Biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Vinacontrol

g thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được doanh số năm sau cao hơn năm trước thì các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi… Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Qua thời gian em thực tập tại phòng Hành chính – Kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng”. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 2 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo. Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận: - Nghiên cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Mô tả, đánh giá thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị của bản thân về công tác văn phòng tại Chi nhánh. 3. Phạm vi nghiên cứu Hoạt động của công tác văn phòng trong thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau, phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung của khóa luận này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp, so sánh đối chiếu. 5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng. Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 3 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản của văn phòng. 1.1.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Tùy theo quy mô và tính chất công việc của công ty, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: Các cơ quan Nhà nước ở Trung ương có: Văn phòng Quốc hội, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở Trung ương; ở địa phương có Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND các cấp, các sở, ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng Hành chính. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như: -Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong cơ quan. Văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị. -Là địa điểm giao tiếp của cơ quan. -Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, đơn vị (phòng Hành chính – Tổng hợp). Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là hoạt động trong cơ quan Nhà nước và trong các tổ chức chính trị xã hội. Như vậy: Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức cho các nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, các nhà quản lý lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 4 Theo nghĩa hẹp, văn phòng là nơi làm việc, và diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. 1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. Qua cách tiếp cận về văn phòng như đã nêu trên phần nào chúng ta thấy được vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. - Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống cũng ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,… đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. - Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Công tác Văn phòng có vai trò, vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 5 cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan. 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Chức năng: Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó chúng ta nghiên cứu văn phòng với 3 chức năng chính sau : Chức năng tham mưu : Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Hoạt động tham mưu, trợ giúp cho các cấp quản lý của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Chức năng tổng hợp: Đối với một doanh nghiệp việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng và văn phòng là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải tuân thủ theo những Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 6 nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức, đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp. Chức năng hậu cần: Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động bình thường của một tổ chức. Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…. Những điều kiện vật chất đó phụ thuộc vào văn phòng mà công tác hậu cần của văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cho mọi đơn vị, bộ phận và các cá nhân trong tổ chức. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chỉ tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục. - Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm tạo sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 7  Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn Phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau: (theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008) 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp: Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn. Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng. 2. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định: Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin kinh tế chính trị, văn hóa, xã hội, môi trường….Những thông tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực mà không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư lưu trữ trong quản lý thông tin. Thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 8 đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hòa, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình. 3. Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, Chính phủ các bộ, ngành đã ban ngành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị của cá đơn vị tổ chức như: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy quy chế các quy định hành chính. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng. 4. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại: Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác, với môi trường bên ngoài. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng. Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 9 5. Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình. Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan, doanh nghiệp. 6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp: Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục. - Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 10 - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân. - Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại. 7. Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp: Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. 1.1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng 1.1.4.1 Môi trƣờng bên trong doanh nghiệp, tổ chức Các yếu tố thuộc bên trong doanh nghiệp, tổ chức gồm có: cơ cấu tổ chức, văn hóa tổ chức, chiến lược phát triển, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. a. Yếu tố cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 11 mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. b. Yếu tố văn hóa tổ chức, doanh nghiệp: Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, văn hóa đã thực sự trở thành một sức mạnh quan trọng của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp và mỗi quốc gia. Văn hóa tổ chức có thể hiểu theo nhiều định nghĩa khác nhau: - Theo Tunstall (1983): Văn hóa tổ chức có thể được mô tả như một tập hợp chung các tín ngưỡng, thông lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn hành vi ứng xử và cách thức hoạt động riêng của từng tổ chức. Các mặt đó quy định mô hình hoạt động của tổ chức và cách ứng xử của các thành viên trong tổ chức đó. - Theo Farmar (1990): Văn hóa tổ chức được hiểu là tổng của các quan niệm, niềm tin, giá trị - những yếu tố mà các thành viên của tổ chức chia sẻ, chuyển tải thông qua: "Làm cái gì ? Làm như thế nào ? và Ai làm ?". Những định nghĩa trên tạo nên quan niệm về văn hóa tổ chức mà trong thực tế được biểu đạt gắn với từng loại hình thể chế nghề nghiệp như: sản xuất - kinh doanh, hành chính, giáo dục - đào tạo... Từ các định nghĩa nêu trên có thể đưa ra quan niệm chung nhất về văn hóa tổ chức, đó là: "Văn hóa tổ chức là toàn bộ các yếu tố văn hóa được chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong quá trình hoạt động từ đó tạo nên bản sắc riêng có của một tổ chức". Trong bối cảnh toàn cầu hóa, một tổ chức phải là nơi thu hút đội ngũ nhân viên có chất lượng cao cả ở trong nước và quốc tế. Tuy nhiên khi môi trường làm việc có tính đa dạng về nguồn gốc xuất thân, dân tộc, tôn giáo hay trình độ học vấn dường như sẽ xuất hiện mâu thuẫn là làm giảm những giá trị văn hóa mà các thành viên của tổ chức đó đang cố gắng để xây dựng và gìn giữ. Do đó khi xây dựng văn hóa tổ chức nếu không xem xét đến khía cạnh này, chính văn hóa sẽ là rào cản cho sự đổi mới, hợp tác và hội nhập. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 12 Văn hóa doanh nghiệp có vai trò (tích cực nếu nó phù hợp với môi trường thay đổi, với tiến bộ xã hội và tác động tiêu cực khi nó đã lỗi thời) trong việc: - Tạo ra bản sắc riêng và tính thống nhất trong cam kết của lãnh đạo và của mọi thành viên trong doanh nghiệp về mục đích và mục tiêu mà doanh nghiệp phải đạt tới. - Văn hóa doanh nghiệp có thể cải tiến hoặc có thể bóp méo một hệ thống thông tin chính thức trong doanh nghiệp; tác động tới tiến trình cải tổ của doanh nghiệp... thông qua gây ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi chiến lược hoặc và cơ cấu của doanh nghiệp. Vì vậy, một quốc gia không thể tồn tại và phát triển nếu không bảo tồn, gìn giữ được nền văn hóa truyền thống của mình. Một gia đình sẽ không thể đầm ấm sum vầy và đóng góp tích cực cho xã hội nếu không có gia phong, gia giáo. Cũng như vậy một doanh nghiệp sẽ không thể có một sự nghiệp lâu dài, bền vững nếu không có một nền văn hóa đặc thù hoặc tệ hơn, môi trường văn hóa của doanh nghiệp lại là một bầu không khí căng thẳng ức chế hoặc đầy rẫy bất công. c. Yếu tố chiến lược của tổ chức: Một vấn đề hết sức quan trọng đối với một tổ chức đó là hoạch định chiến lược phát triển. Hoạch định chiến lược phát triển thường phụ thuộc rất lớn ở vai trò của các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên một chiến lược dù tốt đến mấy chỉ có thể thành công khi tạo dựng được niềm tin và quyết tâm của các cá nhân trong tổ chức đó theo đuổi và thực hiện. Thực tế đã chứng minh nếu không xác định được một chiến lược phát triển đúng, nhà doanh nghiệp rất có thể tự mình lao vào những cạm bẫy không thể rút ra được, dẫn đến tình hình kinh doanh sa sút và thậm chí phá sản. Doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu và quyết định đầu tư vào một lĩnh vực mới với hy vọng phát triển, nhưng đó không đánh giá được hết đối thủ cạnh tranh, tiềm lực của mình... mà có thể dẫn đến thua lỗ. Nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp ngày càng sa sút có thể rất nhiều; có thể rõ ràng hoặc còn tiềm ẩn. Có thể do doanh nghiệp không có một bộ máy tổ chức hợp lý, quản lý nhân sự chưa hiệu quả, chi phí quản lý quá Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 13 cao, hoặc cũng có thể do sản phẩm của doanh nghiệp không được đổi mới, thị phần ngày càng giảm, không sử dụng đúng các chiến lược về giá, marketing... Khi nghiên cứu môi trường để hoạch định chiến lược phát triển, người ta thường quan tâm đến sự phù hợp của chiến lược trên cơ sở xem xét ở các khía cạnh: cấu trúc, hệ thống, con người và văn hóa của tổ chức. Trong quá trình xây dựng chiến lược, doanh nghiệp luôn “đứng trên đỉnh núi” để nhìn bao quát mọi vấn đề. Không ôm đồm mọi thứ, doanh nghiệp xác định rõ: làm cái gì và không làm cái gì, cái nào cần ưu tiên, bước nào là nền tảng cho các bước tiếp theo, các nguồn lực được phân bổ như thế nào cho phù hợp… Một chiến lược đúng thì các thành tố cấu thành chiến lược phải đúng (từ mục tiêu cho đến việc chọn hướng đi, cách thức đi, những nguồn lực cần thiết và phương thức vận hành chiến lược theo từng giai đoạn sao cho phù hợp). d.Yếu tố nhân sự: Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, đầu tư vào chất xám, vào con người là quan trọng nhất. Năng lực làm việc của con người là vô tận. Họ cần có áp lực công việc để trưởng thành và sáng tạo hơn. Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải biết cách thúc đẩy tinh thần cho nhân viên, tạo điều kiện để nhân viên cùng nhau thi thố khẳng định chính mình. Một môi trường làm việc có thể đánh thức tiềm năng của nhân viên, góp phần đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất là rất quan trọng. Người quản lý tốt là người biết sử dụng quyền uy chứ không phải quyền lực để điều khiển nhân viên. Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định mới của Nhà nước. Vì vậy, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 14 hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng trệ hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí… Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. e. Yếu tố cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động của văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. f. Yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động, chất lượng công việc, tác động đến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hóa trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí… 1.1.4.2 Môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức gồm có: chính sách, pháp luật, kinh tế xã hội. a. Yếu tố chính sách, pháp luật của Nhà nước: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 15 lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách quy định của Nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quy trình quản lý văn phòng nói riêng. Điều này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi khá cao là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của nhân viên. Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, xảy ra chống đối và khả năng thực thi thấp. Vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp. b. Yếu tố kinh tế xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy ._.luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đó có văn phòng. Không những kinh tế ổn định, phát triển mà còn góp phần cải tạo tự nhiên xã hội tạo ra môi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh. Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế giới có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vẫn phù hợp với sự phát triển của danh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 16 thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực. Như vậy, sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đều hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.2 Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng. 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng Hiểu văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được các kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Đầu ra của công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm công việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn. 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng. Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả. Trong thời đại “bùng nổ thông tin” các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 17 quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác vào văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ yếu kém, lộm thuộm là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày Chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng. 1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng. Tổ chức kế hoạch hoạt động công tác văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy hoạt động của văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Bởi vì: - Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ tướng cơ quan, doanh nghiệp nên hoạt động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ trôi chảy, thuận lợi không chồng chéo, làm giảm bớt gánh nặng công việc cho người lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. - Văn phòng là một bộ máy của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn phòng, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu được phần nào hình thức hoạt động, loại hình kinh doanh sản xuất cách thức tổ chức hoạt động của cơ quan từ đánh giá được khả năng và vị trí trên thị trường của cơ quan. Trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các loại vật dụng cần thiết, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt có hiệu quả cao, không trì trệ. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 18 Tóm lại: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan tổ chức vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng trong mỗi tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh với những đòi hỏi khắt khe trên tất cả lĩnh vực trong đó có công tác văn phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 19 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHÒNG 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng và Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác xuất nhập khẩu được hình thành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng lại đất nước. Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản lý hàng hóa XNK. Vì vậy ngay từ tháng 4/1955, Phòng Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã ra đời, nằm trong Sở Hải Quan Trung ương. Trước tình hình công tác xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển ngày 24/10/1957 Bộ trưởng Bộ Thương Nghiệp (tiền thân của Bộ Ngoại Thương sau này) đã có quyết định số 514/BTN-TCCB tách phòng Kiểm nghiệm thuộc Sở Hải Quan, để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK. Hoạt động của Cục Kiểm nghiệm nhằm quản lý hàng hóa XNK về chất lượng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu v.v… và cấp giấy chứng nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uy tín hàng hóa XNK của Việt Nam trên thị trường thế giới, bảo vệ chính đáng của 2 bên mua bán. Cục Kiểm nghiệm gồm 3 nhiệm vụ lớn là: kiểm nghiệm hàng hóa XNK, giám định hàng hóa XNK và kiểm dịch thực vật cho hàng hóa XNK. Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhà nước có quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông Lâm Nghiệp quản lý và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol). Từ đó Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK cũng như Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol ngày càng có điều kiện phát triển và mở rộng không ngừng. Từ chỗ chỉ có 3 phòng ở Cục (Hà Nội) và một Phân cục ở Hải Phòng, để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công tác XNK, nhất là sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, tổ chức bộ máy của Cục có bước phát triển vượt bậc. Cơ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 20 quan Văn phòng Cục tại Hà Nội có 10 phòng và 8 đơn vị trực thuộc tại các cảng khẩu và khu vực xuất nhập khẩu lớn trong cả nước từ Hải Phòng, Quảng Ninh, Vinh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP.Hồ Chí Minh đến Cần Thơ. Mỗi đơn vị trực thuộc Cục ngoài chức năng chủ yếu là quản lý chất lượng hàng xuất khẩu còn có trách nhiệm giúp đỡ các tổ chức kiểm nghiệm của các đơn vị sản xuất, kinh doanh, hàng xuất khẩu (KCS) tạo thành một mạng lưới quản lý chất lượng hàng xuất khẩu rộng lớn trong cả nước. Bước ngoặt mang tính quyết định đối với Vinacontrol là cuối năm 1988 đầu năm 1989 theo Quyết định số 402/KTĐN-TCCB ngày 12/11/1988 của Bộ Kinh tế Đối ngoại hợp nhất 2 tổ chức Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và Công ty giám định hàng hóa XNK thành Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol. Đây là thời điểm đánh dấu bước phát triển đặc biệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ chế thị trường. Từ ngày 01/06/2005 Công ty chính thức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần với: Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL. Tên giao dịch: THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION JOINT STOK COMPANY. Tên viết tắt: VINACONTROL. Địa chỉ: Số 54 – Trần Nhân Tông – Hà Nội. Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0103008113. Vốn điều lệ: 78.750.000.000 đồng (bảy mươi tám tỷ bảy trăm năm mươi triệu đồng chẵn). Ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông Bùi Duy Chính – Chủ tịch Hội đồng quản trị. Ngày21/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội với: 1. Mã chứng khoán là VNC. 2. Khối lượng đăng ký giao dịch: 7.785.000 cổ phiếu. 3. Giá trị đăng ký giao dịch: 78,75 tỷ đồng. Vinacontrol được thành lập ngày 24/10/1957, nay đã trở thành tổ chức giám định lớn nhất Việt Nam. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 21 Hình 1: Mô hình tổ chức của Vinacontrol (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG CÔNG TY P.Tổ chức hành chính Phòng tài chính P.Kỹ thuật tổng hợp Phòng thí nghiệm CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Vinacontrol Hà Nội - Vinacontrol Lạng Sơn - Vinacontrol Vinh Vinacontrol Hải Phòng Vinacontrol Quảng Ninh - Vinacontrol Hoành Bồ - Vinacontrol Móng Cái - Vinacontrol Cửa Ông - Vinacontrol Uông Bí Vinacontrol Đà Nẵng - Vinacontrol Quy Nhơn - VP đại diện Quảng Ngãi Vinacontrol TP.HCM - Vinacontrol Nha Trang - Vinacontrol Cần Thơ - Vinacontrol Phú Mỹ - VP đại diện Đắc lắc Công ty thẩm định giá Vinacontrol Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 22 Vinacontrol Hải Phòng được thành lập năm 1957 với tên gọi Chi nhánh giám định hàng hóa XNK Hải Phòng, khi chuyển sang hình thức Công ty cổ phần đã đổi tên thành Chi nhánh Công ty Cổ phần giám định VInacontrol – Hải Phòng theo quyết định số 06/HĐQT – QĐ. Địa chỉ : 56 – 80, Phạm Minh Đức, Ngô Quyền, Hải Phòng - Tel : (84 – 31) 3760065 – 3760453 - Fax : (84 – 31) 3760103 - Email : Vinacontrolhp@hn.vnn.vn Là một đơn vị có truyền thống lâu đời nhất Vinacontrol, nhiều năm qua Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng luôn được khách hàng trong và ngoài nước đánh giá cao về chất lượng phục vụ, giám định hàng hóa. Chi nhánh luôn hoàn thành tốt chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, đảm bảo tỷ suất lợi nhuận Công ty giao, thu nhập của CBCNV ổn định và được nâng cao. * Về tầm nhìn : VINACONTROL phấn đấu trở thành tổ chức giám định có uy tín trên thế giới, tiến tới trở thành tập đoàn kinh tế mạnh. * Về sứ mệnh : VINACONTROL chú trọng xây dựng và phát triển đội ngũ, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ và khoa học quản lý vào hoạt động của Công ty, để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. Đảm bảo lợi ích cho khách hàng, người lao động, cổ đông và cộng đồng. 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh. a. Các sản phẩm và dịch vụ chính 1. Giám định máy móc thiết bị 2. Giám định hàng hải 3. Dịch vụ phòng thí nghiệm 4. Giám định Container và hàng hóa trong Container 5. Sản phẩm dầu mỏ và dầu thô 6. Lâm đặc sản 7. Khoáng sản và hóa chất 8. Lương thực, thực phẩm và hàng hóa 9. Hàng tiêu dùng Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 23 10. Hàng thủ công mỹ nghệ 11. Giám định hàng hóa phục vụ quản lý Nhà nước và những lĩnh vực khác 12. Tư vấn áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế 13. Dịch vụ hun trùng 14. Dịch vụ thẩm định giá b. Các dịch vụ cụ thể. + Giám định về quy cách, phẩm chất, tình trạng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu….. đối với mọi loại hàng hóa (trong đó bao gồm cả máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đá quý, kim loại quý hiếm….). + Giám sát hàng hóa trong quá trình sản xuất, giao nhận, bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ; Giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây chuyền công nghệ; Thẩm định, tư vấn, giám sát công trình xây dựng. + Giám định các phương tiện vận tải, container; Các dịch vụ giám định về hàng hải; Giám định an toàn con tàu trước khi xếp hạng, phá dỡ hoặc sửa chữa. + Dịch vụ lấy mẫu, phân tích và thử nghiệm mẫu. + Giám định tổn thất: đại lý giám định tổn thất, phân bổ tổn thất cho các công ty bảo hiểm trong nước và quốc tế. + Các dịch vụ có liên quan: Khử trùng, giám định không phá hủy; Kiểm tra kết hàn các công trình; Kiểm tra các thiết bị và thiết bị đo lường; Kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan; Kiểm đếm; Niêm phong - cặp chì; Dịch vụ kiểm tra chất lượng hệ thống quản lý theo yêu cầu của khách hàng + Giám định theo yêu cầu của mọi đối tượng để cung cấp chứng từ phục vụ công tác quản lý của Nhà nước thuộc các lĩnh vực như: Xuất xứ hàng hóa; Quản lý chất lượng, an toàn, vệ sinh hàng hóa; Nghiệm thu, quyết toán công trình đầu tư; Bảo vệ môi trường (giám định về vệ sinh công nghiệp, giám định và xử lý nước, nước thải ); Các dịch vụ thông quan. + Dịch vụ thẩm định giá tài sản (bao gồm máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, bất động sản, xác định giá trị doanh nghiệp…..) để phục vụ cho những mục đích như mua bán tài sản, cầm cố, thế chấp, vay vốn ngân hàng, thanh lý tài sản, cổ phần hóa doanh nghiệp, đấu thầu….. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 24 + Tư vấn, đánh giá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế, tư vấn về chất lượng hàng hóa, về pháp lý thương mại. + Dịch vụ giám định và dịch vụ khác theo sự ủy thác của mọi tổ chức giám định trong nước và quốc tế. + Dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Hình 2 : Sơ đồ tổ chức Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Toàn Chi nhánh có 80 người phân thành 6 phòng: phòng Nghiệp vụ tổng hợp, phòng Hành chính – Kế toán, phòng Giám định 1, phòng Giám định 2, phòng Giám định 3 và phòng Thí nghiệm. Giám đốc Phó giám đốc Phòng nghiệp vụ tổng hợp Phòng Giám định 1 Phòng Giám định 2 Phòng Giám định 3 Phòng thí nghiệm Phòng HC – KT Chuyên viên Nhóm nông sản, hóa chất Nhóm máy móc, thiết bị Nhóm bông, vải sợi, sắt thép Giám định viên hàng hải Nhóm phân tích Nhóm hành chính, tổ chức Nhóm kế toán Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 25 Về trình độ có: * Trình độ đại học: 62 người - Trong đó: - Đại học chuyên ngành: 38 người - Cử nhân kinh tế: 14 người - Cử nhân ngoại ngữ: 09 người - Cử nhân luật: 01 người * Trình độ cao đẳng: 14 người * Trình độ sơ cấp: 04 người Phòng/ ban Trình độ Giới tính Tuổi Đại học Cao đẳng Sơ cấp Khác Nam Nữ >=50 31- 49 <=30 BGĐ 3 3 3 HC-KT 6 2 4 7 5 5 4 3 NVTH 4 2 2 1 3 GĐ1 15 4 1 15 6 5 12 4 GĐ2 20 2 1 28 2 4 18 8 GĐ3 11 4 2 17 11 6 TN 3 2 5 2 3 (Nguồn: Phòng HC – KT ) Năm 2009, Chi nhánh đã tuyển dụng 11 lao động mới, làm thủ tục và ký hợp đồng không xác định thời hạn cho 17 người, giải quyết chế độ nghỉ hưu cho 1 trường hợp, chấm dứt hợp đồng lao động với 2 trường hợp. Chi nhánh đã làm thủ tục xét duyệt thực hiện nâng lương cho 35 người. Sắp xếp và ổn định lại vị trí làm việc cho phù hợp với các vị trí công tác, nhiệm kỳ 2 Hội đồng Quản trị năm 2009 đã tái đề cử Giám đốc, Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 5 Phó phòng và đề bạt 1 Trưởng phòng mới vì trong năm Chi nhánh đã tách bộ phận giám định hàng hải của phòng Giám định 2 thành lập phòng Giám định 3. Trong năm qua Chi nhánh đã tổ chức 4 lớp tự đào tạo tai Chi nhánh với 44 người tham gia, gửi đào tạo trên công ty với 22 lượt người tham gia. Ngoài ra Chi nhánh còn mở lớp đào Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 26 tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy với 41 người tham gia. Lĩnh vực giám định Số lƣợng giám định viên Hình thức việc làm Nông sản và các sản phẩm chế biến 4 Hợp đồng dài hạn Sản phẩm công nghiệp nhẹ, thủ công mỹ nghệ, hàng tiêu dùng 4 Hợp đồng dài hạn Tài nguyên thiên nhiên và các chế phẩm (dầu mỏ và các chế phẩm dầu mỏ; khoáng sản và các sản phẩm khoáng sản..) 16 5 Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn Giám định máy móc, phụ tùng thiết bị, dây truyền công nghệ 14 6 Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn Giám định các mặt hàng bách hóa giày dép, bông vải sợi, hàng kim khí. 10 4 Hợp đồng dài hạn Hợp đồng ngắn hạn (Nguồn: Phòng HC – KT ) Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng trong Chi nhánh *Phòng nghiệp vụ tổng hợp: + Phòng nghiệp vụ tổng hợp giúp Giám đốc chỉ đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn Chi nhánh. + Phòng nghiệp vụ tổng hợp giúp Giám đốc nghiên cứu, phát triển và khai thác thị trường giám định. + Thống kê tổng hợp. + Đào tạo giám định viên. + Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 *Phòng Giám định 1: Phòng giám đinh 1 chuyên giám định các mặt hàng sau: + Lương thực, nông sản, thực phẩm : Gạo, lạc, sữa, bột mỳ, lúa mỳ, malt, dầu thực vật, thuốc lá, rượu, các loại đồ uống, chè, rau quả xuất khẩu, đồ hộp…. + Hàng công nghiệp: Dăm gỗ các loại, nhựa thông. + Hóa chất: Tân dược, hạt nhựa, xà phòng, phân bón và hóa chất các loại + Khoáng sản: Clinker, xi măng, thạch cao, than, nhựa đường, gạch chịu lửa, vữa chịu nhiệt, quặng apatite, quặng kim loại…. + Xăng dầu các loại: Jet A1, dầu gốc, gas hóa lỏng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 27 *Phòng Giám định 2: Phòng giám định 2 chuyên giám định các mặt hàng sau: + Kim loại và sản phẩm: Sắt, thép các loại. + Hàng công nghiệp và tiêu dùng: Vải, giày dép, quần áo, nguyên phụ liệu ngành may, giấy các loại, hàng bách hóa, nguyên liệu sản xuất (bông, len, xơ, sợi), đay tơ. + Máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất. + Phương tiện vận tải. Thẩm định giá: công trình, nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất và các loại tài sản cố định khác. Giám định container. *Phòng Giám định 3: Phòng giám định 3 chuyên giám định hàng hải với các loại hình sau: + Giám định khối lượng hàng rời bằng phương pháp đo mớn nước tàu, mớn nước xà lan. + Giám định khối lượng các loại hàng lỏng trên tàu và trên bồn (xăng dầu. gas lỏng, nhựa đường, hóa chất, dầu thực vật). + Dịch vụ kiểm đếm. + Giám định tình trạng hàng hóa, tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng. + Giám sát quá trình dỡ hàng. + Giám định bàn giao tàu (trước khi thuê/ khi trả). + Giám định an toàn phương tiện vận tải biển. + Giảm định tổn thất hàng hóa chuyên chở bằng đường biển. + Giám định hầm tàu, kín chắc hầm tàu, nhiệt độ hầm tàu. + Cặp chì hầm tàu. *Phòng thí nghiệm: + Phân tích các loại mẫu hàng. *Phòng Hành chính – Kế toán Phòng HC – KT có vai trò rất quan trọng của công ty. Chịu trách nhiệm về những công việc sau: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 28 + Vấn đề về nhân sự, chế độ chính sách điều động tuyển chọn, lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên trong công ty. + Xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của ban lãnh đạo, các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên. + Lập chương trình công tác, tham mưu cho Giám đốc điều động, bổ nhiệm lao động cho hợp lý, theo dõi khối văn phòng. + Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý nguồn vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình sản xuất, việc sử dụng vốn có mục đích và kết quả thu được của công ty. + Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử lý các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của công ty. + Hoạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ….làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Hướng dẫn công tác mở sổ sách đầy đủ và các biểu báo cáo, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán. + Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, hội nghị, quan hệ hợp tác đối nội, đối ngoại của công ty. + Giải quyết các vấn đề có liên quan đến văn bản (Văn bản đến, văn bản đi), văn thư, con dấu, đánh máy, lưu trữ hồ sơ, bảo hộ lao động, chế độ hưu trí…. + Chịu trách nhiệm quản lý xe đưa đón lãnh đạo đi công tác và khách hàng của công ty. + Có trách nhiệm trang trí phòng làm việc và mua sắm các trang thiết bị đáp ứng cho toàn bộ công việc của công ty. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 29 2.1.4 Kết quả hoạt động của Chi nhánh. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Đơn vị: đồng) Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm 2008 Năm 2009 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 9.331.255.899 14.347.655.05 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 9.331.255.899 14.347.655.05 4.Giá vốn hàng bán 11 7.163.922.046 10.147.258.76 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 2.167.333.853 4.200.396.249 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 20.458.368 21.603.427 7.Chi phí tài chính 22 8.Chi phí bán hàng 24 828.279.867 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 653.187.913 1.006.584.525 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 1.534.604.308 2.387.135.284 11.Thu nhập khác 31 52.059.562 224.121.721 12.Chi phí khác 32 13.Lợi nhuận khác 40 52.059.562 224.121.721 14.Tổng LN kế toán trước thuế 50 1.586.663.870 2.611.257.005 15.Chi phí thuế TNDN 51 44.265.884 16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17.Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 1.142.397.986 2.611.257.005 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 32.633.416 (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 30 Trong đó: + MS01 là Doanh thu về cung cấp dịch vụ giám định và cho thuê văn phòng + MS10 là Doanh thu thuần trao đổi dịch vụ + MS21 chia thành: - Lãi tiền gửi, tiền cho vay là 21.593.027 - Lãi chênh lệch tỷ giá đã thực hiện 10.400 Bảng so sánh các chỉ tiêu chính năm 2008 và 2009 (Đơn vị: đồng) Chỉ tiêu Thực hiện năm 2008 Kế hoạch năm 2009 Thực hiện năm 2009 So sánh(%) KH NT Doanh thu 9.331.255.899 9.900.000.000 14.347.655.035 147,19 156,01 Lợi nhuận 1.534.604.308 1.683.000.000 2.387.135.284 155,23 170,18 Đơn giá tiền lương 63,4% 63,4% 63,4% 100 100 Lao động 57 72(b/quân 12th) 126,32 Năm 2009 Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng không những đạt được kế hoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà còn là một bước đột phá về hoàn thành kế hoạch. Chi nhánh đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao về doanh số thực hiện ngay từ tháng 8/2009 và là đơn vị hoàn thành kế hoạch sớm nhất của Công ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng. Cả 3 phòng giám định trong Chi nhánh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Phòng giám định 2 thực hiện kế hoạch vượt mức sớm nhất từ tháng 8/2009, phòng giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một tháng (tháng 9/2009), sau đó là phòng giám định 1. Đây là những tiền đề quan trọng để Chi nhánh Hải Phòng bước sang năm 2010 một năm được dự báo là rất khó khăn do tình hình suy giảm kinh tế đang diễn ra gây trở ngại rất nhiều. 2.1.4.1 Kết quả đạt đƣợc + Về khách hàng: Trong năm 2009, Chi nhánh vẫn giữ được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước do kinh nghiệm hoạt động hơn 50 năm qua. Tổng số khách hàng của Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 31 Chi nhánh năm 2009 là 985 khách hàng đến yêu cầu giám định, tăng 27,6% so với năm 2008, trong đó có 560 khách hàng cũ. Cơ cấu khách hàng được phân chia theo doanh thu như sau: - Khách hàng có doanh thu trên 50 triệu đồng: có 60 khách hàng, mang lại doanh số 10,579 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng khoảng 73% doanh thu năm 2009, tăng 39,5% về số lượng khách hàng và 6,5% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2008. - Khách hàng có doanh thu trên 100 triệu đồng: có 32 khách hàng, mang lại doanh số là 8,6 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 59,3% doanh thu, tăng 33,3% về số lượng khách hàng và tăng 6,2% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2008. - Khách hàng có doanh thu trên 200 triệu đồng là 15 khách hàng, mang lại doanh số 6,12 tỷ, chiếm tỷ trọng 42,2% doanh thu, tăng 66,6% về số lượng khách hàng và 10,4% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2008. Trong số đó có 1 khách hàng nước ngoài. - Khách hàng có doanh thu trên 300 triệu đồng là 7 khách hàng, mang lại doanh số 4,118 tỷ. So với năm 2008 số lượng khách hàng tăng 75% và tỷ lệ so với doanh số tăng 9,4%. + Về mặt hàng: Mặt hàng có doanh số lớn nhất là máy móc thiết bị và dây truyền sản xuất có doanh thu là 6,088 tỷ đồng chiếm 42% tổng doanh số của Chi nhánh năm 2009. + Về loại hình giám định: - Giám định hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất với doanh thu là 10,017 tỷ đồng - Giám định hàng xuất khẩu có doanh thu là 2,284 tỷ đồng - Giám định hàng nội địa mang lại doanh thu 2,108 tỷ đồng - Giám định hàng hải mang lại doanh thu 2,310 tỷ đồng. 2.1.4.2 Những thuận lợi Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động với phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 32 Lượng khách hàng của Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng nói riêng là truyền thống lâu năm và luôn giữ được uy tín đối với họ. Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol. Như vậy các tổ chức giám định khác rất khó cạnh tranh với Vinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay. Trung tâm Phân tích và thử nghiệm 1 của Công ty đặt tại Hà Nội có đủ phương tiện để phân tích nhiều loại hàng hóa khác nhau. Giám định viên được trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phòng còn được sự hỗ trợ có hiệu quả của các phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học, các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trên toàn quốc. Vinacontrol Hải Phòng đặt tại trung tâm thành phố, đây là một trong những trung tâm thương mại, trung tâm công nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc, Hải Phòng có cảng biển là điều kiện rất thuận lợi cho công tác giám định của Chi nhánh. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác uy tín và thương hiệu của Vinacontrol Hải Phòng ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường. 2.1.4.3 Những khó khăn Khách quan: Tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn. Tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng. Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 33 Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2009 số lượng yêu cầu giám định đã giảm do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế chung, song kế hoạch doanh thu năm sau cứ phải cao hơn năm trước do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó. Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh số cũng có ảnh hưởng. Chủ quan Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh. Nhất là các khoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như: Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi. Trong tình hình suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề._.hiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Công việc mà phòng HC – KT thực hiện: - Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành. - Thông báo thời gian, địa điểm họp. - Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu. - Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế… - Theo dõi cuộc họp. Hai phòng HC – KT và phòng Nghiệp vụ tổng hợp kết hợp chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Trưởng phòng HC – KT thường xuyên xem xét, kiểm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 63 tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Do đó, các cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí. Kết quả đạt đƣợc: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể đánh giá được tình hình hoạt động của Chi nhánh hàng tháng, quý, năm từ đó đưa ra được những kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Đồng thời thông qua các cuộc họp Ban lãnh đạo Chi nhánh có thể nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của tập thể CBCNV làm việc tại công ty đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và CBCNV từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sản xuất. CBCNV trong Chi nhánh hiểu rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa của mỗi cuộc họp nên đã tham gia rất nhiệt tình. Đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công cho mỗi cuôc họp. 2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước. Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của qua trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. Kết quả thực hiện: Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì đó có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khách nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc…..). Nhân viên thường trực khi đón tiếp khách phải phân chia khách để ứng xử tốt: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 64 + Đối với khách hàng : khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu giám định và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Khách đến bán hàng, chào hàng thì được tiếp vào những thời gian nhất định. + Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, tình hình cấp chứng thư của các giám định viên….. thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và phải khôn ngoan đừng tự gắn mình hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khách. + Đối với khách nội bộ thì có nhiều cách giải quyết, nếu là cộng sự thân cận thì có thể gặp lãnh đạo Chi nhánh bất cứ lúc nào, còn cán bộ nhân viên khác phải sắp xếp thời gian tiếp. Ngoài ra cũng cần phải chú ý đến những trường hợp ngoại lệ. Phương châm ứng xử khi tiếp khách của nhân viên thường trực Vinacontrol Hải Phòng: + Bình tĩnh, kiên nhẫn. + Mềm mỏng nhã nhặn, lịch sự. + Ân cần, chu đáo. + Linh hoạt. + Không tự ái. + Không hách dịch với người có địa vị thấp. + Không quá hạ mình với người có địa cao. + Lấy việc bảo vệ lợi ích và uy tín của Chi nhánh làm mục tiêu xuyên suốt. 2.3.6 Nghiệp vụ lập chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. Chương trình được hiểu theo 2 nghĩa: Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra, chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, chương trình xóa đói, giảm nghèo… Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 65 gian nhất định. Ví dụ như: chương trình tổ chức cuộc họp, chương trình văn nghệ… Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đây việc hay lo chính là sự suy nghĩ, tính toán trước sau một cách đầy đủ, liên tục cho công việc. Nhờ sự hay lo mà mỗi công việc được xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện…. Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc. - Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp. - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ. Kết quả thực hiện: Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung và cho phòng nói riêng dựa vào: + Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định của Công ty và của Chi nhánh. + Thực tế hoạt động của Chi nhánh. + Chức năng, nhiệm vụ của phòng. + Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, các quyết định của Công ty. + Yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của Công ty, Chi nhánh. + Xu thế vận động chung của thời đại. Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường trong khoảng thời gian 1 tháng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tạo nâng cao tay nghề giám định viên tại Công ty…. Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhánh và được soạn thảo trình Giám đốc phê duyệt mới được thực hiện. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 66 KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC VÀ TẬP SỰ Tháng 8 năm 2010 TT bài học Nội dung bài học Thời gian Thời lƣợng Địa điểm Ngƣời đảm nhận 1 Giới thiệu về CTCP giám định Vinacontrol 14h thứ 2 ngày 2/8/10 120 phút 56 Phạm Minh Đức Trương văn Đô 2 Những hiểu biết chung về dịch vụ giám định 8h thứ 3 ngày 3/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnTrườngQuang 3 Những nội dung cơ bản của pháp luật về dịch vụ giám định 8h thứ 4 ngày 4/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức Lê Thị Hoài Thu 4 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 5 ngày 5/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên 5 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 6 ngày 6/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên 6 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng tại Vinacontrol 8h thứ 2 ngày 9/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức Vũ Thanh Hằng 7 Thương hiệu Vinacontrol và chính sách chăm sóc KH 8h thứ 3 ngày 10/8/10 60 phút 56 Phạm Minh Đức NguyễnQuangNguyên Kiểm tra 8h thứ 5 ngày12/8/10 180 phút 56 Phạm Minh Đức (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 67 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG Căn cứ vào mục tiêu, nội dung và kế hoạch sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, Chi nhánh tiếp tục củng cố và hoàn thiện bộ máy tổ chức phòng HC – KT theo hướng quy định những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của Phòng. Từng bước nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV Chi nhánh, hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ chung với năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, xây dựng phong cách làm việc khoa học, văn minh trong hoạt động của phòng HC – KT. 3.1 Giải pháp đầu tƣ con ngƣời cho phòng Hành chính – Kế toán Yếu tố quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp chính là con người, vì vậy việc đầu tiên mà phòng HC – KT Vinacontrol cần làm là đầu tư vào con người. Do đó không chỉ hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo (Trưởng, Phó phòng) mà phải hoàn thiện cả các nhân viên. Qua thời gian thực tập tại phòng HC – KT của Chi nhánh, em nhận thấy Trưởng phòng và Phó phòng HC – KT luôn gương mẫu trong mọi công việc, họ là những người có năng lực quản lý, điều hành nên luôn được ban Giám đốc và các phòng ban khác tin tưởng. Nhưng để áp dụng những tiến bộ về quản lý điều hành hoạt động của phòng HC – KT thì cả cán bộ, nhân viên của phòng cần được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp Giám đốc những vấn đề thuộc chuyên môn hành chính, kế toán và theo dõi việc thực hiện của toàn Chi nhánh. Thực tế cán bộ và nhân viên của toàn Chi nhánh nói chung và phòng HC – KT nói riêng đều có thể soạn thảo văn bản nhưng để đảm bảo việc soạn thảo đúng quy định, đẹp cả về nội dung và hình thức thì không phải ai cũng biết để thực hiện cho đúng. Điều này đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải nắm được các yêu Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 68 cầu, nguyên tắc, quy trình soạn thảo văn bản một cách đầy đủ, chính xác. Vì vậy, Chi nhánh và phòng HC – KT nên tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại để nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn soạn thảo văn bản cho cán bộ, nhân viên của phòng. Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỹ thuật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong phòng. Hiện nay, hầu hết các bộ phận trong phòng đều được trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động, để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức. Mục tiêu của Chi nhánh là mở rộng quan hệ hợp tác và phát triển dịch vụ giám định nên sẽ có những mối quan hệ hợp tác với khách hàng nước ngoài cho nên cần khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyên ngành kinh doanh dịch vụ giám định. Do đó, khi tuyển dụng nhân sự cho phòng HC – KT nên lựa chọn người có năng lực chuyên môn và khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt, nhất là ngoại ngữ về thương mại, ngoại ngữ về chuyên ngành dịch vụ giám định. Vì Trưởng phòng HC – KT kiêm cả Kế toán trưởng Chi nhánh nên Chi nhánh cần tuyển thêm một nhân viên kế toán thực hiện mảng kế toán ngân hàng để giảm bớt công việc cho Trưởng phòng và hoạt động của phòng sẽ hiệu quả hơn. 3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng Hành chính – Kỹ thuật Mô hình của phòng HC – KT được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 69 nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. Chi nhánh cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC – KT hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất. 3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong quản lý Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mới diễn ra một cách khoa học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng hành chính cần nắm rõ và bám chắc trọng tâm trọng điểm. Để tránh văn phòng hoạt động một cách thụ động thì lãnh đạo Chi nhánh phối hợp cùng các nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có sự phân tích và đưa ra những quyết định kịp thời nhất. Xây dựng mối quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc vì mục tiêu chung của Chi nhánh thông qua các chuyến du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu, học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tinh thần làm việc tập thể. Đặc biệt là người lãnh đạo tạo ra mối quan hệ tốt trong nội bộ phòng, sự thân thiện, động viên, giúp đỡ sẽ khiến họ cảm thấy được quan tâm chia sẻ như vậy họ sẽ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say trong công việc, nhiệt tình và trung thành với Chi nhánh. 3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu tư đúng đắn về trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra. Trang thiết bị của Chi nhánh nói chung và phòng HC – KT nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 70 3.5 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng 3.5.1 Nghiệp vụ thông tin Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng của thông tin liên lạc đã được con người thừa nhận. Không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc bởi vì sẽ không thể thực hiện được sự điều phối và trao đổi. Do đó, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc ra quyết định trở thành mục tiêu hàng đầu cho các cấp quản lý. Chính vì thế mà hiện nay ở các cơ quan, đơn vị đã trang bị các phương tiện, thiết bị về thông tin khá đầy đủ như: máy vi tính, máy fax, nối mạng internet…. Việc tổ chức thông tin tại Chi nhánh Vinacontorl Hải Phòng đã có rất nhiều tiến bộ song vẫn có thể thấy tốc độ chậm, và cách khai thác thông tin đôi khi còn máy móc, thụ động. Để khắc phục tình trạng trên việc phân bổ vốn đầu tư cho việc thu thập xử lý thông tin cần được đặc biệt quan tâm nhưng phải làm sao tránh đầu tư tràn lan gây lãng phí mà hiệu quả sử dụng lại không cao. Để nâng cao chất lượng nghiệp vụ thông tin, phòng HC – KT nên: - Thiết lập kênh thông tin rõ ràng. - Sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc bộ phận hành chính của phòng có trách nhiệm thu thập, phân tích các khía cạnh của thông tin. - Tăng cường thông tin phản hồi để lãnh đạo biết được những thông điệp của khách hàng có được các nhân viên trong Chi nhánh hiểu, chấp nhận và thi hành đúng hay không. - Bảo đảm thông tin phải đúng lúc để khắc phục việc kém hiệu quả khi người nói bắt đầu nói, người nghe sẵn sàng nghe. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện lỹ thuật. 3.5.2 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ Do nhân viên văn thư lưu trữ của Chi nhánh kiêm rất nhiều việc như: quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đi đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý con dấu đến tiếp khách, nhiều khi phải xuống tận hiện trường để Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 71 truyền đạt thông tin chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, lấy báo cáo nghiệm thu giám định…. Nhìn từ bên ngoài thì nhân viên văn thư ở đây rất đa năng nhưng thực tế về nghiệp vụ văn thư lưu trữ thì họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm. Đặc biệt quá trình ghi chép lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo đúng quy trình. Vì vậy, nhân viên văn thư, lưu trữ nên tham gia vào các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các trường, trung tâm có đào tạo nghiệp vụ văn phòng. Hoặc đề xuất lên Công ty cử cán bộ văn phòng Công ty xuống tập huấn nâng cao nghiệp vụ. Nhân viên văn thư, lưu trữ phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới, kinh nghiệm ở các cơ quan, doanh nghiệp bạn để có thể trau dồi thêm kiến thức mới về nghiệp vụ. Ngoài ra, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu được nguyên vẹn, lâu bền, an toàn thì Chi nhánh nên bố trí một phòng lưu trữ riêng với các trang thiết bị bảo quản tốt. Khi thực hiện nghiệp vụ văn thư cần bổ sung thêm sổ chuyển giao văn bản để việc quản lý văn bản chặt chẽ hơn, thực hiện khoa học hơn và cần phải làm sổ đăng ký văn bản mật theo mẫu sau: Hình 10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến STT Ngày tháng chuyển giao văn bản Số, ký hiệu văn bản (hoặc số phiếu gửi) Số lượng văn bản hoặc số lượng bì văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hình 11: Mẫu sổ văn bản mật STT Ngày đến Nơi gửi công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung Mức độ mật Người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 72 3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần Công ty nên làm mới các trang thiết bị, mua sắm các trang thiết bị cho Chi nhánh, thường xuyên theo dõi kiểm tra các trang thiết bị làm việc trong văn phòng Chi nhánh, có chế độ bảo dưỡng hợp lý đồng thời việc cung ứng đồ dùng văn phòng phẩm cần được tiến hành nhanh chóng hơn. Đối với việc chuẩn bị chuyến đi công tác của lãnh đạo hiện nay đã được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo yêu cầu và những nguyên tắc nhất định. Tuy nhiên để công tác này được đảm bảo chặt chẽ hoăn nữa phòng HC – KT cần có một văn bản quy định về việc chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Giao cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo một chuỗi công việc quen thuộc với nhân viên, từ đó có thể tránh được những thiếu xót trong quá trình chuẩn bị do chưa quen với công việc. Bên cạnh đó cũng cần có những mức hạn kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo. 3.6 Giải pháp về môi trƣờng làm việc Để bàn tiếp khách cùng phòng làm việc với nhân viên thuộc bộ phận hành chính làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách. Vì vậy, nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn ngăn đôi phòng, điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên cũng như việc tiếp khách của Chi nhánh. Nên bố trí 3, 4 cái ghế dành cho khách chờ ngoài của phòng làm việc của phòng HC – KT ở trụ sở 56 – Phạm Minh Đức để làm không mất thiện cảm của khách khi đến làm việc tại đây mà phải đứng chờ. Mục tiêu hoạt động của phòng không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí. Thực tế phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở điều này cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên, hoàn toàn chỉ sử dụng ánh sáng điện. Các phòng làm việc cần có sự kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng điện để có thể thực hiện việc tiết kiệm điện. Bàn làm việc của nhân viên văn thư mặc dù được bố trí ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng cũng nên có vách ngăn lối hành lang để nhân viên văn thư không phải chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài khi làm việc. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 73 Phòng làm việc của Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều này sẽ làm cho không gian của phòng rộng và thoáng hơn. Lãnh đạo Chi nhánh cũng phải hiểu rõ sức mạnh tập thể là yếu tố thúc đẩy sự nghiệp của Chi nhánh cho nên Chi nhánh nên tạo điều kiện cho mỗi nhân viên có quyền tự do đóng góp ý kiến với cán bộ quản lý về điều kiện làm việc, về chế độ khen thưởng. Chi nhánh nên lập quỹ khen thưởng cho những CBCNV có thành tích xuất sắc trong công việc. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 74 KẾT LUẬN Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, doanh nghiệp để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đã giúp em hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng trong kết quả hoạt động kinh doanh. Văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng với tên gọi là phòng HC – KT đã thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ như lý luận về văn phòng đã nêu. Để đạt được kết quả đó là nhờ đội ngũ cán bộ nhân viên phòng HC – KT có năng lực, nhiệt tình, làm việc đúng cam kết; lãnh đạo phòng là những người giỏi chuyên môn, sát sao với công việc; lãnh đạo Chi nhánh có sự quản lý khoa học và luôn tạo bầu không khí thoải mái trong Chi nhánh. Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động vẫn còn một số hạn chế, thiếu sót nên em xin đưa ra một số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. Qua đó Chi nhánh có thể xem xét và áp dụng phù hợp vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng” được hoàn thành với sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo Ths. Trần Thị Ngà – giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia và sự nhiệt tình chỉ bảo của các cô chú, anh chị phòng HC – KT trong Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đã giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do có những hạn chế về thời gian và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự tham gia, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hải Phòng, tháng 6 năm 2010. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản thống kê) 2. Bài giảng môn Quản trị văn phòng – Th.s Trần Thị Ngà 3. Tài liệu môn Quản trị văn phòng – Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn 4. Nghiệp vụ thư ký – Ts Nguyễn Hữu Thời 5. Các tài liệu của Chi nhánh 6. Một số khóa luận cùng đề tài MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................... 2 3. Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 2 5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương ..................................................................... 2 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ............................................................................................. 3 1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. ..................................................................... 4 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. .................................................... 5 1.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng ................................ 10 1.1.4.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp, tổ chức ........................................ 10 1.1.4.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức ........................................ 14 1.2. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng. ............................................. 16 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng ................................................................. 16 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng. ................................................ 16 1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng. ............................................... 17 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHÒNG .............................................................................................................. 19 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng .......................... 19 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng và Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ............................................... 19 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh. ................................................................................. 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ............................. 24 2.1.4.1 Kết quả đạt được ..................................................................................... 30 2.1.4.2 Những thuận lợi ....................................................................................... 31 2.1.4.3 Những khó khăn ...................................................................................... 32 2.2 Tổ chức bộ máy phòng hành chính – kế toán. .............................................. 34 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – kế toán. ............................ 34 2.2.2 Hoạt động của Phòng ................................................................................. 38 2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng .................................................................... 42 2.2.3.1 Công tác sắp xếp bố trí văn phòng .......................................................... 42 2.2.3.2 Trang thiết bị văn phòng ......................................................................... 43 2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh. ................. 44 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin. ...................................................... 44 2.3.2 Công tác hậu cần của phòng Hành chính – Kế toán .................................. 48 2.3.3 Công tác văn thư lưu trữ............................................................................. 50 2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản .................................................................... 51 2.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến ................................................................ 54 2.3.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................... 58 2.3.3.4 Quản lý sử dụng con dấu. ........................................................................ 59 2.3.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ của phòng HC-KT ..................................................... 59 2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp. ........................................................................ 61 2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. ...................................................................... 63 2.3.6 Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo ............... 64 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG ...................................................................... 67 3.1 Giải pháp đầu tư con người cho phòng Hành chính – Kế toán ................... 67 3.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng Hành chính – Kỹ thuật ......................... 68 3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong quản lý ................... 69 3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ................................................................................................................. 69 3.5 Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng .............................. 70 3.5.1 Nghiệp vụ thông tin .................................................................................... 70 3.5.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ......................................................................... 70 3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần.................................................................. 72 3.6 Giải pháp về môi trường làm việc ................................................................. 72 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 77 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT XNK : xuất nhập khẩu CBCNV : cán bộ công nhân viên HC-KT : Hành chính - Kế toán LN : lợi nhuận TNDN : thu nhập doanh nghiệp BHXH : bảo hiểm xã hội BHYT : bảo hiểm y tế KPCĐ : kinh phí công đoàn TNCN : thu nhập cá nhân TSCĐ : tài sản cố định ._.