Biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty TNHH Dũng Hải

nữa cũng sẽ trở nên vô ích nếu không có được một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp. Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp giúp củng cố và duy trì đầy đủ số lượng cũng như chất lượng người làm việc cần thiết cho tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra, tìm kiếm và phát triển những hình thức, những phương pháp tốt nhất để con người có thể đóng góp nhiều sức lực cho các mục tiêu cuả tổ chức đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân con người. cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp là một bộ phận không thể thiếu của quản trị SXKD. Vài năm trở lại đây khi đất nước bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế, môi trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng cải tổ chính mình để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng sức cạnh tranh. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần dựa vào các nguồn lực trong đó nguồn nhân lực được xem là một trong những nguồn lực có giá trị nhất. Vì vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp đang được đặt lên hàng đầu. Thấy được tính cấp thiết của vấn đề hoàn thiện công tác QTNS cùng với những kiến thức thực tế trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Dũng Hải nên em đã mạnh dạn chọn đề tài :“ Biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty TNHH Dũng Hải” là chuyên đề tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn các cô bác, anh chị trong công ty và cô giáo thạc sỹ Hoàng Thị Thanh Hương đã giúp đỡ tận tình trong quá trình thực tập và viết chuyên đề này. Nội dung của chuyên đề bao gồm 3 phần: Phần I: Giới thiệu chung về công ty TNHH TM Dũng Hải. Giới thiệu chung về công ty. sự hình thành và quá trình phát triển. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (2003-2005). PHẦN II : Thực trạng tổ chức quản lý tại công ty. I. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến tổ chức quản lý tại công ty. II. Thực trạng tổ chức quản lý tại Công ty. 1.Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 2.Phân cấp, phân quyền trong công ty 3.Hệ thống thông tin trong công ty 4.Đánh giá chung về công tác tổ chức quản lý. Phần III: Biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty TNHH Dũng Hải. I.Mục tiêu định hướng phát triển của Công ty trong những năm tới. II. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty. PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM DŨNG HẢI Công ty TNHH TM Dũng Hải (Dunghai Trading Co, LTD) 1. Giới thiệu chung về công ty: - Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH TM Dũng Hải - Tên giao dịch       : Dunghai Trading Co, LTD. - Giám đốc           : Đặng Minh Hải- 0913.244 054 - Địa chỉ               : Số 131, Km 8 đờng 5, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng,  TP. Hải Phòng. - Mã số Thuế         : 0200162738-1 - Điện thoại           : 031.850 044 / 748 205. - FAX                    : 031.850 714. - Email                   : Dunghai@fmail.vnn.vn - Số tài khoản tiền gửi ( VND ) :                               020.01.01.000590.2 tại Ngân Hàng Hàng Hải CN Hải Phòng                       0031000096522 tại NH Ngoại Thương CN Hải Phòng                      10910901863010 tại NH Techcombank CN Hải Phòng Số tài khoản tiền gửi ( USD ):                               0031370096532 tại NH Ngoại Thương CN Hải Phòng Số tài khoản ký quỹ ( VND ):                        020.31.01.000591.8 tại Ngân Hàng Hàng Hải CN Hải Phòng 2. Sự hình thành và quá trình phát triển: Công ty TNHH TM Dũng Hải được thành lập ngày 25 tháng 04 năm 1994 theo giấy đăng ký kinh doanh số 046611. Công ty TNHH TM Dũng Hải là một đơn vị có bề dày trong việc kinh doanh mặt hàng kim khí tại thị trường phía Bắc. Công ty TNHH TM Dũng Hải là đơn vị đầu tiên tại thị trường phía Bắc nhập khẩu mặt hàng sắt thép kể từ khi Nhà nước cho phép các doanh nghiệp ngoài quốc doanh được phép nhập khẩu. Hiện tại công ty kinh doanh chính trong lĩnh vực: - Nhập khẩu sắt thép tại các thị trường: Nga, Nhật bản, Hàn Quốc, Châu Âu, Đài loan.. và kinh doanh bán buôn, bán lẻ mặt hàng này tại thị trường Việt Nam. - Sản xuất, gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí, bản mã, thép hình thép tổ hợp kết cấu, chế tạo lắp dựng nhà khung thép . . . Công ty có hệ thống khách hàng rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước và đặc biệt tập trung tại các tỉnh thành như: Hà Tây, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nội, Hải Dương, Quảng Ninh. . 3.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (2003-2005). 3.1. Sự đầu tư phát triển: Bảng 1. ĐẦU TƯ THIẾT BỊ, CÔNG NGHỆ MỚI: NĂM NGUYÊN GIÁ TSCĐ GIÁ TRỊ CÒN LẠI 2003 8.879.025.768 4.383.197.696 2004 14.162.383.266 8.140.797.496 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy trong một số năm gần đây công ty TNHHTM Dũng Hải đã có sự đầu tư rất mạnh để mua máy móc thiết bị mới phục vụ cho sản xuất. Năm 2003 đầu tư cho thiết bị, công nghệ mới của công ty đạt trên 8,8 tỷ đồng và đến năm 2004 con số đó đã tăng lên trên 14 tỷ đồng, tăng hơn 5 tỷ. Đây cũng là giai đoạn đầu tư mạnh nằm trong kế hoạch chuyển hướng phát triển của công ty sang lĩnh vực sản xuất, nhằm đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh và cũng là sự nắm bắt nhu cầu của thị trường về một loại sản phẩm mới được gia công từ thép để phục vụ cho lĩnh vực công nghiệp mà thị trường Việt Nam đang có nhu cầu rất lớn. 3.2.Hiệu quả sản xuất kinh doanh: Bảng 2. Kết quả kinh doanh Năm Doanh thu So sánh L ợi nhuận So sánh 2003 111.378.061.307 110,7% 1.155.950.500 155,24% 2004 109.959.329.720 95,53% 1.125.350.555 80,38% 2005 115.663.010.807 116,99% 1.160.322.200 127,90% Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy lợi nhuận của công ty qua 3 năm qua là tương đối ổn định, đều đạt được mức trên 1 tỷ đồng, bất chấp việc bất ổn của thị trường thép Việt Nam, giá cả thép luôn giảm mạnh. Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng hướng, kịp thời của ban giám đốc công ty hay nói khác đi đó là công ty luôn làm ăn có hiệu quả, không ngừng mở rộng và phát triển. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY I.Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý tại công ty. 1.Tính chất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH TM Dũng Hải là một doanh nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu là hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Trong một số năm gần đây do nhu cầu và sự biến động của thị trường Công ty mở rộng sang cả lĩnh vực sản xuất. Tuy nhiên hoạt động và nguồn thu chủ yếu của công ty vẫn là trong lĩnh vực thương mại. Do vậy phương hướng nhiệm vụ chủ yếu của Công ty TNHH TM Dũng Hải trong thời gian tới là: - Tiếp tục củng cố, duy trì các kênh giao dịch truyền thống, bên cạnh đó tổ chức tự khai thác trực tiếp các loại hàng như tôn cuộn, tấm chế tạo/ cuộn, tấm mạ/ tôn silic/ tôn đặc biệt sử dụng cho ngành cơ khí chế tạo, thậm chí khai thác kinh doanh kim loại màu… - Tập trung khai thác các loại hàng loại 1 như tôn cuộn/ tôn tấm nguyên khổ/ của các thị trường Nga, Nhật, Nam Phi, Châu Âu…Kế hoạch năm 2006 cố gắng duy trì sản lượng ở mức 25.000 tán hàng hóa các loại thông qua nhập khẩu và dịch vụ. 2. Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty. * Chuyên nhập khẩu kinh doanh bán buôn và bán lẻ các loại: - Thép tấm, thép lá dạng cuộn và dạng thẳng - Thép tròn chế tạo phục vụ cho ngành cơ khí chế tạo SCM, S45C, SCR,... - Thép hình các loại: H,I,C,Z,L,O,... - Các loại ống thép mạ kẽm, ống thép chịu áp lực cao phục vụ cho ngành dầu khí. - Thép băng cuộn cán nóng, cán nguội. - Thép phế liệu dùng để cán kéo lại, thép phế liệu tận dụng. - Cáp thép chịu lực các loại. * Các sản phẩm sản xuất chính của Công ty: - Sản xuất gia công chế tạo kinh doanh các sản phẩm cơ khí, nhà khung thép, các dầm kết cấu, tổ hợp H,U,I siêu trường, siêu trọng phục vụ cho mục đích chế tạo công nghiệp và giao thông . - Sản xuất gia công chế tạo các thiết bị cơ khí nặng mới, thiết bị cơ khí đồng bộ - Gia công, sửa chữa các loại máy móc thiết bị phương tiện vận tải - Lắp đặt trạm cân điện tử 100 tấn để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty và làm dịch vụ cân, cẩu, vận tải xếp dỡ hàng hoá. 3.Đặc điểm nhà xưởng, máy móc thiết bị. Bảng 3: THỐNG KÊ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY (Tính tại ngày 31/12/2003. ) Đơn vị tính: đồng STT TÊN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NGUYÊN GIá TSCĐ GIÁ TRỊ CÒN LẠI ĐẾN 31/12/2003 I NHÀ CỬA, VẬT KIẾN TRÚC 2.691.087.000 1.991.526.929 1 Nhà văn phòng 2.041.844.000 1.657.647.922 2 Xưởng sản xuất 108.000.000 61.200.000 3 Mặt bằng kho bãi II 365.156.000 227.901.686 4 Mặt bằng kho bãi I 176.087.000 44.777.322 II MÁY MÓC, THIẾT BỊ 5.124.072.666 3.968.216.810 1 Trạm điện 130.476.000 39.806.742 2 Máy biến thế 57.500.000 29.088.132 3 Máy cắt nhỏ 60.000.000 19.200.000 4 Máy cắt to 71.500.000 27.339.738 5 Xe ôtô cẩu KRAZ 176.300.000 117.533.334 6 Xe ôtô cẩu KRAZ 259.050.000 172.700.000 7 Máy uốn gấp kim loại 47.619.048 18.518.519 8 Xe nâng hàng 7.619.048 5.608.466 9 Máy Công cụ 253.333.333 196.031.746 10 Máy gia công kim loại 617.142.857 477.551.021 11 Máy cắt, máy chấn tôn 2.202.180.000 1.730.284.286 12 Xe nâng hàng 8.000.000 6.000.000 13 Máy khoan kim loại 8.000.000 6.000.000 14 Máy khoan 40.000.000 30.555.555 15 Máy cắt kim loại 9.523.810 7.407.407 16 Mô tơ 7.600.000 6.122.222 17 Tời dọc 5.300.000 4.343.056 18 Máy cắt TMC 11.500.000 10.158.333 19 Máy lốc U 300.000.000 265.000.000 20 Máy xà gồ của DN Tiến Đức 476.190.476 436.507.936 21 Xe cẩu Cty Viễn Đông 260.952.380 250.079.364 22 Máy cắt hơi Cty Ngũ Phúc 114.285.714 112.380.952 III PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI 2.414.794.382 2.004.904.410 1 Xe ôtô con 31.818.182 19.090.910 2 Xe ôtô 16 chỗ 16H4158 406.903.200 339.086.000 3 Xe ôtô 4 chỗ BMW 16H3655 776.589.000 647.157.500 4 Xe ôtô 4 chỗ BMW 16H2267 1.199.484.000 999.570.000 IV THIẾT BỊ, DỤNG CỤ QUẢN LÝ 21.491.750 12.600.507 1 Máy vi tính văn phòng 6.438.750 2.682.813 2 Máy vi tính văn phòng 7.950.000 4.195.833 3 Máy vi tính phòng KT 7.103.000 5.721.861 TỔNG CỘNG 10.251.445.798 7.977.248.656 Máy nâng Máy cẩu Hiện nay cơ sở vật chất nhà xưởng máy móc thiết bị của công ty vẫn trong tình trạng tốt, luôn đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra hàng năm công ty còn chú trọng trong khâu sửa chữa bảo dưỡng định kỳ, thay mới một số máy móc thiết bị hiện đại để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất và kinh doanh. Đồng thời theo kịp được công nghệ tiên tiến làm cho chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty đáp ứng được yêu cầu của thị trường và khách hàng. Điều này giúp cho công ty không những giữ được uy tín về chất lượng mà còn giúp cho công ty luôn mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. 4. Đặc điểm nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất, việc đáp ứng đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất luôn là một yêu cầu tất yếu. Việc đáp ứng đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu sẽ giúp cho công ty hoạt động có hiệu quả, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục, tránh lãng phí, đồng thời giữ đúng tiến độ sản xuất cho các đơn hàng và giữ được uy tín cho công ty. Với công ty TNHH TM Dũng Hải cũng vậy, hiện nay công ty đang có sử dụng một số nguyên vật liệu như sau: Dầm D1+D2, Cột C1, Cột C2-1, khung cửa trời, Xà gồ, Giằng, Que hàn N42-VĐ, sơn chống gỉ, Sơn ghi, Bát doa, Đá mài F180, Mũi khoan 26, Mũi khoan 16, Xăng A90, Chổi sơn, Ô xy, Shellgass… BẢNG 4. Nguyên vật liệu. TT Tên vật tư Đơn vị tính 1 Que hàn N42-VĐ Kg 2 Sơn chống gỉ Kg 3 Sơn ghi Kg 4 Bát doa Chiếc 5 Đá mài F180 Viên 6 Mũi khoan 26 Cái 7 Mũi khoan 16 Cái 8 Xăng A90 Lít 9 Chổi sơn Cái 10 Ô xy Chai 11 Shellgass Kg 5. Đặc điểm về quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm. Quy trình chế tạo ra một sản phẩm. *Đối với máy lốc xà gồ: - Bước 1: Điều chỉnh máy: + Căn chỉnh lại hệ thống con lăn cho phù hợp với kích thước theo yêu cầu bản vẽ. + Lập trình lại các thông số kỹ thuật( chiều dài, số lượng) vào hệ thống điều khiển của máy. + Số người cần thiết cho bước này là 2 người. -Bước 2: Gá đặt phôi và điều chỉnh lại máy + Dùng hệ thống nâng đỡ để gá đặt phôi vào máy + Đưa phôi vào máy và thực hiện điều chỉnh. + Số người thực hiện bước này là 2 người. Bước 3: Thực hiện quá trình gia công. + Thời gian để hoàn thiện một sản phẩm phụ thuộc vào chiều dài của phôi. + Tốc độ dịch chuyển của một sản phẩm ra khỏi máy tối đa là 565( mm/s). * Đối với máy cắt 6.2 m. Bước 1: +Chuẩn bị phôi liệu theo yêu cầu của bản vẽ. +Thực hiện căn chỉnh máy thực hiện căn chỉnh cả hành trình, căn chỉnh lại khe hở dao, căn chỉnh lại góc nghiêng của dao theo yêu cầu chiều dầy của tôn. + Số lượng ngời cần thiết cho bước công nghệ này là 3 người. Bước 2: Thực hiện quá trình cắt. + đưa phôi vào máy, thực hiện điều chỉnh theo kích thước yêu cầu của bản vẽ. + Thực hiện quá trình cắt. + Bước này số ngưới cần thiết phụ thuộc vào chiều dầy, rộng, dài, của phôi nặng hay nhẹ, dài hay ngắn để bố trí người cho hợp lý, số người tối thiểu là 02 người. Bước 3: Thực hiện đóng gói sản phẩm. + Xắp xếp lại sản phẩm sau khi đã cắt. + Thực hiện quá trình đóng gói. + Vệ sinh công nghiệp. + Số người tối thiểu cho bước này là 02 người. * Đối với máy chấn tôn 6.2m. -Bước 1: Chuẩn bị: + Vận hành chạy thử máy. + Chuẩn bị phôi liệu theo yêu cầu của máy ( thông thường đối với loại máy này phôi liệu phải được pha chế từ máy cắt theo kích thước mà bản vẽ yêu cầu.) Bước 2: Thực hiện gia công: + Dùng các thiết bị nâng hạ đưa phôi vào họng máy. + Thực hiện quá trình chấm một sản phẩm theo yêu cầu bản vẽ, đối với lại máy này có thể gia công các chi tiết theo hình dạng phức tạp có thể hình chữ : U, Z.. Bước 3: Kết thúc. Thực hiện quá trình đóng gói và vệ sinh công nghiệp. Máy cắt tôn 6. Đặc điểm về tài chính. - Vốn, lao động, công nghệ là những nhân tố quan trọng và quyết định sự thành bại của bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào, nói cách khác hoạt động tài chính là không thể thiếu được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Vốn cung cấp cho các doanh nghiệp mua sắm tài sản cố định, cải tiến và đổi mới kỹ thuật, mua sắm thiết bị mới hoặc chuyển giao công nghệ, tái đầu tư mở rộng sản xuất, nhất là đầu tư mở rộng sản xuất phát triển kinh tế. Vốn thực sự có vai trò quyết định đối với các doanh nghiệp trong quá trình tồn tại và phát triển. - Vốn điều lệ của công ty là : 65 tỷ VNĐ. - Là một doanh nghiệp thương mại nên vốn lưu động chiếm từ 80%- 86%, vốn cố định từ 14%-20%. - Vì là một công ty TNHH 2 thành viên trở lên nên vốn của công ty là vốn góp của các thành viên sáng lập công ty thể hiện trong bảng sau: Bảng 5.Danh sách thành viên công ty. TT Tên Tổng vốn góp( Trđ) % vốn góp 1 Đặng Minh Hải 32228 49.07 2 Tạ Bích Thu 23780 36.2 3 Đặng Minh Sơn 8716 13.27 4 Lê Văn Thanh 350 0.53 5 Phạm Quang Thảo 410 0.62 6 Lê Bình 200 0.31 Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Giám đốc công ty đã có những chiến lược kịp thời như: Đầu tư theo chiều sâu, trang bị thêm một số phương tiện sản xuất hiện đại khác nhằm nâng cao năng lực sản xuất và tăng thêm sức cạnh tranh trên thị trường. 7. Đặc điểm về lao động. Lao động là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định của quá trình này. Chính vì vậy, cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.Chỉ tiêu số lao động trong các Doanh nghiệp là chỉ tiêu quan trọng, nó là động lực thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hay nói cách khác, là thúc đẩy sự phát triển của công ty. Bảng 6. Đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kỹ thuật, công nhân kỹ thuật các loại được thể hiện trong bảng dưới đây: TT Chỉ tiêu Số lượng năm 2004 ( người) Số lượng năm 2005 ( người) 1 Tổng số cán bộ công nhân viên 50 68 2 Lao động gián tiếp 19 20 3 Giám đốc 1 1 4 Phó giám đốc 1 1 5 Kế toán 3 3 6 Thủ quỹ 1 1 7 Hành chính, bảo vệ, lái xe 8 8 8 Bộ phận kinh doanh 1 2 9 Bộ phận kỹ thuật 2 2 10 Lao công cấp dưỡng 2 2 11 Lao động trực tiếp 31 48 12 Nhân viên bán hàng và thủ kho 8 8 13 Bộ phận cẩu 6 6 14 Bộ phận vận tải 4 4 15 Công nhân sản xuất 13 30 Là một doanh nghiệp TNHH chuyên kinh doanh và sản xuất các sản phẩm về thép công nghiệp, mà chức năng chủ yếu của công ty là thương mại, tức là kinh doanh các sản phẩm về thép. Thép được nhập về từ các thị trường Mỹ, Nga , Châu Âu, Nhật, Đài Loan….. về để bán trên thị trường Việt Nam . Do đó ta thấy đặc điểm về nhân lực của công ty cung hết sức khác biệt so với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất thuần túy khác.Tổng số lao động của công ty chỉ có khoảng 68 người, trong đó, công nhân sản xuât trực tiếp là 48 người. Điều này là hoàn toàn đễ hiểu vì chức năng chủ yếu của công ty là thương mại nên không cần nhiều lao động và số lao động sản xúât trực tiếp cũng rất khiêm tốn. Qua bảng phân tích tình hình thực hiện chỉ tiêu chủ yếu của công ty qua 2 kỳ, ta thấy : -Năm 2004: số lượng lao động bình qua của Công ty là 50 người. -Năm 2005: Số lao động bình quân của công ty là 68 người. Như vậy, số lao động bình quân của Công ty trong năm 2005 so với năm 2004 tăng là 18 người. Qua đây ta khẳng định rằng định biên lao động của Công ty tương đối ổn định, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thường xuyên liên tục, không bị gián đoạn, công nhân có đủ việc làm, tuyệt đối không có công nhân thất nghiệp, không có việc làm, hoặc tay nghề kém không đảm nhiệm được việc làm. Nguyên nhân của việc tăng, giảm số lao động trong năm 2005. do tuyển thêm 17 người vào làm công nhân trong bộ phận sản xuất và 1 người vào bộ phận văn phòng. 8. Đặc điểm về thị trường và các bạn hàng. Thị trường của công ty không chỉ bao gồm thị trường trong nước mà còn có thị trường và bạn hàng ở nước ngoài như sau: Bảng 7 :Nhập uỷ thác STT TÊN ĐỊA CHỈ 1 CTCP TM đầu tư Cửu Long 367 Tôn Đức Thắng, HP 2 Tổng công ty Thương mại Hà nội 38-40 Lê Thái Tổ, HN 3 Cty Giao nhận & XNK Hải phòng Số 5 Lê Thánh Tông, HP Bảng 8: Nhập trực tiếp STT TÊN ĐỊA CHỈ 1 Mizzuno Co., Ltd 2-302 Matsuzaka-cho, kariya city, Japan 2 Niforce Co., LTD 23FL - 6, no.31, haibian rd, Taiwan,r.o.c 3 Sanwa Co., Ltd 5F, imaibldg., osaka, Japan 4 commodities Ltd P.o.box 3136, road town, virgin islands 5 Royal steel INC 6577 northwest drrive, canada l4v 1l1 6 Kawashin corporation 5-7, 2-chome, tokyo 130-0012 Japan 7 Nippon Co., Ltd 5-7 kameido, tokyo 136-8733 Japan 8 Chemical Co., Ltd Daido - minami 1 - 27 - 17, osaka, Japan 9 Sac internatinal 6130 s.avalon blvd, ca 90003, U.S.A 10 GMBH 22926 ahrenssburrg – Germany 11 Eizen incdrporation 703 hacchobori bldg., 4-10-2, hacchobori 12 Stemcor pte umited 350 orcharrd road, Singapore 238868 13 Hebos n.v Oude antwerrpen – Belgium 14 Fui kiko co., ltd 1311, Japan 15 Daito Co., Ltd 1-29, 3 chome kyutaromchi, Japan *Bảng 9: khách hàng của công ty theo các tuyến sau: STT Tuyến Số lượng 1 Tuyến Hải phòng 67 2 Tuyến Hà Nội 32 3 Tuyến Hà Tây 7 4 Tuyến Hải Dương-Hưng Yên 13 5 Tuyến Nam Định-Thái Bình 16 6 Tuyến khác 14 Số lượng khách hàng của công ty tập trung chủ yếu ở thị trường miền bắc chủ yếu là các tỉnh đồng bằng sông Hồng. Số lượng khách khá đa dạng và phong phú và đây cũng là những khách hàng đã rất quen thuộc của công ty. Tuy nhiên, về mặt thực tế thì do giá cả giảm mạnh và giữ ở mức thấp trong thời gian dài. Do vậy mặt bằng giá trong kho cao hơn giá thị trường và một yếu tố khách quan bên ngoài như hàng nhập khẩu ở các bãi khác nhiều, giá cả đầu vào khác nhau, tốc độ phát triển các dự án, các ngành công nghiệp khác liên quan sử dụng đến thép trong nước giảm đáng kể điều đó dẫn tới tình hình kinh doanh trở nên hết sức khó khăn. Trước tình hình trên, dưới sự chỉ đạo kiên quyết của giám đốc, áp dụng nhiều biện pháp linh hoạt kịp thời như hàng đổi hàng, mở rộng sản xuất thay vì bán hàng thô là bán sản phẩm để tranh thủ tiêu thụ nguồn hàng sẵn có của công ty, áp dụng nhiều biện pháp marketing tới các khách hàng, kinh hoanh nội địa mua những hàng ta cần và bán được những hàng hoá khó tiêu thụ. Chính vì vậy mà công ty vẫn giữ được uy tín với các bạn hàng trong và ngoài nước. Đồng thời mở rộng thêm thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình. 9. Các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động khoa học, kinh tế lao động trong Công ty. * Tuyển dụng lao động Tuyển dụng lao động là một trong những công tác quan trọng của công ty, nó quyết định đến số và chất lượng lao động của công ty. Công ty TNHH thương mại Dũng Hải, giám đốc công ty là người có quyền tối cao trong tuyển dụng lao động. Giám đốc căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty quyết định số lượng lao động cần tuyển dụng. Giám đốc cũng là người đứng ra ký hợp đồng với người lao động, sau khi có quyết định và hợp đồng lao động do giám đốc công ty ký, người lao động chính thức được làm việc tại công ty. Các thủ tục thực hiện trong quá trình tuyển dụng, được tiến hành đúng quy định của pháp luật. Phòng tổ chức hành chính sự giữ vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự của công ty. Đây là nơi tập trung các nhu cầu về nhân sự của các đơn vị khác, các nhân viên chuyên trách của phòng có trách nhiệm xem xét, tập hợp và đệ trình lên giám đốc các nhu cầu nhân sự và phương án tuyển dụng. Phòng tổ chức hành chính là bộ phận thực hiện các công việc trong quá trình tuyển dụng sau khi giám đốc đã duyệt và quyết định chương trình tuyển dụng. Cụ thể: -Thông báo công khai đầy đủ các điều kiện tuyển dụng. -Hồ sơ tuyển dụng gồm: + Đơn xin việc của người lao động + Xác nhận sức khoẻ do phòng y tế công ty làm thủ tục. +Các văn bằng chứng chỉ có liên quan. +Giấy bảo đảm của người giới thiệu. +ý kiến nhận xét, đề nghị của đơn vị có người lao động làm việc, thử nghề. -Chuẩn bị hợp đồng lao động với đầy đủ nội dung cần thiết theo quy định của pháp luật được chi tiết tại quyết định 207/LĐ-TBXH-QĐ ngày 02/04/1993. -Triển khai hợp đồng lao động sau khi hợp đồng đã ký. Trong quá trình tuyển dụng, công ty đặc biệt chú ý đến vấn đề sức khoẻ của người lao động. Đây là một khâu quan trọng và cần thiết để đảm bảo chất lượng lao động sau khi hợp đồng đã được ký. - Cụ thể ở công ty thì điều kiện tuyển dụng vào các vị trí được yêu cầu như sau: + Lao động gián tiếp: Trưởng phòng phải là người có trình độ đại học và có kinh nghiệm công tác và có khả năng về ngoại ngữ. Nhân viên văn phòng phải là người có trình độ từ trung cấp chuyên ngành, sử dụng tốt vi tính. + Lao động trực tiếp: đã tốt nghiệp THPT và đã học qua lớp dạy nghề, có chứng chỉ kỹ thuật liên quan đến ngành hàn, điện, cơ khí. Tất cả những người trước khi tiếp nhận vào công ty đều được phỏng vấn. làm bài trắc nghiệm và qua một khoảng thời gian ngắn thử nghiệm chuyên môn và tay nghề. Sau khi được tiếp nhận sẽ đượcký hợp đồng tuyển dụng và thực tập 3 tháng. Sau 3 tháng thực tập nếu có đủ khả năng làm việc và có đạo đức tốt sẽ được giữ lại và ký hợp đồng chính thức trong kỳ hạn, được đóng BHXH và được hưởng các quyền lợi khác theo qui định của luật lao động. + Thời gian làm việc: Thực hiện nghiêm chỉnh về thời gian làm việc theo luật Lao động hiện hành của nhà nước. Thời gian làm việc trung bình hàng năm khoảng 300 ngày, làm việc vào ngày lễ , chủ nhật được tính theo hệ số lương gấp 2 lần so với ngày bình thường, quá giờ làm việc là 1,5 lần. Mỗi ngày làm việc 8 h không chia ca. + Tiền lương hiện tại: Đối với cán bộ công nhân viên tạm tuyển từ 800.000đ – 1.500.000đ/tháng. Sau 3 tháng thực tập từ 1.000.000đ-2.000.000đ/ tháng. Cơ cấu nhân viên và tiền lương có thể được điều chỉnh linh hoạt tuỳ theo nhu cầu thực tế và hiệu quả của sản xuất kinh doanh. *Phân công và hiệp tác lao động. Dựa trên cơ sở khoa học của quy trình công nghệ, trang bị kỹ thuật và đặc trưng riêng của công ty, ở Công ty việc phân công lao động rất rõ ràng, khối cán bộ nhân viên gồm có 5 phòng ban, mỗi phòng ban có nhiệm vụ và quyền hạn riêng, còn ở khối công nhân sản xuất cũng được phân công gồm 1 xưởng sản xuất trực tiếp. Bộ phận sản xuất là nơi tập trung phần lớn công nhân sản xuất và công nhân vệ sinh công nghiệp. * Đánh gía thực hiện công việc: Việc phân loại nghề nghiệp cụ thể như trên của Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong các định mức lao động, xác định thang bậc lương và đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. II. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty. 1.Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị trong doanh nghiệp. Giưa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Ở công ty TNHH Dũng Hải việc thiết lập bộ máy tổ chức quản lý cũng hết sức được coi trọng. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 10.Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty TNHH – TM Dũng Hải: HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P.NVỤ -XNK P.TỔ CHỨC-HÀNH CHÍNH P.TÀI VỤ P.KT-SX BAN BẢO VỆ P.KINH DOANH XƯỞNG SẢN XUẤT -Nhìn vào sơ đồ ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng một mặt cho phép người giám đốc được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề ấy vẫn thuộc về giám đốc tức là Công ty thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng, mặt khác nó cho phép Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ, kinh nghiệm làm việc của Phó giám đốc trong Công ty đồng thời nó cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và phân xưởng trong Công ty. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được giám đốc thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Và hơn nữa các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến. Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũng nhu đảm bảo các mối quan hệ trong Công ty. Để hiểu hơn ta tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc cũng như các phòng ban và phân xưởng trong Công ty. * Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Điều hành mọi hoạt động của công ty, ra các quyết định quản trị, thống nhất hoạch định các chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của doanh nghiệp... * Giám đốc: hiện nay là ông Đặng Minh Hải, là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐTV và trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của công ty. - Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty. - Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước cũng như các phương án sản xuất của Công ty. Xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý thực sự phù hợp để có thể đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của Công ty. Có quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của Công ty cũng như khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, có sáng kiến làm lợi cho Công ty. * Phó giám đốc: -Hiện nay là ông Đặng Minh Sơn là người giúp giám đốc trong việc điều hành các lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện, giúp giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của công ty, giúp giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội. Giúp giám đốc quản lý và điều hành về các mặt:kỹ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp quản lý chất lượng sản phẩm. Giúp giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch, trực tiếp điều hành giám sát việc thực hiện công việc của các phòng ban và phân xưởng sản xuất. Có quyền thay mặt giám đốc ký các hợp đồng của Công ty khi được ủy quyền của giám đốc. * Phòng nghiệp vụ-XNK: Có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây. - Chăm sóc khách hàng lớn, bạn hàng trong đó bao gồm cả đầu vào, đầu ra. Thu thập những thông tin về thị trường, giá cả. Xử lý thông tin tham mưu cho Giám đốc. - Tổ chức khai thác và thực hiện khép kín các thương vụ XNK cũng như tìm đầu ra tiêu thụ cho thương vụ đó, thông quan, theo dõi thuế, hãng tàu.. - Tổ chức khai thác và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng chất lượng cao, sản phẩm tinh. Bán hàng tầm xa mua trước, bán trước, mua kỳ vọng. Phát huy các nguồn vốn tiềm năng. - Lập kế hoạch mua bán trang thiết bị cho Công ty. - Thông qua Giám đốc, tổ chức giao dịch ký kết, theo dõi thực hiện các hợp đồng ngoại. - Chăm sóc các khách lớn bán buôn, các Công ty vệ tinh. - Thu thập và xử lý thông tin trên cơ sở đó giúp Giám đốc hoạch định các chiến lược về nhu cầu của thị trường, giá cả, từ đó ra quyết định mua kỳ vọng, bán tương lại. - Khai thác và kinh doanh các sản phẩm tinh, hàng kỹ xảo. - Theo dõi và nắm bắt giá cả, nhu cầu thị trường của các bạn hàng xung quanh. - Xây dựng và thiết chế các hợp đồng mua bán ngoại thương và hợp đồng mua bán nội địa. - Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các lô hàng do phòng thực hiện; - Trợ giúp xử lý các vấn đề phát sinh trong khi thực hiện các thương vụ. - Kết hợp với các phòng chức năng kiểm tra và theo dõi thuế + hoá đơn của các lô hàng d._.