Biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh tại khách sạn Holidays - Hà Nội

ăng nhanh cả về số lượng và chất lượng, các dịch vụ ngày càng được nâng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kinh doanh du lịch đã đảm bảo hiệu quả kinh tế- chính trị- xã hội, an ninh, an toàn, đóng góp vào ngân sách nhà nước, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hoá dân tộc. Tuy nhiên, với chính sách mở cửa trong nền kinh tếthị trường có sự hoạt động kinh doanh của nhiều thành phần kinh tế đã đặt kinh tế đối ngoại nói chung và du lịch nói riêng trước một cuộc cạnh tranh gay gắt. Những năm gần đây, các ban ngành đoàn thể, công ty trách nhiệm hữu hạn, tư nhân và đối tác nước ngoài đổ xô vào liên doanh để kinh doanh khách sạn- du lịch với hy vọng đạt được lợi nhuận cao ở lĩnh vực này đã làm cho số lượng công ty tham gia kinh doanh khách sạn- du lịch tăng đột biến làm mất cân đối giữa cung và cầu, chất lượng phục vụ chưa cao, trình độ kinh doanh thấp, hiệu quả kinh doanh giảm sút. Do vậy mục tiêu được đặt lên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp kinh doanh khách sạn- du lịch chính là vấn đề làm thế nào để kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất trong thị trường mà cạnh tranh diễn ra ngày một gay gắt hơn giữa các doanh nghiệp khách sạn- du lịch với nhau. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải linh hoạt thích ứng với cơ chế mới, phải tính đến hiệu quả ngay từ trong chiến lược và phương án kinh doanh thì mới có thể tồn tại và phát triển trong xu thế cạnh tranh khắc nghiệt này. Vì vậy, vấn đề đưa ra là áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh là cần thiết và việc tiết kiệm chi phí ở đây là giảm chi phí trên cơ sở không ngừng đẩy mạnh doanh thu, nâng cao văn minh phục vụ người tiêu dùng. Chỉ trên cơ sở đó các đơn vị kinh doanh khách sạn- du lịch mới thực sự nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Với những lý do trên, trong quá trình thực tập nghiên cứu tình hình kinh doanh tại khách sạn Holidays- Hà Nội em chọn đề tài “ Biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh tại khách sạn Holidays- Hà Nội”. Mục đích nghiên cứu hệ thống lý luận về tiết kiệm chi phí đồng thời qua nghiên cứu để phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của khách sạn bằng những chỉ tiêu kinh tế khác nhau nhằm đưa ra một số ý kiến đề xuất dựa trên phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích thông kê… Do thời gian có hạn chuyên đề chỉ tập trung nghiên cứu về chi phí kinh doanh và sử dụng chi phí có hiệu quả khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn Holidays- Hà Nội. Nội dung của chuyên đề bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về chi phí trong kinh doanh khách sạn. Chương 2: Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng chi phí tại khách sạn Holidays- Hà Nội. Chương 3: Một số biện pháp tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế tại khách sạn Holidays- Hà Nội. Chương I: Cơ sở lý luận về chi phí trong kinh doanh khách sạn. Khách sạn và kinh doanh khách sạn. Khái niệm: Khách sạn là cơ sở phục vụ lưu trú phổ biến đối với mọi khách du lịch. Chúng sản xuất, bán và trao cho khách du lịch những dịch vụ, hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu của họ về chỗ ngủ, nghỉ ngơi, ăn uống, chữa bệnh, vui chơi giải trí… phù hợp với mục đích và động cơ của chuyến đi. Chất lượng và sự đa dạng của dịch vụ hàng hoá trong khách sạn xác định thứ hạng của nó. Mục đích hoạt động là thu được lợi nhuận. Tuy nhiên, cùng với sự nâng cao không ngừng đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân cũng như sự phát triển mạnh mẽ của du lịch, hoạt động kinh doanh khách sạn ngày càng phong phú, đa dạng, từ đó làm giàu thêm nội dung của khái niệm khách sạn. Xu hướng phát triển của khách sạn là không ngừng tăng các dịch vụ bổ sung. Đặc điểm: Ngoài những đặc điểm giống kinh doanh du lịch: Sự trùng lặp về thời gian và địa điểm trong sản xuất, tiêu dùng hàng hoá và dịch vụ, tính thời vụ… kinh doanh khách sạn có những đặc điểm quan trọng sau: - Dung lượng vốn lớn: các doanh nghiệp khách sạn- du lịch đều cần phải có một số tư liệu lao động nhất định như: Khách sạn, Môten, Restaurant, Snackbar, hoặc Camping kinh doanh, các trang thiết bị dụng cụ, phương tiện vận chuyển… ngoài những tư liệu lao động , doanh nghiệp còn cần có nguyên liệu, hàng hoá phục vụ cho kinh doanh, tiền mặt dùng cho chi phí… - Dung lượng lao động lớn bao gồm: lao động kinh doanh ăn uống, lao động kinh doanh lưu trú, lao động kinh doanh các dịch vụ khác và lao động quản lý. - Sự biệt lập tương đối lớn của từng cơ sở kinh doanh: trong khách sạn cơ sở vật chất kỹ thuật gồm các công trình phục vụ lưu trú, ăn uống, giải trí và các khu vực bổ trợ như: giặt là, nhà kho, bãi để xe… các cơ sở này nằm ở các khu vực khác nhau, có sự biệt lập tương đối nhưng vẫn đảm bảo mối liên hệ chức năng giữa các bộ phận, các phòng ban, khu vực. - Tính sẵn sàng đón tiếp và phục vụ khách trong mọi thời gian: sản phẩm của khách sạn- du lịch là dịch vụ nên sản xuất và tiêu dùng xảy ra đồng thời, việc tổ chức lao động theo ca do vậy có thể phục vụ khách 24/24. Các loại hình kinh doanh khách sạn: - Khách sạn: là cơ sở lưu trú bảo đảm tiêu chuẩn chất lượng và tiện nghi cần thiết phục vụ khách du lịch lưu trú, đáp ứng một số yêu cầu của khách về nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các dịch vụ khác. - Motel: là cơ sở lưu trú được xây dựng gần đường giao thông với kiểu kiến trúc thấp tầng bảo đảm các dịch vụ phục vụ lưu trú cho khách du lịch đi bằng phương tiện vận chuyển, có dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận chuyển cho khách. - Làng du lịch: là cơ sở lưu trú bao gồm quần thể các ngôi nhà, các biệt thự và bangalon được quy hoạch, xây dựng với các tiện nghi và dịch vụ phục vụ cho sinh hoạt, nghỉ ngơi và vui chơi giải trí cần thiết cho khách du lịch. - Khu Camping: là khu vực được quy hoạch có trang thiết bị phục vụ khách du lịch đến cắm trại, nghỉ ngơi, có chỗ để phương tiện vận chuyển của khách. - Bangalon: là cơ sở lưu trú được làm bằng gỗ hoặc các vật liệu nhẹ khác theo phương pháp lắp ghép đơn giản, bangalon có thể làm riêng lẻ hoặc thành dãy, thành cụm. Thường được xây dựng trong các khu nghỉ mát, vùng biển, vùng núi hoặc làng du lịch. - Biệt thự: là nhà kiên cố có phòng khách, phòng ngủ, bếp, chỗ để phương tiện giao thông, sân, vườn phục vụ khách du lịch lưu trú. - Căn hộ cho thuê: là nhà có đủ tiện nghi cần thiết phục vụ khách du lịch lưu trú. 1.2 Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp khách sạn. 1.2.1Khái niệm: Ngành du lịch là ngành hoạt động mang tính chất đặc thù, với các chức năng của mình ngành được coi là một ngành sản xuất, vừa được coi là ngành lưu thông và vừa được coi là ngành dịch vụ. Nó phục vụ về các nhu cầu ăn, ngủ, vui chơi, tham quan, giải trí và cung cấp cho khách hàng những hàng hoá thông tin cần thiết. Trong quá trình thực hiện các chức năng đó, các doanh nghiệp khách sạn du lịch đòi hỏi phải bỏ ra một lượng hao phí lao động nhất định, trong nền kinh tế thị trường, mọi chỉ tiêu đều được thể hiện dưới hình thái tiền tệ. Do vậy có thể hiểu chi phí của doanh nghiệp khách sạn du lịch là toàn bộ những hao phí lao động xã hội cần thiết (hao phí lao động sống và lao động vật hoá) để phục vụ cho quá trình sản xuất, lưu thông, tổ chức tiêu dùng các sản phẩm ăn uống dịch vụ biểu hiện dưới hình thái tiền tệ (trừ trị giá nguyên vật liệu). 1.2.2 Đặc điểm của chi phí trong doanh nghiệp khách sạn- du lịch: Các khoản chi phí trong doanh nghiệp khách sạn- du lịch đều được biểu hiện ra bằng tiền, có những chi phí được biểu hiện trực tiếp bằng tiền như: trả lương, trả tiền điện nước, chi phí vận tải… và cả những chi phí bằng hiện vật được quy ra tiền như: hao phí về tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng, hao hụt nhiên liệu hàng hoá… Chi phí trong doanh nghiệp khách sạn- du lịch đó là những hao phí lao động xã hội cần thiết được xã hội thừa nhận, nó được công nhận qua người tiêu dùng, qua thị trường. Đó là sản phẩm dịch vụ tạo ra có tiêu thụ được hay không? Những chi phí sử dụng cao hay thấp sẽ quyết định đến việc kinh doanh có lãi hay không có lãi? Doanh nghiệp đứng vững trên thị trường hay không? Chi phí trong doanh nghiệp khách sạn- du lịch phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh , nhưng chỉ biểu hiện cụ thể sau khi quá trình kinh doanh kết thúc. Về thực chất nó chính là sự chuyển hoá của vốn ứng trước. Như vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh không nên đơn thuần chỉ xác định chi phí sau khi quá trình sản xuất kinh doanh đã kết thúc, mà cần có sự quản lý khống chế hao phí về các yếu tố tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh ngay trong quá trình đó, nhằm thu được chi phí hợp lý (chi phí có hiệu quả, chi phí tiết kiệm). Chi phí trong kinh doanh khách sạn- du lịch không bao gồm trị giá nguyên liệu sử dụng để chế biến ra các sản phẩm ăn uống. Bộ phận nguyên liệu này được hạch toán vào giá thành kông đầy đủ của sản phẩm ăn uống (không có giá thành đầy đủ đối với các sản phẩm ăn uống). Đó là do trong trị giá sản phẩm ăn uống thì giá trị nguyên liệu thường chiếm tỷ trọng lớn, là yếu tố quan trọng nhất quyết định chất lượng sản phẩm. Điều đó đòi hỏi phải có sự quản lý riêng trị giá nguyên liệu, mặt khác do yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh là phải thường xuyên tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhưng trong chế biến các sản phẩm ăn uống không thể thực hiện yêu cầu trên bằng việc tiết kiệm nguyên liệu đưa vào chế biến. Do đó, nếu hạch toán nguyên liệu vào chi phí sẽ không đánh giá được thực chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng do tính đặc thù của ngành, chi phí của doanh nghiệp khách sạn- du lịch mang tính chất phức tạp, có nhiều khoản chi, chi phí nằm ở khâu sản xuất các sản phẩm ăn uống, chi phí nằm ở khâu lưu thông hàng hoá và các chi phí nằm ở khâu phục vụ. Hoạt động kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp khách sạn- du lịch rất đa dạng, sự đa dạng này tạo nên sự phức tạp của chi phí và nó hình thành ở mọi nơi, mọi lúc gắn liền với quá trình phục vụ khách. Chi phí trong kinh doanh khách sạn- du lịch không chỉ tham gia tạo ra giá trị và giá trị sử dụng mà còn tạo điều kiện để thực hiện giá trị và giá trị sản phẩm theo mục đích của nền sản xuất hàng hoá. 1.2.3 Phân loại chi phí trong doanh nghiệp khách sạn du lịch: Đặc điểm của chi phí kinh doanh khách sạn du lịch có tính phức tạp, do vậy để tăng cường hạch toán kinh tế, tạo điều kiện nâng cao quản lý kinh doanh, dấu tranh tiết kiệm chi phí, chúng ta cần phải có sự phân loại chi phí. Phân loại chi phí trong kinh doanh khách sạn du lịch là việc căn cứ vào một tiêu thức nhất định nào đó để xắp xếp chi phí làm nhiều loại khác nhau. a. Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp ta có: - Chi phí của nghiệp vụ kinh doanh ăn uống: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí lao động xã hội cần thiết (lao động sống và lao động vật hoá) để tổ chức sản xuất, lưu thông và tổ chức tiêu dùng các sản phẩm ăn uống. - Chi phí của nghiệp vụ kinh doanh lưu trú: Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí lao động xã hội cần thiết để phục vụ cho khách nghỉ trọ tại các cơ sở kinh doanh lưu trữ như: khách sạn, nhà nghỉ,…đó là những khoản chi về tiền lương cho cán bộ, nhân viên phục vụ ở bộ phận kinh doanh lưu trú về nhiên liêu, điện, nước, khấu hao tài sản cố định, sửa chữa nhà cửa, trang bị máy móc, bảo trì, bảo dưỡng tài sản và chi phí liên quan đến phục vụ khách nghỉ trọ. - Chi phí của các dịch vụ khác: + Dịch vụ Massages + Dịch vụ Karaoke + Dịch vụ đổi tiền, điện thoại, mua vé máy bay, tổ chức vui chơi, chiếu phim, tổ chức chơi gôn… b. Căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí: - Chi trả tiền lương cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp - Chi trả về cung cấp lao vụ cho các ngành kinh tế khác như: chi tiền điện, nước, chi phí vận chuyển, thuê tài sản cố định… - Hao phí về vật tư trong kinh doanh như: tiêu hao nhiên liệu, khấu hao tài sản cố định… - Hao hụt hàng hoá, nguyên liệu trong quá trình vận chuyển bảo quản, chế biến và tiêu thụ . - Các khoản chi phí khác như: trả lãi vay ngân hàng, bảo hiểm xã hội … c. Căn cứ vào tính chất biến động của chi phí: - Chi phí bất biến: là những khoản chi phí không thay đổi hay ít thay đổi khi mức doanh thu thay đổi như: Khấu hao tài sản cố định , bảo trì, bảo dưỡng nhà cửa, trang thiết bị, chi phí quản lý hành chính… - Chi phí khả biến: là những khoản chi luôn luôn biến động theo sự biến động của mức doanh thu đạt được như: Chi phí tiền lương khoán, chi phí để may, giặt đồ vải, một phần chi phí nhiên liệu điện năng… d. Theo yêu cầu của công tác quản lý: - Chi phí vận chuyển, bốc vác. - Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói bao bì. - Hao hụt nguyên liệu , hàng hoá định mức. - Chi phí quản lý hành chính. Tiết kiệm chi phí trong kinh doanh khách sạn. Sự cần thiết phải tiết kiệm chi phí. Trong những năm gần đây, cơ chế hoạt động của một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn du lịch có những đổi mới. Cơ chế quản lý bao cấp đã bị xoá bỏ hoàn toàn, thay vào đó là một cơ chế mới theo hướng vừa đảm bảo phát huy tính năng động sáng tạo ở cơ sở, vừa đảm bảo sự điều tiết vĩ mô của nhà nước. Hoạt động trong cơ chế mới này, các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn đang cố gắng phấn đấu đáp ứng một cách đầy đủ và tốt nhất mọi nhu cầu đòi hỏi cuả khách hàng, và khi nhu cầu của họ được thoả mãn khách sạn sẽ là nơi thu hút khách càng ngày càng đông dẫn tới doanh thu của doanh nghiệp được tăng lên. Nhưng đồng thời cũng xảy ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn với nhau, do vậy để dành được thắng lợi trong cạnh tranh doanh nghiệp phải tính đến hiệu quả kinh doanh trong đơn vị mình hay nói cách khác là phải nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong điều kiện môi trường kinh doanh hiện nay đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt, thích ứng với sự thay đổi mới, tạo dựng được môi trường, phải tính đến hiệu quả ngay từ khi đề ra chiến lược và phương án kinh doanh, chính vì vậy phải đề ra được các biện pháp tiết kiệm chi phí áp dụng trong từng nghiệp vụ kinh doanh. Do đó để đảm bảo phát huy tối đa hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn phải đặt biện pháp tiết kiệm chi phí lên hàng đầu, quán triệt đến từng tổ sản xuất kinh doanh, từng người lao động. Phấn đấu hạ thấp chi phí bằng mọi cách phải dựa trên cơ sở đẩy mạnh doanh thu sẽ làm cho đơn vị sản xuất kinh doanh thật sự có hiệu quả. Tiết kiệm chi phí không những nâng cao hiệu quả kinh tế mà còn nâng cao hiệu quả xã hội, thể hiện qua tiết kiệm chi phí, là điều kiện để giảm giá bán sản phẩm, khuyến khích lợi ích người tiêu dùng. Tỷ suất chi phí. Tỷ suất chi phí là tỷ lệ phần trăm so sánh giữa tổng chi phí kinh doanh khách sạn du lịch và doanh thu đạt được trong một thời kỳ nhất định (thường là một năm) của doanh nghiệp, nó được biểu diễn bằng công thức: F’= ffFff *100 (1) D Trong đó: F’: là tỷ suất chi phí của doanh nghiệp F: tổng chi phí kinh doanh của khách sạn D: doanh thu kinh doanh của khách sạn. Tỷ suất chi phí là chỉ tiêu chất lượng phản ánh một thời kỳ nhất định để đạt được 100 đồng doanh thu doanh nghiệp cần phải bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí. Như vậy, giảm tỷ suất chi phí là mục đích của các đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Ngoài ra ở bước phân tích này còn sử dụng các chỉ tiêu sau: - Mức độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí: Chỉ tiêu này đánh giá đơn vị có quản lý tốt chi phí hay không qua việc so sánh tỷ suất chi phí giữa kỳ này so với kỳ trước hoặc kỳ thực hiện so với kỳ kế hoạch và chỉ tiêu biểu hiện dưới dạng số tương đối. DF’= F’1- F’0 DF’: Mức độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí năm nay so với năm trước hoặc giữa kỳ thực hiện so với kế hoạch. F’1 : Tỷ suất chi phí năm nay hoặc giữa kỳ thực hiện. F’0 : Tỷ suất chi phí năm trước hoặc kỳ kế hoạch. - Mức độ tiết kiệm (hoặc vượt chi) chi phí của doanh nghiệp: chỉ tiêu này bổ sung cho chỉ tiêu mức độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí trong cách biểu hiện từ số tương đối thành số tuyệt đối. Cách xác định: + F = fDF’*D1f 100 + F: Số tiền chi phí tăng(giảm) của doanh nghiệp trong kỳ. D1: Doanh thu đạt được năm nay hoặc kỳ thực hiện. 1.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh trong khách sạn. - Sự ảnh hưởng của doanh thu và cấu thành doanh thu: Trong chi phí khách sạn du lịch có hai loại chi phí là chi phí bất biến và chi phí khả biến. Loại chi phí khả biến sẽ thay đổi khi mức kinh doanh thay đổi, số tiền tuyệt đối của loại chi phí này tăng lên theo sự tăng lên của doanh thu, song có thể tốc độ chậm hơn vì doanh thu tăng thì sẽ tạo điều kiện tổ chức kinh doanh hợp lý hơn, năng suất lao động có điều kiện tăng nhanh hơn. Mặt khác những chi phí bất biến thường ít tăng hoặc không tăng lên khi doanh thu của doanh nghiệp tăng. Như vậy, khi doanh thu tăng lên thì số tiền tuyệt đối của chi phí có thể tăng lên nhưng tốc độ tăng chậm dẫn đến tỷ suất chi phí sẽ được hạ thấp. Do đó, để phấn đấu hạ thấp chi phí trong kinh doanh khách sạn cần phải hoàn thành vượt mức kế hoạch về sản xuất và doanh thu. Đối với cấu thành doanh thu, do tính chất kinh doanh của mỗi nghiệp vụ là khác nhau, do vậy mà cấu thành doanh thu thay đổi sẽ làm cho tỷ suất chi phí của doanh nghiệp thay đổi. - Nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp kinh doanh khách sạn thì sẽ tiết kiệm được lao động sống hay tiết kiệm được chi phí tiền lương. Đồng thời tạo điều kiện tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tuy nhiên chi phí tiền lương sẽ phải có tốc độ tăng chậm hơn tốc độ tăng của năng suất lao động, như vậy mới hợp lý và tiết kiệm được chi phí. - ảnh hưởng của việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư xây dựng khách sạn, các cơ sở kinh doanh, mua sắm phương tiện, trang thiết bị máy móc… trong một giai đoạn nhất định sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc đầu tư hợp lý có vai trò nâng cao chất lượng phục vụ và sẽ thu hút được nhanh chóng khách hàng, phát huy được tác dụng của việc đầu tư. - ảnh hưởng của trình độ tổ chức, quản lý trong doanh nghiệp, nhân tố này có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp. Nếu kết hợp các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh một cách hợp lý, doanh nghiệp sẽ phát triển được sản xuất kinh doanh, tiết kiệm được chi phí hay nói cách khác doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả vật tư tiền vốn mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Ngoài các nhân tố chủ quan trên còn có nhiều nhân tố tác động đến chi phí của doanh nghiệp, nhưng mang tính chất khách quan như: Sự phát triển của xã hội, sự cạnh tranh trong thị trường kinh doanh khách sạn- du lịch, lưu lượng khách tham quan Việt Nam, nhu cầu du lịch của nhân dân, giá cước phí, giá cả nguyên liệu hàng hoá… Một số biện pháp chung nhằm tiết kiệm chi phí trong kinh doanh khách sạn. Qua nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng, ta có thể vạch ra một số biện pháp chung nhằm tiết kiệm chi phí trong doanh nghiệp khách sạn- du lịch: Các kế hoạch chi phí phải được xác định trên cơ sở các định mức chi phí hợp lý. Tuỳ theo theo từng loại chi phí mà xác định các định mức theo số tiền hoặc tỷ lệ chi phí, theo định mức cho từng loại chi phí mà lập ra kế hoạch chi phí cho cả một thời kỳ hoạt động của doanh nghiệp, trong quá trình thực hiện kế hoạch chi phí, doanh nghiệp cũng phải xác định các định mức chi tiêu cho từng bộ phận, nghiệp vụ kinh doanh và thường xuyên giám đốc, kiểm tra việc chấp hành các định mức đó. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong đó có kế hoạch chi phí, các doanh nghiệp khách sạn- du lịch cần lập các dự toán chi phí hàng tháng, dự toán này được lập từ các nghiệp vụ, bộ phận kinh doanh trong khoảng thời gian ngắn. Do vậy, doanh nghiệp có khả năng nắm được tình hình chi tiêu một cách sát xao và cụ thể hơn so với kế hoạch quý hoặc năm, có thể khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm chi phí một cách tích cực và liên tục. Tiết kiệm chi phí một cách hợp lý, trước hết doanh nghiệp cần phải mở rộng được quy mô kinh doanh, đồng thời dựa vào các định mức và dự toán chi phí được xây dựng để thực hiện tiết kiệm chi phí. Việc mở rông quy mô kinh doanh phải được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu, luôn luôn đưa ra những giải pháp nhằm đáp ứng mọi nhu cầu, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ. Việc thực hiện tiết kiệm phải được thực hiện ở mọi khâu, bộ phận kinh doanh trên tất cả các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh( lao động, vật tư và tiền vốn). Chương II: Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng chi phí tại khách sạn Holidays- Hà Nội. 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của khách sạn Holidays- Hà Nội. 2.1.1 Sự ra đời và phát triển của khách sạn. Khách sạn có tiền thân là nhà hàng ăn uống Quốc Tử Giám. Sau này do nhu cầu ngày càng tăng của khách du lịch vào Việt Nam, năm 1996 thì nhà hàng đã đầu tư và nâng cấp thành khách sạn Quốc Tử Giám Hà Nội với số lượng là 20 phòng. Sau một thời gian hoạt động không mấy hiệu quả đến năm 1998, do muốn mở rộng quy mô khách sạn, khách sạn Quốc Tử Giám đã sát nhập với công ty Du Lịch và Thương Mại Tổng Hợp Thăng Long nâng cấp toàng bộ khách sạn. Sau hai năm nâng cấp, đến ngày 5/12/2000 công ty Du Lịch và Thương Mại Tổng Hợp Thăng Long cùng khách sạn Quốc Tử Giám- Hà Nội đã tổ chức lễ khánh thành gắn biển công trình chào mừng Khách sạn mới. Khách sạn mới chính thức khai trương với tên giao dịch là Khách sạn Holidays- Hà Nội. Khách sạn toạ lạc trên khuôn viên gần 800 m2 với vốn đầu tư trên 11 tỉ đồng gồm 2 toà nhà 4 tầng và 6 tầng với 58 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế, nhà hàng Âu, á, bar, khu Sauna- massage, khu văn phòng làm việc… Bên cạnh đó, khách sạn có một vị trí tương đối thuận lợi, chỉ cần vài bước chân khách du lich đã có thể đến được ga xe lửa Hà Nội, đến các cơ quan quan trọng của chính phủ như: Văn phòng chính phủ, Bộ ngoại giao, Bộ kế hoạch và đầu tư… và đến khu di tích lịch sử văn hoá hàng đầu của Thủ đô: Văn miếu Quốc Tử Giám- trường đại học đầu tiên của Việt Nam từ thế kỉ XI. Hơn nữa chỉ cần qua vài con phố ngắn đã có thể tới được Viện Bảo tàng Mỹ thuật quốc gia, Bảo tàng quân đội, Quảng trường Ba Đình lịch sử với lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh. 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của khách sạn. Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức của khách sạn Holidays- Hà Nội. Ban giám đốc Nhà hàng Lưu trú Dịch vụ bổ sung Kế toán Hành chính Phục vụ Bar Phục vụ bếp Phục vụ phòng Lễ tân Kỹ thuật bảo dưỡng Bảo vệ Lao động tiền lương Phục vụ bàn Marketing Đây là mô hình tổ chức của khách sạn theo phương pháp trực tuyến. Bộ máy tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm nhân lực đòi hỏi mỗi trưởng bộ phận phải có tinh thần trách nhiệm cao, sự điều hành năng động khoa học. Mỗi nhân viên phải làm việc với công suất cao có chất lượng, tạo được hiệu quả trong công việc các nhân viên trong tổ trực tiếp chịu sự quản lý, giám sát của tổ trưởng. Các nhân viên này thường xuyên được tổ trưởng bộ phận giúp đỡ, chỉ bảo trong công việc. Mỗi nhân viên cũng có cơ hội để tự khẳng định mình trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự lập. Ban giám đốc trực tiếp giám sát, quản lý và tham gia vào việc điều hành của khách sạn, luôn gần gũi động viên nhân viên tạo cho họ cảm giác gần gũi, thoải mái trong công việc, luôn có cảm giác được quan tâm chăm sóc. Chính điều này đã khuyến khích họ làm việc hết mình, nâng cao ý thức tự giác trong công việc. Đây chính là yếu tố góp phần rất quan trọng trong việc thúc đẩy chất lượng công việc đươc đảm bảo. Trong khách sạn Giám đốc là người đứng đầu và trực tiếp quản lý các bộ phận. Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về sự tồn tại và phát triển của khách sạn. Giám đốc khách sạn phối hợp cùng Phó giám đốc và bộ phận marketing để đưa ra những kế hoạch thu hút nhiều nguồn khách từ những công ty lữ hành trong và ngoài nước, tăng cường mở rộng những mối quan hệ với các công ty, các hãng lữ hành lớn thông qua việc tiếp thị chào hàng tận nơi và những ưu đãi riêng đối với các công ty này. Giám là người tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong khách sạn để từ đó đưa ra phương pháp giải quyết. 2.1.3 Môi trường kinh doanh của khách sạn: Giống như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ trên thị trường, khách sạn Holidays- Hà Nội không thể tách khỏi môi trường kinh doanh với sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Ngành du lịch được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, các ngành các cấp và được xác định là ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến lược phát triển kinh tế của nước ta trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy, Nhà nước đã có chính sách mở cửa, khuyến khích khách du lịch nước ngoài đến Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho người Việt Nam đi du lịch nước ngoài; ban hành pháp lệnh du lịch, thành lập ban chỉ đạo quốc gia về du lịch và các chương trình hành động quốc gia về du lịch nhằm xúc tiến quảng bá du lịch, tăng cường hợp tác quốc tế, tham gia các hội chợ du lịch, đồng thời ngành du lịch đã phối hợp với ngành hàng không tăng tần suất các chuyến bay quốc tế, mở thêm và phục hồi một số đường bay tạo điều kiện thuận lợi cho khách du lịch đến Việt Nam. Vì vậy đã tạo ra những thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của toàn ngành khách sạn nói chung và của khách sạn Holidays- Hà Nội nói riêng. Cũng như các khách sạn khác nằm trên địa bàn Hà Nội, khách sạn Holidays- Hà Nội được thừa hưởng những điều kiện thuận lợi: Hà Nội là trung tâm văn hoá- chính trị, khoa học công nghệ; là trung tâm lớn về kinh tế và giao dịch quốc tế của cả nước, là hạt nhân của vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc. Hơn nữa Hà Nội là trung tâm du lịch lớn với bề dày lịch sử gần 1000 năm, tập trung nhiều di tích lịch sử và danh lam thắng cảnh đẹp, cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ du lịch khá phát triển đã tạo thuận lợi cho khách du lịch đến thăm quan, nghỉ ngơi và tìm kiếm thị trường làm ăn. Tuy nhiên hiện nay số khách sạn trong cả nước nói chung và trên địa bàn Hà Nội nói riêng là quá nhiều. Xây dựng ồ ạt không có qui hoạch quản lý cụ thể nhất là các khách sạn mini. Điều này làm cho cung vượt quá cầu, cạnh tranh không lành mạnh. Vì thế nhiều khách sạn đã phải hạ giá buồng nhằm thu hút khách, bù lỗ cho những khoản chi phí cố định, dẫn đến chất lượng phục vụ giảm, một số dịch vụ bị cắt, làm ảnh hưởng đến uy tín của ngành khách sạn, hiệu quả kinh doanh thấp. Khách sạn Holidays- Hà Nội nằm trên phố Quốc Tử Giám- một con phố ở trung tâm của Thành phố Hà Nội. Rất gần với các di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh của Hà Nội và các cơ quan quan trọng của chính phủ. Do đó, khách sạn có thể nắm bắt kịp thời, cập nhật những thông tin về tình hình thị truờng khách du lịch, những biến đổi chính trị, văn hoá, xã hội của thủ đô và cả nước cũng như các cuộc Hội nghị hội thảo, liên hoan, hội chợ… Khách sạn Holidays- Hà Nội gồm hai toà nhà 4 tầng và 6 tầng được xây dựng trên diện tích gần 800m2, với 58 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế. Các buồng đều được trang bị rất lịch sự và đồng bộ. Ngoài ra khách sạn còn có nhà hàng phục vụ khách 24/24h, chuyên phục vụ các món ăn, tổ chức tiêc cho hội nghị, hội thảo. Khách sạn cồn có phòng cho thuê dùng làm phòng họp hội thảo. Đặc biệt, đầu năm 2001 khách sạn đã nâng cấp khu vực bếp và xây mới khu Sauna- massage dẫn đầu toàn thành phố về tính hiện đại và lịch sự. Khách sạn có đội ngũ lao động rất trẻ, hầu hết đã qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ. Nhân viên trước khi được nhận vào làm việc phải qua khâu tuyển chọn, kiểm tra về nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp… Công việc tuyển chọn này do Ban giám đốc thực hiện. Mặc dù khách sạn đã quan tâm đến tới vấn đề đào tạo nhân viên nhưng mới chỉ dừng lại ở mức tổ chức cho CBCNV đi thăm quan các khách sạn lớn hơn và một khoá đào tạo tiếng Trung và nghiệp vụ. Do đó về nghiệp vụ của nhân viên ít được nâng cao và trình độ tiếng Trung cũng chỉ dừng lại ở trình độ A ở đa số nhân viên nên đã hạn chế đi nhiều khả năng giao tiếp với khách. Trên thực tế, khách sạn đã làm tốt các khâu cơ bản như giữ gìn an ninh trật tự, an toàn về tính mạng cho khách, an toàn lao động, vệ sinh thực phẩm, bảo vệ môi trường, phòng chống tệ nạn xã hội… Ngoài ra, khách sạn có mối quan hệ tốt với các bạn hàng, công ty du lịch, hãng lữ hành là nơi cung cấp nguồn khách chủ yếu và tương đối ổn định cho khách sạn. 2.1.4 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn năm 2001- 2002 Tuy mới đi vào hoạt động được hơn 3 năm (từ năm 2000) khách sạn Holidays- Hà Nội đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Đứng trước những khó khăn chung của ngành khách sạn, khách quốc tế đến Việt Nam tăng chậm, số lượng khách sạn ngày càng tăng, dẫn đến cạnh tranh gay gắt trong ngành. Song khách sạn Holidays- Hà Nội đã nỗ lực phấn đấu và đã đạt được những thành tựu khả quan. Lượng khách vào khách sạn và doanh thu đều tăng hàng năm. Việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn dựa trên cơ sở đánh giá hoạt động của khách sạn qua các năm. Số lượng khách đến khách sạn trong các năm 2001-2002 thể hiện qua biểu sau: Biểu 1: Cơ cấu khách của khách sạn Holidays- Hà Nội (đơn vị: lượt) Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh Chênh lệch % 1.Khách quốc tế 2.Khách nội địa 20.887 2.105 28.657 4.229 7.770 2.124 37,2 101 Tổng lượt khách 22.992 32.886 9.894 43,03 Nhìn vào số liệu trên bảng có thể thấy số lượng khách đến khách sạn năm 2001 là 22.992 lượt thì sang năm 2002 đã là 32.886 lượt tăng 9.894 lượt tương ứng 43,03%. Nguồn khách đến khách sạn chủ yếu là khách quốc tế, năm 2001 số lượt khách quốc tế đến khách sạn là 20.887 lượt, năm 2002 là 28.657 lượt tăng 37,2% tương ứng 7.770 lượt. Bên cạnh đó, khách nội địa đến với khách sạn năm 2001 là 2.105 lượt, sang năm 2002 là 4.229 lượt, tăng 101%. Khách sạn cần có những chiến lược nhằm quảng bá hình ảnh của khách sạn nhằm thu hút khách đến với khách sạn nhiều hơn nữa và đặc biệt là khách nội địa. Vì trong tình hình khách quốc tế đến Việt Nam tăng chậm như hiện nay thì việc khai thác nguồn khách ở thị trường nội địa là một chiến lược cần phát triển. Song song với tốc độ tăng nhanh của số lượt khách đến với khách sạn thì kết quả kinh doanh của khách sạn cũng có những dấu hiệu rất khả quan và được thể hiện thông qua biểu sau: Biểu 2: Kết quả kinh doanh của khách sạn Holidays- Hà Nội. Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2001 Thực hiện năm 2002 So sánh Chênh lệch % 1.Tổng doanh thu Nghìn đồng 4.440.821 5.864.010 1.423.189 32,05 Doanh thu lưu trú ._.