Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh ở Công ty du lịch dịch vụ Tây Hồ

nghiệp phải không ngừng hoàn thiện tổ chức bộ máy cải thiện các nghiệp vụ kinh doanh, tổ chức mọi nguồn lực trong doanh nghiệp như lao động vốn... để thực hiện một cách có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của doanh nghiệp, từ nhận thức và thực tế trên cơ sở những kiến thức và tích luỹ được ở nhà trường cùng với sự giúp đỡ của quản trị kinh doanh tổng hợp do cô giáo Thuỷ và các phòng ban trong Công ty du lịch dịch vụ Tây Hồ, em mạnh dạn chọn đề tài: "Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh ở Công ty du lịch dịch vụ Tây Hồ". Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài này nhằm mục tiêu giải quyết và vấn đề cơ bản sau: - Hệ thống hoá lý luận cơ bản về bộ máy tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh ở Công ty du lịch dịch vụ dịch vụ Tây Hồ. - Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. * Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu đề tài ứng dụng các phương pháp cơ bản sau: - Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích và so sánh * Kết cấu chuyên đề: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo chuyên đề gồm 3 chương. Chương I: Lý luận chung về công tác tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh ở Công ty du lịch dịch vụ Tây Hồ. Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức bộ máy quản lý. Chương I Lý luận chung về công tác tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. I. Một số khái niệm về quản lý doanh nghiệp 1. Các cách tiếp cận quản lý doanh nghiệp 1.1. Khái niệm quản lý: Ngày nay các nhà quản lý doanh nghiệp không chỉ am hiểu kiến thức nghiệp vụ chuyên môn mà còn am hiểu về lĩnh vực quản lý cách tổ chức sao cho có hiệu quả nhất. Chính vì vậy mà có rất nhiều quan niệm khác nhau về quản lý * Theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý là quá trình tính, lựa chọn, các biện pháp để chỉ huy phối hợp và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng các công cụ quản lý như kế hoạch, định mức, thống kê, kế toán, phân tích kinh doanh... để sản xuất đáp ứngmdc các yêu cầu sau: - Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm - Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi - Tôn trọng pháp luật của nhà nước * Theo lĩnh vực kinh doanh: Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất tiềm năng sẵn có các cơ hội để đưa hệ thống đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. * Theo Mary Parker Foller thì: Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác. * Theo các hiểu của các nhà quản lý hiện đại thì: Quản lý là công việc mà người cán bộ quản lý buộc phải làm tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của chính mình không thể ai làm thay được, tức là đạt được kết quả của đơn vị thông qua người khác. Dù hiểu theo nghĩa nào thì thực chất của quản lý là các tác động nhằm phối hợp hoạt động của các cá nhân và nhóm người hoàn thành tốt nhiệm vụ của từng người và tập thể trong nỗ lực chung nhằm đạt được mục tiêu của toàn đơn vị. 1.2. Khái niệm về quản lý doanh nghiệp. Quản lý doanh nghiệp là những hoạt động, nỗ lực nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua (hoặc bằng) những nỗ lực của các thành viên khác trong doanh nghiệp. Quản lý doanh nghiệp là sự tác động liên tục của tổ chức có hướng đích của chủ thể doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội nhằm đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ của doanh nghiệp. 1.3. Các nguyên tắc quản lý * Tính tối ưu Giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh cách phân tích chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc) cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mang tính năng động sáng tạo, luôn đi sát và phục vụ sản xuất phải đảm bảo gọn nhẹ và có hiệu lực khi cấp quản lý và các bộ phận quản lý là ít nhất. * Tính linh hoạt Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh có khả năng thích ứng với bất kỳ tình huống nào sảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài doanh nghiệp. * Tính tin cậy Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong xí nghiệp. * Tính kinh tế Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh phải sử dụng chi phí quản lý thấp nhất và đạt hiệu quả cao nhất. Trong đó mối tương gian quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu được chính là tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này. Thực hiện nguyên tắc chế độ một thủ trưởng. Thủ trưởng cơ quan có quyền quyết định những vấn đề kinh tế, kỹ thuật tổ chức hành chính. Đời số cán bộ công nhân viên phạm vi toàn doanh nghiệp. Thủ trưởng quản lý hoạt động của doanh nghiệp được trao trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu hoàn toàn trách nhiệm và những quyết định của mình. Mọi người trong doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trưởng. Thực hiện tốt những yêu cầu này và áp dụng vào những cơ cấu tổ chức thì mọi điều kiện dù khó khăn hay thuận lợi doanh nghiệp vẫn luôn luôn có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhất quán và vững mạnh. 2. Chức năng quản lý Chức năng quản lý là hoạt động riêng biệt của lao động quản lý (lao động quản lý và dạng lao động đặc biệt của lao động sản xuất để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau, cần phải có quá trình đó, nó thể hiện những phương hướng tác động chủ thể quản lý nên đối tượng quản lý. Chức năng quản lý đặc trưng cho nội dung quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. * Theo các tác nghiệp của quản lý thì chức năng của quản lý bao gồm: - Chức năng kỹ thuật: gồm các công việc, các phương tiện hoạt động đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Chức năng kế hoạch thương mại: gồm các việc liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp. - Chức năng nhân sự: bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí tiền lương... với cán bộ công nhân viên. - Chức năng tài chính: thực biện công tác tạo vốn, quản lý vốn phân tích kết quả hoạt động kinh doanh. - Chức năng tư duy: trình bày và giải quyết các vấn đề giải quyết các vấn đề xảy ra trong tương lai. - Chức năng kiểm tra: thực chất là duyệt lại xem xét lại. - Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội. Với việc kết hợp và các tiêu thức phân loại chức năng ở trên với nhau sẽ làm cho quá trình quản lý được hoàn chỉnh, có hiệu lực, có phản ứng rõ ràng và chuyên môn hoá một cách hợp lý. Đồng thời là cơ sơ phân tích đánh giá tình hình quản lý ở doanh nghiệp để từ đó tìm ra các tháo gỡ, điều chỉnh cho hợp lý. 3. Vai trò quản lý đối với doanh nghiệp Theo Peter Drucker " hoạt động quản lý là dạng hoạt động đặc thù của con người, nó có thể biến một đám đông vô tổ chức thành một nhóm người làm việc so năng suất có mục đích, và có hiệu quả" theo Pocbes "Các doanh nghiệp có thể thành công như chúng còn được quản lý tốt". Chính vì vậy mà quản lý nhân tốt quan trọng việc quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp nhờ có quản lý mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hạn chế rủi ro, ngăn ngừa phá sản và nạn thất nghiệp luôn luôn tạo được phương án tối ưu trong sản xuất kinh doanh. Đồng thời luôn phát huy được quyền chủ động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh và giúp cho các doanh nghiệp luôn luôn và mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm, thông qua cơ chế có thái độ đối xử tốt với khách hàng truyền thống khách hàng tiêu thụ với khối lượng lớn với những khách hàng đến với doanh nghiệp lần đầu. Nhờ có vai trò công tác của quản lý mới có khả năng giúp cho doanh nghiệp thực hiện được phương châm, sử dụng phải đi đôi với đào tạo để không ngừng nâng cao và trình độ cán bộ quản lý thích ứng với cơ chế thị trường. 4. Tình hình kinh doanh của Công ty A. Mặt hàng kinh doanh Sau những năm đổi mới thực hiện chiến lược phát triển kinh tế, kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển vào hội nhập kinh tế đời sống nhân dân được nâng cơ nhu cầu về vui chơi giả trí và du lịch được tăng cường. Từ ấy nhu cầu tìm hiểu và giao lưu văn hoá trong nước cung như quốc tế gia tăng nhiều khách nước ngoài muốn đến Việt Nam giao lưu và tìm hiểu các nền văn hoá cũng như nhu cầu thăm quan thắng cảnh của Việt Nam ngược lại những Việt Nam có thu nhập vừa và cao cũng muốn tìm hiểu các nền văn hoá và du lịch trên thế giới. Sự trao đổi hai chiều đó ngày càng gia tăng đòi hỏi phảm đáp ứng ngay từ khi được xây dựng và thành lập cho đến nay Công ty luôn luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo ban quản trị trung ương lãnh đạo tổng Công ty Tây Hồ... Công ty xác định kinh doanh dịch vụ du lịch khách sạn là cơ sở cho sự phát triển của Công ty trong đó các mặt hàng kinh doanh cụ thể như sau: Chỉ tiêu Số lượng - Kinh doanh dịch vụ lưu trú: 1.360.00 - Kinh doanh dịch vụ hội nghị tiền thảo và đám cưới 2.438.280 - Kinh doanh dịch vụ lưu hành 3.157.340 - Kinh doanh dịch vụ vận tải hành khách 2.157.340 - Kinh doanh về dịch vụ bổ sung 1.57230 Tuy nhiêm kinh doanh khách sạn vẫn là mục tiêu chủ yếu, cùng với các hoạt động khác Công ty đã tạo nên các Tour du lịch khép kín từ phòng ngủ ăn uống, đi lại đến các dịch vụ nhỏ nhất như là... Mười năm hoạt động và trưởng thành Công ty đã gặt hái được nhiều biến động trong Công ty vẫn đạt được kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. B. Tình hình kinh doanh của Công ty trong hai năm 2001 - 2002. Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 So sánh 2001-2002 Chênh lệch Tỷ lệ 1. Tổng doanh thu 8.523.659 9.073.600 1.206.941 14,16 - Doanh thu khách sạn 4.720.441 6.755.180 2.034.739 43,07 - Doanh thu lưu hành 2.553.013 2.937.170 284.157 10,71 - Doanh thu khác 1.150.205 35.250 -1.114.955 -96,93 2. ồ Chi phí 7.967.660 8.831.300 854.640 10,71 - Tỷ suất chi phí 0,96348 0,9076 -0,0272 2,91 - Mức độ tăng giảm TSCP -0,0272 2,1 - Tốc độ tăng giảm TSCP - Mức tiết kiệm lãng phí -2318,43 3. Lợi nhuận gộp 555.999 899.300 343.301 61,75 4. Tỷ suất lợi nhuận 0,0652 0,0924 0,0272 41,72 5.Quỹ lương 859,530 886.880 21.270 2,47 6. Nộp ngân sách và thuế 512,600 552.430 39.730 7,75 7. Vốn sản xuất kinh doanh 4.940.000 4.967.900 27.900 0,,,56 8. Lợi nhuận gộp/ vốn 0,1126 0,1810 0,0684 60,75 9. Vốn cố định 4.617.000 4.540.900 -76.100 1,,65 10. Vốn lưu động 323.000 427.000 104.000 32,2 11. Lợi nhuận/ vốn lưu động 1,7214 2,10609 0,38469 22,35 12/ Lợi nhuận/ vốn cố định 0,1204 0,1980 0,0776 64,45 Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng doanh thu của Công ty năm 2001 phát triển hơn năm 2000 là 1.206.941 ngàn đồng tương ứng là 14,6% trong đó: - Doanh thu khách sạn tăng 2.034.739 ngàn đồng tương ứng là: 43,07% - Doanh thu lưu hành tăng: 284.175 ngàn đồng hay 10,71%. - Doanh thu khác giảm 1.114.955 ngàn đồng hay 96,23%. Điều đó cho ta thấy khách sạn đã có sử dụng phòng lớn, lượng khách sạn lưu trú tại khách sạn và đi du lịch qua trung tâm lưu hành của Công ty ngày càng cao mặc dù tổng chi phí năm 2001 tăng 854.640 ngàn đồng với mức tăng tương ứng là 10,71%. Tuy nhiên tố độ tăng của chi phí là nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh nghiệp thu là 3,45% điều đó chứng tỏ rằng tình hình kinh doanh của Công ty năm 2001 cao hơn, hiệu quả hơn năm 2000 tuy chi phí năm 2001 lại giảm 0,0272 ngàn đồng trên một ngàn doanh thu với tốc độ giảm là 2,91% và Công ty đã tiết kiệm được 2318,43 ngàn đồng tiền chi phí so với mức chi phí năm 2000. Tốc độ tăng doanh thu nhanh hơn tốc độ của chi phí dẫn đến lợi nhuận tăng, cụ thể năm 2001 lợi nhuận của Công ty tăng hơn năm 2000 là 343301 ngàn đồng, tỷ lệ tăng là 61,5% suất về lợi nhuận trên doanh thu thì tỷ lệ này tăng 0,272 ngàn đồng/ 1 ngàn đồng doanh thu. Điều này có nghĩa là trong năm 2001 nếu Công ty thực hiện được một ngàn đồng doanh thu thì ngoài lợi nhuận thu được như năm 2000 Công ty còn thu được 0,0272 ngàn đồng. Lợi nhuận tăng đồng nghĩa với việc hiệu quả sử dụng vốn cũng tăng, cụ thể năm 2000 vốn sản xuất kinh doanh của Công ty là 491000 ngàn đồng trong đó 4.617.000 ngàn đồng là vốn cố định và 323.000 ngàn đồng là lưu động. Năm 2001 vốn kinh doanh tăng 27.900 ngàn đồng tốc độ tăng là 0,565 % trong đó vốn cố định giảm 76.100 ngàn đồng vốn lưu động tăng 104.000 ngàn đồng. Là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ do vậy tỷ lệ phân chia vốn cố định và vốn lưu động như thế là rất hợp lý. Tỷ lệ nhuận/ vốn sản xuất kinh doanh của năm 2001 tăng so với năm 2000 là 0,0684 ngàn đồng/ 1 ngàn đồng vốn. Điều đó có nghĩa năm 2001 Công ty đầu tư vào một ngàn đồng tiền vốn sẽ thu về 0,1810 ngàn đồng lợi/ nhuận năm 2000 Công ty đã nộp ngân sách 512.600 ngàn đồng năm 2001 tổng Công ty tăng hơn năm 2000 là 39730 ngàn đồng tương đương với 7,75% tổng quỹ lương của khách sạn năm 2001 so với năm 2000 tăng 21.270 ngàn đồng tương đương với 2,47%. Điều đó cho thấy đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty đang ngày càng được nâng cao và hoàn thiện hơn. Tóm lại, hai năm trở laị đây Công ty du lịch dịch vụ Tây Hồ đã đem hiệu quả tốt kinh doanh của các bộ phận tăng tốc độ tăng của doanh thu tăng nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí nên đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời có số lượng lao động ổn định mà quỹ lương vẫn tăng nhờ đó giúp cán bộ công nhân viên trong Công ty có đời sống ổn định hơn. Yêu cầu đặt ra cho Công ty năm sau là cần phát huy những gì đã đạt được và giảm tối đa chi phí nhằm đem lại lợi nhuận cho Công ty một cách tốt nhất. II. Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 1. Khái niệm 1.1. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống các con người cùng với các phương tiện của tổ chức được liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ hoạt động của hệ thôngs nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Bộ máy quản lý của một tổ chức bao gồm 2 hệ thống. - Hệ thống chỉ huy: hội đồng quản trị ban giám đốc, ban kiểm soát. - Hệ thống chức năng: bao gồm các phòng ban chức năng Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng thuộc doanh nghiệp (gồm các phòng ban chức năng) có nhiệm vụ giúp hội đồng quản trị, tổng Giám đốc... chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý và quá trình xác định các chức năng, các bộ phận tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện được các chức năng quản lý. Thiết kế tổ chức một bộ máy quản lý là một quá trình gồm 3 yếu tố chủ yếu sau: - Xác định các bộ phận hợp thành của bộ máy chức năng nhiệm vụ cho các nhóm và cá nhân trong từng bộ phận. - Dự định phối hợp hoạt động của các bộ phận và nhóm trên cơ sở các nguyên tắc quy định về quản lý doanh nghiệp. - Xác định các quy định, chính sách và hệ thống tổ chức quản lý. Tổ chức bộ máy quản lý được thiết kế ra phải làm rõ được 3 yếu tố trên có thể giải quyết định tổ chức bộ máy. 2.Yêu câu của tổ chức bộ máy quản lý Mỗi công việc, mỗi vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù đơn giản hay phứ tạp đều phải đặt ra những yêu cầu, tiêu chuẩn để thực hiện tính hữu ích của công việc, của vấn đề đó. Đối với hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh là một quá trình hết sức phức tạp, đòi hỏi rất nhiều mặt, trên cơ sở bắt buộc phải tồn tại và phát triển trong điều kiện vận hành của nền kinh tế thị trường hiện nay. Việc tổ chức hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh phải được thực hiện theo phương hướng ngày càng thích ứng đầy đủ với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , chủ thể của tổ chức bộ máy quản lý cũng như phù hợp với nguyên tắc quản lý xã hội và cơ chế vận hành của nền kinh tế hàng hoá vì vậy cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Thứ nhất: phải đảm bảo hoàn thiện nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý của doanh nghiệp. Thứ hai: Phải đảm bảo nguyên tắc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ tập thể lao động trong doanh nghiệp. Thứ ba: Phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp. Thứ tư: Phải đảm bảo tổ chức bộ máy quản lý chuyên sinh gọn nhẹ và có hiệu lực khi số cấp quản và số bộ phận quản lý là ít nhất, giữa số nhân viên quản lý so với tổng số công nhân viên là nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành được các chức năng quản lý doanh nghiệp. 3. Các kiểu mô hình tổ chức bộ máy 3.1. Các nguyên tắc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý * Nguyên tắc hiệu quả: Đây là nguyên tắc quan trọng trong các hệ thống kinh tế. Khi thực hiện nguyên tắc này thì ở cơ cấu tổ chức của bộ máy phải thu được kết quả hoạt động cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất, nhưng vẫn đảm bảo quyền lực của người lãnh đạo, và hiệu lực của bộ máy quản lý. * Nguyên tắc quản lý hệ thống: Doanh nghiệp là một hệ thống hoàn chỉnh gồm một số đơn vị cấu thành có tác động tương tác lẫn nhau. Phục vụ mục đích của doanh nghiệp. Nguyên tắc này thể hiện ở các tính chất chủ yếu sau: - Tính tập thể - Tính liên hệ: bao gồm các mỗi liên hệ ngược tức là cài hoặc yếu tố đã nêu có mối quan hệ hữu cơ với nhau. - Tính mục đích: Doanh nghiệp có mục đích kinh doanh rõ ràng - Tính thích ứng: Doanh nghiệp có khả năng thích ứng với các thay đổi của môi trường bên trong cũng như bên ngoài của doanh nghiệp. * Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm quyền hạn và lợi ích. Giữa ba yếu tố trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích là bao yếu tó thống nhất không thể tách rời, trong một thực thể việc thống nhất này đảm bảo cho tinh thần trách nhiệm và khả năng lãnh đạo nâng cao năng lực. Lãnh đạo phải có cả quyền hạn lợi ích cũng đảm bảo cho việc điều hành hệ thống tốt nhất. Lợi ích cũng đảm bảo vật chất cho người lãnh đạo có khả năng trí lực và vật lực để hoàn thành công việc của mình. * Nguyên tắc tập trung, phân quyền: Tập trung và phân quyền một cách phù hợp thích ứng là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp tiến hành quản lý một cách có hiệu quả... Tập trung và phân quyền cần phải có mức độ phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp cũng như trình độ của cán bộ và có sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp để nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. * Nguyên tắc phân công phối hợp. Vấn đề bố trí cơ cấu của doanh nghiệp dựa trên việc phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị cũng như việc phối hợp các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp, việc bố trí cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải tuân theo nguyên tắc phân công phối hợp, có sự điều chỉnh thành lập mới, nhằm phải thực hiện tốt hơn mục đích của doanh nghiệp trong mọi điều kiện của môi trường cũng như cũng như của doanh nghiệp. 3.2. Các kiểu mô hình tổ chức bộ máy. 3.2.1.Mô hình tổ chức trực tuyến. Mô hình tổ chức trực tuyến là một trong những cơ cấu tổ chức truyền thống. Sự quản lý được tiến hành thẳng từ cấp quản lý cao nhất của doanh nghiệp tới cấp quản lý thấp nhất của doanh nghiệp. Đặc điểm quan trọng nhất của mô hình tổ chức này là đơn vị cấp dưới trực thuộc chỉ tiếp nhận mệnh lệnh của một lãnh đạo cấp trên. Mọi chức năng quản lý như kế hoạch, tài vụ, nhân sự....đều do mọi người chịu trách nhiệm. Mô hình này có cơ cấu tổ chức sau. Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạotuyến II Lãnh đạo tuyến I M1 M2 M3 N1 N2 N3 Trong đó: M1, M2, M3; N1, N2, N3... là những người thực hiện chức năng - Ưu điểm của mô hình: Quy định trách nhiệm rõ ràng, duy trì kỹ thuật và kiểm tra. Người lãnh đạo các tuyến phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với các hoạt động của cấp dưới. Chính vì vậy, mà tạo điều kiện duy trì chế độ một thủ trưởng. - Nhược điểm của mô hình: Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Mô hình này hạn chế sử dụng các chuyên gia về mặt quản lý, không khuyến khích được tính sáng tạo của cấp dưới. Khi cần phối hợp giữa các đơn vị hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo thông tin đi đường vòng theo kênh hệ đã quy định. Khi xây dựng kế hoạch, mỗi doanh nghiệp phải biết lựa chọn cho mình một phương pháp phù hợp. Trên phương diện lý thuyết, nếu xét về mối quan hệ giữa các cấp kế hoạch hoá với nhau thì có 3 phương pháp kế hoạch hoá là: (1) Phương pháp thứ nhất, kế hoạch hoá theo phương pháp từ trên xuống. Cấp KHH 1 Cấp KHH 2b Cấp KHH 2a Ưu điểm của phương pháp này là mục tiêu của các kế hoạch bộ phận phù hợp với mục tiêu kế hoạch tổng thể của toàn doanh nghiệp. Hạn chế của nó là dễ dẫn đến hiện tượng thiếu thông tin cấp kế hoạch hoá cao không có đủ thông tin cần thiết từ cấp kế hoạch hoá thấp hơn. Nếu khắc phục hạn chế này bằng cách cấp kế hoạch hoá cao nhất phải tạo ra dòng thông tin liên tucj thì lại đòi hỏi chi phí lớn. (2) Phương pháp thứ hai: ngược lại với phương pháp thứ nhất là phương pháp kế hoạch hoá từ dưới lên. Cấp KHH 1 Cấp KHH 2b Cấp KHH 2a Ưu điểm của phương pháp này là kế hoạch hoá được tiến hành từ nơi có các thông tin cần thiết nên đảm bảo tinhs chắc chắn của kế hoạch. Hạn chế của phương pháp là cá kế hoạch bộ phận ở cấp cao có thể mâu thuẫn về nội dung. Cấp KHH 1 Cấp KHH 2b Cấp KHH 2a (3) Phương pháp thứ ba: Phương pháp kế hoạch hoá hai chiều, phương pháp này chính là sự kết hợp 2 phương pháp trên; cấp trên đưa xuống dưới kế hoạch khung, cấp dưới có thể kiểm tra tính hiện thực của kế hoạch này và dựa vào đó mà xây dựng kế hoạch của mình. Nếu có sự mâu thuẫn, cấp dưới chủ động giải quyết trong quá trình này xây dựng kế hoạch Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên. Nhược điểm của nó là cần nhiều chi phí về thời gian. 3.2.2. Mô hình tổ chức phân công chức năng: ở mô hình tổ chức phân công theo chức năng thì nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những lãnh đạo được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận một chức năng nhất định. Những người thi hành cấp dưới nhận lệnh không chỉ người lãnh đạo doanh nghiệp mà cả những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. Lãnh đạo tổ chức Người lãnh đạo chức năng II Người lãnh đạo chức năng I A1 A2 A3 An Trong đó A1 , A2 ... An là những người thực hiện của các bộ phận. - Ưu điểm của mô hình. Không duy trì được tính kỹ thuật, kiểm tra và phối hợp. Người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng, nhưng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp được hết dẫn đến người thừa hành phải chịu trách nhiệm, phải chịu nhiêu mệnh lệnh, thậm chí mệnh lệnh trái ngược nhau. 3.2.3. Mô hình tổ chức trực tuyến - chức năng. Để khắc phục những nhược điểm của mô hình người tổ chức liên hợp trực tuyến chức năng được áp dụng rất rộng rãi trong cac doanh nghiệp. Nó có mô hình như sau. Lãnh đạo tổ chức Tham mưu Người lãnh đạo tuyến I Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo tuyến I Người lãnh đạo chức năng A A1 A2 A3 B1 B2 B3 Trong đó: A1 , A2 ....An, B1, B2 ... Bn là những người thực hiện khác các bộ phận. Mặc dù mô hình này đã tận dụng được hai ưu điểm của mô hình tổ chức trực tuyến và mô hình người tổ chức phân công chức năng đó là phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời vẫn đảm bảo chỉ huy của hệ thống trực tuyến song nó vẫn bộc lộ một số nhược điểm mà người lãnh đạo trong doanh nghiệp thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng. 3.2.4. Mô hình tổ chức mà trận. Mô hình tổ chức mà trận là cơ cấu tổ chức hình suông do hai hệ thống quản lý ngang và dọc tạo nên. Cơ cấu tổ chức này kêt hợp được các tổ chức năng như tiêu thụ sản phảm, sản xuất kỹ thuật với các tổ chức phân công quản lý sản xuất phân công theo chiều ngang như hạng mục công trình, hạng mục dịch vụ khiến cho cùng một cán bộ khác tổ chức vừa giữ được quan hệ với tổ chức chức năng được phân công theo dõi sản phẩm hoặc dịch vụ. Từ đó tạo nên mô hình ma trận. 3.2.5. Mô hình tổ chức khác. Mô hình tổ chức doanh nghiệp còn đựơc chia thành mô hình cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức. Hai mô hình này có thể tìm thấy ở các tổ chức khác nhau. Vì vậy việc phân loại cơ cấu tổ chức này là rất cần thiết - Cơ cấu tổ chức chính thức. Được gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm định hướng của một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức hoàn toàn không có gì là cứng nhắc . - Cơ cấu tổ chức không chính thức: Là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua lại của các cá nhân cũng như sự tác động theo nhóm, cán bộ công nhân ngoài phạm vi cơ cấu đã được phê của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức không chính thức có một vai chò vô cùng quan trọng to lớn trong quản lý nó không định hình và thay đổi, luôn luôn tồn tại và song song với cơ cấu tổ chức chính thức. III. Sự cần thiết khách quan của việc thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý. Trong thế giới ngày nay chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản lý nhằm bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của đời sống kinh tế xã hội. Đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và cao hơn nữa là cả quốc gia thì quản lý càng có vai trò quan trọng. Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp xuất phát từ nguyên nhân sau; - Từ tính chất xã hội của lao động và sản xuất - Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý đối với doanh nghiệp - Từ vai trò của tổ chức bộ máy quản lý đối với doanh nghiệp. - Từ yêu cầu của nền kinh tế hiện đại: - Từ yêu cầu phát triển kinh tế xã hội và quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá nước ta. 1. Tổ chức bộ máy quản lý với quá trình lao động hoá và sản xuất kinh doanh. Với sự phát triển và cũng là điều kiện cho sự phát triển kinh tế - xã hội lao động sản xuất ngày càng mang tình người quy luật và sâu sắc hơn trong sự phát triển kinh tế xã hội. Quá trình xã hội hoá này đòi hỏi quản lý phải được nâng cao và là tiền đề cho sự phát triển. Ta biết rằng để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của đời sống và phát triển kinh tế, nhất thiết cần phải tiến hành phân công lao động và tác hợp quản lý hay nói cách khác là cần phải tổ chức bộ máy quản lý. Khi sản xuất và tiêu thụ mang tính tự cấp, tự túc thì không đòi hỏi phải tổ chức bộ máy quản lý, ở một trình độ cao hơn, khi ở một trình độ cao hơn, sản xuất và kinh tế mang tính xã hội rõ nét và ngày càng sâu hơn thì tổ chức bộ máy quản lý là điều không thể thiếu được. Có thể nói rằng kết quả của bất kể công việc gì cũng tuỳ thuộc vào sự phối hợp của tổ chức giữa những người lao động và các bộ phận có liên quan tham gia. Theo Mác thì bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên mọi quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo điều hành những hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đạo đó phải làm chức năng chung của cơ sở sản xuất với sự vận động của các khí quan độc lập hợp thành cơ sở sản xuất đó. Một nhạc sĩ độc tấu thì sự điều khiển lấy mình nhưng dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng " Điều đó càng cần phải có tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Do đó tổ chức bộ máy quản lý là thuộc tính tự nhiên tất yếu khách quan của mọi quá trình lao động xã hội nào nếu không thực hiện các chức năng và nhiệm vụ quản lý thì không thể thực hiện được các quá trình hợp tác lao động sản xuất, không khai thác được các yếu tố lao động sản xuất. 2. Yếu tố của nền kinh tế hiện đại với công tác tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Đối nền kinh tế hiện đại thì bộ máy quản lý có vai trò ngày càng tăng. Điều đó có nghĩa là để đảm bảo cho sự vận hành và phát triển của nền sản xuất và kinh tế hiện đại thì bộ máy quản lý cũng phải được nâng lên ở trình độ cao tương ứng phù hợp với yêu cầu phát triển của kinh tế xã hội của bản thân nền kinh tế xét ở góc độ hiệu quả kinh tế thì các yếu tố càng cần phải có bộ máy quản lý bao gồm. - Sự tác động của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đang diễn ra với tốc độ cao và quy mô lớn trên phạm vi toàn cầu đã xâm nhập và làm thay đổi sâu sắc các lĩnh vực sản xuất kinh tế và đời sống kinh tế thì bộ máy quản lý càng phải có và ở mức độ cao hơn, phù hợp hơn. - Trình độ xã hội và các quan hệ xã hội ngày càng đòi hỏi bộ máy quản lý phải phù hợp với trình độ xã hội và quan hệ xã hội tương ứng. Ngoài ra còn phải kể đến nhiều yếu tố khác về kinh tế và xã hội cũng đặt ra những yêu cầu ngày càng cao đối với công tác tổ chức bộ máy. Đó là sự phát triển dân số và nguồn lao động cả về quy mô và cơ cấu, sự biến động thị trường trong nước và quốc tế, yêu cầu bảo vệ và nâng cao chất lượng của môi trường sinh thái và môi trường xã hội trong sự phát triển 3. Phát triển kinh tế xã hội và quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá Việt Nam đang trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đưa đất nước ra khỏi tình trạng nghèo nàn và lạc hậu kinh tế. Sự nghiệp to lớn và có ý nghĩa lịch sử đó đặt ra những yêu cầu rất cao đối với các nhà quản trị. Chúng ta quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ công nghiệp hoá - hiện đại hoá vĩ đại thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế đã hoàn thiện được sứ mệnh đặt ra, khi đó vai trò của công tác quản lý càng to lớn và nhiệm vụ của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp càng nặng nề. Quản lý là đòn bẩy là nội lực quan trọng nhất quyết định sự phát triển vượt qua thử thách, thức thách tận dụng thời cơ. Chỉ có thể cải cách nâng cao trình độ và hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy quản lý đồng thời dựa trên cơ sở phát triển đầy đủ và phát huy tối đa nguồn nhân lực, yếu tố con người là chúng ta mới có thể hoàn thành sứ mệnh lịch sử có tính bước ngoặt của đất nước. 4. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy quản lý 4.1. Con người Bao gồm 2 nhóm nhân tố. - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý + Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ của doanh nghiệp + Tính chất và đặc điểm sản xuất - Trình độ tay nghề cãng như chuyên môn, khả năng ứng xử. Tất cả các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến nội dung của chức năng quản lý. Thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý + Quan hệ sở hữu tồn tại thuộc doanh nghiệp + Mức độ chuyên môn hoá và tập trung các hoạt động quản lý + Trình độ cơ giới hoá và tập trung trìn._.