Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam

CHÖÔNG 1 LYÙ LUAÄN CHUNG VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ 1.1.KHAÙI NIEÄM: Laø toaøn boä tieán trình ñöôïc thöïc hieän bôûi taát caû caùc thaønh vieân trong ñôn vò, ñöôïc thieát laäp taïi ñôn vò nhaèm ñaït ñöôïc moät caùch hôïp lyù caùc muïc tieâu cuûa kieåm soaùt laø: doanh nghieäp hoaït ñoäng coù hieäu quaû, hoaït ñoäng phuø hôïp vôùi luaät ñònh, caùc baùo caùo taøi chính chính xaùc vaø tin caäy ñöôïc. Tieán trình ôû ñaây ñöôïc hieåu laø moät heä thoáng caùc chính saùch, caùc thuû tuïc, caùc haønh ñoäng neàn taûng cho moïi hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng phaûi laø moät heä thoáng kyõ thuaät ñôn thuaàn, hay noù cuõng khoâng phaûi chæ thuoäc veà caùc nhaø quaûn lyù maø kieåm soaùt noäi boä phaûi laø moät heä thoáng nhaèm huy ñoäng moïi thaønh vieân trong ñôn vò cuøng tham gia kieåm soaùt caùc haønh ñoäng vì chính hoï laø nhaân toá quyeát ñònh thaønh coâng chung cuûa ñôn vò. 1.2.MUÏC TIEÂU CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ - Cung caáp thoâng tin ñaùng tin caäy: cung caáp caùc thoâng tin ñaày ñuû, trung thöïc, chính xaùc, kòp thôøi nhaèm phuïc vuï hieäu quaû cho vieäc ñieàu haønh hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. - Baûo veä taøi saûn vaø soå saùch: moïi taøi saûn cuûa doanh nghieäp keå caû soå saùch chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc baûo veä ñeå traùnh maát maùt, thaát thoaùt, traùnh bò laïm duïng, hö hoûng. - Ñaåy maïnh tính hieäu quaû veà maët ñieàu haønh: ngaên ngöøa moïi söï choàng cheùo hoaëc vöôït quaù thaåm quyeàn, ngaên ngöøa vaø phaùt hieän moïi haønh vi laõng phí, 1 gian laän, söû duïng taøi saûn khoâng ñuùng muïc ñích, söû duïng keùm hieäu quaû caùc nguoàn taøi nguyeân. Ñònh kyø coù söï ñaùnh giaù keát quaû hoaït ñoäng ñeå naâng cao hieäu quaû ñieàu haønh. - Ñaåy maïnh vaø khuyeán khích vieäc thöïc hieän caùc cheá ñoä, qui ñònh ñaõ ñeà ra. Hoäi ñoàng quaûn trò, ban giaùm ñoác phaûi ñeà ra nhöõng nguyeân taéc, theå thöùc quaûn lyù hôïp lyù, coù taùc duïng khuyeán khích moïi thaønh vieân trong ñôn vò tuaân thuû caùc chính saùch vaø qui ñònh noäi boä. 1.3. CAÙC BOÄ PHAÄN CAÁU THAØNH CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ Heä thoáng Kieåm soaùt noäi boä trong ñôn vò ñöôïc caáu thaønh bôûi 5 boä phaän, ñoù laø: - Moâi tröôøng kieåm soaùt, ñaùnh giaù ruûi ro, caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt, thoâng tin truyeàn thoâng vaø giaùm saùt 1.3.1. Moâi tröôøng kieåm soaùt Söï kieåm soaùt höõu hieäu cuûa moät toå chöùc phuï thuoäc raát nhieàu vaøo nhaän thöùc, thaùi ñoä cuûa nhaø quaûn lyù trong ñôn vò ñoái vôùi vaán ñeà kieåm soaùt. Ñeå ñaùnh giaù moâi tröôøng kieåm soaùt caàn chuù yù nhöõng yeáu toá sau: 1.3.1.1Quan ñieåm quaûn lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù Quan ñieåm quaûn lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn lyù coù aûnh höôûng raát lôùn ñeán moâi tröôøng kieåm soaùt cuûa toå chöùc. Khi nhaø quaûn lyù quan taâm ñuùng möùc ñeán kieåm soaùt noäi boä vaø coù caùc bieåu hieän ñuùng ñaén thì nhaân vieân seõ noã löïc trong vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu cuûa kieåm soaùt. Nó bao goàm nhöõng vaán ñeà coát loõi nhö: khaû naêng nhaän thöùc vaø giaùm saùt ruûi ro trong kinh doanh; nhaän thöùc vaø thaùi ñoä ñoái vôùi vieäc laäp baùo caùo taøi chính hay aùp duïng caùc phöông phaùp keá toaùn; söû duïng caùc keânh thoâng tin chính thöùc hay khoâng chính thöùc. Nhaän thöùc, quan 2 ñieåm, ñöôøng loái quaûn trò cuõng nhö tö caùch nhaø quaûn trò laø nhöõng vaán ñeà trung taâm trong moâi tröôøng kieåm soaùt. 1.3.1.2. Cô caáu toå chöùc Cô caáu toå chöùc trong ñôn vò laø phaân caáp quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cuûa nhöõng thaønh vieân trong ñôn vò. Moät cô caáu toå chöùc hôïp lyù laø ñieàu kieän ñaûm baûo cho caùc thuû tuïc kieåm soaùt phaùt huy taùc duïng. Ngöôïc laïi, moät cô caáu quaù phöùc taïp hoaëc khoâng roõ raøng coù theå naûy sinh nhieàu vaán ñeà nghieâm troïng. Cô caáu toå chöùc cuõng caàn ñöôïc thieát keá linh hoaït ñeå coù theå deã daøng thay ñoåi thích öùng khi moâi tröôøng, ñieàu kieän thay ñoåi. Trong xu höôùng toøan caàu hoùa hieän nay, caàn xaùc laäp moät cô caáu toå chöùc linh hoaït ñuû söùc thích öùng vôùi nhöõng ñieàu kieän kinh doanh, moâi tröôøng hoïat ñoäng thöôøng xuyeân thay ñoåi maø khoâng phaûi phaù vôõ hoaøn toaøn caáu truùc heä thoáng cuõ. 1.3.1.3. Phöông phaùp phaân quyeàn Phöông phaùp phaân quyeàn laø caùch thöùc ngöôøi quaûn lyù giao quyeàn cho caáp döôùi moät caùch chính thöùc ñeå giaûi quyeát moät soá coâng vieäc trong phaïm vi ñöôïc phaân coâng. Vieäc uûy quyeàn baèng vaên baûn cuï theå seõ giuùp coâng vieäc ñöôïc tieán haønh deã daøng, troâi chaûy hôn, caùc thuû tuïc kieåm soaùt seõ phaùt huy taùc duïng, traùnh ñöôïc söï laïm duïng hay nhaäp nhaèng quyeàn haønh. Ngöôïc laïi, neáu uûy quyeàn khoâng roõ raøng seõ phaùt sinh hieän töôïng cuøng moät nhieäm vuï nhöng ñöôïc thöïc hieän choàng cheùo ôû caùc boä phaän khaùc nhau hay thaäm chí trong cuøng boä phaän hay nhöõng coâng vieäc maø khoâng coù ai thöïc hieän. Do vaäy, coâng vieäc seõ aùch taéc, thuû tuïc kieåm soùat voâ hieäu vaø tieâu cöïc coù ñieàn kieän naûy sinh. 3 1.3.1.4.Söï tham gia cuûa Hoäi ñoàng quaûn trò vaø Ban Kieåm soùat Söï tham gia cuûa Hoäi ñoàng quaûn trò vaø Ban kieåm soaùt seõ laøm cho moâi tröôøng kieåm soaùt toát hôn do söï giaùm saùt cuûa noù ñeán hoaït ñoäng cuûa nhaø quaûn lyù. Ñeå phaùt huy taùc duïng cuûa Ban kieåm soaùt thì caùc thaønh vieân ban kieåm soaùt thöôøng khoâng phaûi laø vieân chöùc hay thaønh vieân trong coâng ty. Ban kieåm soaùt coù traùch nhieäm: - Giaùm saùt cô caáu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä - Kieåm tra ñoä tin caäy vaø tính toaøn veïn cuûa thoâng tin taøi chính vaø kinh doanh cuøng nhöõng phöông phaùp ñeå xaùc ñònh, ñaùnh giaù, phaân loaïi vaø trình baøy caùc thoâng tin naøy. - Giaùm saùt söï tuaân thuû caùc luaät ñònh, caùc chính saùch, keá hoaïch, thuû tuïc vaø caùc quy ñònh cuûa ñôn vò. 1.3.1.5.Chính saùch veà nguoàn nhaân löïc Bao goàm caùc vaán ñeà veà chính saùch tuyeån duïng, ñaøo taïo, khen thöôûng, kyû luaät…caùc chính saùch naøy aûnh höôûng quyeát ñònh ñeán trình ñoä vaø phaåm chaát cuûa ñoäi nguõ nhaân vieân cuûa ñôn vò vì noù taùc duïng khuyeán khích (hay laøm suy giaûm) caû veà tinh thaàn vaø vaät chaát cho ngöôøi lao ñoäng. Chính saùch nhaân söï ñuùng ñaén, thích hôïp goùp phaàn taïo ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân gioûi, coù naêng löïc, coù ñaïo ñöùc seõ giuùp giaûm bôùt nhöõng yeáu keùm cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt vaø caùc thuû tuïc kieåm soùat. Ngöôïc lai, khoâng theå coù ñöôïc moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä chaët cheõ vôùi ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân yeáu keùm veà naêng löïc vaø ñaïo ñöùc ngheà nghieäp. 1.3.1.6. Söï trung thöïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc 4 Ñeå taïo ñöôïc yù thöùc naøy trong ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân cuûa ñôn vò, caùc nhaø quaûn lyù caàn phaûi xaây döïng, ban haønh vaø thoâng tin roäng raõi caùc höôùng daãn veà nguyeân taéc ñaïo ñöùc lieân quan ñeán moïi caáp baäc. Beân caïnh ñoù, chính caùc nhaø quaûn lyù cuõng phaûi laø nhöõng ngöôøi laøm göông veà vieäc tuaân thuû caùc nguyeân taéc aáy moät caùch chaët cheõ nhaát. Nhöng cuõng caàn loaïi boû nhöõng maàm moáng cuûa söï sai phaïm. Giao vieäc quaù söùc, yeâu caàu coâng vieäc hoaøn thaønh quaù nhanh coù theå daãn ñeán tình traïng laøm vieäc taéc traùch, baùo caùo thieáu trung thöïc. 1.3.1.7. Caùc yeáu toá khaùc Ngoaøi caùc nhaân toá treân, moâi tröôøng kieåm soaùt coøn chòu söï taùc ñoäng cuûa caùc yeáu toá beân ngoaøi nhö luaät phaùp, söï kieåm soaùt cuûa caùc cô quan quaûn lyù nhaø nöôùc, caùc ñieàu kieän kinh teá xaõ hoäi nhö thò tröôøng, caïnh tranh, khuûng hoaûng, tieán boä kyõ thuaät…. Caùc nhaân toá naøy taùc ñoäng leân thaùi ñoä cuûa nhaø quaûn lyù trong vieäc thieát keá vaø vaän haønh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Toùm laïi, moâi tröôøng kieåm soaùt laø neàn taûng cô baûn cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt seõ khoâng ñaït ñöôïc muïc tieâu hay chæ laø hình thöùc trong moät moâi tröôøng kieåm soaùt yeáu keùm, hoaëc ngöôïc laïi, moät moâi tröôøng kieåm soaùt toát seõ haïn cheá ñöôïc phaàn naøo söï thieáu soùt cuûa caùc thuû tuïc kieåm soaùt. 1.3.2. Ñaùnh giaù ruûi ro Döôùi moät giaùc ñoä naøo ñoù, kieåm soaùt bao goàm vieäc nhaän daïng , ñaùnh giaù vaø quaûn lyù caùc ruûi ro coù theå phaùt sinh trong quaù trình hoaït ñoäng. Khoâng moät bieän phaùp kyõ thuaät, haønh chính naøo coù theå loaïi tröø ñöôïc taát caû ruûi ro. 5 Kinh doanh luoân gaén vôùi ruûi ro vaø phaûi bieát chaáp nhaän noù. Vaán ñeà laø caùc nhaø quaûn lyù phaûi quyeát ñònh ruûi ro naøo coù theå chaáp nhaän ñöôïc vaø quaûn trò noù nhö theá naøo. Ñeå laøm ñöôïc vieäc naøy, caùc nhaø quaûn lyù caàn phaûi: - Thieát laäp caùc muïc tieâu cuûa toå chöùc, keå caû muïc tieâu chung cuûa toå chöùc vaø muïc tieâu rieâng cho töøng hoaït ñoäng. Yeâu caàu muïc tieâu cuûa toå chöùc laø phaûi vaïch ra nhöõng vaán ñeà gì maø toå chöùc caàn ñaït ñöôïc, baèng phöông tieän naøo, trong thôøi gian naøo…. Vieäc xaùc ñònh muïc tieâu raát quan troïng trong vieäc ñaùnh giaù ruûi ro vì moät söï kieän laø ruûi ro khi noù gaây aûnh höôûng xaáu ñeán muïc tieâu cuûa toå chöùc, coù nhöõng söï kieän laø ruûi ro cuûa toå chöùc naøy nhöng khoâng phaûi laø ruûi ro cuûa toå chöùc khaùc. - Treân cô sôû muïc tieâu cuûa toå chöùc ñaõ ñöôïc xaùc ñònh , nhaø quaûn lyù tieán haønh nhaän daïng, phaân tích vaø quaûn lyù caùc ruûi ro trong quaù trình thöïc hieän vaø ñieàu chænh muïc tieâu theo caùc böôùc sau: • Xaùc ñònh giaù ruûi ro: xaùc ñònh söï kieän aûnh höôûng xaáu ñeán muïc tieâu toå chöùc. Caùc ruûi ro coù theå laø :caùc ruûi ro phaùt sinh töø moâi tröôøng hoaït ñoäng nhö caïnh tranh , tieán boä kyõ thuaät, söï buøng noå thoâng tin, caùc chính saùch cuûa nhaø nöôùc lieân quan ñeán lónh vöïc hoïat ñoäng cuûa ñôn vò…hay caùc ruûi ro cuõng coù theå phaùt sinh töø caùc chính saùch cuûa ñôn vò nhö chính saùch ñoåi môùi kyõ thuaät, thay ñoåi qui trình saûn xuaát, ñoåi môùi kyõ thuaät, ñoåi môùi toå chöùc…….. • Ñaùnh giaù ruûi ro: caàn phaûi löôïng hoùa caùc ruûi ro ñeå ñaùnh giaù, phaân tích. Ngöôøi ta thöôøng löôïng hoùa ruûi ro theo coâng thöùc R =p x L 6 Trong ñoù; R laø ruûi ro öôùc tính, p laø xaùc suaát xaûy ra thieät haïi vaø L laø thieät haïi öôùc baèng tieàn Nhö vaäy, ruûi ro öôùc tính chòu aûnh höôûng bôûi 2 nhaân toá : Thieät haïi öôùc tính: thieät haïi öôùc tính caøng lôùn thì ruûi ro caøng nghieâm troïng. Xaùc suaát xaûy ra thieät haïi: Xaùc suaát xaûy ra thieät haïi caøng lôùn thì ruûi ro caøng xaûy ra thöôøng xuyeân hôn vaø soá tieàn thieät haïi seõ lôùn. Soá tieàn thieät haïi lôùn nhöng xaùc xuaát xaûy ra nhoû coù theå khoâng quan troïng baèng moät ruûi ro khaùc coù thieät haïi nhoû hôn moät chuùt nhöng xaùc suaát xaûy ra cao hôn nhieàu • Bieän phaùp phoøng ngöøa: Treân cô sôû phaân tích vaø ñaùnh giaù ruûi ro, nhaø quaûn lyù caàn thieát laäp caùc thuû tuïc kieåm soaùt tröôùc khi ruûi ro xaûy ra. Phoøng ngöøa vaø baûo veä laø hai hoaït ñoäng kieåm soaùt caàn coù trong moät heä thoáng kieåm soaùt. Kieåm soaùt noäi boä seõ höõu hieäu hôn khi vieäc phoøng ngöøa khoâng theå ngaên chaän caùc sai phaïm thì ñaõ coù heä thoáng caùc thuû tuïc kieåm soaùt phaùt hieän vaø ngaên chaän ñeå traùnh nhöõng thieät haïi coù theå xaûy ra. 1.3.3. Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt Hoïat ñoäng kieåm soaùt laø caùc chính saùch, thuû tuïc ñöïôc thöïc hieän ñeå ñaûm baûo raèng caùc haønh ñoäng caàn thieát ñeå quaûn lyù ruûi ro cuûa caùc nhaø quaûn lyù ñöôïc thöïc hieän. Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt ñöôïc thieát keá tuøy thuoäc vaøo tính chaát ñaëc thuø cuûa cô caáu toå chöùc, hoaït ñoäng kinh doanh. Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt chuû yeáu goàm: 7 1.3.3.1 Phaân chia traùch nhieäm ñaày ñuû Muïc ñích cuûa vieäc phaân chia traùch nhieäm laø nhaèm giaûm bôùt cô hoäi cho baát cöù ai ôû nhöõng vò trí coù theå xaûy ra sai soùt nhaàm laãn cuõng nhö caùc haønh vi gian laän. Yeâu caàu cuûa kieåm soaùt noäi boä laø khoâng moät boä phaän hay caù nhaân naøo ñöôïc giao thöïc hieän caùc coâng vieäc töø luùc baét ñaàu ñeán khi keát thuùc khoâng moät caù nhaân naøo ñöôïc thöïc hieän hôn moät trong nhöõng chöùc naêng ñöôïc pheâ chuaån, ghi cheùp vaø baûo veä taøi saûn. Coâng vieäc cuûa nhaân vieân naøy, boä phaän naøy ñöôïc kieåm soaùt töï ñoäng bôûi coâng vieäc cuûa nhaân vieân khaùc, boä phaän khaùc. Phaân chia traùch nhieäm thöôøng ñöôïc ñeà caäp ñeán nhö laø söï taùch bieät giöõa caùc chöùc naêng sau: • Chöùc naêng keá toaùn vaø chöùc naêng hoaït ñoäng: boä phaän thöïc hieän caùc nghieäp vuï trong ñôn vò khoâng ñöôïc ñaûm nhieäm ghi cheùp soå saùch keá toaùn nhaèm ngaên ngöøa vieäc hoï coù theå ghi cheùp vaø baùo caùo sai leäch ñeå caûi thieän hoaït ñoäng cuûa mình. • Chöùc naêng keá toaùn vaø chöùc naêng baûo veä taøi saûn: caùc nhaân vieân keá toaùn khoâng ñöôïc giao nhieäm vuï giöõ taøi saûn vì hoï coù theå tham oâ taøi saûn vaø che daáu haønh vi naøy baèng caùch söûa chöõa laïi soå keá toaùn • Chöùc naêng xeùt duyeät nghieäp vuï vaø chöùc naêng baûo quaûn taøi saûn: ngöôøi xeùt duyeät nghieäp vuï khoâng ñöôïc kieâm nghieäm vieäc giöõ taøi saûn vì seõ laøm taêng ruûi ro laïm duïng taøi saûn Ngoaøi ra, trong töøng nghieäp vuï cuõng coù theå coù nhöõng yeâu caàu khaùc veà phaân chia traùch nhieäm ñeå haïn cheá gian laän vaø sai soùt. Tuy nhieân, vieäc phaân chia traùch nhieäm coù theå bò voâ hieäu hoùa do caùc nhaân vieân thoâng ñoàng vôùi nhau. Nhaø 8 quaûn lyù caàn phaûi thöôøng xuyeân xem xeùt ñaùnh giaù, raø soaùt laïi hoaït ñoäng kieåm soaùt trong töøng khaâu vaø caû qui trình nghieäp vuï vaø moái quan heä giöõa caùc nhaân vieân thi haønh nhieäm vuï. 1.3.3.2. Uûy quyeàn ñuùng ñaén cho caùc nghieäp vuï vaø hoaït ñoäng Taát caû caùc nghieäp vuï phaûi ñöôïc uûy quyeàn cho moät ngöôøi chòu traùch nhieäm. Nhaø quaûn lyù ñöa ra nhöõng qui ñònh veà quyeàn haïn vaø traùch nhieäm khi pheâ duyeät moãi loaïi nghieäp vuï cho töøng nhaân vieân thi haønh. Coù 2 möùc ñoä uûy quyeàn: • UÛy quyeàn chung: lieân quan ñeán vieäc ñöa ra chính saùch, nhöõng ngöôøi caáp döôùi ñöôïc chæ ñaïo xeùt duyeät caùc nghieäp vuï trong phaïm vi giôùi haïn cuûa chính saùch. Ví duï:qui ñònh möùc toàn kho toái thieåu, baûng giaù toái thieåu…. • Uûy quyeàn cuï theå: lieân quan ñeán moät caùc xeùt duyeät cuï theå cho töøng nghieäp vuï, thoâng thöôøng laø caùc nghieäp vuï coù soá tieàn lôùn vaø quan troïng Söï phaân quyeàn cho caùc caáp thi haønh vaø xaùc ñònh roõ thaåm quyeàn pheâ duyeät cuûa töøng ngöôøi xuaát phaùt töø nguyeân nhaân laø caùc nhaø quaûn lyù khoâng theå vaø khoâng neân tröïc tieáp quyeát ñònh taát caû caùc vaán ñeà cuûa ñôn vò. Söï phaân quyeàn hôïp lyù seõ giuùp cho hoaït ñoäng kinh doanh ñöôïc tieán haønh troâi chaûy, maø nhaø quaûn lyù coù theå kieåm soaùt vaø haïn cheá ñöôïc söï tuøy tieän trong ñieàu haønh coâng vieäc. 1.3.3.3. Baûo veä taøi saûn vaät chaát vaø thoâng tin Baûo veä taøi saûn vaø thoâng tin nhaèm ngaên chaën tình traïng maát maùt, söû duïng laõng phí, tham oâ taøi saûn hay maát maùt, roø ræ thoâng tin ra beân ngoaøi. Taøi saûn vaät chaát vaø thoâng tin ñöôïc baûo veä thoâng qua caùc qui ñònh sau: 9 - Kieåm soaùt vaät chaát ñoái vôùi taøi saûn vaø thoâng tin: Baûo quaûn taøi saûn vaät chaát ñöôïc theå hieän qua vieäc xaây döïng, boá trí kho taøng, heä thoáng choáng troäm, choáng chaùy, ñònh kyø toå chöùc toát coâng taùc kieåm keâ, baûo trì, söûa chöõa…Baûo quaûn thoâng tin ñöôïc thöïc hieän thoâng qua vieäc boá trí phoøng maùy tính xöû lyù thoâng tin, traùnh nguy cô chaùy, noå, ban haønh caùc qui ñònh veà sao cheùp thoâng tin, backup soá lieäu…. - Baûo quaûn chöùng töø, soå saùch: Chöùng töø soå saùch phaûi ñöôïc saép xeáp goïn gaøng theo caùc tieâu thöùc phaân loaïi, ñaûm baûo vieäc tìm kieám nhanh choùng, thuaän lôïi, phaùt hieän kòp thôøi maát maùt, hö hoûng. Nôi löu tröõ phaûi ñaûm baûo caùc ñieàu kieän choáng aåm moác, moái moït, chaùy noå….. - Haïn cheá söï tieáp caän vôùi taøi saûn vaø thoâng tin: ban haønh qui cheá kieåm soaùt ra vaøo kho taøng, kieåm soaùt vieäc truy xuaát taøi lieäu, thoâng tin…. 1.3.3.4. Kieåm tra ñoäc laäp: Laø vieäc kieåm tra cuûa moät ngöôøi khoâng phaûi laø ngöôøi thöïc hieän nghieäp vuï. Maëc duø söï phaân coâng traùch nhieäm ñaõ taïo ra moät söï kieåm soaùt laãn nhau nhöng kieåm tra ñoäc laäp vaãn toàn taïi nhaèm haïn cheá nhöõng sai soùt do söï caåu thaû, thieáu naêng löïc cuûa nhaân vieân hoaëc do söï thoâng ñoàng cuûa nhaân vieân vôùi caùc nhaân vieân khaùc hay vôùi beân ngoøai. Kieåm tra ñoäc laäp ñöôïc thöïc hieän xuaát phaùt töø chính haïn cheá cuûa kieåm soaùt noäi boä . 1.3.3.5.Phaân tích raø soaùt Laø söï so saùnh giöõa 2 soá lieäu töø caùc nguoàn khaùc nhau. Taát caû khaùc bieät caàn laøm roõ. Öu ñieåm cuûa thuû tuïc naøy laø giuùp mau choùng phaùt hieän nhöõng sai soùt bieán ñoäng baát thöôøng, thaäm chí nhöõng gian laän ñeå kòp thôøi ñoái phoù. Caùc daïng phaân tích raø soaùt thöôøng gaëp laø: 10 - Ñoái chieáu giöõa soå saùch ghi cheùp vaø kieåm keâ thöïc teá - Ñoái chieáu giöõa soá toång hôïp vaø soá chi tieát - Ñoái chieáu giöõa soá lieäu kyø naøy vaø kyø tröôùc, thöïc teá vaø keá hoïach - Ñoái chieáu giöõa ñònh möùc, soá trung bình cuûa ngaønh.. vaø soá thöïc teá - Ñoái chieáu giöõa ghi cheùp cuûa ñôn vò vaø cuûa beân ngoaøi cuûa cuøng moät ñoái töôïng 1.3.4. Thoâng tin vaø truyeàn thoâng Thoâng tin ñöôïc xöû lyù vaø cung caáp baèng heä thoáng thoâng tin. Truyeàn thoâng laø thuoäc tính voán coù cuûa thoâng tin, noù cung caáp thoâng tin tôùi caùc thaønh vieân trong ñôn vò vaø caùc beân lieân quan coù söû duïng thoâng tin. Söï kieåm soaùt chæ coù theå thöïc hieän toát neáu thoâng tin trung thöïc ñoàng thôøi quaù trình truyeàn thoâng ñöôïc chính xaùc vaø kòp thôøi. Coù nhieàu phaân heä trong heä thoáng thoâng tin, trong ñoù heä thoáng thoâng tin keá toaùn laø moät boä phaän quan troïng. Heä thoáng thoâng tin keá toaùn höõu hieäu phaûi ñaûm baûo ñaït caùc muïc tieâu sau: - Tính coù thöïc: chæ ñöôïc ghi cheùp caùc nghieäp vuï kinh teá coù thöïc, khoâng ñöôïc ghi cheùp caùc nghieäp vuï giaû taïo trong soå saùch cuûa ñôn vò. - Söï pheâ chuaån: tröôùc khi thöïc hieän moïi hoaït ñoäng, caùc nghieäp vuï phaûi ñaûm baûo chuùng ñaõ ñöôïc pheâ chuaån. - Tính ñaày ñuû: khoâng ñöôïc loaïi boû, ñeå ngoaøi soå saùch baát cöù moät nghieäp vuï phaùt sinh naøo. - Söï ñaùnh giaù: Khoâng ñeå xaûy ra sai phaïm trong tính toaùn, trong aùp duïng caùc chính saùch. 11 - Söï phaân loaïi: Ñaûm baûo soá lieäu ñöôïc phaân loaïi theo sô ñoà taøi khoaûn cuûa ñôn vò vaø ñöôïc ghi nhaän ñuùng ñaén vaøo caùc loaïi soå saùch. - Ñuùng haïn: ghi nhaän doanh thu vaø chi phí ñuùng kyø - Chuyeån soå vaø toång hôïp chính xaùc: soá lieäu ñöôïc ghi soå ñuùng ñaén vaø toång hôïp chính xaùc nhaèm phaûn aùnh trung thöïc tình hình taøi chính vaø keát quaû kinh doanh cuûa ñôn vò. Veà maët qui trình, heä thoáng thoâng tin keá toaùn goàm 3 boä phaän laø chöùng töø, soå saùch vaø baùo caùo Chöùng töø keá toaùn Chöùng töø keá toaùn ñoùng vai troø quan troïng trong qui trình keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt. Taàm quan troïng naøy ñöôïc theå hieän thoâng qua yù nghóa cuûa noù ñoái vôùi chaát löôïng thoâng tin keá toaùn vaø baûo veä taøi saûn. - Chöùng töø keá toaùn coù aûnh höôûng quyeát ñònh ñeán tính trung thöïc, chính xaùc vaø phuø hôïp cuûa thoâng tin. Neáu chöùng töø ñöôïc laäp chính xaùc, kòp thôøi vaø ñaày ñuû chi tieát quan troïng ngay khi nghieäp vuï phaùt sinh thì seõ ñaûm baûo söï trung thöïc vaø chính xaùc cuûa thoâng tin. - Chöùng töø keá toaùn laø coâng cuï quan troïng trong baûo veä taøi saûn. Treân chöùng töø lieân quan ñeán taøi saûn luoân phaûi coù chöõ kyù cuûa ngöôøi xeùt duyeät vaø ngöôøi nhaän taøi saûn. Ngöôøi xeùt duyeät chòu traùch nhieäm veà muïc ñích söû duïng cuûa taøi saûn phuø hôïp vôùi chính saùch cuûa doanh nghieäp. Ngöôøi nhaän taøi saûn chòu traùch nhieäm baûo quaûn vaø söû duïng taøi saûn ñuùng muïc ñích. - Chöùng töø keá toaùn laø phöông tieän theå hieän söï uûy quyeàn. Ñeå ñaûm baûo söï xeùt duyeät cuûa ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn ñoái vôùi moïi nghieäp vuï, coù theå thieát laäp 12 chöùng töø vaø qui trình cho moät loaïi nghieäp vuï naøo ñoù. Khi ñoù, chöùng töø caàn ñöôïc ñaùnh soá tröôùc lieân tuïc ñeå coù theå deã daøng ghi cheùp vaø kieåm soaùt. - Chöùng töø keá toaùn coøn giuùp thöïc hieän chöùc naêngï kieåm tra tröôùc vaø sau khi nghieäp vuï xaûy ra. Tröôùc khi nghieäp vuï xaûy ra, chöùng töø theå hieän söï xeùt duyeät cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn vaø noäi dung coâng vieäc cuûa ngöôøi thi haønh. Sau khi nghieäp vuï xaûy ra, chöùng töø laø baèng chöùng quan troïng trong quaù trình thöïc hieän caùc thuû tuïc kieåm soaùt. - Chöùng töø keá toaùn coøn laø taøi lieäu phaùp lyù quan troïng khi caàn xem xeùt traùch nhieäm cuûa caùc beân, beân trong vaø keå caû beân ngoaøi ñôn vò. Soå saùch keá toaùn Soå saùch keá toaùn ñaûm nhaän vai troø ghi cheùp vaø xöû lyù caùc döõ lieäu, thoâng tin . Noù ñoùng vai troø trung gian giöõa chöùng töø vaø baùo caùo taøi chính. Soå saùch keá toaùn laø coâng cuï ñeå baûo veä taøi saûn ñôn vò thoâng qua heä thoáng caùc soå chi tieát. Ngoaøi ra, noù coøn giuùp caùc nhaø quaûn lyù thu thaäp thoâng tin taøi chính ñaùng tin caäy ñeå ñaùnh giaù caùc hoaït ñoäng vaø laø baèng chöùng kieåm toaùn quan troïng cho vieäc kieåm tra vaø ñaùnh giaù caùc thuû tuïc kieåm soaùt. Baùo caùo keá toaùn Baùo caùo keá toaùn trong ñôn vò bao goàm baùo caùo taøi chính vaø baùo caùo keá toaùn quaûn trò. Vieäc chuaån bò baùo caùo taøi chính trung thöïc vaø hôïp lyù laø traùch nhieäm cuûa ngöôøi quaûn lyù vôùi luaät phaùp coøn vieäc toå chöùc heä thoáng baùo caùo keá toaùn quaûn trò coù yù nghóa quan troïng trong coâng taùc quaûn lyù vaø ñieàu haønh doanh nghieäp. Ñeå caùc chöùng töø, soå saùch, baùo caùo ñöôïc kieåm soaùt höõu hieäu, caàn chuù yù caùc vaán ñeà sau 13 - Chöùng töø caàn ñöôïc ñaùnh soá tröôùc, töï ñoäng, lieân tuïc ñeå kieåm soaùt, traùnh thaát laïc. - Chöùng töø vaø soå saùch caàn ñöôïc ghi cheùp ngay luùc nghieäp vuï phaùt sinh ñeå traùnh sai soùt vaø haïn cheá gian laän. - Ghi cheùp roõ raøng, ñaày ñuû, deã hieåu. - Coâng taùc luaân chuyeån chöùng töø ñöôïc toå chöùc khoa hoïc hôïp lyù vaø chaët cheõ - Thieát keá caùc bieåu maãu chöùng töø vaø soå saùch phuø hôïp vôùi qui ñònh cuûa nhaø nöôùc vaø taêng cöôøng tính naêng kieåm soaùt. - Soå saùch caàn ñöôïc ñoùng chaéc chaén, qui ñònh nguyeân taéc ghi cheùp vaø coù chöõ kyù cuûa ngöôøi kieåm soaùt, xeùt duyeät. - Caùc qui ñònh veà heä thoáng taøi khoaûn keá toaùn sô ñoà keá toaùn, caùc loaïi soå cuûa ñôn vò phaûi roõ raøng. - Qui ñònh traùch nhieäm vaø thôøi haïn cuûa töøng boä phaän trong vieäc laäp caùc baùo caùo. - Toå chöùc luaân chuyeån, löu tröõ, baûo quaûn soå saùch, chöùng töø thaät an toaøn, baûo maät nhöng cuõng thuaän tieän cho vieäc truy xuaát. Ban haønh caùc qui ñònh veà söû duïng thoâng tin, tra cöùu soå saùch chöùng töø keá toaùn. 1.3.5.Giaùm saùt Giaùm saùt laø hoaït ñoäng kieåm tra, ghi nhaän vaø ñaùnh giaù ñònh kyø, thöôøng xuyeân chaát löôïng cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñeå coù theå ñieàu chænh kòp thôøi caùc hoaït ñoäng, caùc quyeát ñònh nhaèm thöïc hieän ñöôïc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Giaùm saùt ñöôïc thöïc hieän döôùi hai hình thöùc: 14 Giaùm saùt thöôøng xuyeân: dieãn ra ngay trong quaù trình hoaït ñoäng. Nguyeân taéc baát kieâm nhieäm ñaõ taïo cho caùc nhaø quaûn lyù vaø caùc nhaân vieân thöïc hieän moät söï giaùm saùt thöôøng xuyeân trong traùch nhieäm cuûa mình. Giaùm saùt ñònh kyø: ñöôïc thöïc hieän qua boä phaän kieåm toaùn noäi boä, boä phaän kieåm toaùn töø beân ngoaøi. Nhieäm vuï cuûa boä phaän kieåm toaùn noäi boä thöôøng laø: - Raø soaùt laïi heä thoáng keá toaùn vaø qui cheá kieåm soaùt noäi boä ñang aùp duïng ñeå giaùm saùt söï hoaït ñoäng cuûa heä thoáng kieåm soaùt vaø tham gia hoaøn thieän chuùng nhaèm naâng cao hieäu quaû veà maët hoaït ñoäng vaø ñieàu haønh. - Kieåm tra tính hôïp lyù vaø ñoä tin caäy cuûa caùc thoâng tin kinh teá, thoâng tin taøi chính. - Kieåm tra vieäc tuaân thuû luaät phaùp, chính saùch cheá ñoä keá toaùn hieän haønh, caùc chính saùch, qui ñònh ñieàu leä cuûa ñôn vò ….. - Kieåm tra vieäc thöïc thi tieát kieäm, tính hieäu quaû, hieäu suaát cuûa caùc hoaït ñoäng, cuõng nhö phaùt hieän nhöõng sô hôû yeáu keùm, gian laän trong quaûn lyù, trong baûo veä taøi saûn ñôn vò. Kieåm toaùn ñoäc laäp vaø kieåm toaùn töø beân ngoaøi cuõng coù theå cung caáp moät söï giaùm saùt ñònh kyø nhöng thöôøng chæ ôû phaïm vi heïp. 1.4. CAÙC LOAÏI KIEÅM SOAÙT TRONG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ 1.4.1.Caên cöù theo muïc tieâu cuûa kieåm soaùt noäi boä Theo muïc tieâu, kieåm soaùt ñöôïc phaân thaønh kieåm soaùt ngaên ngöøa, kieåm soaùt phaùt hieän vaø kieåm soaùt söûa chöõa - Kieåm soaùt ngaên ngöøa; laø heä thoáng kieåm soaùt ñöôïc thieát laäp ñeå ngaên ngöøa caùc sai soùt vaø gian laän. 15 - Kieåm soaùt phaùt hieän: laø caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñeå phaùt hieän caùc sai soùt vaø gian laän. - Kieåm soaùt söûa chöõa: laø thuû tuïc ñöôïc thöïc hieän sau khi phaùt hieän sai soùt vaø gian laän. Moät soá ngöôøi cho raèng kieåm soaùt söûa chöõa thuoäc noäi dung cuûa kieåm soaùt phaùt hieän vì khi ñaõ phaùt hieän ra sai soùt vaø gian laän thì baét buoäc phaûi söûa chöõa chuùng. 1.4.2.Caên cöù theo caùch thöùc tieán haønh Caên cöù theo caùch tieán haønh, kieåm soaùt ñöôïc chia ra thaønh kieåm soaùt chung vaø kieåm soaùt öùng duïng Kieåm soaùt chung Laø caùc thuû tuïc, chính saùch chung taïo moâi tröôøng chung cho caùc hoaït ñoäng keá toaùn. Kieåm soaùt chung coù aûnh höôûng quan troïng tôùi caùc kieåm soaùt öùng duïng. Neáu kieåm soaùt chung toát thì coù theå haïn cheá ñöôïc söï yeáu keùm cuûa kieåm soaùt öùng duïng. Ngöôïc laïi, neáu kieåm soaùt chung keùm thì phaûi boå sung baèng heä thoáng kieåm soaùt öùng duïng toát. Kieåm soaùt chung bao goàm caùc kieåm soaùt hoaït ñoäng keá toaùn nhö vieäc phaân chia traùch nhieäm theo nguyeân taéc baát kieâm nhieäm, kieåm soaùt vieäc uûy quyeàn pheâ chuaån caùc nghieäp vuï, kieåm soaùt vieäc söû duïng baûo quaûn soå saùch baùo caùo keá toaùn, kieåm soaùt vieäc truy caäp thoâng tin keá toaùn. Kieåm soaùt öùng duïng Kieåm soaùt öùng duïng laø caùc kieåm soaùt lieân quan tôùi moät hoaït ñoäng xöû lyù cuï theå cuûa keá toaùn. Kieåm soaùt öùng duïng thöôøng ñöôïc phaân thaønh kieåm soaùt ñaàu vaøo, kieåm soaùt xöû lyù vaø kieåm soaùt keát quaû cuûa heä thoáng thoâng tin keá toaùn. Caùc 16 thuû tuïc kieåm soaùt öùng duïng naøy tuøy thuoäc vaøo phöông tieän xöû lyù thoâng tin keá toaùn baèng tay hay baèng maùy tính. 1.5.KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI VÔÙI QUAÙ TRÌNH BAÙN HAØNG CUÛA CAÙC ÑÔN VÒ KINH DOANH DÒCH VUÏ 1.5.1. Chu trình Cuõng gioáng nhö caùc ñôn vò saûn xuaát, chu trình baùn haøng cuûa caùc ñôn vò kinh doanh dòch vuï cuõng goàm caùc yeáu toá chính nhö: Nhaän yeâu caàu töø khaùch haøng - Xeùt duyeät baùn chòu hay caùc hình thöùc thanh toaùn - Kyù hôïp ñoàng baùn haøng - Giao haøng (ôû ñaây laø giao caùc baûn hôïp ñoàng cam keát thöïc hieän dòch vuï) - Laäp hoùa ñôn baùn haøng - Nhaän thanh toaùn töø ngöôøi mua. 1.5.2. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt 1.5.2.1.Thieát laäp keânh baùn haøng Caên cöù vaøo töøng loaïi hình dòch vuï, ñaëc ñieåm saûn phaåm, thò tröôøng ñeå thieát laäp caùc keânh baùn hôïp lyù: Baùn sæ, baùn leû, heä thoáng ñaïi lyù…. 1.5.2.2.Phaân chia traùch nhieäm giöõa caùc chöùc naêng lieân quan ñeán baùn haøng vaø thanh toaùn - Boä phaän baùn haøng: chaøo caùc dòch vuï cuûa ñôn vò cho khaùch, tieáp nhaän yeâu caàu vaø theo doõi caùc ñôn ñaët haøng cuûa khaùch. - Boä phaän tín duïng: ñaùnh giaù khaû naêng taøi chính cuûa khaùch haøng, pheâ duyeät haïn möùc tín duïng hay caùc phöông thöùc thanh toaùn khaùc, ñoân ñoác thu nôï khaùch haøng chaäm traû. - Boä phaän giao nhaän, kho: Laäp phieáu xuaát kho, vaän ñôn. 17 - Boä phaän laäp hoùa ñôn baùn haøng: laäp vaø göûi hoaù ñôn cho khaùch. - Boä phaän keá toaùn: kieåm tra caùc chöùng töø, hoaù ñôn, phieáu xuaát kho, baûng giaù hieän haønh, phieáu thu, soå phuï ngaân haøng tröôùc khi ghi cheùp nghieäp vuï baùn haøng, thanh toaùn vaøo soå saùch vaø theo doõi tình hình thanh toaùn cuûa khaùch haøng. - Boä phaän quó: thu tieàn baùn dòch vuï do khaùch haøng noäp vaø noäp tieàn thu baùn vaøo ngaân haøng. 1.5.2.3.Caùc chính saùch xeùt duyeät haïn möùc tín duïng hay caùc phöông thöùc thanh toaùn khaùc - Xeùt duyeät treân cô sôû xem xeùt khaû naêng taøi chính cuûa khaùch haøng, ñaïi lyù, uy tín, taøi saûn theá chaáp, baûo laõnh ngaân haøng… - Chính saùch chieát khaáu ñoái vôùi töøng ñoái töôïng, töøng thôøi haïn thanh toaùn cuûa khaùch haøng, ñaïi lyù - Qui ñònh soá dö nôï toái ña vôùi töøng ñoái töôïng khaùch haøng, ñaïi lyù 1.5.2.4. Thieát laäp caùc qui trình thuû tuïc baùn haøng - Ñôn ñaët haøng cuûa khaùch phaûi ñöôïc xeùt duyeät vaø pheâ chuaån vaø thoâng baùo cho caùc boä phaän lieân quan. - Ban haønh heä thoáng baûng giaù thoáng nhaát, moïi söï thay ñoåi phaûi coù pheâ duyeät cuûa caáp coù thaåm quyeàn. - Qui ñònh traùch nhieäm cuûa ngöôøi vieát caùc hoaù ñôn, chöùng töø vaø ngöôøi kieåm tra ñeå ñaûm baûo chöùng töø ñöôïc thöïc hieän chính xaùc. Moïi söï ñieàu chænh phaûi coù söï pheâ duyeät cuûa caáp coù thaåm quyeàn 1.5.2.5. Thieát laäp thuû tuïc thanh toaùn 18 - Haïn cheá thanh toaùn baèng tieàn maët, phoå bieán hình thöùc thanh toaùn qua ngaân haøng. - Theo doõi ñoân ñoác coâng taùc thu hoài nôï, coù bieän phaùp xöû lyù ñoái vôùi caùc khaùch haøng chaäm thanh toaùn. - Thieát laäp caùc baùo caùo tình hình caùc khoaûn coâng nôï phaûi thu… 1.5.2.6. Laäp, luaân chuyeån vaø baûo quaûn chöùng töø - Caùc chöùng töø phaûi theo moät maãu qui ñònh, ñöôïc ñaùnh soá tröôùc moät caùch lieân tuïc. - Luaân chuyeån kòp thôøi chöùng töø cho caùc boä phaän coù lieân quan. - Coâng taùc giao nhaän phaûi chaët cheõ, phaân ñònh traùch nhieäm töøng khaâu vaø coù soå baøn giao, giao nhaän chöùng töø. - Coù qui cheá aùp duïng ñoái vôùi chöùng töø hö hoûng…. 1.5.2.7.Kieåm soaùt ñoäc laäp - Ñònh kyø kyù bieân baûn xaùc nhaän coâng nôï ._.vôùi khaùch haøng. - Ñoái chieáu soá lieäu giöõa soá toång hôïp vaø chi tieát; soá lieäu treân soå saùch vaø thöïc teá kieåm keâ. 1.6.CAÙC HAÏN CHEÁ CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ Caùc thuû tuïc kieåm soaùt duø chaët cheõ ñeán ñaâu cuõng khoâng theå traùnh hoaøn toaøn caùc ruûi ro xaûy ra sai soùt vaø gian laän. Nguyeân nhaân laø do caùc haïn cheá voán coù cuûa heä thoáng kieån soaùt noäi boä. - Gian laän cuûa nhaø quaûn lyù cao caáp: Kieåm soaùt noäi boä khoù coù theå ngaên chaän ñöôïc sai soùt vaø gian laän cuûa nhaø quaûn lyù caáp cao. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt 19 noäi boä laø do ngöôøi quaûn lyù ñaët ra vaø thöôøng chæ cho pheùp kieåm tra caùc gian laän vaø sai soùt cuûa nhaân vieân. Tröôøng hôïp nhaø quaûn lyù cao caáp coá tình muoán gian laän, oâng ta coù theå tìm caùch loaïi boû caùc thuû tuïc kieåm soaùt caàn thieát. - Moái quan heä giöõa chi phí vaø lôïi ích: Moät soá thuû tuïc kieåm soaùt khoâng theå aùp duïng trong ñôn vò vì chi phí boû ra cao hôn lôïi ích noù mang laïi neân nhaø quaûn lyù phaûi loaïi boû chuùng. - Coi troïng hình thöùc hôn baûn chaát: Moät trong nhöõng ñe doïa lôùn veà söï höõu hieäu cuûa kieåm soaùt noäi boä laø chæ chuù yù ñeán hình thöùc maø khoâng quan taâm ñeán thöïc chaát cuûa vieäc kieåm soaùt. Ví duï nhö ñôn vò qui ñònh vieäc mua saém vôùi moät möùc giaù trò naøo ñoù phaûi qua ñaáu thaàu, nhöng khi môøi thaàu ñôn vò chæ thoâng baùo cho moät soá ngöôøi quen bieát hoaëc thaäm chí choïn saün nhaø thaàu neân vieäc ñaáu thaàu chæ coøn mang tính hình thöùc. Ñeå haïn cheá ñieàu naøy, phaûi thöôøng xuyeân kieåm tra, ñaùnh giaù keát quaû cuûa caùc chính saùch, caùc thuû tuïc, neáu thaáy raèng caùc thuû tuïc laø khoâng caàn thieát maø chæ mang tính hình thöùc thì caàn hieäu chænh, thaäm chí loaïi boû. Khi yeâu caàu nhaân vieân thöïc hieän thuû tuïc cuõng caàn thieát phaûi giaûi thích roõ raøng muïc tieâu cuûa caùc thuû tuïc ñeå hoï quan taâm ñeán hieäu quaû thöïc söï cuûa thuû tuïc ñoù. Treân ñaây laø söï trình baøy caùc noäi dung cô baûn cuûa lyù luaän veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Lyù luaän naøy laø cô sôû ñeå nghieân cöùu thöïc traïng cuûa coâng taùc kieåm soaùt noäi boä trong quaù trình thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng taïi TCT HKVN 20 CHÖÔNG 2 THÖÏC TRAÏNG COÂNG TAÙC KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TRONG QUAÙ TRÌNH THU BAÙN SAÛN PHAÅM VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG TAÏI TCT HKVN 2.1. GIÔÙI THIEÄU HEÄ THOÁNG THU BAÙN SAÛN PHAÅM VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG 2.1.1.Giôùi thieäu TCT HKVN Ngaøy 15/1/1956, Thuû töôùng chính phuû nöôùc Vieät Nam Daân chuû Coäng hoaø ñaõ ra nghò ñònh soá 666/TTg thaønh laäp Cuïc haøng khoâng Vieät Nam. Ñaây laø moác lòch söû ñaùnh daáu söï ra ñôøi vaø phaùt trieån cuûa ngaønh haøng khoâng daân duïng Vieät Nam. Ñeán naêm 1989, do yeâu caàu cuûa caûi caùch kinh teá, Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät Nam ñaõ ñöôïc thaønh laäp tröïc thuoäc Toång cuïc Haøng khoâng daân duïng Vieät Nam (QÑ soá 225/CT - 22-8-1989) nhaèm muïc ñích taùch hoaït ñoäng quaûn lyù vaø ñieàu haønh ra khoûi hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät Nam luùc ñoù laø moät ñôn vò Haõng Nhaø nöôùc ñöôïc toå chöùc theo ñieàu leä lieân hieäp xí nghieäp. Ngaøy 20/4/1993, Haõng Haøng khoâng quoác gia (Vietnam Airlines) ñöôïc thaønh laäp tröïc thuoäc Cuïc Haøng Khoâng Daân Duïng Vieät Nam. Naêm 1995, Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät Nam ñöôïc Chính phuû pheâ duyeät (Quyeát ñònh 328/TTg) laø moät trong nhöõng Toång coâng ty coù qui moâ lôùn nhaát, coù tö caùch phaùp nhaân, haïch toaùn kinh teá ñoäc laäp, töï chòu traùch nhieäm veà toaøn boä hoaït ñoäng kinh doanh trong phaïm vi soá voán ñöôïc Nhaø nöôùc giao, giöõ vai troø quan troïng trong neàn kinh teá quoác daân. Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät Nam 21 laáy Haõng Haøng Khoâng Quoác gia Vieät Nam (Vietnam Airlines) laøm noøng coát vaø bao goàm caùc ñôn vò thaønh vieân coù quan heä gaén boù vôùi nhau veà lôïi ích kinh teá, taøi chính, coâng ngheä, thoâng tin, ñaøo taïo, nghieân cöùu, tieáp thò, hoaït ñoäng trong ngaønh Haøng khoâng. Vieäc thaønh laäp Toång coâng ty laø moät böôùc chuyeån lôùn veà toå chöùc cuûa ngaønh Haøng khoâng daân duïng Vieät Nam nhaèm ñaùp öùng nhu caàu ñoåi môùi cuûa ñaát nöôùc, taïo ñieàu kieän ñeå xaây döïng moät taäp ñoaøn Haøng khoâng vöõng maïnh, vöôn leân ngang taàm vôùi caùc Haõng Haøng khoâng trong khu vöïc vaø treân theá giôùi. Nhieäm vuï chính cuûa Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät Nam: - Thöïc hieän nhieäm vuï kinh doanh dòch vuï, phuïc vuï veà vaän taûi Haøng khoâng ñoái vôùi haønh khaùch, haøng hoaù trong nöôùc vaø nöôùc ngoaøi theo qui ñònh, lieân doanh, lieân keát vôùi caùc toå chöùc kinh teá trong nöôùc vaø nöôùc ngoaøi theo phaùp luaät vaø chính saùch cuûa Nhaø nöôùc, vaø tieán haønh caùc nhieäm vuï kinh doanh khaùc theo qui ñònh cuûa phaùp luaät. - Nhaän vaø söû duïng coù hieäu quaû, baûo toaøn vaø phaùt trieån voán do Nhaø nöôùc giao, bao goàm caû phaàn voán ñaàu tö vaøo caùc Haõng khaùc, nhaän vaø söû duïng coù hieäu quaû taøi nguyeân, ñaát ñai, thöông quyeàn vaø coù nguoàn löïc khaùc do Nhaø nöôùc giao ñeå thöïc hieän nhieäm vuï kinh doanh vaø caùc nhieäm vuï khaùc ñöôïc giao. - Toå chöùc, quaûn lyù coâng taùc nghieân cöùu vaø öùng duïng tieán boä khoa hoïc coâng ngheä vaø coâng taùc ñaøo taïo, boài döôõng caùn boä vaø coâng nhaân trong Toång coâng ty. Khi môùi thaønh laäp (naêm 1976), phaïm vi hoaït ñoäng cuûa Toång cuïc Haøng khoâng daân duïng coøn raát heïp, chuû yeáu phuïc vuï haønh khaùch laø caùn boä coâng nhaân vieân Nhaø nöôùc vaø chuyeân chôû haøng hoaù theo keá hoaïch do Nhaø nöôùc giao vôùi raát ít ñöôøng bay (12 tuyeán noäi ñòa vaø 1 tuyeán quoác teá: TP Hoà Chí Minh - Thaùi Lan). 22 Vaø moät ñoäi bay raát khieâm toán (4 maùy bay) chuû yeáu laø maùy bay tieáp quaûn töø cheá ñoä cuõ vaø cuûa Lieân Xoâ vieän trôï. Ñeán nay, cuøng vôùi söï phaùt trieån khoâng ngöøng cuûa caû neàn kinh teá, Toång coâng ty Haøng khoâng ñaõ phaùt huy tính ñoäc laäp, töï chuû, vaän duïng linh hoaït caùc hình thöùc thueâ khoâ, thueâ öôùt, thueâ mua vaø mua maùy bay ñeå nhanh choùng coù ñöôïc moät ñoäi bay môùi hieän ñaïi, ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu môû roäng maïng ñöôøng bay trong nöôùc vaø quoác teá. Song song vôùi vieäc môû roäng maïng ñöôøng bay vaø môû roäng thò tröôøng, Toång coâng ty cuõng tích cöïc ñoåi môùi coâng ngheä khai thaùc, baûo döôõng taøu bay, hieän ñaïi hoaù trang thieát bò phuïc vuï maët ñaát, aùp duïng coâng ngheä thoâng tin vaøo kinh doanh vaø quaûn lyù, do ñoù ñaït ñöôïc nhòp ñoä taêng tröôûng saûn löôïng vaän taûi bình quaân haøng naêm töông ñoái cao. 2.1.2.Giôùi thieäu heä thoáng thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng 2.1.2.1.Qui trình thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng BÖÔÙC 1: Caên cöù vaøo hôïp ñoàng, qui ñònh veà ñaët coïc, baûo laõnh thanh toaùn, caùc VPCN, VPKV caáp phaùt chöùng töø traéng cho caùc ñôn vò baùn (phoøng veù cuûa HKVN, ñaïi lyù) BÖÔÙC 2: Caùc ñôn vò baùn nhaän yeâu caàu vaän chuyeån töø haønh khaùch, tieán haønh xaây döïng giaù cöôùc caên cöù vaøo loä trình, thôøi gian, dòch vuï maø khaùch haøng yeâu caàu, tính toaùn giaù cöôùc sao cho coù lôïi nhaát cho khaùch haøng vaø ñaûm baûo tuaân thuû ñuùng caùc qui ñònh veà xuaát baùn chöùng töø cuûa IATA vaø HKVN qui ñònh. Ñaët choã cho khaùch treân caùc heä thoáng ñaët giöõ choã toaøn caàu nhö Abcus, Gabriel, Amadeuos…). Xuaát veù cho haønh khaùch 23 BÖÔÙC 3:Haønh khaùch tieán haønh thanh toaùn tieàn cho caùc ñôn vò baùn. BÖÔÙC 4:Caùc ñôn vò baùn caên cöù vaøo qui ñònh quaûn lyù taøi chính cuûa HKVN, ñònh kyø laäp baùo caùo thu baùn chöùng töø vaän taûi haøng khoâng, noäp keøm chöùng töø vaø thanh toaùn tieàn baùn chöùng töø cho VPCN , VPKV. 2.1.2.2.Ñaëc ñieåm heä thoáng Thöù nhaát: Maïng löôùi baùn veù cuûa TCT HKVN khaù roäng lôùn nhöng quy moâ cuûa nhieàu ñaïi lyù khoâng lôùn, ñaëc bieät laø caùc ñaïi lyù trong nöôùc. Caùc ñaïi lyù coù qui moâ nhoû, khaû naêng taøi chính haïn cheá neân möùc ñaët coïc khoâng lôùn vaø haøng thaùng hoï seõ phaûi baùo caùo, thanh toaùn vaø nhaän veù nhieàu laàn hôn. Hôn theá nöõa, ruûi ro trong kinh doanh cuûa caùc ñaïi lyù naøy cuõng lôùn hôn, do ñoù caùc bieän phaùp quaûn lyù thu baùn veù ñoái vôùi caùc ñaïi lyù naøy seõ phöùc taïp hôn nhieàu. Thöù hai: Möùc ñoä tin hoïc hoaù trong vieäc baùn veù cuûa caùc ñaïi lyù trong nöôùc coøn chöa cao nhö möùc ñoä chung taïi caùc nöôùc trong khu vöïc. Beân caïnh ñoù cô sôû haï taàng vieãn thoâng ôû Vieät nam coøn yeáu, hay gaëp söï coá cho neân moät soá ñaïi lyù vaãn phaûi duy trì vieäc xuaát veù vieát tay, tra cöùu giaù moät caùch thuû coâng. Söû duïng nhieàu veù vieát tay seõ deã daãn ñeán nhieàu sai soùt trong quaù trình tính toaùn, tra cöùu giaù cöôùc vaø ghi cheùp caùc ñieàu kieän vaän chuyeån treân veù. Ñaëc ñieåm naøy cuõng seõ coù nhieàu aûnh höôûng tôùi tin hoïc hoaù coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù ôû caùc caáp quaûn lyù cuûa Toång Coâng ty HKVN. Thöù ba: Coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù cuûa TCT HKVN vöøa phaûi tuaân thuû moät caùch nghieâm ngaët caùc nguyeân taéc quaûn lyù taøi chính cuûa moät doanh nghieäp nhaø nöôùc Vieät nam, nhöng vöøa phaûi phuø hôïp vôùi caùc nguyeân taéc cuûa cô cheá thò tröôøng. Ñaëc ñieåm naøy chi phoái raát nhieàu ñeán coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù töø toå chöùc boä maùy, quy trình nghieäp vuï, chính saùch cho ñeán caùc nghieäp vuï cuï theå. 24 2.2.MUÏC TIEÂU CUÛA HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI VÔÙI QUAÙ TRÌNH THU BAÙN SAÛN PHAÅM VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG - Kieåm soaùt vieäc ban haønh caùc chính saùch phuø hôïp vôùi quy cheá hoaït ñoäng baùn veù - Kieåm soaùt vieäc thöïc hieän caùc chính saùch cuûa caùc vaên phoøng chi nhaùnh vaø caùc boä phaän caáu thaønh cuûa maïng löôùi baùn veù ñuùng vôùi caùc noäi dung ñaõ ñeà ra. - Kieåm soaùt vieäc ñaûm baûo tuaân thuû caùc quy ñònh veà caáp phaùt vaø quaûn lyù veù, caùc quy ñònh veà ñaët coïc vaø baûo laõnh, caùc quy ñònh veà thanh quyeát toaùn, caùc quy ñònh veà quaûn lyù taøi chính khaùc ñoái vôùi heä thoáng baùn veù ñaëc bieät laø heä thoáng caùc vaên phoøng chi nhaùnh - Kieåm soaùt vieäc ñaûm baûo thu ñuû moïi nguoàn doanh soá baùn veù cuûa HKVN. - Quaûn trò ruûi ro. Ruûi ro trong hoaït ñoäng baùn laø nhöõng söï vieäc tieàm naêng hoaëc thöïc teá phaùt sinh trong heä thoáng baùn laøm giaûm hoaëc maát doanh thu baùn veù hoaëc taêng chi phí baùn, thieáu cô sôû hieäu quaû vì nhöõng nguyeân nhaân hoaøn toaøn khaùch quan naèm ngoaøi söï kieåm soaùt cuûa HKVN, hoaëc do sai soùt, sô suaát khoâng coá tình cuûa nhaân vieân HKVN. Nguyeân taéc quaûn trò ruûi ro trong hoaït ñoäng baùn cuûa HKVN laø taêng cöôøng phoøng ngöøa baèng caùc bieän phaùp chuyeân moân ñeå giaûm thieåu soá löôïng, haäu quaû cuûa vuï vieäc keát hôïp vôùi caùc vieäc naâng cao söï phoái hôïp, kieåm soaùt cuûa caùc cô quan ñieàu haønh vaø quaûn lyù baùn veù cuûa HKVN, kòp thôøi giaûi quyeát caùc vuï vieäc xaûy ra vôùi möùc ñoä thieät haïi toái thieåu veà taøi chính vaø uy tín. Cô cheá kieåm soaùt vaø quaûn lyù baùn veù phaûi ñaûm baûo vieäc phaân tích, xöû lyù vaø cung caáp caùc thoâng tin cho vieäc hoaïch ñònh chính saùch, ñieàu haønh coâng taùc 25 baùn veù vaø cho vieäc toå chöùc thöïc hieän caùc chính saùch vaø trieån khai hoaït ñoäng baùn veù, nhaèm kòp thôøi ñieàu chænh caùc quyeát ñònh quaûn trò ôû moïi caáp moät caùch thích hôïp vôùi bieán ñoäng treân thò tröôøng. 2.3.MOÂI TRÖÔØNG KIEÅM SOAÙT CUÛA HOAÏT ÑOÄNG THU BAÙN SAÛN PHAÅM VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG 2.3.1.Boä maùy quaûn lyù thu baùn chöùng töø 2.3.1.1.Caáu truùc heä thoáng quaûn lyù thu baùn Heä thoáng quaûn lyù baùn veù chòu söï chæ ñaïo tröïc tieáp vaø toaøn dieän cuûa Toång giaùm ñoác vaø ñöôïc caáu truùc thaønh 3 caáp quaûn lyù vaø phoái hôïp nhö sau: + Caáp ñieàu haønh baùn: ñöôïc thöïc hieän ôû caáp caùc cô quan tham möu vaø ñieàu haønh kinh doanh ôû Toång Coâng ty laø Ban Tieáp thò Haønh khaùch + Caáp trieån khai thöïc hieän baùn veù: caùc VPKV vaø caùc VPCN nöôùc ngoaøi + Caáp kieåm soaùt baùn veù: Ban Taøi chính Keá toaùn, TTTK&THHK 2.3.1.2.Toå chöùc boä maùy quaûn lyù thu baùn Trong boä maùy hoaït ñoäng cuûa TCT HKVN, nhieàu boä phaän, ñôn vò tham gia vaøo quy trình quaûn lyù thu baùn veù, nhöng taäp trung chuû yeáu thuoäc chöùc naêng nhieäm vuï cuûa caùc cô quan laø : Ban Tieáp thò haønh khaùch; Ban Taøi chính Keá toaùn; TTTK&THHK ; caùc VPKV vaø VPCN. Caùc chöùc naêng, nhieäm vuï vaø toå chöùc cuûa caùc ñôn vò naøy cuï theå nhö sau: + Ban Tieáp thi haønh khaùch: Laø caùc cô quan tham möu giuùp cho Hoäi ñoàng quaûn trò vaø Toång Giaùm ñoác trong lónh vöïc hoaïch ñònh vaø toå chöùc phaùt trieån thò tröôøng baùn veù 26 + Ban Taøi chính Keá toaùn: Laø cô quan tham möu giuùp cho Hoäi ñoàng quaûn trò vaø Toång Giaùm ñoác trong lónh vöïc taøi chính, Keá toaùn vaø thoâng tin kinh teá., vôùi caùc nhieäm vuï cô baûn sau: - Tham möu cho Toång giaùm ñoác trong vieäc xaây döïng, ban haønh, trieån khai vaø kieåm soaùt vieäc thöïc hieän caùc chính saùch lieân quan ñeán thu baùn veù, doanh thu vaän chuyeån haøng khoâng vaø thanh toaùn buø tröø vôùi caùc Haõng haøng khoâng khaùc, caùc quy trình, phöông phaùp quaûn lyù thu baùn veù. - Quaûn lyù, theo doõi vieäc thöïc hieän caùc hôïp ñoàng kinh teá trong lónh vöïc thu baùn veù, doanh thu vaän chuyeån haøng khoâng vaø thanh toaùn buø tröø vôùi caùc Haõng haøng khoâng khaùc. - Toå chöùc thöïc hieän vieäc luaân chuyeån, löu tröõ veù vaø döõ lieäu lieân quan ñeán thu baùn veù, doanh thu vaän chuyeån haøng khoâng vaø thanh toaùn buø tröø vôùi caùc Haõng haøng khoâng khaùc + Trung taâm Thoáng keâ & Tin hoïc Haøng khoâng: coù chöùc naêng thoáng keâ, kieåm tra vaø kieåm soaùt veù haønh khaùch; Cung caáp caùc thoâng tin, soá lieäu thoáng keâ phuïc vuï cho coâng taùc haïch toaùn vaø phaân tích kinh teá cuûa caùc ban, ngaønh lieân quan trong Toång coâng ty vaø quaûn lyù cô sôû döõ lieäu keá toaùn, thoáng keâ vaø taøi chính, vôùi caùc nhieäm vuï chính sau: - Toå chöùc thu nhaän, kieåm tra baùo caùo thoáng keâ, veù vaø phaûi ñaûm baûo tính baûo maät thoâng tin phuïc vuï cho coâng taùc quaûn lyù cuûa Toång coâng ty. - Thöïc hieän coâng taùc quaûn lyù giaù veù vaø thöïc hieän caùc quy ñònh trong coâng taùc quaûn lyù thu baùn ñoái vôùi toaøn boä taát caû caùc ñaïi lyù baùn veù cuûa Toång Coâng ty Haøng khoâng Vieät nam. 27 - Kieåm tra, kieåm soaùt, xaùc ñònh doanh soá baùn, doanh thu vaän taûi cuûa caùc veù theo caùc qui ñònh veà giaù cöôùc, caùc hôïp ñoàng thöông maïi giöõa Haøng khoâng Vieät nam vôùi caùc Haõng Haøng khoâng Quoác teá, caùc ñaïi lyù, toång ñaïi lyù baùn veù cho Haøng khoâng Vieät nam. - Quaûn lyù cô sôû döõ lieäu vaän taûi haøng khoâng, caùc cô sôû döõ lieäu khaùc cuûa Toång coâng ty. - Cung caáp caùc thoâng tin kinh teá vaän taûi Haøng khoâng theo qui ñònh cuûa Toång giaùm ñoác. + Caùc Vaên phoøng khu vöïc vaø vaên phoøng chi nhaùnh, laø cô quan thay maët Toång Coâng ty toå chöùc quaûn lyù vieäc kinh doanh vaän taûi taïi caùc khu vöïc ñöôïc phaân coâng. Hieän nay Toång Coâng ty HKVN coù 3 VPKV trong nöôùc taïi Mieàn Baéc, Mieàn Trung, Mieàn nam vaø 18 VPVN cuûa Toång Coâng ty taïi 15 nöôùc nhaèm toå chöùc, phaùt trieån vaø quaûn lyù maïng löôùi baùn veù taïi thò tröôøng theo caùc khu vöïc ñòa lyù noùi treân, vôùi nhieäm vuï cô baûn sau: - Trieån khai, kyù keát, thöïc hieän caùc hôïp ñoàng ñaõ kyù theo phaân caáp. Giaûi quyeát caùc tranh chaáp, boå sung, söûa ñoåi, quyeát toaùn, thanh lyù lieân quan ñeán hôïp ñoàng ñöôïc phaân caáp kyù keát - Tröïc tieáp quaûn lyù ñaët coïc, caáp phaùt veù, thanh quyeát toaùn vôùi caùc ñaïi lyù trong khu vöïc ñöôïc giao quaûn lyù - Toå chöùc boä maùy keá toaùn, thoáng keâ vaø taøi chính. Theo doõi vaø thöôøng xuyeân kieåm soaùt coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù. Caùc vaên phoøng khu vöïc trong nöôùc coù nhieäm vuï kieåm tra, ñoân ñoác, kieåm soaùt vieäc thanh toaùn kòp thôøi cuûa caùc ñaïi lyù vaø kieåm tra chi tieát veù, laäp hoaù ñôn truy thu/ truy traû cho ñaïi lyù ñeå ñaûm baûo thu ñuùng, thu ñuû. 28 2.3.2.Heä thoáng caùc vaên baûn ñieàu chænh hoaït ñoäng thu baùn veù 2.3.2.1.Qui cheá baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng Qui cheá naøy qui ñònh phaân caáp lieân quan ñeán thu baùn saûn phaåm vaän taûi laø caáp ñieàu haønh, caáp trieån khai thöïc hieän, caáp kieåm soaùt vaø quaûn lyù baùn. Ñoàng thôøi, noù qui ñònh caáu truùc heä thoáng baùn, thieát laäp keânh baùn vaø cô cheá kieåm soaùt vaø quaûn lyù baùn 2.3.2.2.Qui ñònh veà quaûn lyù taøi chính aùp duïng trong noäi boä caùc ñôn vò trong heä thoáng quaûn lyù cuûa Haøng khoâng Vieät nam Qui ñònh naøy bao goàm caùc ñieàu khoaûn phaân coâng, phaân caáp traùch nhieäm giöõa caùc ban ngaønh, ñôn vò cuûa Haøng khoâng Vieät nam trong hoaït ñoäng quaûn lyù thu baùn veù, cuï theå nhö sau: +Quaûn lyù, kyù keát, thöïc hieän, thanh lyù hôïp ñoàng + Quaûn lyù ñaët coïc, nhaän vaø caáp phaùt veù + Xöû lyù vaø giao noäp baùo caùo + Quaûn lyù thanh toaùn 2.3.2.3. Qui ñònh quaûn lyù taøi chính trong thu baùn saûn phaåm aùp duïng cho caùc ñaïi lyù cuûa HKVN Quy ñònh naøy bao goàm caùc ñieàu khoaûn qui ñònh quaûn lyù ñaïi lyù veà: + Ñieàu kieän vaø thuû tuïc kyù hôïp ñoàng ñaïi lyù +Quy ñònh veà ñaët coïc + Quy ñònh veà baùo caùo baùn veù +Quy ñònh veà thanh quyeát toaùn vaø thanh lyù hôïp ñoàng 29 2.3.2.4. Qui ñònh veàù hoaøn, huûy, ñoåi vaø xöû lyù chöùng töø vaän taûi haøng khoâng bò maát Quy ñònh naøy bao goàm caùc ñieàu khoaûn veà ñieàu kieän vaø thuû tuïc hoaøn, huyû, ñoåi veù; ñieàu khoaûn veà leä phí hoaøn, huyû, ñoåi vaø xöû lyù veù maát. 2.3.2.5. Qui ñònh veà xöû lyù phaït vi phaïm trong vieäc aùp duïng giaù Goàm caùc ñieàu khoaûn höôùng daãn xöû lyù phaït vi phaïm trong tröôøng hôïp caùc ñôn vò baùn aùp duïng sai giaù vaø xuaát veù 2.3.2.6.Qui ñònh veà baùo caùo vaø luaân chuyeån chöùng töø Qui ñònh goàm caùc ñieàu khoaûn naøy nhaèm qui ñònh traùch nhieäm, thôøi haïn cuûa caùc ñôn vò haïch toaùn phuï thuoäc cuûa Toång Coâng ty HKVN, ñaëc bieät thuoäc heä thoáng quaûn lyù, kieåm soaùt veù vaän taûi haøng khoâng trong vieäc thöïc hieän vieäc taäp hôïp, luaân chuyeån, giao noäp caùc loaïi veù vaän taûi haøng khoâng vaø thoâng tin döõ lieäu keøm theo, trong ñoù coù veù thu baùn veù. 2.3.2.7. Qui ñònh veà xöû lyù chöùng töø vaän taûi haøng khoâng Qui ñònh naøy goàm caùc ñieàu khoaûn nhaèm qui ñònh traùch nhieäm, thôøi haïn cuûa caùc ñôn vò trong vieäc quaûn lyù, xöû lyù vaø kieåm soaùt veù haøng khoâng, trong ñoù ñaëc bieät laø thu baùn veù haønh khaùch. 2.3.3. Hoaït ñoäng cuûa boä phaän kieåm toaùn noäi boä trong thu baùn saûn phaåm vaän taûi Trong hoaït ñoäng thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng, Ban Kieåm soaùt tröïc thuoäc Hoäi ñoàng quaûn trò TCT coù nhieäm vuï: - Giaùm saùt cô caáu heä thoáng kieåm soùat ñoái vôùi hoaït ñoäng thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng. 30 - Kieåm tra ñoä tin caäy vaø tính toaøn veïn cuûa caùc thoâng tin lieân quan ñeán thu baùn treân caùc baùo caùo taøi chính cuøng nhöõng phöông phaùp ñeå xaùc ñònh, ñaùnh giaù, phaân loaïi vaø trình baøy caùc thoâng tin naøy. - Giaùm saùt söï tuaân thuû caùc luaät ñònh, caùc chính saùch, thuû tuïc vaø caùc quy ñònh cuûa ñôn vò. Haøng naêm, ñeàu coù töø 1-2 ñôït kieåm tra ñònh kyø hoaëc ñoät xuaát cuûa Ban Kieåm soaùt tôùi caùc ñôn vò trong qui trình quaûn lyù thu baùn, thöôøng laø 1 laàn kieåm tra baùo caùo taøi chính lieân quan ñeán thu baùn vaø 1 laàn kieåm tra tính tuaân thuû cuûa caùc ñôn vò ñoái vôùi caùc qui ñònh lieân quan ñeán quaûn lyù thu baùn. 2.3.4. Chính saùch nhaân söï Ñeå ñaùp öùng ñöôïc yeâu caàu coâng vieäc khaù phöùc taïp, ña daïng, caùn boä coâng nhaân vieân laøm vieäc trong caùc boä phaän lieân quan ñeán coâng taùc thu baùn chöùng töø ñeàu phaûi qua caùc khoùa hoïc ñaøo taïo nghieäp vuï cô baûn vaø naâng cao nhö: - Ñaøo taïo chung veà ngaønh Haøng khoâng - Ñaët giöõ choã - Tính toaùn giaù cöôùc - Phaân chia thu nhaäp…… Tuy nhieân, do moät soá toàn taïi cuûa coâng taùc toå chöùc caùn boä, vaãn coù moät soá tröôøng hôïp nhaân vieân quaûn lyù thu baùn chöa ñöôïc ñaøo taïo hoaëc ñaøo taïo khoâng hieäu quaû neân coâng taùc quaûn lyù thu baùn vaãn coøn gaëp baát caäp trong vieäc quaûn lyù, ñieàu haønh vaø thöïc thi chuyeân moân nghieäp vuï. 2.3.5.Caùc nhaân toá beân ngoaøi 31 Hoaït ñoäng thu baùn ñöôïc dieãn ra treân dieän roäng, khoâng chæ giôùi haïn trong phaïm vi quoác gia maø coøn vöôn xa ra caùc thò tröôøng quoác teá neân noù chòu aûnh höôûng raát lôùn cuûa caùc bieán ñoäng beân ngoaøi nhö: - Qui ñònh cuûa Toå chöùc Haøng khoâng quoác teá. - Chính phuû caùc nöôùc coøn quy ñònh veà chính saùch thueá, phí aùp duïng ñoái vôùi haønh khaùch ñi ñeán nöôùc mình nhöng baét buoäc caùc Haõng haøng khoâng phaûi thu hoä. Heä thoáng caùc bieåu thueá, phí naøy ñöôïc thöôøng xuyeân thay ñoåi vaø coâng boá. Do vaäy neáu khoâng quaûn lyù toát ñöôïc nhöõng khoaûn thu hoä thueá, phí thì baûn thaân haõng haøng khoâng seõ bò thieät haïi. - Do tính chaát caïnh tranh giöõa caùc haõng haøng khoâng ngaøy caøng gay gaét khoâng chæ veà giaù veù maø coøn laø chaát löôïng dòch vuï, ñieàu kieän thanh toaùn, chính saùch ñoái vôùi ñaïi lyù. Ñeå coù theå caïnh tranh veà giaù, heä thoáng baûng giaù phaûi heát söùc phong phuù, nhieàu löïa choïn cho haønh khaùch, meàm deûo vaø seõ daãn ñeán phöùc taïp hôn ñoái vôùi nhöõng ngöôøi quaûn lyù. Ñeå taêng söùc caïnh tranh, taêng söùc haáp daãn ñoái vôùi caùc ñaïi lyù, caùc ñieàu kieän ñoái vôùi hoï nhö: ñaët coïc, thôøi haïn thanh toaùn, caáp veù phaûi thoâng thoaùng hôn, meàm deûo hôn. Nhöõng vieäc naøy seõ coù xu höôùng taêng theâm söï ruûi ro trong thanh toaùn. 2.4.CAÙC KHAÂU NGHIEÄP VUÏ CUÏ THEÅ TRONG QUAÙ TRÌNH THU BAÙN 2.4.1. Ñaët coïc vaø caáp phaùt chöùng töø 2.4.1.1. Qui trình caáp phaùt Veù haønh khaùch chöa söû duïng laø loaïi giaáy tôø coù giaù trò bôûi vì noù coù theå deã daøng ñöôïc söû duïng ñeå höôûng caùc dòch vuï vaän taûi hoaëc ñaïi lyù baùn cho haønh khaùch 32 nhöng khoâng traû tieàn maø caùc Haõng haøng khoâng khoù coù theå phaùt hieän ngay ñöôïc taïi thôøi ñieåm ñoù. Vì theá quaûn lyù ñaët coïc vaø caáp veù laø noäi dung quan troïng trong coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù. Vieäc quaûn lyù ñaët coïc vaø caáp veù coù theå coi laø chaët cheõ vaø coù hieäu quaû khi noù ñaûm baûo ñöôïc caùc yeáu toá sau: + Phuø hôïp vôùi khaû naêng taøi chính cuûa caùc ñaïi lyù, taïo ñieàu kieän khuyeán khích nhieàu ñaïi lyù tham gia vaøo vieäc baùn veù cho Haõng, taïo nhieàu cô hoäi ñeå ñaïi lyù baùn ñöôïc veù. + Khoaûn ñaët coïc phaûi ñuû ñeå thanh toaùn cho caùc khoaûn nôï cuûa ñaïi lyù trong tröôøng hôïp ñaïi lyù phaù saûn, maát khaû naêng thanh toaùn ñeå haïn cheá thaáp nhaát thieät haïi vaät chaát cho Haõng haøng khoâng. Tröôùc naêm 2000, chính saùch ñaët coïc cuûa HKVN laø caên cöù vaøo soá löôïng chöùng töø ñaïi lyù ñöôïc nhaän vaø ñôn giaù tieàn coïc treân töøng loaïi chöùng töø. Töø naêm 2000 trôû laïi ñaây, HKVN ñaõ thay ñoåi chính saùch ñaët coïc. Möùc ñaët coïc aùp duïng cho töøng ñaïi lyù ñöôïc tính treân cô sôû doanh soá baùn bình quaân thöïc teá treân 1 chöùng töø vaän chuyeån maø ñaïi lyù baùn trong naêm. Tröôøng hôïp ñaïi lyù môùi hoaït ñoäng doanh soá baùn bình quaân thöïc teá treân 1 chöùng töø ñöôïc tính treân cô sôû bình quaân cuûa thò tröôøng vaø sau ñoù ñöôïc ñieàu chænh laïi theo thöïc teá cuûa ñaïi lyù ñoù. Vieäc caáp phaùt chöùng töø ñöôïc thöïc hieän nhö sau - Ñaïi lyù yeâu caàu soá löôïng chöùng töø ñöôïc caáp phaùt caên cöù vaøo tieàn coïc, coâng nôï cuûa mình vôùi HKVN. - Nhaân vieân duyeät caáp phaùt tính toaùn soá chöùng töø ñaïi lyù ñöôïc nhaän. Cuøng moät luùc ngöôøi duyeät caáp phaùt phaûi kieåm tra ñieàu kieän ñöôïc nhaän chöùng töø 33 cuûa ñaïi lyù vaø tính toaùn baèng tay soá chöùng töø ñöôïc nhaän neân khoâng theå laäp ngay phieáu xuaát kho vaø chuyeån coâng vieäc naøy cho thuû kho, ñaây chính laø khaâu ruûi ro tieàm taøng cuûa quaù trình caáp phaùt. - Thuû kho chöùng töø vieát phieáu xuaát kho chöùng töø , ghi ñaày ñuû caùc chöùng töø ñaïi lyù nhaän theo töøng chuûng loaïi, töøng seri 2.4.1.2. Ñaùnh giaù ruûi ro - Caùc ñaïi lyù cuûa HKVN ñoùng treân caùc ñòa baøn khaùc nhau trong khu vöïc, vieäc giao nhaän chöùng töø khoâng chaët cheõ coù theå gaây tranh chaáp trong tröôøng hôïp maát maùt, hö hoûng. - Nhaân vieân caáp phaùt chöùng töø, thuû kho chöùng töø coù theå thoâng ñoàng vôùi caùc ñaïi lyù ñeå caáp phaùt chöùng töø khoâng ñuùng qui ñònh, gaây thaát thu cho HKVN. Giaù trò toån thaát cuûa 1 chöùng töø ñöôïc ño baèng giaù trò vaän chuyeån cuûa chöùng töø aáy. Chöùng töø vaän chuyeån laø loaïi chöùng töø coù theå söû duïng khoâng chæ treân HKVN maø treân caû caùc haõng haøng khoâng khaùc neân toån thaát laø khoâng theå tính tröôùc vaø raát lôùn, coù tröôøng hôïp giaù trò vaän chuyeån cuûa 1 chöùng töø leân tôùi chuïc nghìn USD. - Vieäc khoâng phaân chia traùch nhieäm vaø laäp soå saùch raïch roøi giöõa nhaân vieân duyeät caáp phaùt vaø thuû kho chöùng töø seõ daãn tôùi ruûi ro caáp phaùt khoâng ñuùng qui ñònh, caáp phaùt sai soá löôïng caàn thieát…. - Laïm duïng quyeàn haønh cuûa laõnh ñaïo caùc ñôn vò coù theå mieãn tröø hay giaûm möùc coïc cho moät soá ñaïi lyù quen bieát… 2.4.1.3 Thuû tuïc kieåm soaùt Kieåm soaùt phoøng ngöøa: 34 Ñeå kieåm soaùt ñöôïc qui trình ñaët coïc vaø caáp phaùt, HKVN ñöa ra 1 soá qui ñònh khaù chaët cheõ - Caùc ñaïi lyù ñeàu phaûi ñaët coïc cho HKVN ñeå söû duïng cho muïc ñích nhaän chöùng töø vaän chuyeån ñeå xuaát baùn vaø ñeå HKVN khaáu tröø trong tröôøng hôïp Ñaïi lyù khoâng thanh toaùn hoaëc thanh toaùn khoâng ñuùng haïn theo hôïp ñoàng. Caùc ñaïi lyù chæ ñöôïc nhaän chöùng töø khi coù ñuû caùc ñieàu kieän: • Coù hôïp ñoàng ñaïi lyù trong thôøi haïn hieäu löïc vôùi HKVN • Ñaõ ñaët coïc trong thôøi haïn hieäu löïc cho HKVN • Coù vaên baûn yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø theo ñuùng maãu bieåu qui ñònh • Ñaõ noäp baùo caùo baùn kyø tröôùc • Ñaõ thanh toaùn tieàn thu baùn saûn phaåm vaän chuyeån cuûa nhöõng kyø tröôùc ñaày ñuû - HKVN giao chöùng töø vaän chuyeån tröïc tieáp cho caùc ñaïi lyù taïi vaên phoøng cuûa mình. Tröôøng hôïp ñaïi lyù yeâu caàu HKVN göûi chöùng töø vaän chuyeån baèng ñöôøng chuyeån phaùt nhanh hoaëc thö baûo ñaûm, ñaïi lyù phaûi ghi roõ trong vaên baûn ñeà nghò, moïi chi phí phaùt sinh ñaïi lyù coù traùch nhieäm thanh toaùn. - Kieåm tra tính tuaân thuû caùc qui ñònh caáp phaùt taïi caùc VPVN, VPKV: thoâng qua kieåm soaùt cuûa tröôûng boä phaän TCKT ñoái vôùi töøng nghieäp vuï caáp phaùt baèng caùch kyù duyeät leân Phieáu caáp phaùt Kieåm soaùt phaùt hieän HKVN toå chöùc vieäc kieåm tra coâng taùc ñaët coïc vaø caáp phaùt chöùng töø khaù thöôøng xuyeân. Vieäc kieåm tra ñöôïc tieán haønh ôû caùc caáp. 35 - Ban Kieåm soaùt ôû caáp Toång coâng ty tieán haønh kieåm tra vieäc tuaân thuû caùc qui ñònh veà quaûn lyù ñaët coïc vaø caáp phaùt haøng naêm taïi caùc VPKV, VPVN. - Taïi caáp VP • Coù söï kieåm tra cheùo giöõa boä phaän caáp phaùt chöùng töø vaø boä phaän keá toaùn veà caùc khoaûn tieàn coïc, tieàn thanh toaùn chöùng töø ñeå phaùt hieän vieäc sai soùt trong khaâu ghi nhaän tieàn thanh toaùn cuûa caùc ñaïi lyùù. • Kieåm tra ñoái chieáu giöõa soá löôïng toàn chöùng töø theo soå saùch vaø kieåm keâ thöïc teá ñònh kyø hay ñoät xuaát. 2.4.2.Xuaát baùn chöùng töø 2.4.2.1. Qui trình xuaát baùn - Nhaân vieân baùn veù nhaän yeâu caàu vaän chuyeån töø haønh khaùch - Tính toaùn giaù cöôùc vaø caùc khoaûn thueá, phí phaûi thu cuûa khaùch. - Tieán haønh ñaët choã, xuaát veù - Laäp hoùa ñôn, thu tieàn - Giao caùc lieân thích hôïp cuûa boä chöùng töø vaän chuyeån cho khaùch haøng Heä thoáng baûng giaù cuûa HKVN goàm heä thoáng giaù quoác noäi, giaù quoác teá. Moãi heä thoáng laïi phaân ra thaønh nhieàu baûng giaù theo ñieåm ñeán vôùi ñoái töôïng khaùch haøng, muïc ñích vaän chuyeån khaùc nhau nhö giaù aùp duïng cho du hoïc sinh, ñònh cö, khaùch ñoaøn du lòch, lao ñoäng, ngöôøi giaø, sinh vieân…… Trong moãi baûng giaù laïi coù töøng möùc giaù cho töøng tuyeán ñöôøng khaùc nhau. Nhu caàu cuûa khaùch haøng voâ cuøng phong phuù vaø ña daïng, coù nhöõng haønh trình khaùch yeâu caàu khoâng coù saün trong baûng giaù maø phaûi thoâng qua nghieäp vuï tính toaùn keát hôïp giaù cöôùc môùi coù ñöôïc. 36 Vieäc tính toaùn giaù cöôùc chòu aûnh höôûng bôûi caùc nhaân toá sau: nguyeân taéc ticketing do IATA, HKVN qui ñònh, caùc ñieàu kieän cuûa baûng giaù, möùc giaù veà raøng buoäc ngaøy khôûi haønh, ngaøy keát thuùc, thôøi haïn mua veù, hoaøn veù, haïn cheá chuyeån nhöôïng, keát hôïp giaù, haïng ñaët choã….. * Caùch thöùc phaân phoái giaù - Ban Tieáp Thò Haønh khaùch cuûa TCT HKVN xaây döïng gía, chuyeån ñeán cho caùc VPKV, VPCN theo ñöôøng coâng vaên - Caùc VPKV, VPCN caên cöù vaøo danh saùch caùc ñôn vò baùn, ñaïi lyù, sao chuïp baûng giaù, ra caùc vaên baûn höôùng daãn vaø chuyeån cho ñaïi lyù (baèng ñöôøng böu ñieän hoaëc môøi ñaïi lyù leân nhaän tröïc tieáp) - Ñaïi lyù caên cöù vaøo caùc möùc giaù vaø ñieàu kieän cuï theå trong caùc höôùng daãn ñeå thöïc hieän - Caùc trao ñoåi, höôùng daãn, giaûi thích theâm trong quaù trình aùp duïng ñöôïc dieãn ra lieân tuïc giöõa caùc ñaïi lyù, VPKV, VPCN vaø Ban TTHK - Taát caû coâng vieäc treân seõ laäp laïi khi coù baát kyø söï thay ñoåi naøo 2.4.2.2. Ñaùnh giaù ruûi ro - Tính toaùn sai soá tieàn phaûi thu cuûa khaùch - Ghi sai caùc ñieàu kieän veà ñaët choã, raøng buoäc chuyeån nhöôïng daãn tôùi khoâng thanh toaùn ñöôïc vôùi caùc Haõng haøng khoâng khaùc theo hôïp ñoàng gaây thaát thu cho HKVN - Aùp löïc v._. ñöôïc phaân phoái thaúng ñeán caùc maùy ñaët choã xuaát veù cuûa ñaïi lyù vaø chuùng ñöôïc VN ñaûm baûo ngay khi caäp nhaät treân Farex Qui trình töï ñoäng cho pheùp loaïi boû caùc sai soùt trong quaù trình ñöa giaù caïnh tranh töø HKVN ñeán ñaïi lyù. Caùc ruûi ro do nhaàm laãn cuûa nhaân vieân ñaïi lyù giaûm daàn ñeán 0 khi söû duïng caùc giaù caïnh tranh maø HKVN ñaõ caäp nhaät Taêng chaát löôïng dòch vuï: do taêng naêng suaát laøm vieäc cuûa nhaân vieân,phuïc vuï khaùch haøng nhanh choùng, chính xaùc vaø an toaøn hôn Ñaây laø phöông phaùp phaân phoái vaø tính giaù töï ñoäng maø caùc Haõng haøng khoâng khaùc ñang thöïc hieän. Ñoái vôùi HKVN, môùi chæ ñöa vaøo thöû nghieäm trong thôøi gian gaàn ñaây. Sôû dó coù söï chaäm treã trong coâng taùc trieån khai thöïc hieän laø xuaát phaùt töø caû 3 phía: Veà phía nhaø cung caáp dòch vuï: Coøn moät soá tieän ích chöa thaät phuø hôïp vôùi thò tröôøng Vieät Nam trong vieäc hieån thò vaø phaân phoái giaù. Tuy nhieân ñeå khaéc phuïc tình traïng naøy cuõng khoâng phaûi laø vaán ñeà lôùn vaø quaù toán nhieàu thôøi gian Veà phía HKVN: trình ñoä tieáp caän vôùi caùc thoâng tin môùi coøn haïn cheá, caùc thieát bò laép ñaët taïi ñaïi lyù chöa ñoàng boä. Khi tham gia heä thoáng naøy, HKVN phaûi coù ngöôøi chòu traùch nhieäm trieån khai toaøn boä heä thoáng giaù cuûa mình leân maïng moät caùch chính xaùc vaø kòp thôøi, ñoàng thôøi chòu traùch nhieäm veà caùc sai soùt trong khaâu caäp nhaät. Ñaây cuõng laø nguyeân nhaân laøm chaäm quaù trình aùp duïng vì taâm lyù ngaïi traùch nhieäm cuûa moät soá caù nhaân trong ñôn vò ñieàu haønh baùn. Veà phía ñaïi lyù: Caùc ñaïi lyù thöôøng traùnh theå hieän giaù thöïc thu cuûa caùc veù quoác teá, maø ghi giaù coâng boá theo caùc aán phaåm cuûa hieäp hoäi haøng khoâng quoác teá 66 (giaù cao nhaát cho pheùp) leân maët veù. Vieäc laøm naøy ñaõ taïo keõ hôû cho ñaïi lyù baùn giaù khoâng ñuùng cho khaùch vaø chính khaùch haøng cuõng lôïi duïng ñeå ñöôïc thanh toaùn vôùi coâng ty cuûa hoï soá tieàn cao hôn soá hoï ñaõ traû. Vôùi tö duy cuõ, hoï ngaàn ngaïi söû duïng FAREX vì noù theå hieän giaù thöïc thu treân veù (xu höôùng cuûa caùc Haõng ngaøy nay) Xuaát phaùt töø caùc lôi ích cuûa FAREX, HKVN caàn tích cöïc laøm vieäc vôùi nhaø cung caáp dòch vuï, khaéc phuïc moät soá loãi nhoû trong khaâu hieån thò giaù, beân caïnh ñoù, taêng cöôøng coâng taùc ñaøo taïo, huaán luyeän vaø tuyeân truyeàn thaäm chí duøng caùc bieän phaùp cheá taøi ñeå caùc ñaïi lyù coù theå aùp duïng sôùm coâng ngheä môùi naøy vaø haïn cheá ñeán möùc thaáp nhaát caùc phöông phaùp tính giaù baèng tay truyeàn thoáng. 3.4.2.2. Taêng cöôøng caùc bieän phaùp kieåm soaùt phoøng ngöøa, phaùt hieän vaø buø ñaép - Nhö ñaõ giôùi thieäu ôû phaàn treân, vieäc aùp duïng heä thoáng Farex vaøo tra cöùu giaù laø moät bieän phaùp kieåm soaùt phoøng ngöøa höõu hieäu vì nhaân vieân chæ caàn thöïc hieän caùc thao taùc ñôn giaûn laø ñaõ coù theå truy caäp vaø in ra giaù veù ñuùng theo caùc ñieàu kieän ñöôïc caøi ñaët saün vaø heä thoáng cuõng coù daáu hieäu ghi nhaän treân heä thoáng vaø maët veù laø caùc veù naøy coù xuaát hoaøn hoaøn töï ñoäng hay khoâng. Neáu veù xuaát hoaøn toaøn töï ñoäng thì khaâu kieåm soaùt chæ caàn kieåm tra daáu hieäu naøy vaø chaáp nhaän giaù cöôùc theå hieän treân maët veù. - Thieát laäp qui trình kieåm soaùt caùc sai soùt trong khaâu baùn veù taïi chính caùc quaày veù, kòp thôøi phaùt hieän caùc sai soùt vaø lieân heä vôùi khaùch haøng ñeå hieäu chænh nhaèm haïn cheá thieät haïi. Coâng taùc kieåm soaùt thu baùn taïi caùc boä phaän kieåm soaùt chöùng töø thuoäc TCT, VPKV phaûi ñöôïc thöïc hieän chính xaùc, nhanh choùng ñeå phaùt hieän kòp thôøi sai soùt vaø thoâng baùo veà ñôn vò baùn. Muoán nhö vaäy, vieäc 67 söû duïng heä thoáng noái maïng giöõa khaâu kieåm soaùt baùn vaø kieåm soaùt bay (matching) phaûi ñöôïc thöïc hieän toát. - Beân caïnh coâng taùc taêng cöôøng kieåm soaùt phoøng ngöøa vaø phaùt hieän thì khaâu kieåm soaùt buø ñaùp cuõng phaûi ñöôïc coi troïng. Thöïc hieän vieäc kieåm tra ñoái töôïng khaùch chaët cheõ taïi caùc ñaàu saân bay laø bieän phaùp höõu hieäu ñeå coù theå ngaên chaän vieäc söû duïng chöùng töø khoâng ñuùng muïc ñích, khoâng ñuùng ñoái töôïng. Ngay khi phaùt hieän coù theå yeâu caàu khaùch thöïc hieän ñuùng nguyeân taéc veà vaän taûi haøng khoâng (khoâng ñeå khaùch sai teân leân maùy bay, truy thu ngay cheânh leäch do khoâng söû duïng chöùng töø ñuùng ñoái töôïng…). Sau ñoù tieán haønh caùc böôùc thoâng baùo phaûn hoài veà caùc ñôn vò baùn hoaëc ñôn vò chuû quaûn ñeå coù bieän phaùp truy thu, phaït vi phaïm, raên ñe höõu hieäu vaø kòp thôøi. 3.4.3.Qui trình xöû lyù caùc chöùng töø vaø baùo caùo thu baùn 3.4.3.1.Maõ hoaù heä thoáng giaù cöôùc ñeå phuïc vuï coâng taùc quaûn lyù vaø kieåm soaùt thu baùn Khi soá löôïng veù haønh khaùch cuûa caùc ñaïi lyù phaùt sinh lôùn, vieäc kieåm tra giaù ngaøy khoâng theå thieáu coâng cuï ñaéc löïc laø heä thoáng chöông trình vaø coâng cuï tin hoïc. Neáu nhö vieäc kieåm tra giaù vaø caùc ñieàu kieän cuûa veù baèng phöông phaùp truyeàn thoáng baèng maét thöôøng vaø kinh nghieäm thì seõ khoâng theå laøm ñöôïc soá löôïng lôùn vaø chaát löôïng seõ khoâng cao. Khi maõ hoaù ñöôïc heä thoáng baûng giaù seõ ñem laïi caùc lôïi ích sau: - Quaûn lyù heä thoáng giaù moät caùch coù heä thoáng, ñaày ñuû vôùi ñaày ñuû caùc thoâng tin - Töï ñoäng hoaù vieäc kieåm tra giaù veù 68 - Naâng cao chaát löôïng kieåm tra giaù, traùnh ñöôïc nhöõng sai soùt trong quaù trình kieåm tra do voâ tình hay coá yù, haïn cheá vieäc nhaân vieân kieåm tra coù ñoäng cô caù nhaân coá tình laøm sai, moùc ngoaëc vôùi caùi ñaïi lyù. Giaûi phaùp naøy cuõng raát höõu ích cho ñoäi nguõ quaûn lyù ôû caáp cao hôn coù theå deã daøng hôn trong vieäc kieåm tra nghieäp vuï ñoái vôùi caùc nhaân vieân thöïc hieän cuï theå. Ñeå coù theå maõ hoaù heä thoáng baûng giaù caàn laøm moät soá vieäc sau: - Phaûi xaây döïng cho ñöôïc vaø ban thaønh heä thoáng caùc chæ tieâu cô baûn, thoáng nhaát caùc ñieàu kieän vaän chuyeån ñeå laøm cô sôû cho vieäc xaây döïng giaù cöôùc. - Ngay töø khi xem xeùt xaây döïng caùc ñieàu kieän cho moät loaïi giaù cho moät veù naøo ñoù, Ban ñieàu haønh baùn, ngöôøi chòu traùch nhieäm ban haønh heä thoáng giaù phaûi chuaån möïc heä thoáng caùc ñieàu kieän moät caùch khoa hoïc - Caùc ñieàu kieän phaûi ñöôïc phaân nhoùm vaø löôïng hoaù moät caùch cuï theå. Caùc ñieàu kieän phaûi ñöôïc quy chuaån thaønh nhöõng ñaïi löôïng coù theå ño ñeám ñöôïc laøm cô sôû chung cho taát caû caùc thò tröôøng xaây döïng vaø ban haønh giaù, ví duï nhö caùc nhoùm ñieàu kieän veà haønh trình, haïng gheá, haïng ñaët choã, muøa, thôøi gian khôûi haønh,...Heát söùc traùnh ban haønh caùc ñieàu kieän giaù baèng caùch moâ taû baèng vaên baûn moät caùch daøi doøng - Xaây döïng cho ñöôïc chöông trình taïo laäp heä thoáng baûng giaù 3.4.3.2.Aùp duïng qui trình kieåm soaùt chöùng töø, laäp baùo caùo thu baùn vaø ghi soå theo höôùng taän duïng toái ña döõ lieäu ñaõ coù, giaûm thieåu vieäc xöû lyù choàng cheùo Hieän nay, coâng taùc laäp baùo caùo thu baùn phaûi qua nhieàu khaâu truøng laép khoâng caàn thieát, laõng phí nhieàu thôøi gian vaø coâng söùc, ñoù laø: 69 - Caùc ñôn vò baùn laäp baùo caùo cho soá chöùng töø baùn ñöôïc trong kyø cuûa mình vaø noäp cho VPKV, VPCN ñeå kieåm soaùt (laàn thöù nhaát laäp baùo caùo soá thu baùn) - Keát quaû cuûa vieäc kieåm soaùt taïi VPKV,VPCN laø caùc baùo caùo soá phaûi thu tieàn baùn saûn phaåm vaän taûi cuûa töøng ñôn vò baùn vôùi maãu bieåu hoaøn toaøn gioáng vôùi baùo caùo cuûa ñôn vò baùn noäp veà (laàn thöù hai laäp baùo caùo soá thu baùn) - Coâng taùc xöû lyù taïi ñôn vò baùn vaø caùc VPKV, VPCN hoaøn toaøn gioáng nhau laø phaûi nhaäp laïi caùc thoâng tin cuûa chöùng töø caàn kieåm soaùt vaø tính toaùn giaù cöôùc phaûi thu. Trong khi ñoù, caùc Haõng haøng khoâng töøng böôùc thöïc hieän vieäc xuaát veù treân caùc heä thoáng baùn veù vaø ñaët giöõ choã toaøn caàu. Ngay sau khi veù haønh khaùch ñöôïc xuaát ra, toaøn boä thoâng tin treân veù ñoù ñöôïc truyeàn veà kho döõ lieäu taïi maùy chuû cuûa nhaø cung caáp dòch vuï, sau khi thöïc hieän moät soá söï saép xeáp vaø phaân loaïi, caùc döõ lieäu naøy ñöôïc traû veà cho caùc Haõng Haøng khoâng thoâng qua maïng maùy tính chuyeân duøng. TCT HKVN ñaõ baét ñaàu tham gia vaøo caùc heä thoáng baùn veù töï ñoäng nhö : Gabriel, Abacus, Amadeus, Axes, Sabre, Galileo Vôùi giaûi phaùp taän duïng toái ña döõ lieäu ñaõ coù, giaûm thieåu vieäc xöû lyù baèng tay, truøng laép, taêng cöôøng chöùc naêng kieåm soaùt hôn laø chöùc naêng caäp nhaät thoâng tin, xin ñeà nghò qui trình kieåm soaùt vaø laäp baùo caùo sau: - Laäp baùo caùo thu baùn veù • Taïi Toång Coâng ty - Toång Coâng ty laáy döõ lieäu haøng ngaøy töø caùc heä thoáng xuaát veù töï ñoäng toaøn caàu (Global Distrubution System – GDS), ñöa vaøo heä thoáng döõ lieäu quaûn lyù doanh thu 70 - Phaân chia döõ lieäu naøy theo caùc ñôn vò quaûn lyù (caùc Vaên phoøng khu vöïc vaø Vaên phoøng chi nhaùnh) vaø göûi cho töøng ñôn vò cuøng vôùi caùc baùo caùo qua maïng Internet hoaëc caùc maïng thoâng tin chuyeân duøng cuûa Haøng khoâng. • Taïi caùc ñôn vò (Vaên phoøng Khu vöïc, Vaên phoøng chi nhaùnh) - Caùc ñôn vò söû duïng döõ lieäu naøy ñöa vaøo cô sôû döõ lieäu. - Göûi baùo caùo cho ñaïi lyù ñeå ñoøi tieàn. Caùc döõ lieäu coù theå chuyeån cho ñaïi lyù qua maïng Internet neáu caàn thieát. - Haïch toaùn ghi soå keá toaùn theo baùo caùo ñaõ laäp • Taïi caùc ñaïi lyù, phoøng veù - Nhaän döõ lieäu vaø baùo caùo, thanh toaùn ngay soá tieàn ñöôïc laäp trong baùo caùo. Kieåm tra, saép xeáp veù chi tieát keøm theo baùo caùo noäp trôû laïi cho caùc ñôn vò. - Laäp baùo caùo ñieàu chænh • Taïi caùc ñaïi lyù, phoøng veù - Neáu coù gì khaùc nhau giöõa baùo caùo vaø veù goác hoaëc khoâng coù veù goác nhö ñaõ lieät keâ trong baùo caùo, laäp baùo caùo ñieàu chænh vaøo kyø sau göûi cho caùc ñôn vò. • Taïi Ñôn vò ( Vaên phoøng Khu vöïc, Vaên phoøng chi nhaùnh) - Tieán haønh kieåm soaùt caùc chöùng töø do ñôn vò baùn chuyeån veà, laäp caùc baùo caùo ñieàu chænh cuûa töøng ñôn vò baùn vaø baùo caùo ñieàu chænh chung cuûa ñôn vò. - Göûi döõ lieäu ñieàu chænh cuøng baùo caùo ñieàu chænh veà Toång Coâng ty. - Ghi soå keá toaùn cho caùc ñieàu chænh • Taïi Toång Coâng ty 71 - Caên cöù vaøo baùo caùo vaø soá lieäu ñieàu chænh, thöïc hieän ñieàu chænh soå saùch keá toaùn vaø trong cô sôû döõ lieäu chi tieát. Löu ñoà laäp baùo caùo thu baùn-baùo caùo ñieàu chænh xim xem PHUÏ LUÏC Neáu môû roäng vieäc xuaát veù töï ñoäng vaø söû duïng döõ lieäu naøy ñeå quaûn lyù seõ ñem laïi hieäu quaû to lôùn trong quaûn lyù thu baùn veù, cuï theå nhö sau: - Boä phaän nghieäp vuï cuûa Toång Coâng ty seõ quaûn lyù chaët cheõ ñöôïc veù haønh khaùch do caùc phoøng veù vaø ñaïi lyù baùn ra haøng ngaøy, hoaøn toaøn choáng ñöôïc vieäc ñaïi lyù ñaõ baùn veù, thu tieàn nhöng chöa baùo caùo trong kyø nhaèm chieám duïng voán. - Quaûn lyù chaët cheõ, kòp thôøi nôï tieàn baùn veù cuûa caùc ñaïi lyù, phoøng veù, thuùc ñaåy nhanh choùng vieäc thanh toaùn, ñaåy nhanh toác ñoä luaân chuyeån tieàn teä vaø haïn cheá caùc khoaûn nôï khoù ñoøi phaùt sinh. - Vieäc kieåm tra, kieåm soaùt thu baùn veù ñöôïc nhanh choùng thuaän lôïi do coù thoâng tin nhanh choùng vaø chính xaùc. - Toác ñoä xöû lyù caùc khaâu nghieäp vuï khoâng coøn phuï thuoäc vaøo vieäc luaân chuyeån veù goác voán hay chaäm treã nhö hieän nay. - Thoáng nhaát cô sôû döõ lieäu töø ñaïi lyù ñeán Vaên phoøng khu vöïc, Vaên phoøng chi nhaùnh vaø Toång Coâng ty. - Giaûm löôïng lao ñoäng ñaùng keå trong caùc khaâu nhaäp döõ lieäu, xöû lyù, kieåm tra töø ñôn vò ñeán Toång Coâng ty. - Loaïi boû ñöôïc vieäc xöû lyù choàng cheùo giöõa caùc ñôn vò töø cô sôû ñeán TCT 72 3.5. TAÊNG CÖÔØNG ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN VAØO COÂNG TAÙC KIEÅM SOAÙTÙ Coâng ngheä thoâng tin hieän nay laø coâng cuï khoâng theå thieáu trong coâng taùc kieåm soaùt quaûn lyù thu baùn veù. Tuy nhieân, vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin caàn coù ñònh höôùng roõ raøng, thoáng nhaát, phuø hôïp vôùi caùc ñieàu kieän thöïc teá. Söï phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin ñoøi hoûi phaûi ñoàng boä, thoáng nhaát trong toaøn Toång Coâng ty, khoâng ñeå tình traïng phaùt trieån töï phaùt, manh muùn nhö hieän nay. Vieäc ñaàu tö maïnh meõ vaøo coâng ngheä thoâng tin caàn phaûi ñoàng boä taïi taát caû caùc boä phaän, caùc khaâu trong quy trình quaûn lyù. Veà trang thieát bò phaàn cöùng vaø maïng caàn taäp trung ñaàu tö phaùt trieån theo muïc tieâu löu tröõ an toaøn döõ lieäu trong nhieàu naêm, taêng toác truy caäp döõ lieäu. Veà öùng duïng phaàn meàm, coù theå phaùt trieån theo hai höôùng: hoaëc ñoàng nhaát moät chöông trình söû duïng chung cho caùc cô quan quaûn lyù ôû Toång coâng ty vaø caùc vaên phoøng khu vöïc, vaên phoøng chi nhaùnh hoaëc coù theå phaùt trieån caùc chöông trình khaùc nhau söû duïng thoáng nhaát ôû caùc caáp quaûn lyù khaùc nhau. Duø phaùt trieån theo höôùng naøo, thì vaãn phaûi baûo ñaûm caùc yeâu caàu sau: - Ñaûm baûo an toaøn, an ninh baûo maät soá lieäu. Caàn phaûi phaân quyeàn truy caäp chöông trình, döõ lieäu roõ raøng. - Toác ñoä ñöôøng truyeàn phaûi thöôøng xuyeân duy trì toát ñeå khoâng aûnh höôûng tôùi toác ñoä truy caäp thoâng tin vaø vaän haønh caùc chöông trình - Quy ñònh traùch nhieäm cuï theå cuûa caùc boä phaän trong vieäc caäp nhaät vaø khai thaùc thoâng tin. 73 - Taát caû caùc chöông trình ôû caùc caáp quaûn lyù, caùc ñôn vò phaûi coù söï thoáng nhaát chung veà caáu truùc cô sôû döõ lieäu vaø noäi dung thoâng tin ñeå vieäc chuyeån ñoåi döõ lieäu töø caùc ñôn vò veà cô sôû döõ lieäu chung cuûa Toång Coâng ty nhanh choùng, chính xaùc. - Phaûi coù qui cheá roõ raøng, qui ñònh traùch nhieäm cuï theå veà thôøi gian cung caáp döõ lieäu vaø chaát löôïng thoâng tin. 3.6. QUY ÑÒNH VEÀ SÖÛ DUÏNG CHÖÙNG TÖØ ÑIEÄN TÖÛ Hieän nay chöùng töø ñieän töû trôû neân raát thoâng duïng trong vieäc quaûn lyù ñoái vôùi ngaønh haøng khoâng treân theá giôùi. Chaáp nhaän chöùng töø ñieän töû laø chöùng töø taøi chính keá toaùn cho pheùp naâng cao möùc ñoä töï ñoäng hoaù khaâu xuaát baùn chöùng töø kieåm tra kieåm soaùt vaø löu tröõ. Khi xuaát baùn chöùng töø, khaùch haøng chæ caàn truy caäp leân trang Web cuûa Haõng haøng khoâng vaø töï choïn löïa haønh trình, loaïi giaù vaø ñöôïc thoâng baùo möùc giaù phaûi traû. Khi khaùch haøng xaùc nhaän laø seõ vaän chuyeån cuõng ñoàng thôøi vôùi vieäc hoï phaûi traû soá tieàn mua veù thoâng qua taøi khoaûn cuûa mình. Döõ lieäu baùn ñaõ coù töï ñoäng treân heä thoáng vaø khoâng coù moät chöùng töø naøo ñöôïc xuaát ra ngoaøi thoâng baùo cho haønh khaùch veà vieäc vaän chuyeån saép tôùi cuûa hoï. Nhö vaäy, ñoái vôùi vieäc aùp duïng chöùng töø ñieän töû, coâng taùc kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng thu baùn ñöôïc taêng cöôøng theo höôùng chaët cheõ, haïn cheá ruûi ro ôû möùc thaáp nhaát, tieát kieäm thôøi gian vaø chi phí ôû taát caû caùc khaâu trong quaù trình thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng, cuï theå laø - Khoâng coù vieäc caáp phaùt, xuaát veù neân ruûi ro trong 2 khaâu naøy haàu nhö bò loaïi boû. 74 - Coâng taùc kieåm soaùt giaù cöôùc hoaøn toaøn döïa treân döõ lieäu ñaõ coù saün, thôøi gian xöû lyù ñöôïc ruùt ngaén toái ña. - Khoâng toán thôøi gian cho coâng taùc luaân chuyeån chöùng töø - Vieäc thanh toaùn cuûa khaùch haøng gaàn nhö töùc thôøi Vôùi nhöõng öu theá tieân tieân treân, nhaø nöôùc caàn coù qui ñònh chaáp nhaän nhöõng chöùng töø ñieän töû, cuï theå laø veù haønh khaùch laø chöùng töø taøi chính keá toaùn ñeå chaát löôïng coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù naâng cao hôn nöõa, ñaùp öùng möùc ñoä taêng tröôûng cao vaø hoäi nhaäp vôùi thò tröôøng haøng khoâng quoác teá. 75 KEÁT LUAÄN Ñeå coù theå quaûn lyù vaø kieåm soaùt hoaït ñoäng kinh doanh hieäu quaû, nhaø quaûn lyù caàn quan taâm ñuùng möùc ñeán vieäc thieát keá vaø vaän haønh cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu khoâng chæ döøng laïi ôû möùc ñoä ngaên ngöøa, phaùt hieän sai soùt vaø gian laän, maø phaûi trôû thaønh coâng cuï ñeå ñaùnh giaù tính hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng vaø ñaûm baûo tính ñaùng tin caäy cuûa thoâng tin taøi chính. Ñoái vôùi coâng taùc thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoùng vai troø ñaëc bieät quan troïng trong coâng taùc quaûn lyù, nhaèm taïo ra moät neàn taûng kieåm soaùt hoaït ñoäng chaët cheõ, höôùng hoaït ñoäng thu baùn ñi theo ñuùng quó ñaïo ñeà ra. Ñeå hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng taùc thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng phaûi coù haøng loaït caùc bieän phaùp ñoàng boä caû veà toå chöùc boä maùy, qui trình hoaït ñoäng kieåm soaùt, coâng ngheä thoâng tin vaø con ngöôøi. Noù ñoøi hoûi söï noã löïc khoâng ngöøng vaø thoáng nhaát quan ñieåm cuûa taát caû caùc caáp laõnh ñaïo töø cao nhaát ñeán caùc ban chuyeân moân vaø taäp theå caùn boä coâng nhaân vieân coâng taùc trong lónh vöïc hoaït ñoäng thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng. Ngoaøi ra, söï hoã trôï cuûa nhaø nöôùc cuõng laø nguoàn löïc khoâng theå thieáu goùp phaàn thuùc ñaåy heä thoáng kieåm soaùt noäi boä noùi rieâng vaø coâng taùc thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng noùi chung ngaøy caøng hieäu quaû ñaùp öùng yeâu caàu taêng tröôûng khoâng ngöøng vaø oån ñònh cuûa Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät nam. 76 PHUÏ LUÏC 5 LÖU ÑOÀ DÖÕ LIEÄU LAÄP BAÙO CAÙO BAÙN –BAÛNG KEÂ ÑIEÀU CHÆNH A B C Auto Manual (6 ) (7 ) (5 ) (1 ) (4 ) (3 ) (2 ) Ao Mo TCTY XLCT A’ + M’ K toán AutoT kt AutoTkt Khoái A: Khoái xöû lyù cuûa ñaïi lyù Khoái B: Khoái tieáp nhaän döõ lieäu Khoái C: Khoái xöû lyù döõ lieäu (1):Döõ lieäu Auto töø TCT veà VPKV-VPCN. VPKV/VPCN in baùo caùo (2) Döõ lieäu Auto vaø baùo caùo töø VPKV/VPCN chuyeån ñaïi lyù (3) Ñaïi lyù chuyeån baùo caùo vaø döõ lieäu cuûa caùc veù vieát tay (4) Chuyeån baùo caùo vaø döõ lieäu goác vaøo khoái xöû lyù, keá toaùn å á á 77 PHUÏ LUÏC 1 KEÁT QUAÛ KINH DOANH VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG TRONG CAÙC NAÊM GAÀN ÑAÂY. Naêm 2003, möùc vaän chuyeån haønh khaùch laø 4.490.412 löôït ngöôøi taêng gaáp 213 laàn so vôùi naêm 1976 (21.000 khaùch), 9.4 laàn so vôùi naêm 1991 (475.746 khaùch) vaø 1,8 laàn so vôùi naêm 1998 (2.478.791 löôït khaùch). Trong giai ñoaïn 1998- 2003, saûn löôïng vaän chuyeån haønh khaùch taêng ñeàu, bình quaân 19%/naêm. Möùc vaän chuyeån haøng hoaù, böu kieän naêm 2003 laø 65.150 taán, taêng gaáp 21 laàn so vôùi naêm 1976 (3.000 taán) vaø taêng gaáp 10 laàn so vôùi naêm 1993 (6.253 taán) Bieåu ñoà taêng tröôûng saûn löôïng haønh khaùch vaän chuyeån Giai ñoaïn 1999-2003 (löôït ngöôøi) 0 500000 1000000 1500000 2000000 2500000 3000000 3500000 4000000 4500000 1999 2000 2001 2002 2003 Nguoàn: Baùo caùo thoáng keâ saûn löôïng vaän chuyeån haønh khaùch caùc naêm 1999-2003 78 Moät soá chæ tieâu chuû yeáu cuûa Toång coâng ty HKVN qua caùc giai ñoaïn chính sau Naêm Chæ tieâu Ñôn vò tính 1991 1995 2000 2002 2003 1.Vaän chuyeån HK Trong ñoù:Quoác teá Khaùch Khaùch 475.746 221.241 2.241.947 901.881 2.913.551 1.166.039 4.061.284 1.746.606 4.490.412 2.519.909 2.Vaän chuyeån HH, BK Trong ñoù:Quoác teá Taán Taán 6.253 3.068 32.412 13.846 40.052 21.366 59.227 34.039 65.150 40.850 3. Voán NSNN Tyû ñoàng 48,52 255.83 282,1 135,71 300 4. Voán töï boå sung Tyû ñoàng 150,35 939,34 1.139,78 2.015,7 2.560 5.Toång Doanh thu Tyû ñoàng 642 4.006,00 5.436.75 7.941,01 8.735 6. Noäp ngaân saùch Tyû ñoàng 37,13 516,23 686,67 388,08 435.56 7. Laõi tröôùc thueá Tyû ñoàng 123,49 494,52 340.86 752,14 Nguoàn: Baùo caùo quyeát toaùn caùc naêm 1991-2003 811.52 79 Maëc duø coøn raát non treû so vôùi caùc Haõng Haøng khoâng treân theá giôùi vaø lieân tuïc gaëp phaûi nhöõng khoù khaên,Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät nam böôùc ñaàu ñaõ coù nhöõng ñoùng goùp vaøo coâng cuoäc phaùt trieån kinh teá - xaõ hoäi, taïo döïng hình aûnh veà moät ñaát nöôùc Vieät Nam ñoåi môùi trong con maét khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc. Trong nhöõng naêm gaàn ñaây, maëc duø gaëp khoâng ít khoù khaên nhö khuûng hoaûng taøi chính khu vöïc vaø aûnh höôûng cuûa noù trong naêm 1997-1998, ñoàng thôøi naêng löïc taøi chính ñeå ñaàu tö ñoäi maùy bay hieän ñaïi cuõng bò haïn cheá, nhöng Toång Coâng ty HKVN cuõng chuû ñoäng ñeà xuaát vôùi Chính phuû ñeå coù nhöõng ñoät phaù trong vieäc ñaàu tö ñoäi maùy bay vaø caùc cô sôû vaät chaát phuïc vuï vaän taûi haøng khoâng Do vaäy keát quaû kinh doanh vaän taûi trong nhöõng naêm gaàn ñaây luoân taêng vôùi nhòp ñoä maïnh, saûn xuaát kinh doanh coù laõi, hoaøn thaønh toát nghóa vuï ñoái vôùi nhaø nöôùc vaø taïo ñieàu kieän tích luyõ ñeå taùi ñaàu tö. 80 PHUÏ LUÏC 2 CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC CUÛA TCT HKVN Cô caáu toå chöùc cuûa Toång Coâng ty Haøng khoâng Vieät nam bao goàm: Hoäi ñoàng quaûn trò, Ban Kieåm soaùt, Toång Giaùm ñoác vaø boä maùy giuùp vieäc, caùc ñôn vò haïch toaùn ñoäc laäp vaø phuï thuoäc, caùc ñôn vò söï nghieäp. Bao goàm: Caùc ñôn vò ñoäc laäp - Coâng ty cung öùng xaêng daàu haøng khoâng (VINAPCO) - Coâng ty Xuaát nhaäp khaåu haøng khoâng (AIRIMEX) - Coâng ty Cung öùng dòch vuï haøng khoâng - Coâng ty Tö vaán, khaûo saùt thieát keá Haøng khoâng - Coâng ty Xaây duïng coâng trình haøng khoâng - Coâng ty nhöïa cao caáp haøng khoâng - Xí nghieäp vaän taûi oâ toâ haøng khoâng - Coâng ty In Haøng khoâng - Coâng ty Dòch vuï Haøng khoâng Saân bay Noäi baøi (NASCO) - Coâng ty Dòch vuï Haøng khoâng Saân bay Taân Sôn Nhaát (SASCO) - Coâng ty Dòch vuï Haøng khoâng Saân bay Ñaø naüng (MASCO) - Trung taâm cung öùng vaø Xuaát khaåu lao ñoäng haøng khoâng Caùc ñôn vò thuoäc khoái haïch toaùn phuï thuoäc - Coâng ty bay dòch vuï haøng khoâng (VASCO) 81 - Xí nghieäp Phuïc vuï thöông maïi maët ñaát Noäi baøi - Xí nghieäp Phuïc vuï thöông maïi maët ñaát Taân Sôn Nhaát - Xí nghieäp Phuïc vuï thöông maïi maët ñaát Ñaø naüng - Xí nghieäp Cheá bieán xuaát aên Noäi baøi - Xí nghieäp söûa chöõa maùy bay A75 - Xí nghieäp söûa chöõa maùy bay A76 - Trung taâm thoáng keâ vaø tin hoïc haøng khoâng - 18 Vaên phoøng chi nhaùnh Haøng khoâng Vieät nam taïi 15 nöôùc laø: Xingapo, Thaùi lan, Laøo, Cam pu chia, Ma lai xia, Trung quoác, Hoàng koâng, Nhaät baûn, Haøn quoác, Nga, Phaùp, Ñöùc, UÙc , Hoa kyø, Canada. Caùc ñôn vò söï nghieäp - Vieän khoa hoïc haøng khoâng - Tröôøng nghieäp vuï haøng khoâng - Trung taâm Y teá haøng khoâng Caùc coâng ty lieân doanh lieân keát - Coâng ty ABACUS VIETNAM (Abacus Distribution System Vietnam) - Xí nghieäp lieân doanh xuaát aên Taân Sôn Nhaát (VN/CX Catering Service) - Coâng ty Giao nhaän haøng hoaù (VINAKO Forwarding Co. Ltd) - Lieân doanh Kho haøng Taân Sôn Nhaát - Ngaân haøng Thöông maïi coå phaàn kyõ thöông (TECHCOM BANK) 82 Baûng 01 Moâ hình toå chöùc boä maùy giuùp vieäc cuûa Toång Coâng ty HKVN Toång Giaùm ñoác Boä phaän tham möu toång hôïp Khoái thöông maïi- dòch vuï Khoái khai thaùc bay Khoái kyõ thuaät + Vaên phoøng ñoái ngoïai +Ban taøi chính Keá toaùn +Ban Toå chöùc caùn boä +Ban Keá hoaïch ñaàu tö +Ban An toaøn, an ninh + Ban Tieáp thò Haønh khaùch + Ban Keá hoaïch thò tröôøng + Ban Tieáp Thò Haøng hoaù + Ban Dòch vuï thò tröôøng +Vaên phoøng khu vöïc trong nöôùc vaø chi nhaùnh HKVN ôû nöôùc ngoaøi + Ban Ñieàu haønh bay + Ñoaøn bay + Ñoaøn Tieáp vieân + Ban ñaûm baûo chaát löôïng khai thaùc + Trung taâm huaán luyeän bay + Ban Kyõ thuaät + Ban Ñaûm baûo chaát löôïng kyõ thuaät + Ban quaûn lyù vaät tö + Hangga A76 Ban kieåm soaùt 83 Moãi moät khoái thöïc hieän moät chöùc naêng, nhieäm vuï rieâng bieät nhö ñeå ñaûm baûo tính thoáng nhaát trong hoaït ñoäng, taïo theá maïnh toång hôïp, giöõa caùc khoái coù nhöõng moái quan heä khaêng khít vôùi nhau, hoã trôï nhau: + Hoaït ñoäng cuûa khoái tham möu toång hôïp: Boä phaän naøy chòu traùch nhieäm chính ñoái vôùi coâng taùc quaûn lyù chung cuûa Haøng khoâng Vieät nam bao goàm caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt vaø laäp keá hoaïch caùc hoaït ñoäng thu chi, lao ñoäng, ñaàu tö, quaûn lyù vaät tö vaø coâng ngheä thoâng tin. + Hoaït ñoäng cuûa khoái thöông maïi : Hieän nay hoaït ñoäng kinh doanh cuûa haøng khoâng Vieät nam döïa chuû yeáu vaøo söï ñieàu haønh cuûa khoái thöông maïi. Boä phaän naøy coù traùch nhieäm trôï giuùp Toång Giaùm ñoác trong vieäc hoaïch ñònh chieán löôïc, quaûn lyù vaø ñieàu haønh hoaït ñoäng thöông maïi cuûa Haøng khoâng Vieät nam. + Hoaït ñoäng cuûa khoái kyõ thuaät vaø khai thaùc bay: Chòu traùch nhieäm chính ñoái vôùi hoaït ñoäng ñieàu haønh khai thaùc vaän chuyeån haønh khaùch vaø haøng hoaù vaø ñaûm baûo coâng taùc an ninh treân moãi chuyeán bay cuûa haøng khoâng Vieät nam. 84 PHUÏ LUÏC 4 QUI TRÌNH CAÁP PHAÙT VAØ LÖU ÑOÀ COÂNG TAÙC CAÁP PHAÙT Khaùch haøng yeâu caàu laäp thö caáp chöùng töø: − Ñôn vò baùn laäp thö yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø theo maãu qui ñònh trong SAM vaø göûi tröïc tieáp cho nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø cuûa Phoøng TCKT- VPKV Nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töøù vaø caùc taøi lieäu lieân quan: − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø nhaän thö yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø do ñôn vò baùn chuyeån ñeán cuøng döõ lieäu, taøi lieäu coù lieân quan. Kieåm tra: − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø kieåm tra tính hôïp leä cuûa thö caáp phaùt vaø caùc chöùng töø thanh toaùn coù lieân quan goàm: + Thö yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø cuûa caùc ñôn vò baùn phaûi ñöôïc ñieàn ñaày ñuû noäi dung theo maãu quy ñònh, coù chöõ kyù vaø daáu cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn cuûa ñôn vò baùn. + Baùo caùo thu baùn vaø chöùng töø vaän taûi ñaõ baùn keøm theo (noäp theo kyø quy ñònh). + Baùo caùo ñieàu chænh thu baùn vaø soá löôïng chöùng töø ñaõ qua xöû lyù cuûa thaùng tröôùc (neáu coù). 85 + Chöùng töø chuyeån tieàn qua ngaân haøng ñaõ coù chöõ kyù xaùc nhaän ngaøy chuyeån tieàn cuûa ngaân haøng beân ñôn vò baùn, phieáu thu ñaõ coù chöõ kyù xaùc nhaän ñaõ thu tieàn cuûa thuû quyõ. + Hoaù ñôn taøi chính hôïp leä ( caùc ñaïi lyù xuaát cho HKVN veà khoaûn hoa hoàng ñöôïc höôûng). + Neáu phaùt hieän tröôøng hôïp baát thöôøng veà thanh toaùn, tieàn coïc, noäp baùo caùo baùn...Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø baùo caùo laõnh ñaïo tröïc tieáp ñeà nghò phöông aùn giaûi quyeát. Nhaäp lieäu vaø In Phieáu xuaát kho, in soå − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø nhaäp soá lieäu lieân quan vaøo chöông trình quaûn lyù caáp phaùt, in phieáu xuaát kho chuyeån cho Thuû kho − Cuoái ngaøy Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt phaûi in caùc trang soå theo doõi caáp phaùt cho caùc ñaïi lyù ñaõ caáp phaùt trong ngaøy Caáp chöùng töø − Thuû kho caên cöù vaøo soá löôïng vaø seri chöùng töø treân Phieáu xuaá kho tieán haønh caáp phaùt chöùng töø cho ñaïi ly.ù Löu 01 lieân vaø chuyeån baûn chính thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaù Phieáu xuaát kho ñeán Keá toaùn kho. − Khaùch haøng nhaän veù vaø giöõ 01 lieân thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu xuaát kho Keá toaùn kho theo doõi nhaäp xuaát toàn − Keá toaùn kho chöùøng töø nhaän 01 baûn chính thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu xuaát kho ñaõ caáp, tieán haønh ghi soå keá toaùn theo doõi nhaäp, xuaát, toàn kho chöùng töø. 86 Kieåm soaùt: − Cuoái moãi tuaàn Tröôûng phoøng Taøi chính keá toaùn hoaëc ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn kieåm tra “SOÅ THEO DOÕI CAÁP CHÖÙNG TÖØ” vaø “ THÖ YEÂU CAÀU CAÁP CHÖÙNG TÖØ ” vaø kyù kieåm soaùt . Löu hoà sô: − Keá toaùn kho löu hoà sô thö yeâu caàu caáp chöùng töø , phieáu xuaát kho(baûn chính keøm vôùi soå keá toaùn kho). − Thuû kho löu 01 baûn sao Phieáu xuaát kho . − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt löu Soå theo doõi caáp chöùng töø keøm caùc chöùng töø thanh toaùn coù lieân quan. − Caùc chöùng töø treân ñöôïc löu taïi nôi laøm vieäc 1 naêm, trong thaùng ñaàu naêm sau ñöôïc chuyeån cho kho hoà sô löu tröõ taäp trung. 87 S TT NOÄI DUNG CUÛA LÖU ÑOÀ QUI TRÌNH CAÁP PHAÙT TRAÙCH NHIEÄM/ THÔØI GIAN 1. Khaùch haøng thöïc hieän khi coù nhu caàu caáp chöùng töø Khaùch haøng laäp thö yeâu caàu caáp chöùng töø 2. Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng tö kieåm tra thö yeâu caàu caáp phaùt vaø caùc chöùng töø thanh toaùn. 3. Nhaân vieân caáp phaùt chöùng töø thöïc hieän trong voøng 1 ngaøy keå töø ngaøy nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töø 4. Nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töøù vaø caùc taøi lieäu lieân quan Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø . thöïc hieän ngay sau khi kieåm tra 5. Thuû kho chöùng töø vaän taûi caáp chöùng töø . ngay sau khi nhaän ñöôïc Phieáu xuaát kho 6. Khaùch haøng nhaän chöùng töø. Ñoàng thôøi vôùi böôùc caáp chöùng töøù 7. Keá toaùn kho chöùng töø nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu Xuaát kho ñaõ ñöôïc caáp phaùt ,ghi soå keá toaùn . Trong voøng 01 ngaøy sau khi caáp chöùng töø 8. Keá toaùn kho trình Tröôûng P.TCKT hoaëc ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn kieåm soaùt thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu xuaát kho . Moãi tuaàn 01 laàn thôøi gian kieåm soaùt laø 02 ngaøy. 9. Keá toaùn kho löu taïi nôi laøm vieäc trong 1 naêm, sau ñoù, chuyeån kho hoà sô löu tröõ taäp trung löu tröõ Kieåm tra Löu hoà sô Xaùc ñònh soá chöùng töøø caáp, laäp phieáu xuaát kho Khoâng hôïp leää Caáp chöùng töø Nhaän chöùng töøù Hôïp leä Kieåm soaùt Nhaän Phieáu xuaát kho vaø yeâu caàu ñaõ caáp phaùt 88 89 ._.