Biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý & sử dụng nguyên vật liệu chính ở Công ty bánh kẹo Hải Hà

i và phát triển trong điều kiện cạnh tranh các doanh nghiệp phải thường xuyên thay đổi mẫu mã nâng cao chất lượng sản phẩm và điều kiện không kém phần quan trọng là phải hạ giá thành. Nhưng để hạ gía thành sản phẩm ta phải xem xét các yếu tố cấu thành nên sản phẩm, trong đó nguyên vật liệu là một trong các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh và cũng là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do vậy, việc phấn đấu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu thường xuyên phải được thực hiện trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Công ty bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất kinh doanh các loại kẹo, do phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu nên việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu không thể thiếu được. Trong thời gian qua Công ty đã có nhiều biện pháp góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu tuy nhiên do những nguyên nhân chủ quan và khách quan nên việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty còn một số tồn tại cần khắc phục. Sau thời gian thực tập ở Công ty nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã chọn đề tài: ”Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu chính ở Công ty bánh kẹo Hải Hà ” để làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề được hoàn thành với sự quan tâm, giúp đỡ của các phòng ban đặc biệt là Phòng kinh doanh cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo Đỗ Văn Lư. Do cách tiếp cận có nhiều hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của thầy giáo cùng các bạn quan tâm đến vấn đề này. Phần 1 Tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp I. Vị trí của nguyên vật liệu trong qúa trình sản xuất kinh doanh 1. Khái niệm về nguyên vật liệu Có lẽ nguyên vật liệu đã được biết đến từ lâu nhưng để hiểu rõ bản chất của nó thì mãi trong nghiên cứu của Mark về lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất mới chỉ ra nguyên vật liệu là gì, và nó nằm ở vị trí nào trong lực lượng sản xuất. Lực lượng sản xuất gồm tư liệu sản xuất và con người, trong tư liệu sản xuất gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động. Quá trình sản xuất là sự kết hợp của 3 yếu tố đó: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho xã hội, trong lao động sản xuất vật liệu chính là đối tượng lao động. Nội dung cơ bản của quá trình sản xuất đó là quá trình lao động. Quá trình lao động là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hoá của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm công nghiệp có chất lượng ngày càng nâng cao, thoả mãn nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường. Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, C.Mark đã viết:” Đối tượng đã qua một lần lao động trước kia rồi ... thì gọi là nguyên vật liệu”. Tất cả mọi vật trong thiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào gọi là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất, tái tạo ra sản phẩm và đối tượng đó do lao động tạo ra mới trở thành nguyên vật liệu. Như vậy nguyên vật liệu là một yếu tố cấu tạo nên thực thể sản phẩm, thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể sản xuất được. C.Mark còn chỉ rõ:” Nguyên liệu có thể hình thành thực thể chủ yếu của một sản phẩm hay chỉ gia nhập sản phẩm dưới hình thức vật liệu phụ” . Vì mỗi vật đều có những thuộc tính riêng và do đó mà nó sẵn sàng có thể dùng vào nhiều việc, cho nên cũng một sản phẩm mà nó lại có thể dùng làm nguyên liệu cho nhiều quá trình lao động khác nhau. Ví dụ như ngũ cốc dùng làm nguyên liệu cho người xay, người làm bột, người chăn nuôi. Trong quá trình lao động, cùng một sản phẩm có thể dùng làm tư liệu lao động, vừa dùng làm nguyên liệu- chẳng hạn như trong ngành chăn nuôi gia súc – súc vật tức là vật liệu đã bị lao động tác động rồi thì nay cũng làm chức năng tư liệu để làm phân bón. Một sản phẩm tuy đã tồn tại dưới một hình thức thích hợp với sự tiêu dùng nhưng lại có thể trở thành nguyên vật liệu cho một sản phẩm khác, nho là nguyên liệu cho rượu vang. Cũng có những sản phẩm lao động chỉ dùng làm nguyên vật liệu được, chứ không thể dùng vào việc gì khác cả, trong trạng thái đó sản phẩm chỉ có thể, như người ta nói là sản phẩm trung đoạn hay từng bậc, chẳng hạn như bông, sợi, vải. Nguyên liệu gốc đó, tuy bản thân là sản phẩm nhưng có thể còn phải trải qua một chuỗi thay đổi, trong đó dưới một hình thức luôn luôn thay đổi, nó luôn luôn làm chức năng là nguyên liệu cho đến khi quá trình lao động cuối cùng loại nó ra thành đối tượng tiêu dùng hay tư liệu lao động. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu là việc làm thường xuyên nhằm mục đích tạo thuận lợi cho công tác quản lý và sử dụng. Do vậy việc phân loại nguyên vật liệu được tiến hành linh hoạt tuỳ theo các mục đích khác nhau theo các tiêu thức nhất định. a. Căn cứ vào tính chất, mức độ tác động của lao động vào đối tượng lao động, nguyên vật liệu được phân thành: - Nguyên liệu nguyên thuỷ: là loại mà mức độ tác động của con người còn thấp, chỉ dừng lại ở khai thác và sơ chế, ví dụ như các loại quặng. - Nguyên liệu dưới dạng bán thành phẩm: là loại đã qua những công đoạn chế biến của con người. Nó có thể là đầu vào của quá trình sản xuất tiếp theo hoặc là sử dụng ngay cho một số mục đích, ví dụ như vải có thể dùng ngay hoặc trở thành nguyên liệu cho nhà máy. b. Căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm, nguyên vật liệu được chia thành:nguyên vật liệu chính và các loại vật liệu phụ. - Nguyên vật liệu chính tạo thành thực thể sản phẩm như bông tạo thành sợi, để từ sợi tạo thành thực thể của vải, kim loại tạo thành thực thể của máy móc, thiết bị ... - Các loại vật liệu phụ: bao gồm nhiều loại, có loại được thêm vào nguyên vật liệu chính dẫn đến làm thay đổi tính chất của nguyên vật liệu chính, cũng có loại vật liệu phụ tạo điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tư liệu lao động và hoạt động lao động của con người. c. Căn cứ vào nguồn tạo thành, nguyên liệu được phân ra thành: - Nguyên liệu "công nghiệp”: nguyên liệu “công nghiệp" lại được phân thành nguyên liệu khoáng sản với 2 đặc điểm cơ bản: không có khả năng tái sinh và thường được phân bố trong lòng đất, nguồn nguyên liệu tổng hợp và nhân tạo có khả năng mở rộng vô hạn về quy mô và những đặc tính kỹ thuật, dựa trên cơ sở các thành tựu khoa học và công nghệ chế biến. - Nguồn nguyên liệu do các ngành nông, lâm, ngư nghiệp khai thác và sản xuất ra là các nguyên liệu ”động thực vật”, với những đặc điểm cơ bản là có khả năng tái sinh, song tốc độ tái sinh lại phụ thuộc vào môi trường tự nhiên, cũng như khả năng đưa tiến bộ khoa học ứng dụng vào các ngành này; được phân bố rộng khắp trên bề mặt trái đất. d. Ngoài ra, nguồn nguyên liệu cũng còn được phân tích và xem xét ở khía cạnh là nguồn nguyên liệu trong nước và nguồn nguyên liệu nhập khẩu. 3. Vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì qúa trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến hiệu quả sử dụng vốn. Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với yếu tố này trong công tác quản lý là phải cung ứng đúng tiến độ, số lượng , chủng loại và quy cách. Chỉ trên cơ sở đó mới đảm bảo nâng cao chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật, sản xuất có lãi, chu kỳ sống của sản phẩm đó kéo dài. Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong sản xuất, nó thể hiện qua các mặt sau: - Xét về mặt quá trình sản xuất kinh doanh: quá trình sản xuất kinh doanh bắtđầu từ khi mua các yếu tố đầu vào ( sức lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu ) đến khi đưa chúng vào sản xuất và cuối cung là đưa sản phẩm ra thị trường. Như vậy, xét về chu kỳ sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu nằm ở khâu đầu tiên, nó chi phối ảnh hưỏng và chịu sự chi phối của các khâu tiếp theo. -` Xét về mặt vật chất, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do vậy, bảo đảm chất lượng là một biện pháp góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. - Xét về mặt tài chính, vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động (khoảng từ 40 đến 60% trong tổng số vốn lưu động). Do đó quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vốn kinh doanh. - Xét về chi phí: trong cơ cấu giá thành yếu tố nguyên vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng cao (thường từ 60 đến 80%). Điều này cho thấy sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để hạ giá thành. Nguyên vật liệu còn liên quan mật thiết có tính nhân quả tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Nguyên vật liệu còn là đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, việc cung cấp kịp thời đúng số lượng, chủng loại với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. II. Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp : 1. Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : a. Khái niệm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Lượng nguyên vật liệu tiêu hao lớn nhất có nghĩa là giới hạn tối đa cho phép trong điều kiện tổ chức và kĩ thuật hiện tại của doanh nghiệp đạt được mức đó là thể hiện được tính trung bình tiên tiến của mức. Mặt khác, cũng có thể hiểu, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng vật liệu cần thiết tối thiểu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức, kĩ thuật nhất định của kỳ kế hoạch. b. ý nghĩa của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : Trong doanh nghiệp, công tác định mức nói chung và công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nói riêng là một nội dung quan trọng của công tác quản lý. Có thể nói rằng, muốn nâng cao chất lượng quản lý trong các doanh nghiệp không thể không coi trọng công tác định mức, định mức là cơ sở của các mặt quản lý trong các doanh nghiệp. Xét riêng về định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, nó có tác dụng sau: Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó, xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư . định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời còn là cơ sở để tính toán nhu cầu về vố lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra , định mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hoá để sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức rằng: Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự hoàn thiện và đổi mới của các mặt quản lý, sự đổi mới của công nhân không ngừng được nâng cao. Nếu không nhận thức được vấn đề này thì ngược lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất. c. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của định mức. Tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và những điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng định mức thích hợp. Trong thực tiễn có ba phương pháp xây dựng định mức. Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Đây là phương pháp xây dựng cơ cấu định mức dựa vào hai căn cứ đó là các số liệu thống kê về định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của công nhân tiên tiến trên cơ sở đó dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức. Phương pháp này đơn giản, dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, kịp thời phục vụ sản xuất tuy nhiên nó chưa được chính xác và khoa học. Trong thực tế , phương pháp này được áp dụng ở những doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất không ổn định. Phương pháp thực nghiệm. Phương pháp thực nghiệm là phương pháp dựa vào kết quả của các thí nghiệm trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra, sửa đổi các kết quả tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian nhằm xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp thuộc ngành hoá chất, luyện kim, thực phẩm, dệt... So với phương pháp thống kê, phương pháp thực nghiệm chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là: chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến mức, trong chừng mực nhất định, phương pháp thực nghiệm còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa thật phù hợp với điều kiện sản xuất. Ngoài ra, để áp dụng phương pháp này phải hao tổn một lượng phí đáng kể và cần một thời gian tương đối dài. Phương pháp phân tích Phương pháp phân tích là phương pháp khoa học, có đầy đủ căn cứ khoa học kỹ thuật và được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán kình tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu đó trong quá trình sản xuất ra sản phẩm để xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch. Khi cần thiết có thể làm thí nghiệm hoặc tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại. Phương pháp này được tiến hành qua ba bước: Bước 1: thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan. Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng. Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số và đề ra phương pháp phấn đấu giảm định mức. 2. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu: Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, là cơ sở để hạch toán chính xác phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu. Tổ chức tiếp nhận tốt sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế hiện tượng nhầm lẫn, tham ô, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra. Xuất phát từ đó, tổ chức tiếp nhận phải thực hiện hai nhiệm vụ sau: Một là phải tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng và chủng loại nguyên vật liệu, theo đúng nội dung điều khoản đã ký kết hợp đồng kinh tế, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển, thời hạn thực hiện. Hai là phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vaò kho của doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát cho sản xuất . Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu cũng còn có ý nghĩa trong công tác sử dụng đảm bảo chất lưọng nguyên vật liệu tốt là góp phần tránh gây lãng phí khi sử dụng biểu hiện khi nguyên vật liệu kém phẩm chất bị loại khỏi dây chuyền sản xuất. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - Mọi nguyên vật liệu phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ. - Mọi nguyên vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm, xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại. Phải có biên bản xác nhận về kiểm tra. - Khi tiếp nhận thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp. Những nguyên vật liệu mua theo kế hoạch hoặc hợp đồng đặt hàng thì theo quy định :” Những doanh nghiệp có nhu cầu nguyên vật liệu ổn định được chấp nhận thẳng nguyên vật liệu từ nơi sản xuất hoặc từ cảng nhập khẩu, thực hiện từng bước hợp đồng dài hạn về bán nguyên vật liệu”. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước chỉ đáp ứng một phần, để có thể đảm bảo nhu cầu tiêu dùng, doanh nghiệp phải tự tìm kiếm các nguyên vật liệu khác nhau. 3. Công tác bảo quản nguyên vật liệu: Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên, vật liệu, thiết bị, máy móc, dụng cụ trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của doanh nghiệp trước khi tiêu thụ. Trong doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng khác nhau... do đó cũng phải có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ. - Nếu căn cứ vào công dụng của kho, người ta chia kho thành: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho nửa thành phẩm. - Nếu căn cứ vào phương pháp bảo quản, người ta chia kho thành kho trong nhà và kho ngoài trời. Xét về mặt tổ chức sản xuất, kho là điểm xuất phát và là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất. Do đó, việc tổ chức và bảo quản các loại kho và trước hết là các loại kho nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Bảo quản toàn vẹn về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng, mất mát. - Nắm vững lực lượng nguyên vật liệu trong kho ở bất kỳ thời điểm nào về số lượng, chất lượng, chủng loại và địa điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời theo nhu cầu sản xuất. - Sau khi tiếp nhận thủ kho nhanh chóng sắp xếp các loại nguyên vật liệu trong kho sao cho đảm bảo hai nguyên tắc: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Nguyên vật liệu nhập trước - xuất trước Nguyên vật liệu nhập sau - xuất sau. Xuất phát từ nhiệm vụ trên, nội dung chủ yếu của tổ chức bảo quản gồm: Một là: cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách để theo dõi quản lý nguyên vật liệu, sổ sách phải theo nguyên tắc cập nhật, ghi sổ theo nguyên tắc luỹ kế sao cho dòng cuối cùng của sổ phản ánh lượng nhập, xuất, tồn đến thời điểm đó. Hai là: việc cung ứng nguyên vật liệu có đảm bảo hay không về số lượng và chất lượng thì định kỳ 10 đến 15 ngày thủ kho phải thông báo lượng tồn kho và tình trạng của từng loại nguyên vật liệu tồn kho để trưởng phòng vật tư biết làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch tiến độ mua nguyên vật liệu. Ba là: kho phải có hệ thống nội quy, quy chế như nội quy ra vào, nội quy bảo quản, nội quy về nhập, xuất nguyên vật liệu, nội quy phòng hoả hoạn, nội quy kiểm tra định kỳ và các quy chế như: quy chế về khen thưởng, quy chế về sử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng... nhằm đưa công tác bảo quản đi vào nề nếp. 4. Công tác cấp phát nguyên vật liệu: Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho tới các bộ phận sản xuất. Cấp phát nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời cho các bộ phận sản xuất sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành của sản phẩm. Tổ chức tốt việc cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt cho việc thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Trong thực tế người ta thường sử dụng hai hình thức cấp phát: a. Cấp phát theo yêu cầu của phân xưởng hoặc đơn vị sử dụng: Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị, phòng vật tư lập phiếu cấp phát để các đơn vị lên kho nhân nguyên vật liệu. ưu điểm của hình thức này là gắn chặt công tác sản xuất với cấp phát nhưng bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận sản xuất trong thời gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu kế hoạch và thiếu chủ động cho bộ phận cấp phát. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất không ổn định và các doanh nghiệp thuộc loại hình sản xuất đơn chiếc, hàng loạt nhỏ. b. Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch): Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo ra sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát. Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất, sau từng thời kỳ sản xuất, doanh nghiệp tiến hành quyết toán nguyên vật liệu nội bộ nhằm so sánh sản phẩm đã sản xuất ra với số lượng nguyên vật liệu đã tiêu dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một hợp lý và có thể căn cứ vào một số những tác động khách quan khác. Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát, hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ đọng triển khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán. Do vậy, hình thức cấp phát này thường được áp dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định, có hệ thống định mức tiên tiến, hiện thực, có kế hoạch sản xuất. Ngoài hai hình thức cấp phát cơ bản trên, trong thực tế còn có hình thức cấp phát “bán nguyên liệu, mua thành phẩm“. Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu, hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu. Với bất cứ hình thức nào muốn quản lý tốt nguyên vật liệu cần thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu, hạch toán chính xác việc cấp phát nguyên vật liệu, thực hiện tốt các quy định của Nhà nước và của doanh nghiệp. 5. Công tác theo dõi sử dụng và thu hồi phế liệu phế phẩm: Giữa bộ phận sử dụng và bộ phận quản lý nguyên vật liệu phải có sự trao đổi thường xuyên để thực hiện được việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lưọng sản phẩm giao nộp, nhờ đó mới chỉ đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, bảo đảm hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu và giá thành. Khi tiến hành thanh quyết toán phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu, thời gian tiến hành thanh quyết toán tuỳ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất, có thể là một tháng hoặc một quý tiến hành một lần. Nội dung của biểu thanh quyết toán phải phản ánh được: Lượng nguyên vật liệu nhận trong tháng hoặc quý. Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm. Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng và kém chất lượng. Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng. Lượng nguyên vật liệu mất mát, hao hụt. Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Về mặt nguyên tắc mọi phế liệu, phế phẩm của các đơn vị sử dụng đều phải nộp về kho phế liệu của Công ty. Sau khi thanh quyết toán cần có chế độ kích thích vật chất thoả đáng, nên sử dụng vật tư tiết kiệm thì đơn vị và cá nhân được thưởng từ 30% đến 50% giá trị tiết kiệm và tiếp tục tính vào điểm thi đua. III. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1. Căn cứ xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Kế hoạch này là một bộ phận của hệ thống kế hoạch công nghiệp. Nhiệm vụ của kế hoạch này là xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần có để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ kế hoạch. Nội dung của kế hoạch này được thể hiện thành một hệ thống các biểu cân đối và phân phối nguyên vật liệu. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu được xây dựng trước hết ở từng doanh nghiệp. Đối với những loại nguyên vật liệu thuộc danh mục vật tư do Nhà nước thống nhất quản lý, thì được tổng hợp từ các cơ sở theo tuyến ngành và tuyến lãnh thổ lên theo sự phân cấp tương ứng. Bộ phận kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu được xây dựng đồng thời với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, kế hoạch tiến bộ khoa học và công nghệ ... Vì vậy, để xây dựng được kế hoạch này thì phải dựa căn cứ sau: - Kế hoạch sản xuất của năm nay - Tình hình thực hiện kế hoạch năm trước - Các nguồn cung ứng nguyên vật liệu - Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng năm trước - Kế hoạch tiến độ mua nguyên vật liệu 2. Phương pháp xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp : Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức tạp, trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và ở nhiều thị trường khác nhau. Vì vậy, kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu phải phản ánh rõ các vấn đề sau: - Nêu rõ chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu cần dùng trong từng thời điểm. - Xác định chính xác số lượng từng loại nguyên vật liệu cần mua trong thời gian ngắn ( 10 ngày hoặc 20 ngày ). - Xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên vật liệu đó. Thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu thông qua công tác tổ chức lưu thông nguyên vật liệu từ các nguồn đến các đơn vị sử dụng. Nội dung quản lý quá trình lưu thông nguyên vật liệu bao gồm một số việc chủ yếu sau: tổ chức ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu, tổ chức vận chuyển, tổ chức tiếp nhận, bảo quản cấp phát cho nhu cầu sử dụng và thu hồi phế liệu. Việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu được thực hiện theo hai phương pháp : - Đối với các loại nguyên vật liệu có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Số lượng sản phẩm * định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. - Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức thì dùng phương pháp tính gián tiếp mức tiêu hao ký trước* tỉ lệ tăng sản lượng của năm nay. 3. Các chỉ tiêu của kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Toàn bộ lượng nguyên vật liệu cần mua trong năm để phục vụ cho sản xuất được thể hiện thông qua kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của các doanh nghiệp. Nội dung cuả kế hoạch này được thể hiện qua 3 chỉ tiêu: a. Lượng nguyên vật liệu cần dùng: Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thông thường là một năm). Lượng vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời cũng phải tính đến nhu cầu vật liệu cho chế thử sản phẩm mới, tự trang tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị ... Lượng nguyên vật liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại, từng thứ theo quy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc vào từng loại nguyên liệu, từng loại sản phẩm (hoặc công việc), đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp. a.1. Tính lượng nguyên vật liệu chính cần dùng: Để tính lượng nguyên vật liệu chính cần dùng, ta có thể dùng nhiều phương pháp khác nhau. Sau đây là phương pháp được sử dụng có tính phổ biến trong các doanh nghiệp.Trong thực tiễn việc xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng có 2 phương pháp : Căn cứ vào sản lượng và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : n Vcd = ồ [(Si * Dvi) + (Pi * Dvi) - Pdi] Hoặc : i=1 n Vcd = ồ [(Si * Dvi)(1 + Kpi)(1 - Kdi)] i=1 Trong đó : Vcd : lượng vật liệu cần dùng Si : số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch Dvi : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i. Pi : Số lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi : Số lượng phế liệu dùng lại của sản phẩm loại i. Kpi : Tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch. Kdi : Tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch. - Tính theo tỉ lệ chế thành : n Vcd = ồ ( Si/Kci ) i=1 Si : số lượng sản phẩm thứ i Kci : Tỉ lệ chế thành sản phẩm thứ i. a.2. Xác định lượng nguyên vật liệu phụ cần dùng: Trong thực tiễn việc xác định lượng nguyên vật liệu phụ cần dùng có 2 cách: Trong trường hợp có định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ : Lượng nguyên vật liệu phụ cần dùng = sản lượng * định mức ( trực tiếp ). Trong trường hợp không có định mức thì lượng nguyên vật liệu phụ cần dùng tính theo tỉ lệ tăng, giảm của sản lượng. a.3. Xác định lượng nhiên liệu cần dùng : Nhiên liệu chúng ta cần dùng chủ yếu là than, than lại là do nhiều nơi cung cấp khác nhau, nhiệt lượng than toả ra ở nhiều vùng khác nhau thì khác nhau. Do đó để đảm bảo thống nhất cho việc tính toán trong công tác định mức, công tác kế hoạch chúng ta phải quy đổi về than tiêu chuẩn. Than tiêu chuẩn là than có nhiệt lượng toả ra là 7000 KCl/Kg. Ki = Ni 7000 Ki : hệ số quy đổi than từ các vùng khác nhau ra than tiêu chuẩn Ni : nhiệt lượng toả ra của 1 Kg than ở vùng (i) tương ứng. Công thức nhiệt lượng than cần dùng : NLcd = Dni * Si Ki NLcd: lượng nhiên liệu cần dùng Dni : định mức tiêu dùng nhiên liệu cho một đơn vị sản phẩm. Si : số lượng sản phẩm sử dụng than tiêu chuẩn loại i. Ki : hệ số tính đổi loại nhiên liệu thứ i. b. Xác định lượng nhiên liệu cần dự trữ : Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được liên tục, đạt hiệu quả cao, đòi hỏi phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lưọng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo cho quá trình sản xuấ._.t được tiến hành liên tục, vừa không bị ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Chỉ thị số 124/TTg ngày 3-5-7 của Thủ tướng chính phủ về kế hoạch hoá quản lý vật tư kỹ thuật của doanh nghiệp quốc doanh đã chỉ rõ :” Xí nghiệp chỉ dự trữ số vật tư vừa đủ để sản xuất liên tục “. Lượng nguyên vật liệu dự trữ (còn gọi là định mức dự trữ nguyên vật liệu) là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dự trữ được chia làm 3 loại : dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa. b.1. Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên : lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa 2 lần mua sắm nguyên liệu. Công thức xác định : Vdx = Vn * tn Trong đó : Vdx: Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên lớn nhất. Vn : Lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm. tn : Thời gian dự trữ thường xuyên Lượng nguyên vật liệu dùng bình quân phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, còn thời gian dự trữ thuộc vào thị trường mua ... nguồn vốn lưu động và độ dài của chu kỳ sản xuất. Lượng nguyên vật lệu dự trữ thường xuyên được minh hoạ qua sơ đồ : b.2. Tính lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm: Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành được bình thường (do các lần mua bị lỡ hẹn). Công thức xác định: Vdb = Vn * tb Trong đó : Vdb: Lượng nguyên vật liệu bảo hiểm Vn : Lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm tb : số ngày dự trữ bảo hiểm Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân. Trong thực tế, có những loại nguyên vật liệu chỉ mua được theo mùa: mía cho doanh nghiệp đường, trái cây cho doanh nghiệp đồ hộp, cà phê cho doanh nghiệp chế biến.v.v... Hoặc cũng có những loại nguyên vật liệu vận chuyển bằng đường thuỷ, mùa mưa bão không vận chuyển được cũng phải dự trữ theo mùa: Công thức xác định: Vdm = Vn * tn Trong đó: Vdm: Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa Vn: Lượng nguyên vật liệu tiêu hao bình quân trong ngày đêm tn: Số ngày dự trữ theo mùa c. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động,đòi hỏi các doanh nghiệp phải tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm. lượng vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào 3 yếu tố: - Lượng nguyên vật liệu cần dùng - Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ - Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ Công thức xác định: Vc = Vcd + Vd2 - Vd1 Trongđó: Vc : Lượng nguyên vật liệu cần mua Vcd: Lượng nguyên vật liệu cần dùng Vd1: Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ kế hoạch Vd2: Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ - Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ tính theo công thức: Vd1 = ( Vk + Vnk) - Vx Trong đó: Vk: Lượng nguyên vật liệu tồn kho ở thời điểm kiểm kê Vnk: Lượng nhập kho từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo Vx : Lượng xuất cho các đơn vị sản xuất từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Đối với các doanh nghiệp không có dự trữ theo mùa, lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối năm kế hoạch chính là lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên và lượng nguyên vật liệu bảo hiểm. IV. Các chỉ tiêu đánh giá trình độ sử dụng nguyên vật liệu: Các doanh nghiệp thuộc các ngành khác nhau sẽ sử dụng các chỉ tiêu đánh giá khác nhau. Các doanh nghiệp thuộc ngành chế biến, luyện kim, ép dầu, đồ hộp ... thường sử dụng các chỉ tiêu sau: 1. Hệ số chất có ích trong nguyên vật liệu ( H1): H1 = Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu Trọng lượng nguyên vật liệu Ví dụ như tỉ lệ đường trong cây mía, tỷ lệ dầu trong cây hạt có dầu, tỷ lệ thịt trong xúc vật sống, tỷ lệ bông sơ trong bông hạt ... vì vậy, hệ số naỳ càng lớn càng tốt. 2. Hệ số sử dụng chất có ích trong nguyên vật liệu ( H2 ): H2 = Trọng lượng chất có ích thu được Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu Hệ số này càng lớn càng tốt. 3. Hệ số thành phẩm (H3): Hệ số thành phẩm thu được từ một lượng nguyên vật liệu đưa vào chế biến. Với đặc tính khác nhau của mỗi loại nguyên liệu đưa vào chế biến, sẽ có phương pháp tính toán khác nhau, chẳng hạn: - Đối với ngành công nghiệp chế biến đường từ cây mía, hệ số thành phẩm được tính theo công thức : H3 = H1 * H2 - Đối với ngành sử dụng năng lượng, hệ số thành phẩm xác định bằng năng lượng tạo thành công có ích trên số năng lượng sử dụng ... - Đối với ngành chế biến kim loại, hệ số thành phẩm được đo bằng trọng lượng nguyên vật liệu cho một đơn vị công suất hoặc diện tích tấm kim loại tạo thành thực thể sản phẩm trên diện tích tấm kim loại đưa vào chế biến. 4. Hệ số sử dụng nguyên vật liệu (Hsd): Hsd = Trọng lượng tinh của sản phẩm Trọng lượng nguyên vật liệu bỏ vào Hệ số này phản ánh một đơn vị trọng lượng nguyên vật liệu bỏ vào sản xuất thì thu được bao nhiêu đơn vị trọng lượng tinh của sản phẩm. Hệ số này càng gần 1 càng tốt. 5. Tỷ lệ phế phẩm (Hpp): Hpp = Trọng lượng (số lượng) phế phẩm Trọng lượng (số lượng) sản phẩm Các chỉ tiêu này càng nhỏ càng tốt, nó phản ánh 1 đơn vị sản phẩm sản xuất ra thì mất bao nhiêu đơn vị phế phẩm. Ngoài ra để sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả người ta còn đánh giá mức thiệt hại mất mát nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng chúng, chỉ tiêu này được đo bằng tỷ số giữa giá trị nguyên vật liệu hao hụt, mất mát trên tổng giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ. Người ta so sánh chỉ tiêu này với các định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành hoặc đối chiếu mức hao hụt kỳ trước để đưa ra các quyết định thích hợp nhằm sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, đúng mức phù hợp với thực tế sản xuất và có hiệu quả. V. Phương hướng và biện pháp sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu: 1. ý nghĩa của việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của qúa trình sản xuất và là yếu tố cấu thành nên thực thế của sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó, việc phấn đấu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu thường xuyên phải thực hiện trong các doanh nghiệp. Nói chung, viêc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trước hết đòi hỏi phải sử dụng đúng công dụng và mục đích của nguyên vật liệu, sử dụng theo đúng định mức và phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao. Trong sản xuất chỉ có sản xuất ra sản phẩm có chất lượng tốt, hạn chế và đi đến xoá bỏ việc sản xuất ra sản phẩm hỏng, kém phẩm chât. Trong khâu bảo quản, hạn chế và xoá bỏ mọi tổn thất do mất mát, hư hỏng và hao hụt. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một chính sách của Đảng, đồng chí Lê Duẩn đã chỉ rõ:”Tận dụng mọi vật tư hiện có, tăng cường thu nhặt, thu mua vật tư cũ. Cải tiến và tăng cường sử dụng vật tư đúng phương hướng, đúng mục đích, phấn đấu hạ thấp định mức tiêu hao vật tư, hết sức khuyến khích tiết kiệm vật tư, đồng thời có kỷ luật nghiêm khắc đối với những hành động sử dụng vật tư không đúng kế hoạch, tiêu hao vật tư bừa bãi, để vật tư mất mát hư hỏng”. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp cơ bản để tăng số lượng sản xuất, tăng chất lượng sản phâm, góp phần vào viêc giảm nhu cầu về vốn dự trữ nguyên liệu, vốn nhập khẩu nguyên liệu, tiết kiệm ngoại tệ. Trong cơ cấu gía thành sản phẩm, chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (khoảng từ 60-80%) cho nên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là phương hướng chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm. Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu còn ảnh hưỏng đến việc tiết kiệm lao động sống, nâng cao hệ số sử dụng máy móc thiết bị và trang bị cộng nghệ, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cuối cùng việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần cho các doanh nghiệp đạt được chỉ tiêu hiệu quả trong sản xuất kinh doanh (như năng suất cao, chất lượng tốt, giá thành hạ, vòng quay của vốn nhanh, khả năng sinh lời lớn, sức sản xuất lớn hơn ...). 2. Phương hướng và biện pháp sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu: Nền sản xuất hàng hóa sẽ tạo ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu cho xã hội. Để sản xuất ra một sản phẩm nào đó tất yếu phải hao phí một lượng lao động xã hội bao gồm hao phi lao động sống và lao động vật hóa. Việc giảm chi phí lao động vật hoá trong sản phẩm sản xuất ra là một đòi hỏi tất nhiên nhằm đảm bảo cho sản xuất có sự tích luỹ cho sự tái sản xuất giản đơn và mở rộng. Do vậy vấn đề đặt ra là không ngừng sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu được coi là một nguyên tắc cuả sản xuất. Nếu nguyên tắc này không được đảm bảo sẽ dẫn đến sự rối ren, bị động, lãng phí lớn, sẽ mất tính kế hoạch, sẽ tự tiêu hao vô ích của cải của xã hội, cản trở sản xuất xã hội. Trong phương thức sản xuất tư bản chủ nghĩa, đứng trước sự cạnh tranh quyết liệt, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu được thừa nhận là một tất yếu khách quan. Vấn đề này được thực hiện rất tốt bằng các biện pháp quản lý và kĩ thuật. Nhưng xét trên phạm vi toàn xã hội, thì do có sự mâu thuẫn của sở hữu tư bản chủ nghĩa về tư liệu sản xuất với lực lượng sản xuất tiên tiến, quy luật giá trị chi phối toàn nền sản xuất, việc kiếm nhiều lợi nhuận là mục đích chính của tư bản nên việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu thiếu cơ sở để thực hiện. Nhưng trong phương thức sản xuất xã hội chủ nghĩa do tính ưu việt của chế độ công hữu xã hội chủ nghĩa về tư liệu sản xuất, sự thống nhất lợi ích trong toàn xã hội tạo cơ sở thuận lợi cho việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Tuy nhiên trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, chính sư bao cấp đã tạo ra nhiều hiện thực. Để khắc phục nhược điểm nó, việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đã tạo điều kiện hiện thực cho vấn đề này. Ta có thể thấy được vấn đề sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu được đặt ra trong cơ chế quản lý vĩ mô và quản lý vi mô. Với Nhà nước thì sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm tăng hiệu quả của việc sử dụng các tiềm năng đặc biệt là những nguồn khả năng khai thác chỉ có hạn. Đối với doanh nghiệp, đẩy mạnh việc giảm giá thành đơn vị sản phẩm là biện pháp chủ yếu mà doanh nghiệp cần phấn đấu. Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đều phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đưa ra phương hướng và giải pháp cụ thể phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu vừa là quyền lợi vừa là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp và thường được thực hiện theo những phương hướng và biện pháp sau: a. Không ngừng giảm bớt phế liệu, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: Giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm là yếu tố quan trọng để tiết kiệm nguyên vật liệu trong qúa trình sản xuất song muốn khai thác triệt để yếu tố này phải phân tích cho được các nguyên nhân làm tăng, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu từ đó đề ra các biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm được nhiều nguyên vật liệu trong sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp tập trung cần giải quyết các vấn đề sau: - Tăng cường cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật - công nghệ mới vào sản xuất nâng cao trình độ lành nghề cho cán bộ công nhân viên. - Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu,xây dựng chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị coi trọng công tác hạch toán nguyên vật liệu. - áp dụng chế độ khuyến khích vật chất trong việc sử dụng hay lãng phí nguyên vật liệu. Ngoài ra, cần phải đặc biệt coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ. Đối với các doanh nghiệp cơ khí, may mặc, da, kim khí... cần chú ý khâu chọn phương án tối ưu. b. Sử dụng nguyên vật liệu thay thế: Hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải nhập phần lớn nguyên liệu từ nước ngoài với chi phí và giá thành khá cao. Vì vậy việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế được sử dụng theo hướng dùng vật liệu nhẹ, rẻ tiền sẵn có ở trong nước để thay thế cho vật liệu nặng, đắt tiền, quý hiếm nhập khẩu để tránh những biến động lớn và không bị phụ thuộc vào các nhà cung cấp nước ngoài, nhưng phải đảm bảo chất lượng và công nghệ chế biến. Sử dụng nguyên vật liệu thay thế giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí sản xuất, tiết kiệm được ngoại tệ, chủ động trong sản xuất kinh doanh. c. Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu phế phẩm: Thu hồi và tận dụng phế liệu phế phẩm là một nội dung quan trọng thể hiện sự quán triệt nguyên tắc tiết kiệm trong quản lý kinh tế. Việc vận dụng phế liệu phế phẩm chẳng những là yêu cầu trước mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của các doanh nghiệp. Ngay cả những nước có nền kinh tế phát triển cao vẫn hết sức coi trọng việc tận dụng phế liệu, phế phẩm. Vì nó mang lại hiệu quả cao hơn so với việc sử dụng nguyên vật liệu từ khai thác chế biến. d. Đổi mới kỹ thuật công nghệ: Dựa vào tiến bộ kỹ thuật và công nghệ trong quá trình gia công chế biến. Trình độ cơ khí hoá và tự động hoá cao cũng như những công nghệ hiện đại sẽ góp phần giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Qua đó góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. e. Hoàn thiên tổ chức sản xuất và quản lý nguyên vật liệu: Dựa vào quá trình hoàn thiện tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý với công cụ quản lý cũng như vận dụng các phương pháp quản lý thông qua các đòn bẩy kinh tế nhằm khuyến khích việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Đặc biệt trong việc quản lý kho và bảo quản nguyên vật liệu trong kho là công việc rất quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm. f. Nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân viên: Cùng với việc nâng cao trình độ kỹ thuật và công nghệ chế biến cũng như tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý còn cần phải nâng cao năng lực làm chủ của đội ngũ người lao động. Bởi vì chính họ là những chủ thể quyết định đến việc quản lý nói chung và sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu nói riêng. g. Xoá bỏ mọi hao hụt, mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan gây ra: Để thực hiện tốt phương hướng này cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua, vận chuyển, bao gói, bốc dỡ, kiểm nghiệm, bảo quản nguyên vật liệu trong kho và cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất. Doanh nghiệp cần có hệ thống quy chế thưởng phạt thích đáng, có chế độ trách nhiệm rõ ràng. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp có tính khách quan của mọi nền kinh tế sản xuất nhưng do đặc điểm của nền kinh tế nước ta còn phát triển chậm, cơ sở nguyên vật liệu chưa đáp ứng được nhu cầu sản xuất, lượng nguyên vật liệu nhập ngoại lớn nên là biện pháp quan trọng hàng đầu để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cuả các doanh nghiệp. Những phương hướng và biện pháp trên được xây dựng, lựa chọn áp dụng trong tất cả các khâu vận động của nguyên vật liệu trong qúa trình sản xuất, từ khâu thiết kế sản phẩm, lựa chọn và sơ chế nguyên vật liệu, tổng hợp sử dụng đến việc tận thu, tận dụng phế liệu, phế phẩm cùng với việc nâng cao trình độ kỹ thuật và công nghệ chế tạo, cũng như hoàn thiện tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý còn cần phải nâng cao năng lực làm chủ của đội ngũ người lao động về mọi mặt. Phần 2: Phân tích Thực trạng công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty bánh kẹo Hải Hà I. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của Công ty bánh kẹo Hải Hà có ảnh hưởng đến công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty bánh kẹo Hải Hà Công ty bánh kẹo Hải Hà ra đời vì sự nghiệp phục vụ nhu cầu đời sống nhân dân và trưởng thành trong công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa. Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, Hải Hà mang nhiều tên gọi khác nhau qua nhiều Bộ quản lý đánh dấu sự thay đổi từng loại hình sản xuất và phản ánh xu hướng phát triển của nhà máy. Giờ đây khi nói đến mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu mọi tầng lớp nhân dân chúng ta không thể không nhắc tới Công ty bánh kẹo Hải Hà bởi trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo, hiện nay Hải Hà là doanh nghiệp đi đầu với công suất trên 10.000 tấn/năm. Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp do nhà nước đầu tư với tư cách là chủ sở hữu. Công ty bánh kẹo Hải Hà với tên giao dịch là HAIHA COFECTIONERY COMPANY (viết tắt là HAIHACO). Trụ sở chính đặt tại : 25 Trương Định - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty bánh kẹo Hải Hà đã phát huy mọi tiềm năng sản xuất và kinh doanh của mình để đứng vững trên thị trường và nâng cao uy tín của Công ty. a. Các giai đoạn hình thành của Công ty bánh kẹo Hải Hà : Hiện nay sản phẩm của Công ty đã có mặt ở khắp mọi nơi trong và ngoài nước, để có được điều này Công ty đã phải phấn đấu không ngừng, vượt qua mọi khó khăn, thử thách qua các giai đoạn: ă Công ty bánh kẹo Hải Hà được thành lập và đi vào hoạt động trong công cuộc xây dựng xã hội chủ nghĩa ở Miền Bắc, đấu tranh giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước. Đảng đã đề ra kế hoạch 3 năm (1958 - 1960), cải tạo và phát triển nền kinh tế quốc dân với nhiệm vụ và chiến lược chủ yếu là “ Cải tạo và phát triển nông nghiệp đồng thời phát triển công nghiệp nhẹ phục vụ nông nghiệp”, trên cơ sở đó từ ngày 11/1959, Tổng Công ty thổ sản Miền Bắc đã cho xây dựng một cơ sở thực nghiệm nghiên cứu trân châu với 9 cán bộ công nhân của Công ty gửi sang. Đầu năm 1960, thực hiện chủ trương của Công ty đã đi sâu vào nghiên cứu và sản xuất các mặt hàng miến(sản phẩm đầu tiên) từ nguyên liệu đậu xanh để cung cấp cho nhu cầu của nhân dân. Đến 25/12/1960 xưởng miến Hoàng Mai ra đời và đi vào hoạt động với những máy móc thiết bị thô sơ - đánh dấu một bước ngoặt đầu tiên cho sự phát triển của nhà máy sau này. ă Thời kỳ 1962 - 1967 xí nghiệp đã thử nghiệm thành công và đưa vào sản xuất các mặt hàng như dầu và tinh bột ngô cung cấp cho nhà máy pinVăn Điển. Năm 1966, Viện thực vật lấy đây là cơ sở vừa sản xuất vừa thử nghiệm các đề tài thực phẩm từ đó phổ biến cho các địa phương sản xuất nhằm giải quyết hậu cần tại chỗ tránh được ảnh hưởng của chiến tranh. Từ đó nhà máy đổi tên là Nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà, ngoài sản xuất tinh bột nhà máy còn sản xuất viên đạm, trao tương, nước chấm lên men... Năm 1968, nhà máy trực thuộc Bộ lương thực thực phẩm quản lý và đến tháng 6 /1970 thực hiện chỉ thị của Bộ lương thực thực phẩm nhà máy đã tiếp nhận phân xưởng kẹo của Hải Châu bàn giao sang với công suất 900 tấn/năm và nhiệm vụ chính là sản xuất kẹo, mạch nha, tinh bột... và được đổi tên là nhà máy thực phẩm Hải Hà với tổng số cán bộ công nhân viên là 555 người, cũng trong thời gian này đội ngũ cán bộ công nhân viên của nhà máy không ngừng được tăng lên và luôn hoàn thành kế hoạch nhà nước giao. Thực hiện kế hoạch 5 năm 1976-1980 nhà máy thực phẩm Hải Hà cùng cả nước xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, trong thời gian đó nhà máy đã đầu tư đổi mới cải tiến kỹ thuật, từng bước mở rộng quy mô sản xuất đến tháng 12/1976 đã phê chuẩn mở rộng thiết kế nhà máy với công suất 6000 tấn/năm và năm 1980 tổng diện tích mặt hàng sử dụng là 22.500 m2 và 900 cán bộ công nhân viên. ă Những năm 1981-1985 là thời gian nhà máy sản xuất từ giai đoạn thủ công một phần cơ giới hoá sang cơ giới hoá một phần thủ công từng bước áp dụng thành công khoa học kỹ thuật. Từ năm 1981 nhà máy được chuyển sang cho Bộ Công nghiệp thực phẩm quản lý với tên gọi Nhà máy thực phẩm Hải Hà. ă Năm 1987 để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ sản xuất trong thời kỳ mới, lại một lần nữa nhà máy đổi tên thành Nhà máy liên tục mở rộng mặt hàng, đổi mới thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất. ă Năm 1992 nhà máy đổi tên thành Công ty bánh kẹo Hải Hà, từ năm 1995 nhà máy trực thuộc Bộ Công nghiệp quản lý với các sản phẩm chủ yếu như kẹo cà phê, kẹo sữa, bánh kem xốp, bánh bích quy ... Trải qua bao khó khăn thử thách thiếu vốn, thiếu cơ sở vật chất kỹ thuật... nhưng với chiến lược phát triển đúng đắn của ban lãnh đạo Công ty cùng với sự quan tâm của Nhà nước, Công ty đã và đang đạt được những thành tựu to lớn, ngày càng đáp ứng nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân với 5 xí nghiệp: ã Xí nghiệp bánh ã Xí nghiệp kẹo ã Xí nghiệp phụ trợ ã Nhà máy thực phẩm Việt Trì ã Nhà máy bột dinh dưỡng Nam Định Và 2 Công ty liên doanh: HAIHA-KOTOBUKI và HAIHA-MIWOON. Với tổng số cán bộ công nhân viên là 1962 người, có quy mô và trang thiết bị vào loại khá trong các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo ở nước ta. Là một doanh nghiệp Nhà nước tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, Hải Hà đã và đang khẳng định được vai trò chủ lực của mình trong các doanh nghiệp sản xuất ở nước ta hiện nay. b. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Hà : Cùng với sự chuyển đổi từ hình thức nhà máy sang hình thức công ty đã giúp Công ty thực hiện được các dự án liên doanh với nước ngoài. Sự cải tiến hình thức tổ chức đã góp phần giúp Công ty áp dụng công nghệ hiện đại, trình độ quản lý tiên tiến của nước ngoài. Để nâng cao được chất lượng của công tác quản lý, tinh giảm bộ máy quản lý theo hướng gọn nhẹ mà đạt hiệu quả cao phù hợp với xu thế chung của thời đại nên Công ty đã mạnh dạn đổi mới mô hình cơ cấu tổ chức sản xuất. Tổng giám đốc P.TGĐ Kinh doanh Văn phòng Tổ chức Hành chính Nhà ăn Vệ sinh Y tế P.TGĐ Tài chính Phòng Tài vụ Phòng Kế toán P.TGĐ Kĩ thuật Phòng Kĩ thuật Phòng KCS Nhà máy Nam Định Nhà máy Việt Trì CTLD Miwoon Xí nghiệp bánh Xí nghiệp kẹo Xí nghiệp phụ trợ CTLD Kotobuki Hệ thống bán hàng Nhóm Marketing Cung ứng vật tư Xây dựng cơ bản Điều hành sản xuất Kho Vận tải Bốc vác Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Hà Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, đứng đầu là Tổng giám đốc. Tổng giám đốc có nhiệm vụ điều hành chung hoạt động của toàn Công ty, có quyền quyết định các vấn đề của Công ty. Dưới Tổng giám đốc là các Phó tổng giám đốc như Phó tổng giám đốc kinh doanh, Phó tổng giám đốc sản xuất - kỹ thuật và Phó tổng giám đốc tài chính. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (năm, quý, tháng dài hạn ...) điều độ sản xuất và thực hiện kế hoạch, tổ chức Marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ, thăm dò thị trường quảng cáo... lập dự án cho những năm tiếp theo. Phòng kỹ thuật có chức năng theo dõi việc thực hiện các quá trình công nghệ để đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu và chế thử sản phẩm. Phòng tài vụ có nhiệm vụ huy động vốn phục vụ cho sản xuất, tính giá thành lỗ, lãi, thanh toán (nội bộ, vay bên ngoài ...). Văn phòng có chức năng lập định mức thời gian cho các loại sản phẩm, tiền lương, tiền thưởng cho các cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao động khi vào mùa vụ phụ trách các vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. Tổ chức nhân sự, phục vụ tiếp khách trong đó lại có các phòng ban: Phòng tổ chức, Phòng hành chính, Phòng bảo vệ, nhà trẻ, y tế ... Các xí nghiệp của Công ty có chức năng và nhiệm vụ sau đây: - Xí nghiệp kẹo là xí nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh các loại kẹo như kẹo cứng, kẹo mềm ... - Xí nghiệp bánh có nhiệm vụ sản xuất các loại bánh như bánh kem xốp, bánh biscuit ... - Nhà máy thực phẩm Việt Trì bên cạnh việc sản xuất các loại kẹo. - Nhà máy bột dinh dưỡng Nam Định có nhiệm vụ sản xuất bánh kem xốp và các loại kẹo khác phục vụ cho nhu cầu thị trường đó. - Xí nghiệp phụ trợ là một bộ phận không thể thiếu của Công ty có nhiệm vụ: sản xuất, sửa chữa thường xuyên máy móc, thiết bị. Mỗi một xí nghiệp sản xuất chính luôn có một số đội đi theo ca sản xuất, ngoài ra còn duy trì các hoạt động gia công, các phụ tùng thay thế, dự trữ sửa chữa phụ tùng theo kế hoạch. Ngoài ra Công ty còn có hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm và bán thành phẩm của Công ty, hệ thống nhà kho có chức năng dự trữ bảo quản nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ sản xuất đồng thời dự trữ bảo quản sản phẩm làm ra. 2. Một số đặc điểm kinh tế-kỹ thuật chủ yếu của Công ty bánh kẹo Hải Hà ảnh hưởng đến công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu a. Đặc điểm quy trình công nghệ: Quy trình chế tạo sản phẩm của Công ty bánh kẹo Hải Hà là một nhân tố có ảnh hưởng lớn tới việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu tại Công ty. Với đặc điểm trang thiết bị máy móc của Công ty nên quy trình công nghệ đều được kết hợp máy móc lẫn thủ công nhưng máy móc là chủ yếu, sản phẩm bánh kẹo của Công ty bao gồm nhiều loại bánh kẹo, ở mỗi loại có đặc trưng riêng do thành phần cấu thành nên chúng không hoàn toàn giống nhau. Song do chúng có đặc thù chung nên chúng được phân thành các nhóm sản phẩm như: sản phẩm kẹo cứng, sản phẩm kẹo mềm, bánh bích quy, bánh kem xốp và chúng được sản xuất trên dây chuyền tương ứng. Như vậy trên cùng một dây chuyền công nghệ có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm khác nhau nhưng có sự tách biệt về thời gian, ví dụ như dây chuyền sản xuất bánh bích quy có thể sản xuất ra các loại bánh như bánh dạ lan hương, bánh cẩm chướng, bánh violet ... Dây chuyền sản xuất kẹo mềm có thể sản xuất ra các loại kẹo như kẹo dứa mềm, kẹo dâu mềm, kẹo cốm mềm... Hiện nay Công ty có 4 dây chuyền công nghệ. Trong xí nghiệp sản xuất bánh có 2 dây chuyền sản xuất mới, hiện đại là dây chuyền sản xuất bánh kem xốp (nhập từ Italia) và dây chuyền sản xuất bánh bích quy (nhập của Đan Mạch). Trong xí nghiệp kẹo cũng có 2 dây chuyền sản xuất là dây chuyền sản xuất kẹo cứng và dây chuyền sản xuất kẹo mềm. Quy trình công nghệ của Công ty sản xuất sản phẩm theo kiểu giản đơn, chế biến liên tục, khép kín, sản xuất với mẻ lớn và công tác sản xuất được tiến hành theo hướng cơ giới hoá một phần thủ công. Vì vậy mà việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu chưa được triệt để vẫn còn một lượng nguyên vật liệu rơi vãi không thể thu hồi được. Do chu kỳ sản xuất ngắn và đối tượng sản xuất lại là bánh kẹo nên khi kết thúc ca máy cũng là khi sản phẩm hoàn thành vì vậy mà đặc điểm sản xuất của Công ty là không có sản phẩm dở dang. Quá trình sản xuất khép kín nên tạo điều kiện cho việc sử dụng hợp lý nguyên vật liệu. Khi có phế liệu phế phẩm thì đưa ngay vào mẻ đang chế biến vừa không làm giảm chất có ích trong nguyên vật liệu vừa đảm bảo về số lượng, không bị rơi vãi, không phải vận chuyển nhiều lần. Quy trình sản xuất theo đúng kỹ thuật còn làm giảm tiêu hao nguyên vật liệu và nâng cao chất lượng của sản phẩm. Cụ thể có một số quy trình công nghệ sau: Quy trình sản xuất kẹo mềm Nguyên liệu gồm có : đường, nước, nha, phụ gia Nguyên vật liệu Hoà tan Nhập kho Tạo hình Bao gói Đóng thành phẩm Khôi phục Kẹo đầu đuôi Nấu Làm nguội Đánh trộn các phế liệu Quy trình sản xuất kẹo cứng Nguyên vật liệu gồm có: đường, nước, nha, phụ gia Nguyên vật liệu Nhào trộn Tạo hình Nướng bánh Làm nguội Đóng thành phẩm Nguyên vật liệu Hoà tan Nấu Làm nguội Tạo hình Bao gói Đóng thành phẩm Bơm nhân Nấu nhân Nguyên liệu Làm nguội Làm nguội Tạo hình Tạo hình Tạo hình Nấu nhân Quy trình sản xuất bánh Nguyên vật liệu gồm có: bột mì, nước, đường, phụ gia. Như vậy, nguyên vật liệu đưa vào ban đầu của quy trình sản xuất là khâu khá quan trọng, nếu nguyên vật liệu đưa vào không đủ về số lượng, chất lượng không đảm bảo và không đồng bộ thì sản phẩm tạo ra sẽ kém về chất lượng, dovậy đảm bảo đầy đủ hợp lý nguyên vật liệu ở khâu này rất quan trọng. b. Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất kỹ thuật ở Công ty bánh kẹo Hải Hà bao gồm nhà xưởng, máy móc thiết bị, các công trình kiến trúc được nâng cấp và trang bị các máy móc hiện đại của Italia, Bỉ, Nhật Bản, Hàn Quốc ... Qua gần 40 năm sản xuất và kinh doanh từ những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, hiện nay một phần đã được trang bị máy móc hiện đại cho ra những sản phẩm chất lượng cao. Vào những năm mới thành lập, máy móc thiết bị của Công ty còn ở dạng thô sơ sản xuất thủ công như chảo nấu kẹo, máy cán cắt kẹo... những năm 1977-1980 do sản xuất phát triển Công ty đầu tư thêm máy móc thiết bị cho sản xuất. Máy móc thiết bị của Công ty bánh kẹo Hải Hà mới, hiện đại và đồng bộ nên sản phẩm sản xuất ra đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng được nhu cầu của thị trường đồng thời làm tăng năng suất lao động, làm giảm giá thành sản phẩm, thúc đẩy phần nào tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Hiện nay, máy móc thiết bị và dây chuyền công nghệ của Công ty được phân bố ở các xí nghiệp như sau: - Xí nghiệp kẹo gồm 3 phân xưởng có công suất 6200 tấn/ năm với hai dây chuyền sản xuất kẹo cứng các loại và dây chuyền sản xuất kẹo gôm, xí nghiệp còn được trang bị một máy gói kẹo cứng, hai máy gói kẹo mềm của đức và hai máy gói kẹo mềm của Ba Lan. - Xí nghiệp bánh có hai dây chuyền sản xuất bánh Biscut, một dây chuyền sản xuất bánh kem xốp và một dây chuyền làm bột gạo. - Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì bên cạnh dây chuyền sản xuất kẹo các loại, trong năm 1997, 1998 còn được trang bị dây chuyền sản xuất kẹo Jelly khuôn và Jelly cốc. - Xí nghiệp bột dinh dưỡng Nam Định có một dây chuyền sản xuất bánh kem xốp và một dây chuyền sản xuất kẹo các loại. Trong các dây chuyền sản xuất của Công ty có các dây sản xuất quá lạc hậu như dây chuyền sản xuất kẹo mềm, sản xuất kẹo xoắn được đầu tư những năm 1966 nên máy móc thiết bị còn chắp vá, lạc hậu dẫn đến sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức tiêu dùng. Tuy nhiên có một số dây chuyền như dây chuyền sản xuất kẹo mềm gói gối đầu tư từ năm 1995, dây chuyền sản xuất bánh của Italia đầu tư từ năm 1997 và mới đây dây chuyền sản xuất kẹo Caramel của Đức đầu tư từ năm 1998, đây là dây chuyền mới nên việc đầu tư, chuyển giao công nghệ máy móc tương đối hiện đại do đó cho ra đời những sản phẩm có chất lượng cao, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm định mức tiêu hao. Việc chú trọng đầu tư máy móc thiết bị, hiện đại hoá sản xuất đã góp phần tăng năng suất lao động. Trong những năm vừa qua Công ty đã đầu tư hàng chục tỷ đồng để xây dựng nhà xưởng, đổi mới thiết bị. Dưới đây là bảng thống kê năng lực sản xuất và mức độ trang bị máy móc thiết bị của Công ty: Biểu 1:Năng lực sản xuất và mức độ trang bị của máy móc thiết bị của Công ty TT Tên thiết bị Công suất (tấn/năm) Mức độ trang bị 1 DCSX kẹo mềm chất lượng cao 1200 Cơ giới, tự động hóa 2 DCSX kẹo mềm khác, kẹo gôm 6700 Cơ giới, tự động hóa 3 DCSX kẹo cứng 1400 ._.ác này còn có nhiều thiếu sót, mỗi kho được giao cho một đến hai người quản lý, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ những hao hụt mất mát trong thời gian dự trữ, bảo quản tại kho. Với nhiệm vụ, trách nhiệm đó thủ kho lại không được trao phạm vi, quyền hạn nhất định, việc quy định giữa công tác xuất kho còn quá đơn giản, chế độ khuyến khích vật chất chưa kích thích được thủ kho, đôi khi có dư nguyên vật liệu thì thủ kho không được hưởng nhưng khi thiếu hụt phải bồi thường và bị khiển trách. Hệ thống cơ sở vật chất vẫn chưa đảm bảo nên gây nên tình trạng nguyên vật liệu bị hư hỏng, giảm chất lượng. ă Thu hồi nguyên vật liệu được tiến hành theo tháng dẫn đến nguyên vật liệu bị biến chất hoặc mất mát vì khi tính trọng lượng sản phẩm tinh sau khi đã sản xuất song không tách được chính xác, mức dụng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu nên kho có thể kết luận là sử dụng tiết kiệm hay không. Công tác sử dụng nguyên vật liệu còn có tình trạng lãng phí, để nguyên vật liệu rơi vãi, không thu hồi hết được như nước rửa đường khi rửa nồi nấu. Đối với các sản phẩm bánh, trong quá trình sản xuất thường có lượng bavia còn khá lớn như sản xuất bánh kem xốp phế liệu phế phẩm là 23%, một phần được sử dụng lại cho sản xuất bánh quy. ă Trình độ quản lý của cán bộ còn hạn chế do chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế, bộ phận quản lý phải biết rõ đặc tính của từng loại nguyên vật liệu, thời hạn và chế độ bảo quản. ý thức của công nhân trực tiếp sản xuất còn chưa cao về quản lý và sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Trên đây là một số hạn chế trong công tác quản lý và sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu của Công ty bánh kẹo Hải Hà. Để hạn chế những khuyết điểm nói trên Công ty cần có những phương hướng và biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế trên để giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty trên thương trường. Phần 3: Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Hà I. Phương hướng và mục tiêu phát triển của Công ty Để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường, Công ty bánh kẹo Hải Hà đã xác định phương hướng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong thời kỳ trước mắt như sau: - Tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động đa dạng hoá chủng loại sản phẩm nhằm mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của từng vùng thị trường từ nông thôn đến thành thị, trong nước và hướng tới xuất khẩu những sản phẩm có chất lượng cao. - Xây dựng chiến lược công nghệ sản xuất bánh kẹo và một số sản phẩm khác trong những năm trước mắt và lâu dài. - Tăng cường công tác đổi mới thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Đi sâu nghiên cứu thị trường, ổn định và nâng cao hiệu qủa nghiên cứu thị trường. Ngoài việc sản xuất bánh kẹo là chính Công ty sẽ sản xuất và kinh doanh một số mặt hàng khác để nâng cao đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên, thúc đẩy sự phát triển lớn mạnh của Công ty. - Sắp xếp lại bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất, không ngừng nâng cao công tác quy hoạch và đào tạo cán bộ thông qua các cuộc thi tay nghề và cử đi học các lớp ngắn và dài hạn, trong và ngoài nước, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước như nộp ngân sách, tham gia các hoạt động xã hội. Phương hướng đề ra nhằm đạt được đó là: tăng lợi nhuận, tăng thị phần. Muốn vậy sản phẩm của Công ty cạnh tranh được trên thị trường về giá cả cũng như chất lượng sản phẩm. Một trong những biện pháp của Công ty là nhằm hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, không ngừng phấn đấu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. Biểu 15: Một số chỉ tiêu sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty giai đoạn 2003- 2005 Chỉ tiêu Đơnvị Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Giá trị sản xuất công nghiệp Tỉ VND 186,553 196 207,76 Doanh thu Tỉ VND 338,723 353,047 370,76 Nộp ngân sách Tỉ VND 30,6 33,048 36,353 Sản phẩm chủ yếu Tấn 13000 13700 14600 Kẹo dừa Tấn 2300 2350 2400 Kẹo hoa quả Tấn 1570 1700 1750 Cracket vừng Tấn 450 530 600 Bánh quy xốp Tấn 750 485 1000 Kẹo cứng các lọai Tấn 2300 2500 2600 Đây là mục tiêu của Công ty cần đạt được. Để đạt được mục tiêu trên Công ty phải có một chính sách cân đối, nhịp nhàng và đồng bộ từ đầu vào sản xuất và tiêu thụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. II. một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Trong giá thành sản phẩm bánh kẹo, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn chẳng hạn như : kẹo cứng 73,4%, kẹo mềm chiếm 72,1%, bánh chiếm 72,1%. Vì vậy việc giảm chi phí nguyên vật liệu có một vị trí quan trọng trong công tác hạ giá thành sản phẩm. Tuy vậy khác với nhiều loại sản phẩm khác, sản xuất bánh kẹo giảm chi phí bằng cách giảm khối lượng các thành phần nguyên vật liệu dưới mức công suất kỹ thuật hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu... mà giảm chi phí nguyên vật liệu ở đây là sử dụng các biện pháp nhằm tiết kiệm tối đa tiêu hao do lãng phí nguyên vật liệu, tìm nguồn nguyên vật liệu thay thế có giá rẻ, áp dụng các biện pháp kỹ thuật nhằm đổi mới công nghệ sản xuất. Công ty bánh kẹo Hải Hà cần thực hiện các biện pháp sau để quản lý và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu: 1. Hoàn thiện và không ngừng phấn đấu hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Trong mỗi doanh nghiệp, định mức nói chung và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nói riêng có vai trò hết sức quan trọng, nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho doanh nghiệp, là căn cứ trực tiếp để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất đảm bảo cho quá trình được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục, là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa lãng phí, đánh gía trình độ khoa học tiến bộ kỹ thuật và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới. Vì vai trò của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nên nó có tác động hai chiều giữa định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và các vấn đề như công nghệ, máy móc, trình độ tay nghề của công nhân, trình độ quản lý ... Sự tác động qua laị này chịu ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề chung là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Định mức tiên tiến, trình độ tay nghề của công nhân cao, cán bộ quản lý tốt ... thì sử dụng nguyên vật liệu ít nhiều được tiết kiệm và hợp lý. Trong điều kiện hiện nay, việc hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một vấn đề tương đối khó khăn đối với Công ty bánh kẹo Hải Hà song đó lại là vấn đề được Ban lãnh đạo Công ty quan tâm hàng đầu bởi vì có hạ thấp định mức thì mới có thể hạ thấp được giá thành sản phẩm, để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy gặp phải khó khăn do chủng loại sản phẩm phong phú, số lượng nguyên vật liệu tham gia vào cấu thành sản phẩm tương đối nhiều và đặc biệt có những định mức tiêu dùng nguyên vật liệu không thể hạ thấp hơn nữa. Việc hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cần phải được xem xét cả về mặt giá trị lẫn mặt hiện vật và có thể thực hiện theo các hướng sau: Một là hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : để hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cần phải xem xét cơ cấu định mức, nó bao gồm phần tiêu dùng thuần tuý cấu tạo nên sản phẩm và phần tổn thất (phế liệu). Trong phế liệu gồm có phế liệu dùng lại và phế liệu không dùng lại, để hoàn thiện ta cần đi vào việc giảm bớt tổn thất, trong cơ cấu định mức có phần tổn thất chủ quan và khách quan nhưng trong cơ cấu định mức không tính phần tổn thất khách quan. Do đó yêu cầu định mức phải chặt chẽ hơn, phải được xây dựng hoàn chỉnh hơn giảm bớt được tổn thất. Mặt khác, chủng loại sản phẩm phong phú nên việc xây dựng định mức rất phức tạp đặc biệt cần nghiên cứu điều chỉnh định mức tiêu dùng nguyên vật liệu đối với một số sản phẩm mới như kẹo Caramen, kẹo Jelly, bánh Cracket mặn ... Để đảm bảo được việc hoàn thiện hơn định mức tiêu dùng nguyên vật liệu việc đầu tiên Công ty phải xác định là tìm hiểu khách hàng, điều tra, khảo sát thị trường về nhu cầu tiêu dùng : - Tiến hành điều tra thị trường được bằng thực hiện nhiều phương pháp gián tiếp hay trực tiếp, thông qua đó tìm hiểu yêu cầu chất lượng sản phẩm, cần giảm bớt độ ngọt, chất béo hay tăng thành phần tinh bột ... - Rà soát lại hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu hiện có của Công ty, Công ty thường xuyên tổ chức sửa đổi định mức theo yêu cầu mới sản xuất của từng đơn vị, tức là khi điều kiện sản xuất thay đổi thì phải sửa đổi lại định mức cho phù hợp. Việc thay đổi định mức cần phải bám sát tình hình thực tế nhằm giao trách nhiệm cho các bộ phận sản xuất có ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu. Hai là hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu : đây là một vấn đề đặt ra đòi hỏi Công ty phải giải quyết. Thực hiện mục tiêu này bằng cách giảm tỷ lệ hao hụt cho mỗi sản phẩm xuống mức tối thiểu, có thể tỷ lệ hao hụt rất khó xác định và không thể biết được chính xác bao nhiêu là thấp nhất. Như phần thực trạng ở trên, tỷ lệ hao hụt trung bình đối với sản phẩm bánh là 3%, sản phẩm kẹo 2%, tỷ lệ còn cao hơn nhiều so với nhiều nước như : Thái Lan, Nhật Bản, Đức ... để hiểu rõ ta xem xét ví dụ :  Biểu 16: Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính cho một tấn sản phẩm sữa dừa TT Nguyên vật liệu Đơn vị Khối lượng Độ khô Giá(đồng) 1 Đường loại 1 Kg 560 5% 3.500 2 Gluco1 Kg 384 15% 2.818 3 Sữa Kg 40 6% 24.552 4 Short Kg 30 0% 7.000 5 Tinh dầu Kg 4 0% 140.000 6 Dầu bơ Kg 31 0% 76.300 7 Băng dính 8 Bìa lót Theo chỉ tiêu cho phép của định mức tiêu dùng, định mức tiêu dùng cho một tấn sản phẩm kẹo sữa dừa độ ẩm là 3%, hao hụt 3%, tỷ lệ chất khô trong kẹo là 97% song do kẹo lại làm từ các nguyên vật liệu khác nhưng phần trăm chất khô trong các loại nguyên vật liệu lại khác nhau, để tính toán được chúng ta phải quy đổi về tỷ lệ % chất khô của các nguyên vật liệu đó. Đường tỷ lệ chất khô là 99,5% nên khối lượng tiêu dùng khô là 560*99.5% = 557,2 kg Gluco 1 tỷ lệ chất khô là 85% nên khối lượng tiêu dùng khô là 384 * 85% = 326,4 kg Sữa tỷ lệ chất khô là 94% nên khối lượng tiêu dùng khô là 40 *94% = 37,6 kg Short tỷ lệ chất khô là 100% nên khối lượng tiêu dùng khô là 30 kg Tinh dầu tỷ lệ chất khô là 100% nên khối lượng tiêu dùng khô là 4 kg Dầu bơ tỷ lệ chất khô là 100% nên khối lượng tiêu dùng khô là 31 kg. Tổng khối lượng nguyên vật liệu sau khi quy đổi về 100% chất khô là 986,2 kg; độ khô của kẹo là 97% nên khối lượng kẹo quy ra độ ẩm là 986,2 / 97 % = 1016,7 kg. Với tổng khối lượng bao gói là 40 kg/ 1 tấn kẹo nên khối lượng sau khi bao gói là 1016,7 + 40 = 1056,7 kg. Như vậy định mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn cao so với thực tế tiêu dùng, Công ty vẫn có thể giảm tối đa là 16,7 kg/1 tấn kẹo. Việc giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu xuống mức thấp nhất có thể còn tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu và tỷ lệ chế thành nguyên vật liệu đó vào thực thể sản phẩm. Có loại nguyên vật liệu giảm được nhiều, có loại giảm được ít, có loại không thể giảm được, vì nếu giảm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và đặc tính của sản phẩm. Đối với các loại kẹo, các nguyên vật liệu có thể hạ thấp định mức thông thường là đường và gluco 1 vì chúng chiểm tỷ lệ lớn trong cấu thành thực thể sản phẩm (đường 560 kg, gluco 1 là 384 kg) còn các loại nguyên vật liệu khác có thể giảm không đáng kể hoặc không giảm. ở đây giả sử có thể giảm 2% định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính còn có thể giữ nguyên. Biểu 17: So sánh định mức nguyên vật liệu (đơn vị: đồng) TT Nguyên vật liệu Đơn vị Định mức cũ Định mức cũ Khối lượng giảm Đơn giá Giá trị giảm 1 Đường loại 1 kg 560 560 11,2 3500 39200 2 Gluco 1 kg 384 384 7,68 2818 21643 3 Sữa kg 40 40 0,8 24552 196416 4 Short kg 30 30 0,6 7000 4200 5 Dầu bơ kg 31 31 0,2 76300 15200 6 Tinh dầu kg 4 4 0,08 140000 11200 7 Tổng cộng 248672 Tuy vậy nhờ việc giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà chi phí nguyên vật liệu cho một tấn kẹo sữa dừa sẽ giảm 248672 đ qua đó làm giảm giá thành với lượng tương như ứng trên. Nếu Công ty giữ nguyên giá bán thì đó cũng là lượng lợi nhuận tăng thêm cho một tấn kẹo loại này. Giảm định mức tiêu dùng nguyuên vật liệu còn phải được thực hiên đồng thời với việc giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm xuống mức tói thiểu có thể. Những tiêu hao do lãng phí nguyên vật liệu thường xảy ra: để rơi vãi, không thu hồi nước rửa đường khi rửa nồi, bao bì rách, trào bồng khi nấu kẹo, cháy kẹo, giấy nhãn rơi vãi... Để khắc phục tình trạng này cần tiến hành những công việc sau: - Trang bị các dây chuyền chuyên dùng để hạn chế lãng phí do rơi vãi trong quá trình vận chuyển thủ công giữa các khâu của quá trình sản xuất. - Cải tiến lắp đặt đường ống thu nước rửa đường trên các thiết bị, không để xả nước tràn ra ngoài. - Nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, xây dựng và thực hiên nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị, tránh các hiện tượng trào bồng, cháy kẹo, lượng phế phẩm nhiều. - Coi trọng việc tổ chức hoạch toán nguyên vật liệu đến từng tổ, đội, từng bộ phân sản xuất. - Giáo dục và nâng cao ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu cho công nhân, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiên quy trình công nghệ vừa đảm bảo chất lương sản phẩm vừa tiết kiệm không để lãng phí nguyên vật liệu. Có chế độ thưởng phạt một cách hợp lý nhằm khuyến khích công nhân sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu (thưởng do tiết kiệm vật tư, thưởng do năng cao chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm...). 2. Tổ chức tốt công tác kế hoạch và cung ứng nguyên vật liệu. Việc cung ứng nguyên vật liệu có vai tro quan trọng trong quá trình sản xuất sau này và có ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm do đó việc cung ứng đòi hỏi phải đúng chủng loại, chất lượng nguyên vật liệu cần mua, đúng lượng cần dùng và lượng cần mua, đúng thời điểm cần nguyên vật liệu, dự tính chi phí và khả năng đảm bảo tài chính. ở đây cần quan tâm tới vấn đề chi phí, đảm bảo sao cho chi phí mua nguyên vật liệu nhỏ nhất nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng yêu cầu của sản xuất. Công ty cần tìm hiểu thị trường và chọn người bán có giá thấp, cố gắng mua tận gốc hạn chế mua qua trung gian dẫn tới giá cao. Làm cho các nhà cung ứng thấy rõ trách nhiệm của mình đảm bảo cung ứng đầy đủ của mình trong các điều khoản trong hợp đồng và chịu xử lý nghiêm khắc khi vi phạm các điều khoản hợp đồng. Về phía Công ty, đó là tính chủ động sáng tạo nhằm khai thác các nguồn nguyên vật liệu phục vụ tốt cho sản xuất, chủ động trong mọi tình huống Công ty tạo ra các mối quan hệ rộng rãi đơn vị các tổ chức cung ứng nguyên vật liệu thực hiện liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế khác trên cơ sở sản xuất những sản phẩm mà Công ty cần dùng. Việc chủ động trong quá trình cung ứng nguyên vật liệu sẽ tạo điều kiện cho sản xuất được tiến hành liên tục, giá cả không biến động, chất lượng được đảm bảo, giảm được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Để thực hiện được điều này Công ty cần lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu có uy tín về mối quan hệ mua bán từ lâu dựa trên nguyên tắc của hợp đồng kinh tế, bên cạnh đó cán bộ phụ trách nguyên vật liệu cần tính toán chính xác số lượng nguyên vật liệu cần mua để giảm bớt chi phí lưu kho, tránh ứ đọng vốn. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu phải được lập ra một cách chi tiết từng loại nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng loại như căn cứ vào thời vụ để có kế hoạch mua dự trữ như đường, tinh bột... do nguyên vật liệu dùng cho sản xuất phần lớn Công ty phải mua ngoài, nguyên vật liệu lại dễ hư hỏng nên Công ty cần tính toán kỹ chu kỳ mua sắm sao cho trong thời gian dự trữ nguyên vật liệu không bị hư hỏng và chi phí là nhỏ nhất. Với những nguyên vật mua từ nước ngoài như bột mì, tinh dầu, bột ca cao, Socola... thì nên dự trữ trong khoảng dự trữ từ một đến ba tháng. Cũng để nâng cao chất lượng cung ứng Công ty phải có chế độ khuyến khích bằng lợi ích vật chất và chế độ trách nhiệm cụ thể đối với cán bộ làm công tác thu mua như : nếu khai thác nguồn vật tư tốt, đảm bảo nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và tiến độ mua nguyên vật liệu với giá thấp thì sẽ được thưởng bằng tiền. Ngược lại, nếu không đảm bảo các yêu cầu đó thì tuỳ thuộc vào mức độ và nguyên nhân mà có biện pháp xử lý thích hợp. Ngoài ra để giảm bớt chi phí nguyên vật liệu do việc giá một số vật tư thiết bị nhập khẩu tăng cao do biến động về tình hình tài chính của khu vực và thế giới, Công ty nên giải quyết vấn đề này bằng sử dụng nguyên vật liệu thay thế (Bơ nhạt nhập từ Pháp) với giá hiện nay tương đối cao là 38.200đ nên thay thế bơ trong nước với giá thấp hơn là 32.620đ trong khi chất lượng có thể đảm bảo được. Với bột mì trong nước giá 3.100 đ trong khi giá bột mì nhập ngoại là 3290 đ mà số lượng nguyên vật liệu sử dụng trong năm 2001 rất lớn 743.928,3 kg số tiền tiết kiệm khi mua nguyên vật liệu trong nước là 141.346.377 đ. Không chỉ đối với các nguyên vật liệu nhập ngoại mà đối với vật tư trong nước đắt tiền, khó mua Công ty cũng nên tìm nguồn cung ứng để có thể đảm bảo sản xuất liên tục và chủ động trong sản xuất, Công ty cần nghiên cứu và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật để tự mình có thể sản xuất được một số loại nguyên vật liệu thay thế cho việc phải mua của các tổ chức khác. Hiện nay, Công ty đã tự sản xuất được 1/3 lượng gluco cần dùng vì vậy trong thời gian tới, Công ty cần đẩy mạnh công tác này. 3. Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu phế phẩm. Hiện nay tại xí nghiệp bánh, lượng bavia trong quá trình sản xuất đã được quay trở lại khâu trộn, tại xí nghiệp kẹo hầu hết những đầu mẩu, sản phẩm không thành hình, phế liệu cũng được quay trở lại để gia công lại. Tuy nhiên hiện nay phế liệu phế phẩm vẫn chưa được thu hồi và tận dụng triệt để vì vậy cần thực hiên một số giải pháp sau: - Với một số phế liệu Công ty có thể bán cho các đơn vị khác ví dụ như bột mì bị mốc không sử dụng được có thể bán cho các cơ sở sản xuất thưc ăn gia súc. Trong năm vừa qua do bảo quản chưa tốt nên đã để bột mì bị mốc, đường bị chảy nước khi trời mưa. Cụ thể là lượng bột mì bị mốc 200 kg tương đương với số tiền là 250.000 đ. - Với một số phế liệu có thể dùng vào các công việc khác như hộp bánh khi sản xuất thừa ra trong dịp tết Công ty có thể làm quà tặng cho khách hàng mùa sản phẩm của Công ty trong các cuộc triển lảm hoạc dùng để sản xuất các sản phẩm khác. Một số loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất kẹo có thể chuyển sang sản xuất bánh như trong tháng 12/2001 chuyển sang sản xuất bánh Marvello là 447,11 kg; Melody là 1285,6 kg. Một số lợi nhãn cao cấp không sử dụng hết có thể chuyển sang cho sản xuất một số loại bánh có mẫu mã tương tự. Nếu Công ty có biện pháp tốt hơn thì số lượng phế liệu phế phẩm dùng lại có thể đạt mức cao hơn, không phải là 14.655,991 tấn mà là 15.788,23 tấn sẽ tiết kiệm được 1.132,239 tấn. 4. Tổ chức tốt công tác quản lý kho và cấp phát nguyên vật liệu. Chất lượng của nguyên vật liệu quyết định chất lượng sản phẩm vì vậy quản lý kho là một công việc quan trọng. Để đảm bảo nguyên vật liệu có chất lương tốt thì quản lý kho phải làm những gì ? Khi nguyên vật liệu này là những sản phẩm nông nghiệp chịu ảnh hưởng nhiều của thiên nhiên. Để nguyên vật liệu trong kho không xảy ra tình trạng ẩm mốc, thay đổi chất lượng Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân để có giải pháp thích hợp, trong trường hợp nguyên vật liệu hư hỏng do nguyên nhân chủ yếu là kho của Công ty chưa đảm bảo đầy đủ các điều kiện kỹ thuật cũng như điều kiện về ánh sáng, độ ẩm. Giải pháp cho vấn đề này là Công ty phải nâng cấp hệ thống kho nguyên vật liệu theo định mức kỹ thuật tuy nhiên việc nâng cấp sẽ gặp khó khăn đó là thiếu vốn vì vậy Công ty luôn luôn phải có quỹ dự phòng cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng- một vấn đề quyết định cho sự sống còn của Công ty. 5. Đầu tư đổi mới thiết bị khoa học - kỹ thuật nhằm giảm tiêu hao nguyên vật liệu Máy móc thiết bị giữ vai trò quan trọng là tư liệu lao động được con người sử dụng tác động vào đối tượng lao động làm ra sản phẩm, hàng hoá. Nó là tài sản cố định, là cơ sở vật chất của mỗi doanh nghiệp thể hiện năng lực sản xuất, quyết định năng suất lao động, khối lượng chủng loại sản phẩm và quy mô từng doanh nghiệp. Do vậy đầu tư vốn để mua sắm máy móc thiết bị trước khi đi vào sản xuất là điều kiện cần thiết vì nếu không có sự đầu tư mua sắm thì khó có thể tiến hành như ý muốn việc làm ra sản phẩm theo yêu cầu. Đầu tư máy móc thiết bị mới có tác dụng rất lớn trong việc tiến hành hợp lý nguyên vật liệu giảm bớt phế liệu, phế phẩm góp phần hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Bên cạnh đó việc đầu tư máy móc còn cần phải cải tiến nâng cao năng lực vì khi tham gia vào sản xuất máy móc thiết bị đã bị hao mòn dần theo thời gian. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất, đó là một yêu cầu đối với Phòng kỹ thuật, Phòng kỹ thuật cần nghiên cứu các vấn đề sau : ã Tập trung nghiên cứu cải tiến kỹ thuật của một số máy móc thiết bị nhằm giảm lượng tiêu hao vật tư một số máy móc thiết bị cải tiến ở đây là : - Trong sản xuất kẹo cần phải nấu đường để tạo ra hỗn hợp Caramen, hỗn hợp này chủ yếu là đường và hương vị, đưa hỗn hợp này vào nấu thì có hàm lượng đường sau khi nấu dính vào nồi nấu khó có thể thu hồi được nên phải dùng nước để rửa nồi, nước rửa nồi khi thì được dùng lại làm nước dung môi hoà tan ở mẻ nấu khác hoặc bị bỏ đi nếu lượng nước rửa này ít. Mặt khác khi nấu thì có một tỷ lệ đường bị cháy và trào bồng ra ngoài. Vì vậy cải tiến nồi nấu đường là cần thiết. + Cải tiến nồi nấu đường cho sản xuất kẹo hiện nay của Công ty bằng cách nâng dung lượng nồi từ 5m3 lên 5,5m3 đảm bảo khối lượng nấu nhiều hơn và tránh được tình trạng trào bồng. + Sử dụng polyflon trắng phủ lên bề mặt bên trong nồi nấu với chiều dày 0,3mm, lớp chống dính này đảm bảo khi kết thúc mẻ nấu hỗn hợp Caramen tạo thành thu được tối đa. - Lắp đồng hồ đo nhiệt độ (nhiệt kế) đảm bảo khi nấu nhiệt độ trong nồi không vượt quá giới hạn kỹ thuật cho phép hạn chế đường bị cháy. ã Đối với các sản phẩm là bánh trong quá trình sản xuất thường có lượng bavia, lượng bavia này lớn làm tăng mức tiêu hao nguyên vật liệu do đó thời gian tới Công ty cần nghiên cứu thiết kế khuôn mẫu thích hợp để giảm thiểu lượng bavia. ã Công ty cần nâng cao trình độ tay nghề cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật bằng cách gửi cán bộ đi học và nghiên cứu về lĩnh vực tự động hoá, hoá thực phẩm ở những nước có nền kinh tế phát triển như Đức, Nhật Bản, Đài Loan ... hay có thể thuê chuyên gia về giảng dạy và hướng dẫn cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật về máy móc thiết bị, quy trình công nghệ. Nếu cải tiến được thiết bị như trên thì trong mỗi mẻ nấu sẽ tiết kiệm được thời gian cho việc thu hồi Caramen, chất lượng sản phẩm được nâng cao do hạn chế được lượng đường bị cháy, giảm lượng phế liệu phế phẩm từ 6% xuống còn 5% cho 1 tấn kẹo, tiết kiệm được 5,89 kg nguyên vật liệu đường có giá trị 20.615 đ cho 1 tấn sản phẩm kẹo. Việc thực hiện đổi mới máy móc thiết bị nên thực hiện theo hướng từng phần, đón đầu đó là việc thay thế một số máy móc thiết bị. Hướng đổi mới này phù hợp với tình trạng thiếu vốn của Công ty, nhất là cần đầu tư các xe đẩy chuyên dùng để hạn chế lượng nguyên vật liệu rơi vãi để cho công nhân thuận tiện trong thao tác nguyên vật liệu không bị rò rỉ. Thị trường máy móc thiết bị có thể mua ở một số nước như Đức, Italia, Đan Mạch ... Việc đầu tư máy móc thiết bị là một vấn đề hết sức cần thiết đối với Công ty tuy nhiên Công ty cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề hiệu quả khi đầu tư máy móc thiết bị, có nghĩa là việc đầu tư máy móc thiết bị phải nâng cao chất lượng sản phẩm, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động tận dụng được năng lực máy móc hiện có. Như vậy, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm phế liệu phế phẩm thực hiện bằng biện pháp đầu tư khoa học kỹ thuật là biện pháp quan trọng góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu. 6. Nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ quản lý và công nhân sản xuất Công ty phải làm cho mọi cán bộ quản lý và công nhân sản xuất nhận thức rõ được vấn đề sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một vấn đề rất quan trọng đối với Công ty hiện nay và vấn đề đó có liên quan trực tiếp đến lợi ích của mỗi cán bộ công nhân viên. Để nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên cần thực hiện một số phương hướng và nhiệm vụ sau : - Cử cán bộ đi đào tạo nghiệp vụ quản lý kinh tế đặc biệt là nghiệp vụ quản lý vật tư vì hiện tại phần lớn cán bộ quản lý vật tư chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế mà chủ yếu đào tạo kỹ thuật vì thế cso rất nhiều hạn chế trong công tác quản lý nguyên vật liệu. - Cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần nắm chắc nội quy quy chế về quản lý vật tư của Công ty bao gồm nội quy về xuất nhập khẩu, kiểm tra, bảo quản, nắm rõ định mức tiêu dùng từng loại nguyên vật liệu. - Bộ phận quản lý kho phải hiểu rõ đặc tính của từng loại nguyên vật liệu, thời hạn và chế độ bảo quản. - Đối với công nhân trực tiếp sản xuất việc nâng cao tay nghề có vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, số lao động tham gia trực tiếp sản xuất là 1548 người chiếm 93,8%. Hàng năm cần đào tạo nâng cấp, nâng bậc cho công nhân đặc biệt cần chú trọng đến số công nhân đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong dây chuyền sản xuất công nghệ như bộ phận hoà đường, nấu ... Công ty cần mở các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân viên những kiến thức về sử dụng thiết bị, vệ sinh an toàn thực phẩm, giáo dục ý thức trách nhiệm tinh thần tự giác trong mỗi cán bộ công nhân viên. 7. Thực hiện chế độ khuyến khích bằng lợi ích vật chất và chế độ trách nhiệm với việc sử dụng hợp lý nguyên vật liệu * Đối với cán bộ cung ứng nguyên vật liệu Công ty cần có những quy định cụ thể về chế độ khuyến khích vật chất và chế độ trách nhiệm cụ thể như việc khai thác nguồn vật tư tốt, đảm bảo nguyên vật liệu về tiến độ, chất lượng, số lượng giá thấp thì sẽ được thưởng bằng tiền ngược lại thì sẽ tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính và kinh tế. * Đối với cán bộ quản lý nguyên vật liệu hàng tháng sau khi tiến hành thanh quyết toán nguyên vật liệu và kiểm tra định kỳ nếu cán bộ vật tư thực hiện tốt nhiệm vụ của mình thì sẽ được thưởng, cụ thể nếu tiết kiệm vật tư thì căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu mức thưởng không quá 20% lượng nguyên vật liệu tiết kiệm được ngược lại nếu hao hụt mất mát thì sẽ phải đền bù theo giá thị trường. * Thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm đây là hình thức thưởng cho công nhân sản xuất ra nhiều sản phẩm chất lượng cao căn cứ vào hệ số phế phẩm của từng người. Trọng tâm thưởng phải đặt vào những khâu dễ phát sinh phế phẩm nhất hoặc những khâu quyết định đến chất lượng sản phẩm. Trên đây là một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Hà. Kiến nghị với nhà nước Bên cạnh những giải pháp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu thuộc về chủ quan của Công ty, Công ty cũng kiến nghị với Nhà nước về những giải pháp khắc phục tình trạng nói trên : ã Kiến nghị với Nhà nước về những chính sách cho vay vốn với lãi suất ưu đãi tạo mọi điều kiện cho Công ty có thể huy động được vốn bằng nguồn vốn đó Công ty có thể đầu tư máy móc thiết bị, nâng cấp nhà xưởng hệ thống kho tàng. ã Kiến nghị với nhà nước về việc bổ sung thêm vốn lưu động cho Công ty bởi vị hiện nay Công ty bánh kẹo Hải Hà có tỷ trọng vốn lưu động lớn trong tổng số vốn sản xuất kinh doanh. Với tỷ lệ vốn được nâng cấp 30% hiện nay không đủ để đảm bảo các nhân tố đầu vào vì vậy đề nghị với Nhà nước bổ sung thêm vốn lưu động trên 40%. ã Kiến nghị với Nhà nước trong vấn đề bảo hộ cho Công ty bánh kẹo Hải Hà nói riêng và các Công ty sản xuất bánh kẹo khác nói chung trong việc mua nguyên vật liệu đặc biệt là giảm mức thuế nhập khẩu nguyên vật liệu bởi vì hiện nay mức thuế này còn khá cao. Kết luận Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Vì thế việc nâng cao trình độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là yêu cầu thường xuyên phải được thực hiện, có ý nghĩa đặc biệt trong việc tăng số lượng sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc giảm nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu. Trong cơ cấu giá thành sản phẩm chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nên việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là phương hướng chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm. Trên cơ sở phân tích thực trạng của Công ty bánh kẹo Hải Hà, qua đánh giá các mặt được và tồn tại của Công ty, em mạnh dạn chọn đề tài :”Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty bánh kẹo Hải Hà ”. Đề tài tương đối rộng liên quan đến nhiều vấn đề, hơn nữa đây là một vấn đề liên quan đến kỹ thuật hơn nữa với những kiến thức còn hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên chuyên đề này của em khó tránh khỏi những hạn chế. Tuy nhiên với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Văn Lư cùng các cô chú, anh chị ở các phòng ban đặc biệt là Phòng kinh doanh đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo cùng các cô chú, anh chị Phòng kinh doanh, em rất mong sự góp ý để chuyên đề tốt nghiệp này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo Giáo trình Giáo trình Quản trị doanh nghiệp Giáo trình Kinh tế và tổ chức sản xuất Giáo trình Kinh tế và quản lý công nghiệp Giáo trình Tổ chức sản xuất và tác nghiệp Giáo trình Quản trị thương mại Sách Tổ chức sản xuất và quản trị doanh nghiệp Sử dụng hợp lý nguyên vật liệu theo định mức nguyên vật liệu trong sản xuất công nghiệp Quản lý doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay Báo Tạp chí Công nghiệp số 1+2/2000 Thời báo kinh tế 122/2000 Tạp chí Công nghiệp số 13/2001 ._.