Báo cáo Xây dựng và phát triển Hệ thống thông tin quản lý Truy vấn và kết xuất

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin và viễn thông đang phát triển mạnh mẽ trên thế giới và ở Việt Nam. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống và sản xuất là một yêu cầu tất yếu để tồn tại và phát triển. Đặc biệt, với các doanh nghiệp sản xuất, việc sử dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lí, phần mềm nhân sự,.... đã làm tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp lên một cách rõ rệt. Những doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin luôn luôn có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường. Khi một doanh nghiệp sử dụng một chương trình phần mềm để quản lí hoạt động, có hai hoạt động chủ yếu được thực hiện là: Người sử dụng nhập các thông tin đầu vào còn chương trình tính toán để đưa các thông tin đầu ra. Một trong những hình thức đưa thông tin ra quan trọng là đưa ra các báo cáo. Đó là lý do em chọn đề tài : "Xây dựng và phát triển Hệ thống thông tin quản lý Truy vấn và kết xuất báo cáo". Các báo cáo này sẽ được sinh ra theo yêu cầu của người sử dụng, dựa trên cơ sở dữ liệu Glovia. Cơ sở dữ liệu cho báo cáo một phần do người sử dụng nhậpvào, một phần được tự động sinh ra theo các thuật toán nhất định. Các báo cáo trong chương trình gồm có : Yêu cầu mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Dự báo nguyên vật liệu trong ba tháng tới, Lệnh sản xuất. Các báo cáo sau khi sinh ra sẽ được gửi tới những người có liên quan, các bộ phận thực hiện để đảm bảo hoạt động sản xuất có hiệu quả nhất. Trong quá trình thực hiên đề tài, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn trực tiếp từ PGS.TS Hàn Viết Thuận – Trưởng Khoa tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân và các thầy cô giáo trong khoa, sự hướng dẫn tận tình của anh Phạm Hồng Tuấn – Cán bộ hướng dẫn, anh Nguyễn Tiến Tùng – Sinh viên K43 Khoa tin học kinh tế, các anh chị khác trong nhóm Glovia, nhóm Yamaha. Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY FUJITSU VIỆT NAM VÀ NHÓM GLOVIA CÔNG TY TNHH FUJITSU VIỆT NAM 1.1. Tổng quan về công ty TNHH Fujitsu Việt Nam (FVL – Fujitsu Vietnam Limited) Công ty TNHH FujitsuViệt Nam là một chi nhánh của của công ty Fujitsu Nhật Bản - Một trong những công ty đứng hàng đầu trên thế giới trong các lĩnh vực công nghệ thông tin và giải pháp viễn thông. Năm 1994 văn phòng đại diện của Fujitsu được thành lập ở Việt Nam và sau đó vào năm 1997, một văn phòng nữa được mở tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 06/02/1999 công ty TNHH Fujitsu Việt Nam (FVL) ra đời với số đầu tư ban đầu là 1.000.000 USD dựa trên nền tảng là hai chi nhánh trên. Ngoài ra, FVL còn có thêm hai văn phòng hỗ trợ kĩ thuật nữa đặt tại khu công nghiệp Thăng Long - Đông Anh – Hà Nội và ở khu công nghiệp Biên Hoà - Đồng Nai. Sơ đồ tổ chức của công ty : (Hình 1 dưới đây) Ban Gi¸m §èc Bé phËn Telecom & ODA Bé phËn HÖ thèng Bé phËn B¸n hµng, Marketing Bé phËn Tµi chÝnh vµ Qu¶n trÞ Th­ ký IT Nhãm Glovia Local & ODA & Other Sales Business JOC Sales Business Phßng dù ¸n Phßng ph¸t triÓn s¶n phÈm Phßng xuÊt khÈu phÇn mÒm Phßng tÝch hîp hÖ thèng Phßng Local Business Phßng Marketing & ODA Phßng s¶n phÈm EZ Manage Nhãm B¸n hµng Nhãm hç trî b¸n hµng Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng Qu¶n trÞ C¸c nhãm hç trî kh¸ch hµng Hình 1 : Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Fujitsu Việt Nam 1.2.1. Nhiệm vụ của bộ phận Telecom & ODA Thu thập và nghiên cứu các thong tin về thị trường như thông tin về giá cả, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, về xu thế thị trường. Theo dõi, điều hành, hướng dẫn các hoạt động giao dịch kinh doanh, xuất nhập khẩu của công ty Đưa ra các thong tin chiến lược về Marketing, nhận và gừi hang theo yêu cầu, tổ chức hội trợ, triển lãm Quản lí các thông tin về nguồn vốn ODA 1.2.2. Nhiệm vụ của bộ phận Hệ thống Khảo sát, phân tích nghiệp vụ, phân tích thiết kê, xây dựng các chuẩn lập trình, các Module thử nghiệm hệ thống Nghiên cứu công nghệ, khảo sát các thông tin thị trường khách hàng Tổng hợp kết quả báo cáo, dăng kí bản quyền phần mềm Xây dựng, kí kết và triển khai hợp đồng với khách hang Đào tạo và hướng dẫn khách hàng 1.2.3. Nhiệm vụ của bộ phận Bán hàng, Marketing Thu thập, nghiên cứu và phân tích các thong tin về khách hang và thị trường Lập kế hoạch, chiến lược marketing, phát triển thị trường Thiết lập các mối quan hệ với khách hang, đối tác, nhầ cung cấp, thiết lập các đại lí, văn phòng đại diện, phòng trưng bày Phân phối sản phẩm tới khách hang Quản lí hệ thống hỗ trợ khách hang, đào tạo, hỗ trợ khách hàng 1.2.4. Nhiệm vụ của bộ phận Tài chính, Quản trị Thực hiện các chức năng kế toán, lập và theo dõi sổ sách kết toán, hỗ trợ các phòng ban về các thủ tục hành chính Quản lí các công văn và các tài liệu đi và đến, hồ sơ công ty Giúp đỡ ban giám đốc lập và thực hiện lịch làm việc, tổ chức các cuộc họp, hội thảo Quản lí dấu, chữ kí và các giao dịch của công ty Tuyển chọn và quản lí nhân sự 1.2. Các sản phẩm và dịch vụ của công ty 1.2.1. Các sản phẩm 1.2.1.1. Sản phẩm phần mềm Phần mềm quản lý tài sản cố định (viết tắt là FAMS) EZ-ACCOUNTING: Một phần mềm hữu ích cho phòng kế toán và tài chính của các công ty Phần mềm tính giờ làm EZ – Manage Phần mềm trợ giúp tác nghiệp EZ – Procure 1.2.1.2. Viễn thông Dây truyền sản xuất - Giao diện với hệ thống CAD/CAM trên dây truyền sản phẩm - Hệ thống lắp ráp tự động với công nghệ lắp đặt bề mặt (SMT) - Phương thức kiểm nghiệm chức năng được hỗ trợ bởi máy tính Dòng sản phẩm FRX Sản phẩm FLX150/600 Sản phẩm FLX 2500A Sản phẩm FLX600A 1.2.1.3. Thiết kế Website Để thu hút đúng đối tượng trên thị trường, trang web của bạn không chỉ trông bắt mắt, mà còn phải có tính chức năng và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Bạn cần một trang web tải nhanh, thân thiện với người sử dụng và tương thích với các trình duyệt phổ biến. Trang web của bạn cần phải gây được ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ cho người xem, thu hút mỗi quan tâm của họ và khiến họ lựa chọn bạn. Với các kỹ sư phát triển tài năng, chuyên nghiệp, Fujitsu Việt Nam sẽ thiết kế cho bạn một trang web với tất cả mọi thứ bạn cần để khai thác thế mạnh của Internet, khiến cho người đọc hứng thú tìm hiểu sâu hơn về: Nhiệm vụ của công ty bạn. Giúp bạn xác định đối tượng. Tạo ra hình thức và sự cảm nhận theo nhu cầu cụ thể của bạn. Khiến cho trang web luôn sinh động và bắt mắt người truy cập. Công ty Fujitsu đã thiết kế được những trang web độc đáo, cộng tác chặt chẽ với khách hàng từ điểm khởi đầu cho tới khi kết thúc. Và nếu bạn còn phân vân chưa biết chọn lựa như thế nào, công ty sẽ tư vấn và đưa ra những lời khuyên chuyên môn Các sản phẩm thiết kế trang web : - Trang web của Viện Hán Nôm - Trang web mua bán trực tuyến của siêu thị Seiyu - Trang web của Hà Nội Golf 1.2.1.4. Máy tính 1.2.1.4.1. Dòng sản phẩm PCBA - Bo mạch điện tử 1.2.1.4.2. Dòng sản phẩm PWB - Bộ điều khiển ổ đĩa cứng - Bo mạch chủ và máy tính xách tay - Điện thoại di động - Máy quay Video kỹ thuật số - Vật liệu phi Halogen - Các sản phẩm khác của dòng PWB 1.2.1.4.3. Máy chủ - Máy chủ Primergy Intel - Máy chủ Unix PrimePower 1.2.1.4.4. Máy quét WorkGroup Model (Scanner fi_5120C, Scanner fi_5220C) Department Models - Máy quét FI-4340C - Máy quét FI-4530C - Máy quét FI-4640S - Máy quét M5750C - Scanner fi_5530C - Scanner M4097D - Scanner M5650C Production Models - Máy quét FI-4860C - Máy quét M4990C - Scanner M4099D 1.2.1.4.5. Máy tính xách tay - Dòng sản phẩm Lifebook P-Series - Dòng sản phẩm Lifebook C-Series - Dòng sản phẩm Lifebook S-Series - Dòng sản phẩm Lifebook E-Series - Dòng sản phẩm Lifebook T-Series 1.2.1.4.6. Máy tính để bàn - Deskpower C620 - Deskpower E623 - Deskpower P321 - Sản phẩm Deskpower E600 - Sản phẩm Deskpower P300 1.2.1.4.7. Thiết bị lưu trữ ngoài – ETERNUS - Sản phẩm - ETERNUS 3000 - Sản phẩm ETERNUS 6000 - Sản phẩm ETERNUS LT160 - Thiết bị lưu trữ ngoài - ETERNUS 1.2.1.4.8. Thiết bị lưu trữ quang từ - DynaMO - Sản phẩm DynaMO 1300 SCSI - Sản phẩm DynaMO 1300 U2 - Sản phẩm DynaMO 2300 U2 - Sản phẩm DynaMO 640 Pocket - Sản phẩm DynaMO 640 U2 Photo 1.2.2. Các dịch vụ 1.2.2.1. Dịch vụ tích hợp hệ thống Thiết kế và triển khai các mạng LAN, WAN, VPN. Với phương châm bảo mật, tốc độ và phù hợp với chi phí thấp và tạo điều kiện dễ dàng cho quản trị hệ thống mạng. Cài đặt hoàn toàn trên Internet, hệ thống truy cập thư điện tử với máy chủ proxy. (Dễ kiểm soát, mức độ bảo mật toàn cao, chia sẻ modem và đường điện thoại để giảm chi phí Internet). Hỗ trợ nghiệp vụ kiếm tính hệ thống, cải thiện chức năng điều hành với giải pháp hiệu quả như: hệ thống làm việc cộng tác sử dụng công nghệ TeamWare và Microsoft Back Office. Tích hợp hệ thống thư điện tử văn phòng, quản lý tài liệu và hệ thống cơ sở tri thức. Hệ thống tích hợp MRP quản lý sản phẩm với chức năng dự báo tình hình vật liệu, lên kế hoạch sản xuất (Mô hình client - server, n-tiers hoặc thin client). Phát triển các ứng dụng B2C và B2B và tích hợp chúng với hệ thống của khách hàng như: hỗ trợ bán hàng, bàn trợ giúp, hệ thống quản lý mua bán, phục vụ và đặt phòng khách sạn, hệ thống đặt vé máy bay. Chuyển đối dữ liệu từ tất cả các nguồn dữ liệu khác nhau sang dữ liệu phương tiện Internet để thuận tiện trong việc thiết lập chỉ mục văn bản. Nghiên cứu và phát triển giải pháp thin client cho tất cả các ứng dụng đang tồn tại dưới mô hình existing client -server. 1.2.2.2. Dịch vụ quản lý cơ sở hạ tầng CNTT - InfraCare Ngày nay, rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng các hệ thống máy tính để điều hành toàn bộ các công việc. Nhưng thật không may là có rất nhiều các vấn đề về máy tính xảy ra mà không được dự báo trước. Không ai có thể ước lượng được chi phí cho việc bảo trì và sửa chữa những sự cố đó. Những sự cố như vậy không chỉ làm đau đầu các nhà quản lý mà còn là nguyên nhân gây nên sự mất ổn định trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Với mục tiêu chính là giải quyết các vấn đề của khách hàng, dựa trên các chính sách tổng thể của tập đoàn Fujitsu, Fujitsu Việt nam giới thiệu một dịch vụ mới với tên gọi: "Chăm sóc và quản lý cơ sở hạ tầng CNTT - InfraCare" cho các cá nhân, doanh nghiệp tư nhân, liên doanh và nhà nước đang hoạt động trên địa bàn của nước Việt nam. Dịch vụ được cung cấp thông qua hệ thống InfraCare của Fujitsu khẳng định rằng việc đầu tư của khách hàng dành cho cơ sở hạ tầng CNTT được bảo đảm bởi chất lượng của dịch vụ do các kỹ sư có nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo tại các cơ sở có uy tín. Hiệu quả của hệ thống CNTT được khẳng định qua việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, khách hàng luôn luôn được hưởng lợi từ hệ thống máy tính đó. Khi đăng ký sử dụng dịch vụ, chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng với dịch vụ chất lượng cao, hiệu quả trong chi phí, phục vụ nhanh gọn và thân thiện đảm bảo giải quyết hiệu quả các vấn đề về máy tính. 1.2.2.3. Các giải pháp về tài chính và ngân hàng Ngày nay, các tổ chức tài chính có rất nhiều nhu cầu về kinh doanh và công nghệ. Tại Công ty Fujitsu Việt nam, cô ng ty hiểu được môi trường tài chính trong nghiệp vụ ngân hàng, chính điều này đã giúp công ty có được sự tổng quan cả về nghiệp vụ ngân hàng và kỹ năng công nghệ, và vì thế chúng tôi có thể đem đến các giải pháp ngân hàng hữu dụng với chi phí hợp lý cho khách hàng của mình. Chúng tôi có khả năng đem đến cho khách hàng sự hoàn hảo trong dịch vụ và giải pháp nhờ có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp dày dạn kinh nghiệm về nghiệp vụ ngân hàng và công nghệ. Các giải pháp mà chúng tôi cung cấp có thể thõa mãn mọi nhu cầu của khách hàng.Đó là giải pháp ngân hàng với dịch vụ ngân hàng trực tuyến: nhanh, an toàn, mọi nơi, mọi lúc. Giao dịch ngân hàng qua điện thoại: Cách thức rẻ nhất để giao dịch với ngân hàng. Bạn chỉ cần sử dụng điện thoạI và theo hướng dẫn trong lời thoại, gọi bất cứ lúc nào, ngày hay đêm để kiểm tra tài khoản, chuyển tiền, hỏi thông tin về lãi suất và tỷ giá hối đoái. Dễ dàng tiếp cận vào tài khoản của bạn, thông tin cập nhật và các dịch vụ quản lý 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày một tuần. Hãy tận dụng lời thoại tương tác hữu ích để chi trả cho hóa đơn, chuyển tiền và xem các giao dịch của tài khoản. Với cách tiếp cận đơn giản và thuận tiện này, bạn có thể thực hiện các giao dịch ngân hàng hằng ngày một cách hữu hiệu. Con số nhận dạng cá nhân của bạn (số PIN) đảm bảo rằng mọi giao dịch của bạn đều được bảo mật. Giao dịch ngân hàng trên Internet: là một cách thức tiện lợi và an toàn cho bạn giao dịch ngân hàng trên Internet. Khi việc sử dụng Internet gia tăng, ngày càng nhiều các ngân hàng sử dụng các trang Web để cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình hoặc tăng cường giao tiếp với khách hàng. Internet có khả năng cung cấp các cách thức rất thuận tiện để mua các dịch vụ tài chính và tiến hành giao dịch ngần hàng vào bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, giao dịch ngân hàng trực tuyến lại đem lại cho bạn nhiều lựa chọn - những quyết định giúp bạn tiết kiệm được chi phí một cách đáng ngạc nhiên hoặc tránh được cả những trò gian lận. Giao dịch ngân hàng di động: Ngày nay, ở hầu hết các thị trường đang phát triển nhanh, người ta sẽ sử dụng điện thoại di động nhiều hơn điện thoại cố định. Những doanh nghiệp sử dụng những dịch vụ tài chính di động sẽ thích ứng rất tốt với những thị trường này. Yếu tố quyết định để làm gia tăng số lượng người sử dụng dịch vụ này là phải làm sao cho họ hiểu được việc sử dụng dịch vụ này là thành công và đơn giản. Thông qua các dịch vụ kéo và đẩy đang được cung cấp hiện nay, khách hàng và doanh nghiệp sẽ nhận thức được lợi ích của dịch vụ này 1.2.2.4. Dịch vụ đa phương tiện Mang đến cho khách hàng các giải pháp sáng tạo hoàn chỉnh, từ in ấn tới trang web tới các CD-ROM năng động. Với một đội ngũ các nhà thiết kế đồ hoạ tài năng và dày dạn kinh nghiệm, luôn tận tâm theo kịp sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, Nhóm Thiết kế Multimedia của Fujitsu mang đến cho khách hàng sự sáng tạo những vật liệu chất lượng hàng đầu. Cùng với việc cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao nhất trong lĩnh vực phát triển trang web, nhóm thiết kế Multimedia của Fujitsu mang đến kinh nghiệm và kiến thức về một studio thiết kế đồ hoạ thành công. Chúng tôi, Fujitsu rất phấn khởi với các cơ hội do multimedia mang lại, và chúng tôi hy vọng sẽ ứng dụng những khả năng thiết kế của chúng tôi vào phương tiện này vì lợi ích của các khách hàng. 1.2.2.5. Dịch vụ Đào tạo FCSV cung cấp các dịch vụ đào tạo phạm vi rộng từ seminar, công nghệ truyền dẫn trong hệ thống đào tạo trực tuyến. Hàng năm FCSV trực tiếp đào tạo các khoá học về công nghệ thông tin cho các nhân viên IT văn phòng của Việt nam thông qua các khoá đào tạo AOTS. Trong đó bao gồm cả chương trình đào tạo bao gồm các mục sau: Hệ thống thông tin thanh toán hiện đại. Đào tạo sản phẩm phần mềm Fujitsu. Các chương trình theo mô hình Client Server và n-tiers. Thiết kế và phát triển các ứng dụng Internet. 1.3. Những thành tựu và những đóng góp của FVL trong nền kinh tế Việt Nam 1.3.1. Những thành tựu đạt được : Từ khi được thành lập, công ty TNHH Fujitsu Việt Nam không ngừng lớn mạnh, doanh thu qua các năm từ 1999 đến 2005 tăng khá nhanh : Năm 1999 doanh thu đạt 8,714 tỷ VNĐ, đến năm 2005 doanh thu đã đạt đến con số 95,397 tỷ VNĐ. Biểu đồ dưới đây cho biết tình hình doanh thu của công ty qua các năm từ 1999 đến 2005: Bên cạnh việc tăng trưởng nhanh của doanh thu, quy mô sản xuất cũng được mở rộng và trình độ của cán bộ công nhân viên của công ty cũng ngay càng được nâng cao Triệu VNĐ Năm -20,000 0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 95,397 72,001 68,344 42,073 50,009 17,062 8,714 133% 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 . 1.3.2. Những đóng góp của công ty : Cùng với sự phát triển của công ty, các nhà lãnh đạo đã đề ra các nhằm hỗ trợ các hoạt động xã hội ở Việt Nam và cũng là để quảng bá hình ảnh của công ty. Các hoạt động đó là: Chương trình học bổng châu Á Thái Bình Dương (FAPSP). Hỗ trợ thành lập Trung tâm đào tạo CNPM cho Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường (đổi tên thành MOST) năm 1994. Hỗ trợ cải thiện xoá mù chữ thông qua khẩu hiệu “Terakoya Movement” trong việc hợp tác với đoàn thanh niên của tỉnh Thừa Thiên Huế và hội liên hiệp phụ nữ của Nam Đàn, Tỉnh Nghệ an năm 1996. Tài trợ xây dựng trường trung học cơ sở Phụng Châu thuộc xã Phụng Châu, huyện Chương Mỹ, tỉnh Hà Tây năm 1998. Tài trợ xây dựng trường trung học cơ sở Hoà lợi thuộc xã Hoà lợi, huyện Châu thành, tỉnh Trà Vinh năm 1998. Trồng rừng tại tỉnh Đồng Nai năm 1999. Tài trợ thiết bị làm việc bao gồm máy tính cá nhân, màn hình Plasma cho văn phòng chính phủ Việt Nam vào năm 1997 và năm 1999 Học bổng Fujitsu dành cho sinh viên các trường đại học tại Hà nội và Thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2003. NHÓM GLOVIA 2.1. Tổng quan về nhóm Glovia, chức năng và nhiệm vụ Nhóm Glovia là một thành phần nằm trong Bộ phận hệ thống của sơ đồ tổ chức cuẩ công ty. Nhóm đặt dưới sự quản lí của Mr. Shinichi Nakada và trưởng nhóm là anh Phạm Hồng Tuấn. Nhóm Glovia thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: Khảo sát, nghiên cứu hoạt động của các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm Glovia Phân tích nghiệp vụ, phân tich thiết kế, xác định các chuẩn lập trình, xây dựng các Module mẫu, tiến hành tích hợp hệ thống Thử nghiệm hệ thống, viết các tài liệu liên quan và triển khai hệ thống tại doanh nghiệp Hỗ trợ, hướng dẫn, đào tạo khách hang Tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc của khách hang, đưa ra các giải pháp giải quyết các thắc mắc Phân công cán bộ chuyên trách theo dõi từng dự án 2.2. Phần mềm Glovia.com - Hệ thống phần mềm quản lí sản xuất Glovia là một giải pháp trọn gói áp dụng cho các doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trong môi trường sản xuất theo đơn đặt hàng. Đối tượng phục vụ mà Glovia tập trung là các doanh nghiệp sản xuất muốn cải tiến năng lực của các hệ thống thông tin nội bộ cũng như thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Glovia là sản phẩm được phát triển bởi tập đoàn Fujitsu Glovia International Inc., và đã được sử dụng rộng rãi tại trên 5.600 nhà máy của trên 1.000 nhà sản xuất vừa và nhỏ trên thế giới. Trong quá trình phát triển, Glovia đã được địa phương hoá để thích ứng với nhu cầu thực tế tại mỗi quốc gia. Hệ thống này được lập trình trên 20 loại ngôn ngữ và có chức năng hỗ trợ đa tiền tệ và đang được triển khai sử dụng tại trên 100 quốc gia. Glovia cung cấp một chức năng tổng thể, toàn diện và là một công cụ mạnh trong việc hỗ trợ chu trình quản lý vòng đời sản phẩm. Chương 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN, TỔ CHỨC VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1. Tổ chức và thông tin 1.1.1. Tổ chức và thông tin: Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lí thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lí của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí nhân lực, kiểm soát hoạt động của toàn bộ tở chức. Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là snả phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Th«ng tin tõ m«i tr­êng Th«ng tin t¸c nghiÖp HÖ thèng qu¶n lý §èi t­îng qu¶n lý Th«ng tin quyÕt ®Þnh Th«ng tin ra m«i tr­êng 1.1.2. Phân loại các loại thông tin Có thể nhận thức hệ thông tin dưới nhiều góc độ khác nhau tùy theo cách xử lý thông tin của nó, tùy theo khu trú các số liệu hoặc độ chính xác của các thông tin. 1.1.2.1. Theo mức độ tự động hoá: Thông tin có thể được xử lý: - Thủ công. - Trợ giúp bởi thiết bị điện cơ. - Tự động (Lưu ý: sẽ hoàn toàn không hợp lý nếu đặt ra vấn đề là tự động hóa toàn bộ). Lựa chọn tự động hóa phụ thuộc các yếu tố: + Cơ sở xí nghiệp. + Khối lượng thông tin cần xử lý. + Tốc độ mong muốn nhận được kết quả, khái niệm thời gian trả lời, chi phí tự động hóa xử lý. + Mức lợi về thời gian hoặc tài chính. 1.1.2.2. Theo mức độ tích hợp các phương tiện xử lý: Khái niệm tích hợp dựa vào hai mặt: khu trú các xử lý, kiến trúc các phương tiện xử lý thông tin. a. Hệ thống độc lập: Với cách tiếp cận này, các hệ thống xử lý khác nhau tạo thành các hệ thống độc lập. Các hệ thống độc lập thường dẫn đến: - Thu thập thông tin dư thừa, vô ích. - Trùng lặp các xử lý. b. Hệ thống tích hợp: Với cách nhìn này, hệ thông tin được xem là một phần tử duy nhất. Tất cả thông tin chỉ thu thập một lần vào hệ thống và được sử dụng trong nhiều xử lý sau này. Ví dụ: các thông tin đặc trưng của khách hàng chỉ được thu thập một lần và dược sử dụng bởi nhiều NSD trong các áp dụng riêng biệt. Hệ thống tích hợp đòi hỏi một CSDL duy nhất với các phương tiện kỹ thuật thích hợp để sử dụng nó (mạng cục bộ, truyền thông từ xa, v.v…). Như vậy, sự lựa chọn tích hợp có ảnh hưởng đến các phương tiện xử lý thông tin. c. Các kiến trúc khác nhau của các phương tiện xử lý: Kiến trúc của phương tiện xử lý thông tin tương ứng với các cấu trúc của hệ thống kinh tế xã hội, phân làm ba loại lớn: Kiến trúc tập trung: Thông tin được xử lý tại một điểm duy nhất. Vì vậy, toàn bộ thông tin cần phải dẫn đến điểm này để xử lý, sau đó được phân phát cho các nơi khác. Điều này cho phép công việc được tiến hành trên một CSDL duy nhất, tránh thu thập hiều nơi, nhiều lần. Tuy nhiên, kiến trúc này làm cho thông tin quá tải trong hệ thống. Kiến trúc này không phù hợp với khuynh hướng phát triển của phần mềm và phần cứng, do đó không phổ biến. Hai loại dưới đây thường gặp hơn. Kiến trúc phân tán (phi tập trung): Các phương tiện xử lý xuất hiện ở các mức khác nhau của hệ thống. Mỗi vị trí làm việc với các dữ liệu riêng của mình, độc lập tương đối. Các vị trí này được liên kết bởi mạng cục bộ để có thể tập trung một số thông tin nào đó hoặc cho phép truy cập các thông tin cần thiết cho một xử lý địa phương. Kiến trúc này càng phổ biến tại các xí nghiệp. Tuy nhiên, do tính xử lý đồng dạng, nhân gấp bội dữ liệu nên cần nghiên cứu để chỉ áp dụng tong một kế hoạch tin học. Kiến trúc phân phối: Kiến trúc này kết hợp bởi hai kiểu trên. Xử lý tại điểm trung tâm, trong khi đó việc thu thập và phân phối có thể thực hiện phân tán. Mỗi vị trí làm việc (thiết bị đầu cuối) kết nối với một máy tính trung ương, làm việc với các vị trí khác. 1.2.2.3. Theo mức ra quyết định mà hệ thông tin quản lý cho phép: Có nhiều mức ra quyết định: Chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. Theo thứ tự trên, tầm quan trọng sẽ giảm dần HTTQL cần phải cung cấp thông tin thích hợp với từng mức. Việc phân loại các quyết định theo mức được thể hiện như sau: Mức độ quan trọng của quyết định Quyết định chiến lược hoặc kế hoạch Quyết định chiến thuật hoặc điều hành Quyết định tác nghiệp hoặc điều chỉnh a. Mức chiến lược: Những quyết định này đưa tổ chức vào thực hiện các mục tiêu ngắn, trung và dài hạn. Chúng cần có nguồn thông tin lớn từ bên ngoài. Một số thông tin cho việc ra quyết định có thể nhận được từ các xử lý tự động (đường phát triển doanh số, phân tích mẫu các mẫu điều tra, v.v.) song việc thực hiện các công việc này thường độc xử lý thủ công. Ví dụ: Việc tung ra thị trường sản phẩm mới, cần hệ thông tin quản lý cung cấp các số liệu nghiên cứu thị trường, chi phí, các văn phòng nghiên cứu.v.v. Đề bạt cán bộ cao cấp, cần hệ thông tin quản lý cung cấp các đặc trưng của vị trí làm việc mà cán bộ ấy đảm trách. b. Mức chiến thuật: Là những quyết định xảy ra hằng ngày. Chiến thuật thường tương ứng với việc làm thích nghi hệ thống với môi trường hoặc với việc nghiên cứu hoàn thiện vận hành của hệ thống hiện hữu. Ví dụ: Lựa chọn biểu giá mới, hệ thông tin quản lý cần cung cấp các yếu tố kế toán phân tích của mỗi sản phẩm, các báo cáo điều tra thực hiện ở khách hàng v.v… Để tuyển dụng nhân sự tạm thời, hệ thông tin quản lý cần cung cấp những thông tin có liên quan đến tình hình tăng giảm đơn hàng, v.v… c. Mức tác nghiệp: Là những quyết định hình thành hoạt động thường nhật của hệ thống, xuất phát từ những cá nhân thừa hành và thường sử dụng phần lớn xử lý tự động. Ví dụ: Soạn thảo thư cho khách hàng, lập phiếu giao hàng, soạn thảo hoá đơn,… các tác vụ này đều có thể được thực hiện tự động. 1.2. Hệ thống thông tin: 1.2.1. Định nghĩa : HÖ thèng th«ng tin lµ tËp hîp nh÷ng con ng­êi, thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu, … thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp d÷ liÖu, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp c¸c rµng buéc ®­îc gäi lµ m«i tr­êng. HÖ thèng th«ng tin ®­îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng­êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo cña hÖ thèng th«ng tin ®­îc lÊy tõ c¸c nguån vµ ®­îc xö lý bëi hÖ thèng xö dông cña nã cïng víi c¸c d÷ kiÖn ®· ®­îc l­u tr÷ tõ tr­íc. KÕt qu¶ xö lý ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých hoÆc cËp nhËt vµo kho d÷ liÖu. M« h×nh ho¸ hÖ thèng th«ng tin: Thu thập Ph©n ph¸t Xö lý vµ l­u gi÷ Nguån §Ých Kho d÷ liÖu Ta thÊy mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn: bé phËn ®­a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®­a d÷ liÖu ra. a. Thu thập thông tin: Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin: - Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại. - Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ. Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng. Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo một mẫu định sẵn trước, ví dụ: cách tổ chức trên màn hình máy tính, v.v… Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được sai sót. b. Xử lý thông tin: Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin là: - Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu. - Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả. - Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ). - Sắp xếp dữ liệu. - Lưu tạm thời hoặc lưu trữ. Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động. c. Lưu trữ thông tin: Thông tin sau khi được thu thập và xử lý sẽ được lưu trữ vào các phương tiện lưu trữ thông tin. d. Phân phối thông tin: Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống. Nó đặt ra vấn đề quyền lực: ai quyết định việc phân phối? cho ai? vì sao? Phân phối thông tin có thể có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo về sản xuất, trường hợp này gọi là phân phối dọc. Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa các bộ phận chức năng gọi là phân phối ngang. Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, v.v… cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền: + Giấy, thư tín cho loại thông tin cho các địa chỉ là các đại lý. + Giấy, telex hoặc telecopie để xác định một đơn đặt hàng qua điện thoại. + Vật thể ký tin từ dành cho thông tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu. + Âm thanh sử dụng cho thông tin dạng mệnh lệnh. - Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các quyết định. - Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng Xét một hệ thống xí nghiệp và các mối liên hệ của nó với môi trường. Môi trường này gồm những nhà cung cấp (NCC), nhà thầu (NT), những cơ quan nhà nước (CQNN), những cơ quan tài chính (CQTC) trung gian, các đại lý (ĐL), các khách hàng trực tiếp. Mô hình sơ lược mối liên hệ giữa xí nghiệp và môi trường của nó thể hiện như sau: Phân tích các liên hệ với môi trường: Các mối liên hệ tồn tại giữa hệ thống và các tổ chức khác nhau tạo thành một môi trường kinh tế thường được biểu diễn bởi các dòng (luồng) ngoại, trái với dòng nội có nguồn từ bên trong của một tổ chức và có thể phân thành 4 loại: - Dòng của cải vật chất (nguyên nhiên liệu, sản phẩm cuối cùng) - Dòng dịch vụ (cung cấp tiền vay, tham vấn, bảo trì, v.v...) - Dòng tiền tệ (thanh toán khách hàng và người cung cấp) - Dòng thông tin (thông tin về công tác, thông báo về quảng cáo, v.v.) Nếu tồn tại dòng của cải vật chất, tất yếu đòi hỏi những dòng thông tin hình thức hoặc phi hình thức. Ví dụ: đối với dòng các cấu kiện rời của một nhà cung cấp nào đó, người ta sẽ gặp những dòng thông tin sau: - Những dòng thông tin không chính thức: những buổi trao đổi qua điện thoại, thông tin truyền khẩu của những người đại diện, v.v... - Những dòng thông tin chính thức: + Các đề nghị về giá cả được gởi đến bằng Fax hoặc Telex. + Thư tín. + Những hồ sơ có liên quan đến những dòng vật chất: phiếu đặt hàng, giấy báo đã nhận hàng, phiếu cung ứng. 1.2.2. Phân loại các hệ thống thông tin Thông tin nội - Thông tin viết - Thông tin nói - Thông tin hình ảnh - Thông tin dạng khác Thông tin ngoại - Thông tin viết - Thông tin nói - Thông tin hình ảnh - Thông tin dạng khác HTTQL thu nhận Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá) Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý) Thông tin cấu trúc Phân phát Thông tin kết quả NSD NSD 1.2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin là rất quan trọngm nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Mô hình ổn định nhất Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Cái gì? Để làm gì? Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật) Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thời gian của nó. Mô hình vật lý ngoài mô tả dưới góc độ nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang tin, các họat động xử lý, các thủ tục thủ công cùng với những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi “Cái gì ở đâu?” và “Khi nào?”. Các mẫu báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng là được thực hiện theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới các khía cạnh vật lý, dưới góc nhìn kỹ thuật. Nó trả lời cho câu hỏi “Như thế nào?”. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, tốc độ xử lý của các thiết bị, cấu hình phần cứng… PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới Có nhiều._. nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin. Những nguyên nhân chính dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin đó là -Những vấn đề về quản lý -Những yêu cầu mới của nhà quản lý -Sự thay đổi về công nghệ -Thay đổi sách lược chính trị Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ nhận thấy rằng từ sự hoạt động kém của hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Muốn khắc phục sự yếu kém trong quản lý thì hệ thống thông tin mới ra đời là lẽ tất yếu Mục tiêu của những cố gắng phát triển hệ thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Khi xảy ra yêu cầu mới trong quản lý ví dụ như sự thay đổi quyết định 206/2003 của Bộ Tài Chính về việc trích khấu hao tài sản cố định thì những hệ thống cũ không thể đáp ứng việc quản lý trích khấu hao được mà phải thay vào đó là hệ thống mới phù hợp với sự thay đổi mới. Sự thay đổi về công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân dần đến sự thay đổi. Khi một công nghệ mới ra đời giả sử là hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 thì việc đánh giá hệ quản trị cơ sở dữ liệu ở công ty mà đang sử dụng Access cần phải được xem xét lại. Sự nhận thức những công nghệ mới đáp ứng ngày càng cao cho sự quản lý đã đem lại một hệ thống thông tin hoàn thiện, đáp ứng đúng như cầu của tổ chức. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Sách lược chính trị của người quản lý cũng khiến một hệ thống thông tin được phát triển. 2.2. Phương pháp pháp triển hệ thống thông tin 2.2.1. Tư tưởng chủ đạo của các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống 2.2.1.1. Sự trừu tượng hoá (Trừu xuất - Abstraction): Để nhận biết được những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho được các đặc điểm chính. Hệ thống được nhận thức dưới hai mức: - Mức vật lý Mức vật lý Mức logic Sự trừu xuất - Mức logic Áp dụng phương thức biến đổi: Bằng cách trả lời: - Ở mức vật lý - Mô tả thực trạng hệ thống cũ: + What: Cái gì? Làm gì? + How: Làm như thế nào? (Làm thế nào? Phương tiện nào? Cách làm nào? Lúc nào? Ai làm? Làm gì?) - Ở mức logic: Gạt bỏ những chi tiết để thấy bản chất và chỉ cần trả lời WHAT. Mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào? Mô tả hệ thống cũ làm gì? Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Mô tả hệ thống mới làm gì? (2) (1) (3) Mức vật ý Mức logic Yêu cầu mới (1): Bước trừu tượng hoá. (2): Đưa ra những yêu cầu mới nảy sinh của hệ thống. (3): Giai đoạn thiết kế. 2.2.1.2. Phân tích từ trên xuống: Đi từ tổng quát đến chi tiết: Hộp đen CLĐ - Dùng hộp đen: cái gì chưa biết gọi là hộp đen. Ví dụ: CLĐ như thế nào? - Phân cấp: phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ thế tiếp tục. 2.2.1.3. Sử dụng mô hình công cụ biểu diễn có tăng cường hình vẽ: Mô hình phân rã liên kết thực thể liên kết quan hệ 2.2.2. Các công việc của phân tích và thiết kế hệ thống: Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việc thực hiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng. Thông thường, xuất phát từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phân tích sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu và hoạt động hiệu quả hơn. Việc phân chia các giai đọan cho quá trình phân tích chỉ mang tính tương đối, không tách rời từng giai đoạn, phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làm vừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế. 1. Lập kế hoạch: Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến các nghiên cứu từng khu vực, lãnh vực, phân hệ của hệ tổ chức có liên quan. Kế hoạch này thể hiện đường lối có tính chất tự giác của ban giám đốc, để cải tiến hệ tổ chức hơn là những chi tiết nhất thời để giải quyết các vấn đề nóng bỏng. 2. Nghiên cứu và phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở kế hoạch. Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý. Để tiến hành giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức (nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…). Làm quen với công việc tại cơ quan liên quan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để có các đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế. Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia mới các lĩnh vực hoặc các chức năng. Việc phân chia lại thực chất có liên quan đến cơ sở hoặc độ phức tạp của lĩnh vực nghiên cứu. 3. Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức": a. Nghiên cứu khả thi: Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định hệ chương trình tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Các bước như sau: - Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết. - Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận. - Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định một cách tổng thể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm: chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và khuyết điểm, chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự. - Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại từ đầu bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ: không tìm được người chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao, v.v… - Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều kiện thức" (hoặc điều kiện sách). b. Sổ điều kiện thức: Cơ bản được tổ chức như sau: - Mô tả giao diện giữa hệ thống và NSD. Điều này dẫn đến một thoả thuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho NSD. - Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện. * Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tích viên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai. 4. Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin: Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin. Chia các hệ thống lớn thành các hệ thống con. Đây còn gọi là bước phân tích chức năng. Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác, những thiết bị, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này. 5. Phân công công việc giữa con người và máy tính: Không phải bất kỳ công việc nào cũng hoàn toàn được thực hiện bởi bằng máy tính. Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực hiện thủ công và máy tính (ví dụ: thu thập thông tin khách hàng). 6. Thiết kế các kiểm soát: Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp, phá hoại, gây mất mát hoặc làm hỏng dữ liệu. 7. Thiết kế giao diện Người - Máy: Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v… 8. Thiết kế CSDL (Database Files): Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗi file như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao? Ví dụ: trong FoxPRO là công việc thiết kế các DBF hoặc trong Access thì thiết kế các bảng, v.v… 9. Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình): Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa ra chứ không phải do lập trình viên. Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử đó. Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này. 10. Lập trình, chạy thử, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, khai thác chương trình như thế nào? 2.2.3. Các nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tác cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc 1 đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau (từ góc nhìn quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng) Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tác đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình tính khấu hao tài sản cố định thì sẽ phải tìm hiểu hệ thống thông thông tin nào sẽ tích hợp với chương trình tính khấu hao. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý tài sản là cái chung mới dẫn đến việc tính khấu hao là cái chi tiết Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 3.1. Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn: -Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu -Làm rõ yêu cầu -Đánh giá khả năng khả thi -Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 3.1.1.Lập kế hoạch Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống nào. Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần phải được làm cẩn thận. Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Quy mô số lượng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc và mức độ phân tích của từng dự án. Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên cũng như các phương tiện đi kèm với từng nhiệm vụ. 3.1.2.Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xác yêu cầu của người sử dụng tránh việc xác định sai yêu cầu. Chẳng hạn trợ lý Khoa Tin học kinh tế muốn làm lại hệ thống quản lý điểm của các sinh viên. Thực chất người trợ lý này chỉ muốn bổ xung một phần nhỏ trong hệ thống đó ví như quản lý điểm của các sinh viên học lại. Nếu yêu cầu không được làm rõ rất có thể phân tích viên xác định sai yêu cầu là viết cả một chương trình quản lý điểm của sinh viên. Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có đúng như đề nghị của tổ chức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cường mở rộng thêm. Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức, như: phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liêu, sử dụng phiếu điều tra... để có cái nhìn khác nhau về vấn đề gốc của yêu cầu, hay nói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất về hệ thống. Khung cảnh hệ thống phải vừa vặn, hẹp quá hay rộng quá đều ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện dự án. 3.1.3. Đánh giá khả thi Khả thi của một dự án được đánh giá qua: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: Là xét giải pháp được thực hiện trong môi trường của tổ chức. Phân tích viên phải trả lời hàng loạt các câu hỏi: Dự án có tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của tổ chức hay không? Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Tác động của dự án đối với các hệ thống bên cạnh? Người sử dụng có sẵn sàng tham gia vào dự án hay không?... Khả thi về kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất. Cũng như việc các thiết bị đó có tương thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức. Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu được từ hệ thống so với chi phí bỏ ra để thực hiện dự án. Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đưa ra được bảng tiến độ thời gian. 3.1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo này được gửi cho người có thẩm quyền quyết định việc có thực hiện bước tiếp theo của dự án. Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ thống mới và những kiến nghị trong những bước thực hiện tiếp theo một cách rõ ràng đầy đủ nhất. Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau: - Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên người yêu cầu, hệ thống thông tin nghiên cứu, những vấn đề do người yêu cầu nêu lên) - Phương pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin, những người đã gặp và làm việc ) - Mô tả khung cảnh ( nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công tác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng về công nghệ, khung cảnh tài chính ) - Hệ thống nghiên cứu ( tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống ) - Nêu các vấn đề ( vấn đề dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan và dưới góc độ nhà phân tích ) - Đánh giá về tính khả thi ( tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tài chính ) - Kiến nghị - Đề xuất của dự án ( Mô tảnhiệm vụ cần thực hiện, đề xuất về thời hạn, đề xuất về chi phí ) 3.2. Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đế đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áo đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn này gồm có các công đoạn sau đây: -Lập kế hoạch phân tích chi tiết -Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại -Nghiên cứu hệ thống thực tại -Đứa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp -Đánh giá lại tính khả thi -Thay đổi đề xuất của dự án -Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết 3.2.1.Thu thập thông tin. Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trước hết ta phải thu thập thông tin. Có nhiều phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Các thông tin thu thập được cần phải được phân loại theo các tiêu chí: - Hiện tại / tương lai: Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường hoàn cảnh, các thông tin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý. Thông tin cho tương lai được lấy thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dự kiến kế hoạch - Tĩnh / động / biến đổi: Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá. Ví dụ các thông tin về mã khoa, mã lớp, sinh viên, … Các thông tin động thường là các thông tin về không gian, thời gian, … Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quy định của nhà nước… - Môi trường / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môi rường có tác động tới hệ thống Thông tin thuộc nội bộ hay môi trường của hệ thống, thông thường thì người ta tổ chức sắp xếp, tổ hợp những vấn đề thông tin trên lại như sau: Các thông tin về hệ thống hiện tại. Các thông tin về môi trường, hoàn cảnh. Các thông tin có ích cho hệ thống đang nghiên cứu. - Các thông tin sơ đẳng - Các thông tin có cấu trúc (sổ sách, file…). - Hình thức tổ chức của cơ quan (phòng, ban). - Trong không gian: con đường lưu trữ tài liệu, chứng từ. - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực hiện (tính lương, v.v…). - Các quy tắc quản lý. - Các công thức tính toán. - Thứ tự xử lý trước / sau. Tĩnh Biến đổi Động Các thông tin cho tương lai (nguyện vọng, yêu cầu) - Được phát biểu (ý muốn, dự định cải tiến trong tương lai) - Có ý thức không phát biểu: cần gợi ý (do ngại mà không phát biểu) - Không ý thức: dự đoán Các thông tin về hệ thống hiện tại. Các thông tin về môi trường, hoàn cảnh. Các thông tin có ích cho hệ thống đang nghiên cứu. - Các thông tin sơ đẳng - Các thông tin có cấu trúc (sổ sách, file…). - Hình thức tổ chức của cơ quan (phòng, ban). - Trong không gian: con đường lưu trữ tài liệu, chứng từ. - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực hiện (tính lương, v.v…). - Các quy tắc quản lý. - Các công thức tính toán. - Thứ tự xử lý trước / sau. Tĩnh Biến đổi Động Các thông tin cho tương lai (nguyện vọng, yêu cầu) - Được phát biểu (ý muốn, dự định cải tiến trong tương lai) - Có ý thức không phát biểu: cần gợi ý (do ngại mà không phát biểu) - Không ý thức: dự đoán 3.2.2. Mã hoá dữ liệu Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu. Mã hoá là tên viết tắt gắn cho một đối tượng nào đó. Trong mỗi đối tượng gồm nhiều thuộc tính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính cũnglà một yêu cầu cần thiết. Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lưu trữ và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin xử lý bằng máy tính. VD: Khi ta xác định một sinh viên thì mã số sinh viên chính là mã của sinh viên đó. Và khi ta nói mã số sinh viên 44CQ2417 thì chỉ có duy nhất một sinh viên có mã số đó. Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn 3.2.3. Công cụ mô hình hóa 3.2.3.1. Sơ đồ luồng thông tin Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hóa - Dòng thông tin: Điều khiển: 3.2.3.2. Sơ dồ luồng dữ liệu (SĐLDL): - Trong SĐLDL có sử dụng luồng dữ liệu (thông tin) chuyển giao giữa các chức năng. - SĐLDL gồm có 5 yếu tố chính: Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong Định nghĩa Nhiệm vụ xử lý thông tin Thông tin vào / ra một chức năng xử lý Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao tiếp với hệ thống Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác Tên đi kèm Động từ(+ bổ ngữ) Danh từ(+ tính từ) Danh từ(+ tính từ) Danh từ Động từ Tên Tên Tên Tên Tên Làm đơn đặt hàng Đơn hàng Nhà cung cấp Hoá đơn đã xác nhận chi Thanh toán Biểu đồ Ví dụ Ví dụ: Sơ đồ cung ứng vật tư Nhà cung cấp Đặt hàng Đối chiếu Nhận hàng Dự trù / Đơn hàng Phân xưởng sản xuất Đơn hàng Nhận hàng Nhà cung cấp Thanh tóan Phiếu giao hàng (+hàng) Hóa đơn Cheque Hóa đơn đã xác nhận chi Đơn đặt hàng Thông tin thương lượng Phiếu phát hàng Danh sách đơn hàng Dự trù Danh sách hàng nhận 3.2.3.3. Phân mức: a. Khái niêm: Là sự phân cấp từ mức tổng quát đến mức chi tiết để nêu lên các chức năng của hệ thống. Tùy theo quy mô của hệ thống mà sự phân cấp này chi tiết đến mức nào, tuy nhiên, đa số thường được chia thành 3 mức: A B C D E F G H I Mức 0 (Mức khung cảnh) Mức 1 (Mức đỉnh) Mức 2 (Mức dưới đỉnh) Hình 3.2: Cấu trúc một biểu đồ phân cấp chức năng b. Phân mức để vẽ nhiều biểu đồ luồng dữ liệu: - Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0): mức này chỉ có một biểu đồ gồm chức năng chính của hệ thống và biểu diễn hệ thông tin có giao tiếp với các tác nhân ngoài nào. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh thường có dạng như sau: Tác nhân ngoài Chức năng A Tác nhân ngoài Hình 3.3: Hình thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh dùng để biểu diễn chức năng tổng quát A một cách chi tiết hơn bằng cách phân nhỏ chức năng A thành các chức năng chi tiết hơn và cũng chỉ có một biểu đồ. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh thường có hình thức như sau: Tác nhân ngoài 1 1 Chức năng A.1 Tác nhân ngoài 2 2 Chức năng A.2 Kho dữ liệu A Hình 3.4 : Hình thức một biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2): Tất cả những chi tiết thông tin của hệ thống thường thể hiện rõ ở biểu đồ mức dưới đỉnh. Biểu đồ luồng dữ liệu này gồm nhiều biểu đồ chi tiết, mỗi biểu đồ thể hiện một chức năng chi tiết thường đầy đủ tất cả các đối tượng của hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu . Ví dụ một biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh được thể hiện chi tiết của chức năng 1 ở trên. Tác nhân ngoài 1.1 Chức năng A.1.1 1.2 Chức năng A.1.2 Kho dữ liệu A Tác nhân trong Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1 (giải thích chức năng 1 ở biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh) Tác nhân ngoài 2.1 Chức năng A.2.1 2.2 Chức năng A.2.2 Kho dữ liệu B Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2 (giải thích chức năng 2 ở biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh) 3.3. Thiết kế Logic Giai đoạn náy nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau -Thiết kế cơ sở dữ liệu -Thiết kế xử lý -Thiết kế các luồng dữ liệu vào -Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic -Hợp thức hóa mô hình logic 3.3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1.1. Thiết kế cở dữ liệu logic từ thông tin đầu ra Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra + Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra + Nội dung khối lượng tần xuất và nơi nhận chúng Bước 2: Xác định các tệp cần để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra thành một danh sách các thuộc tính, đánh dấu các thuộc tính lặp (ký hiệu R), đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) - thuộc tính được sinh ra từ các thuộc tính khác, sau đó loại bỏ chúng ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Các mức chuẩn hóa: - Chuẩn hoá mức 1 (1NF): trong một danh sách không được chứa những thuộc tính lặp. Cần tách các thuộc tính lặp này ra một danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Cần gắn cho danh sách mới một cái tên, và tìm thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Trong một số trường hợp nếu có thuộc tính ít ý nghĩa thì cũng có thể bỏ đi. - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần tử của khoá. Nếu có sự phụ thuộc này thì cần phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đồng thời đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. - Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): trong danh sách không cho phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Ví dụ : Z=f(Y) và Y=g(X), vì thế cần phải tách ra hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và Y với X Mô tả các tệp Sau khi chuẩn hoá xong mức 3, mỗi danh sách tương ứng trong mức 3 sẽ cho ta một tệp cơ sở dữ liệu. Mỗi một thuộc tính trong dánh sách tương ứng là một thuộc tính trong tệp. Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thành một tệp duy nhất cho thực thể đó Bước 4: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa a.Thực thể: Thực thể là những đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, trong một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong đó có khi tên thực thể: Môn học Sinh viên b.Liên kết: Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một ràng buộc. c. Kiểu liên kết: là tập hợp các liên kết cùng bản chất. Giữa các thực thể có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Các dạng kiểu liên kết: - Liên kết một - một (1 - 1) giữa hai thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Trong thực tế liên kết này ít xảy ra, thông thường liên kết này mang đặc trưng bảo mật hoặc cần tách bạch một kiểu thực thể phức tạp thành kiểu thựcthể nhỏ hơn. - Liên kết một nhiều (1 - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngượclại ứng với một thực thể trong B chỉ có 1 thực thể trong A - Liên kết nhiều nhiều (N - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A. d. Các thuộc tính: Thuộc tính là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Ví dụ: Thuộc tính điểm thi cho quan hệ giữa một môn học và một sinh viên Có 3 loại thuộc tính: -Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác địnhmột cách duy nhất mỗi lần xuất Ví dụ: Mã số hàng hóa là duy nhất cho hàng hóa -Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể Ví dụ: Họ tên sinh viên - Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Ví dụ: Thuộc tinh mã môn khi trong thực thể môn học trỏ tới thực thể sinh viên 3.3.2.Thiết kế xử lý Các sơ đồ logic của xử lý làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm đến những yếu tố mang tính chất tổ chức. Thiết kế xử lý logíc được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật. Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Kết quả của việc phân tích sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thường xuyên cập nhật để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh được tình trang dữ liệu mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Phân tích cập nhật phải thông qua các bước sau: - Lập bảng sự kiện cập nhật - Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật Tính toán số lượng xử lý, tra cứu và cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính khối lượng cho chúng, ta phải quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 3.4. Đề xuất các phương án của giải pháp Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là: -Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức -Xây dựng các phương án của giải pháp -Đánh giá các phương án của giải pháp -Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp 3.4.1. Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức Hệ thống thông tin luôn luôn tồn tại trong một môi trường nhất định, luôn có sự tác động qua lại giữa hệ thống và môi trường. Một hệ thống có thể hoạt động tốt trong môi trường của tổ chức này nhưng có thể lại hoạt động kém trong môi trường một tổ chức khác. Do đó trong quá trình phát triển hệ thống thông tin phải luôn luôn chú ý đến các ràng buộc liên quan đến hệ thống. Các ràng buộc có liên quan đến tổ chức bao gồm tài chính dự trù cho việc phát triển hệ thống mới, phân bố người sử dụng, phân bố của trang thiết bị đang sử dụng, quan điểm của người lãnh đạo , tình hình nhân sự… Các ràng buộc về tin học bao gồm các ràng buộc về phần cứng, phần mềm và nguồn lực về tin học. 3.4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp Quá trình phát triển hệ thống thông tin chịu tác động của rất nhiều yếu tố, các vấn đề thì luôn luôn biến đổi không ngừng do đó cần phải xây dựng một số phương án cho giải pháp để đáp ứng kịp thời những thay đổi, đảm bảo đúng tiến độ của quá trình phát triển. Việc xây dựng một phương án của giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính là: xác định biên giới phần tin học hóa và xác định cách thức cho các xử lý. Xác định biên giới cho phần tin học hóa là quá trình xác định phạm vi tiến hành tin học hóa, phân chia phần thủ công và tin học hóa của hệ thống thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 hoặc mức 1 là công cụ tốt cho việc phân chia biên giới. Xác định cách thức xử lý được tiến hành sau khi đ• xác định biên giới cho phần tin học hóa tức là phải lựa chọn cách thức xử lý theo lô, xử lý hội thoại hay hỗn hợp. Đồng thời lựa chọn các thiết bị ngoại vi để nhập dữ liệu và đưa ra kết quả, quyết định về mức tập trung của xử lý. Cán bộ phân tích cũng phải ước tính chi phí cho các phương án đề xuất. 3.4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp Từ các phương án được đưa ra trong công đoạn trên, phân tích viên tiến hành đánh giá để lựa chọn phương án khả thi và đem lại hiệu quả cao nhất. Các phương pháp thường sử dụng để đánh giá là: phân tích chi phí lợi ích và phân tích đa tiêu chuẩn. 3.4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Tổng hợp dữ liệu, lên báo cáo về các phương án của giải pháp từ đó lựa chọn, đưa ra phương án tốt nhất. 3.5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của của giai đoạn này là: -Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài -Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) -Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa -Thiết kế các thủ tục thủ công -Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 3.5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Nhiệm vụ của công đoạn này là lựa chọn phương ._.