tâm lý cá nhân của mình và biết tự kiềm chế cảm xúc của mình trước những tác động không có lợi cho giao tiếp cũng như những phản ứng của đối tượng giao tiếp. Muốn điều khiển được bản thân, ngoài việc trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, chủ thể giao tiếp phải thường xuyên rèn luyện trong thực tiễn – trong quá trình giao tiếp để đạt được mục đích giao tiếp của mình. 2.2.2. Thu hút được sự chú ý của đối tượng giao tiếp: Chủ thể giao tiếp – ngay từ đầu phải thu hút được sự chú ý của đối tượng về phía mình, buộc đối tượng phải tham gia vào đề tài giao tiếp của mình. Như vậy đòi hỏi chủ thể giao tiếp phải tạo ra sự chú ý đặc biệt, tạo được những “sóng cần thiết” để thu hút đối tượng về phía mình, đưa đối tượng vào tình huống giao tiếp cụ thể. Nhưng để thu hút được sự chú ý của đối tượng, ngay từ đầu, chủ thể giao tiếp phải tạo ra một nội dung giao tiếp tạm thời để lôi kéo sự chú ý của đối tượng về phía mình. Tuỳ đối tượng giao tiếp và tình huống giao tiếp cụ thể mà nói gì và làm gì lúc bắt đâù giao tiếp, đồng thời biết thúc đẩy hoặc kìm hãm tốc độ giao tiếp khi cần thiết. Hiểu những nhu cầu hứng thú của đối tượng và, nếu có thể, hướng nội dung giao tiếp vào những nhu cầu hứng thú đó để kích thích đối tượng theo ý mình, làm chủ được tình huống giao tiếp. 2.2.3. Chú ý lắng nghe đối tượng giao tiếp: Chủ thể giao tiếp nắm vai trò chủ động nhưng không có nghĩa là giành hoàn toàn quyền nói về phía mình. Chủ thể biết khuyến khích đối tượng giao tiếp với mình bằng cách chú ý lắng nghe đối tượng trình bày ý kiến, tâm tư, tình cảm của họ. Chủ thể giao tiếp còn phải biết kết luận các ý kiến mà đối tượng đưa ra, thống nhất với họ những quan điểm chính, trên cơ sở tư duy khoa học, tư duy logic và tính quyết đoán của nhân cách. 2.2.4. Nhạy cảm trong quá trình giao tiếp: Trong quá trình giao tiếp, đòi hỏi chủ thể phải có sự tri giác tinh tế, nhạy bén, có khả năng nhận biết và đọc được ý nghĩ bên trong của đối tượng giao tiếp. Phải thông qua thái độ, cử chỉ, điệu bộ... của đối tượng, để đoán xem đối tượng đang có tâm trạng như thế nào? Họ có đồng tình với nội dung mình đưa ra hay không? Học có phản ứng như thế nào?... Từ đó mà phát hiện chính xác và đầy đủ tâm trạng, thái độ của đối tượng để đi đến quyết định có nên tiếp tục tiến hành giao tiếp hay dừng lại. Muốn vậy, chủ thể giao tiếp phải rèn luyện kĩ năng phán đoán chính xác nội tâm thông qua quan sát nét mặt, giọng nói, cử chỉ... bề ngoài của đối tượng. Cần phải có kinh nghiệm nghề nghiệp và có khả năng giao tiếp tốt để xử lý nhanh nhạy các tình huống cụ thể. 2.2.5. Linh hoạt, mềm dẻo trong giao tiếp: Trong quá trình tiến hành giao tiếp, đôi khi có những tình huống không nằm trong dự kiến đã định của chủ thể giao tiếp, mà xảy ra trạng thái tâm lý, đặc điểm tâm lý, hoàn cảnh khách quan... tác động vào quá trình giao tiếp. Do đó, chủ thể giao tiếp phải xử lý nhạy bén, thích ứng kịp thời và ứng xử linh hoạt với tình huống giao tiếp cụ thể. Linh hoạt, mềm dẻo trong giao tiếp rất quan trọng. Nó không những quyết định đến hiệu quả của cuộc giao tiếp mà nó còn quyết định đến việc củng cố mối quan hệ giữa chủ thể với đối tượng giao tiếp, gây được ấn tượng tốt với đối tượng giao tiếp, tạo thuận lợi cho những cuộc giao tiếp sau. 2.3. Kĩ năng điều khiển đối tượng giao tiếp: Đây là một vấn đề hết sức phức tạp, nó bao gồm nhiều thành phần tâm lý cùng tham gia. Để thực hiện thành công việc điều khiển quá trình giao tiếp, chủ thể giao tiếp phải rèn luyện một số kĩ năng cơ bản. Đó là: Biết thuyết phục đối tượng giao tiếp: Thuyết phục đối tượng thực hiện những gì mà mục đích giao tiếp đặt ra là yêu cầu chính đối với chủ thể giao tiếp. Muốn vậy, họ phải biết tạo ra quan hệ với đối tượng, phải biết trình bày rõ ràng, chính xác, hấp dẫn, mạnh mẽ và dễ hiểu những điều cần trao đổi. Biết chọn và sử dụng từ hợp lý, phù hợp với trình độ nhận thức và tình cảm của đối tượng để tạo được sự thông hiểu và đồng cảm trong giao tiếp. Từ đó, thuyết phục được đối tượng theo mục đích đã định. Muốn vậy, đòi hỏi người vận động phải có kiến thức rộng rãi, có vốn sống phong phú, có nhiều kinh nghiệm trong giao tiếp. Biết cân bằng nhu cầu của cá nhân với đối tượng giao tiếp: Trên cơ sở nắm được nhu cầu, nguyện vọng của đối tượng giao tiếp, chủ thể giao tiếp hướng nội dung giao tiếp sao cho thích ứng với mong muốn của đối tượng, thu hút sự chú ý của đối tượng, tạo ra những cảm xúc tích cực cho đối tượng giao tiếp, kích thích được đối tượng hành động để từ đó thực hiện được mục đích giao tiếp đã đặt ra. Tóm lại kĩ năng điều khiển quá trình giao tiếp bao gồm cả kĩ năng điều khiển chủ thể giao tiếp lẫn kĩ năng điều khiển đối tượng giao tiếp. Mỗi kĩ năng lại đòi hỏi ở chủ thể giao tiếp hàng loạt những phẩm chất tâm lý khác nhau. Bởi vậy để thực hiện thành công mục đích giao tiếp, chủ thể giao tiếp phải trau dồi nhiều kĩ năng, rèn luyện nhiều phẩm chất tâm lý cần thiết. Đây là một quá trình khó khăn và lâu dài. Giao tiếp vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật : Giao tiếp là một môn khoa học nhưng nó không phải là một môn khoa học thuần tuý như toán, lý hay hoá. Giao tiếp gồm nhiều kiến thức mà nếu ta không biết nhất định ta sẽ không áp dụng được cho từng trường hợp cụ thể riêng biệt. Người này hơn người kia trong giao tiếp là ở chỗ biết những phương cách thuyết phục sao cho người ta trọng mình, mến mình, giúp đỡ mình, tha thứ mình, tuân phục mình và bị ảnh hưởng bởi ý tưởng của mình. Nhưng đồng thời giao tiếp cũng là nghệ thuật. Chúng ta thường nghe nói: “biết là một chuyện còn làm được lại là một chuyện khác”. Khoa học giao tiếp có những phương cách mà ta phải biết. Nhưng không phải ai đọc vài chục cuốn sách, báo hay dự những lớp dạy giao tiếp rồi tự nhiên trở thành con người giỏi giao tiếp. Từ chỗ hiểu biết khoa học giao tiếp đến chỗ áp dụng nó trong từng trường hợp cụ thể là cả một quãng đường dài khó khăn. Nắm được mật pháp áp dụng đúng và linh hoạt trong mọi trường hợp là nắm được nghệ thuật giao tiếp. Nghệ thuật giao tiếp trước hết dựa trên chân thành, thiện chí. Theo Abraham Lincoln, giả dối không bao giờ chinh phục được ai hết. Có thiện chí, muốn cởi mở, trao đổi ý kiến, kính trọng quyền lợi của kẻ khác thì dù có cư xử sơ sót chút gì người ta cũng quý mến mình. Dựa trên hai căn bản đó, việc giao tiếp được gọi là nghệ thuật khi người ta dùng đúng lúc, đúng nơi, tuỳ người, tuỳ việc mà làm thinh hay nói, mà cương hay nhu, mà rộng lượng hay hẹp hòi. Vì vậy giao tiếp vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. Kiểm toán viên và vấn đề giao tiếp trong nghề nghiệp: Trong công tác kiểm toán, vấn đề giao tiếp không chỉ là một phạm trù trong ứng xử giao tiếp xã hội nói chung mà còn thực hiện những chức năng cơ bản đó là chức năng trao đổi thông tin của kiểm toán viên với đối tượng kiểm toán, chức năng định hướng và nhận thức điều chỉnh những vấn đề liên quan trong công tác kiểm toán. Chính vì vậy kiểm toán viên mới nắm bắt được những vấn đề nảy sinh trong công việc nhằm lựa chọn những thông tin phù hợp, tập trung, định hướng nghiên cứu một vụ việc, tìm ra nguyên nhân của vấn đề khi xem xét, giải quyết đỡ mất thời gian và công sức, thăm dò tư tưởng, tình cảm của từng đối tượng kiểm toán, nhận thức được hiện tượng tâm lý mới xuất hiện của đối tượng là chức năng chủ yếu trong giao tiếp. Làm tốt chức năng này, kiểm toán viên mới có thể đánh giá vụ việc một cách khách quan và khoa học. Giao tiếp của kiểm toán viên ở đây nhằm mục đích phân tích lý giải để điều chỉnh nhận thức của đối tượng theo những chuẩn mực quy tắc nhất định và biến những nhận thức này thành hoạt động thực tiễn trước những vụ việc nhất định. Sự điều chỉnh nhận thức của các đối tượng là để làm cho nó gắn bó mật thiết với chức năng nhận thức của đời sống con người. Thông qua nhận thức điều chỉnh để con người phân biệt cái đúng, cái sai, cái tốt, cái xấu thể hiện trong từng vụ việc diễn ra trong quan hệ xã hội. Từ những nhận thức trên, chúng tôi sẽ đi sâu vào nghiên cứu những chức năng cần thiết trong giao tiếp kiểm toán: Định hướng nhận thức và điều chỉnh hoạt động kiểm toán : Đây là chức năng thăm dò tư tưởng tình cảm. Nhờ có giao tiếp các kiểm toán viên mới định hướng công việc vào đâu, vào vấn đề nào là chủ yếu để xem xét tìm ra nguyên nhân, kết luận nhanh chóng đỡ tốn công sức, tiền của và thời gian. Trong công tác kiểm toán nhờ có giao tiếp mà kiểm toán viên có thể phán đoán được phần nào những suy nghĩ, khúc mắc của những người làm công tác quản lý tài chính, trên cơ sở đó nắm được sự việc một cách đầy đủ để thu thập bằng chứng giúp cho việc đánh giá kết luận một cách khách quan và đúng đắn. Nhờ có kĩ năng giao tiếp tốt cộng với một trình độ chuyên môn cao mà mới chỉ ở giai đoạn tìm hiểu khách hàng, qua giao tiếp với ban quản lý, bằng kinh nghiệm nghề nghiệp, các kiểm toán viên sẽ xác định được có nên chấp nhận hợp đồng kiểm toán hay không, hoặc khi đã chấp nhận rồi thì những phần nào đáng chú trọng cần được quan tâm nhiều hơn, phần nào có thể chỉ kiểm toán sơ qua hoặc bỏ qua không thực hiện kiểm toán. Từ đó, lập được một kế hoạch kiểm toán từ sơ bộ đến chi tiết, với khối lượng công việc ít nhất, thời gian thực hiện nhanh nhất và đạt được kết quả cao nhất. Để làm rõ thêm điều này, chúng tôi xin đưa ra một ví dụ về việc tìm hiểu, đánh giá bước đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng. Khi đánh giá sơ bộ về hệ thống này thì phỏng vấn đóng vai trò quan trọng. Qúa trình phỏng vấn các nhân viên trong đơn vị được kiểm toán về tình hình nhân sự, tổ chức hoạt động, tình hình thu mua hàng hoá, ký duyệt séc chi... giúp cho kiểm toán viên có cái nhìn chung nhất, khái quát nhất, hay là những nhận xét ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Qua đó, các kiểm toán viên có thể tìm ra những điểm yếu trong vai trò của hoạt động kiểm soát đối với một số hoạt động, phần hành cụ thể, ví dụ như phần kí duyệt séc chi, thu mua hàng hoá. Điều này sẽ giúp kiểm toán viên định hướng được những công việc cần tập trung trong khi thực hiện, các thủ tục kiểm toán nào sẽ được áp dụng nhiều hơn, để từ đó đưa ra nhận xét xác đáng về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng điều chỉnh hành vi là chức năng ứng xử trong giao tiếp để xây dựng mối quan hệ giữa người với người sao cho đúng tình người, hợp với diễn biến tâm lý của đối tượng nhằm thu thập các thông tin cần thiết. Qua giao tiếp tốt với ban quản lý, kiểm toán viên sẽ được tạo mọi điều kiện thuận lợi để tìm kiếm bằng chứng cần thiết cho cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên là chủ thể giao tiếp trong trường hợp phỏng vấn trực tiếp. Kiểm toán viên cần có được kĩ năng điều khiển chủ thể giao tiếp và kĩ năng điều khiển đối tượng giao tiếp, bằng thái độ nhẹ nhàng, thân thiện tìm kiếm thông tin, chứ không được nóng vội, doạ nạt bực tức, không đem lại kết quả gì lại gây khó khăn cho lần phỏng vấn sau. Mục đích của giao tiếp kiểm toán : Như chúng ta đã biết, mục tiêu của kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tượng kiểm toán. Muốn đạt được mục tiêu này thì kiểm toán viên phải thu thập được các bằng chứng đủ về chủng loại số lượng và đảm bảo về chất lượng tức là chính xác, sát thực, có độ tin cậy cao để làm cơ sở cho việc đưa ra kết luận kiểm toán. Có nhiều phương pháp kĩ thuật khác nhau để thu thập bằng chứng kiểm toán. Một trong số đó là kĩ thuật phỏng vấn. Phỏng vấn là quá trình kiểm toán viên thu thập thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói qua việc thẩm vấn những người hiểu biết về vấn đề kiểm toán viên quan tâm. Như vậy, phỏng vấn là biểu hiện của giao tiếp kiểm toán viên và cũng có thể nói mục đích của giao tiếp kiểm toán là để thu thập bằng chứng kiểm toán, để giải quyết được mục tiêu của kiểm toán. Phỏng vấn chỉ giúp kiểm toán viên thu thập được các bằng chứng để củng cố cho các bằng chứng khác, thu thập thông tin phản hồi để củng cố luận cứ của kiểm toán viên. Những bằng chứng có được từ phỏng vấn chỉ mang tính chất định hướng, là bằng chứng phụ trợ. Nó có tính tin cậy thấp. Mặc dù vậy, bằng chứng kiểm toán có được do phỏng vấn rất quan trọng, độ tin cậy của nó phụ thuộc vào trình độ giao tiếp của kiểm toán viên trực tiếp phỏng vấn. Nhờ có giao tiếp kiểm toán, kiểm toán viên mới định hướng được công việc vào đâu và vào vấn đề nào là chủ yếu. Do đó, kiểm toán viên thực hiện được nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả và hiệu năng của cuộc kiểm toán. Vì vậy, tuỳ theo mục đích khác nhau mà trong công việc kiểm toán viên tiến hành gặp ai, trao đổi với ai, xem xét những tài liệu nào. Mỗi cuộc kiểm toán đều có những tính chất riêng biệt khác nhau, để tìm ra những sai phạm, một mặt, kiểm toán viên phải có đầy đủ những kiến thức về công tác tài chính kế toán, chính sách, pháp luật, mặt khác khả năng thu được kết quả cao hay thấp còn tuỳ thuộc vào nghệ thuật trong giao tiếp của mỗi kiểm toán viên. Đồng thời tuỳ theo tính cách của đối tượng mà kiểm toán viên tiếp xúc để lựa chọn phong cách giao tiếp và ngôn ngữ giao tiếp cho phù hợp. Ngoài mục đích quan trọng nhất là phỏng vấn tìm kiếm bằng chứng, giao tiếp kiểm toán còn có một số mục đích khác không kém phần quan trọng. Đó là ban quản trị công ty kiểm toán thuyết phục khách hàng kí kết hợp đồng kiểm toán, ngoài việc kí kết một hợp đồng kiểm toán thông thường. Ví dụ đối với một khách hàng kiểm toán, sau một thời gian tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, kiểm toán viên nhận ra rằng vì một số lí do nào đó, chẳng hạn, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng quá yếu đòi hỏi, nếu thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên phải thực hiện rất nhiều các cuộc thử nghiệm cơ bản ( thử nghiệm chi tiết) như thế sẽ rất tốn thời gian và tiền bạc, đòi hỏi phải tăng chi phí kiểm toán. Nhưng khách hàng không chấp nhận thực hiện kiểm toán với mức giá phí cao như vậy, nhất là điều kiện hiện nay, trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, có quá nhiều các công ty kiểm toán độc lập thực hiện dịch vụ kiểm toán, họ cạnh tranh với ta cả về chất lượng dịch vụ cung cấp, cả về giá phí kiểm toán. Chính vì vậy kĩ năng giao tiếp tốt của ban quản lí kiểm toán là rất cần thiết. Các công ty kiểm toán độc lập cũng là các công ty kinh doanh, chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán, do đó đối với họ vấn đề doanh thu, chi phí, lợi nhuận là rất quan trọng. Trong quá trình tiến hành kiểm toán, các kiểm toán viên thường phải xem xét hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên tiền nhiệm. Nhưng đối với một người làm nghề kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được coi là tài sản của kiểm toán viên. Vì vậy, kiểm toán viên tiền nhiệm có quyền không cho chúng ta xem hồ sơ kiểm toán của họ. Nhưng đối với các kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên tiền nhiệm là rất cần thiết và có thể được coi như không thể thiếu. Muốn có được thông tin trong hồ sơ kiểm toán viên tiền nhiệm lại đòi hỏi các kiểm toán viên phải có kĩ năng giao tiếp tốt, thân thiện, tạo niềm tin cho kiểm toán viên tiền nhiệm. Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán, kiểm toán viên có thể bị khách hàng hoặc các bên thứ ba liên quan kiện vì một lí do nào đó, dù đúng hay sai, cứ bị kiện là một bất lợi đối với kiểm toán viên. Các kiểm toán viên sẽ thuê các luật sư biện hộ cho mình. Nhưng thế nào đi chăng nữa, dù luật sư có giỏi biện hộ đến đâu, tức là có tài giao tiếp đến đâu thì luật sư cũng không thể hiểu cặn kẽ về chuyên ngành kiểm toán. Trong khi biện hộ sẽ gặp không ít khó khăn. Chính vì vậy, các kiểm toán viên đòi hỏi phải có trình độ giao tiếp, nói năng diễn đạt lưu loát để giải thích cụ thể bảo vệ mình trước tòa. Nếu không sẽ có nhiều điều bất lợi đặt ra buộc kiểm toán viên phải đối đầu, đó là sự mất uy tín, phải bồi thường thiệt hại bằng tiền, và cao hơn nữa có thể sẽ bị cấu thành trách nhiệm hình sự. Kiểm toán viên cần phải có kĩ năng giao tiếp tốt để tự bảo vệ mình. Công cụ giao tiếp chủ yếu của kiểm toán viên : Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ biểu cảm là hai công cụ giao tiếp chủ yếu của kiểm toán viên. Ngôn ngữ nói: Tuỳ theo đối tượng và thái độ của đối tượng giao tiếp, và còn tuỳ nơi, tuỳ chỗ mà kiểm toán viên lựa chọn những ngôn từ và giọng điệu cho thích hợp. Nhìn chung kiểm toán viên nên sử dụng những ngôn từ thông dụng, dễ hiểu và lịch thiệp nhưng phải phù hợp với truyền thống và phong tục Việt Nam, dùng các đại từ nhân xưng tương ứng với tuổi tác của từng người để chứng tỏ vừa thân mật, vừa tôn trọng nhân cách của người đang giao tiếp. Kiểm toán viên nên sử dụng các ngôi cho phù hợp để giữ đúng tư thế của mình, nếu giao tiếp trong công việc hay hội họp thì nên xưng tôi vì lúc này kiểm toán viên trên cương vị đại diện cho kiểm toán Nhà nước. Khi giao tiếp không chính thức hay ngoài công việc mà mình đang giải quyết thì tuỳ từng đối tượng mà xưng anh, em, cháu... cho phù hợp lứa tuổi tạo sự gần gũi thân mật. Từ xa xưa ông cha ta đã nói: “ Lời nói chẳng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau. ” Trong bất cứ hình thức giao tiếp nào kiểm toán viên nên bình tĩnh nói nhỏ nhẹ, êm ái, dõng dạc không nên tạo không khí căng thẳng nhất là khi tranh luận vấn đề gây cho đối tượng cảm giác mạnh dẫn đến kết cục không tốt đẹp. Sự ngọt ngào bao giờ cũng làm cho đối tượng phải dịu dọng và làm hài lòng dù cho họ có tức giận đến mấy. Ngọt ngào là liều thuốc an thần cho con người, là ngọn lửa sưởi ấm bầu không khí giao tiếp được êm thấm, thân mật và sẽ mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên không phải lúc nào, ở đâu kiểm toán viên cũng thể hiện như vậy mà có những trường hợp kiểm toán viên cần phải thể hiện sự kiên quyết, cứng rắn để đi đến một kết luận dứt khoát. 3.2. Ngôn ngữ biểu cảm: Ngôn ngữ biểu cảm là sự hỗ trợ cho ngôn ngữ nói, giúp cho kiểm toán viên diễn tả tình cảm đối với đối tượng. Sự biểu cảm tốt, đúng lúc sẽ giúp cho công việc kiểm toán đạt kết quả cao. Từ kinh nghiệm thực tiễn cho thấy kiểm toán viên cũng cần phải biết cách sử dụng ngôn ngữ và biểu cảm trong ứng xử. Lời nói nụ cười biểu lộ niềm vui trong giao tiếp, phải thận trọng thể hiện sự chân thật, tôn nghiêm, thân thiết sao cho đúng chỗ, đúng lúc. Không bao giờ được đùa cợt, khinh thường đối tượng khi giao tiếp, làm sao luôn thể hiện sự khiêm tốn, giữ mức độ thân thiết nhưng không suồng sã để đối phương coi thường; lễ phép nhưng lại không tỏ ra sợ sệt; nghiêm túc nhưng không quá lạnh nhạt. Với người nhiều tuổi và cấp trên bao giờ cũng thể hiện sự tôn kính; với cấp dưới, người ít tuổi, ta đối xử hoà nhã, lịch sự. Tuy vậy, đôi khi cũng cần phải biết nén những xúc cảm, những suy tư để tránh sự lợi dụng hay lạm dụng. Hết sức cảnh giác khi đối tượng có quà cáp, biếu xén và thái độ nịnh bợ, nếu không sẽ dễ bị lợi dụng. Trong bất cứ công việc nào, nếu có sự chuẩn bị kĩ lưỡng thì ta đã nắm chắc được một số phần trăm cơ hội thắng cuộc, chúng ta thực hiện công việc sẽ có hiệu quả hơn. Đối với kiểm toán viên cũng vậy, trong khi giao tiếp với đối tượng, kiểm toán viên cần chuẩn bị sẵn một loạt câu hỏi và lời đối thoại để hướng nội dung vào trọng tâm vấn đề. Có thể coi sự chuẩn bị đó như chiếc chìa khoá mở được cánh cửa lớn cho nguồn thông tin thêm phong phú. Đây là nghệ thuật trong giao tiếp đối với hoạt động kiểm toán; trong công tác có những vụ việc kiểm toán viên phải giao tiếp với một đối tượng nhiều lần, hỏi đi hỏi lại để kiểm tra đối chiếu các thông tin, số liệu đã thu thập được để tìm ra đáp số. Vì vậy, trong giao tiếp kiểm toán viên cần theo dõi sự biểu cảm của đối tượng để luận đoán ra tâm tư và tình cảm của họ, từ đó tìm ra bản chất của sự việc. Phong cách giao tiếp của kiểm toán viên : Trong hoạt động kiểm toán, các kiểm toán viên đều đã được trang bị rất đầy đủ vũ khí để giúp họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao đó là các chuẩn mực, quy trình, quy định, quy chế ... song vấn đề phong cách giao tiếp thường hay bị xem thường.Trong hoạt động xã hội chung cũng như trong hoạt động kiểm toán, vấn đề phong cách giao tiếp đã và đang diễn ra rất phong phú và đa dạng, nghĩa là ở mỗi kiểm toán viên đều thể hiện những phong cách riêng của mình như phong cách dân chủ, độc đoán và tự do phóng khoáng, vấn đề là ở chỗ sao cho đem lại hiệu quả cao trong công việc. Thực tế trong những năm qua đã bộc lộ rất nhiều những khuyết tật trong vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên. Có kiểm toán viên còn ít tuổi nhưng trong giao tiếp luôn thể hiện sự ngạo mạn coi thường người khác dẫn đến gây mất cảm tình, hiệu quả công tác kém, để lại dư luận không tốt... Vì vậy, trong giao tiếp kiểm toán viên phải: Luôn thể hiện sự khiêm tốn và dân chủ làm cho bầu không khí tiếp xúc được thoải mái, tự nhiên gây được nhiều thiện cảm với đối tượng. Phát huy được tự do tư tưởng và bảo đảm sự tôn trọng của nhân cách con người. Thể hiện sự bình đẳng trong quan hệ, gạt đi mọi áp chế và cường ._.