Bộ máy Kế toán, công tác hạch toán Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Thực hiện đường lối đổi mới toàn diện của Đảng, công tác quản lý Kinh tế nói chung, Hạch toán Kế toán - Hệ thống Thông tin và kiểm tra các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan, nói riêng cũng đã có sự thay đổi cơ bản. Điều đó đã góp phần quan trọng vào những thành quả to lớn của đất nước ta gần 20 năm qua. Hiện nay, để tiếp tục đẩy mạnh phát triển kinh tế trong xu thế toàn cầu hoá – Xu thế tất yếu của thời đại, đòi hỏi công tác tổ chức hoạch toán kế toán, với vai trò là một công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý của các nhà quản trị, các nhà đầu tư, nhà nước phải càng được xem trọng và không ngừng cải biến hoàn thiện. Qua đợt kiến tập kế toán tại Công ty CP Xây Dựng Số 1 Hà Nội đã tạo điều kiện giúp em tiếp cận thực tế, nắm bắt cách thức tổ chức cũng như những thay đổi về hạch toán kế toán nói riêng, quản lý kinh tế nói chung tại Doanh nghiệp. Trên cơ sở đó củng cố kiến thức đã học và cung cấp những hiểu biết cơ bản, phục vụ thiết thực cho việc học tập các môn học chuyên ngành kiểm toán tại Trường. Với sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ công tác tại phòng Kế Toán, Phòng Tổ chức, các cấp lãnh đạo của Công ty và cô giáo Ths Nguyễn Hồng Thúy đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập này. Do kinh nghiệm bản thân chưa nhiều và thời gian hạn chế nên em mong được sự chỉ bảo của thày cô để em sẽ hoàn thành báo cáo này một cách tốt nhất có thể. Em xin cảm ơn! Nội dung Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 - Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là doanh nghiệp hạng I có tiền thân là Công ty kiến trúc Hà Nội trực thuộc Bộ xây dựng được thành lập năm 1958. Năm 1960 được Bộ xây dựng đổi tên thành Công ty kiến trúc khu Nam Hà Nội. Năm 1977 đổi thành Công ty xây dựng số 1 trực thuộc Bộ xây dựng, năm 1982 trực thuộcTổng Công ty Xây dựng Hà Nội và tháng 12 năm 2005 được chuyển thành Công ty cổ phần Xây dưng số 1 Hà Nội theo quyết định số 1820/QĐ-BXD ngày 23/09/2005 của Bộ xây dựng. Công ty có trụ sở tại số 59-phố Quang Trung, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Là 1 đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và vật liệu xây dựng, công ty chủ động với mọi kế hoạch và quá trình kinh doanh cũng như việc kí kết các hợp đồng kinh tế. Công ty trực tiếp thực hiện các khoản thu nộp vào ngân sách Nhà nước. Hiện nay về tổ chức công ty gồm có: + Chi nhánh xây dựng: 17 (16 chi nhánh tại Hà Nội, 1 chi nhánh tại Miền Nam) + Trung Tâm tư vấn xây dựng: 1 +Ban chủ nhiệm công trình: 2 +Đội xây dựng trực thuộc Công ty: 3 +Ban quản lý dự án: 1 +Phòng ban nghiệp vụ Công ty: 6 Về cơ cấu cán bộ công nhân viên: Tổng số lao động hợp đồng dài hạn với Công ty là 762 người (trong đó nữ là 166 người, chiếm 21, 78%), trong đó : + Cán bộ quản lý :116 người + Cán bộ khoa học kĩ thuật: 221 người + Cán bộ chuyên môn nghiệp vụ :110 người + Nhân viên hành chính :17 người + Công nhân kỹ thuật và lao động: 301 người Ngoài ra, mỗi công trình Công ty còn thuê một số lượng lớn lao động ngắn hạn Là một doanh nghiệp được xếp loại I, có bề dày kinh nghiệm trong xây dựng, có lực lượng cán bộ kĩ thuật cao, đội ngũ công nhân xây dựng lành nghề cùng trang thiết bị máy móc hiện đại, trong thời gian qua Công ty đã nhận thầu và hoàn thành bàn giao nhiều công trình đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật cao, giá thành hợp lý được người sử dụng hài long. Một số công trình nổi bật của Công ty đã và đang xây dựng có thể kể đến là: Các công trình công cộng như : Nhà Ga Hà Nội Trụ sở văn phòng quốc hội UBND thành phố Hà Nội Trụ sở ban Việt kiều Trung ương Hội trường Ba Đình. Cải tạo và trùng tu Nhà hát lớn. Các công trình trụ sở : Trụ sở văn phòng Tổng công ty xây dưng Hà Nội. Trung tâm thương mại Đại Hà. Tháp trung tâm Hà Nội. Trụ sở VIETCOMBANK. Trụ sở bộ công an. Cụm cảng hàng không phía Bắc. Nhà xuất bản giáo dục. Trụ sở Viện kiểm soát nhân dân tối cao. Các công trình giáo dục, y tế, văn hoá thể thao : Đại học Y khoa Hà Nội. Bệnh viện Hữu Nghị, Bệnh viện Việt Đức… Đài truyền hình Việt Nam. Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh. Nhà hát tuổi trẻ. Rạp xiếc Trung ương. Được thành lập từ năm 1958 nên Công ty có thời gian dài hoạt động trong cơ chế cũ, khi bước sang thời kì đổi mới tất yếu không tránh khỏi những khó khăn để thích nghi với cơ chế mới. Hơn nữa, việc chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần cuối năm 2005 đã làm thay đổi hình thức sở hữu và công tác quản lý Công ty đồng thời những biến động trên thế giới và khu vực những năm gần đây về chiến tranh, khủng bố, thiên tai song thần và đặc biệt là cuộc khủng khoảng tiền tệ khu vực 1998-1999 đã ảnh hưởng không nhỏ đến sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước nói chung và công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội nói riêng. Tuy vậy, dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ, Giám đốc Công ty và tinh thần phấn đấu đoàn kết thống nhất của tập thể cán bộ CNV, Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội đã từng bước kiện toàn tổ chức, sắp xếp đổi mới nâng cao chất lượng cán bộ và năng lực sản xuất, mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh, do vậy quá trình sản xuất của Công ty luôn duy trì ổn định và phát triển đều qua các năm. Điều này được biểu hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu sau: Năm GTSXKD (Triệu đồng) Doanh thu (Triệu đồng) Nộp NS (Triệu đồng) Lợi nhuận (Triệu đồng) Thu nhập BQ (Nghìn đồng) 1995 56. 277, 5 31. 833, 0 2. 991, 0 1. 954, 2 640, 0 1996 110. 477, 0 50. 135, 5 3. 027, 0 2. 114, 0 700, 0 1997 160. 418, 0 53. 900, 0 3. 200, 0 2. 488, 8 750, 0 1998 108. 890, 0 64. 140, 0 3. 340, 0 690, 0 654, 0 1999 137. 640, 0 85. 510, 0 5. 010, 0 770, 0 950, 0 2000 194. 040, 0 83. 510, 0 7. 070, 0 810, 0 1. 135, 0 2001 315. 740, 0 185. 220, 0 9. 210, 0 1. 740, 0 1. 284, 0 2002 400. 100, 0 287. 230, 0 14. 970, 0 3. 840, 0 1. 458, 0 2003 653. 000, 0 530. 000, 0 20. 860, 0 9. 700, 0 1. 750, 0 2004 780. 055, 0 583. 458, 0 32. 000, 0 11. 000, 0 1. 920, 0 2005 1. 064. 818, 0 692. 178, 0 42. 729, 0 11. 200, 0 2. 135, 0 Qua kết quả các chỉ tiêu kinh tế trên cho thấy trong 10 năm đổi mới, Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội đã không ngừng phát triển, khẳng định trong cơ chế thị trường và đã đạt được những thành tích cao. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. + Xây dựng công trình dân dụng và công trình công nghiệp đến nhóm A + Xây dựng các công trình kĩ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp + Thi công đường dây điện và trạm biến thế + Xây dựng công trình giao thông đường bộ, cầu, cống, cầu dẫn … + Xây dựng các công trình thuỷ lợi, kênh mương, bến cảng … + Trang trí nội ngoại thất, lắp đặt thiết bị cơ-điện-nước công trình + Tư vấn và thiết kế quy hoạch khu dân cư, đô thị, khu công nghiệp + Thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp và nội ngoại thất + Kiểm định các dự án, các bản thiết kế… + Thẩm định các dự án, các bản thiết kế … + Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, đồ gỗ … + Kinh doanh bất động sản 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực XDCB, là nghành sản xuất vật chất quan trọng mang tính công nghiệp, nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền KTQD. Sản phẩm của Công ty là các công trình, vât kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài…Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán, quá trình sản xuất phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. Mặt khác, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện khác lại phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất phức tạp. Ngoài ra, sản phẩm xây lắp còn một số đặc điểm nữa như: sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá đấu thầu; thời gian từ lúc khởi công đến lúc đưa vào sử dụng kéo dài, thường chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau;các sản phẩm xây lắp phải được bảo hành bỏi các nhà thầu … Hiện nay trong cơ chế mới để được xây dựng các công trình Công ty phải tham gia dự thầu. Đây là giai đoạn đầu tiên nhưng mang tính quyết định cho thị trường đầu ra. Nó đòi hỏi Công ty phải cạnh tranh với các đơn vị khác, phải lập hồ sơ dự thầu với các chỉ tiêu sao cho tối ưu nhất. Do đó các công việc đều phải được giao khoán theo các chỉ tiêu dự toán cho các đội sản xuất thi công tại các công trình dưới sự giám sát của các phòng ban trên công ty. Bên cạnh sự tác động của đặc điềm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức sản xuất, hạch toán kế toán các yếu tố đầu vào còn chịu sự ảnh hưởng của quy trình công nghệ. Có thể khái quát quy trình xây dựng 1 công trình của công ty như sau : Đấu thầu nhận hợp đồng công trình Lập dự toán công trình Tiến hành hoạt động xây lắp Giao nhận hạng mục công trình hoàn thành Duyệt dự toán công trình hoàn thành Thanh lý hợp đồng giao nhận công trình 1.4. Đặc điểm bộ máy quản lý. Trước đây Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội là 1 doanh nghiệp Nhà nước, nay chuyển sang hình thức công ty cổ phần ( Nhà nước giữ cổ phần chi phối, vốn Nhà nước chiếm 50, 1%) nên về bộ máy quản lý có sự thay đổi lớn. Đứng đầu công ty, quyết định mọi vấn đề có tính chiến lược là Hội đồng Quản trị. Mô hình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là: trực tuyến tham mưu- quản lý theo nghành dọc. Đây là mô hình phù hợp với yêu cầu xản xuất kinh doanh tong cơ chế thị trường, phù hợp với khả năng cán bộ quản lý của công nhân viên. Theo mô hình này Tổng giám đốc trực tiếp lãnh đạo chung, đồng thời có 3 Phó tổng giám đốc (PTGĐ hành chính quản trị, PTGĐ kinh tế, PTGĐ kỹ thuật) giúp việc và mỗi người quản lý dọc theo các lĩnh vực khác nhau. Công ty có các phòng ban chức năng ( phòng kế hoạch, phòng kĩ thuật, …)tham mưu, cố vấn cho Tổng giám đốc trong việc lãnh đạo công ty nhưng đồng thời chịu sự điều hành của từng Phó tổng giám đốc. Các xí nghiệp, đội thi công được Tổng giám đốc trực tiếp phân cấp quyền hạn phụ trách các công trường cụ thể. Mọi quyết định đều do Tổng giám đốc đưa ra sau khi đã tham khảo ý kiến của các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng không được ra mệnh lệnh cho các đội xây dựng nhưng có thể hướng dẫn họ về nghiệp vụ chuyên môn. Công ty có 6 phòng ban chức năng có vai trò, nhiệm vụ khác nhau. a. Phòng Kỹ thuật - Quản lý thi công b. Ban bảo hiểm lao động công ty. c. Phòng kinh tế thị trường. d. Phòng kế hoạch đầu tư e. Phòng tổ chức lao động hành chính công ty . f. Phòng kế toán tài chính Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc tổ chức bộ máy kế toán của công ty; tổ chức ghi chép, ánh trung thực mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời tham mưu giúp cho Tổng giám đốc tổ chức triển khai, thực hiện công tác tài chính, hạch toán kế toán theo điều lệ công ty và pháp luật Nhà nước; kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo quy chế quản lý tài chính của công ty và theo luật kế toán của Nhà nước. Nhiệm vụ : Đối với công tác Tài chính: Tham mưu cho lãnh đạo công ty thực hiện quyền quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài sản … của Nhà nước và các cổ đông và đề xuất với Tổng giám đốc các biện pháp và nội dung thực hiện theo đúng điều lệ tổ chức hoạt động của công ty và pháp luật của Nhà nước. Tham mưu cho lãnh đạo công ty thực hiện quyền chuyển nhượng, thay thế cho thuê…. Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc thực hiện liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần …và huy động vốn đảm bảo nguyên tắc phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Quản lý, thực hiện việc trích lập các quỹ của công ty theo quy định của Nhà nước. Quản lý mọi hoạt động thu chi, tổ chức cấp phát, thanh toán đúng đắn, đầy đủ, kịp thời mọi nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong quá trính SXKD của công ty. Đối với công tác Hạch toán kế toán : Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ vốn, tài sản hiện có và quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức kiểm kê (đánh giá lại ) vật tư, tài sản và xác định kết quả kiểm kê vật tư, tài sản; tham mưu cho lãnh đạo công ty việc xử lý kết quả kiểm kê. Lập và gửi các báo cáo kế toán đúng quy định của Nhà nước. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, quy định tài chính kế toán của Nhà nước và của cấp trên trong toàn công ty. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp lệnh kế toán đối với các đơn vị trực thuộc. Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nước. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Tæng Gi¸m §èc Phã tG§ KH §t XN gia c«ng c¬ khÝ Xn méc néi thÊt Xn x©y dung 101 Phã tG§ Dù ¸n Phã tG§ Tµi chÝnh Phã tG§ Thi c«ng Phßng Tc- kt Phßng TC - HC Phßng KH - ®t Phßng kt-tt Ban Atbhl® Phßng Kttc XN §iÖn n­íc XNXD h¹ tÇng XNXD sè 1 XNXD sè 2 XNXD sè 3 Tt t­ vÊn xd Ban ql c¸c dô ¸n nhµ Ban chñ nhiÖm vµ §Éi thi c«ng Xn x©y dung 102 Xn x©y dung 103 Xn x©y dung 105 Xn x©y dung 106 Xn x©y dung 108 H§ Qu¶n trÞ Ban kiÓm so¸t Phần 2 Đặc điểm bộ máy kế toán, công tác hạch toán kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty CP xây dựng số 1 Hà Nội là 1 doanh nghiệp lớn, độc lập, có tổ chức nhiều xí nghiệp và đội xây dựng, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Đồng thời Công ty có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng. Vì vậy, để phù hợp và hiệu quả, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thống nhất để thực hiện các giai đoạn và phần hành. Các đơn vị trực thuộc không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng mà chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Kế toán ở các xí nghiệp, các đội xây dựng có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép kinh phí vật tư tiếp nhận phục vụ thi công thống, tập hợp, hàng tháng tổng hợp nhập, xuất vật tư cho các công trình. Đồng thời có trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu, hoá đơn … sau đó chuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng kế toán của Công ty ( theo định kỳ hàng tháng). Kế toán Công ty sẽ căn cứ vào các chứng từ này để ghi chép vào các sổ sách cần thiết. Ở phòng kế toán trung tâm, công việc đươc phân công, mỗi cán bộ kế toán thường chịu trách nhiệm hạch toán ở một hay một số nghiệp vụ kinh tế nhất định. Các kế toán phần hành quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin, thực hịên sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm đối với từng công trình, từng đơn vị trực thuộc và toàn bộ Công ty. Các kế toán phần hành có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kì chung ngoài báo cáo phần hành. Quan hệ giữa các cán bộ kế toán phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp, không phải quan hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo. Mặt khác các kế toán phần hành sẽ nhận sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng, không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Đây là mô hình kế toán phù hợp với các yêu tố khách quan của công ty về cả không gian hoạt động, kỹ thuật, quy mô, cơ chế quản lý… Phân công lao động kế toán. Ngoài các cán bộ kế toán làm việc tại các đơn vị trực thuộc để hạch toán ban đầu quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì ở phòng kế toán Công ty, cơ cấu nhân sự được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện 2 chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Đồng thời điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty; thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước. Kế toán thanh toán tiền mặt(TK 111), tiền tạm ứn(TK 141), phải trả khách hang(TK 331), tiền lương phải trả(TK 334), theo dõi danh sách cổ đông. Kế toán thanh toán tiền gửi, tiền vay ngắn hạn, dài hạn ngân hàng; tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn(TK 112, 311, 144, 244, 138, 341, 342) Kế toán các khoản trích lập dự phòng(TK 129, 139, 159, 229), các khoản phải thu khách hàng(TK 131), doanh thu, các khoản phải nộp ngân sách(TK 133, 333, 511, 515) Kế toán phải thu, phải trả nội bộ(TK 136, 336), chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn(TK 142, 242), TSCĐ hữu hình, vô hình(TK 211, 212, 213, 214), các khoản góp vốn liên doanh, liên kết(TK222), các khoản phải trả, phải nộp khác(338.3,… ,338.8). Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ(TK 152, 153), thủ quỹ, quản lý kho tải liệu Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản(TK 241), quản lý các dự án sau đầu tư Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành( TK 154, 621, 622, 623, 627); xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh(TK 641, 642, 632, 635,421,711, 811, 911); theo dõi nguồn vốn kinh doanh(TK 411), các quỹ, các khoản nợ khác(TK 414, 415, 431, 335.1,… ,335.8) Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy kế toán KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tt tiÒn mÆt, tiÒn t¹m øng, ph¶I tr¶ kh¸ch hµng, tiÒn l¬ng vµ theo dâi danh s¸ch cæ ®«ng. KÕ to¸n tt tiÒn göi, tiÒn vay ng¾n, dµi h¹n, tiÒn ký quü, ký cîc ng¾n, dµi h¹n. KÕ to¸n c¸c kho¶n trÝch lËp dù phßng, ph¶I thu kh¸ch hµng, ph¶I nép ng©n s¸ch, doanh thu. KÕ to¸n ph¶I thu, ph¶I tr¶ néi bé, tsc®, gãp vèn liªn doanh, ph¶I tr¶, nép kh¸c KÕ to¸n vËt t, ccdc, thñ quü, ql kho tµi liÖu KÕ to¸n §Çu t xd c¬ b¶n, qu¶n lý c¸c dù ¸n sau ®Çu t. KÕ to¸n tËp hîp chi phÝ tÝnh gi¸ thµnh, x® kªt qu¶ sxkd, theo dâi nguån vèn kd, c¸c quü. KÕ to¸n c¸c xn, ®éi xd trùc thuéc 2.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Do hoạt động xây lắp có những đặc điểm riêng biệt khác với các nghành sản xuất khác nên tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị xây lắp nói chung, Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội nói riêng cũng có nhiều đặc điểm riêng biệt khác với các loại hình khác. Đầu tiên có thể thấy sản phẩm xây lắp thường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, vì vậy đối tượng tính giá thành là các hạng mục công trình, các giai đoạn công việc đã hoàn thành. Từ việc xác định đối tượng tính giá thành sẽ xác định được phương pháp tính giá thành thích hợp, có thể là phương pháp tính trực tiếp, phương pháp tổng cộng chi phí, phương pháp hệ số hoặc tỉ lệ …Cũng do sản phẩm xây lắp không sản xuất đồng loạt, thời gian sản xuất dài nên đối tượng hạch toán chi phí là các công trình, hạng mục công trình hoặc nhóm các hạng mục công trình. Bên cạnh đó, để có thể quản lý tiết kiệm, hiệu quả ( do sản phẩm xây lắp thường diễn ra trong thời gian dài, trong điều kiện thời tiết thay đổi lại phải di chuyển nhiều các phương tiện sản xuất …) đòi hỏi phải lập dự toán cho quá trình sản xuất. Để có thể so sánh kiểm tra chi phí sản xuất xây lắp thực tế phát sinh với dự toán, chi phí sản xuất xây lắp được phân loại theo chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Ngoài việc xuất hiện them khoản mục chi phí máy thi công thì ở nội dung các khoản mục chi phí cũng có nhiều điểm khác biệt. Có thể nói rằng công tác kế toán trong các đơn vị xây lắp phức tạp hơn trong các loại hình sản xuất khác. Đối với Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội, công tác kế toán trong 1 đơn vị xây lắp nói chung đã được vận dụng cụ thể trên các mặt khác nhau nhằm phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. 2.2.1. Việc vận dụng chế độ chứng từ Là 1 doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp nhân nên theo nguyên tắc chung mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thông tin về kết quả cũng như chứng minh tính hợp pháp thông qua hệ thống chứng từ. Hệ thống chứng từ sử dụng tại doanh nghiệp được chia thành 5 chỉ tiêu theo quyết định của Bộ Tài chính: Lao động và tiền lương Hàng tồn kho Bán hàng Tiền tệ Tài sản cố định Lao động và tiền lương: Để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, BHXH và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời để cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung có liên quan, doanh nghiệp đã sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc trên, Công ty con sử dụng thêm các chứng từ mang tính hướng dẫn như: Phiếu báo làm them giờ, hợp đồng giao khoán. - Hàng tồn kho: được sử dụng nhằm mụch đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng vật tư, sản phẩm làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dung, dự trữ vật tư và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như :Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì… - Bán hàng: nhằm mụch đích theo dõi chặt chẽ doanh thu bán hàng và làm cơ sở ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan. Hoá đơn Giá trị gia tăng Hoá đơn thu mua hàng - Tiền tệ: dung để theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt, ngoại tệ …và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ : Phiếu thu Phiếu chi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Để hợp lý hoá và theo dõi chi tiết hơn doanh nghiệp còn sử dụng 1số loại chứng từ như: Giấy đề nghị tạm ứng, Biên lai thu tiền… - Tài sản cố định: nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp phát, tài sản cố định thuê ngoài…đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo hợp đồng liên doanh. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ tài sản cố định Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành 2.2.2. Việc vận dụng chế độ tài khoản kế toán Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn. Bởi vậy, để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dung rất nhiều tài khoản khác nhau, nhiều tài khoản chi tiết mới đảm bảo phản ánh chính xác và toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên thực tế phải tuỳ vào điều kiện của doanh nghiệp về: loại hình hoạt động, nhu cầu quản lý đối với từng mặt, số lượng và trình độ cán bộ kế toán, mức độ hiện đại của máy móc thiết bị ứng dụng cho công tác kế toán…để lựa chọn tài khoản cho phù hợp trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành. Đối với Công ty cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội thì hệ thống tài khoản sử dụng tại đơn vị về cơ bản là giống hệ thống kế toán Việt Nam. Hơn nữa do hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên ở danh mục tài khoản hàng tồn kho mà chủ yếu là ở các tài khoản phản ánh tình hình nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ đã được Công ty chi tiết rất cụ thể thành nhiều tiểu khoản. Điều này giúp cho quản lý hiệu quả hơn, giảm tình trạng thất thoát tài sản, đồng thời đảm bảo quá trình dự trữ đáp ứng được cả về số lượng và chất lượng của từng loại nguyên, vật liệu cụ thể. Cụ thể, Công ty áp dụng hệ thống TK theo quyết định 1141/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. Công ty sử dung các TK sau: TK 111 , 112 , 131 , 133 , 136 , 138 .. .. TK 211 , 214 , 241.. .. .. TK 311 , 331 , 336 , 338 .. .. .. TK 421 , 431 , 441.. .. TK 621 , 622 , 627 , 632 , 623 , 511 , 911.. 2.2.3. Việc vận dụng chế độ sổ kế toán Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Tương ứng với hình thức kế toán nhật ký chung, Công ty có các loại sổ kế toán chủ yếu là: sổ Nhật ký chung; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Do công ty có số lượng cán bộ kế toán lớn, mỗi người được phân công phụ trách một vài phần hành nhất định nên việc ghi sổ kế toán chi tiết sẽ do kế toán chi tiết từng phần hành đảm nhiệm. Còn sổ kế toán tổng hợp sẽ do kế toán tổng hợp ghi chép. Điều này tạo điều kiện cho việc luân chuyển chứng từ từ nơi phát sinh chứng từ đến nơi ghi sổ kế toán được dễ dàng, tránh tạo ra hiện tượng nhầm lẫn hay thiếu sót trong việc ghi sổ. Để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán, phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích, kiểm tra Công ty đã mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Thẻ kho (ở kho vật liệu) Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Thẻ tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, với Ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh Về sổ kế toán tổng hợp, để phù hợp với việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại doanh nghiệp và đặc biệt là để có thể sử dụng tối đa tiện ích của hệ thống máy tính hiện đại, Công ty đã lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung. Theo nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên do đối tượng về tiền có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, doanh nghiệp đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt thu tiền, chi tiền. Như vậy doanh nghiệp đã sử dụng các sổ kế toán tổng hợp là :nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền và sổ cái. Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dung làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, nghiệp vụ nào xảy ra trước thì ghi trước và nghiệp vụ nào xảy ra sau thi ghi sau. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toàn phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan. Nếu các nghiệp vụ liên quan đền tiền thì hằng ngày căn cứ vào các phiếu thu, chi kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt thu tiền hoặc chi tiền. Để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung nữa. Định kỳ 10 ngày tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dung để lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức nhật ký chung: Chøng tõ gèc Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ, thÎ KT chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ nhËt ký ®Æc biÖt Ghi Chó: Ghi h»ng ngµy: Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú: Quan hÖ ®èi chiÕu: 2.2.4. Việc vận dụng chế độ báo cáo tài chính Mọi công việc ghi chép sổ sách hàng ngày của kế toán với mục đích lưu trữ, quản lý, phân tích, đánh giá thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào cuối kỳ. Tuỳ theo yêu cầu quản lý và điều kiện doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có chế độ báo cáo kế toán khác nhau và mỗi chu kỳ kế toán dài hay ngắn cũng khác nhau. Có doanh nghiệp 1 tháng, 1 quý, 6 tháng hay 1 năm tiến hành lập báo cáo tài chính 1 lần. Tại Công ty c, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo từng quý. Còn báo cáo quản trị được lập theo tháng với những báo cáo thông thường. Còn đa số các báo cáo quản trị được lập vào cuối quý và cuối năm. Theo chế độ kế toán, báo cáo tài chính mà hàng năm doanh nghiệp cần lập gồm 3 biểu mẫu báo cáo là: Bảng cân đối kế toán. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải lập một phụ biểu để gửi thêm cho cơ quan thuế là: Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Báo cáo tài chính được lập theo biểu mẫu do Bộ Tài chính quy định và gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm: Cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ quan thống kê. Cơ quan thuế. Về quy định lập báo cáo tài chính, cuối năm khi niên độ kế toán kết thúc, kế toán tiến hành tập hợp số liệu trên các sổ sách kế toán. Kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt đồng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảng thuyết minh báo cáo tài chính về các vấn đề như: hình thức sỡ hữu vốn, lĩnh vực kinh doanh, những ảnh hưởng quan trong đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong năm báo cáo, các chính sách kế toán tại doanh nghiệp, và chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước được lập để gửi thêm cho cơ quan thuế. Đây là bảng theo dõi về số thuế tăng trong năm, số thuế đã nộp trong năm và số thuế còn phải nộp tính đến cuối năm tài chính. Báo cáo này được kế toán doanh nghiệp lập dựa trên sổ sách kế toán theo dõi trên tài khoản 133 và tài khoản 333, ngoài ra còn dựa trên thông báo nộp thuế mà cơ quan thuế gửi đến hàng tháng. Ngoài các báo cáo tài chính ra, cuối mỗi tháng doanh nghiệp còn phải lập cac báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị được lập và gửi cho giám đốc điều hành và hội đồng quản trị. Hàng tháng, kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày. Thông qua báo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tích các khoản thu, chi. Báo cáo phân tích các khoản thu được sử dụng để phân tích các khoản thu theo các chỉ tiêu: Thu từ các khoản bán hàng trong tháng. Thu nợ của khách hàng Thu từ các khoản khác. Báo cáo các khoản chi được sử dụng để phân tích các khoản chi tiêu trong tháng, bao gồm các chỉ tiêu: Chi mua nguyên vật liệu. Chi trả nợ người bán từ kỳ trước. Chi trả lương công nhân viên trong tháng. Chi tiền điên, nước, điện thoại, fax. Các khoản chi khác như: chi vận chuyển bốc dỡ, chi thuê thử nghiêm, chi thăm hỏi ốm đau… Còn vào cuối năm tài chính, các báo cáo quản trị được lập khá nhiều. Nó bao gồm các báo cáo về mọi tài sản có trong doanh nghiệp tính đến cuối năm. Ví dụ như: báo cáo về tình hình sử dụng tổng quỹ lương trong năm tài chính; báo cáo công nợ với người mua, người bán chi tiết theo đối tượng; báo cáo TSCĐ cuối kỳ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại; báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh trong năm; kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tiếp theo… Như vậy, ngoài những báo cáo tài chính cần phải lập theo quy định của Bộ Tài chính vào cuối năm tài chính, doanh nghiệp đã sử dụng các báo cáo khác cho phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào._.