Các giải pháp Marketing nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu lắp đặt máy phát điện của Công ty TNHH Cát Lâm

gày càng phát triển, đòi hỏi con người cần nhận biết đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế, hiện tượng xã hội, quá trình kĩ thuật, hoạt động tài chính, nắm bắt đầy đủ và kịp thời hơn thông tin về nhu cầu ngày càng tăng, để từ đó ra các quyết định đúng đắn thúc đẩy sản xuất xã hội phát triển. Trước tình hình đó, hoạt động Marketing ra đời. Đối với nước ta thì đây là một lĩnh vực hoạt động còn rất mới mẻ và có tuổi đời trẻ hơn rất nhiều so với các nước phát triển. Marketing vừa mang tính nghệ thuật vừa mang tính khoa học. Nó là một công cụ phục vụ cho công tác nghiên cứu thị trường, nhằm hiểu biết sâu hơn về tình hình thị trường, về khách hàng và về đối thủ cạnh tranh. Do vậy, nó góp phần mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường luôn tồn tại những mặt tích cực và mặt hạn chế. Một trong những ưu điểm của nền kinh tế thị trường là quy luật đào thải. Chính mặt tích cực này đã làm cho nền sản xuất luôn luôn vận động theo chiều hướng đi lên. Sự cạnh tranh không chỉ diễn ra giữa các doanh nghiệp trong nước mà ngay cả giữa các doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp nước ngoài. Doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển thì yếu tố tiên quyết là phải có phương án kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế, tức là đảm bảo bù đắp chi phí và mang lại lợi nhuận. Nhưng làm sao để xây dựng và thực hiện được phương án sản xuất kinh doanh thì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như: nguồn nhân lực, thị trường… doanh nghiệp phải thường xuyên đổi mới cả về chiến lược và nội dung kinh doanh, ngoài ra còn phải đổi mới cả chất lượng đội ngũ cán bộ thực hiện chiến lược kinh doanh đó, có như vậy mới phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng và tăng dần sức cạnh tranh của sản phẩm mà mình kinh doanh trên thị trường. Nhận thức được vấn đề đó, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Cát Lâm(doanh nghiệp kinh doanh máy phát điện), được sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa Marketing mà trực tiếp là cô giáo Nguyễn Thị Tâm, cùng với sự giúp đỡ của tập thể cán bộ nhân viên trong công ty nơi em thực tập, em đã lựa chọn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Các giải pháp Marketing nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu lắp đặt máy phát điện của công ty trách nhiệm hữu hạn Cát Lâm”. Với kết cấu bài viết gồm ba chương: Chương một: Lý luận chung về đấu thầu lắp đặt và ứng dụng Marketing nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thần của các doanh nghiệp. Chương hai: Thực trạng về hoạt động đấu thầu của công ty TNHH Cát Lâm. Chương ba: Những biện pháp Marketing nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu của công ty. CHƯƠNG MộT Lý luận chung về đấu thầu lắp đặt và ứng dụng marketing nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu của các doanh nghiệp. I. Lý luận chung về đấu thầu lắp đặt. 1. Đấu thầu và đấu thầu lắp đặt: 1.1 Giới thiệu khái quát về đấu thầu: Ngày nay, đấu thầu đã trở thành một hoạt động kinh tế quan trọng và không thể thiếu được đối với sự phát triển của mỗi quốc gia, nó góp phần đáng kể trong việc giúp làm tăng tính sôi động, làm lành mạnh hoá hoạt động kinh doanh và đem lại sự tăng trưởng cho nền kinh tế. Qua đấu thầu ta có thể khai thác triệt để lợi thế so sánh của mỗi doanh nghiệp. Nhờ tính hữu ích của nó mà hầu hết các nước trên thế giới đã và đang tích cực áp dụng vào hoạt động kinh tế. ở Việt Nam cũng vậy, quy chế đấu thầu được ban hành kèm theo nghị định số 43/cp ngày 16 tháng 7 năm 1996 của Chính Phủ nhằm thống nhất quản lý hoạt động đấu thầu trong cả nước, bảo đảm tính đúng đắn, khách quan, công bằng và có tính cạnh tranh trong đấu thầu, để thực hiện các dự án đầu tư trên lãnh thổ nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Theo đó, thuật ngữ “Đấu thầu” được hiểu như sau: “Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu”. Đấu thầu bao gồm các loại sau: - Đấu thầu dự án hoặc từng phần dự án đầu tư - Đấu thầu tuyển chọn tư vấn - Đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị - Đấu thầu thi công xây lắp Đấu thầu dự án hoặc từng phần dự án đầu tư được áp dụng đối với những dự án không cần chia thành các gói thầu, dự án thực hiện theo phương thức xây dựng chuyển giao(BT), dự án thực hiện theo phương thức xây dựng vận hành chuyển giao(BOT). Trong đấu thầu, hồ sơ mời thầu và các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu phải bao gồm đủ các nội dung về đấu thầu tuyển chọn tư vấn, vật tư, thiết bị, xây lắp, vận hành và chuyển giao (nếu có). Đấu thầu dự án thực hiện theo chỉ dẫn được quy định trong một văn bản riêng do bộ kế hoạch và đầu tư chủ trì soạn thảo trình Thủ tướng Chính phủ ban hành. Đấu thầu tuyển chọn tư vấn bao gồm tư vấn chuẩn bị đầu tư, tư vấn thực hiện đầu tư và các tư vấn khác. Với loại hình này, đòi hỏi nhà tư vấn đầu tư và xây dựng phải có chứng chỉ xác định trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án. Phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật về tính đúng đắn, chính xác, khách quan về chuyên môn và hoàn thành công việc theo đúng tiến độ của hợp đồng. Đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị cũng có quy trình gần giống với các loại hình đấu thầu khác. Tuy nhiên, với loại hình này hồ sơ dự thầu sơ tuyển chỉ áp dụng đối với những thiết bị có công nghệ phức tạp, nếu có thì chỉ nêu các yêu cầu chính để lựa chọn nhanh các nhà thầu có đủ điều kiện tiếp tục tham gia đấu thầu. Bên mời thầu phải có trách nhiệm hướng dẫn để các nhà thầu hiểu rõ các yêu cầu của bên mình, các thủ tục sẽ được áp dụng trong quá trình đấu thầu. Những nội dung chủ yếu gồm: mô tả tóm tắt dự án, nguồn vốn thực hiện dự án, năng lực, kinh nghiệm và địa vị pháp lý của nhà thầu, các chứng chỉ, những thông tin liên quan đến nhà thầu trong thời gian từ 5 đến 10 năm trước thời điểm dự thầu, tổ chức thăm hiện trường(nếu có) và giải đáp các câu hỏi của nhà thầu. Đấu thầu thi công xây lắp là một phương thức đấu thầu được áp dụng rộng rãi với hầu hết các dự án xây dựng cơ bản. Đối với các dự án thuộc nhóm A (theo điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng) Thủ tướng Chính phủ giao cho Bộ trưởng, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và thủ trưởng cơ quan thuộc thẩm quyền thực hiện công tác xét duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, kiểm tra, theo dõi chỉ đạo bên mời thầu thực hiện đúng quy chế đấu thầu. 1.2 Khái niệm đấu thầu lắp đặt: Đây là một hình thức đấu thầu thuộc đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị, bởi lẽ hoạt động lắp đặt chỉ được tiến hành khi đã hoàn tất công việc mua sắm. Hình thức đấu thầu này được áp dụng rất rộng rãi, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà ngày càng có nhiều đơn vị kinh doanh có khả năng đáp ứng nhu cầu của cùng một khách hàng, điều này đồng nghĩa với việc khách hàng luôn có quyền chủ động trong lựa chọn nhà thầu có khả năng nhất, phù hợp với những yêu cầu của mình, nhằm đảm bảo tính kinh tế của dự án. Tuy nhiên, đứng ở các góc độ khác nhau sẽ có các cách nhìn khác nhau về loại hình này. - Về phía chủ đầu tư với cương vị như một người đi mua hàng thì đấu thầu là một cách thức tập hợp tất cả các nhà thầu (người bán) có khả năng, để từ đó lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất. Đồng thời buộc nhà thầu phải có trách nhiệm hơn đối với sản phẩm của mình, cả trước và sau khi hoàn tất công việc đấu thầu(mua bán). - Về phía các nhà thầu: Đấu thầu là một hình thức cạnh tranh lành mạnh trong kinh doanh, mà thông qua đó nhà thầu có được cơ hội để thể hiện được những ưu thế của mình với chủ đầu tư. Từ đó, bán được sản phẩm và tăng dần uy tín của mình trên thị trường. - Đứng dưới góc độ quản lý nhà nước: Đấu thầu là một hình thức hợp tác bảo đảm tính pháp lý cao, nó gắn chặt hơn trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên khi tham gia hợp đồng đấu thầu. Tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước trong quản lý các hoạt động buôn bán. Như vậy, đấu thầu cũng giống như việc mua bán. ở đây người bán là các nhà thầu còn người mua là các chủ đầu tư, họ thực hiện giao dịch “mua – bán ” này ngoài việc phải tuân theo một quy định chung của nhà nước, còn phải tuân theo các thoả thuận chung của hai bên. Khi tham gia và giao dịch này, mỗi bên đều cố gắng tìm kiếm những mục đích của riêng họ, Với chủ đầu tư thì họ mong sao sẽ có được những thiết bị có công nghệ hiện đại, có chất lượng tốt để thoả mãn nhu cầu thực tại mà chỉ mất một lượng chi phí tối thiểu. Còn với nhà thầu, họ mong sao sẽ thu được nhiều lợi nhuận nhất từ dự án đồng thời tạo điều kiện để đạt được các mục tiêu Marketing tiếp theo. Ta có thể khái quát nội dung chung của đấu thầu lắp đặt bằng sơ đồ sau: Chủ đầu tư (Bên mua) Các nhà thầu (Bên bán) Chọn nhà thầu (Sản phẩm) Hợp đồng (Trao đổi) Các yêu cầu Năng lực đánh giá Sơ đồ1: Khái quát nội dung đấu thầu lắp đặt Như vậy thực chất của đấu thầu lắp đặt chính là một vụ “mua- bán” đặc biệt giữa nhà thầu (bên bán) và bên mời thầu (bên mua). 2. Nguyên tắc cơ bản được quy định trong tham gia đấu thầu lắp đặt: Cũng như bất cứ một phương thức kinh doanh nào, phương thức kinh doanh theo hình thức đấu thầu đòi hỏi cũng phải có những quy tắc chung cần phải tuân thủ. Những nguyên tắc này, chi phối đồng thời cả hai bên (chủ đầu tư và nhà thầu). Nó bao gồm: - Nguyên tắc công bằng: Nguyên tắc này thể hiện quyền bình đẳng như nhau của các bên tham gia đấu thầu, nó yêu cầu bên mời thầu phải có nghĩa vụ đối xử bình đẳng gắn với quyền lợi của các nhà thầu, được cung cấp lượng thông tin như nhau từ phía chủ đầu tư, được trình bày một cách khách quan ý kiến của mình trong quá trình chuẩn bị hồ sơ cũng như trong buổi mở thầu. Nguyên tắc này là rất quan trọng, nó mang lại lợi ích cho không chỉ nhà thầu mà cả với chủ đầu tư, bởi lẽ nó giúp cho chủ đầu tư lựa chọn được đúng nhà thầu có khả năng thực tế. - Nguyên tắc bí mật: Nguyên tắc này áp dụng chủ yếu với chủ đầu tư, họ phải có nghĩa vụ tuyệt đối giữ bí mật về số liệu, thông tin cho nhà thầu như: Mức giá có thể chấp nhận của chủ đầu tư, mức giá dự thầu (đến khi mở thầu), các trao đổi của các nhà thầu với chủ đầu tư… Bởi nó có liên quan trực tiếp tới quyền lợi của nhà thầu, giả sử như thông tin về mức giá dự thầu hay các điều kiện thực hiện thầu của một nhà thầu nào đó bị bại lộ thì các nhà thầu khác có thể dự thầu với mức giá thấp hơn hoặc cung cấp hơn một dịch vụ nào đấy để tăng khả năng trúng thầu. Mục đích của nguyên tắc này là đảm bảo lợi ích và tránh thiệt hại cho mỗi bên về sau, dù là họ có trúng thầu hay không. - Nguyên tắc công khai: Nguyên tắc này mang tính bắt buộc. Ngoài một số công trình đặc biệt mang tính bí mật quốc gia, còn lại với hầu hết các công trình khác khi có áp dụng đấu thầu chủ đầu tư phải có nghĩa vụ đảm bảo tính công khai về những thông tin liên quan đến dự án trong khi mời thầu và giai đoạn mở thầu, tuy nhiên mức độ công khai rộng hay hẹp tuỳ thuộc vào quy mô của gói thầu. Mục đích của nguyên tắc này cũng là nhằm thực hiện nguyên tắc công bằng (các nhà thầu đều có cơ hội nhận biết thông tin về cuộc đấu thầu như nhau) và thu hút được nhiều hơn các nhà thầu với phương châm tất cả các nhà thầu có khả năng đều có quyền được tham gia, từ đó nâng cao chất lượng của công tác đấu thầu. - Nguyên tắc có đủ năng lực và trình độ Nguyên tắc này đòi hỏi các bên phải có đủ năng lực thực tế về kinh tế, kĩ thuật và tài chính để thực hiện những cam kết khi tham gia đấu thầu, họ phải có nghĩa vụ thể hiện được khả năng thực sự của mình cho chủ đầu tư để họ có những đánh giá sơ bộ về năng lực nhà thầu, một mặt nhằm đảm bảo cho quyền lợi của chủ đầu tư mặt khác để hợp đồng được thực hiện đầy đủ, tránh tình trạng phải dừng lại giữa chừng, làm mất tính hiệu quả của công tác đấu thầu, gây thiệt hại cho bên chủ đầu tư và cho nhà nước. - Nguyên tắc bảo đảm cơ sở pháp lý Nguyên tắc này yêu cầu các bên tham gia đấu thầu trước hết phải có nghĩa vụ tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà nước, bên cạnh đó còn phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy ước chung mà hai bên đã xây dựng trong quá trình đàm phán trên cơ sở những quy định pháp lý đã được ban hành và các thoả thuận chung. Vì nó có liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mỗi bên. Nếu có một sự vi phạm nào đấy thì hai bên hoặc là có thể tự gíải quyết hoặc là có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền đứng ra làm trung gian đại diện cho pháp luật giải quyết những vi phạm đó nhằm bảo đảm lợi ích cho bên bị vi phạm. Qua đó hoặc là bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạm hoặc là buộc phải chấm dứt hợp đồng. 3. Hình thức dự thầu và phương thức đấu thầu: 3.1 Hình thức dự thầu: Việc thực hiện dự thầu có thể được thực hiện theo theo ba hình thức sau đây(theo quy định tại điều 4 của nghị định số 88/1999/NĐ - CP ngày 01 tháng 09 năm 1999): - Đấu thầu rộng rãi Là hình thức không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Bên nhà thầu phải thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng tối thiểu là 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu và ghi rõ các điều kiện, thời gian dự thầu. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp về công nghệ và kĩ thuật, bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ tư cách và năng lực tham gia đấu thầu. Với hình thức này, bên mời thâu sẽ có nhiều cơ hội hơn trong lựa chọn nhà thầu do số lượng nhà thầu tham gia nhiều. Đối với công ty Cát Lâm thì hình thức đấu thầu này vừa thể hiện mặt tích cực vừa thể hiện mặt tiêu cực. Mặt tích cực thể hiện ở chỗ đó là giúp công ty dễ dàng nhận biết được thông tin, vừa có thể dễ dàng tham gia vào đấu thầu, còn mặt tiêu cực đó là tính rộng rãi của loại hình đấu thầu này đã tạo ra một sự cạnh tranh rất gay gắt bởi có rất nhiều đơn vị cùng tham gia vào đấu thầu, điều này cũng có nghĩa là cơ hội trúng thầu của công ty là nhỏ, họ thực sự phải nỗ lực hết sức để tạo ra sức hấp dẫn đối với chủ đầu tư hơn hẳn các đối thủ khác về nhiều mặt. - Đấu thầu hạn chế Đấu thầu hạn chế là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu có khả năng đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Danh sách nhà thầu tham dự phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp nhận. Hình thức này có tần suất xuất hiện rất ít, tuy nhiên khi tham gia đấu thầu thành công thì những dự án như thế này sẽ mang lại danh tiếng cho công ty. Vì có tính hạn chế nên đòi hỏi nhiều từ chính bản thân công ty một sự nỗ lực rất lớn trong việc hoàn thiện năng lực của mình nhất là các mặt như tài chính, kĩ thuật, phải thường xuyên tự bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân để từng bước nâng cao kiến thức chuyên môn. Hình thức đấu thầu này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện sau: + Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. + Các nguồn vốn sử dung yêu cầu phải đấu thầu hạn chế + Do tình hình cụ thể của đấu thầu mà việc đấu thầu hạn chế sẽ mang lại nhiều lợi ích. Ví dụ như với những dự án mà các nhà thầu địa phương có khả năng đáp ứng thì chủ đầu tư sẽ giới hạn phạm tham gia là các nhà thầu địa phương nhằm mục đích giảm đáng kể các khoản chi phí không cần thiết có liên quan đến vận chuyển và công tác bảo trì, bảo dưỡng, duy trì hoạt động sau này. - Chỉ định đấu thầu Chỉ định đấu thầu là hình đặc biệt, được áp dụng theo quy định của điều lệ về quản lý đầu tư và xây dựng đối với các gói thầu sử dụng vốn nhà nước được phép chỉ định thầu. Bên nhà thầu chỉ thương thảo hợp đồng với một nhà thầu, do người có thẩm quyền quyết định đầu tư chỉ định, nếu không đạt được yêu cầu mới thương thảo với nhà thầu khác. Hình thức này chỉ được áp dụng cho các trường hợp đặc biệt sau: + Trường hợp bất khả kháng do thiên tai, được phép chỉ định ngay đơn vị có đủ năng lực để thực hiện công việc kịp thời. Sau đó phải báo cáo Chính phủ về nội dung chỉ định thầu để xem xét phê duyệt. + Gói thầu có tính chất nghiên cứu thử nghiệm, bí mật quốc gia, do Thủ tướng Chính phủ quyết định. + Gói thầu đặc biệt, do Thủ tướng Chính phủ quyết định trên cơ sở các thẩm định của bộ kế hoạch và đầu tư, ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ vốn và các cơ quan có liên quan. Trong báo cáo đề nghị của chỉ định thầu phải xác định rõ ba nội dung sau: * Lý do chỉ định thầu * Kinh nghiệm và năng lực về mặt tài chính và kĩ thuật của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu. * Giá trị và khối lượng đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho chỉ định thầu. 3.2 Phương thức đấu thầu: Để thực hiện đấu thầu, chủ đầu tư có thể áp dụng các phương thức sau theo quy định của cơ chế đấu thầu mới(ban hành cùng nghị định số 88/1999/NĐ-CP). 3.2.1. Đấu thầu một túi hồ sơ(một phong bì) Khi dự thầu theo phương thức này, nhà thầu phải nộp đủ những đề xuất về kĩ thuật, tài chính, giá dự thầu và những điều kiện khác trong một túi hồ sơ chung. Theo hình thức này cả hai nội dung tài chính và kĩ thuật được mở ra và xét cùng một lúc trong quá trình xét thầu. Phương thức này thường áp dụng cho đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp. 3.2.2. Đấu thầu hai túi hồ sơ(hai phong bì) Khi dự thầu theo phương thức này, nhà thầu cần nộp những đề xuất về kĩ thuật và những đề xuất về tài chính trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ đề xuất về kĩ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá, xếp hạng. Nhà thầu được xếp hạng thứ nhất về kĩ thuật sẽ được xem xét tiếp túi hồ sơ đề xuất về tài chính. Trường hợp nhà thầu không đáp ứng yêu cầu về tài chính và các điều kiện của hợp đồng, bên mời thầu phải xin ý kiến của người có thẩm quyền quyết định đầu tư, nếu được chấp nhận mới được mời nhà thầu tiếp theo để xem xét. Hình thức đấu thầu hai túi hồ sơ chỉ được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn. 3.2.3. Đấu thầu hai giai đoạn Phương thức này áp dụng cho những dự án lớn, phức tạp về công nghệ và kĩ thuật hoặc dự án thuộc dạng chìa khoá trao tay. Trong quá trình xem xét, chủ đầu tư có điều kiện hoàn thiện yêu cầu về mặt công nghệ, kĩ thuật và các điều kiện tài chính của hồ sơ mời thầu. - Giai đoạn thứ nhất: Các nhà thầu nộp đề xuất về kĩ thuật và phương án tài chính sơ bộ(chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu, nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kĩ thuật để nhà thầu chính thức chuẩn bị và nộp đề xuất kĩ thuật của mình. - Giai đoạn thứ hai: Bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia trong gia đoạn thứ nhất nộp đề xuất kĩ thuật đã được bổ sung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kĩ thuật và đề xuất đầy đủ các điều kiện tài chính, tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá bỏ thầu để đánh giá và xếp hạng. Phương thức này được áp dụng cho các trường hợp sau: + Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá trị từ 500 tỷ VN đồng trở lên. + Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kĩ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp. + Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay Như vậy, phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ và phương thức đấu thầu hai giai đoạn có những nét tương đồng gần giống nhau nên ta cần có những phân biệt rõ ràng giữa chúng. Điều khác nhau dễ nhận thấy nhất đó là trong phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ thì các đề xuất về kĩ thuật và tài chính đều được nộp cùng một lúc trước thời điểm đóng thầu. Còn ở đấu thầu hai giai đoạn, đề xuất về kĩ thuật được nộp trước và xét trước, nếu đạt yêu cầu mới phải nộp đề xuất về tài chính, có nghĩa là phải có hai thời điểm đóng thầu đối với nhà thầu, một cho nội dung về kĩ thuật và một cho nội dung về tài chính . Sở dĩ phải phân biệt rõ ràng như vậy là nhằm làm tăng hiệu quả của đấu thầu và lựa chọn được nhà thầu tiềm năng nhất, đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu. 4. Văn bản liên quan đến đấu thầu: Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, phương thức đấu thầu ngày càng được áp dụng rộng rãi đối với các công trình mà vốn do nhà nước cấp hoặc do nước ngoài đầu tư hoặc do tư nhân trong nước đứng ra tự bỏ vốn… Tất cả đều được thực hiện trên cơ sở những quy định chung về xây dựng cơ bản mà Chính phủ ban hành cùng với các cơ chế đấu thầu được Bộ xây dựng- cơ quan quản lý Nhà nước về xây dựng cơ bản đã ban hành. Văn bản đầu tiên về quy chế đấu thầu được ban hành từ khi chuyển sang cơ chế quản lý mới là thông tư số 03-BXD/VKT năm 1988 về “hướng dẫn tạm thời thực hiện chế độ đấu thầu trong xây dựng cơ bản”. Ngày 12-2-1990, Bộ xây dựng ban hành quyết định số 24-BXD/VKT về “quy chế đấu thầu xây lắp”. Sau một thời gian thực hiện, ngày 03-03-1994, bộ xây dựng đã ban hành quyết định số 60-BXD/VKT. Ngày 17-06-1996 Chính phủ đã ban hành nghị định 43-CP về “quy chế đấu thầu”. Tuy nhiên, do những yêu cầu mới đặt ra của hoạt động xây dựng nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng ngày 01-09-1999 Chính phủ ban hành nghị định 88/1999/NĐ-CP về “quy chế đấu thầu” Ngày 05-05-2000, Chính phủ tiếp tục ban hành nghị định số 14/2000/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung một số điều của cơ chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999 của Chính phủ. Ngày 26-05-2000, Bộ kế hoạch và đầu tư ban hành thông tư 04/2000/TT-BKH về “hướng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu”. Trên cơ sở thông tư này, một số bộ, ngành khác có liên quan cũng đã ban hành một số thông tư có liên quan đến công tác đấu thầu, ví dụ như ngày 21-03-2001 Bộ tài chính ra thông tư số 17/2001/TT-BTC về “hướng dẫn chế độ quản lý và sử dụng lệ phí thẩm định kết quả đầu tư”. Trên đây là những văn bản pháp quy có giá trị hiện hành, mặc dù còn có nhiều tranh luận xung quanh những văn bản này nhưng có thể khẳng định rằng đó là những cơ sở pháp lý quan trọng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các ngành, các cấp, các cơ quan đơn vị làm công tác quản lý và thực hiện đầu tư xây dựng (bao gồm cả đấu thầu) trong cả nước. Qua việc liệt kê các văn bản này cho thấy chính phủ đã rất quan tâm đến việc hoàn thiện quy chế đấu thầu, không ngừng thay thế bổ sung thêm những quy định mới một mặt tạo điều kiện cho công tác đấu thầu diễn ra tốt đẹp và đạt hiệu quả mặt khác đảm bảo lợi ích cho các bên khi tham gia đấu thầu. Do vậy, công ty cần phải thường xuyên cập nhật đầy đủ những thông tin này để bổ sung kiến thức về đấu thầu cho toàn thể cán bộ công ty, tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ dự thầu khi tham gia đấu thầu. 5. Quá trình tham gia đấu thầu: 5.1 Trình tự tổ chức đấu thầu Theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày01-09-1999 thì tổ chức đấu thầu được thực hiện theo các bước sau: 1, Sơ tuyển nhà thầu (nếu có) 2, Lập hồ sơ mời thầu 3, Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu 4, Nhận và quản lý hồ sơ mời thầu 5, Mở thầu 6, Đánh giá và xếp hạng nhà thầu 7, Trình duyệt kết quả đấu thầu 8, Công bố trúng thầu và kí hợp đồng Ta có thể khái quát trình tự này bằng sơ đồ sau: Sơ tuyển nhà thầu(nếu có) Lập hồ sơ mời thầu Gửi thư hoặc thông báo mời thầu Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu Mở thầu đánh giá xếp hạng nhà thầu Trình duyệt kết quả đấu thầu Công bố trúng thầu-kí hợp đồng Sơ đồ2: Trình tự tổ chức đấu thầu Trên đây là các bước trong quy trình tổ chức đấu thầu được áp dụng chủ yếu cho bên mời thầu. Còn với các nhà thầu khi tham gia vào họ sẽ tập trung ở bước sơ tuyển nhà thầu(nếu có) và bước lập hồ sơ mời thầu. Bộ phận Marketing của công ty sẽ trực tiếp thay mặt công ty tham gia đàm phán thương thuyết, nghiên cứu nắm bắt được những thông tin có liên quan đến những yêu cầu từ phía chủ đầu tư, để từ đó đưa ra được những giải pháp có lợi, thể hiện được năng lực thực tế của nhà thầu trước bên mời thầu. Ngoài ra, bộ phận Marketing của công ty có thể tham gia vào việc tư vấn cho chủ đầu tư về thiết kế các nội dung trong hồ sơ mời thầu nếu như có yêu cầu. Như vậy lòng tin của chủ đầu tư với nhà thầu sẽ được cải thiện, nâng cao khả năng trúng thầu cho nhà thầu. Tại bước công bố trúng thầu và tiến hành ký hợp đồng trong tiến trình tham gia đấu thầu của các bên, tuy là bước cuối cùng nhưng đây cũng là điểm bắt đầu của các công việc tiếp theo mà các bên cần phải làm sau khi hợp đồng được ký kết. Ví dụ như trong hợp đồng kinh tế về bán máy phát điện của công ty TNHH Cát Lâm thì sau khi hợp đồng được ký, công ty phải liên hệ với nhà cung cấp ở nước ngoài để nhập máy về rồi chuyển tới nơi cần đặt máy sau đó lắp đặt, chạy thử và bàn giao cho chủ đầu tư. Dù có trúng thầu hay không, bộ phận Marketing của công ty cũng phải rút ra được những gì đã làm được những gì chưa làm được để có những điều chỉnh kịp thời tạo điều kiện cho những đợt đấu thầu sau. Trên đây là các bước cần phải tiến hành khi tham gia hoạt động đấu thầu mà chính phủ đã ban hành trong nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999, cùng với các văn bản về quy chế quy tắc được ban hành kèm theo. 5.2 Trình tự dự thầu: Công tác dự thầu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Nó bao gồm những công việc liên quan đến quá trình tìm kiếm thông tin và cuối cùng là tham gia vào đấu thầu để ký kết các hợp đồng lắp đặt. Ta có thể nhận thấy, công tác dự thầu là bước khởi đầu cho toàn bộ quá trình kinh doanh tiếp theo, nó có liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Theo quy định tại khoản 2 điều 9 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999 của Chính phủ thì nhà thầu tham gia dự thầu phải đảm bảo các điều kiện sau: - Có giấy đăng ký kinh doanh. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị phức tạp được quy định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký kinh doanh phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất. - Có đủ năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu - Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp tổng công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu, song song với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu(các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Mặc dù việc đấu thầu trong nước và đấu thầu nước ngoài là có khác nhau, nhưng không nhiều, nên có thể khái quát trình tự dự thầu gồm năm bước như sơ đồ sau: Thu thập tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu Tham gia sơ tuyển (nếu có) Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Kết quả hợp đồng thi công Sơ đồ 3: Trình tự các bước dự thầu Bước 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu. Đây là chức năng cơ bản của bộ phận Marketing, mà trực tiếp là phòng kinh doanh của công ty Cát Lâm. Nó bao gồm thông tin về đơn vị mời thầu, đặc điểm gói thầu(đối tượng, số lượng, thời gian, địa điểm…), yêu cầu đối với nhà thầu. Loại thông tin này chủ yếu là phải tự tìm hiểu, có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua báo chí, qua giới thiệu hoặc qua các thông tư từ các bộ ngành có liên quan. Bước 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có). Khi tham gia sơ tuyển công ty Cát Lâm cần phải nộp một bộ hồ sơ giới thiệu về năng lực cho bên mời thầu bao gồm: - Giới thiệu về thiết bị cung cấp - Hồ sơ kinh nghiệm, danh sách khách hàng - Hồ sơ năng lực đảm bảo tài chính - Giấy tờ đảm bảo tính pháp lý Trách nhiệm chính ở bước này thuộc về cán bộ phòng kinh doanh, họ sẽ đại diện cho công ty tham gia sơ tuyển để trả lời hay đáp ứng toàn bộ những yêu cầu đặt ra từ phía nhà sơ tuyển. Vai trò của người làm Marketing chủ yếu là tìm hiểu kĩ những thông tin về gói thầu, về chủ đầu tư để có sự chuẩn bị trước những tình huống mà bên mời thầu sẽ đưa ra, tạo điều kiện cho công tác sơ tuyển, gây được ấn tượng ban đầu đối với nhà mời thầu. Bước 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu. Đây là bước quan trọng tiếp theo công ty cần phải thực hiện sau khi được phép tham gia dự thầu. Công ty sẽ cử cán bộ kinh doanh đi mua một bộ hồ sơ dự thầu do chính đơn vị tổ chức đấu thầu bán, sau đó hoàn thành tất cả các yêu cầu cần thiết mà nội dung bộ hồ sơ yêu cầu. Phòng kinh doanh là nơi sẽ đảm nhận hoàn toàn công việc lập hồ sơ nhưng với sự giúp đỡ của các phòng ban khác. Ví dụ như phòng xuất nhập khẩu sẽ cung cấp Catalog có liên quan đến những đặc tính của máy, phòng kế toán sẽ cung cấp hồ sơ có liên quan đến tình hình tài chính… Người làm Marketing phải tham gia tích cực vào giai đoạn này, họ phải là người đi đầu trong nghiên cứu các thông tin có liên quan đến gói thầu, đến chủ đầu tư, đến đối thủ cạnh tranh để tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, phát huy được những điểm mạnh hơn hẳn so với đối thủ. Bước 4: Nộp hồ sơ và tham gia mở thầu. Sau khi hoàn tất bộ hồ sơ dự thầu, công ty sẽ nộp cho đơn vị tổ chức đấu thầu kèm theo một khoản tiền bảo lãnh dự thầu (nếu có yêu cầu) trước thời gian đóng thầu theo quy định, đồng thời cử cán bộ tới dự hội nghị mở thầu. Trong giai đoạn này, vai trò của Marketing cũng không kém phần quan trọng, họ vẫn tiếp tục tham gia vào công tác tư vấn, giải đáp những thắc mắc của bên mời thầu, đôi khi hồ sơ dự thầu còn có những sai sót cần phải kịp thời sửa chữa và giải thích. Bước 5: Ký kết hợp đồng, khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu phải khẩn trương chuẩn bị để cùng chủ đầu tư thương thảo ký kết hợp đồng kinh tế, triển khai thực hiện dự án theo thời hạn nhất định kể từ khi nhận được thông báo trúng thầu. Việc đàm phán và ký kết này sẽ phù hợp với lợi ích chung của cả hai bên, không trái với những quy định của nhà nước, gây thiệt hại cho đơn vị khác, cho quốc gia. Nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định trong hợp đồng và của nhà nước. Tuy nhiên, với chức năng của mình bộ phận Marketing của công ty sẽ cố gắng để đạt được kết quả tốt nhất về phía mình, nhưng vẫn bảo đảm lợi ích cho bên mời thầu, tạo dựng uy tín với khách hàng. III. Marketing – giải pháp tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu: 1. Vai trò của Marketing trong đấu thầu: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh là không tránh khỏi, nó diễn ra ở bất kì đâu, trong bất kì hình thức kinh doanh nào kể cả trong đầu thầu lắp đặt. Với đặc thù là có một người mua(một gói thầu) nhưng có rất nhiều người bán(nhiều công ty có khả năng) tham gia cung cấp nên cạnh tranh là trực tiếp và rất quyết liệt nhằm giành giật khách hàng. Vì vậy Marketing trở nên có vai trò rất quan trọng, bởi tính thực tế và những hữu ích mà nó mang lại là đáng kể, phù hợp với tình hình thị trường mới. Marketing giúp họ có được cái nhìn đầy đủ về thị trường, về đối thủ cạnh t._.ranh và về nhà đầu tư… Qua đó xác định được ước muốn của khách hàng để cung ứng đúng lợi ích giúp khách hàng hài lòng về sản phẩm. 2. Khái niệm Marketing ứng dụng trong đấu thầu: Marketing trong đấu thầu là hoạt động Marketing hướng tới các cá nhân, tổ chức(chủ yếu là tổ chức) đang có nhu cầu, nhằm tạo ra sự chú ý và ưa thích đối với sản phẩm mà doanh nghiệp mình cung ứng để tiến hành trao đổi, qua đó đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Marketing trong đấu thầu gần giống Marketing trong các lĩnh vực khác. Nó giống nhau đó là đều nhằm mục đích thoả mãn tốt nhất nhu cầu và ước muốn của khách hàng hơn hẳn đối thủ khác, nó chỉ khác ở chỗ đối với sản phẩm tiêu dùng thì người làm Marketing phải tự tạo ra nhu cầu và ước muốn của khách hàng còn trong đấu thầu thì nhu cầu và ước là có sẵn, người làm Marketing chỉ còn phải tìm cách thoả mãn nó thông qua hình thức đấu thầu. 3. Cạnh tranh trong đấu thầu Để hiểu hơn về cạnh tranh trong đấu thầu, chúng ta sẽ xem xét cạnh tranh ở một số khía cạnh sau: 3.1 Bản chất của cạnh tranh trong đấu thầu lắp đặt Đấu thầu lắp đặt cũng phải tuân thủ một cách đầy đủ các bước được quy định trong trình tự đấu thầu, tuy nhiên do đặc điểm của đấu thầu lắp đặt là chỉ có một bên mời dự thầu nhưng có rất nhiều nhà thầu, nên hoạt động cạnh tranh chủ yếu diễn ra ở các nhà thầu và tập trung chủ yếu ở bước sơ tuyển nhà thầu(nếu có) và bước lập hồ sơ dự thầu. Tại bước sơ tuyển nhà thầu(nếu có), nhà thầu phải hoàn thành tài liệu sơ tuyển đúng hẹn bằng việc trả lời tất cả các câu hỏi trong từng bản câu hỏi. Hồ sơ sơ tuyển phải có chữ ký của đại diện có thẩm quyền của nhà thầu hoặc chữ ký của người được uỷ quyền và phải có giấy uỷ quyền kèm theo. Như vậy cạnh tranh ở đây là việc tìm cách đáp ứng được tốt nhất toàn bộ những tiêu chuẩn tối thiểu về kinh nghiệm chung và riêng, năng lực của từng chức năng quản lý, năng lực trang thiết bị, năng lực tài chính… thông qua các câu hỏi trong bản câu hỏi mà bên mời thầu đã đưa ra. Nếu không có bước sơ tuyển nhà thầu cạnh tranh diễn ra tập trung ở lập hồ sơ dự thầu, đây có thể được coi là bước quan trọng nhất, quyết định đến khả năng thắng thầu trong đấu thầu. Cũng giống như bước sơ tuyển nhà thầu, ngoài các tài liệu liên quan đến năng lực nhà thầu, hồ sơ còn phải trú trọng đến đặc tính sản phẩm và những chi phí cần thiết phải bỏ ra để có được nó. Nói chung là là phải tối đa hoá lợi ích cho bên mời thầu. Qua hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ có những đánh giá tổng quát về khả năng của nhà thầu trong việc đáp ứng những đòi hỏi của gói thầu. Như vây, bản chất của cạnh tranh trong đấu thầu là tìm cách để thoả mãn nhu cầu và ước muốn của chủ đầu tư và các bên có liên quan một cách tốt nhất thông qua nội dung yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 3.2 Yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh trong đấu thầu lắp đặt: Quan sát thực tế cho thấy, trong đấu thầu lắp đặt các thiết bị mà cụ thể là máy phát điện thì yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh trong đấu thầu bao gồm: + Mức giá dự thầu, đây là yếu tố đầu tiên cho thấy mức độ phù hợp của hồ sơ dự thầu với những yêu cầu của bên mời thầu. Qua giá cũng có thể cho thấy được phần nào chất lượng của sản phẩm, lợi ích của người đi mua. + Chất lượng sản phẩm là yếu tố giúp bên mời thầu đánh giá được tính tin cậy về việc bảo đảm lợi ích khi sử dụng sản phẩm mà công ty sẽ cung cấp + Dịch vụ khách hàng, đây là yếu tố cho thấy mức độ quan tâm của nhà cung cấp đối với khách hàng cả trước và sau bán. Ngày nay, xã hội càng phát triển, đồi sống của người dân càng cao thì mức độ đòi hỏi của khách hàng về dịch vụ này càng tăng. + Năng lực công ty là yếu tố cho phép bên mời thầu đánh giá được khả năng của nhà thầu trong việc thực hiện gói thầu. Bên cạnh đó còn có một số yếu tố khác như xuất xứ của thiết bị, mối quan hệ giữa nhà thầu và bên mời thầu... Như vậy, cạnh tranh trong đấu thầu cũng giống như các lĩnh vực khác. Các bên khi tham gia cạnh tranh phải có những hoạt động mang tính điều tra về những thông tin có liên quan đến đối thủ như điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu chiến lược… Trên cơ sở đó để có thể đưa gia những quyết định có sức thuyết phục đối với bên mời thầu. CHƯƠNG HAI Thực trạng về hoạt động đấu thầu của công ty tnhh cát lâm I. giới thiệu chung về công ty và một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác đấu thầu của công ty: 1.Sự hình thành và phát triển: 1.1 Sự hình thành và phát triển: Tên công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn Cát Lâm Tên giao dịch Catlam company limited Tên viết tắt Catlam co.ltd Logo của công ty Năm thành lập 1998 Loại hình công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn Ngành, nghề kinh doanh hiện nay: Công ty chuyên buôn bán tư liệu sản xuất, buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng, đại lý mua bán kí gửi hàng hoá, dịch vụ thương mại, buôn bán lắp đặt thiết bị y tế, thiết bị viễn thông, hàng điện lạnh, buôn bán hàng nông lâm sản, buôn bán máy phát điện, máy công cụ, thang máy và các vật tư máy móc thiết bị khoa học kĩ thuật, sản xuất lắp ráp, buôn bán máy điều hoà, mấy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp: Máy cày, máy kéo, máy thu hoạch, máy tuốt lúa, máy xay sát. - Tổng số vốn điều lệ hiện nay: 2.500.000.000 (hai tỉ năm trăm triệu đồng) - Tổng số thành viên tham gia góp vốn: Sáu người - Danh sách và phần trăm góp vốn của các thành viên: Stt Tên thành viên Nơi dăng kí hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức Giá trị vốn góp (đồng) Phần vốn góp (%) 1 Phạm thị hồng hải P11, k2b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, hà Nội 675.000.000 27 2 Nguyễn trung hà P27, k2b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – FPT, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội 675.000.000 27 3 Nguyễn việt hùng P28, k3b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội 725.000.000 29 4 Nguyễn hùng sơn P202, b5 khu tt Mai Động, phường Mai Động, quận Hai Bà Trưng Hà Nội 375.000.000 15 5 Nguyễn thanh P105 c2 khu tt Tân Mai, phường Tân Mai quận Hai Bà Trưng Hà Nội 25.000.000 1 6 Hoàng hải vân P3 a14 phường Thịnh Quang quận Đống Đa Hà Nội 25.000.000 1 Nguồn: Đăng ký kinh doanh của công ty - Địa chỉ trụ sở chính hiện nay: số 89 Thái Hà phường Trung Liệt quận Đống Đa thành phố Hà Nội. Điện thoại: 5371792/5371793 Fax: 5371823 Email: catlam@fpt.vn - Tên, địa chỉ chi nhánh: địa chỉ: số 45 Hoàng Sa, phường Đakao, quận 1 thành phố Hồ Chí Minh. - Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức Danh: chủ tịch hội đồnh thành viên kiêm giám đốc Họ và Tên: nguyễn việt hùng Giới tính: nam Ngày Sinh:11/04/1967 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu số: 011326223 Ngày cấp: 26/09/2001 nơi cấp: công an Hà Nội Nơi dăng kí hộ khẩu thường trú: P28, k3b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Chỗ ở hiện tại: P28, k3b khu tt công ty phát triển đầu tư công nghệ – fpt, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội. 1.2 Mốc phát triển và những thay đổi trong quá trình hoạt động: Từ năm 1998 đến nay, công ty không ngừng phát triển. Điều đó thể hiện thông qua một số lần thay đổi ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và trụ sở giao dịch như sau: + Thay đổi lần một: Ngành nghề kinh doanh được bổ sung như sau: Bổ sung buôn bán, lắp đặt thiết bị y tế, thiết bị viễn thông hàng điện lạnh. Trụ sở kinh doanh được chuyển đến: Số 6 nhà B3b đường Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội (các thay đổi trên có thông báo thay đổi số 00307/02 ngày07/03/2000 của công ty) + Thay đổi lần hai: Ngành nghề kinh doanh được bổ sung: Bổ sung buôn bán hàng nông, lâm sản(có thông báo số 19/cl ngày 07/06/2000 của Công ty). + Thay đổi lần ba: Trụ sở giao dịch chuyển đến số 89 Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội(có thông báo số 34/CL ngày 30/12/2000 của Công ty). +Thay đổi lần bốn: Bổ xung thêm ba thành viên vào Công ty: Vốn điều lệ tăng thêm: 1.990.000.000 đồng Nâng tổng số vốn điều lệ của công ty thành 2.500.000.000 đồng (các thay đổi trên có thông báo số 56/CL ngày 02/04/2001 của Công ty) + Thay đổi lần năm: Thay đổi điều lệ công ty theo lụât doanh nghiệp được hội đồng thành viên thông qua ngày20/06/2002 Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Bổ sung thêm buôn bán máy phát điện, máy công cụ, thang my, máy công cụ và các thiết bị khoa học kĩ thuật. (các thay đổi trên có thông báo số 199 ngày 26/06/2002 của công ty). 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Trước tình hình kinh tế đất nước hiện nay, khi mà chủ trương trong chính sách kinh tế của Chính phủ là khuyến khích sự tham gia hoạt động của các thành phần kinh tế tư nhân, bởi tính linh hoạt và khả năng thích nghi cao của loại hình công ty này rất phù hợp với cơ chế thị trường mới, thì sự thành lập của công ty là thích hợp. Với vai trò như là một đại lý, một trung gian giữa các nhà sản xuất máy phát điện nổi tiếng trên thế giới với người tiêu dùng Việt Nam. Công ty thường đứng ra nhận thầu lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng các máy phát điện có công suất từ 5 – 3000kva cho tất cả các công trình trên khắp cả nước. Ngoài chức năng chính là cung cấp máy phát điện mới 100% công ty còn thực hiện các nghiệp vụ như mua lại các máy phát điện cũ đã qua sử dụng và bán lại cho đơn vị khác khi họ có nhu cầu, đồng thời thực hiện các hoạt động như bảo trì bảo dưỡng cho khách hàng. 3. Đặc điểm về sản xuất kinh doanh: Là công ty TNHH, có quy mô nhỏ cả về vốn và nhân sự nên lĩnh vực công ty lựa chọn là hoạt động thương mại và dịch vụ. Hiện tại công ty kinh doanh về máy phát điện là chủ yếu, không có nhà máy sản xuất chế tạo, công ty chủ yếu hợp tác làm ăn với các đối tác nước ngoài là những nhà sản xuất có tên tuổi để mua máy của họ sau đó về bán cho các khách hàng trong nước theo các dự án. Đây là đặc điểm cơ bản về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 4. Đặc điểm về bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh trong công ty: Trong bối cảnh chung của nền kinh tế Việt Nam còn nhiều khó khăn và thử thách đối với các lĩnh vực kinh doanh song công ty Cát Lâm đã thu được những kết quả đáng khích lệ. Điều này đã khẳng định sự lựa chọn đúng đắn về phương hướng chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh của mình với phương châm “không ngừng đổỉ mới để phát triển” công ty đã có những cải cách mạnh mẽ về cơ cấu tổ chức, về chất lượng phục vụ và nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng thành viên trong công ty. Bên cạnh đó việc đầu tư mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị văn phòng cũng được quan tâm đáng kể. 4.1 Cơ cấu tổ chức trong công ty: Tổng giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng hànhchính Phòng tài chính-kế toán Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật Phòng dự án Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức công ty 4.2 Đặc điểm về vốn và tài chính: + Tổng số vốn thời điểm bắt đầu hoạt động: 2.500.000.000 đồng (hai tỷ năm trăm triệu đồng) + Cơ cấu tài sản: Cơ cấu tài sản của công ty 3 năm gần đây Đơn vị: đồng Stt Danh mục 2000 2001 2002 1 Tổng tài sản có 4.507.704.519 6.092.933.068 10.568.744.515 2 Tài sản lưu động 4.172.382.987 5.639.744.146 8.974.516.478 3 Tổng tài sản nợ 4.567.704.519 6.092.993.068 10.568.744.515 Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính - Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm trở lại đây: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000 Đơn vị: đồng Chi tiêu Mã số Năm trước Năm nay Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 - Tổng doạnh thu Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu - Các khoản giảm trừ(03=05+06+07 +Giảm giá hàng bán +Hàng bán bị trả lại +Thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế xuất khẩu phải nộp 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp(20=10-11) 4.Chi phí bán hàng 5.Chi phí quản lí doanh nghiệp 6.Lợi nhuận thuần từ hoật động kinh doanh (30=20-(21+22)) 7.Thu nhập từ hoạt động tài chính 8.Chi phí hoạt động tài chính 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính(40=31-32) 10.Các khoản thu nhập bất thường 11.Chi phí bất thường 12.Lợi nhuận bất thường(50=41-42) 13.Tổng lợi nhuận trước thuế (60=30+40+50) 14.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15.Lợi nhuận sau thuế 01 02 03 05 06 07 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 70 80 8.879.339.519 8.879.339.519 8.105.201.926 774.128.593 781.754.761 -7.626.168 4.374.822 4.374.822 12.741.748 12.741.748 9.492.402 3.037.568 6.454.834 8.879.339.519 8.879.339.519 8.105.201.926 774.128.593 781.754.761 -7.626.168 4.374.822 4.374.822 12.741.748 12.741.748 9.492.402 3.037.568 6.454.834 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2000 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2001 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã Số Năm trước Năm nay Lữy kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 - Tổng doạnh thu Trong đó:doanh thu hàng xuất khẩu - Các khoản giảm trừ(03=05+06+07) +Giảm giá hàng bán +Hàng bán bị trả lại +Thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế xuất khẩu phải nộp 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp(20=10-11) 4.Chi phí bán hàng 5.Chi phí quản lí doanh nghiệp 6.Lợi nhuận thuần từ hoật động kinh doanh (30=20-(21+22)) 7.Thu nhập từ hộat động tài chính 8.Chi phí hoạt động tài chính 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính(40=31-32) 10.Các khoản thu nhập bất thường 11.Chi phí bất thường 12.Lợi nhuận bất thường(50=41-42) 13.Tổng lợi nhuận trước thuế (60=30+40+50) 14.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 15.Lợi nhuận sau thuế 01 02 03 05 06 07 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 70 80 14.787.351.766 14.787.351.766 13.709.755.279 1.077.596.487 1.033.651.236 43.945.251 12.164.586 12.164.586 56.109.837 17.955.147 38.154.690 14.787.351.766 14.787.351.766 13.709.755.279 1.077.596.487 1.033.651.236 43.945.251 12.164.586 12.164.586 56.109.837 17.955.147 38.154.690 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2001 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước 1 2 3 4 1.Doanh số 2.Giá vốn hànghóa 3.Chi phí quản lí kịnh doanh 4.Chi phí tài chính 5.Lợi nhuận từ hoạt động tài chính(20=11-12-13-14) 6.Lãi khác 7.Lỗ khác 8.Tổng lợi nhuận kế toán 9.Các khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN 10.Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN(50=30-40) 11.Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 12.Lợi nhuận sau thuế(70=50-60) 11 12 13 14 20 21 22 30 40 50 60 70 25.203.809.974 23.048.468.541 1.889.672.917 163.828.434 65.840.082 5.766.963 71.607.045 71.706.045 22.914.254 48.692.791 14.787.351.766 13.709.755.279 1.033.651.236 43.945.251 12.164.586 56.109.837 56.109.837 17.955.147 38.154.690 Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2002 Nhận xét: Theo kết quả thống kê trên về tình hình tài chính của công ty trong ba năm gần đây nhất ta thấy doanh thu hàng năm liên tục tăng, điều này cũng có nghĩa là lợi nhuận sau thuế của công ty cũng liên tục tăng, cụ thể như sau: Tỉ trọng lợi nhuận hàng năm Năm 2000 2001 2002 Lợi nhuận(đồng) 6454834 38154690 48692791 Tỉ trọng 7% 41% 52% Bảng tổng kết đánh giá kết quả kinh doanh trong 3 năm Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 tăng so với 2002 Năm 2002 tăng so với 2001 Doanh thu 8879339519 5908012247(66.5%) 10416458208(70.4% Lợi nhuận sau thuế 6454834 31699856(491.1%) 10538101(27.6%) Nguồn: Tổng hợp từ 3 bảng trên Như vậy doanh thu của công ty tăng đều hàng năm, còn lợi nhuận sau thuế tăng mạnh vào năm 2001(491.1%) nhưng lượng tăng giảm dần trong năm 2002(27.6%). Điều này cho thấy công ty đã có những nỗ lực rất lớn và luôn hoàn thiện hơn chiến lược kinh doanh của mình nhằm thoả mãn tốt nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, trước tình hình kinh doanh hiện nay, khi mà trên thị trường ngày càng xuất hiện thêm nhiều đối thủ mới, cũng có nghĩa là sức ép cạnh tranh ngày càng lớn và tinh vi hơn. Ngoài ra, cùng với sự phát triển của xã hội là sự tăng lên về mặt tri thức trong nhân dân, ngày càng có nhiều yêu cầu, đòi hỏi lớn hơn về sự hoàn thiện, hoàn hảo của công nghệ, về mặt tác động, ảnh hưởng đối với xã hội đặc biệt là môi trường sống xung quanh chúng ta. Tất cả những điều này đã gây nên những khó khăn không nhỏ đối với hoạt động kinh doanh của công ty. 4.3 Cơ sở vật chất kĩ thuật: + Nhà xưởng, máy móc thiết bị, công cụ kĩ thuật: Danh sách máy móc thiết bị, công cụ kỹ thuật: Tên thiết bị Số lượng Sở hữu Máy ép thuỷ lựcYH41-100C Máy cuốn tôn W11-6x 2000 Máy xọc B504D Máy tiện vạn năng CW6136B/3000 Máy phay vạn năngXA6132 Máy khoan cần Z3040 Máy khoan bàn Z4016 Pa lăng xích 3,5 tấn Máy cắt hơi Máy hàn điện Máy khoan kim loại kiểu đứng Máy khoan bê tông Thước thăng bằng Máy mài cầm tay Máy nén khí Máy rút tán đinh Bộ cờ lê chòng 10-30 Bộ cờ lê tuýp 10-26 Bộ chòng 2-10 Bộ cờ lê lục giác Tô vít đóng Búa nhựa Thước cặp Kìm tháo phanh Kìm kẹp đầu cốt thuỷ lực Kìm kẹp đầu cốt cơ khí Kìm điện vạn năng Kìm cách điện Đồng hồ am pe kìm Đồng hồ mêgô mét Ocilo scope kenwood 100mhz Máy đo xung sintron doner Máy đo siêu âm branson Máy đo độ ồn 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc 2 chiếc 1 bộ 1bộ 1 chiếc 5 chiếc 5 chiếc 1 chiếc 2 chiếc 1 chiếc 2 bộ 4 bộ 2 bộ 2bộ 2 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1chiếc 2 chiếc 8 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1chiếc 1 chiếc 1 chiếc 1 chiếc Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Nguồn: Báo cáo tài sản + Phương tiện vận chuyển: Danh sách phương tiện vận chuyển Bộ bánh tháo lắp động cơ Thanh ray thép chữ U120 Xe cẩu Xe chở hàng Con lăn sắt Xe tải 4,5-5 tấn Xe nâng đặt thiết bị Bộ tó dùng để nâng kích 4 bộ 6 thanh 1 xe 2 xe 8 chiếc 2 chiếc 2 chiếc 1 bộ Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Sở hữu Thuê Sở hữu Sở hữu Nguồn: Báo cáo tài sản 4.4 Tình hình lao động: + Số lượng lao động: Hiên tại, công ty có tổng số tất cả 36 cán bộ công nhân viên. + Cơ cấu tổ chức và trình độ học vấn: Lĩnh vực Tên Tuổi Học vấn Chức vụ Quản lý chung Nguyễn Việt Hùng 35 ĐH Tổng giám đốc Phụ trách dự án Nguyễn Hùng Sơn Vũ Tiến Cường Ngô Hồng Vân 39 30 39 ĐH ĐH ĐH Giám đốc P.giám đốc P.giám đốc Kỹ thuật Phan Văn Sáu Trần Hải Sơn Triệu Thế Sơn Đào Xuân Chính Dương TrườngGiang 30 30 50 50 30 ĐH ĐH ĐH ĐH ĐH TP. kỹ thuật CV. kỹ thuật CV. kỹ thuật CV. kỹ thuật CV. kỹ thuật Kinh doanh Nguyễn Tích Hiển Đinh Duy Long Lê Nhân Đức Nguyến Thành Long Bùi Văn Việt 27 28 27 25 25 ĐH ĐH ĐH ĐH ĐH TP. Kinh doanh CB.Kinh doanh CB.Kinh doanh CB.Kinh doanh CB.Kinh doanh Kế toán tài chính Trần Thị Hương Nguyễn Đình Phong Vũ Thị Vân Anh Nguyễn Thị Huyền 29 28 25 24 ĐH ĐH ĐH CĐ Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên Nhân viên Hành chính Nguyễn Hữu Dũng Lê Anh Tuấn Hoàng Hải Vân Nguyễn Thị Ngọc Hoàng Thu Huyền 32 24 24 31 24 PTTH ĐH ĐH ĐH PTTH Lái xe Hành chính Hành chính Hành chính Hành chính Kế hoạch về tuyển mộ và phát triển lao động: Trong chính sách phát triển của mình, Công ty cũng rất trú trọng đến vấn đề phát triển nguồn lao động, không ngừng bổ sung thêm nguồn lao động có chuyên môn mới. Với đội ngũ cán bộ kỹ sư công nhân có kĩ thuật cao chuyên đảm nhận các công việc như lắp đặt, vận hành các thiết bị, máy móc. Do đặc điểm nguồn gốc của sản phẩm chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài nên công ty tìm đến các nhà sản xuất có tên tuổi, uy tín và đánh giá được thị trường của nhà cung cấp. Đầu tư kinh phí cho cán bộ kĩ thuật đến tận nơi sản xuất thiết bị nghiên cứu nắm bắt về kĩ thuật, công nghệ của thiết bị, tham quan những thiết bị đang hoạt động ở những nơi khác nhau. Từ đó công ty tiến tới làm chủ về kĩ thuật đảm bảo cho việc lắp đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng về sau. Lãnh đạo công ty cũng thường xuyên tổ chức những chuyến viếng thăm để không ngừng nâng cao mối quan hệ với nhà sản xuất, làm tốt các tiêu chuẩn về thương mại, cử cán bộ sang đàm phán để đạt những điều kiện tối ưu về phía mình, nắm bắt được các thủ tục tiến trình các bước về thương mại, đảm bảo tốt các điều kiện về bảo hành, cung cấp phụ tùng thay thế… 4.5 Đặc điểm tổ chức kinh doanh: * Cơ cấu tổ chức của phòng kinh doanh: Hiện tại, phòng kinh doanh của công ty có quy mô còn rất nhỏ, số cán bộ nhân viên của phòng còn ít (5 người) trong đó một người là trưởng phòng và bốn người còn lại là cán bộ. Trưởng phòng Cán bộ kinh doanh Cán bộ kinh doanh Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh Trưởng phòng là người có chức vụ cao nhất trong phòng nên cũng là người đại diện duy nhất trong phòng trước toàn thể công ty. Nhiệm vụ của trưởng phòng là xây dựng kế hoạch kinh doanh chung dựa trên cơ sở tình hình kinh doanh của các năm và thông tin báo cáo từ các cán bộ kinh doanh cấp dưới. Từ đó đưa ra chỉ tiêu doanh số cần phải đạt được hàng tháng, hàng quý hay hàng năm, đồng thời phân phối chỉ tiêu đó cho từng cán bộ kinh doanh. Cuối mỗi giai đoạn kinh doanh, trưởng phòng phải tiến hành công tác đánh giá kết quả của từng thành viên trong phòng và của chung cả phòng, từ đó có các chế độ thưởng, phạt cụ thể đối với từng thành viên, đồng thời có các đánh giá chung nếu đã tốt thì cần phải phát huy còn nếu chưa tốt thì cần phải rút ra kinh nghiệm và đề ra các biện pháp khắc phục. Các cán bộ kinh doanh là những người cấp dưới trực tiếp thực hiện các kế hoạch chỉ tiêu mà trưởng phòng đưa ra, chuẩn bị báo giá và cách thức trao đổi về giá trước khi đi chào hàng, chuẩn bị kỹ thuật và phương pháp làm thầu, thường xuyên phải đi công tác, tiến hành gặp gỡ tiếp xúc với khách hàng và bán hàng. Qua đó phải thường kì báo cáo kết quả và tình hình thị trường, tiến độ thực hiện kế hoạch đề ra, đưa ra những nhận xét chung về tình hình thực hiện, những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện, đề xuất những kiến nghị yêu cầu giúp đỡ… cùng trưởng phòng đề xuất các giải pháp các chiến lược kinh doanh mới, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, mang lại uy tín và lợi nhuận cho công ty, đưa công ty ngày càng phát triển. Tuy nhiên, không chỉ riêng gì phòng kinh doanh mà ngay cả ban giám đốc của công ty cũng là những cán bộ rất tích cực tham gia vào công việc kinh doanh, vừa trực tiếp kinh doanh vừa tạo điều kiện cho các cán bộ kinh doanh. Như ta thấy, phòng kinh doanh có thể được coi là bộ mặt của công ty, bởi lẽ phòng này là cầu nối để đưa sản phẩm của công ty đến được với khách hàng, trong đó mỗi cán bộ kinh doanh phải thương xuyên nắm bắt thông tin về khách hàng, liên hệ tiếp xúc trức tiếp với khách hàng, chào hàng giới thiệu với khách hàng về sản phẩm của mình, tư vấn thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình. Khi khách hàng có quyết định mua sản phẩm của mình thì đàm phán với khách hàng về các điều khoản cần phải có trong hợp đồng kinh tế để hai bên đi đến thống nhất chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra còn phải thường xuyên liên hệ, phối hợp với các phòng khác như đã nói ở trên. Trong tương lai, do nhu cầu ngày càng tăng của thị trường và nhu cầu mở rộng quy mô của công ty, phòng kinh doanh nói riêng, toàn công ty nói chung đang có nhu cầu tuyển thêm cán bộ. * Quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác trong công ty được thể hiện thông qua chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban: + Phòng dự án: Chức năng chính của phòng này là xây dựng lên các dự án cụ thể trên cơ sở thông tin tổng hợp hàng năm về kế hoạch mua hàng của các khách hàng, hợp tác chặt chẽ với phòng kinh doanh để lập nên các chương trình hành động nhằm tăng tính hiệu quả trong thiết lập mối quan hệ với khách hàng, đặc biệt là những khách hàng truyền thống, hỗ trợ hoạt động bán hàng bằng việc duy trì thường xuyên liên lạc với khách hàng. + Phòng xuất nhập khẩu: Chức năng chính của phòng này là tạo mối quan hệ mật thiết và thường xuyên trao đổi hợp tác với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài, có thề cả doanh nghiêp trong nước, nhằm thực hiện các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu, mua bán vận chuyển hàng hoá. Nghiệp vụ này chỉ được tiến hành khi phòng kinh doanh và phòng dự án hoàn thành xong công việc chính là giao dịch với khách hàng và bán được hàng. Điều này hơi trái với quy luật thông thường là phải nhập hàng trước rồi mới bán hàng, sở dĩ như vậy là do công ty chưa có khả năng nhập khẩu hàng hoá về trước, một mặt là do công ty chưa đủ năng lực về tài chính, mặt khác công ty chưa có kho bảo quản hàng dự trữ. + Phòng kĩ thuật: Nhiệm vụ chính của phòng này là thực hiện các thao tác về kĩ thuật như tư vấn thiết kế cho chủ đầu tư về vị trí đặt máy, lựa chọn nguyên vật liệu, hướng dẫn về sử dụng, ngoài ra còn thực hiện các dịch vụ sau bán hàng như bảo trì, sửa chữa… Bởi vì tất cả các công việc này chỉ có những người có chuyên môn mới thực hiện được. Công việc của phòng này chỉ được tiến hành khi phòng kinh doanh đã kí hợp đồng kinh tế và giao máy đến cho chủ đầu tư, đôi khi trong quá trình chào hàng, đàm phán, thương lượng với khách hàng nếu như có nhu cầu, cán bộ kinh doanh vẫn có thể yêu cầu cán bộ kĩ thuật cùng tham gia. + Phòng tài chính kế toán: Chức năng chính của phòng kế toán là thực hiện các nghiệp vụ kế toán như phối hợp cùng phòng kinh doanh để tiến hành thu tiền từ các hợp đồng đã kí với khách hàng sau khi phòng kĩ thuật đã tiến hành xong thao tác kĩ thuật bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra còn thực hiện chiết khấu cho khách hàng, liên hệ với ngân hàng thực hiện các giao dịch với đối tác, các bảo lãnh khi tham gia nộp hồ sơ dự thầu, kế toán về các khoản chi tiêu của doanh nghiệp, các bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo tài chính, lưu chiểu tiền tệ, nói chung là các hoạt động có liên quan đến tiền. II. Thực trạng về hoạt động đấu thầu của công ty TNHH Cát Lâm: Công ty TNHH Cát Lâm là một doanh nghiệp tư nhân, tuy mới tham gia hoạt động trên thị trường máy phát điện chưa lâu, nhưng cũng đã tham gia và thành công rất nhiều cuộc đấu thầu, đã cung cấp một số lượng lớn máy phát điện, với đủ loại khác nhau, đa dạng cả về công suất lẫn nguồn gốc xuất xứ. Sở dĩ có được kết quả như vậy là bởi công ty luôn coi trọng công tác đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng. 1. Công tác mua hồ sơ dự thầu: Trước khi có hoạt động đấu thầu, cán bộ kinh doanh của công ty thường rất trú trọng đến việc thu thập thông tin có liên quan đến các dự án, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị có kế hoạch mua máy phát điện. Để từ đó thường xuyên liên hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đó bản năng lực công ty. Hoạt động này rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của công ty sau này. Khi có thông báo mời thầu công ty sẽ cử cán bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu không có điều kiện đến tận nơi công ty có thể mua thông qua đường bưu điện. Giá của một bộ hồ sơ thường từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng. Tất cả những chi phí có liên quan đến công tác mua hồ sơ thầu thường được tính vào phí công tác của cán bộ và sẽ được công ty thanh toán sau khi làm giấy thanh toán. 2. Công tác lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng. Song song với việc mua hồ sơ dự thầu, công ty đồng thời tiến hành nghiên cứu thu thập những thông tin liên quan đến dự án như: - Chủ đầu tư, chủ quản đầu tư, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chính. - Nguồn vốn và quy mô dự án. Điều này là rất cần thiết đối với công ty khi tham gia thầu dự án. Nó có liên quan đến mức giá, đến loại thiết bị mà công ty sẽ dự thầu. - Các đối thủ sẽ tham gia vào dự án để từ đó có những đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của họ. Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thác thế mạnh của công ty hơn so với các đối thủ khác cùng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của công ty. 2.1 Lập hồ sơ dự thầu. Sau khi mua được hồ sơ dự thầu, công ty sẽ xem xét các điều kiện của gói thầu được nói rõ trong nội dung của hồ sơ thầu. Có thể gồm: Khả năng công ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chính, catalogue, các chứng chỉ liên quan, bảo đảm về pháp lý, điều kiện thanh toán, bảo hành, biện pháp thi công, tiến độ thi công, có thể kèm theo danh sách một số khách hàng… Nói chung là phải bảo đảm đầy đủ. Thông thường để hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiên và quan trọng là cán bộ công ty sẽ nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu để có những quyết định đúng đắn khi lập hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu xem xét đánh giá lựa chọn nhà thầu. Do vậy đòi hỏi ở công ty phải đầu tư kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều, nói chung là cả chi phí về vật chất và chi phí về tinh thần. Ngoài những chi phí cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, công ty có thể gặp phải những rủi ro không thể tránh khỏi trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ban lãnh đạo công ty thường phân tích rất kĩ những rủi ro có thể gặp phải đồng thời tìm ra giải pháp để khắc phục nó. 2.2 Nộp hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ được cán bộ công ty gửi đến hội đồng xét thầu đúng thời gian quy định. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp hoặc gián tiếp qua đường bưu điện, miễn là bảo đảm về mặt thời gian. Thông thường các dự án quy định mở xét thầu cách ngày đóng thầu là một đến hai ngày, đặc biệt là các dự án ở các tỉnh ngoài Hà Nội nên cán bộ của công ty thường trực tiếp đưa hồ sơ dự thầu đến tận nơi, sau đó nghỉ trọ lại để chờ ngày mở thầu. 2.3 Thời gian đánh giá Thời gian và thời điểm mở thầu được ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu sẽ được mở công khai trước sự chứng kiến của các bên tham gia dự thầu, cán bộ của công ty cũng luôn có mặt trong buổi mở thầu để chứng kiến, ghi lại toàn bộ những chi tiết có liên quan đến công tác mở thầu, các thông tin về hồ sơ của các bên tham gia dự thầu như mức giá dự thầu của đối thủ, loại máy mà đối thủ dự thầu, chế độ bảo hành, các dịch vụ kèm theo… từ đó tập hợp thành những tài liệu hỗ trợ cho công ty trong việc đánh giá về đối thủ, để có những chính sách đối phó thích hợp hơn sau này. 2.4 K._.